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• TerraSandoval Judith

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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA EXTENSIÓN MORALES, IZABAL

FACULTAD DE INGENIERIA EN SISTEMAS DE COMPUTACIÓN

Análisis de Sistema Informático De Nómina de la Empresa “TOM & JUD”

CURSO: Análisis de Sistemas ASESOR: Ingeniero: Aldo Gómez

Morales – Izabal 2014

3 SISTE MA DE NÓMINA

AUTORES: LESVIA JUDITH TERRAZA SANDOVAL Carné #: 4890-11-14932 TOMAS EDUARDO JIMÉNEZ CARRANZA Carné #: 4890-11-14910

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMAL A FACULTAD DE INGENIERÍA EN SISTÉMAS

4 SISTE MA DE NÓMINA

INFORME

Esta investigación fue presentada por los estudiantes de VIII ciclo de Ingeniería

en

Sistemas,

como

requisito previo para la aprobación del Curso Análisis de Sistemas y como prueba de nuestro potencial como Analistas de Sistemas.

Morales, Izabal Noviembre 2014.

UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMAL A FACULTAD DE INGENIERÍA EN SISTÉMAS

INTRODUCCIÓN

El presente Análisis de Sistema de Información fue utilizado para estudiar la situación de la empresa “TOM & JUD” observando cómo realiza su trabajo, tomando como base de estudio las practicas obsoletas llevadas a cabo para la elaboración de Nóminas correspondientes dentro de la Empresa en el Area de Planillas y de esa forma ofrecer un cambio hacia la mejora en las practicas utilizadas para su elaboración de Nóminas. La metodología elegida para el Análisis de nuestro sistema la constituye el Rational Unified Procces (RUP) la cual parte desde la captura de los requerimientos, pasando por el análisis, para lograr un sistema de acuerdo a los requerimientos iníciales de los usuarios. El nivel de Analisis del Desarrollo de un Sistema de Información incluye diversas actividades que sirven como principal base en la elaboración de un Sistema Informático complejo y revolucionario. Se determinaron las razones, el alcance del análisis, las primeras actividades de su etapa, es decir los motivos por los cuales se llevó a cabo el Análisis, así como también se da a conocer los puntos críticos de los procesos que se tienen en la organización, delimitando las partes del Departamento de Recursos Humanos que se ven involucradas en el Análisis, todo esto con el único objeto de que el Analista esté preparado para definir la problemática que tiene la Organización, identificando el objetivo a seguir y seleccionando la información que le sea necesaria para conocer todo acerca del problema definido, utilizando técnicas especiales para recolección de información, las cuales se convertirán en su herramienta principal para ejecutar el trabajo.

CAPITULO I ANTECEDENTES........................................................................................................ 10 1.1. Planteamiento del Problema...................................................................................................... 11 1.2. Justificación de la Inestigación.................................................................................................. 13 1.3. Alcances de la Investigación..................................................................................................... 15

Y2. CAPITULO II VISIÓN DEL PROYECTO...................................................................................17 2.1. Proposito del sistema................................................................................................................ 18 2.2. Alcance del Sitema.................................................................................................................... 18 2.3. Objetivo General....................................................................................................................... 18 2.4. Objetivos Especificos................................................................................................................ 18 2.5. Definiciones, Siglas y Abreviaturas........................................................................................... 19 2.6. Sistema Actual........................................................................................................................... 20 2.6.1.Casos de Uso de la Nómina Empresa "TOM & JUD"..............................................................20

Y2.7. Sistema Propuesto "SISDENOM".......................................................................................... 24 2.7.1. Fichas de Casos de Uso........................................................................................................ 24 2.8. Stakeholders y Descripción de Usuarios...................................................................................34 2.8.1.Sumario de Stakeholders........................................................................................................ 34 2.8.2. Sumario de UsuariosY............................................................................................................ 35 2.9. Necesidades de Usuarios.......................................................................................................... 37 2.10. Perspectiva del Producto......................................................................................................... 37 2.11. Documentacion Requerida...................................................................................................... 37

Y3. CAPITULO III VISION DE LA EMPRESA "TOM & JU"............................................................38 3.1.Organización de la Empresa "TOM & JUD "..............................................................................39 3.2.Distribución del Personal de la Empresa "TOM & JUD" ............................................................39 3.3.Estructura de la Empresa "TOM & JUD"....................................................................................40 3.4. Organigrama General de la Empresa "TOM & JUD".................................................................42 3.4. Organigrama de la gerencia de Administracion y Finanzas de la Empresa..............................42 3.4. Organigrama del Departamneto de Recursos Humanos de la Empresa...................................43 CAPITULO IV REGLAS DEL NEGOCIO........................................................................................ 44 4. Propósito...................................................................................................................................... 45

4.1. Definición de Reglas en la Gestión de Proyecto.......................................................................45

Y4.1.1. Definición de Reglas Básicas del Proyecto.........................................................................45 4.1.1.1. No existen las Obviedades.................................................................................................. 45 4.1.1.2.Piensa en quien va a Leer el Documento.............................................................................45 4.1.1.3.Escribir de una Forma Sencilla............................................................................................. 46

Y4.1.1.4. Adjuntar Imágenes y Explicaciónes Gráficas....................................................................46 4.1.1.5.Estructura del Contenido...................................................................................................... 46 4.2. Definición de Regalos de Negocio........................................................................................... 46 4.3. Definicion de Reglas del Negocio en el Proceso de Nominas...................................................47 4.3.1. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago de Nomina de Salario........................................49 4.3.3. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago para Nomina de Subsidio..................................49 4.3.2. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago para Nomina de vacaciones..............................50 4.3.4. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago para Nomina de Maternidad..............................50 4.3.5. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago para Nomina de Reintegro................................51 4.3.6. Reglas del Negocio en el Proceso de Pago de Movimiento de Nomina.................................51 CAPITULO V ADMINISTRACION DE REQUERIMIENTOS..........................................................52

Y5. Solicitud de Análisis................................................................................................................... 53 5.1. Instrucción de Recolección de Datos........................................................................................ 53 5.1.1 Entrevista No. 1....................................................................................................................... 53 5.1.2. Entrevista No. 2...................................................................................................................... 54 5.1. 3. Entrevista No. 3..................................................................................................................... 55 5.1.4. Entrevista No. 4...................................................................................................................... 56 5.2. Descripcion de Documentos y Archivos....................................................................................58

Y5.3. Cuestiones de Seguridad....................................................................................................... 58 5.4. Cuestiones de Recursos........................................................................................................... 59 5.5. Determinación de los Requerimientos.......................................................................................60 5.5.1. Requerimientos del Sistema................................................................................................... 60 5.5.2 Requerimientos de Entrada de Datos.Y..................................................................................62 5.5.3. Requerimientos de Salida de Información..............................................................................62

Y5.6. Requerimientos Técnicos....................................................................................................... 63 5.6.1. Requerimientos de Hardware................................................................................................. 63

Y5.6.2. Requerimientos de Software............................................................................................... 63 5.7. Requerimientos de Seguridad................................................................................................... 63

5.7.1. Requerimientos Lógicos......................................................................................................... 63 5.7.2. Requerimientos Físicos.......................................................................................................... 64 CAPITULO VI ESTUDIO Y ANALISIS DE FACTIBILIDAD...............................................................65 6. Estudio de Factibilidad................................................................................................................. 66 6.1. Factibilidad Tecnica.................................................................................................................. 66 6.2. Factibilidad Económica.............................................................................................................. 66 6.2.1. Analisis Costos-Beneficios..................................................................................................... 67 6.2.1.1. Costos del Sistema Actual................................................................................................... 67 6.2.1.2. Costos del Sistema Propuesto............................................................................................ 68 6.2.2. Análisis Beneficio del Sistema Propuesto...............................................................................70 6.2.2.1. Beneficios Tangibles............................................................................................................ 70 6.2.2.2. Beneficios Intangibles.......................................................................................................... 70 6.2.2.3. Relación Costo-Beneficios.................................................................................................. 70 6.3. Factibilidades Operativas.......................................................................................................... 71 6.4. Factibilidades Psicosociales...................................................................................................... 71 6.5. Hallazgos y Recomendaciones................................................................................................. 71 6.5.1. Hallazgos................................................................................................................................ 71 6.5.2. Recomendaciones.................................................................................................................. 72 CAPITULO VII DIAGRAMAS UML................................................................................................. 73 7.1. Diagrama de Clases.................................................................................................................. 74 7.2. Diagramas De Casos de Uso.................................................................................................... 75 7.2.1. Casos de Uso Ingreso Empleado........................................................................................... 75 7.2.2.. Casos de Uso Egreso Empleado.......................................................................................... 76 7.2.3.. Casos de Uso Procesar Tiempo Trabajado...........................................................................77 7.2.4.. Casos de Uso Solicitud de Vacaciones.................................................................................78 7.2.5.. Casos de Uso Solicitud Permiso Maternidad.......................................................................79 7.2.6.. Casos de Uso Nomina de Retenciones.................................................................................80 7.2.7.. Casos de Uso Nomina de Salario......................................................................................... 81 7.2.8.. Casos de Uso Nomina de Subsidio.......................................................................................82 7.2.9.. Casos de Uso Nomina de Reintegro.....................................................................................83 7.2.10.. Casos de Uso Movimiento de Nomina...............................................................................84

Y7.3. Diagramas de Estados .......................................................................................................... 85 7.3.1. Diagrama de Estados Ingreso Empleado..............................................................................85 7.3.2.. Diagrama de Estados Egreso Empleado...............................................................................86

