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Configuración Funds Management para Sector Público SAP ®

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Contenido 1. 1.1 2.

Proceso General de FM........................................................................................................2 Parametrización...............................................................................................................4 DATOS MAESTROS Y ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA........................................................10

2.1

DATOS MESTROS Y SU UTILIZACION...............................................................................10

2.2

DEDUCCIÓN DE OBJETOS FM CON ENTIDADES FINANCIERAS Y LOGÍSTICAS..................11

2.3

ESTRUCTURA PRESUPESTAL CONCEPTO.........................................................................13

2.4

ESTRAGEGIAS DE DERIVACIÓN DE PRESUPUESTO..........................................................15

2.5

PARAMETRIZACIÓN Y ACTIVIDADES...............................................................................16

3

GESTIÓN DE PRESUPUESTOS, DIFERENTES LEDGER DE PRESUPUESTO..............................23

3.1

PRESUPUESTACIÓN........................................................................................................24

3.2

CONTROLES DURANTE EL PROCESO DE PRESUPUETACIÓN............................................25

3.3

PARAMETRIZACIONES....................................................................................................27

4

COMPROMETIDO REAL......................................................................................................44

4.1

PERFIL DE ACTUALIZACIÓN.............................................................................................44

4.2

FLUJO DE DOCUMENTOS LOGÍSTICOS Y DE FINANZAS...................................................45

4.3

DOCUMENTOS DE RESERVA...........................................................................................45

4.4

PARAMETRIZACIÓN........................................................................................................46

5

CONTROL DE DISPONIBILIDAD...........................................................................................63

5.1

LEDGERS CONTROL DE DISPONIBILIDAD........................................................................63

5.2

OBJETOS AVC..................................................................................................................63

5.3

Estrategia de derivación AVC y perfiles de tolerancia....................................................64

5.4

PARAMETRIZACIÓN........................................................................................................65

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1. Proceso General de FM SAP PSM-FM controla el proceso de planificación y presupuesto y el consumo de presupuesto en la organización. Desde la perspectiva del usuario, las tareas realizadas por SAP PSM-FM se pueden dividir en tres ámbitos principales:  



Gestión de datos maestros, incluyendo la definición de las unidades organizativas, objetos de asignación de FM, la estructura del presupuesto, y así sucesivamente. Gestión de presupuestos, incluyendo el proceso de planificación, el ajuste y la aprobación de sus cifras del presupuesto, gestión de versiones de presupuesto, definición de diversos tipos de presupuesto, estableciendo proceso de flujo de trabajo para el registro de presupuesto, y así sucesivamente. Control de la disponibilidad presupuestaria, lo que permite el seguimiento del presupuesto rápido en términos de consumo de presupuesto e integración de datos financiera y logística en el sistema.

Antes de entrar en la configuración, vamos a echar un breve vistazo a algunas de las principales actividades que se llevarán a cabo en estos ámbitos y serán ejecutadas por los usuarios:         



    

Creación y actualización de datos maestros Mantenimiento de las jerarquías organizativas para los objetos de FM, incluyendo la estructura del presupuesto Asignación de datos maestros de otros componentes de SAP a entidades FM Gestión de versiones de presupuesto (real y de apoyo) Preparación e introducción de las cifras del presupuesto Evaluación de informes sobre el presupuesto Establecimiento de controles de entrada de presupuesto Mantenimiento de la lógica derivación presupuesto Preparación y mantenimiento de una plataforma para los procesos presupuestarios especiales, tales como los ingresos que incrementan el presupuesto de los grupos de cobertura de los gastos Clasificación de datos transaccionales (ingresos y gastos) en otros componentes de SAP y su asignación a los objetos de FM correspondiente, asegurando una adecuada integración de todos los documentos de SAP ERP Manejo de los fondos asignados y otras contabilizaciones especiales de FM El mantenimiento de los controles de disponibilidad y perfiles de tolerancia Manejo de las desviaciones presupuestarias Preparación de informes sobre la ejecución presupuestaria y su análisis para la planificación presupuestaria más eficiente Ejecución del cierre de ejercicios de fin de año, el establecimiento de normas para la prórroga del presupuesto residual y el manejo de los compromisos abiertos

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1.1

Parametrización

El primer paso para una implementación SAP PSM-FM es establecer una relación entre sus unidades organizativas y los de otros módulos de SAP. La unidad organizativa central en SAP PSM-FM es la Entidad CP o Sociedad FM

Este es sólo un ejemplo de una posible relación entre las diferentes unidades organizativas en SAP. Entidad CP X a dos Sociedades FI Ay B asignadas a una Sociedad CO Z Entidad CP Y a dos Sociedades FI C y D una asignada a la Sociedad CO Z y otra sin controlling Otra Sociedad FI a la Sociedad CO Z sin estar asociada a Entidad CP Por lo tanto, primero hay que definir el área de FM y vincularlo en consecuencia para las sociedades. El camino IMG raíz para las siguientes actividades es Estructura Empresarial Actualizar entidad CP

Se define la Entidad CP

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Una vez definida la entidad CP, hay que vincularlo con la Sociedad FI que va a ser uso de las funcionalidades del módulo. Asignar sociedad a entidad CP

Una vez creadas las unidades organizativas y debidamente asignadas, se procede con la parametrización del módulo de Gestión presupuestaria. Activar elementos de imputación

La imputación FM se compone de dos objetos obligatorios (centro gestor de fondos y de posiciones presupuestarias) y una parte complementaria opcional. En la pantalla que se muestra, los elementos complementarios de imputación FM como Fondos, subvenciones, área funcional, y así sucesivamente se pueden activar.

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Permitir valor inicial para elemento de imputación Se puede especificar si se permite un valor inicial para los objetos de imputación adicionales. En general, estos elementos de imputación deben tener un valor en cuanto se activan en el paso anterior. Sin este ajuste se activa y no se aceptaría un valor en blanco. En la mayoría de los casos, este ajuste se utiliza para los períodos de transición, cuando un elemento se activa con el fin de evitar la asignación de los valores que ya han contabilizado documentos en el sistema.

Activar funciones globales control presupuestario (GP-CP)

En esta actividad, SAP PSM-FM se activa para el mandante, que es la clave principal del sistema el flujo de datos SAP PSM FM.

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Asignar variante de ejercicio a la entidad CP

Después se define Hay que asignar una variante de ejercicio a la entidad CP. Funcionalmente hablando, no hay ninguna razón para tener diferentes variantes, porque los años presupuestarios y fiscales deben coincidir.

Fijar orden de jerarquía para búsqueda genérica

Especificar el orden de jerarquía puede ser esencial si se trabaja con varios perfiles de tolerancia.

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Esta parametrización le dirá al sistema en qué orden se debe acceder a la estrategia de derivación del perfil de tolerancia. La configuración más común es 3, como se muestra en la figura.

Almacenar parámetros globales

Como se ve en la figura, todo ya viene definido por parametrizaciones previas realizadas con anterioridad, el rango de números será definido más adelante

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2. DATOS MAESTROS Y ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA En esta sección se presentan los elementos centrales de datos maestros para SAP PSM-FM y su significado funcional durante la configuración.

2.1

DATOS MESTROS Y SU UTILIZACION

Los datos maestros de FM no difieren mucho de las de datos maestros en otros módulos de SAP. Con el fin de configurar el sistema de manera eficiente, hay que analizar la estructura de la organización y utilizar la mayor parte de los elementos de imputación disponibles. Es importante realizar un análisis a fondo en primer lugar de los elementos a utilizar; modificaciones adicionales agregando elementos cuando el sistema está en pleno funcionamiento podría ser complicado. ¿Qué elementos SAP se ponen a nuestra disposición en SAP PSM-FM? Posiciones Presupuestarias

Centro Gestores de Fondos

Áreas funcionales

Proyecto presupuestario

Período Presupuestal

Unidades funcionales (estructuras de gastos e ingresos) en una jerarquía. En la mayoría de los casos, las posiciones presupuestarias representan las cuentas de mayor del plan de cuentas Configuración de los atributos de una posición presupuestaria es vital para el correcto procesamiento de las transacciones comerciales. Los centros gestores generalmente las unidades organizativas (áreas de responsabilidad, departamentos, proyectos) de la organización. Se pueden utilizar las áreas funcionales para subdividir aún más las transacciones (por ejemplo, para asignar las subdivisiones organizativas, representadas FI por áreas de negocio) si los objetos antes mencionados no son suficientes. Estos se utilizan normalmente para proyectos que tienen determinado marco temporal. Los proyectos presupuestarios son similares a las órdenes internas o estructuras de desglose de trabajo (WBS). Un inconveniente de este objeto es que no se puede introducir manualmente en una transacción; tiene que ser derivada de forma automática. A partir del reléase 6.04, se puede dividir el presupuesto por período. El período de presupuesto no se debe confundir con el período presupuestario real de un documento, que se deriva de la fecha de contabilización. Se tendrá que activar la business function para poder utilizar este objeto.

