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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

SCORM

STANDARD

Realizado según norma

UNE 66181

Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

INTRODUCCIÓN En esta unidad aprenderemos qué es la Ofimática,los elementos que la componen y qué puede aportarnos su uso en nuestras labores cotidianas con el ordenador. Así mismo nos ayudaremos de diferentes ejemplos para entender cómo dichos elementos se introducen en nuestro quehacer diario y optimizan nuestro tiempo, haciendo las tareas más sencillas. También en esta unidad conoceremos las principales aplicaciones ofimáticas que se ofertan en el mercado y haremos una breve descripción de los diferentes programas que las componen. Durante el curso usaremos Microsoft Office y LibreOffice, ya que se trata de los dos paquetes ofimáticos más extendidos. Por defecto, las explicaciones se realizarán en Microsoft Office y para aquellos procesos que se realicen de forma diferente en LibreOffice se explicará cómo realizar la operación en éste. Para finalizar, aprenderemos a instalar las dos aplicaciones ofimáticas con mayor número de usuarios: Microsoft Office y LibreOffice. En este curso, por defecto, la explicación se realizará en Microsoft Office y para aquellos procesos que se realicen de forma diferente en LibreOffice se explicará cómo realizar la operación en éste.

CONOCIMIENTOS PREVIOS Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer: • Cómo acceder al sistema operativo Windows en cualquiera de sus versiones. • Manejar un navegador para poder descargar las aplicaciones que posteriormente deberán instalarse en el ordenador como parte de las actividades de la unidad.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

OBJETIVOS En esta unidad aprenderás a: • Reconocer las posibilidades que ofrece la Ofimática dentro del entorno de trabajo. • Identificar los principales elementos ofimáticos y su funcionalidad: »» Procesadores de textos. »» Hojas de cálculos. »» Bases de datos. »» Gestor de presentaciones. »» Otros elementos. • Descargar e instalar las principales aplicaciones ofimáticas del mercado.

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1. ¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?

DEFINICIÓN El término ofimática surge en los años 80 y nace de la unión de los términos Oficina automática. Para entender esta unión, debemos situarnos en cómo eran las oficinas a principios de los años 80, cuando los ordenadores personales o PC acababan de aparecer en el mercado, sus precios eran elevados y su uso requería conocimientos de programación especializada.

Debemos imaginar una oficina de los años 80 con: una máquina de escribir para realizar los documentos, una calculadora con papel como el elemento más sofisticado para realizar cálculos, grandes archivadores de papel que contienen toda la información de la empresa (clientes, proveedores, facturas, pedidos, etc.), agendas manuales para llevar el control de tareas y así podríamos seguir enumerando los diferentes procesos que se realizaban en ellas. A mediados de los 80 empiezan a surgir una serie de programas comerciales independientes, que ofrecen a usuarios sin conocimientos de programación la posibilidad de realizar estas tareas con sus ordenadores personales. De esta forma surge WordStar como un procesador de textos, Visicalc como una de las primeras hojas de cálculo o Dbase II como un gestor de base de datos. El nacimiento de Windows y por tanto, el cambio a un entorno de trabajo visual con ratón (hasta entonces el trabajo con estos elementos se hacía mediante combinaciones de teclas u órdenes escritas), traerá consigo la posterior aparición de estos programas en entornos integrados denominados Suites y que contienen de forma conjunta un procesador de texto, una hoja de cálculos y un programa de presentaciones; estamos hablando del nacimiento de Microsoft Office. Posteriores desarrollos de esta suite irán incorporando nuevos programas como gestores de bases de datos, clientes de correo electrónico, diseño de publicaciones y páginas webs, etc.

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PRINCIPALES ELEMENTOS QUE COMPONEN UNA SUITE Procesador de textos Este elemento permite al usuario registrar cualquier tipo de documento escrito que se realice en el ordenador, desde una simple nota o carta hasta la realización de libros o informes. Disponen de multitud de herramientas que aumenta su funcionalidad, permitiendo al usuario añadir fotos, imágenes, gráficos estadísticos, tablas, enlaces y muchas más cosas a sus documentos. Hoja de cálculos La hoja de cálculos sustituye a las calculadoras y a las grandes hojas en forma de cuadrantes que solían utilizarse en las empresas para llevar a cabo cálculos complejos como por ejemplos los presupuestos o las estimaciones de producción. En su lugar, el usuario dispone de un programa que simplifica su operatoria con los números y los cálculos, al mismo tiempo que le permite almacenar e imprimir el resultado de su trabajo. Programa de presentaciones En nuestra sociedad tiene mucha importancia la comunicación y una de las formas de hacerla productiva y amena, es transmitir nuestros mensajes reforzados por imágenes que recogen pensamientos, gráficos de valores, estadísticas o estrategias. En resumen: un refuerzo visual a la labor del orador en forma de diapositivas que son mostradas mientras emite su mensaje. Este tipo de programas permitirá crear y gestionar las diferentes dispositivas que componen una presentación y además, permitirá obtener todos los productos necesarios para la misma: diapositivas/transparencias de la presentación, notas del orador y cuaderno con las diapositivas para el asistente. Gestor de base de datos Este programa permitirá a los usuarios crear sus propios archivos de información, donde podrá almacenar información referente a clientes, proveedores, facturas, productos o cualquier tipo de información susceptible de ser almacenada. Este almacenamiento de datos permitirá una gestión posterior con la que podemos realizar consultas automáticas, obtener informes, combinarla con otros programas, visualizarla en pantalla en forma de fichas, etc. Cliente de correo electrónico Facilita la gestión de todas nuestras cuentas de correo añadiendo multiples elementos de control, seguimiento y filtrado de dichos correos. Así mismo, contempla otros elementos como gestión y seguimiento de tareas o funciones de planificación y control de agenda y reuniones.

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2. ¿PARA QUÉ ME SIRVE LA OFIMÁTICA? Ya hemos enumerado los diferentes elementos que componen una suite de Ofimática. En este apartado conoceremos su funcionalidad mediante algunos ejemplos prácticos. Seguro que estos ejemplos nos permitirán comprender con mayor claridad las diferentes posibilidades que ofrecen cada uno de los programas. Procesadores de texto Un primer ejemplo de este programa lo tenemos en la escritura de un curriculum. Pensemos en nuestro currículo detallando los datos personales, la experiencia laboral, los cursos de formación y la información complementaria. Esta información no es fija y suele aumentar conforme se desarrolla nuestra vida. Al estar grabado en el ordenador, sí se produce un cambio en alguno de estos apartados, simplemente abrimos el documento, modificamos o añadimos la información pertinente y volvemos a grabar el currículo. A continuación podemos volverlo a imprimir o remitir por correo electrónico con la información actualizada. En este mismo caso, pensemos en aquellos cambios que hacemos a nuestro currículo realzando de forma evidente aquellos aspectos que más se acercan a una oferta de trabajo, bastará con abrir el curriculum y remarcar dichas opciones. Hojas de cálculo Muchas veces podemos encontrarnos con la necesidad de llevar una pequeña contabilidad con los ingresos y gastos que se producen en nuestro hogar y que posteriormente sirven para indicarnos que dinero podemos destinar a uno u otro fin. Si trasladamos estas cuentas a una hoja de cálculos, podemos automatizarlas para cada uno de los meses y simplemente añadir las variaciones que se producen en la misma. Así por ejemplo, la nómina o el recibo del teléfono fijo son valores más o menos fijos, pero la luz o el gasto en comida pueden ser bastante variables. Supongamos que somos profesores y que realizamos tres controles por trimestre a los alumnos, y que para calcular la nota final necesitamos hacer la media de los mismos. Podemos recoger los valores en una hoja de cálculos y sobre ella hacer la media del primer alumno (la hoja de cálculos lo hará para el resto). Una vez creado el formato para el primer trimestre sólo deberemos copiar la hoja para los dos siguientes y conforme introduzcamos los datos en éstas, las medias irán apareciendo solas. A esto podemos añadir la posibilidad de realiza un gráfico estadístico que permita ver la evolución de los alumnos a lo largo de los tres trimestres.

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Programa de presentaciones En una reunión comercial debemos presentar a los clientes los tres nuevos productos que ha desarrollado nuestra compañía, así como las ventajas sobre la competencia, formatos en los que se venderá y precios. Podemos optar por dar una charla donde se explique todo de forma verbal e incluso llever una muestra de cada producto (si es posible), pero lo más seguro es que al cabo de 15 minutos los participantes presenten signos de aburrimiento y cansancio. Pensemos en esta reunión con un proyector enchufado al ordenador que muestra una presentación en forma de diapositivas a color, animadas y con sonido, por un lado. Por otro, los asistentes disponen de un cuaderno, donde se recogen, en un tamaño medio, todas y cada una de las diapositivas que se muestran y nosotros como oradores disponemos de otro cuaderno donde, además de la diapositiva, tenemos un breve esquema de lo que tenemos que decir en cada una de ellas. Añádasele que además la presentación incorpora un par de videos y tendremos una reunión productiva que mantiene la expectación del cliente. Desde un punto de vista más lúdico, pensemos en la posibilidad de realizar una presentación en la que se recogen nuestra imágenes y videos de nuestro último viaje al Parque natural de las Sierras de Cazorla, Segura y Las Villas junto con comentarios puntuales de las fotos, planos de la zona, detalle de las rutas, etc. y todo ello presentado de forma automática y dinámica.

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3. PAQUETES DE OFIMÁTICA Anteriormente, nos hemos referido al conjunto de programas que forman la ofimática con el nombre de Suite, pero también podemos referirnos a ellos con la denominación de paquete de ofimática. En cualquiera de los casos, aludimos al mismo elemento, es decir, a un grupo de programas formado por al menos: un procesador de textos, una hoja de cálculos y un programa de presentaciones. Opcionalmente pueden incluir también: un gestor de base de datos, un cliente de correos, un programa para tratamiento de imágenes, etc.

PRINCIPALES PAQUETES DE OFIMÁTICA Microsoft Office El referente de paquetes ofimáticos es Microsoft Office, el cual lleva más de 20 años en el mercado en los que ha mantenido una línea creciente de desarrollo desde su versión de Office 97 hasta la última versión Office 2013 que será la que utilicemos como referente en este curso. Se presenta en diferentes versiones, dependiendo de las necesidades del usuario. La más pequeña denominada Home & Student incluye: el procesador de textos Word, la hoja de cálculos Excel, el programa de presentaciones PowerPoint , el programa de notas OneNote y el programa de diseño vectorial denominado Visio. Se trata de un software de pago. Puede comprarse a través de un distribuidor, venir en formato OEM (Preinstalado en el ordenador) o bien a través de la página web de Microsoft. LibreOffice LibreOffice es un programa de código abierto y que tiene su origen en el también programa de código abierto denominado Open Office. Su desarrollo comenzó en 2010 y actualmente disponemos de la versión 4.4.5 como la última estable, si bien se encuentra en proceso de pruebas la beta 5.0.1. Está formado por el procesador de textos Writer, la hoja de cálculos Calc, el programa de presentaciones Impress, el gestor de base de datos Base, el programa de diseño vectorial denominado Draw y un editor de fórmulas matemáticas denominado Math. Se trata de un programa de código abierto y, por tanto, de distribución gratuita, lo que significa que puede descargarse libremente desde Internet.

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iWork Se trata de un paquete informático desarrollado para ordenadores y dispositivos Apple con sistema operativo OS o iOS. Su última versión para ordenadores Mac es las iWork ‘09, si bien existen dos versiones más: una para iPhone e iPod Touch y otra para para usuarios con una cuenta Apple y que permite trabajar desde la nube iCloud. Esta suite está compuesta de tres programas: un procesador de textos denominado Pages, la hoja de cálculos Numbers y un programa de presentaciones denominado Keynote. Exceptuando la versión de la nube, el resto de versiones son de pago.

PRESTA ATENCIÓN En este curso aprenderemos a usar Microsoft Office y LibreOffice, ya que se trata de los dos paquetes ofimáticos más extendidos. Por defecto la explicación se realizará en Microsoft Office y para aquellos procesos que se realicen de forma diferente en LibreOffice se explicará cómo realizar la operación en éste.

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3.1. MICROSOFT OFFICE Microsoft Office es el paquete ofimático por referencia, ya sea por su antigüedad en el mercado, por el número de usuarios, por la cantidad de versiones o por el número de variaciones de cada edición que ofrece. Entre las versiones de Office más usadas en el pasado o presente, se encuentran: Office 95, Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007, Office 2010 y la última Office 2013 y Office 365. La versión Office 365 es una nueva forma de comercialización, en la cual el usuario paga mensualmente por el uso online de las aplicaciones junto con un espacio de 1 Terabyte en OneDrive (la nube de Microsoft). De esta forma el usuario tiene sus documentos y herramientas de trabajo en cualquier ordenador que pueda conectarse a Internet. Durante este curso nos centraremos en la versión de Office 2013, al ser la última aparecida en el mercado ofimático. La versión 2013 se distribuye en dos formatos: para plataformas de 32 bits y para plataformas de 64 bits. Esta distinción se realiza en función del procesador y del sistema instalado en el ordenador para optimizar de esta forma los procesos de la aplicación. Este paquete sólo es compatible con la versión de Windows 7 y superiores, no existiendo versiones para otros sistemas operativos.

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PRESTA ATENCIÓN Para saber si tu sistema operativo es de 32 o 64 bits, debes pulsar el botón de Inicio de Windows. En el recuadro que aparece en su parte inferior escribe la palabra Sistema y a la izquierda, sobre el recuadro, aparecerán diferentes opciones. Escoge la opción Sistema que figura bajo el epígrafe Panel de control. Como resultado se mostrará la siguiente ventana donde entre otras informaciones te señala la estructura de tu sistema operativo.

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Office 2013 cuenta a su vez con 5 versiones diferentes, que incluyen diferentes programas:

VERSIÓN

INCLUYE

Home & Student

Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Visio

Home & Business

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio

Standard

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, OneNote, Visio

Professional

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, OneNote, Visio

Professional Plus

Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher, Lync, OneNote, InfoPath, Visio

Adicionalmente y de forma separada, puede adquirirse también el programa Project.

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APLICACIONES Word Se trata de un procesador de textos que le permite realizar, almacenar e imprimir cualquier tipo de documento escrito. Excel Es la hoja de cálculos y su función es trabajar con información numérica y alfanumérica almacenada en celdas facilitando la realización de cálculos complejos, de gráficos estadísticos, la impresión de sus contenidos y el almacenamiento para usos posteriores. PowerPoint Se trata de un programa de presentaciones que le facilita la creación de diapositivas, la creación de una secuencia de éstas en forma de presentación así como dotar dicha presentación de dinamismo. También permite la impresión tanto de la presentación como de los subproductos que derivan de ella: cuadernos del asistente, notas del orador, etc. Access Es un gestor de base de datos que permite al usuario crear continentes de información, dotarlos de contenido, crear formatos para su visualización e impresión y realizar consultas sobre la información contenida en ellas. Outlook Este programa es un gestor de cuentas de correo que, tras registrar las cuentas del usuario, se ocupa de sincronizar dichas cuentas y gestionar desde el ordenador la información contenida en cada uno de ellos permitiendo ver correos, eliminarlos, responderlos, clasificarlos en carpetas, gestión de contactos o cualquier otro tipo de gestión habitual con respecto a ellos. Así mismo, dispone de un gestor de tareas y una agenda. Publisher Se trata de un programa que permite de forma sencilla la autoedición de textos sin llegar al nivel de programas más consolidados en el mercado como: InDesign o QuarkXPress. Lync Es un sistema de mensajería instantánea compatible también con sistemas de telefonía móvil como Windows Phone, Android, IOs o Symbian. En estos casos debe comprarse la licencia para su uso a diferencia de los usuarios de Office 2013 que la llevan incluida.

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OneNote Es un programa diseñado para la recogida y organización de textos, imágenes, esquemas, vídeos, audios e imágenes escaneadas, así como para compartirlos con otros usuarios. InfoPath Este programa permite la creación de formularios en XML y también sirve como estándar de comunicación entre otros programas o aplicaciones que no pertenecen al paquete Office. Su información es legible también por algunos navegadores. Visio Se trata de un programa para el trabajo con imágenes vectoriales, permitiendo creación y edición. Project Se trata de un programa para la creación y seguimiento de proyectos. Permite la creación de tareas, ítems, costes por unidad, participantes, desviaciones y cualquier otro elemento necesario en la realización de un proyecto, siendo un referente en su campo.

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UNA VENTANA AL MUNDO La página oficial de Microsoft Office Edición Professional ofrece también la posibilidad de compra online. Si nos desplazamos a través de ella, podemos encontrarnos con la explicación de las diferentes versiones y de cada uno de sus componentes. Enlace: http://www.microsoftstore.com/store/mseea/es_ES/pdp/OfficeProfesional-2013/productID.263157300.

3.1.1.DESCARGA E INSTALACIÓN EN WINDOWS En esta unidad vamos a descargar la versión de pruebas de Microsoft Office 2013 en su versión Professional Plus para posteriormente grabarla en un CD e instalarla. Para que sea un proceso sencillo, iremos siguiendo paso a paso la descarga del archivo.

DESCARGA 1. Para empezar pulsaremos el enlace que se muestra a continuación. El enlace muestra la página oficial de Microsoft desde la que podemos descargar la versión gratuita para pruebas de Office Professional Plus 2013. Esta versión estará operativa durante un periodo de 60 días. Aunque la versión es inglesa, el producto que se descargará estará en español. Enlace: https://www.microsoft.com/en-us/evalcenter/evaluate-office-professionalplus-2013.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 2. En la pantalla que aparece seleccionamos la opción Download y seguidamente la opción Register to continue.

3. Seguidamente se nos pedirá que nos identifiquemos con una cuenta de Microsoft, es decir, una cuenta de Hotmail, Outlook, Xbox, etc. Si no la tenemos, debemos creerla para poder descargar la aplicación. Una vez introducidos el ID y la clave pulsaremos Iniciar Sesión.

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4. Tras identificarnos, en la siguiente pantalla aparecerán los datos de la cuenta, sólo debemos seleccionar la versión óptima según el sistema operativo, es decir la de 32 o 64 bits. Una vez hecho pulsaremos el botón Continue.

5. En la siguiente pantalla debemos seleccionar el idioma de la descarga, en nuestro caso seleccionaremos la opción Spanish. Una vez hecho, pulsaremos el botón Continue.

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6. El resultado será la aparición de una ventana emergente para confirmar la descarga de la imagen del sistema. Seleccionaremos la opción Guardar archivo y pulsaremos el botón Aceptar.

7. El siguiente paso será seleccionar la imagen descargada y guardarla en un CD. Debemos dirigirnos a la carpeta donde el navegador almacena las descargas. Habitualmente será en la carpeta denominada Descargas dentro de la carpeta del usuario. Para acceder a ella debemos pulsar el botón Inicio de Windows, seguidamente, en el menú que aparece, seleccionar el nombre de usuario y en la ventana que aparece a continuación, escoger la carpeta Descargas. Una vez en ella haremos doble clic sobre el archivo OfficeProfessionalPlus_x64_es-es o el archivo OfficeProfessionalPlus_x64_es-es, se abrirá la ventana de la grabadora de imágenes en CD. Introducimos un CD virgen en el ordenador y pulsamos el botón Grabar.

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INSTALACIÓN 1. Cuando finalicemos la grabación, el CD empezará a funcionar de forma automática comenzando la instalación. Si no es así, accederemos al CD y haremos un doble clic sobre el archivo Setup.

2. Aparecerá una ventana donde deberemos marcar la opción Acepto los términos del contrato antes de pulsar el botón Continuar. Es posible que antes de ejecutar esta acción el sistema Windows pida permiso para proceder a la instalación.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 3. En la siguiente ventana podemos seleccionar entre la opción Instalar ahora para realizar una instalación automática con las opciones más importantes (la recomendada para este curso) o bien entre la opción Personalizar para escoger que opciones desea montar.

4. La siguiente ventana irá mostrando el progreso de la instalación del paquete.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 5. Una vez finalizado indicará que ha terminado y deberemos pulsar el botón Cerrar para dar por concluida la instalación.

6. La primera vez que usemos alguno de los programas de Office nos pedirá que registremos el producto. Para comenzar introduciremos el correo que usamos para la descarga y pulsaremos el botón Siguiente.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 7. A continuación se abrirá una nueva ventana y nos pedirá que confirmemos el correo y la contraseña

8. Cómo siguiente paso deberemos escoger la forma en que el programa debe actualizarse. En nuestro caso y para este curso, será suficiente con escoger la opción Usar la configuración recomendada.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 9. Finalmente, la última pantalla nos permite seleccionar la opción de formato por defecto para los documentos: Office Open XML (aprovecha al máximo las posibilidades de Office) o OpenDocument (hace que los documentos sean más compatibles con otras aplicaciones externas). Para este curso, escogeremos la opción Office Open XML.

ACTIVIDAD Si ha elegido seguir el curso con Microsoft Office en Windows, descargue e instale la aplicación y haga una captura de la pantalla final de la instalación. Suba la tarea “Descarga e instalación” a la plataforma.

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3.2. LIBRE OFFICE LibreOffice en un paquete ofimático de código abierto y de libre distribución, lo que permite a los usuarios descargar éste de forma gratuita siempre que sea con intenciones de uso personal y nunca para su distribución con fines económicos, es decir, puede descargarse y pasarse a otros usuarios siempre y cuando no se cobre por ello.

El funcionamiento y presentación de sus aplicaciones es muy similar al del paquete Office de Microsoft, si bien este software cuenta con una única versión y distribución formada por un procesador de textos, una hoja de cálculos, un gestor de bases de datos, un editor de gráficos vectoriales, un editor de fórmulas matemáticas y un módulo para la creación de gráficos estadísticos. Su primera versión se creó en el año 2010 como una derivación del programa OpenOffice, con el cual presenta también innumerables similitudes. A diferencia de Office 2013, cuenta con distribuciones para diferentes sistemas operativos: Windows, OS X (Apple) y GNU/Linux. Su última versión es LibreOffice 5.

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APLICACIONES Writer Realiza las funciones de un procesador de textos y permite la creación de todo tipo de documentos escritos, desde simples notas, a libros con índices, imágenes, esquemas y cualquier otro elemento que se nos ocurra. Calc Este programa es una potente herramienta que cubre las necesidades de procesos basados en cálculos, así como su almacenamiento e impresión. Cuenta con el apoyo de cientos de funciones destinadas a simplificar dichos cálculos. Impress Se trata de un programa que le permitirá la creación de presentaciones, desde el diseño de una diapositiva hasta crear una presentación formada por decenas de diapositivas. Incluye también herramientas que le permitirán dinamizar y animar dicha presentación así como redistribuir el orden de las diapositivas para ajustarlas a las necesidades de cada momento. Drao Faculta la creación de diagramas y esquemas en formato vectorial para la realización de planos y bocetos. También permite modificar fotografías e imágenes así como su conversión a diferentes formatos de compresión. Base Es un gestor de base de datos que desarrolla las funciones habituales de este tipo de programa: creación de tablas para la introducción y gestión de los datos, elaboración de consultas sobre la información contenida en las tablas u otras consultas, diseño de formularios de pantalla e informes que le permiten modificar la forma de visualizar la información e integración con el resto de aplicaciones del paquete LibreOffice. Math Este programa el usuario podrá diseñar una función matemática incluyendo diferentes niveles y símbolos que no suelen aparecer normalmente en el teclado como los de integral, sumatorio, límite, infinito y muchos más. En definitiva, le permite representar en pantalla fórmulas matemáticas y científicas de una forma perfecta.

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Charts Añade una herramienta que sirve para la creación de gráficos estadísticos, de esta forma podrá crear gráficos de líneas, de barras, de columna, de tarta, de tendencias y la mayoría de ellos con opciones de representación en 2D y 3D.

UNA VENTANA AL MUNDO Página oficial de LibreOffice en español: https://es.libreoffice.org/

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3.2.1. DESCARGA E INSTALACIÓN EN WINDOWS En esta pantalla aprenderemos cómo descargar e instalar la aplicación LibreOffice, la cual, recodamos que es de distribución gratuita. Esta descarga se realizará desde la página en español del programa y únicamente debemos seguir los pasos que marcamos en este tutorial.

DESCARGA 1. Para comenzar la descarga, desde el navegador, deberemos acceder a la web que se muestra en el siguiente enlace. La página de dercarga de la versión 5.0 de LibreOffice es la siguiente: https://es.libreoffice.org/descarga/libreoffice-nuevo/. 2. Una vez en la página pulsaremos el botón etiquetado como Descargar la versión 5.0.0.

3. Esta selección hará que en unos segundos aparezca en pantalla un cuadro de dialogo para la instalación de LibreOffice. En ella, pulsaremos el botón Guardar archivo para que comience la descarga.

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INSTALACIÓN 1. Cuando finalice, deberemos dirigirnos a la carpeta donde el navegador almacena las descargas. Habitualmente será en la carpeta denominada de esta forma. Para acceder a ella debemos pulsar el botón Inicio de Windows, seguidamente en el menú que aparece seleccionaremos el nombre de usuario y en la ventana que aparece a continuación, escogeremos la carpeta la carpeta Descargas. Una vez en ella, haremos un doble clic sobre el archivo LibreOffice_5.0.0_Win_x86.msi para que comience la instalación.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 2. Windows pedirá permiso para lanzar la instalación y pulsaremos el botón Ejecutar.

3. En la pantalla que aparece pulsamos el botón Siguiente.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática 4. Seguidamente escogeremos la opción Típica en la nueva ventana para que se monten las opciones más importantes por defecto. La opción Personalizada permite seleccionar la carpeta donde se realizará la instalación así como los programas y componentes que se desean instalar. Para este curso, escogeremos la opción Típica. Una vez hecha la selección pulsaremos el botón Siguiente.

5. En la siguiente pantalla marcaremos la opción Crear un enlace de inicio en el escritorio para que dispongamos de un lanzador desde el que poder acceder a los diferentes programas que forman el paquete. La opción Cargar LibreOffice 5.0.0 al arrancar el sistema hace que cada vez que encendamos el ordenador se abra de forma automática el lanzador de las aplicaciones (esta opción no es necesaria y puede convertirse en tediosa). Una vez hecha la selección pulsaremos el botón Instalar.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

6. El proceso de instalación se iniciará ahora y mostrará una pantalla de progresión. Es posible que al comenzar la instalación el sistema operativo pida permiso para llevarla a cabo, si es así deberemos permitir dicha instalación.

7. Al terminar la instalación se mostrará una pantalla indicando que el proceso ha sido correcto. Para concluir el proceso pulsaremos el botón Finalizar.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

EJECUCIÓN En el escritorio debería aparecer un lanzador del programa LibreOffice.

Si se pulsa aparecerá la pantalla de inicio de LibreOffice.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

ACTIVIDAD Si ha elegido seguir el curso con LibreOffice en Windows, descargue e instale la aplicación y haga una captura de la pantalla final de la instalación. Suba la tarea “Descarga e instalación” a la plataforma.

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3.3. IWORK iWork es la aplicación de pago diseñada por Apple para la realización de tareas ofimáticas. Se distribuye para dos sistemas operativos: Mac OS (empleado por los ordenadores de la marca Apple) e iOS (empleado por dispositivos Apple del tipo iPhone o iPad).

También existe una distribución en fase beta para trabajar en iCloud (la nube de Apple), siempre y cuando se tenga creado usuario ID de Apple. Este último formato puede ser usado también desde ordenadores de tipo PC. También en las ultimas versiones del sistema operativo OS X, Apple ha incluido la descarga gratuita de este paquete. El paquete se compone de tres aplicaciones: un procesador de textos, una hoja de cálculos y un programa para la creación de presentaciones.

APLICACIONES Pages Esta aplicación desarrolla las funcionalidades propias de un procesador de textos, permitiendo al usuario la realización y gestión de todo tipo de documentos escritos, desde una simple nota a un libro con cientos de páginas, índices, esquemas, imágenes, etc. Entre sus funcionalidades se encuentran: el uso de plantillas, creación de listas, inserción y ajuste de imágenes, formatos de textos, etc. Este programa es compatible con Microsoft Word 2013. Numbers Es la hoja de cálculos del paquete y realiza todas las operaciones de procesamiento numérico que el usuario necesite. Permite al usuario realizar su trabajo de una forma sencilla para lo que incluye más de 250 funciones predeterminadas. Dispone de herramientas para la creación de gráficos de tipo estadístico, así como multitud de opciones para dar formato a la hoja de cálculos.Su uso es compatible con la aplicación de hoja de cálculos Microsoft Excel 2013.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

Keynote Por último, Keynote realiza las funciones de un programa para la creación de presentaciones, permitiendo crear desde una simple diapositiva hasta una presentación con decenas de ellas. Sus opciones de transición y animación merecen una mención especial, ya que pueden ser etiquetadas como espectaculares. Dispone de una gran cantidad de plantillas con formato, fuentes, colores, fondos y disposición de los elementos, que facilitan la creación de un proyecto, limitando al usuario a seleccionar el tipo que desea usar e introducir el texto y objetos que desea visualizar. Así mismo permite, la incorporación de video y sonido. Keynote es compatible con el programa Microsoft PowerPoint 2013.

UNA VENTANA AL MUNDO Enlace a la página oficial de iWork en Apple.http://www.apple.com/es/iwork-for-icloud/.

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Ofimática Básica Unidad 1. Introducción a la Ofimática

El término Ofimática nace en los años 80 y hace referencia a todos aquellos programas que permiten realizar mediante el uso de ordenadores las tareas que se realizan en el ámbito de una oficina al uso: escritura de documentos, cálculos numéricos, elementos de apoyo en comunicaciones o almacenamiento de datos. Habitualmente cualquier suite o paquete ofimático está formada por al menos tres programas: • Procesador de textos para la escritura de documentos. • Hoja de cálculos enfocada hacia el proceso numérico. • Programa de presentaciones con el cual se desarrollan diapositivas en forma de secuencia animada. Adicionalmente, puede contener otros programas: • Gestor de base de datos para el almacenamiento de la información y su posterior uso y consulta. • Cliente de correo electrónico, que facilita el trabajo con diferentes cuentas de correo, así como la gestión y seguimiento de agendas y tareas. • Diseño gráfico para la edición o creación de imágenes. Entre los paquetes ofimáticos más importante podemos encontrar: • Microsoft Office. Es el paquete más completo y referente mundial en cuanto a ofimática se refiere. • LibreOffice. Se trata del principal paquete ofimático de distribución gratuita. • iWork. Es el paquete ofimático distribuido por Apple para sus equipos y dispositivos. Existe una versión gratuita para trabajar en la nube.

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Ofimática Básica Unidad 2. Procesadores de texto: Word y Writer

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Realizado según norma

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Ofimática Básica Unidad 2. Procesadores de texto: Word y Writer

INTRODUCCIÓN La finalidad de esta unidad formativa es conocer el funcionamiento de los procesadores de texto y su aplicación en el trabajo diario, con el objetivo de optimizar las labores en lo concerniente al trabajo con textos. Trabajaremos bajo el enfoque principal del procesador de textos Microsoft Word, pero en todos los epígrafes se incluirán las variaciones necesarias para aplicar los conocimientos adquiridos al procesador de textos Writer de la suite de LibreOffice. Durante esta unidad aprenderemos a manejar todas las herramientas necesarias para la gestión básica de documentos, lo que incluye desde procesos básicos (creación de un documento, almacenamiento, impresión o recuperación y edición) hasta la generación de documentos más complejos, que incluyan imágenes, tablas o listas. El enfoque de los temas será eminentemente práctico y utilizaremos videotutoriales como herramienta de apoyo para el aprendizaje de aquellos conceptos que puedan entrañar una mayor dificultad.

CONOCIMIENTOS PREVIOS Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer: • Cómo iniciar sesión en el sistema operativo Windows. • Cómo acceder a un programa instalado en el ordenador.

OBJETIVOS • Describir las características fundamentales de un documento que puedan ser realizadas por un procesador de textos. • Determinar la forma de elaborar distintos documentos tipo. • Realizar operaciones de localización, recuperación, nombrado y grabación de documentos desde un procesador de textos. • Incorporar al documento elementos diferentes al texto como tablas e imágenes. • Imprimir documentos desde el procesador de textos, usando todas las posibilidades de la aplicación y de la impresora

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Ofimática Básica Unidad 2. Procesadores de texto: Word y Writer

1. CONCEPTOS BÁSICOS DE PROCESADORES DE TEXTO

DEFINICIÓN El procesador de textos es la herramienta que permite al usuario la creación de documentos escritos, asimilando las funciones de redacción que habitualmente se harían a mano o con una máquina de escribir.

Dentro de las aplicaciones que componen los paquetes ofimáticos, es el procesador de textos el que tiene un mayor número de usuarios. Esto viene motivado por una razón principal: la necesidad de generar documentos escritos, tales como cartas, informes, solicitudes, trabajos de clase y muchos otros documentos. Por otro lado, sería incorrecto no mencionar que dentro de los programas ofimáticos es el más intuitivo y del que más conceptos previos conocemos: subrayados, negritas, interlineado, columnas, tachados, tamaños de papel…; todos ellos son conceptos que ya conocemos antes de empezar a trabajar con un procesador. El uso de un procesador de textos es muy variado y podemos mencionar algunos ejemplos que nos sirvan de guía: • Redacción de cartas. • Creación de cuadrantes: horarios de clase, turnos de trabajo, organización de tareas… • Informes, incluyendo en ellos imágenes, gráficos, esquemas, organigramas, notas… • Curriculums: de cualquier tipo, forma o tamaño. Añadiendo imágenes de las titulaciones, referencias, certificados de trabajo… • Cartas serializadas en forma de mailings, es decir, la posibilidad de generar una carta modelo y combinarla con un archivo de datos, obteniendo como resultado una carta para cada uno de los sujetos de dicho archivo.

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En esta unidad utilizaremos como programa de referencia el procesador de textos Word, que pertenece a la suite de programas Microsoft Office. El motivo se debe a que Office es el paquete ofimático más extendido a nivel mundial y el referente en cuanto a aplicaciones ofimáticas se refiere. Dentro de esta suite, nos centraremos en la versión de Office 2013 en cualquiera de sus distribuciones, ya que los programas no varían de una distribución a otra.

Otro de los procesadores de textos más usados es Writer. Este programa pertenece a la suite denominada LibreOffice, la cual es de código abierto y libre distribución. Su funcionamiento es muy similar al de Word y en esta unidad desarrollaremos aquellos procesos que puedan diferir de su aplicación en Writer.

1.1. ABRIR EL PROCESADOR DE TEXTOS Existen diferentes formas de acceder al programa Word en función de la disponibilidad que muestre el ordenador: La forma que siempre nos encontraremos en todos los ordenadores es a través del botón de Inicio de Windows que se localiza en la parte inferior izquierda de la barra de tareas del sistema operativo. Al pulsarla aparecerá el menú de Windows, en el cual, debemos seleccionar la opción Todos los programas, buscar la carpeta Microsoft Office 2013 y seleccionar el programa Word 2013.

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Ofimática Básica Unidad 2. Modelos de usuario en Business Intelligence Es posible que exista un acceso directo en el escritorio que facilite una forma rápida de acceder al programa. En este caso bastará con hacer un doble clic sobre dicho acceso para acceder al programa. Si no existe y desea crearlo, deberá realizar el proceso descrito en el párrafo anterior, pero al llegar al icono del programa, en lugar de hacer un clic sobre el mismo, deberá seleccionarlo con el ratón y arrastrarlo al escritorio al mismo tiempo que pulsa la tecla Control. Cuando suelte el ratón, Windows creará el acceso directo. Puede ocurrir que dicho acceso esté integrado dentro de la barra de tareas de Windows, en este caso diremos que está anclado en la barra de tareas. Al igual que en el caso anterior, haremos un doble clic sobre él para acceder al programa. Para anclar un programa a la barra de tareas, seguiremos el proceso visto en el primer caso y al llegar al programa, pulsaremos sobre él con el botón derecho del ratón y seleccionaremos la opción Anclar a la barra de tareas del menú contextual que aparece.

LIBRE OFFICE El acceso al programa Writer es similar a las tres formas descritas para Word: • A través del Botón de Inicio de Windows, seleccionando la opción Todos los programas, buscando en este caso la carpeta LibreOffice y seleccionando el programa LibreOffice Writer.

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Ofimática Básica Unidad 2. Modelos de usuario en Business Intelligence • Desde un acceso directo creado en el escritorio.

• Desde la barra de tareas si el programa ya está anclado a la misma.

En el caso de LibreOffice, la instalación crea en el escritorio un acceso directo a un programa desde el cual se puede acceder a las distintas aplicaciones del mismo. Este acceso directo se denomina LibreOffice y la pantalla que muestra es similar a la de la imagen.

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1.2. LA INTERFACE DE WORD Cuando accedemos a Word, nos encontramos con una pantalla donde alrededor de una zona en blanco que simula un papel el blanco, nos encontramos con una serie de elementos que están relacionados de forma directa con los documentos que se crean. Este entorno de trabajo es lo que se denomina la interface del programa. En este epígrafe vamos a explicar cómo se denominan y la funcionalidad de cada uno de los elementos que nos encontramos en dicha interface.

Desarrollemos qué funcionalidad tiene cada uno de los elementos señalados, explicándolos de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha: • Barra de acceso rápido: En esta barra puede encontrar aquellas herramientas que el usuario usa de forma más frecuente, para de esta forma facilitarle el acceso. Las herramientas contenidas en ella pueden variar en función de los deseos de dicho usuario. • Barra de título: Se localiza en la parte superior del documento y en ella puede encontrar el nombre del programa precedido por el nombre del documento. Así en la imagen puede ver que el nombre es documento 1. • Botones de ventana: Word, al igual que todo programa en Windows, se abre dentro de una ventana, por lo que contiene los botones habituales de éstas: Minimizar, Restaurar o Maximizar o Cerrar. A la izquierda de éstos nos encontramos el botón de Ayuda de Windows (?) y el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones. • Cinta de opciones: Muestra un conjunto de fichas que contienen las diferentes herramientas que se utilizan en Word. Moderniza de una forma más visual, lo que en otros programas se denominan barras de herramientas. Esta cinta de opciones se estructura en Fichas que se dividen en Grupos, que a su vez contienen las Herramientas.

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Ofimática Básica Unidad 2. Modelos de usuario en Business Intelligence • Área de trabajo: Como su nombre indica, es donde realmente se escribe el texto e iremos viendo todos y cada uno de los efectos que sobre él apliquemos. • Reglas: Existen dos: una vertical y otra horizontal. Estas reglas muestran en qué parte del documento estamos escribiendo y qué longitud tiene tanto el ancho como el alto del documento. Adicionalmente, son importantes para la realización de algunos procesos como: sangrandos o tabulaciones. • Cursor: Se trata de una línea que parpadea e indica dónde se va a colocar el texto cuando escribamos o qué parte de éste se verá afectado por el cambio que realicemos, es decir, indica en qué parte del documento nos encontramos. • Barra de estado: Devuelve información sobre el documento con el que estamos trabajando: número de páginas, palabras escritas, lenguaje de corrección y otras opciones según la herramienta que se esté empleando. • Vistas del documento: Ofrece al usuario la posibilidad de alternar entre diferentes formas de ver un documento: modo lectura, diseño de impresión o diseño web. • Zoom: Es una herramienta que le permite aumentar o disminuir la visualización del documento en pantalla. Por defecto es de un 100%, pero puede variarlo arrastrando el señalizador hacia la izquierda (disminuir) o hacia la derecha (aumentar).

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Estudiemos a continuación la Cinta de opciones explicada en detalle: • Herramientas: Son cada uno de los botones que vemos en las fichas y que se corresponden con una funcionalidad de Word. • Grupos: Las herramientas se agrupan para facilitar su localización y uso. Así por ejemplo, todas las herramientas que permiten dar formato a una Fuente se agrupan en el grupo Fuente, o las funciones cortar, copiar y pegar en el grupo Portapapeles. Por tanto, podríamos concluir que un grupo es la reunión de una serie de herramientas que persiguen una funcionalidad similar. • Fichas: Las fichas, a su vez, contienen varios grupos que reúnen todas las herramientas asociadas a un propósito mayor. Así por ejemplo, la ficha Insertar, reúne todas aquellas herramientas que permiten añadir un nuevo elemento a nuestro documento y que no es texto en sí mismo, como puede ser: una tabla, una imagen, un esquema, un vínculo, etc.

1.2.1. LA INTERFACE DE WRITER: LIBRE OFFICE Al igual que en Word, cuando accedemos a Writer, nos encontramos con un interface donde el elemento que más destaca por su extensión es el Área de trabajo; alrededor de ella se disponen las diferentes herramientas y elementos que componen el interface de Writer. Seguidamente vamos a describir cada uno de estos elementos:

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Ofimática Básica Unidad 2. Modelos de usuario en Business Intelligence • Barra de títulos: Recoge el nombre del archivo (Sin título 1) que se está realizando seguido del nombre del programa. • Botones de ventana: Muestra la típica botonera de una ventana con las opciones: Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar. • Barra de menús: Writer mantiene la barra de menús como una forma de acceder a todas sus herramientas y funcionalidades. En ella, y agrupadas de forma categórica, encontramos todas las herramientas en forma de menús desplegables. Estas funcionalidades se recogen a su vez en las diferentes barras de herramientas que se pueden mostrar en pantalla. • Barras de herramientas: Aglutinan todas aquellas herramientas que persiguen un mismo propósito. De esta forma podemos encontrarnos, por defecto, dos barras de herramientas: la barra de herramientas Estándar que recoge las de mayor uso y la barra de herramientas Formato donde se recogen las principales opciones para modificar el aspecto del texto. • Barra lateral: A partir de la versión 4.0 de LibreOffice se ha incluido esta nueva barra, la cual en su parte superior incluye un botón denominado Menú de barra lateral y que permite al usuario abrir barra de herramientas en forma de paneles laterales, al igual que otros programas como Photoshop. Adicionalmente, incluye botones que permiten desplegar de forma automática los paneles: Propiedades, Estilos y formato, Galería y Navegador.