7.3.3.. Diagrama de Estados Procesar Tiempo Trabajado...............................................................87 7.3.4.. Diagrama de Estados Solicitud de Vacaciones.....................................................................88 7.3.5.. Diagrama de Estados Solicitud Permiso Maternidad.............................................................89 7.3.6.. Diagrama de Estados Nomina de Retenciones.....................................................................90 7.3.7.. Diagrama de Estados Nomina de Salario..............................................................................91 7.3.8.. Diagrama de Estados Nomina de Subsidio...........................................................................92 7.3.9.. Diagrama de Estados Nomina de Reintegro.........................................................................93 7.3.10.. Diagrama de Estados Movimiento de Nomina...................................................................94 7.4. Diagramas de Actividades......................................................................................................... 95 7.4.1. Diagrama de Actividades Ingreso Empleado.........................................................................95 7.4.2.. Diagrama de Actividades Egreso Empleado.........................................................................96 7.4.3.. Diagrama de Actividades Procesar Tiempo Trabajado..........................................................97 7.4.4.. Diagrama de Actividades Solicitud de Vacaciones................................................................98 7.4.5.. Diagrama de Actividades Solicitud Permiso Maternidad.......................................................99 7.4.6.. Diagrama de Actividades Nomina de Retenciones..............................................................100 7.4.7.. Diagrama de Actividades Nomina de Salario......................................................................101 7.4.8.. Diagrama de Actividades Nomina de Subsidio....................................................................102 7.4.9.. Diagrama de Actividades Nomina de Reintegro..................................................................103 7.4.10.. Diagrama de Actividades Movimiento de Nomina............................................................104 7.45 Diagramas de Secuencias...................................................................................................... 105 7.5.1. Diagrama de Secuencias Ingreso Empleado.......................................................................105 7.5.2.. Diagrama de Secuencias Egreso Empleado.......................................................................106 7.5.3.. Diagrama de Secuencias Procesar Tiempo Trabajado........................................................107 7.5.4.. Diagrama de Secuencias Solicitud de Vacaciones..............................................................108 7.5.5.. Diagrama de Secuencias Solicitud Permiso Maternidad.....................................................109 7.5.6.. Diagrama de Secuencias Nomina de Retenciones..............................................................110 7.5.7.. Diagrama de Secuencias Nomina de Salario.......................................................................111 7.5.8.. Diagrama de Secuencias Nomina de Subsidio....................................................................112 7.5.9.. Diagrama de Secuencias Nomina de Reintegro..................................................................113 7.5.10.. Diagrama de Secuencias Movimiento de Nomina............................................................114 ANEXOS......................................................................................................................................... 115 Sistema de planillas Usado por La Empresa "TOM & JUD"...........................................................116

CAPITULO I ANTECEDENTES

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Se puede observar que en la Empresa “TOM & JUD” existen varios déficits, que desfavorecen el buen desarrollo organizacional y sus patrones de excelencia. Una de estas fallas se presenta a la hora de pagos de la Nómina de los empleados, ya que al realizar tantos cálculos numéricos para cada uno de ellos de forma manual ocurren errores, en los cuales afecta a los trabajadores y por lo tanto, a la empresa. Generalmente, ocasiona molestias en las personas que efectúan las operaciones de cálculo, lo que puede generar pérdidas a largo plazo a la empresa ya que no se cuenta con la disposición y el compromiso necesario de cada empleado para el cumplimiento de sus actividades laborales. Otro punto negativo se puede notar al momento que se necesite algún tipo de información o documento (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a la existencia de un gran número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y, en consecuencia, gastos a la empresa porque dificulta su capacidad de respuesta ante situaciones cotidianas, además de no permitirle disfrutar de las nuevas tecnologías para el manejo de archivos. Se percibe también que en este sistema manual, sucede un grave problema como lo es la pérdida de documentos o información, que pueden ser facturas, contratos, bauches, debido a que no existe una organización adecuada en el control de los documentos ocasionando consecuencias como pérdida de dinero hasta clausura de la empresa por parte de entidades gubernamentales al no llevar un debido control para el pago de sus impuestos. Por otra parte, se observa que no se lleva un control sobre la información detallada de todos los trabajadores, por no existir una base de datos completa sobre estos tanto los actuales como los antiguos. Lo que ocasiona incomodidades, además de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la información

detallada de cada uno de ellos que pueda ser útil a la empresa en determinado momento. En última instancia, muchos de las personas que laboran en el Departamento de Planillas cargan con un exceso de trabajo ya que no existe un control para los archivos, y principalmente, por no poseer un sistema actualizado, es decir, un programa computarizado que facilite el control de la nómina del departamento. Por todo este exceso de trabajo se puede ver en los trabajadores stress, cansancio y mal cumplimiento de sus actividades, situación que afecta el entorno laboral y el desarrollo integral que debería existir en cualquier sitio de trabajo para un mejor desarrollo de la organización.

En consecuencia a todas estas observaciones, se ha planteado la necesidad de diseñar un Sistema de Nómina computarizado con la finalidad de facilitar a los trabajadores de la empresa el manejo de los archivos, además de proporcionar una organización en el control de documentos del Area de Planillas de la empresa “TOM & JUD “ y de esta forma, crear un ambiente laboral armónico con personal comprometido con la organización, que genere ganancias y un desarrollo eficaz y de excelencia a la empresa, donde podrá gozar de todos los beneficios de las nuevas tecnologías.

1.2 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACION Es importante llegar a una solución de cada uno de los problemas que suceden actualmente en el Area de Planillas de la empresa “TOM & JUD “porque cada uno de ellos forma una parte importante de lo que se puede llamar desarrollo eficaz y por lo tanto, es necesario resolverlos antes de que puedan traer consecuencias graves para la empresa. Para empezar, se deben buscar soluciones a la pérdida de documentos (como facturas, recibos de pago, entre otros) ya que esto ocasiona malestar en la empresa y además conlleva a una Empresa desorganizada y sin un debido control. Igualmente, en otro aspecto, la lentitud en la búsqueda de información es un factor que limita por completo el desarrollo de esta Gerencia, ya que impide una pronta capacidad de respuesta ante las exigencias de instancias superiores, por lo tanto creará un Area que no cuenta con confiabilidad y total credibilidad a nivel general de la empresa. Los errores en los cálculos de la Nómina laboral afecta su confiabilidad lo que indica que este es uno de los puntos más importantes, ya que puede generar pérdidas de dinero a la empresa, además de unos trabajadores descontentos que no cumplirán con sus funciones a cabalidad sintiéndose no conformes con el cumplimiento de las funciones de la empresa para con ellos. La excelencia buscada por la organización, se ve afectada directamente con la utilización del sistema Nómina manual implementado en el Area de Planillas porque en la actualidad existen nuevas tecnologías empleadas por la mayoría de las empresas para contar con una mejor reputación en el mercado laboral por lo que es necesario emplear un nuevo sistema computarizado. De lo contrario, puede causar consecuencias irreversibles porque no contará con la suficiente tecnología para cumplir con las expectativas de sus clientes.

De no solucionar estos problemas, entre otras cosas ocasionaría a la compañía pérdida de dinero, trabajadores inconformes, manejo de sistemas obsoletos, además de desventajas frente a la competencia, lo que a la larga puede generar un colapso general de la empresa de resistirse al uso de nuevas tecnologías.

1.3 ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN

Los sistemas computarizados son instrumentos abiertos que interactúan con su medio ambiente, permitiendo un control eficiente y óptimo que brinda un adecuado manejo de los datos, es por ello que se propuso el desarrollo de un Sistema de Nómina computarizado para corregir los problemas en el Area de Planillas la empresa “ TOM & JUD“ . Este estudio contribuirá a realizar un Análisis más profundo de esta problemática teórica, donde se induce a una nueva perspectiva de Sistemas y a su vez establecer en la Empresa un sistema de información que sea eficaz y eficiente. En referencia a los problemas ocurridos en la empresa, es importante llegar a la solución de cada uno de ellos, por ejemplo, se deben evitar errores de cálculos en la Nómina de los trabajadores y esto es de gran importancia ya que puede traer consecuencias muy graves para la empresa. Por lo tanto, al desarrollar un sistema Nómina computarizado, será de mucha más confiabilidad para los trabajadores, porque con un adiestramiento simple, se lograrán muchas mejoras en el departamento y por lo tanto, en la empresa. Igualmente, con este sistema la organización y el manejo de archivos será mucho más fácil, ya que simplemente con un rápido acceso al computador se podría ubicar cualquier información concerniente al departamento que se necesite en determinado momento, evitando de esta manera los retrasos que se generan en la búsqueda manual de un documento, además el departamento tendría una capacidad de respuesta acorde con los requerimientos de sus superiores. Además, un sistema computarizado permite a la empresa un mejor desarrollo, ya que con la implantación de nuevas tecnologías se puede llevar un control eficaz y un manejo de datos con una mínima inversión, que puede multiplicarse en beneficios, tales como: Calidad y Excelencia de Servicio, Personal Comprometido con la Empresa, Aumento de Cartera de Clientes, entre otros. El sistema propuesto permitirá agilizar el proceso para efectos de pago de Nómina. Con una mínima inversión de dinero y con necesidad de pocos

empleados al momento de hacer el pago de nómina, el sistema le proveerá con reportes y funciones las cuales se encargan de estos procesos. Para los subalternos la solución es que no se tienen que preocupar por que le queden debiendo horas o extras, ya que el sistema se encarga de todo esto. Este contara con una base de datos para el almacenamiento de toda la información necesaria para el departamento. El sistema de nómina computarizado contará con una configuración de cálculo de tiempo extraordinario (tiempo extra, dobles, jornadas triples). Además un módulo para efectuar el cálculo de vacaciones y prima de vacaciones. En referencia al cálculo de la nómina manejara el salario diario del trabajador, salario total, percepciones, deducciones, provisiones. Igualmente, un inventario de personal, donde se reflejen los datos principales del trabajador (Número de empleado, fecha de alta, fecha de antigüedad, nombre, cargo, entre otros) y su información personal (Dirección, Teléfono, Sexo, estado civil, fecha de nacimiento, entre otros), así como las condiciones de pago para el trabajador (Efectivo/Transferencia/Cheque)

CAPITULO II VISIÓN DEL PROYECTO

2.1. PROPÓSITO DEL SISTEMA

El propósito de la creación del software es agilizar el proceso de creación de la nómina, manteniendo la integridad de los datos del trabajador puesto que desempeña, horas trabajadas, descuentos, horas extras.

