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Plan Operativo

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Caja Popular Proyecto de Implementación de Soluciones Tecnológicas Presentación

L

a Presente Publicación permitirá a los servicios informáticos, adaptarse en forma paulatina a los objetivos estratégicos sectoriales e institucionales. Así mismo, incluye los lineamientos generales para

la Elaboración del Plan Operativo Informático de la Institución.

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Plan Operativo Estratégico Informático 2006-2010 1. Esquema de Presentación del Plan Operativo Estratégico Informático 2006. 1.1.

Misión de la Dirección o Gerencia Informática.

1.2.

Visión de la Dirección o Gerencia Informática.

1.3.

Situación Actual del Órgano Informático.

1.4.

Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional y Sectorial.

1.5.

Estrategias para el logro de las metas del Plan Operativo.

1.6.

Formatos y Ejemplos.

2. Proceso de Planificación del Plan Operativo Informático. 2.1

De la Organización para la entidad.

2.2

De la Operatividad.

2.3

De la Evaluación.

2.4

De los Informes Finales.

2.5

Aspectos a considerar en la Planeación.

3. Visión Futura de la Institución. 3.1

Análisis Institucional.

3.2

Tecnologías de la Información.

3.3

Directrices Estratégicas.

4. Análisis de Opciones, definición de la estrategia y proceso de Implantación. 4.1

Análisis de Opciones de Tecnologías de la Información y Comunicaciones.

4.2

Definición de la Estrategia y Líneas de Acción.

4.3

Proceso de Implantación.

4.4

Seguimiento y Evaluación.

4.5

Proceso de Formulación del Plan Operativo Informático.

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Importancia del Plan Operativo Estratégico En la Actualidad se considera que los planes operativos son de gran importancia para las instituciones, debido a que: 

Constituye un recurso clave para las Instituciones.



La programación de actividades y proyectos informáticos, deberá estar en relación directa con los objetivos específicos presupuestados por la institución para el periodo 2006.



Las inversiones en sistemas basados en Tecnología de Información son las mas altas en las Instituciones, ya que es primordial una buena planeación con el objeto de obtener mayor costo beneficio y aumentar la eficiencia y eficacia de la institución.



Debe responder a la misión, visión de la institución.

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Esquema de Presentación del Plan Operativo Estratégico Informático 2006. A. Misión de la Gerencia de Sistemas e Informática. La Misión de la Gerencia de Sistemas e Informática, implica el adecuado uso y aprovechamiento de los recursos informáticos para la optimización de las actividades, servicios, optimización de procesos y obtención rápida de la información para la toma de decisiones. B. Visión de la Gerencia de Sistemas e Informática. Es un Órgano de apoyo capaz de liderar la construcción del desarrollo de la sociedad de la información, asegurando un marco transparente para la libre competencia y acceso de los usuarios a la información real y pertinente. C. Situación Actual del Órgano Informático. 1. Dependencia Estructural:

Gerencia de Sistemas e Informática

Asesor en TI

Desarrollo de Sistemas

Soporte Técnico

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2. Recursos Humanos: Recursos Humanos Gerencia de Sistemas e Informática Asesor en TI Desarrollo de Sistemas (Analistas y Programadores - Practicantes) Soporte Técnico (Practicantes)

Cantidad 1 1 3 5

3. Recursos Tecnológicos e Informáticos: Recursos Tecnológico e Informático Computadoras Personales Servidores Impresoras Otros

Cantidad 15 1 6 ….

4. Problemática Actual: Fortalezas: 

Personal directivo y técnico con amplia experiencia.



Identificación del personal con la institución.



Infraestructura tecnológica relativamente moderna.

Debilidades: 

Nuevas tecnologías informáticas fuera de nuestro alcance.



Falta de planes y programas informáticos relacionados a la especialidad.



Escasos programas de capacitación al personal.

Oportunidades: 

Nuevas tendencias tecnológicas generan campo de acción.

