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PLAN DE AUDITORIA E.D.S ALCARAVÁN DEL ARIARI

YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN

CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 SENA GRANADA /META 2019

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E.D.S ALCARAVÁN DEL ARIARI

YADDY JOHANNA HERNÁNDEZ RINCÓN

TUTOR: FREDDY ANTONIO HORTA RODRIGUEZ

CURSO VIRTUAL AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 SENA GRANADA /META 2019 2

1 INTRODUCCIÓN

Una estación de servicio o gasolinera es un punto de venta de combustible y lubricantes para vehículos de motor. Aunque en teoría pueden establecerse y comprar libremente, las estaciones de servicio normalmente se asocian con las grandes empresas distribuidoras y con contratos de exclusividad. Generalmente, las estaciones de servicio ofrecen gasolina y gasóleo, ambos derivados del petróleo. Algunas estaciones proveen combustibles alternativos, como gas licuado del petróleo. En una estación de servicio es importante definir todos y cada uno de los puestos que hay en la empresa, ya que el correcto funcionamiento de ésta depende de la delimitación del trabajo de cada empleado. En una gasolinera existe un término conocido como “zona de riesgo”, que se define como la protección del lugar donde se labora tanto de instalaciones como del capital humano. Dentro de una empresa existen diferentes áreas de trabajo que se dividen en distintos puestos. En el lado operativo encontramos a los oficiales encargados de la venta de los petrolíferos, en el área de mantenimiento, se encuentran los encargados de limpieza y el encargado de la estación, en el departamento de contabilidad y finanzas se cuenta con la supervisión de los gerentes generales. (PAREDES, s.f.) Los encargados de la venta de petrolíferos (despachador de gasolina): es el término que se proporciona a los trabajadores que hacen la labor de venta en una gasolinera, y entre las actividades más relevantes para dichos trabajadores son: Atención personalizada a los clientes, Venta de aceites, Revisión del vehículo, Limpieza del área de trabajo.

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OBJETIVOS

2.1 GENERAL Determinar el cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, así como del PMA aprobado con Auditoría Ambiental y evaluar la eficacia de las medidas ambientales aplicadas por el Distribuidor en relación a dicho cumplimiento para garantizar la explotación racional y sustentable de los recursos naturales no renovables.

2.2 ESPECÍFICOS

Verificar si las actividades habituales que se ejecutan en la estación de servicio cumplen los requisitos para su funcionamiento, así como los compromisos y obligaciones ambientales previstas en su PMA. Identificar los riesgos e impactos que la actividad representa para el medio ambiente natural, comunidad local y al personal que trabaja en la estación y proponer las medidas preventivas correspondientes Evaluar la tecnología aplicada por el establecimiento auditado para la prestación del servicio público de venta de combustibles al parque automotor En caso de detectarse incumplimientos o No conformidades que evidencien un riesgo inminente al ambiente o a la seguridad del establecimiento y su entorno, establecer un Plan de Acción perentorio que contemple medidas adecuadas a ser implementadas en corto y mediano plazo

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RESEÑA DE LA EMPRESA

ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI

Rosa Elina Campo Pérez, propietaria del establecimiento de comercio “ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI”, ubicada en la calle 25 No. 11-170, barrió las Delicias del Municipio de Granda, Departamento del Meta, registrada en cámara de comercio y renovado su Matricula mediante No. 00142656 del 8 de junio de 2016, que bajo el No. 103.248, del Libro XI, el 15 de julio de 2010, se inscribe el documento privado de fecha 06 de Julio de 2010, por medio del cual se celebra el contrato de prenda sin tenencia sobre el establecimiento de comercio denominado ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, celebrado entre RIO DE COLOMBIA S.A, como el acreedor y ROSA ELINA CAMPOS PÉREZ como el deudor, la actividad principal a desarrollar es (4731) comercio al por menor de combustibles para automotores, y como actividad adicional se presta el servicio de (4732) comercio al por menor de lubricantes (aceite, grasas), aditivos y productos de limpieza para vehículos automotores. La planta de personal está compuesta por 11 trabajadores, y se cotiza a la ARL Riesgos: III y IV.

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3.1 MISIÓN LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, proveer combustible en la región del Ariari, con los mejores estándares de seguridad y atención al cliente, empleados y proveedores destacando con respeto, armonía manteniendo la calidad cantidad, precio justo, cuidando el medio ambiente. Tiene como propósito contribuir al desarrollo económico, social, demográfico de la región. Cumplir a tiempo a sus clientes a través de la venta de combustible y lubricantes, prestados por un equipo humano entrenado y capacitado.

3.2 VISIÓN Para el año 2021 LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, seremos reconocidos como una empresa líder en la región del Ariari, en el sector de comercialización de combustibles, destacado por nuestro servicio superior, trabajo en equipo buen servicio, por parte de nuestro factor humano protegiendo el medio ambiente.

3.3VALORES CORPORATIVOS RESPONSABILIDAD PUNTUALIDAD INTEGRIDAD RESPETO SERVICIO LEALTAD AGILIDAD

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3.4 POLÍTICA DE CALIDAD

LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVAN DEL ARIARI, dedicados Administrar y satisfacer oportunamente las necesidades de los clientes, mediante los suministros de combustibles, con precios competitivos con la participación de un equipo de trabajo calificado, capacitado y comprometido con el mejoramiento continuo de la empresa. Para prestar un mejor servicio en la región del Ariari y el departamento del Meta.

3.5 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, presta el servicio de suministro de combustible al por menor y al detal entre ellos ACPM, Gasolina Corriente y Extra, lubricantes; la gerencia está comprometida con la seguridad y salud en el trabajo, encaminados en la prevención y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales a través de la identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles, respondiendo a las necesidades y requisitos de nuestros empleados y partes interesadas, así como a los legales y normativos aplicables, y a la mejora continua en la gestión y desempeño del Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminada a promover y mantener el bienestar fisco, mental y social de los trabajadores, ofreciendo lugares de trabajos seguros y adecuados.

Es un compromiso de la Alta Gerencia respaldar el SG-SST y asignar los recursos necesarios para propiciar un ambiente de trabajo sano y seguro para nuestros colaboradores. Capacitar y entrenar al personal para realizar sus funciones y tareas de manera segura.

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3.6 POLÍTICA DE ALCOHOL Y DROGAS Conscientes que el consumo y abuso del alcohol, drogas, sustancias alucinógenas, enervantes o que creen dependencia; deteriora el desempeño personal y afectan seriamente la seguridad, eficiencia y productividad de los trabajadores de la empresa en general; LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI., establece las siguientes Políticas sobre el uso indebido de alcohol y drogas: 1.

La tenencia, uso, consumo, distribución o venta de cualquier clase de bebida alcohólica, estupefacientes, sustancias alucinógenas, drogas controladas, no recetadas, enervantes o que generen dependencia, está estrictamente prohibida en horas laborales, dentro de las instalaciones de la empresa, vehículos de ella o a su servicio, en instalaciones de nuestros clientes y en donde este expresamente restringido.

2. Presentarse a trabajar bajo efectos de alcohol, drogas y/o sustancias alucinógenas, enervantes o que creen dependencia, está estrictamente prohibido. 3. Cualquier tipo de contravención a esta política, es causal para aplicar las sanciones disciplinarias pertinentes y la cancelación inmediata del contrato de trabajo. 4. No se permite el consumo de cigarrillos en las instalaciones de la Estación de servicio o donde este expresamente prohibido. 5. La empresa reconoce que tanto el alcoholismo como la drogadicción son situaciones susceptibles de tratamiento.

Los empleados y trabajadores que consideren tener

problemas de dependencia de alcohol y drogas deben buscar asesoría y seguir un tratamiento, en forma rápida y apropiada, para que el problema no se convierta en obstáculo para el adecuado desempeño de sus funciones dentro de la empresa.

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Es un compromiso por parte de la empresa brindar capacitación a sus trabajadores acerca de las enfermedades ocasionadas por el consumo del alcohol, tabaco, cigarrillo y drogas alucinógenas. De manera conjunta se realizarán campañas informativas como:

* Publicación de políticas de no consumo de alcohol y drogas en los lugares de trabajo. *Publicación de mensajes que llamen la atención al equipo de trabajo con respecto al no consumo de alcohol y drogas.

El no cumplir esta política puede poner en riesgo la vida propia y la de otras personas, así como el normal desempeño de las operaciones.

6. La cobertura de esta política se extiende a los visitantes (Clientes, contratistas, proveedores, y quien la incumpla será retirado de las instalaciones de la empresa y podrá negársele el ingreso en un futuro.

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3.7 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

1. Prestar el servicio de suministro de combustible al por menor y al detal entre ellos ACPM, Gasolina Corriente y Extra y lubricantes de manera segura. 2. Asignar los recursos financieros, técnicos y humanos con el fin de dar cumplimiento con la seguridad y salud en el trabajo, encaminados en la prevención y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales. 3. Identificar los peligros, valorar los riesgos y determinar los controles, respondiendo a las necesidades y requisitos de nuestros empleados y partes interesadas. 4. Identificar los requisitos legales y normativos aplicables, evaluarlos y establecer planes de acción tendientes a su cumplimiento. 5. Mejorar continuamente la gestión y desempeño del Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminada a promover y mantener el bienestar físico, mental y social de los trabajadores, ofreciendo lugares de trabajos seguros y adecuados. 6. Capacitar al personal con el fin de promover la prevención y disminución de incidentes, accidentes, lesiones y enfermedades laborales

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4 ALCANCE Y CONTENIDO Las actividades desarrolladas por el establecimiento para el expendio de combustibles de uso automotriz a consumidores finales, dentro del área de influencia directa del proyecto y en función a los siguientes aspectos: Auditoría Ambiental de Cumplimiento (AAC) del PMA de la E/S “JENMER CíaLtda” 4 GREENLEAF AMBIENTAL COMPANY a) Instalaciones principales y auxiliares, su funcionalidad y desempeño operacional b) Eficacia de las medidas aplicadas en función a la Normativa ambiental vigente y el PMA c) Impactos y riesgos ambientales que el proyecto genera en el medio ambiente, como consecuencia de las operaciones, emisiones, vertidos y residuos d) Cumplimiento de los Estándares de calidad En consecuencia al alcance propuesto, el Informe contiene la documentación de respaldo que evidencia el grado de cumplimiento de los objetivos planteados y comprende a más de la información anteriormente señalada lo siguiente:  Síntesis de las “no conformidades” encontradas  Registro fotográfico y documental  Plan de Acción acordado con el auditado y cronograma de ejecución  PMA actualizado  Matriz lógica de aplicación del PMA  Informe de la Socialización de la Auditoría Ambiental  Actas de inicio de Auditoria  Firma de responsabilidad del equipo Consultor  Resumen Ejecutivo

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5 JUSTIFICACIÓN La Auditoría de Gestión “nos ayuda a determinar alguna deficiencia en las políticas, procedimientos, disposiciones legales o técnicas y verificar que la entidad auditada cumpla con los objetivos de la entidad basándose en principios, con la finalidad de formular recomendaciones oportunas”

Por lo tanto nace la necesidad en la Estación de Servicios de disponer una herramienta documentada que indique y simplifique las actividades administrativas y financieras, lo cual facilitaría un control posterior que sirva de guía para formular e implementar las estrategias que le permitan a la administración alcanzar los objetivos y la misión de la empresa, la cual se fundamenta en garantizar y satisfacer las necesidades en consumo de combustibles a nuestros clientes y servicios de conveniencia ofreciendo una atención cortes, rápida y eficiente, con un trato personalizado y productos de la mejor calidad y así contribuir al desarrollo, Económico y social de nuestro país; asegurando un control interno de calidad, y el mejoramiento de la gestión empresarial.

