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• Dary Faby Carriel Lòpez

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PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Para Way, (2018), el proceso contable usa los procesos y procedimientos contables para determinar el flujo de fondos. La contabilidad es una función técnica de negocio responsable de registrar, reportar y analizar la información financiera. Los propietarios de pequeños negocios utilizan la contabilidad para determinar la rentabilidad de las operaciones de su empresa. A medida que las pequeñas empresas continúan creciendo y expandiéndose, los procesos y procedimientos de contabilidad podrían ser necesarios para mantener la información financiera de la compañía. Estos generalmente se basan en el ciclo contable básico. El proceso contable describe cómo fluye la información financiera a través de una empresa y qué individuos son responsables de la información.

Identificar transacciones Identificar transacciones u otros eventos financieros es el inicio del ciclo contable. Los propietarios de negocios utilizan documentos escritos para rastrear la información específica

relativa a las transacciones financieras. Estos

documentos clasifican las operaciones y suelen incluir información específica acerca de acontecimientos económicos. Los propietarios también utilizan esta información para tener un registro histórico de las transacciones comerciales. Una vez que cada transacción esté identificada y clasificada, la información se registra en el libro mayor de la empresa.

Registrar transacciones El registro de las transacciones es el proceso físico del ingreso de datos financieros en el libro mayor de la empresa. Las pequeñas empresas pueden utilizar libros de contabilidad manuales o automáticos en sus operaciones comerciales. La contabilidad manual requiere que los dueños mantengan varios libros de papel para registrar transacciones financieras. Los programas de contabilidad proporcionan a los propietarios un proceso electrónico para el registro de las operaciones y el mantenimiento de la información financiera. El registro de las transacciones puede exigir a los propietarios que preparen asientos de diario basándose en documentos de transacciones financieras.

Preparar reportes y balances La salida final del ciclo contable es la preparación de informes y estados financieros. Estos informes y estados proporcionan a los propietarios información acerca de la eficiencia y la rentabilidad de las operaciones comerciales. Los dueños a menudo utilizan dicha información para tomar decisiones para mejorar el rendimiento operativo. Los dueños también pueden utilizar esta información para obtener financiamiento externo para el crecimiento y la expansión de la empresa.

Procedimientos de gestión Los procedimientos contables generalmente dictan qué individuos son responsables de la información financiera o contable. Las empresas más pequeñas o familiares por lo general no requieren de estos procedimientos. Las organizaciones más grandes pueden contratar a varios individuos para manejar la información financiera y moverla a través del ciclo contable. Los procedimientos de gestión delinean quién es responsable de recopilar datos financieros y cómo la información se incluirá en el libro mayor.

Procedimientos de conciliaciones Los procedimientos de conciliación aseguran que toda la información financiera esté debidamente registrada en el libro de contabilidad de una empresa. Los propietarios pueden también requerir conciliaciones cuando revisan información financiera interna contra las facturas de proveedores, estados de cuenta bancarios y otros documentos externos. Los procedimientos de conciliación aseguran que toda la información del negocio o financiera sea correcta y que los informes financieros incluyan información precisa y válida.

Procedimientos de revisión Los procedimientos de revisión son una parte importante del proceso de contabilidad. Los dueños implementan estos procedimientos para asegurar que la información financiera preparada por los empleados sea correcta. Las organizaciones más grandes con departamentos de contabilidad comúnmente utilizan un controlador o supervisor de contabilidad para revisar el trabajo de un empleado. Este proceso de revisión puede descubrir errores y requerir cambios

antes de la publicación de información financiera a los propietarios del negocio. (Way, 2018)

Para Viteri, (2016) el ciclo contable de las empresas cumple con varias etapas, las cuales a continuación se presentan:

¿Qué es el proceso contable? El proceso contable es un ciclo mediante el cual se registran y procesan todas las operaciones que se llevan a cabo en una empresa a lo largo del ejercicio económico. Etapas del proceso contable Se denomina ciclo contable o proceso contable al conjunto de registros contables efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa y que afectan a su patrimonio en un ejercicio económico. Durante el ejercicio económico se deben elaborar distintos documentos que se integrarán en los libros contables. Estos documentos son: A continuación vamos a analizar las distintas fases o etapas de las que se compone un proceso contable. Para ello primero vamos a distinguir los siguientes elementos de análisis: 

Inicio de los registros contables



Registros correspondientes a las operaciones realizadas



Cierre de la contabilidad

Inicio de los registros contables El ejercicio económico de una empresa, normalmente, salvo en empresas puntuales, tiene lugar del 01 de enero al 31 de diciembre. Las empresas disponen de un patrimonio, que está en el balance de situación de la empresa. Este patrimonio viene del ejercicio anterior al que estamos abriendo. Es decir, la empresa cuenta al principio del ejercicio con los mismos bienes, derechos y obligaciones que tenía al finalizar el ejercicio anterior. Esta información la tenemos en el último asiento del libro diario del ejercicio anterior y en el balance, que representa la situación patrimonial de la empresa al final de ese periodo. En un nuevo ejercicio económico, se debe reiniciar la contabilidad que se cerró en el ejercicio anterior. En esta fase del proceso contable debemos realizar los siguientes registros: 

Balance

de

situación

inicial.