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• Regla: Permite visualizar el ancho de trabajo del documento y se utiliza para la aplicación de alguna herramientas. • Área de trabajo: Recoge la parte del documento donde se escribe la información. Alrededor de ella se dispone el resto de elementos del procesador. • Barra de estado: En esta barra se muestra información sobre la página en que nos encontramos, el número de palabras y caracteres, el estilo de texto que estamos usando y el lenguaje aplicado a la corrección de documentos. En su parte derecha presenta también opciones que permiten indicar el tipo de selección que estamos realizando, una opción de guardado rápido, si hemos realizado cambios y la forma de visualización del documento. • Zoom: Permite aumentar o reducir el tamaño de visualización del documento arrastrando el señalizador dispuesto a tal fin. En el lado derecho muestra el porcentaje de visualización que está aplicando en cada momento.

1.3. MI PRIMER DOCUMENTO Vamos a realizar un ejercicio muy sencillo para aprender a usar las herramientas más básicas de un procesador de texto. En primer lugar abrimos nuestro procesador de texto de cualquiera de las formas vistas con anterioridad y aparecerá un documento en blanco. Sobre éste vamos a escribir el siguiente párrafo. (Nótese que se ha escrito incorrectamente de forma intencionada las palabras “savio” y “cayar”. Si quieres ser savio, aprende a interrogar razonablemente, a escuchar con atención, a responder serenamente y a cayar cuando no tengas nada que decir. Es común encontrarnos con palabras subrayadas en rojo cuando escribimos un texto. Normalmente se debe a que hemos cometido errores de tipo ortográfico. La forma más sencilla de corregirlos es posicionar el puntero sobre ellos y pulsar el botón derecho del ratón. En el menú contextual aparecerán diversas opciones de corrección. Basta con seleccionar la correcta haciendo un clic sobre ella. Word cambiará una por otra.

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Supongamos que desea cambiar la palabra interrogar por preguntar. Eso supone eliminar una palabra y añadir otra nueva. Este proceso puede realizarlo de varias formas diferentes, de hecho, a lo largo de esta unidad, comprobaremos que casi siempre suele haber más de una forma de hacer las cosas. • Por ejemplo, puede colocar el cursor (haciendo un clic con el ratón) detrás de la palabra y pulsar la tecla Retroceso hasta borrarla o posicionar el cursor delante de la palabra y pulsar la tecla Supr o Suprimir. Una vez hecho, simplemente debe comenzar a escribir la nueva palabra en la posición donde quedó el cursor. • Otra forma de hacer el mismo proceso es posicionar el puntero sobre la palabra interrogar y hacer un doble clic. El resultado será que verá la palabra marcada, comience a escribir y la nueva palabra sustituirá a la anterior. En el mismo texto queremos remarcar la expresión “cuando no tengas nada que decir”, para ello colocaremos el puntero delante de la palabra “cuando” y pulsando el botón izquierdo del ratón seleccionamos toda la expresión. El resultado será que la expresión indicada aparece con otro color de fondo, lo cual indica que está seleccionada. Esta selección nos sirve para aplicar una herramienta sobre dicha selección. Así, por ejemplo, vamos a ponerla en negrita. Para ello haga a continuación un clic sobre la herramienta Negrita del grupo Fuente en la barra Inicio. El resultado será que la expresión marcada aparece ahora con la misma fuente en un tono ligeramente más grueso y oscuro.

Si quieres ser sabio, aprende a preguntar razonablemente, a escuchar con atención, a responder serenamente y a callar cuando no tengas nada que decir.

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Finalmente almacenemos el documento; para ello, seleccione la ficha Archivo de la cinta de opciones y pulse la opción Guardar. Cambiarán las opciones a la derecha, debiendo escoger entre guardar en la nube de Office o en su Equipo. Seleccione esta última y escoja una de las carpetas recientes o bien pulse el botón Examinar para indicarle la ruta. Por último aparecerá una nueva ventana donde deberá introducir en el recuadro Nombre de archivo la forma en que desea etiquetar su documento.

LIBRE OFFICE Probemos ahora a la realización del mismo texto en Writer: Una vez escrito nos encontramos que los errores aparecen marcados igualmente en rojo, pero en este caso la línea es ondulada. La corrección es igual, simplemente posicione el puntero sobre la palabra y escoja la opción correcta del menú contextual.

De forma similar a la vista en Word puede realizar el cambio de palabra y la aplicación del formato negrita. En este caso la herramienta Negrita se localiza en la barra de herramientas Formato y es la cuarta herramienta empezando por la izquierda.

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Para guardar el archivo pulsaremos la herramienta Guardar, la cual tiene forma de disco y se localiza en la barra de herramientas Estándar (tercera herramienta por la izquierda). El resultado será la visualización en pantalla de una ventana donde puede seleccionar la ruta donde almacenar el documento y donde debe introducir la denominación para el documento en el recuadro Nombre.

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1.4. DESPLAZARSE POR EL DOCUMENTO Existen dos formas para desplazarnos por un documento: haciendo uso del ratón o mediante el teclado. En ambos casos el elemento que desplazamos es el puntero, que como ya explicamos señala el punto de inserción de texto. Con el ratón el desplazamiento es sencillo, basta con hacer clic en aquel punto del documento donde queremos ubicar el cursor. Si este punto no está a la vista, podemos usar las barras de desplazamiento para mover el documento hasta llegar al mismo. • En el caso del teclado tenemos una completa serie de opciones de movimiento del cursor: • Flechas de cursor: Mueven la posición del cursor un carácter a izquierda o derecha, o una línea arriba o abajo. • Control + Flecha a la derecha: Mueve el cursor de palabra en palabra hacia la derecha. • Control + Flecha izquierda: Mueve el cursor de palabra en palabra hacia la izquierda. • Control + Flecha arriba: Mueve el cursor de párrafo en párrafo hacia el principio del documento. • Control + Flecha abajo: Mueve el cursor de párrafo en párrafo hacia el final del documento. • Inicio: Lleva el cursor al principio de la línea. • Fin: Lleva el cursor al final de la línea. • Control + Inicio: Desplaza el cursor al principio del documento. • Control + Fin: Desplaza el cursor al final del documento. • RePág: Retrocede una pantalla en el documento. • AvPág: Retrocede una pantalla en el documento. • Control + RePág: Lleva el cursor al principio de la página. • Control + Avpág: Lleva el cursor al final de la página.

En Libre Office las opciones de desplazamiento en Writer son similares a las empleadas Word, por tanto, puede aplicar las mismas combinaciones para desplazarse en el documento.

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1.5. SELECCIONAR TEXTOS Seleccionamos texto con diversos propósitos, ya sea para aplicar una herramienta sobre el mismo (negrita, sangrado, ortografía,…), para borrarlo o cambiarlo de posición. Es una operación que se realiza con cierta frecuencia y que puede hacerse tanto con el ratón como con el teclado.

SELECCIÓN CON RATÓN Es la forma más intuitiva y simplemente consiste en colocar el puntero al principio del texto que deseamos seleccionar, presionar el botón izquierdo del ratón y arrastrar el puntero hasta el final de la selección. Al soltar el botón, el texto quedará seleccionado y se verá con un fondo de color gris.

Si pulsamos la tecla Suprimir, borraremos el texto, si arrastramos la selección al mismo tiempo que pulsamos el botón izquierdo del ratón, lo desplazamos por el documento. Si pulsa, por ejemplo, la herramienta Negrita, todo el texto seleccionado se cambiará a negrita. También con el ratón puede hacer otro tipo de selecciones: • Doble clic sobre una palabra: Selecciona dicha palabra. • Control + clic: Selecciona la frase que esté señalando el puntero. • Clic a la izquierda de una línea: Selecciona la línea situada a la derecha del puntero. • Doble clic a la izquierda de una línea: Selecciona el que se encuentre a la derecha del puntero. • Triple clic a la izquierda de una línea: Selecciona el documento completo.

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La tecla Control le permite también seleccionar textos no contiguos en su documento, simplemente mantenga pulsada dicha tecla mientras selecciona textos adicionales.

SELECCIÓN CON TECLADO Para seleccionar con el teclado, debe mantener pulsada la tecla Mayúsculas al mismo tiempo que se desplaza por el documento, es decir, debe posicionarse al principio o al final del texto que desea seleccionar, pulsar la tecla mayúsculas y desplazar el cursor sin soltar dicha tecla. Cuando la suelte verá que el texto seleccionado de esta forma queda marcado en gris al igual que con el puntero. En la selección de texto pueden usarse todos los controles de desplazamientos vistos en el epígrafe anterior, recordando mantener pulsada la tecla Mayúsculas al mismo tiempo que se pulsa la combinación de desplazamiento. Finalmente, señalaremos que la combinación de teclas Control + E permite la selección de todo el texto del documento.

PRESTA ATENCIÓN Cuando se menciona la tecla Mayúsculas como parte de una combinación de teclas, se hace referencia a las teclas situadas a izquierda y derecha del teclado que permiten poner en mayúsculas la tecla que se pulsa. En ningún caso es equivalente la tecla Bloqueo de Mayúsculas que se encuentra sobre la tecla Mayúsculas del lado izquierdo.

LIBRE OFFICE La selección de texto con teclado en Writer, será similar a la explicada para Word. En el caso de la selección con ratón, podemos seleccionar el texto arrastrando el ratón y adicionalmente disponemos de las siguientes posibilidades: • Doble clic: Selecciona la palabra sobre la que se encuentra el puntero. • Triple clic: Selecciona la frase sobre la que se encuentra el puntero. • Cuádruple clic: Selecciona el párrafo sobre el que se encuentra el puntero. Al igual que en el caso anterior la tecla Control permite realizar una selección de texto discontinua.

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1.6. COPIAR, CORTAR Y PEGAR Las herramientas cortar, copiar y pegar son de uso recurrente en el trabajo con los procesadores de texto, ya que facilitan la duplicación de parte de nuestro documento, reorganizan el texto escrito o eliminan partes erróneas. Para la explicación de su funcionamiento es necesario explicar el concepto de Portapapeles, el cual consiste en una zona de la memoria reservada para almacenar información y donde estas tres herramientas recurrirán para recoger o descargar información. En principio las tres trabajan con un único contenido en el portapapeles, es decir, cuando copia o corta un texto este va al portapapeles y “elimina” al que estaba anteriormente; cuando pega, recoge el contenido del portapapeles y lo duplica en el texto. Las tres herramientas están disponibles en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio:

• Cortar: Duplica el texto seleccionado en el Portapapeles y lo elimina del documento. Puede también usar la herramienta cortar con la combinación de teclas Control + X. • Copiar: Duplica el texto seleccionado en el Portapapeles y lo deja intacto en el documento. Puede también usar la herramienta copiar con la combinación de teclas Control + C. • Pegar: Duplica el contenido del Portapapeles y lo pega sobre la posición del cursor en el documento. Puede también usar la herramienta pegar con la combinación de teclas Control + V. Esta operación puede ser repetida tantas veces como se desee, ya que el contenido del Portapapeles no se elimina al pegarlo en el documento. En la parte inferior derecha del grupo Portapapeles, encontrará una pequeña flecha que le permite visualizar hasta 24 contenidos anteriores del mismo.

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Puede seleccionar cualquiera de ellos y al pulsar sobre él, Word le mostrará las opciones para Pegar o Eliminar dicho contenido.o:

LIBRE OFFICE Las herramientas Cortar, Copiar y Pegar en Writer funcionan de forma similar a las explicada en Word incluyendo las combinaciones de teclas. La única diferencia estriba en que el portapapeles sólo permite almacenar un contenido. Estas herramientas se localizan en la barra de herramientas Estándar.

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1.7. DESHACER Y REHACER Cuando escribimos un texto es bastante común que hayamos cometido uno o más errores que estropean nuestro documento y desearíamos volver al estado en que se encontraba antes de realizar dichas operaciones. Esto es posible haciendo uso de la herramienta Deshacer, la cual retrocede las operaciones realizadas (escritura, formatos, eliminación de textos) hasta el punto en que desea restablecer su documento. Una vez llegado a ese punto podrá seguir como desee. La herramienta Deshacer se localiza en la barra de acceso rápido o puede aplicarse mediante la combinación de teclas Control + Z. Puede observar que junto a la tecla Deshacer aparece un pequeño desplegable. Si pulsa sobre él, Word le mostrará todas la acciones que desea deshacer, para de esta forma pulsar sobre el punto donde desea dejar su documento y no ir deshaciendo paso por paso.

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Cuando se empieza a deshacer opciones, se activa la herramienta Rehacer a la derecha de Deshacer. Esta herramienta realiza la función contraria a la anterior, es decir, le permite repetir un paso que ha sido desecho. El uso de esta función es posible hasta el momento en que actué sobre el documento realizando alguna operación, en cuyo caso, se borrará su contenido impidiendo la reconstrucción del texto. Esta herramienta al igual que la anterior dispone de un desplegable con todas las opciones y puede activarse con la combinación de teclas Control + Y. Libre Office

PRESTA ATENCIÓN El uso de las herramientas Deshacer y Rehacer es muy común en nuestros documentos y se utilizan frecuentemente. Es por ello que las combinaciones de teclas Control + Z para deshacer y Control + Y para rehacer deben ser memorizadas como vía rápida para la solución de problemas.

LIBRE OFFICE La función de las herramientas Deshacer y Rehacer son similares en Writer y ambas herramientas se localizan en la barra de herramientas Formato. Las combinaciones de teclas son igualmente similares: Control + Z para deshacer y Control + Y para rehacer.

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1.8. GUARDAR EL DOCUMENTO

PRESTA ATENCIÓN Es importante tener en cuenta que los documentos deben ser guardados con cierta periodicidad, ya que éstos se encuentran alojados en la memoria del ordenador y un simple fallo en el suministro de luz puede hacer que perdamos parte de nuestro trabajo.

Cuando grabamos un documento por primera vez, Word nos va a pedir que le indiquemos su ubicación y el nombre con el que debe almacenarse, es por ello, que aunque llamemos a la herramienta Guardar que es la que realiza esta función, Word le reconducirá hacia la herramienta Guardar como. La herramienta Guardar almacena el documento con el nombre y en la ubicación especificada. La herramienta Guardar como le permite almacenar el archivo por primera vez o volverlo a guardar cambiando el nombre y/o la ubicación. Para activar ambas herramientas debemos acceder a la Ficha Archivo y en ella podremos encontrar ambas opciones. Si pulsa lo opción Guardar como cambiarán las opciones a la derecha. Seleccione la opción Equipo y escoja una de las carpetas recientes o bien pulse el botón Examinar para indicarle la ruta. Una vez hecho, aparecerá una nueva ventana donde deberá introducir en el recuadro Nombre de archivo la forma en que desea etiquetar su documento y en la parte superior podrá navegar a través de la estructura de carpetas de su ordenador hasta encontrar la ubicación donde deberá guardarse el archivo.

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La herramienta Guardar puede ser llamada también desde barra de acceso rápido (la herramienta en forma de disquete) o puede aplicarse mediante la combinación de teclas Control + G. En ambos casos, si el archivo no ha sido guardado con anterioridad se transformará en Guardar como. La opción Guardar como puede ser activada también desde el teclado pulsando la tecla de función F12.

LIBRE OFFICE En Writer existen las dos mismas opciones mencionadas en Word: Guardar y Guardar como

• Guardar se localiza en la barra herramientas Estándar y es la tercera herramienta empezando por la izquierda. También puede acceder a ella pulsando la opción Archivo de la barra de menús y seleccionando la opción Guardar. Por último, puede pulsar también la combinación de teclas Control + G.

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• La herramienta Guardar como está situada a la derecha de la herramienta Guardar en la barra de herramientas Estándar y es la cuarta empezando por la izquierda. Se puede acceder también a través de la opción Guardar como que se encuentras en el desplegable Archivo de la barra de menús. La combinación de teclas Control + Mayúsculas + S también activan esta herramienta.

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1.9. CERRAR LA APLICACIÓN Antes de empezar, vamos a distinguir entre cerrar un documento y cerrar Word. La primera de las opciones consiste en dejar de utilizar el documento en uso, pero continuar dentro de Word. Señalemos que Word puede tener abiertos múltiples documentos de forma simultánea en su ordenador. La segunda de ellas implica cerrar el programa y por tanto, todos los documentos abiertos. Tanto en un caso como en otro, si intenta cerrar un documento que no ha almacenado se le indicará que puede perder los cambios y se pedirá que los almacene o que confirme su eliminación.

Cerrar un documento Para cerrar un documento puede hacerlo de las siguientes formas: • Pulsando el botón Cerrar ventana que aparece en la parte superior derecha de la ventana de Word. • Pulsando la combinación de teclas Alt + F4. • Seleccionando la ficha Archivo y pulsando la opción Cerrar que figura en la lista. • Pulsando la combinación de teclas Control + R.

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Cerrar Word Puede cerrar Word de las siguientes maneras: • Al cerrar el último documento con las opciones botón Cerrar ventana o Alt + F4, por defecto cierran Word. • En la barra de tareas de Windows, seleccione con el botón derecho del ratón en el botón de tareas de Word y en el menú contextual aparecerá la opción Cerrar todas las ventanas. Si la pulsa, Word cerrará todas y cada una de las ventanas, pidiendo confirmación de la forma habitual si el contenido no ha sido grabado.

LIBRE OFFICE Las operaciones de cerrar documento y aplicaciones en Writer son similares a las vistas en Word: Cerrar un documento Para cerrar un documento puede hacerlo de las siguientes formas: • Pulsando el botón Cerrar ventana que aparece en la parte superior derecha de la ventana de Word. • Pulsando la combinación de teclas Alt + F4. • Seleccionando el menú Archivo y pulsando la opción Cerrar que figura en la lista. Cerrar Writer • Se cierra de las dos mismas formas que Word. Adicionalmente, en Writer puede seleccionar la opción Salir de LibreOffice que se encuentra al desplegar en la barra de menús la opción Archivo. También puede realizarse pulsando la combinación de teclas Control + Q.

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1.10. ABRIR UN DOCUMENTO Como en la mayor parte de procesos que llevamos vistos, se puede abrir un documento en Word de diferentes formas: • Pulsando la ficha Archivo y seleccionando la opción Abrir. En el lado derecho de la ventana aparecerán tres opciones: Recientes (con los últimos archivos abiertos en Word), OneDrive: Personal (para conectarse a la nube de Microsoft y descargar archivos que haya almacenado en ella) o Equipo (que le permite navegar a través de la estructura de carpetas de su ordenador). En función de su selección, variarán las opciones que se ofrecen más a la derecha de la selección.

• La combinación de teclas Control + A le llevará directamente a la opción Abrir de Word. • También puede localizar un archivo de Word en una carpeta y hacer un doble clic sobre él. Windows abrirá Word con el documento ya cargado.

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LIBRE OFFICE Para abrir un documento en Writer puede hacerlo de las siguientes maneras • Pulsando la herramienta Abrir que se encuentra en la barra de herramientas Estándar, la segunda por la izquierda. Writer mostrará el cuadro de diálogo Abrir, donde podrá navegar a través de su estructura de carpetas para localizar el archivo. Junto a esta opción se encuentra un desplegable que muestra los últimos archivos abiertos.

• Pulsando la opción Abrir del desplegable que se muestra al seleccionar Archivo en la barra de menús. En el mismo menú encontrará la opción Recientes que le muestra los últimos archivos abiertos en Writer. • Con la combinación de teclas Control + O. • Localizando un archivo de Writer en una carpeta y haciendo doble clic sobre el mismo.

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2. FORMATOS DE TEXTO Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, se define el término formato como “Conjunto de características técnicas y de presentación de una publicación periódica o de un programa de televisión o radio”. Por tanto, entendemos que la opción de dar formato a un texto, consiste en modificar la forma del mismo, hasta llegar a la apariencia que deseamos que tenga. Partiendo de esta premisa, podemos señalar que existen tres grandes formatos dentro de un documento: • Formato de fuente. • Formato de párrafo. • Formato de página. El Formato de fuente recoge aquellas características que afectan directamente a los caracteres que componen el texto. Hablamos de características como: tipo de fuente, tamaño, color de fuente, negrita, cursiva, subrayado y muchas más, cuya funcionalidad es cambiar la apariencia de dichos caracteres. El Formato de párrafo hace referencia a las características que modifican la forma en que se visualizan los párrafos desde un punto de vista distributivo o estético, por tanto, hablamos de herramientas como: sangrías, espacio interlineal, alineación, separación entre párrafos, bordes, sombreados y muchas más. El Formato de página incluye una serie de herramientas enfocadas a modificar el aspecto final del documento en su conjunto. Dentro de estas herramientas se encuentran: orientación del papel, encabezados y pies de página, tamaño, márgenes y otras más. En los epígrafes 2.1 y 2.2 hablaremos de los dos primeros formatos mientras que en el 4.2 trataremos los elementos del formato de página.

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2.1. FORMATO DE FUENTE Las opciones que permiten modificar el formato de la fuente se encuentran en la ficha Inicio, reunidas en el grupo Fuente. En la siguiente imagen se aprecia dicho grupo con las herramientas que lo componen:

Detallemos cada una de las herramientas que componen dicho grupo: • Tipo de fuente: Hace referencia a la tipografía (el diseño de la fuente) que deseamos aplicar. Al seleccionar esta herramienta, se abre un desplegable donde se muestran los nombres de las fuentes disponibles usando su propia tipografía. Puede también acceder de forma más rápida si conoce el nombre de la fuente, escribiéndolo en el recuadro de dicha herramienta. • Tamaño de fuente: Permite seleccionar el tamaño al que se debe visualizar la fuente. Este tamaño se mide en puntos (el tamaño de un punto es equivalente a una pulgada dividido entre 72). Las fuentes más usuales suelen utilizarse a un tamaño entre los 10 y 12 puntos para el texto y entre 14 y 16 para remarcar los títulos. • Aumentar fuente: Las fuentes suelen tener unos tamaños predeterminados cuando se instalan, si bien pueden representarse con cualquier otro. Por ejemplo, la fuente Calibri incorpora los tamaños: 8,9,10,11,12,14,16,18,20,22,24,26,28,36,48 y 72. Esta herramienta realiza un aumento de la fuente hasta su siguiente tamaño predeterminado. • Disminuir fuente: Realiza una disminución de la fuente hasta el tamaño anterior predeterminado.

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• Cambiar mayúsculas y minúsculas: Permite variar el texto seleccionado entre cinco alternativas posibles: »» Tipo oración (pone en mayúsculas la primera letra de un párrafo y la primera letra que se encuentre después de un punto). »» minúsculas (cambia todo el texto a letra minúscula). »» MAYÚSCULAS (modifica el texto seleccionado y lo pone todo en mayúsculas). »» Poner En Mayúsculas Cada Palabra (hace que la primera letra de cada palabra quede en mayúsculas y el resto en minúsculas). »» Alternar MAY/min (esta opción cambia las letras mayúsculas a minúsculas y viceversa en el texto seleccionado). • Borrar formato: Elimina los efectos de formato fuente aplicados sobre el texto seleccionado. • Negrita: Este efecto hace que la fuente se vea ligeramente más gruesa y más oscura. • Cursiva: Este efecto, también conocido como itálica, hace que la fuente se vea de forma inclinada hacia la derecha como si imitase un estilo más caligráfico. • Subrayado: Visualiza una línea simple bajo el texto. En el desplegable que aparece a su derecha pueden seleccionarse otros tipos de subrayado como: doble, punteado, guionizado, ondulado y otros más. Así mismo puede modificarse también su color. • Tachado: Muestra el texto con una línea superpuesta sobre él. • Subíndice: Esta herramienta reduce el texto a un 40% de su tamaño y lo sitúa por debajo de la línea media. Se utiliza para crear textos como: log3X. • Superíndice: Similar al anterior, pero el texto se coloca por encima de la línea media. Es utilizado para crear textos como: área del cuadrado = l2 • Efectos de texto y tipografía: Cambia el diseño del texto aplicándole opciones como sombras, reflejos, efectos 3D o colores. • Color de resaltado de texto: Permite visualizar el texto como si utilizase un rotulado de marcar sobre el mismo. Tiene una variedad de colores para poder aplicar el que más convenga en cada caso. Al imprimir el documento, el texto aparecerá de la misma forma. Este efecto cambia el color del fondo pero no del texto. • Color de fuente: Facilita modificar el color en que debe aparecer el texto. A diferencia del anterior, sólo cambia el color del texto y no del fondo.

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Adicionalmente puede variar más características del formato de fuente si pulsa el botón que figura en la parte inferior derecha del grupo y que abre el cuadro de diálogo con el nombre Fuente. En esta ventana se recogen la mayoría de opciones comentadas en este epígrafe.

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LIBRE OFFICE En Writer podemos encontrar la mayoría de las herramientas explicadas en la barra de herramientas de Formato. Desarrollemos estas herramientas:

• Nombre del tipo de letra: Similar a la herramienta Tipo de fuente en Word. • Tamaño de letra: Similar a la herramienta Tamaño de fuente en Word. • Negrita: Similar a la herramienta Negrita en Word. • Cursiva: Similar a la herramienta Cursiva en Word. • Subrayado: Esta herramienta sólo permite la aplicación de un subrayado simple bajo el texto seleccionado. • Tachado: Similar a la herramienta Tachado en Word. • Superíndice: Similar a la herramienta Superíndice en Word. • Subíndice: Similar a la herramienta Subíndice en Word. • Sombra: Permite el establecimiento de una sombra detrás del texto. • Contorno: Eliminar el color del interior de la fuente dejando solo el borde exterior. • Limpiar formato directo: Similar a la herramienta Borrar formato en Word. • Color de letra: Similar a la herramienta Color de fuente en Word. • Resalte: Similar a la herramienta Color de resaltado de texto en Word.

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Al igual que en Word puede variar más características del formato de fuente si despliega la opción Formato de la barra de menús y selecciona la opción Carácter. El resultado será un cuadro de diálogo que recoge la mayoría de las opciones de formato vistas y le permite aplicar o ampliar otras, como por ejemplo diferentes tipos de subrayado o efectos de relieve.

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2.2. FORMATOS DE PÁRRAFO En este epígrafe nos centraremos en modificar el aspecto de nuestros párrafos usando el grupo de herramienta denominado Párrafo. Sus herramientas más importantes son:

• Viñetas: Esta herramienta le permite la creación de listas precedidas por un símbolo, al igual que los dos siguientes tipos de listas, serán vistos en profundidad en el epígrafe 3.1. • Numeración: Permite la creación de listas numeradas. • Listas multinivel: Con esta herramienta se pueden crear listas con subniveles • Disminuir sangría: Denominamos sangría al hecho de recortar un texto por la izquierda o por la derecha dentro de los márgenes habituales de un documento. La herramienta Disminuir sangría le permite disminuir este efecto si el texto lo tiene aplicado. Simplemente seleccione el texto y pulse la herramienta. • Aumentar sangría: Produce el adentramiento del texto por su lado izquierdo en incrementos de 1,25cm. Si aplica este efecto sobre la primera línea de un párrafo, sólo adentrará dicha línea, quedando un efecto de cortesía en el párrafo; si por el contrario, lo hace sobre cualquier otra línea de un párrafo o sobre una selección de éstos, se adentrarán todo/s el/los párrafo/s seleccionado/s.

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• Ordenar: Cuando selecciona varios elementos separados por un Enter, abre el cuadro de diálogo Ordenar texto. Sobre él podrá seleccionar qué tipo de elementos deben ser ordenados y si desea aplicar un orden ascendente o descendente).

• Mostrar todo: Esta herramienta visualiza los códigos usados en la creación del texto y que permanecen ocultos por regla general. Se suele utilizar cuando el texto no se ajusta a la aplicación de una herramienta, para, de esta forma, saber qué puede estar ocurriendo. • Alinear a la izquierda: Con esta herramienta Word alinea el texto por su lado izquierdo, es decir, mantiene paralelo el texto con respecto a su margen izquierdo, por el contrario el lado derecho queda completamente libre. Es la alineación por defecto. Puede aplicarse también con la combinación de teclas Control + Q. • Centrar: Alinea el texto en función de un hipotético eje central, balanceando el mismo a izquierda y derecha para mantener el centrado. Puede aplicarse también con la combinación de teclas Control + T. • Alinear a la derecha: Alinea el texto por su lado derecho, es decir, mantiene paralelo el texto con respecto a su margen derecho, por el contrario el lado izquierdo queda completamente libre. Puede aplicarse también con la combinación de teclas Control + D. • Justificar: Abre los espacios entre palabras si es necesario para mantener ambos lados paralelos con sus márgenes. El efecto es un texto que se ve perfectamente cuadrado por ambos lados. Puede aplicarse también con la combinación de teclas Control + J.

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• Espaciado entre líneas y párrafos: Esta herramienta abre un desplegable que se divide en dos partes. En la superior, podemos encontrar las opciones: 1,0-1,15-1,5-2-2,5 y 3 que hacen referencia a la separación que debe existir entre una línea y la siguiente. En la segunda parte encontramos las opciones Agregar espacio antes del párrafo y Agregar espacio después del párrafo, las cuales permiten aumentar la distancia entre párrafo y párrafo en incrementos de 6 puntos. Así por ejemplo, si aplicar 6 puntos en el espacio anterior de un párrafo y 6 puntos en el espacio posterior de un párrafo, la distancia entre dos párrafos será de 12 puntos (6 del anterior + 6 del posterior).

• Sombreado: Esta herramienta permite poner un color de fondo en el texto seleccionado, ofreciendo una paleta de colores preseleccionados o la posibilidad de definir su propio color. • Bordes: Le ofrece la posibilidad de establecer líneas alrededor o dentro del texto seleccionado. Es una opción muy interesante para la creación de los típicos cuadros de Nota o Aviso.

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Adicionalmente puede variar más características del formato de párrafo si pulsa el botón que figura en la parte inferior derecha del grupo y que abre el cuadro de diálogo con el nombre Párrafo. En esta ventana se recogen las herramientas de sangría, alineación y espaciado vistas en el epígrafe.

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LIBRE OFFICE Al igual que en el epígrafe anterior, las herramientas de párrafo se ubican en la barra de herramientas de Formato. Seguidamente vamos a desglosarlas:

• Activar/desactivar viñetas: Muy similar a la utilizada en Word. • Activar/desactivar numeración: Muy similar a la utilizada en Word, se verá junto a la anterior con más profundidad en el epígrafe 3.1. • Alinear a la izquierda: Similar a la herramienta Alinear a la izquierda estudiada en Word. • Centrar horizontalmente: Similar a la herramienta Centrar estudiada en Word. • Alinear a la derecha: Similar a la herramienta Alinear a la derecha estudiada en Word. • Justificado: Similar a la herramienta Justificar estudiada en Word. • Interlineado: Su funcionamientos es igual que en Word, permitiendo de forma automática los interlineados: 1-1,151,5 y 2. Adicionalmente permite usar varios tipos de interlineado: Sencillo (usado por defecto), 1,5 líneas (1,5 veces el interlineado sencillo), Doble (2 veces el interlineado sencillo), Proporcional (aumenta o disminuye en función del porcentaje que especifiquemos), Como mínimo (ajusta el espaciado para indicar el mínimo espaciado permitido), Interlineado (permite ajustar la altura vertical en puntos de separación) y Fijo (hace que la separación de ajuste a una medida).

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• Aumentar espacio entre párrafos: Esta herramienta aumenta por arriba y por abajo simétricamente el espacio de separación entre los párrafos seleccionados.

• Disminuir espacio entre párrafos: Igual a la anterior pero disminuye el espaciado. • Aumentar sangría: Similar a la estudiada en Word, pero no permite el adentramiento de la primera línea. Solamente sangra párrafos completos. • Reducir sangría: Similar a la herramienta Disminuir sangría vista en Word.

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Podemos variar más características del formato de párrafo si desplegamos la opción Formato de la barra de menús y selecciona la opción Párrafo. Verá un cuadro de diálogo que recoge la mayor parte de las herramientas trabajadas: sangría, espaciado entre párrafos e interlineado.

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Para acceder a las opciones Sombreado y Bordes vistas en Word, debe hacerlo desplegando la opción Formato de la barra de menús y seleccionando la opción Párrafo. En el cuadro de diálogo que aparece seleccione la pestaña Bordes y desde ella podrá aplicar las líneas que desee, variar su grosor y/o color, aplicar un color de fondo o crear una sombra para su recuadro.

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PRESTA ATENCIÓN La mayoría de las herramientas de formato vistas en Writer (tanto de fuente como de párrafo), pueden ser visualizadas también a través de la barra de herramientas lateral pulsando en Herramientas (botón con forma de llave). Writer desplegará un menú que contiene muchas de estas herramientas.

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3. DOCUMENTOS AVANZADOS En este módulo veremos diferentes herramientas que permitirán diseñar documentos con prestaciones superiores a la de un simple texto con formato. Así por ejemplo, empezaremos con una herramienta que le facilitará la creación de listas organizadas. Trabajaremos también con herramientas que incorporan imágenes a los documentos y que a su vez permiten tratarlas para obtener el máximo resultado. Con las tablas podremos crear cuadrículas dentro de nuestros documentos para la inserción de datos dentro de ellas y representar informaciones tales como: horarios, cuadrantes, facturas y cualquier otra información almacenada en cuadrículas. También veremos cómo insertar encabezados y pies en nuestros documentos. Finalmente trabajaremos con diversas opciones que permitirán pulir los documentos eliminando errores ortográficos y gramaticales o usando diccionarios de sinónimos para evitar la repetición de expresiones.

3.1. VIÑETAS Y LISTAS NUMERADAS

DEFINICIÓN En los documentos, es frecuente encontrarse con la necesidad de enumerar una serie de elementos y que además, queden resaltados con respecto al resto del texto. Este recurso se conoce con el nombre de listas y, tanto Word como Writer, disponen de herramientas que le permiten crear estas listas de elementos precedidas por: símbolos, números o combinaciones de ellos.

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3. DOCUMENTOS AVANZADOS Para aplicar una lista, debe seleccionar los elementos que la componen y que deben estar separados por Enter. Una vez hecho, deberá pulsar la herramienta de listas que desee. • Viñetas: En el caso de viñetas le permitirá establecer un símbolo como marca de identificación de cada elemento de la lista. Cuando abre el desplegable y escoge un tipo de viñeta puede ver cómo quedará en el texto seleccionado.

• Numeración: Esta herramienta es similar a la anterior pero en lugar de utilizar símbolos genera listas numeradas usando: números naturales (1,2,3,…), números romanos (I,II,III,…), números ordinales (1º,2º,3º,…) o letras (a,b,c,…).

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• Listas multinivel: Similar a las opciones anteriores pero permite establecer subniveles dentro de las listas, así por ejemplo, podemos usar una numeración de tipo legal donde el epígrafe 1., puede dividirse en los epígrafes 1.1., 1.2.,… y a su vez el epígrafe 1.2., puede dividirse en los epígrafes 1.2.1., 1.2.2.,…

Para crear los subniveles, debe seleccionar los párrafos que lo componen y pulsar la tecla Tabulador. Cada vez que la pulsa, lleva el texto un subnivel hacia abajo. Si por el contrario pulsa la combinación de teclas Control + Tabulador, lleva el texto un subnivel hacia arriba. Los subniveles pueden estar formados sólo por números y letras, sólo por viñetas o bien por combinación de ambos.

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LIBRE OFFICE Las opciones de viñetas en Writer son similares a las mostradas anteriormente en Word. Ambas opciones se activan desde la barra de herramientas de Formato.

• Activar/desactivar viñetas: Esta opción es muy similar a la utilizada en Word si bien no permite visualizar en pantalla como quedará la lista antes de aplicarla.

• Activar/desactivar numeración: Similar a la utilizada en Word, pero con las mismas salvedades que las indicadas en la herramienta anterior.

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Tanto la opción Más viñetas como la opción Más numeración abren un cuadro de diálogo que permiten perfilar más este tipo de listas desde las siguientes pestañas:

• Viñetas: Ofrece las diferentes opciones de selección de lista basada en viñetas. • Tipo de numeración: Ofrece las diferentes opciones de selección de lista basada en números o letras. • Esquema: Le permite la creación de listas a varios niveles de forma análoga a como se realizan en Word. • Imagen: Ofrece las diferentes opciones de selección de lista basada en pequeñas imágenes. • Posición: Permite variar la posición y alineación de la viñeta con respecto al texto. • Opciones: Contiene opciones que le permiten modificar la posición del nivel con respecto al subnivel siguiente y opciones de fuente de la viñeta.

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3.2. INSERTAR IMÁGENES Es habitual trabajar con imágenes en nuestros documentos. En este epígrafe veremos las herramientas que nos permiten insertar dichas imágenes y su posterior tratamiento. Word distingue dos formas de insertar imágenes: aquellas almacenadas en el ordenador y que están guardadas en forma de archivos o bien desde el buscador Bing (para esta última opción debe tener conexión a Internet). Ambas herramientas se localizan en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar. Imágenes Esta herramienta le permite insertar una imagen desde un archivo. Al pulsar la herramienta se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen en Word que le permitirá navegar por su estructura de carpetas y seleccionar la imagen que desea colocar en su documento.

Cuando inserte dicha imagen, aparecerá en su documento con ocho cuadrados cuatro en los vértices y cuatro en el centro de los lados. Estos cuadrados se denominan puntos de anclaje y permiten modificar el tamaño de la imagen tirando de ellos. Los cuadrados de los vértices realizan esta modificación manteniendo la relación de la imagen, es decir, sin distorsionarla; por el contrario los laterales permiten modificar su tamaño distorsionando la misma.

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Encima de estos puntos podemos ver una línea finalizada en un punto, el cual permite rotar la imagen en el documento.

Adicionalmente, puede observar que al insertar la imagen o seleccionarla, aparece una nueva ficha denominada Formato incluida dentro de un grupo de fichas denominado Herramientas de imagen.

Veamos las principales herramientas de esta ficha: • Correcciones: Permite ajustar el brillo y contraste de la imagen. Ofrece un desplegable donde puede seleccionar distintos tipos de ajuste. • Color: En forma de desplegable podrá seleccionar diferentes cambios de color para la imagen seleccionada.

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• Efectos artísticos: Ofrece la posibilidad de cambiar la presentación de la imagen aplicando efectos como: difuminado, acuarela, carboncillo u otros diferentes. • Comprimir imágenes: Esta herramienta disminuye el tamaño de la imagen para que pese menos en el documento. • Cambiar imagen: Permite sustituir la imagen seleccionada por otra de su elección. • Restablecer imagen: Elimina todos los cambios realizados en la imagen seleccionada devolviéndola a su estado original. • Estilos de imagen: Permite la aplicación de diversos cambios de forma generalizada mediante la selección de un modelo perteneciente a la lista que se muestra.

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• Contorno de imagen: Le permite establecer una línea alrededor de la imagen y escoger tanto su grosor como su color. • Efectos de la imagen: Crea efectos de sombra, reflejo, iluminación, bordes suaves, bisel o 3D sobre la imagen seleccionada. • Posición: Le permite definir la posición en que la imagen aparecerá en la página. • Ajustar texto: Indica como debe quedar la imagen con respecto al texto. Existen diferentes opciones de ajuste: »» En línea con el texto: La primera línea del texto coincide con el final de la imagen. »» Cuadrado: El texto se distribuye a ambos lados de la imagen. »» Estrecho: El texto se distribuye a ambos lados de la imagen ajustándose al perfil de la misma. »» Transparente: La imagen se convierte en un elemento con los colores difusos y trasparente, no ocupa posición en el texto. »» Arriba y abajo: La imagen impide que haya texto a su misma altura, sólo se permite texto por encima y por debajo de la imagen. »» Detrás del texto: Coloca la imagen detrás del texto escrito sin que ocupe posición alguna. Si no es transparente tapará el texto. »» Delante del texto: Coloca la imagen delante del texto escrito sin que ocupe posición alguna. Si no es transparente tapará el texto. Imágenes en línea Esta herramienta le permite insertar una imagen desde el buscador Bing. Una vez seleccionada introduzca el nombre de la imagen a buscar en el recuadro de la parte superior y pulse la lupa que aparece a la derecha.

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Una vez que Word muestra las diferentes imágenes encontradas, debe seleccionar una y pulsar el botón Insertar.

A partir de este punto, las imágenes se tratan de igual forma que lo visto anteriormente.

LIBRE OFFICE Para insertar una imagen desde Writer, debe acceder la herramienta Imagen que se encuentra en la barra de herramientas Estándar. El resultado será la apertura del Cuadro de diálogo insertar Imagen.

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Una vez insertada, ésta aparecerá con los mismos puntos de anclaje que en Word. De forma simultánea, se mostrarán las barras de herramientas Marco e Imagen. Barra de herramienta Marco Detallemos a continuación la operatividad de cada herramienta:

• Cambiar ancla: El ancla permite seleccionar a qué elemento del documento se une la imagen. Puede hacerlo de cuatro formas diferentes: a la página, a un párrafo, a un carácter o como si fuese un carácter más del documento. • Desactivar ajuste: Impide que la imagen se ajuste al texto y mantiene a éste por encima y por debajo de la imagen. • Ajuste de página: Distribuye el texto alrededor de la imagen, tanto a izquierda como a derecha. • Ajuste de página dinámico: Sitúa el texto de la imagen en el lado de ésta en que más espacio quede. • Continuo: La imagen no tiene ajuste, se sitúa encima o debajo del texto. Por defecto el ajuste es encima del texto. • Alinear a la izquierda: Coloca la imagen pegada al margen izquierdo del documento. • Centrar horizontalmente: Coloca la imagen en el centro del documento. • Alinear a la derecha: Coloca la imagen pegada al margen derecho del documento. • Alinear arriba: Coloca la imagen en la parte superior de un cuadro. • Alinear al centro vertical: Coloca la imagen en el centro de un cuadro.

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• Alinear abajo: Coloca la imagen en la parte inferior de un cuadro. • Traer al frente: Cuando hay varios objetos (imágenes, gráficos, formas, etc.), coloca el objeto seleccionado el primero de todos. • Hacia arriba: Cuando hay varios objetos, sube la posición del objeto seleccionado una posición en la lista. • Hacia abajo: Cuando hay varios objetos, baja la posición del objeto seleccionado una posición en la lista. • Enviar al fondo: Cuando hay varios objetos, coloca el objeto seleccionado el último de todos. • Bordes: Permite aplicar bordes a la imagen seleccionada. • Estilo de borde: Ofrece la posibilidad de escoger el tipo de línea para el borde. • Color de borde: Sirve para determinar el color del borde. • Color de fondo: Ofrece una paleta de colores que puede utilizarse de fondo si la imagen presenta transparencias.

