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• Leonel Aguilar

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OFIMATICA BASICA WORD TEMARIO 1. Mi primer documento 2. El entorno de Word 3. Edición básica 4. Guardar y abrir documentos 5. Ortografía y gramática 6. Formato del documento 7. Estilos 8. Diseño de página 9. Impresión 10. Tablas 11. Imágenes y gráficos 12. Organigramas y diagramas 13. Plantillas 14. Combinar correspondencia

1. Mi primer documento (

Este tema está pensado para las personas que no conocen nada de Word, Aquí aprenderemos a crear y guardar nuestro primer documento, te darás cuenta de lo fácil que es Word y esperamos que te animes a seguir el resto del curso. Si no conoces funciones básicas tales como manejar el ratón, el teclado o las ventanas aquí puedes aprenderlas . 1.1. Arrancar Word Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word es, obviamente, arrancar el programa. Podemos hacerlo de varias formas:

Desde el menú Inicio. Al menú Inicio se accede desde el botón situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla y desde él se pueden arrancar prácticamente todos los programas que están instalados en el ordenador. Al hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú parecido al que ves en la imagen. El aspecto puede cambiar dependiendo de tu versión de Windows. Pero sea como sea tu menú, verás la opción Todos los programas que al desplegarse mostrará una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Frecuentemente los programas se organizan en carpetas. La carpeta llamada Microsoft Office contendrá la opción que buscamos: Microsoft Office Word.

Desde un acceso directo en el escritorio: Si en tu escritorio se encuentra el icono de Word, haz doble clic sobre él para iniciar el programa.

Y si no dispones de acceso directo pero quieres crear uno, localiza el programa Word en el menú Inicio como acabas de ver y, en vez de ejecutarlo, haz clic con el botón derecho del ratón sobre él. Se desplegará el menú contextual. Sitúa el cursor sobre la opción Enviar a y selecciona Escritorio (como acceso directo).

También es importante que sepas que, si ejecutas un archivo de tipo Word de tu disco duro, memoria externa o incluso de internet, el programa arranca automáticamente para permitirte visualizarlo. En el siguiente avanzado puedes conocer otras formas de iniciar Word . No es necesario que las aprendas todas, con que sepas que tienes las opciones a tu disposición es suficiente. Es conveniente que vayas poniendo en práctica lo que aprendes a la vez que sigues el curso. Para ello, te recomendamos que trabajes con ambas ventanas a la vez: la del curso y la de Word. Si no sabes cómo alternar rápidamente entre distintas ventanas o cómo asignar media ventana a cada programa, aquí te lo explicamos . 1.2. El primer texto Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como ésta.

En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar sólo en algunas cosas. En la parte superior encontramos, en color celeste, la barra del título. En ella aparece el nombre del documento sobre el que estamos trabajando. Cuando arrancamos Word sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre. Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte por el documento. Al escribir un texto hay que teclearlo sin más. Observarás que los saltos de línea se realizan automáticamente al llegar al margen derecho. Si quieres realizar un cambio de línea de forma explícita, deberás utilizar la tecla INTRO (también se llama ENTER o retorno de carro). Se trata de una tecla grande situada en la zona derecha del teclado alfabético. Su dibujo representativo suele ser una flecha con la forma que indica que baja la línea y se sitúa al principio de la siguiente (a la izquierda).

Una pequeña barra vertical parpadeante es la que marca tu posición en el texto. Se llama punto de inserción, porque allí donde esté situada es donde se introducirá el texto que teclees. Observarás que va avanzando según vas escribiendo. No confundas el punto de inserción con el puntero del ratón. - El cursor tiene esta forma

cuando está dentro del área de texto,

- esta otra cuando está encima de los menús, e incluso puede tomar otras formas que iremos viendo más adelante. Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección del teclado, mueves el punto de inserción.

Al escribir es habitual cometer errores, pero la redacción de textos en ordenador tiene la ventaja de facilitar su corrección. Para borrar texto disponemos de la tecla RETROCESO. Esta tecla suele encontrarse justo encima de INTRO y normalmente tiene dibujada una flecha larga hacia la

izquierda. - Cuando cometas un error, y te des cuenta inmediatamente, pulsa la tecla RETROCESO una vez para que retroceda una posición borrando la última letra tecleada. Si mantienes la tecla pulsada, seguirá borrando letra tras letra hasta que la sueltes, así que utilízala con cierto cuidado para controlar su efecto. - Es posible que no te des cuenta del error hasta después de haber escrito unas cuantas letras más. En ese caso no sería factible que borraras toda la frase por un error que está al principio de la misma. Lo normal es que desplaces el punto de inserción hasta el error y una vez te hayas situado, utilices el RETROCESO. El desplazamiento, como ya comentamos anteriormente, se suele realizar con las flechas del teclado. Normalmente se encuentran en la zona inferior del teclado, cerca de la tecla INTRO.

- Si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de él, lo mejor es hacer clic tras la letra que queremos borrar. Es importante que lo hagas de esta forma por cuestión de tiempo. Dejar el teclado para coger el ratón y hacer clic supone una pérdida de tiempo, por lo que sólo utilizaremos el ratón en los casos en que el desplazamiento con teclado nos vaya a costar más.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción. 2. El entorno de Word (I) Vamos a ver los elementos básicos que componen la ventana de Word. Aprenderemos cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear documentos en el siguiente tema.

2.1. Elementos de la pantalla Al arrancar Word aparece una pantalla muy similar a la siguiente:

La ventana de Word se puede personalizar (lo veremos más adelante), para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla. Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos términos. Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento. 1. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente, las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo. Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .

2. La barra de título, como ya hemos comentado, suele contener el nombre del documento abierto que se está visualizando, además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows. 3. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Word. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en detalle más adelante. 4. Las barras de desplazamiento permiten la visualización del contenido que no cabe en la ventana. Aunque en la imagen veamos únicamente la vertical, si la hoja fuese más ancha que la ventana, también veríamos una barra de desplazamiento horizontal en la zona inferior. 5. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general del resultado. - Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado. - O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado, arrastrándolo. 6. Las vistas del documento definen la forma en que se visualizará la hoja del documento. Por defecto se suele mostrar en Vista de impresión. Esto significa que veremos el formato de la hoja tal cual se imprimirá. 7. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de páginas y palabras, o el idioma en que se está redactando. Podremos modificar esta información si hacemos clic sobre ella, ya que normalmente se trata de botones realmente. Si quieres puedes visitar el siguiente básico sobre las barras de Word 3. Edición básica (I) Aprenderemos lo necesario para editar documentos: Cómo desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También veremos cómo buscar y reemplazar palabras y las distintas formas de ver un mismo documento. 3.1. Introducción de datos Hemos visto que escribir nuestro primer documento básicamente se trata de teclear el texto y controlar siempre dónde está situado el punto de inserción. En este apartado vamos a ver algunas consideraciones útiles a tener en cuenta, dejando de lado las cuestiones estéticas y de formato que veremos más adelante.

En el documento podemos definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos de contenido. Ésta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la larga nos ayudará en nuestro trabajo. Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creación de índices. Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontramos un cuadro que nos permite elegir el tipo de texto que vamos a introducir.

De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto introducido es un título. De alguna forma es como etiquetar cada uno de los elementos del archivo. Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo. Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el estilo Párrafo. Veremos en detalle los estilos más adelante.

Como ya sabes, Word se encarga de que el texto que vas introduciendo se contenga dentro de unos márgenes y pasa a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero conviene saber que, si algún momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO.

A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es así. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de empezar un nuevo párrafo. En tus inicios esto carecerá de importancia, pero a medida que vayas aprendiendo a dar formato estableciendo una distancia entre párrafos concreta o utilizando la sangría, sí que puede afectar al resultado final.

Los saltos de página se insertan automáticamente cuando llegamos al margen inferior de una página y seguimos escribiendo. También se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a la página siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña Insertar >

grupo Páginas > opción Salto de página.

La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio > grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto:

. Si la utilizas, el documento se llenará de marcas como las que ves en la

imagen. En el ejemplo, hemos escrito la primera frase y luego hemos pulsando MAYÚS+INTRO para realizar un salto de línea. Luego, hemos continuado escribiendo y, tras el punto final, hemos pulsando INTRO para empezar un párrafo nuevo. Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se muestran otros símbolos como un punto medio que señala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de página. Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón.

Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose en la utilización de Word es saber cómo afrontar las acciones que Este realiza sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un espacio y texto:

Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que estás utilizando el asterisco como viñeta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el texto tendrá una tabulación, por lo que no estará al mismo nivel que el resto. En estos casos, deberemos pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegará un menú que nos permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de nuestros intereses.

