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PLAN DE GESTION DE CALIDAD NOMBRE DEL PROYECTO

SIGLAS DEL PROYECTO

Estudio de factibilidad para la instalación de una planta de recicladora de polietileno en la empresa Petramax

EFPIPRPEP

POLITICA DE CALIDAD DEL PROYECTO: Especificar la intención de dirección que formalmente tiene el equipo de proyecto con relación a la calidad del proyecto. Este proyecto debe cumplir con los requisitos de calidad muy importante el cual es el REGIDO POR LAS NORMAS ISO 9001 y la normativa de protección medioambiental que regula la ISO-14000.  Otros Requisitos de calidad de nuestro proyecto es acabar dentro del tiempo y el presupuesto planificados, cumpliendo con los estándares de calidad del proyecto LINEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO: Especificar los factores de calidad relevantes para el producto del proyecto y para la gestión del proyecto, para cada factor de calidad relevante definir los objetivos de calidad, las métricas a utilizar, y las frecuencias de medición y de reporte. FACTOR DE FRECUENCIA Y OBJETIVO DE MÉTRICA A FRECUENCIA Y CALIDAD MOMENTO CALIDAD UTILIZAR MOMENTO DE MEDICIÓN RELEVANTE DE REPORTE Performance del SPI>=0.95 SPI = Schedule Frecuencia Frecuencia Performance proyecto semanal semanal Index Acum. 

Medición, viernes por la mañana

Performance del proyecto

CPI>=0.95

CPI = Cost Performance Index Acum.

Frecuencia semanal Medición, viernes por la mañana

Cumplimiento de hitos

Hitos+5dia s = 90% de cumplimie nto Rango del 71% al 100% de satisfacció n

Cumplir los hitos establecidos en la planificación

Frecuencia semanal Medición, viernes por la tarde

Grado de satisfacción del comité de ejecutivos

% de Grado de Satisfacción.

Frecuencia, cada vez que se tenga reunión con el Comité Ejecutivo. Medición, cada vez que se tenga reunión con el Comité Ejecutivo.

Medición, viernes por la mañana Frecuencia semanal Medición, viernes por la mañana Frecuencia semanal Reporte, viernes por la mañana Frecuencia semanal Reporte, viernes por la mañana

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS: Especificar los pasos para analizar procesos, los cuales facilitarán la identificación de actividades que generan desperdicio o que no agregan valor.

Cada vez que se deba mejorar / optimizar un proceso se deberán seguir los pasos a detalle: 1. Definir el proceso a realizar. 2. Determinar la oportunidad de mejora con respecto a los tiempos a ejecutar. 3. Tomar información sobre el proceso. 4. Analizar la información levantada.

5. 6. 7. 8. 9.

Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso. Aplicar las acciones correctivas. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso. Mejora continua.

MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD: Especificar para cada paquete de trabajo si existe un Estándar o norma de calidad aplicable a su elaboración. Analizar la capacidad del proceso que generará Cada entregable y diseñar actividades de prevención y de control que asegurarán la obtención de Entregables con el nivel de calidad requerido (ver matriz adjunta). PAQUETE DE TRABAJO

1.1GESTION DE PROYECTO 1.1.1 INICIACION 1.1.2PLAN DE PROYECTO 1.1.3EJECUCION

1.1.4 CONTROL

1.1.5 CIERRE 1.2 INGENIERIA DEL PROYECTO

ESTÁNDAR O NORMA DE CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

Metodología de Gestión de Proyectos

Aprobación de Sponsor.

Metodología de de Proyectos Metodología de de Proyectos Metodología de de Proyectos Metodología de de Proyectos

Aprobación de Sponsor. Aprobación de Sponsor. Aprobación de Sponsor Aprobación de Sponsor.

Gestión Gestión Gestión Gestión

Tener los herramientas listas antes de empezar el control

Metodología de Gestión de Proyectos Norma ISO 9001 de calidad y la norma 14001 proteccion del medioambiente

1.2.1 GESTION ADMINISTRATIVAS Curso Estandar

Elaboración los informes con anticipaciones para poder hacer las correcciones en el tiempo determinado.