Barra de herramientas Imagen

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• Filtro: Similar a la herramienta Efectos de imagen de Word. • Modo gráfico: Permite redefinir la imagen en escala de grises, blanco y negro o difuminado. • Recortar la imagen: Muestra unos puntos similares a los de anclaje pero más gruesos que le permiten recortar el tamaño de la imagen suprimiendo parte de ésta. • Reflejar verticalmente: Cambia la visualización de la imagen poniéndola boca abajo. • Reflejar horizontalmente: Cambia la visualización de la imagen como si se reflejase en un espejo, es decir, cambiando a la izquierda lo que se ve en la derecha y viceversa. • Girar 90º a la izquierda: Rota la imagen 90º por su lado izquierdo. • Girar 90º a la derecha: Rota la imagen 90º por su lado derecho. • Transparencia: Suaviza los colores de la imagen haciéndola más trasparente. • Color: Abre una ventana donde podrá seleccionar los canales RGB (Red, Green, Blue – Rojo, Verde, Azul) de la imagen, así como el Brillo, el Contraste y el Gamma.

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3.3. INSERTAR TABLAS

DEFINICIÓN Una tabla es una estructura en forma de cuadrícula formada por divisiones horizontales denominadas filas y divisiones verticales denominadas columnas. El cruce una fila y una columna se denominada celda. La celda se convierte de esta manera en un receptáculo de información similar a un casillero.

Para crear una tabla, el paso previo es tener claro el número de filas y columnas que ésta va a tener, para de esta forma poder definirla en su creación. Una vez decidido, deberemos seleccionar la herramienta Tabla del grupo Tablas de la ficha Insertar. El resultado será la apertura de un desplegable con diversas opciones:

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• Cuadrícula de selección: En la cuadrícula que se muestra puede seleccionar de forma intuitiva el número de filas y columnas que debe tener la tabla que desea crear. • Insertar tabla: Esta herramienta abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre que le permite crear una tabla indicando manualmente el número de filas y columnas que desea que tenga la tabla. Igualmente le permite seleccionar en la creación cómo desea que sean las celdas de su tabla: con un ancho de columna fijo (opción por defecto), que se vayan ajustando al contenido que se introduce en ellas o el ancho de la tabla va cambiando para ajustarse a los márgenes del documento.

• Dibujar tabla: Con esta herramienta puede dibujar la tabla de forma manual trazando las líneas y divisiones que desee. Su creación puede parecer sencilla en un principio, pero a la larga, resultar más tediosa si la tabla no tiene una forma sencilla. • Convertir texto en tabla: Esta herramienta permite reconvertir un texto hacia una tabla, transformando cada párrafo en una línea y cada tabulación en una columna. • Hoja de cálculos Excel: Abre sobre el documento un recuadro y en su interior enlaza con la hoja de cálculos Excel de Microsoft, permitiendo el tratamiento de su contenido como si fuese una hoja de cálculos. Al hacer un clic fuera del recuadro, el control vuelve al Word incluyendo la tabla realizada en Excel como una tabla Word.

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Esta tabla puede volver a editarse en Excel haciendo un clic sobre ella.

• Tablas rápidas: Ofrece al usuario una selección de tablas predefinidas que puede usar como base para la creación de una nueva tabla.

PRESTA ATENCIÓN Cuando se crea o se selecciona una tabla, Word activa un grupo de fichas denominado Herramientas de tabla y que se compone de dos fichas: Diseño y Presentación. Estas fichas contienen herramientas destinadas a mejorar la presentación de nuestra tabla.

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Diseño Veamos qué podemos hacer con las herramientas de esta ficha:

• Estilos de tabla: Muestra un desplegable en el que se recogen diferentes muestras de cómo puede quedar una tabla aplicando sobre ella de forma automática una combinación de líneas, colores y formatos de fuente. Se encuentran asociadas a esta aplicación de estilo las diferentes herramientas del grupo Opciones estilo de tabla y sirven para indicar qué elementos de la tabla (los seleccionados) recibirán dicho estilo. • Sombreado: Ofrece una paleta de colores que puede aplicar para usar de fondo en las celdas seleccionadas. • Estilos de borde: Con esta herramienta y tras escoger un tipo de línea y color, aparecerá un puntero en forma de pluma estilográfica, el cual, cambiará todas las líneas de su tabla que toque al estilo seleccionado. Asociada a esta herramienta, encontraremos las tres que aparecen a su izquierda: »» Estilo de pluma: Permite variar el tipo de línea usado para trazar el estilo. »» Grosor de pluma: Permite modificar el grosor de la línea usada para trazar el estilo. »» Color de la pluma: Permite variar el color de línea usado para trazar el estilo. »» Bordes: Similar a la herramienta vista en un epígrafe anterior, permite indicar sobre una selección de celdas los bordes a los que debe aplicarse el estilo seleccionado. »» Copiar Borde: Permite duplicar el borde definido sobre otras celdas de la tabla.

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Presentación Entremos en el funcionamiento de las herramientas de esta ficha:

• Seleccionar: Permite seleccionar la tabla completa, fila, columna o celda sobre la que se encuentre el cursor. • Ver cuadrícula: Muestra u oculta la parrilla con el trazado de las celdas, para permitir al usuario ver el trazado de las celdas en caso de que haya eliminado los bordes. • Propiedades: Abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre y que permite variar muchas de las opciones vistas en este epígrafe.

Grupo Dibujar: Contiene las herramientas Dibujar tabla y Borrador que el permiten dibujar las líneas en su tabla o bien eliminarlas. Grupo filas y columnas: En este grupo encontrará la herramienta Eliminar que le facilita la opción de borrar filas, columnas, celdas o la tabla entera si lo desea, por otro lado encontrará las herramientas Insertar arriba e Insertar debajo que le permiten insertar una fila, y las herramientas Insertar a la izquierda e Insertar a la derecha que le permiten insertar una columna.

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• Combinar celdas: Con esta herramienta puede seleccionar dos o más celdas y unirlas formando una única celda. • Dividir celdas: Permite partir una celda en dos o más. Esta división puede ser tanto horizontal como vertical. • Dividir tabla: Parte la tabla a partir de la fila siguiente en la que se encuentre el cursor convirtiéndola en dos tablas diferentes. • Autoajustar: Ofrece diferentes opciones que le permiten ajustar la tabla según el tipo de necesidades: al contenido, a la ventana o con un ancho fijo para todas las columnas. • Alto y Ancho: Permiten ajustar las medidas de la celda. • Distribuir filas: Esta herramienta trabaja sobre una selección de filas con diferente altura, sumando el alto de cada una de ellas y repartiendo la altura entre todas para que queden iguales. • Distribuir Columnas: Esta herramienta trabaja sobre una selección de columnas con diferente ancho, sumando el ancho de cada una de ellas y repartiendo la anchura entre todas para que queden iguales. • Alineación: Mediante nueve opciones, podrá seleccionar en qué parte de su celda desea alojar el contenido. • Dirección del texto: Permite establecer si desea el texto en forma horizontal (por defecto), vertical orientado hacia arriba o vertical orientado hacia abajo. • Márgenes de celda: Permite establecer los márgenes de la celda con respecto a su contenido. • Grupo Datos: Contiene diferentes opciones relacionadas con el tratamiento de la información contenida en la tabla, como por ejemplo la posibilidad de ordenación, de aplicar una fórmula matemática sobre los contenidos, de repetir la fila de títulos si la tabla es muy extensa o la opción ya vista de convertir texto en tabla.

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LIBRE OFFICE Para iniciar la creación de una tabla en Writer, usaremos la herramienta Insertar tabla contenida en la barra de herramientas Estándar, al pulsarla se abrirá un desplegable donde seleccionar el número de filas y columnas que componen la tabla.

Al seleccionar el número de filas y columnas, Writer mostrará la cuadrícula de dicha tabla y en la parte inferior del procesado habrá activado la barra de herramientas Tabla.

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Las herramientas de esta barra son similares a las explicadas en Word: • Insertar fila debajo: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Insertar columna a la derecha: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Eliminar las filas: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Eliminar las columnas: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Eliminar la tabla: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Seleccionar la fila: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Seleccionar la columna: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Seleccionar la tabla: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Unir celdas: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Dividir celdas: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Optimizar: Esta herramienta trabaja sobre una selección de celdas y permite: Distribuir filas uniformemente, Distribuir columnas uniformemente, buscar la Altura óptima de las filas o la Anchura óptima de las columnas en función del contenido. • Alinear arriba: Alinea el contenido a la parte superior de la celda. • Centrar verticalmente: Alinea el contenido al centro de la celda. • Alinear abajo: Alinea el contenido a la parte inferior de la celda. • Color de fondo: Similar a la herramienta estudiada en Word.

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• Formato automático: Permite seleccionar entre una lista de modelos predefinidos un estilo para la tabla, aplicando: líneas, fondos, colores y fuentes.

• Bordes: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Estilo de borde: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Color de borde: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Formato numérico: moneda: Convierte el contenido numérico de una celda añadiendo puntos como separadores de millar, coma como separador decimal, dos decimales (si no los tuviese) y el símbolo del euro (€) al final de la cantidad. Ejemplo: 1.250,00 €. • Formato numérico: porcentaje: Convierte el contenido añadiendo dos decimales (si no los tuviese) y el símbolo de porcentaje (%) al final de la cantidad. Ejemplo: 35,42 %. • Formato numérico: decimal: Similar al formato moneda pero no añade el símbolo del euro. Ejemplo: 1.250,00. • Leyenda: Abre un cuadro de diálogo donde puede escribir una etiqueta para la tabla y definir sus características. Esta etiqueta se visualizará debajo de la tabla.

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• Ordenar: Similar a la herramienta estudiada en Word. • Suma: Abre una barra de fórmula donde puede indicar el nombre de las celdas que desea sumar. Al finalizar debe pulsar la opción Aplicar junto al recuadro con la fórmula y Writer incluirá el resultado en la celda.

• Fórmula: Similar a la herramienta anterior. En este caso le ofrece la posibilidad de seleccionar la función que desea aplicar sobre los cálculos pulsando el botón Fórmula en la barra de fórmulas.

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• Propiedades de la tabla: Muestra el cuadro de diálogo Formato de tabla que le permite modificar algunos de los aspectos vistos en este epígrafe.

3.4. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA

DEFINICIÓN Un documento se estructura en tres partes: encabezado, cuerpo y pie. El cuerpo es la parte central del documento y donde se registra el contenido del mismo. El encabezado es una franja que se sitúa entre el borde del documento y la parte superior del cuerpo y donde se introduce información que etiqueta el documento, tal como: fecha de creación, nombre del documento, autor, capítulo, número de página, logo de la empresa y, en resumen, cualquier tipo de información que no pertenece al contenido del documento propiamente. El pie desempeña la misma función pero su ubicación es entre el final del cuerpo y el margen inferior del documento.

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Para crear un encabezado o un pie, usaremos las herramientas Encabezado y Pie de página, las cuales se recogen en el grupo Encabezado y pie de página de la ficha Insertar. Al pulsar sobre ellos se abrirá un desplegable que muestra una selección de estos elementos previamente definida y que seleccionaremos para crear el encabezado o el pie.

Una vez que ha seleccionado un encabezado o un pie, Word le mostrará un grupo de fichas denominado Herramientas para encabezado y pie de página que contiene una única ficha denominada Diseño, la cual contiene todas las herramientas que le permiten trabajar con los encabezados y pies de página. Así mismo verá que en su documento se habilita el margen superior del documento, en el cual se sitúa el encabezado, y por el contrario el cuerpo aparece de color gris como si estuviese desactivado.

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Expliquemos qué es lo que podemos hacer con cada una de las herramientas que aparecen en esta ficha: • Encabezado: Le permite seleccionar un nuevo diseño de encabezado. • Pie de página: Al igual que la herramienta anterior, ofrece la posibilidad de seleccionar un nuevo diseño del pie. • Número de página: Esta herramienta es un desplegable que le ofrece la posibilidad de colocar un numerador de páginas eligiendo la posición en la página y el formato que desea para el mismo (números, letras o número romanos). • Fecha y hora: Abre un cuadro de diálogo que muestra diferentes formatos de fecha y hora. Tras escoger uno, lo insertar en la posición del cursor.

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• Información del documento: Incorpora al encabezado o pie información adicional como: el nombre del autor, la ruta del archivo, el nombre del archivo o el título del documento. • Elementos rápidos: Permite la incorporación de otros elementos como la compañía, el número de fax, el administrador, el asunto y otros. • Imágenes: Similar a la opción ya vista en un epígrafe anterior, le permite incorporar una imagen de su ordenador al documento. • Imágenes en línea: Al igual que la herramienta que ya vimos, permite la búsqueda de una imagen en Internet y su incorporación al documento. • Ir al encabezado: Esta herramienta le lleva al encabezado de la página cuando se encuentra en el pie. • Ir al pie: Complementaria de la anterior, esta herramienta le lleva al pie de la página cuando se encuentra en el encabezado. • Anterior: En caso de tener más de un encabezado o pie, le lleva al anterior al que se encuentra. • Posterior: En caso de tener más de un encabezado o pie, le lleva al siguiente del que se encuentra. • Vincular al anterior: Cuando se crea más de un encabezado o pie, Word hace que el nuevo sea igual al anterior, lo que supone que cualquier cambio realizado en el anterior se aplica en el siguiente. Si quita esta selección, podrá modificar el encabezado o el pie sin que el anterior se lo modifique. • Primera página diferente: Hace que en la primera página del documento no se apliquen encabezados ni pies, es decir, la trata como si fuese una portada. • Páginas pares e impares diferentes: Esta herramienta le ofrece la posibilidad de que los encabezados y pies de las páginas pares e impares sean diferentes. De esta forma, puede hacer por ejemplo, que el nombre del informe y el número de página aparezcan en el pie a la derecha en las páginas impares y a la izquierda en las páginas pares. • Mostrar todo el documento: Esta opción (que se aplica por defecto) muestra u oculta el cuerpo del documento mientras trabaja en el encabezado o el pie. • Encabezado desde arriba: Permite indicar qué separación en cm debe existir entre el encabezado y el borde superior del documento, es decir, del papel. • Pie de página desde abajo: Permite indicar qué separación en cm debe existir entre el pie y el borde inferior del documento. • Cerrar encabezado y pie de página: Da por finalizado el trabajo con el pie o el encabezado y le lleva de nuevo al cuerpo del documento. Esta acción puede realizarse de igual forma haciendo un doble clic con el ratón sobre el cuerpo y si desea reactivar el encabezado o el pie, puede hacerlo también con un doble clic sobre

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LIBRE OFFICE Writer ofrece una forma más modesta para la creación de encabezados o pie de páginas. Para crear uno de ellos debe seleccionar las herramientas Encabezado o Pie de página que aparecen al desplegar la opción Insertar de la barra de menús.

Al insertar uno de estos elementos, se activará en el documento la zona correspondiente a su localización. Si hacemos un doble clic sobre dicha zona, aparecerá una pestaña con el nombre de Encabezamiento o Pie. Si la pulsamos se abrirá un desplegable con tres opciones: • Formato de encabezamiento: Abre un cuadro de diálogo desde el que se pueden modificar diferentes opciones relativas a si los encabezados son similares en las páginas pares e impares, si la primera página es diferente o los márgenes de éste.

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• Bordes y fondo: Activa el cuadro de diálogo con el mismo nombre que ya se vio en otro epígrafe y que le permite trazar líneas en su encabezado y/o aplicarle un color de fondo. • Eliminar encabezamiento: Borra el encabezado activo. Para incluir otros elementos en los encabezados o pies de página, deberá utilizarse la herramienta Campos contenida dentro de las opciones de Insertar de la barra de menús. Al pulsar esta herramienta aparece un desplegable con diversas opciones:

3.5. ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA Word trabaja de forma dinámica indicando al usuario los fallos ortográficos y gramaticales. Los primeros los marca subrayando el texto en rojo y los segundos subrayando el texto en azul. A partir de este hecho, el proceso es tan simple como posicionar el puntero sobre el texto marcado, pulsar el botón derecho y escoger la opción apropiada en el menú contextual.

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En el ejemplo podemos ver que aparecen como alternativa a caxa las palabras: casa, cada, caza, caja o cara. Basta con hacer un clic sobre una de ellas y la cambiará por la anterior. Puede ocurrir que la palabra aunque no sea correcta, para el documento en cuestión si la consideremos como válida, en ese caso, usaremos la opción Omitir todo, la cual, le permitirá ignorar la corrección de dicha palabra en todo el documento. Incluso en algunos casos nos encontraremos con palabras correctas que no están incorporadas al diccionario (suele ocurrir con términos técnicos o palabras poco frecuentes). Para estos casos disponemos de la opción Agregar al diccionario, la cual le permite incorporar el término al tesauro de Word para futuras correcciones. En el caso de la gramática el funcionamiento es análogo, puede seleccionar la corrección del menú contextual. También dispone de la opción Omitir una vez para que ignore ese fallo por esta vez en el documento, pero si vuelve a aparecer, Word le mostrará un nuevo mensaje. Finalmente, la opción Gramática abre una barra lateral, donde muestra más información sobre el tipo de error y le ofrece nuevamente la opción de cambiarlo por la expresión correcta. Independientemente de las opciones directas, Word incorpora la herramienta Ortografía y gramática del grupo Revisión que se encuentra en la ficha Revisar. Esta herramienta realiza una búsqueda de errores a partir de la posición del cursor y se detiene cada vez que localiza uno, mostrando en la pantalla lateral si se trata de un error ortográfico o gramatical y variando las opciones en cada caso.:

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Así por ejemplo al localizar como error la expresión caxa, nos ofrece las siguientes opciones: • Omitir: Ignora la aparición del error, pero vuelve a marcarlo si lo localiza posteriormente. • Omitir todas: Ignora el error en todo el documento. • Agregar: Incorpora la palabra al diccionario. • Cambiar: Sustituye el término erróneo, por el escogido en la lista de alternativas que se muestra, para ese caso. • Cambiar todo: Sustituye el término erróneo, por el escogido en la lista de alternativas que se muestra, para todas las veces que ocurra en ese documento.

PRESTA ATENCIÓN Los correctores ortográficos y gramaticales eliminan muchos de los errores, pero no son infalibles ya que su método de corrección no es inteligente sino comparativo. Así por ejemplo, si escribe la frase: ayer vi un programa sobre la cata del zorro, no lo devolverá como error, ya que la palabra cata existe.

LIBRE OFFICE Writer dispone también de herramientas de corrección ortográfica y gramatical, pero en este caso su funcionamiento no es tan preciso como en Word. En el mismo ejemplo usado anteriormente, detecta el error ortográfico, pero por el contrario no da como error el gramatical. La herramienta Ortografía y gramática se encuentra en la barra de herramientas Estándar. Al pulsarla busca el primer error a partir de la posición del cursor y cuando lo encuentra muestra el cuadro de diálogo Ortografía y gramática.

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En el cuadro encontramos opciones muy parecidas a las vista en Word: • Ignorar una vez: No tiene en cuenta el error detectado por la herramienta, si lo vuelve a encontrar lo devolverá como fallo. • Ignorar todo: Ignora el error detectado todas las veces que aparezca en el documento. • Añadir al diccionario: Incorpora el error detectado al diccionario. • Corregir: Sustituye la palabra errónea por la seleccionada en el recuadro Sugerencias. • Corregir todo: Reemplaza la palabra errónea por la seleccionada en el recuadro Sugerencias entodo el documento. • Corregir siempre: Cambia la palabra errónea por la seleccionada en el recuadro Sugerencias cada vez que la encuentre, ya sea en el documento o en futuros documentos.

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3.6. SINÓNIMOS La herramienta Sinónimos de Word le permite reemplazar palabras en su documento por otras con un significado similar. Podrá hacerlo seleccionado la palabra y pulsando la herramienta Sinónimos del grupo Revisión que se encuentra en la ficha Revisar. Al hacerlo se abre una barra lateral, en la que aparecen sinónimos de la palabra seleccionada organizadas en grupos ordenados por significado. Así por ejemplo, si buscamos sinónimos de la palabra martillo, encontraremos sinónimos ordenados en las categorías: mazo, azote, machaco o golpeo. Dentro de cada una de las categorías aparecen a su vez diferentes palabras.

Para aplicar un sinónimo debe posicionar el puntero sobre la palabra que desea y hacer un clic. El resultado será un desplegable con las opciones Insertar para sustituir la palabra por la escogida y Copiar que realiza un duplicado de la palabra en el portapapeles.

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LIBRE OFFICE Para aplicar sinónimos en Writer hay que desplegar Herramientas en la barra de menús, seguidamente pulsar la opción Idioma y finalmente escoger la herramienta Sinónimos en el nuevo menú. El resultado será la aparición del cuadro de diálogo Sinónimos. En él aparecen las diferentes alternativas agrupadas por significado.

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3.7. CONTAR La herramienta Contar palabras se encuentra en el grupo Revisión de la ficha Revisar y ofrece una estadística del texto seleccionado o de todo el documento si no se selecciona nada. En esta estadística Word devuelve la siguiente información: número de páginas, número de palabras, número de caracteres sin contar los espacios, número de caracteres contando los espacios, número de párrafos y número de líneas.

Sus propósitos son meramente estadísticos sin ninguna otra repercusión en el documento.

LIBRE OFFICE Para acceder a la herramienta contar de Writer, debe desplegar Herramientas y en la barra de menús seleccionar la opción Contador de palabras.

En el caso de Writer, la información es más restringida, ofreciendo únicamente el número de palabras, número de caracteres contando los espacios y número de caracteres sin contar los espacios. La diferencia con Word es que en este caso informa a la vez de la selección (si se ha realizado) y del documento.

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4. IMPRESIÓN DEL DOCUMENTO La impresión de un documento no consiste sólo en pulsar el botón de imprimir, sino que realmente son varias fases, las que llevan a obtener un documento impreso que se ajusta al modelo final que deseamos obtener. Por un lado es conveniente visualizar el documento antes de imprimirlo, ya que en esta fase se pueden observar detalles que no se visualizan de igual forma en otros modos de pantalla. El diseño de página, nos permitirá adaptar parámetros del documento para aprovechar al máximo el soporte que usemos como base. Así por ejemplo, podremos modificar la orientación del papel, los márgenes, el tamaño y otros parámetros. En resumen, será como dar formato al documento. Finalmente, cuando se decida imprimir el documento, podrán configurarse diferentes elementos como: la impresora donde vamos a imprimir, el número de copias o las páginas que se imprimirán. .

4.1. VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO Word soporta una serie de herramientas que ayudan a visualizar los documentos antes de imprimirlos y a comprobar si se ajustan a los resultados que deseamos obtener. Estas herramientas se localizan en la ficha Vista en los grupos Vistas y Zoom

Grupo Vistas La vista Diseño impresión es la utilizada por defecto para trabajar en Word. La herramienta Modo lectura permitirá ver el documento a doble página, tal y como debe ser leído. Para volver al modo anterior sólo debe pulsar la tecla Escape.

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En este modo de visualización dispone de las pestañas Herramientas y Vistas que le facilitarán la lectura, la búsqueda de texto o la navegación en el documento. La herramienta Diseño web está enfocada a visualizar su página cuando el contenido creado es la base para un documento web. En este tipo de visualización desaparecen todos aquellos efectos que no son representables en las páginas webs. El modo Esquema se utiliza para redefinir la posición de partes del documento. Es usada, sobre todo, cuando se trabaja con grandes documentos. Finalmente el modo Borrador le permite visualizar el documento sin encabezados ni pies de página, sin objetos y sin otros elementos que ralentizan su visualización. Está enfocado principalmente a la edición del texto.

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Grupo Zoom Contiene diversas herramientas que le permiten escoger el tamaño al que se desea visualizar el documento: • Zoom: Abre un cuadro de diálogo donde puede modificar el porcentaje de visualización del documento.

• 100%: Permite ver el documento en su escala real, es decir, al tamaño que será impreso. • Una página: Visualiza una página completa en la pantalla • Dos páginas: Visualiza dos páginas del documento en pantalla. • Ancho de página: El documento se visualizan en pantalla aprovechando todo el ancho de pantalla.

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LIBRE OFFICE Para acceder a las opciones que permiten visualizar el documento, debe pulsar Archivo en la barra de menús y seleccionar la opción Previsualización de impresión. También puede pulsar la combinación de teclas Control + Mayúsculas + O. En cualquiera de los casos visualizará la barra de herramientas Previsualización de impresión.

En esta barra disponemos de herramientas muy parecidas a las vistas en Word. • Previsualización de página única: Visualiza una página del documento cada vez. • Previsualización de dos páginas: Visualiza dos páginas de forma simultánea. • Previsualización de libro: Visualiza dos páginas de forma simultánea: a la izquierda la par y a la derecha la impar, como si fuese un libro abierto. • Previsualización de varias páginas: Permite escoger el número de página que deben visualizarse de forma simultánea en pantalla. • Al comienzo del documento: Visualiza la primera página del documento. • Página anterior: Visualiza la página anterior a la seleccionada.

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• Página siguiente: Visualiza la página siguiente a la seleccionada. • Al final del documento: Visualiza la última página del documento. • Escala de Previsualización: Ofrece la posibilidad de escoger el porcentaje de la vista previa. • Imprimir: Abre la ventana de impresión para volcar el contenido del documento en la impresora. • Pantalla completa: Oculta las barras de herramientas y muestra únicamente el documento.

4.2. DISEÑO DE PÁGINA Realizar un buen diseño de página es fundamental si queremos obtener documentos con un aspecto profesional. Para llevar a cabo ésta, debemos modificar aspectos esenciales de nuestro documento que pueden afectar a la disposición de los diferentes elementos que lo componen: texto, tablas, imágenes y cualquier otro tipo de objeto incluido en él. Por este motivo es muy conveniente aplicar estos cambios en el diseño de la página antes de escribir el documento. A continuación desarrollaremos los principales aspectos que pueden ser modificados en el diseño de una página. Márgenes Los márgenes son el espacio que el procesador de textos deja en blanco entre el cuerpo del documento y el borde del papel. Por defecto en Word, estos espacios son de 3cm a cada lado y 2,5cm arriba y abajo. Por tanto, si un folio es de tamaño A4, tiene unas medidas de 29,7cm de alto x 21cm de ancho, lo que quiere decir que si restamos 5cm del espacio correspondiente a los márgenes superior e inferior y 6cm correspondientes a los márgenes izquierdo y derecho, el cuerpo tiene un tamaño de 24,7cm de alto x 15cm de ancho. Tamaño que podemos ver reflejado en las reglas de Word. La herramienta Márgenes se localiza en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y al pulsarla ofrece un desplegable con variaciones de márgenes que pueden ser aplicadas al documento.

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La opción Márgenes personalizados, abre el cuadro de diálogo Configurar página en su pestaña Márgenes. En esta pestaña se pueden definir de forma personalizada el tamaño de cada uno de los márgenes. Así mismo, puede crearse una orilla de Encuadernación en el documento. Esta orilla se añade de forma adicional a la izquierda en las páginas impares y a la derecha en las pares. El sentido de ésta, es que las páginas sigan centradas al ser impresas a doble cara y encuadernadas.

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Orientación Con esta herramienta podrá indicar a Word si piensa utilizar el papel de forma Vertical, que es la orientación por defecto o de forma Horizontal. En cualquiera de los casos recuerde que no debe cambiar el papel de posición, será la impresora la que imprima en un sentido u otro. La herramienta Orientación se localiza en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Tamaño En el mismo grupo que las opciones anteriores, podrá encontrar la herramienta Tamaño, la cual permite definir el tamaño del papel utilizado. Habitualmente el tamaño de papel que solemos utilizar es el folio A4 y no suele ser necesario realizar ningún tipo de cambio, pero si es necesario imprimir sobre un sobre o un formato de papel especial, al seleccionar esta herramienta aparecerá un desplegable con otros tipos comunes y sus medidas.

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La opción Más tamaños de papel abre el cuadro de diálogo Configurar página en su pestaña Papel. En él se puede seleccionar un tipo definido o crear uno propio.

Diseño de página Finalmente, en la parte inferior del grupo Configurar página, nos encontramos un botón que al pulsarlo abre cuadro de diálogo Configurar página, sobre él pulsaremos la última pestaña denominada Diseño.

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En este cuadro nos encontramos con dos opciones importantes: • Empezar sección: Al desplegar esta herramienta aparecen opciones como página nueva, página par o página impar. Al seleccionarla se crea una división en el documento a partir de la posición en la que se encuentra el cursor, llevando el resto del contenido de la página a nueva página. Esta ruptura crea dos secciones, la anterior que llega hasta la posición del cursor y la posterior, desde la posición del cursor en adelante. • Alineación vertical: Permite indicar la forma en que el texto se justifica con respecto a la hoja: Superior, Abajo, Centrada o Justificada. Esta última abre el espacio entre líneas y párrafos para que el texto ocupe el total el cuerpo de la página.

PRESTA ATENCIÓN El usuario puede crear tantas secciones como desee. Cada una de estas secciones puede tener una orientación, márgenes, tamaño, encabezado y pie diferentes al resto del documento.

LIBRE OFFICE En Writer podrá cambiar estos parámetros accediendo al menú Formato y seleccionando la herramienta Página. Como respuesta se abrirá el cuadro de diálogo Estilo de página: Estilo predeterminado.

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En este cuadro podrá modificar el tamaño y la orientación del papel con las opciones de Formato de papel y los espacios que rodean al cuerpo del documento con las opciones de Márgenes. También podrá seleccionar la Bandeja de papel en que se encuentra el papel configurado para aquellos casos en que la impresora tenga más de una bandeja.

4.3. IMPRIMIR Para iniciar la impresión de un documento en Word, puede realizarse de dos formas diferentes: Seleccionando la ficha Archivo y seleccionando la opción Imprimir o bien pulsando la combinación de teclas Control + P. Ambas combinaciones mostrarán las diferentes opciones de impresión disponibles en Word.

A la derecha de estas opciones, Word visualiza como quedará la página del documento, sobre la que se encuentra el cursor, al imprimirse. En su parte inferior izquierda tiene un navegador que permite visualizar otras páginas y en su parte inferior derecha está la herramienta zoom para variar el porcentaje en que se visualiza el documento.

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Las herramientas de impresión que encontramos son las siguientes: • Imprimir: Vuelca a la impresora el documento aplicando las diferentes selecciones de impresión que hayamos realizado previamente. Si no se ha realizado ninguna lo volcará completo en su forma actual. • Copias: Como su nombre indica, determina el número de copias impresas que se desean. • Impresora: Permite la selección del dispositivo para imprimir en el que se volcará el documento. Esta opción es aplicable cuando se tiene más de una impresora accesible, ya sea conectada al ordenador o en red. • Imprimir todas las páginas: Es un desplegable que le permite seleccionar el rango de páginas que desea imprimir: »» Todas las páginas (por defecto). »» Una Selección de páginas. »» La página actual. »» Intervalo personalizado (expresado por página inicial seguida de un guion y la página final. Por ejemplo 8-15). »» Imprimir propiedades (imprime características del documento en lugar del texto). »» Imprimir sólo páginas impares. »» Imprimir sólo páginas pares. • Imprimir a una cara es también un desplegable que le permite escoger entre tres opciones: »» Imprimir a una cara (por defecto). »» Imprimir a doble cara (la impresora voltea la hoja). »» Imprimir manualmente a doble cara (primero imprime las páginas impares, seguidamente el usuario voltea el papel y lo pone de nuevo boca abajo en la impresora para que se impriman las páginas pares). • Intercaladas: Esta opción en caso de más de una copia le permite escoger entre finalizar una copia antes de empezar la siguiente o simultanear la impresión de todas las copias. • Orientación: Le permite decidir la orientación en que el documento debe ser impreso en el papel. Puede escoger entre Vertical u Horizontal • Tamaño de papel: Fuerza el documento a imprimirse en un tamaño de papel escalándolo, es decir, reduciéndolo en el caso de que el tamaño del papel sea menor que el del documento. • Márgenes: Imprime el documento utilizando nuevos parámetros de márgenes. Este hecho puede provocar el descuadre del texto.

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• Nº de páginas por hoja: Mediante esta opción puede forzar a que Word imprima más de una página del texto por cada página de la impresora.

LIBRE OFFICE Para imprimir en Writer, debemos seleccionar la opción Archivo de la barra de menús y, posteriormente, escoger la opción Imprimir. También puede hacerse pulsando la combinación de teclas Control + P o como tercera opción pulsando la herramienta Imprimir de la barra de herramientas Estándar. En cualquiera de los casos, Writer mostrará un cuadro de diálogo denominado Imprimir con diferentes pestañas. • Pestaña General: Desde esta pestaña podrá seleccionar la impresora en la que desea imprimir así como el número de copias y el intervalo de páginas. También contempla una opción denominada Imprimir en orden inverso para que las páginas se imprimar de la última a la primera. • Pestaña LibreOffice Writer: Ofrece al usuario qué elementos del documento (que no sean texto y objetos) deben ser impresos. Cuenta también con opciones para imprimir todo el texto en negro ignorando formato de color, así como para la impresión de páginas que no se ven físicamente en el documento, por ejemplo cuando desde una página impar se fuerza a la siguiente impar y por tanto queda en medio una página par en blanco. • Pestaña Diseño de página: Facilita la opción de imprimir más de un página por hoja, contemplado la posibilidad de redistribuir las páginas en caso de ser un folleto que posteriormente debe ser plegado. • Pestaña Opciones: Contiene opciones varias que le permiten volcar el contenido de la impresión en un archivo (por ejemplo para su envío por correo) o usar únicamente determinadas bandejas de papel de la impresora.

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RESUMEN El procesador de textos es la herramienta que permite al usuario la creación de documentos escritos asimilando las funciones de redacción que habitualmente se harían a mano o con una máquina de escribir.Las herramientas cortar, copiar y pegar son de uso recurrente en el trabajo con los procesadores de texto, ya que facilitan la duplicación de parte de nuestro documento, reorganizan el texto escrito o eliminan partes erróneas.Dar formato a un texto consiste en modificar la forma del mismo, hasta llegar a la apariencia que deseamos que tenga: • El formato de fuente recoge aquellas características que afectan directamente a los caracteres que componen el texto. • El formato de párrafo hace referencia a las características que modifican la forma en que se visualizan los párrafos desde un punto de vista distributivo o estético. • El formato de página incluye una serie de herramientas enfocadas a modificar el aspecto final del documento en su conjunto. Word distingue dos formas de insertar imágenes: aquellas almacenadas en el ordenador y que están guardadas en forma de archivos o bien desde el buscador Bing. Además incorpora multitud de opciones para transformar y ajustar dichas imágenes. Una tabla es una estructura en forma de cuadrícula formada por divisiones horizontales denominadas filas y divisiones verticales denominadas columnas. El cruce una fila y una columna se denominada celda. Los correctores ortográficos y gramaticales eliminan muchos de los errores, pero no son infalibles ya que su método de corrección no es inteligente sino comparativo. Realizar un buen diseño de página es fundamental si queremos obtener documentos con un aspecto profesional. Para llevar a cabo éste, debemos modificar aspectos esenciales de nuestro documento que pueden afectar a la disposición de los diferentes elementos que lo componen.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc

SCORM

STANDARD

Realizado según norma

UNE 66181

Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc

INTRODUCCIÓN La finalidad de esta unidad formativa es estudiar el funcionamiento de las hojas de cálculos y sus posibles aplicaciones en un entorno de trabajo con necesidades de cálculo y de proceso numérico. Usaremos como herramienta formativa la hoja de cálculos Microsoft Excel, si bien, añadiremos explicaciones adicionales de herramientas y procesos en aquellos epígrafes que presenten una operatoria diferente al usar el programa Calc de la suite de LibreOffice. En esta unidad estudiaremos el manejo de las herramientas básicas de hoja de cálculo, aprenderemos a crear fórmulas, estudiaremos las funciones de uso más frecuente, implementaremos gráficos de tipo estadístico en las hojas, insertaremos imágenes en las hojas y ajustaremos e imprimiremos nuestras hojas y libros con un aspecto profesional. El enfoque de los temas será totalmente práctico y utilizaremos videotutoriales como herramientas de apoyo para el aprendizaje de aquellos conceptos que puedan entrañar una mayor dificultad.

CONOCIMIENTOS PREVIOS Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer: • Cómo iniciar sesión en el sistema operativo Windows • Cómo acceder a un programa instalado en el ordenador.

OBJETIVOS • Identificar los diferentes elementos que conforman una hoja. • Crear fórmulas que interactúen con los contenidos de la hoja. • Explicar los conceptos básicos de una función: función, argumentos y resultado. • Organizar las carpetas y los documentos del ordenador para que tengan un acceso cómodo y eficaz desde la hoja de cálculo. • Realizar operaciones de localización, recuperación, nombrado y grabación de documentos desde una hoja de cálculo. • La edición de hojas usando las características proporcionadas por una hoja de cálculo. • Imprimir documentos desde la hoja de cálculo, usando todas las posibilidades de la aplicación y de la impresora. • Crear funciones de usuario y macros sencillas y ponerlas a disposición de otros usuarios.

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1. CONCEPTOS BÁSICOS DE HOJAS DE CÁLCULO

DEFINICIÓN Las hojas de cálculo son programas que sistematizan las necesidades de realizar procesos numéricos en las empresas. Éstas cubren cualquier tipo de cálculo y lo automatizan, haciendo que este proceso sea sencillo para el usuario. Así mismo, incluyen capacidades adicionales como: la realización de gráficos estadísticos, simulación de entornos numéricos o trabajo con datos en forma de listas.

Las aplicaciones de las hojas de cálculo en nuestro entorno de trabajo diario son múltiples, veamos algunos ejemplos: • Diario de caja. Introduciendo entradas y salidas de dinero, podemos hacer que la hoja calcule el montante de las entradas, el de las salidas y el saldo de la caja. • Cálculo de nóminas. Recogiendo los datos personales de los trabajadores, sus categorías y las bases de sus nóminas podemos crear una nómina modelo y que la hoja realice los cálculos de forma automática para todos los trabajadores. • Control de almacén. En una hoja donde tengamos los datos de los productos (nombre, familia, precio compra, unidades en almacén, etc.), podemos gestionar un control de stock así como otros cálculos que surgen de dicha información: precio del stock de almacén, unidades en almacén o montante de las ventas. También podemos realizar simulaciones de futuro, por ejemplo, ¿cuál sería el beneficio de vender un determinado artículo del que tenemos “n” unidades en almacén si lo vendemos a un 10% más de su PVP? • Gráficos estadísticos. Si en una hoja contemplamos las ventas de tres productos durante el primer cuatrimestre de un año, podemos crear un gráfico de líneas que muestre la progresión de las ventas de cada producto mes a mes. Al igual que con los procesadores de textos, existen numerosas aplicaciones de hojas de cálculo en el mercado. En el curso nos centraremos sobre la más extendida de todas: Microsoft Excel, la cual, es además referente en su campo. La versión que estudiaremos será la denominada 2013.

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Adicionalmente, explicaremos las diferencias con respecto a Calc de la suite LibreOffice, que es la hoja de cálculos de libre distribución más extendida. En este caso la versión que veremos es la 5.0.

1.1. ABRIR LA HOJA DE CÁLCULO Tenemos diferentes formas de acceder a la hoja de cálculos Excel: • Pulsando el botón de Inicio de Windows y seleccionando, en el menú que aparece, la opción Todos los programas se mostrará una lista con archivos y carpetas, en ella debe escoger la carpeta Microsoft Office 2013, la cual, a su vez, ofrecerá una lista con los programas instalados de dicha Suite, en ella deberá pulsar sobre el icono de Excel 2013.

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• Otra forma es la posibilidad de que en su escritorio de Windows exista un acceso directo al programa, en cuyo caso será suficiente con hacer un doble clic sobre dicho acceso. • Una tercera posibilidad es que el acceso al programa esté integrado dentro de la barra de tareas, en cuyo caso será suficiente con hacer un clic sobre él. Si el clic lo hace con el botón derecho del ratón, en lugar de cargar el programa aparecerá un menú contextual con el que podrá seleccionar uno de los últimos archivos abiertos para que se cargue a la vez que abre el programa. Desde este menú también podrá seleccionar desanclar (quitar) el acceso directo de la barra de tareas o acceder al programa.

LIBRE OFFICE El acceso a la hoja de cálculos Calc, es prácticamente similar al de Excel: Podemos acceder al programa a través del botón de Inicio de Windows, seleccionando la opción Todos los programas seguida de la apertura de la carpeta LibreOffice 5.0 donde finalmente pulsaremos sobre el programa LibreOffice Calc.

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También puede acceder a través de un acceso directo en el escritorio de Windows. En este caso, debe hacer un doble clic sobre él mismo.

Otra forma de acceso puede ser desde la barra de tareas si tiene un acceso al programa Calc anclado en ella. Para acceder deberá hacer un clic sobre dicho acceso con el botón izquierdo. Si lo hace con el botón derecho aparecerá un menú contextual con las mismas opciones que ya vimos para Excel.

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En el caso de Calc, es posible que la suite haya instalado un lanzador del paquete LibreOffice y que al pulsar sobre él abra la ventana de introducción a la misma. En esta ventana puede seleccionar cuál de sus programas desea abrir.

