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• Rodrigo Fernando Flores Recalde

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PROPUESTA DE SERVICIOS Elaboración de un Plan Estratégico

QUITO, 05 DE ENERO 2014

Prepared by: Roberto Zegarra, CBCP September 14, 2005 ORIGINAL

1. Resumen Ejecutivo CLIENTE ha solicitado la asistencia para el desarrollo de Plan Estratégico de la Institución, plan que tiene como objetivo analizar y diagnosticar la situación actual de la empresa XXXX , para en base a estos elementos formular las acciones que la empresa debe emprender (estrategia para los próximos 5 años); de acuerdo con lo anterior, se ha desarrollado la presente propuesta de servicios profesionales con el fin de estructurar estrategias que permitan asegurar que el plan desarrollado pueda ser aplicado de manera exitosa. La presente propuesta como se detalla posteriormente en este documento, se encuentra estructurada inicialmente con el propósito de identificar las expectativas del cliente ( entidad contratante) respecto a la Dirección y Planificación Estratégica, Definición del Alcance del Servicio contratado, el desarrollo de las diferentes etapas de la planificación estratégica aplicado según el alcance. Todo lo anterior, estructurado de acuerdo con metodologías propuestas por Norton & Kaplan, Porter, entre otros. Como parte fundamental de este proceso es necesario realizar un Análisis de Situacional de la empresa tanto interno como externo, mismo que permitirá conocer que Oportunidades, Amenazas, Debilidades y Fortalezas cuenta la organización. Adicionalmente si es considerado dentro del alcance, se hará uso de Análisis Prospectivo para complementar el análisis antes descrito. Otro aspecto importante, es la formulación y priorización de estrategias, en las cuales la organización determinará las acciones a seguir en un horizonte de tiempo a mediano y largo plazo.

2. Objetivo.Elaborar un plan estratégico, para la empresa “XXX”. 3. Alcance.El alcance de la presente propuesta es a relacionadas con el diseño e implementación del plan estratégico de la empresa XXX, en su casa matriz ubicada en XXXX

4. ETAPA 1 - Diseño Plan Estratégico Fase 1 - Inicio y Administración del Proyecto. Durante esta fase, trabajaremos junto con XXXX para establecer el plan detallado del proyecto o servicio de consultoría, incluyendo la asignación de roles y responsabilidades de ambas partes. Además se trata de identificar en primera instancia, la existencia o no de la visión, misión y objetivos, teniendo presente lo siguiente:  Visión: Qué queremos ser.?  Formulación de la misión: Cuál es nuestro negocio? Cómo lograremos nuestra Visión? La tabla siguiente describe las actividades a ser realizadas por el equipo de trabajo:

Actividad Tareas Clave.

Descripción Preparación detallada del plan de trabajo Definir los integrantes claves del Cliente para el equipo. Definir Objetivos y Expectativas Definir los factores claves del proyecto Preparar plan de entrevistas Preparar cronograma de Talleres Preparar presentación de inicio del proyecto (Kick-off) Preparación de todo el material que soporta el estudio realizado para el actual “Plan Estratégico Empresarial”.

Alcance Premisas Clave

 

Entregables

Tiempo estimado

   

El personal de XXX estará disponible para proporcionar la información en entrevistas de acuerdo con el plan de entrevistas. Los propietarios, gerencias involucradas en alcance del servicio de consultoría estarán disponibles para iniciar las sesiones de planificación y presentación. Cronograma propuesto para el proyecto Plan detallado del proyecto Presentación inicial (Kick off) Plan de entrevistas y talleres

7 días

Fase 2 - Análisis Situacional Esta fase consiste en efectuar el diagnóstico de una empresa permite examinar su perfil estratégico y configurar la forma y condiciones en que dicha empresa trabaja y puede competir. Durante esta fase, conduciremos a XXX en el desarrollo de un Análisis Externo e Interno con el fin de entender, dimensionar e identificar las amenazas que deberían minimizarse y las oportunidades que podrían favorecer a la empresa dentro del ámbito Externo, como también la identificación de las debilidades y fortalezas más importantes del ámbito Interno de la misma. Para el Análisis Situacional Externo, nos apoyaremos en una revisión del Macroambiente y Microambiente:  Macroambiente: permite delinear el entorno en que se desenvuelve la empresa y la realidad en la que se desempeña; está definido por factores como la situación política, económica, social, tecnológica y legal

 Microambiente: Constituye el ambiente más cercano a la empresa, el desafío para los gerentes consiste en analizar las fuerzas competitivas de un ambiente industrial con la finalidad de identificar oportunidades o amenazas que enfrenta una organización. Para el Análisis Situacional Interno, nos apoyaremos en una revisión de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de empresa; abarcando las cuatro

cada área funcional de una

funciones básicas: Planeación, Organización,

Dirección, Control. La tabla siguiente describe las actividades a ser realizadas por el equipo de trabajo:

Actividad Tareas Clave

Descripción 

Conducir al equipo del cliente y reunir la información requerida del negocio mediante un proceso de entrevistas individuales para:  Determinar Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas.  Identificar productos sustitutos, competencia directa, poder de negociación del cliente final y de proveedores.  Identificar la situación financiera de la empresa.  Definir el ciclo de vida de los productos y/o servicios de la empresa.