Norma ISO 9001 de calidad y la norma 14001 proteccion del medioambiente

Revision procedimientos tecnicos

1.2.2 ESTUDIOS PRELIMINARES

1.2.3 DISEÑO DE INGENIERIA

Informe Estándar

1.3 EVALUACION DEL PROYECTO

de

Aprobación de Sponsor Aprobación del ingeniero encargado por la calidad del proyecto Aprobación de Sponsor. Aprobación de Sponsor.

Aprobacion del Gerente de proyecto

Aprobacion del Gerente de proyecto

1.3.1 COSTOS DEL PROYECTO 1.3.2 ANALISIS DE PRECIOS Y PRESUPUESTO 1.3.3 EVALUACION ECONOMICA Y FINANCIERA 1.3.4 RECOPILACION DE INFORME DE ESPECIALISTAS 1.4 ADQUISICIÓN CONSTRUCCION E INSTALACION 1.4.1 INFRAESTRUCTUR A 1.4.2 MAQUINAS Y HERRAMIENTAS

1.4.3 RECURSOS HUMANOS 1.4.4 PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA

1.5 CIERRE

1.5.1 CALIBRAR MAQUINAS Y PROCESOS

Aprobacion del Gerente de proyecto

Metodología de Gestión de Proyectos

Informe Estándar

Informe claro y definido, con especificaciones claras.

Aprobacion del Gerente de proyecto

Informe Estándar

Informe claro y definido, con especificaciones claras.

Aprobacion del Gerente de proyecto

Informe Estándar

Informe claro y definido, con especificaciones claras.

Aprobacion del Gerente de proyecto

Metodología de Gestión de Proyectos

Aprobacion del Gerente de proyecto

Registro de especificaciones técnicas solicitadas

Cumplir con todas las especificaciones

Aprobacion del ingeniero de calidad

Registro de especificaciones técnicas solicitadas

Cumplir con todas las especificaciones

Aprobacion del ingeniero de calidad

Aprobacion del Gerente de proyecto

Metodología de Gestión de Proyectos

Registro de especificaciones tecnicas

Revision de materia prima

la

Aprobacion del Gerente de proyecto

Metodología de Gestión de Proyectos

Norma ISO 9001 de calidad

Aprobacion del ingeniero de calidad

Revisión procesos requisitos proyecto

de y del

Aprobacion del ingeniero de calidad

1.5.2 PRIMEROS CONTROLES DE CALIDAD

Norma ISO 9001 de calidad y la norma 14001 proteccion del medioambiente

Revisión procesos requisitos proyecto

de y del

Aprobacion del Gerente de proyecto

Informe Estandar

informe claro y definido, con especificaciones claras

Aprobacion del Gerente de proyecto

1.5.3 INFORME FINAL

ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD: Especificar los roles que serán necesarios en el equipo de proyecto para desarrollar los entregables y actividades de gestión de la calidad. Para cada rol especificar: objetivos, funciones, niveles de autoridad, a quien reporta, a quien supervisa, requisitos de conocimientos, habilidades, y experiencia para desempeñar el rol

Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del proyecto. Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones INGENIERO DE PROCESOS ING. JORQUE QUIROZ

correctivas para mejorar la calidad Supervisa a: Project Manager Requisitos de conocimientos: Norma ISO 9001 Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos Requisitos de experiencia: Ingeniero de procesos con más de 20 años de experiencia.. Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones correctivas, aplicar acciones correctivas

GERENTE DE PROYECTO

Niveles de autoridad: Exigir el cumplimiento de entregables al equipo de proyecto Reporta a: Ingeniero de Procesos Supervisa a: Equipo de ingenieros Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos

MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO Objetivos del rol: Elaborar los entregables con la calidad requerida y según estándares Funciones del rol: Elaborar los entregables Niveles de autoridad: Aplicar los recursos que se le han asignado Reporta a: Gerente de Proyecto Supervisa a: Los trabajadores de la compañía Requisitos de conocimientos: Gestión de Proyectos y las especialidades que le tocan según sus entregables asignados.