1.2. LA INTERFACE DE EXCEL Cuando accedemos a Excel vemos que parte de su entorno de trabajo ya es conocido del programa Word, así podemos reconocer: la organización de las herramientas en forma de grupos contenidos en fichas, las barras de desplazamiento, la barra de estado, la barra de acceso rápido y muchos otros elementos. Desglosemos cuáles son cada uno de ellos:

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• Barra de acceso rápido: Permite al usuario acceder de una forma rápida a las herramientas de uso frecuente. Con el desplegable que aparece a la derecha pueden seleccionarse las herramientas que se visualizan en ella. • Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto en el mismo. • Botones de ventana: Encontramos en ella los botones Minimizar, Restaurar o Maximizar y Cerrar. A la izquierda de éstos nos encontramos el botón de Ayuda de Windows (?) y el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones. • Cinta de opciones: Muestra el conjunto de fichas que contienen las diferentes herramientas que se utilizan en Excel. • Ficha: Son agrupaciones de herramientas que persiguen un mismo propósito general. Se definen por un nombre y están estructuradas en grupos de herramientas. • Grupo: Son subagrupaciones dentro de las fichas, las cuales permiten perfilar el propósito final de las herramientas que agrupan. • Herramienta: Es cada una de las funcionalidades que permite Excel. Mediante ellas se cubren todos y cada uno de los aspectos necesarios para el desarrollo de una hoja de cálculos. • Cuadro de nombres: Permite la designación de un grupo de celdas mediante la asignación de un nombre de rango. • Barra de fórmulas: Sobre ella se refleja el contenido de la celda activa, ya sea un dato o una fórmula. • Celda activa: Es la celda sobre la que estamos actuando, ya sea dotándola de contenido, aplicándole un formato, ordenándola o cualquier otra operación. La celda activa puede ser también una selección de celdas. • Barras de desplazamiento: Con ellas se podrá desplazar la hoja para ver los contenidos que no caben en la pantalla. • Área de trabajo: Lo componen el total de celdas de la hoja y representan la capacidad de almacenar datos de la misma. • Selector de hoja: Los archivos de Excel reciben el nombre de libro, este nombre es debido al hecho de que un archivo puede contener múltiples hojas, la cuales se denominan Hoja 1, Hoja2,… o bien son nombradas por el autor. En cualquiera de los casos los nombre de éstas se recogen en forma de pestaña en su parte inferior, y será este selector el que permita seleccionar con cuál se desea trabajar en cada momento. • Barra de estado: Devuelve información sobre la hoja de cálculos con la que estamos trabajando. • Vistas de la hoja: Permite variar entre diferentes formas de ver la hoja: normal, diseño de página o vista previa de los saltos de página. • Zoom: Su objetivo es aumentar o disminuir la visualización del documento en pantalla. Por defecto es de un 100%, pero puede variarla arrastrando el señalizador hacia la izquierda (disminuir) o hacia la derecha (aumentar).

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1.2.1. LA INTERFACE DE CALC Libre Office Al igual que ocurre con Excel, la ventana de Calc nos parecerá muy similar a la vista en Writer, ya que el entorno de trabajo es muy parecido entre ambas aplicaciones con solamente unas pocas diferencias. Conozcamos cuáles son los diferentes elementos que componen dicho entorno:

• Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto en el mismo. • Botones de ventana: En ella encontramos los controles habituales de cualquier ventana de Windows. • Barra de menús: Se trata de una barra que contiene todas las funcionalidades de la hoja de cálculos recogidas en listas que aglutinan las herramientas con un mismo propósito general y que el usuario debe desplegar para seleccionar la que desea utilizar. De estas listas con opciones le viene el nombre de barra de menús. • Barra de herramientas Estándar: Contiene aquellas herramientas de uso más común en Excel y relacionadas básicamente con el almacenamiento, impresión y opciones básicas de trabajo en la hoja. • Barra de herramientas Formato: En ella se recogen las herramientas que permiten dar forma a los datos contenidos en la hoja, ya sean: números, texto o fórmulas. • Herramienta: Es cada una de las funcionalidades que permite Excel. Mediante ellas se cubren todos y cada uno de los aspectos necesarios para el desarrollo de una hoja de cálculos.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Cuadro de nombres: En este recuadro, y tras seleccionar un grupo de celdas se le puede asignar un nombre que sirva como referencia posterior a las mismas. • Barra de fórmulas: En esta barra se muestra el contenido de la celda activa, permitiendo su modificación, eliminado o escritura. • Barra lateral: Como y vimos anteriormente, LibreOffice ha incluido esta nueva barra, la cual en su parte superior incluye un botón denominado Menú de barra lateral y que permite al usuario abrir la barra de herramientas en forma de paneles laterales. En el caso de Calc permite desplegar un panel adicional denominado Funciones.

• Celda activa: Se denomina de esta forma a la celda o celdas seleccionadas y sobre las cuales se aplican aquellas acciones que se realicen en la hoja de cálculos. • Barras de desplazamiento: Permiten desplazarse tanto horizontal como verticalmente sobre la hoja de cálculos. • Área de trabajo: Compuesto por aquellas celdas que forman parte de la hoja. • Selector de hoja: Permite navegar a través de las hojas de cálculos que componen un archivo.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Barra de estado: Muestra información sobre la hoja de cálculos activa. • Zoom: Tiene como objetivo ajustar la visualización del documento en pantalla aumentado o disminuyendo el porcentaje de visualización en pantalla.

1.3. MI PRIMERA HOJA DE CÁLCULO En este epígrafe vamos a desarrollar una tabla sencilla, donde vamos a crear una serie de tiendas con unas ventas diarias y vamos al calcular el total de ventas por tienda al final de la semana, así como el total de ventas diarias entre las tres tiendas. Seguidamente le daremos formato a la tabla y finalizaremos grabándola con el nombre de “Ventas semanales”. Abriremos Excel en cualquiera de las formas indicadas en el epígrafe 1.1. Abrir la hoja de cálculos. Al hacerlo, la hoja nos pedirá que seleccionemos el tipo de hoja que vamos a desarrollar, en nuestro ejemplo seleccionaremos mediante un clic la opción Libro en blanco.

Pantalla de apertura de nuevo libro en Excel

Una vez seleccionado, Excel mostrará la pantalla donde trabajar.

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PRESTA ATENCIÓN Antes de empezar, debe fijarse que la celda activa está en la celda de la esquina superior izquierda de la hoja, o lo que es lo mismo, se encuentra en la celda A1. Todas las celdas de Excel son denominadas mediante una coordenada que surge de unir el nombre de la columna en que se encuentra (A) con el nombre de la fila (1). Este dato es importante ya que será la forma de incluir las celdas en nuestras fórmulas.

En primer lugar comenzaremos introduciendo los contenidos de las celdas que sirven para etiquetar la información, es decir, los textos. Posicionaremos la celda activa sobre la celda B1 y escribiremos “Lunes”, al finalizar, en lugar de pulsar la tecla Enter que nos llevaría a la celda de abajo, pulsaremos la tecla de Tabuladores o Tab, la cual desplaza la celda activa a la siguiente celda a la derecha, aquí escribiremos “Martes” y seguiremos de esta forma hasta llegar al “Viernes” en la celda F1. Pulsaremos seguidamente la tecla de tabuladores un par de veces y escribiremos en la celda H1 la etiqueta “Total tienda”. Para escribir las etiquetas verticales, haremos un clic con el ratón en la celda A2. En ella escribiremos el texto “Tienda 1” y pulsaremos la tecla Enter que desplazará la celda activa a la celda A3, donde escribiremos “Tienda 2” y pulsaremos Enter para ir a la celda A4 donde escribiremos “Tienda 3”. Seguidamente pulsaremos Enter un par de veces para desplazarnos a la celda A6 donde escribiremos “Total día”. Con esto habremos finalizado nuestro proceso de creación de etiquetas.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Seguidamente introduciremos los valores numéricos. Haremos un clic sobre la celda B2 e introduciremos los valores de la Tienda 1, pulsando la tecla Tabuladores cada vez que terminamos de introducir un dato. Al llegar al viernes haremos clic sobre la primera celda numérica de la siguiente fila o bien nos desplazaremos a ella con las teclas de cursor y seguiremos rellenando las celdas. Los datos a introducir serán los siguientes: 358

328

306

237

291

241

226

252

216

245

381

324

339

280

383

Con esto hemos finalizado lo que corresponde a la introducción manual de datos, la siguiente fase será la realización de fórmulas, de las que hablaremos en profundidad en próximos epígrafes. Para crear una fórmula simple que nos sume el contenido de cada tienda empezaremos por desplazarnos a la celda H2, donde colocaremos el total de la Tienda 1. Una vez en dicha celda escribiremos un signo igual (=), el cual es el indicativo para la hoja de cálculos de que lo que viene a continuación es una fórmula. Seguidamente debemos detallar la operación que vamos a realizar, en nuestro caso B2+C2+D2+E2+F2. Puede ir escribiendo cada una de las referencias a las celdas o bien puede hacer un clic con el ratón sobre cada celda y la hoja la escribirá automáticamente (el signo “+” debe ponerlo manualmente). Al finalizar la fórmula, pulse la tecla Enter y Excel le devolverá el resultado de sumar el contenido de las 5 celdas, es decir, 1520. Suponga que nos equivocamos y que la cantidad de ventas del jueves era 232 en lugar de 237. Desplace la celda activa a dicho valor (celda E2), pulse la tecla Suprimir para borrar dicho valor y escriba 232, verá como el total de la tienda se recalcula y muestra ahora el valor 1515. Ese reajuste ocurre porque la hoja se recalcula automáticamente cada vez que introduce un nuevo valor, por lo que, los cálculos afectados por dicho valor se reharán de forma automática. Devuelva el valor original a la celda. Esta vez en lugar de borrar y escribir, simplemente posicione la celda activa sobre la celda E2 y escriba el valor. Verá como el nuevo valor sustituye al anterior y el total se recalcula. Pensemos que el resto de totales de tiendas se calculan de forma similar, es decir, la fórmula es la misma. En estos casos podemos copiar la fórmula en lugar de volverla a escribir. Para realizar este proceso, situaremos la celda activa sobre la celda que contiene la fórmula (H2). En la parte inferior derecha de dicha celda, veremos un pequeño cuadrado. Debemos posicionar el puntero sobre él y veremos que éste cambia su forma a una cruz negra y fina. Con el puntero y pulsando el botón izquierdo del ratón tiraremos hasta las dos celdas de abajo.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Al soltar la fórmula se habrá copiado transformándose para los valores de cada fila.

Siguiendo los mismos pasos calcularemos el total por día en la celda B6 y copiaremos la fórmula a las celdas C6, D6, E6 y F6.

Por último vamos a dar formato a nuestra tabla poniendo en negrita y centradas las celdas con etiquetas de texto y poniendo en formato de moneda las celdas que contienen valores numéricos. Para aplicar la justificación, seleccionaremos las celdas que van desde la B1 a la H1. Esta selección se realiza posicionándose dentro de la celda (el ratón adoptará la forma de una cruz ancha con el interior en blanco) y arrastrando, con el botón izquierdo del ratón pulsado, hasta la última celda. El resultado es que la celda activa se habrá transformado en una selección de celdas. Pulse ahora la herramienta Negrita en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Para centrar los datos pulse la herramienta Centrar en el grupo Párrafo de la misma ficha. El resultado final será que los títulos han quedado centrados y en negrita. Repetiremos la operación con las celdas comprendidas entre la A2 y la A6.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Para dar formato a los números, seleccionaremos las celdas comprendidas entre la A2 y la H6. Seguidamente, seleccionaremos la herramienta Formato número de contabilidad del grupo Número de la ficha Inicio, la cual mostrará las cantidades numéricas con dos decimales y terminadas por el símbolo monetario del euro (€). Para quitar los decimales, deberemos pulsar dos veces la herramienta Disminuir decimales del mismo grupo.

Por último, vamos a almacenar el archivo. Pulsamos la herramienta Guardar (en forma de disquete) de la barra de herramientas de acceso rápido. Como el archivo no se ha guardado con anterioridad, el proceso se transformará en Guardar como, abriendo la herramienta Guardar como de la ficha Archivo, allí deberá seleccionar la carpeta donde desea almacenar el archivo (libro), una vez hecho abrirá un cuadro de diálogo en el que debe introducir el nombre del archivo, en nuestro caso “Ventas semanales”.

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LIBRE OFFICE El proceso de creación del ejemplo de hoja de cálculos en Calc es similar, sólo varía en la posición de las herramientas usadas para la aplicación de los formatos. En el caso de Calc, estas herramientas se localizan en la barra de herramientas de Formato. En cualquier caso, la funcionalidad de éstas es exactamente la misma que en Excel.

Para realizar la grabación del archivo, pulsaremos la herramienta Guardar de la barra de herramientas estándar que será transformada automáticamente en Guardar como, ya que es la primera vez que se almacena el archivo.

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1.4. ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CÁLCULOS Las hojas de cálculo se dividen en filas y columnas que al cruzarse forman la celdas. Las filas son cada una de las divisiones horizontales de la hoja y se designan mediante un número. Las columnas son las divisiones verticales de la hoja y se designan mediante una o más letras. Las celdas es el resultado que se obtiene cada vez que se cruza una fila y una columna. Son los receptáculos donde se almacena la información dentro de la hoja y se designan mediante la unión de la/s letra/s de la columnas seguida del número de la fila.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Con respecto a la información que podemos introducir dentro de las celdas, podemos clasificarla en tres tipos: • Texto: También denominada etiquetas o alfanumérica ya que puede componerse de letras, números y/o símbolos. Se denomina así a las celdas que contienen información que sólo sirve para identificar el contenido de otras celdas o bien para etiquetar información dentro de la hoja. Su contenido se corresponde con toda aquella información que no es susceptible de ser procesada numéricamente. Por defecto, su contenido se alinea a la izquierda. • Números: Denominamos de esta forma a toda cantidad numérica que es introducida desde el teclado del ordenador. Son las cantidades sobre las que operarán las fórmulas. Su contenido se alinea a la derecha de las celdas. Dentro de estos contenidos podemos considerar también las fechas, ya que si bien tienen un formato propio de presentación (DD/MM/AAAA), en el fondo son tratadas como números y se opera con ellas aritméticamente. • Fórmulas: Son las operaciones que actúan sobre las celdas con contenido numérico y devuelven el resultado de realizar una operación aritmética sobre ellas. También pueden existir fórmulas que operen con el contenido de celdas de tipo texto para, por ejemplo, unir sus contenidos (si unimos una celda que contiene un nombre con la celda de los apellidos, obtendremos el nombre completo en una nueva celda). La alineación del contenido de estas celdas dependerá del tipo de datos sobre los que actúe la fórmula. Algunos autores consideran las funciones (hablaremos sobre ellas en próximos epígrafes) como un cuarto tipo de contenido, pero éstas se incluyen siempre dentro de una fórmula, motivo por el cual es más acertado considerar que el contenido de la celda es una fórmula.

1.5. DESPLAZARSE POR LA HOJA El tamaño de una hoja de cálculos puede llegar a ser relativamente grande, por lo que es necesario recurrir a procedimientos que nos permitan movernos de forma rápida a través de los contenidos de las hojas. Así por ejemplo, la forma más sencilla e intuitiva es hacer un clic con el ratón sobre la celda a la que se desea desplazar. Pero ¿qué ocurre cuando la celda objetivo está fuera del contenido que se visualiza en la pantalla? En estos casos y sin soltar el ratón podemos recurrir a usar las barras de desplazamiento, la cuales permiten mover la hoja de forma vertical u horizontal. También podemos realizar desplazamientos con el teclado del ordenador: • Teclas de cursor: Permiten desplazar la celda activa en el sentido de la flecha mostrada en la tecla, es decir, una celda hacia arriba, una celda hacia abajo, una celda hacia la izquierda o una celda hacia la derecha. • Tabulador: Desplaza la celda activa a la celda contigua a la derecha. • Mayúsculas + Tabulador: Desplaza la celda activa a la celda contigua a la izquierda. • Enter: Desplaza la celda activa a la celda contigua de la fila de abajo.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Inicio: Desplaza la celda activa a la primera celda de la fila en la que se encuentra la misma. • Av.Pag: Desplaza hacia abajo la celda activa un número igual de filas al de las que caben en la pantalla del ordenador. Por ejemplo, si en la pantalla caben 32 filas y el cursor está posicionado en la celda C6, al pulsar esta tecla avanzará hasta la celda C38 (32 + 6). • Re.Pag: Similar a la anterior pero el desplazamiento se realizará hacia arriba en la hoja. • Control + Inicio: Desplaza la celda activa a la primera celda de la hoja, es decir a la celda A1. • Control + Fin: Desplaza la celda activa a la celda con contenido que se encuentre en la fila más inferior y dentro de ésta a la de más a la derecha. • Control + Av.Pag: Desplaza la celda activa a la siguiente hoja del libro (en el caso de que exista más de una hoja). • Control + Re.Pag: Desplaza la celda activa a la anterior hoja del libro (en el caso de que exista más de una hoja). • Cuadro de nombre: Escribiendo una coordenada en el recuadro y pulsando la tecla Enter, desplaza la celda activa a la que se corresponda con dicha coordenada. • F5: Abre el cuadro de diálogo Ir a, donde podrá introducir en el recuadro de Referencias las coordenadas de la celda a la que desea desplazar la celda activa.

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LIBRE OFFICE En Calc las variaciones son mínimas con respecto a Excel. Desarrollemos cuales son dichas diferencias: • Fin: Al pulsarla desplazamos la celda activa sobre la misma fila a la celda más a la derecha con respecto a la celda que esté más a la derecha en toda la hoja, por ejemplo, si la celda activa está en la celda B3, la celda más a la derecha es la F9 y pulsamos la tecla fin; desplazará la celda activa a la celda B9 (misma fila, celda más a la derecha con respecto a la hoja). • F5: Abre el cuadro de diálogo denominado Navegador que permite indicar las coordenadas de la celda a la que desea desplazar la celda activa.

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1.6. DIFERENCIA ENTRE LIBRO Y HOJA En epígrafes anteriores ya hemos explicado los conceptos de hoja y libro, en éste vamos a perfilar un poco más los conceptos. Un libro es el equivalente a un archivo de hoja de cálculos, el cual, puede contener un amplio número de hojas de cálculo. Éstas, a su vez se dividen en filas y columnas que forman las celdas. De forma resumida, podemos decir que un libro se compone de una o más hojas de cálculo y por tanto lo que almacenamos al guardar un archivo de hoja de cálculos es siempre un libro. La información contenida en las diferentes hojas de un libro no se utiliza de forma aislada, sino que, por el contrario, pueden crearse fórmulas que relacionen los contenidos de varias hojas de un libro, como también, pueden crearse fórmulas que relacionen los contenidos de varios libros. Cuando en una fórmula hace referencia a una celda contenida en una hoja diferente, delante de las coordenadas de la celda debe escribirse el nombre de la celda seguido del signo de cierre de exclamación (!). Así por ejemplo, si quiere sumar la celda B2 de la hoja 2 con la celda C5 de la hoja 3, deberá escribir en su fórmula: =Hoja2!B2+ Hoja3!C5 En el caso de que la referencia sea a otro libro, deberá escribir: la referencia al archivo o libro entre corchetes, el nombre de la hoja seguido de exclamación y las coordenadas de la celda. Así por ejemplo para citar la celda B2 de la hoja Junio del libro denominado Compras.xlsx de la celda B7 de la hoja Junio del libro denominado Ventas.xlsx, debería escribir la siguiente fórmula: =[Ventas.xlsx]Junio!B7-[Compras.xlsx]Junio!B2

LIBRE OFFICE En el caso de Calc, se utiliza el signo punto (.) en lugar de cierre de exclamación para hacer referencia a otra hoja. Así en el ejemplo anterior, la fórmula quedaría: =Hoja2.B2+ Hoja3!C5 Igualmente, cuando se hace referencia a otro libro, se escribe entre el símbolo comilla (‘) la expresión file:/// seguido de la ruta del archivo y del nombre completo más el símbolo almohadilla (#) más la referencia a la hoja y la celda. El ejemplo anterior, suponiendo que los archivos estuviesen en una carpeta dependiente de la unidad C denominada Cuentas, quedaría: =’file:///C:/Cuentas/Ventas.ods’#JunioB7-’file:///C:/Cuentas/Compras.ods’#JunioB2.

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1.7. COPIAR, CORTAR Y PEGAR Las herramientas cortar, copiar y pegar no difieren de lo visto anteriormente en los procesadores de textos, es decir: • Copiar: Duplica la selección en el portapapeles respetando el original. • Cortar: Duplica la selección en el portapapeles eliminando el original. • Pegar: Duplica el contenido del portapapeles a partir de la celda activa.

Cuando copiamos o cortamos un nuevo contenido eliminamos el contenido del portapapeles, si bien en Excel es posible desplegar el Portapapeles con el botón que aparece en la parte inferior y derecha del grupo Portapapeles y seleccionar uno de los últimos 24 contenidos del portapapeles.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Es de especial significación en una hoja de cálculos el hecho de copiar una fórmula, ya que cuando la copiamos, no estamos copiando la formula con las coordenadas que contiene, sino que estamos copiado el procedimiento, el cual al copiarse se transforma adaptándose a las coordenadas de la nueva celda en que se pega. Así por ejemplo, si en la celda B6 está la fórmula =B2+B3+B4 y se pega en la celda C6, se transforma en =C2+C3+C4 o si se pegase en D9 la transformaría en =D5+D6+D7. Notemos que el procedimiento, el cual se denomina fórmula relativa, no trabaja con coordenadas sino con posiciones. Así en el ejemplo, estaría sumando la celda que esta 4 posiciones a la izquierda (B2) con respecto a la de la fórmula (B6), con la que está 3 posiciones a la izquierda (B3) y con la que está 2 posiciones a la izquierda (B4). Al copiar la celda, esta fórmula relativa se transformará en la definitiva al escribir Excel las coordenadas de las celdas. Finalmente la herramienta Copiar formato no copia el contenido de la celda, pero sí las opciones de formato aplicadas sobre ella. De esta forma, si tiene la celda activa sobre una celda con formato moneda y negrita y pulsa la herramienta Copiar formato el puntero se transformará en una brocha con la cual puede seleccionar una o más celdas sobre las que se aplicará dicho formato.

LIBRE OFFICE En Calc dispone de las mismas herramientas con la salvedad de visualizar los contenidos anteriores del portapapeles. Sólo puede disponer del último contenido. La herramienta Copiar formato de Excel se denomina Clonar formato en Calc y adopta la forma de un cubo volcando la pintura, si bien su funcionamiento es similar. Las herramientas Cortar, Copiar, Pegar y Clonar formato se encuentran en la barra Estándar.

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1.8. GUARDAR LA HOJA DE CÁLCULO Hay dos formas genéricas de guardar una hoja de cálculos: Guardar y Guardar como, dependiendo de la hoja y de lo que deseemos. Existen varias posibilidades: • Si es la primera vez que se guarda, da igual que herramienta cojamos ya que automáticamente se transformará en Guardar como. • Si la hoja ya está grabada y queremos mantenerla en la misma ubicación y con el mismo nombre, usaremos la herramienta Guardar. • Si la hoja ya está grabada pero queremos volverla a grabar cambiando su ubicación y/o nombre, usaremos la herramienta Guardar como. Estudiemos las diferentes formas de aplicar cada una de ellas: Guardar Para guardar un libro o archivo podemos: • Pulsar el botón Guardar que aparece en forma de disquete en la barra de acceso rápido. • Seleccionar la ficha Archivo y pulsar la herramienta Guardar que aparece en el lateral.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Pulsar la combinación de teclas Control + G. Guardar como Esta herramienta se activa a través de la ficha Archivo y seleccionado la herramienta Guardar como. En el panel lateral debe seleccionarse la opción Equipo y escoger o bien una de las carpetas recientes o bien pulsar el botón Examinar para indicar la ruta de almacenamiento, seguidamente se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como con la ruta seleccionada y esperando que introduzca el nombre que desea dar al archivo o libro.

Puede acceder directamente al cuadro de dialogo Guardar como pulsando la tecla F12. Libre Office En Calc estas herramientas se localizan en la barra de herramientas Estándar y se manejan de la misma forma, con la salvedad de que para activar por teclado la herramienta Guardar como debe pulsar la combinación de teclas Control + Mayúsculas + S en lugar de F12.

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1.9. CERRAR LA APLICACIÓN Se cierra Excel cuando se ha terminado de trabajar con la aplicación, por tanto debe considerarse que cuando se realiza este proceso se ha almacenado el libro. Si esto no es así, antes de cerrar Excel, aparecerá un cuadro de dialogo donde se pregunta si se desea guardar los cambios realizados en el libro.

Si existe más de un libro abierto, este proceso deberá repetirse en todos y cada uno de ellos. Se puede cerrar un libro de Excel de varias formas: • Al tratarse de una ventana, se puede cerrar pulsando el botón Cerrar que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. • Puede utilizarse la combinación de teclas Alt + F4 que sirve para cerrar cualquier aplicación abierta dentro de Windows. • Desde la ficha Archivo y escogiendo la opción Cerrar que aparece en la lista. • Pulsando la combinación de teclas Control + R. Los conceptos explicados son aplicables para cerrar libro por libro si tiene más de uno, por tanto el concepto cerrar la aplicación sólo es aplicable si cierra todos y cada uno de los libros en las formas expuestas, o bien si en la barra de tareas de Windows se selecciona el botón de tareas de Excel con el botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece se selecciona la opción Cerrar todas las ventanas.

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LIBRE OFFICE En Calc las opciones son muy parecidas a Excel, de esta forma puede cerrarse una hoja: Pulsando el botón Cerrar ventana que aparece en la parte superior derecha de la ventana de Calc. Pulsando la combinación de teclas Alt + F4. Seleccionando en la barra de menús la opción Archivo y pulsando la opción Cerrar que figura en la lista. En el caso de Calc existe una opción que permite cerrar todos los libros abiertos desde el propio programa. Esta herramienta se denomina Salir de LibreOffice y se encuentra en el desplegable que aparece al pulsar la opción Archivo de la barra de menús. También puede activarse mediante la combinación de teclas Control + Q. Si tiene algún libro sin guardar Calc abrirá un cuadro de dialogo en el que debe indicarse si se desea guardar o no.

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1.10. ABRIR UNA HOJA DE CÁLCULO Abrir un libro significa cargar en Excel una hoja de cálculos que ha sido grabada anteriormente. Este simple proceso puede ser realizado de diferentes formas: Si se localiza en Windows el archivo que se desea abrir, se verá que éste aparece con el logotipo de Excel (lo cual es un indicativo del programa que permite su uso). En estos casos, si se hace un doble clic sobre el archivo, se abrirá la hoja de cálculos con el archivo seleccionado ya cargado en ella.

Desde Excel puede abrirse un archivo pulsando la ficha Archivo y seleccionando la herramienta Abrir. En el lado derecho de la ventana se mostrará las opciones: • Recientes: Muestra los último archivos abiertos y pueden abrirse haciendo un clic sobre el nombre de uno de ellos. • OneDrive Personal: Permite conectarse a la nube de Microsoft y descargar archivos que previamente se hayan almacenado en ella. Es necesario crear una cuenta en Microsoft y tener acceso a Internet. • Equipo: Permite al usuario navegar a través de la estructura de carpetas del ordenador para localizar un archivo.

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LIBRE OFFICE En Calc disponemos prácticamente de las mismas opciones: Desde Windows haciendo doble clic sobre el nombre de un archivo de Calc. Desde el propio programa: • Seleccionando la herramienta Abrir de la opción Archivo que aparece en la barra de menús. En la misma lista de opciones se encuentra la opción Reciente que contiene una lista con los últimos archivos abiertos. • Con la herramienta Abrir que se muestra en la barra de herramientas Estándar. En esta herramienta puede seleccionarse el desplegable y aparecerán los archivos recientes.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Pulsando la combinación de teclas Control + O, se muestra el cuadro de dialogo Abrir donde se puede navegar hasta encontrar el archivo que se busca y seleccionarlo con un doble clic.

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2. FORMATO DE CELDA Ya concluimos, en la unidad anterior, que la opción de dar formato consiste en modificar el aspecto de un texto hasta llegar a la apariencia que deseamos que tenga. En Excel podríamos decir, por tanto, que dar formato consiste en modificar el aspecto de la hoja hasta que muestra su información en la forma que deseamos. En este caso, debemos diferenciar entre varios aspectos del formato: • Formato de celda: Hace referencia a aquellas características de presentación del contenido y su entorno. • Formato de número: Este formato está enfocado a presentar con todo el rigor la forma en que deben ser visualizados los datos aplicando opciones como: número de decimales, símbolos monetarios, separadores de millar, barras de separación en las fechas y otros muchos más. • Formato condicional: Se trata de la posibilidad de aplicar opciones de formato en función del contenido de la celda, siendo el propósito de ésta remarcar aquellas celdas que satisfacen una determinada premisa. En este epígrafe nos centraremos en la aplicación del formato de celda, cuyas herramientas se encuentran localizadas en los grupos Fuente y Alineación de la ficha Inicio. Fuente Las herramientas contenidas en este grupo no tienen diferencias en cuanto a su aplicación con respecto a las vistas en Word.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Tipo de fuente: Permite escoger el diseño de fuente que se aplicará a la selección de celdas realizada. • Tamaño de fuente: Ofrece una lista de tamaños medidos en puntos para aplicar sobre las celdas seleccionadas. • Aumentar tamaño de fuente: Agranda la fuente, de la selección de celdas, hasta el siguiente tamaño predeterminado. • Disminuir tamaño de fuente: Disminuye la fuente, de la selección de celdas, hasta el anterior tamaño predeterminado. • Negrita: Aplica un efecto de remarcación del texto haciéndolo ligeramente más grueso y oscuro. • Cursiva: Con la aplicación de este efecto la letra aparece como inclinada hacia el lado derecho. • Subrayado: Esta herramienta además de establecer una línea bajo los contenidos de la selección de celdas, permite la elección de otros tipos de subrayados alternativos. • Borde: Por defecto, Excel no aplica ningún tipo de rayado alrededor de las celdas, ya que la cuadrícula que se muestra en pantalla sólo sirve de guía y, en principio, no tiene aplicación a la hora de imprimir la hoja. Esta herramienta cubre esa necesidad, permitiéndonos seleccionar celdas de la hoja y aplicando sobre la selección las líneas que encierran a los datos. Al final del detalle de las herramientas del grupo Fuente, veremos con especial atención las posibilidades de esta herramienta. • Color de relleno: Esta herramienta permite variar el color de fondo de las celdas seleccionadas. • Color de fuente: Permite variar el color de la fuente en las celdas seleccionadas. La herramienta Bordes tiene un uso fundamental en el diseño de nuestras tablas de datos, por lo que vamos a entrar un poco más en su forma de uso. Partiremos del hecho de que, previamente a su selección, ya se ha seleccionado un grupo de celdas y seguidamente se pulsa esta herramienta mostrando un desplegable con las diferentes opciones.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Las siete primeras opciones contenidas bajo el apartado Bordes están encaminadas a señalar en qué parte de la selección de celdas debe aplicarse el tipo de borde que está seleccionado (seguidamente veremos cómo). Las seis últimas opciones del apartado Bordes permiten aplicar dos tipos de bordes (doble y grueso) en diferentes combinaciones. Ya dentro del apartado Dibujar bordes nos encontramos con opciones que permiten dibujar a mano alzada los bordes, borrarlos o modificar el estilo del borde. Dibujar cuadrícula de borde funciona de forma similar a la anterior pero trazando también las líneas interiores.

Las siete primeras opciones contenidas bajo el apartado Bordes están encaminadas a señalar en qué parte de la selección de celdas debe aplicarse el tipo de borde que está seleccionado (seguidamente veremos cómo). Las seis últimas opciones del apartado Bordes permiten aplicar dos tipos de bordes (doble y grueso) en diferentes combinaciones. Ya dentro del apartado Dibujar bordes nos encontramos con opciones que permiten dibujar a mano alzada los bordes, borrarlos o modificar el estilo del borde. Dibujar cuadrícula de borde funciona de forma similar a la anterior pero trazando también las líneas interiores.

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Dibujar borde permite seleccionar un grupo de celdas y trazar las líneas de bordes que la rodean, dejando el interior sin líneas.

La opción Borrar borde elimina todos los bordes de la selección de celdas dejando la cuadrícula de Excel únicamente como separador de celdas. Al seleccionar Color de línea aparece un menú lateral que permite seleccionar de diferentes formas el color que se desea aplicar sobre las líneas de los bordes.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Con Estilos de línea se podrá escoger el diseño de línea que debe aplicarse en los bordes de las celdas.

Por último la opción Más bordes abre el cuadro de diálogo Formato de celdas, desde el que podrán aplicarse, en una selección de celdas realizada previamente, todos los conceptos explicados sobre bordes.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Alineación El propósito de este grupo es que los datos contenidos en las celdas queden organizados de una forma coherente. Para este propósito el grupo nos ofrece diferentes herramientas:

• Alineación vertical: Estas tres herramientas le permiten escoger a qué altura de la celda deben estar los datos. Las herramientas son: Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y Alinear en la parte inferior. • Alineación horizontal: Similar al grupo anterior, pero su función es alinear horizontalmente el contenido de las celdas con las herramientas: Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha. • Orientación: Esta herramienta le permite escoger la dirección del texto dentro de la celda, pudiendo escoger entre disponerlo verticalmente, hacia arriba, hacia abajo o en diagonal.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Disminuir sangría: Reduce el sangrado por la izquierda del contenido de las celdas seleccionadas. • Aumentar sangría: Aumenta el sangrado por la izquierda del contenido de las celdas seleccionadas. • Ajustar texto: Aumenta la altura de la celda para que el texto sea visible en su totalidad dentro de ella.

Combinar y centrar: Esta herramienta le permite seleccionar varias celdas de la hoja y combinarlas en una única celda, centrando el contenido de la primera en la nueva celda resultante.

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LIBRE OFFICE Las herramientas de formato en Calc funcionan de forma idéntica a las vistas en Excel y se encuentran en la barra de herramientas Formato.

2.1. FORMATO DE NÚMERO El epígrafe anterior se centró en mejorar el aspecto de las celdas y de la información que se introduce en las mismas, pero recordemos que estamos trabajando principalmente con información numérica y que, por tanto, cobra especial importancia la forma en que definimos la visualización de los números en las celdas.

PRESTA ATENCIÓN La importancia de este formato es tal, que como veremos, Excel incorpora varias herramientas y un cuadro de diálogo para su aplicación

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Las herramientas de formato de número se localizan en la ficha Inicio dentro del grupo Número. Desarrollemos dichas herramientas:

• Formato de número de contabilidad: Esta herramienta formatea la cantidad numérica aplicando puntos de millar donde corresponda, redondeando la cantidad a dos decimales y estableciendo, por defecto, el símbolo monetario del país que se seleccionó al instalar Windows. En el caso de España dicho símbolo es el Euro. Así por ejemplo, si el contenido de una celda el 12345,6789, al aplicar este formato se transforma en 12.345,68 €. Si se abre el desplegable que acompaña a la herramienta, se podrán seleccionar otros símbolos monetarios, por el contrario si se escoge la opción Más formatos de contabilidad se abrirá el cuadro de dialogo Número, el cual trabajaremos posteriormente

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Estilo porcentual: Se utiliza para transformar una cantidad en un porcentaje. Por ejemplo supongamos que el total de asistentes a un evento es de 247 personas, de las cuales, 142 son mujeres y que se desea saber el porcentaje que representan sobre el total de asistentes. Si se aplica la siguiente fórmula =142/247, devolverá como resultado 0,57489. Si se aplica el formato Estilo porcentual sobre la celda, se transformará en 57%. • Estilo millares: Aplica un formato similar a la herramienta Formato de número de contabilidad, pero sin aplicar símbolo monetario. • Aumentar decimales: Visualiza en la selección un decimal más cada vez que se pulsa. Así por ejemplo, si se aplica un par de veces sobre el cálculo realizado anteriormente que daba un 57%, se transformará en 57,49%. • Disminuir decimales: Visualiza en la selección un decimal menos cada vez que se pulsa. Así por ejemplo, si se aplica un par de veces sobre el número que formateamos anteriormente y que mostraba 12.345,68 €, se transformará en 12.345,6789 €. • Formato de número: Este desplegable ofrece una lista con los estilos más frecuentes y a la vez muestra un ejemplo de cada uno de ellos usando el contenido de la celda activa.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • General: No aplica ningún tipo de formato, el contenido se muestra en la forma en que fue introducido. Es la opción por defecto. • Número: Muestra el número redondeado con dos decimales y sin usar separadores de millar ni símbolo monetario. • Moneda: Muestra el número redondeado con dos decimales, con separadores de millar y el símbolo monetario. • Contabilidad: Es similar al anterior, pero alinea las comas decimales y los símbolos monetarios. • Fecha corta: Visualiza el contenido en forma fecha con dígitos para el día, el mes y el año, a la vez que los separa por barras (/). Ejemplo 01/09/15. • Fecha larga: Similar a Fecha corta, pero permitiendo cuatro dígitos para el año. Ejemplo 01/09/2015. • Hora: Permite visualizar un contenido horario asignando dos dígitos para la hora, el minuto y el segundo, separándolos por dos puntos (:). Ejemplo 12:15:47. • Porcentaje: Muestra el contenido en forma porcentual, es decir, lo multiplica por 100 y le añade el símbolo porcentaje (%) a la vez que lo redondea a dos decimales. • Fracción: Muestra la parte decimal de un número en forma de fracción. Por ejemplo: 0,75 se transformaría en ¾. • Científica: Muestra el número en notación científica, es decir, como un número decimal multiplicado por 10 elevado a n. Ejemplo: 1,23123E+25 significa 1,23132 por 1025. • Texto: Trata el contenido de la celda como si fuese un texto, incluso en el caso de introducir números. Adicionalmente, desde este grupo puede abrir el cuadro de dialogo Número pulsando el pequeño botón que aparece en la parte inferior izquierda del grupo.

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Desde esta ventana puede perfilar aún más sus formatos de número añadiendo decimales, cambiando de color los números cuando son negativos, seleccionando otros formatos de fechas y muchas opciones más. En el cuadro de diálogo aparecerán dos formatos nuevos que no estaban disponibles en la herramienta Formato de número: • Especial: Permite visualizar los números en unos formatos muy concretos: código postal, número de la Seguridad Social y teléfono. • Personalizada: Ofrece una amplia lista de opciones adicionales de formato de número que no están recogidas en las categorías anteriores.

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LIBRE OFFICE En Calc disponemos de seis herramientas de formato número disponibles en la barra de herramientas Formato, cuatro de ellas aplican directamente un formato similar al aplicado en Excel por las mismas herramientas, mientras que las otras dos permiten aumentar o disminuir el número de decimales.

Si queremos ampliar los formatos numéricos, deberemos acceder a la barra de menús, desplegar la opción Formato y seleccionar en el desplegable que aparece Formato numérico, el cual, abrirá un submenú con nuevos formatos disponibles. Los formatos que aparecen en esta lista son también similares a los vistos en Excel.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc También desde la barra de menús y desplegando la opción Formato, se puede seleccionar la opción Celdas. Calc abrirá el cuadro de dialogo Formato de celdas con la pestaña Números seleccionada. En ella, al igual que en el cuadro de dialogo Número de Excel podrá personalizar la visualización del formato numérico que desee aplicar.

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2.2. FORMATOS CONDICIONALES El formato condicional permite aplicar diferentes opciones de formato a una celda en función de su contenido. Es una herramienta importante en el sentido de que puede detectar y avisar, por ejemplo, mediante un cambio de color de fondo para aquellos valores que no satisfacen los requerimientos de la hoja. La herramienta se denomina Formato condicional y se incluye dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio. Al seleccionarla, Excel mostrará un desplegable con diversos tipos y opciones de los formato condicionales.

Para aplicar estas opciones, en primer lugar debe tenerse un rango de celdas seleccionado y seguidamente escoger la opción de reglas que se desea aplicar, la cual a su vez ofrecerá nuevos subtipos de reglas. • Resaltar reglas de celda: Esta opción permite aplicar las reglas Es mayor que… (Selecciona aquellas celdas con valores superiores al que se indique), Es menor que… (Selecciona aquellas celdas con valores inferiores al que se indique), Entre… (Selecciona aquellas celdas con valores coincidentes entre dos límites), Es igual a… (Selecciona aquellas celdas con valores iguales al que se indique), Texto que contiene… (Selecciona aquellas celdas con texto que incluya la expresión que se especifique), Una fecha… (Selecciona aquellas celdas con valores que coincidan con la fecha que se indique), Duplicar valores... (Selecciona aquellas celdas que contengan un valor duplicado).

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Una vez realizada la selección, deberán aplicarse los parametros que sean necesarios. Así por ejemplo, en el caso de escoger la opción entre dos valores, deberá introducir los límites inferior y superior de dicha selección y porteriormente, escoger la variación de formato que desea aplicar a la celda.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc La opción Más reglas lleva al cuadro de diálogo Nueva regla de formato que contempla diferentes opciones para personalizar la regla de formato que debe aplicarse.

• Reglas superiores e inferiores: En este grupo, las reglas están enfocadas a sacar un número de celdas concretas o bien las que se sitúen por debajo o por encima de la media. Así 10 superiores… selecciona las diez celdas con los valores más altos de la lista (realmente no tienen por qué ser diez, el usuario puede modificar dicha cantidad), 10% de valores superiores… selecciona el 10% de las celdas con los valores más altos de la lista, 10 inferiores… selecciona las diez celdas con los valores más bajos de la lista, 10% de valores inferiores… selecciona el 10% de las celdas con los valores más bajos de la lista, Por encima del promedio… selecciona aquellas celdas que contienen valores superiores a la media de las casillas seleccionadas y Por debajo del promedio… selecciona aquellas celdas que contienen valores inferiores a la media de las casillas seleccionadas. • Barra de datos: Este formato aplica un relleno en forma de barra dentro de cada celda de la selección. La longitud de cada barra se establece con respecto al valor más grande de todos los comprendidos en la selección.

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• Escala de color: Esta opción es similar a la anterior, pero utiliza degradados de color como fondo de las celdas, en lugar usar barras. El color será más intenso cuanto mayor sea el valor y más apagado para el caso contrario. • Conjunto de iconos: Con esta opción el usuario puede seleccionar la visualización de un símbolo en el lado izquierdo de cada celda de la selección, el cual varía en función del umbral en que se encuentre (por encima de la media, por debajo de la media o sobre la media).

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Desplegable de Conjunto de iconos en Excel Nueva regla: Permite la definición de una nueva regla a partir del cuadro de diálogo Nueva regla de formato que ya vimos antes. Borrar reglas: Elimina las reglas aplicadas en una selección de celdas. Administrar reglas: Abre el cuadro de diálogo Administrar reglas de formatos condicionales que permite visualizar, modificar o borrar reglas de formato condicional.

LIBRE OFFICE Al final de la barra de herramientas Formato se encuentran las cuatro herramientas para la creación de formatos condicionales que están disponibles en Calc.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Condición: Similar a la herramienta Resaltar reglas de celda de Excel. • Escala de colores: Similar a la herramienta Escala de color. • Barra de datos: Similar a la herramienta de Excel con el mismo nombre. • Conjunto de iconos: Similar a la herramienta de Excel con el mismo nombre. En todos los casos Calc abre el cuadro de dialogo Formato condicional y tan solo cambia las opciones aplicables al tipo de selección realizada.