Pero Word no sirve únicamente para introducir texto. Se puede insertar dibujos, fotografías, logotipos, tablas, gráficos y muchos otros objetos que enriquecerán el documento. Cómo hacerlo lo iremos viendo a lo largo del curso. 4. Guardar y abrir documentos (I) 4.1. Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido. - Al utilizar el comando Guardar como, Word mostrará un cuadro de dialogo como el que ves a continuación que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

no se abrirá ningún cuadro de - Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle. En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aún así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta: - Dónde se guarda - El nombre del archivo - El tipo del archivo

Veamos cómo elegir estos parámetros: Dónde se guarda: En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Ejemplos del curso. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido. Lo habitual es que la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. Pero también se puede cambiar la carpeta predeterminada. La imagen de muestra está basada en el cuadro que se presentaría en un sistema Windows 7. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel superior. Otra forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Bibliotecas > Curso aulaclic. Para ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te quieres situar. O bien pulsar la flecha que señala hacia abajo, a la derecha del todo de la dirección, para abrir los sitios recientes.

Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo. En Windows XP, por ejemplo, el sistema es algo distinto. En la zona superior, en vez de pulsar sobre la flecha, deberás utilizar el desplegable Guardar en para elegir la carpeta. Para crear una nueva carpeta deberías utilizar el siguiente icono

.

5. Ortografía y gramática (I) La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que,

necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Vasta ya de gritar!. Word no detectará ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta". La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo. Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que al depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa. Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez, como veremos. 5.1. Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa.

Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirán. Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

En la imagen de la izquierda vemos que la palabra sugerida frente al error gramatical es Este. En la de la derecha vemos que hay varias sugerencias: juguete, jubete y juguetee. Deberemos hacer clic sobre la que nos interese. Sabiendo esto ya estamos en disposición de poder corregir nuestros documentos sin problemas. Pero vamos a ampliar el tema con las distintas formas de trabajar con el corrector y sus opciones. Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones interesantes: Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada. Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados. O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos. - Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle más adelante.

- Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. - Ortografía... / Gramática... Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado. - Buscar. Se trata de una nueva opción de Word. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios pero sí popularmente o en determinadas jergas. Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa la corrección. En ese caso, te recomendamos que la desactives. 6. Formato del documento (I) Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en sí seguirá siendo el mismo. La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares. En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de las más generales a las más específicas: Aprendremos a aplicar un tema. Luego a incluir una portada y cambiar el color de página. A modificar el formato del texto. Y el de los párrafos.

Además, también veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del documento y cómo copiar el formato de un texto a otro. 6.1. Los temas

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica. Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Insertar > grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento. Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su formato por completo con un único clic. Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño de página >

grupo Temas > opción Temas. Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento). Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados. La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores,Fuentes y Efectos que hay junto al botón Temas. Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero añadirle la combinación de colores del tema Austin, la combinación de fuentes del temaChincheta y los efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar para futuros proyectos pulsando el botón Guardar tema actual....

¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos nosotros? La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema, si quieres ver cómo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado 8. Diseño de página (I) 8.1. Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación,Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.

También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

9. Impresión (I) 9.1. Antes de imprimir Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si está todo correcto. Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión. En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado esté marcada esta opción

.

Como ya sabes, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaña Vista las opciones más interesantes,

que son las de Zoom: El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos páginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra. Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 páginas que tiene el documento?

Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom

.

Se abrirá una ventana con una opción muy interesante: Varias páginas.

Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar organizadas. Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 15 páginas, así que hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos las páginas del modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 3 x 5 páginas.

En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el resultado real.

Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc.

Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar. - La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word. - La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la ventana de Word. 10. Tablas (I) Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos. Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. 10.1. Crear tablas Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:

1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.

Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupoDibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.

El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a continuación

pulsar Dibujar tabla

para empezar a dibujar.

Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear tabla 10.2. Anidar tablas Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado. ¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

11. Imágenes y gráficos (I) 11.1. Introducción En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora fotografías, gráficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste. Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Ilustraciones, y

son los siguientes: - Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías. Estas imágenes en su mayoría están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin perder resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en una fotografía). - Imágenes de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales. - Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también son vectoriales. - SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

- Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a

ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva. 11.2. Tipos de archivos Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg. - JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. - GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. - BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. - PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque también permite transparencias. - WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales. 11.3. Insertar imágenes prediseñadas

aparece el panel lateral Imágenes Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas

prediseñadas. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarán. En el ejemplo de la imagen vemos que está seleccionada la opción Todos los tipos de archivos multimedia, pero podríamos modificar esta opción para seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre lasilustraciones, fotografías e incluso vídeos y audio. Todos estos contenidos están en la Galería multimedia de Microsoft Office. La galería es una herramienta externa que está disponible para los distintos programas del paquete Office. Puedes aprender más sobre ella en el siguente avanzado Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación de Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página web. Aquí lo explicamos con más detalle. En cambio, si no disponem

12. Organigramas y diagramas (I) 12.1. Introducción Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.

12.2. Crear un organigrama

Crear organigrama Para insertar un diagrama debemos: - Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

Agregar formas

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al

organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.

Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa. Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A. 13. Plantillas (I) 13.1. Introducción Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas, numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura. La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dotm para las que contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla. Word incluye muchas plantillas. Aprenderemos cómo utilizarlas y posteriormente veremos cómo modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades. También veremos cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Podríamos crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles más complejos, pero éstos los veremos en el tema Compartir documentos. 13.2. Elementos que se guardan en una plantilla Las plantillas, como hemos comentado, contienen los estilos y formatos que se hayan definido en ellas. Pero también conservan otros elementos:

- Las modificaciones en la barras de herramientas. Si añadimos o quitamos iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla. - Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla. - Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso. Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word. 13.3. La plantilla por defecto En realidad las plantillas siempre se utilizan, aunque no seamos conscientes de ello. Al crear un documento vacío nuevo, siempre se crea con unos márgenes ya establecidos, y con una fuente y estilos predeterminados. Todo esto está definido internamente en una plantillaNormal.dotm que se aplica por defecto. De esta forma, cuando hacemos clic en el botón Predeterminar en alguna opción para forzar a Word a aplicar valores distintos por defecto, lo que realmente hace el sistema es modificar la plantilla con la nueva preferencia.

También podemos modificar la plantilla Normal.dotm abriéndola normalmente desde Word, como un documento cualquiera. Para abrirla será necesario saber dónde está. Averiguarlo es sencillo. En Archivo > Opciones > Avanzadas encontraremos al final de todo el botón Ubicaciones de archivos.... Si hacemos clic en él se abrirá una ventana donde está la ruta de los archivos. Nos interesa la ruta de las Plantillas personales. Luego lo único que resta hacer es ir a Archivo> Abrir y buscar la plantilla en la ruta que acabamos de averiguar. Como hemos dicho, todos los cambios realizados sobre ella se aplicarán a los nuevos documentos. Pero si por cualquier motivo queremos recuperar la plantilla original que venía por defecto, lo único que tendremos que hacer es borrar, renombrar o cambiar de directorio Normal.dotm. Ya que, de esta forma, Word no la encontrará y creará una nueva.

Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Modificar la plantilla por defecto

13.4. Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.

Normalmente dejábamos marcada la opción Documento en blanco y pulsábamos Crear. Para utilizar una plantilla deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla: Plantillas recientes permite elegir entre las últimas plantillas utilizadas en el ordenador. Plantillas de ejemplo abre las plantillas que se instalaron junto con Office. Mis plantillas es donde aparecerán las que hayamos creado nosotros. Y más abajo veremos una sección completa de Plantillas de Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet, podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y directamente desde Word, sin tener que ir a la página. Además, las encontraremos perfectamente clasificadas en grupos: Actas, Agendas,Boletines, Calendarios, Cartas, etc. Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones. Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas.

Puedes buscar las plantillas explorando las carpetas o bien utilizar el cuadro de búsqueda. Si utilizas la búsqueda y no encuentras nada con un determinado concepto, se muestra un mensaje con un enlace que te permite ponerte en contacto con Microsoft para sugerirles plantillas que podrían resultar de utilidad, de forma que tengan constancia de la necesidad y vayan incluyendo cada vez más a disposición de los usuarios. Si en cambio estás explorando las categorías para ver las plantillas deberás utilizar los botones de la zona superior, para iratrás y adelante o volver a la primera página haciendo clic en Inicio.

El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón Crear que aparecerá a la derecha junto a la previsualización. En el caso de las plantillas de Internet el botón se llamará Descargar. Observa que junto al botón Crear está marcada la opción Documento. Esto implica que crearemos un documento a partir de la plantilla, que es lo más normal. Pero si en algún momento queremos crear una plantilla a partir de otra, simplemente deberemos pulsar el pequeño botón circular que hay en la opción Plantilla.

14. Combinar correspondencia (I) Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que

cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc. 14.1. Conceptos previos Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word. 14.2. Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo. Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia. Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observarás que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay una opción para pasar al siguiente paso. Como la mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al hacer clic enSiguiente, aparece el segundo paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es decir, el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada en este momento.

