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Fundamentos de Administración Código 100500_85

Proceso administrativo de la empresa PepsiCo

Realizado por: Cesar Andrés Mayusa Martínez 1030638792

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas – ECACEN Bogotá, D.C Abril, 2016

Fundamentos de Administración Código 100500_85

Proceso administrativo de la empresa PepsiCo

Presentado al docente: Luz Echevarría.

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas – ECACEN Bogotá, D.C Abril, 2016

Resumen

En el siguiente trabajo pudimos establecer un análisis detallado a los distintos factores que aplican en una empresa, en este caso se estudió a PepsiCo para la sucursal de Bogotá, con el fin de establecer presupuestos, procesos y entender un poco el proceso administrativo que una empresa requiere; replanteando una nueva estrategia a futuro y estudiando los distintos factores que pueden perjudicar el desarrollo de estas ideas con el fin de evidenciar un producto conforme para el consumidor

Palabras claves: (Procesos, estrategia, empresa, futuro, producto)

Abstact

In this paper we were able to establish a detailed report to the various factors that apply in a business analysis in this case was studied to PepsiCo for the branch of Bogotá, in order to establish budgets, processes and understand a little the administrative process a business It requires; restating a new future strategy and studying the various factors that can impair the development of these ideas in order to demonstrate a product according to the consumer.

Keywords: (processes, strategy, business, future product)

Tabla de contenido Objetivo General ............................................................................................................................. 13

Objetivo específico ...................................................................................................................... 13 Diagnóstico ........................................................................................................................... 14

1. 1.2

Productos. .......................................................................................................................... 14 Análisis de la empresa ......................................................................................................... 15

2. 2.1

Cinco fuerzas de Porter ..................................................................................................... 15

2.2

Análisis interno ................................................................................................................. 16

2.2.1 Diagnóstico Interno ........................................................................................................... 17 2.3

Análisis Externo ................................................................................................................ 17

2.3.1 Diagnóstico Externo .......................................................................................................... 17 Planeación ............................................................................................................................ 18

3. 3.1

Misión: .............................................................................................................................. 18

3.2

Visión ................................................................................................................................ 18

3.3

Objetivo ............................................................................................................................. 18

3.4

Metas ................................................................................................................................. 18

3.5

Actividades ........................................................................................................................ 19

3.6

Diagrama de Gantt ............................................................................................................ 19

3.7

Presupuesto ....................................................................................................................... 19 Organización ........................................................................................................................ 20

4. 4.1

Organigrama ...................................................................................................................... 20

4.1.1 Estructura de la organización:............................................................................................ 20 4.2

Determinar la autoridad ..................................................................................................... 20

4.3

Responsabilidad de los trabajadores.................................................................................. 21

4.4

Organización formal e organización informal o de información ...................................... 21

4.5

Deberes de cada empleado. ............................................................................................... 21

4.6

Áreas de autoridad y responsabilidad................................................................................ 21

4.7

Recurso por área. ............................................................................................................... 22 Dirección .............................................................................................................................. 23

5.

5.1 Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y eficientemente: .............................................................................................................................. 23 5.2

Fomentar motivación y participación en el personal:........................................................ 23

5.3

Relacionar los componentes del Liderazgo a utilizar:...................................................... 23

5.4

Estilo de liderazgo (Justificar)........................................................................................... 23

5.5

Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. .................................................................. 24

5.6

Proceso de comunicación .................................................................................................. 24

5.7

Comunicación en la organización (identificar ) ................................................................ 24 Control ................................................................................................................................. 25

6. 6.1

Procesos de control básico ................................................................................................ 25

6.2

Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia (benchmarking) ................... 25

6.2.1 Tipos de estándares de puntos clave: ................................................................................. 25 6.2.2 Puntos de referencia (benchmarking) ................................................................................ 26 6.3

Control preventivo o anticipativo ...................................................................................... 27

6.4

Control del desempeño general ......................................................................................... 27

6.5

Control de pérdidas y ganancias: ...................................................................................... 27

6.6

Control mediante el rendimiento de la inversión: ............................................................. 28 El ciclo PHVA (Método gerencial) ..................................................................................... 28

