• Author / Uploaded
• GustavoToytoyndjian

Citation preview

PLAN OPERATIVO Curso para Mandos Medios de Seguridad SUPERVISORES

PLAN OPERATIVO • Describe las operaciones, procesos y desarrolla procedimientos, consignas o directivas, estableciendo

quiénes serán los responsables de ejecutarlos, cómo y cuándo deberán implementarse

Objetivos • Establecer las pautas para lograr y mantener una organización eficiente, eficaz, efectiva y excelente. • Definir con precisión funciones, roles, actividades, tareas, controles, atribuciones, autoridad y responsabilidades de los diferentes niveles de personal de seguridad y los perfiles requeridos de las personas para ocupar cada puesto • Oportuna información para la toma de decisiones por parte del responsable de seguridad ante incidentes, emergencias y crisis • Elaborar normas/standards, controles, consignas generales y particulares, instructivos y procedimientos de aplicación de modo que sepan lo que deben hacer y los cambios humanos no afecten la eficacia del sistema

La figura delsupervisor 1.- Con los guardias o vigiladores: • Capacitar y motivar • Coaching • Captar, estimular y retener el talento

• Relaciones laborales con los guardias/vigiladores en conflicto en los objetivos

• Administración de personal • Selección de personal (incorporación e inducción del personal

La figura delsupervisor 2.- Con el cliente • Escuchar al cliente • Entender las necesidades del cliente • Configurar un servicio a la medida del cliente • Atención de reclamos del cliente • Negociación, mediación y conciliación en las relaciones con los mandos bajos y el cliente • Satisfacer necesidades y expectativas del cliente

La figura del supervisor 3 Con la empresa • • • • • • • • • • •

Temas de administración del personal Sanciones disciplinarias Soluciones a problemas o reclamos que los superan Rendir cuentas o explicaciones Reuniones informativas Presentar investigaciones primarias Participar en presupuestos de seguridad Generar recomendaciones de seguridad para clientes Participar en la selección del personal Requerir equipos y equipamiento para los objetivos y guardias/vigiladores Ocuparse de los mantenimiento de vehículos, sistemas y equipamientos

Las competencias delsupervisor El supervisor debe desarrollar competencias:

- funcionales operativas - funcionales de gestión - conductuales

Las competencias delsupervisor Competencias funcionales operativas: • Son aquellas tareas que ejecuta el Supervisor para conseguir resultados concretos, de una manera directa

• Ejemplo: resolver un incidente con un cliente o instruir a los vigiladores sobre algún aspecto determinado • Emplea todo su esfuerzo físico y mental para alcanzar por si mismo los objetivos que se propone (satisfacer la necesidad de un cliente o la preparación de sus vigiladores)

Las competencias delsupervisor Competencias funcionales de Gestión: Son las tareas que realiza un Supervisor, por ocupar una posición de responsabilidad sobre personas y para alcanzar los resultados en forma indirecta, mediante el esfuerzo de los guardias/vigiladores asignados Ejemplo: aconsejar a un vigilador después de resolverse un incidente o fijar objetivos de rendimiento o de productividad Significa dedicar un tiempo y esfuerzo para “hacer / hacer” (el supervisor debe hacer que el guardia/vigilador haga)

Las competencias delsupervisor • Competencias Conductuales Son las habilidades de conducción que deben desarrollar con sus

colaboradores y que analizaremos detenidamente bajo el título de Liderazgo la próxima clase

Las competencias delsupervisor • El tránsito desde lo operativo a la gestión

• Control sobre la tarea

Tareas operativas

• Control sobre la persona • Control sobre los resultados • Control sobre el desempeño

Tareas de Control

Plan Operativo El transito desde lo operativo a la gestión • Las tareas de gestión básicas son: 1. Planificar

2. Organizar 3. Controlar 4. Dirigir

Plan Operativo Distribución entre tareas de Gestión y Operativas Razones de la prioridad que da el Supervisor a las tareas operativas: • Por su gran competencia técnica-operativa • La falta de confianza con los guardias/vigiladores • El deseo, o la necesidad de que las cosas se hagan a su manera • Vigiladores nuevos o inexpertos • Por incidentes o situaciones de emergencia o crisis • La presión del tiempo o de la organización • Falta de delegación de la gestión de personal al Supervisor • Su inseguridad para gestionar a personas