Dejaremos seleccionada la primera opción y haceremos clic en Siguiente para continuar con el asistente.

Introducción al Excel Con Excel puedes realizar muchos tipos de operaciones, desde las más sencillas como sumar o restar hasta otras más complejas utilizando fórmulas y funciones. También puedes crear diferentes tipos de gráficos para analizar y entender los resultados de estas operaciones. Excel es ideal para analizar, compartir y administrar datos con facilidad proporcionando las herramientas y funciones más eficaces. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas te brindan la posibilidad de resumir, analizar y explorar datos para la toma de decisiones empresariales. Con las macros es posible optimizar las tareas tediosas y repetitivas.

Iniciar Excel Para comenzar a utilizar Excel puedes hacerlo de varias formas: •

Desde el icono del escritorio. o Haz doble clic en el acceso directo. Se iniciará un libro en blanco.

•

Desde el menú de inicio. o Pulsa en el botón de inicio y selecciona Excel de la parte izquierda del menú.

•

Abriendo un libro de Excel ya existente. o Haz doble clic en el icono. Se abrirá el archivo seleccionado.

En la siguiente imagen te muestro los elementos de la ventana de Excel que se muestran al abrir el programa:

Identificar celdas Las columnas se nombran con letras (A, B, C, …) y las filas con números (1, 2, 3, …, 1.048.576). Para identificar una celda debes cruzar el nombre de la columna con el nombre de la fila.

Movimiento en las hojas Para cambiar de hoja activa se hace clic con el botón izquierdo del ratón en las flechas situadas a la izquierda de las hojas del libro. Estas flechas sólo están habilitadas cuando se comienzan a ocultar las fichas de las hojas.

Para moverte dentro de la hoja, además de poder utilizar las barras de desplazamiento, también lo puedes hacer con combinaciones de teclas: •

Mueve una celda hacia la izquierda

•

Mueve una celda hacia la derecha

•

Mueve una celda hacia abajo

•

Mueve una celda hacia arriba

•

Mueve una pantalla hacia abajo

•

Mueve una pantalla hacia arriba

La barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones A partir de Excel 2007 existe una sola barra de herramientas que se llama Barra de herramientas de acceso rápido y está situada en la parte superior izquierda de la ventana de Excel. A esta barra se le pueden agregar o quitar botones de algunas de las acciones más habituales en Excel (Nuevo, Abrir, Impresión rápida…) desde el cuadro de diálogo Opciones de Excel o haciendo clic en el icono situado en la parte derecha de la barra. Si seleccionas la opción Más comandos tendrás a tu disposición infinidad de botones para agregar.

La Cinta de opciones es esa gran barra llena de botones y otros comandos que cruza la pantalla en la parte superior. Como verás consta de varias fichas. Al pulsar en cada ficha se van mostrando los diferentes comandos que contiene. Desde la Cinta de opciones podrás acceder a la totalidad de comandos disponibles en Excel, que no son pocos.

Abrir y guardar libros de trabajo Parra abrir un documento debes hacer clic en el icono de la barra de herramientas de acceso rápido (si lo tienes visible), o acceder a la ventana Abrir desde el menú Archivo de la Cinta de opciones (a la izquierda).

Para guardar un libro en el que has estado trabajando debes hacer clic en el menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o, directamente hacer clic en el botón Guardar de la Barra de acceso rápido.

Obtener ayuda Existen varias formas de obtener ayuda en Excel. La más rápida y sencilla es, simplemente, escribir lo que quieres hacer en el cuadro “¿Qué desea hacer?” situado a la derecha de la última ficha de la Cinta de opciones:

Pulsando la tecla F1. Aparecerá la ventana de ayuda de Excel:

Trabajar con celdas Cambiar el ancho de columna y el alto de fila Haz clic con el botón izquierdo del ratón en la línea de separación entre los encabezados de filas o columnas (justo en el borde) hasta que el cursos cambie de forma. Arrastra el ratón hasta donde desees que llegue la fila o la columna.

También puedes modificar los tamaños de filas o columnas, entre otras configuraciones, desde el botón Formato, situado en la ficha Inicio. Desde aquí podrás establecer exactamente las medidas que desees.

Ocultar y mostrar filas y columnas Para mostrar u ocultar filas y columnas después de haberlas seleccionado, haz clic en el botón Formato (el de la imagen anterior), y selecciona la opción que desees dentro del menú Visibilidad (Ocultar o Mostrar).

Insertar filas y columnas Para insertar filas o columnas en una hoja, selecciona previamente la fila o la columna desde la cual quieras comenzar a insertar la nuevas y haz clic en el botón Insertar de la Cinta de opciones (Ficha Inicio). Si quieres tener acceso a otras opciones, pulsa en el triángulo desplegable de dicho botón.

Insertar celdas Además de introducir filas o columnas completas, puedes insertar celdas, haciendo que el resto de celdas se desplacen hacia abajo o hacia la derecha. En la imagen de arriba puedes ver el botón para insertar las celdas en el punto que desees. Una vez pulsado aparecerá el siguiente cuadro para especificar más la acción:

Seleccionar celdas Muchas veces tendrás que aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores, pudiendo hacerse en un solo paso cuando debes modificar varias de ellas. Para seleccionar una celda sitúate en ella haciendo clic con el botón izquierdo del ratón o desplazándote con las flechas de dirección.

Según la imagen anterior, la celda seleccionada es B3. Se puede diferenciar porque el borde es más grueso. También puedes identificar la celda en el cuadro de nombres que puedes ver encima de la cuadrícula.

Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar varias celdas a la vez haz clic en la primera celda y arrastra el ratón hasta la última celda. ¿Ves cómo cambian de color?

Si lo que deseas seleccionar es una fila o una columna completa, la cosa es mucho más fácil. Haz clic en el encabezado de la fila o la columna.

Seleccionar toda una hoja Para seleccionar todas las celdas de la hoja activa, haz clic en la intersección de los encabezados de filas y columnas:

Trabajar con hojas Insertar hojas Para insertar una hoja de cálculo haz clic en el botón + situado a la derecha de las fichas de las hojas:

Otra forma de insertar una hoja es hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier ficha de hoja y seleccionar Insertar… A continuación selecciona Hoja de cálculo en el cuadro de diálogo que aparece y haz clic en Aceptar.

Cambiar el nombre de las hojas Cuando trabajas con varias hojas, es conveniente que modifiques los nombres asignados por defecto (Hoja1, Hoja2, Hoja3…) por otros más descriptivos, como Facturas, Clientes o Inventario… Para renombrar una hoja de calculo tan solo debes hacer doble clic sobre su pestaña o hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Cambiar nombre en el menú contextual. A continuación escribe el nombre que desees y pulsa Intro.

Mover las hojas Para mover una hoja haz clic en la pestaña con su nombre y, manteniendo pulsado el botón izquierdo, arrástrala hasta donde desees dejarla. Fíjate en que, mientras la estás arrastrando, aparece una pequeña flecha que indica el sitio exacto en el que se ubicará en caso de que sueltes el ratón.

También puedes la hoja haciendo clic con el botón derecho del ratón encima de la pestaña de la hoja y seleccionar Mover o copiar del menú contextual. En el cuadro de diálogo que aparece tienes que indicar la hoja donde se insertara la hoja movida.

Copiar una hoja Hacer una copia de una hoja de Excel no tiene mucho misterio. Desde el cuadro de diálogo anterior, sólo tendrías que activar la casilla Crear una copia. Eso mantendrá la hoja en su ubicación original y creará una copia en el lugar seleccionado e el cuadro. Puedes copiar la hoja de otra forma: Arrastra la ficha de la hoja hasta la ubicación que desees y antes de soltar el botón izquierdo del ratón, pulsa la tecla Ctrl. A continuación levanta el dedo del ratón y ya tendrás la hoja copiada.

Formato de celdas Formato de celdas Muchas veces necesitarás que los datos que se muestran en las celdas tengan un formato determinado (por ejemplo, que un número se muestre en color rojo si es negativo). Para modificar el formato de una celda o rango de celdas, primero tienes que seleccionarlas. Después haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Formato de celdas en el menú contextual, o haz clic con el botón izquierdo en el botón Formato de la Cinta de opciones, que se encuentra en la ficha Inicio. Cualquiera de estas acciones mostrará el cuadro de diálogo Formato de celdas:

Cuadro Formato de celdas: Número

Para darle formato al valor de la celda se utiliza la pestaña Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. En la parte izquierda se selecciona el tipo de dato y dependiendo de lo que selecciones, aparecerán en la parte derecha diferentes opciones. Una vez seleccionada la categoría y seleccionada la configuración que deseas, sólo tendrás que pulsar en Aceptar.

