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Se Fase 2- Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Actividad Individual

Nombre del estudiante: Jonathan Gonzalez Alegria CC. 1024576157

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios - ECACEN Programa de Administración de Empresas Bogotá, 2020

Introducción

La administración de empresas mediante la organización, planificación, dirección y control de los recursos que tiene a su disposición, es la encargada de dirigir todos los recursos que posee (humanos, económicos, tecnológicos, etc.). Lo que busca es lograr el máximo beneficio posible de acuerdo con sus políticas internas, su misión, visión y los objetivos que fueron planteados desde el inicio. Este trabajo nos permitirá simular cómo es crear una empresa a nivel administrativo donde involucre todos los pasos que intervienen en un proceso de creación, tanto a nivel legal como, como a nivel interno, donde a nivel legal debemos conocer las leyes que lo rigen, el tipo de empresa según los criterios económicos y jurídicos, a nivel interno, en la parte de planeación y organización, debemos elaborar nuestra misión, visión, objetivos, políticas, presupuesto, el organigrama.

Objetivos

Objetivo General 

Simular en esta primera fase todo el proceso de creación de una empresa en donde desarrollaremos y aplicaremos los cuatro conceptos de un proceso administrativo, la planeación, la organización, la dirección y el control.

Objetivos Específicos 

Analizar, planear y desarrollar la simulación de crear una empresa desde cero, es decir, partiendo de la idea de formar empresa, tomando y asumiendo el rol de gerente.



Redactar dentro de los dos procesos administrativos a trabajar planeación y organización, los conceptos que éstas involucran y que deben ser el objetivo a mediano y largo plazo, estos conceptos son la misión, la visión y las políticas que regirán en la empresa,



Diseñar y crear la simulación de un presupuesto, el organigrama y las funciones que tendrá cada empleado dentro de la empresa.



Implementar lo leído y aprendido en los recursos educativos dados por el curso y la tutora con el fin de consolidar un buen trabajo de planeación y organización.



Continuar trabajando en los conceptos de dirección y control estableciendo las características que debe tener un líder, la forma de comunicación que se tendrá con los empleados y el control y las correcciones que se realizarán en los casos presentados.

Usted ha sido asignado como gerente de la empresa KOBA Colombia S.A.S, para ello debe desarrollar los siguientes puntos: 1. Análisis de la organización: Elabórese un breve historial de la empresa: Tiendas D1 fue creada en el 2009 en Medellin, por KOBA Colombia S.A.S, siendo pionera en el modelo de hard discount (tiendas de descuento duro), convirtiéndose en la primera cadena de descuento en llegar al país, con un formato que revolucionó la manera de hacer mercado de los colombianos. Tiendas D1 ofrece productos de alta calidad a precios muy bajos, con un surtido limitado y un significativo componente de marcas propias. Determine para la empresa seleccionada, marque con una X según actividad económica, tamaño y tipo de sociedad ACTIVIDAD ECONOMICA • MINERAS • AGROPECUARIAS _ • INDUSTRIALES • COMERCIALES x • SERVICIOS

TAMAÑ0 • MICRO • PEQUEÑA • MEDIANA • GRANDE x

TIPO DE EMPRESA • S.A.S. x • LTDA • UNIPERSONAL • OTRA

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:

Tabla 1 Fortalezas de la Organización Tiendas D1 Valor Variables

Fortaleza s

(Califica r de 1 a

5)

  Producción

 

 Mercadeo

  

Talento humano   

Finanzas

 

Apoyo a marcas nacionales y propias lo que permite tener diversidad al momento de escoger. Variedad en diferentes productos del mismo tipo. Auto servicio, lo que permite escoger con calma y tranquilidad. Alto almacenamiento dentro de las tiendas, lo que permite tener contante disponibilidad de los productos. Alianzas estratégicas con diferentes marcas, lo cual permite tener muy buenos productos. Constante publicidad por medio de redes sociales. Amabilidad y disposición por parte de los empleados. Atención oportuna, eficaz y amable por parte del personal que atiende PQR, inclusive por redes sociales. Apoyo en todo tanto al empleado como al cliente. Precios más asequibles en productos que por lo general no son económicos. Precios bajos en todos los productos a comparación con otros almacenes de cadena y tiendas. Pagos con cualquier medio de pago. (Efectivo, tarjeta Débito y Crédito. Crecimiento como empresa debido a los ingresos económicos, lo que ha logrado que implementen tiendas en lugares donde no se contaba con una tienda de cadena tan

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3

4

5

amplia.

