• Author / Uploaded
• CarlaMoreno

Citation preview

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela Economia y administracion

INFORME DE PRACTICA PROFESIONAL

Empresa: Sociedad Comercial Cablex y Compañía Ltda. Departamento : Administracion y Recurso Humanos Nombre: Carla Moreno Muñoz Profesor Informante : Raul Suarez

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION

2

ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA

3

ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACION ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO

4 ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

DESCRIPCION DE LA PRACTICA

5

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO

6

ANÁLISIS CRÍTICO DEL FUNCIONAMIENTO

11

DEFICIENCIAS Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO

12

CONCLUSION

13

1

INTRODUCCION Este informe describe detalladamente la practica profesional, realizada en Sociedad Comercial Cablex y Cia. Ltda. ,que consta de 300 horas, es aquí donde tube mi segundo experiencia en el mundo laboral. Esta se desarrollo desde el dia 26 de octubre al 31 de enero del 2015,en el area de administracion y recursos humanos, mi supervisor fue el gerente comercial de la empresa Alejandro Leiva,dicha practica constaba de un horario de trabajo de lunes, martes,miercoles y viernes de 9:00 a 18:30. En primera instancia, se me indico que estaria a cargo de todas las tareas de recurso humanos, ya que la encargada, se encuentra con postnatal, por lo cual me debia hacer cargo de todas las actividades de fin de año, como tambien se me informo, que debia trabajar paralelamente con el encargado de administracion. En este informe se pretende dar a conocer mi vivencia dentro de esta empresa, con lo que pude aportar y de alguna manera, buscar debilidades en que puedo ayudar.

2

ANTECEDENTES GENERALES DE LA EMPRESA Este proceso lo realice en la empresa Sociedad Comercial Cablex y Cia. Ltda., la cual tiene 6 años de experiencia en el rubro de distribucion de productos electricos, en general esta empresa posee basta experiencia en el desarrollo y ejecucion de proyectos electricos, de integracion y comercializacion de insumos electricos, instalaciones y montaje. La oficina se encuentra ubicada en Av. Departamental # 1265, en la comuna de San Miguel, donde estan los capacitados profesionales que buscan cubrir con las exigencia tecnicas requeridas por los clientes. Actualmente esta empresa cuenta con 27 funcionarios, de los cuales 7 personas son administrativos y el resto son tecnicos electricos y maestros, los cuales no siempre se encuentran en la empresa, ya que la empresa, cubre proyectos a lo largo de todo el pais. Los representante de Cablex, se conforma de 3 socias, las cuales son Daniela Mora, Monica Muñoz y Loreto Portugal. A continuacion se presenta el organigrama de esta empresa.

3

Organigrama de la organización

4

DESCRIPCION DE LA PRACTICA La practica profesional fue realizada en las areas de administracion y recursos humanos, la ultima se encuentra a cargo de Daniela Mora, una de las socias de la empresa, esta se encontraba con postnatal, por lo cual, tuve comunicación via correo y telefono, es asi como me dejaron a cargo completamente de realizar todas las tareas relacionadas con el area. El gerente comercial, el cual fue mi supervisor durante el desarrollo de la practica, se encargo de organizar mi estadia en Cablex, ya que el se encargaba del area de Administracion, por lo cual mantuve comunicación directa, a la hora de tener dudas. En el ambito Infractructura, en la oficina, se encuentra una sala con la persona encargada de ventas, de la parte tecnica y el dibujante, cada uno con su computador y espacio de trabajo, en las oficinas paralelas se encontraba la sala de reuniones, la oficina del gerente comercial y otra oficina para el gerente de proyectos. Esta empresa trabaja para Entel S.A, el cual es muy riguroso, por lo cual a todos los trabajadores habia que capacitarlos y certificarlos, esta fue una de mis tareas, como tambien realizar una base de datos de todos los trabajadores de Cablex, ademas entregar las liquidaciones y mantener un orden de este tema. En el area de administracion se me encargo de las rendiciones, de las facturas, realizar una planilla para contabilizar los gastos de la empresa. A continuacion se detallara las tareas realizadas.

5

Descripción del trabajo realizado

La primera tarea que se me designo fue realizar una base de datos de todos los trabajadores de Cablex, ya que en esta empresa todos tienen que salir a terreno, por lo cual hay que mantener la informacion actualizada, como tambien deben estar todos capacitados en ciertos cursos, por lo cual la planilla que realice era necesario saber: -

Activo/No Activo. Nombre Completo. Rut. Fecha de Nacimiento. Cargo. Fecha ingreso. Fecha termino ( en caso de no estar activo). Direccion Particular. Telefono Talla de Pantalon, Polera, Zapato. Capacitaciones. Cursos.