Es de destacar que los centros gestores de fondos y posiciones presupuestarias son elementos obligatorios; en otras palabras, la configuración de módulo FM siempre debe incluir estos Equipo SAP FI

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objetos en su configuración. Como consecuencia, cada transacción financiera o logística que tiene un impacto en SAP tendrá que ser asignado, ya sea manual o automáticamente, a ambos objetos. Fondos sin embargo, es en la zona gris: Por un lado, no es obligatorio, pero por el otro, su función en los procesos centrales de FM no puede ser subestimada. Por el contrario, otros datos maestros de FM debe ser utilizada solamente para los requerimientos del negocio. Debemos tener en cuenta que los datos maestros se pueden definir como año dependiente o independiente del año; esta última es seleccionado por defecto. Una de las ventajas de trabajar con los datos dependientes del ejercicio es que se puede ajustar los datos maestros para un año en particular para satisfacer las necesidades de la empresa. Esto es útil en las organizaciones flexibles en los que las unidades cambian cada año o frecuentemente. Al igual que en otros módulos, los datos maestros AP PSM-FM se estructuran en las jerarquías y grupos jerarquías, incluso las más planas, son necesarias para los centros gestores de fondos y posiciones financieras. La organización de los datos maestros en las jerarquías ofrece los siguientes beneficios:   

Mejor organización y manejo de los datos maestros Vista jerárquica en los reportes Configuración de reglas de negocio para las estrategias de liberación

Veamos un ejemplo de jerarquías que se podrían definir en el sistema. Como se muestra en la una jerarquía de centros gestores de fondos puede representar un organigrama, mientras que una jerarquía de posiciones presupuestarias puede delinear la estructura de balance. Se puede definir tantas jerarquías (grupos) como desee, con lo que los beneficios antes mencionados.

2.2

DEDUCCIÓN DE OBJETOS FM CON ENTIDADES FINANCIERAS Y LOGÍSTICAS

La deducción de datos maestros para objetos de otros módulos es una actividad indispensable en todas las implementaciones de SAP PSM-FM. Equipo SAP FI

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Los diferentes interlocutores que interactúan con el sistema desde otros módulos SAP (MM, SD FI etc. ) no tienen por qué conocer ni determinar los objetos FM a utilizar. Probablemente la persona que ingresa una solicitud de pedido está familiarizada con los materiales, las plantas, las organizaciones de compra, y así sucesivamente, pero no tiene conocimiento alguno acerca de los centros gestores de fondo o posiciones financieras que se deben utilizar. La deducción de objetos de FM a las entidades financieras / logísticos puede llevarse a cabo a nivel de datos maestros. Por ejemplo, una cuenta de mayor podría ser asignada a una posición presupuestaria, un activo, el orden (interna o de inversión) y elemento PEP (módulo PS) asignado a un centro gestor. Sin embargo, con simplemente asignar los datos maestros a los objetos de FM no implica su derivación durante la contabilización de las transacciones financieras. En otras palabras, incluso si su cuenta GL se asigna a una posición presupuestaria, al contabilizar no se deriva automáticamente el objeto de FM. Esto se define en los diferentes pasos de la derivación desde otros componentes. Para ayudar a integrar sin problemas otros componentes con el módulo SAP PSM-FM, SAP ha proporciona una herramienta llamada FMDERIVE para la asignación automática de objetos FM, basado en un conjunto flexible de las reglas de negocio. Estas reglas de negocio se basan en el principio de la lógica de un campo fuente a un campo de destino, se pueden presentar diferentes formas y combinaciones, proporciona la respuesta a las condiciones más sofisticadas requeridas por negocio. La Tabla que sigue enumera los tipos disponibles de reglas de negocio que le ayudarán a derivar objetos FM. Es de en cuenta que tipos similares herramientas de derivación de SAP PSM-FM se verán más adelante. Regla de negocio Regla de derivación

Acceso a tablas

Asignación

Inicialización Ampliación Módulo de funciones

Descripción Permite definir una regla basada con el operador booleano SI; Se definen una combinación de valores para campos origen, que determina los de valores para los campos de destino. Permite leer cualquier tabla SAP y derivar valores de la misma, en base a condiciones predefinidas Asigna un valor fijo para el campo de destino o deriva un campo de origen a un campo de destino uno-a-uno Blanquea campo Permite generar y utilizar un Exit Permite deducir objetos FM de datos maestros, por ejemplo posición presupuestaria de la cuenta de mayo

Se puede desactivar cualquiera y todas las reglas en cualquier momento, lo que proporciona una mayor flexibilidad para el manejo de asignación de objetos de FM. Además, puede definir

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algunos requisitos previos para desencadenar la activación de cada regla. A través de esta funcionalidad, se puede controlar sus pasos de derivación.

2.3

ESTRUCTURA PRESUPESTAL CONCEPTO

¿Cuándo y por qué se necesita una estructura presupuestaria en la configuración de SAP PSMFM? Para comprender mejor la respuesta a esta pregunta, imagina un cartero en una ciudad en algún lugar, por ejemplo el siglo XIX. Si esta ciudad en particular es en realidad un pueblo pequeño en lugar de una gran ciudad, el cartero no tendría ningún problema para distribuir el correo sin tener en cuenta los nombres de calles y números de casas. Él sólo tiene que pasar de casa en casa y poner las cartas en los buzones. Sin embargo esta técnica simplificada fallaría si la ciudad fuera lo suficientemente grande y sus avenidas, bulevares y calles tan numerosos que podría perderse en el laberinto de sus infinitos cruces. Con los retos del cartero en mente, vamos a volver al módulo de gestión de fondos y su componente de estructura presupuestaria. Así como una casa en una ciudad se le da una ubicación precisa, lo llamamos una dirección, la creación de una estructura presupuestaria nos permite crear direcciones presupuestarias y contabilizar en ellas en nuestro sistema. En una organización con sólo un par de centros gestores y varias posiciones financieras, una estructura presupuestaria no es obligatorio. Las combinaciones de datos maestros de FM se ponen automáticamente a disposición tanto de los documentos presupuestarios y para las transacciones financieras. Sin embargo, si se tiene numerosos objetos de FM (por ejemplo, centros de gestores, posiciones financieras, fondos) y que desea controlar la creación de los documentos presupuestarios, compromisos o contabilizaciones reales, una estructura presupuestaria será obligatoria para los efectivos administración de presupuesto (esto es relativo lo veremos más adelante). Las estructuras se pueden complicar más aún: La combinación presupuestal de contabilización puede ser diferente a la combinación de presupuesto. Una contabilización hecha en el centro gestor de fondos A puede consumir el presupuesto del centro gestor fondos B. Con la ayuda de la estructura presupuestaria y la estrategia de derivación de la combinación presupuestaria (véase la Figura 14), estos requisitos se pueden cumplir fácilmente. Una estrategia de derivación permite la creación de reglas de negocio capaces de determinar la dirección presupuestaria basada en la información de entrada a partir de la contabilización real. Es fundamental hacer hincapié en que las reglas de negocio definidas en la estrategia de derivación son muy flexibles y totalmente independiente de la jerarquía de datos maestros (por ejemplo, la jerarquía centro gestores). Al mismo tiempo, esta jerarquía se podría utilizar para establecer reglas de derivación bien estructuradas para combinaciones presupuestarias. Las combinaciones de Presupuesto y de contabilización dependen año al igual que el resto de la estructura del presupuesto, lo que significa que se debe volver a definir cada año fiscal. Las combinaciones se guardan en el sistema en tablas índice especiales. Importante; el mantenimiento de la estrategia de derivación de presupuesto (nuevas entradas, modificaciones) implica que se debe reconstruir que se modifica.

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En un entorno flexible en el que la estrategia de derivación presupuesto puede ser modificada con frecuencia, es útil para programar un job que reconstruya el índice.

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Ejemplos de estructuras presupuestarias

2.4

ESTRAGEGIAS DE DERIVACIÓN DE PRESUPUESTO.

Se ha visto que una estrategia de derivación para las combinaciones presupuestarias es útil cuando la combinación de contabilización no se corresponde uno a uno a con las combinaciones presupuestarias. El escenario más claro de corte en el que es necesaria una derivación es cuando el presupuesto se realiza en un nivel más alto que las contabilizaciones reales. Por ejemplo, el presupuesto se distribuye por divisiones de negocio, pero la contabilización se realiza a un nivel inferior (por ejemplo, el nivel de departamento). Si sus divisiones de negocio y departamentos están representados por los centros gestores, entonces se debería construir un conjunto de reglas de derivación mediante el cual el centro gestor en el nivel superior (es decir, para la división de negocios) se seleccionaría para todos y cada departamento de la división de negocios para el control presupuestal. Otro ejemplo de la necesidad de una estrategia de derivación es un caso en el que un cliente no está interesado en los gastos del presupuesto en un nivel bajo, pero prefiere comprobar en un nivel más alto. Imagine que un cliente recibe el presupuesto para los gastos de TI, pero no quiere dividirla en software, hardware, consultoría externa, y así sucesivamente. Los gastos de TI (representados por una posición presupuestaria) serán presupuestados, y esta posición presupuestaria se derivarán para todos y cada uno cuenta GL, representada por las posiciones financieras en un nivel inferior.

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Veamos un ejemplo. A la izquierda de la figura, centro de gestor (FC) A representa una división de negocios que se acumula contabilizaciones en un nivel de departamento (centros gestores Aa1 y Aa2) para los controles presupuestarios. A la derecha, utilizando un concepto similar, la posición presupuestaria (CI) 1, que representa los gastos de TI, sirve como la combinación presupuestaria para la subdivisión de los gastos de TI, tales como software, hardware, y así sucesivamente, representado por CI2-CI6.

Hay que tener en cuenta que la presencia de una estructura presupuestaria no implica la necesidad de definir una estrategia de derivación de presupuesto. En ausencia de una estrategia de derivación, el sistema considera todas las combinaciones de contabilización como una de presupuestación.

2.5

PARAMETRIZACIÓN Y ACTIVIDADES

Comenzamos con la parametrización de datos maestros y estructura Activar datos maestros dependientes de ejercicio

Se pueden definir los datos maestros de FM dependientes del año, como se muestra en la figura. El año que se ingresa debe ser el anterior con el cual desea comenzar a trabajar, por ejemplo si se comienza a trabajar en el 2017 aquí se debe indicar 2016

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Crear variante en entidad CP/ejercicio

Jerarquía depende año. Con el fin de tener una jerarquía a través de los años se necesitará para parametrizar el año fiscal para estar en blanco, como se muestra en la Figura, si en cambio fuera dependiente del año para cada año fiscal que podría tener una jerarquía diferente.

