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• Monchemon Sanchez

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PRESUPUESTO Y TIPOS DE PRESUPUESTO PRESUPUESTO: "Computo anticipado de costos de obras y rentas" "Plan maestro detallado y cuantificado que muestra cómo serán adquiridos y usados los recursos de una empresa con el objeto de lograr éxito en sus operaciones." "Plan Financiero que expresa los compromisos estratégicos y las acciones operativas que se llevarán a cabo dentro de la organización. Se caracteriza por ser bastante detallado y porque establece normas para la ejecución de las acciones y porque sirve de base para alcanzar una mayor productividad." "Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa" Clasificación de los presupuestos: Distintos son los puntos de vista desde los cuales se puede contemplar los presupuestos. El orden de prioridades que sé de a ellos depende de las necesidades del usuario. Rígidos, estáticos, fijos o asignados: Generalmente se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se permiten los ajustes necesarios ocasionados por las variaciones que suceden realmente. De esta manera se estará efectuando un control anticipado, dejando de lado el concepto de comportamiento económico, cultural, político demográfico o jurídico de la región en donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el Sector público. Flexibles o variables: Los presupuestos serán flexibles o variables si se elaboran para diferentes niveles de actividad y son capaces de adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Para cada nivel de actividad de la empresa, muestran cómo debe variar su importe de acuerdo a los cambios de volumen ya sea de ventas o de producción. Tienen amplia aplicación actualmente en el campo de la presupuestación de gastos ya sean administrativos o de ventas y en la presupuestación de los costos.

TIPOS DE PRESUPUESTOS Indirectos de fabricación en empresas fabriles.

A corto plazo: Los presupuestos serán a corto plazo si la planificación se hace para cumplir el ciclo de operaciones de un año. Este sistema generalmente se adapta más a nuestra economía la cual se ve continuamente afectada por alzas incontrolables En el nivel de precios. A largo plazo: En este campo podríamos ubicar los planes de desarrollo que adopten el estado y las grandes empresas. Las grandes empresas adoptan planes de este tipo generalmente en lo referente a la adquisición de activos fijos y en forma ocasional cuando tratan de planificar todas sus actividades, bajo la modalidad conocida como "uno-cuatro" esto es, aquella en la cual se detalla ampliamente el primer año y se presentan datos generales para los años restantes. En otros términos, con este sistema se trata de hacer una planeación a largo plazo y luego detallar y cuantificar todas las actividades del primer año. Una vez que se cumpla el primer año será necesario revisar el plan de largo plazo y aprovechando las experiencias, adicionar un nuevo año a ese plan, formular planes detallados para el año dos y cuantificados por medio del presupuesto. Presupuestos del Sector Público: Los presupuestos serán del sector público si en ellos se trata de verter la cuantificación de los programas de organismos y entidades oficiales. Cuando se hizo su aparición en Colombia se limitaba al cálculo de una serie de cifras sin fijación de objetivos definitivos ni resultados. El énfasis recaía en los "elementos y servicios y no en los objetivos que podría alcanzar la dirección de la entidad" Esta forma de cálculo de ingresos y gastos públicos se usó durante varios años, dando surgimiento a lo que más tarde se denominó presupuesto tradicional. Presupuesto del Sector Privado: Usado por las empresas particulares. Algunos lo conocen como "Presupuestos empresariales" y en ellos se intenta planificar todas las actividades de la empresa.

Presupuesto en Base Cero: Relacionado con el concepto de costeo de actividades, han surgido los presupuestos base cero. Conforme a esta técnica, cada presupuesto se construye sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe estar plenamente justificada. Numerosas organizaciones, tanto privadas como unidades de gobierno, han utilizado los presupuestos en base cero. Existen diferentes definiciones: "Es un proceso, amplio, analíticamente, estructurado que permite a la gerencia tomar decisiones sobre la asignación de recursos en lo referente a los costos indirectos" "Proceso mediante el cual la administración, al ejecutar el presupuesto anual, toma la decisión de asignar los recursos destinados a áreas indirectas de la empresa, de manera que cada una de estas actividades indirectas, se demuestre que el beneficio generado es mayor que el costo incurrido". "El presupuesto base cero consiste en identificar y evaluar detalladamente todas las actividades, alternativas y costos necesarios para realizar los planes". De estas definiciones se puede deducir que la filosofía del sistema es sencilla; se trata de fijar objetivos para cada nuevo período, presentar alternativas para alcanzar esos objetivos y seleccionar la de menor costo y de mayores beneficios. Control del Presupuesto de Ventas: El desarrollo de un plan de ventas adecuado proporciona información básica para el control de las ventas, los costos de distribución y otras partidas relacionada los componentes del plan de ventas deben desarrollarse en función de las responsabilidades administrativas delegadas ya sobre esta base podría lograrse un control eficaz. El control en la función de ventas debe considerarse como una actividad general que comprende la cantidad a vender, los ingresos por ventas, los gastos de publicidad y promoción y los demás gastos de distribución. Un control efectivo exige que tanto las ventas como los costos de publicidad y promoción se miren como único problema en lugar de dos problemas distintos. El control en la función ventas, se logra a través de varias etapas de la actividad administrativa. Como ejemplos indicativos de este control se puede incluir: Número de visitas a los clientes por período o por vendedor. Cantidad de nuevos clientes a obtener.