Alineación de celdas

Desde esta pestaña del cuadro de diálogo Formato de celdas puedes configurar el formato del texto de las celdas. Podrás alinearlo en cualquier punto de la celda e indicar si debe tener sangría. También puedes cambiar la orientación del texto, haciendo que aparezca inclinado en cualquier ángulo y ajustar el texto al ancho de la celda.

Fuente, borde y relleno En estas tres pestañas podrás encontrar diferentes opciones para dar formato a la fuente, a los bordes y al fondo de las celdas seleccionadas.

Operaciones básicas con celdas Introducir datos Para introducir un valor en una celda debes situarte encima y comenzar a escribir. Una vez que has finalizado, pulsa la tecla Intro, los cursores para mover la celda activa en la dirección de la tecla o la tecla Tab para desplazar la celda activa hacia la derecha. Si estás introduciendo un dato pero no quieres que se mantenga, pulsa la tecla Esc. En caso de haber introducido ya el valor, puedes deshacer la última acción haciendo clic en el botón Deshacer. Para introducir una fórmula debes precederla del signo igual (=) o sumar (+).

Modificar el contenido de una celda Para modificar el contenido de una celda tienes tres opciones: • • •

Hacer doble clic en ella. Situarte encima de ella y pulsar F2. Situarte encima de ella y hacer las modificaciones directamente en la barra de fórmulas.

En los tres casos Excel entrará en “Modo edición”. Una vez realizados los cambios, pulsa Intro.

Eliminar el contenido de una celda Para borrar el contenido de una celda tienes que situarte en ella y pulsar la tecla Suprimir. Con esta acción borrarás solamente el contenido, pero permanecerán los formatos o comentarios que tenga. También puedes hacerlo a través del menú contextual pulsando en la celda con el botón derecho del ratón y seleccionando Borrar contenido. Para borrar también los formatos, comentarios o hipervínculos, haz clic en el botón Borrar de la ficha Inicio y selecciona la opción Borrar todo.

Eliminar celdas, filas o columnas Eliminar una celda no es lo mismo que borrar el contenido. Cuando eliminas una celda, las otras celdas situadas por debajo o a la derecha, se desplazan para ocupar su lugar. Para eliminar una celda o un rango, primero debes seleccionarlo y hacer clic en el botón Eliminar de la ficha Inicio.

Una vez pulsado el botón aparecerá un cuadro que pregunta si quieres desplazar las celdas hacia arriba o hacia la izquierda. Para eliminar columnas o filas completas selecciónalas desde sus encabezados y pulsa el desplegable del botón Eliminar seleccionando la opción correspondiente.

Copiar celdas Una de las operaciones que se hacen con más frecuencia es la de copiar celdas de un lugar a otro. Para copiar una celda o rango, la forma más sencilla es seleccionarlas y hacer clic en el botón Copiar de la ficha Inicio. A continuación selecciona la celda de destino y haz clic en el botón Pegar.

Existen como mínimo una decena de métodos diferentes para copiar celdas en otro lugar de la hoja, en otras hojas o en otros libros.

Pegado especial Además del pegado tradicional existen muchos más tipos. Estos son algunos de ellos: • • • • •

Fórmulas Valores Formatos Validación …

Además, gracias al pegado especial es posible realizar operaciones matemáticas simples con las celdas como sumar, restar, multiplicar o dividir.

Mover celdas La forma más sencilla de mover o copiar celdas es con los botones Cortar y Pegar de la ficha Inicio. El procedimiento es exactamente el mismo que para copiar celdas con la diferencia de que el contenido de las celdas originales desaparece tras pulsar el botón Pegar.

Introducción al Powerpoint 1) Conceptos Básicos 1.1) Arrancar PowerPoint: Existen dos formas de arrancar el PowerPoint:

- La primera es ir hasta el icono de inicio, situado generalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla, al abrir el menú de inicio y con este abierto hacer clic sobre el icono todos los programas, abierto este menú buscaremos el icono de PowerPoint y haremos clic sobre él, de este modo arrancará el programa.

- La otra forma es hacer directamente clic sobre el icono de PowerPoint del escritorio.

1.2) La pantalla inicial: La pantalla inicial es aquella que se abre al iniciar el PowerPoint, no tiene por que ser igual en todos los ordenadores ya que se puede modificar los menús y herramientas que contienen. En esta pantalla en la parte central aparece la diapositiva con la que trabajamos en ese momento.

1.3) Barras: Existen diferentes tipos de barras, que pasaremos a explicar a continuación:

- Barra de título: contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en

ese momento.

- Las Barras de menú: contiene todas las posibilidades de Power Point. Las operaciones suelen estar contenidas en menús desplegables. En esos menús están contenidos alguno de los siguientes elementos: a) Otro menú desplegable. b) Comandos inmediatos c) Comandos con ventana

- Las barras de herramientas: con los habituales comandos: guardar, copiar, etc.

- Las barras de estado: nos muestra el estado de la presentación, tipo de diseño e idioma.

- Barras de desplazamiento: movilidad a derecha e izquierda de la pantalla.

1.4) Cerrar PowerPoint: Para cerrar PowerPoint existen varias opciones: cerrar haciendo clic en la X de la barra de titulo, utilizando el comando Alt + F4, y por último, haciendo clic en archivo y eligiendo la opción salir. Para cerrar la presentación actual se hace lo mismo que en el paso anterior, sustituyendo el comando por CTRL + W.

1.5) Compaginar sesiones: Para compaginar sesiones, es decir dividir la pantalla en dos, teniendo abiertas las dos sesiones, haremos clic con el botón derecho sobre cualquier parte vacía en la barra de tareas, en la parte inferior; a continuación elegiremos mosaico vertical. Para pasar de una a otra basta con hacer clic encima.

1.6) Menús Inteligentes:

Se trata de menús que se adaptan a las necesidades del usuario. Son menús que se abren si hacemos clic en el último botón de la ventana. Además estos comandos una vez utilizados se incorporarán a los menús iniciales.

2) Crear una presentación PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco.

2.1) Crear una presentación con el asistente: Para crear una presentación con un asistente debemos seguir los siguientes pasos:

En el panel de Tareas encontrarás una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del Asistente para autocontenido. Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo.

Una vez elegida la opción Del asistente para contenido aparecerá una ventana, en la parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del asistente. Pulsando el botón Siguiente seguimos con el asistente.

La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación:

PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a continuación aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organización y la presentación Reunión de la organización. Con esto PowerPoint me va a crear una presentación para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros sólo tendremos que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades. Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.

Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentación. El estilo de presentación consiste en cómo se impartirá luego la presentación:

Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opción que queramos y pulsamos Siguiente.

En el último paso (Opciones de presentación) nos pide que indiquemos el título de nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número. Una vez introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar para que el Asistente genere la presentación.

2.2) Crear una presentación con una plantilla: Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentación, nosotros únicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo.

Para crear una presentación con una plantilla debemos seguir los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opción Plantillas generales. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opción Plantillas generales te aparecerá un cuadro de diálogo; selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar.

2.3) Crear una presentación en blanco: Para crear una presentación en blanco seguiremos los siguientes pasos:

En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas.

3) Guardar una presentación 3.1) Guardar como presentación: Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón del disquette. Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la siguiente:

De la lista desplegable Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación. También podemos crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en. Después en la casilla Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardar la presentación y por último pulsaremos en el botón Guardar.

3.2) Guardar como página web: Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un navegador, hay que desplegar el menú Archivo y la opción Guardar como página Web. Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la siguiente:

De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentación, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar. El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación.

3.3) Guardado automático: Ahora veremos cómo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo guarde automáticamente los cambios. Esta opción es muy útil ya que a través del guardado automático podemos recuperar los últimos cambios que hemos realizado en un documento que por cualquier motivo no hemos podido guardar. Los pasos a seguir son los siguientes:

Hay que hacer clic sobre la pestaña Guardar de la ventana Opciones. Posteriormente, habrá que activar la casilla Guardar información de Auto recuperar cada... y después indica cada cuántos minutos quieres que guarde el archivo. Por último pulsa Aceptar. En esta pestaña también será muy útil la ubicación predeterminada de los archivos. Ahí ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los archivos, es la carpeta que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.

3.4) Personalizar una publicación web: Para poder personalizar la publicación de la presentación despliega el menú Archivo y pulsa Guardar como Pagina Web. En la ventana que aparece pulsa en el botón Publicar.... Aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana podemos elegir qué partes de la presentación queremos publicar (la presentación completa o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10). Si no queremos que aparezcan en la página las notas del orador debemos desmarcar la casilla Mostrar notas del orador. También podemos indicar qué exploradores admitimos para ver la presentación.