To tal

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Fuente: elaboración propia. Análisis de las fortalezas: De acuerdo a las fortalezas mencionadas anteriormente, se evidencia que la empresa está bien consolidada, cuenta con fortalezas en diferentes campos, lo que permite tener una alta fidelización de clientes. Tabla 2 Debilidades de la Organización XXX Valor (Califica Debilida des

Variables

r de 1 a 5)

 Producción

   

Mercadeo 

 Talento humano 

Sacan de venta productos que ya se encontraban altamente posicionados. Muchos productos se venden para vencer a un plazo muy corto. Poca publicidad en medios de comunicación. No cuenta con tienda virtual propia. No cuenta con programas de fidelización de clientes. Desorganización en los pasillos y estantes lo que ocasiona reducción de visibilidad de los productos. Muchas veces los empleados no tienen una información clara sobre consultas que se realizan directamente en las tiendas (Porductos, procesos etc) Cuando la tienda esta con alta afluencia de

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4

3

compradores, no se cuenta con el personal suficiente para acaparar todo lo que se requiere. (Bodega, atención a clientes, cajeros, repositores. Etc)  Finanzas

Deficit en productos que vencen muy rápido y productos que se encuentran averiados.

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To tal

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Fuente: elaboración propia. Análisis de las debilidades: De acuerdo a las Debilidades mencionadas anteriormente, se evidencia que es necesario implementar estrategias que fortalezcan y aumenten a las tiendas en el mercado competitivo actual. Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente: Tabla 3 Oportunidades de la Organización XXX Valor (Califica Oportunida des

Variables

r de 1 a 5)

 Clientes

  

Proveedores 

Aumento de clientes de diferentes clases sociales. Establecimientos ubicados cerca de sus principales consumidores. Alto crecimiento en el segmento Hard Discount. Alto crecimiento electrónico en ventas retail. Variedad de productos de diferentes proveedores.

5

4

Social Cultural Político - legal Económico

 

Una amplia expansión en el territorio nacional. Economía estable con políticas de protección al sector privado.



Tendencia al crecimiento. To tal

4 4 4 21

Análisis de las Oportunidades: De acuerdo a las Oportunidades mencionadas anteriormente, se evidencia que la diversificación tanto en cantidad de tiendas como en el ofrecimiento de productos hacen de la empresa una de las más visitadas por diferentes tipos de clientes. Tabla 4 Amenazas de la Organización XXX Valor (Califica Variables

Amenazas

r de 1 a 5)

 Clientes Proveedores Social Cultural

   

Político - legal  Económico

Demasiada competencia, lo que ocasiona menor presencia de clientes. Aumento de costos por parte de los proveedores. Poca publicidad. Competidores directos están creciendo más rápido. Posibles demandas por competencia desleal, esto por inconsistencia en contratos con los proveedores. Aumento de los impuestos directos e indirectos.

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4

2

4

To tal l

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Fuente: elaboración propia. Análisis de las amenazas: De acuerdo a las amenazas mencionadas anteriormente, se evidencia que es necesario implementar mejoras en diferentes aspectos y así no solo conservar a los clientes fieles, si no atraer a otro tipo de clientes.

Planeación: 2. Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada: Establecer la situación actual y el futuro deseado, con los siguientes indicadores de gestión: Productividad, efectividad, eficiencia y eficacia. Tabla 5 Diagnóstico de la Organización XXX Variables

Situación actual (De acuerdo con el análisis DOFA)

Futuro deseado (Cómo ve la empresa en el futuro)

Productividad Efectividad Eficiencia Eficacia Fuente: elaboración propia. Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya posee una misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión, elabórelas.