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Crear/modificar variante de jerarquía

En contraste con la jerarquía de posiciones presupuestarias, la jerarquía centro de gestores de fondos se lleva a cabo en dos etapas: la creación y luego la asignación a un año fiscal.

Al igual que en la jerarquía de posiciones presupuestarias, se puede tener una jerarquía definida a través de los años o una dependiente del año fiscal.

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Crear clases fondo CP

En la pantalla que se muestra, se puede definir el alcance (anual o plurianual) para el tipo de fondos. También puede asignar los datos maestros de fondos. Esta actividad no es obligatoria, pero puede ayudar a construir el control de disponibilidad más adelante.

Tratar selección campos y asignar a Entidad CP

En esta sección se pueden modificar la selección de campos de datos maestros proporcionada por SAP de posiciones presupuestarias, centros gestores y fondos para una entidad CP.

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En la medida en que se dispone de barras de selección de campos propias de cliente para los datos maestros de una entidad CP, existe la posibilidad de 

suprimir campos de funciones no necesarias



determinar campos como campos de visualización



determinar campos de entrada como entradas obligatorias u opcionales

La selección de campos, así como las parametrizaciones permitidas para un campo, se pueden seleccionar en la actualización de la barra de status de campo correspondiente.

Crear estructura presup.

La estructura del presupuesto se asigna a una sociedad FM como se muestra

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Especificar parametrizaciones p.estructura presup.

Se puede elegir si las combinaciones de contabilización se comprueban. Si no se selecciona la casilla de verificación, la contabilización se permite en todas las posibles combinaciones de FM.

Definir estrategia derivación p.imputaciones presupuesto

Se pueden definir varias estrategias y asignarlos a la sociedad FI, como se muestra en la Figura Si esta asignación no se hace, una estrategia única se utilizará para todas las sociedades, en otras palabras sino se planea tener diferentes estrategias de derivación de diferentes sociedades esta definición no es relevante.

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Una vez creada la estrategia, hay que definir las reglas de negocio para derivar las asignaciones de FM. Como se explicó antes, existen diferentes tipos de reglas que ayudarán a establecer la lógica de derivación.

Principales actividades a realizar en el sistema después de que se complete la parametrización. Se detalla a continuación las actividades utilizando M para obligatorio, O para opcional, y D para depende de la configuración de otro sistema.

TRANSACCIÓN FMCIA (M) FMCID (D)

FMSA (M) FMSD (D)

ACTIVIDAD Creación posiciones presupuestarias Modificar jerarquía estándar de posiciones presupuestarias Creación de Centros Gestores Modificación jerarquía estándar de centros gestores

FM5I (D)

Creación de fondos

FM_FUNCTION (D)

Creación de área funcional

FMMEASURE (D)

Creación de proyecto presupuestal Procesamiento masivo de combinaciones de presupuesto Procesamiento masivo de combinaciones de contabilización Visualización inconsistencias en índices

FMBSBO_MULT (D)

FMBSPO_MULT (D)

FMBSIDX_INCON (D)

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OBSERVACIONES

Sólo es necesario para la modificación después de crear datos maestros

Sólo es necesario para la modificación después de crear datos maestros Relevante si se ha activado Fondos Relevante si se ha activado área funcional

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FMBSIDX_RECON (D)

Reconstrucción de índices

FMDERIVER (M) FMBSBO_GEN (O)

Derivación de la imputación Generación de las combinaciones de presupuesto a partir de los datos maestros Generación de las combinaciones de contabilización a partir de los datos reales Borrado de combinaciones de presupuesto Borrado de combinaciones de contabilización Borrado de posiciones presupuestales Borrado de centros gestores Borrado de jerarquías de centros gestores

FMBSPO_GEN (O)

FMBSBO_DEL (O) FMBSPO_DEL (O) OFDE (O) OFDF (O) OFDG (O)

Se requiere cada vez que se modifica la estrategia de derivación Aplica cuando la estructura del presupuesto se elaborará a partir de los datos de contabilización. Aplica cuando se contabilizan las combinaciones a partir de los datos ya contabilizados.

3 GESTIÓN DE PRESUPUESTOS, DIFERENTES LEDGER DE PRESUPUESTO Es bastante común que una organización, tanto en los sectores públicos y privados, gestionen su presupuesto no en una etapa, sino en múltiples etapas; uno estos es el caso para el presupuesto de compromiso jurídico en un proceso de adquisición y el presupuesto para las transacciones financieras, facturas y pagos. Los términos de SAP para estos dos tipos de presupuesto son pto de compromiso y el pago, respectivamente. Sin embargo, el principio fundamental sigue siendo el mismo: el presupuesto se acumula por compromiso los gastos, contratos, órdenes de compra, y así sucesivamente, mientras que el presupuesto de pago controla la ejecución financiera de estas obligaciones. Se pueden definir varios libros de contabilidad en BCS a través de las categorías del presupuesto. En la actualidad, hay tres categorías estándar disponibles: compromiso, pago, y el presupuesto financiero. La figura muestra cada paso importante en el proceso de adquisición representado por un documento de SAP (logística o financiero) que consume el presupuesto correspondiente. Se puede ver que la separación en los presupuestos de compromiso y de pago, documentos de logística sólo afectan al presupuesto de compromisos y documentos financieros hacen lo mismo en el presupuesto de pagos.

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La necesidad de que libros separados para los presupuestos de compromiso y de pago se deben a requerimientos del negocio; no hay ninguna justificación técnica para la implementación de varios libros de contabilidad del presupuesto.

3.1

PRESUPUESTACIÓN

El principal atributo del documento de entrada de presupuesto es la Clase de presupuesto Por ejemplo, una organización puede tener un presupuesto estrictamente para gastos operativos y otro presupuesto para gastos administrativos y lo separarían por clase de documento. En el Customizing se tiene la posibilidad de determinar clases de presupuesto en función de requisitos propios se puede subdividir la operación de presupuestación suministrada por SAP. Si se deben liberar partes del presupuesto, es necesario indicar una clase de presupuesto unívoca para el importe de liberación correspondiente. Otro atributo de un documento presupuestario es la clase de documento. En contraste con la clase de presupuesto, el papel de la clase de documento en la aplicación estándar es meramente informativo. La definición de diferentes clases le permite incluir este parámetro en el informe de presupuesto. El uso funcional de este atributo puede ser utilizado por tener varios procedimientos en el marco del registro presupuestario. Por ejemplo, se puede distinguir la transferencia de presupuesto. En otras palabras, si la clase de presupuesto representa la subdivisión de naturaleza interna de un presupuesto, la clase de documento significa la subdivisión del proceso de presupuesto. En el proceso de entrada de presupuesto, tenemos que mencionar un atributo importante, el proceso, el cual determina la naturaleza de una operación presupuestaria. Hay procesos estándar predefinidos en SAP, algunas vinculadas a la introducción manual de presupuesto y otros a operaciones automáticas. Los procesos presupuestarios disponibles se muestran en la siguiente tabla

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Proceso de presupuesto Entrada Entrada saldada Devolución Suplemento Traslado

Distribución

Distribución reducida

Arrastre Ingresos que incrementan presupuesto

3.2

Descripción Proceso principal para entrada de presupuesto. Similar a entrar, pero implica equilibrio presupuestario de ingresos y gastos Disminución de presupuesto Incremento de presupuesto Transferir el presupuesto de una asignación presupuestaria a otra; importe de la transferencia a ser equilibrada entre emisor y receptor Distribuye el presupuesto de nodo superior de la jerarquía a los receptores inferiores: de arriba a abajo Disminuye el presupuesto de los niveles inferiores de la jerarquía a los nodos superiores: de abajo hacia arriba Transferir el presupuesto de un año fiscal a otro Presupuesto generado por ingresos

CONTROLES DURANTE EL PROCESO DE PRESUPUETACIÓN

Flujos presupuestarios se pueden dividir en dos grandes grupos: el presupuesto introducido manualmente y el presupuesto generado automáticamente. Tanto el presupuesto generado automáticamente provocado por acciones (por ejemplo, el arrastre de presupuesto, ingresos que aumentan presupuesto [RIB]) y la introducción manual de los presupuesto puede ser objeto de validaciones y controles adicionales. Se puede introducir manualmente presupuesto con las siguientes herramientas:   

Workbench de presupuesto Utilizando herramientas de carga para levantar información de fuentes externas. Programas desarrollados.

BWB es la forma más común de introducir presupuestos en BCS. Con BWB, se pueden generar los documentos del presupuesto, seguimiento de documentos, crear documentos de referencia, anular documentos y así sucesivamente, todo en una sola pantalla, lo que hace que sea muy práctico. Todos los controles estándar se aplican para el documento presupuestario: El sistema comprobará si hay una combinación presupuestaria y el control disponibilidad presupuestaria. La mayoría de estos controles se aplicarán también cuando se utiliza una herramienta de carga de un presupuesto o la introducción del presupuesto a través de un programa de desarrollo propio. Sin embargo, a veces estos controles incorporados no son suficientes

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Herramienta Workflow de aprobación

Versiones

Status

Liberación

Validaciones

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Descripción La configuración estándar de SAP le permite gestionar el procedimiento de aprobación del presupuesto a través de un workflow. De esta manera, se podrán definir tipos de documentos que requieran aprobación. Al igual que cualquier otra herramienta de workflow SAP, el workflow de presupuesto puede ser mejorado por desarrollos de usuario. BCS permite el uso de varias versiones de planificación para los procedimientos de aprobación del presupuesto en forma más eficiente. Al definir varias versiones de presupuesto, se pueden procesar los presupuestos paso a paso hasta que se otorgue la autorización final. La gestión de versiones es muy similar a la funcionalidad de planificación FI-CO. Versiones de planificación pueden ser revisados, editadas, y se copian al presupuesto operativo. Las versiones son objetos entre varios componentes y no previsto especialmente para BCS. La asignación de status permite dar autorización a usuarios a procesos específicos tales como la transferencia de presupuesto, y al mismo tiempo les restringe el uso de otras operaciones. Cuando la entrada de presupuesto no implica disponibilidad inmediata para el consumo del presupuesto, se puede emplear el concepto de la liberación presupuesto. Con la funcionalidad de liberación de presupuesto, puede favorecer el control. Otro uso de la liberación de presupuesto es la asignación periódica de los fondos, en el que la totalidad del presupuesto se introduce en el inicio del año fiscal, pero liberado por ejemplo de forma trimestral. Se pueden definir validaciones como las de FI o CO para validar la consistencia de los datos

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3.3

PARAMETRIZACIONES

En esta sección existen pocos elementos y las diversas funcionalidades a definir en el sistema con el fin de personalizar la gestión del presupuesto.