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6 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

En la Estación de Servicio se ha tenido como problema el mal manejo del dinero en la estación ya que se presentan pérdidas diarias económicas por no haber una buena administración o un supervisor que les facilite realizar las cuentas, los trabajadores laboran en la ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI, al entregar las cuentas, las dan con faltantes y eso ocasiona pérdidas económicas al dueño del establecimiento por no contar con una herramienta como lo sería una taquilla donde una persona se encargue de todo el dinero y no se ocasiones desfalcos de dinero por los trabajadores, además de que no cuentan con un encargado de manejar el dinero y retirarlo constante. A través de una inspección realizada durante un día de trabajo, se pudieron determinar las causas que ocasionan dicho problema y se aplicó una herramienta de calidad que fue un supervisor, para determinar las causas vitales que originan el problema.

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7 PLAN DE MEJORA Durante el estudio de campo, en el proceso de recolección de los datos necesarios para llevar a cabo este trabajo, se notó una serie de deficiencias que unidas conllevan a un mal manejo del dinero por los trabajadores que laboran en La Estación de Servicio Alcaraván del Ariariubicada en la calle 25 No. 11-170, barrió las Delicias del Municipio de Granda, Departamento del Meta, es por ello que planteamos el siguiente plan de mejora: 1. Es estrictamente necesario en todas las empresas de la actualidad ir unidas con el desarrollo tecnológico e implementarlo de forma efectiva de modo que se beneficie tanto la organización como el cliente, dado esto una de las primeras acciones que se deberían tomar para mejorar el proceso de surtimiento de gasolina es la adquisición de una taquilla donde los clientes puedan realizar el pago de su combustible ya que no cuentan con una herramienta tan esencial como esa, minimizando ciertos demoras de los trabajadores a la hora de ejecutar el servicio. 2. Es de vital importancia que el personal que labore en esta estación de servicio cuente con el entrenamiento previo necesario, que se le proporcione toda la información sobre cómo utilizar las maquinas, el manejo del dinero y el trato que debe dar al cliente. 3. Por otra parte es necesario reforzar la supervisión de modo que el personal se mantenga trabajando de forma eficiente sin desperdiciar el tiempo, el supervisor debe generar y mantener la motivación en su personal para que realicen un mejor trabajo en un ambiente armónico y de responsabilidad. 4. Finalmente se debe llevar a cabo una supervisión periódica a los trabajadores, ya que al estar sin supervisión genera desorden al funcionamiento y satisfacción del empleador,

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porque ya estaría más seguro de no tener pérdidas periódicas, y minimizando el desorden de la Estación de servicio. 7.1 RECOMENDACIONES - Entrenar de forma adecuada y completa al personal nuevo antes de que este ejerza su función en el puesto. - Motivar al personal existente para que realice un mejor trabajo. - Reforzar la supervisión del personal. - Realizar mantenimiento a los surtidores periódicamente. - Contar con un personal que solo se dedique a administrar el dinero para evitar pérdidas de dinero periódicamente. - Aptitudes para manejar el Efectivo

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VENTAS Y DESVENTAJAS

8.1 VENTAJAS Una de las ventajas de la Estación de servicio ALCARAVÁN DEL ARIARI es que ofrecen precios accesibles a toda la comunidad. Otra ventaja es que todos los carburantes comercializados han pasado por los controles obligatorios de consumo que garantizan la calidad del producto. Otra ventaja es que se encuentra abierta las 24 horas del día y los clientes no tienen que sufrir por filas para obtener su gasolina. Calidad del Producto

8.2 DESVENTAJAS

El uso del celular en la Estación de Servicio ALCARAVÁN DEL ARIARI Una de las desventajas más comunes es que la comunidad opina, que una Estación de Gasolina no deja de ser un lugar inseguro, ya que se está manipulando un producto inflamable. Competencia con precios más bajos Desconfianza del producto

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9 MAPA DE PROCESOS DE LAS ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI

PROCESO ESTRATÉGICO

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

MEJORA CONTINUA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PROCESO MISIONAL

N E C E S I D A D DEL U S U A R I O

SOLICITUD DE PEDIDO DE COMBUSTIBLE

FACTURACIÓN DEL PEDIDO DE COMBUSTIBLE

CARGO DE COMBUSTIBLE

DESPACHO DE COMBUSTIBLE

PROCESOS DE APOYO

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN

MANTENIMIENTO

RECURSOS HUMANOS

GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMATIZADA

GESTIÓN DE SERVICIO AL CLIENTE

S A T I S F A C C I Ó N DEL C L I E N 17 T E

10 ANÁLISIS DOFA Debilidades: Oportunidades:   



Baja autonomía y poco liderazgo del personal de apoyo. Alta rotación de personal incluyendo cargos administrativos Escasa experiencia del personal gerencial y administrativo en procesos de transformación empresarial. Escaso conocimiento del personal interno de los negocios alternos planteados. Baja estandarización de procesos

Fortalezas:    



Buenas relaciones con mayoristas Experiencia y conocimiento del negocio de combustibles Habilidad de negociación del personal general Avance en la institucionalización empresarial Prestigio, credibilidad y reconocimiento en el medio. Consolidación del sistema contable-administrativo que genera información centralizada y oportuna.

   

Política de algunas de las mayoristas de vender sus puntos de venta Licitación en el sector publico Desarrollo de la cuidad de granada, haciendo más productiva y mejor competitiva. Posibilidad de apertura de nuevas estaciones de servicios.

Amenazas:  Inseguridad generalizada  Proliferación de estación de servicio  Empresas competidoras fuertes y con gran capacidad financiera.  Competencia desleal por acciones al margen de la ley, contrabando, robo, etc.  Ingreso de nuevos competidores internacionales al mercado nacional como Petrobras.  Volatilidad del precio del petróleo. Disminución del consumo de combustible por alternativas “no contaminantes” para el transporte.

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11 AMBIENTE DE CONTROL CUESTIONARIO SOBRE EL MÉTODO COSO DE LA ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI No. DE FACTORES DE CONTROL SI NO OBSERVACIONES FACTORES 1 ¿Personal se encuentra capacitado para sus actividades laborales? X 2 3

¿Personal cuenta con la experiencia para llevar a cabo las funciones asignadas? ¿Se aplica el proceso de selección, inducción, re inducción y capacitación para personal nuevo?

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¿Qué tipo de contrato se encuentran vinculados?

5

7

¿Cuenta con recaudador de dinero? ¿Son liquidadas las prestaciones sociales de acuerdo a las normas legales vigentes? ¿Cuenta con personal encargada de manejar el dinero en efectivo?

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¿Los trabajadores tienen su dotación y EPI adecuada?

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X

12 X termino fijo e indefinido Cada 3 horas, pero aun genera perdidas

X X X X

Corren por cuenta empleador Cuenta con su cronogramas adecuado y mejora continua

X

x 9

¿Existe un plan de Salud Ocupacional?

10 11

¿Están los empleados afiliados a cajas de compensación? ¿Cuentan con programas de recreación? ¿Se encuentra archivada la documentación reglamentaria de cada empleado? ¿Existe en la empresa un sistema de información de su talento humano actualizado? ¿Cuenta la empresa con un código de ética?

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¿Se designa autoridad y responsabilidad a los empleados y se documenta? ¿La empresa hace rotación del personal? ¿Cuenta con manual de funciones y el cual es socializado a los trabajadores? ¿Son asesorados y avalados legalmente los contratos? ¿La empresa cuenta con el plan de las 3 R? ¿Hacen convocatorias por medio de medios electrónicos, redes sociales?

x X X X X X X

Son turnos fijos

X

Son revisados por el subgerente

X

X X

Computrabajo

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12 VALORIZACIÓN DE LOS RIESGOS Caídas al mismo nivel. Incendios y explosiones. Sobreesfuerzos por posturas inadecuadas y carga de objetos. Atropellos o golpes con vehículos. Contactos térmicos. Exposición a temperaturas y condiciones ambientales cambiantes y extremas, como los ruidos, viento, lluvia y frío. Exposiciones a inhalaciones de gases de la combustión como monóxido de carbono, óxidos de azufre y otros componentes de los hidrocarburos como el benceno, que es cancerígeno. Dermatitis por contacto con los combustibles, lubricantes (sobre todo los usados) y otros agresivos. Contactos eléctricos.

Al realizarse una Auditoría de Gestión, no estará exenta de errores u omisiones importantes y antes de presentar el informe se debe considerar los tres tipos de riesgo:

Riesgo Inherente: Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades generados por las características de la entidad u organismo. Riesgo de Control: Es la posibilidad de que los procedimientos de Control Interno no puedan prevenir o detectar errores de manera oportuna.

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Riesgo de Detección: De que los errores no identificados el Control Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

12.1 Medidas de Prevención Las medidas de prevención de la contaminación tienen relación con métodos de minimización de la generación de residuos. Se entiende por minimización o mitigación "Acciones para evitar, reducir o disminuir en su origen la cantidad y/o peligrosidad de los residuos peligrosos generados". En general las opciones de minimización son reducción en la fuente (sustitución de materiales, modificaciones de los procesos o de los equipos, mejoras en la operación), reutilización y reciclaje.

12.2Prácticas para la prevención de las pérdidas: Prevención de derrame. Manutención preventiva. Preparación para las emergencias

12.3Medidas de procedimiento: Documentación. Manejo de material y almacenamiento. Control del material e inventarios. Listas de control

12.4 Directrices para el personal: Administración de las iniciativas. Capacitación del personal. Sistemas de incentivos para el personal 21

12.5 Medidas apropiadas. Prevención de las Pérdidas Las principales fugas y derrames se producen los tanques subterráneos de almacenamiento de combustibles; para prevenir estas pérdidas se implementarán diferentes técnicas. Protección contra Derrames. Muchas de las pérdidas provienen de los derrames; estos a menudo ocurren cuando se desconecta la manga del camión; y aunque estos derrames son usualmente pequeños, si son reiterados pueden causar un daño ambiental serio. La mayoría de estos derrames se producen por error humano, y la manera de prevenirlos es siguiendo estrictamente los procedimientos estándar de llenado. Protección contra Sobrellenados

El sobrellenado en general produce más pérdidas que los derrames. El problema se puede resolver con las siguientes medidas: Revisar que el tanque tenga suficiente espacio libre antes de realizar la carga. Vigilar permanentemente mientras se realiza la carga de combustible. Usar equipos de protección contra el sobrellenado: válvulas de sobrellenada automática, sistema de alarmas, o válvulas de bola flotante y detección de Fugas.

Para detectar posibles fugas de combustibles se aplican los siguientes métodos: Monitoreo del agua subterránea Control de estanqueidad Construcción de pozos de monitoreo ubicados alrededor de los tanques 22

Medidor manual del nivel del estanque Detector de fugas de las tuberías de succión Detector de fugas de las tuberías presurizadas Ajuste estadístico de inventario Manejo de Materias Primas y Residuos

12.5.1 lavado de Pisos Se utiliza para reducir los residuos líquidos generados en la limpieza del establecimiento, se recomienda utilizar métodos "secos" para el lavado de las áreas de trabajo, por ejemplo, estropajos, escobas, trapos, etc., y así reducir la generación de aguas contaminadas.

