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• Carlos Antonio Chen Ponce

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1. PLANEACION TECNICA Y ADMINISTRATIVA DE LA AUDITORIA

“Antes de aceptar el trabajo, el auditor debería obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los dueños, administración y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y considerar si puede obtener un nivel de conocimiento del negocio adecuado para desempeñar la auditoría”. NIA 310

1.1 DEFINICION Significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado para la naturaleza, oportunidad y alcance esperados de la auditoría. El auditor planea desempeñar la auditoría en manera eficiente y oportuna.

¿Qué es la planeación de auditoría? Es el proceso de identificar lo que debe hacerse, por quien y cuando, significa desarrollar una estrategia general y un enfoque detallado sobre la naturaleza, oportunidad, y alcance esperados de la auditoria.

¿Cuál es la norma internacional de auditoría principal a conocer previo al proceso de planeación? NIA 310 Conocimiento del Negocio.

¿Qué debe comprender el proceso de planeación?    

Conocimiento del cliente y del medio en que opera Identificación de las áreas significativas de auditoria Decisión preliminar en relación al grado de confiabilidad que se piensa Depositar en los controles internos

1.1.1 PLANEACION TECNICA Planear la auditoría es decidir previamente cuáles son los objetivos y procedimientos de auditoría que se van a emplear, cuál es la extensión que va a darse a esas pruebas, en qué oportunidad se van a aplicar en qué orden se va a efectuar esa revisión y cuáles son los papeles de trabajo en que van a registrarse los resultados.

Los papeles de trabajo que se conserven, deberán ser aquellos que llenan una finalidad específica. El objetivo primordial deberá consistir en evitarse la preparación de cédulas, análisis o memorandos innecesarios, así como el suprimir detalles innecesarios en los papeles que se conserven. Se debe planear cuidadosamente cada auditoria antes de comenzarla para que los objetivos que se persiguen se obtengan con eficiencia y rapidez, evitando duplicidad de trabajo y labores innecesarias. Podemos decir que no es necesario para iniciar un trabajo de auditoría que estén planeadas detalladamente todas las fases de ella aunque si es necesario que esté planeada en lo general y en lo particular la fase concreta que se auditará.

¿Qué es la planeación técnica de la auditoria? Son los objetivos que se deben alcanzar al momento de la planeación de la auditoria, saber en qué periodo y que se va auditar, considerando aspectos como la planeación y programa de auditoría, los aspectos generales de la planeación, las platicas preliminares con los clientes.

1.1.2 PLANEACION ADMINISTRATIVA Planeación administrativa consiste en establecer el personal que efectuara el trabajo de auditoría y sus responsabilidades, el tiempo a utilizar en cada procedimiento o técnica aplicable, los recursos materiales requeridos, honorarios y otros gastos necesarios para la realización de la auditoria. ¿Qué es la planeación administrativa de la auditoria? Es el estudio previo al momento de realizar una auditoría en una entidad tomando en consideración el costo que significa realizar una auditoría; que material deberá de utilizarse, llevar un control de cobros, si el personal se encuentra capacitado para realizar la auditoria. ¿Cuáles son los aspectos a considerar en el proceso de planeación administrativa?     

Organización del personal de auditoría. Asignación del personal a distintos trabajos. Preparativos iníciales en el despacho. Condiciones de trabajo en las oficinas del cliente. Presupuestos y control de tiempos.

Al Contrastar la actividad actual con la actividad planificada en la auditoria, debe existir algún mecanismo que permita comparar el progreso real con lo planificado. Generalmente se utilizan las hojas de control de tiempo. Si al comparar el avance con lo proyectado se determina avances o retrasos, se debe reasignar tareas.