Plan operativo Distribución entre las tareas de gestión y operativas

Plan operativo Distribución entre las tareas de Gestión y Operativas

Plan operativo Distribución entre las tareas de Gestión y Operativas

Plan operativo Herramientas de Organización Operativa 1. Norma o Standard Es una especificación que reglamenta procesos de seguridad para garantizar la interoperabilidad, ajustando conductas, tareas y actividades La normalización o estandarización de una actividad que compete a los mandos medios (niveles gerenciales, Jefes y Supervisores) y consiste en la redacción de normas o standards de seguridad y en su posterior implementación y control. Algunas de estas normas ya se encuentran redactadas por instituciones de normalización internacionales, como es el caso de ISO, IRAM, UL, NFPA, TAPA, SOLAS, etc..

Plan operativo Entre las normas o standards internacionales y nacionales importantes en materia de seguridad son: ISO 27.000 sobre Seguridad de la Información ISO 28.000 Sobre Seguridad de la Cadena de Suministros ISO 31.000 sobre Sistema de Gestión de Riesgos ISO 22.301 sobre Seguridad de la Sociedad – Sistemas de Gestión de la Continuidad del Negocio IRAM 17.450 sobre Prevención del Fraude Corporativo IRAM 4174 sobre Estaciones de Monitoreo de Alarmas IRAM 4175 sobre Instalaciones de Sistemas de Alarmas IRAM 4177 sobre Diseño de Sistemas de Alarmas IRAM 43001 Sobre Prevención del delito en Urbanizaciones Especiales – Gestión de la Seguridad NFPA/IRAM 1561: Sistema de manejo de incidentes para servicios de Emergencia. NFPA sobre sistemas de extinción y detección de incendios, etc. UL sobre estándares en Cajas Fuertes, Paneles de Alarmas, CCTV, Controles de Acceso, etc., etc. TAPA : Seguridad en el transporte y las Operaciones Logísticas SOLAS: Código PBIP: Seguridad de Buques e Instalaciones Portuarias

Norma sobre los Siete pasos básicos de un Reporte • ¿Quien? Describir a todas las personas involucradas, incluyéndose al vigilador presente (anotar los nombres completos no usar abreviaturas. Anotar Nro. documento y si son desconocidos, obtenga su dirección y Nro. Tel. Identifique a los participantes, a los testigos, y a las víctimas, describa detalle donde estaban todas las personas. • ¿Qué? Describe con precisión que pasó, que acción se desarrolló, los elementos del incidente, y a que condujo. • ¿ Cuándo? En qué día y hora sucedió y sino entre que horas. • ¿ Dónde? Lugar/es del hecho • ¿Cómo? En qué forma se sucedieron los hechos y el modus operandi delictivo. • ¿Porqué? Negligencia, culpa, impericia, dolo, dolo eventual, por falta de prevención y/o protección, incumplimiento o desobediencia de procedimientos o normas de seguridad, etc. • ¿Acción que se ha tomado? Qué medidas se adoptaron luego de los hechos

Plan operativo Herramientas de Organización Operativa 2.- Criterio Es un principio o regla que permite tomar decisiones en materia de seguridad y también es un requisito que debe ser respetado para alcanzar una meta de seguridad o satisfacer una necesidad

Ejemplo: que en los diseños de seguridad se tengan en cuenta las interrelaciones entre Detección, Demora y Respuesta y que en todos los casos se cumpla con la capacidad de interrupción del delito

Plan operativo Herramientas de organización operativa 3. Descripción de tareas La descripción o manual de tareas de un puesto es una herramienta que consiste en una enumeración de las funciones y responsabilidades que conforman cada una de las posiciones de la empresa, definiendo el objetivo que cumplen cada uno de ellos.

