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Introducción al Proceso Administrativo: Planeación y Toma de Decisiones Docente: Wilfran Gil Jaramillo 2017-2

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Contenido: Administración: Historia, Definición, naturaleza y propósito de la administración

 

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo



Funciones de los administradores

Planeación: Tipos de planes

 

Pasos y objetivos de la planeación



Estrategias, políticas y proceso de la planeación estratégica

Toma de decisiones:

 

Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones



Evaluación de alternativas de decisión

Administración: Definición, Naturaleza y Propósito.

El Origen de la Administración 



En la Administración, como en la política han existido diferentes corrientes o enfoques, por esto se conocen varias concepciones acerca de la forma mas acertada en que se debe administrar una organización o un gobierno. La historia de estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 años A.C. Seria Confucio quien sentara las bases de la administración China. Después de los chinos, vinieron los egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio.

El Origen de la Administración 

Mas Adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la minería y el comercio además de la guerra, lo cual lo lleva a la prosperidad durante varios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a la par de las guerras y las conquistas, la organización de las instituciones de manera satisfactoria. Estas Primeras experiencias de sistemas administrativos, constituyen lo que podríamos llamar prehistoria del pensamiento administrativo.

El Origen de la Administración 

En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. El señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba los impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la aparición del des centralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eran los señores feudales los que constituían pequeños "estados" y mantenían las monarquías.

El Origen de la Administración 

Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas, la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del Siglo XIX) se tienen varias escuelas, la de administración científica, la del comportamiento, la de sistemas, etc. Pero sin duda, los grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son Frederick Taylor y Henry Fayol, padres de la administración como ciencia.

Administración: Definición 

Es el proceso de:

planear,

organizar, dirigir

y

controlar 

Los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

El proceso administrativo  El

proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales.

El proceso administrativo 

El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:

1.

Alcance de objetivos

2.

Por medio de personas

3.

Mediante técnicas

4.

En una organización

Funciones de la administración

Planeación Organización Integración de personal Dirección www.auladeeconomia.com

Control

Funciones de la administración  Planeación:  Implica

determinar misiones y objetivos

 Determinar

las acciones necesarias para alcanzar los objetivos

 Requiere

la toma de decisiones

Funciones de la administración 

Organización:



Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar



Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas

Funciones de la administración 

Integración de personal:



Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo



Reclutar y seleccionar las personas idóneas



Evaluar, compensar y capacitar al personal

Funciones de la administración 

Dirección:



Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales



Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación

Funciones de la administración 

Control:



Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado



Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa



Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.

Funciones de la administración

Nivel intermedio

Mandos inferiores

Control

Alto nivel

Habilidades administrativas 

Habilidad técnica



Habilidad humana



Habilidad de conceptualización



Habilidad de diseño

Alto nivel Nivel intermedio

Mandos inferiores

Habilidades técnicas

Habilidades administrativas Habilidades de conceptualización y diseño

Habilidades humanas

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Taylor (1856–1915): padre de la administración científica  Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción 1. Se basaba en el concepto del hombre económico. La Revolución Industrial trae como consecuencia crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, lo que produjo una creciente complejidad. 2. Necesidad de aumentar la eficiencia y capacidad de las organizaciones y hacer frente a la competencia que aumentaba entre las empresas. 

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo  1.

2.

3.

4.

Principios de la administración científica de Taylor: Principio de planeación: sustituir la improvisación por métodos basados en el procedimiento científico. Principio de preparación: seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo a sus aptitudes, prepararlos y entrenarlos para producir más y mejor. Principio de ejecución: distribuir diferencialmente las atribuciones y responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea disciplinada. Principio de control: controlar el trabajo para cerciorarse de que está ejecutándose acorde a las normas establecidas y planes previstos.

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

Henry L. Gantt (1861–1919). Instó a la selección científica de los trabajadores y a la “armónica cooperación” entre trabajadores y administradores. Creó la carta Gantt, que fue el primer instrumento de programación de tareas, utilizado hasta hoy.