Requisitos de habilidades: Desenvolvimiento en publico

ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO: Especificar el organigrama del proyecto Indicando claramente donde estarán situados los roles para la gestión de la calidad Ingeniero de procesos

Comité de control de Gerente de Proyecto

Miembros del equipo DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD: Especificar que documentos normativos regirán los procesos y actividades de gestión de la calidad  Para Mejora de Procesos  Para mejora de calidad del producto  Para Resolución de los problemas encontrados en el proyecto.  Para la elaboración de informes.  Para la elaboración de Métricas PLANTILLAS  Plan de Gestión de Calidad  De indicadores  Línea Base de Calidad FORMATOS  Plan de Gestión de Calidad PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Especificar el enfoque para realizar los procesos de gestión de la calidad indicando el qué, quién, cómo, cuándo, dónde, con qué, y porqué PROCEDIMIENTOS



El aseguramiento de calidad se realizará constantemente con un

 

examen y encuesta a los trabajadores Los resultados se formalizarán como Solicitudes de Cambio Asimismo, se verificará que dichas solicitudes de cambio y acciones a

ENFOQUE DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

tomar.

ENFOQUE DE CONTROL DE LA CALIDAD



El control de calidad se ejecutará revisando los entregables para ver si



están conformes o no. Se realizará mediciones métricas y se informará para la mejora de la



capacitación. Los resultados de estas mediciones se harán conocidos en la reunión para la mejora de la calidad.

 Los entregables verificados se revisará nuevamente para ver las correcciones.

ENFOQUE DE MEJORA DE PROCESOS

Tomar información sobre las charlas dadas Analizar la información levantada Realizar una encuesta con preguntas precisas. Analizar la encuesta realizada. Aplicar los cambios necesarios. Verificar si los cambios correctivos si han sido efectivas

Plan de gestión del riesgo

Para el proyecto, se hace necesario considerar también un marco de trabajo para la planificación y ejecución de las actividades de gestión de riesgos que afecten el proyecto. Este marco de trabajo debe permitirnos identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto:      

Estimando y planeando las actividades análisis, planeación y gestión del riesgo para el proyecto. Determinando cuáles riesgos pueden afectar el proyecto y documentándolos con sus características. Realizando un análisis cualitativo del riesgo y de las condiciones para priorizar sus efectos sobre los objetivos del proyecto. Midiendo la probabilidad y las consecuencias de los riesgos y estimando sus implicaciones en los objetivos del proyecto. Desarrollando procedimientos y técnicas para aumentar las oportunidades y disminuir las amenazas en los objetivos del proyecto. Monitoreando riesgos residuales, identificando nuevos riesgos, ejecutando planes de reducción de riesgos, y evaluando la efectividad a través del ciclo de vida del proyecto.

PLANEACIÓN DE LOS RIESGOS Para realizar la planeación de los riesgos en el proyecto, deberá utilizarse la siguiente documentación: 

Alcance del proyecto: base para la planeación de riesgos por medio de la identificación de los objetivos del proyecto y de los entregables del proyecto.



Plan del Proyecto: La identificación del riesgo requiere un entendimiento de la misión del proyecto, alcance y objetivos del propietario, el patrocinador y los interesados.

Es importante también considerar otros documentos para la planeación de riesgos como los procesos organizacionales existentes (categorías de riesgos, definiciones de conceptos y términos, plantillas) y factores ambientales organizacionales (actitudes y tolerancia al riesgo). ROLES Y RESPONSABILIDADES A continuación se define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de riesgos. Originador del Riesgo El originador del riesgo inicialmente identifica el riesgo y formalmente lo informa al Gerente del Proyecto. El originador del riesgo es formalmente responsable por:   

La temprana identificación del riesgo dentro del proyecto. La documentación formal del riesgo, completando el Formato para Riesgos. La publicación del Formato de Riesgo para la revisión del Gerente del Proyecto.

Gerente del Proyecto El Gerente del Proyecto recibe, registra, y monitorea el progreso de todos los riesgos del proyecto. El Gerente del Proyecto es formalmente responsable de: 

Recibir los Formatos de Riesgos e identificación de riesgos apropiados para el Proyecto.

   

Grabar todos los riesgos en el Registro de Riesgos. Presentar todos los riesgos al grupo de Revisión del Proyecto. Reportar y comunicar todas las decisiones tomadas por el Grupo de Revisión del Proyecto. Monitorear el progreso y las acciones de mitigación asignadas.