A continuación, se entregan algunas sugerencias de métodos secos de limpieza en casos de derrames de líquidos, como gasolina o aceites

Para pequeños derrames, usar toallas industriales las cuales deberán ser finalmente tratadas como residuo peligroso y entregar a terceros para su disposición.

Para derrames medianos, usar absorbentes para retener temporalmente el líquido mientras se limpia; posteriormente traspasar el líquido a un contenedor apropiado, y luego limpiar con una toalla; y entregar para su disposición final.

Para derrames de aceites, usar estropajos hidrófobos para limpiar los derrames, y reciclar el aceite recuperado almacenando en contenedores rotulados como "residuos de aceites". Si aún queda líquido utilizar toallas para limpiar; y finalmente si aún queda algo en los pisos, limpiar con jabón y agua. 23

12.5.2 Olores Las medidas de prevención de olores son las relacionadas con las medidas de prevención de derrames y fugas.

12.5.3 Ruidos Las medidas para prevenir los ruidos son básicamente la detención del funcionamiento de los motores en el establecimiento; y la restricción de velocidad de los vehículos, además de una necesaria educación del usuario o cliente a fin de evitar aceleradas bruscas y regulares el uso del “roncador”.

12.5.4 Residuos Líquidos Los residuos líquidos en las estaciones de servicio se generan de las siguientes operaciones y fuentes: Operación de la estación de servicio (lavado de pisos; derrames y pérdidas de gasolina, aceites y grasas; y aguas lluvia).

12.5.5 Compuestos Orgánicos Volátiles Es necesario reconocer que en nuestro país no están implementadas medidas de control de emisiones gaseosas y que urge una reglamentación para la aplicación de esas medidas.

La medida de mitigación que esta Plan de Control Ambiental propone para disminuir las emisiones gaseosas consiste en la Reglamentación y la implementación de sistemas de control a nivel nacional, creando disposiciones legales que obliguen a las empresas distribuidoras a adecuar sus sistemas para la recuperación, disposición y eliminación de estos componentes volátiles; asimismo, obligar a adoptar estas medidas a las Estaciones de Servicio existentes en 24

plazos determinados en la reglamentación; y por último, a su vez tendrá carácter de obligatoriedad la aplicación de estas medidas para las Estaciones de Servicio a ser habilitadas.

Los organismos encargados de velar por el cumplimiento de esta medida de Mitigación de la ESTACIÓN DE SERVICIO ALCARAVÁN DEL ARIARI exigen y controlan la aplicación de estas medidas; los Municipios involucrados, aprobando la construcción de aquellas que cuenten con dichas medidas; Ministerio de Industria y Comercio, habilitando aquellas que cuenten con las medidas citadas.

12.5.6 Gases Producto de la Combustión Este contaminante es generado por el proceso de combustión de los vehículos, agravándose cuando las condiciones mecánicas de los mismos no son las adecuadas, como ocurre en nuestro parque automotor.

La atenuación de estas emisiones solo puede implementarse con una reformulación del combustible, la eliminación del parque automotor de los vehículos viejos y en mal estado, un control serio de las emisiones por los organismos competentes, y una reeducación y concienciación de los propietarios de vehículos. 12.5.7 Protección contra incendios Fuentes de ignición: No deben utilizarse fósforos o encendedores en un área de 6m de diámetro alrededor de las islas y áreas de llenado de tanques. Los motores de todos los vehículos deben permanecer apagados mientras dure la operación de cargado de combustible.

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Control del fuego: Cada estación de servicio debe tener extintores de 10 Kg de polvo químico seco así: 2 por cada isla Dos en la oficina de administración de la estación de servicio Uno por cada instalación que presta servicio adicional al de distribución de combustible. Los extintores de las islas deben ser montados en colgadores y/o puestos en una caja para prevenir que la base del extintor se corroa; adicionalmente, deben inspeccionarse visualmente cada mes y deben ser recargados una vez al año. Las fechas de revisión y carga deben especificarse en el extintor. Si se saca un extintor de su puesto para recargarlo debe cambiarse inmediatamente por uno cargado.

12.5.8 Abastecimiento en recipientes portátiles La gasolina y otros productos inflamables deben ser abastecidos sólo en recipientes que cumplan con las normas NFPA.

12.5.9 Control de Inventario. El control de inventarios es la herramienta más simple y económica para la detección de pérdidas de combustible. Para un mejor control de los inventarios, el operador de la estación deberá efectuar calibraciones diarias a los dispensadores y deberá exigir que los carro - tanques tengan los sellos respectivos cuándo lleguen a la estación a dejar el combustible.

También deberá medirse el contenido de agua en los tanques al menos una vez al mes. Los siguientes factores originan aparentes pérdidas o ganancias: expansión o contracción del combustible por temperatura, evaporación, calibración de los contadores, exactitud de las tablas

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de calibración de los tanques, exactitud en la medición del combustible dentro del tanque, estado de la vara de medida, deformación del tanque, inclinación del tanque, errores aritméticos.

Los factores que originan pérdidas reales son: fugas, derrames, sobrellenado, robo, producto usado para la calibración no contabilizado. Después de recibir el combustible éste debe dejarse reposar un tiempo (aprox. 30 minutos) antes de hacer una medición, para que cese la agitación creada por el llenado del tanque y por supuesto, no debe operarse el surtidor que abastece ese tanque mientras se mide 13 ORGANIGRAMA

Gerente general

Subgerente

Admnistrador

Contador

Auxiliar Administrativo

Auxiliar Contable

Jefe de patios

Vendedores de Servicio ADS

Conductores

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14 PARÁMETROS E INDICADORES DE GESTIÓN “Para conocer y aplicar los indicadores de gestión, es importante que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional”

Control interno

Indicadores

Control

“Uno de los resultados del control interno, que permite ir midiendo y evaluado es el control de gestión, que a su vez pretende eficiencia y eficacia en las instituciones a través del cumplimiento de las metas y objetivos, tomando como parámetros los llamados indicadores de gestión, los cuales se materializan de acuerdo a las necesidades de la institución, es decir, con base en lo que se quiere medir, analizar, observar o corregir”

Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan dentro de un proceso o los resultados del proceso, se han alcanzado. Para medir una actividad lo importa es saber.

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El uso de INDICADORES en la auditoría permite medir: La eficiencia y economía en el manejo de los resultados. Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia). El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad). Todos estos aspectos deber ser medidos considerando su relación con la misión, los objetivos y las metas planteados por la organización.

“Al indicador se le define como, la referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos de desempeño de la unidad auditada.

Esa referencia, al ser comparada con un valor estándar, interno o externo de la Esas medidas deben relacionarse con la MISIÓN de la organización, podrá indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones”.

14.1 INDICADOR DE RIESGO PRINCIPAL Perdida de dinero: Se maneja un riesgo contante por la perdida y desbanque de dinero por parte de los trabajadores de la Estación de Servicio, ya que no cuentan con un administrador que maneje el dinero, por tal razón los trabajadores son los encargados de manejar el dinero que entra de la gasolina y diariamente se encuentran perdidas y descuadre de efectivo.

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14.2 MANEJO DEL INDICADOR Se realizará una propuesta para la implementación de una cabina, donde se encontrará una persona encargada de manejar el dinero que entra en la estación de servicio, mejorando el rendimiento de los trabajadores en la hora de despachar el servicio y garantizando menos pérdidas económicas.

14.3 A NIVEL DE LA EMPRESA

 Externos: ubicación geográfica, contratación y cambio de personal, normas y reglamento, cambios económicos.

 Internos: Falta de capacitación al personal nuevo, mal manejo del efectivo, la falta de informar las políticas de la empresa y dar accesoria legal en la hora de la contratación del personal, eficiencia de los funcionarios del área de talento humano que son los encargados de la contratación del personal.

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14.4ACTIVIDADES DE CONTROL 14.4.1 INDICADOR DE EFECTIVIDAD DE SERVICIO: Enero a Marzo

INDICADOR DE EFICIENCIA Nombre Indicador de efectividad del servicio Procedimiento de calculo (Número de galones vendidos/Numero de Galones Proyectados) *100 Unidad % Fuente de Información Registro de venta y registro de galones Frecuencia de la toma de datos Mensual Meta 85% Frecuencia de análisis Trimestral Responsable del análisis jefe de patios y auxiliar administrativo Número de Galones Vendidos

FORMULA

* 100

Número total de Galones Proyectados

ENERO

9.000

* 100

= 123%

FEBRERO

7.500

* 100

= 102%

7.333

7.333

MARZO

8.500

* 100

= 116 %

7.333

Efectividad del Servicio 140% 120% 100%

80% 60% 40% 20%

0% Enero

Febrero # de Galones Proyectados # de Galones Vendidos

Marzo

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ANALISIS Se cuenta con una capacidad de 22.000 galones, el proceso que se realizo fue dividir por partes iguales en forma trimestral el total de los galones para obtener una base del número total de galones proyectados por mes

RESULTADOS En el mes de enero se evidencia que del 100% de los galones proyectados para vender, el 123% de los galones se vendieron en el trayecto de un mes de dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta proyectada. En el mes de febrero se evidencia que del 100% de los galones proyectados para vender, el 102% de los galones se vendieron en el trayecto de un mes de dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta proyectada. En el mes de marzo se evidencia que del 100% de los galones proyectados para vender, el 116% de los galones se vendieron en el trayecto de un mes de dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta proyectada. 14.4.2 INDICADOR DE VENTAS: Trayecto de Enero a Marzo(trimestral) de dos islas (Valor Galón $9.200 COP)

INDICADOR DE EFICIENCIA Nombre Indicador de ventas (Número de ventas realizadas en el mes/Número de ventas proyectadas Procedimiento de calculo en el mes) *100 Unidad % Fuente de Información Registro de ventas Frecuencia de la toma de datos Mensual Meta 90% Frecuencia de análisis Trimestral Responsable del análisis Islero y el jefe de patios

32

FORMULA

Número de ventas realizadas en el mes Número de ventas proyectadas en el mes

82’800.000 * 100

ENERO

= 123%

* 100

FEBRERO 69’000.000 * 100

= 102%

67’463.600

67’463.600

MARZO

78’200.000

* 100 =116%

67’463.600

Indicador de Ventas 140% 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Enero

Febrero # de dinero generado

Marzo

# de dinero entregado

33

ANALISIS Se cuenta con una capacidad de venta de $202'390.800 COP, el proceso que se realizo fue dividir por partes iguales en forma trimestral, el total de los valores de venta realizadas para obtener una base del número total de las ventas proyectadas por mes

RESULTADOS En el mes de enero se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas, el 123% de las ventas realizadas se hicieron en el trayecto de un mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta de ventas proyectada. En el mes de febrero se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas, el 102% de las ventas realizadas se hicieron en el trayecto de un mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta de ventas proyectada. En el mes de marzo se evidencia que del 100% de las ventas proyectadas, el 116% de las ventas realizadas se hicieron en el trayecto de un mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván superando la meta de ventas proyectada.