Por último podemos indicar el nombre y ruta de la página Web que contendrá la presentación. Si queremos utilizar otro nombre para la página diferente del de la presentación en PowerPoint pulsaremos en el botón Cambiar... y escribiremos el nuevo nombre. Si queremos cambiarla de lugar pulsaremos en Examinar... e indicaremos la nueva ruta. Una vez indicados todos los parámetros pulsaremos en el botón Publicar. Podemos también refinar la publicación haciendo clic en el botón Opciones Web..., se abrirá la siguiente ventana:

4) Abrir una presentación Para abrir una presentación podemos elegir entre:

- Ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir, - Haz clic en el botón Abrir de la barra de herramientas, - Desde el Panel de Tareas en la sección Abrir seleccionar la opción Más.... Si el Panel de Tareas no aparece despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de tareas. Tanto si hemos utilizado la barra de menús, el botón Abrir o Más presentaciones..., se abrirá la siguiente ventana:

5) Tipos de Vistas Es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final.

5.1) Vista Normal: La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva.

5.2) Vista clasificador de diapositivas: Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la barra de menús y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

5.3) Vista presentación con diapositivas: La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Presentación con diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema. Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC.

5.4) Zoom: El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y después despliega el menú Ver y selecciona la opción Zoom… En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. También se puede aplicar el zoom a través de la barra estándar de herramientas con el cuadro la lista de porcentajes que podemos aplicar.

si pulsamos sobre la flecha desplegaremos

Para aplicar el zoom a todas las áreas de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom.

6) Trabajar con diapositivas Cuando creamos una presentación podemos después modificarla insertando, eliminando, copiando diapositivas, etc. A continuación veremos paso a paso cómo podemos realizar cada una de estas operaciones que siendo tan sencillas tienen una gran utilidad.

6.1) Insertar una nueva diapositiva: Para insertar una nueva diapositiva te aconsejamos que si te encuentras en la vista normal selecciones la pestaña diapositiva del área de esquema ya que de esta forma es más fácil apreciar cómo se añade la nueva diapositiva a la presentación. Podemos añadir una diapositiva de varias formas:

1. Pulsa en el botón

que se encuentra en la barra de Formato.

2. Se puede hacer a través de la barra de menús seleccionando el menú Insertar y después seleccionando la opción Nueva diapositiva 3. También puedes hacerlo a través de las teclas Ctrl + M

Una vez realizado esto podrás apreciar que en el área de esquema aparece al final una nueva diapositiva. Si tienes una diapositiva seleccionada inserta la nueva después de esta. Para acabar la inserción de la diapositiva tendrás que seleccionar qué diseño quieres que tenga la nueva diapositiva y para ello tendrás que hacer clic sobre el diseño que quieras del Panel de tareas. Como puedes apreciar en la imagen puedes elegir una diapositiva para introducir texto y además con un formato determinado, o puedes elegir una diapositiva en blanco para añadirle lo que quieras o con objetos.

6.2) Copiar una diapositiva: Para copiar una diapositiva en una misma presentación puedes hacerlo de varias formas: Selecciona la diapositiva que quieres copiar y pulsa en el botón copiar que se encuentra en la barra estándar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a

1.

copiar y pulsa el botón pegar También puedes hacerlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Copiar. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar y desplegando el menú Edición, seleccionar la opción Pegar.

2.

Si prefieres utilizar el menú contextual, haz clic sobre la diapositiva que quieres copiar con el botón derecho (sabrás qué diapositiva tienes seleccionada porque alrededor de ella aparece un marco negro). Cuando se despliegue el menú contextual selecciona la opción copiar. Después haz clic con el botón derecho del ratón sobre la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar. Por último selecciona del menú contextual la opción pegar.

3.

Otra forma de hacerlo es a través de las teclas, para ello en vez de utilizar el menú contextual para copiar y pegar utiliza las teclas Ctrl + C (copiar) y Ctrl + V (pegar). Para copiar una diapositiva en la vista clasificador de diapositivas sigue los mismos pasos que acabamos de describir anteriormente. Si quieres copiar más de una diapositiva selecciónalas manteniendo pulsada la tecla Ctrl, si las diapositivas están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva. Una vez seleccionadas sigue los mismos pasos de copiar, posicionar y pegar.

4.

6.3) Duplicar una diapositiva:

Otra forma de copiar una diapositiva es duplicándola, la diferencia es que duplicar sirve para copiar una diapositiva en la misma presentación mientras que con copiar puedo copiar la diapositiva en otra presentación.

Para duplicar primero selecciona las diapositivas a duplicar. Una vez seleccionadas puedes duplicarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte:

- Hazlo desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Duplicar diapositiva. - Otra forma es utilizando el menú contextual. - O bien utilizando la combinación de teclas Ctrl. + Alt + D

6.4) Mover diapositivas: 1) Mover arrastrando: Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación tienes que seleccionar la diapositiva que quieras mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón arrástrala hasta la posición donde quieres situarla. Al desplazarla verás que el puntero del ratón es una flecha con un rectángulo debajo y aparece una línea entre diapositiva, esta línea indica en qué posición se situará la diapositiva. Una vez te hayas situado en la posición donde quieres poner la diapositiva suelta el botón del ratón y automáticamente la diapositiva se desplazará a la posición e incluso se renumerarán las diapositivas.

Para mover una diapositiva estando en el área de esquema pulsa con el botón izquierdo del ratón sobre y sin soltarlo arrástralo hasta la posición donde quieras moverla, una vez situado suelta el botón y automáticamente la diapositiva se desplazará y se renumerarán todas las diapositivas.

2) Otras formas de mover: Otra forma de mover una diapositiva es cortándola y después pegándola en el lugar adecuado, de esta forma puedo mover una diapositiva de una presentación a otra. Para ello deberemos tener abiertas las dos presentaciones, primero seleccionamos las diapositivas a mover, después las cortamos (utilizando el botón cortar de la barra estándar, utilizando la barra de menús, el menú contextual, o las teclas Ctrl + X), luego nos posicionamos en la diapositiva después de la cual queremos dejar las que movemos (dentro de la misma presentación o en otra), y por último pegamos de la misma forma que cuando copiamos.

6.5) Eliminar diapositivas: Selecciona las diapositivas a eliminar, si están consecutivas puedes seleccionarlas manteniendo pulsada la tecla Shift y seleccionando la última diapositiva, en cambio si no están unas al lado de otras mantén pulsada la tecla Ctrl para seleccionarlas. Una vez seleccionadas puedes eliminarlas de varias formas, elige la que más cómoda te resulte: 1. Desde la barra de menús desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Eliminar diapositiva.

2. Otra forma de eliminar diapositivas es utilizando el menú contextual que aparece al pulsar sobre una diapositiva con el botón derecho y seleccionando Eliminar diapositiva.

3. La última forma de eliminar es pulsando la tecla Supr.

7) Reglas y guías 7.1) Las reglas: Con la regla podremos saber a qué distancia situamos cada objeto ya que en las reglas aparece una marca en cada regla (horizontal y vertical) mostrando la posición del puntero del ratón.

7.2) La cuadrícula: La cuadrícula está formada por líneas que dividen la diapositiva en secciones, creando pequeños cuadrados, tales que nos será más fácil situar los objetos de forma alineada en la diapositiva. Para visualizarla hay que pulsar en el boton cuadrícula al visualizar la presentación.

) La cuadrícula no aparece al imprimir o

7.3) Las guías: Las guías no son más que unas líneas discontinuas que dividen la diapositiva en cuatro secciones iguales, de esta forma podemos conocer el centro de la diapositiva y repartir la información mejor. Estas guías son imaginarias ya que no aparecerán al imprimir o visualizar la presentación.

8) Manejar objetos Los objetos son los elementos que podemos incorporar en una diapositiva, por ejemplo un gráfico, una imagen, textos, vídeos, sonidos, etc. Sobre ellos se pueden realizar las mismas funciones que hemos visto con las diapositivas, es decir, seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.

8.1) Seleccionar objetos: Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva únicamente tienes que hacer clic sobre él y el objeto pasará a estar seleccionado, el marco tomará un aspecto diferente como el siguiente:

. Para quitar la selección haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantén pulsada la tecla Shift (mayúsculas) y con el ratón selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla Ctrl selecciona el objeto que quieras quitar de la selección.

8.2) Copiar objetos: Para copiar un objeto de una diapositiva tenemos que seguir los siguientes pasos:

-

Primero seleccionar el objeto haciendo clic sobre él Luego dar la orden de copiar. Esto se puede hacer de varias formas: Desplegando el menú Edición y seleccionado la opción Copiar. Con las teclas (Ctrl + C). Con la opción Copiar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón).

- Con el icono de la barra estándar. - Por último dar la orden de pegar. Esto también se puede hacer de varias formas: - Desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Pegar - Con las teclas (Ctrl + V). - Con la opción Pegar del menú contextual (clic con el botón derecho del ratón).