Elaboración de Matriz FODA.



Conduciremos entrevistas con funcionarios de las principales áreas de la empresa: Gerencia General, Comercial, Financiero, Operaciones. Es importante que en cada entrevista participe el siguiente personal clave de la organización. Cliente proveerá la documentación requerida por nuestro equipo.

Alcance Premisas Clave

 Entregables

Tiempo Estimado

 

Informe de Análisis Situacional (Interno y Externo) Matriz FODA

15 Días

Fase 3 – Direccionamiento Estratégico El direccionamiento estratégico se entiende como la formulación de las finalidades y propósitos de una empresa, esto implica la definición (ratificación en caso de existir) de Visión, Misión, Valores, Objetivos Estratégicos:

 La misión define principalmente, cual es nuestra labor o actividad en el mercado, es decir “razón de ser” de la organización.  La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse  Los valores, son principios éticos sobre los que se asienta la cultura de una empresa y permiten crear pautas de comportamiento.  El Objetivo es un propósito o aspiración no cuantificable que se desea alcanzar en un determinado tiempo. Se los puede considerar también como respuestas a problemas o necesidades y deben ser definidos teniendo en cuenta la visión, misión y el análisis situacional.

 Meta es la expresión cualitativa o cuantitativa de los objetivos.

 La propuesta de valor se define como un enunciado respecto a lo que la empresa espera hacer mejor o de manera diferente de su competencia y que ofrece a sus clientes a través de la provisión de productos y/o servicios.

Actividad Tareas Clave

Descripción 

Conducir al equipo del cliente y reunir la información requerida del negocio mediante un proceso de entrevistas individuales para:  Determinar Misión, Visión, Propuesta de Valor, Valores Institucionales, Objetivos Organizacionales.

Alcance Premisas Clave

 

Conduciremos entrevistas con Gerencia General. Cliente proveerá la documentación requerida por

nuestro equipo. Entregables

 

Tiempo Estimado

Declaración de Misión, Visión, Propuesta de Valor, Valores Institucionales, Objetivos Organizacionales Plantilla para determinación de Misión, Visión, Propuesta Valor.

7 Días

Fase 4 – Definición y Priorización de Estrategias Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos. Durante esta fase, toma como insumo la matriz FODA (Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas) del Análisis Situacional, para posteriormente aplicar la Posición Estratégica y Evaluación de Acción (PEYEA) para determinar qué tipo de estrategias (intensiva, conservadora, defensiva o competitiva) es la más adecuada para la organización. Para la priorización de las estrategias se puede utilizar la matriz Cuantitativa de la Planificación Estratégica (MCPE), que permite evaluar las estrategias con base en limitaciones y capacidades de la organización. En esta fase se realizaran reuniones con las gerencias de la empresa, con el propósito de fomentar sinergia al momento de la creación y priorización de estrategias. Como último paso dentro de esta etapa, se desarrolla el Mapa Estratégico, mismo que permite visualizar la interacción y dependencia de los objetivos estratégicos entre si, apoyados en 4 perspectivas: financiera, del cliente, procesos internos, aprendizaje y crecimiento.

Actividad Tareas Clave

Descripción 

Conducir al equipo del cliente y reunir la información requerida del negocio mediante un proceso de entrevistas individuales para:  Determinar lineamientos estratégicos resultantes de la Matriz FODA.  Desarrollo de Matriz PEYEA para saber qué estrategia adoptará la organización.

 Desarrollo de Matriz MCPE para determinar que estrategias son viables a mediano y largo plazo.

Alcance Premisas Clave

Entregables

Tiempo Estimado



Conduciremos entrevistas con Gerencia General, Gerencias del Negocio, Es importante que en cada entrevista participe el siguiente personal clave de la organización.



Cliente proveerá la documentación requerida por nuestro equipo.

    

Mapa Estratégico. Definición de Objetivos estratégicos. Matriz PEYEA Matriz MCPE Informe respecto a Definición y Priorización de Estrategias.