14.4.3 INDICADOR DE MANEJO DE PERSONAL: Trayecto de Enero a Marzo (trimestral) de dos islas (12 trabajadores)

Nombre

INDICADOR DE EFICIENCIA Indicador de Manejo de personal 34

(Número de trabajadores capacitados en servicio al cliente/ Número total de trabajadores) *100 Unidad % Fuente de Información Registro de capacitaciones y fuente de datos Frecuencia de la toma de datos Mensual Meta 70% Frecuencia de análisis Trimestral Responsable del análisis Recursos humanos y Administrador Procedimiento de calculo

FORMULA

Número de trabajadores capacitados en servicio al cliente

* 100

Número total de trabajadores

6

ENERO

* 100 = 50%

12

FEBRERO 4

* 100 = 33%

MARZO

12

9

* 100 = 75%

12

Manejo de personal 120% 100% 80%

60% 40% 20% 0% Enero

Febrero

Marzo

# total de trabajadores con contrato a termino fijo # total de trabajadores con contrato a termino indefinido

ANALISIS

35

Se cuenta con una capacidad de 12 trabajadores, el proceso que se realizo fue tomar el número de trabajadores de cada mes para así obtener una base del personal que se capacita mensual en servicio al cliente.

DESCRIPCIÓN DE LA GRAFICA En el mes de enero se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 50% fue capacitado en servicio al cliente, mientras el otro 50% no fue capacitado en el trayecto del mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván. En el mes de febrero se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 33% fue capacitado en servicio al cliente, mientras el 77% no fue capacitado en el trayecto de un mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván. En el mes de marzo se evidencia que del 100% de los trabajadores, el 75% fue capacitado en servicio al cliente, mientras el otro 25% no fue capacitado en el trayecto del mes de las dos islas de la estación de servicio Alcaraván.

14.5 OTROS INDICADORES: INDICADOR DE CALIDAD medido como el porcentaje de interacciones con solución en un solo contacto sobre el volumen total de interacciones. Con este se medirá la cantidad de interacciones cerradas satisfactoriamente para el agente y puede ser ligeramente superior el indicador para la atención presencial; de todas maneras, el indicador deberá ser superior al 85% para mostrar realmente que los agentes de cara al cliente tienen poder de decisión, la empresa tiene procedimientos claros, ágiles, y construidos a partir de las necesidades de sus clientes; y además, ha generado unas instancias de solución tan ágiles. INDICADOR DE SATISFACCIÓN es el encargado de medir el porcentaje de clientes que contactan la empresa manifestando alguna insatisfacción (queja o reclamo), contra el total de 36

contactos atendidos. Este deberá ser un indicador decreciente; es decir, con una adecuada gestión de la Dirección de Servicio al Cliente, procedimientos construidos con “cara de cliente” y actualizados de manera permanente. INDICADOR DE RETENCIÓN DE CLIENTES obtenido a partir de los clientes retenidos que solicitan retiro del servicio contra el total de clientes que lo solicitan. INDICADOR DE AUTOSUFICIENCIA obtenido a partir del volumen de facturación que generan todos los canales de servicio contra el costo total del área. INDICADOR DE COSTOS POR ATENCIÓN que permite medir lo que cuesta cada atención por canal de contacto y en él se deben incorporar los diferentes contactos por horarios, por agente. INDICADOR DE ROTACIÓN DE PERSONAL obtenido a partir de la cuantificación de agentes de atención. Siendo el servicio al Cliente un área que requiere capacitación intensiva permanente y ser la administradora directa, el aumento en la rotación del personal además de resultar muy costosa puede mostrar a las claras que no existe suficiente motivación económica y humana para producir los resultados en satisfacción de cliente y excelencia en servicio.

15 ROLES Y RESPONSABILIDADES Responsabilidad de la gerencia con el apoyo de: 

Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo designado.



Jefes de áreas o procesos



Comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo

Rol Gerente

Responsabilidad Suministrar los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SGSST. 37

Rol

Jefes de Patios

Responsable de Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo – Asesor externo

Trabajadores

Responsabilidad Asignar y comunicar responsabilidades a los trabajadores en seguridad y salud en el trabajo dentro del marco de sus funciones. Garantizar la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, así como la participación a través del comité o vigía de Seguridad y Salud en el trabajo. Garantizar la supervisión de la seguridad y salud en el trabajo. Evaluar por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Implementar los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos. Garantizar la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el desarrollo de la seguridad y salud en el trabajo. Garantizar un programa de inducción y entrenamiento para los trabajadores que ingresen a la empresa, independientemente de su forma de contratación y vinculación. Garantizar un programa de capacitación acorde con las necesidades específicas detectadas en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos. Garantizar información oportuna sobre la gestión de la seguridad y salud en el trabajo y canales de comunicación que permitan recolectar información manifestada por los trabajadores. Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos. Participar en la construcción y ejecución de planes de acción. Promover la comprensión de la política en los trabajadores. Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el Trabajo. Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo. Participar en las inspecciones de seguridad. Planificar, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el SG-SST y como mínimo una vez al año realizar su evaluación. Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del SG-SST. Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SG-SST. Coordinar con los jefes de las áreas, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención. Validar o construir con los jefes de las áreas los planes de acción y hacer seguimiento a su cumplimiento. Promover la comprensión de la política en todos los niveles de la organización. Gestionar los recursos para cumplir con el plan de Seguridad y Salud en el Trabajo y hacer seguimiento a los indicadores. Coordinar las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la organización. Apoyar la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo. Participar de las reuniones del Comité de Seguridad y Salud en el trabajo. Implementación y seguimiento del SG-SST. Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Procurar el cuidado integral de su salud. 38

Rol

Responsabilidad Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud. Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato. Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente. Proponer a las directivas las actividades relacionadas con la salud y la seguridad de los trabajadores. Comité paritario en Analizar las causas de accidentes y enfermedades. seguridad y salud en Visitar periódicamente las instalaciones. el trabajo – Acoger las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de seguridad. COPASST Servir de punto de coordinación entre las directivas y los trabajadores para las situaciones relacionadas con Seguridad y Salud en el Trabajo. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral, al interior de la entidad pública o empresa privada. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes Comité de convivencia laboral involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. Formular planes de mejora y hacer seguimiento a los compromisos, Presentar a la alta dirección de la entidad pública o la empresa privada las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del Comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones. Identificar peligros en el sitio en donde se realizan trabajos en alturas y adoptar las medidas correctivas y preventivas necesarias. Apoyar la elaboración de procedimientos para el trabajo seguro en alturas Inspeccionar anualmente el sistema de acceso para trabajo en alturas y sus Jefe de Patios componentes, Avalar la selección y uso específicos de cada sistema de acceso para trabajo en alturas, y de los sistemas de prevención y protección contra caídas aplicables. Verificar la instalación de los sistemas de protección contra caídas.

16PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

39

16.1 Objetivo. Describir la metodología y responsabilidades para la comunicación interna y externa, así como su contenido.

16.2 Alcance Es aplicable a la información generada por las actividades del sistema de gestión de., y a toda aquella información relevante que afecte o pueda afectar al Sistema de Gestión. Es aplicable para la difusión de ésta información entre los diversos niveles y funciones dentro de la empresa y a la información relevante solicitada y difundida a partes interesadas externas.

16.3 Referencia

16.3.1Comunicación Medio principal para llevar a cabo la interacción entre dos individuos, ya sea través del lenguaje o por otros medios. Es un comportamiento mediante el cual el emisor busca despertar una reacción a través de un mensaje dirigido a un receptor.

16.3.2Medios de Comunicación Todo instrumento o medio que permita y facilite la comunicación entre los seres humanos. Hay medios naturales: gestos, diferentes tipos de lenguaje; visuales: imágenes, iconos, símbolos, señales; convencionales como la escritura con sus alfabetos diversos. Se trasmite a través de diversos canales: libro, prensa, radio, televisión, videos.

40

16.3.3 responsable Propietario o representante legal 16.4Generalidades 16.4.1 Tipo de Comunicación 

COMUNICACIÓN FORMAL: Aquella que es registrada mediante “Memorando” (cuando es entregada en mano a personal de la empresa) o mediante el registro de “Comunicaciones Externas” cuando se trata de consultas o respuestas a partes externas interesadas.



COMUNICACIÓN INFORMAL: Se entiende por comunicación “Informal” las consultas, informaciones o cualquier otro tipo de cuestiones que surgen en el día a día y de las cuales no existe evidencia escrita.

16.4.2Comunicaciones Internas Se entiende como comunicación interna cualquier información de carácter formal o informal facilitada al personal de ., ya sea originada en la propia empresa (tales como procedimientos, instrucciones, objetivos e indicadores, etc.) o procedente de partes externas (tales como comunicaciones de tipo legal, o cualquier otra información relacionada con el sistema de gestión que se considere interesante), las consultas y sugerencias realizadas por el personal de la empresa relacionadas con el sistema de gestión.

41

Para la distribución de procedimientos, instrucciones y manuales, el Propietario o representante legal” Entrega dejando copia de todo el archivo perteneciente al proceso en cada equipo de acuerdo a sus responsabilidades, en él se registra quien recibe el documento de manera controlada y cuando se cambia si se recogió el obsoleto.

16.4.3Comunicación Descendente. Los canales de comunicación y responsabilidades para la difusión de la información desde el Representante de la Dirección al resto de empleados se detallan en la tabla siguiente:

Tipo o contenido de la información

Responsabilidad

Destinatarios

Canal de distribución

Frecuencia -

Política Integrada

PROPIETARIO O REPRESENTANTE LEGAL

Todo el personal

A su aprobación y actualización.

-

-

Objetivos Integrados

PROPIETARIO O REPRESENTANTE LEGAL

Todo el personal

A su aprobación y actualización

-

-

Tablero informativo Protectores de pantalla Red (Manual del Sistema de Gestión) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Tablero informativo Protectores de pantalla Red (Manual del Sistema de Gestión) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) 42

Tipo o contenido de la información

Responsabilidad

Destinatarios

Canal de distribución

Frecuencia -

Metas de Representante por la calidad, dirección y ambientales, de PROPIETARIO O seguridad y REPRESENTANTE salud LEGAL ocupacional

Todo el personal

A su aprobación y actualización -

-

Programas ambientales, de Seguridad y Salud Ocupacional

Propietario o representante legal

Todo el personal

A su aprobación y actualización -

-

-

Indicadores

Propietario o representante legal

Líderes de Proceso

Mensualmente -

Procedimientos, instructivos, manuales, planes.

Propietario o representante legal

Personal interesado o que deba cumplir con estos

A su aprobación y actualización

Reuniones Programadas (lista de asistencia) Red (Hoja de Vida de Indicadores) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Divulgaciones de Programas (listas de asistencia) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Reuniones Operativas (lista de asistencia) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Red (Hoja de Vida de Indicadores, Manual del Sistema de Gestión) Red Reuniones Programadas (lista de asistencia)

43

Tipo o contenido de la información

Responsabilidad

Destinatarios

Canal de distribución

Frecuencia -

Aspectos Ambientales significativos

Riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional significativos

Propietario o representante legal

Todo el personal

A su aprobación y actualización

Propietario o representante legal

Todo el personal

A su aprobación y actualización

-

Resultado y análisis de Informes de auditoría

Propietario o representante legal

Líderes de Proceso

Según Programa de Auditorias -

Informes de análisis y seguimiento de No Conformidades

Propietario o representante legal

Peticiones, Quejas, reclamos y sugerencias del cliente, de tipo Representante por la ambiental, de dirección seguridad y salud ocupacional

Líderes de Proceso

Según seguimiento definido

-

Líder del Proceso responsable de dar respuesta

Según Aparición

-

Folletos Red (Matriz de Aspectos) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Folletos Red (Matriz de peligros) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Reuniones de Cierre de Auditoria Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Correo electrónico Red (Informe de Auditoría) Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia) Correo electrónico Red (Seguimiento a Acciones). Quejas, reclamos y sugerencias. Reuniones Operativas Reuniones de Revisión por la Gerencia (Actas de Reuniones por la Gerencia)

44

Tipo o contenido de la Responsabilidad Destinatarios información Revisión del Representante por la Sistema de dirección y Líderes de Gestión por la Propietario o Proceso Gerencia (Actas) representante legal

Requisitos legales

Representante por la Dirección.