Misión:

Visión:

Somos un grupo humano formado con sólidos principios éticos y morales que busca satisfacer las necesidades de nuestros clientes con honestidad, serenidad y respeto. Somos líderes del mercado colombiano en tiendas de descuento duro (Hard Discount), siempre garantizando comercializar productos seguros, inocuos y de alta calidad a precios bajos y brindando el mejor producto a nuestros consumidores, generando una cuota de tranquilidad en la economía de los hogares colombianos.

Consolidarnos como empresa dominante en todo el territorio nacional, dándonos a conocer como líderes del mercado, y ser así los preferidos por los hogares colombianos, siempre garantizando nuestra principal promesa de valor “Calidad alta a precios muy bajos”

Determinar los valores corporativos Honestidad: Enmarcar las acciones en la verdad y hacerlas coherente con nuestro pensar, decir y hacer. Economía: Garantizar en nuestros productos calidad alta a precios muy bajos, con la finalidad de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los Hogares Colombianos Competitividad: Maximizar el uso de recursos, brindado productos y servicios de manera oportuna a nuestros clientes, con precios bajos y de alta calidad. Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo

Corto plazo (1 a 3 meses) 

Implementar las compras online propias desde la página web, con un margen de éxito

Mediano plazo (3 meses a 1 año)  Aumentar la publicidad, participación y presencia en todos las ciudades del

Largo plazo (1 a 5 años) 

Superar a la competencia en visibilidad y ventas dentro del mercado on-line

sostenible. 

país.

Buscar y realizar negocios en el mercado nacional y/o internacional para obtener los mejores insumos, donde la calidad sea la misma o mejor que la actual.



. 

Superar el margen anual de ventas estipulado en al menos 50%.



Incrementar la participación en la canasta de bienes de consumo masivo en Colombia en un 40% para el año 2025

Realizar las políticas Política de satisfacción del cliente

Política de pago a los proveedores

Política de horarios

Políticas de formación al cliente interno 

 

Toda queja o reclamo que realice un cliente por mala calidad en un producto será atendida de inmediato garantizándo le un nuevo producto o la devolución de su dinero si así lo desea.



El pago se realizará mes vencido y será durante los primeros 5 días del mes siguiente.

Los trabajadores estarán regidos por las normas legales, donde no podrán ausentarse del horario de trabajo sin una causa justificada, la cual será estudiada por la empresa.

Todos los trabajadores podrán formarse profesional mente. La empresa dará una ayuda económica (deberán cumplir ciertos requisitos) y su formación no podrá afectar su jornada laboral, la misma

 



Se dispondrá de una línea de atención para quejas y/o reclamos, la cual será revisada conscientem ente y constanteme nte, con el fin de no generar una mala imagen a nivel comercial y/o corporativa hacia los clientes. Para casos donde los clientes realicen sugerencias de mejoras de los productos y estos sean estudiados y viables de



Los pagos se realizan a través de medios electrónicos usando los sistemas bancarios, mediante firmas conjuntas del Gerente General y Asistente de tesoreria y/o la persona responsable del fondo. (Se estudiarían algunas excepciones puntuales). Las facturas nos deben ser enviadas a más tardar los días 10 de cada mes con el fin de alistar el pago por parte del área administrativ

 

El horario de trabajo dependerá del cargo realizado y no sobrepasará lo estipulado por la ley, bajo algunas excepciones como el requerir realizar horas extras.



En caso de requerir al personal realizar horas extras por necesidad de la empresa, las mismas serán las



podrá ser pactada con su jefe inmediato, si el cargo lo permite. Todos los empleados de la empresa deberán ser capacitados como mínimo una vez al año en sus respectivas áreas donde no están incluidas las operativas. Las áreas operativas deberán ser capacitadas por lo menos dos veces como mínimo. En caso de nuevos procesos, cada jefe de sección dará la capacitación necesaria para que el nuevo proceso sea

hacer garantizando la calidad y mejora de este, la empresa podrá otorgar obsequios (productos) como incentivo por su colaboración .

a

que por ley están permitidas y con todos los recargos de ley que conlleva realizarlas.

de conocimient o de todos los involucrado s en esté.