2.2 . ALCANCE DEL SISTEMA El sistema contemplará el registro del trabajador al ingresar a la empresa y al salir, registrará las horas trabajada del empleado, el puesto que desempeña dentro de la empresa, registrará las horas y los días laborados, así como los descuentos que tenga, para poder realizar el cálculo de nómina e imprimirla.

2.3 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Sistema computarizado para el control de Nómina en el Area de Planillas de la empresa “TOM & JUD” con la finalidad de optimizar las funciones y aumentar la confiabilidad de la compañía con sus trabajadores y clientes.

2.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Analizar la situación actual en el control de Nómina del Area de Planillas del Departamento de Recursos Humanos, con el fin de determinar sus deficiencias, errores e irregularidades al momento de efectuar el pago a los 

empleados. Determinar los requerimientos establecidos por la empresa para implantar un nuevo sistema de control de nómina para así corregir las fallas y



modernizar las funciones del Departamento. Diseñar un sistema computarizado que facilite el cálculo del pago Nómina de los trabajadores, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.

2.5 DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS

 Nomina: Lista o catálogo de nombres de personas, horas trabajadas, horas      

extras, puesto, descuentos. Registro: Información almacenada. Usuario: Persona que manejara el sistema. HL: Horas Laboradas HE: Horas Extras P: Puesto Des: Descuentos  Obligados por Seguridad Social  Obligados por disposición Tributaria  Por Orden del Juez  Los Autorizados por el trabajador.

 Sal: Salario  Salario por unidad de tiempo  Salario por unidad de obra  Salario mixto  Salario nominal  Salario real

2.6 SISTEMA ACTUAL El sistema actual se lleva a cabo con el registro de los empleados en carpetas, las cuales están al alcance de cualquier persona que se vaya a registrar, la información está expuesta a que cualquier persona la modifique afectando así al trabajador de la empresa, así mismo tiene instituido el cálculo manual de la Nómina.

2.6.1. Casos de uso de Sistema de Nomina Empresa “TOM & JUD”

FICHA DE CASO DE USO ID

1

NOMBRE

Registro de Entrada

DESCRIPCIÓN

El Empleado desea entrar a la Empresa a Desempeñar su cargo. FLUJO NORMAL

 Empleado  Vigilante

ACTORES PRECONDICIÓNE S ACTIVACIÓN

Ser Empleado de la Empresa “TOM & JUD” El empleado Registra su Ingreso 1. El empleado llega a vigilancia, donde va a registrar su hora de entrada, numero de trabajador y fecha. 2. El trabajador se registra en la Carpeta Correspondientes por medio de su credencial, quedando registrado el nombre del trabajador, numero de trabajador, su puesto y la hora de entrada y la fecha. 3. Los datos registrados se quedan guardados en Carpetas correspondientes al Empleado. 4. El empleado se dirige a su área de trabajo.

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

Se crea un Registro de entrada del Empleado.

FICHA DE CASO DE USO ID

2

NOMBRE

Registro de Salida

DESCRIPCIÓN

El Empleado desea retirarse labores diarias

Empresa al finalizar sus

FLUJO NORMAL

 Empleado  Vigilante

ACTORES PRECONDICIÓNE S ACTIVACIÓN

El empleado debe estar registrado en el Registro de Entrada El empleado Registra su Salida 1. Al término de sus horas laborales el trabajador se dirige hacia vigilancia donde va a registrar su hora de salida. 2. El vigilante revisa sus cosas para checar que no lleve algo de más (productos de la empresa). 3. Sus datos se quedan registrados en la carpeta correspondiente. 4. El trabajador se va a su casa.

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

Se crea un Registro de Salida del Empleado.

FICHA DE CASO DE USO ID

3

NOMBRE

Elaboración de la nómina del trabajador

DESCRIPCIÓN

El comité encargado elaborará la nómina de pago FLUJO NORMAL

ACTORES PRECONDICIÓNE S ACTIVACIÓN

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

 Comité encargado del cálculo de nómina  Recursos Humanos El empleado debe haber registrado sus entras y salidas El Encargado de nóminas realiza el cálculo de nominas  El comité encargado de la elaboración de la Nómina, que consta de 8 personas, toma las carpetas con los registros de los empleados. Estas carpetas contienen el nombre del trabajador, el número de empleado, los días que el trabajador laboró, los descuentos que tienen, y si trabajo horas extras.  Con la información obtenida de las carpetas de registro el comité procede a realizar la nómina. Esta parte de la elaboración de la nómina le lleva a al comité entre encargado un promedio de 12 a 15 horas.  Al terminar el cálculo de la nómina el comité procede al llenando de los sobres con el sueldo calculado según la información que se obtuvo de las carpetas de registros.  Una vez llenados los sobres con el sueldo de cada trabajador el comité los envía a recursos humanos para después ser entregados al trabajador. Se crea la nómina, usando como parámetros los registros de entrada y de salida.

FICHA DE CASO DE USO ID NOMBRE DESCRIPCIÓN

4 Entrega de sobres con el sueldo correspondiente al trabajador Se le acreditara al Empleado su sueldo correspondiente. FLUJO NORMAL

ACTORES PRECONDICIÓNE

 Empleado  Recursos humanos Ser Empleado de la Empresa “TOM & JUD”

S ACTIVACIÓN

El empleado Registra su Ingreso 1. El trabajador se dirige a recursos humanos para hacer retiro de su sueldo. 2. Una vez en recursos humanos, se le solicita al trabajador que se identifique con la credencial de empleado que tiene, esto para ver si su número de empleado concuerda con los datos del trabajador, como su nombre. 3. Cuando se ha verificado que si se trata de trabajador se le entrega su sobre con el sueldo que le corresponde. 4. Cuando el trabajador recibe el sobre firma en una carpeta de recibido, que se le ha entregado el sobre con el sueldo.

DESCRIPCIÓN

Se le entrega al empleado el sobre con el sueldo de la nómina calculada.

POSTCONDICIÓN

2.7 SISTEMA PROPUESTO “SISDENOM” 2.7.1. CASOS DE USO

FICHA DE CASO DE USO ID

1

NOMBRE

Registro de Entrada del Empleado

DESCRIPCIÓN

El Empleado desea registrar su entrada

FLUJO NORMAL

 Empleado  Vigilante

ACTORES

Poseer Un Usuario De Empleado Válido

PRECONDICIÓNES ACTIVACIÓN

El empleado introduce contraseña o ID.

1. El trabajador llega a vigilancia, donde ingresa su número de empleado, en el sistema registra su entrada, mandando los datos del trabajador (nombre, numero de empleado, puesto, fecha y hora de entrada), al servidor de la empresa. 2. Los datos registrados se van a servidor de la empresa. 3. El trabajador termina con el registro de entrada dirig iéndose a su área de trabajo.

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

Se procede a la pantalla principal del sistema.

FICHA DE CASO DE USO ID NOMBRE

DESCRIPCIÓN

2 Registro de Salida del Empleado

El Empleado desea registrar su salida

FLUJO NORMAL

 Empleado  Vigilante

ACTORES

PRECONDICIÓNE S ACTIVACIÓN

Poseer un usuario de Empleado válido

El empleado introduce su contraseña o ID.

1. Al término de sus horas laborales el trabajador se dirige hacia vigilancia, donde volverá a ingresar su Id de Empleado en el sistema, quedando registrada su salida de la Empresa. 2. Sus datos registrados se van al servidor de la empresa. 3. El vigilante revisa sus cosas para checar que no lleve algo de más (productos de la empresa). 4. El trabajador termina con el registro de salida 5. Se Dirige a sus casa.

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

El empleado debe volver a registrar su entrada si desea entrar de nuevo.

FICHA DE CASO DE USO ID NOMBRE

3 Procesar Tiempo Trabajado

DESCRIPCIÓN

Actualizar la información sobre las incidencias laborales del mes, que influyan en el salario a devengar por los trabajadores

FLUJO NORMAL

 Especialista de Personal  Jefe del Departamento

ACTORES

PRECONDICIÓNE S

El trabajador pudiera tener o no ausencias, llegadas tardes, sanciones, etc, que influyan en el importe a percibir por concepto de salario. ACTIVACIÓN

1. Los jefes de departamento de RRHH entregan la información detalla al Area de Planillas, acerca de la cantidad de horas trabajadas por sus subordinados y cualquier otra afectación que se necesite tener en cuenta, como pueden ser los Certificados Médicos. 2. El especialista de Nóminas procesa esta información, adaptándola a sus propias necesidades y formatos en los documentos pertinentes, quedando lista para procesar las nóminas de salario y de subsidio. 3. Si existen dudas se devuelve el documento primario a los departamentos para su aclaración y se repite el proceso cuantas veces sea necesario

DESCRIPCIÓN

FICHA DE CASO DE USO ID

4

NOMBRE

Solicitud de Vacaciones

DESCRIPCIÓN

El Empleado solicita sus Vacaciones FLUJO NORMAL

 Especialista de Personal  Jefes de Personal  Empleados

ACTORES

PRECONDICIÓNE S

El empleado solicita sus vacaciones y se comprueba si realmente puede disfrutarlas ACTIVACIÓN 1. Los empleados solicitan sus vacaciones a su jefe de departamento, quien a su vez, si no tiene inconvenientes traspasa la solicitud al Area de Planillas. 2. El especialista de Nóminas confirma que el trabajador tenga acumulado en su submayor suficientes días para cubrir la solicitud, (12 meses trabajados). 3. Si no tiene suficientes días la solicitud es rechazada o disminuida en el valor necesario para que cumpla esta condición.

DESCRIPCIÓN

Este proceso permite la solicitud y confirmación del disfrute de vacaciones.