7. 7.1

Realizar el ciclo PHVA (de la empresa de acuerdo con el material) ................................ 28

Referencias ........................................................................................................................................ 28

Tablas Tabla 1 - Análisis interno de la empresa PepsiCo ............................................................................. 16 Tabla 2 - Debilidades y Fortalezas internas de PepsiCo .................................................................. 17 Tabla 3 - análisis externo de PepsiCo ............................................................................................... 17 Tabla 4 – Oportunidades y Amenazas de PepsiCo........................................................................... 17 Tabla 5 – Distribución del Presupuesto............................................................................................ 19 Tabla 6 – Presupuesto por área Mensual ........................................................................................... 22

Objetivo General

Realizar un análisis detallado a los distintos sectores y factores que aplican en una determinada empresa en este caso, PepsiCo, evidenciando una investigación y un planteamiento a la estructura administrativa.

Objetivo específico Investigar las distintas competencias en el entorno que la compañía tiene actualmente y los principales competidores que están en auge. Analizar el entorno donde trabaja la empresa, para ellos se videncia un análisis a presupuestos, áreas administrativas y procesos que la compañía tiene Realizar una restructuración a los métodos en que la compañía opera, y plantear nuevos ámbitos para seguir creciendo y mejorando los productos que la compañía tiene.

Funciones administrativas de la Empresa PepsiCo

1. Diagnóstico 1.1 Pepsi cola, es una Multinacional estadunidense de bebidas y aperitivos, la cual fue fundada en 1890 en carolina del norte por el farmacéutico Caleb Bradham, y distribuidora de la bebida PEPSI (rival directo de la coca-cola) actualmente tiene presencia en casi 200 países y acreedor de franquicias para la distribución de aperitivos y bebidas con o sin gas); actualmente cuenta con una sede en Bogotá donde se procesa y distribuye los distintos aperitivos, además de haber firmado un convenio con postobon quien es la encargada de distribuir localmente las bebidas. 1.2 Productos. Actualmente en Colombia PepsiCo tiene presencia en con los productos            

Margarita, De Todito Doritos Quaker Natuchip Chetos Pepsi 7up Gatorade Mountain Dew Lipton Squash

2. Análisis de la empresa 2.1 Cinco fuerzas de Porter

Competidores Potenciales: Big Cola Yupis

Proveedores: Norma Comasa Kerry Palmex

Competidores Actuales: Coca- cola Súper ricas

Productos sustitutos: 7up Mountain Dew

Clientes: Habitantes de Bogotá y alrededores entre los 10 años a los 40 años

2.2 Análisis interno

Tabla 1 - Análisis interno de la empresa PepsiCo Áreas funcionales de la empresa Administrativa Comercial Operativa Financiera Total Fuente: (alvarez, 2012)

% 0.2 0.3 0.3 0.2 1

Puntos 3 4 3 3 3.25

Ponderación 0.6 1.2 0.9 0.6 3.3

La empresa PepsiCo, frente al mercado nacional tiene pocas debilidades ya que al ser una empresa que cuenta con un gran campo comercial, es apoyada por las áreas operativas entregando los productos en óptimas condiciones lo cual se evidencia en las ganancias que tienen los productos al ser distribuidos al mercado y consumidos por las distintas personas. Áreas funcionales de la empresa (administrativa, comercial, operativa, financiera) %: es el peso relativo de cada factor en el total de Áreas funcionales de la empresa. Se representa en decimales. La sumatoria (total) de los factores debe ser igual a 1. Puntos: es la calificación que se le da a cada Áreas funcionales de la empresa y va de uno (1) a (4), así: 1: Alta debilidad; 2: debilidad Menor; 3: Fortaleza Menor; 4: Alta Fortaleza. El total resulta de dividir los puntos entre el número de Áreas funcionales de la empresa identificados. Ponderación: es el resultado de multiplicar el porcentaje por los puntos. Nota: Esto se hace en todos los cuadros de análisis interno y externo