Cablex, realiza trabajos que duran un periodo corto, por lo cual existe una alta rotacion de trabajadores solo en el area de los tecnicos y maestros, por lo cual existe el item Activo/No activo, con esto tambien es necesario saber la fecha de ingreso a la empresa, como la de termino de contrato. El nombre completo, rut,fecha de nacimiento,direccion particular y telefono son necesarios para temas administrativos, en enero hice entrega de las polera corporativas de la empresa, con lo que a futuro se pretende entregar a los trabajores pantalones y zapatos. Como mencione anteriormente, se trabaja con empresas las cuales son muy rigurosas con la seguridad de los trabajadores, por lo que se exige mantener capacitados y certificados. Por lo cual en la planilla ingrese los cursos que han hecho y las capacitacion, basicamente todos los trabajadores de cablex estan

6

capacitados en el uso y manejo de extintores, como tambien muchos habian realizado cursos de “ trabajos en altura”. Esta actividad me la designo la encargada de recursos humanos, cuando la reviso se recordo de la proxima auditoria que se iba a realizar, por lo cual se me pidio agregar 4 columnas mas, las cuales eran:

-

Curriculum Vitae. Descripcion de cargo. Fotocopia Carnet. Recepcion interno de orden higiene y seguridad. Informacion de los riesgos laborales.

Con esto se me pidio reorganizar las carpetas de los trabajadores para saber si se encontraban todos estos papeles, ya que eran necesarios para la auditoria. La siguiente tarea fue realizar una ficha para recopilar informacion necesaria, para temas administrativos, esta se debia entregar a los nuevos ingresos de personal que existieran, como tambien se me exigio que cada trabajador nuevo la llenara personalmente. La cual se muestra en el Anexo nº1. Durante todo el periodo, debia avisar los ingresos de personal, ya que se tenian que realizar las liquidaciones para estas personas, yo no estaba encargada de lo ultimo, las liquidaciones me llegaban a fin de mes, luego de pagada la remuneracion, por lo cual yo debia imprimir dos copias, recopilar la firma de cada trabajador y proceder a archivar. Con las liquidaciones ya firmadas, realizaba la certificacion de 11 trabajadores, por lo cual debia acceder a www.certilap.cl, y subir al sistema las liquidaciones,

7

realizar la carga masiva de los trabadores, la cual era una planilla que se descargaba de esta pagina y donde tenia que llenar, el nombre de los trabajadores, rut, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, cargo, tipo de contrato, tipo de renta, fecha de ingreso, lugar de trabajo, la cual lo podia sacar de la base de datos y de la ficha de ingreso, lo siguiente lo tenia que sacar de las liquidaciones, los dias trabajados, el sueldo base, las gratificaciones, bonos en caso de existir, el item imponible, no imponible, fondo de pension, el monto de fondo de pension , salud, monto de salud, seguro de cesantia, impuestos, otros descuentos, total haber, total liquido. Ademas debia subir la planilla de los pagos previsionales y realizar el libro auxiliar de remuneraciones, posteriormente subirlo y ademas archivarlo, ya que existia un respaldo de este en hojas foliadas. En la ultima semana que estuve, se iniciaban las vacaciones de algunos trabajadores, por lo cual tuve que registrar la papeleta, para posterior aprobacion del gerente comercial, el respaldo de las vacaciones es via papeleta, por lo cual no existe un archivo que contabilize estos dias, lo cual tuve que realizar, ya que la encargada de recursos humanos, no estaba al tanto de los dias que se habian tomado. Todas las actividades anteriormente mencionadas,son relacionadas con el area de recursos humanos. Mientras que en el area de administracion, se me designaron las siguientes tareas: Lo primero es digitalizar los papeles e informacion de todos los trabajadores, ya que el prevencionista de riesgo los debia presentar para la licitacion de un proyecto. Por lo cual las carpetas que tuve que realizar, contenian fotocopia del carnet, contrato, en caso de haber un anexo de contrato tambien, la capacitacion del uso y manejo de extintor, la obligacion de informar los riesgos laborales (DAS), recepcion interno de higiene y seguridad y la entrega de elementos de proteccion personal.