- Con el icono

de la barra estándar. Verás que en la diapositiva aparecerá el nuevo objeto pero lo más probable es que se sitúe encima del objeto que has copiado por lo que tendrás que moverlo hasta su posición definitiva.

8.3) Duplicar objetos: Para copiar el objeto en la misma diapositiva se puede utilizar el método de duplicar objetos que consiste en hacer una copia exacta del objeto u objetos que están seleccionados. Hay dos formas de duplicar un objeto, desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Duplicar o utilizar las teclas Ctrl+Alt+D. Al duplicar el objeto aparece su copia casi encima.

después de Ctrl+Alt+D

8.4) Mover Objetos: - Mover arrastrando: Para mover un objeto lo primero que tienes que hacer es seleccionar el objeto haciendo clic sobre él, aparecerá un marco a su alrededor, al situarse sobre este marco el cursor

toma el siguiente aspecto , si se pulsa el botón izquierdo del ratón y se mantiene pulsado se podrá arrastra el objeto, una vez arrastrado el objeto al lugar que se desea se suelta el botón del ratón. - Mover cortando: Si se quiere mover un objeto de una diapositiva a otra hay que seleccionar el objeto haciendo clic sobre el marco, pulsar Ctrl + X para cortar el objeto, después situarse en la diapositiva a la que se quiere mover el objeto y finalmente pulsar Ctrl + V para pegar el objeto. En este caso el objeto habrá desaparecido de su posición original. Para cortar y pegar el objeto se pueden utilizar tanto Ctrl + X y Ctrl + V, las opciones Cortar y Pegar que poseen tanto el menú Edición como el menú contextual, o pulsar los iconos de la barra estándar

.

8.5) Distancia entre objetos: PowerPoint permite medir la distancia que existe entre dos objetos o bien la distancia desde un objeto hasta cualquier otro punto, por ejemplo el margen de una diapositiva. Para medir la distancia entre objetos primero hay que activar las guías. Después hacer clic en uno de los extremos de la guía que se utilizará para medir, y arrastrar la guía hasta el primer objeto. A continuación arrastrar la guía hasta la posición del segundo objeto manteniendo pulsada la tecla Shift, aparecerá un pequeño recuadro en el que va indicando la distancia desde el primer objeto hasta donde se encuentra en estos momentos la guía.

8.6) Modificar el tamaño: Para modificar el tamaño de un objeto, bien sea para aumentar o disminuir, hay que visualizar el marco del objeto haciendo clic sobre el objeto, en el marco del objeto tenemos ocho círculos o puntos. Estos puntos sirven para modificar el tamaño del objeto, al situar el cursor en una de las esquinas, este se convertirá en una flecha de dos direcciones que permitirán modificar al mismo tiempo el ancho y alto del objeto, para ello hay que hacer clic en el círculo cuando aparece la flecha y arrastrarlo hasta darle el tamaño deseado. Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados verticales tienen una función similar a los situados en las esquinas pero con la

diferencia de que estos únicamente permiten modificar el ancho del objeto. Cuando se posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma . Los puntos que se encuentran situados en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando se posiciona el cursor sobre estos puntos, este toma esta forma .

8.7) Girar y voltear: PowerPoint permite aplicar otros cambios a los objetos como girarlos o voltearlos, pero no puede hacerlo con cualquier objeto, las imágenes y los dibujos Autoforma son algunos de los objetos que sí podemos girar y voltear.

Para girar o voltear un objeto primero hay que seleccionarlo, una vez seleccionado desplegar el menú Dibujo de la barra de Dibujo y seleccionar la opción Girar y Voltear. A continuación seleccionar el tipo de giro que se quiere realizar entre los que propone:

- Al seleccionar la opción Girar libremente aparecen puntos verdes alrededor del objeto, en la punta

-

del puntero del ratón aparece una flecha en forma de circunferencia, si se sitúa el ratón sobre un punto verde y después se arrastra el ratón hacia cualquier posición la figura girará. Al seleccionar la opción Girar a la izquierda automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la izquierda. Al seleccionar la opción Girar a la derecha automáticamente el objeto experimenta un giro de 90 grados a la derecha. Al seleccionar la opción Voltear horizontalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la vertical. Al seleccionar la opción Voltear verticalmente automáticamente se obtiene su simétrico cogiendo como eje de simetría la horizontal. A continuación hay unos ejemplos de como queda un objeto girado y volteado.

Después de Girar a la derecha

Después de Voltear horizontalmente

8.8) Alinear y distribuir: PowerPoint nos permite también cambiar la posición que ocupan los objetos dentro de la diapositiva e incluso cambiar la posición de alguno de ellos en función de otro objeto. Distribuir objetos dentro de una diapositiva consiste en desplazar los objetos para que haya la misma distancia entre ellos bien sea distancia horizontal o vertical. Alinear objetos consiste en hacer que todos se ajusten a una misma línea imaginaria. En los dos casos hay que seleccionar primero los objetos y después del menú Dibujo de la barra de Dibujo seleccionar la opción Alinear o Distribuir. Después elegir el tipo de alineación o distribución que se desea de la lista siguiente.

La casilla Con relación a la diapositiva hace que la distribución se haga en función de la diapositiva para que los objetos de la diapositiva y los bordes de la diapositiva guarden la misma distancia.

A continuación te mostramos unos ejemplos de cómo quedan los objetos al alinearlos o al distribuirlos.

- Ejemplo Distribuir Objetos:

Después de Distribuir Horizontalmente obtenemos esto:

Como podrás observar la distribución solo se puede hacer en relación a la diapositiva y ahora tenemos la misma distancia desde el lateral izquierdo a la flecha grande, de la flecha grande a la flecha pequeña y esta a su vez con el lateral derecho de la diapositiva. - Ejemplo Alinear Objetos:

En este ejemplo hemos alineado los objetos a la parte Inferior. La flecha pequeña se ha situado en la misma horizontal que la grande.

8.9) Ordenar objetos: En PowerPoint al igual que en Word puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros y que alguno de ellos oculte al otro, para gestionar ese tema PowerPoint incorpora la opción ordenar que permite mover los objetos a planos distintos para, por ejemplo, traer a primer plano un objeto que estaba detrás de otro y que por eso no se veía. Para ordenar objetos primero hay que seleccionar el objeto al que se pretende cambiar su orden. Una vez seleccionado hay que pulsar la opción Ordenar en el menú Dibujo de la barra de herramientas. A continuación seleccionar el tipo de orden que se desea:

- Al seleccionar la opción Traer al frente el objeto que esté seleccionado pasará a ser el primero por lo que si se encuentra encima de otro este objeto tapará a los que tiene debajo.

- Si se selecciona Enviar al fondo este objeto pasará a ser el último por lo que cualquier objeto que haya encima de él lo tapará. - Al seleccionar la opción Traer adelante el objeto seleccionado pasará una posición hacia adelante. - Si se selecciona Enviar atrás el objeto pasará una posición atrás. A continuación mostramos un ejemplo de lo que supone ordenar los objetos.

después de enviar al fondo:

8.10) Eliminar Objetos:

Para borrar un objeto primero se ha de seleccionar el/los objeto/s a eliminar manteniendo pulsada la tecla shift. Después se pueden borrar de varias formas:

- pulsando la tecla Supr, - o desplegando el menú Edición y seleccionando la opción Borrar. Con esto se eliminará el texto, gráficos, imágenes, etc pero la sección reservada a estos objetos se mantendrá a pesar de que esté vacía:

Para eliminar estas secciones hay que pulsar nuevamente Supr. Vamos a aprovechar para nombrar dos acciones que son muy útiles, sobre todo cuando estamos eliminando. Los comandos deshacer y rehacer, estos comandos sirven para deshacer (o rehacer) la última operación realizada.

Para Deshacer la última operación realizada podemos:

- Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición. - con las teclas Ctrl + Z - haciendo clic en el icono de la barra estándar Haciendo clic en el triángulo del botón se despliega una lista con las últimas operaciones realizadas. Sólo nos queda marcar las que queremos deshacer.

Para Rehacer la última operación realizada se puede:

- Seleccionar la opción Deshacer del menú Edición. - Pulsar las teclas Ctrl + Y - Hacer clic en el icono de la barra estándar Del mismo modo que para deshacer, se pueden rehacer varias operaciones marcándolas de la lista desplegable asociada al botón.

9) Trabajar con textos A la hora de trabajar con las diapositivas de PowerPoint prácticamente podemos realizar todas las tareas que se hacen con un procesador de texto es decir escoger el tipo, tamaño y color de letra además de aplicar sangrías, columnas párrafo, etc. A continuación explicare con más detalle las distintas opciones de trabajar con textos.