2.2.1

Diagnóstico Interno

Tabla 2 - Debilidades y Fortalezas internas de PepsiCo No. 1

Debilidades Financiera: 0.2%, 3 puntos, y ponderación 0.6. Se debe buscar la economía al comprar o conseguir los insumos

2

Administrativa: 0.2%, 3 puntos, y ponderación 0.6. Al ser una gran empresa hay un organigrama muy extenso

Fortalezas Comercial: 0.3%, 4 puntos, y ponderación 1.2 Los productos son acogidos en el mercado por una gran cantidad de consumidores por encima de otros productos Operativa: 0.3%, 3 puntos, y ponderación 0.9 Ya que sus productos tienen mayor demanda es necesario emplear a muchas personas para trabajar en la planta

Fuente: (alvarez, 2012) Al ser una gran empresa solo falta pulir ciertos detalles y corregir algunos errores para ser una empresa líder a nivel nacional ya que la innovación se presenta cada día y es necesario tener estrategias para mejorar 2.3 Análisis Externo Tabla 3 - análisis externo de PepsiCo Áreas de la empresa Económico Social Político Jurídico Tecnológico Total Fuente: (alvarez, 2012)

% 0.3 0.3 0.1 0.1 0.2 1

Puntos 4 4 3 1 3 15

Ponderación 0.12 0.12 0.3 0.1 0.6 1.15

Dentro del entorno externo la empresa tiene gran acogida, ya que muchas personas consumen sus productos, pero pese a las campañas publicitarias y si no tienen resultados algunos la empresa puede perder credibilidad, y acarrear procesos judiciales. 2.3.1

Diagnóstico Externo

Tabla 4 – Oportunidades y Amenazas de PepsiCo No. 1 2 3 4

Oportunidades Económico: 0.3%, 4 puntos, y ponderación 0.12 Social: 0.3%, 4 puntos, y ponderación 0.12 Tecnológico: 0.2%, 3 puntos, y ponderación 0.6 Político: 0.1%, 3 puntos, y ponderación 0.3

Amenazas Jurídico: 0.1%, 1 puntos, y ponderación 0.1

Fuente: (alvarez, 2012) Dentro del sector que opera la empresa, tiene grandes oportunidades ya que esta respeta y protege todas las normas así como brindar un buen servicio al consumidor para que esa amenaza que esta latente se minimice.

3. Planeación 3.1 Misión: Somos una empresa fabricante y distribuidora de snaks y bebidas gaseosas, la cual busca ser la empresa número uno del mercado a nivel de refrescos y comidas en paquete, los cuales pueden ser consumidos por personas de distintas edades, abarcando un compromiso en cuidar y preservar el medio ambiente con sus distintos empaques y sus procesos de reciclaje de los distintos envases de gaseosas, ya que contamos con una planta dotada con tecnología de punta, donde tratamos y procesamos de nuevo las distintas botellas de vidrio, plástico y latas; todo esto con el fin de brindar un producto agradable confiable y trascendente; perseverando los valores humanos y la calidad de vida a la hora de brindar un buen servicio, ya que trabajamos con responsabilidad social. 3.2 Visión Para el 2021 seremos la empresa mayor catalogada innovando con productos aperitivos de paquetes y bebidas, buscando la manera de llegar a los sectores donde aún no son consumidos nuestros productos por problemas médicos o restricción; lanzando al mercado productos, endulzados naturalmente o si grasa trans, con el fin de satisfacer estas necesidades. 3.3 Objetivo Conservar un crecimiento saludable para las personas buscando mejorar los ámbitos sociales y resguardando la calidad de vida humana siendo la empresa número uno en brindar calidad de vida humana y oportunidades de vida para cuidar el medio ambiente. 3.4 Metas  

Ser la empresa líder en aperitivos, snaks, bebidas y bebidas a base de té con el fin de tener una acogida por aquellos consumidores que prefieren la competencia. Implementar más tecnología de punta, para mejorar la calidad de vida de nuestros trabajadores así como la de nuestros consumidores para llegar a tener un crecimiento nivel nacional.