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo Teoría Administrativa Clásica: destaca el rol de los administradores en una jerarquía estricta y se centra en un desempeño laboral eficiente y firme. - Henri Fayol (1841–1925). Conocido como el padre de la teoría administrativa moderna”, dividió las actividades industriales en seis grupos: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y administrativas. Advirtió la necesidad de una enseñanza formal de la administración. Formuló el proceso administrativo y 14 principios de la administración, como los referidos a la autoridad y responsabilidad, la unidad de mando, la cadena escalar (jerarquía y el espíritu de cuerpo).

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

McGregor: teoría X y teoría Y



Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento



Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad

Teoría X Las personas no gustan del trabajo y lo evitan Las personas deben ser controladas y amenazadas El ser humano trata de evitar las responsabilidades

Teoría Y El trabajo puede ser fuente de satisfacción Las personas pueden ejercer autocontrol y autodirección Las personas aceptan y asumen responsabilidades.

El ser humano medio tiene El ser humano tiene imaginación, creatividad e poca ambición. ingenio Las personas se preocupan Se puede conseguir una principalmente de su propia mayor utilización del seguridad. potencial humano

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

Likert: Sistemas de dirección



Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones



Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas

Algunos planteamientos del pensamiento administrativo 

Likert: Sistemas de dirección



Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,



Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones

Enfoque sistémico de proceso administrativo 

Un sistema es:

un

conjunto de elementos dinámicamente relacionados

que

desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo

operando

sobre insumos tomados del medio externo

Enfoque sistémico de proceso administrativo 

La empresa se ve como un sistema:



Un sistema abierto



Un sistema complejo (implica subsistemas)



Un sistema dinámico

Planeación, Estrategias y Políticas

Planeación Proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento para el establecimiento formal de planes o proyectos, para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado. Aplicable a los administradores de todos los niveles de la empresa. La administración se ocupa del rendimiento; esto implica eficacia y eficiencia 

Implica determinar misiones y objetivos



Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos



Requiere la toma de decisiones



Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir



Planeación y control son inseparables

Proceso Administrativo Planear

Controlar

Proceso Administr ativo

Dirigir

Organizar

Etapas del Proceso Administrativo Planeación:

• Se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

Organización:

• Creación de una estructura que determine la jerarquía necesaria y la agrupación de actividades, con el fin de simplificarlas.

Dirección:

• Influencia a los empleados para la realización de los planes, mediante: la comunicación, la supervisión y la motivación

Control:

• Determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas para evitar desviaciones en los planes.

Planeación

Implementación de los planes

Acciones correctivas

Control

Desviación con respecto a lo planeado

Tipos de Planeación Planeación Estratégica Planeación Táctica Planeación Operativa Planeación Normativa Planeación Interactiva

Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. 

Planeación Estratégica

Es el proceso que se utiliza para definir y alcanzar metas organizacionales. Consiste en relacionar las metas de una organización, determinar las políticas y programas necesarios para lograr objetivos específicos en camino hacia esas metas y establecer los métodos necesarios para asegurar que las políticas y los programas sean ejecutados

Misión 

En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella



En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna

Misión 

Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos



Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean



Los valores dan forma a su filosofía

Objetivos y metas 

Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad



Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control



Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.

Estrategias 

Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento



Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión



Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo

Políticas 

Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones



Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas



Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta



Permiten delegar autoridad sin perder control

Procedimientos 

Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras



Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas



Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo

Reglas 

Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas



Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción



La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad

Programas 

Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado



Generalmente se apoyan en presupuestos

Presupuestos 

Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos



Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)



Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas

Metas Planes estratégicos

Para actividades no recurrentes

Planes operacionales

Planes de un solo uso Programas y Proyectos

Presupuestos

Para actividades recurrentes

Planes permanentes Políticas Procedimientos Reglas

Pasos de la planeación 

1. Análisis situacional:

Ambiente

interno: Fortalezas Debilidades Ambiente externo: Oportunidades Amenazas www.auladeeconomia.com

Pasos de la planeación 

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Responder Dónde

Qué

a preguntas como:

se quiere estar?

se desea hacer y cuándo?