1.2 IMPORTANCIA DE LA PLANEACION En primer lugar la importancia de la planeación radica en cumplir con la norma de auditoría relacionada con la ejecución del trabajo la cual nos indica que “toda auditoría debe planearse y supervisarse adecuadamente”. En segundo lugar, en que una planificación adecuada es un requisito fundamental para la eficiente realización de una auditoría efectiva, ya que nos permitirá identificar los objetivos importantes de la auditoría y determinar los métodos para alcanzarlos, en forma eficiente y efectiva. La planeación adecuada del trabajo de auditoría ayuda a asegurar que se presta atención adecuada a áreas importantes de la auditoría, que los problemas potenciales son identificados y que el trabajo es completado en forma expedita. Esta también ayuda para la apropiada asignación de trabajo a los auxiliares y para la coordinación del trabajo hecho por otros auditores y expertos. La planeación tiene una importancia fundamental en auditoria. Para poder planear una auditoria específica es necesario, fijar claramente dos situaciones: que el servicio quede claramente contratado y que se tenga conciencia plena de que se está en aptitud de prestarse.

¿Entonces cuál es la importancia de la planeación? Su importancia radica en que ayuda a que se preste adecuada atención a las áreas importantes de la auditoria, con posibles problemas potenciales. ¿Asuntos debe de considerar el auditor? Conocimiento del negocio, Comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno, Riesgo e importancia relativa, Naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos, Coordinación, dirección, supervisión y revisión. 1.3 OPORTUNIDAD DE LA PLANEACION La naturaleza y alcance de las actividades de planeación variarán, de acuerdo con el tamaño y complejidad de la entidad, la experiencia previa con la misma de los miembros clave del equipo de trabajo, y los cambios en circunstancias que ocurran durante el trabajo de auditoría.

La planeación no es una etapa independiente de una auditoría, sino más bien un proceso continuo e iterativo que, usualmente, inicia poco después (o en conexión con) de la terminación de la auditoría anterior y continúa hasta que se termina el trabajo de auditoría actual. La planeación; sin embargo, incluye consideración de la oportunidad de ciertas actividades y procedimientos de auditoría que necesitan completarse antes de la realización de más procedimientos de auditoría. La planeación incluye la necesidad de considerar, antes de la identificación y evaluación del auditor de los riesgos de errores materiales, asuntos como:  

  

Los procedimientos analíticos que deben aplicarse como procedimientos de evaluación del riesgo. Obtener un entendimiento general del marco de referencia legal y de regulación aplicable a la entidad y cómo está cumpliendo con ese marco de referencia. La determinación de la importancia relativa (materialidad). El involucramiento de especialistas. El desempeño de otros procedimientos de evaluación del riesgo.

El auditor puede tomar la decisión de discutir elementos de la planeación con la administración de la entidad, para facilitar la conducción y administración del trabajo de auditoría (por ejemplo, coordinar algunos de los procedimientos de auditoría planeados con el trabajo del personal de la entidad). Aunque estas discusiones ocurren a menudo, la estrategia general de auditoría y el plan de auditoría siguen siendo responsabilidad del auditor. Cuando se discuten los asuntos que se incluyen en la estrategia general de auditoría o plan de auditoría, se requiere cuidado para no comprometer la efectividad de la auditoría. Por ejemplo, discutir la naturaleza y oportunidad de los procedimientos detallados de auditoría con la administración puede comprometer la efectividad de la auditoría al volver demasiado predecibles los procedimientos de auditoría. 1.4 DIFERENCIA ENTRE ADMINISTRATIVA

PLANEACION

TECNICA

Y

PLANEACION

Esta diferencia consiste en que al hablar de planeación técnica nos referimos a los procedimientos y técnicas aplicados, su extensión y oportunidad, papeles de trabajo a utilizar y otras pruebas necesarias, y al hablar de planeación administrativa nos referimos al personal, tiempo, honorarios y otros gastos necesarios para la realización del trabajo de auditoría.

1.5 ASPECTOS A CONOCER PREVIO AL PROCESO DE PLANEACION

Algunas fuentes de información donde el auditor puede obtener el conocimiento del cliente y de su medio ambiente:      

Visitas a los locales de la entidad y a instalaciones de sus plantas. Manuales de sistemas de contabilidad y control interno, catálogo de cuentas, descripciones de puestos, planes de mercadotecnia y ventas). Estados financieros internos. Informes internos de administración financiera. Actas de asambleas de accionistas, consejo de administración y comités importantes. Papeles de trabajo de la auditoría del año anterior, archivos del cliente y archivos de correspondencia.

¿Porque es importantes conocer todos los aspectos relacionados previo al proceso de planeación? Porque se fijan Objetivos, Plazos de Trabajo y no se debe afectar el Trabajo Rutinario de la empresa donde se va a practicar la Auditoria.