3.5 Actividades No. 1 2 3 4 5 6

Actividades Crecimiento en el mercado actual Desarrollo de nuevos productos para los consumidores Nuevas plantas de producción y procesamiento Integración a distintos mercados Apoyo y mejoramiento de la calidad de vida a los consumidores y empleados Encuestas y Mercadeo para nuevos productos

3.6 Diagrama de Gantt ACTIVIDADES

ABRIL 1 2 3 4

MAYO 1 2 3 4

JUNIO 1 2 3 4

TIEMPO DE EJECUCION JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Crecimiento en el mercado actual Desarrollo de nuevos Productos para los consumidores Nuevas plantas de producción y procesamiento Integración a distintos mercados Apoyo y mejoramiento de la calidad de vida a los consumidores y empleados Encuentas y Mercadeo para nuevos productos

3.7 Presupuesto El presupuesto para el 6 meses del 2016 será de 450.000 millones de pesos (Valor Apx) Tabla 5 – Distribución del Presupuesto No. Áreas funcionales 1 2 3 4

Administrativa Comercial Operativa Financiera Total Fuente: (News, 30)

Número de dependencias 5 5 3 2 15

Presupuesto por área funcionales 50.000.000.000 150.000.000.000 225.000.000.000 25.000.000.000 $ 900.000.000.000

4.

Organización 4.1 Organigrama

4.1.1

Estructura de la organización: La organización cuenta con una dirección general, la cual es la cabeza principal de la compañía; tenemos el gerente general, y varios gerentes por áreas los cuales, controlan la calidad del trabajo de las dependencias que se dividen del área.

4.2 Determinar la autoridad La autoridad general para el área de Bogotá es el Gerente general el cual, es el encargado de velar y supervisar que todas las metas planeadas se estén cumpliendo y que haya un desarrollo y un crecimiento de la empresa para poder entregar resultados a la dirección general de la compañía.

4.3 Responsabilidad de los trabajadores Los trabajadores deben acatar las reglas así como, cumplir con los parámetros establecidos en cada área evitando, la mala presentación personal, y el cuidado de las instalaciones, 4.4 Organización formal e organización informal o de información Cada área debe velar por que se cumplan los procesos para tener un producto limpio y ordenado, y se divide el trabajo en: 

Coordinación: es la encargada de diseñar, dirigir, verificar, ordenar, y establecer los distintos factores para el desarrollo de un producto, que cumpla con los distintos estándares de calidad.



Producción: es la encargada de que lo planeado, se ejecute, utilizando las materias primas y la investigación ya desarrollada para poder tener un producto ameno al cliente



Distribución: es la encargada de que el producto llegue de cierta manera a los clientes, ya sea por publicidad, o simplemente llevando el producto a los distintos, puntos de comercialización del producto

4.5 Deberes de cada empleado. Cada empleado tiene como deber fundamental, el respeto y la identidad hacia la empresa, cumpliendo la normatividad, y dando un buen uso al nombre de ella evitando tachar los logros que las demás personas han alcanzado. 4.6 Áreas de autoridad y responsabilidad. 

Dirección: es la encargada de oriental la empresa a nuevos sectores dando un buen uso y manejo de la misma



Gerente general: es el encargado de verificar que todos los procesos se cumplan sin afectar las personas o el medio ambiente ya que él es legalmente el encargado de la empresa



Gerente Administrativo: es el encargado del área de administrativa y que vela por que haya procesos limpios durante el trabajo



Gerente financiero: es el encargado de supervisar las finanzas de la empresa, cuidando los presupuestos y evitando que se derroche dinero.



Gerente comercial: es el encargado de realizar, ofrecer y verificar que el producto se comercialice, ya sea con campañas publicitarias, marketing o cerrando negocios con otros distribuidores.



Gerente Productivo: es el encargado de que los procesos para crear el producto se cumplan, velando por un proceso, limpio y ordenado, con calidad y evitando que los tiempos para la distribución se cumplan.