Amenazas: 

Imposibilidad de actualizar permanentemente la infraestructura tecnológica institucional.

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D. Alineamiento con el Plan Estratégico Institucional. 1. Objetivo Sectorial: Garantizar la calidad de la información, atención y orientación al colegiado y a la comunidad en general con la prestación de servicios que se brinda. 2. Objetivos Estratégicos Institucionales:  Armonizar y estandarizar los procedimientos a los cuales el colegiado debe actualizarse permanentemente, con el fin de mantener los cambios fiscales.  Fortalecimiento descentralizado institucional informático. 3. Objetivos Específicos Informáticos: En la Organización: La formación del área de desarrollo tecnológico tiene por objetivo maximizar los recursos informáticos de la institución, desarrollando sistemas de información, llevando a cabo el proceso de mantenimiento y mejoras continuas. En Desarrollo de Sistemas:  Mejorar los tiempos de respuesta en los diversos procesos, para ello se efectúan constantemente los análisis de esfuerzo.  Desarrollo de un sistema de consulta en línea para los usuarios hábiles.  Desarrollo de nuevos requerimientos, esto se da por la dinámica de la institución y del quehacer público.  Mejorar los módulos administrativos aplicando diversas metodologías de programación y tecnología.  Desarrollo del modulo de gestión administrativa aplicando tecnología intranet. En Implementación:  Que el personal de sistemas e informática se involucre en cada paso del desarrollo del sistema, a efectos de ser los primeros evaluadores.

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7 de 19  Que el usuario llegue a dominar funcional y operativamente las diversas características del sistema. En Capacitación:  Que el personal de sistemas e informática domine las técnicas y tecnología al dar mantenimiento y mejoras a los sistemas.  Que el personal de sistemas e informática este capacitado para el desarrollo de sistemas de información en intranet, internet, extranet, kioskos multimedia,etc. En Difusión: La construcción de una intranet institucional a efecto de que sea el ente emisor de todos los aspectos del quehacer informático de la institución y permita de una manera ágil e inteligente ser un medio de consulta a cualquier elemento de la institución.

E. Estrategias para el logro de las metas del Plan Operativo Informático Estas estrategias, están agrupadas de la siguiente forma: 1. Para el fortalecimiento del Órgano Informático Institucional.  Diversificación de las tareas informáticas en el personal del área, despertando y motivando el interés por aspectos técnicos que no son de su rutina.  Capacitando al personal de informática en la cultura de calidad total. 2. Para el desarrollo e implementación de sistemas integrados y de consulta al servicio publico.  Implementar la integración de los sistemas administrativos.  Implementar el servicio de grandes usuarios a través de internet.  Promover y consolidar los servicios de consulta a través de un Callcenter o Datafono.  Implementar los servicios de búsqueda a través de internet. 3. Para la implementación y ampliación del hardware, de las redes institucionales y sistemas de comunicaciones.  Adquisición de equipos de cómputo que permitan el mejoramiento del área de trabajo.

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8 de 19  Adquisición e implantación de dispositivos de red (router,switch,etc).

4. Para la estandarización y adquisición y uso de software.  Estandarización de la Plataforma Windows.  Estandarización del Software de Ofimática.  Estandarización y adquisición de software para desarrollo. 5. Para la integración Interinstitucional a través de las redes.  Implementar y promover el uso del servicio de grandes usuarios a nivel interinstitucional. 6. Para la capacitación en nuevas tecnologías de información.  Capacitar al personal de informática a través de las instituciones más representativas del país en el conocimiento de las tecnologías que dominan el mercado informático.  Capacitar al personal de la entidad así como también a sus usuarios acerca de estas nuevas tecnologías. 7. Para la difusión de las nuevas tecnologías de la información entre los usuarios.  Promover la implantación en todas las áreas de la institución del uso de los servicios de intranet.