En el cuadro de dialogo, la opción Añadir permite crear más condiciones, por ejemplo para establecer un criterio comprendido entre dos valores. La opción Eliminar permite quitar el formato condicional en las celdas seleccionadas.

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3. FÓRMULAS Y FUNCIONES En los próximos epígrafes profundizaremos sobre los elementos más importantes de las hojas de cálculo: las fórmulas. Con ellas resolvemos todo el cálculo numérico que necesitamos procesar en nuestro quehacer diario. Su composición puede ir desde una simple suma de dos elementos hasta incluir cientos de operaciones. Las fórmulas nos permitirán calcular la suma de las ventas en una semana, la media de las notas de un alumno, el sueldo base de un trabajador o el valor de almacén de un producto. A veces, la aplicación de una fórmula requiere de operaciones complejas. Por ejemplo, supongamos el cálculo de la nota media de treinta alumnos. Requeriría sumar las treinta notas y dividir el resultado de la suma por treinta, es decir, la fórmula sería algo parecido a: =(B2+B3+B4+…+B30+B31)/30. Si no compleja, por lo menos tediosa. Para algunos cálculos de este tipo, las hojas de cálculos ofrecen las denominadas funciones, las cuales se especifican dentro de una fórmula con un nombre, que identifica a la función, y unos argumentos (valores) sobre los que actúa la misma. Así el ejemplo anterior se podría simplificar aplicando la función PROMEDIO que calcula la media aritmética de una lista de valores: =PROMEDIO(B2:B31). Las funciones simplifican muchos de los procedimientos realizados con las fórmulas. El número de funciones tanto de Excel como de Calc supera las cuatrocientas. Para facilitar su uso, las hojas de cálculos las agrupan según su propósito, encontrándonos con grupos de funciones: matemáticas, estadísticas, base de datos, lógicas, texto, financieras, fecha y hora, búsqueda y referencia, información o ingeniería. Este abanico de grupos debe hacernos pensar sobre el amplio espectro de cálculo que cubren las funciones.

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3.1. ¿QUÉ ES UNA FÓRMULA?

DEFINICIÓN Una fórmula es una expresión formada por un conjunto de símbolos matemáticos, referencias a celdas, constantes numéricas en forma de valores y/o funciones dispuestas en un orden, con la intención de retornar un valor como resultado de la realización del proceso recogido en la misma.

Para crear una fórmula debe introducirse en primer lugar el signo igual (=) y a continuación escribir el desarrollo de la fórmula. Así por ejemplo, supongamos que en la celda B2 hemos introducido un 5, en la celda C2 un 7 y en la celda D2 queremos obtener la suma de ambos. Podríamos calcular la suma de diversas formas pero en todas ellas deberíamos posicionarnos en la celda D2 y escribir un signo = antes de empezar a escribir la fórmula. • Podemos escribir =5+7, en este caso devolvería 12, pero si posteriormente cambiamos uno de los valores iniciales no se modificaría el resultado de 12 ya que los valores han sido introducidos en forma de constantes. • Podemos escribir =B2+C2 (en lugar de escribir las coordenadas podemos seleccionar la celda y Excel lo hará por nosotros), el resultado seguirá siendo 12, pero si uno de los valores es alterado, el 12 cambiará para ajustarse al nuevo valor. El motivo es el uso de referencias a celdas, lo que hace que coja los valores de las mismas para su cálculo) • Podemos pulsar la herramienta Autosuma que aparece en el grupo Modificar de la ficha Inicio y en la celda aparecería escrito =SUMA(B2:C2). En este caso aplicamos una función que realiza el proceso y cuyo uso desarrollaremos a partir del epígrafe 3.6. Como vemos un resultado puede obtenerse de diferentes formas, usando en las fórmulas: funciones, símbolos, referencias a celdas y/o constantes. Mientras escribimos una fórmula veremos que ésta se refleja en dos sitios a la vez: por un lado en la celda activa y por otro en la barra de fórmulas. Cuando terminemos la escritura de la fórmula pulsaremos la tecla Enter para darla por finalizada y Excel devolverá el resultado de aplicar la misma. Si hacemos un clic sobre la celda, veremos que en la hoja aparece el resultado, pero que en la barra de fórmulas aparece la fórmula introducida en la celda. Para editar una fórmula sobre la celda en que se encuentra, deberemos hacer un doble clic en la celda o un clic y pulsar la tecla F2. Si por el contrario queremos editarla en la barra de fórmulas haremos un clic sobre la celda y otro en la barra de fórmulas.

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3.2. LA BARRA DE FÓRMULAS Como ya explicamos en el epígrafe anterior, cuando escribimos una fórmula o llevamos la celda activa sobre una, en la barra de fórmulas aparece la misma. Esta barra tiene como propósito facilitarnos la escritura de dichas fórmulas, ofreciéndonos un amplio espacio donde ver el desarrollo de la fórmula, la herramienta Insertar función y dos botones para aceptar o rechazar los cambios realizados.

El botón Anular elimina cualquier cambio realizado en la fórmula, restableciéndola a su estado inicial. El botón Validar acepta las modificaciones realizadas y devuelve el resultado del nuevo cálculo en la celda. La herramienta Insertar función permite incluir una o más funciones como parte de una fórmula. Al pulsar esta herramienta, aparece el cuadro de diálogo Insertar función desde el cual se puede acceder al catálogo completo de funciones de Excel.

En el recuadro Buscar una función podemos introducir algún tipo de texto que le sirva al programa para localizar las funciones relacionadas. Por ejemplo, si escribimos la palabra “media”, aparecerá una lista de funciones en el recuadro Seleccionar una función relacionadas con medias: MEDIA.ARMO, MEDIA.ACOTADA, MEDIA.GEOM o PROMEDIO entre otras.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc El siguiente paso será ir seleccionando cada una de ellas y observar que en la parte inferior del cuadro de diálogo aparece, en negrita, la función con los argumentos sobre los que actúa y debajo una breve descripción del propósito de ésta. Si conocemos el grupo al que pertenece la función que buscamos, podemos abrir el desplegable O seleccionar una categoría, en el que se muestran las diferentes categorías de funciones. Al seleccionar una de ellas, veremos la lista de funciones que la componen en el recuadro Seleccionar una función. Al igual que en el caso anterior, podemos ir viendo para qué sirve cada una de ellas.

Una vez decidida la función que debe aplicarse, haremos un doble clic sobre ella y aparecerá un nuevo cuadro de diálogo denominado Argumentos de función donde se nos solicitará que seleccionemos en la hoja las celdas en las que se encuentran dichos argumentos. Para hacer esta selección, realizaremos un clic en el recuadro de uno de ellos y posteriormente seleccionaremos la/s celda/s que lo conforman, repitiendo el proceso hasta completar todos los argumentos.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Cada vez que se selecciona un argumento, en la parte inferior del cuadro se mostrará una breve descripción del mismo y al seleccionar el valor, éste se reflejará a la derecha del argumento. En la parte inferior izquierda aparecerá el texto Resultado de la fórmula =, a continuación de él se mostrará el valor que dará como resultado la aplicación de dicha función. Al terminar de introducir los argumentos deberemos pulsar la tecla Aceptar para dar por finalizada la función.

LIBRE OFFICE La barra de fórmulas de Calc difiere un poco de la de Excel aunque el cuadro para el desarrollo de la fórmula es similar así como su operatoria.

La herramienta Suma aplica de forma directa la función con el mismo nombre y queda a la espera de que el usuario realice una selección de las celdas que desea sumar. La herramienta Función introduce el signo igual que da comienzo a una fórmula y al hacerlo desaparecen las herramientas Suma y Función, apareciendo en su lugar los botones Cancelar y Aplicar para rechazar o aceptar las modificaciones realizadas en la fórmula.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc El Asistente para funciones abre un cuadro de dialogo con el mismo nombre y análogo al visto en Excel. Agrupa las funciones según su propósito y una vez que se ha seleccionado la función debe pulsarse el botón Siguiente.

La siguiente pantalla equivale al cuadro de diálogo Argumentos de función y su funcionamiento es similar.

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3.3. TIPOS DE OPERADORES Los operadores sirven para indicar el tipo de operación que debe ser llevado a cabo y suelen ser imprescindibles en la escritura de fórmulas. Estos operadores pueden ser: • Aritméticos como: +, -, *. • Comparativos como: >, Mayor que »» < Menor que »» >= Mayor igual que »» , =, =5;”APTO”;”NO APTO”). Analizándola nos encontramos con: la condición que analiza si el valor de la celda B2 es mayor o igual a 5, seguidamente aparece la acción que debe tomar Excel para el caso de que la condición se cumpla (Escribir en la celda la expresión APTO) y finalmente la acción para el caso de que no se cumpla (Escribir en la celda la expresión NO APTO). Una vez introducida, podemos copiarla para el resto de alumnos.

Funciones SI Anidadas Podemos encontrarnos con la necesidad de establecer más de tres o más posibilidades y la función SI sólo permite establecer dos (caso de cumplirse y caso de no cumplirse la condición). Para este tipo de situaciones, podemos recurrir a las funciones SI anidadas, dicho de otra forma, a incluir una función como argumento de otra función. Estudiemos este procedimiento desde un ejemplo. Supongamos que las celdas A2 a A5 contienen los saldos de diferentes cuentas bancarias (1.500€, 1.800€, 1.200€, 2.000€), las celdas B2 a B5 contienen los nombres de las operaciones (INGRESO, REINTEGRO, ABONO, REINTEGRO) que habrá que realizar con las cantidades que se expresan en las celdas C2 a C5 (200€, 150€, 140€ y 100€) y las celdas D2 a D5 contendrán el resultado de sumar al saldo las cantidades si la clave de la operación es INGRESO, restar las cantidades al saldo si la clave de operación es REINTEGRO. Cualquiera otro clave se considerará un error y debe mostrarse la expresión ERROR.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Pensemos que las posibilidades en este caso son tres: • Que sea un ingreso. • Que sea un reintegro. • Que no sea ninguna de ellas y por tanto un error. Como la función SI sólo permite establecer una condición, debemos recurrir a anidar funciones. Siguiendo con el ejemplo, en la celda D2 estableceríamos la siguiente condición: =SI(B2=”INGRESO”;A2+C2;SI(B2=”REINTEGRO”;A2-C2;”ERROR”)). El funcionamiento de esta condición se muestra en el esquema.

El funcionamiento trasladado al ejemplo, es muy simple: • En el caso de la fila 2, se cumpliría la primera condición, por tanto sumaría las celdas A2 y C2 y daría por terminada la fórmula. • En el caso de la fila 3, no se cumpliría la primera condición, pasaría por tanto a la acción negativa, donde se encuentra con una nueva condición, al chequear esta segunda condición y ver que se cumple, ejecutaría la acción afirmativa de ésta, es decir, restaría C2 de A2. • En el caso de la fila 4, no se cumpliría la primera condición, pasaría por tanto a la acción negativa, donde se encuentra con una nueva condición, al chequear esta segunda condición y ver que tampoco se cumple, ejecutaría la acción negativa de ésta, es decir, mostrar el mensaje ERROR.

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Condiciones Compuestas Otra de las casuísticas que pueden darse en una condición es que no hay una única premisa, sino que sean dos o más. Cuando esto ocurre, debemos determinar si dichas premisas son optativas u obligativas. Las optativas hacen que la condición se cumpla en el momento que una de las premisas se cumple, por el contrario, las obligativas sólo se cumplen si todas las premisas se cumplen. De forma coloquial, llamamos condiciones en O a las optativas y condiciones en Y a las obligativas. Tratemos estas condiciones con el siguiente ejemplo: en las celdas A2 a A5, recogeremos los nombres de cuatro a alumnos, en las celdas B2 a B5 las notas del primer control, en las celdas C2 a C5 las notas del segundo control y finalmente en las celdas D2 a D5 determinaremos que un alumno es apto si uno de los dos controles tiene una nota mayor o igual de 5.

En este caso aplicaremos una condición optativa, ya que si el alumno aprueba un control u otro, se considera aprobado. Para establecer más de una condición de tipo optativo, usamos la función O, la cual tiene la siguiente sintaxis: O(condición_1;condición_2;…) Esta función permite indicar hasta 255 funciones separadas por punto y coma (;). En la celda D2 del ejemplo, escribiremos la siguiente función: =SI(O(B2>=5;C2>=5);”APTO”;”NO APTO”).

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc En este caso, cuando se aplica la fórmula, al analizar la condición debe determinar si alguna de las condiciones se cumple para considerar que la condición se cumple, si no es así, concluirá que no se cumple y ejecutará la acción para cuando la condición no se cumple.

Usando la misma tabla de datos del ejemplo, podemos variar el enunciado para indicar que los alumnos aprobarán siempre que ambos controles estén aprobados. En este caso hablaríamos de una condición obligativa (todo tiene que estar aprobado). Para establecer más de una condición de tipo obligativo, usamos la función Y, la cual tiene la siguiente sintaxis: Y(condición_1;condición_2;…) En la celda D2 escribiremos la siguiente función. =SI(Y(B2>=5;C2>=5);”APTO”;”NO APTO”). Con esta fórmula, al chequear la condición, sólo da como válida la condición si todas las condiciones se cumplen.

En Libre Office, Calc dispone de las mismas 9 funciones lógicas que Excel que funcionan y se denominan de idéntica forma.

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3.9. FUNCIONES ESTADÍSTICAS

DEFINICIÓN Las funciones estadísticas se utilizan como herramientas para el análisis de datos numérico y se utilizan sobre rangos de celdas, obteniéndose con ellas valores como la media aritmética, el valor más alto, el valor más bajo, el número que más se repite o diversas opciones para contar celdas.

Hay 104 funciones estadísticas en Excel, en el epígrafe trabajaremos las de uso más frecuente: • CONTAR(valor1;valor2;…): Devuelve el número de celdas numéricas en el rango de celdas especificado. • CONTAR.SI(rango;criterio): Cuenta el número de celdas, en el rango de celdas especificado, que coincide con la condición. El criterio o condición se escribe entre comillas. • CONTARA(valor1;valor2;…): Informa sobre el número de celdas ocupadas en el rango de celdas que se indica. • MAX(valor1;valor2;…): Devuelve el valor mayor en el rango de celdas especificado. • MIN(valor1;valor2;…): Indica el valor menor en el rango de celdas especificado. • MODA.UNO(valor1;valor2;…): Informa sobre el valor que más se repite en una serie (moda). Si no se repite ningún valor mostrará el mensaje de error #N/A • PROMEDIO(valor1;valor2;…): Calcula la media aritmética de los valores contenidos en el rango de celdas especificado. • PROMEDIO.SI(rango;criterio): Calcula la media aritmética de los valores contenidos en el rango de celdas especificado, que coincide con la condición. El criterio o condición se escribe entre comillas.

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LIBRE OFFICE Todas las funciones explicadas en este epígrafe tienen el mismo nombre, sintaxis y funcionamiento, a excepción de PROMEDIO. SI que no tiene equivalente en esta hoja de cálculos.

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4. GRÁFICOS E IMÁGENES Los gráficos son una potente herramienta para la transmisión de información. Permiten sintetizar una gran cantidad de datos numéricos en una imagen, la cual, constituye una forma sencilla y precisa de interpretación de un escenario numérico. Pensemos en los clásicos gráficos circulares que solemos ver en las noches electorales y en los cuales, cada partido se representa por un color. Un simple vistazo del gráfico nos hace comprender qué partido ha ganado las elecciones, si lo ha hecho con mayoría absoluta y en caso de no ser así con qué partido podría aliarse para formar gobierno y tener la mayoría de votos. Los tipos de gráficos más comunes en hojas de cálculo son: • Columnas: Contempla la visualización de datos representados mediante formaciones verticales, cuya altura está asociada al tamaño del dato que representan. • Barras: Este gráfico es similar al anterior pero en este caso las formaciones se disponen de manera horizontal y son más largas cuanto mayor es el dato que representan. • Líneas: La gráfica está formada por líneas que unen los puntos de los diferentes valores de ésta. • Circulares: Son los gráficos conocidos de forma vulgar como gráficos de tartas. El propósito, a diferencia de los anteriores, no es mostrar la evolución de una serie, sino el global de la misma frente a los globales de otras. • Áreas: Permite analizar los valores acumulados entre varias series en diferentes momentos, representando la parte que corresponde a cada una mediante un color diferente. • Dispersión (X,Y) o burbujas: Representan mediante un icono similar todos los valores de cada serie. Es similar al gráfico de líneas pero sin el trazado de éstas entre los puntos. • Cotizaciones: Se utiliza para representar cotizaciones y permite mostrar la evolución de los valores al alza o a la baja. • Superficie: Representa los rangos de valores mediante zonas de color, permitiendo determinar el valor global de cada serie por el tamaño de la zona coloreada. • Radiales: Representa los datos en forma de puntos que se alejan del centro en función de su valor y une los de cada serie con líneas del mismo color. • Cuadro combinado: Se trata de gráficos que aúnan algunos de los tipos vistos anteriormente, por ejemplo columnas y líneas.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Las hojas de cálculo también contemplan la posibilidad de incluir imágenes en sus hojas como parte de las mismas. Su tratamiento es similar al que ya vimos en los programas Word y Writer ya que al pertenecer a la misma Suite usan la misma herramienta. La incorporación de imágenes en las hojas permite dotar a estas últimas de personalidad propia, incluyendo: logos de la empresa, esquemas de trabajo, diseño de modelos, fotos de inmuebles o cualquier otro elemento que tenga representatividad dentro de la hoja y que deba salir impreso junto con ella en un perfecto formato.

4.1. CREAR GRÁFICOS El primer paso antes de crear el gráfico es determinar qué información necesitaremos para su creación, teniendo en cuenta que podemos hablar de dos tipos generales de gráficos que requieren de diferentes tipos de selección de celdas: • Gráficos de valores: Tienen como objetivo ver la evolución de un valor, por tanto, cada elemento de la gráfica estará formado por diferentes series de valores. Por ejemplo, la representación mediante un gráfico de líneas de la evolución diaria de la fiebre de un enfermo al que se le toma la temperatura cada 6 horas. Esto daría 4 valores que conforman la serie con la que se construirá su línea de temperatura en el gráfico. • Gráficos de totales: En estos gráficos cada elemento está representado por un único valor. Lo que se persigue es compararlo con otros elementos. Por ejemplo, la representación en forma de gráfica de tarta de los votos obtenidos por cada partido en las elecciones. En dicha gráfica, independientemente de que muestre el porcentaje y/o el número de votos, el valor con el que se construye la porción correspondiente a cada partido es único. Una vez que sabemos el tipo de gráfico vamos a crear, debemos determinar la información que necesitaremos en cada uno de ellos. En un gráfico de valores, necesitaremos las series de datos (los valores numéricos que componen las diferentes series), los valores para etiquetar el eje horizontal (son las etiquetas de la fila precede a los valores en la tabla) y los valores para etiquetar las leyendas (son las etiquetas que preceden a cada serie de valores.

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En un gráfico de totales, la selección se limita a una serie de valores numéricos y los valores que servirán de leyenda. Si los valores de las dos series no están contiguos, puede seleccionar una y pulsando la tecla Control seleccionar la segunda antes de escoger el tipo de gráfico.

A partir de esta selección ya podemos crear el gráfico pulsando la ficha Insertar y usando las diferentes herramientas que se recogen en el grupo Gráficos, de escoger el tipo de gráfico.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc En este grupo, a la izquierda aparece la herramienta Gráficos recomendados, la cual abre el cuadro de diálogo Insertar gráfico que tiene dos pestañas: • Gráficos recomendados: Muestra una serie de gráficos tipo. • Todos los gráficos: Muestra las diferentes categorías de gráficos y al seleccionar una de ellas muestra a la derecha sus diferentes subtipos.

También podemos insertar el gráfico desplegando la categoría a la que pertenece en el grupo Gráficos y escogiendo el subtipo en el desplegable que se muestra.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc El resultado será la aparición del gráfico insertado en la hoja en forma de objeto y al seleccionar el gráfico, aparecerá un grupo de fichas denominado Herramientas de gráficos que contiene las fichas Diseño y Formato con diversas herramientas para el retoque del gráfico. Para colocar el gráfico en una hoja, independiente de la tabla de datos, usaremos la herramienta Mover gráfico del grupo Ubicación en la ficha Diseño. El resultado será la aparición de un cuadro de diálogo denominado Mover gráfico que le da a escoger entre las opciones Objeto en (aplicada por defecto) y Hoja nueva. Si selecciona esta última opción Excel abrirá una nueva hoja en la que se situará el gráfico ocupando toda la pantalla. Para saber qué añadir o quitar a un gráfico, debemos conocer las posibilidades que tenemos. En el siguiente esquema se detallan los diferentes elementos que tiene un gráfico.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Podemos añadir o quitar cualquiera de estos elementos a través de la herramienta Agregar elemento de gráfico del grupo Diseños de gráfico. Al pulsarla aparece una lista con todos los elementos posibles, al seleccionar uno de ellos nos ofrece diferentes opciones de ubicación o la posibilidad de quitarlo.

LIBRE OFFICE La creación de un gráfico en Calc puede iniciarse de dos formas diferentes: seleccionando la herramienta Gráfico en la barra de herramientas Estándar o bien a través de la barra de menús seleccionando la opción Insertar y escogiendo la opción Gráfico del desplegable que se muestra. En cualquier caso, aparecerá el cuadro de diálogo Asistente de gráficos que nos lleva a través de los cuatro pasos para realizar el gráfico.

El primer paso es la selección del tipo de gráfico. Al igual que en Excel disponemos de diferentes categorías. Al seleccionar una de ellas, a la derecha se muestran los diferentes tipos de gráficos que la componen, así como una casilla denominada 3D que permite representar el gráfico de forma tridimensional (siempre que lo permita). Una vez realizada la selección se pulsa el botón Siguiente para avanzar al segundo paso.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc

En este segundo paso determinaremos las series de datos que se utilizarán para el gráfico y sus etiquetas (si previamente ya se han seleccionado dichos datos, aparecerán recogidos en la misma). Es de especial importancia el selector que nos permite escoger entre Series de datos en filas o Series de datos en Columnas, ya que esta elección determinará si los rangos de valores se corresponden con las filas o las columnas, es decir, los elementos que propiamente analiza el gráfico.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc El tercer paso permitirá revisar cada una de las series, seleccionándolas en el recuadro Listas de datos y comprobando en Intervalo de datos las celdas que conforman dicha serie, en Intervalo para nombre la celda que contiene el nombre de la serie y en Categorías las celdas que se usarán para etiquetar los elementos del eje horizontal.

En el cuarto y último paso podremos crear otros elementos para etiquetar el gráfico introduciendo el texto en los recuadros correspondientes: Título, Subtítulo, Eje X, Eje Y y Eje Z. También en podremos seleccionar las cuadrículas que deseamos visualizar como fondo del gráfico, así como la visualización y posición de las leyendas.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc El resultado tras finalizar el asistente, será la visualización del gráfico terminado con los parámetros que hemos ido seleccionando a lo largo del asistente.

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4.2. INSERTAR IMÁGENES En las hojas de cálculos podemos insertar imágenes como parte de la información que acompaña a los datos. Pensemos que esta información se imprime posteriormente y que, por ejemplo, a un informe de ventas inmobiliarias, pueden acompañarle imágenes de algunas propiedades y el logotipo de la empresa. En cuanto al tratamiento de las imágenes es similar al que ya estudiamos en Word, debido a que las herramientas son comunes a todos los programas de Office. Recordemos cuáles son y cómo funcionan. Excel distingue dos formas de insertar imágenes: aquellas almacenadas en el ordenador y que están guardadas en forma de archivos, o bien desde el buscador Bing (para esta última opción debe tener conexión a Internet). Ambas herramientas se localizan en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar. Imágenes Esta herramienta permite insertar una imagen desde un archivo. Al pulsar la herramienta se abre el cuadro de diálogo Insertar imagen en Excel, que permitirá navegar por la estructura de carpetas y seleccionar la imagen que se desea colocar en el documento.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Cuando insertemos dicha imagen, aparecerá en el documento con ocho cuadrados, cuatro en los vértices y cuatro en el centro de los lados. Estos cuadrados se denominan puntos de anclaje y permite modificar el tamaño de la imagen tirando de ellos. Los cuadrados de los vértices realizan esta modificación manteniendo la relación de la imagen, es decir, sin distorsionarla; por el contrario los laterales permiten modificar su tamaño distorsionando la misma. Encima de estos puntos podemos ver una línea finalizada en un punto, el cual permite rotar la imagen en el documento.

Adicionalmente, puede observar que al insertar la imagen o seleccionarla, aparece una nueva ficha denominada Formato incluida dentro de un grupo de fichas denominado Herramientas de imagen.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Veamos las principales herramientas de esta ficha: • Correcciones: Permite ajustar el brillo y contraste de la imagen. Ofrece un desplegable donde puede seleccionar distintos tipos de ajuste. • Color: En forma de desplegable podrá seleccionar diferentes cambios de color para la imagen seleccionada.

• • Efectos artísticos: Ofrece la posibilidad de cambiar la presentación de la imagen aplicando efectos como: difuminado, acuarela, carboncillo u otros diferentes. • Comprimir imágenes: Esta herramienta disminuye el tamaño de la imagen para que pese menos en el documento. • Cambiar imagen: Permite sustituir la imagen seleccionada por otra de su elección. • Restablece imagen: Elimina todos los cambios realizados en la imagen seleccionada devolviéndola a su estado original. • Estilos de imagen: Permite la aplicación de diversos cambios de forma generalizada mediante la selección de un modelo perteneciente a la lista que se muestra.

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• Contorno de imagen: Le permite establecer una línea alrededor de la imagen y escoger tanto su grosor como su color. • Efectos de la imagen: Crea efectos de sombra, reflejo, iluminación, bordes suaves, bisel o 3D sobre la imagen seleccionada. • Posición: Le permite definir la posición en que la imagen aparecerá en la página. • Ajustar texto: Indican como debe quedar la imagen con respecto al texto. Existen diferentes opciones de ajuste: »» En línea con el texto: La primera línea del texto coincide con el final de la imagen. »» Cuadrado: El texto se distribuye a ambos lados de la imagen. »» Estrecho: El texto se distribuye a ambos lados de la imagen ajustándose al perfil de la misma. »» Transparente: La imagen se convierte en un elemento con los colores difusos y trasparente, no ocupa posición en el texto. »» Arriba y abajo: La imagen impide que haya texto a su misma altura, sólo se permite texto por encima y por debajo de la imagen. »» Detrás del texto: Coloca la imagen detrás del texto escrito sin que ocupe posición alguna. Si no es transparente tapará el texto. »» Delante del texto: Coloca la imagen delante del texto escrito sin que ocupe posición alguna. Si no es transparente tapará el texto.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Imágenes en línea Esta herramienta le permite insertar una imagen desde el buscador Bing. Una vez seleccionada introduzca el nombre de la imagen a buscar en el recuadro de la parte superior y pulse la lupa que aparece a la derecha.

Una vez que Excel muestra las diferentes imágenes encontradas, debe seleccionar una y pulsar el botón Insertar.

A partir de este punto, las imágenes se tratan de igual forma que lo explicado anteriormente.

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LIBRE OFFICE Al igual que en Excel, el tratamiento de imágenes en Calc es similar al visto en Writer ya que comparten la misma herramienta. Si bien en este caso sólo se activa una barra de herramienta denominada Imagen. Para insertar una imagen desde Calc, debe acceder la herramienta Imagen que se encuentra en la barra de herramientas Estándar. El resultado será la apertura del Cuadro de diálogo insertar Imagen.

Una vez insertada, esta aparecerá con los mismos puntos de anclaje que en Excel. De forma simultánea, se mostrará la barra de herramienta Imagen. Barra de herramienta Marco Detallemos a continuación la operatividad de cada herramienta:

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc • Filtro: Similar a la herramienta Efectos de imagen de Excel. • Modo gráfico: Permite redefinir la imagen en escala de grises, blanco y negro o difuminado. • Color de línea: Permite seleccionar el color que debe tener el borde que rodea a la imagen. • Estilo de línea: Ofrece un desplegable con diferentes tipos de líneas. • Anchura de línea: Mediante el selector podemos cambiar el grosor de la línea seleccionada. • Relleno: Permite aplicar un color de fondo, el cual no se apreciará a menos que la imagen tenga transparencias. • Estilo de relleno: Ofrece la posibilidad de convertir el color plano en una trama, un degradado o utilizar una imagen de fondo. • Recortar la imagen: Muestra unos puntos similares a los de anclaje pero más gruesos que le permiten recortar el tamaño de la imagen suprimiendo parte de ésta. • Sombra: Aplica un efecto de sombra en la imagen seleccionada. • Cambiar ancla: El ancla permite seleccionar a qué elemento del documento se une la imagen. Puede hacerlo de cuatro formas diferentes: a la página, a un párrafo, a un carácter o como si fuese un carácter más del documento. • Alineación: Este selector ofrece diferentes tipos de alineación de la imagen. • Traer al frente: Cuando hay varios objetos (imágenes, gráficos, formas, etc.), coloca el objeto seleccionado el primero de todos • Hacia arriba: Cuando hay varios objetos, sube la posición del objeto seleccionado una posición en la lista. • Hacia abajo: Cuando hay varios objetos, baja la posición del objeto seleccionado una posición en la lista. • Enviar al fondo: Cuando hay varios objetos, coloca el objeto seleccionado el último de todos. • En primer plano: Sitúa la imagen delante del contenido de la hoja. • Al fondo: Sitúa la imagen detrás del contenido de la hoja. • Reflejar verticalmente: Cambia la visualización de la imagen poniéndola boca abajo. • Reflejar horizontalmente: Cambia la visualización de la imagen como si se reflejase en un espejo, es decir, cambiando a la izquierda lo que se ve en la derecha y viceversa. • Transparencia: Suaviza los colores de la imagen haciéndola más trasparente. • Color: Abre una ventana donde podrá seleccionar los canales RGB (Red, Green, Blue – Rojo, Verde, Azul) de la imagen así como el Brillo, el Contraste y el Gamma..

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5. VISTA DE IMPRESIÓN E IMPRIMIR Una fase importante en las hojas de cálculos, es la impresión. Es bastante frecuente encontrarse con hojas de cálculos a las que se ha dedicado decenas de horas de trabajo, que contienen una información precisa y bien detallada, pero que a la hora de imprimirse se han volcado de cualquier manera y sin ajustar la impresión al formato del papel. El resultado es una visualización confusa de la información. Excel ofrece, entre otras herramientas, la posibilidad de ver cómo va a quedar el documento antes de volcarlo a la impresora, y de esta forma poder reajustar los contenidos al formato de salida. Así mismo, a la hora de imprimir, podemos seleccionar otra serie de opciones que afectan a la impresión, como son los márgenes del documento, el tamaño del papel o la orientación. En resumidas cuentas y como ya explicamos en los procesadores de textos, el proceso de imprimir no consiste simplemente en darle a un botón y ver qué es lo que sale por la impresora. Para comprobar cómo va a quedar la impresión podemos usar la opción Diseño página del grupo Vistas de libro de la ficha Vista. Este cambio de visualización muestra la forma en que quedará la página del libro y que cantidad de celdas caben en ella.

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LIBRE OFFICE Para ver en Calc como quedará la hoja de cálculos al imprimirla, usaremos la herramienta Previsualización de impresión de la barra de herramientas Estándar, o pulsaremos la opción Archivo de la barra de menús y en el desplegable seleccionaremos la herramienta Previsualización de impresión o simplemente puede pulsar la combinación de teclas Control + Mayúsculas + O. Calc mostrará en pantalla como queda la impresión de la hoja junto con una serie de botones que permiten navegar a través de la misma.

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5.1. IMPRESIÓN DE DATOS La opción que nos permite tener un mayor control sobre la impresión de una hoja es la selección previa de los contenidos que se quieren imprimir. Seguidamente pulsamos la opción Imprimir de la ficha Archivo. Ésta mostrará a la derecha diferentes opciones de impresión, las cuales estudiaremos en profundidad en el epígrafe 5.3. A efectos de una impresión rápida y sencilla seleccionaremos la opción Ajustar (la última de todas y que por defecto muestra el texto Ajustar hoja en una página), al abrirse el desplegable escogeremos la opción Ajustar todas las columnas en una página. El resultado será la visualización de toda la selección dentro del ancho de la hoja. Por último si fuese necesario, podríamos cambiar la Orientación del papel a Orientación horizontal, consiguiendo de esta forma que los datos aparezcan más grandes al usar como ancho de página el lado más grande del papel. En el lado derecho de la pantalla podremos comprobar la forma en que va a quedar la hoja cuando se imprima, lo que os permitirá realizar alguna otra corrección antes de pasar a la impresión. Finalmente pulsamos el botón Imprimir y el contenido de la hoja se volcará en la impresora que tengamos seleccionada.

En el caso de que tengamos un libro con diferentes hojas que contienen tablas con el mismo tamaño, podemos seleccionar la tabla en la primera de ellas y con la tecla Mayúsculas pulsada haremos un clic en la última, de esta forma todas las páginas aparecerán seleccionadas. Seguidamente pulsamos la opción Imprimir de la ficha Archivo y procedemos de forma similar a lo realizado anteriormente. En este caso, cada hoja tendrá una página diferente pero los ajustes serán similares para todas las hojas, de tal forma que si aplica la opción Ajustar todas las columnas en una página, se ajustarán todas las hojas de la selección.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Si deseamos imprimir un gráfico a toda página, debemos seleccionar el gráfico con un clic y escoger la opción Imprimir de la ficha Archivo. Veremos en este caso que el papel ya se dispone de forma horizontal automáticamente y que el gráfico ocupa toda la hoja.

LIBRE OFFICE En Calc, el proceso para controlar la impresión es un poco más complejo. Partimos del hecho de seleccionar previamente lo que vamos a imprimir, para posteriormente seleccionar la herramienta Previsualización de impresión de la barra de herramientas Estándar, el resultado será la visualización previa del documento. Para ajustar las columnas al ancho de la página, debemos pulsar la herramienta Formato de la página que se encuentra en la barra que contiene los controles de la visualización. Al hacerlo, aparece el cuadro de diálogo Estilo de página, pulsamos la pestaña Hoja y en la parte inferior abrimos el desplegable Modo de escala para seleccionar la opción Ajustar intervalos de impresión a lo ancho/alto.

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Para disponer el papel en formato horizontal, en el mismo cuadro de diálogo, seleccionamos la pestaña Página para posteriormente en el grupo de opciones Formato de papel seleccionar la opción Horizontal del elemento Orientación

Una vez hecho los ajustes, pulsamos la opción Imprimir en la barra de herramientas Estándar. El procedimiento para imprimir varias páginas, es similar al descrito para Excel. Calc no contempla la opción de seleccionar un gráfico e imprimirlo independientemente, por lo que para realizar esta operación, deberá ubicarlo en una hoja nueva, redimensionarlo e imprimir únicamente dicha hoja.

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5.2. DISEÑO DE PÁGINA En Word ya tratamos la aplicación del diseño de página para mejorar el aspecto de nuestros documentos y hacerlos mucho más profesionales. En este epígrafe repasaremos las herramientas que permiten ajustar dicho diseño. Todas las herramientas se localizan en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Márgenes Los márgenes son el espacio que la hoja de cálculos deja en blanco entre el cuerpo del documento y el borde del papel. Por defecto en Excel, estos espacios son de 1,8cm a cada lado y 1,9cm arriba y abajo. El resto del espacio será utilizado para imprimir la información contenida en la hoja. La herramienta Márgenes se localiza en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página y al pulsarla ofrece un desplegable con variaciones de márgenes que pueden ser aplicadas al documento.

La opción Márgenes personalizados, abre el cuadro de diálogo Configurar página en su pestaña Márgenes. En esta pestaña se pueden definir de forma personalizada el tamaño de cada uno de los márgenes.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Orientación Con esta herramienta podrá indicar a Excel si piensa utilizar el papel de forma Vertical, que es la orientación por defecto o de forma Horizontal. En cualquiera de los casos recuerde que no debe cambiar el papel de posición, será la impresora la que imprima en un sentido u otro. La herramienta Orientación se localiza en el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página. Tamaño En el mismo grupo que las opciones anteriores, podrá encontrar la herramienta Tamaño, la cual, permite definir el tamaño del papel utilizado. Habitualmente el tamaño de papel que solemos utilizar es el folio A4 y no suele ser necesario realizar ningún tipo de cambio, pero si es necesario imprimir sobre un sobre o un formato de papel especial, al seleccionar esta herramienta aparecerá un desplegable con otros tipos comunes y sus medidas.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc La opción Más tamaños de papel abre el cuadro de diálogo Configurar página en su pestaña Papel. En él se puede seleccionar un tipo definido.

Diseño de página Finalmente, en la parte inferior del grupo Configurar página, nosencontramos un botón que al pulsarlo abre el cuadro de diálogo Configurar página, sobre él pulsaremos la penúltima pestaña denominada Encabezado y pie de página.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc En este cuadro nos encontramos con dos opciones en forma de desplegables y que se denominan Encabezado y Pie de página, al pulsar sobre ella se abre un desplegable que permite seleccionar entre diferentes modelos de éstos para aplicarlos sobre nuestra impresión.

Por otra parte, si queremos personalizar el encabezado o el pie pulsaremos los botones Personalizar encabezado o Personalizas pie de página, en cualquiera de los casos aparecerá un nuevo cuadro de diálogo denominado Encabezado o Pie y que nos permite escribir un texto y/o añadir campos (fecha, hora, número de página o total de páginas) al encabezado o pie.

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LIBRE OFFICE En Calc podrá cambiar estos parámetros accediendo al menú Formato y seleccionando la herramienta Página. Como respuesta se abrirá el cuadro de diálogo Estilo de página: Estilo predeterminado.

Recordaremos este cuadro de diálogo del epígrafe anterior. En este cuadro podrá modificar el tamaño y la orientación del papel con las opciones de Formato de papel y los espacios que rodean al cuerpo del documento con las opciones de Márgenes. También podrá seleccionar la Bandeja de papel en la que se encuentra el papel configurado para aquellos casos en que la impresora tenga más de una ban

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5.3. OPCIONES DE IMPRESIÓN Ya hemos visto en el epígrafe “5.1. Impresión de datos”, que para imprimir una hoja o parte de ella, debíamos llamar a la herramienta Imprimir, lo cual se hace Seleccionando la ficha Archivo y seleccionando la opción Imprimir o bien pulsando la combinación de teclas Control + P. Ambas combinaciones mostrarán las diferentes opciones de impresión disponibles en Excel.

A la derecha de estas opciones, Excel visualiza como quedará al imprimirse la selección realizada o parte de la hoja sobre la que se encuentra el cursor si no se hizo selección. En su parte inferior izquierda tiene un navegador que permite visualizar otras páginas y en su parte inferior derecha, están las herramientas Mostrar márgenes que oculta o visualiza las líneas de los márgenes y Toda la página que permite pivotar entre ver la página en su conjunto de forma más pequeña o sólo parte de ella. Si el documento contiene más de una página, en la parte izquierda aparecerá un pequeño navegador para poder cambiar de una a otra.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Las herramientas de impresión que encontramos son las siguientes: • Imprimir: Vuelca a la impresora el documento aplicando las diferentes selecciones de impresión que hayamos realizado previamente. • Copias: Como su nombre indica, determina el número de copias impresas que se desean. • Impresora: Permite la selección del dispositivo para imprimir en el que se volcará el documento. Esta opción es aplicable cuando se tiene más de una impresora accesible, ya sea conectada al ordenador o en red. • Imprimir hojas activas: Es un desplegable que le permite seleccionar el rango que desea imprimir: »» Hojas activas (opción por defecto que imprime la totalidad de las hojas seleccionadas). »» Todo el libro (independientemente de la selección imprime todas las hojas con contenido del libro). »» Selección (se ciñe a la impresión de las celdas y hojas seleccionadas). »» Paginas: Dentro de la selección realizada con la herramienta anterior, permite a su vez escoger la impresión de un conjunto de páginas. »» Intercaladas: Esta opción en caso de más de una copia permite escoger entre finalizar una copia antes de empezar la siguiente o simultanear la impresión de todas las copias. »» Orientación: Permite decidir la orientación en que el documento debe ser impreso en el papel. Puede escogerse entre Vertical u Horizontal »» Tamaño de papel: Fuerza el documento a imprimirse en un tamaño de papel escalándolo, es decir, reduciéndolo en el caso de que el tamaño del papel sea menor que el del documento. »» Márgenes: Imprime el documento utilizando nuevos parámetros de márgenes. Este hecho puede provocar el descuadre de la impresión. • Ajustar: Permite la realización de ajustes para que la impresión entre dentro de unos márgenes. »» Sin escalado aplica el tamaño propio, es la opción por defecto. »» Ajustar hoja en una página reduce el tamaño de la fuente, si fuese necesario, para que el contenido completo de la hoja entre en una página. »» Ajustar todas las columnas en una página reduce el tamaño de la fuente, si fuese necesario, para que todas las columnas de la hoja entre en una página de ancho independientemente del largo que resulte. »» Ajustar todas las filas en una página reduce el tamaño de la fuente, si fuese necesario, para que todas las filas de la hoja entre en una página de alto independientemente del ancho que resulte.

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LIBRE OFFICE Como ya estudiamos en Writer, para imprimir en Calc, debemos seleccionar la opción Archivo de la barra de menús y posteriormente, escoger la opción Imprimir. También puede hacerse pulsando la combinación de teclas Control + P o como tercera opción pulsando la herramienta Imprimir de la barra de herramientas Estándar. En cualquiera de los casos, Calc mostrará un cuadro de diálogo denominado Imprimir con diferentes pestañas.

Pestaña General Desde esta pestaña podrá seleccionar la impresora en la que desea imprimir así como el número de copias y el intervalo de páginas. También contempla una opción denominada Imprimir en orden inverso para que las páginas se imprimar de la última a la primera. Pestaña LibreOffice Calc Ofrece al usuario la posibilidad de no imprimir las páginas en blanco.