¿Cuáles son los asuntos a considerar relacionados con el conocimiento del negocio previo al proceso de planeación?  

Factores Económicos Generales La Industria, condiciones importantes que afecten el negocio la entidad, administración y propiedad.

¿Cuál es el objetivo principal por el cual un auditor debe poseer conocimiento del cliente y del medio en que opera? Para que le permita identificar eventos, transacciones y prácticas que, a su juicio, tengan un efecto importante sobre la información financiera y ayudarle a decidir el alcance y énfasis relativo del trabajo de auditoria

¿Para que el auditor debe identificar las áreas significativas de auditoría? Con el fin de elaborar una estrategia que concentre los esfuerzos del equipo de auditoría en aquellas áreas de mayor riesgo, minimizando con ello la posibilidad de emitir una opinión inapropiada sobre la información financiera

3 aspectos de asuntos administrativos que el auditor debe tener en cuenta en una planeación:   

Personal de auditoría requerido Presupuesto de tiempo y costo Asistencia oportuna de especialistas, si el caso lo amerita.

Antes de aceptar el trabajo, el auditor debería obtener un conocimiento preliminar de la industria y de los dueños, administración y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y consideraría si puede obtenerse un nivel de conocimiento del negocio adecuado para desempeñar la auditoría.

LA INDUSTRIA 

El mercado y la competencia.



Actividad cíclica o por temporada.



Índices clave y estadísticas de operación.

LA ENTIDAD 

Administración y propiedad-características importantes



Estructura corporativa-privada, pública, gobierno



Dueños beneficiarios y partes relacionadas.



El negocio de la entidad-productos, mercados, proveedores.



Naturaleza del (los) negocio(s)



Productos o servicios

1.6 PROCESO DE LA PLANEACION Es la etapa donde el auditor obtiene un conocimiento preliminar de la empresa o entidad y de los dueños, administración y operaciones de la entidad que va a ser auditada, y en ella considera si puede obtenerse un nivel de conocimiento del negocio adecuado para desempeñar la auditoría.

1.6.1 COMPRENSION DE LA ENTIDAD AUDITADA Comprende el estudio de todas aquellas cosas que hacen distintiva a la empresa que habremos de auditar, para poder decidir los aspectos específicos que deberá cubrir la planeación de dicha auditoria. La investigación general tiende a determinar los aspectos fundamentales y específicos de la empresa, son, entre otros, los siguientes: Mecanismos: Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer diferentes mecanismos que el auditor deberá dominar y estas son entre otras: Entrevistas con el cliente Por necesidad inevitable, para la simple contratación del trabajo, se requiere tener una o varias entrevistas previas con el cliente que nos conducen a la fijación de las condiciones básicas del mismo trabajo. Es necesario que a estas entrevistas el auditor se presente debidamente preparado. Conviene formular previamente un memorándum de los puntos a definir en cada entrevista a efecto de poder estar cierto de que se cubren todos los temas que son necesarios dejar definidos y aclarados. Al terminar la entrevista, el auditor debe revisar los puntos tratados con su memorándum o agenda y estimar si quedan suficientemente tratados, si se cubrieron todos y así como consecuencias de la propia entrevista, no surgieron dudas o problemas nuevos que la propia entrevista posterior. Deben determinarse también las condiciones bajo las cuales se va a prestar el servicio: tiempo, honorarios y gastos, los elementos que va a proporcionar el cliente, y todos aquellos que, por su naturaleza, ameriten ser definidos antes de la iniciación del trabajo. Inspección de las instalaciones y observación de las operaciones Muchos de los datos relativos a las características operativas de la empresa, especialmente las de producción, y el sistema de control interno, pueden ser conocidos por la inspección personal que el auditor haga de las instalaciones, de planta, de oficinas o de venta, en que la empresa realiza sus operaciones, y por la observación de forma cómo

esas

operaciones

son

realizadas.