4.7 Recurso por área. Cada área tiene el cómo recursos el 10% del presupuesto semestral en lo cual se abarcan insumos y materias primas para el desarrollo del trabajo Tabla 6 – Presupuesto por área Mensual No. Áreas funcionales 1 2 3 4

Administrativa Comercial Operativa Financiera Total Fuente: (News, 30)

Número de dependencias 5 5 3 2 15

Recursos 5.000.000.000 1.500.000.000 2.250.000.000 250.000.000 9.000.000.000

5.

Dirección

5.1

Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y

eficientemente: Cada gerente de área es el encargado de que las actividades sean distribuidas equitativamente en el grupo de trabajo, para ello es necesario generar un ambiente de motivación, siendo un líder que determine, poniendo en práctica las distintas normas de la empresa y siendo vigilado y apoyado por recursos humanos y calidad 5.2 Fomentar motivación y participación en el personal: Para generar la motivación del personal es necesario generar un plan motivacional donde se premie las buenas ideas y nuevos proyectos para la empresa siendo ellos quienes puedan llevar la dirección de las nuevas ideas 5.3 Relacionar los componentes del Liderazgo a utilizar: Con el fin de generar un buen liderazgo en el grupo de trabajo es necesario tener confianza y comunicación siendo los pilares fundamentales para que se pase de ser un jefe a un líder, donde se demuestre que se aprecia las buenas ideas y el conocimiento previo, donde se premie el compromiso y la dedicación para la empresa 5.4 Estilo de liderazgo (Justificar) Para el desarrollo de las buenas actividades se planteara que el líder del grupo de trabajo se guiara en un liderazgo democrático con la tendencia de involucrar a los subordinados en la toma de decisiones, y apoyando las buenas ideas que se piden plantear en el grupo alentando la participación en la decisión de métodos y metas de trabajo, promoviendo la autocrítica y la retroalimentación por parte de todo el grupo de trabajo.

5.5 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. Como deber fundamental de grupo de trabajo cada empleado debe acoplarse a las reglas de trabajo, fomentando los valores que han inculcado en casa, con el fin de generar un ambiente óptimo y agradable, con comportamientos éticos y ejemplares para muchos empleados, dando ejemplo y empezando principalmente por el gerente general, hasta el último empleado asociado a la empresa. 5.6 Proceso de comunicación Para tener una excelente comunicación, se puede implementar un sistema de charlas o mesas de ayuda, para promover la conversación y el dialogo, si es necesario se pueden incluir los gerentes de área, así como los distintos gerentes con el fin de promover la comunicación durante la empresa. Si se es necesario solucionar problemas se debe seguir el conducto regular, y empezar por el jefe directo, y si no se soluciona el problema llegar hasta el gerente general. 5.7 Comunicación en la organización (identificar ) Se contara con un conducto regular el cual empezara con: 

Jefe Directo: será la primer persona a quien requerir para solucionar inconvenientes que se presenten durante el trabajo,



Coordinador/supervisor: Es el la persona encargada de escuchar y atender los requerimientos de los empleados si el jefe directo no puede solucionarlos, o no se llega a un acuerdo con el mismo



Gerente de Área: si el problema, trasciende y el jefe directo o el coordinador/supervisor no dieron solución, es necesario recurrir al gerente de área, siendo la instancia final antes de recurrir al gerente general.



Gerente general: Cuando no se llegue a un acuerdo se debe recurrir al gerente general el cual debe velar que se hayan cumplido los procesos adecuados y verificar por que no se dio solución oportuna.



Dirección General: Es necesario exponer el caso a la dirección si no se solucionó el problema, ya que se debe seguir el conducto regular

6. Control Consiste en la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se cumplan. 6.1 Procesos de control básico 

Establecimiento de estándares: Para ello se realizara el planteamiento de una meta u objetivo que se trabajara en todo el año, con el fin de que los administradores de área puedan basar su criterio de control desde el objetivo planteado.



Medición del desempeño: Se realiza evaluaciones y control frente al desarrollo del trabajo de las personas, con el fin de evitar que el trabajador se desvié del objetivo principal de la empresa y alcance las expectativas que los gerentes de área tienen sobre ellos.