Activar funciones globales p.sistema gestión presup.(BCS) Esto garantiza que el uso de la funcionalidad BCS en lugar de la funcionalidad de presupuesto clásica.

Activar elementos imputación en sistema gestión presup. Se le puede asignar tres opciones -obligatorio, opcional, y no se utilizado para cada objeto-FM. Esta configuración servirá como base para todos los documentos presupuestarios solamente.

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Definir categoría presupuesto

Se pueden definir varias categorías de presupuesto (ledger) en el sistema Para cada Ledger se define aquí su activación, los tipos de ledger ya fueron explicados anteriormente

Para cada categoría de presupuesto se puede definir el número de años o el horizonte de tiempo que debe ser utilizado para la presupuestación. De esta manera también se define el año de efectividad de caja. Asimismo también se especifica si el horizonte de tiempo debe empezar al año siguiente o no. Ejemplo Desea utilizar el presupuesto de comprometido con los siguientes valores: 

Horizonte de tiempo: Tres años



Indicador para el inicio del horizonte de tiempo fijado a partir del año siguiente.

Resultado: En el ejercicio 2004 la autorización de comprometido es válida para los años de efectividad de caja 2005, 2006 y 2007. Parametriz.estándar Para utilizar categorías de presupuesto tiene a su disposición los ledgers siguientes: 

9F para el presupuesto

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

9G para el presupuesto de comprometido



9J para el plan presupuestario

Actividades 1. La entidad CP qué categorías de presupuesto y qué horizonte de tiempo deben ser utilizados para el año de efectividad de caja. 2. Si se desea gestionar el año de efectividad de caja como "válido a partir del año siguiente", fije el indicador en la columna correspondiente. 3. Grabar la entrada.

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Definir clases de presupuesto

Se definirá los tipos de presupuesto y vincularlos con los procesos presupuestarios, como se muestra en la Figura.

Ingresando * en el proceso le decimos que sirve para todos.

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Los procesos disponibles son:

Para ejemplificar la mayor cantidad de procesos se adjuntan pantallas de UTE

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Definir grupo clase presupuesto

Con el fin de establecer un vínculo funcional entre las subdivisiones internas de presupuesto, representada por el tipo de presupuesto y fuente presupuestaria e introducidas por el fondo o más genéricamente por clase de fondo, puede utilizar grupos de tipo de presupuesto. Equipo SAP FI

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Luego de definirlos, se asignan los tipos de presupuesto a estos grupos, como se muestra en la

Definir cl.presupuesto p.disponibilidades por cl.fondos

En esta actividad IMG se definen las parametrizaciones generales de Customizing para las clases de presupuesto de cada clase de fondo. Si se emplea varias clases de presupuesto en su y se trabaja con diversas clases de fondo, se puede especificar en esta actividad qué clase de presupuesto debe ser válida como presupuesto para las disponibilidades de una clase de fondo o fondo

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Definir escenario liberación

Si se desea trabajar con liberación de presupuesto, se debe activar en la configuración. De lo contrario, SAP considera presupuesto entró a formar automáticamente disponible.

Definir escenario liberación por clase fondos Definir escenario liberación por fondos

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Se debe haber definido también si la clase de documento es liberable o consumible al momento de grabarse el documento.

Definir clases de documento

En esta actividad IMG, se definen las clases de documentos que se van a utilizar en las contabilizaciones de presupuesto del control presupuestario. Puede utilizar diferentes clases de documento para clasificar los documentos de entrada de presupuesto. Utilizando distintas clases de documento puede clasificar documentos de entrada de presupuesto según sus criterios específicos de cliente y asignar nombres con sentido a los documentos individuales que se utilizan en su organización. Workflow Mediante la clase de documento, podrá controlar si se prevé el presupuesto contabilizado provisionalmente en un documento de entrada de presupuesto para el procedimiento de autorización controlado por el workflow. Si se desea fijar un workflow para presupuestos contabilizados provisionalmente, se activa el indicador Workflow para la clase de documento afectada en esta actividad IMG. Mediante la clase de documento, también se podrá controlar cómo se soporta el escenario en un documento de entrada. Puede seleccionar uno de los siguientes escenarios: 

Sólo presupuesto - El documento de entrada sólo contiene entradas presupuestadas.



Sólo liberación - El documento de entrada sólo contiene entradas liberadas.

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

Presupuesto con liberación automática - Se puede limitar el documento de entrada a determinadas operaciones presupuestarias: Entrada, devolución, suplemento, traslado.



Sólo estadísticos: En el documento de entrada sólo hay valores estadísticos.

Especificar intervalo rango números p.documentos entrada Especificar intervalo rango números p.documentos modificación presupuesto

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Especificar layout de Workbench presupuestación

En esta actividad IMG se puede definir una disposición de cliente del workbench de presupuestación (BWB). Al hacerlo, se especifica si aparecerán campos de entrada en el área de cabecera o en el área de tabla del workbench de presupuestación. El área de tabla contendrá las posiciones de documento de un documento de entrada de presupuesto. El emplazamiento del campo de entrada en el área de cabecera o como columna del área de tabla repercute de forma funcional en la forma en la que el usuario debe realizar las entradas: Campo de entrada en el área de cabecera Si se especifica un campo de entrada para el área de cabecera, el valor introducido será válido para todas las posiciones de documento de la tabla. Si se trata de un traslado de presupuesto, se visualizará un campo de entrada para el emisor y otro para el receptor. Campo de entrada en el área de tabla Si se especifica un campo de entrada como columna en el área de tabla, se pueden registrar los valores de entrada por líneas y de este modo pueden ser diferentes. Normalmente éstos son los campos disponibles para la definición de disposición: 

Centro gestor



Posición presupuestaria y, de forma opcional, Tipo de posición Si ha seleccionado la posición presupuestaria para el área de tabla, podrá visualizar el tipo de posición como otra columna.



Clase de presupuesto

Los siguientes campos están disponibles adicionalmente si se han activado los elementos de imputación CP correspondientes para el control presupuestario (CP): 

Fondos

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

Área funcional



Subvención



Programa presupuestario

Al definir una variante de disposición se puede seleccionar el valor fijo Cabecera o Columna. Para los elementos de imputación CP activables (fondos, área funcional, subvención, programa presupuestario) se puede especificar adicionalmente el valor fijo Sin visualización . Para los datos de la columna se puede determinar la secuencia en la que deben visualizarse los datos en el área de la tabla del workbench de presupuestación. Clave de distribución Introduciendo una clave de distribución se especifica el valor por defecto que se ha parametrizado previamente de forma estándar en el workbench de presupuestación al crear nuevos documentos presupuestarios. Este valor por defecto se puede modificar en el workbench de presupuestación. Nota: Las claves de distribución 3, 4, 5 y 6 no se deben utilizar para la generación automática de documentos. SAP recomienda utilizar como valor por defecto las claves 1, 2 o 7. Además pueden utilizarse claves de distribución propias. Selección de disposición Las variantes de disposición pueden seleccionarse en el workbench de presupuestación mediante Extras -> Modificar disposición. La variante de disposición utilizada se graba en los datos de usuario correspondientes al salir del workbench de presupuestación. Si en el workbench de presupuestación se ha seleccionado una variante de disposición que no coincide con las necesidades de su organización, el sistema realizará automáticamente un ajuste de la pantalla de entrada BWB. Ejemplo: El elemento de imputación Fondo no está seleccionado en la variante disposición como campo de entrada, aunque los fondos no están activados en su organización. En este caso, el campo de entrada Fondos se suprime automáticamente en el BWB.

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Control campos p.doc.entrada presupuest

Definir variante status campos En este paso se puede crear y suprimir variantes de status de campo para el control presupuestario del sistema de gestión presupuestaria. Con la variante de status de campo se puede controlar si los campos que visualiza el usuario al crear documentos de entrada de presupuesto deben estar ocultos, visibles o bien ser opcionales u obligatorios. Asignar una variante de status de campo a cada entidad CP. Se puede asignar una variante de status de campo a tantas entidades CP como sea necesario. Mediante la asignación de una variante de status de campo y de un grupo de status de campo a la definición de status de campo, el usuario puede controlar los parámetros de entrada de documentos respectivamente para las diversas operaciones comerciales y para todas sus entidades CP.

Asignar variante status campos

En esta etapa se asigna a la entidad CP una variante de status de campos. Puede asignar a cada entidad CP una variante de status de campos distinta, pero sólo es posible asignar una por cada entidad CP.

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Definir grupo status campo

En esta etapa se definen los grupos de status de campo. Junto con la variante de status de campos, el grupo de status de campo se utiliza para definir el status de campo. Esta asignación se efectúa en la siguiente actividad IMG. Asignar grupo status campo

En este paso, el usuario asigna un grupo de status de campo a una clase de documento y una operación. Puede asignar su grupo de status de campo a tantas clases de documento/operaciones como desee. Las clases de documento y las operaciones que sean entradas opcionales subdividen las operaciones comerciales en la presupuestación. Puede definir grupos de status de campo individuales para las diversas operaciones y controlar la entrada de documentos definiendo respectivamente la asignación para la clase de documento y la operación. Si no determina la operación para su asignación, el grupo de status de campo no será válido para todas las operaciones. Actualizar regleta status campo

En esta etapa se generan las definiciones del estatus de campo. Se especifican qué campos deben

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

estar ocultos



sólo visualizarse



ser opcionales



ser necesarios.