7 Días

FASE 5. Diseño de planes estratégicos Una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas. Para esta fase, se utilizará la metodología de Cuadro de Mando Integral (CMI) a primer y segundo nivel denominado Plan Operativo Anual La profundidad del CMI dependerá del tamaño de la organización. Actividad Tareas Clave

Descripción 

Conducir al equipo del cliente y reunir la información requerida del negocio mediante un proceso de entrevistas individuales para:  Determinar Cuadro de Mando Integral de Primer y Segundo Nivel.  Plan Operativo Anual al primer año.

Alcance Premisas Clave



Conduciremos entrevistas con Gerencia General, Gerencias del Negocio, Es importante que en cada entrevista participe el siguiente personal clave de la organización.

Entregables

Tiempo Estimado

  

Plan Operativo Anual. Mapa de Cuadro de Mango Integral. Matriz CMI

15 Días

5. ETAPA 2 – Implementación Plan Estratégico Consiste en la ejecución del Plan Operativo Anual definido en la Fase 5, mismo que buscará el cumplimiento de las acciones definidas en los tiempos y recursos definidos. Se establecería una metodología y herramientas (opcional) para el seguimiento, verificación y toma de acciones correctivas.

Actividad Tareas Clave

Descripción 

Apoyar al cliente para la implementación seguimiento de Plan Operativo Anual.

y

Identificar posibles acciones correctivas en caso de presentarse desvió en lo planificado. 

Definir metodología de seguimiento al retroalimentación de la ejecución.

Premisas Clave



Conduciremos entrevistas con gerencias del negocio y sus subalternos vinculados en el POA Institucional.

Entregables



Informe de Seguimiento y Cumplimiento con lo definido en el POA de manera trimestral.

POA y

Alcance

Tiempo Estimado

360 Días

Beneficios del servicio ofrecido

 Mayor entendimiento del entorno competitivo en el cual se desarrolla la organización para tomar decisiones lo más acertadas y generar resultados a mediano y largo plazo.  Identificar que problemas afectan a la organización en su interior y las estrategias de mejora.  Cambio en la cultura organizacional puesto que se disciplina y formaliza la administración.  Fortalecimiento de los principios adquiridos en la misión, visión y estrategia.  Prepara a la organización para estar al día de los cambios, y la prepara para gestionar mejor aquellos que le son adversos.

Premisas Generales 

A lo largo de todo el proyecto proporcionaremos informes sobre el avance de tareas completadas hasta el momento y cualquier asunto que pueda surgir durante el curso del contrato. También, proporcionaremos una descripción de las tareas para ser conducidas la semana siguiente y los recursos necesarios.



En el equipo de trabajo del Cliente, deben estar incluidos funcionarios de las diferentes áreas estratégicas ( Comercial, Financiero, RRHH, entre otras) y delas áreas que la Gerencia General considere pertinente, que tengan un adecuado conocimiento de los procesos y procedimientos de sus respectivas áreas y de su interacción con otras áreas. En las premisas clave de cada fase, se presenta una descripción detallada de la participación de estos funcionarios. Adicionalmente deberán participar en la documentación de los planes y estrategias con el soporte permanente del equipo de nuestros consultores.



El trabajo será realizado en las instalaciones XXX dentro de la ciudad de XXX. EL Cliente proporcionará el espacio de trabajo adecuado, el equipamiento, acceso a comunicaciones y el acceso al edificio a todos nuestros miembros de equipo;



La cantidad de entrevistas son estimadas en cada una de las fases descritas anteriormente. Si más entrevistas son requeridas para funciones de negocio no catalogadas o se dan cambios en la estructura del Cliente, reconsideraremos el alcance y los honorarios en consecuencia. Asimismo, si más entrevistas son necesarias por solicitud de Cliente, presentaremos las horas adicionales y honorarios para la aprobación por el Gerente de la empresa contratante.



Las estimaciones de tiempo presentadas en esta oferta son críticamente dependientes de las respuestas oportunas de los propietarios de las funciones del negocio así como de otro personal identificado para el proyecto según la retroalimentación de la gerencia del Cliente.

Plan de Proyecto y Cronograma Estimamos que las actividades propuestas en cada una de las fases uno a cuatro pueden ser completadas en aproximadamente 90 días calendario en la fase I. Estamos preparados para comenzar el proyecto dos semanas después de la aceptación de esta oferta.

Cronograma estimado en Semanas

Fases

1

2

3

4

5

6

Precio y Forma de Pago El precio de este servicio es de usd xxxx más IVA. Forma de pago:    

20 % del valor con los entregables de la fase I Inicio y Administración del proyecto 30 % del valor con los entregables de la fase II Análisis de Impacto en el Negocio (BIA) 20 % del valor con los entregables de la fase III Evaluación de Riesgo 30 % del valor con los entregables de la fase IV Diseño de estrategia de recuperación de desastres Vigencia de la oferta: 45 días

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