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Ofimática Básica Unidad 3. Hojas de cálculo: Excel y Calc Pestaña Diseño de página Facilita la opción de imprimir más de un página por hoja y de seleccionar el orden de impresión de los contenidos de una hoja. Pestaña Opciones Contiene varias opciones que le permiten volcar el contenido de la impresión en un archivo (por ejemplo para su envío por correo) o usar únicamente determinadas bandejas de papel de la impresora.

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RESUMEN Las hojas de cálculo son programas que sistematizan las necesidades de realizar procesos numéricos en las empresas. Éstas cubren cualquier tipo de cálculo y lo automatizan, haciendo que este proceso sea sencillo para el usuario. Así mismo, incluyen capacidades adicionales como: la realización de gráficos estadísticos, simulación de entornos numéricos o trabajo con datos en forma de listas. Las hojas de cálculo se dividen en filas y columnas que al cruzarse forman la celdas. Las filas son cada una de las divisiones horizontales de la hoja y se designan mediante un número. Las columnas son las divisiones verticales de la hoja y se designan mediante una o más letras. Las celdas son el resultado que se obtiene cada vez que se cruza una fila y una columna. Son los receptáculos donde se almacena la información dentro de la hoja y se designan mediante la unión de la/s letra/s de la columnas seguida del número de la fila. Un libro es el equivalente a un archivo de hoja de cálculos, el cual, puede contener un amplio número de hojas de cálculo. Éstas, a su vez se dividen en filas y columnas que forman las celdas. En las hojas de cálculo, el formato de número está enfocado a presentar con todo el rigor la forma en que deben ser visualizados los datos aplicando opciones como: número de decimales, símbolos monetarios, separadores de millar o barras de separación en las fechas. El formato condicional permite aplicar diferentes opciones de formato a una celda en función de su contenido. Una fórmula es una expresión formada por un conjunto de símbolos matemáticos, referencias a celdas, constantes numéricas en forma de valores y/o funciones dispuestas en un orden, con la intención de retornar un valor como resultado de la realización del proceso recogido en la misma. Una función es como una fórmula predefinida en la hoja de cálculo, que es invocada por el nombre que la etiqueta y que actúa sobre una serie de valores denominados argumentos, los cuales se especifican después del nombre de la función, entre paréntesis y separados por símbolos de punto y coma (;). Los gráficos son una potente herramienta para la transmisión de información. Permiten sintetizar una gran cantidad de datos numéricos en una imagen, la cual, constituye una forma sencilla y precisa de interpretación de un escenario numérico. En las hojas de cálculos podemos insertar imágenes como parte de la información que acompaña a los datos. Cuando imprimimos, la opción que nos permite tener un mayor control sobre la impresión de una hoja, es la selección previa de los contenidos que se quieren imprimir. Las herramientas de Diseño de página permiten mejorar el aspecto de nuestros documentos y hacerlos mucho más profesionales.

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SCORM

STANDARD

Realizado según norma

UNE 66181

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INTRODUCCIÓN La finalidad de esta unidad formativa es mostrar al alumno cómo funcionan los programas de diseño de presentaciones así como la integración de los mismos en el desarrollo de las labores cotidianas asociadas al entorno de trabajo. Microsoft PowerPoint será el programa de presentaciones que usaremos como herramienta formativa, si bien, se describirán en profundidad aquellos procesos que difieran al hacer uso del programa de presentaciones Impress de la suite de LibreOffice. En esta unidad aprenderemos a crear diapositivas, introducir texto en ellas, incluir diferentes tipos de objetos, organizar las colecciones de diapositivas, crear efectos de animación y transición de diapositivas así como a imprimir los diferentes productos que se obtienen de este tipo de programas. El enfoque de los temas será totalmente práctico y utilizaremos videotutoriales como herramientas de apoyo para el aprendizaje de aquellos conceptos que puedan entrañar una mayor dificultad.

CONOCIMIENTOS PREVIOS Antes de comenzar a estudiar esta unidad es recomendable conocer: • Cómo iniciar sesión en el sistema operativo Windows • Cómo acceder a un programa instalado en el ordenado

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OBJETIVOS • Explicar las partes de una diapositiva y los factores que se han de tener en cuenta para conseguir la correcta transmisión de la información en una presentación. • Organizar las carpetas y las presentaciones del ordenador para que tengan un acceso cómodo y eficaz desde la aplicación. • Realizar operaciones de localización, recuperación, nombrado y grabación de presentaciones desde la aplicación. • Usar la plantilla que se establezca. • Localizar en el catálogo disponible los elementos que más se adapten a lo requerido. • Establecer la distribución de cuadros (textos, figuras, tablas y otros) sobre las diapositivas de acuerdo a lo requerido. • Usar diferentes colores, texturas, efectos y otras características proporcionadas por la aplicación. • Usar las diferentes técnicas de transición entre diapositivas proporcionadas por la aplicación. • Usar las operaciones de edición que permita la aplicación para copiar, mover de sitio y modificar las dispositivas. • Imprimir presentaciones desde la aplicación, usando todas las posibilidades de la aplicación y de la impresora

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1. CONCEPTOS BÁSICOS DE PROGRAMAS DE PRESENTACIONES

DEFINICIÓN Los programas de presentaciones están diseñados para permitir exponer la información mediante un conjunto de diapositivas y dentro de un entorno multimedia, lo que permite la incorporación de gráficos, imágenes, esquemas, sonidos y vÍdeo.

Las presentaciones tienen múltiples aplicaciones para las empresas y usuarios, veamos algunos ejemplos: • Reuniones comerciales: Se usan para presentar nuevos productos a los clientes y pueden estar compuesta por imágenes de los productos, videos de presentación, gráficos de posibles ventas, esquemas con nichos de mercados, tablas de distribución y cualquier otro elemento propio de este tipo de reuniones. • Presentación comercial: Una presentación (locutada o no), con diferentes diapositivas sobre uno o más productos, puede estar viéndose de forma cíclica en un ordenador expuesto al público. • Apoyo didáctico: En el aprendizaje de tareas puede servir como herramienta de enseñanza autodidacta, de forma que el alumno puede recurrir a ella cada vez que tenga una duda. • Conferencias: El uso de presentaciones en este tipo de eventos ayuda a dinamizar la exposición del orador a la vez que refuerza al asistente sobre los puntos más importantes de ésta. Existen numerosos programas de presentaciones en el mercado. Durante esta unidad usaremos como referencia la versión más extendida de todas y referente para el resto de programas de este tipo: Microsoft PowerPoint en su versión 2013. Adicionalmente, explicaremos las diferencias con respecto a Impress de la suite LibreOffice, que es el programa de presentaciones de libre distribución más extendido. En este caso la versión que veremos es la 5.0.

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1.1. ABRIR EL EDITOR DE PRESENTACIONES A continuación desarrollaremos las diferentes formas de acceder al programa de presentaciones PowerPoint: Pulsando el botón de Inicio de Windows y seleccionando, en el menú que aparece, la opción Todos los programas se mostrará una lista con archivos y carpetas, en ella debe escoger la carpeta Microsoft Office 2013, la cual, a su vez, ofrecerá una lista con los programas instalados de dicha Suite, en ella deberá pulsar sobre el icono de PowerPoint 2013.

Otra forma es la posibilidad de que en su escritorio de Windows exista un acceso directo al programa, en cuyo caso será suficiente con hacer un doble clic sobre dicho acceso.

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Ofimática Básica Unidad 4. Presentaciones: PowerPoint e Impress

Una tercera posibilidad es que el acceso al programa esté integrado dentro de la barra de tareas, en cuyo caso será suficiente con hacer un clic sobre él. Si el clic lo hace con el botón derecho del ratón, en lugar de cargar el programa aparecerá un menú contextual con el que podrá seleccionar uno de los últimos archivos abiertos para que se cargue a la vez que abre el programa. Desde este menú también podrá seleccionar desanclar (quitar) el acceso directo de la barra de tareas o acceder al programa.

LIBRE OFFICE El acceso al programa de presentaciones Impress puede realizarse de cuatro formas diferentes, las tres ya vistas en PowerPoint y una más desde el lanzador de LibreOffice. Se puede acceder al programa a través del botón de Inicio de Windows, seleccionando la opción Todos los programas, seguida de la apertura de la carpeta LibreOffice 5.0 donde finalmente pulsaremos sobre el programa LibreOffice Impress.

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También se puede acceder a través de un acceso directo en el escritorio de Windows. En este caso, debe hacer un doble clic sobre el mismo.

Otra forma de acceso puede ser desde la barra de tareas si tiene un acceso al programa Impress anclado en ella. Para acceder deberá hacer un clic sobre dicho acceso con el botón izquierdo. Si lo hace con el botón derecho aparecerá un menú contextual con las mismas opciones que ya vimos para PowerPoint.

Por último, lo más seguro es que la suite LibreOffice haya instalado un lanzador de la Suite y que al pulsar sobre él abra la ventana de introducción a la misma. En esta ventana puede seleccionarse cuál de los programas que la componen se desea abrir.

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1.2. LA INTERFACE DE POWERPOINT Antes de empezar con el trabajo de diapositivas en PowerPoint debemos conocer como es el entorno de trabajo de este programa, por ello a continuación explicaremos cada uno de los elementos que componen su interface de trabajo.:

• Barra de acceso rápido: Permite al usuario acceder de una forma rápida a las herramientas de uso frecuente. Con el desplegable que aparece a la derecha pueden seleccionarse las herramientas que se visualizan en ella. • Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto en el mismo. • Botones de ventana: Encontramos en ella los botones Minimizar, Restaurar o Maximizar y Cerrar. A la izquierda de éstos nos encontramos el botón de Ayuda de Windows (?) y el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones. • Cinta de opciones: Muestra el conjunto de fichas que contienen las diferentes herramientas que se utilizan en PowerPoint. • Ficha: Son agrupaciones de herramientas que persiguen un mismo propósito general. Se definen por un nombre y están estructuradas en grupos de herramientas. • Grupo: Son subagrupaciones dentro de las fichas, las cuales permiten perfilar el propósito final de las herramientas que agrupan. • Herramienta: Es cada una de las funcionalidades que permite PowerPoint. Mediante ellas se cubren todos y cada uno de los aspectos necesarios para el desarrollo de una hoja de cálculos.

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• Panel esquema: Dependiendo del modo de visualización seleccionado permite ver las diapositivas en un tamaño reducido o su contenido en forma de esquema. • Área de trabajo: Dependiendo del modo de visualización puede contener una o varias diapositivas. En esta área seleccionaremos aquellos elementos de una o varias diapositivas con los que deseamos trabajar. • Barra de estado: Devuelve información sobre la hoja de cálculos con la que estamos trabajando. • Notas: Abre un panel en la parte inferior para escribir el contenido de las notas del orador. • Comentarios: Abre un panel lateral a la derecha que permite la introducción de comentarios sobre la diapositiva. Esta opción es muy útil cuando la presentación va ser elaborada por varios autores. • Vista: Permite variar entre diferentes formas de ver las diapositivas: Normal, Clasificador de diapositivas, Vista lectura y Presentación con diapositivas. • Zoom: Su objetivo es aumentar o disminuir la visualización del documento en pantalla. Por defecto es de un 100%, pero puede variarla arrastrando el señalizador hacia la izquierda (disminuir) o hacia la derecha (aumentar).

LA INTERFACE DE IMPRESS: LIBRE OFFICE La ventana de Impress puede recordarnos bastante a las ya vistas de Calc y Writer, debido a que al pertenecer a la misma Suite, muchas de las herramientas son las mismas. Analicemos como es el entorno de Impress:

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• Barra de título: Contiene el nombre del programa y del archivo abierto en el mismo. • Botones de ventana: En ella encontramos los controles habituales de cualquier ventana de Windows. • Barra de menús: Se trata de una barra que contiene todas las funcionalidades de la hoja de cálculos recogidas en listas que aglutinan las herramientas con un mismo propósito general y que el usuario debe desplegar para seleccionar la que desea utilizar. De estas listas con opciones le viene el nombre de barra de menús. • Barra de herramientas Estándar: Contiene aquellas herramientas de uso más común en PowerPoint y relacionadas básicamente con el almacenamiento, impresión y opciones de trabajo cotidianas para la presentación. • Barra de herramientas Dibujo: Situada en la parte inferior, recoge aquellas herramientas de uso común para la incorporación de formas, líneas y rellenos a la diapositiva. • Herramienta: Es cada una de las funcionalidades que permite PowerPoint. Mediante ellas se cubren todos y cada uno de los aspectos necesarios para el desarrollo de la presentación. • Panel de diapositivas: Permite ver las diapositivas en un tamaño reducido. • Barra lateral: Esta barra lateral permite desplegar panales de herramientas como ya hemos explicado anteriormente. En este caso, cobra bastante importancia, ya que muchas de las funcionalidades de Impress podrán ejecutarse desde ella. Por defecto activa el panel Propiedades, que permite seleccionar el modelo de diapositiva que se va a crear. Adicionalmente incluye también los paneles: Transición de diapositivas, Animación personalizada, Páginas maestras, Estilo y formato, Galería y Navegador.

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• Área de trabajo: Es la zona donde desarrollar las actividades en Impress, en ella destacan las cinco pestañas que se ven en su parte superior y que permite modificar la forma en que debe visualizarse la presentación: »» Normal: Es el modo para trabajar con la diapositiva. Aparece la diapositiva con los diferentes recuadros de texto u objeto activos. »» Esquema: Muestra el número de la diapositiva junto a un pequeño icono y los contenidos de texto de la misma. Este modo es perfecto para revisar y dar formato al texto. »» Notas: Cambia el modo de visualización a forma de página, mostrando la diapositiva en su parte superior y dejando la parte inferior para introducir las notas del orador. »» Folleto: Sirve para diseñar el formato de impresión de las diapositivas, permitiendo la inclusión de encabezados y pies de página en las mismas. »» Clasificador de diapositivas: Muestra todas las diapositivas a un tamaño reducido, ofreciendo la posibilidad de redistribuir sus posiciones.

• Barras de desplazamiento: Permiten desplazarse tanto horizontal como verticalmente sobre la hoja de cálculos. • Barra de estado: Muestra información sobre la hoja de cálculos activa. • Zoom: Tiene como objetivo ajustar la visualización del documento en pantalla aumentado o disminuyendo el porcentaje de visualización en pantalla.

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1.3. MI PRIMERA PRESENTACIÓN En este epígrafe vamos a desarrollar una presentación muy simple que sirva de guía para introducirnos en el funcionamiento de PowerPoint. Crearemos una presentación con cuatro diapositivas que nos permitan explorar algunas de las posibilidades del programa. Para empezar abriremos el programa en cualquiera de los modos explicados en el epígrafe 1.1. El resultado será una pantalla donde aparecen diferentes Temas para que seleccionemos uno de ellos. Este tema influirá en el aspecto y presentación de nuestras diapositivas. Si bien su elección puede ser modificada a posteriori, también puede conllevar que tengamos que redefinir diferentes aspectos de las diapositivas realizadas y en especial de los formatos aplicados.

Una vez hecha nuestra selección con un clic (escogeremos el tema Whisp a efectos de este desarrollo), aparecerá una segunda pantalla donde puede seleccionar los colores que desea aplicar sobre el tema escogido. En nuestro caso escogeremos el segundo de la primera fila. En la parte izquierda de la pantalla de selección aparece un selector denominado Más imágenes que permite ver cómo quedan los diferentes tipos de diapositivas con la selección realizada. Para finalizar debemos pulsar el botón Crear.

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Finalizada la selección PowerPoint mostrará la ventana del programa con el tema escogido ya aplicado en la diapositiva de título. El siguiente paso será hacer un clic sobre los recuadros Haga clic para agregar un título o Haga clic para agregar un subtítulo y empezar a escribir en ellos. En nuestro caso vamos a escribir como título “Impresiones de Andalucía” y como subtítulo “La belleza de nuestra región”.

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Para incluir una nueva diapositiva, debemos seleccionar la herramienta Nueva diapositiva del grupo Diapositivas en la barra de herramientas Inicio, al hacerlo se abrirá un desplegable con los distintos tipos de diapositivas que pueden insertarse.

Cada uno de los tipos incluye diferentes tipos de elementos (textos u objetos) y diferentes formatos para cada uno de ellos.

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Para nuestra segunda diapositiva vamos a incluir una fotografía con un título de diapositiva y una descripción, por tanto, la diapositiva que seleccionaremos será Contenido con título, la cual mostrará una dispositiva con los tres elementos que necesitamos.

En el recuadro mayor de la diapositiva aparece la posibilidad de escribir texto o bien de insertar un objeto seleccionando el tipo que se desea entre: Tabla, Gráfico, SmartArt, Imágenes, Imágenes en línea o Vídeo.

• En primer lugar (el orden de rellenar los objetos es relativo) haremos un clic sobre el recuadro título y escribiremos la expresión “Ruinas de Baelo Claudia”.

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• Seguidamente haremos un clic sobre el recuadro del texto y escribiremos el siguiente texto “La antigua ciudad romana de Baelo Claudia está situada en la ensenada de Bolonia, en la pedanía tarifeña de Bolonia, a unos 22 km al noroeste de la ciudad de Tarifa, en la provincia de Cádiz (España), dentro del actual Parque Natural del Estrecho. El estudio de sus restos arquitectónicos muestra su origen romano a finales del siglo II a. C., observándose ya desde esa época una gran riqueza que la convierte en un centro económico importante dentro del área del Mediterráneo”. • Por último seleccionaremos la opción Imágenes del recuadro con objetos. Al hacerlo aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen, en el que podemos navegar a través de nuestra estructura de carpetas y archivos hasta localiza la imagen que buscamos (si reproduce el supuesto puede colocar cualquier otra imagen) y seleccionarla.

Una vez hecha la inserción, la diapositiva contendrá los elementos que queríamos. Nuestro siguiente paso será darle formato al título poniéndolo en negrita, para ello, hacemos clic en el título, seleccionamos el texto y pulsamos la tecla Negrita.

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Como tercera diapositiva vamos a crear una con dos fotografías enfrentadas y un título en la parte superior, por tanto, para este diseño escogeremos la diapositiva Dos Objetos al pulsar la herramienta Nueva diapositiva.

Como título escribiremos “Acantilados de Maro” y una vez hecho, seleccionaremos en cada uno de los cuadros de objetos la opción Imágenes y buscaremos e introduciremos las dos imágenes (nuevamente puede seleccionar cualquier imagen de su ordenador). En este caso no vamos a realizar ningún cambio en la diapositiva.

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En la cuarta diapositiva vamos a introducir un título y un vídeo que ocupe el centro de la diapositiva, con lo cual, el tipo de diapositiva que seleccionaremos será Título y objetos.

En la diapositiva, insertaremos el título “Cómo bailan los caballos andaluces” y en el recuadro de objetos pulsaremos la herramienta Vídeo, la cual, abrirá el cuadro de diálogo Insertar vídeo (similar al de imagen), para localizar la ubicación del archivo. Una vez hecho habremos finalizado la diapositiva.

Con nuestra presentación ya creada, podemos seleccionar en el Panel de esquema las diferentes diapositivas realizadas y veremos cómo PowerPoint las cambia también en el área de trabajo.

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Para finalizar, grabaremos nuestra presentación pulsando el icono de Guardar que aparece en barra de acceso rápido y se abrirá la herramienta Guardar como de la ficha Archivo, allí deberemos seleccionar la carpeta donde vamos a almacenar el archivo (libro), una vez hecho se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como en el que deberemos introducir el nombre del archivo, en nuestro caso “Impresiones de Andalucía”.

LIBRE OFFICE El proceso para crear una presentación en Impress es parecido al desarrollado en PowerPoint, veamos los diferentes pasos para crear la presentación. En primer lugar, cuando creamos la presentación no aparece ningún tema antes de empezar, sino que debemos pulsar la herramienta Páginas maestras de la barra lateral y seleccionar una de las opciones que aparecen en el panel que se abre. Para nuestro primer desarrollo vamos a seleccionar la opción Alizarín (Se localiza en la parte inferior de la lista Disponible).

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Nuestro siguiente paso será introducir el título y subtítulo de la presentación. Para cambiar el tipo de diapositiva, en la barra de herramientas Estándar, pulsaremos la herramienta Diseño de diapositiva y aparecerá un desplegable con los diferentes tipos de diapositivas. Al no existir ninguno que permita título y subtítulo, escogeremos el modelo Diapositiva Vacía, para posteriormente insertar el texto sobre ella.

Ya con la diapositiva cambiada, pulsaremos la herramienta Cuadro de texto y haremos un clic sobre la posición de la diapositiva donde queremos colocar el título, seguidamente escribiremos el texto “Impresiones de Andalucía”, pulsaremos Enter y escribiremos “La belleza de nuestra región”. Como los textos no están a un tamaño adecuado cambiaremos su tamaño, para ello, necesitamos abrir la barra de herramientas Formato pulsando la opción Ver de la barra de menús y a continuación la opción Barra de herramientas, finalmente en el menú que aparece debemos escoger Formato de texto. Con la barra ya visible, seleccionamos el título y cambiamos el tamaño de la fuente a 48 puntos y repetimos con el subtítulo a 28 puntos. A su vez el título lo marcamos también en negrita. Finalmente, tirando de los bordes, podemos arrastrar el recuadro hasta colocarlo en la posición que deseemos en la diapositiva.

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Para insertar la segunda de nuestras diapositivas seleccionaremos la herramienta Diapositiva, que se encuentra también en la barra de herramientas Estándar y escogeremos la opción Título y contenido 2 del desplegable.

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Podemos comprobar que en los cuadros grandes aparece la posibilidad de insertar cuatro objetos: Tabla, Gráfico, Imagen y Audio o Vídeo.

Siguiendo el ejemplo, escribiremos los mismos textos en los recuadros de título y en el de la izquierda. En el de la derecha, seleccionaremos la herramienta Insertar imagen que abrirá el cuadro de diálogo Insertar una imagen para que busquemos la imagen que vamos a colocar. Una vez hecho la dispositiva estará finalizada.

Para la tercera dispositiva, seleccionaremos herramienta Diapositiva y escogeremos la misma opción del desplegable Título y contenido 2. Una vez hecho, introduciremos el título “Acantilados de Maro” y las imágenes de forma similar a la diapositiva anterior.

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En la cuarta y última escogeremos el tipo Título, contenido para que podamos escribir como título “Cómo bailan los caballos andaluces” y el vídeo con el mismo nombre seleccionando la herramienta Insertar audio o vídeo.

Al igual que antes, podemos seleccionar las diapositivas en el panel de esquema y visualizarlas en el área de trabajo. Para grabar la presentación, pulsaremos la herramienta Guardar de la barra de herramientas estándar que será transformada automáticamente en Guardar como, ya que es la primera vez que se almacena el archivo.

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1.4. LAS VISTAS DE POWERPOINT Cuando trabajamos con PowerPoint podemos seleccionar entre cuatro formas diferentes de ver la presentación. El uso de uno u otra dependerá de la actividad que pensemos desarrollar. Podemos cambiar el tipo de vista desde el selector con el mismo nombre que se encuentra a la derecha de la barra de tareas y que explicamos en el epígrafe 1.2. A continuación detallaremos los cuatro tipos de vistas. Normal Divide la pantalla en dos zonas: a la izquierda el panel esquema y a la derecha el área de trabajo siendo además el modo de vista por defecto. En el panel esquema PowerPoint muestra las diapositivas a pequeño tamaño para permitirnos movernos de una forma rápida a través de ellas y seleccionarlas. Cada vez que seleccionamos una aparece en grande en el área de trabajo.

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En esta vista, si se pulsa la herramienta Notas en la barra de tareas, se abrirá un pequeño recuadro en la parte inferior donde puede escribirse un esquema para el discurso del ponente y que no aparecen al visualizar la diapositiva. Clasificador de diapositivas Cambia la pantalla ocultando el panel esquema y aumentando el área de trabajo hasta completar la pantalla. Sobre ella se disponen las diapositivas a un tamaño reducido para facilitar tareas tales como la distribución, aplicación de transiciones o duplicación de diapositivas entre otras posibilidades.

Vista de lectura Muestra las dispositivas a pantalla completa e incluye un pequeño navegador en su parte inferior derecha para ir a la anterior o posterior.

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Presentación con diapositivas Este es el modo a usar para la presentación a terceros, ya que trabaja la diapositiva en el modo pantalla completa con un grupo de herramientas en su parte inferior derecha que le permiten: ir a la anterior, ir a la posterior, usar un señalizador sobre las diapositivas pulsando el ratón (el cual, adopta las formas de un puntero láser, un lápiz o un señalizador), una herramienta para seleccionar cualquier otra diapositiva, una lupa para aumentar el detalle y un desplegable con más ayudas para la presentación.

Si en la presentación el ponente tiene un ordenador y los asistentes ven la presentación en un segundo monitor del ordenador o a través de un proyector (configurados como segundo monitor), el orador tendrá una pantalla diferente a la del asistente, permitiéndole ver la diapositiva, las notas del orador y la diapositiva siguiente.

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LIBRE OFFICE En el caso de Impress las vistas se seleccionan con las pestañas que aparecen en la parte superior del área de trabajo y son cinco: Normal Similar a la vista normal de PowerPoint muestra el panel de diapositivas y el área de trabajo.

Esquema Muestra las diapositivas acompañadas de su número de orden y los textos recogidos en los cuadros del diseño de la diapositiva, no así el introducido en cuadros de texto. Este tipo de visualización está pensada para trabajar especialmente dando formato y corrigiendo el texto de las diapositivas.

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Notas Este modo muestra una página y en su parte superior sitúa una imagen de la diapositiva, abriendo un recuadro inferior donde introducir las notas del orador que acompañan a la dispositiva. El propósito es ver como quedarían impresas las notas del orador a tamaño folio. Posteriormente puede imprimir dichas notas como un documento más de Impress.

Folleto Desde este modo podrá trabajar los encabezados y pies que se mostrarán al imprimir los diferentes documentos que pueden obtenerse de la presentación: las diapositivas, los cuadernos de los asistentes o las notas del orador.

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Clasificador de diapositivas Similar en cuanto a funcionamiento con respecto a su homónimo de PowerPoint. Permite la redistribución de las diapositivas, la aplicación de transiciones o los procesos como duplicación y eliminación de diapositivas.

1.5. GUARDAR LA PRESENTACIÓN Para almacenar nuestra presentación seguimos teniendo las mismas formas que en programas anteriores: Guardar y Guardar como. Dependiendo de la situación, tendremos varias posibilidades: • Si es la primera vez que se guarda, da igual qué herramienta cojamos ya que automáticamente se transformará en Guardar como. • Si la presentación ya está grabada y queremos mantenerla en la misma ubicación y con el mismo nombre, usaremos la herramienta Guardar. • Si la presentación ya está grabada, pero queremos volverla a grabar cambiando su ubicación y/o nombre, usaremos la herramienta Guardar como.

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Guardar Para guardar una presentación podemos: • Pulsar el botón Guardar que aparece en forma de disquete en la barra de acceso rápido. • Seleccionar la ficha Archivo y pulsar la herramienta Guardar que aparece en el lateral.

• • Pulsar la combinación de teclas Control + G. Guardar como Esta herramienta se activa a través de la ficha Archivo y seleccionando la herramienta Guardar como. En el panel lateral debe seleccionarse la opción Equipo y escoger, o bien una de las carpetas recientes o bien pulsar el botón Examinar para indicar la ruta de almacenamiento, a continuación se mostrará el cuadro de dialogo Guardar como con la ruta seleccionada y esperando que introduzca el nombre que desea dar al archivo o libro.

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Puede acceder directamente al cuadro de dialogo Guardar como pulsando la tecla F12.

LIBRE OFFICE En Impress estas herramientas se localizan en la barra de herramientas Estándar y se manejan de la misma forma, con la salvedad de que para activar por teclado la herramienta Guardar como debe pulsar la combinación de teclas Control + Mayúsculas + S en lugar de F12.

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1.6. CERRAR LA APLICACIÓN Normalmente cerramos PowerPoint cuando hemos finalizado la presentación y ésta se ha garbado. En caso de no ser de esta forma, antes de cerrar PowerPoint, aparecerá un cuadro de dialogo para preguntarnos si se desean guardar los cambios realizados en el libro.

Si tenemos abiertas diferentes presentaciones, deberá repetirse el proceso en todas y cada una de ellas. Se puede cerrar una presentación de PowerPoint de varias formas: • Al tratarse de una ventana, se puede cerrar pulsando el botón Cerrar que aparece en la parte superior derecha de la pantalla. • Puede utilizarse la combinación de teclas Alt + F4 que sirve para cerrar cualquier aplicación abierta dentro de Windows. • Desde la ficha Archivo y escogiendo la opción Cerrar que aparece en la lista. • Pulsando la combinación de teclas Control + R. Los conceptos explicados son aplicables para cerrar presentación por presentación si tenemos más de una abierta, por tanto el concepto cerrar la aplicación sólo es aplicable si cerramos todas y cada una de las presentaciones en las formas expuestas. También en la barra de tareas de Windows podemos seleccionar el botón de tareas de PowerPoint con el botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece seleccionar la opción Cerrar todas las ventanas.

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LIBRE OFFICE Las diferentes formas de cerrar una presentación en Impress son: • Pulsando el botón Cerrar ventana que aparece en la parte superior derecha de la ventana de Impress. • Pulsando la combinación de teclas Alt + F4. • Seleccionando en la barra de menús la opción Archivo y pulsando la opción Cerrar que figura en la lista. En el caso de Impress existe una opción que permite cerrar todos los libros abiertos desde el propio programa. Esta herramienta se denomina Salir de LibreOffice y se encuentra en el desplegable que aparece al pulsar la opción Archivo de la barra de menús. También puede activarse mediante la combinación de teclas Control + Q. Si tiene algún libro sin guardar Impress abrirá un cuadro de dialogo en el que debe indicarse si se desea guardar o no.

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1.7. ABRIR UNA PRESENTACIÓN Abrir un libro significa cargar en PowerPoint una hoja de cálculos que ha sido grabada anteriormente. Este simple proceso puede ser realizado de diferentes formas: Si se localiza en Windows el archivo que se desea abrir, se verá que éste aparece con el logotipo de PowerPoint (lo cual es un indicativo del programa que permite su uso). En estos casos, si se hace un doble clic sobre el archivo, se abrirá la hoja de cálculos con el archivo seleccionado ya cargado en ella.

Desde PowerPoint puede abrirse un archivo pulsando la ficha Archivo y seleccionando la herramienta Abrir. En el lado derecho de la ventana se mostrarán las opciones: • Recientes: Muestra los últimos archivos abiertos y pueden abrirse haciendo un clic sobre el nombre de uno de ellos. • OneDrive: Personal: Permite conectarse a la nube de Microsoft y descargar archivos que previamente se hayan almacenado en ella. Es necesario crear una cuenta en Microsoft y tener acceso a Internet. • Equipo: Permite al usuario navegar a través de la estructura de carpetas del ordenador para localizar un archivo.

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LIBRE OFFICE En Impress disponemos prácticamente de las mismas opciones: Desde Windows: • Haciendo doble clic sobre el nombre de un archivo de Impress.

Desde el propio programa: • Seleccionando la herramienta Abrir de la opción Archivo que aparece en la barra de menús. En la misma lista de opciones se encuentra la opción Reciente que contiene una lista con los últimos archivos abiertos. • Con la herramienta Abrir que se muestra en la barra de herramientas Estándar. En esta herramienta puede seleccionarse el desplegable y aparecerán los archivos recientes. • Pulsando la combinación de teclas Control + O, se muestra el cuadro de dialogo Abrir donde se puede navegar hasta encontrar el archivo que se busca y seleccionarlo con un doble clic.

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2. TRABAJAR CON DIAPOSITIVAS El texto es uno de los principales contenidos de las diapositivas y, por tanto, su correcta escritura, disposición y adecuación es muy importante en la creación de nuestras diapositivas. En los siguientes epígrafes veremos diferentes herramientas que permitirán crear cuadros de textos, darles formato, alinear su contenido o revisarlos ortográfica y gramaticalmente. En resumen, permitirá sacar el máximo provecho de los textos en nuestras dispositivas. Debemos tener muy en cuenta que las dispositivas no son libros y por tanto no deben recoger la totalidad del contenido de una reunión o conferencia, sino únicamente sus líneas generales y principales ideas. Pensemos que cuanto más texto tenga una diapositiva, más tiempo estará el receptor leyéndola y por tanto no prestando la correcta atención al ponente. Como conclusión, deberíamos evitar la realización de diapositivas con gran densidad textual. Como elemento inseparable que acompaña a las presentaciones están los Temas, que consisten en dotar a todas las diapositivas de un aspecto común a todas aplicándoles el mismo: fondo, fuente, tamaño y cualquier otra opción de formato aplicable. De esta forma se dota la presentación de una coherencia visual que se traduce en una mayor receptividad por parte de la persona que la ve.

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2.1. INTRODUCCIÓN Y FORMATO DE TEXTO La introducción de texto en las diapositivas viene forzada, en principio, por los cuadros de textos que aparecen al seleccionar el tipo de diapositiva. Para escribir sobre ellos nos basta con hacer un clic en el recuadro y comenzar a teclear de forma normal. Para volverlo a editar una vez que nos salimos de dicho cuadro, basta con realizar un nuevo clic en el texto y el cuadro se abrirá con el texto para ser editado. Conforme el cuadro que contiene el texto se llena de información, el tamaño de la fuente disminuye para adaptarse al cuadro. Si la información fuese excesiva, deberíamos redefinir el tamaño del cuadro como veremos en próximos epígrafes. Una vez escrito, podemos dar formato al texto con las diferentes herramientas del grupo Formato de la ficha Inicio.

Detallemos cada una de las herramientas que componen dicho grupo: • Fuente: Hace referencia a la tipografía (el diseño de la fuente) que deseamos aplicar. Al seleccionar esta herramienta, se abre un desplegable donde se muestran los nombres de las fuentes disponibles usando su propia tipografía. Puede también acceder de forma más rápida si conoce el nombre de la fuente escribiéndolo en el recuadro de dicha herramienta. • Tamaño de fuente: Permite seleccionar el tamaño al que se debe visualizar la fuente. Este tamaño de mide en puntos (el tamaño de un punto es equivalente a una pulgada dividido entre 72). • Aumentar fuente: Realiza un aumento de la fuente hasta su siguiente tamaño predeterminado.

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• Disminuir fuente: Realiza una disminución de la fuente hasta el tamaño anterior predeterminado. • Borrar todo el formato: Elimina los efectos de formato fuente aplicados sobre el texto seleccionado. • Negrita: Este efecto hace que la fuente se vea ligeramente más gruesa y oscura. • Cursiva: Este efecto también conocido como itálica, hace que la fuente se vea de forma inclinada hacia la derecha como si imitase un estilo caligráfico. • Subrayado: Visualiza una línea simple bajo el texto. • Sombra: Crea un efecto de sombra detrás del texto. • Tachado: Muestra el texto con una línea superpuesta sobre él. • Espaciado entre caracteres: Ajusta el espacio de separación entre caracteres, haciendo que estos se peguen o se separen más entre sí. Por defecto la separación es la normal, pero podemos ajustarla a los siguientes espaciados: Muy estrecho, Estrecho, Separado y Muy separado. También incluye la opción Más espacios que abre el cuadro de diálogo Fuente por la pestaña Espaciado para permitir al usuario definir el espaciado que quiera.

• Cambiar mayúsculas y minúsculas: Permite variar el texto seleccionando entre cinco alternativas posibles: Tipo oración (pone en mayúsculas la primera letra de un párrafo y la primera letra que se encuentre después de un punto), minúsculas (cambia todo el texto a letra minúscula), MAYÚSCULAS (modifica el texto seleccionado y lo pone todo en mayúsculas), Poner En Mayúsculas Cada Palabra (hace que la primera letra de cada palabra quede en mayúsculas y el resto en minúsculas) y Alternar MAY/min (esta opción cambia las letras mayúsculas a minúsculas y viceversa en el texto seleccionado). • Color de fuente: Facilita modificar el color en que debe aparecer el texto.

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Adicionalmente puede variar más características del formato de fuente si pulsa el botón que figura en la parte inferior derecha del grupo y que abre el cuadro de diálogo con el nombre Fuente. En esta ventana se recogen la mayoría de opciones comentadas en este epígrafe.

LIBRE OFFICE En Impress podemos encontrar la mayoría de las herramientas explicadas en la barra de herramientas de Formato. Explicaremos cuáles son estas herramientas:

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• Nombre del tipo de letra: Permite selecciona la fuente que se va a aplicar. • Tamaño de letra: Ofrece diferentes opciones para variar el tamaño de la fuente. • Negrita: Aplica el efecto de una letra más remarcada y oscura. • Cursiva: Aplica el efecto de una letra inclinada de izquierda a derecha. • Subrayado: Aplica un efecto de subrayado simple. • Tachado: Aplica una línea horizontal sobre el texto. • Sombra: Crea un efecto en forma de sombreado detrás del texto. • Contorno: Elimina el color de relleno del interior de la fuente dejando sólo el borde exterior. • Caracteres especiales: Abre el cuadro de diálogo con el mismo nombre. Desde éste podremos seleccionar caracteres que no son aplicables desde el teclado o bien seleccionar una fuente gráfica como: Symbol, webdings o wingdins y posteriormente escoger uno de los caracteres que ofrecen.

• Color de letra: Permite variar el color de la fuente. • Color de fondo del texto: Aplica una franja de color detrás del texto.

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Al igual que en PowerPoint puede variar más características del formato de fuente si despliega la opción Formato de la barra de menús y selecciona la opción Carácter. El resultado será un cuadro de diálogo que recoge la mayoría de las opciones de formato vistas y le permite aplicar o ampliar otras, como por ejemplo diferentes tipos de subrayado o efectos de relieve.

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2.2. AGREGAR Y MANIPULAR CUADROS DE TEXTO A veces en nuestras diapositivas no es suficiente con los cuadros de texto que se nos ofrecen y necesitamos añadir alguno más. Esto es posible haciendo uso de la herramienta Cuadro de texto del grupo Texto de la ficha Insertar.

Al pulsar esta herramienta PowerPoint abre un cuadro donde puede empezarse a escribir y que se irá adaptando conforme escribimos texto en él.

A todos los efectos, este cuadro de texto es un objeto y aparecerá con ocho puntos de anclaje (4 en lo vértices y 4 en el centro de los lados) que permiten redefinir su tamaño. También dispone de un punto de rotación que permite cambiar la dirección de cuadro, obteniendo giros de hasta 360º.

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En una diapositiva podrán crearse tantos cuadros de texto como se deseen y aplicar sobre ellos diferentes formatos, tamaños y/o disposición de los mismos.

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Para organizar los cuadros de texto (al igual que cualquier otro objeto) disponemos de una herramienta que permite: ordenar, agrupar, alinear y girar los objetos. Esta herramienta se denomina Organizar y se encuentra en el grupo de herramientas Dibujo de la ficha Inicio.

Herramienta organizar PowerPoint • Traer al frente: Coloca el objeto seleccionado delante de un grupo o pila de objetos. • Enviar al fondo: Coloca el objeto seleccionado detrás de un grupo o pila de objetos. • Traer adelante: Coloca el objeto seleccionado delante del superior en la pila o grupo de objetos. • Enviar atrás: Coloca el objeto seleccionado detrás del siguiente en la pila o grupo de objetos. • Agrupar objetos: Permite la unión de dos o más objetos independientes en un solo objeto. • Desagrupar objetos: Permite la separación de un objeto formado por la unión de dos o más objetos en objetos independientes. • Reagrupar objetos: Vuelve a restituir la agrupación de objetos desagrupados simplemente seleccionado uno de ellos y pulsando esta opción. • Alinear: Contiene diferentes opciones que permiten organizar los objetos seleccionados para que tengan una disposición lo más simétrica posible. • Girar: Permite aplicar diferentes giros o vueltas del objeto.

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LIBRE OFFICE La creación de cuadros de texto en Impress es similar a PowerPoint. En este programa la herramienta Cuadro de texto se localiza en la barra de herramientas de Formato o puede ser invocada pulsando la tecla F2.

Al crear un cuadro aparece también con ocho puntos de anclaje y un punto de rotación que se dispone en el centro del cuadro de texto pero cuya funcionalidad es la misma. Para organizar los objetos en Impress debemos acudir a tres herramientas diferentes: Girar, Alineación y Posicionar. Todas ellas se localizan en la barra de herramientas Presentación que se localiza en la parte inferior de Impress.

• Girar: Al seleccionar esta herramienta aparece un punto de rotación en el centro del objeto y que permite su giro. • Alineación: Ofrece diferentes tipo de alineación de objetos seleccionados y funciona de manera análoga a la vista en PowerPoint. • Posicionar: Muestra también varias opciones de ubicación de un objeto en una pila o grupo de objetos.

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2.3. EDITAR EL TEXTO Para editar el texto contenido en un cuadro, simplemente debemos hacer un clic sobre dicho texto y aparecerá el cuadro de texto en modo edición. También podemos pulsar la tecla F2 con el cuadro seleccionado. Sobre el texto pueden sernos útiles las combinaciones de teclas relacionadas con el desplazamiento para movernos rápidamente así como las relacionadas con la selección de texto. Vamos a detallar las combinaciones relacionadas con los cuadros de texto: Desplazamiento • Flechas de cursor: mueven la posición del cursor un carácter a izquierda o derecha, o una línea arriba o abajo. • Control + Flecha a la derecha: Mueve el cursor de palabra en palabra hacia la derecha. • Control + Flecha izquierda: Mueve el cursor de palabra en palabra hacia la izquierda. • Control + Flecha arriba: Mueve el cursor de párrafo en párrafo hacia el principio del cuadro. • Control + Flecha abajo: Mueve el cursor de párrafo en párrafo hacia el final del cuadro. • Inicio: Lleva el cursor al principio de la línea. • Fin: Lleva el cursor al final de la línea. • Control + Inicio: Desplaza el cursor al principio del cuadro de texto. • Control + Fin: Desplaza el cursor al final del cuadro de texto. Selección Podemos seleccionar cualquier parte del texto del cuadro simplemente haciendo un clic donde deseamos empezar la selección y manteniendo el ratón pulsado a través de toda la selección. También podemos marcar palabras sueltas haciendo un doble clic sobre ellas. Finalmente, a la izquierda de los párrafos, aparecen unas viñetas; si se pulsan, se seleccionará el párrafo completo.