Todo el personal

Canal de distribución

Frecuencia Según Programa de Auditorias

Correo electrónico Red (Revisiones por la Gerencia)

-

Correo electrónico Red (Matriz de requisitos legales) Red (Revisiones por la Gerencia) Reuniones operativas (Lista de asistencia) Red Informática / Plan de Emergencia Reuniones Programadas (lista de asistencia) Tablero informativo Entrega en la mano Correo electrónico Reuniones Programadas (lista de asistencia)

A su aprobación y actualización -

Planes de Emergencia

Propietario o representante legal

Todo el personal

A su aprobación y actualización -

Información externa relevante

Propietario o representante legal

Todo el personal

A su recepción

-

16.4.4Comunicación Ascendente Para potenciar la comunicación ascendente, EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Ha desarrollado una metodología que permite a los empleados proponer iniciativas de mejora, transmitir problemas, inquietudes o solicitar información concreta sobre temas del Sistema de Gestión Integral.

Para ello los empleados deben diligenciar el documento “Quejas, reclamos y sugerencias” y depositarlo en los buzones de sugerencias habilitados o entregándolo directamente al Propietario o representante legal. 45

Otro medio de comunicación para los funcionarios de EDS ALCARAVAN DEL ARIARI. Es la reunión de Junta de Socios, allí el funcionario podrá manifestar sus inquietudes respecto al Sistema de Gestión.

El buzón de sugerencias se revisa mensualmente por parte del consejo y el Propietario o representante legal, con base a esta revisión se les da la respectiva respuesta.

17 COMUNICACIONES EXTERNAS

Se entiende por comunicación externa:

Comunicaciones voluntarias sobre temas de calidad, medioambientales o de seguridad y salud ocupacional referentes a las actividades de la empresa (Política, aspectos medioambientales significativos, riesgos significativos, Manuales, etc.). Respuestas a demandas de información por parte de medios de comunicación. Respuestas a demandas de información por parte de otras partes interesadas externas (asociaciones, administración, clientes, proveedores o subcontratistas, público en general, etc.). Comunicación en situaciones de emergencia ambiental. 17.1Vías de Comunicación Externa

46

Cualquier petición externa de información relacionada con el sistema de gestión debe ser recibida de forma escrita, esto puede ser mediante el formato de “Quejas, reclamos y sugerencias” que maneja el coordinador comercial de la empresa o por carta directa a la administración de la compañía.

Al recibirse el correspondiente comunicado, se fecha su entrada y se entrega al Propietario o representante legal quién se encarga, si procede, a dar respuesta y archivarla o en su defecto entregársela al Representante por la dirección y/o Propietario o representante legal.

EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Da respuesta a todas las peticiones que tengan relación con la actividad desarrollada o con el Sistema de Gestión implantado, mediante una carta de respuesta teniendo siempre prioridad las recibidas de entes públicos o las relacionadas con quejas. En este último caso las respuestas son aprobadas por la Gerencia.

El Propietario o representante legal deja constancia de las comunicaciones externas realizadas en el registro de “Comunicaciones Externas”.

Las reclamaciones ambientales, de seguridad y salud ocupacional tanto de clientes como de partes externas, son tratadas según lo detallado en el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.

17.2Comunicación A Subcontratistas

47

En el ámbito de la comunicación y difusión de información del sistema de gestión EDS ALCARAVAN DEL ARIARI. No limita sus acciones comunicativas a la contestación de peticiones de información, sino que, además, informa periódicamente a sus conductores terceros así:

Tipo o contenido de la información

Responsabilidad

Destinatarios Frecuencia Canal de distribución

PROPIETARIO O Conductores Política integrada REPRESENTANTE terceros LEGAL

Objetivos integrados

Aspectos Ambientales significativos

PROPIETARIO O Conductores REPRESENTANTE terceros LEGAL

PROPIETARIO O Conductores REPRESENTANTE terceros LEGAL

Riesgos de PROPIETARIO O Seguridad y Salud Conductores REPRESENTANTE Ocupacional terceros LEGAL significativos

PROPIETARIO O Conductores Requisitos legales REPRESENTANTE terceros LEGAL

En cada inducción y reinducción de conductor o en reuniones programadas En cada inducción y reinducción de conductor o en reuniones programadas En cada inducción y reinducción de conductor o en reuniones programadas En cada inducción y reinducción de conductor o en reuniones programadas En cada inducción y reinducción de conductor o en reuniones programadas

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia) Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia) 48

Tipo o contenido de la información

Responsabilidad

Destinatarios Frecuencia Canal de distribución

En cada inducción y PROPIETARIO O reinducción Planes de Conductores REPRESENTANTE de emergencia terceros LEGAL conductor o en reuniones programadas En cada inducción y Programas Auxiliar reinducción ambientales, de PROPIETARIO O Conductores de Seguridad y Salud REPRESENTANTE terceros conductor o Ocupacional LEGAL en reuniones programadas En cada inducción y Auxiliar Procedimientos, reinducción PROPIETARIO O Conductores instructivos, de REPRESENTANTE terceros manuales, planes. conductor o LEGAL en reuniones programadas

-

-

Registro de Inducción, inducción y reinducción) Reuniones Programadas (lista de asistencia)

-

Reuniones Programadas (lista de asistencia)

-

Reuniones Programadas (lista de asistencia)

18 USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP): N/A 18.1 Gestión Ambiental: El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte de estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación: Reciclaje Selección y aprovechamiento del papel Impresión solo si es necesaria Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén en uso. Consumo de agua razonable. 49

Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.

20.2 Registros Asociados NOMBRE Registro de Inducción y Reinducción

Responsable Propietario o representante legal

Formato control de Asistencia

Propietario o representante legal

Comunicaciones Externas

Propietario o representante legal

19RESPONSABILIDADES DE LA GERENCIA O REPRESENTANTE LEGAL.

El Representante legal está obligado a la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, acorde con lo establecido en la normatividad vigente.

1. Definir, firmar y divulgar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo a través de documento escrito, el empleador debe suscribir la política de seguridad y salud en el trabajo de la empresa, la cual deberá proporcionar un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de seguridad y salud en el trabajo.

2. Asignación y Comunicación de Responsabilidades: Debe asignar, documentar y comunicar las responsabilidades específicas en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección.

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3. Rendición de cuentas al interior de la empresa: A quienes se les hayan delegado responsabilidades en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), tienen la obligación de rendir cuentas internamente en relación con su desempeño. Esta rendición de cuentas se podrá hacer a través de medios escritos, electrónicos, verbales o los que sean considerados por los responsables. La rendición se hará como mínimo anualmente y deberá quedar documentada.

4. Definición de Recursos: Debe definir y asignar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el diseño, implementación, revisión evaluación y mejora de las medidas de prevención y control, para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y también, para que los responsables de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones.

5. Cumplimiento de los Requisitos Normativos Aplicables: Debe garantizar que opera bajo el cumplimiento de la normatividad nacional vigente aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo, en armonía con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales de que trata el artículo 14 de la Ley 1562 de 2012.

6. Gestión de los Peligros y Riesgos: Debe adoptar disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles que prevengan daños en la salud de los trabajadores y/o contratistas, en los equipos e instalaciones. 51

7. Plan de Trabajo Anual en SST: Debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales.

8. Prevención y Promoción de Riesgos Laborales: El empleador debe implementar y desarrollar actividades de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como de promoción de la salud en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de conformidad con la normatividad vigente.

9. Participación de los Trabajadores: Debe asegurar la adopción de medidas eficaces que garanticen la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la política y también que estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y demás recursos necesarios, acorde con la normatividad vigente que les es aplicable.

Así mismo, el empleador debe informar a los trabajadores y/o contratistas, a sus representantes ante el Comité Paritario o el Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda de conformidad con la normatividad vigente, sobre el desarrollo de todas las etapas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Salud en el Trabajo SG-SST e

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igualmente, debe evaluar las recomendaciones emanadas de estos para el mejoramiento del SG-SST.

El empleador debe garantizar la capacitación de los trabajadores en los aspectos de seguridad y salud en el trabajo de acuerdo con las características de la empresa, la identificación de peligros, la evaluación y valoración de riesgos relacionados con su trabajo, incluidas las disposiciones relativas a las situaciones de emergencia, dentro de la jornada laboral de los trabajadores directos o en el desarrollo de la prestación del servicio de los contratistas

10. Dirección de la Seguridad y Salud en el Trabajo–SST en las Empresas: Debe garantizar la disponibilidad de personal responsable de la seguridad y la salud en el trabajo, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determine el Ministerio del Trabajo quienes deberán, entre otras:

a) Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación; b) Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y; c) Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST; y

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11. Integración: El empleador debe involucrar los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa.

Identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa.

Decreto 1072 de 2015. Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de los Empleadores.

20RESPONSABILIDADES DE LOS TRABAJADORES. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de la seguridad y Salud en el Trabajo de la empresa. Informar oportunamente al jefe acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitaciones del SG-SST. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Portar y hacer buen uso de los elementos de protección personal cuando realice las tareas en el puesto de trabajo.

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21CONTROL DE INVENTARIO DE COMBUSTIBLE

21.1 OBJETIVO Presentar un procedimiento para el correcto control de inventarios de combustibles.

21.2 IMPACTOS A PREVENIR O MITIGAR Contaminación de suelos, agua superficial, subterránea por derrames o fugas de combustible

23.3 ACTIVIDADES El control de inventarios es la forma más fácil y económica para detectar fugas, además durante la operación de la estación el control de inventarios sirve para: Prevenir cierres de la estación por problemas de seguridad industrial o problema ambiental. Contar con información sobre la demanda de combustibles. Conocer cuándo y cuanta gasolina se requiere ordenar para abastecer la estación Detectar facturas erróneas o robos. Determinar fugas de producto minimizando su impacto sobre el medio ambiente, protegiendo a empleados y clientes.

22PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

55

22.1 OBJETIVO. Establecer la metodología para realizar la compra oportuna de los productos y/o servicios que afectan la calidad y la seguridad en la prestación del servicio, asegurando el cumplimiento de los requisitos de compra especificados

22.2 ALCANCE. Desde la identificación de la necesidad, pasando por el seguimiento de la solicitud de compra, hasta la compra de productos y/o servicios.

22.3 REFERENCIAS. Requisición: Documento de carácter interno con el cual los departamentos solicitan productos o servicios necesarios para el cumplimiento de su gestión. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Característica: Rasgo diferenciador. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio: Juicio para clasificar o relacionar una cosa. Evaluar: Asignar puntaje a los aspectos básicos que la empresa requiere para la adquisición de un producto con el propósito de seleccionar proveedores. Se ejecuta por cada compra. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Orden De Compra: Documento que específica el producto, servicio o compra, puede denominarse contrato, orden de servicio u otro. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Producto: Resultado de un proceso.