Asignar regleta status campos En esta etapa se asigna a la definición de status de campo que se desea utilizar una variante y un grupo de status de campo. Mediante la asignación de una variante y un grupo de status de campo a la definición de status de campo es posible controlar los parámetros de entrada de documento para las distintas operaciones y para cada una de sus entidades CP.

Posiciones doc. presup.adicionales

OPCIONAL Definir estrategia derivación p.posiciones docum.presupuesto adic. En esta actividad IMG, se pueden generar posiciones de documento adicionales en los documentos de entrada de presupuesto mediante una estrategia de derivación. Ésta se llama por posición de documento original de un documento de entrada. Para definir los pasos de derivación pueden seleccionarse como campos fuente los campos relevantes de la cabecera del documento y las posiciones del documento originales. Con la asignación de los campos destino se especifica qué campos se visualizarán en las posiciones de documento adicionales de un documento de entrada. La posición de documento adicional se visualiza en el Workbench de presupuestación (BWB) justo debajo de las posiciones de documento originales. Los valores generados de una posición de documento adicional no pueden modificarse manualmente en el BWB y se graban también en la base de datos al contabilizar un documento de entrada.

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Por ejemplo, si el usuario trabaja como cliente de los EE.UU. con el ledger presupuestario, podrá visualizar la posición de contrapartida perteneciente a una contabilización de presupuesto en la posición de documento adicional del documento de entrada. La generación de posiciones de documento adicionales se especifica mediante una estrategia de derivación. En esta actividad IMG se definen los pasos de derivación individuales de la estrategia. El sistema pone a disposición del usuario para especificar esta estrategia los mismos pasos de derivación (Inicialización - Asignación - Regla de derivación - Acceso a tablas) que los que pueden utilizarse también en la actividad IMG Especificar sustitución para documentos de entrada. Atención Si desea trabajar con posiciones de documento adicionales, deberá activarlas dentro de su estrategia de derivación en un paso de asignación. Activar líneas doc.presup.adicionales En esta actividad IMG, se especifican las aplicaciones en las que se desea trabajar con posiciones de documento adicionales durante la entrada de documentos de presupuesto. Tenga en cuenta que las parametrizaciones efectuadas aquí repercuten en todos los mandantes.

Definir opciones tratamiento p.importes presupuesto En esta actividad se define la cantidad de decimales que se utilizan en la workbench de presupuestación y para la visualización de documento, así como en la valoración de ratios para su entidad CP. Además se define si los ingresos y gastos deben introducirse en la workbench de presupuestación como valores positivos o negativos. Estas opciones de tratamiento no se tienen en cuenta en la planificación de presupuesto. Sin embargo, dentro de la transacción de planificación es posible definir por separado funciones similares. Especificar sustitución para entrada documentos En esta actividad IMG, se efectúan las parametrizaciones para poder trabajar con sustituciones en la entrada de documentos de presupuesto. De esta forma, el sistema puede influir sobre los valores de entrada en el documento de entrada, por ejemplo si se desea trabajar con valores prefijados. La

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sustitución sólo se apoya momentáneamente para la entrada de documentos en el Workbench de presupuestación. La sustitución de valores de entrada se soporta mediante una estrategia de derivación. En esta actividad, se definen los pasos de derivación individuales.

Controlar proceso presupuestación (se obvia se envía documentación)

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4 COMPROMETIDO REAL Configuración de actualizaciones de datos de transaccionales (documentos de compras y documentos financieros) juega un papel importante en la implantación de SAP PSM-FM. La configuración de comprometido/real está relacionado con la integración de SAP PSM-FM con otros módulos de SAP: FI, CO, MM, y así sucesivamente. En el sector público, la corrección de imputación de forma retroactiva suele ser compleja, por lo que es imprescindible seleccionar el flujo de negocio correcto desde el inicio, para la integración de datos de SAP ERP con SAP PSM-FM.

4.1

PERFIL DE ACTUALIZACIÓN

El perfil de actualización de SAP PSM-FM juega un papel importante en el sistema El perfil de actualización indica al sistema cómo cada documento ingresado debe ser actualizado en las tablas FM. SAP ofrece varios perfiles de actualización estándar y una opción para sobrescribir el comportamiento del sistema en ciertos casos. Perfil de actualización 000100

Categoría de presupuesto Pago

000101

Pago

000200

Pago/comprometido

000350

Pago/comprometido

000400

Pago/comprometido

Actualización Presupuesto; base de pago; vencimiento Presupuesto; base pago; fecha contabilización Actualización del presupuesto de pagos con fecha de vencimiento y el presupuesto de comprometido con fecha de contabilización Actualización de todos los documentos con fecha de la contabilización, a excepción de los pagos, que se actualizan con fecha de vencimiento. Localización Alemania

Existen mas perfiles pero depende de la instalación. Como se puede ver, algunos perfiles de actualización funcionan con una sola categoría de presupuesto por defecto (Pago), mientras que otros con dos categorías presupuestarias. Además de la selección de un perfil de actualización, también debe definir algunos ajustes complementarios Se es libre de sobrescribir ciertos controles de actualización al cambiar la base para la actualización en la fecha de vencimiento y viceversa. Configuración de actualizaciones estadísticas para algunos documentos de entrada. Se debe tener en cuenta, sin embargo, que una actualización estadística tiene que ser establecida al principio de la cadena de documentos; es decir, si una orden de compra se establece como real, entonces no será capaz de establecer la factura como estadística.

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4.2

FLUJO DE DOCUMENTOS LOGÍSTICOS Y DE FINANZAS

SAP PSM-FM incorpora datos de diferentes módulos de SAP, pero la información más importante viene de FI, MM, y, opcionalmente, CO. Estos datos se pueden actualizar las tablas de FM o bien de forma independiente o como parte de un flujo de documentos, a partir de en la mayoría de los casos a partir de documentos logísticos, opcionalmente precedidos por una reserva de fondos y finalizado por el pago. Todos los documentos que están diseñados para actualizar SAP PSM-FM se caracterizan por tipos de valor asignados, tales como tipo de valor 50 (solicitudes de pedido), 51 (órdenes de compra), 54 (facturas), y así sucesivamente. Estos tipos de valores juegan un papel importante en los controles de actualización determinados por el perfil de actualización y en sistemas de información de SAP.

En general, la actualización de los documentos financieros y logísticos en SAP PSM-FM es proporcionada por las siguientes configuraciones. Activación de FM Selección del perfil de actualización Adecuada definición de posiciones presupuestarias

4.3

DOCUMENTOS DE RESERVA

Fondos reservados son transacciones que pueden bloquear presupuestos asignados especialmente por el consumo, ya sea para los gastos e ingresos. Mediante el uso de los campos referenciados Documento Presupuestario Boqueo de recursos

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Uso Útiles para bloquear el presupuesto, independiente no puede ser consumido; su único propósito es bloquear el presupuesto asignado hasta nuevo aviso.

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Reserva de recursos

Sirve como paso inicial en el proceso de compra. Proporciona un marco para la futura utilización del presupuesto en todas las siguientes actividades, incluyendo los documentos de compra, documentos financieros, y otros tipos de documentos de reserva. Se puede considerar como un paso intermedio entre la reserva de fondos y el compromiso de gastos. Podría representar un compromiso legal. En un entorno de SAP en el que no se implementa un módulo de logística, puede ser utilizado como un documento de compras sustituto.

Pre compromiso de gastos Compromiso de gastos

Reglas de consumo de los Documentos presupuestarios son estrictamente regulados y no pueden ser modificados. Por ejemplo, la reserva puede ser consumida por cualquier tipo de documento, mientras que el compromiso sólo puede ser consumido por un documento financiero. El esquema completo del consumo documentos presupuestarios se muestra en la figura. Las filas contienen los tipos de documentos introducidos en el sistema, y las columnas contienen diferentes tipos de documentos presupuestarios. que pueden consumir este u otro tipo de documentos están marcados con una X.

4.4

PARAMETRIZACIÓN

La parametrización para integrar las transacciones reales / compromiso en SAP PSM-FM se puede dividir en dos grupos: las actividades vinculadas a la integración en sí, y las configuraciones relacionadas a los documentos presupuestales.

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Activar/Desactivar control presupuestario

La configuración principal aquí es la activación de actualización de las tablas SAP PSM-FM, en dos niveles: FM derivación de imputación y la activación de generación de documentos de FM.

Asignar perfil de actualización a entidad CP

Esta configuración vincula el área de FM a un perfil de actualización.

Sustituir perfil de actualización

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Si se tiene una configuración especial que se desea sustituir en su perfil de actualización seleccionado se realiza aquí. Estas configuraciones se pueden hacer ya sea por tipo de valor o mediante el perfil de actualización. Los ajustes realizados por el tipo de valor, como se muestra en la Figura, para permitir la modificación sobre la base de FM fecha de contabilización (por ejemplo, de fecha contabilización, fecha de entrega o mediante la definición de actualizaciones para el tipo de valor seleccionado como estadística.

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Realizar parametrizaciones generales

Se deben definir otros parámetros para el perfil de actualización seleccionada. Estas configuraciones incluyen instrucciones sobre cómo tratar a las entradas de mercancías y facturas, impuestos, documentos de control, documentos de venta, y así sucesivamente. Estas configuraciones no están asignados al perfil de actualización directamente, sino a la sociedad FM.