Ejemplo de Descripción de Tareas de un Supervisor de Seguridad. Puede dividirse en Tareas Generales y Tareas Particulares

Ejemplo de Tareas de un Supervisor de Seguridad Tareas Generales: • Cumplir y hacer cumplir el Código de Conducta para el personal de Seguridad • Cumplir y hacer cumplir el marco regulatorio de la actividad (de acuerdo a la jurisdicción o jurisdicciones donde se encuentre prestando sus tareas), el convenio colectivo de personal de seguridad y el contrato de prestación de servicios suscripto entre la contratante y la contratada. • Cumplir y hacer cumplir el plan de seguridad, sus normas y sus procedimientos para alcanzar los objetivos y metas fijados. Etc.

Tareas Particulares • Controlará los relevos de turnos de los vigiladores, como mínimo 2 veces por semana a la salida del turno noche (07:00 hs o el que fuere) y 2 veces al turno día (19:00 hs. o el que fuere), realizando el cacheo correspondiente al personal. • Proveerá de los elementos necesarios (uniforme, equipo) al personal de vigilancia para que el mismo se encuentre en condiciones de desempeñar las tareas como corresponde. • Conocerá y hará aplicar las Consignas Generales y Particulares de los puestos de vigilancia. • Recorrerá el objetivo como mínimo 2 noches por semana. • Recorrerá el objetivo como mínimo 2 fines de semanas por mes.

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa Consignas Generales Son aquellas normativas comunes a todos los puestos de vigilancia y que deberán ser cumplidas por todo el personal, independientemente del puesto que ocupe o cargo que tenga. Ejemplo: ver modelo de Consignas Generales que prescribe la Convención Colectiva de Trabajo de Seguridad Privada (art.16 CCT 507)

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa • Consignas Particulares Son aquellas descripciones de tareas específicas para el puesto que debe ocupar Son por tanto exclusivas de un puesto de vigilancia y no se aplican al resto de los puestos de seguridad

Las mismas son las que garantizan el cumplimiento de los controles y actividades que debe realizar el vigilador para cumplir con la misión del servicio de vigilancia

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 5. Perfil del puesto Es una descripción de los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y experiencia que deberían tener las personas que lo ocupen Ver Anexo

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 6. Control Es el conjunto de acciones, actividades, políticas, normas, criterios, procedimientos, listas de chequeo y actitudes que desarrollan directivos y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a la empresa. Se fundamenta en una estructura basada en cuatro componentes funcionales: • Cultura de control • Información y comunicación • Evaluación de riesgos • Actividades de control (supervisión y auditorias)

Plan Operativo Herramientas de organización Operativa 6. Control Inspecciones de Control: Son aquellas comprobaciones y verificaciones exhaustivas sobre el cumplimiento o incumplimiento de determinados parámetros o standards definidos a priori Estas inspecciones obligan a un control mucho más detallado y por ello podrían realizarse con menos frecuencia (ejemplo: semanal o mensualmente según el caso)

Ejemplo: Un extinguidor que se debe controlar exhaustivamente, a través de una detenida inspección • si el manómetro indica la presión de carga correcta • si la carga está vencida (etiqueta + color del marbete) • si tiene la traba y el precinto • si está colocado en la estación correspondiente • si tiene faltantes, abolladuras, despintado o está oxidado

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 6. Control Listas de Chequeo: Son controles que se listan para una rápida comprobación SI/NO Podríamos distinguir 2 tipos de listas de chequeo: - Las Particulares - Las generales