Corrección de la desviación: Si se detecta alguna falla es necesario corregirla antes de que afecte el desarrollo de las actividades de la empresa esto con el fin de que todo lo planeado y estructurado se cumpla. (Jauregui, 2014)

6.2 Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia (benchmarking) 6.2.1

Tipos de estándares de puntos clave: Para medir los distintos estándares de la empresa es necesario guiarnos por los siguientes puntos:



Físicos: En este punto se medirá la operación, producción y utilidad que se le den a las materias primas midiendo la calidad del personal que se contrata y las distintas labores que se encuentran en el área productiva; enfocada al nivel operativo



Costos: Teniendo en cuenta este punto podemos medir las distintas acciones que se realizan en un área productiva, como lo es la mano de obra, las ventas y el costo del producto, todo enfocado al área productiva.



Capital: Con este estándar, se revisa la inversión que se realizó inicialmente a la empresa con el fin de promover y revisar que todos los presupuestos planteados se estén cumpliendo y teniendo la finalidad propuesta.



Ingresos: Podemos medir las ganancias obtenidas de la empresa, por medio de las ventas y demás utilidades que ingresen a la empresa.



Programa: El gerente general planteo un programa para el año con el fin de que los presupuestos se cumplan y sean distribuidos por área, para ello es necesario realizar las distintas retroalimentaciones, por parte de los gerentes de área. y construir un balance productivo. (Paéz, 2013)

6.2.2

Puntos de referencia (benchmarking) Estos puntos de referencia se plantean de la siguiente manera: 

Estratégico: La dirección administrativa estudia varias propuestas para generar una estrategia con la finalidad de balancear los ingresos y porcentajes de la empresa y tener una mayor utilidad durante el año.



Operacional: Se realizará énfasis a los distintos Costos realizando diferencias y balanceo a los distintos productos que la empresa distribuye.



Administrativo: se enfoca a las distintas áreas de la empresa excluyendo el área productiva, con este se puede medir el mercadeo y los distintos factores de publicidad que le empresa tiene, así como los distintos procesos que se han planificado y se deben ejecutar. (Paéz, 2013)

6.3 Control preventivo o anticipativo Con el fin de anticipar los errores tanto humanos como de los procesos tecnológicos que la empresa implementa es necesario crear un plan de contingencia para prevenir y plantear soluciones los problemas que se presenten así como prevenir el daño de los bienes de la empresa en calidad de mantenimientos y reparaciones locativas para tener un mayor desempeño deseado, todo guiado hacia el objetivo principal de la empresa. 6.4 Control del desempeño general El desempeño de cada área, es necesario evaluarlo mediante metas y objetivos que se plantean cada trimestre, los cuales serán revisados con el fin de que el área evaluada este dentro de los estándares requeridos para el desarrollo de la producción, esto será medido por el jefe directo y asciende hasta llegar al gerente general, quien en juntas, con el área de recursos humanos y la dirección general de la empresa revisan que los presupuestos, la producción y el desarrollo de las actividades de la empresa se estén cumpliendo. 6.5 Control de pérdidas y ganancias: El área financiera, junto con los gerentes de cada área deberá revisar que se cumplan las metas planteadas para el año fiscal de la empresa con el fin de que se hayan superado las expectativas planteadas, para ello se debe medir el presupuesto de cada área y presentar un proyecto para que las pérdidas se minimicen.

6.6 Control mediante el rendimiento de la inversión: El área de finanzas deberá velar que la inversión que se realice en los distintos activos fijos sea acorde al porcentaje estipulado por área, para ello es necesario realizar reportes trimestrales con su respectiva sustentación frente al gerente general con el fin de que el porcentaje del presupuesto trimestral se esté cumpliendo y no haya una mayor inversión 7. El ciclo PHVA (Método gerencial) 7.1 Realizar el ciclo PHVA (de la empresa de acuerdo con el material) El ciclo PHVA nos brinda una solución continua de los distintos procesos de la empresa, teniendo en cuenta los distintos factores que se presentan en la empresa.

(admin, 2007)

Referencias admin. (14 de julio de 2007). blog-top.com. Obtenido de http://www.blog-top.com/el-ciclo-phvaplanear-hacer-verificar-actuar/

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