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Partidas individuales CP

Aquí se define el rango de número que van a utilizar las operaciones reales en FM y su asignación a la entidad CP

TRANSFERENCIA DE PAGOS Si se utiliza un presupuesto de pagos y se desea llegar hasta el tipo de valor pagos, solo es posible en las nuevas versiones de forma online con la activación en New Gl del desglose de documento por número de documento de pago. La actualización de pagos online presupone la utilización del libro mayor nuevo así como un Customizing adecuado del desglose de documento "Gestión financiera (nueva)" -> "Contabilidad principal (nueva)" -> "Operaciones contables" -> "Desglose de documento". Como base se podrá utilizar el procedimiento de reparto estándar 0000000012. Además, se deberán definir obligatoriamente los campos "KNBELNR" y "VOBELNR" como características de desglose de documento del libro mayor. La vía de acceso correspondiente en la IMG es la siguiente: "Gestión financiera (nueva)" -> "Contabilidad principal (nueva)" -> "Operaciones contables" -> "Desglose de documento"-> Definir características de desglose de documento para la contabilidad principal. Para los pagos sin referencia a factura, en el Customizing del desglose de documento se deberá definir la constante AKONT para procesos no asignados y asignar a dicha constante las imputaciones del control presupuestario correspondiente.

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La vía de acceso correspondiente en la IMG es la siguiente: "Gestión financiera (nueva)" -> "Contabilidad principal (nueva)" -> "Operaciones contables" -> "Desglose de documento"-> Tratar constante para procesos no asignados. Defina una variante de la operación contable en el desglose de documento que impute la constante definida en la operación contable "Pago" a los deudores o acreedores y líneas de la cuenta monetaria. A tal efecto, utilice como modelo la variante de la operación contable suministrada "Pago" y cópiela en una variante propia. Ajuste debidamente la variante de la operación contable. Defina una clase de documento y asígnele esta variante de operación contable. Esta clase de documento se deberá utilizar en pagos sin referencia a factura. Los traslados deberán tratarse en el desglose de documento con la variante de operación contable 1010 / 0001 (transacciones de compensación).

Actual.status de campo p.la asignación de imputaciónes FM

Para que los datos de otros componentes puedan actualizarse en el control presupuestario, al contabilizar en otros componentes es preciso indicar también los elementos de imputación del control presupuestario (imputación adicional). Los elementos de imputación CP pueden indicarse mediante la asignación fija de elementos de imputación CP a los objetos de imputación de otros componentes (por ejemplo, posición presupuestaria de cuenta de mayor, posición presupuestaria de clase de coste). De esta manera, no es necesario introducir manualmente la imputación CP al contabilizar, sino que ésta puede derivarse de la asignación de los objetos de imputación. Para las clases de objeto orden de mantenimiento, posición de pedido SD, cabecera de grafo y operación de grafo, a las cuales no se les puede asignar de forma fija un elemento de imputación, en esta actividad IMG es posible actualizar el status de campo para los elementos de imputación CP. Asimismo se puede determinar el status de campo de los elementos de imputación CP para las clases de objeto solicitudes de pedido no imputadas y pedidos no imputados. No imputado significa aquí que en la entrada de documentos no se indició ningún tipo de imputación. El status del campo determina los campos que están listos para una imputación adicional, que deben completarse o que se suprimen, por ejemplo, al contabilizar un posición de pedido SD. Tenga en cuenta que la introducción de elementos de imputación CP y, por lo tanto, en su caso, la

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actualización de los datos en el control presupuestario (CP) sólo es posible cuando los campos correspondientes están listos para la entrada.

Definir compensación automática de anticipos/solicitudes de anticipos

Utilice este paso para configurar la compensación automática de anticipos y solicitudes de anticipo. Seleccione lo siguiente: 

Si desea actualizar una solicitud de anticipo en el historial de pedido. Si se decide por esta opción y crea un anticipo con referencia a esta solicitud de anticipo, se compensa automáticamente la solicitud de anticipo.



Si desea compensar un anticipo de forma automática, en caso de que se cree una entrada de mercancía o recepción de factura y se haga referencia al anticipo.

Activar actualización solicitud anticipo en historial pedido Si se fija este indicador, se actualizarán solicitudes de anticipo en el desarrollo del pedido. Si crear un anticipo con referencia a esta solicitud de anticipo, se compensará aparte la solicitud de anticipo con el anticipo.

Indicador: Activar traslado de anticipos en EM/RF Equipo SAP FI

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Si se fija este indicador, el anticipo dependiente de sus dotaciones de control presupuestario se compensa automáticamente durante la generación de una entrada de mercancías (EM) o de recepción de facturas (RF).

Ejemplo Dotaciones: Actualizan en EM o EM y RF. Escenario: 

Ha creado un pedido de 200 $.



Ha creado un anticipo de 100 $ (véase más abajo).

                                    Abono a cuenta bancaria                             -100 $                                     Cargo cuenta mayor especial acreedor      100 $ Finalmente genera una entrada de mercancías por valor de 50 $. Si se trata de una entrada de mercancías valorada y ha activado esta función, recibirá un mensaje de contabilización adicional además de las líneas estándar de la entrada de mercancías:                                    Abono a cuenta mayor especial acreedor            -50 $                                    Cargo a cuenta acreedor                     $ 50 Sin embargo, si en la recepción de factura, o en la entrada de Mercancías y recepción de facturas, o al actualizar la entrada de mercancías, se trata de una entrada de mercancías no valorada, recibirá un mensaje al crear la recepción de factura con líneas similares a las anteriores. Más info en OSS Note 1838093 Integración del Controlling de costes

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Se definen los rangos de números, las operaciones contables de controlling relevantes para presupuesto y la activación de integración

La segunda parte de parametrización de la actualización del comprometido real en FM se realiza con los documentos presupuestarios.

Definir variante de status de campos En esta actividad IMG es posible crear y borrar variantes de status de campos. A continuación es necesario asignar a cada sociedad una variante de status de campos. Si lo desea puede asignar a muchas sociedades la misma variante de status de campos. Mediante la asignación de una variante de status de campos y un grupo de status de campos a una barra de selección de campos es posible controlar la entrada de documentos por sociedad de forma muy diferenciada para las operaciones contables individuales. La barra de selección de campos especifica qué campos están listos para la entrada durante el registro de documentos y cuáles deben completarse o suprimirse.

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Asignar variante de status de campos a sociedad En esta actividad IMG se asigna una variante de status de campos a cada sociedad del usuario. Una variante de status de campos se puede asignar a tantas sociedades como se desee.

Definir grupos de status de campo En esta actividad IMG se definen los grupos de status de campos, los cuales deben asignarse, junto con una variante de status de campos, a una barra de selección de campos y guardarse al definir la clase de documento. Mediante la definición de la barra de selección de campos se determina qué campos están listos para la entrada en el momento de registrar los documentos en el Control presupuestario y cuáles deben completarse o suprimirse. Las clases de documentos clasifican las operaciones contables del Control presupuestario (por ejemplo, bloqueo o comprometido de recursos). Para cada una de las diferentes operaciones contables es posible definir grupos de status de campos propios y, mediante la correspondiente definición de la selección de campos, así como mediante la correspondiente definición de la clase de documento, controlar de forma selectiva la entrada de documentos.

Definir barra de selección de campos En esta actividad IMG es posible definir barras de selección de campos, es decir, es posible determinar qué campos están listos para la entrada en el momento de registrar documentos en el Control presupuestario y cuáles deben completarse o suprimirse. En otra actividad IMG es necesario asignar a la barra de selección de campos una variante y un grupo de status de campos. Actividades 1. Determine que campos o

deben estar listos para la entrada

o

deben completarse obligatoriamente

o

deben suprimirse

o

deben visualizarse

En el momento de registrar documentos.

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2. Mediante Entradas nuevas cree una barra de selección de campos y seleccione Actualizar status de campos para barra de selección de campos. 3. Mediante Tratar -> Entradas nuevas es posible insertar campos. Si marca los siguientes campos como entradas obligatorias, los campos ya están asignados previamente en el momento de registrar un documento y no pueden ser modificados por el usuario: a) La imputación se puede modificar en el documento siguiente b) El consumo puede sobrepasar ilimitadamente el importe reservado c) Conversión sólo en moneda local

Asignar barra de selección de campos En esta actividad IMG se asigna a una barra de selección de campos la variante de status de campos y el grupo de status de campos con los que se desea trabajar.

Límites de tolerancia

En esta actividad IMG se pueden definir límites de tolerancia porcentuales y dependientes del valor (absolutos) para desviaciones de importe al reducir documentos presupuestarios. Las clases de desviaciones se representan en el sistema SAP mediante claves de tolerancia.

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Se definen los límites de tolerancia por clave de tolerancia y moneda local y, a continuación, se asignan las claves de tolerancia a las clases de documentos para los documentos presupuestarios. El límite de tolerancia es válido para todos los documentos de esta clase de documento y para la moneda local. Al reducir un documento presupuestario el sistema SAP verifica si el importe del documento que reduce es diferente al importe del documento presupuestario a reducir. Si se han parametrizado y activado los límites de tolerancia y se han almacenado en las clases de documento, las desviaciones estarán permitidas en el marco de los límites de tolerancia. Si la desviación supera el límite de tolerancia, el sistema editará un mensaje. Si se ha definido un límite de tolerancia porcentual y absoluto, en la verificación la desviación deberá tener la mínima preferencia.

Definir reglas p.la transferencia de imputación En esta actividad IMG se especifica qué imputaciones se deben traspasar de un documento presupuestario al documento subsiguiente al contabilizar un documento con referencia a un documento presupuestario.