Que

como

hemos

comentado

anteriormente recoge los bienes, derechos y obligaciones que tiene la empresa al final del ejercicio económico precedente y que coincide con los elementos patrimoniales con los que parte la empresa en el nuevo ejercicio económico. 

Asiento de apertura. Con este asiento se procede a la apertura del libro diario. En este asiento, lo que hacemos es anotar todas aquellas cuentas que aparecen en el balance inicial, teniendo en cuenta que las que tienen saldo deudor van al debe del asiento y las que tienen saldo acreedor van al haber del asiento.



Apertura de los libros mayores. A la vez que se van realizando los apuntes en el libro diario, se van elaborando los libros mayores de las cuentas.

Registros correspondientes a las operaciones realizadas



Asiento de operaciones. Consiste en ir anotando en el libro diario los asientos correspondientes a las operaciones realizas por la empresa a lo largo del ejercicio. Ordenados cronológicamente. Estos datos se tienen que anotar también en los mayores correspondientes.

Cierre de la contabilidad 

Operaciones previas a la determinación del resultado de la empresa. Una vez que ha terminado el ejercicio económico, se llevan a cabo una serie de operaciones que inciden en el resultado de la empresa. Estas operaciones son:



o

Contabilización de las variaciones de existencias

o

Periodificación contable

o

Contabilización de las provisiones y de las pérdidas por deterioro

o

Contabilización de las amortizaciones

Asientos de regularización. El resultado del ejercicio viene dado por la diferencia entre las cuentas de gastos, grupo 6 y la de ingresos, grupo 7.

Todas las cuentas de gasto, se anotarán en el haber del asiento, para que pasen a tener un saldo nulo, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Mientras que las cuentas de ingreso, se anotarán en el debe del asiento, contra la cuenta de resultado del ejercicio. Una vez que hemos realizado este asiento, estamos en disposición de conocer el resultado del ejercicio. Ya que este es el saldo de la cuenta resultado del ejercicio. 

Asiento de cierre. Al analizar los mayores de las cuentas que hemos ido abriendo a lo largo de nuestro ejercicio económico, veremos cómo sólo las cuentas de activo, pasivo y patrimonio neto tienen saldo. Para que nuestra contabilidad quede cerrada, todas las cuentas deben tener saldo nulo, por lo que procederemos a realizar el asiento de cierre. Para ello deberemos cargar todas las cuentas acreedores y abonar las cuentas deudoras. Cuando estas anotaciones se pasen al libro mayor, tendremos todas las cuentas con saldo cero.



Balance de situación final. Para realizar el balance de situación, solo tenemos que poner las cuentas que aparecen en el haber del asiento de cierre, en el activo del balance y las que aparecen en el debe, en el pasivo. Este balance de situación final, será el balance de situación inicial del ejercicio siguiente. (Viteri, 2016)

Luego de haber leído la propuesta del proceso que siguen las empresas durante un ciclo contable definido por Way, (2018) y Viteri, (2016) me permito mencionar que ambos coinciden en que un proceso contable empieza con la identificación de la empresa en cuento a su constitución y activos, pasivos y capital que posee, esto en el estado de situación inicial y asiento de apertura, luego de esto empiezan a realizar los asientos contables determinados en sus transacciones, hasta concluir con el libro mayor y la realización de los estados financieros que determinan las pérdidas y ganancias durante su ejercicio.

PROCESO DE AJUSTES Y CIERRE DE CONTABILIDAD Prácticas Contables, (2012), nos proponen las siguientes pasos para el proceso de ajustes y cierre de contabilidad:

Proceso de Ajustes y Cierre:

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los resultados de las operaciones de la misma. El proceso de registro de las transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base de acumulaciones. En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda sobre la primera. Todos los registros contables de esta forma son efectuados con base en las acumulaciones de partidas de activos y pasivos. En este proceso de registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los

ajustes

a

las

diferentes

cuentas

que

componen

los

estados

financieros. Debido al ciclo económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.

PROCESOS DE AJUSTE: Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de las operaciones:

- Contabilidad en base de efectivo - Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas, métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que pudieran afectar a la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad. El método de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo. Bajo esta premisa, éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en base de efectivo. En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando se obtiene o desembolsa el efectivo. Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no necesariamente debe coincidir con el año calendario. Los estados financieros

suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del tiempo. Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.

CLASIFICACION DE LOS AJUSTES: Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los registros. A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE: Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras presentadas. Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los ajustes a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por

modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida o corregir un registro contable errado. Los ajustes son efectuados para presentar una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las Normas de Contabilidad aplicados a la entidad. Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO: Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se ven afectadas por diferentes cuentas. A continuación, veremos cuáles son los principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo:

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados seguidamente: 

Efectivo en moneda extranjera



Intereses no registrados



Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha del balance general.

AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO: Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables. En este sentido, pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no

pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.

ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES: Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las diferentes partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por consiguiente, también los estados financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias para la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo. Esto se debe a que es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación ajustado, en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del proceso de ajuste. El balance de comprobación ajustado se utilizará para el proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.

PLAN DE AJUSTES Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de comprobación son razonables. Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas con auxiliares se encuentren conciliadas con el saldo de las cuentas relacionadas con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan sido registradas en el período. En este sentido, uno de los

principios contables más importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o apareamiento de ingresos y egresos.

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la autorización de los ajustes a realizar. Para ejecutar tales autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto haya establecido

la

entidad.

En

muchos casos,

las

políticas

no

están

adecuadamente establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras erróneas en los estados financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de ser puesto en práctica. Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben efectuarse para cerrar las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el ejercicio contable siguiente. Esto se realiza mediante la transferencia de saldos entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales será transferido al patrimonio.

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica. (Prácticas Contables, 2012)

Para Hernández, (2014) un proceso de ajuste se lo realiza al finalizar el ciclo contable, nos menciona: PROCESO DE AJUSTE Y CIERRE. Proceso de ajuste Un proceso de ajuste se realiza al terminar un período contable todo esto con el objetivo de actualizar todas las cuentas sobre una base acumulativa, de modo

que sea posible alcanzar estados financieros donde las cuentas presenten su valor real.

El principal propósito de este proceso es el de actualizar los saldos de las cuentas para la elaboración de los estados financieros, además de que es continuo para lograr la mejor asociación de ingresos y gastos al determinar la utilidad neta real lograda en el ejercicio actual y hacer una revelación correcta y exacta del activo y el capital existentes al finalizar el ejercicio.

Los procesos de ajustes deben ser adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el referente a la autorización de los ajustes a realizar.

Proceso de cierre

Es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas. Al finalizar un periodo contable se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una pérdida o utilidad. El proceso de cierre se realiza con el objetivo de saber si su año económico fue favorable o no! En si consiste en lograr cuadrar las cuentas de los grupos 6 y 7 de manera de que el saldo final sea de “0”.

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.

Plan de revisión de ajuste: Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE: Los ajustes son también operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que realmente lo ameriten. Normalmente, los ajustes

afectan en su mayoría a partidas del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general.

PROCESOS DE AJUSTE: Hay dos métodos que son básicos y elementales para registrar las operaciones son: CONTABILIDAD

EN

BASE

DE

EFECTIVO:

aquí

hay

que

registrar

las transacciones u operaciones en los libros el momento en que ingresan y en el momento cuando salen. CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES: Este es el método que utiliza la Empresa para registrar sus transacciones. Y de esta manera poder realizar cada año o cada cierto tiempo sus estados financieros. Balance general; toda empresa necesita conocer si está siendo rentable y saber cuáles son sus resultados para reflejarlos en un documento contable es decir el balance general, en si el balance general es un documento financiero que muestra como esta financieramente la empresa es uno de los estados financieros más importantes ya que mediante él se puede saber la situación financiera de la empresa.

Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos es decir todo lo que la organización tiene), los pasivos todas sus deudas y la diferencia entre estos que sería el patrimonio de la organización. Él debe de realizarse cada año al finalizar el ejercicio económico de la empresa aunque hay empresas elaboran balances al inicio del ejercicio es decir balances de apertura, y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral esos son balances parciales. (Hernandez, 2014)

Hernández, (2014) y Procesos Contables, (2018) nos proponen que el cierre al proceso siempre será un ajuste a las principales cuentas que hayan sido modificadas durante dicho proceso, de manera que se establezcan las pérdidas, ganancias de manera efectiva y que estas permitan tomar decisiones acertadas para el nuevo ejercicio o proceso contable fiscal de la empresa.

Bibliografía Hernandez, L. (03 de Septiembre de 2014). Contaduría Pública. Obtenido de Proceso

de

ajuste

y

cierre:

http://luishernandezmora.blogspot.com/2014/09/proceso-de-ajuste-ycierre.html

Prácticas Contables. (4 de Abril de 2012). Prácticas Contables. Obtenido de Proceso

de

ajustes

y

cierre

de

contabilidad:

http://prcticascontables.blogspot.com/2012/04/proceso-de-ajustes-ycierre-de.html

Viteri, C. (25 de Diciembre de 2016). Finanzas y Contabilidad. Obtenido de El proceso

contable

de

una

Empresa:

https://finanzascontabilidad.com/proceso-contable-empresa/

Way, J. (01 de Febrero de 2018). Cuida tu dinero. Obtenido de Seis pasos del proceso contable: https://www.cuidatudinero.com/13167295/seis-pasosdel-proceso-de-contabilidad