Presupuesto (Establecer el presupuesto con el objetivo a corto plazo)

Recurso s

Humano s

Gerencia

7

Área Administrati va

Área Financie ra

Área Comerc ial

Área Operati va

6

8

7

8

Técnico s

Material

Financier o

6 Computad ores portátiles 1 Computad or de escritorio 7 Teléfonos 1 Impresora

2 Computadores portátiles 4 Computador de escritorio 6 Teléfonos 1 Impresora

2 Computad ores portátiles 6 Computad ores de escritorio 3 Teléfonos 1 Impresora Multifunci onal

Papelería: Resmas de papel. Tinta para impresora Esferos

Papelería: Resmas de papel. Tinta para impresora Esferos

Papelería: Resmas de papel. Tinta para impresora Esferos

Nomina: 7.800.000 Tecnología: 7.800.000 Papelería: 1.000.000

Nomina: 12.000.00 0 Tecnologí a: 8.800.000 Papelería: 1.500.000

Nomina: 29.200.00 0 Tecnologí a: 11.600.00 0 Papelería: 1.000.000

4 Computad ores portátiles 3 Computad ores de escritorio 6 Teléfonos 1 Impresora Multifunci onal Papelería: Resmas de papel. Tinta para impresora Esferos Otros Nomina: 10.600.00 0 Tecnologí a: 10.000.00 0 Papelería: 2.000.000

5 Computad ores portátiles 3 Computad or es de escritorio 5 Teléfonos 1 Impresora Papelería: Resmas de papel. Tinta para impresora Esferos Nomina: 10.200.00 0 Tecnologí a: 11.300.00 0 Papelería: 1.200.000

Organización Realizar la función de la organización: Investíguese si esta empresa seleccionada posee un organigrama, evalúe y redefinir de acuerdo con los niveles competitivos de hoy. Si la compañía carece del organigrama, elaboré.

Mencionar los cargos y funciones según el organigrama. No

CARGO  

1

Junta de Socios

 

2

3

Gerente General

Gerente Comercial

FUNCIONES Definir el plan estratégico general de toda la empresa. Tomar las decisiones más importantes que afecten económicamente a la empresa. Informar a la junta de socios sobre las posibles inversiones a invertir. Nombrar al gerente general y al revisor fiscal.

 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.  Organizar la estructura de la empresa, crear las funciones y los cargos.  Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder.  Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.  Desarrollar e implementar las estrategias de mercadeo a corto, mediano y largo plazo.  Interactuar con las distintas gerencias de la empresa, para conocer las necesidades

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Jefe de Investigación de Mercados



 

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Jefe de Ventas 

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Jefe de Servicio al Cliente

del mercado y el cómo puede desarrollarlas. Guiar a su equipo de trabajo en el correcto ejercicio del marketing Preparar y pronosticar planes y el presupuesto de ventas. Planificar bien las actividades, reduciendo el riesgo y aumentando la rentabilidad de las acciones. Establecer metas y objetivos a corto y largo plazo para ser los primeros en el mercado. Definir el plan estratégico de Marketing y que éstos estén acorde con los objetivos de la empresa. Estudiar las nuevas tendencias tecnológicas como ayuda de nuevos mercados donde la empresa pueda participar. Definir estrategias de comercialización y planes de ventas. Asegurar que el personal de ventas tenga un buen conocimiento acerca de los productos a vender, disponiendo también de muestras de estos. Definir las metas de venta que debe alcanzar cada vendedor individualmente y el grupo. Diseñar y presentar estrategias de ventas e informes para que los analice la gerencia de ventas.

 Diseñar planes y modelos de atención para el manejo de quejas y reclamos.  Realizar seguimiento al modelo de manejo de reclamos, realizando los ajustes necesarios y optimizando el modelo.  Atender los casos mayores que no puedan ser atendidos por su personal de

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 

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Gerente de Producción

 