POSTCONDICIÓN

FICHA DE CASO DE USO ID

5

NOMBRE

Solicitud de Permiso de Maternidad

DESCRIPCIÓN

Solicitar el pago del Permiso de Maternidad por los trabajadores que les corresponda

FLUJO NORMAL

ACTORES

PRECONDICIÓNE S

 Especialista de Personal  Empleados

El Empleado solicita su Permiso de Maternidad mediante la presentación del correspondiente certificado médico ACTIVACIÓN

DESCRIPCIÓN

1. Los empleados solicitan su Licencia de Maternidad al Departamento de Recursos Humanos mediante la presentación del certificado médico. 2. El especialista de Nóminas revisa que el certificado cumpla con lo establecido por la ley para estos casos 3. Si no fuere así lo devuelve para su corrección, y este proceso se repite hasta tanto cumpla con todas las condiciones solicitadas.

POSTCONDICIÓN

Este proceso permite la solicitud y confirmación del Permiso de Maternidad

FICHA DE CASO DE USO ID

6

NOMBRE

Retenciones

DESCRIPCIÓN

Solicitar la aplicación de retenciones a los empleados, pueden ser descuentos de interés personal como cuentas de formación de Fondos o de interés empresarial como el pago del comedor de empleados

FLUJO NORMAL

ACTORES

PRECONDICIÓNE S

 Especialista de Nómina  Jefe de Departamento  Empleado El jefe de departamento solicitan la retención a aplicar y define su importe. ACTIVACIÓN

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

1. El Jefe de Departamento solicita la retención a aplicar y definen su importe. 2. El especialista de Nóminas incluye en la actualización las retenciones del período, una vez que el trabajador está conforme con ella. 3. Si no estuviese conforme se devuelve al jefe de departamento para su aclaración, y este proceso se repite hasta tanto ambas partes estén de acuerdo. Este proceso permite la solicitud y confirmación del importe de las retenciones a aplicar a los empleados.

FICHA DE CASO DE USO ID

7

NOMBRE

Generación de Nomina Salario

DESCRIPCIÓN

Se encargará de Efectuar la nómina de sueldos por trabajador FLUJO NORMAL

ACTORES

 Empleado  Especialista de Nómina

PRECONDICIÓNE S

El empleado debió haber ingresado su horario de entrada y salida en el servidor

ACTIVACIÓN

El empleado ingreso su horario entrada/salida

DESCRIPCIÓN 1. Los técnicos encargados, serán un máximo de tres personas las que manejaran el software para el cálculo de nómina, tomaran los datos de entrada del servidor, (nombre del trabajador, puesto, horas y días trabajador, horas extras si es que tiene, el número de seguro social y descuentos), para iniciar con el cálculo de la nómina. 2. Con la información obtenía del servidor de la empresa, los técnicos procederán a realizar el cálculo de la nómina, llevándose en la elaboración de la misma un máximo de 5 a 8 horas, lo que abarcaría un turno normal. 3. Al terminar el cálculo de la nómina, los técnicos mandaran la información a tesorería, quienes se encargaran de realizar el depósito del sueldo según lo calculado en la nómina. 4. Posteriormente el empleado se dirigirá al cajero de la empresa a realizar el retiro de su sueldo.

POSTCONDICIÓN

El empleado recibe su paga.

FICHA DE CASO DE USO ID

8

NOMBRE

Generación Nómina de Subsidio

DESCRIPCIÓN

Calcula mediante el método implementado el importe a devengar y las retenciones a aplicar obteniendo el total a cobrar FLUJO NORMAL

ACTORES

 Especialista de Nómina  Jefe de Departamento  Sistema

PRECONDICIÓNE S

Se realiza el cálculo de la Nómina de Subsidio ACTIVACIÓN

DESCRIPCIÓN

POSTCONDICIÓN

1. El especialista de nóminas solicita / realiza el cálculo de la nómina de subsidio, que significa escribir en el submayor de los trabajadores los importes devengados por concepto de subsidio y las retenciones si fueron necesarias, esta nómina no afecta el submayor de vacaciones. Los cálculos se realizaron en la nómina. 2. El Jefe de Departamento supervisa el proceso. Este proceso permite la solicitud y confirmación del importe de las retenciones a aplicar a los empleados.

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN

FICHA DE CASO DE USO 9 Generación de Nominas de Reintegro El Trabajador reclama los haberes que no fueron cobrados

ACTORES

FLUJO NORMAL  Especialista del Contabilidad  Jefe del Departamento  Empleado  Sistema

PROPOSITO Actualizar

la

Información

sobre

cualquier cambio en la situación laboral del empleado. ACTIVACIÓN 1. 2. 3. 4. 5.

El trabajador reclama lo que no fue Cobrado en su tiempo El Especialista de Contabilidad está de acuerdo con el reclamo. Se realiza el movimiento en los documentos pertinentes Se imprime el documento para que sea firmado por el interesado Si especialista de Contabilidad no está de acuerdo con la solicitud no se realiza el Proceso

ID NOMBRE DESCRIPCIÓN

FICHA DE CASO DE USO 10 Movimientos de Nóminas El trabajador o la Empresa solicita el movimiento

ACTORES

PROPOSITO

FLUJO NORMAL  Especialista de Nómina  Jefe del Departamento  Empleado  Sistema Actualizar la Información

sobre

cualquier cambio en la situación laboral

1. 2. 3. 4. 5.

del empleado. ACTIVACIÓN El trabajador solicita el movimiento Especialista de Nómina está de acuerdo con el movimiento Se realiza el movimiento en los documentos pertinentes Se imprime el documento para que sea firmado por el interesado Si no están de acuerdo con la solicitud no se realiza el movimiento.

2.8 . STAKEHOLDERS Y DESCRIPCION DE USUARIOS. En esta sección se describen las personas que conocen de las reglas del negocio y los usuarios del mismo. 2.8.1 SUMARIO DE STAKEHOLDERS

Tomás Carranza

NOMBRE CARGO Eduardo Jiménez Coordinador del Proyecto

ROL Encargado de Análisis y Diseño del Sistema

Lesvia Judith Sandoval

Ing. Aldo Gómez

Terraza

Asesora del Proyecto

Encargada del Análisis y Diseño del Sistema

Supervisor del Proyecto

Encargado Validación Sistema

de

la del

2.8.2 SUMARIO DE USUARIOS

NOMBRE

Usuarios Operacionales

Usuarios Finales

DESCRIPCION

STAKEHOLDER

Encargado Los encargados de interactuar Planillas, con el sistema y tener un Departamento contacto directo y funcional con Tesorería éste. Contabilidad. Cliente,

Dueño

de de y

del

Básicamente el software desarrollado beneficia a algunos usuarios de forma directa ya que con su implementación será mucho más sencillo llevar el Negocio. control pertinente, el orden y la eliminación de errores en cuanto al funcionamiento de compras y ventas.

Usuario

Directivo

Administrador

En este caso a la persona encargada de controlar las actividades del sistema; tanto en la venta como en la y adquisición de los productos a los proveedores. También el sistema ayudara a ver reflejada de forma más certera la información sobre las operaciones contables de la empresa.

USUARIOS DEL NEGOCIO

Especialista de Personal

Gerente General de Recursos Humanos, Contador o Jefe de Tesorería.

JUSTIFICACIÓN

Persona encargada de mantener actualizada la información de los trabajadores, así como realizar los diferentes modelos con las modificaciones en el status laboral del

trabajador

Jefe de Departamento

Especialista de Nóminas

Jefe de Personal

Persona encargada de informar la asistencia de sus subordinados al trabajo, así como cualquier otra incidencia cuyo carácter sea de interés para el Departamento de Planillas

Se encarga de la entrada de las incidencias del parte de tiempo, realización de las diferentes Nóminas y lleva el control de la aplicación de las retenciones y otros descuentos a los trabajadores

Revisa y aprueba las Nóminas realizadas en su Departamento

Cajero

Se encarga de realizar la entrega del efectivo a los trabajadores

Especialista de Contabilidad

Configura, Revisa y Aprueba Comprobante de Nóminas

Director de Entidad

Firma las Nóminas como constancia de su aprobación

2.9

el

NECESIDADES DE USUARIOS     

Control de Nomina de Empleados por Departamento. Total Devengado por área de trabajo. Asignación de Presupuestos para pago de nóminas. Calculo del Salario Nominal de los Empleados. Satisfacción del Empleado en el pago de sus prestaciones por sus servicios.

2.10

PERSPECTIVA DEL PRODUCTO

El sistema de Nómina, es una herramienta que permitirá realizar con rapidez el proceso de cálculo y pago de nóminas laborales y llevar un control sistematizado de la información generada en esta operación la que posteriormente se utilizará para tomar decisiones relacionadas con la elaboración de presupuestos anuales para pago de Nóminas y que darán como resultado el crecimiento del negocio. Posee la gran ventaja de ser accesible en cualquier punto por medio del acceso a Internet ya que es una aplicación orientada a la Web.

2.11    

DOCUMENTACION REQUERIDA

Manual de Usuario Manual del Programador Diccionario de Datos Modelos UML

CAPITULO III VISIÓN DE LA EMPRESA

3.1. ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA Para tener una idea más clara del tipo de empresa sobre la que se ha desarrollado el Análisis es necesario conocer la organización de la Empresa “TOM & JUD” en rasgos generales cual es el desarrollo de su proceso, este punto es el que tratará en este capítulo intentando ser lo más objetivo posible. La Empresa “TOM & JUD” responde a la Producción de Aceite Vegetal. Es la primera empresa de este tipo en el País, se dedica a la producción de Aceite desde el 11 de Agosto de 2011. La empresa cuenta con sedes operativas en 2 departamentos del País. 3.2.

DISTRIBUCIÓN DEL PERSONAL DE LA EMPRESA”TOM & JUD”

La distribución del personal tanto operativo como administrativo es como sigue:

TIPO EMPLEADO Operativos Administrativos

CANTIDAD 5850 50

Siendo la misma distribución del personal operativo:

ZONA Escuintla Izabal

CANTIDAD 2550 3400

Sus clientes están distribuidos a nivel Nacional e Internacional, siendo estas empresas estatales como empresas privadas, las mismas que pertenecen a diferentes rubros de la industria. 3.3. ESTRUCTURA DE LA EMPRESA “TOM & JUD” 

La estructura de la empresa es como sigue: Gerencia General

Es la máxima autoridad administrativa, reporta al Directorio, es el representante legal de la empresa. En su función asesora cuenta con el apoyo:  El Departamento de Asesoría Legal Encargado de asesorar en asuntos legales a la Gerencia General, este departamento toma a su cargo las acciones legales de la empresa. De la Gerencia General dependen, para un mejor desempeño de la organización, las diferentes gerencias y detrás de cada una de ellas los diferentes departamentos. Las gerencias son las siguientes: · · ·

Gerencia de Operaciones Gerencia de Administración y Finanzas Gerencia Comercial.