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F. Programación de Actividades y/o Proyectos Informáticos

Formato 1 Actividades y proyectos Informáticos I. Denominación de la actividad o proyecto: Implementación de un laboratorio de computo (Sistemas Operativos y Software) II. Datos Generales: a. Unidad Ejecutora

: Gerencia de Sistemas e informática

b. Duración

: Febrero – Marzo 2006.

c. Costo Total

: Estudio del caso

El sistema operativo y sus licencias pueden tramitarse con el proveedor para evitar futuros problemas, ya que este costo total no involucra los costos de las licencias. III. De la Actividad del Proyecto: a. Descripción: Se llevara a cabo la compra e implementación de S.O. y Software así como también de su debida configuración lógica. b. Objetivos: Alcanzar una compatibilidad con las aplicaciones, obteniendo una mejor distribución. IV. Meta: Alcanzar una efectiva implementación y distribución del software en los equipos implantados. V. Cobertura: Instalación en un determinado ambiente dentro de la entidad. VI. Áreas Involucradas: Es la implementación de un laboratorio de cómputo. VII. Productos Finales: Se lograra el funcionamiento de un laboratorio con tecnología de punta y con la facilidad de contar con todo el soporte tecnológico actual. VIII. Usuarios: Miembros Usuarios.

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Formato 1 Actividades y proyectos Informáticos I.

Denominación de la actividad o proyecto: Sistema de Archivo.

II.

III.

Datos Generales: a. Unidad Ejecutora

: Gerencia de Sistemas e informática

b. Duración

: Estudio del caso

c. Costo Total

: Estudio del caso

De la Actividad del Proyecto: a. Descripción: Se llevara la programación e implementación del sistema de archivo. b. Objetivos: Mantener un control de los documentos que se mantienen en al archivo central, teniendo un seguimiento de de los mismos.

IV.

Meta: Gestión de los expedientes.

V.

Cobertura: A nivel de toda la entidad.

VI.

Áreas Involucradas: Todas las oficinas de la entidad.

VII.

Productos Finales: Reportes diarios, mensuales y anuales.

VIII. Usuarios: Todas las oficinas y dependencias de la entidad.

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Formato 1 Actividades y proyectos Informáticos I.

Denominación de la actividad o proyecto: Control de Gastos

II.

III.

Datos Generales: a. Unidad Ejecutora

: Gerencia de Sistemas e informática

b. Duración

: Estudio del caso

c. Costo Total

: Estudio del caso

De la Actividad del Proyecto: a. Descripción: Se desarrollara la programación e implementación del modulo de control de gastos para apoyar a la toma de decisión del área contable. b. Objetivos: Controlar la ejecución presupuestal del año a nivel de sus diferentes programas.

IV.

Meta: Desarrollo y prueba del modulo de control de gastos.

V.

Cobertura: A nivel de toda la entidad.

VI.

Áreas Involucradas: Área de Contabilidad y Directiva de la Caja.

VII.

Productos Finales: Reportes diarios, mensuales y anuales por diferentes rubros.

VIII. Usuarios: Área de Contabilidad y Directiva de la Caja.

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Formato 1 Actividades y proyectos Informáticos I.

Denominación de la actividad o proyecto: Implementación del Web Site.

II.

III.

Datos Generales: a. Unidad Ejecutora

: Gerencia de Sistemas e informática

b. Duración

: Estudio del caso

c. Costo Total

: Estudio del caso

De la Actividad del Proyecto: a. Descripción: Se desarrollara el diseño, programación e implementación de páginas web aprovechando la pontecialidad de internet. b. Objetivos: i. Ampliar la difusión sobre los servicios que ofrece la institución, como medio de información. ii. Ofrecer un manejo de la información de forma eficiente y que esta fluya adecuadamente a los usuarios. iii. Facilitar el acceso electrónico a los datos, vía consultas y foros.

IV.

Meta: Desarrollar un espacio dentro de internet, con la información relevante de sus funciones y servicios que brinda.

V.

Cobertura: Internet

VI.

Áreas Involucradas: A nivel de toda la entidad.

VII.