Etc. 

Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave



Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.

Pasos de la planeación 

3. Desarrollo de premisas:



Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:



Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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Pasos de la planeación 

4. Identificación de cursos de acción alternativos:



Es necesario identificar las mejores alternativas de acción



Examinar sus ventajas y desventajas

Pasos de la planeación 

5. Evaluación de las alternativas:



Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)

Pasos de la planeación 

6. Selección de un curso de acción:



Se toma una decisión



Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción

Pasos de la planeación 

7. Formulación de planes de apoyo:



Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico



Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.

Pasos de la planeación 

8. Presupuestación:



Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:



Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros

Administración por objetivos 

Es un sistema administrativo integral



Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas



Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales

Administración por objetivos 

Hace énfasis en la evaluación del desempeño



Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía



Se concentra mucho en el corto plazo

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Estrategias y políticas 

Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción



Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión



Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo

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Características de las estrategias 

Horizonte temporal amplio



Impacto final relevante



Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines



Patrón de decisiones uniforme



Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización

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Principio de la estructura de estrategias y políticas 

Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,



Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa

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Planeación estratégica 

Es el proceso formal de planeación a largo plazo



Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización



Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa



Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante

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Características de la planeación estratégica 

1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:



Responde a preguntas como:



¿En qué negocio estamos?



¿En qué negocio deberíamos estar?



¿Quiénes son nuestros clientes?

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Características de la planeación estratégica 

2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:



¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?

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Características de la planeación estratégica 

3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:



Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo

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Características de la planeación estratégica 

4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:



Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave

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Características de la planeación estratégica 

5. Es una actividad de alto nivel:



La alta gerencia debe participar activamente



Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización

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Proceso de planeación estratégica 

Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse

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Orientación ejecutiva Valores Visión

Insumos: Personas Capital Habilidades etc. Metas de grupos interesados: Empleados Clientes Proveedores Accionistas etc.

Análisis de la industria

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Perfil empresarial

Propósito Objetivos Intención estratégica

Amenazas y Oportunidades

Desarrollo de estrategias alternativas

Debilidades y fortalezas

Evaluación y decisión estratégica

Implementación

Dirección y control

Algunas estrategias: La matriz TOWS Factores internos

Factores externos

Fortalezas

Debilidades

Oportunidades

Estrategias FO: usar F para aprovechar O

Estrategias DO: superar D para aprovechar O

Amenazas

Estrategias FA: usar F para enfrentar A

Estrategias DA: minimizar D y A

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Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter 

Tres estrategias genéricas:

Liderazgo

de costos

Diferenciación Enfoque 

Se pueden combinar



Se relacionan con ventajas competitivas

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Instrumentación exitosa de estrategias 

1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones



2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación



3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos

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Instrumentación exitosa de estrategias 

4. Revisar regularmente las estrategias



5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia



6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación



7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias



8. Crear un clima que induzca a la planeación

Toma de decisiones

Importancia de la toma racional de decisiones 

La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación



El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:

1.

Establecimiento de premisas

2.

Identificación de alternativas

3.

Evaluación de las alternativas

4.

Elección de una alternativa

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Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones 

Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras



No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos



Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre

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Evaluación de alternativas de decisión 

Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos



Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.



Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.

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Técnicas cuantitativas 

Análisis marginal



Análisis costo – beneficio



Análisis de riesgo



Árboles de decisión



Otras técnicas de investigación de operaciones

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Selección de una alternativa Experimentación

Experiencia

¿Cuál alternativa seleccionar?

Investigación y análisis www.auladeeconomia.com

Decisión tomada

Certidumbre, incertidumbre y riesgo 

Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción



Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades



Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes

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FIN