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Reevaluar: Verificar la tendencia del proveedor en un período de tiempo determinado. Se basa en los datos de la evaluación. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Selección: Actividad realiza para determinar el proveedor a quien se le compre el producto o servicio. Proveedor crítico: es a que proveedor que nos suministra bienes o servicios que no son de fácil consecución en el mercado.

22.4 RESPONSABLE. Propietario o representante legal 22.5DESARROLLO 22.5.1 Generalidades Todas las compras cuyo monto exceda $ 1.000.000, deben ser aprobados por el Propietario o representante legal. La selección de proveedores se realiza con base en el procedimiento Selección, evaluación y reevaluación de proveedores La vinculación de Terceros se realiza con base en procedimiento Selección, evaluación y reevaluación de vehículos. Los proveedores críticos se identifican en la matriz de identificación de proveedores críticos. La selección del proveedor con el cual se tramitará la adquisición de un bien o servicio superior a un salario mínimo legal vigente, se debe solicitar mínimo DOS COTIZACIONES, siendo estas de iguales elementos y bajo condiciones similares.

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Cuando se solicite la compra de un bien y/o servicio, y quien lo suministre ya ha sido seleccionado previamente (incluido en el listado de proveedores) no es necesario hacer una segunda cotización. En el caso en que existe solo un proveedor de bien y/o servicio y no pueda cubrir la solicitud, se solicitara cotizaciones a otras empresas y se aplicara el procedimiento establecido para la selección de proveedores. A los proveedores que brindan asesoría, no es necesario realizar la orden de compra ya que el servicio es prestado a diario o varias veces a la semana. La información contenida en la Orden de Compra debe ser clara, evitando dejar espacios sin diligenciar y estableciendo los requisitos del bien o servicio que se solicita con el fin de garantizar la adecuación de los requisitos antes de comunicárselos al Proveedor.

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No 1

Responsable Colaborador

2

Secretaria Administrativa

3

Secretaria Administrativa

Actividad Descripción Cuando Donde Identificar las Se diligencia la Requisición de Cuando se EDS ALCARAVAN necesidades de Bien o Servicio y se entrega al presente la DEL ARIARI. comprar un producto Secretaria Administrativa. necesidad. y/o servicio.

Registro FT-PGE16__Requisicio n bienes y servicios

Verificación lista de Verificar que existan el o los proveedores según el proveedores del producto y/o producto, material o servicio en el listado de servicio solicitado proveedores, si no se encuentran en el listado de proveedores Secretaria Administrativa aplica el PTOPDC-02__Procedimiento de Selección Evaluación y Reevaluación de Proveedores a los proveedores nuevos sugeridos por el solicitante de la compra. Cotizar productos o La Secretaria Administrativa servicios contacta a los proveedores para confirmar que están en la capacidad de cumplir con la requisición y les solicita cotización del producto y/o servicio requerido, negociando con el proveedor el precio y las condiciones comerciales para la compra (tiempo de entrega, forma de pago, descuentos, etc.), de ser posible se deben

En el momento que se presente la necesidad inmediatamente se realiza la actividad.

EDS ALCARAVAN DEL ARIARI.

FT-PGE20__Lista de Proveedores Seleccionados FT-PGE23__Listado de Materiales y Posibles Proveedores.

En el momento que se presente la necesidad

EDS ALCARAVAN DEL ARIARI.

FT-PGE16__Requisicio n bienes y servicios

59

4

Secretaria Administrativa

5

Secretaria Administrativa

6

El solicitante

negociar precios para periodos largos (semestre, año, otros). Estudiar la cotización Se estudia dos cotizaciones y negociar. como mínimo y se llama al más favorable para renegociar precio y las condiciones comerciales para la compra (tiempo de entrega, forma de pago, descuentos, etc.), registrando el precio acordado y el porcentaje de descuento en la cotización recibida. Ordenar la compra Envía la copia original de la Orden de Compra vía fax o correo directo al Proveedor, dejando una copia para los archivos del proceso de compras y entregando la otra copia pasar a contabilidad para que generen la acusación.

En el momento EDS ALCARAVAN FT-PGEde recibir la DEL ARIARI. 16__Requisicio cotización. n bienes y servicios.

Una aprobado gerencia ordena compra.

vez En las oficinas de la FT-PGEpor empresa 19__orden se compra la

NOTA: Si se requiere un pedido con urgencia se debe solicitar y confirmar vía telefónica y paralelamente elaborar y enviar la respectiva Orden de Compra. Recibo, verificación Recibe el pedido y debe Cuando llegue el del producto / servicio verificar, contra su copia de la producto y/o o devolución. Orden de Compra, que el servicio. producto/servicio tenga las características requeridas y que se entregue con la

de

En las oficinas de La FT-PGEempresa o sitio donde 22__Devolucio fue ordenado la nes. entrega del producto.

60

respectiva remisión y/o factura a nombre de EDS ALCARAVAN DEL ARIARI. Si el producto o servicio no cumple con lo requerido diligenciar el formato de devoluciones a proveedor, estableciendo las razones por las cuales el producto/servicio no Cumple con las especificaciones requeridas por el proceso. Entregar o hacer llegar el original del registro al Proveedor y una copia a la auxiliar contable 7

Jede de compras

8

Jefe e compras

Registrar y hacer Registra la No de requisición seguimiento a las de productos o servicios, orden órdenes de compra. de compra en la matriz de seguimiento de compras estableciendo la prioridad y la fecha de llegada aproximada, verificando diariamente el cumplimiento de llegada de los pedidos según esta matriz Entrega de soportes de Entregar los soportes de la compra compra que son: Requisición de productos y servicios, orden de compra, cotización y factura, a la auxiliar contable.

Después recibir producto servicio

de En la oficina el Secretaria o Administrativa

Cuando se haya Oficinas recibido el empresa producto y se cuente con todos los soportes

de

del FT-PGE21_Matriz de Seguimiento de Compras

la Factura de compra. FT-PGE19_Orden de compra. FT-PGE16_Requisicion 61

9

Secretaria Administrativa

Seguimiento desempeño de proveedores,

NOTA: No todas las facturas necesariamente van con soporte de cotización. del Verificando el cumplimiento Mensualmente los de los objetivos, realizando los indicadores para hacer los análisis y hacer el informe gerencial.

Oficinas empresa

de

bienes y servicios. Cotización. la Hoja de Ruta Indicadores

62

63

23 USO DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL (EPP): N.A. 23.1Gestión Ambiental: El personal estará en disposición cuando sea necesario que tome parte en la ejecución del programa de gestión ambiental. Sin embargo, estará participando en actividades diarias como las relacionadas a continuación: Reciclaje Selección y aprovechamiento del papel. Impresión solo si es necesaria. Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén en uso. Consumo de agua razonable. Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.

REGISTROS ASOCIADOS NOMBRE: FT- PGE - 16 Requisición de bienes y Servicios FT- PGE -17 Criterios de Evaluación de Proveedores

RESPONSABLE: Secretaria Administrativa/Propietario representante legal Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

FT- PGE -18 Criterios de Selección de Proveedores

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

o

FT- PGE –19 Orden de compra.

o

FT- PGE -20 Lista de Proveedores Seleccionados

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

FT- PGE -21 Matriz de Seguimiento de Compras

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

o

FT- PGE -22 Devoluciones

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

o

o o

o

63

64

FT- PGE -23 Listado de Materiales y Posibles Proveedores

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

o

FT- PGE -24 Matriz de Identificación de Bienes o Servicio críticos

Secretaria Administrativa/Propietario representante legal

o

24PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN

24.1 OBJETIVO Presentar los diferentes temas a tratar en la inducción, capacitación y entrenamiento del personal, los cuales son establecidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo dela EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Facilitar el cumplimiento de las metas, políticas y programas que sobre el Sistema Integral de Gestión ha trazado la Gerencia de EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Brindar las herramientas para reducir, mitigar, controlar o eliminar mediante la inducción y re inducción cada uno de los peligros inherentes a la actividad desarrollada en todas las operaciones de la compañía.

24.2 ALCANCE Este programa está dirigido a los empleados en general que laboren para EDS ALCARAVAN DEL ARIARI. En todas sus operaciones y contratos; se realizará a todo el personal al ingreso a la organización y durante el tiempo que labore para esta misma teniendo en cuenta los requerimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

64

65

24.3 DEFINICIONES Inducción: Proceso en el cual se realiza la socialización del colaborador nuevo con la Organización. Capacitación: actividades de educación, formación y/o entrenamiento orientadas a mejorar la competencia del personal de acuerdo al cargo que desempeña. Conocimientos: Información sobre hechos o procedimientos que se tiene, en un área técnica o comportamental. Ejemplo: conocimientos sobre administración, saber qué motiva a los empleados o conocimiento técnicos: saber escribir a máquina. Entrenamiento: es el proceso a través del cual se ofrecen herramientas específicas relacionadas con el cargo que desempeña una persona, con el fin de mejorar sus habilidades en este. Entrenamiento al Cargo: Proceso en el cual se realiza formación al colaborador nuevo en los aspectos relacionados a las funciones y responsabilidades que va

a desempeñar y los

procedimientos que va a ejecutar. Formación: hace referencia tanto a la capacitación en temas generales como a los entrenamientos en temas específicos relacionados con las actividades y herramientas que requiere cada cargo. Herramienta de Evaluación: es toda ayuda que permite determinar el grado de profundidad alcanzado en los conocimientos de una formación.

24.4 DESARROLLO 24.4.1 Generalidades. El Programa de inducción se realiza en los primeros días de labor según su contratación, tratando los siguientes temas: 65

66

Generalidades de la empresa (políticas, misión , visión, objetivos, organigrama y mapa de procesos) Aspectos Generales y legales en Seguridad, Salud ocupacional y ambiente. (SIG) Reglamento de higiene y seguridad industrial. Inducción al programa de salud ocupacional (funcionamiento del comité paritario salud Ocupacional) Factores de riesgos, aspectos e impactos inherentes al cargo y sus controles Procedimientos seguros para el desarrollo de la tarea. Funciones y Responsabilidades Canal de comunicación EPPS Conformación de brigada de emergencias Plan de emergencias Derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales. Presentación del Representante por la Dirección El Programa de re inducción se realiza cada año y contendrá los siguientes temas como mínimo: generalidades de la empresa aspectos generales y legales en seguridad, salud ocupacional y ambiente políticas de no alcohol, drogas y fumadores política de seguridad y salud ocupacional y Ambiente políticas de comportamiento en la vía Reglamento de higiene y seguridad industrial funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo plan de emergencias factores de riesgos y sus controles aspectos e impactos ambientales inherentes al cargo procedimientos seguros para el desarrollo de sus tareas Derechos y deberes del sistema general de riesgos profesionales.

24.4.2 Material de Apoyo Como apoyo para la inducción y reinducción, el Propietario o representante legal o profesional contratado tiene en cuenta con el siguiente equipo o material de apoyo: Videos Video proyector 66

67

Carteleras. Folletos Tableros Acrílicos ARP. Asesores externos especialistas en diferentes campos.