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Jefe de Producción   

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Área de Control de Calidad

 

apoyo dando una respuesta final y satisfactoria para el cliente. Concientizar a todos los empleados que el servicio al cliente aplica no solo para los clientes externos, recordar que el cliente interno también es muy importante. Garantizar que siempre se tenga stock o inventario del producto para las ventas. Asegurar que la calidad del producto esté dentro de los estándares de calidad definidos. Realizar informes mensuales del área para ser entregados al gerente general. Buscar estrategias para aumentar la eficiencia y eficacia en los procesos de producción, calidad de los mismos y bajo las normas legales vigentes. Supervisar Mantener existencias de productos. Ejecutar y coordinar planes de mejora en los procesos productivos, así como de la seguridad industrial. Asegurar y revisar la calidad de los productos. Realizar pruebas y asegurar que el producto se rijan bajo las normas de calidad establecidas en la empresa. Reportar al jefe de producción si los producto no están presentando la calidad establecida con el fin de tomar acciones de forma inmediata. Aplicar las últimas normas legales establecidas legalmente, adicional a las propias de la empresa. Coordinar la mano de obra, materias primas, empaques, herramientas, maquinaria, prueba de calidad de productos y entrega de estos para su posterior distribución.

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Área de Procesos

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Operarios de Planta

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Área de Inventarios

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Gerente de Tecnología

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Analista de Redes y Datos

 Planificar y maximizar el proceso productivo evitando los desperdicios  Controlar todo el proceso dando solución a inconvenientes menores para que el tiempo de producción sea el menor posible.  Producir con los estándares de calidad dados por la empresa y de manera responsable los productos finales.  Informar sobre novedades que se presenten durante el proceso con el fin de aplicar las correctivos necesarios.  Garantizar siempre que el proceso se realice con excelente calidad y al menor costo posible, es decir sin pérdida de tiempo innecesaria.  Informar periódicamente al jefe de producción sobre el inventario actual de los productos.  Inspeccionar en acompañamiento del área de control y calidad que los productos estén regidos bajo las normas de calidad establecidas.  Asegurar que todos los datos o información de la empresa almacenados en los servidores tengan un respaldo o backup diario.  Coordinar las acciones de su personal para solucionar inconvenientes presentados en las áreas de la empresa.  Administrar los recursos que tenga a la mano con el fin de solventar cualquier situación presentada.  Analizar los datos obtenidos de las diferentes áreas de la empresa con el fin de presentar los informes que sean solicitados  Velar porque la infraestructura de datos esté disponible en todo momento y

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Mantenimiento de equipos   

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Gerente Administrativo 





solucionar los inconvenientes que se presenten en ésta. Realizar el mantenimiento preventivo, coordinado con la demás áreas para garantizar su correcto funcionamiento. Priorizar junto con el jefe de sistemas los inconvenientes presentados en la empresa, con el fin de resolverlos de manera oportuna, dando importancia a aquellos que requieran prioridad de atención Programar mantenimientos preventivos en coordinación con las diferentes áreas para los equipos de computación. Diseñar y garantizar el cumplimiento de las políticas y procesos de captación, selección y contratación. Garantizar el desarrollo de los programas de administración de nóminas, beneficios socioeconómicos y de bienestar integral Garantizar el cumplimiento de todas las leyes legales vigentes en todos los aspectos que a la empresa le compete. Garantizar la administración y cumplimiento de los contratos de servicios por parte de las empresas de salud para el trabajador y su grupo familiar. Supervisar las operaciones de una organización, asegurando que los recursos de la empresa sean empleados correcta y eficazmente. Mantenerse actualizado con las últimas tendencias del negocio y del entorno laboral, ayudará a tomar mejores decisiones. Identificar prácticas y desarrollar procesos de mejora continua para la organización o para un área específica que lo requiera

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Jefe de Vinculación de Personal

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Jefe de Bienestar de Personal

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Director de Compras Nacionales e Internacionales

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Director Logístico

 Ayudar a consolidar, mejorar o implementar los lineamientos o guías bases para la contratación del personal.  Cumplir con los lineamentos dados por la empresa para la contratación de personal temporal, a término fijo e indefinido.  Administrar los recursos humanos, financieros y materiales asignados al área de vinculación de personal.  Gestionar y coordinar proyectos y/o programas asociados a mejorar la calidad de vida laboral, el autocuidado y el cuidado de sus equipos.  Generar reportes e informes sobre la gestión y el funcionamiento del Área de Bienestar de Personal y de los distintos programas realizados.  Proponer a la gerencia de Gestión Humana el plan de desarrollo anual de beneficios y Actividades a realizar, dentro del presupuesto establecido.  Analizar periódicamente los precios, garantizando siempre la mejor calidad y el precio de compra más económico del mercado.  Controlar en colaboración con el área de Calidad que los productos adquiridos estén dentro de los estándares aprobados de calidad.  Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra.  Informar en tiempo real el inventario de la empresa al Gerente Administrativo y de Producción y Tecnología.  Planificar la estrategia para las actividades de transporte, almacenaje, distribución, etc., con el fin de garantizar la satisfacción de los clientes.