.Grupo de Revisión del Proyecto El Grupo de Revisión del Proyecto confirma el riesgo, es decir su probabilidad e impacto, y asigna las acciones según la estrategia seleccionada para cada riesgo. El Grupo es formalmente responsable por:    

Un regular repaso de los riesgos registrados en el Registro de Riesgos. La identificación de solicitudes de cambio necesarias para mitigar los riesgos identificados. Asignación de acciones para mitigar el riesgo. El cierre de riesgos que no presentan acciones pendientes y no presentan probablemente mas impacto al proyecto.

Equipo del Proyecto El Equipo del Proyecto esta comprometido con las acciones de mitigar el riesgo, delegados por el Grupo de Revisión del Proyecto. IDENTIFICACION DE LOS RIESGOS El riesgo es un evento o condición incierta que si ocurre tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos del proyecto. Se deben efectuar reuniones con los miembros del equipo del proyecto para desarrollar el plan de riesgos. La identificación de los riesgos para el proyecto será representada a continuación:

CATEGORIA Recursos

RIESGOS DEL PROYECTO FACTOR DE RIESGO  Deficiencia en la asignación de recursos.  Desviación de Recursos.  No disponibilidad de algún determinado Bien o Servicio.

  Tecnico

Administrativas

        

Cultura

    

Comunicacion



Externos

   

Conflictos de disponibilidad de recursos con otros proyectos. Nuevas tecnologías que pueden afectar al proyecto. Infraestructura requerida. Ambiente de Produccion insuficiente. Proveedores que no cumplen con lo ofrecido. Objetivos no realistas. Cambios en el alcance y entregable del proyecto. Ampliación del Cronograma. Administracion de costos. Roles y Responsabilidades no definidas . Uso inadecuado de los estándares en el Proyecto. Calidad inadecuada en el Plan de Proyecto. Fondos inadecuados o interrumpidos. Resistencia al cambio. Falta de compromiso. Falta de comunicación entre miembros del Proyecto. Falta de retroalimentación con representantes de la Empresa. Comunicación ambigua, escasa o inconclusa. Marco legal cambiante. Cambio de prioridades del Sponsor. Riesgos del lugar, clima terremotos, inundaciones,etc.

PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS Adicionalmente a la identificación de los riesgos que puedan presentarse en el Proyecto, se debe establecer el análisis necesario y la medición de los mismos. La medida del riesgo abarca dos dimensiones básicas: la probabilidad de que se produzca la amenaza que nos acecha, que se puede expresar en términos de frecuencia o, mejor en términos de frecuencia relativa, y la severidad con que se produzca dicha amenaza (impacto). Se ha establecido la siguiente tabla para clasificar las probabilidades de ocurrencia de los riesgos que pueden afectar al Proyecto:

CATEGORIA

VALO R Casi Certeza 5

PROBABILIDAD DEL RIESGO DESCRIPCION Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy alta, es decir, se tiene plena seguridad que éste se

presente, tiende al 100%. Probable

4

Moderado

3

Improbable

2

Muy Improbable

1

Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es alta, es decir, se tiene entre 75% a 95% de seguridad que éste se presente. Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es media, es decir, se tiene entre 51% a 74% de seguridad que éste se presente. Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es baja, es decir, se tiene entre 26% a 50% de seguridad que éste se presente. Riesgo cuya probabilidad de ocurrencia es muy baja, es decir, se tiene entre 1% a 25% de seguridad que éste se presente.

A continuación se presenta la categorización de impacto definida para los riesgos que ya se encuentran identificados dentro del Proyecto:

CATEGORIA

VALOR

Catastrofico

5

Mayor

4

Moderado

3

Menor

2

Insignificante

1

IMPACTO DEL RIESGO DESCRIPCION Riesgo cuya materialización influye directamente en el cumplimiento del Proyecto, dejando además sin funcionar totalmente o por un período importante de tiempo, los programas o servicios que entrega el Proyecto. Riesgo cuya materialización dañaría significativamente el logro de los objetivos del Proyecto. Además, se requeriría una cantidad importante de tiempo de la dirección del Proyecto para investigar y corregir los daños. Riesgo cuya materialización causaría un daño importante en el logro de los objetivos del Proyecto. Además, se requeriría una cantidad de tiempo importante de la dirección del Proyecto para corregir los daños. Riesgo que causa un daño, que se puede corregir en el corto tiempo y que no afecta el cumplimiento de los objetivos del Proyecto. Riesgo que puede tener un pequeño o nulo efecto en el Proyecto.