8

Lo siguiente fue encargarme de las rendiciones de todas las obras que estaban activas, por lo cual debia realizarlas y respaldarlas ya sea en archivadores como digitalmente, ya que debia llevar un registro de los gastos de la empresa, para una posterior tarea. Por lo cual al hacer esto, el supervisor las revisaba, y me entrego una planilla de excel en donde debia ingresar el numero de rendicion, ya que se llevaba un orden, la fecha, el monto total de la rendicion, el monto de las facturas, el IVA y con todo esto podia sacar los gastos, es decir, solo las boletas. Los tecnicos rinden a el Gerente de Proyecto, por lo cual solo 7 personas son las que rinden en esta empresa, el anteriormente mencionado, el encargado tecnico, gerente de recursos humanos, gerente de proyectos, encargado de ventas, gerente de finanzas y gerente comercial. Por lo cual, cada uno tenia su contabilizacion de gastos. Esta actividad la realizaba diariamente, ya que habian muchos proyectos en desarrollo, con lo que existian muchas rendiciones. Con esta informacion realice una tabla dinamica por cada trabajador para saber el total de gastos realizados por mes, como tambien la sumatoria de estos. Ya que debia registrarlo en un excel el cual buscaba contabilizar el costeo de la empresa, en esta planilla se concentraba la informacion de : -

Gastos rendiciones Gastos Generales

En el primero se encontraba lo que se menciono anteriormente, los gastos de las rendiciones por trabajador, se parado por mes. Y en los gastos generales podiamos encontrar el arriendo de la oficina donde se encuentra Cablex, las boletas en garantia, entre otros. Luego para sacar el calculo de la utilidad del actual año, se contabilizaron todos los gastos, como tambien tuve que registrar las remuneraciones de todos los 9

trabajadores, dividiendolos en la seccion administrativos y tecnicos. Terminado esto, el gerente comercial, tenia los datos que faltaban para proceder a determinar la utilidad, los cuales son las ventas de todos los meses como tambien los costos.

El ultimo trabajo, fue realizar el libro de comprar del mes de diciembre, actividad que realiza la contadora, pero me pidieron apoyo en esto, por lo cual tuve que documentar todas las facturas realizadas este mes, como tambien el monto de la factura, el iva, en las facturas de combustible, existian el impuesto especifico, con lo cual, estas se trataban de manera diferente.

ANÁLISIS CRÍTICO DEL FUNCIONAMIENTO Fortalezas - Cablex tiene comunicación directa, ya que todas las areas se encuentran en la misma oficina, por ende tienen una retroalimentacion inmediada de todas las tareas que se hacen, esto a generado que en momentos de problemas, las soluciones sean inmediatas. 10

- Existe una planeacion estrategica todos los lunes a primera hora, para organizar la semana que enfrentan, esta semana se repasan las tareas que ya pasaron y las futuras, esto es una fortaleza ya que asi planetan objetivos a corto plazo.

Debilidades -

No contar con una recepcionista, ya que no existe lugar de espera ya sea para los clientes o proveedores.

Oportunidades - Es un mercado muy amplio en el cual se desenvuelven, por lo que le permite a la empresa siempre estar innovando. - Constante capacitaciones y certificaciones a los trabajadores, con lo cual pueden lograr una ventaja competitiva, gracias al personal.

Amenazas - Falta la alineacion de metas personales con la de la organización. - Mercado con constante nuevos oferentes.

DEFICIENCIAS Y PROPUESTA DE MEJORAMIENTO Como toda empresa, “Sociedad comercial cablex y Compañía limitada” no está exenta de poseer aspectos a mejorar, entre los que se pueden señalar:

11



Tiene un alto nivel de desperdicio de materiales, lo que provoca un aumento de los costos y hace que la empresa sea menos competitiva a la hora de compararse con empresas más grandes, propongo para mejorar esto, es que los trabajadores que no se le asignan obras, trabajen en el orden y



mantencion de la bodega donde se encuentran los insumos electricos. Tiene una alto nivel de rotacion de personal, por los proyectos de corto plazo, para mejorar Cablex debe estar en constate busqueda de proyectos, como tambien mejorar en el aspecto de tecnologia, para asi ser mejor que



la competencia. Los tecnicos gastan mas de los que se les entrega, no existe una supervision de las boletas que entregan en las rendiciones, se puede mejorar ya sea designandole esta tarea a una persona estable, o contratar a alguien para que se encarge de la administracion de esta empresa.

CONCLUSION

Esta instancia de acercamiento al mundo laboral, me parecio todo un éxito, me senti bien en el ambito profesional como personal, me di cuenta que es el area que me interesa y en la que me pretendo especializar. En lo personal, con esta experiencia me enfrento a debilidades como el manejo de la herramiental excel, comunicación oral y escrito, que actualmente las tomo como metas personales.

12

Basicamente se cumplieron los objetivos que se me presentaron en primera instancia. Me hubiese gustado poder participar mas dentro de la empresa, para poder relacionarme con personas de distintos niveles. Ademas me enfrente a personas dispuestas a ayudarme, me acogieron de buena forma, fueron muy amables, esto hizo que el transcurso de mi practica fuera aun mas provechosa y buena. Como sugerencia a esta area, creo que falta comunicación con jefatura, ya que esto no les permite desarrollar sus tareas a cabalidad, por que rebrota la frustacion y la desmotivacion.

Anexos nº1

13

14