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa • Las primeras implican controles genéricos y visibles como puede ser controlar la cantidad de matafuegos y que se encuentren colocados en los sitios correspondientes y no estén tapados por pallets o pilas de cajas. Estos controles debieran realizarse con mucha periodicidad (ejemplo diariamente) y buscan conocer si cada ítem cumple o no los requerimiento • Las listas de chequeo generales son las que llevan un control de todos los aspectos de seguridad (armamento, comunicaciones, vehículos, uniformes, , barreras físicas – perímetro, portones, rejas, garitas, bunkers, control de llaves y precintos, etc.-, iluminación de seguridad – luminarias, reflectores, linternas, etc.-, seguridad electrónica - controles de acceso, CCTV, sistemas de alarmas, controles de ronda, arcos y espadas detectoras de metales, scanners, sistemas de loss prevention (etiquetas antihurto y arcos detectores), sistemas AVL, vigilancia humana –cumplimiento del marco regulatorio- entre otros. En estas listas no solo se verifica que cumpla o no, sino si aplica o no, comentarios de las no conformidades, acciones correctivas y fecha de su realización y la persona responsable de ejecutarlas. • Ejemplos: Si están colocados los 43 extinguidores de la dotación, o los 22 sensores de detección de movimiento en el sector administrativo, etc.

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 7. Directiva Normativa e instrucciones que dirigen, guían u orientan una acción, una persona o una cosa, en forma puntual. Puede modificar o complementar un procedimiento y se deben incorporar a sus prescripciones Ejemplo: Directiva por Inspecciones DIRECTIVANº …………… Remite:………………………… Dirigido a: ……………………. C/C: ……………………………… Fecha: ……/……/……… Ejemplo: Ante la presencia de inspectores de cualquier origen en la empresa, la guardia de acceso los identificará e informará la presencia al personal responsable del sector al cual se dirigen. A continuación se lo hará ingresar como visitas y debe ser acompañado al lugar por personal de la empresa

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 8. Instructivo Son una serie de explicaciones, reglas e indicaciones que se dan para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a cómo sea requerido para cada situación o para manejar algún elemento o sistema de seguridad Ejemplo: Ver anexo

Plan Operativo Herramientas de organización operativa 9. Procedimientos Son acciones y procesos que describen la forma como el personal de seguridad deberá aplicarlos en actividades de rutina o situaciones de emergencia. Con la aplicación de los procedimientos de seguridad, se logra que: • Todo el personal conozca sus obligaciones con respecto a la seguridad. Delimitan en forma escrita: funciones, responsabilidad y autoridad de cada cargo • Que aquellos que ocupan cargos con equipos subordinados sepan lo que pueden y deben exigir como medidas a poner en práctica para evitar riesgos. • Facilita el cumplimiento de las normativas de seguridad, mediantela observación de los procedimientos de aplicación. Ejemplo: Ver modelo

Plan Operativo Herramientas de organización operativa 9. Procedimientos La finalidad que se persigue con los procedimientos es: • Que todo el que pertenezca al área de seguridad, tenga clara cual es su participación en la tarea y por consiguiente sepa en todo momento cual debe ser su forma de proceder, según la situación en la que se encuentre o al acontecimiento que ocurra. • Facilitar el intercambio de puestos dentro del área de seguridad y evitar que las altas y bajas laborales, afecten la eficiencia y eficacia de los servicios

Plan Operativo Herramientas de organización operativa 9. Procedimientos Las principales ventajas del empleo de Procedimientos son: 1. Son un compendio de la totalidad de funciones y tareas que deben ejecutarse 2. La tarea operativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del personal sino que deben regirse por normas que mantienen continuidad en la forma de proceder a través del tiempo

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 3.

4. 5. 6. 7.

Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberías ser analizadas, evaluadas y resueltas. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas deben actuar o el alcance de una decisión o la extensión de una tarea permiten la determinación de los estándares más efectivos, ya que estos se basan en procedimientos homogéneos y metódicos, que se han ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la tarea operativa y evitan la formulación de las excusas por desconocimiento de las normativas vigentes Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa 8. Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades, según el procedimiento y la forma en que las mismas se ejecutan 9. Permiten capacitar y ejercitar al personal que se inicia en las tareas

Plan Operativo Herramientas de Organización Operativa ➢ Clasificación de Procedimientos El número de procedimientos a implantar dependerá del nivel de protección establecida: • Procedimientos de organización • Procedimientos de prevención • Procedimientos de protección e intervención • Procedimientos de conservación y mantenimiento • Procedimientos de cumplimiento legal y marco regulatorio • Etc.