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Área de Logística

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Gerente Financiero

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Jefe Financiero

 Desarrollar y aplicar los procedimientos operativos para recibir, manejar, almacenar y enviar productos e insumos.  Coordinar y controlar los procesos logísticos.  Servir de enlace y negociar con otras áreas, proveedores, empresas de transporte, y clientes.  Analizar y resolver los problemas logísticos presentados y realizar las mejoras necesarias.  Cumplir con los calendarios y rutas planeadas y entregadas por el Director Logístico.  Reportar cualquier novedad que se presente en la distribución del producto.  Atender con planes de contingencia eventualidades que se presenten por orden público en las vías de la ciudad o el país  Aplicar los correspondientes procedimientos de salud y seguridad en relación con el movimiento y almacenaje de mercancías.  Coordinar todas las tareas, administrativas, contables y financieras de la empresa.  Administrar informes financieros, carteras de inversión, la contabilidad y todo tipo de análisis financiero de la empresa.  Realizar gestión financiera ante los bancos, proveedores (retrasando pagos) o de clientes (adelantando los cobros).  Coordinar con la asesoría la gestión de impuestos, presentación de cuentas anuales, de libros contables, etc.  Supervisar el proceso de elaboración y pago de nóminas de la empresa, en coordinación con las áreas que involucren este proceso.

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Director de Servicios Generales

 Velar porque todos los pagos que deben realizarse se hagan dentro de los tiempos establecidos.  Controlar el efectivo realizando una adecuada previsión de pagos y cobros para que exista suficiente liquidez.  Coordinar la atención eficiente y oportuna de los servicios generales requeridos por las distintas áreas de la empresa.  Realizar un diagnóstico de las condiciones de la infraestructura, maquinaria y equipo, para elaborar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.  Supervisar la adecuada atención a los servicios realizados a las distintas áreas de la empresa.  Optimizar los recursos humanos, económicos y materiales asignados al área.

Conclusión Tenemos dos conceptos muy importantes que definir antes de pensar en formar una empresa, el primero de ellos es meta o propósito que caracteriza a una empresa, es el porqué de las cosas definido en un periodo de tiempo llamada la misión y el segundo término es la Visión, la cual define el cómo le gustaría verse en torno a sus proyecciones internacionales, ante sus clientes y hacia ellos mismos.

Los objetivos que se planteen deben ser a corto, mediano y largo plazo, pero deben ser coherentes con el anterior, es decir, no podrán ser objetivos independientes, para poder cumplir el objetivo a largo plazo se deben hacer acciones a mediano que permita llegar al de largo plazo y a su vez el mediano plazo se debe conseguir con base en lo realizado en el de corto plazo.

La dirección comprende la capacidad, la actitud y la influencia que tiene el administrador en ejecutar los planes u objetivos dados por la empresa, obteniendo una respuesta positiva de sus empleados en donde debe primar la comunicación, la supervisión, la motivación y la corrección de los errores para evitar volver a realizarlos.

Por medio del control validamos que todo lo planteado en la empresa y en cada área se esté realizando de manera correcta de acuerdo con lo planeado, en caso de encontrar que no es así, se aplicarán los correctivos necesarios que garantice su correcto funcionamiento realizando el control sobre este para garantizar que no volverá a suceder

Es de vital importancia el análisis de los objetivos específicos para tener mayor orientación en el momento de plasmar los procesos administrativos, planeación y organización. Donde se desarrollaron los conceptos asignados requeridos para la creación de una empresa, para que estos sean lo más cercano a la realidad de la empresa

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