9.1) Insertar texto: A la hora de insertar texto en una diapositiva es necesario seleccionar un diseño de los que nos ofrece PowerPoint adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez seleccionado el diseño haz lo siguiente para insertar texto:

Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (“Haga clic para agregar titulo o subtitulo”) desaparecerá y aparecerá el cursor y entonces puedes empezar a introducir texto. Cuando termines de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

9.2) Añadir texto nuevo: A veces con los cuadros de texto del diseño no llega para introducir todo lo que deseamos por eso podemos añadir nuevos cuadros de texto haciéndolo de la siguiente forma. Bien podemos seleccionar cuadro de texto en la barra de dibujo o elegir insertar cuadro de texto. Entonces haciendo clic en el botón izquierdo y arrastrando sobre la diapositiva dibujaremos el cuadro de texto del tamaño que deseemos aunque a la par que vas introduciendo texto va aumentando su tamaño acorde con el texto introducido por lo tanto no tenemos que preocuparnos mucho del tamaño. Una vez escogido el tamaño nos aparecerá el cursor para que podamos empezar a introducir texto una vez que termines al igual que antes haz clic en otro sitio de la diapositiva o pulsa la tecla Esc dos veces.

9.3) Cambiar el aspecto de los textos: PowerPoint nos ofrece las mismas posibilidades que un procesador de texto como cambiar la fuente el color y el tamaño etc. Para ello tenemos la barra de formato donde podemos seleccionar el tipo de letra, el tamaño, la alineación derecha, izquierda, centrada o justificado además de negrita cursiva etc. La otra forma es ir una vez que selecciones el texto que quieres vas a formato y fuente entonces nos saldrá una ventana en la que podemos escoger al igual que antes el tipo de letra tamaño color y efectos como sombra, relieve, subrayado, negrita, color etc.

9.4) Alineación de párrafos: Alinear un párrafo es distribuir las líneas que lo compone con respecto de los márgenes del cuadro de texto.

Para alinear un párrafo puedes utilizar los iconos de la barra de formato o desplegar el menú formato y seleccionar alineación, después eliges la deseada. Existen cuatro tipos de alineación:

-

Izquierda: sitúa el texto lo más cerca del margen izquierdo. Derecha: sitúa al texto lo más cerca del margen derecho. Centrado: sitúa al texto en el centro. Justificado: Ajusta el texto al ancho del cuadro de texto.

9.5) Las sangrías: La sangría es el desplazamiento hacia la derecha de un párrafo, las sangrías son útiles para dar un formato menos compacto al texto y cuando queremos crear un esquema, proyecto, etc. Para aplicar la sangría es mejor escribir el esquema completo después aplicarla. Para aplicar una sangría haz lo siguiente:

Una vez introducido el texto selecciónalo y a continuación pulsa el botón Aumentar Sangría que se encuentra en la barra de formato, al igual que puedes aumentarla también puedes reducirla con el botón Disminuir Sangría

.

9.6) Numeración y viñetas: El funcionamiento de la numeración y las viñetas es similar a la sangrías, lo único que cambia es además de aplicarle la sangría se la añaden símbolos o números delante del párrafo. Para aplicar numeración y viñetas a un texto haremos como hasta ahora introduciremos el texto y después lo seleccionamos para aplicárselo. Una vez seleccionado el texto despliega el menú formato y selecciona la opción numeración y viñetas. Una vez hecho esto aparecerá una ventana en la que seleccionaremos el tipo de numeración o viñeta que más se ajuste a lo que busques y por ultimo pulsa aceptar. Por otro lado también podemos personalizar las viñetas eligiendo el símbolo que deseemos que se muestre.

9.7) Corrector ortográfico: En las presentaciones PowerPoint como insertamos texto tiene un corrector ortográfico como un procesador de textos aunque no nos debemos fiar al cien por cien ya que no reconoce todas las faltas que se pueden producir. Cuando escribes en PowerPoint al igual que un procesador de texto subraya ya con rojo aquellas palabras que el tiene dudas.

Para mostrar el corrector ortográfica tienes que desplegar el menú herramientas y seleccionar la opción Ortografía o bien pulsar la tecla F7. Una vez que lo hayas seleccionado se desplegara un cuadro en el que aparece:

En el cuadro No se encontró aparecerá la palabra que PowerPoint piensa que está mal escrita. Abajo aparece una lista de sugerencias. Elige la que creas que es la correcta en tu caso haciendo clic sobre ella, después pulsa en el botón Cambiar para que remplace la palabra actual por la seleccionada.

- Si pulsas en Cambiar todas harás que remplace la palabra actual por la seleccionada en toda la diapositiva. - Pulsar Omitir u Omitir todas equivale a pasar por alto esa palabra en la revisión ortográfica. Esto se utiliza por ejemplo para nombres de personas o nombres que no se encuentran en su diccionario pero que consideramos correctos. - Agregar equivale a agregarla al diccionario personal que aparece en la opción Agregar palabras a: Esta opción se utiliza para añadirla a nuestro diccionario de palabras para que lo reconozca la próxima vez el diccionario.

10) Trabajar con tablas En PowerPoint además de insertar texto gráficos etc. También puedes insertar tablas para organizar mejor la información las tablas funcionan de la misma manera que en un procesador de texto. A continuación explicaremos un poco más lo que se pueden hacer con las tablas.

10.1) Crear una tabla: Para ello seleccionamos el menú insertar y tabla o bien en la barra de herramientas también hay un botón en la barra de herramientas para acceder directamente Una vez que accedamos nos saldrá una nueva ventana en la que elegiremos el numero de filas y columnas que queremos que tenga la tabla pulsamos aceptar y nos saldrá la tabla y una nueva barra para modificar las opciones de la tabla.

Para insertar texto nos colocamos en el recuadro o celda en la que queremos introducir el texto y lo introducimos. También puedes cambiarle el formato al texto como hemos visto anteriormente a la hora de trabajar con textos.

Para cambiar de celda lo puedes hacer con el tabulador o con las flechas del teclado.

10.2) Eliminar una tabla, fila o columna: Para eliminar una tabla tienes que hacer clic sobre uno de los bordes de la tabla entonces estará seleccionada y pulsas el botón Supr. o Del.

Para eliminar una fila sitúate en alguna de las celdas de la fila a eliminar y en la barra de herramientas Tablas y Bordes despliega la lista Tabla y selecciona la opción Eliminar filas

Para eliminar una columna sitúate en una de las celdas que pertenezcan a la columna que quieras eliminar y después de la barra de herramientas Tablas y bordes despliega la opción tabla y selecciona la opción Eliminar columnas. Si quieres eliminar dos o más columnas o filas al mismo

tiempo solo tienes que seleccionar varias celdas utilizando la tecla Shift o arrastrando el ratón sobre las celdas y después elegir Eliminar filas o Eliminar Columnas.

10.3) Insertar filas o columnas: Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya tenemos creada y que por cualquier motivo tenemos que ampliar.

Para insertar una nueva fila nos tenemos que situar el cursor en la tabla a la altura que queramos insertar y una vez situado en esa celda vamos a la barra de herramientas Tablas y Bordes y seleccionamos Insertar fila en la parte inferior (se insertara por debajo de la fila en la que nos encontramos) o Insertar filas en la parte superior (por encima de la fila en la que nos encontramos)

Para insertar una columna el proceso es similar sitúate en la columna que quieras insertar y al igual que antes desplegamos el menú tabla de la barra de herramientas Tablas y Bordes y eliges entre insertar columna a la izquierda o a la derecha según donde la quieras insertar.

10.4) Bordes de una tabla: Podemos modificar el formato de una tabla vamos a ver como podemos cambiar los bordes y el color, etc.

Para poder modificar el formato de una tabla lo primero es seleccionándola haciendo clic en uno de sus bordes. Después ir al menú Formato selecciona la opción Tabla, entonces se desplegara una ventana en la que podemos elegir el tipo de borde, el color del borde y el ancho de este. En la parte derecha de la ventana aparece un recuadro en el que puedes seleccionar si solo quieres bordes en un lado o quieres ocultarlos etc. También puedes realizar algunas de estas tares desde la barra de herramientas Tablas y Bordes.

10.5) Color de relleno: Para cambiar el color de relleno de la tabla debes hacer lo siguiente:

Igual que antes selecciona la tabla haciendo clic sobre unos de los bordes, después del menú formato selecciona la opción Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la pestaña Relleno. De la lista desplegable selecciona el color que desees y si no lo encuentras puedes pulsar en más colores y después lo escoges y pulsas aceptar. Puedes hacer que el color de relleno se algo transparente, por lo que tendrá el color del fondo de la diapositiva donde se encuentra la tabla. También puedes acceder con el botón derecho pulsando en bordes y relleno.