24.4.3 Procedimiento

1. Realizar una reunión con los responsables de la inducción del trabajador nuevo para programar. 2. El Propietario o representante legal se reúne con el nuevo trabajador para ampliar, explicar y aclarar dudas de los temas. 3. El nuevo trabajador se reúne con el responsable que entrega el cargo y trabajan sobre sus funciones en el puesto de trabajo, para ampliar, explicar y aclarar dudas sobre los procedimientos a ejecutar y demás temas relacionados. 4. El nuevo trabajador es presentado a los compañeros con el fin de tener conocimiento de los espacios de trabajo, los responsables y su relación con cada uno de ellos. Está caminata la hará en compañía del Propietario o representante legal. 5. El nuevo trabajador será evaluado mínimo al mes (2) de haber ingresado a la empresa para verificar la eficacia de la inducción, teniendo en cuenta los temas vistos. Esto lo realiza diligenciando la segunda parte del formato Evaluación Pos-Capacitación 6. Con base al resultado se identifica y revisa que temas pueden requerir refuerzo, haciendo reinducción al trabajador.

67

68

24.4.4 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP):

En caso de realizar la inducción en campo se debe revisar las condiciones de seguridad del lugar y las necesidades de Elementos de protección personal según la matriz de estudios de elementos de protección personal.

24.4.5 Gestión Ambiental: El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte de estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación: Reciclaje Selección y aprovechamiento del papel. Impresión solo si es necesaria. Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén en uso. Consumo de agua razonable. Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.

REGISTROS ASOCIADOS NOMBRE: RESPONSABLE: Evaluación post capacitación Propietario o representante legal Formato de inducción y reinducción Propietario o representante legal

25PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

68

69

25.1 OBJETIVO Definir un procedimiento documentado que suministre los lineamientos generales para asegurar la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, que sean eficaces y apropiadas, que permitan eliminar las causas de las no conformidades potenciales o reales del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo de EDS ALCARAVAN DEL ARIARI.

25.2 ALCANCE Este procedimiento de Acciones correctivas, preventivas y de mejoras es de aplicación a las acciones que se generen para eliminar o controlar las causas recurrentes de las no conformidades o las que se generen para eliminar las posibles causas de una no conformidad potencial que podrían presentarse en EDS ALCARAVÁN DEL ARIARI. Este procedimiento inicia con el análisis de causas y termina con el cierre eficaz de las acciones.

25.3 DEFINICIONES Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra conformidad indeseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra conformidad indeseable. Causa: Fuente de las actividades, la razón primera. Cierre: Es la verificación puntual y la divulgación de la eliminación o control de las causas detectadas ya sea en acciones correctivas o preventivas. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad.

69

70

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Producto No Conforme: Corresponde a los productos y servicios que se encuentran fuera de parámetros de aceptación de acuerdo a lo establecido tanto como el cliente como con el usuario. Seguimiento: Corresponden a las actividades de verificación del cumplimiento a los planes de acción.

25.4 RESPONSABLE. El responsable de verificar la aplicación del procedimiento es el Representante por la dirección, coordinador del SIG. 25.5 DESARROLLO

26 IDENTIFICACIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL Cualquier empleado de la compañía identifica una No Conformidad tanto real, como potencial, la cual debe ser informada al dueño de proceso, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Una no conformidad real se detecta de las siguientes maneras: Genera una acción correctiva FUENTES DE ACCIONES CORRECTIVAS

DESCRIPCIÓN

70

71

Desempeño de los procesos y observaciones realizadas durante

Proceso

seguimiento del mismo.

Servicio no conforme Indicadores de Gestión

Auditorías internas y externas Quejas y Reclamos del cliente

Incumplimiento a los requisitos exigidos por el cliente Incumplimiento a los porcentajes establecidos como meta en el despliegue de objetivos e indicadores de gestión. Resultados de las auditorías internas No conformidades detectadas en auditoria Percepción negativa del cliente del servicio prestado No diligenciamiento correcto a tiempo de los formatos establecidos en el

Registros

proceso.

Re-evaluación de proveedores

Revisión por la Dirección

Proveedores que no cumplen con la calificación de confiable o medianamente confiable No conformidades detectadas durante una revisión al Sistema de Gestión integrado

Inspecciones

Incumplimiento a los estándares de seguridad y conservación ambiental

Investigación de incidente

No realizar investigación de incidentes

AT/EP

Presentar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

Incumplimiento a los programas Revisión de programa de gestión y establecimiento de planes de acción de gestión Incumplimiento de requisitos

Al revisar el nivel de cumplimiento de los requisitos legales u otros

legales u otros requisitos

requisitos

Matriz de seguimiento y control Cuando la corrección se presente más de 5 veces, se generará una acción de observaciones

correctiva

Condiciones subestándar

Identificación de un acto inseguro que se repite tres veces

Actos inseguros

Que se generara un incidente por causa de desarrollo de una actividad que se repite tres veces

Una no conformidad potencial se detecta de las siguientes fuentes: Genera una acción preventiva FUENTES DE ACCIONES PREVENTIVAS

DESCRIPCIÓN 71

72

No conformidades detectadas durante una revisión al Sistema de Gestión Revisión por la Dirección

integrado

Evaluación de Desempeño

Resultados de las evaluaciones de desempeño que indican compromisos.

Riesgos de salud

Riesgos de salud identificados como críticos

Auditorías internas

Resultados de las auditorías internas, hallazgos que ayudan a evitar AC

Indicadores de Gestión

Evaluación de tendencias de indicadores de gestión.

Participación del personal Necesidades y expectativas del

Sugerencias de los funcionarios de la organización ante una no conformidad potencial. Revisión de las sugerencias, necesidades y expectativas de los clientes

cliente Encuestas de Satisfacción

Percepción del cliente Identificación de riesgos en la organización que pudieran llagar afectar el

Matriz de peligro

servicio.

Matriz de aspectos Diagnósticos de salud Mediciones ambientales

Identificación de peligro que llegara a afectar en la actividad laboral Recomendaciones de los resultados de los exámenes médicos de los trabajadores Recomendaciones de las mediciones ambientales realizadas en la empresa

27NECESIDAD DE UNA ACCIÓN PREVENTIVA O CORRECTIVA Todos los hallazgos que se generen por la revisión gerencial, incumplimiento de los requisitos legales, resultados de la evaluación de desempeño, auditorías internas, resultados de las inspecciones, actos inseguros, condiciones Subestándar, recomendaciones de los diagnósticos de salud, de las mediciones ambientales, accidentes y casi accidentes generan acciones correctivas y preventivas, para los demás hallazgos el dueño de proceso y el Gerente evalúa si el tipo de hallazgo requiere una acción correctiva o una acción preventiva y registra en el formato “FTPGE-13Acciones correctivas, preventivas y de Mejora” , teniendo en cuenta lo siguiente:

72

73

En el momento en que se detecta una no conformidad real se implementa una acción correctiva para eliminar la causa real del hecho detectado u otra situación indeseable,se deben establecer las causas del por qué ocurrió la no conformidad y asegurarse que el problema no ocurra de nuevo.

En el momento en que se detecta una no conformidad potencial se implementa una acción preventiva para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

En el momento que sea una corrección se implementa una acción correctiva y se diligencia en la casilla de corrección del formato “Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora, verificando la eficacia de la corrección mínimo a los dos meses.

La descripción de la no conformidad o de la situación presentada se registra en el formato “Acciones Correctivas, Preventivas o de Mejora teniendo en cuenta lo siguiente, Qué, Cuántos, Cuándo, Dónde, más el incumplimiento del numeral de la norma aplicable o del procedimiento.

27.1 NECESIDAD DE UNA ACCIÓN DE MEJORA

Cuando la organización requiera planificar un cambio que afecta el sistema de gestión de integrado u optimizar alguna actividad utiliza el formato Acciones de Mejora.

73

74

27.2 DESCRIPCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD

El dueño de proceso determina la acción a realizarse, cuya descripción debe ayudar a tomar la acción correctiva o preventiva necesaria; se debe describir teniendo en cuenta: el que, cuando, donde, cuantos del hallazgo y preferiblemente la cláusula que se está incumpliendo (procedimiento, incumplimiento de un requisito del cliente, o las normas aplicables)

27.2.1 Una no conformidad conviene ser redactada de forma: Concreta: Evitando escribir no conformidades largas. Clara. Evitando escribir no conformidades dispersas o incoherentes. Sencilla: Utilizar un lenguaje sencillo, que sea comprensible para las personas interesadas. Objetiva. Evitando expresar opiniones o redacciones confusas, vagas o triviales.

Luego el dueño de proceso se encarga de que se implemente la acción, comunicando a los involucrados.

27.3 CAUSAS DE UNA NO CONFORMIDAD Cuando se detecta una no conformidad real o potencial el dueño de proceso debe investigar las causas, lo que permite analizar el problema y plantear acciones eficaces; las cuales también registra en el formato “FT-PGE-13__Acciones correctivas, preventivas y de Mejora, para realizar el análisis de este problema se utilizara la siguiente metodología:

1.

Asegúrese de que se comprende perfectamente el problema. Esto supone definir los

síntomas del problema y comprender el proceso que lo provoca, así se evita desperdiciar 74

75

esfuerzos innecesariamente, utilice una lista de comprobación que responda las siguientes preguntas: ¿Qué? ¿Cuál es el problema? ¿Qué se ha observado? ¿Quién? ¿Quién interviene en el problema? ¿Quién está antes o después del problema en el flujo de trabajo? ¿Dónde? ¿Dónde se manifiesta? ¿Dónde se origina? ¿Cuándo? ¿En qué ocasión aparece? ¿En qué momentos y por cuánto tiempo? ¿Cómo? ¿Cómo se manifiesta? ¿Con cuánta frecuencia ocurre? ¿Cuál es la importancia del problema? 2.

Haga una lluvia de ideas para identificar el mayor número posible de causas que

pueden estar contribuyendo para generar el problema, preguntando por que está sucediendo esto y dejando que el pensamiento creativo de cada persona las exponga libremente.

3.

Escoja las causas raíces, las que tienen más de tres por qué.

4.

Regístrelas en el formato de AC/AP/AM de acuerdo a las 6 M que están en él.

27.4 PLAN DE ACCIÓN

Esta actividad la desarrollan los dueños de los procesos encargados de realizar la gestión, de eliminar o controlar las causas de la no conformidad detectada; de esta forma se asegura que no se vuelvan a presentar, se establece la fecha estimada para el cierre de la no conformidad, siendo decidida por el dueño del proceso o auditado, se define quien será el responsable de realizar la gestión con su respectivo cargo, siendo este mismo el que identificó la causa. Posteriormente escribe la fecha de cumplimiento en la cual se compromete a gestionar el plan. En el caso que no se presente un cumplimiento a lo pactado programa una nueva fecha de ejecución y realiza el seguimiento.

75

76

27.5IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

La implementación del plan de acción se desarrolla de acuerdo a lo establecido en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora, el cual describe quien es el responsable de la implementación del plan de acción y de realizar la gestión de eliminar o controlar las causas de la no conformidad detectada.

El Gerente o Representante por la dirección y el Representante del COPASST realizan un seguimiento y control sobre el cumplimiento de las Acciones Correctivas, Preventivas, de mejora y del actuar del responsable de la aplicación, revisando el plazo y la fecha de cierre, si no hay cumplimiento según las fechas establecidas se establecerá un nuevo plazo dejándolo registrado en el mismo formato, haciéndole seguimiento a su cumplimiento, si se presenta incumplimiento por segunda vez, es necesario informar de la situación al Gerente para que se busque las razones y soluciones a este incumplimiento, estableciendo una nueva acción correctiva.

