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Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones Por Lic. Gabriel Leandro, MBA

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Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración  Algunos planteamientos del pensamiento administrativo  Funciones de los administradores Planeación: Tipos de planes  Pasos y objetivos de la planeación  Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica Toma de decisiones:  Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones  Evaluación de www.auladeeconomia.com alternativas de decisión

Administración: Definición, naturaleza y propósito de la administración

Administración: Definición 

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Es el proceso de:  planear,  organizar,  dirigir y  controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas www.auladeeconomia.com

El proceso administrativo 

El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales

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El proceso administrativo 

El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos: 1. Alcance de objetivos 2. Por medio de personas 3. Mediante técnicas 4. En una organización

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Funciones de la administración Planeación Organización Integración de personal Dirección

Control

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Funciones de la administración 

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Planeación: Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones

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Funciones de la administración 

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Organización: Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

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Funciones de la administración 

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Integración de personal: Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo Reclutar y seleccionar las personas idóneas Evaluar, compensar y capacitar al personal

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Funciones de la administración 

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Dirección: Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

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Funciones de la administración 

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Control: Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc. www.auladeeconomia.com

Funciones de la administración

Control

Alto nivel Nivel intermedio

Mandos inferiores

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Habilidades administrativas 

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Habilidad técnica Habilidad humana Habilidad de conceptualización Habilidad de diseño

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Alto nivel Nivel intermedio

Mandos inferiores

Habilidades técnicas

Habilidades administrativas Habilidades de conceptualización y diseño

Habilidades humanas

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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

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Taylor: padre de la administración científica Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción Se basaba en el concepto del hombre económico

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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

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Fayol: padre de la teoría administrativa moderna Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc. Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc. www.auladeeconomia.com

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

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McGregor: teoría X y teoría Y Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad www.auladeeconomia.com

Teoría X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Teoría Y El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene El ser humano tiene imaginación, creatividad e poca ambición. ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilización del seguridad. potencial humano www.auladeeconomia.com

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

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Likert: Sistemas de dirección Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas www.auladeeconomia.com

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

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Likert: Sistemas de dirección Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones, Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones www.auladeeconomia.com

Enfoque sistémico de proceso administrativo 

Un sistema es:  un conjunto de elementos dinámicamente relacionados  que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo  operando sobre insumos tomados del medio externo www.auladeeconomia.com

Enfoque sistémico de proceso administrativo 

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La empresa se ve como un sistema: Un sistema abierto Un sistema complejo (implica subsistemas) Un sistema dinámico

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Planeación, estrategias y políticas

Planeación 

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Implica determinar misiones y objetivos Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos Requiere la toma de decisiones Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir Planeación y control son inseparables www.auladeeconomia.com

Planeación

Implementación de los planes

Acciones correctivas

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Control

Desviación con respecto a lo planeado

Tipos de planes Misión Objetivos y metas Estrategia Políticas Procedimientos y reglas Programas Presupuestos www.auladeeconomia.com

Misión 

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En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

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Misión 

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Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean Los valores dan forma a su filosofía

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Objetivos y metas 

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Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo. www.auladeeconomia.com

Estrategias 

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Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo www.auladeeconomia.com

Políticas 

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Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta Permiten delegar autoridad sin perder control www.auladeeconomia.com

Procedimientos 

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Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

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Reglas 

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Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad www.auladeeconomia.com

Programas 

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Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado Generalmente se apoyan en presupuestos

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Presupuestos 

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Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.) Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

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Metas Planes estratégicos

Para actividades no recurrentes

Planes operacionales

Planes de un solo uso Programas y Proyectos

Para actividades recurrentes

Planes permanentes

Presupuestos

Políticas Procedimientos www.auladeeconomia.com

Reglas

Pasos de la planeación 

1. Análisis situacional:  Ambiente interno:  Fortalezas  Debilidades  Ambiente externo:  Oportunidades  Amenazas www.auladeeconomia.com

Pasos de la planeación 

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2. Establecimiento de objetivos y metas:  Responder a preguntas como:  Dónde se quiere estar?  Qué se desea hacer y cuándo?  Etc. Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.www.auladeeconomia.com

Pasos de la planeación 

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3. Desarrollo de premisas: Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará: Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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Pasos de la planeación 

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4. Identificación de cursos de acción alternativos: Es necesario identificar las mejores alternativas de acción Examinar sus ventajas y desventajas

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Pasos de la planeación 

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5. Evaluación de las alternativas: Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

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Pasos de la planeación 

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6. Selección de un curso de acción: Se toma una decisión Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

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Pasos de la planeación 

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7. Formulación de planes de apoyo: Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

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Pasos de la planeación 

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8. Presupuestación: Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos: Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

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Administración por objetivos 

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Es un sistema administrativo integral Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

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Administración por objetivos 

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Hace énfasis en la evaluación del desempeño Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y políticas 

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Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo www.auladeeconomia.com

Características de las estrategias 

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Horizonte temporal amplio Impacto final relevante Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines Patrón de decisiones uniforme Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización www.auladeeconomia.com

Principio de la estructura de estrategias y políticas 

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Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica, Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

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Planeación estratégica 

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Es el proceso formal de planeación a largo plazo Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante www.auladeeconomia.com

Características de la planeación estratégica 

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1. Se ocupa de cuestiones fundamentales: Responde a preguntas como: ¿En qué negocio estamos? ¿En qué negocio deberíamos estar? ¿Quiénes son nuestros clientes?

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Características de la planeación estratégica 

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2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias: ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

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Características de la planeación estratégica 

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3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación: Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo

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Características de la planeación estratégica 

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4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad: Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

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Características de la planeación estratégica 

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5. Es una actividad de alto nivel: La alta gerencia debe participar activamente Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización

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Proceso de planeación estratégica 

Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

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Orientación ejecutiva Valores Visión

Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc.

Análisis de la industria

Perfil empresarial

Propósito Objetivos Intención estratégica

Amenazas y Oportunidades

Desarrollo de estrategias alternativas

Debilidades y fortalezas

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Evaluación y decisión estratégica

Implementación

Dirección y control

Algunas estrategias: La matriz TOWS Factores internos

Factores externos

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

Estrategias FO: usar F para aprovechar O

Estrategias DO: superar D para aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA: usar F para enfrentar A

Estrategias DA: minimizar D y A

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Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter 

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Tres estrategias genéricas:  Liderazgo de costos  Diferenciación  Enfoque Se pueden combinar Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentación exitosa de estrategias 

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1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

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Instrumentación exitosa de estrategias 

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4. Revisar regularmente las estrategias 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación 7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias 8. Crear un clima que induzca a la planeación www.auladeeconomia.com

Toma de decisiones

Importancia de la toma racional de decisiones 

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La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como: 1. Establecimiento de premisas 2. Identificación de alternativas 3. Evaluación de las alternativas 4. Elección de una alternativa www.auladeeconomia.com

Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones 

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Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

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Evaluación de alternativas de decisión 

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Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc. Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

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Técnicas cuantitativas 

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Análisis marginal Análisis costo – beneficio Análisis de riesgo Árboles de decisión Otras técnicas de investigación de operaciones

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Selección de una alternativa Experimentación

Experiencia

¿Cuál alternativa seleccionar?

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Decisión tomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgo 

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Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

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Fin Muchas gracias!