Investigación o indagación con Directores y Funcionarios Las políticas generales de la empresa, tanto las relativas a producción, como al aspecto comercial y financiero, y las referentes a los criterios de contabilización, se conocen principalmente por la investigación o indagación realizadas directamente con los directivos y funcionarios. Inspección de Documento Es también necesario que al auditor inspeccione los documentos que se relacionen con la situación jurídica de la empresa: escritura de propiedad, contratos de compra o de venta, etc. El auditor deberá hacer en sus papeles de trabajo un resumen de los puntos significativos encontrados en los documentos legales inspeccionados. Y en caso de ser necesario, deberá recurrir a los abogados o departamento jurídico de la empresa, o previa autorización del cliente, a un jurista independiente, para la aclaración o explicación de los puntos dudosos que la preparación jurídica del propio auditor no le permita aclarar por sí mismo. Examen y análisis de Estados Financieros El estudio cuidadoso de los estados financieros de la empresa, tanto los del ejercicio que se va a examinar como los de los ejercicios precedentes, pueden suministrar al auditor una información extensa y apropiada sobre la naturaleza de las operaciones de la propia empresa y las características de su constitución financiera. Este examen y análisis, particularmente el de los estados comparativos, indica la naturaleza, frecuencia o importancia de las distintas partidas y tipos de operaciones, puede llamar la atención sobre las operaciones extraordinarias y sobre cambios excepcionales en la situación financiera que ameriten atención especial durante el examen.

1.6.2 ESTUDIO

Y

EVALUACIÓN

DEL

CONTROL

INTERNO.

Desde el punto de vista técnico esta es la fase de planeación más importante e implica el conocimiento formal de los métodos y rutinas que la empresa tiene establecidos para su operación y administración.

El Control Interno de un negocio es el sistema de su organización, los procedimientos que tiene implantados entre sí, además estructurados cada uno de estos elementos a fin de formar un universo que le permita a la empresa llevar a cabo sus actividades de una manera organizada. Para que el control interno de una empresa sea calificado como adecuado debe satisfacer los siguientes objetivos fundamentales:   

La obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna. La salvaguarda de los activos de la empresa. La promoción de eficiencia en el trabajo realizado por su personal

El Auditor debe efectuar una investigación del control interno implantado en una empresa, una vez que conoce el funcionamiento de la misma de calificar si la forma de operar de ésta es adecuada o deficiente; de esta manera el auditor tiene elementos de juicio que le sirven de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en el control interno y con ello determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría.

1.6.3 ANALISIS DE LOS RIESGOS Y LA MATERIALIDAD El Riesgo en auditoria representa la posibilidad de que el auditor exprese una opinión errada en su informe debido a que los estados financieros o la información suministrada a él estén afectados por una distorsión material o normativa. En auditoria se conocen tres tipos de riesgo: Inherente, de Control y de Detección. El riesgo inherente es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever. El riesgo de control está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos. El riesgo de detección está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran.

1.7 RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR “Cuando el auditor planifique la auditoria deberá obtener una comprensión general del marco de referencia legal y reglamentaria a la que está sujeta tanto la entidad como el ramo de actividades en la que actúa y cómo ella cumple con ese marco”. Luego de comprender la estructura legal, el auditor debe ejecutar procedimientos de auditoría para identificar instancias de incumplimiento y determinar de qué modo ellas afectan a los estados contables sujetos a examen. Cuando el auditor detecte incumplimientos, la norma establece los procedimientos a seguir, las comunicaciones al respecto por hacer a la dirección, a los usuarios de los estados contables y, en su caso, a las autoridades. También trata de la necesidad en ciertos casos del retiro del auditor del compromiso de trabajo asumido. 5 aspectos que un auditor debe conocer del cliente     

Naturaleza del trabajo Productos o servicios Estructura y capital social Sistemas de contabilidad, presupuesto e informes Personal que labora

1.8 DIFERENCIA

ENTRE

PLANEACION

Y

PROGRAMACION

Esta diferencia consiste en que al hablar de planeación nos referimos a los procedimientos y objetivos de auditoría a la oportunidad de alcance de los mismo y también a los papeles de trabajo a utilizar y al hablar de programación podemos decir que el resultado de la planeación es condensado en un programa que consiste en enunciados lógicos y clasificados de los procedimientos a emplear la extensión y oportunidad de los mismos pero aplicados a un trabajo especifico.