27.6 EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIAA DE LA ACCIÓN TOMADA

Mínimo a los dos meses de haber implementado el plan de acción se evalúa la eficacia de la acción tomada de acuerdo a la medida en que elimino las causas de la no conformidad y por ende no se presentó el problema en caso de una acción preventiva o no se volvió a presentar en el caso de una acción correctiva.

Si la acción fue eficaz, se registra en el formato “FT-PGE-13 Acciones correctivas, preventivas y de Mejora en el campo de verificación. 76

77

En caso de no ser eficaz puede ocurrir que el registro permanezca abierto por un tiempo mayor, hasta verificar que la eficacia se ha logrado o se cierre el documento indicando que no es eficaz la propuesta implementada y se emita una nueva acción.

27.7 CIERRE DE LA AC/AP OM Si las AC/AP/am son eficaces, se cierran y en las reuniones por la gerencia se comunican los resultados de cada una.

27.7.1 Uso de Elementos de Protección Personal (EPP):

El trabajador que va a implementar el plan de acción debe utilizar los elementos de protección acordes a las actividades y riesgos presentes en el sitio y actividad, para esto debe revisar la matriz de riesgos y el estudio de los elementos de protección.

27.7.2 Gestión Ambiental:

El personal participara en la ejecución del (los) programa(s) de gestión ambiental como parte de estos realizara actividades diarias relacionadas a continuación: Reciclaje Selección y aprovechamiento del papel. Impresión solo si es necesaria. Economizar energía apagando los equipos eléctricos y las luces de la oficina cuando no estén en uso. 77

78

Consumo de agua razonable. Cumplir con el programa de gestión ambiental cuando aplique a su proceso.

REGISTROS Registro FT-PGE-13 _Acciones correctivas, preventivas y de Mejora

Responsable Dueños de Proceso

28INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO 28.1 OBJETIVO Brindar tips sobre las acciones que se deben desarrollar cuando se presenta hay un cambio en la EDS, teniendo en cuenta su antes, durante y después.

28.2 ALCANCE Inicia con las acciones a realizar antes, durante y después de una mudanza y finaliza con las acciones a desarrollar antes, durante y después de contratación de personal.

28.3 DEFINICIONES Mudanza: Cambio que se hace de una instalación a otra y que consiste en trasladar los muebles y los enseres a un nuevo lugar. Adecuación: Comprende la construcción, adecuación y mejoramiento de las diferentes instalaciones, necesarias para el correcto funcionamiento de las edificaciones existentes en el EDS.

78

79

28.4 DESARROLLO El presente documento muestra las diferentes acciones que se deben realizar antes, durante y después de un cambio en el EDS.

28.4.1 MUDANZAS Antes: Realizar inspecciones a las instalaciones nuevas y tomar las decisiones y/o acciones correctivas a las que hubiera lugar. Realizar con la ARL, el análisis de puestos de trabajo y ergonomía para el EDS. Contratar la empresa que realice el trasteo y de ser necesario informar sobre la mudanza a los colaboradores. Durante: Tomar medidas administrativas para que los colaboradores no intervengan en la mudanza. Después: Disponer el trasteo en las instalaciones Actualizar la Matriz Integral de Riesgos y Peligros Actualizar el Plan de Emergencias Implementar los controles 28.4.2 ADECUACIONES Antes: Comunicar a los clientes internos y/o externos Verificar que las adecuaciones que se van a realizar cumplan con la normatividad vigente en materia de Seguridad y Salud Ocupacional. 79

80

Incluir en los contratos las medidas de protección necesarias para la realización de la adecuación. Contratar con entidades o proveedores de confianza. Durante: Ubicar señalizaciones Disponer los escombros en sitios autorizados Suministrar todos los implementos que se requieran para dotar el lugar Después: Actualizar el Plan de Emergencias Actualizar la Matriz Integral de Riesgos y Peligros

Implementar los controles

28.4.3 CONTRATACIÓN DE PERSONAL Antes: Analizar los requerimientos de personal Realizar estudios previos Incluir en los contratos los requisitos en materia de Seguridad y Salud ocupacional que se deben cumplir. Verificar que las instalaciones sean las adecuadas para la ubicación de los nuevos colaboradores. Durante: Dotar el puesto de trabajo Realizar exámenes ocupacionales de ingreso al personal de planta Incluir a los nuevos colaboradores en la Matriz de Peligros y Riesgos Capacitar y dar a conocer los Planes de Emergencia 80

81

Capacitar sobre los riesgos a los cuales va a estar expuestos los nuevos colaboradores Realizar inducción y reconocimiento de las instalaciones Después: Realizar seguimiento a los Riesgos y Peligros y la implementación de los controles.

REGISTROS ASOCIADOS

NOMBRE Programa de inspecciones Planes de Emergencia Legislaciónvigente Procedimiento de identificación de riesgos

RESPONSABLE Propietario o representante legal Propietario o representante legal Propietario o representante legal Propietario o representante legal

29 MARCO NORMATIVO Decreto 1812/1994, de 2 de septiembre, de Reglamento de Carreteras. ORDEN de 16 de diciembre de 1997 por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las vías d servicio y la construcción de instalaciones de servicios consolidado con las siguientes modificaciones: Orden FOM/1740/2006, de 24 de mayo, por la que se modifica la Orden del Ministerio de Fomento de 16 de diciembre de 1997, por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las vías de servicio y la construcción de instalaciones de servicios.

81

82

Orden FOM/392/2006, de 14 de febrero, de modificación parcial de la Orden de 16 de diciembre de 1997, por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las vías de servicio y la construcción de instalaciones de servicio. Orden de 13 septiembre 2001 de modificación parcial de la Orden de 16 de diciembre de 1997 por la que se regulan los accesos a las carreteras del Estado, las vías de servicio y la construcción de instalaciones de servicios. Ley 8/1972, de 10 de mayo, de construcción, conservación y explotación de autopistas en régimen de concesión. Decreto 155/1995, de 3 de febrero (B.O.E. nº 42 de fecha 18/02/1995) por el que se suprime el régimen de distancias mínimas entre establecimientos de venta al público de carburantes y combustibles petrolíferos de automoción. Ley 21/1992, de 16 de junio, de Industria. Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, de Reglamento de Instalaciones petrolíferas. Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 01 de “Refinerías”, aprobada mediante Real Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, de Reglamento de Instalaciones Petrolíferas. Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 02 de “Parques de almacenamiento de líquidos petrolíferos” modificada mediante Real Decreto 1562/1998, de 17 de julio. • Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 03, de “Instalaciones de almacenamiento para su consumo en la propia instalación”, aprobada mediante Real Decreto 1523/1999, de 1 de octubre. Instrucción Técnica Complementaria MI-IP 04, de “Instalaciones para suministro a vehículos”, aprobada mediante Real Decreto 1523/1999, de 1 de octubre.

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83

Orden de 16 de diciembre 1998, sobre el procedimiento de actuación de las empresas instaladoras, de las entidades de inspección y control y de los titulares, en relación a los parques de almacenamiento de líquidos petrolíferos y a las instalaciones fijas para la distribución al por menor de carburantes y combustibles petrolíferos en instalaciones de venta al público (Estaciones de Servicio). Decreto 1523/1999, de 1 de octubre (B.O.E. nº 253 de fecha 22 de octubre de 1999), por el que se modifica el Reglamento de instalaciones petrolíferas, aprobado por el Real Decreto 2085/1994, de 20 de octubre, y las instrucciones técnicas complementarias MIIP 03, aprobada por el Real Decreto 1427/1997, de 15 de septiembre, y MI-IP 04, aprobada por el Real Decreto 2201/1995, de 28 de diciembre. Orden 27 de mayo de 1998, del Ministerio de Fomento, por la que se Regula el control metrológico de Estado sobre los sistemas de medida de líquidos distintos del agua destinados al suministro de carburantes y combustibles líquidos, en sus fases de verificación después de reparación o modificación y revisión periódica. Orden ITC/360/2010, de 12 de febrero, por la que se regula el control metrológico del Estado de los sistemas de medida de líquidos distintos del agua denominados surtidores o dispensadores destinados al suministro a vehículos automóviles de sustancias no destinadas a su uso como combustible. Decreto legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, de Defensa de los Consumidores y usuarios. Ley 44/2006, de 29 de diciembre, de Mejora de Protección de Consumidores y usuarios Ley Orgánica 9/1992, de transferencia de Competencia a las Comunidades Autónomas, entre las que se incluye la defensa del consumidor y usuario. 83

84

Ley 3/1991, de 10 de enero, sobre la Competencia desleal. • Ley 7/1996, de 15 de enero, de ordenación del comercio minorista. Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social. Decreto 1905/1995, de 24 de noviembre, que aprueba el Reglamento para la Distribución al por menor de carburantes y combustibles en instalaciones de venta al público. Orden 10 de abril de 1980, por el que se aprueba el Reglamento para el suministro y venta de carburantes y combustibles líquidos. Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, que aprueba el Reglamento de la seguridad privada. Orden INT/317/2011, de 1 de febrero, sobre medidas de seguridad privada.

84

85

30 GLOSARIO

Gestión de Riesgos: Proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto al alcance de los objetivos de la organización. Hallazgo: Cualquier situación relevante que se determine mediante procedimientos de Auditoría, sobre áreas o procesos críticos objeto de examen, que será de utilidad para emitir un juicio de valor. Objetividad: Utilización de un método que permita observar los hechos de la entidad y la gestión de los servidores, de tal forma que los hallazgos y conclusiones estén soportadas en evidencias.

Política: Directriz emitida por la dirección de la organización sobre lo que hay que hacer para efectuar el control. Constituye la base de los procedimientos que se requieren para la implantación del control. Riesgo: La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. Se mide en términos de impacto y probabilidad. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Capacidad de producir el máximo de resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Evaluación: Valorar el avance y los resultados de un proceso a partir de evidencias. Evidencia: Certeza clara y manifiesta que resulta innegable y de la que no se puede dudar. 85

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Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. Alta dirección: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos. Auditoría: Examen crítico, detallado y sistemático, realizado a una entidad, a una unidad o área específica, o a un proceso, o a un proyecto, o a un producto, utilizando técnicas específicas, con el objeto de emitir una opinión independiente sobre su operación, sus resultados, sus controles, y realizar las recomendaciones pertinentes. Auditoría interna: Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una entidad. Ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno. Cultura organizacional: Se entiende por cultura organizacional un conjunto de valores, tradiciones, creencias, hábitos, normas, actitudes y conductas que dan identidad, personalidad y destino a una organización para el logro de sus fines económicos y sociales. Control: Cualquier medida que tome la dirección y otras partes para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas. Control interno eficaz: El control interno puede considerarse eficaz en cada una de las tres categorías, respectivamente, si la dirección tiene seguridad razonable de que: • Conocen en qué medida se están alcanzando los objetivos operacionales de la entidad. • Los estados financieros públicos se han preparado en forma fiable y se está siendo transparente a la hora de rendir cuentas. 86

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• Se están cumpliendo las leyes y normas que le son aplicables a la unidad.

31 REFERENCIAS

PAREDES, C. R. (s.f.). investigacion de gasolinera. Obtenido de http://archivo.seam.gov.py/sites/default/files/users/control/chintia_natalicio.talavera_adel aida.pdf Universidad Francisco de Paula Santander . (s.f.). Obtenido de Sistema Integrado de Gestión: https://ufpso.edu.co/sig/procedimientos

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