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LIBRE OFFICE Desplazamiento Las opciones de desplazamiento en Impress son similares a las empleadas PowerPoint, por tanto, pueden aplicarse las mismas combinaciones para desplazarse en el documento a excepción de las combinaciones Control + Flecha arriba y Control + Flecha abajo que no están disponibles. Selección La selección de texto con teclado en Impress, será similar a la explicada para PowerPoint. En el caso de la selección con ratón, podemos seleccionar el texto arrastrando el ratón y adicionalmente disponemos de las siguientes posibilidades: • Doble clic: Selecciona la palabra sobre la que se encuentra el puntero. • Triple clic: Selecciona el párrafo sobre el que se encuentra el puntero. No se permite realizar una selección de texto discontinua en Impress.

2.4. CORREGIR EL TEXTO: REVISIÓN En este epígrafe vamos a tratar con tres problemáticas comunes en nuestros textos: Cuando escribimos el texto de nuestras diapositivas, podemos encontrarnos con palabras que aparecen señaladas en rojo, lo cual significa que dichas palabras no están en el diccionario del paquete Office y, por tanto, pueden ser errores ortográficos. También suele ocurrir con cierta frecuencia que nos encontramos con palabras cuyo significado desconocemos o no estamos muy seguro del mismo y necesitamos consultarlo e incluso incluirlo dentro del texto de la dispositiva. Por último, muchas veces nos sorprendemos al revisar los textos y encontrarnos con una palabra que se ha usado hasta tres veces en el mismo párrafo, lo cual nos obliga a tener que pensar en sinónimos para la misma. Todos estos problemas los soluciona PowerPoint mediante el grupo de herramientas Revisión que se encuentra en la ficha Revisar. Este grupo contiene las herramientas: Ortografía, Referencia y Sinónimos.

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Ortografía Para corregir un error ortográfico de forma directa debemos posicionar el puntero sobre la palabra, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la palabra correcta de las opciones que nos ofrece el menú contextual. Puede ocurrir que la palabra sea correcta y no esté recogida en el diccionario (suele ocurrir cuando es un nombre propio o un término técnico), en cuyo caso podemos incluirla en el diccionario con la opción Agregar al diccionario o bien, si es una palabra infrecuente, mediante la opción Omitir todo, decidiremos que no la tenga en cuenta en el texto que se está corrigiendo.

La herramienta Ortografía permite al usuario realizar una revisión de errores ortográficos desde la posición del cursor. De esta forma, cada vez que PowerPoint localiza uno, muestra un panel lateral señalando el error, con una lista de posibles alternativas y diferentes opciones de corrección.

Así por ejemplo al localizar como error la palabra espalol, nos ofrece las siguientes opciones: • Omitir: Ignora la aparición del error, pero vuelve a marcarlo si lo localiza posteriormente. • Omitir todo: Ignora el error en toda la presentación.

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• Agregar: Incorpora la palabra al diccionario. • Cambiar: Sustituye el término erróneo, por el escogido en la lista de alternativas que se muestra para ese caso. • Cambiar todo: Sustituye el término erróneo por el escogido en la lista de alternativas que se muestra, para todas las veces que ocurra en ese documento. Cuando corregimos un error, avanza hasta el siguiente y de esta forma hasta el final de la presentación. Referencia Se trata de una herramienta nueva que permite buscar información en Internet sobre un término seleccionado previamente. Por defecto ofrece como herramienta de búsqueda el buscador Bing, pero entre sus opciones también se encuentra el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (RAE). Al pulsar esta herramienta, aparecerá un panel lateral con la palabra seleccionada y debajo el lugar de búsqueda. Al seleccionarlo nos encontraremos con diferentes opciones.

Una vez seleccionado el motor de búsqueda, deberemos pulsar la flecha que se muestra a la derecha del término para ver cómo se muestran las diferentes descripciones en la parte inferior del panel. • Ignorar una vez: No tiene en cuenta el error detectado por la herramienta, si lo vuelve a encontrar lo devolverá como fallo. • Ignorar todo: Ignora el error detectado todas las veces que aparezca en la presentación. • Añadir al diccionario: Incorpora el error detectado al diccionario. • Corregir: Sustituye la palabra errónea por la seleccionada en el recuadro Sugerencias. • Corregir todo: Reemplaza la palabra errónea por la seleccionada en el recuadro Sugerencias en todo el documento.

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Sinónimos Para aplicar un sinónimo sobre una palabra, debe seleccionar la misma y pulsar la herramienta Sinónimos o bien pulsar la combinación de teclas Mayúsculas + F7, el resultado será que a la derecha de la pantalla aparecerá la palabra seleccionada y los sinónimos de la misma agrupados por significados.

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Podemos cambiar el término original por el sinónimo posicionando el puntero sobre la palabra que deseamos incorporar, pulsando el botón derecho y seleccionando la opción Insertar. Si seleccionamos la opción Copiar el contenido se duplicará en el portapapeles y respetará el término original.

LIBRE OFFICE Impress tiene las herramientas Ortografía y Sinónimos, pero no incorpora la herramienta Referencias, por lo que sólo hablaremos de las dos primeras. Ortografía El funcionamiento de Impress es análogo al de PowerPoint, es decir, marca las palabras en rojo y, posicionando el puntero sobre una de ellas y pulsando el botón derecho aparecerá un menú contextual con las diferentes alternativas al error.

Por otro lado, herramienta Ortografía se encuentra en la barra de herramientas Estándar. Al pulsarla busca el primer error a partir de la posición del cursor y cuando lo encuentra muestra el cuadro de diálogo Ortografía.

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En el podremos seleccionar un término alternativo o diferentes opciones de trabajo sobre el error. Sinónimos Para aplicar sinónimos en Impress hay que desplegar Herramientas en la barra de menús, seguidamente pulsar la opción Idioma y finalmente escoger la herramienta Sinónimos en el nuevo menú. También puede pulsarse la combinación de teclas Control + F7. El resultado será la aparición del cuadro de diálogo Sinónimos. En él aparecen las diferentes alternativas agrupadas por significado.

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2.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO Las herramientas Buscar y Reemplazar son especialmente útiles cuando la presentación contiene grandes cantidades de texto y necesitamos localizar un término en ella, ya sea para ver el resto del contenido que le acompaña o ya sea para cambiarlo por otro. Estas herramientas se localizan en el grupo Edición de la ficha Inicio. Buscar Para localizar un término, pulsamos la herramienta Buscar o la combinación de teclas F5, lo que hará que aparezca en pantalla un cuadro de diálogo con el mismo nombre.

En el recuadro Buscar escribimos el término que deseamos localizar. Si se ha buscado en la misma sesión puede encontrarse abriendo el desplegable situado a la derecha. Si marcamos la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas, PowerPoint deberá respetar en su búsqueda que la palabra a localizar tenga la misma disposición de mayúsculas y minúsculas. La opción Solo palabras completas no dará por válidas las palabras que contengan en su interior la expresión buscada, por ejemplo: limitación no será un término coincidente. Una vez introducidos los diferentes términos de búsqueda deberemos pulsar el botón Siguiente para que localice el primer término. Pulsaciones repetidas de este botón nos llevarán a localizar más similitudes en el documento. El botón Reemplazar cambia el cuadro de diálogo Buscar por el de Reemplazar. Reemplazar Esta herramienta se localiza debajo de la anterior y al pulsarla se activa el cuadro de diálogo Reemplazar, el cual es prácticamente similar al de Buscar.

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En el recuadro Buscar introducimos el término a localizar y en el recuadro Reemplazar con el término que debe sustituirlo. Para localizar el primero de los términos pulsamos el botón Buscar siguiente, lo que hará que se posicione sobre la primera aparición del término buscado, si pulsamos el botón Reemplazar cambiará el término buscado por el de remplazo; si por el contrario, pulsamos el botón Buscar siguiente de nuevo respetará el termino buscado y avanzará hasta la siguiente aparición. La opción Reemplazar todas no se detiene en cada aparición del término buscado, sino que de forma automática sustituye todos por su reemplazo.

LIBRE OFFICE En Impress hay una sola herramienta para realizar las funciones de búsqueda y reemplazo. Esta herramienta se denomina Buscar y reemplazar y se encuentra en las barra de menús Estándar.

Al seleccionar esta herramienta se abrirá el cuadro de diálogo con el mismo nombre.

Este cuadro de diálogo es similar al visto en PowerPoint con la particularidad de que incluye un apartado que se denomina Otras opciones y que permite perfilar más la búsqueda de términos mediante las herramientas:

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• Solo en la selección actual: Si se marca esta opción, la búsqueda se limita únicamente al texto seleccionado previamente. Hacia atrás: La búsqueda de palabras se hace en sentido inverso, es decir, desde la última a la primera. • Búsqueda por semejanza: Esta opción abre un nuevo cuadro de diálogo con el mismo nombre y donde puede incluir opciones más concretas sobre el término buscado.

• Intercambiar caracteres: Sirve para señalar la cantidad de caracteres del término de búsqueda que pueden variar con respecto al buscado. Por ejemplo, con un valor de 2, “casa”, “capa” y “caso” se consideran similares. • Añadir caracteres: Indica hasta cuantos caracteres más puede tener la palabra buscada con respecto a la encontrada. Por ejemplo, con un valor de 2 y con “casa” como término de búsqueda, “casado” y “casar” se consideran similares. • Eliminar caracteres: Igual que el anterior, pero indica cuántos caracteres menos. • Combinar: Permite la mezcla de todas las opciones anteriores en la búsqueda.

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2.6. APLICAR TEMAS

DEFINICIÓN Un tema consiste en dotar a las diapositivas de un aspecto común a todas, otorgando a la presentación una coherencia visual. La aplicación de un tema conlleva cambios en el fondo, los colores, las fuentes, el tamaño de las fuentes y la distribución de los cuadros implícitos en cada tipo de diapositiva.

Para modificar el tema de la presentación seleccionamos la ficha Diseño seguida de la herramienta Tema del grupo con el mismo nombre. Esta herramienta tiene forma de desplegable y al pulsar, muestra en pantalla los diferentes temas disponibles.

Podemos ver cómo queda en la presentación si posicionamos el puntero sobre uno de los diseños sin llegar a pulsarlo, ya que en el área de trabajo podemos ver la aplicación sobre la diapositiva (modo normal) sin que se haga efectiva hasta hacer clic sobre ella.

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Desde el desplegable de Temas, podrá seleccionar también la opción Buscar temas que le permite localizar en su ordenador otros temas que no pertenezcan a PowerPoint. También dispone de la herramienta Guardar tema actual que permite almacenar aquellos cambios que haya realizado sobre el tema con un nuevo nombre. El archivo de tema tendrá la extensión .thmx.

El grupo Variantes incluye diferentes variaciones sobre el tema seleccionado, de tal forma que dentro de un tema puede seleccionar diferentes opciones a su vez. Así por ejemplo, si seleccionamos el tema denominado Orgánico, nos encontraremos con cuatro variantes posibles.

Al igual que en los temas, simplemente posicionando el puntero sobre la variante, veremos cómo queda en la diapositiva. Para seleccionarla debemos hacer un clic sobre ella.

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PRESTA ATENCIÓN Cada vez que cambiamos el tema de la presentación se modifica el diseño de las diapositivas, lo cual, puede repercutir en la forma en que éstas se ven. Por tanto, es recomendable aplicar el tema antes de empezar con el diseño de las diapositivas, en caso de no ser así, cuando se haga un cambio de tema deben revisarse todas y cada una de ellas.

LIBRE OFFICE La aplicación de un tema en Impress es muy básica. En Impress los temas se conocen como Páginas maestras y se aplican abriendo la herramienta con el mismo nombre que se encuentra en la barra de herramientas lateral.

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En esta herramienta se puede seleccionar la presentación haciendo un doble clic sobre ella, lo que hará que se aplique a la totalidad de las diapositivas o bien puede hacer un clic con el botón derecho del ratón, tras lo que aparece un menú contextual con tres opciones.

En este menú puede escoger el ámbito de aplicación de la página maestra con las opciones: Aplicar a todas las diapositivas o Aplicar a las diapositivas seleccionadas. También puede optar por ver los modelos de las páginas maestras a un tamaño mayor seleccionando la opción Previsualización grande.

2.7. CAMBIAR EL FONDO DE UNA DIAPOSITIVA En el epígrafe anterior ya tratamos cómo se podían cambiar varios elementos de una diapositiva, entre ellos el fondo, aplicando las herramientas Tema y Variantes. En este epígrafe vamos a estudiar cómo a su vez podemos cambiar el fondo de una dispositiva o tema. La herramienta que usaremos en este caso es Formato del fondo que se encuentra dentro del grupo Personalizar de la ficha Diseño. Al seleccionar esta herramienta aparecerá un panel lateral en el lado derecho del área de trabajo. Este panel se estructura a su vez en tres herramientas diferentes: Relleno Permite seleccionar el fondo de la diapositiva y dispone a su vez de diferentes opciones también: • Relleno sólido: Utiliza un color como fondo de la diapositiva situándolo detrás de los diferentes cuadros y gráficos que se encuentren en ella. La herramienta permite la selección del color y escoger el nivel de transparencia.

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• Relleno con degradado: Aplica un color de fondo y permite establecer el Tipo de degradado (lineal, rectangular, camino o radial) así como la Dirección de dicho degradado. De forma adicional puede seleccionar otros colores y modificar sus atributos, como pueden ser el Brillo o la Transparencia.

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• Relleno con imagen o textura: Permite escoger una imagen del ordenador con la opción Archivo o bien buscarla en Internet con la opción En línea. La imagen se aplicará como fondo del tema.

En lugar de una imagen puede usar una de las diferentes texturas que incorpora PowerPoint y que en resumidas cuentas son también imágenes. Para aplicar una textura debe seleccionarse la herramienta con el mismo nombre y en el desplegable escoger la que desea aplicar.

• Relleno de trama: Permite establecer una trama como fondo de la diapositiva permitiendo además seleccionar el color del dibujo de la trama y el del fondo.

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En todos los casos está disponible la selección de la casilla Ocultar gráfico de fondo para que pueda ver el fondo de la diapositivas sin los elementos que no han sido incorporados por el diseñador. Al quitar este elemento, puede hacerse necesario replantear el color de la fuente si el fondo no contrasta con dicho color.

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Efectos artísticos Permiten desdibujar el fondo de la diapositiva aplicando sobre ella diversos resultados: difuminado, grabado, boceto con lápiz, fotocopia y así hasta un total de 23 efectos diferentes.

Corrección y color de imagen La corrección de imágenes le ofrece la posibilidad de ajustar la nitidez, el brillo y el contraste de las imágenes, tanto en uno como en otro dispone de opciones preestablecidas, que permiten seleccionar una combinación, o bien ofrece también los controles para que el usuario calibre manualmente cada uno de estos parámetros. Desde el apartado color de imagen puede corregirse la saturación y el tono del color. Al igual que en el caso anterior están disponibles opciones preestablecidas así como la posibilidad de realizar el equilibrio manualmente.

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LIBRE OFFICE El cambio de fondo en Impress se controla desde la Herramienta Página contenida en el menú Formato de la barra de menús. Esta opción abrirá el cuadro de diálogo Configuración de la página donde deberemos seleccionar la pestaña Fondo. En ella habrá una única herramienta denominada Relleno que al desplegarla mostrará opciones similares a las vistas en PowerPoint.

• Color: Permite la aplicación de un color plano como fondo de página.

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• Degradado: Con esta opción podrá aplicar un degradado al fondo de la diapositiva.

• Entramado: Ofrece la opción de escoger entre diversos tipos de tramas en negro y el color de fondo para las mismas.

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• Mapa de bits: Permite incorporar una de las imágenes que aporta Impress como fondo de la diapositiva, es similar al relleno con textura de PowerPoint.

Para incluir una foto como fondo de una diapositiva, primero necesitamos incluirla como uno de los mapas de bits. Esta operación se realiza con la herramienta Relleno de la opción Formato de la barra de menús. Al seleccionarla se abre el cuadro de diálogo Área donde seleccionaremos la pestaña Mapa bits y dentro de ella la opción Importar.

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Una vez hecho abrirá un nuevo cuadro de diálogo donde indicar la ubicación de la imagen. Tras seleccionarla, pedirá que demos un nombre a la imagen.

Con la imagen ya importada, aplicamos el fondo como si fuese un mapa de bits al uso.

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3. INSERTAR OBJETOS EN LA PRESENTACIÓN

DEFINICIÓN Un objeto es todo elemento que incorporamos a la presentación y que no está creado por PowerPoint. Así podemos considerar objetos a las imágenes, los gráficos estadísticos, las fotografías, los textos artísticos o las formas que introducimos en las diapositivas.

El tratamiento para todos los objetos es común, es decir, cuando creamos uno de ellos se circunscribe a un cuadro de objeto que se delimita por ocho puntos de anclaje y uno de rotación, lo que permiten definir su tamaño y su orientación en la diapositiva. Las herramientas de organización para todos los objetos serán las mismas y se focalizan en la herramienta Organizar y del grupo de herramientas Dibujo de la ficha Inicio.

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• Traer al frente: Coloca el objeto seleccionado delante de un grupo o pila de objetos. • Enviar al fondo: Coloca el objeto seleccionado detrás de un grupo o pila de objetos. • Traer adelante: Coloca el objeto seleccionado delante del superior en la pila o grupo de objetos. • Enviar atrás: Coloca el objeto seleccionado detrás del siguiente en la pila o grupo de objetos. • Agrupar objetos: Permite la unión de dos o más objetos independientes en un solo objeto. • Desagrupar objetos: Permite la separación de un objeto formado por la unión de dos o más objetos en objetos independientes. • Reagrupar objetos: Vuelve a restituir la agrupación de objetos desagrupados simplemente seleccionando uno de ellos y pulsando esta opción. • Alinear: Contiene diferentes opciones que permiten organizar los objetos seleccionados para que tengan una disposición lo más simétrica posible. • Girar: Permite aplicar diferentes giros o vueltas del objeto.

LIBRE OFFICE En Impress al crear un objeto aparece también con ocho puntos de anclaje y un punto de rotación, que se dispone en el centro del cuadro de texto pero cuya funcionalidad es la misma. Para organizar los objetos en Impress debemos acudir a tres herramientas diferentes: Girar, Alineación y Posicionar. Todas ellas se localizan en la barra de herramientas Presentación que se localiza en la parte inferior de Impress.

• Girar: Al seleccionar esta herramienta aparece un punto de rotación en el centro del objeto y que permite su giro. • Alineación: Ofrece diferentes tipo de alineación de objetos seleccionados y funciona de manera análoga a la explicada en PowerPoint. • Posicionar: Muestra también varias opciones de ubicación de un objeto en una pila o grupo de objetos.

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3.1. INSERTAR GRÁFICOS

DEFINICIÓN Los gráficos son una potente herramienta para la transmisión de información. Permiten sintetizar una gran cantidad de datos numéricos en una imagen, la cual, constituye una forma sencilla y precisa de interpretación de un escenario numérico

Podemos insertar gráficos estadísticos en las diapositivas de dos formas diferentes: • Los gráficos puede estar hechos en una hoja de cálculos y limitarnos a copiarlos en la hoja para posteriormente hacer un clic en la diapositiva en que deseamos colocarlo y pulsar la opción pegar. De esta forma, tendríamos el origen en un archivo y la copia del gráfico en la presentación. La ventaja es la simplicidad y la desventaja es que la presentación no controla el origen de datos y sus posibles cambios. • La segunda forma es usando la herramienta Gráfico de la ficha Insertar o bien seleccionado la opción Insertar Gráfico en el recuadro de objeto que aparece en la ficha. En cualquiera de los casos creamos y controlamos el origen de datos desde PowerPoint. El primero de los casos no tiene dificultad alguna, ya que sólo es copiar y pegar, por tanto en este epígrafe nos centraremos en la segunda de las opciones. Para empezar vamos a seleccionar una diapositiva del tipo Título y Objeto donde introduciremos como título “Número de visitantes 2012-2014” y continuaremos pulsando la opción Insertar Gráfico en el recuadro de objeto. El resultado será la aparición del cuadro de diálogo Insertar gráfico donde se nos solicita escoger el tipo y subtipo de gráfico.

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Una vez hecho, PowerPoint abrirá una nueva ventana en forma de hoja de cálculos donde introduciremos los diferentes valores y etiquetas que conforman el gráfico (ténganse en cuenta los conceptos explicados en la unidad 3 sobre gráficos en las hojas de cálculos).

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El resultado será la implementación del gráfico en la diapositiva.

Para retocar las opciones del gráfico propiamente, veremos que al hacer un clic sobre él aparece un grupo de barra de herramientas denominado Herramientas de gráficos con dos fichas: Diseño (Contiene las herramientas propias de definición del gráfico) y Formato (Contiene herramientas para aplicar contornos, estilos, diseño de líneas y otras herramientas similares. Se trata de una barra común a todos los objetos).

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Vemos las diferentes herramientas de la ficha Diseño: • Agregar elemento de gráfico: Esta herramienta permite al usuario incorporar o eliminar diferentes elementos del gráfico, tales como títulos, leyendas o etiquetas de valores. Cuando se selecciona un elemento carente de contenido (como un título) PowerPoint lo incorpora al gráfico para que posteriormente se seleccione con un clic y se escriba el mismo.

• Diseño rápido: Ofrece un desplegable con diferentes formatos de gráficos prediseñados y que permiten redefinir el aspecto con un solo clic.

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• Cambiar colores: Despliega varios conjuntos de paletas de colores que permiten cambiar los colores de las diferentes series de valores. • Estilos de diseño: Ofrece un desplegable con diferentes estilos (fondos, colores o fuentes) que son aplicados sobre el gráfico al seleccionar uno de ellos.

• Cambiar entre filas y columnas: Esta herramienta permite indicar si los rangos de valores, que forman los elementos que se analizan en el gráfico, deben ser tomados en función de las filas o las columnas de la tabla. • Seleccionar datos: Muestra de nuevo la hoja de cálculo con los datos y el cuadro de diálogo Seleccionar orígenes de datos. Puede optarse por seleccionar de nuevo los datos que forman la gráfica en la hoja de cálculos o acceder a ellos a través del cuadro de diálogo con la opción Modificar que mostrará en el recuadro de hoja qué valores comprende cada una de las series y etiquetas.

• Modificar datos: Abre el cuadro de hoja de cálculos donde pueden modificarse los diferentes valores. • Actualizar datos: Esta opción esta activa si el gráfico ha sido pegado desde una hoja de cálculos en forma de vínculo. Al pulsarla, PowerPoint recoge los nuevos valores de la hoja y actualiza el gráfico en función de ellos. • Cambiar tipo de gráfico: Abre un cuadro de diálogo que le permite seleccionar un tipo de gráfico diferente y cambiarlo por el actual respetando, siempre que sea posibles, las diferentes selecciones realizadas por el usuario (títulos, leyendas, formatos, fondos y demás elementos).

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LIBRE OFFICE En Impress seleccionaremos como diapositiva base Título,contenido ya que los gráficos, normalmente, necesitan ser vistos en grande para tener una buena perspectiva de los mismos. Cuando aparezca la diapositiva introduciremos el título, y una vez hecho, pulsaremos Insertar un gráfico dentro del cuadro de contenido. Como respuesta Impress insertará un gráfico y mostrará una única barra de herramientas para trabajar el gráfico. Volverá a su estado normal al hacer un clic fuera del gráfico.

Seguidamente explicaremos el propósito de las diferentes herramientas:

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• Deshacer: Elimina la última acción realizada. • Rehacer: Rehace la última acción deshecha. • Selecciona elementos gráficos: Permite activar de forma sencilla cualquiera de los elementos que componen la gráfica.

• Formato de selección: Tras seleccionar un elemento, al aplicar esta herramienta se abre un cuadro de diálogo que permitirá modificar diferentes aspectos del mismo.

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• Tipo de gráfico: Abre el cuadro de diálogo Tipo de gráfico y permite variar tipo y subtipo del gráfico.

• Superficie del gráfico: Abre el cuadro de diálogo Área del gráfico que permite ajustar los elementos del fondo del gráfico: color, borde de cuadro, tipo de línea, etc.

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• Plano lateral de la gráfica: Similar a la herramienta anterior pero se circunscribe al espacio comprendido entre los ejes X e Y. • Visualización 3D: Permite cambiar, desde el cuadro de diálogo Vista 3D el ángulo con el que se ve el gráfico, donde se aplican las fuentes de luz, la perspectiva, la formas de los bordes y si se desean efectos de sombreado.

• Tabla de datos: Permite visualizar la tabla de datos desde la que el gráfico coge sus valores. Esta opción será necesaria para introducir los valores de la gráfica.

• Títulos: Muestra el cuadro de diálogo con el mismo nombre para introducir las diferentes etiquetas del gráfico.

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• Mostrar/ocultar leyenda: Visualiza o esconde la leyenda del gráfico. • Formato de leyenda: Abre el cuadro de diálogo Leyenda con opciones para su definición. • Rejillas horizontales: Muestra las líneas de graduación que parten de los valores incluidos en el eje Y. • Rejillas verticales: Muestra las líneas de graduación que parten de los valores incluidos en el eje X. • Eje X: Abre el cuadro de diálogo Eje X con opciones para su definición. • Eje Y: Abre el cuadro de diálogo Eje Y con opciones para su definición. • Eje Z: Abre el cuadro de diálogo Eje Z con opciones para su definición. • Todos los ejes: Abre el cuadro de diálogo con el mismo nombre y que contiene opciones comunes a la totalidad de los ejes empleados en el gráfico..

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3.2. INSERTAR IMÁGENES Y FOTOGRAFÍAS Ya vimos en el epígrafe donde creamos la primera presentación como se incluían imágenes y fotografías en nuestras presentaciones. En la versión de Office 2013 se ha eliminado la clásica galería de imágenes que acompañaba a Office desde sus principios y que eran parte integrante de sus aplicaciones. Ahora podemos insertar imágenes desde el ordenador o red local con la opción Imágenes, por otro lado podemos hacerlo bien desde el espacio en la nube OneDrive (si dispone de él) o bien desde el buscador Bing (localiza imágenes con licencia Creative Commons) mediante la herramienta Imágenes en línea. La herramienta Imágenes se encuentra en la ficha Insertar y en el grupo Imágenes. Si deseamos introducir una imagen en la diapositiva sin ceñirnos a los cuadros de objeto que aparecen en la misma o bien, si deseamos situarla en un cuadro de objeto, debemos seleccionar el icono Insertar imagen. En cualquiera de los casos, se abrirá un cuadro de diálogo que permite indicar la ruta y el archivo de imagen que deseamos cargar en la diapositiva. Cuando lo hagamos la imagen se ceñirá al tamaño del ancho o del largo del cuadro de objeto sin distorsionar la imagen.

La herramienta Imágenes en línea se localiza junto a la anterior tanto en la ficha Insertar como en el cuadro de objeto. Al pulsarla se abre una nueva ventana que permite seleccionar entre acceder a OneDrive (para descargar una imagen que el usuario haya guardado en su nube) o bien introducir una clave en el recuadro del buscador Bing para que localice imágenes relacionadas con la clave y las muestre en pantalla para su selección e incorporación a la diapositiva.

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LIBRE OFFICE En Impress pueden insertarse imágenes de la misma forma que en PowerPoint, es decir, desde un cuadro de objeto pulsando sobre el icono Insertar una imagen o bien desde la herramienta Imagen en la barra de herramientas Estándar si desea hacerlo fuera de un cuadro de objeto. En cualquiera de los casos Impress mostrará un cuadro de diálogo denominado Insertar imagen que permite navegar por el ordenador y seleccionar la imagen que se desea colocar. En el caso de hacerlo dentro de un cuadro de texto, la imagen se ceñirá al ancho o el alto del cuadro sin deformarla.

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3.3. INSERTAR Y DAR FORMATO A UN DIAGRAMA SMARTART

DEFINICIÓN SmartArt es una herramienta que le permite crear representaciones visuales gráficas con contenidos de texto en su interior, convirtiéndose de esta manera en una herramienta eficaz para la transmisión de ideas o mensajes.

Los objetos SmartArt no aparecen como un elemento más de los cuadros de objeto, pero pueden incluirse desde la ficha Insertar y seleccionando en el grupo Ilustraciones la herramienta SmartArt. Si el texto que se va a reproducir como parte del SmartArt ya está escrito, puede seleccionarse y pulsar la herramienta Convertir a SmartArt del grupo Párrafo de la ficha Inicio como ya vimos en el apartado “2.8. Ajustes del texto”. Al seleccionar SmartArt PowerPoint abre un cuadro de diálogo con el mismo nombre y que agrupa las diferentes categorías de gráficos SmartArt. Esta categoría a su vez contienen diversos tipos de gráficos diferentes.

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Las categorías indican el propósito de los gráficos que contienen, de esta forma: • Lista: Sirven para la enumeración de una serie de elementos. • Proceso: Muestran una secuencia de pasos a seguir. • Ciclo: Indican la reiteración de una serie de procesos de forma recurrente. • Jerarquía: Expresan una relación de grado o escalafón entre sus elementos. • Relación: Sirven para mostrar las coincidencias o discordancias entre diferentes elementos • Matriz: Expresa una relación donde un eje central asocia los elementos entorno a él. • Pirámide: Permite construir una relación por niveles entre los diferentes elementos. • Imagen: Contiene todos aquellos modelos que permiten incorporar imágenes como parte de los objetos. La creación de un SmartArt es muy sencilla si partimos de una lista con niveles, por ejemplo, supongamos que partimos de la siguiente lista: • Costas de Andalucía »» Costa de la Luz »» Costa del Sol »» Costa Tropical »» Costa de Almería • Sierras de Andalucía »» Sierra Nevada »» Sierra de las Nieves »» Sierra de Cazorla, Segura y Las Villas »» Sierra Norte de Sevilla Seleccionamos una diapositiva del tipo Sólo título en la que escribiremos como título “Costas y sierras”. Seguidamente pulsamos la herramienta SmartArt de la barra Insertar y en el cuadro de dialogo escogemos el grupo lista y seleccionamos el tipo Lista de viñetas horizontal, el tercero de la segunda fila.

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Como resultado PowerPoint mostrará la diapositiva con el tipo de SmartArt insertado y dos nuevas fichas de herramientas para trabajar con el SmartArt. La primera de ellas con el nombre de Diseño, la cual utilizaremos para modificar la forma del SmartArt y la segunda con el nombre Formato y común a todos los objetos.

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Con el SmartArt insertado, lo siguiente será llenarlo de contenidos, y para ello usaremos la herramienta Panel de texto que abre un cuadro de diálogo denominado Aquí escribir texto en este cuadro podemos introducir el contenido o bien pegarlo si lo tenemos en otra diapositiva o documento. Los niveles se aumentan con la tecla Tabulador y se disminuyen con la combinación de teclas Mayúscula + Tabulador.

Si el diseño final del elemento no nos convence, podemos seleccionar la herramienta Diseños y seleccionar una nuevo tipo de SmartArt.

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Con la herramienta Estilos podemos aplicar cambios en la disposición y apariencia del objeto SmartArt.

La herramienta Cambiar colores le permitirá variar la combinación de colores empleadas en el objeto SmartArt. Si en cualquiera de los casos no desea los cambios realizados y quiere revertir al SmartArt original, puede usar la herramienta Restablecer gráfico y devolverá el objeto a su estado inicial. En Libre Office, Impress no dispone de una herramienta similar a SmartArt.

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3.4. AÑADIR TEXTO WORDART

DEFINICIÓN WordArt es una herramienta que incorporan los programas de Microsoft y que convierte un texto en un objeto con forma de rótulo. Permite introducir texto, darle formato con diferentes opciones de diseño y tratarlo como una imagen, pudiendo cambiar la dirección o la forma del mismo.

La herramienta WordArt se encuentra en el grupo Texto de la ficha Insertar. Al pulsar esta herramienta, aparecerá en pantalla un desplegable con 20 estilos diferentes para que seleccionemos uno de ellos.

Al seleccionar el estilos aparecerá sobre la diapositiva un recuadro con el texto “Espacio para el texto” marcado donde debe introducirse el texto que formará el rótulo. Así mismo se habrá activado la ficha Formato común a todos los objetos.

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Una vez introducido el texto, éste quedará en forma de objeto con sus correspondientes puntos de anclaje y giro.

Con la ficha Formato podemos modificar diferentes aspectos del rótulo y dentro de ella a su vez nos encontramos con un grupo de herramientas denominado Estilos de WordArt enfocado al tratamiento de los objetos WordArt.

• Desplegable de Estilos: Permite cambiar el estilo actual por otro de la lista. La opción Borrar WordArt elimina el diseño del texto y lo deja en formato fuente. • Relleno de texto: Esta herramienta permitirá cambiar el color del texto disponiendo de las clásicas opciones: paleta de colores, degradados, textura o incluir una imagen como fondo. • Contorno de texto: Ofrece opciones de color para cambiar el borde del texto, el tipo de línea empleado para su trazo y el grosor de la misma.

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• Efectos del texto: Esta herramienta permite cambiar el diseño del rótulo. Al pulsarla aparecen diferentes categorías que recogen multitud de efectos a su vez.

Especial atención merece la categoría Transformar, ya que desde ella podemos seleccionar múltiples formas para el rótulo.

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En el caso de aplicar una transformación que tenga varias líneas, necesitará que el texto también las tenga.

LIBRE OFFICE En Impress la herramienta se denomina Fontwork y se localiza en la barra de herramientas Estándar. Al pulsarla, Impress muestra un cuadro con los diferentes estilos disponibles.

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Al realizar la selección aparece el texto Fontwork con el diseño aplicado. Para modificar el texto debemos hacer un doble clic sobre el mismo y aparecerá el texto en pequeño dentro del rótulo para que lo editemos.

Junto al rótulo aparecerá una barra de herramientas denominada también FontWork.

• Galería: Abre el cuadro de estilos Fontwork para seleccionar y aplicar uno diferente. • Forma: Despliega un cuadro de opciones con los diversos tipos de formas que puede adoptar el rótulo.

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• Misma altura de letras: Esta herramienta permite igualar el tamaño de todas las fuentes independientemente de si son mayúsculas o minúsculas.

• Alineación: Contiene las típicas herramientas de justificación: izquierda, derecha, centro y justificada. También incluye la opción Expandir justificación que en texto a varios niveles hace más grande la fuente en los más cortos para igualar todos los niveles.

• Espacio entre caracteres: Ofrece la posibilidad de abrir o cerrar el espaciado entre los caracteres del texto. • Extrusión: Crea un efecto por el cual por detrás se reescribe el texto cada vez a menor tamaño y pegado al texto anterior en dirección a un punto de fuga.

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3.5. APLICAR AUTOFORMAS

DEFINICIÓN Las autoformas son un grupo de dibujos vectoriales que están incluidos dentro de la aplicación y que PowerPoint permite aplicarlos con una sencilla selección. Las autoformas son objetos y pueden contener texto en su interior

Las autoformas pueden aplicarse desde dos sitios diferentes en PowerPoint: • En la ficha Inicio dentro del grupo Dibujo se encuentra la herramienta Formas prediseñadas. • En la ficha Insertar dentro del grupo Ilustraciones se encuentra la herramienta Formas. En cualquiera de los casos si se abre la herramienta encontraremos todas las formas disponibles agrupadas en las siguientes categorías: líneas, rectángulos, formas básicas, flechas de bloque, formas de ecuación, diagramas de flujo, cintas y estrellas, llamadas y botones de acción.

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Para aplicar una autoforma sólo hay que seleccionarla, llevar el puntero sobre la diapositiva y pulsando el botón izquierdo del ratón desplazar éste hasta que la autoforma alcance el tamaño deseado. Una vez hecho, recordemos que la autoforma es un objeto a todos los efectos y que dispone de puntos de anclaje y de rotación para acomodarla a la diapositiva. Una vez creada, aparecerá la ficha Formato común a todos los objetos. Para introducir texto en la autoforma, la seleccionaremos con el botón derecho del ratón y en el menú contextual que aparece seleccionaremos la opción Modificar texto, el resultado será que PowerPoint sitúa el cursor dentro de la autoforma a la espera de que escriba el texto.

Adicionalmente y desde la ficha Formato podemos modificar la autoforma con las opciones del grupo Forma (También pueden ser aplicadas desde el grupo Dibujo de la ficha Inicio).

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• Estilos rápidos: Ofrece un desplegable con diferentes opciones que tienen los efectos de relleno y contorno aplicados, facilitando de esta forma la aplicación del estilo.

• Relleno de forma: Esta herramienta permitirá cambiar el color del fondo de la forma disponiendo de las clásicas opciones: paleta de colores, degradados, textura o incluir una imagen como fondo. • Contorno de forma: Ofrece opciones de color para cambiar el borde de la forma, el tipo de línea empleado para su trazo y el grosor de la misma. • Efectos de forma: Esta herramienta permite cambiar el diseño de la forma aplicando efectos como sombras, reflexiones, rotaciones 3D, biseles, iluminaciones o bordes suaves.

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Los efectos se pueden aplicar sobre una autoforma o seleccionando un grupo de ellas mediante Control + Clic en cada una.

LIBRE OFFICE Impress dispone también de herramientas de autoforma que se encuentran en la barra de herramientas Dibujo. A diferencia de PowerPoint, en este caso existe una herramienta para cada una de las categorías disponibles: Formas básicas, Formas de símbolo, Flechas de bloque, Diagramas de flujo, Llamadas, Estrellas y Objetos 3D.

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En cualquiera de los casos el procedimiento será el mismo, es decir, una vez seleccionada la autoforma, la trazaremos pulsando el botón izquierdo del ratón al mismo tiempo que lo arrastramos. Para escribir en la autoforma bastará con hacer un clic sobre ella y podemos empezar a escribir el texto. En la misma barra, las herramientas Color de línea y Color de relleno le permiten modificar el color que se utiliza en las líneas que definen la autoforma y el color que se emplea para rellenar la autoforma.

En las autoformas, como podemos ver, las diferencias entre Impress y PowerPoint no son demasiadas.

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4. GESTIÓN DE LA PRESENTACIÓN En los epígrafes anteriores hemos trabajado con los diferentes elementos que dan forma a las diapositivas, en los próximos epígrafes nos preocuparemos sobre cómo dar forma a la presentación como elemento final. Dentro de la gestión de las diapositivas es importante conocer las diferentes formas que ofrecen los programas de presentación para ver las diapositivas. Dependiendo del proceso que queremos realizar en cada momento, nos interesará una forma u otra de visualización de las diapositivas. El trabajo con las diapositivas se puede hacer a veces más rápido si aprovechamos diapositivas de otras presentaciones, por ejemplo: una diapositiva que muestra una foto de la sede de la empresa y que contiene la dirección de la misma, puede ser afín a un gran número de presentaciones y no hay que repetirla en cada caso, todo lo más, cambiarle el tema. Otros dos procesos de uso común son: el duplicado de diapositivas de la presentación con el fin de aprovechar elementos de una sobre la otra, y por otro lado la eliminación de aquellas diapositivas que finalmente decidimos no incorporar a la presentación. Las herramientas de trabajo en común permiten ver comentarios y revisiones sobre las diapositivas cuando la elaboración y/o revisión son compartidas por varias personas, permitiendo saber tanto las opiniones como los cambios realizados por otros usuarios. Dentro de la gestión de la presentación, también será importante la redistribución de las diapositivas para dotar de sentido a la misma, ya que las diapositivas no siempre están en el orden que debieran, ni el público destinatario es el mismo

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4.1. LAS DISTINTAS FORMAS DE VER UNA PRESENTACIÓN El hecho de que PowerPoint ofrezca diferentes formas de ver una presentación se debe a que los diferentes procesos que surgen al crearla requieren un enfoque diferente de la misma. Así, el modo normal es el más cómodo para trabajar el contenido de las diapositivas, el modo clasificador es el más interesante cuando nuestro objetivo es darle la distribución final a las diapositivas de la presentación, el modo lectura es rápido para ver el aspecto de la presentación y el modo presentación con diapositivas será interesante (si tenemos dos monitores), para regular los tiempos y ver el aspecto final de la presentación. En este epígrafe repasaremos las cuatro formas de ver una presentación en PowerPoint. Recordemos que el modo de visualización de la presentación se cambia en la parte de derecha de la barra de tareas con las opciones de Vista.

Normal Divide la pantalla en dos zonas: a la izquierda el panel esquema y a la derecha el área de trabajo siendo además el modo de vista por defecto. Este modo está pensado para centrarse en el trabajo con la diapositiva, mostrándola a gran tamaño y facilitando ver los diferentes efectos que aplicamos sobre ella.

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Desde esta vista se pueden crear las notas del orador pulsando la herramienta Notas que se localiza junto a las vistas en la barra de tareas. Al pulsar esta opción aparece un pequeño recuadro en su parte inferior en el que el usuario puede escribir el texto de las mismas. Clasificador de diapositivas Cambia la pantalla ocultando el panel esquema y aumentando el área de trabajo hasta completar la pantalla. Este formato muestra las diapositivas a un tamaño bastante más pequeño que el modo Normal, por lo que no es ideal para realizar trabajos sobre las diapositivas pero sí para duplicarlas, moverlas de posición o borrar las que no sirvan.

Recordemos la herramienta Zoom, que se encuentra a la derecha de los modos de vista y que permite aumentar o disminuir el tamaño al que se ve el contenido de la pantalla y que por tanto nos servirá para ajustar la visualización de las diapositivas. Vista de lectura Muestra las diapositivas a pantalla completa e incluye un pequeño navegador en su parte inferior derecha para ir a la anterior o posterior, ofreciendo de esta forma una forma rápida de ver si la presentación (tanto las diapositivas como la disposición de las mismas) se ajusta al objetivo que pretendemos lograr con ella. Un clic del ratón hará que PowerPoint pase de forma automática a la siguiente diapositiva. Por otro lado, las teclas Av.Pag y Re.Pag le llevarán a la diapositiva anterior o posterior.