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Puede definir diferentes reglas para determinadas operaciones (por ejemplo, contabilización en cuentas de mayor, pedido, compromiso de gastos). Se pueden agrupar varias imputaciones en un grupo. Esto hace que todas las imputaciones de un grupo pasen al documento subsiguiente. Pero si en el documento presupuestario está fijado el indicador Imputación modificable, el que las imputaciones pertenezcan a un grupo tiene las consecuencias siguientes: 

Si para el documento presupuestario no se introduce de forma manual ninguna imputación adicional, todas las imputaciones se tomarán del documento presupuestario.



Si se introduce una imputación de forma manual, todas las demás imputaciones que pertenezcan a grupo se deberán introducir de forma manual. O bien deberán existir asignaciones para estas imputaciones de las que se pueda hacer una derivación (por ejemplo, el centro gestor está almacenado en la posición presupuestaria).

Ejemplo Imputaciones CP Los campos Posición presupuestaria, Centro gestor y Fondo están agrupados en un grupo. Un compromiso de gastos contiene las siguientes imputaciones: 

Posición presupuestaria: Gastos funcionales



Centro gestor: Sección 1



Fondo: Fondo 1

Para el compromiso de gastos está fijado el indicador Imputación modificable. Desea reducir el compromiso con una factura. Sin embargo, la factura debe tener imputaciones CP diferentes de las del compromiso. Se han actualizado asignaciones para la derivación automática de centro gestor y fondo. Introduzca en la factura el compromiso, así como únicamente aquella posición presupuestaria que sea diferente del documento presupuestario. La agrupación hace que no se tome el centro gestor "Sección 1" y el fondo "Fondo 1" del compromiso. Tanto el centro gestor como el fondo se derivarán de las asignaciones.

Asignar reglas

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En esta actividad IMG se asignan las reglas para la transferencia de imputaciones desde documentos presupuestarios a operaciones individuales (por ejemplo, pedido, contabilización en cuentas de mayor). Parametriz.estándar En la versión estándar, SAP proporciona una regla que está asignada a todas las operaciones.

Definir rangos de números de documento Esta actividad IMG permite crear los rangos de números para los documentos. Indique, entro otras cuestiones, lo siguiente para cada rango de números: 

un intervalo de números que le permita seleccionar los números de documento



la clase de asignación de números (interna o externa)

Cada rango de números se asigna en una actividad IMG posterior a una o varias clases de documento. Al registrar y contabilizar un documento, el rango de números entra en vigor mediante la clase de documento.

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Parametriz.estándar La versión estándar suministra los intervalos de números siguientes para los distintos tipos de documento: 

09   Traslado de recursos



02   Bloqueo de recursos



03   Reservas de recursos



04   Autorización de gastos



05   Compromiso de gastos



06   Previsión de ingresos

Estos rangos de números están asignados a las clases de documentos suministradas en la versión estándar.

Definir clases de documento En esta actividad IMG se crean las clases de documento para los documentos en el control presupuestario. La clase de documento clasifica los documentos en el control presupuestario. Para cada clase de documento puede especificar los atributos que controlan la entrada del documento o bien se anotarán en el mismo documento. Para cada clase de documento debe hacer las siguientes entradas: 

Intervalo de rango de números



Grupo de status de campo El grupo de status de campo determina, mediante la variante de status de campo al asignarla a una barra de selección de campo, qué campos están listos para la entrada, se han de completar o se han de suprimir al contabilizar documentos en su entidad CP.

Además puede controlar 

los contenidos de campo del documento modelo que se deben tomar;



el modelo de formato de impresión al que debe acceder el sistema al imprimir una clase de documento;



los límites de tolerancia que deben verificarse al reducir un documento presupuestario;



si se debe incluir el documento en el workflow;



si la cuenta de mayor debe derivarse automáticamente de la imputación CP.

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La derivación automática de la cuenta de mayor sólo es posible si se utilizan órdenes.

Transacción FMW1 FMX1 FMY1 FMZ1 FMVA01 FMWA FMZZ

Actividad Bloqueo de fondos Reserva de fondos Precompromiso de fondos Compromiso de fondos Ajustar valores Traslado de recursos Valoración

FMOD

Sobre escribir contabilización FM

FMRE_SERLK FMRE_KERLK

Cerrar posiciones Cerrar documentos presupuestarios

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fecha

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Observaciones

Revalorización de los compromisos en moneda extranjera Se utiliza para forzar echa de contabilización FM por usuario; puede ser útil durante el corte

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5 CONTROL DE DISPONIBILIDAD Aquí veremos cómo integrar la configuración del sistema presupuestario con actualizaciones de los datos transaccionales en PSM-FM. Después de todo, el objetivo final en la mayoría de escenarios de negocio no sólo es introducir las cifras presupuestarias al sistema, sino también aplicar controles de la disponibilidad presupuestaria y por lo tanto mantener los límites presupuestarios. Esta sección presenta los objetos de control de disponibilidad y herramientas, y muestra cómo configurarlas en diversas situaciones.

5.1

LEDGERS CONTROL DE DISPONIBILIDAD

El control de disponibilidad (AVC) es parte de BCS y siempre debe ser analizado en este contexto. Como parte de BCS, AVC incorpora los datos de las tablas de presupuesto y, a través del procesamiento de datos / compromiso real, asegura el control presupuestario de las cantidades consumidas. Estos datos integrados se almacenan en los libros de AVC, que desempeñan un papel central en el proceso de AVC. Contrariamente a los datos de presupuesto e imputaciones de contabilización (una combinación de objetos FM), los datos AVC se actualizan en una dimensión especial llamada objetos de control AVC. Por defecto, si no se utiliza la estructura del presupuesto, todas las combinaciones presupuestarias de SAP PSM-FM se define como un objeto de control del ledger del AVC. Este comportamiento puede ser modificado por la creación de una estrategia de derivación para objetos de control AVC. La diferencia entre los dos enfoques se ilustra en la figura

SAP ofrece dos libros de contabilidad estándar: 9I para el presupuesto de compromiso y 9H para el presupuesto de pago. Un libro de contabilidad para el presupuesto de compromiso será relevante sólo en combinación con el perfil de actualización correspondiente. Se pueden añadir ledgers de disponibilidad para llevar a cabo verificaciones de disponibilidad en diferentes niveles, con diferentes objetos de control y los perfiles de tolerancia.

5.2

OBJETOS AVC

Los objetos de control AVC son las entidades centrales en el algoritmo de verificación de disponibilidad. Para tener una mejor idea de lo que es un objeto de control AVC y cómo se diferencia de las combinaciones de presupuesto y contabilización, vamos a echar un vistazo a cómo se lleva a cabo una actualización del ledger AVC.

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Es un proceso de múltiples fases; en la primera etapa, la combinación de presupuesto se deriva por la estrategia definida en los datos maestros de BCS, y en la segunda etapa, el objeto de control AVC se deriva de la contabilización de datos de comprometido y real de la combinación de presupuesto que se asignó a la combinación de contabilización. Este sistema de dos etapas se muestra en la figura donde se enfatiza la relación entre la combinación de contabilización, la combinación de presupuesto, y objetos de control de disponibilidad.

5.3

Estrategia de derivación AVC y perfiles de tolerancia

El perfil de tolerancia es uno de los principales pilares del sistema de AVC. Mediante la parametrización de este, se define el porcentaje (o valores absolutos) de consumo de presupuesto que está permitido para el comprometido real, (egresos e ingresos). Con el fin de establecer un perfil de tolerancia, es necesario revisar los grupos de actividades definidas en el sistema. SAP proporciona un conjunto de grupos de actividad predefinidos, pero se pueden crear grupos propios y utilizarlos en perfiles de tolerancia. Se pueden definir varios perfiles de tolerancia en el sistema, estableciendo distintos niveles de control para los diferentes grupos de actividad y / o diferentes tipos de documentos: saliente (gastos) o entrante (ingresos). Junto con estas configuraciones, se puede definir el comportamiento del sistema en caso de un evento AVC o una situación en la que el límite de tolerancia es superado por una registración. Se puede emitir una advertencia, un mensaje de error o de información. Dependiendo del tipo seleccionado, el usuario será informado, ya sea simplemente sobre el evento (para los tipos de información y alerta) o bloqueando la contabilización (para los tipos de error). Con algunas de las funciones del AVC, se puede generar una cadena de comunicaciones a través del sistema de correo interno de SAP (Business Workplace) o a través de correo electrónico externa por eventos desencadenados por el AVC. De esta forma, se notificará a las partes interesadas responsables de la gestión del presupuesto sobre la insuficiencia de fondos en tiempo real. Cuando se habla de estrategia de derivación AVC, es esencial señalar la naturaleza funcional de esta herramienta. Dos estrategias de derivación están disponibles en AVC: derivación de objetos de control y la derivación de perfiles de tolerancia. La derivación de perfiles de tolerancia establece el nivel del porcentaje de consumo permitido para la para el registro tanto sea comprometido o real. Las estrategias de derivación no son obligatorias; con su ausencia los objetos AVC se asignarán uno-a-uno con las combinaciones de presupuesto y contabilización.

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5.4

PARAMETRIZACIÓN

Tratar grupos de operaciones

Las parametrizaciones llevadas a cabo aquí están previstas exclusivamente para el uso del sistema de gestión presupuestaria (BCS). En esta actividad IMG se pueden visualizar los grupos de operaciones suministrados por SAP y crear grupos de operaciones propios Agrupación de contabilizaciones a partir de sus operaciones de contabilización Todas las operaciones de contabilización que son relevantes para el control de disponibilidad se subdividen en grupos de operaciones. Para cada grupo de operaciones se pueden introducir distintos límites de tolerancia del control de disponibilidad. Además de los grupos de operaciones suministrados por SAP, puede crear sus propios grupos de operaciones y definir la combinación de las operaciones de contabilización allí contenidas.