Productos Finales: Pagina Web: www.cajapopular.org.pe

VIII. Usuarios: Miembros de la entidad, y público en general.

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Formato 2 Programación de Adquisiciones Informáticas 2006. 1. Adquisiciones de Hardware: Tipo de Equipo Computadoras Impresoras Servidor Otros

Cantidad Presupuesto 10 $700,00 2 $50,00 1 $3.000,00 .. $200,00 Presupuesto Total Asignado Fuente :Financiamiento Propio

Total Parcial Financiamiento $7.000,00 Propia $100,00 Propia $3.000,00 Propia $200,00 Propia $10.300,00

El Item que involucra “Otros” representa gastos varios en dispositivos para interconectar las diferentes pc en red. 2. Adquisiciones de Software: Tipo de Software Cantidad de Licencias Sistemas Operativos 10 Software de Aplicación 10 Lenguajes y 10 Herramientas de Otros ,,,, Presupuesto Total Asignado Fuente :Financiamiento Propio

Presupuesto Financiamiento Propia Propia Propia ,,,,

,,,,

$600,00

Al momento de Adquirir el Hardware se conversaría con el proveedor para establecer si las licencias del software original se pueden gestionar sin adquisición alguna. 3. Adquisiciones de Sistemas Informáticos: Descripción Desarrollo de una Pagina Web Desarrollo de un Sistema Otros

Ejecución

Total Parcial Financiamiento

FI

FT

2/2/2006

4/30/2006

0305/2006

7/30/2006

,,,, ,,,, Presupuesto Total Asignado Fuente :Financiamiento Propio

,,,,

Propia

,,,,

Propia ,,,,

,,,,

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4. Adquisición de Equipos de Comunicación: Tipo de Equipo Switch Router Otros

Cantidad Presupuesto 1 $1.500,00 1 $1.500,00 .. $200,00 Presupuesto Total Asignado Fuente :Financiamiento Propio

Total Parcial Financiamiento $1.500,00 Propia $1.500,00 Propia $200,00 Propia $3.200,00

5. Adquisición de Recursos Humanos: Recursos Humanos Cantidad Gerencia de Sistemas e Informática 1 Asesor Contable en Sistemas 1 Desarrollo de Sistemas 3 Soporte Técnico 5 Otros ,,,, Presupuesto Total Asignado Fuente :Financiamiento Propio

Total Parcial Financiamiento ,,,, Propia ,,,, Propia ,,,, Propia ,,,,

,,,,

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Proceso de Planeación del Plan Operativo Informático A. De la Organización para la entidad  Conformar un grupo de trabajo integrado por las distintas oficinas de la entidad, con la finalidad de apoyar aspectos normativos, metodológicos y pruebas del Plan Operativo Informático.  Realizar un diagnostico situacional, que permita identificar indicadores de evaluación del desarrollo de las actividades informáticas. B. De la Operatividad  Los Usuarios podrán realizar diferentes actividades de consulta a través de sus distintos recursos informáticos que ofrece la entidad. C. De la Evaluación  En forma mensual o semestral y obligatoria, se evaluara a través de los órganos competentes. D. De los Informes Finales  La Gerencia de Sistemas e Informática emitirá los distintos avances mensuales y semestrales a la dirección de la entidad. E. Aspectos a considerar en la Planeación  Integración del grupo responsable de la elaboración, implantación, seguimiento y evaluación del proyecto, en el que participen todas las áreas.  Modernización de la infraestructura de las Tecnologías de Información con que actualmente cuenta la institución, en relación al grado de cumplimiento de sus necesidades.  Participación del usuario en el grupo de trabajo responsable del desarrollo del proyecto.  Satisfacción de requerimientos de información, sus flujos y la automatización de las funciones de la institución, como objetivo de la planeación estratégica de las TI.

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Visión Futura de la Institución y de las Tecnologías de la Información A. Análisis Institucional 

Posibles direcciones futuras Estarán sustentadas en lo que la institución hace actualmente, la evaluación del grado de satisfacción de necesidades institucionales y la identificación de factores que afecten el desempeño respectivo.