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Presentación con diapositivas Es el modo que usaremos cuando la presentación deba ser expuesta al público. Su funcionamiento puede variar según el hecho de que haya un solo monitor, que el ponente comparte con los asistentes, o bien, que los asistentes dispongan de un monitor o pantalla de proyección y el orador disponga de un monitor desde el que controla la presentación. En el primero de los casos el asistente verá en la parte inferior derecha de la diapositiva unas herramientas (desdibujadas) que permiten: ir a la anterior, ir a la posterior, usar un señalizador sobre las diapositivas pulsando el ratón (el cual, adopta las formas de un puntero laser, un lápiz o un señalizador), una herramienta para seleccionar cualquier otra diapositiva, una lupa para aumentar el detalle y un desplegable con más ayudas para la presentación.

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Al igual que en el modo anterior tanto el ratón como las teclas Av.Pag y Re.Pag permiten navegar a través de las diapositivas.

En el caso de que la pantalla de visualización del ponente no sea la misma que la del asistente, el ponente verá en el lado izquierdo de su pantalla la diapositiva y bajo ella las herramientas para la presentación, por otro lado, en la parte superior del lado derecho una imagen pequeña de la siguiente diapositiva así como las notas del orador (para la diapositiva en curso) debajo ella.

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Otras vistas Existen dos tipos adicionales de visualización que permiten ver las notas del orador y el texto en forma de esquema. Para acceder a estos dos tipos de visualización debemos seleccionar la ficha Vista y fijarnos en el grupo Vistas de presentación. En este grupo ya conocemos las vistas Normal, Clasificador de diapositivas y Vista lectura.

Vista Esquema Tiene una distribución similar a la vista normal, diferenciándose en el hecho de que disminuye el área de trabajo, crea un área fija para las notas del orador y aumenta el tamaño del panel esquema. Está pensado para trabajar cómodamente con el texto, ya sea el de la diapositiva o las notas del orador. En el panel esquema se dispone el número de cada diapositiva junto a un pequeño logo de una diapositiva, y a la derecha del mismo se pueden visualizar los textos incluidos en las diferentes diapositivas de la presentación. Al igual que en el modo normal, al hacer un clic en el panel esquema sobre una diapositiva, ésta se muestra en el área de trabajo.

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Vista página de notas Esta distribución permite visualizar cada diapositiva en la parte superior de un folio y con un recuadro para escribir en la parte inferior. Está asociada a las notas del orador e imita la forma en la que quedarán dichas notas si se imprimen: una imagen de la diapositiva en la parte superior y el texto de las notas en la parte inferior.

Desde esta vista puede tratarse el texto como si fuese un documento Word, aplicando formatos de fuente y párrafo, listas, columnas y cualquier otra herramienta que se nos ocurra.

LIBRE OFFICE Impress también presenta cinco formas de visualizar la presentación: normal, esquema, notas, folleto y clasificador de diapositivas. La diferencia con respecto a PowerPoint es que se seleccionan mediante las pestañas que se encuentran en la parte superior del área de trabajo. Normal Similar a la vista normal de PowerPoint, muestra el panel de diapositivas y el área de trabajo.

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Esquema Esta opción es similar a la vista esquema de PowerPoint, pero con la particularidad de que Impress utiliza todo el área de trabajo para el texto y por tanto, no visualiza ninguna imagen de la diapositiva ni las notas del orador.

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Notas Similar al modo página de notas de PowerPoint.

Folleto Se trata de una opción que visualiza los encabezados y pies de páginas de los documentos que se imprimirán como productos de la presentación: las notas del orador, el cuaderno con las diapositivas para el asistente e incluso las propias diapositivas.

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En los diferentes recuadros se puede escribir el texto del encabezado así como del pie tanto a la derecha como a la izquierda de ambos.

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Clasificador de diapositivas Similar en cuanto a funcionamiento con respecto a su homónimo de PowerPoint. Permite la redistribución de las diapositivas, la aplicación de transiciones o los procesos como duplicación y eliminación de diapositivas.

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4.2. AÑADIR Y ELIMINAR DIAPOSITIVAS Podemos añadir diapositivas a nuestra presentación desde otra presentación anterior para evitar tener que crearlas de nuevo. Por ejemplo, en nuestra presentación vamos a añadir una diapositiva al final con los datos del autor y la empresa. Partimos del supuesto de que esta diapositiva ya la realizamos en un trabajo anterior denominado “Costas” y es la última diapositiva de todas.

Para insertar la diapositiva debemos pulsar el desplegable de la herramienta Nueva diapositiva en la ficha Inicio. Al abrirse seleccionamos la opción Volver a utilizar diapositivas que a su vez abrirá un panel lateral en PowerPoint, donde pulsaremos el botón Examinar para buscar la presentación que la contiene en el ordenador. Cuando la localicemos, mostrará en el panel las diferentes diapositivas que forman la presentación.

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Cada vez que se hace un clic sobre una de las diapositivas del panel, ésta se inserta detrás de la diapositiva seleccionada adoptando el tema de la presentación activa. Si se desea que conserve el tema original, antes de seleccionar la diapositiva, debe marcarse la casilla que aparece al final de la lista Mantener formato de origen. Una vez finalizada la inserción de diapositivas de otra presentación cerraremos el panel.

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La opción para duplicar una diapositiva se usa para “heredar” el diseño, los formatos y objetos que hayamos establecido sobre la original, por ejemplo, supongamos que queremos duplicar una diapositiva en la que hemos usados los objetos para insertar fotos y manualmente hemos introducido dos cuadros de texto para rotularlas. Para evitar volver a crear los cuadros en otra diapositiva con dos fotos, simplemente duplicamos la primera y cambiamos lo que no queremos que sea igual. Para duplicar una diapositiva debemos seleccionarla (puede ser en vista normal o en vista clasificador) pulsando el botón derecho del ratón y escogiendo la opción Duplicar diapositiva que aparece en el menú contextual. El resultado será que detrás de la diapositiva original aparece un duplicado de la primera. Para borrar una diapositiva sólo hay que seleccionarla y pulsar la tecla Suprimir.

LIBRE OFFICE Impress también permite importar diapositivas de otras presentaciones de una forma parecida a PowerPoint. Este proceso debe realizarse en la vista normal y haciendo un clic en la diapositiva que quedará delante de la insertada. A continuación deberá seleccionarse la opción Insertar de la barra de menús y en el desplegable escoger la opción Insertar. Aparecerá un cuadro de diálogo que le permitirá indicar la ruta y el archivo con la presentación. Una vez abierto, Impress mostrará un nuevo cuadro de diálogo denominado Insertar diapositivas u objetos, en él deberemos seleccionar el archivo y aparecerán las diapositivas que lo componen. Para incorporar una debe seleccionarse y pulsar el botón Aceptar.

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La diapositiva se insertará en el formato original.

Seleccionando Páginas maestras en el panel lateral puede aplicar el mismo formato para la nueva diapositiva.

Los procesos para duplicar y eliminar diapositivas son similares a la forma en que se realizan en PowerPoint.

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4.3. INSERCIÓN DE COMENTARIOS EN LAS DIAPOSITIVAS

DEFINICIÓN Los comentarios en las diapositivas son pequeños mensajes de texto que contienen información y que no son volcados al imprimir las diapositivas en cualquiera de las opciones disponibles. El uso de los comentarios permite incluir notas o recordatorios, que pueden servir para evocar algo que ha quedado pendiente o para comunicar a una segunda persona el propósito de un objeto o diapositiva.

Para trabajar con los comentarios usaremos las herramientas del grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Para crear un comentario usaremos la herramienta Nuevo comentario, al pulsarla se abrirá un panel lateral con nuestro nombre de usuario en negrita y un recuadro donde incluir el comentario. Cuando pulsemos Enter el comentario quedará registrado y en la barra apreciaremos que bajo él aparece un recuadro para responder. En la parte superior veremos tres botones: uno para crear un nuevo comentario en la misma diapositiva y dos botones a la derecha que nos permiten navegar entre el resto de comentarios.

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Este proceso puede repetirse en todas y cada una de las diapositivas de la presentación. La herramienta Eliminar permite seleccionar un comentario y borrarlo. Este proceso también puede realizarse pulsando el aspa que aparece en la parte superior derecha de un comentario.

Las herramientas Anterior y Siguiente permiten navegar a través de las diapositivas que tienen comentarios visualizándose éstos en el panel lateral. En modo vista normal, cuando nos posicionamos sobre una diapositiva que tiene un comentario, veremos un símbolo de bocadillo en su parte superior izquierda (este símbolo no saldrá impreso ni se visualizará al ver la presentación). Si pulsamos dicho símbolo, se abre el panel lateral mostrando los comentarios de la diapositiva.

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LIBRE OFFICE En Impress podemos insertar comentarios posicionando el curso sobre la diapositiva donde se desea colocar y desplegando la opción Insertar de la barra de menús para posteriormente seleccionar la opción Comentario. Esta selección abrirá un recuadro donde introducir el comentario. También puede pulsarse la combinación de teclas Control + Alt + C.

Al seleccionar otra parte de la diapositiva el comentario desaparece y sólo visualizaremos un recuadro pequeño con el número del comentario.

Para borrar un comentario en Impress pulsaremos el desplegable que aparece en la parte inferior del recuadro de comentarios y aparecerán tres opciones:

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• Eliminar comentario: Borra el comentario seleccionado. • Eliminar todos los comentarios de (Sin autor): Elimina todos los comentarios del autor al que pertenece el comentario seleccionado. • Eliminar todos los comentarios: Borra los comentarios de todos los autores. Para mostrar los comentarios deberemos pulsar en el recuadro del número que se muestra en cada diapositiva. Al igual que en PowerPoint estos recuadro ni se imprimen ni se visualizan.

4.4. MODIFICAR EL ORDEN DE LAS DIAPOSITIVAS El proceso de clasificar las diapositivas es lo que nos permite adaptar la presentación a cada una de las necesidades futuras de la misma. Téngase en cuenta que una misma presentación puede estar destinada a más de un tipo de público, y mientras que a los inversores les puede interesar ver datos sobre la producción y rentabilidad, a los clientes les interesará más conocer las posibilidades del producto y sus precios. Esto no quiere decir que sean dos presentaciones diferentes, ya que ambas seguro que comparten muchos elementos en común, pero no el total de las diapositivas. En este epígrafe veremos cómo redistribuir las diapositivas, como organizarlas en secciones y como ocultar o mostrar las mismas. En todos los casos realizaremos estas operaciones desde la vista Clasificador de diapositivas, ya que será la más interesante para este tipo de operaciones. Redistribuir Para clasificar las diapositivas (ya en la vista Clasificador) será tan simple como seleccionar una o más y arrastrarlas hasta su nueva posición.

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Crear secciones Las secciones son divisiones en la presentación que nos permiten organizar las diapositivas aportando etiquetas que las separan en grupos. De esta forma podríamos incluir tres secciones en nuestra presentación: Informativas (diapositivas 1 – 5), Imágenes (6 – 10) y Despedida (11-12). Para crear una sección seleccionaremos la primera diapositiva de la sección e iremos a la ficha Inicio y seleccionaremos la herramienta Sección del grupo Diapositivas. En el desplegable que aparece escogeremos la opción Agregar sección. El resultado será que se visualiza en el Clasificador un apartado denominado Sección sin título, volvemos a pulsar la misma herramienta, pero en este caso escogemos la opción Cambiar nombre de sección e introducimos el texto Informativas en el cuadro de diálogo que aparece.

El resultado serán las diapositivas separadas en diferentes secciones que las agrupan según las temáticas definidas por el usuario.

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Para eliminar una sección debe seleccionarse el nombre de la sección haciendo un clic sobre él y escogiendo la opción Quitar la sección de la herramienta Sección. Ocultar/mostrar diapositivas Para ocultar una diapositiva posicionaremos el puntero sobre ella y pulsaremos el botón derecho del ratón. En el menú contextual escogeremos la opción Ocultar diapositiva y veremos como la diapositiva se desdibuja y el número de orden aparece tachado.

Las diapositivas ocultas no se visualizan al mostrar la presentación pero sí se imprimen, por lo que habrá que tenerlo en cuenta a la hora de imprimir para cambiar la selección de impresión, tal como veremos en futuros epígrafes. Para volverlas a mostrar el procedimiento es el mismo, incluyendo pulsar la opción Ocultar diapositiva aunque esté ya oculta (funciona como una especie de interruptor).

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LIBRE OFFICE El modo para organizar las diapositivas en Impress es similar al explicado en PowerPoint. En este caso seleccionaremos la pestaña Clasificado para cambiar de forma sencillas la distribución de las diapositivas.

Para ocultar una diapositiva de la presentación el proceso será similar al desarrollado en PowerPoint, es decir, posicionamos el puntero sobre una diapositiva, presionamos el botón derecho del ratón y en el menú contextual escogemos la opción Ocultar diapositiva. La diapositiva oculta aparecerá rayada a modo de tachadura.

Para visualizarla volveremos a abrir el menú contextual y seleccionaremos la opción Mostrar diapositiva. Impress no contempla la opción para dividir la presentación en secciones.

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5. DINAMIZAR LA PRESENTACIÓN En epígrafes anteriores hemos visto cómo crear la presentación y cómo organizarla para que tenga el aspecto final deseado. En los próximos epígrafes vamos a tratar de dotar a nuestra presentación de elementos dinámicos que hagan de ésta una presentación entretenida y que mantenga el interés del público objetivo.

PRESTA ATENCIÓN Dinamizar una presentación ayuda a eliminar la monotonía en las presentaciones, pero por otro lado, el abuso de las animaciones puede cansar al receptor. Por norma general, deberíamos animar aquellos elementos que son de un interés especial y de esta forma llamar la atención del receptor sobre ellos.

PowerPoint e Impress contemplan dos elementos para esta dinamización: transiciones y animaciones. Las primeras se aplican sobre el cambio de una diapositiva a otra y las segundas sobre los diferentes objetos que conforman la diapositiva. Como complemento a la dinamización, podemos incluir vídeos y sonidos relacionados con la presentación. Por ejemplo, en la presentación de Andalucía que estamos realizando a lo largo de esta unidad, ya se ha incluido un vídeo denominado “Cómo bailan los caballos Andaluces” desde el cuadro de objeto, pero pueden ser introducidos como cualquier otro objeto. Así mismo, podríamos insertar un audio con el himno de Andalucía en la página donde aparece la bandera de Andalucía.

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5.1. TRANSICIONES

DEFINICIÓN Las transiciones marcan el paso entre una diapositiva y otra. Consisten en una serie de efectos diferentes de los cuales puede seleccionarse uno sobre cada diapositiva.

Para crear una transición debemos seleccionar la ficha Transiciones que contiene todas las herramientas relacionadas con la aplicación de las mismas.

El primer paso para realizar una transición será seleccionar la diapositiva sobre la que se va a aplicar; posteriormente , se debe desplegar el selector con los diferentes tipos de transiciones existentes y escoger el tipo que se desea aplicar.

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Una vez hecho, veremos cómo queda el efecto aplicado sobre la diapositiva. Si queremos volverlo a ver, podemos seleccionar la herramienta Vista previa y se repetirá el efecto cada vez que la pulse. Algunos efectos tienen opciones de aplicación que pueden ser modificadas con la herramienta Opciones de efectos. Así por ejemplo, si selecciona el efecto avión, puede escoger si el avión que resulta de transformar la diapositiva sale por la derecha o por la izquierda de la pantalla.

Como resultado de aplicar un efecto en la diapositiva, en el modo Clasificador se mostrará una estrella debajo de la diapositiva. Si estamos en modo Normal, se mostrará al lado izquierdo.

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• El grupo Intervalos ofrece herramientas adicionales que permiten definir otras características de la transición: • Sonido: Permite seleccionar entre una lista de sonidos o buscar un sonido en el ordenador, el cual, será emitido al producirse la transición.

• Duración: Permite especificar la duración de la transición. • Aplicar a todo: Aplica la selección de transición, sonido e intervalo a todas las diapositivas. • Avanzar a la diapositiva: Ofrece la posibilidad de determinar la forma en que debe avanzarse a la siguiente diapositiva: • Al hacer clic con el mouse: No avanza a la siguiente diapositiva hasta que el ponente no hace un clic con el ratón. • Después de: Pasa a la siguiente diapositiva tras el periodo de espera que se especifique. Una vez realizada la transición de la diapositiva, podemos seleccionar otra y repetir el proceso, o como hemos visto aplicar el mismo para toda la presentación.

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LIBRE OFFICE Para aplicar los efectos de transición en Impress, debemos seleccionar la diapositiva sobre la que se va a aplicar la transición y seguidamente la herramienta Transición de diapositivas en el panel lateral, la cual desplegará un nuevo panel conteniendo una lista con todos los efectos disponibles.

El siguiente paso será seleccionar uno de los efectos de la lista. Al hacerlos cambiará a Vista normal (Si no estamos en ella) para mostrar el efecto y una vez hecho, nos devolverá al modo Vista clasificador de diapositivas. Podemos reproducir el efecto pulsando el botón Reproducir que aparece en la parte inferior derecha del panel. Al aplicar una transición sobre una diapositiva, veremos un rombo con líneas a su izquierda en la parte inferior izquierda de la diapositiva, tanto en el modo vista clasificador como el modo vista normal.

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En el panel nos encontraremos con otras opciones adicionales: • Velocidad: Permite definir la rapidez de la transición ofreciendo tres valores diferentes: lenta, media y rápida. • Sonido: Similar a la opción vista en PowerPoint y que permite escoger un sonido de una lista o buscar uno en el ordenador.

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• Avanzar diapositiva: Ofrece dos opciones para definir el cambio de una diapositiva a la siguiente: »» Al pulsar con el ratón: Avanza a la siguiente diapositiva al hacer un clic con el ratón. »» Automáticamente después de: Avanza a la siguiente diapositiva transcurrido el tiempo que se indica. »» Aplicar transición a todas las diapositivas: Aplica el efecto de transición, sonido e intervalo a todas las diapositivas.

5.2. ANIMACIONES

DEFINICIÓN Las animaciones aplican movimiento a los objetos de una diapositiva, haciendo que éstos en lugar de aparecer junto con la diapositiva y mostrarse en forma estática, aparezcan a demanda del orador, siguiendo una secuencia preestablecida y surgiendo de una forma dinámica.

Para trabajar con las animaciones, seleccionaremos la ficha Animaciones, donde se encuentran las diferentes herramientas para crear este tipo de efectos. Como norma general señalaremos que es más cómodo trabajar las animaciones en vista normal que en vista clasificador, ya que a diferencia de las transiciones, éstas se aplican sobre los objetos y lo más normal, es que una diapositiva contenga varios de ellos.

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Para aplicar una animación debemos seleccionar un objeto de la diapositiva, posteriormente pulsar el desplegable que contiene los diferentes tipos de animaciones y seleccionar uno de ellos. Al hacerlo, PowerPoint mostrará cómo queda el objeto al aplicarle la animación.

Si queremos verla de nuevo, deberemos pulsar la herramienta Vista previa. Con la herramienta Opciones de efectos podremos variar la forma en que se aplican algunas animaciones. Así por ejemplo, en el caso de la animación denominada Dividir, podemos aplicar los efectos Horizontal entrante, Horizontal saliente, Vertical entrante y Vertical saliente

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Conforme vamos aplicando animaciones, veremos que aparece un pequeño número junto a cada objeto, el cual indica el orden en el que serán ejecutadas dichas animaciones. Puede ocurrir que un objeto tenga más de una animación y que se visualice una animación, ocurra la animación de otros objetos y vuelva a animarse el mismo. En este caso junto al objeto aparecerían dos números indicando el orden en la secuencia de animación de objetos de la diapositiva.

La herramienta Panel de animaciones abre un panel lateral que muestra las diferentes animaciones y permite reproducirlas en el orden dispuesto. También permite seleccionar una de ellas y, pulsando el botón izquierdo, arrastrarla en la columna y cambiar su posición.

Con la herramienta Desencadenar podemos vincular la animación a la sucesión de un evento. Por ejemplo, al hacer clic se anima el elemento y con la herramienta Copiar animación seleccionamos el efecto de animación junto con las modificaciones realizadas, el puntero cambia a la forma de un pincel y permite seleccionar otro objeto para aplicar sobre él la misma animación. La herramienta Inicio permite seleccionar el desencadenante de la animación, pudiéndose escoger entre tres opciones: al hacer clic (opción por defecto), con la anterior (funcionan a la vez que la animación anterior) y después de la anterior (espera a la finalización de la que le precede en secuencia de animaciones). Con Duración establecemos el tiempo que se mantiene la animación y con Retraso indicamos el tiempo que debe transcurrir antes de volver a animarse (por defecto el valor es cero, lo que indica que no se repite). Las opciones de Reordenar animación permiten definir la secuencia en que se ejecutarán las animaciones.

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LIBRE OFFICE Para crear efectos de animaciones en Impress usaremos la pestaña normal y seleccionaremos la herramienta Animación personalizada en la barra lateral. Esto hará que aparezca un panel lateral denominado Animación personalizada.

Una vez seleccionada la diapositiva a la que se le van a aplicar las animaciones, debemos pulsar el botón que aparece en la parte inferior en forma de un signo más (+) y que es la herramienta Añadir efecto. Seguidamente aparecerá un nuevo cuadro de diálogo donde aparecen los diferentes efectos de animación categorizados en cinco pestañas diferentes: Entrada, Énfasis, Salida, Rutas de movimiento y Efectos diversos.

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En este cuadro podrá seleccionarse también la velocidad del efecto entre las categorías: muy lento, lento, medio, rápido y muy rápido. Conforme vayamos seleccionando efectos, estos irán apareciendo en el recuadro del panel Animación personalizada y tras seleccionar uno de ellos podemos aplicar diferentes opciones sobre él:

• Quitar el efecto: Elimina el efecto seleccionado en la lista. • Modificar el efecto: Abre el cuadro de diálogo con los diferentes tipos de efectos de animaciones y permite una nueva selección. • Subir: Asciende una posición en la secuencia el efecto seleccionado. • Bajar: Desciende una posición en la secuencia el efecto seleccionado. • Previsualizar el efecto: Permite ver cómo funciona el efecto seleccionado. En la parte inferior del panel, veremos las herramientas Inicio, Dirección y Velocidad, cuyos valores dependerán del efecto seleccionado. • Inicio: Permite seleccionar el desencadenante de la animación, pudiéndose escoger entre tres opciones: Al pulsar con el ratón (opción por defecto), Con el anterior (funcionan a la vez que la animación anterior) y Después del anterior (espera a la finalización de la que le precede en secuencia de animaciones). • Dirección: Con un valor variable en función de la selección, permite escoger la dirección en la que debe aplicarse el efecto. • Velocidad: Permite definir la rapidez de la transición ofreciendo tres valores diferentes: lenta, media y rápida.

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Finalmente, el botón opciones abre el cuadro de diálogo Opciones del efecto, el cual, permitirá definir de una forma más precisa el formato y duración del efecto.

5.3. INSERTAR Y REPRODUCIR SONIDOS Podemos insertar sonidos en las diapositivas. Para realizar dicho proceso, debemos seleccionar la diapositiva en la que se desea insertar el sonido y pulsar la herramienta Audio del grupo Multimedia de la ficha Insertar. Al pulsar la herramienta se abrirá un desplegable con dos opciones: • Grabar audio: Esta opción abre un cuadro de diálogo que solicita en el recuadro Nombre la introducción de un texto que sirva para etiquetar el audio que se va a grabar. Además incorpora los botones Reproducir, Detener y Grabar.

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Cuando se graba un sonido en la diapositiva aparece en ella un icono en forma de altavoz. Al pulsar sobre éste, se reproduce el sonido con una barra de progresión.

• Audio en Mi PC: Abre un cuadro de diálogo que permite seleccionar un sonido almacenado en el ordenador. Al igual que en el caso anterior, se representa en forma de un altavoz. En cualquiera de los casos aparecerá una nueva ficha denominada Reproducción y que contiene diferentes herramientas para perfilar el audio.

Veamos las principales opciones de la ficha. • Reproducir: Cada vez que pulsamos esta herramienta se escucha el sonido seleccionado. • Recortar audio: Abre el cuadro de diálogo Recortar audio que permite ajustar el sonido delimitando donde empieza y donde acaba tanto por el principio como por el final. Una vez hecho el ajuste pulsaremos la tecla Aceptar para confirmar dicho recorte.

• Fundido de entrada: Permite atenuar el sonido al principio del audio el tiempo que se indique. • Fundido de salida: Permite atenuar el sonido al final del audio el tiempo que se indique. • Volumen: Ofrece cuatro niveles de volumen de sonido preestablecido: Mínimo, Medio, Máximo y Silencio

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• Iniciar: Indica el evento que desencadena el sonido: automáticamente o al hacer clic. • Reproducir en todas las diapositivas: Hace que el sonido se sitúe en todas las diapositivas con las mismas características. • Repetir la reproducción hasta su interrupción: El sonido vuelve a empezar cuando finaliza. • Ocultar durante presentación: No visualiza el icono de sonido durante el modo Presentación con diapositivas. • Rebobinar después de la reproducción: Pone el sonido al principio cuando llega al final. • Ningún estilo: Revierte el audio a su estado original. • Reproducir en el fondo: Hace que el sonido se reproduzca de forma constante durante la presentación.

LIBRE OFFICE Para introducir un sonido en una diapositiva debemos seleccionar la herramienta Audio o vídeo de la barra de tareas Estándar. Al hacerlo se abrirá un cuadro de diálogo en el que debe buscar el archivo de sonido y hacer un doble clic sobre él.

Impress insertará el audio en forma de un icono de altavoz, el cual se activará en la presentación al hacer un clic sobre él con el botón derecho del ratón.

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Al seleccionar el icono de sonido en vista normal, aparecerá la barra de herramientas Reproductor de medios con diferentes herramientas para audio y vídeo.

• Audio o vídeo: Permite seleccionar un audio o vídeo para insertarlo en la diapositiva. • Reproducir: Muestra el vídeo o reproduce el sonido. • Pausar: Detiene el vídeo o el audio con opción de continuar mediante Reproducir. • Detener: Para el vídeo o el audio • Repetir: Vuelve a reproducir el audio o video al llegar al final. • Duración: Muestra la duración del vídeo o sonido y permite desplazarse por él de una forma rápida con la barra que aparece a la izquierda. • Silenciar: Reproduce el vídeo o sonido en silencio. • Volumen: Este selector permite escoger como de alto debe reproducirse el sonido. • Ver: Permite seleccionar el porcentaje al que debe reproducirse el vídeo.

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5.4. INSERTAR Y REPRODUCIR VÍDEOS El proceso para insertar un vídeo en PowerPoint es similar al descrito para insertar un audio, es decir, debemos situarnos en la diapositiva que lo contendrá y seleccionar la herramienta Video del grupo Multimedia de la ficha Insertar. Esta herramienta ofrece dos opciones: • Vídeo en línea: Abre un cuadro de diálogo que permite escoger entre dos orígenes diferentes: OneDrive (siempre y cuando se hayan subido vídeos a la nube por parte del usuario) y YouTube (la página web que recoge millones de vídeos subidos por los internautas y con derechos de libre reproducción).

Como resultado aparecerán diferentes vídeos y debemos seleccionar uno de ellos con un doble clic.

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Al insertar el vídeo, aparecerá la ficha Reproducción que ya explicamos en el epígrafe anterior, la cual contiene las mismas herramientas pero enfocadas a vídeo.

En este tipo de vídeo, la mayoría de las herramientas aparecerán desactivadas, ya que los vídeos de YouTube se descargan en tiempo real y no pueden ser manipulados; de hecho los controles aparecen incrustados dentro de la ventana del vídeo.

• Vídeo en Mi PC: Esta opción abrirá un cuadro de diálogo que permite navegar por el ordenador y localizar archivos de vídeo que se pueden incluir en la diapositiva. A diferencia de los vídeos de YouTube, estos vídeos sí activan las herramientas de la ficha Reproducción y aparecen bajo ellos los controles de manejo.

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LIBRE OFFICE En Impress la inclusión de un vídeo es similar a la de un sonido. La única diferencia aparece al seleccionar un archivo u otro y que al visualizar el resultado el sonido se muestra con un icono de altavoz y el vídeo con una imagen del mismo.

UNA VENTANA AL MUNDO En este vídeo trabajaremos sobre una presentación ya creada y organizada para crear una presentación dinámica con transiciones de diapositivas y animaciones de los objetos. Enlace: https://player.vimeo.com/ video/139928828.

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6. IMPRIMIR LA PRESENTACIÓN Una vez que la presentación ya está finalizada, nos queda generar los documentos que se derivan de ella. Por regla general estos documentos suelen ser de tres tipos. • Diapositivas de la presentación: Este documento es la impresión de forma individualizada de cada una de las diapositivas en folios de acetato transparente que posteriormente serán utilizado para realizar la presentación utilizando un retroproyector. Actualmente este tipo de documento no suele utilizarse, ya que los oradores utilizan normalmente ordenadores portátiles conectados a un proyector de imagen. • Notas del orador: En este documento se imprime una página por cada una de las diapositivas que forman la presentación. En cada página nos encontramos una impresión de la diapositiva en su parte superior y las notas del orador en la parte inferior. El propósito de este documento es crear una guía para el ponente de la presentación. Si se trabaja con un sistema de doble pantalla o de pantalla para el ponente y proyector para los asistentes, no suelen imprimirse ya que el ponente las tendrá en su pantalla de control de la presentación. • Cuaderno del asistente: Consiste en una serie de páginas que contienen las reproducciones de las diapositivas de la presentación y que evitan la consiguiente pérdida de tiempo de los asistentes por tomar notas de la ponencia. En los siguientes epígrafes veremos cómo se imprime cada uno de estos productos que se derivan del uso de los programas de presentaciones.

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6.1. VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE LAS PRESENTACIONES En este epígrafe vamos a explicar cómo imprimir la presentación en sí misma, es decir, las diferentes diapositivas que conforman la secuencia que se desea exponer. Veremos que no siempre es necesario imprimir toda la secuencia, pudiéndose excluir aquellas diapositivas que no tengan interés en la exposición. Para imprimir una presentación seleccionaremos la ficha Archivo y escogeremos la opción Imprimir. Al seleccionar esta opción veremos que en el panel lateral se muestra por defecto la impresión de la diapositivas a página completa, junto a una serie de opciones que permiten modificar el resultado de la impresión.

La parte derecha permite ver la vista previa de cómo quedará la impresión de las diferentes diapositivas. En la parte inferior izquierda aparece un panel que permite navegar a través de las diferentes diapositivas con los botones adelante y atrás, o bien, podemos introducir un número de diapositiva en el recuadro, pulsar Enter y PowerPoint nos trasladará la diapositiva cuyo número de orden coincida con el indicado. En la parte inferior derecha tenemos la herramienta Zoom que permite ajustar el tamaño de visualización de la diapositiva en esta vista previa. Para continuar con la impresión debemos ajustar algunos parámetros de los que se ofrecen en esta pantalla.

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En primer lugar abriremos el desplegable que muestra el texto Imprimir todas las diapositivas y en el desplegable que aparece, debemos escoger una opción en función de las necesidades:

• Imprimir todas las diapositivas: Imprime la presentación al completo. • Imprimir selección: Limita la impresión a las diapositivas seleccionadas antes de abrir la opción Imprimir. • Imprimir la diapositiva actual: Imprime la diapositiva que se muestra en la vista previa. • Rango personalizado: Actúa con el recuadro Diapositivas que se muestra debajo de esta opción y permite indicar las diapositivas que se desean imprimir. Si se trata de diapositivas sueltas, se pueden especificar sus números separados por puntos y coma (ejemplo: 1;4;8;11); si se trata de un rango se especifican la primera y la última separadas por un guion (ejemplo: 5-9). Ambos sistemas pueden combinarse (Ejemplo:1;3-7;9;11;14-). Si se omite en un rango el primero o el último de los números se interpreta como desde el principio o hasta el final respectivamente (Ejemplo: - 12 significa de la primera a la número 12). • Secciones: Permite imprimir únicamente las diapositivas de esa sección. • Imprimir diapositivas ocultas: Esta opción aparece activa cuando hay diapositivas ocultas y permite su impresión de forma independiente.

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La opción que se muestra como Diapositivas de página completa es un selector que permite escoger el tipo de documento que deseamos imprimir. Por defecto aparecerá la diapositiva a página completa.

En este epígrafe nos centraremos en dos opciones de Diseño de impresión: • Diapositivas a página completa: Es la opción que hemos explicado y que imprime una diapositiva por página usando el papel en forma horizontal. • Esquema: Imprime los contenidos de los cuadros de textos junto al número y logo de la diapositiva. Es una opción enfocada a la revisión de los textos incluidos en las diapositivas.

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Adicionalmente, además de los diferentes formatos de impresión, nos encontramos con cuatro opciones adicionales: • Enmarcar diapositivas: Traza un fino cuadro negro alrededor de la diapositiva. • Ajustar al tamaño del papel: Hace que la diapositiva aparezca al completo dentro de la superficie del papel escalándola para ocupar el ancho del mismo. • Alta calidad: Aplica la máxima resolución posible en la impresión de la presentación. • Imprimir comentarios y entradas a lápiz: Con esta opción aplicada se imprimen los comentarios introducidos en las diapositivas o las anotaciones realizadas sobre las diapositivas en la presentación y que se grabaron posteriormente. Estos comentarios y anotaciones se imprimen en una página adicional que se incluye detrás de cada diapositiva que tenga este tipo de elementos. La opción que se visualiza como Intercaladas al estar activa indica que, en caso de imprimir varias copias, se finalizará la primera copia antes de continuar con la segunda copia. Si el valor de esta opción se cambia a Sin intercalar imprimirá todas las copias de la primera diapositiva, todas las copias de la segunda diapositiva y así sucesivamente. Por último, la opción que muestra el texto Color es un selector que permite indicar en que forma debe imprimirse la presentación: Color, Escala de grises o Blanco y negro puros. Una vez realizadas todas las selecciones pulsaremos la tecla Imprimir que aparece en la parte superior.

LIBRE OFFICE Para imprimir en Impress seleccionaremos la herramienta Imprimir de la barra de herramientas Estándar o pulsaremos la combinación de teclas Control + P. En cualquiera de los casos aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir.

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En este cuadro de diálogo podemos apreciar a la izquierda la vista previa del elemento de Impress que se va a imprimir y bajo él un navegador que permite ver todas y cada una de las diapositivas o páginas. Desde este cuadro podemos controlar el tipo de documento que vamos a imprimir a través de la opción Documento que permite escoger entre: Diapositivas (opción por defecto), Folletos, Notas o Esquema. La opción Intervalo y copias permite indicar si la impresión se realizará sobre el total de las diapositivas, escogiendo en intervalo (se aplican las mismas reglas que en PowerPoint) o bien la selección previa de diapositivas que se haya realizado. Adicionalmente podremos señalar el número de copias las cuales se realizarán completas antes de pasar a la siguiente, si la casilla Ordenar está marcada. Para imprimir el esquema debe seleccionar en el desplegable Documento la opción Esquema. Como resultado sólo se imprimirán los contenidos de los cuadros de texto de las diapositivas.

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6.2. PREPARAR LAS NOTAS PARA EL ORADOR Y LOS IMPRESOS PARA LA AUDIENCIA En el epígrafe anterior nos centrábamos en la impresión de la presentación y el esquema. En este vamos a centrarnos en otros dos tipos de documentos: las notas del orador y el cuaderno del asistente. Notas del orador Las notas del orador contienen aquella información que muestra al ponente que debe comunicar durante la exposición de la presentación. Son una guía de los contenidos recogidos en cada diapositiva. Estas notas recogen una página por diapositiva, la cual muestran en la parte superior, dejando el resto de la página para las notas introducidas por el ponente. Normalmente, estas notas no son el discurso palabra por palabra, sino más bien, un esquema que recoge las ideas principales. Para imprimir dichas notas accederemos a la herramienta Imprimir a través de la ficha Archivo, o bien, pulsando la combinación de teclas Control + P. En cualquiera de los casos acabará mostrándose la opción Imprimir a pantalla completa como estudiamos en el epígrafe anterior. Para seleccionar las notas del orador, deberemos abrir el desplegable con el texto Diapositivas de página completa y seleccionar la opción Páginas de notas. Como resultado de la selección PowerPoint mostrará las páginas de notas en la vista previa con los correspondientes controles de navegación y zoom.

Al igual que en el epígrafe anterior, podemos seleccionar el rango de diapositivas que deseamos imprimir, el número de copias y el color de impresión. La única novedad es la aparición de una nueva opción denominada Orientación y que permite seleccionar la dirección a la hora de imprimir en el papel: vertical (por defecto) u horizontal.

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Cuaderno del asistente El cuaderno del asistente lo constituye una representación impresa de las diapositivas que se muestran en la presentación, teniendo como objeto convertirse en un recordatorio o síntesis de la ponencia. Existen numerosos formatos de cuaderno, los cuales podemos verlos al seleccionar la opción con el texto Diapositivas de página completa. Veamos cada uno de estos formatos:

• 1 diapositiva: Imprime una diapositiva por página. • 2 diapositivas: Imprime dos diapositivas por página en una disposición vertical. • 3 diapositivas: Imprime tres diapositivas por página junto a un rayado para que facilita la escritura de notas.

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• 4 diapositivas horizontales: Imprime cuatro diapositivas por página dispuestas de izquierda a derecha y de arriba abajo. • 6 diapositivas horizontales: Imprime seis diapositivas por página dispuestas de izquierda a derecha y de arriba abajo. • 9 diapositivas horizontales: Imprime nueve diapositivas por página dispuestas de izquierda a derecha y de arriba abajo. • 4 diapositivas verticales: Imprime cuatro diapositivas por página dispuestas en formato de dos columnas. • 6 diapositivas verticales: Imprime seis diapositivas por página dispuestas en formato de dos columnas. • 9 diapositivas verticales: Imprime nueve diapositivas por página dispuestas en formato de dos columnas.

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LIBRE OFFICE Para imprimir las notas del orador o el cuaderno del asistente, al que en Impress denominaremos folleto, debemos recurrir a la herramienta Imprimir de la barra de herramientas Estándar o bien a pulsar la combinación de teclas Control + P. En cualquiera de los casos se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir donde a través de la opción Documento podremos seleccionar las opciones: Notas (para imprimir las notas del orador) o Folleto (para imprimir el cuaderno del asistente). Notas del orador Tras seleccionar la opción Notas veremos a la izquierda del cuadro de diálogo una vista previa de las páginas de notas del orador y bajo ella los controles que nos permiten navegar a través de las páginas.

Una vez seleccionado el tipo de documento que vamos a imprimir, podemos señalar las diapositivas que deben ser impresas, el número de copias y la disposición de éstas. Cuaderno del asistente o Folleto La selección de la opción Folleto en el desplegable Documento ofrece la posibilidad de imprimir las diapositivas en un número de ellas por página que se determina mediante la opción Diapositivas por página y que puede variar entre: 1, 2, 3, 4, 6 y 9. La opción Orden ofrece dos variaciones para la disposición de las mismas: De izquierda a derecha y luego abajo (por filas) y De arriba hacia abajo, después a la derecha (por columnas). Combinando estas opciones tendremos algunas posibilidades adicionales a las mostradas en PowerPoint.

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RESUMEN Los programas de presentaciones están diseñados para permitir exponer la información mediante un conjunto de diapositivas y dentro de un entorno multimedia, lo que permite la incorporación de gráficos, imágenes, esquemas, sonidos y vídeo. El texto es uno de los principales contenidos de las diapositivas y, por tanto, su correcta escritura, disposición y adecuación es muy importante en la creación de nuestras diapositivas. Las herramientas Buscar y Reemplazar son especialmente útiles cuando la presentación contiene grandes cantidades de texto y necesitamos localizar un término en ella, ya sea para ver el resto del contenido que le acompaña o ya sea para cambiarlo por otro. Un tema consiste en dotar a las diapositivas de un aspecto común a todas, otorgando a la presentación una coherencia visual. La aplicación de un tema conlleva cambios en el fondo, los colores, las fuentes, el tamaño de las fuentes y la distribución de los cuadros implícitos en cada tipo de diapositiva. Un objeto es todo elemento que incorporamos a la presentación y que no está creado por PowerPoint. Así podemos considerar objetos a las imágenes, los gráficos estadísticos, las fotografías, los textos artísticos o las formas que introducimos en las diapositivas. Los gráficos son una potente herramienta para la transmisión de información. Permiten sintetizar una gran cantidad de datos numéricos en una imagen, la cual, constituye una forma sencilla y precisa de interpretación de un escenario numérico. SmartArt es una herramienta que le permite crear representaciones visuales gráficas con contenidos de texto en su interior, convirtiéndose de esta manera en una herramienta eficaz para la transmisión de ideas o mensajes. WordArt es una herramienta que incorporan los programas de Microsoft y que convierte un texto en un objeto con forma de rótulo. Permite introducir texto, darle formato con diferentes opciones de diseño y tratarlo como una imagen, pudiendo cambiar la dirección o la forma del mismo. Las autoformas son un grupo de dibujos vectoriales que están incluidos dentro de la aplicación y que PowerPoint permite aplicarlos con una sencilla selección. Las autoformas son objetos y pueden contener texto en su interior. Dentro de la gestión de las diapositivas es importante conocer las diferentes formas que ofrecen los programas de presentación para ver las diapositivas. Dependiendo del proceso que queremos realizar en cada momento, nos interesará una forma u otra de visualización de las diapositivas. Los comentarios en las diapositivas son pequeños mensajes de texto que contienen información y que no son volcados al imprimir las diapositivas en cualquiera de las opciones disponibles. El uso de los comentarios permite incluir notas o recordatorios que pueden servir para evocar algo que ha quedado pendiente o para comunicar a una segunda persona el propósito de un objeto o diapositiva.

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Las transiciones marcan el paso entre una diapositiva y otra. Consisten en una serie de efectos diferentes de los cuales puede seleccionarse uno sobre cada diapositiva. Las animaciones aplican movimiento a los objetos de una diapositiva, haciendo que éstos en lugar de aparecer junto con la diapositiva y mostrarse en forma estática, aparezcan a demanda del orador, siguiendo una secuencia preestablecida y surgiendo de una forma dinámica. Las notas del orador contienen aquella información que muestra al ponente que debe comunicar durante la exposición de la presentación. Son una guía de los contenidos recogidos en cada diapositiva. El cuaderno del asistente lo constituye una representación impresa de las diapositivas que se muestran en la presentación, teniendo como objeto convertirse en un recordatorio o síntesis de la ponencia.

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FIN

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