Importe de los gastos de ventas directos de cada vendedor. Control financiero relacionado mes a mes los costos de venta con el importe de las ventas. Cantidad media de los pedidos solicitados. Número de pedidos a obtener por visitas hechas en una región o territorio específico. Cuotas de ventas por vendedor, por períodos y su importe monetario. Un control efectivo de la función distribución necesita también informes periódicos de resultados que cubran todas las actividades realizadas.

¿Qué es el Pronóstico de Ventas? La planificación y el pronóstico de ventas, son términos que a menudo se confunden. Aunque relacionados entre sí, tienen propósitos claramente definidos. Un pronostico no es un plan, sino más bien una declaración y/o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en los que se basa. Un pronóstico debe verse solo como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas. La administración de una compañía puede tal vez aceptar, modificar o rechazar el pronóstico. En cambio, un plan de ventas incorpora las decisiones de la administración, las cuales se basan en el pronóstico, en otros insumos y en los juicios de la administración sobre conceptos relacionados, tales como el volumen de las ventas, precios, esfuerzos de ventas, producción y financiamiento. Un pronóstico de ventas se convierte en plan de ventas cuando la administración ha tomado en consideración su propio juicio, las estrategias planificadas, los recursos comprometidos, y el acuerdo de la administración de emprender acciones agresivas para alcanzar las metas de ventas. La pronosticación de las ventas, por otra parte, es una función técnica del personal de "Staff". Es importante hacer una distinción entre él pronostico de ventas y el plan de ventas, principalmente porque no debe esperarse-ni permitirse-que el personal técnico interno tome decisiones y exprese los juicios fundamentales de la administración, implícitos en todo plan de ventas.

Aún más, es difícil de cuantificar la influencia de los actos de la administración sobre los potenciales de ventas, para los efectos de pronosticación de las futuras ventas. Por lo tanto, los elementos experiencia y juicio de la administración debe moldear el plan de ventas. Otra razón para identificar al pronostico de las ventas sólo como uno de los pasos en la planificación de las mismas es que los pronósticos de ventas son condicionales, pues normalmente deben prepararse antes de cualquier decisión o plan de la administración en terrenos tales como: ampliación de la planta, cambios de precios, programas promocionales, programación de la producción, expansión o contracción de las actividades de mercadeo y otros componentes de recursos. La diferenciación entre el pronóstico y la planificación, fue resaltada por un autor como sigue: "Cuando el líder de una organización manifiesta que le gustaría tener un pronóstico, lo que a menudo quiere decir es que desea un plan. Desea hacer que algo ocurra y utiliza este plan como un objetivo para la gente dentro de su organización." Presupuesto de Producción? El término se relaciona con ese proceso de transformación de un objeto de trabajo en producto terminado. Como presupuesto hace referencia: La cantidad que se debe producir para satisfacer las ventas planeadas dejando un margen o Stock razonable para satisfacer futuras ventas o ventas no previstas y al costo de esa producción haciendo referencia a los materiales, mano de obra y Cif que serán indispensables para costear esa producción. Aunque ambos son temas de presupuestación, enfocaremos en primer lugar la determinación de esa cantidad a producir. En el cálculo intervienen tres variables: - las ventas esperadas según el pronóstico de ventas - el inventario final esperado el cual se fija teniendo en cuenta principalmente las políticas de inventario (decisión de gerencia o de producción) - el inventario inicial que se haya estimado y con el cual deseamos iniciar el proceso presupuestario Control del Presupuesto de Producción: Como se planteó inicialmente el presupuesto de producción sirve de base para planificar las necesidades de materias primas, la mano de obra, el efectivo, las adiciones a activos fijos y los costos indirectos de fabricación.

Un sistema de control adecuado es esencial para efectuar control sobre los costos, la calidad del producto y las cantidades producidas. Los principales aspectos relacionados con el control de la producción, según algunos autores son: Control de materiales. - análisis de procesos de elaboración - preparación de las rutas de producción - programación de la producción - despacho de la producción Vigilancia continuada en todas y cada una de las etapas del proceso productivo. Un esquema sencillo del control de la producción podría incluir: Se da por entendido que no sólo se deben verificar los resultados reales frente a lo programado sino que deben evaluarse y analizarse estos resultados para aprovechar las experiencias en períodos futuros. Además de los controles diarios y semanales de producción y los niveles de inventarios de productos terminados, debe comunicarse la situación de estos dos conceptos en el informe mensual en que los resultados reales se comparan con los planes y normas.