Plan Operativo Medidas de Organización Operativa • Procedimientos de organización • • • • • • •

Consignas e instructivos de la Seguridad Integral Procedimientos Operativos y técnicos procedimientos de seguimiento de presupuestos Tratamientos de la información de seguridad en indicadores y métricas Elaboración de reportes de gestión (ej. Medición de desempeño) Elaboración de reportes de incidentes. Etc.

Plan Operativo Medidas de Organización Operativa • Procedimientos de prevención • • • • • • •

Procedimientos de seguridad del personal Acreditación e identificación del personal Control de llaves, candados y precintos Vigilancia de instalaciones Empleo de las comunicaciones Protección ejecutiva Protección de la información (documental, comunicaciones y telecomunicaciones). • Custodia de mercadería en tránsito. • Etc.

Plan Operativo Medidas de Organización Operativa • Procedimientos de protección e intervención • • • • • • • •

Amenaza de bomba Recepción de correspondencia y encomiendas ((carta bomba) Huelgas, vandalismo, sabotajes, disturbios y manifestaciones hostiles Respuesta en caso de reportes de alarmas o incidentes Investigación Asalto a mano armada y toma de la guardia Secuestros. Etc.

Plan Operativo Medidas de Organización Operativa • Procedimientos de Conservación y Mantenimiento • • • •

Inventario y control de inventarios Control de mermas y pérdidas Documentación a archivar Mantenimiento de los equipos de seguridad física y electrónica

Plan Operativo Principales Procedimientos por área a) Personal: Consignas generales, particulares y especiales b) Seguridad Fisica: control perimetral e interno, iluminación c) Seguridad Humana: control de acceso, permanencia y circulación, cumplimiento de rondas, presentismo, libro de guardia. d) Seguridad electrónica: control de soft y hard sobre cumplimiento de parámetros fijados para los sistemas de CCTV, control de accesos, sistemas de protección perimetral, sistemas de alarmas, sistemas de control de ronda, arcos o espadas detectoras, etc. e) Seguridad de la información: control de basura, destrucción de papeles, clasificación, difusión, almacenamiento y acceso de información sensible, revisión de PABX, TSCM

Plan Operativo-PrincipalesProcedimientos: • Control de ingreso, egreso, circulación e identificación de personas • Control de ingreso y egreso de bienes y autorizaciones de salida • Control de ingreso y egreso de vehículos • Control de correspondencia y paquetería • Lucha contra el fuego • Evacuación de emergencia • Amenaza de bomba • Toma de edificio • Toma de rehenes • Manifestaciones hostiles • Mobbing y Acoso Sexual • Preservación de evidencia e investigaciones • Seguridad en la selección e incorporación del personal

• Almacenamiento, clasificación y protección de la información sensible • Protección de documentación y calores en caja y en tránsito • Protección de bienes sensibles (notebooks, cañones multimedia, etc.) • Instructivo del servicio de vigilancia y de respuesta de alarmas • Administración de llaves, lockers, claves y paswords • Enlaces con la policía, bomberos, ambulancia, etc • Seguridad especial durante obras, construcciones, ampliaciones, etc • Documentos relacionados con incidentes, respuestas e investigación de delitos, etc{

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención Una vez analizadas las medidas de seguridad a adoptar hace falta implementarlas. Para ello serán necesarios:

a) Verificación de funcionalidad a) Resolver el dilema entre seguridad, comodidad y operatividad b) Analizar pros y contras c) Analizar la posible resistencia a las nuevas medidas b) Aprobación de las medidas • Asignar presupuesto • Difundir las medidas

Plan Operativo

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención Significa mucho más que ejercitar el plan ✓ Integrar el plan a las operaciones ✓Capacitación ✓Controlar y evaluar ✓revisar

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓ Integrar el plan a las operaciones • Debe formar parte de la cultura corporativa • Construir conciencia, educar, capacitar, involucrar todos los niveles gerenciales, departamentos y comunidad • Disponer de un presupuesto acorde • Integrarlo al sistema de gestión de calidad existente en la compañía • Desarrollar un sistema propio de gestión de calidad de la seguridad