Valoración del medio externo Deberá considerarse el entorno tecnológico, los cambios políticos, sociales, y económicos así como las adecuaciones normativas.



Fortalezas, debilidades, oportunidades y riesgos Dentro del contexto global en cuanto al uso de las TI, la información deberá analizar aquellas condiciones que le permitan llegar al cumplimiento de las metas que se haya planteado.

B. Tecnologías de la Información 

Tendencias Tecnológicas La institución identificara las tecnologías que son susceptibles de ser incorporadas para el logro de sus objetivos, el tiempo de asimilación de la misma, los costos directos e indirectos que ocasionara su incorporación y los requerimientos de las habilidades técnicas del personal que las operara, con el consecuente apoyo mediante la capacitación y el entrenamiento necesario.



Oportunidades tecnológicas para el desarrollo institucional Se identificaran las oportunidades que brindan las TI para diseñar nuevos esquemas de prestación de servicios apoyados en ellas, y replantear incluso los objetivos y metas institucionales.



Necesidades Informáticas Identificar las necesidades futuras de información de acuerdo a las expectativas de desarrollo institucional y a los requerimientos de los usuarios internos y externos.

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C. Directrices Estratégicas 

Principios básicos institucionales de TI Se definirán las líneas de acción que normen y orienten el uso de las TI de la institución, y que estén vinculadas con el logro de sus objetivos, dentro de un esquema homogéneo tanto al interior como al exterior de la organización.



Objetivos de las tecnologías de la información A partir de los compromisos institucionales se definirá la orientación que deberá darse al desarrollo de las TI, estableciendo los alcances que se pretenden obtener y los beneficios que el uso de estas le representan a la organización.



Indicadores de desempeño (performance) Con base en la estrategia de las TI que se haya definido e implementado, se establecerá los parámetros de evaluación de su desempeño y los criterios de monitoreo para que la institución tenga elementos objetivos para medir el grado de satisfacción de sus necesidades.



Oportunidades Del resultado de la detección de necesidades y de la identificación de opciones tecnológicas, la institución contara con elementos de juicio para buscar oportunidades de mejora con el fin de hacer mas eficaces los métodos y procedimientos que le permitan cumplir con los objetivos institucionales.

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Análisis de Opciones, Definición de la Estrategia y Proceso de Implantación. A. Análisis de Opciones de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 

Definición de opciones tecnológicos (análisis de mercado) Un análisis de mercado permitirá analizar las opciones en base a las cuales deba decidirse el tipo de tecnología más conveniente para la institución, a partir de los lineamientos básicos que se definieron como resultado de los análisis realizados para la determinación de la situación de esta y de sus necesidades.



Evaluación de las opciones tecnológicas De la evaluación de las TI se derivara la estrategia tecnológica institucional, la cual debe responder a las necesidades de la organización para su adecuado funcionamiento y a las metas establecidas para su integración a la institución.

B. Definición de la Estrategia y Líneas de Acción 

Lineamientos generales



Políticas administrativas y técnicas



Áreas prioritarias de desarrollo



Descripción de la infraestructura tecnológica o Comunicaciones o Portafolio de Proyectos o Recursos Humanos



Estructura administrativa



Recursos financieros



Implantación



Manejo del impacto



Plan de seguridad y contingencias

C. Proceso de Implantación 

Plan Operativo o Definir y documentar responsabilidades o Identificar necesidades de recursos.

Plan Operativo 

Adecuaciones normativas y organizacionales



Presupuesto



Revisión de la estrategia



Adquisición y contratación de bienes y servicios



Control del proceso



Capacitación

D. Seguimiento y Evaluación 

Mecanismo de monitoreo



Evaluación



Retroalimentación



Reprogramación y ajustes

E. Proceso de Formulación del Plan Operativo Informático Se realizara en función a semanas y días laborables.

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