Pasaremos brevemente a describir cada uno de las áreas mencionadas: a) Gerencia de Operaciones

Esta gerencia es la encargada de administrar la asignación del personal operativo en las diferentes unidades operativas. b) Gerencia de Administración y Finanzas Esta gerencia es la encargada de llevar la parte financiera y administrativa de la empresa, su labor se distribuye en las siguientes áreas:  Departamento de Contabilidad y Presupuestos: Encargada de la parte contable y de presupuesto de la empresa.  Departamento de Tesorería Encargada de llevar las cuentas bancarias de la empresa, realizar los pagos a los proveedores y personal de la empresa.  Departamento de Recursos Humanos Encargada de la administración de la información del personal (contratos, historia laboral, estudios, legajos), del cálculo de planillas y pago de liquidaciones de beneficios sociales, asimismo, se encarga del área de captación de Personal, que es el área que estamos en estudio en el presente trabajo.  Departamento de Logística Encargada de la parte de la administración de los bienes de la empresa y suministros al personal administrativo y operativo (herramientas, vehículos, otros). c) Gerencia Comercial Esta gerencia se encarga de la administración y registro de todas las órdenes del producto que se generen con los clientes, asimismo, de la búsqueda de nuevos clientes vía concursos, licitaciones o adjudicaciones directas en empresas de carácter público o privado, Esta gerencia también es la encargada de la generación de la facturación a los clientes del servicio brindado.

3.4.

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

3.4.1. ORGANIGRAMA DE GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

3.4.1.1. ORGANIGRAMA

DEL

DEPARTAMENTO

DE

RECURSOS HUMANOS En este Organigrama vemos el Area de Compensación y Planillas en la cual trabajaremos el Sistema de Nominas.

CAPITULO IV REGLAS DEL NEGOCIO

4. PROPÓSITO Especificar todas las Reglas mediante las cuales se establecerá el negocio, asimismo el diseño y gestión del proyecto. 4.1.

DEFINICION DE REGLAS EN LA GESTION DEL PROYECTO

La documentación es parte fundamental de la planificación. Una buena documentación te ayudará a organizar las tareas, las responsabilidades de cada miembro del equipo y las fechas clave, evitando así malentendidos, retrasos y descoordinación. Cuando falla la planificación, se producen roces entre los miembros del equipo, resultados mejorables y pérdidas económicas, por eso es tan importante hacerla. Y hacerla bien. Escuchar las opiniones sobre el proyecto de todos los miembros que van a estar implicados en su elaboración.

4.1.1. DEFINICION DE REGLAS BASICAS DEL PROYECTO 4.1.1.1.

NO EXISTEN LAS OBVIEDADES.

Los proyectos mal planificados y documentados suelen generar fricción entre los miembros. Esto ocurre por dar las cosas por hechas o por aclaradas, pero realmente a la hora de documentar, no existen las obviedades, todo debe estar especificado hasta el último detalle. 4.1.1.2.

PIENSA EN QUIEN VA A LEER EL DOCUMENTO

Adaptar el lenguaje de cada documento a la persona que lo va a leer, y del mismo modo, incluye tan sólo la información relativa a sus tareas y responsabilidades.

4.1.1.3.

ESCRIBIR DE UNA FORMA SENCILLA

Utilizar un vocabulario sencillo, adaptado a cada miembro del equipo y combínalo creando frases cortas y con un único sentido. 4.1.1.4.

ADJUNTAR IMÁGENES Y EXPLICACIONES GRAFICAS

Dentro del documento, se añadieron capturas de pantalla, gráficos, esbozos y ejemplos que puedan ayudar a ilustrar tus ideas. Apoyándonos en los Diagramas UML para la especificación de actividades en un entorno gráfico y entendible que expliquen cada elemento del sistema. 4.1.1.5.

ESTRUCTURA DEL CONTENIDO

Es importante que al escanear visualmente el documento, el lector consiga hacerse una fotografía general del proyecto y entender así cómo encaja su perfil en él y cuál será su papel.

4.2.

DEFINICION DE REGLAS DE NEGOCIO

 La fecha de inicio del proyecto debe ser cuando mucho a una semana del contacto con el cliente. El estado del proyecto se evaluara de acuerdo a los estándares siguientes: - En Proceso - Sin Ejecutor(Suspendido) - Retrasado - Abortado(Cancelado) - Concluido(Finalizado)  La entrega de la documentación debe ser realizada 15 días antes de la implementación del proyecto.  Cuando se indica que el proyecto ha sido terminado (finalizado), se deberá especificar la fecha y periodo necesario para la implementación y prueba del sistema.  El proyecto se consideraran en estado de retraso, cuando las fechas estipuladas para cada fase del proyecto no sean cumplidas y excedan el límite en un mes.  El proyecto se considerara en estado de aborto (cancelado), cuando el mismo no refleje un avance considerable en sus fases establecidas.  Una vez el proyecto sea aceptado por el cliente, enviar la solicitud y contrato debidamente firmado por ambas partes. 4.3.

DEFINICIÓN DE REGLAS DEL NEGOCIO EN EL PROCESO DE NÓMINAS

4.3.1.

Reglas del negocio en el Proceso de Pago para la Nómina de Salario Para el negocio en cuestión el salario básico de sus trabajadores está conformado por la suma de diferentes conceptos de pago, que pueden ser asignados al trabajador en dependencia del cargo que desempeña, de su especialidad, de la categoría ocupacional que ocupa o de cualquier otra circunstancia específica del trabajador que lo capacita mejor para desarrollar sus funciones.

Como ejemplo de estos conceptos de pago podemos especificar:

•

Pago por salario escala: depende del Grupo Salarial del cargo y es

•

afectado por la asistencia del empleado Pago Adicional: depende de la categoría Ocupacional y es afectado

•

por la asistencia. Pago por perfeccionamiento: Depende de la implantación o no del

•

perfeccionamiento en la empresa. Pago por Nivel de maestría, Doctorado, etc: Depende del propio

•

trabajador y su capacitación profesional. Pago extra por ser técnico, que se aplica en todas las empresas del país.

En la empresa se aplica un aumento del 15 por ciento sobre el salario por aplicación del perfeccionamiento empresarial, sobre estos conceptos de pago definidos, en particular cualquiera de estos conceptos de pago puede estar o no afectado por estas operaciones por ciento, por ejemplo los pagos por maestría o doctorado no están favorecidos con un % por encima del salario que se aplica en los dos casos explicados anteriormente, o puede un trabajador ser eximido de este pago por condiciones sucedidas en el período analizado como puede ser una sanción laboral o resultado no satisfactorio de su actividad. En esta misma Nómina se lleva a cabo el tratamiento de las retenciones sobre el salario, las que puedes ser de tres tipos según el interesado en realizarlas: • • •

Retenciones de Interés Estatal Retenciones de Interés Empresarial Retenciones de Interés Personal

Las retenciones de interés estatal son aquellas que obedecen a intereses fuera de la Empresa, por ejemplo las retenciones aplicadas como resultado de una sanción o embargo judicial, las mantenciones que perciben los menores de edad, etc. Las retenciones de interés empresarial son aquellas que obedecen a los intereses

del

empleador

como

pueden

ser

la

aplicación

de

Responsabilidad Material, del Transporte Obrero, el cobro de los uniformes o cualquier otra por este estilo. Estas retenciones pueden o no ser generales, si se consideran generales se aplicarán a todos los trabajadores que sean beneficiados en esta nómina en el período. Las retenciones generales se dividen en diarias y periódicas, las definidas como diarias aplican su valor a cada día laborado y las periódicas aplican su valor a todo el período analizado. Las retenciones de interés personal son aquellas que se realizan a beneficio y solicitud del propio trabajador, como puede ser una Formación de Cuenta del Banco de Ahorro, un Crédito social, etc Los trabajadores que se benefician con la nómina de salario acumulan a través de ésta el 10 por ciento del tiempo trabajado y del total del importe devengado para el disfrute de sus vacaciones. 4.3.2. Reglas del negocio en el Proceso de pago para la Nómina de Subsidio En esta nómina se incluye a los trabajadores que no han podido trabajar parte o todo el período procesado por motivos de salud. A ellos se les calcula la prestación social en dependencia del motivo de la ausencia y el promedio devengado en los 6 meses anteriores al disfrute de la prestación. Si la causa de ausencia es por accidente de trabajo se le abonara el 60% si está hospitalizado y el 70% si no lo está, si la causa de ausencia es por enfermedad común se le abonara el 50% si está hospitalizado y el 60% si no lo está, La prestación puede llegar a ser hasta el 90% del salario promedio devengado por el trabajador en el periodo considerado para su cálculo. La prestación se hará efectiva a partir del cuarto día de invalidez temporal, si el trabajador es hospitalizado antes de ese día se hará efectivo el pago desde el momento de su hospitalización. Si la invalidez fuese por accidente de trabajo o enfermedad profesional el pago se hace efectivo desde el primer día de incapacidad.