Presupuesto de Compras? Implica determinar el número de unidades que se debe adquirir para hacer frente al consumo, de manera que haya una producción normal y para tener una cantidad razonable como inventario, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por pérdida o deterioro. En las empresas manufactureras serían muchos los elementos que se incluirían en el concepto de compras pues como es bien sabido se adquieren materiales que van a ser empleados directamente en los productos, materiales indirectos, suministros de fábrica y repuestos. Aquí se habla de compra de aquellas materias primas que van a quedar incorporadas propiamente en el producto y cuyo costo es identificable con el mismo. Si hay variación de precios, se debe contemplar esta posibilidad y presentarla en el presupuesto.

Presupuesto de compra de materiales: Un presupuesto de compras específica tanto las unidades a comprar como el valor presupuestado de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Su importancia es fundamental porque sirve: Para determinar los Stock de materias primas que se deben tener en un período. Para determinar las necesidades de efectivo. Para tener una visión más clara sobre las fluctuaciones de precio de las materias primas en el mercado y para prever las fechas de adquisición en las épocas de menor costo. El jefe de compras al elaborar el presupuesto de compras debe: Formular políticas con respecto a niveles de inventario, determinar las cantidades de materias primas a comprar, estimar el costo por unidad de cada materia prima. Presupuesto de Flujo de efectivo El ejecutivo financiero de la empresa es directamente responsable de la situación de efectivo. Los cobros y los pagos reales serán algo diferentes de los previstos en el plan anual de utilidades. Esta diferencia puede ser el resultado de: - Una variación en los factores que afectan el efectivo. - Circunstancias repentinas e inesperadas que influyen en las operaciones. - Falta de control del efectivo. Es imprescindible que la dirección esté plenamente informada de la probable situación de efectivo con tanta anticipación como sea posible. Suministrando una planificación adecuada, el control continuado de la situación de efectivo debe basarse en términos generales en este procedimiento: hacer una adecuada y continua evaluación de la situación de efectivo tanto presente como probable. Este procedimiento incluye la evaluación y comunicación periódicas, digamos mensualmente, de la situación real de efectivo hasta la fecha. Esto se acopla a una nueva proyección de la probable corriente de efectivo futura que tome considerando que las condiciones presupuestadas son afectadas por acontecimientos inusitados que no se previnieron al desarrollar el presupuesto original efectivo.

El control de efectivo incluye procedimientos para mantener datos al día de la situación de efectivo. Para lograr un control eficaz de efectivo a través de un programa general de presupuestos se debe incluir: - La proyección sistemática de las corrientes de efectivo tanto a corto como a largo plazo. - La proyección mensual de la situación de efectivo. - La evaluación diaria de la situación de efectivo. Presupuesto Financiero o de Finanzas: Las Finanzas: Permiten el análisis global o por partes del sistema y sirven de fundamento a la elección de las mejores alternativas para tomar la decisión definitiva. El Presupuesto financiero incluye el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como erogaciones capitalizables. Presupuesto de tesorería: Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También recibe el nombre de presupuesto de caja o movimiento de fondos porque en él se trata de hacer una posible previsión de los recursos que entrarían a aumentar el efectivo de la empresa (ya sea por venta de activos, por aumento de pasivos y/o aumento de capital) y la posible aplicación que se piense darles. Se formula por períodos cortos, ya sea meses o trimestres. Es importante porque mediante él se tratan de prever las necesidades financieras de la empresa y la forma como se van a prever los recursos, lo cual ayuda a la administración a seguir sanas políticas de financiación. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá más o menos el importe de las construcciones de nuevos edificios, ampliación de departamentos productivos. Sirve como medio de evaluación de las posibles alternativas de inversión así como para conocer el monto de los fondos que se requieren y su disponibilidad en el tiempo.

Una vez terminadas las obras será necesario comparar las estimaciones con sus valores reales. Los altos porcentajes de crecimiento en el nivel de precios afectan en gran medida todo tipo de inversiones futuras a largo plazo. Por eso inversiones que se proyectan inicialmente a un año con pocos miles de pesos, pueden salir con costos de millones de pesos en poco tiempo. Entonces se debe ser cuidadoso al presupuestarlos y emplear métodos adecuados para su correcta evaluación. Presupuesto de Operación: Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se labora y cuyo contenido se resume generalmente en un estado de pérdidas y ganancias proyectadas. Entre éstos podríamos incluir: - Ventas. - Producción. - Compras. - Uso de Materiales. - Mano de Obra y - Gastos Operacionales. Presupuesto de gastos de operación: La información final que sirve como complemento al plan de utilidades es el presupuesto de gastos operacionales tradicionalmente conocido como gastos de administración, ventas y financieros. Como es bien conocido, los gastos de ventas deben presentarse conjuntamente con el plan de ventas. De ellos ya se hizo alusión al tratar de planificar las ventas y debido a su consideración especial se presentaron en esa parte. Los denominados gastos administrativos incluyen toda una serie de erogaciones que sin ser producción ni distribución son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa. Debido a que la mayoría de los gastos administrativos son fijos persiste la inclinación a no controlarlos a excepción de los sueldos de ciertos funcionarios que en muchos casos los fija el consejo de administración; los demás tienen una "influencia bastante significativa" de las políticas y decisiones de la gerencia.