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓ Integrar el plan a las operaciones • Debe formar parte de la cultura corporativa • Construir conciencia, educar, capacitar, involucrar todos los niveles gerenciales, departamentos y comunidad • Disponer de un presupuesto acorde • Integrarlo al sistema de gestión de calidad existente en la compañía • Desarrollar un sistema propio de gestión de calidad de la seguridad

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓ Capacitación La capacitación tiende a que el personal de seguridad, se pueda alinear mejor al instrumentar las medidas. Con mayores conocimientos aprendidos de sus tareas, pueda desplegar mayores habilidades, participación, compromisos y motivación, necesarios para satisfacer las necesidades de seguridad de las organizaciones. Saber y no hacer, en realidad en no saber. Aprender y no practicar es no aprender

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓ Controlar y Evaluar el Plan • • • •

Auditar el plan una vez al año como mínimo Involucrar a las gerencias en la evaluación y actualización Están analizadas las vulnerabilidades de las áreas críticas? El plan refleja las lecciones aprendidas en los ejercicios, en los eventos ocurridos y se actualiza con los cambios en las instalaciones y los peligros? • Están actualizados los listados con datos del personal? • Las agencias comunitarias han sido impuestas del plan?

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓ Revisar Las medidas deben reflejar las lecciones aprendidas en los ejercicios e incidentes Evaluar y modificar las medidas ante las siguientes circunstancias: • Después de cada entrenamiento y ejercicios • Después de cada emergencia • Cuando cambia el personal o sus responsabilidades • Cuando cambian o se actualizan los sistemas y equipos • Cuando el layout o diseño de las instalaciones cambia • Cuando cambian las políticas, objetivos, operaciones, procesos y procedimientos • Cuando se detectan fallas o actividad delictiva

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención ✓

Revisar

Las medidas deben revisarse ante nuevos riesgos que aparecen permanentemente y riesgos previamente mitigados vuelven a ser una fuente de amenazas. La administración del riesgo es un proceso de revisión continuo y evolutivo Las revisaciones deben ser periódicas, fijas y específicas

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención CONSIGNAS PARTICULARES PARA LA CONFECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Toda documentación que se lleva en un servicio, es un elemento probatorio en diversas y variadas circunstancias, ya sean de orden laboral, comercial y judicial, siendo también de suma utilidad para los casos de investigaciones que por ilícitos se pudieran cometer, radicando por eso su relevancia así como la importancia de una correcta confección, la que deberá ser a la vez prolija y completa. El Libro de Novedades del Servicio que provee una empresa de seguridad es de su exclusiva propiedad. Será firmando al termino de cada tumo de servicio por el guardia de seguridad entrante y saliente, esto como constancia de haberse transmitido y tomado conocimiento, respectivamente, de las novedades correspondientes

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención CONSIGNAS PARTICULARES PARA LA CONFECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Una vez completo, el libro de servicio será entregado al supervisor, quien arbitrará los medios para su inmediato reemplazo por otro nuevo, y procediendo al archivo del entregado por él término que le corresponde, a cuyo vencimiento se lo podrá destruir. Si la empresa contratante de un servicio de seguridad desea conocer y consultar las novedades del servicio, podrá entregar su propio libro en el cual se copiarán exclusivamente las novedades resultantes de incidentes o eventos relacionados con la seguridad del lugar protegido, que también se encuentran redactadas en el Libro de Novedades del Servicio.

Plan Operativo Instrumentar el Plan de Prevención CONSIGNAS PARTICULARES PARA LA CONFECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Este Libro de Novedades no es un libro exigido legalmente, pero se ha impuesto por los usos y costumbres y es una buena práctica para documentar novedades. En todos los casos se mantendrá la reserva absoluta de su contenido, salvo requisitoria de las autoridades de fiscalización y control de la empresa, o por autoridad judicial actuante, de allí la importancia de su correcta confección y conservación. En servicios donde tuvieran volumen considerable tanto, de visitas, vehículos, ingreso de materiales se confeccionará planillas de control correspondientes. Ante algún hecho que se produzca en algún servicio, se deberán confeccionar reportes, etc.