4.3.3. Reglas del negocio en el Proceso de pago para la Nómina de Vacaciones Todo trabajador tiene derecho al descanso retribuido por la cantidad de 30 días naturales al año natural de trabajo. Una vez que el trabajador ha acumulado el tiempo reglamentado puede solicitar sus vacaciones, son aprobadas por la entidad administrativa representada por su jefe inmediato superior y su pago se debe efectuar antes del comienzo de su disfrute. Este importe se ha ido acumulando mediante la nómina de salario y al momento de solicitar las vacaciones el importe a cobrar es calculado por la aplicación de una regla de tres, aplicando Días Solicitados * Importe Acumulado / Días acumulados obtendremos el importe a cobrar. 4.3.4. Reglas del negocio en el Proceso de pago para la Nómina de Maternidad El disfrute de la Licencia Retribuida por Maternidad es un derecho de toda mujer trabajadora, en nuestro país esta licencia se otorga por semanas, en grupos de 3 licencias de 6 semanas cada una, a excepción de la segunda licencia que puede verse disminuida en su disfrute si el parto se produce antes de la fecha prevista o extenderse hasta un máximo de 8 semanas si el nacimiento del bebé se atrasara con respecto a la fecha anunciada. El importe a cobrar por este concepto se obtiene calculando el promedio semanal devengado por la trabajadora en el año anterior al comienzo del disfrute de la primera Licencia de Maternidad (Licencia Prenatal) y multiplicando este promedio por las semanas de Licencia solicitadas. El mínimo de días trabajados serían 75, que serán los días tomados en cuenta si la trabajadora no hubiese arribado a ese número de días hábiles, si el promedio semanal resultase por debajo de 20, entonces se considera como 20 el promedio indicado. 4.3.5. Reglas del negocio en el Proceso de pago para la Nómina de Reintegro

En esta Nómina se paga los haberes que por cualquier motivo no fueron cobrados en su momento y son reclamados por el trabajador en un período posterior, que no debe exceder de los 6 meses naturales posteriores al período en que debieron ser cobrados.

CAPIT

4.3.6. Reglas del negocio en el Proceso de pago para Movimiento de Nómina

En esta Nómina se actualiza la información sobre cualquier cambio en la

ULO V

situación laboral del trabajador. Es decir el trabajador pudiera haberse movido de puesto de trabajo, categoría, modificado su especialidad o cualquier otro cambio que influya en su salario.

ADMI

NISTR ACIÓN DE REQU ERIMI ENTO S

5. SOLICITUD DE ANÁLISIS La problemática que se presenta en la empresa

específicamente con el

sistema actual de cálculo de Nómina acarrea una serie de situaciones que afectan negativamente a la entidad, como gastos económicos innecesarios, molestias en el personal que realiza los cálculos de nómina y trabajadores inconformes a la hora de recibir su pago. Todas estas circunstancias traen como consecuencia un personal desmotivado a la hora de realizar sus actividades, además de que disminuye su productividad y su eficacia.

5.1.

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Se realizaron Entrevistas Formal Estructurada, a una población de Cinco Personas, trabajadores del Departamento de Recursos Humanos de la empresa “TOM & JUD” Se escogió este instrumento debido a que se trata de un número pequeño de trabajadores en el Departamento. Se utilizó una Observación Directa ya que siempre se estuvo en contacto con el entrevistado y la información fue suministrada por cada uno de ellos. Además, las entrevistas fueron aplicadas en las instalaciones de la empresa, por lo que se pudieron verificar algunos datos suministrados por la empresa. 5.1.1. ENTREVISTA No. 1 1. ¿Está usted de acuerdo con el sistema actual de cálculo de nómina? ¿Por qué? 2. ¿Cree usted que el cálculo de nómina se realiza eficazmente? ¿Por qué? 3. ¿A la hora del cálculo de nómina se generan problemas? ¿Cuáles? 4. ¿Considera usted que el sistema actual podría mejorar? Diga en que podría mejorar. 5. ¿Estaría

usted

de

acuerdo

con

la

implantación

de

un

sistema

computarizado para el cálculo de pago nomina? ¿Por qué? 5.1.2. ENTREVISTA No. 2 1. ¿Cuál es la función del Area de Planillas? Es el área en donde se realizan las incidencias que se generan cada período con la finalidad de generar el pago a los empleados. 2. ¿Cuáles serían esas incidencias? Se refieren a las altas, bajas, retenciones, descuentos por faltas, préstamos u otros, 3. ¿Cuál es el procedimiento para realizar la Nómina?  Cada departamento hace sus incidencias y se las entrega al área de 

Recursos Humanos. Recursos Humanos recibe las incidencias, las revisa y chequea que correspondan con la situación real de los empleados. En caso de errores se devuelve al lugar de origen para corregirlos. Si es necesario realiza los movimientos en la situación laboral de los empleados: cambio de puestos de trabajo, de salario, etc



Cuando la información es correcta se capturan los movimientos y se



hacen los cálculos. Se realizan los reportes correspondientes, se entrega la información a Contabilidad para confeccionar el comprobante y extraer el dinero

para el pago 4. ¿En que interviene los bancos con su Nomina? No utilizamos pagos electrónicos, la cajera retira el dinero y el pago se hace en efectivo. 5. ¿Entrega a bancos algún reporte de pago? Ninguno, sólo se le devuelve el importe de los salarios no cobrados como un proceso contable más.

5.1.3. ENTREVISTA No. 3 1. ¿Cómo se realiza el proceso de Nómina? Se verifica cada 15 y 30 de cada mes, las asignaciones y deducciones que pudiera tener el Empleado, el cual es aplicado directamente sobre el sueldo quincenal del mismo, el total del importe a pagar. 2. ¿Cuáles son las Retenciones?  Retardos.  Inasistencias.  Abandono de trabajo.  Castigos o Suspensión.  Créditos  Pagos Personales  Responsabilidad material 3. ¿Cómo recibe el Empleado su pago de Nómina? Directamente en efectivo en la caja. 4. ¿Cuál es el proceso a realizar si por algún motivo el Empleado no llega a cobrar su Nómina en la fecha estipulada? Reintegro Ese importe se devuelve al banco y el empleado lo solicita cuando pueda cobrarlo según sus circunstancias personales. Esto debe coincidir con un período de pago y no excederse más de 6 meses en el tiempo. 5. ¿A qué quienes reporta el pago de la Nómina? A los siguientes:

 

Contabilidad: para el registro contable de los movimientos realizados. Recursos Humanos: aplica las Deducciones y Asignaciones a cada



Empleado, para calcular el importe total de la Nómina. Finanzas: autoriza y libera los fondos monetarios para el pago de la

Nómina. 6. ¿Quién o quienes deben de autorizar el pago de la Nómina?  Jefe del Depto. De Contabilidad.  Jefe del Depto. De Recursos Humanos.  Jefe de la Empresa. 7. ¿Cuál (es) es (son) el (los) proceso(s) para realizar la Nómina?  Verificar si hay Asignaciones y Deducciones de cada Empleado.  En caso de haber (las), se aplican para obtener el importe total a   

pagar. Se verifican cada uno de los importes obtenidos. Se autorizan el pago de la Nómina. Una vez realizado el pago de la nómina, se le pide al Empleado

 

firmar su recibo de Nómina. Son archivados las Nóminas con la firma de los empleados. Se entrega un reporte a los departamentos involucrados con el Dpto. de Nómina. 5.1.4. ENTREVISTA No. 4

1. ¿Además de la nómina de salario, tienen otros tipos de nóminas? Sí, Maternidad, Vacaciones, Subsidio y Reintegro 2. ¿Cómo calcula el pago por maternidad? Se calcula el promedio semanal devengado por la trabajadora en el año anterior al comienzo del disfrute del primer Permiso de Maternidad y multiplicando este promedio por las semanas de Permiso solicitadas, este promedio no puede ser menor a 20 Quetzales. 3. ¿Cómo calcula la nómina de vacaciones? Periódicamente se acumula en un submayor tiempo y dinero, mediante la nómina de salario, y al momento de solicitar las vacaciones el importe a cobrar es calculado por la aplicación de una regla de tres, aplicando Días Solicitados * Importe Acumulado / Días acumulados obtendremos el importe a cobrar. 4. ¿Cómo calcula la nómina de subsidio?

A los trabajadores se les calcula la prestación social en dependencia del motivo de la ausencia y el promedio devengado en los 6 meses anteriores al disfrute de la prestación. Si la causa de ausencia es por accidente de trabajo se le abonara el 60% si está hospitalizado y el 70% si no lo está, si la causa de ausencia es por enfermedad común se le abonara el 50% si está hospitalizado y el 60% si no lo está 5. ¿Cómo calcula la nómina de Reintegro? En esta Nómina se paga los haberes que por cualquier motivo no fueron cobrados en su momento y son reclamados por el trabajador en un período posterior, que no debe exceder de los 6 meses naturales posteriores al período en que debieron ser cobrados. Como resultados de las entrevistas, la mayoría de los entrevistados consideran que su sistema de cálculo de nómina no es el más eficiente y señalan que podría mejorar en diversos aspectos como rapidez, exactitud al momento de realizar cálculos, manejo computarizado de planillas de asistencia de los empleados. Todos coinciden en que es necesaria la implantación de un sistema computarizado, ya que esto facilitaría su trabajo, además de brindar beneficios a la empresa y a los trabajadores que reciben sus pagos. También señalan que sería excelente para el manejo de archivos y datos que generalmente se pueden extraviar en la oficina.

5.2.

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Para poder realizar los cálculos en el sistema nómina, es necesario llevar un registro de asistencia de los empleados. Este control se realiza en una planilla que

contiene: nombre completo del trabajador, código del trabajador y área de trabajo, con espacios en blanco para llenar hora de entrada, hora de salida y horas de descanso (opcional). También un campo adicional para las horas nocturnas. Estos datos son indispensables para el cálculo de nómina de cada empleado. Los trabajadores a la hora de recibir su pago, firman una planilla que hace constar que el salario ha sido depositado en su cuenta nómina. Además, se le proporciona un recibo con sus respectivas indicaciones: sueldo fijo, asignaciones, deducciones, horas extras, horas nocturnas, bonos, entre otras cosas.

5.3.