NIVE L DE LOS RIESGOS Para llegar a establecer cuáles son los riesgos más importantes que pueden llegar a afectar el Proyecto, se ha realizado una categorización de los mismos en base a experiencias de proyectos anteriores. Según esto se establece la siguiente formula de cálculo:

Nivel del Riesgo = ( Probabilidad x Impacto ) Obteniendo Matriz de

Probabilidad 5 4 3 2 1

5 4 3 2 1 1

10 8 6 4 2 2

15 12 9 6 3 3

20 16 12 8 4 4

la siguiente Riesgos:

25 20 15 10 5 5 Impacto

Matriz de Riesgo Riesgo Alto

Riesgo Moderad o

Riesgo Bajo

Se muestra a continuación el cálculo realizado para cada uno de los riesgos identificados anteriormente: Factor de Riesgo Deficiencia en la asignación de recurso Desviación de Recursos No disponibilidad de algún determinado Bien o Servicio Conflictos de disponibilidad de recursos con otros proyectos Nueva Tecnología

Infraestructura requerida Ambiente de Producción Incumplimiento de proveedores Objetivos no realistas Cambios en el Alcance

RIESGOS DEL PROYECTO Descripcion Impacto Impacto en la planificación de tiempo por causa de conflictos internos no esperados Impacto en los tiempos de ejecución y gestión del Proyecto por re-organización del equipo de Proyecto Incongruencia entre lo planificado y lo implementado en la ejecución del Proyecto

Impacto en Hitos de entrega estimados por redistribución de trabajo o inducción de nuevos miembros en el equipo Adición en los tiempos de ejecución del Proyecto, por desconocimiento del equipo de trabajo No contar con el espacio y equipamiento necesario para la implementación del proyecto dentro de la empresa No contar con la plataforma tecnológica para la puesta en marcha del Proyecto No contar con la materia e insumos necesarias Impacto en la percepción del cliente respecto de la satisfacción de sus necesidades Impacto en los costos y cronogramas estimados para la realización del Proyecto

Prob.

Impacto

Nivel

1

2

2

2

4

8

3

4

12

2

3

6

4

5

20

1

3

3

1

3

3

2

3

6

4

2

8

2

3

6

Ampliación del Cronograma Administracion de costos Roles y Responsabilidades no definidas Uso inadecuado de los estandares en el Proyecto Calidad inadecuada en el Plan de Proyecto Fondos inadecuados o interrumpidos Resistencia al Cambio Falta de compromiso Falta de comunicación entre miembros del Proyecto Falta de retroalimentación con representantes de la Empresa Comunicación ambigua, escasa o inconclusa Marco legal cambiante Cambio de prioridades del sponsor Riesgos del lugar, clima terremotos, inundaciones,etc

Impacto en la planificación y costos de Implementación del Proyecto por atrasos originados por el cliente Impacto en la realización del Proyecto, por no contar con el presupuesto adecuado Impacto en la organización del proyecto, la empresa pueden provocar retrasos por falta de seriedad Impacto en los tiempos de ejecución y gestión del Proyecto, por desconocimiento de metodologías de trabajo Impacto en la implementación final del Proyecto, los entregables y la valoración y utilización del mismo por parte del cliente Adición en los tiempos de ejecución y gestión del Proyecto Adición de tiempo en la implementación del Proyecto Retrasos en cronograma y riesgos de aceptación satisfactoria por parte del cliente Incompatibilidad para unificación de criterios, implicaría rehacer y reasignar tareas

3

4

12

4

5

20

1

4

4

3

3

3

4

12

3

5

15

4

2

8

1

4

4

2

5

10

2

5

10

3

6

2

2

4

1

5

5

1

4

4

1

Resultado del Proyecto distinto al esperado

Retrasos en presentación final del proyecto, lenguaje no común, duplicidad de información, etc. Re-definición de políticas de utilización de medios de comunicación, cambios en costos por tasas de impuesto, etc. Cambio de giro o re-definición de mercado u operaciones, venta de la empresa puede no llevar a cabo el proyecto Impacto en los tiempos de implementación por falta de conectividad entre el cliente, el equipo de proyecto y los posibles proveedores

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