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Tratar estrategia derivación p.grupos operaciones

En esta actividad IMG se ajusta la estrategia suministrada por SAP para la derivación de grupos de operaciones. Dependiendo del componente correspondiente, los grupos de operaciones se derivan de distintos parámetros, como por ejemplo, de la operación CO o del tipo de valor. La estrategia de derivación consiste en varios pasos consecutivos que utilizan una de las clases de paso de derivación siguientes: 

Asignación En un paso de asignación, se asigna un determinado valor a un grupo de operaciones.



Regla de derivación En un paso de regla de derivación se le asignan determinados valores como parámetros de entrada (campo fuente) a un grupo de operaciones como campo destino.

Todos los pasos de derivación se pueden enlazar adicionalmente a condiciones, que deben estar completadas para que se ejecute el paso de derivación.

Actualizar ledger propio de cliente para verificación de disponibilidad

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Esta actividad IMG es opcional. Para verificaciones CDD debería utilizar tanto como sea posible los ledgers de control de disponibilidad 9H y 9I que SAP pone a disposición y sólo crear nuevos ledgers CDD cuando estos sean necesarios para verificaciones adicionales. En esta actividad IMG se actualiza la lista de ledgers de control de disponibilidad (ledger CDD). Siempre que se cumplan determinadas condiciones, puede crear nuevos ledgers CDD (propios del cliente), modificar los atributos de los ledgers CDD o borrar ledgers. Al crear un nuevo ledger CDD puede copiar la mayoría de atributos de un ledger de referencia que sirve de modelo. Se transfieren las siguientes parametrizaciones y asignaciones del ledger de referencia: 

Parametrizaciones de filtro para valores de presupuesto



Asignación de perfiles de tolerancia y estrategia de derivación para objetos CDD



Asignación del horizonte de verificación para el control de disponibilidad

Para cada libro mayor, se debe configurar la categoría de presupuesto del libro mayor de la que se tomarán el consumo y el presupuesto SAP ofrece dos ledger estándar: 9H para los presupuestos de pago y 9I para los presupuestos de compromiso.

Definir estrategia derivación p.objetos control disponibilidad

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En esta actividad IMG se pueden especificar para el control de disponibilidad estrategias propias de derivación de imputaciones del control presupuestario (imputaciones CP). A cada imputación CP en la que se registre un presupuesto o en la que se contabilice una utilización de presupuesto se le asigna una imputación en el ledger del control de disponibilidad. En esta actividad se especifica la lógica según la cual se deben derivar las imputaciones del ledger del control de disponibilidad (objetos de control de disponibilidad) de las imputaciones de presupuesto y de contabilización del control presupuestario. Si se decide trabajar con objetos de control, que son diferentes de las combinaciones de presupuesto / contabilización, entonces se tendría que definir un conjunto de reglas para derivar el objeto AVC correcta.

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Tratar perfiles tolerancia

En esta actividad IMG se definen perfiles de tolerancia del control de disponibilidad (CD) en el BCS. Por perfil de tolerancia se especifica si desea trabajar sólo con grados de agotamiento porcentuales o también con desviaciones absolutas permitidas como máximo. Si admite desviaciones absolutas como límites de tolerancia, deberá asignar al perfil de tolerancia una moneda, que deberá coincidir con la moneda de su entidad CP. En un perfil de tolerancia se agrupan los límites de tolerancia del CD para diversos grupos de operaciones. Por cada grupo de operaciones se pueden especificar uno o varios perfiles de tolerancia, indicado distintos grados de agotamiento o también desviaciones absolutas. Para cada uno de los momentos de verificación especificados así se asigna un tipo de mensaje. Como tipo de mensaje se puede editar un mensaje de error, una advertencia o una información. Clase de restricción Con ayuda de la clase de restricción se puede controlar si el control de disponibilidad restringe los gastos ( importes de salida) o los ingresos (importes de entrada). Normalmente el control de disponibilidad verifica sólo los gastos (p. ej., salidas de pagos). Sin embargo, dentro de la clase de restricción Ingresos se pueden actualizar también límites de tolerancia para verificar ingresos (p. ej., entradas de pagos). Clase de utilización para límites de tolerancia Si desea permitir tanto grados de agotamiento porcentuales como desviaciones absolutas en su perfil de tolerancia, podrá controlar con el indicador Clase de utilización para límites de tolerancia si el límite de tolerancia se deriva sólo a partir del grado de agotamiento o sólo a partir de la desviación absoluta o si se determina como valor mínimo o máximo a partir de los dos valores. Control de eventos Para cada momento de verificación se puede asignar un evento del control de disponibilidad. Este evento se lanzará si se contabiliza un documento, aun habiendo sobrepasado el límite de tolerancia correspondiente. En este momento, SAP sólo soporta para ello el envío de correos electrónicos de SAP Office. Puede determinar si el sistema debe enviar un correo electrónico sólo la primera vez que se sobrepase el límite de tolerancia indicado o si debe enviarlo cada vez que se sobrepase dicho límite de tolerancia al verificar un documento. Desactivación de momentos de verificación individuales Se pueden excluir del control de disponibilidad activo determinados momentos de verificación fijando el indicador en Inactivo.

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Definir estrategia derivación p.perfiles tolerancia

En esta actividad IMG se especifican estrategias de derivación que permiten sustituir el perfil de tolerancia estándar por un perfil de tolerancia alternativo. Habitualmente, a un ledger del control de disponibilidad se le asigna un perfil de tolerancia estándar por ejercicio y entidad CP, especificando así los límites de tolerancia para todas las contabilizaciones. Sin embargo, si desea que para las contabilizaciones en determinadas imputaciones CP o para determinados usuarios sean válidos otros límites de tolerancia, se podrá definir para ello una estrategia de derivación que derive perfiles de tolerancia con otros límites que sustituyan a los estándares para las correspondientes imputaciones CP del ledger o para el nombre del usuario en cuestión.

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Asignar perfiles tolerancia y estrategia p.objetos control dispon.

En esta actividad IMG se especifican, por ledger del control de disponibilidad (CDD), la derivación de objetos del control de disponibilidad y la asignación del perfil de tolerancia. Esta atribución se especifica por ledger, entidad CP y ejercicio (ejercicio De). Derivación e integración de contabilizaciones CP en objetos de control de disponibilidad Si desea especificar una estrategia propia para la derivación de imputaciones CP en el ledger del control de disponibilidad, asígnela en el campo Estrategia para derivación de objetos de control. Si no indica ninguna estrategia, la imputación del objeto del control de disponibilidad siempre será idéntica (eventualmente con excepción del valor del elemento de imputación de la subvención) a la imputación de presupuesto que está asignada a una transacción de presupuesto como imputación CP o que se derivará a partir de la imputación de contabilización de una transacción de contabilización. Asignación y sustitución del perfil de tolerancia estándar Debe asignar al ledger del control de disponibilidad un perfil de tolerancia estándar introduciendo en el campo Perfil de tolerancia el perfil correspondiente. En caso de que en el campo Estrategia para la derivación de un perfil de tolerancia no se haya actualizado ninguna entrada, entonces se utilizan para todas las contabilizaciones los límites de tolerancias de este perfil.

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Si, a pesar de todo, desea utilizar para determinadas operaciones de contabilización límites de tolerancia diferentes, entonces puede controlar los límites de tolerancia especificados en el perfil de tolerancia estándar asignando una estrategia definida por el usuario a la determinación de un perfil de tolerancia controlada en el campo Estrategia para la derivación de un perfil de tolerancia estándar.

Especificar activación de control disponibilidad

En esta actividad IMG se activa el control de disponibilidad asignando un status de activación por ledger y ejercicio (de ejercicio). Para ello puede elegir para cada ledger del control de disponibilidad entre cinco status de activación: 

Ledger no activo Los valores de contabilización (incluidos los valores de presupuesto) no se actualizan en el ledger del control de disponibilidad y tampoco se lleva a cabo ningún control de disponibilidad.



Activo sin control de disponibilidad Se actualizan los valores de contabilización en el ledger del control de disponibilidad, pero no se lleva a cabo ningún control de disponibilidad.



Activo con lógica de verificación normal Se actualizan los valores de contabilización en el ledger del control de disponibilidad, y se lleva a cabo un control de disponibilidad normal. El control de disponibilidad normal se caracteriza por el hecho de que los mensajes de error básicamente se editan como mensajes de advertencia siempre que la operación de contabilización no reduzca el importe disponible por objeto de control de disponibilidad.

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

Activo con lógica de verificación leve Los valores de contabilización se actualizan en el ledger del control de disponibilidad y se lleva a cabo un control de disponibilidad. Aquí el sistema suprime todos los mensajes del CDA, si el importe disponible no se reduce para el objeto de control de disponibilidad mediante la contabilización.



Activo con lógica de verificación estricta para cadenas de documentos Se actualizan los valores de contabilización en el ledger del control de disponibilidad. A excepción de las cadenas de documentos, se lleva a cabo un control de disponibilidad normal. Por el contrario, para las cadenas de documentos se aplica un control de disponibilidad estricto, es decir, los documentos de una cadena de documentos en principio se vuelven a verificar y pueden rechazarse mediante un mensaje de error del control de disponibilidad incluso aunque el valor de presupuesto contabilizado no contenga ninguna utilización de presupuesto. Así, por ejemplo, la contabilización de una factura se ve sometida de nuevo a esta lógica de verificación estricta, aunque ya se haya llevado a cabo el control de disponibilidad para el comprometido del pedido correspondiente.



Activo con lógica de verificación estricta Se actualizan los valores de contabilización en el ledger del control de disponibilidad. Básicamente todas las contabilizaciones se ven sometidas a una lógica de verificación estricta. Esta lógica de verificación estricta también puede impedir contabilizaciones si se incrementa el importe disponible de un objeto de control. Esta activación sólo está prevista para situaciones especiales.

Este manual fue elaborado: Alejandro Minetti - [email protected] – Int 1411

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Agosto 2016

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