CUESTIONES DE SEGURIDAD

Para lograr que persones ajena puedan entrar a áreas que no les corresponden, se les asignaran claves de usuarios para cada área, R. Humanos, R. Financieros, etc., para mantener protegida la información que cada área. El técnico, como administrador de la base de datos del sistema, dará de alta solo a los usuarios que tendrá acceso al sistema, se les restringirá las funciones que puedan hacer dentro de la base de datos, alguno solo podrán hacer consultas, visualizar la información, otros podrán hacer modificaciones sobre la información del trabajador, como modificar su salario, si hubiera algún aumento en su sueldo, o dar de baja alguno trabajador por despido etc. Tratándose de la información que se estará almacenando en el servidor, será necesario contar con otro servidor para hacer un respaldo de toda la información, este respaldo está contemplado que se haga cada 2 meses, por los pocos cambios que se dan dentro de la empresa, altas y bajas de empleados, aumento o disminución del salario del empleado, pero será necesario por alguna contingencia que se llegara a suscitar, o simplemente para medidas preventivas de Back-Up. Se llevara una bitácora con evidencias, registros, de cada proceso que se llevó a cabo, para saber cómo fue el desarrollo, esto para adoptar una cultura de calidad.

5.4.

CUESTIONES DE RECURSOS

Para el manejo de recursos se necesitan los empleados los cuales son los que ingresaran al sistema, en las oficinas los digitadores y secretarias los cuales son los encargados de ingresar y controlar las información y datos personales tanto dela empresa como de los trabajadores para poder tener un control de los recursos que se ingresan a la empresa con los cuales van dirigidos a la producción.

5.5.

001 Descripción Comentarios

DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS 5.5.1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA Ingresar al Sistema (Login) El Sistema permitirá únicamente el ingreso al sistema mediante un logueo de cuenta y password. Posibilidad de que el sistema sea usado por varias personas, el

sistema debe soportar acceso múltiple.

002 Descripción

Comentarios

003 Descripción

Comentarios

004 Descripción Comentarios

005 Descripción Comentarios

006 Descripción Comentarios

007 Descripción

Realizar Planillas El Sistema deberá permitir la realización de la planilla, es decir el cálculo automático de datos (específicamente números) para obtener su respectivo sueldo o cálculos previos para la obtención del sueldo final. Este proceso se aplicará a todas las planillas, es decir de las planillas básicas que componen la planilla general hasta la planilla general en sí. Buscar Planilla El Sistema será capaz de realizar búsquedas de planillas para obtener sus datos correspondientes o ver si ya se encuentra concluida. Se puede agregar más funciones a la búsqueda de cada planilla. Editar Planilla El Sistema deberá permitir editar aquellas planillas que necesiten del ingreso de datos. Varía respecto al tipo de planilla. Imprimir Planilla El Sistema deberá permitir imprimir las planillas deseadas. Verificar si se encuentra concluida antes de imprimir.

Ver Reportes de Planilla El Sistema será capaz de hacer reportes de cada planilla, es decir la mostrar la información que contiene dicha planilla. La información varía de acuerdo al tipo de planilla. Realizar Documentos Individuales del empleado El Sistema será capaz de realizar documentos individuales del

Comentarios

empleado, es decir aquellas planillas que contienen información solo de un empleado en específico. La realización de los documentos individuales varía de acuerdo al tipo de documento. Buscar Empleado

008 Descripción Comentarios

El Sistema será capaz de buscar un empleado por código. El proceso de búsqueda se puede obtener además de otros datos, como nombre, etc. Buscar Documento Individual

009 Descripción Comentarios

El Sistema será capaz de realizar búsquedas mediante el código de la planilla. Dicha planilla tiene que ser individual, es decir solo de un empleado.

Editar Documento individual

010 Descripción

El Sistema permitir editar documentos individuales, es decir el ingreso de datos básicos del empleado.

Comentarios

5.5.2. REQUERIMIENTOS DE ENTRADA DE DATOS El dato principal que se debe ingresar para el cálculo de Nómina de un trabajador sería su código o ID, el cual es proporcionado por la empresa a la hora de efectuar el contrato. Al introducir dicho código en el sistema computarizado de nómina, este enlazará directamente con la base de datos y proporcionara la siguiente información:    

Nombres Apellidos Cargo Sueldo Base

 

Fecha de Ingreso Número de Nomina

 

 Los siguientes datos serán ingresados por el operador del sistema: Días Trabajados Asignaciones (Bonos, Domingos, Feriados, Horas Extras, Horas Nocturnas,



entre otros) Deducciones (IGSS, Prestamos, Deudas Legales, entre otros) 5.5.3. REQUERIMIENTOS DE SALIDA DE INFORMACION

El sistema proporcionará como datos de salida los siguientes reportes: 

Recibo de Pago de cada trabajador (Sueldo Neto, Asignaciones, Total de

 

Asignaciones, Deducciones, Total de Deducciones) Listado de nómina de la empresa para el período correspondiente Ficha Personal de Información del empleado con todos sus datos

 

   

correspondientes Requerimientos de Almacenamiento Ficha Personal del Empleado 5.6. REQUERIMIENTOS TECNICOS 5.6.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Un Ordenador PC (Mínimo 1.60GHz) Disco Duro con espacio libre mínimo 800 GB Memoria RAM 6 GB o superior Quemador de Cd. 5.6.2. REQUERIMIENTOS SOFTWARE

  

Microsoft Windows 7 Visual Studio 2010 Base de Datos SQL Server 2008

El sistema nomina computarizado será desarrollado en el lenguaje de programación Visual Studio 2010, ya que el mismo es de alto nivel, agradable al usuario por sus características graficas donde se manejan diversas herramientas que facilitan la programación. Además para el manejo de base de datos, se utilizará SQL Server 2008 ya que es compatible con el lenguaje en el cual se

trabajará y además es una base de datos robusta y de agrado para los programadores. 5.7.

REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD 5.7.1. REQUERIMIENTOS LÓGICOS

1. Clave de Acceso. Para el ingreso del operador al sistema se utilizará una clave de acceso la cual constará de ocho dígitos alfanuméricos, es decir, combinando dos letras las cuales deberán ser por defecto mayúsculas para su validación y seis números. Dicha clave se mostrará de manera cifrada en la pantalla utilizando símbolos para ocultar los datos ingresados por el usuario al momento de acceder al sistema. 2. Clave de Validación: También al momento de imprimir cada reporte se solicitará al operador una clave de validación, la cual contará con cinco dígitos numéricos que van a permitir obtener datos impresos del sistema nomina computarizado de la empresa. Igualmente, al momento de realizar modificaciones en la base de datos referente a los trabajadores se solicitará dicha clave que validará al usuario que realice la operación. 3. Debido a que serán tres operadores del sistema, se crearán tres claves de validación diferentes pero con características similares, es decir, igual cantidad de dígitos numéricos para cada usuario. 5.7.2. REQUERIMIENTOS FÍSICOS 1. Hardware. Para efectuar el respaldo de los datos y recuperarlos en caso de pérdida de los mismos, estos se guardarán en unidades de discos compactos (CD’s). 2. Esta operación deberá ser realizada mensualmente por un operador donde se salvarán los reportes arrojados durante dicho período por el sistema. Además la información personal de los trabajadores estará igualmente guardada como respaldo en dichos dispositivos de almacenamiento.

CAPITULO VI ESTUDIO Y ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD

6. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD Después de definir la problemática presente y establecer las causas por las cuales es necesario implementar un nuevo sistema de Cálculo de Nóminas, es indispensable realizar un estudio de factibilidad en el cual se determinará la infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que implica la implantación del sistema en cuestión, así como los costos, beneficios y el grado de adaptación que la propuesta genera en la Empresa. Para este estudio se clasificaron tres áreas, las cuales se describen a continuación: 6.1. FACTIBILIDAD TÉCNICA Consistió en realizar una evaluación de la tecnología existente en la Empresa, se recolecto información sobre los componentes técnicos que posee y la posibilidad de hacer uso de los mismos en el desarrollo e implementación del sistema propuesto de ser necesario, se evaluaron dos enfoques indispensables Hardware y Software. Los empleados del departamento de Planillas de la empresa “TOM & JUD” cuentan con un ordenador para proporcionar a los trabajadores los recibos de pago de cada uno de ellos. Además les proporciona un pequeño apoyo a la hora de realizar sus cálculos nómina. Este sistema no es factible para la empresa, porque no explotan el recurso técnico que poseen, además se emplea demasiado tiempo por lo que se requiere la implantación de un sistema computarizado de nómina. 6.2.

FACTIBILIDAD ECONÓMICA

La empresa tiene gastos económicos innecesarios, principalmente en materiales de oficina, ya que es indispensable la impresión diaria de planillas de asistencia, así como el manejo de diferentes artículos de papelería para la elaboración de la nómina del personal. Estos gastos generan inconformidad por

parte de la gerencia, ya que muchos de ellos podrían ser excluidos con la implantación de un sistema computarizado. A continuación se presenta un estudio que dio como resultado la factibilidad económica del desarrollo del nuevo sistema de información. Se determinaron los recursos para desarrollar, implantar, y mantener en operación el sistema programado, se evaluaron los costos del sistema y los beneficios que se derivaron de este, lo cual permitió observar de una manera más precisa las bondades del sistema propuesto. 6.2.1. ANÁLISIS COSTOS-BENEFICIOS Este análisis permitió hacer una comparación entre la relación de costos de sistema actual y los costos que tendrá el nuevo sistema, conociendo de antemano los beneficios que la informática ofrece, a continuación un resumen de los Costos del sistema propuesto y una lista de los que conlleva implantar el mismo. 6.2.1.1. COSTOS DEL SISTEMA ACTUAL A continuación se presenta una tabla de los costos de los materiales que utilizan los empleados de la empresa para el cálculo de la nómina estos datos son mensuales y estimaciones puramente ofrecidas por los propios colaboradores del departamento de Planillas: Costos de Oficina y Papelería del Sistema Actual Gastos Generales Material de Oficina Papel para Impresoras Cintas de Impresoras Cartuchos de Impresoras Cartuchos de Respaldo Total

Costo Aproximado

Consumo Mensual

3,000.00 2,000.00

2 2

Monto En Quetzales Anuales 72,000.00 48,000.00

1,800.00

2

48,000.00

19,000.00

2

468,000.00

7,500.00

1

90,000.00

33,000.00

9

726,000.00

Costos de Salario del Personal, Sistema Actual Recurso Humano Técnico de Nómina Asistente Operador Total

Salario Mensual(Base) 10,000.00 3,000.00 5,000.00 18,000.00

Salario Anual(Base) 120,000.00 36,000.00 60,000.00 216,000.0

COSTO TOTAL DEL SISTEMA ACTUAL = Q. 942,000.00 6.2.1.2.

COSTOS DEL SISTEMA PROPUESTO

El Sistema de Información para el manejo y control automatizado del cálculo de Nómina SISDENOM involucra los siguientes costos: Costos de Oficina y Papelería del sistema Propuesto Gastos Generales Material de Oficina Papel para Impresoras Cintas de Impresoras Cartuchos de Impresoras Cartuchos de Respaldo Total

Costo Aproximado

Consumo Mensual

3,000.00 2,000.00

1 1

Monto En Quetzales Anuales 36,000.00 24,000.00

1,800.00

1

21,600.00

19,000.00

1

234,000.00

7,500.00

1

90,000.00

33,000.00

5

405,600.00

Costos de hardware Debido a que la Empresa cuenta con los equipos de hardware necesarios para el desarrollo del nuevo sistema, no fu e requerido ningún tipo de inversión en este aspecto, facilitando la puesta en marcha del proyecto. Costos de Software

Nombre • Microsoft Windows 7 • Visual Studio 2010 • Base de Datos SQL Server 2008 Total

Costo Licenciamiento Q. 2,500.00 Q. 9,000.00 Q. 10,500.00 Q. 22,000.00

Costo de Personal El sistema propuesto no incluyó variaciones en cuanto al personal bajo cuya responsabilidad está la operación y funcionamiento del sistema, pero cabe destacar que al automatizar los procesos de cálculo de nóminas se reducen y se aligeran las cargas laborales del personal que normalmente dedicaba su jornada laboral a atender exclusivamente funciones relacionadas con estos procesos, ahora pueden utilizar el tiempo que se ahorran con el sistema propuesto haciendo otras actividades dentro de la Empresa, optimizando así el funcionamiento del mismo. Recurso Humano Técnico de Nómina Asistente Operador Total

Salario Mensual(Base) 10,000.00 3,000.00 5,000.00 18,000.00

Salario Anual(Base) 120,000.00 36,000.00 60,000.00 216,000.0

COSTO TOTAL DEL SISTEMA PROPUESTO = Q. 643,000.00

6.2.2. ANÁLISIS BENEFICIO DEL SISTEMA PROPUESTO 6.2.2.1. Beneficios Tangible Los beneficios tangibles aportados por el sistema propuesto están dados por los aspectos siguientes:  Reducción de costos en Papelería y Útiles de oficina.  Ahorro en suministros para los equipos de Oficina.

6.2.2.2. Beneficios Intangibles Entre los beneficios intangibles del sistema propuesto se pueden incluir:  Optimizar las actividades dentro de la Empresa “TOM & JUD”, aumentando la productividad del personal que labora en la misma.  Control para el manejo de los recursos tanto materiales como financieros dentro de la Empresa “TOM & JU”.  Mayor y Mejor aprovechamiento de los recursos tecnológicos instalados.  Flexibilidad para manejar volumen y diversidad de información con mayor rapidez y precisión, facilitando el trabajo.  Capacidad de registrar y almacenar los datos automáticamente, aumentando la capacidad y seguridad de los registros.  Generación de Informes más eficientes y confiables que ayudan en la toma de decisiones. 6.2.2.3. Relación Costo-Beneficio Se presentan grandes ventajas para la Empresa, ya que la misma cuenta con parte de los recursos técnicos necesarios (hardware) para el desarrollo e implantación del nuevo sistema de Nómina, de igual manera el nuevo sistema trae mejoras significativas para el normal desenvolvimiento de las actividades dentro del Area de Planillas de la Empresa “TOM & JUD” reduciendo de esta manera el tiempo de cálculo y generación ya que la velocidad y confiabilidad de los procesos serán los que se desean. 6.3.

FACTIBILIDADES OPERATIVAS

Las personas que laboran en el Departamento de Recursos Humanos se encuentran inconformes con el sistema manual para el pago de nómina del personal, ya que para efectuar todos los cálculos que se requieren emplean demasiado tiempo, además la Gerencia de la empresa indica que es necesario un cambio en el departamento porque no se sienten satisfechos con el trabajo desarrollo por el mismo debido a que no son totalmente eficientes. 6.4.

FACTIBILIDADES PSICOSOCIALES

El departamento de Recursos Humanos manifiesta un apoyo al desarrollo de un sistema computarizado para el cálculo de pago de nómina, ya que el método

aplicado actualmente no les permite cumplir con las expectativas requeridas por sus superiores y les impide realizar otras tareas de importancia para el departamento. A pesar de que manifiestan cierto temor al cambio, se sienten dispuestos a enfrentarlo y a manejar nuevas herramientas que traigan consigo beneficios para ellos y para la empresa.

6.5.

HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES 6.5.1. HALLAZGOS

Dificultades a la hora de calcular la nómina de los empleados que laboran en la empresa   

“TOM & JUD”

Pérdida de tiempo al efectuar los cálculos. Errores en el pago de los trabajadores. Perdida de documentos, como planillas de asistencia.

6.5.2. RECOMENDACIONES A continuación se dan algunas recomendaciones:  Primordialmente, seria implantar el sistema computarizado que se propone para elaborar la nómina del personal que labora en la empresa. Con esto se solucionaría la mayoría de las dificultades que presenta el departamento y todos los beneficios que esto proporciona serán notorios rápidamente, lo cual incentivará a los empleados, además de aumentar su productividad.  Otra recomendación importante es la elaboración de un pequeño programa computarizado para el control de asistencia de los empleados y que directamente estos datos se enlacen con el sistema computarizado de nómina propuesto. Esto es necesario ya que el extravío de las planillas de asistencia afecta el cálculo del salario neto de los trabajadores.

CAPIT ULLO VII DIAGR AMAS UML

En este apartado diseñaremos la funcionalidad del sistema de nóminas “SISDENOM”. En un ambiente gráfico, utilizando la diagramación UML. 7.1.

DIAGRAMA DE CLASES

7.2.

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO

7.2.1. CASO DE USO INGRESO DE EMPLEADO

7.2.2. CASO DE USO SALIDA DEL EMPLEADO

7.2.3. CASO DE USO PROCESAR TIEMPO TRABAJADO

7.2.4. CASO DE USO SOLICITUD DE VACACIONES

7.2.5. CASO DE USO SOLICITUD PERMISO DE MATERNIDAD

7.2.6. CASO DE USO RETENCIONES

7.2.7. CASO DE USO NOMINA SALARIO

7.2.8. CASO DE USO DE NOMINA DE SUBSIDIO

7.2.9. CASO DE USO REINTEGRO

7.2.10.

CASO DE USO MOVIMIENTO DE NÓMINA

7.3. DIAGRAMAS DE ESTADO 7.3.1. DIAGRAMA DE ESTADOS DE INGRESO DEL EMPLEADO

7.3.2. DIAGRAMA DE ESTADOS DE EGRESO DEL EMPLEADO

7.3.3. DIAGRAMA DE ESTADOS PROCESAR TIEMPO TRABAJADO

7.3.4. DIAGRAMA DE ESTADOS SOLICITUD DE VACACIONES

7.3.5. DIAGRAMA DE ESTADOS SOLICITUD PERMISO DE MATERNIDAD

7.3.6. DIAGRAMA DE ESTADOS DE RETENCIONES

7.3.7. DIAGRAMA DE ESTADOS DE NOMINA DE SALARIO

7.3.8. DIAGRAMA DE ESTADOS DE NOMINA DE SUBSIDIO

7.3.9. DIAGRAMA DE ESTADO DE NÓMINA DE REINTEGRO

7.3.10. DIAGRAMA DE ESTADOS DE MOVIMIENTO DE NÓMINA

7.4. DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES 7.4.1. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE INGRESO DEL EMPLEADO

7.4.2. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE EGRESO DEL EMPLEADO

7.4.3. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES PROCESAR TIEMPO TRABAJADO

7.4.4. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES SOLICITUD DE VACACIONES

7.4.5. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES SOLICITUD PERMISO DE MATERNIDAD

7.4.6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE RETENCIONES

7.4.7. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE NOMINA DE SALARIO

7.4.8. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE SUBSIDIO

7.4.9. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES NOMINA DE REINTEGRO

7.4.9. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES MOVIMIENTO DE NOMINA

7.5.

DIAGRAMAS DE SECUENCIAS

7.5.1. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE INGRESO DEL EMPLEADO

7.5.2. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE EGRESO DEL EMPLEADO

6.5.3. DIAGRAMA DE SECUENCIAS PROCESAR TIEMPO TRABAJADO

6.5.4. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE SOLICITUD DE VACACIONES

6.5.5. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE SOLICITUD PERMISO DE MATERNIDAD

6.5.6. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE RETENCIONES

6.5.7. DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE NOMINA DE SALARIO

6.5.8.DIAGRAMA DE SECUENCIAS DE NOMINA DE SUBSIDIO

6.5.9.DIAGRAMA DE SECUENCIA DE REINTEGRO

6.5.10. DIAGRAMA DE SECUENCIA DE MOVIMIENTO DE NOMINA

DATOS DEL EMPLEADO

Id

Días Trabajados

Hr 60 %

Hr 100%

Apellidos DP y Categoría I Nombres

Jornal Básico

Movilidad Acumulada

Fecha Fecha Fecha Nº Nacimiento Ingreso Cese IGSS

Dominical

Vacaciones 10%

H.E. 60%

H.E. 100%

Total Semanal

Total Afecto

DATOS DE TRABAJO

DATOS DE

ANEXOS RETENCIONES

Comis Prima .

Aport

Conap 2%

Adelant o

Dsct. Sindica l

Total Descuento s

Neto a Pagar

IGSS 4.83%

ISR IRTRA, 5% INTECAP 1%