10.6) Combinar o dividir celdas: Combinar celdas consiste en convertir 2 o mas celdas en una solo por lo que no tendré separación entre una y otra celda ya que pasara a ser una. Esto puede utilizarse para poner un titulo a una tabla uniendo todas las celdas de la primera fila. Para combinar celdas lo que hacemos es seleccionar la que queremos combinar y pulsar el botón combinar celdas herramientas Tablas y Bordes

de la barra de

Por otro lado dividir celdas en lógicamente consiste en dividir en dos una celda. Para ello selecciona la celda que quieres dividir y pulsa el botón dividir celdas

.

10.7) Efectos del color: - El degrado del color: Selecciona la tabla haciendo clic sobre uno de sus bordes, en el menú Formato selecciona la opción Tabla y en la ventana que aparece haz clic sobre la pestaña Rellenos de la lista desplegable selecciona Efectos de relleno. Lo primero que hacemos para aplicar un degrado es seleccionar el color o los colores con los que quieres trabajar. Si quieres trabajar con uno sólo activa la casilla Un Color y después en Color 1 elige el color que desees. Si quieres trabajar con dos colores activa la casilla Dos Colores y después elige el Color 1 y el Color 2. Una vez hecho esto puedes indicar la dirección del degrado a través de Estilos de Sombreado, y en la parte derecha puedes ver como va a quedar al aplicarlo en una tabla. Una vez elegido todo pulsas Aceptar.

- Otros efectos: En esta misma ventana existen otras opciones como Textura, trama e imagen.

Con la pestaña Textura podemos elegir texturas que PowerPoint incluye como puede ser la textura Mármol, Pergamino, etc. Con la pestaña Trama podemos elegir la cenefa que mas nos guste (rombos, cuadros, rayas, puntos, etc.) y con los colores que desees. Con la pestaña Imagen podemos elegir una imagen que tengamos guardada.

11) Trabajar con gráficos Un dibujo vale más que mil palabras, dice un proverbio Chino. Convertir números en un gráfico, puede ayudar a que a la gente a entender qué significan los números.

11.1) ¿Qué es un gráfico? Un gráfico es una manera de representar números gráficamente, eso es, como un dibujo.

Nos encontraremos diferentes tipos de gráficos muy diversos.

Los dos tipos más comúnmente usados, son los gráficos de columnas y los de tipo circular.

Gráfico de Columnas: Es la opción más común. Es buena para mostrar un patrón de cambio en los valores, a través del tiempo, o para comparar un conjunto de valores

Gráfico Circular: Muestra los números como parte un total.

de

11.2) Para crear un gráfico: Para crear un gráfico vamos a ver los diferentes pasos a seguir:

1. Pulsaremos sobre el Botón Gráfico Mediante clic en el botón o icono de Gráfico, se abre una tabla por defecto llamada hoja de datos (datasheet) y un gráfico 3-D basado en esa hoja.

Cuando estás trabajando con un gráfico en la barra de herramientas estándar aparecen nuevos botones como pueden ser estos que te mostramos y que iremos explicando a lo largo del tema. Cuando crea un gráfico, desde el mismo principio está trabajando en un programa suplementario, llamado Microsoft Graph Los menús y las barras de herramientas cambian, mientras se abre a Microsoft Graph. Esta tabla es donde insertaremos nuestros datos, eliminando los datos por defectos que se encuentran al crear el grafico, su manejo es similar al de inserción de datos en Microsoft Excel. Una vez que tenga ingresados sus propios datos, se puede hacer modificaciones sobre el grafico (tipo de grafico, formato etc..).

A diferencia de Excel, no se puede seleccionar los datos en una tabla de PowerPoint existente y usarla para crear automáticamente un gráfico, pero se puede usar el siguiente método:

2. Pegar datos: Copiar los datos de una tabla u hoja de cálculo existente. Insertar un gráfico. Pegar en la hoja de datos.

3. Importar datos: PowerPoint puede importar los datos existentes desde Excel, Word o Lotus 12-3 o de un archivo de datos con texto. Primero debe insertar un gráfico y después seleccionar desde el menú Edición | Importar archivo... y navegar hacia el archivo que tiene sus datos. Puede resultarle necesario elegir la hoja correcta entre las hojas de cálculo. Después que ha importado o pegado sus datos, suprimir cualquier fila o columna que fue usada por defecto por los datos y que usted no está utilizando. De lo contrario, ellas se verán en el gráfico, aunque éste se halle en blanco. Cuando importa datos, los menús y barras de herramientas, pueden cambiar para coincidir con el programa original.

11.3) Para crear un gráfico paso a paso: 11.3.1) Crear el grafico por defecto: • •

Agregar una diapositiva y nombrarla lluvias. Aplicar el diseño Título-Gráfico desde tarea Diseño en el panel de tareas.

•

Doble-clic en el icono en la tabla. Por defecto, aparecen el gráfico y la hoja de datos, con sus datos también por defecto.

Tras este paso ya tenemos nuestro grafico creado, ahora veremos el tratamiento de datos.

11.3.2) Entrada de datos: Debe reemplazar los datos por defecto, por los suyos propios. El gráfico cambiará automáticamente para hacer juego con los datos anteriores.

•

Ahora meteremos los datos de la tabla que se encuentra a continuación, en su hoja de datos. Los números son la cantidad de días de lluvia en cada estación.

Alternativa para no tener que escribir todo: Copiar toda la tabla de abajo en Word o Excel y pegarla en su hoja de datos, asi podremos meter los datos sin necesidad de volver a volcarlos como hicimos cuando los teníamos metidos uno por uno en excel.

•

Clic en la diapositiva, para cerrar la interfaz de Microsoft Graph. El gráfico se ve en la diapositiva.

•

Puede hacer algún formateo y cambios en el diseño, que hagan a este gráfico más atractivo y fácil de leer lo vamos a ver en el siguiente punto.

11.3.3) Formatear un gráfico: Desde aquí se puede hacer un gran control sobre el aspecto de su gráfico. Puede cambiar las fuentes, color, fondo y diseño.

Por ejemplo algunos problemas como los siguientes:

Están faltando algún elemento nuevo en la fila donde están las estaciones. El color de las barras es igual al del fondo. Los colores de las barras del gráfico no son atractivos. La leyenda, está ocupando demasiado espacio.

a. b. c. d.

Aclaración: Mientras se encuentra en Microsoft Graph - Deshacer, funcionará solo para la acción previa. No hay una lista de acciones para poder deshacer!

•

Doble-clic en el gráfico, para abrirlo nuevamente en Microsoft Graph. Método Alternativo: Clic derecho y elegir Objeto Gráfico | Modificar.

•

Ejes-X e -Y: Como formatear los ejes Clic derecho en las etiquetas del eje X en el grafico (Primavera, Otoño). Aparecerá el siguiente menú:

Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de ejes... Aparece el diálogo Formato de ejes con varias fichas.

En la ficha Fuente, cambiar todo lo referente al formateado del texto que ya se ha explicado en otro de los apartados del trabajo. Si pulsamos sobre la pestaña de alineamiento, podremos hacer cambio en la dirección del texto.

Clic en Aceptar, para aceptar los cambios al eje X. El eje Y (los números verticales) y se podrán modificar de la misma forma que el eje X

•

Colores de las barras: Los colores automáticos son elegidos de los colores en la combinación de colores y después de los colores estándar.

Clic derecho sobre una de las barras serán seleccionadas todas las barras del mismo color y se verán sus puntos de diseño, mediante doble clic en una barra, quedará seleccionada solamente la misma. Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de serie de datos.... Se abre el diálogo Formato de serie de datos.

Todas las barras que se han cambiado aparecerán con el color indicado y l a leyenda se formatea automáticamente para hacer referencia a la barra correspondiente.

•

Leyenda: La leyenda a la izquierda, ocupa demasiado espacio y la fuente es muy gruesa para poder leerla fácilmente. Clic derecho en la leyenda.

Desde el menú que aparece, seleccionar Formato de leyenda... Se abre el diálogo de Formato de leyenda.

La leyenda se expande horizontalmente o se contrae para ajustarse al espacio según la posición que tenga en el grafico.

En definitiva simplemente decir que el grafico se puede modificar como hemos visto y explicado de mil formas diferentes para que cada usuario lo adapte a su gusto y preferencias. Se podrán hacer cambios como la inserción de cuadros de texto en el grafico ya que a diferencia de Excel, Microsoft Graph no incluye una opción para agregar una etiqueta en el eje, de manera que uno mismo tendrá que agregar un cuadro de texto, y la forma de agregarlo esta ya comentado en apartados anteriores del trabajo y también sobre la alineación del texto de los cuadros de texto

12) Trabajo con diagramas 12.1) Diseño del diagrama: De igual forma que se pueden insertar fotos en una presentación de PowerPoint, también podemos crear e introducir nuestros diagramas. Para crear un diagrama tienes que seleccionar del menú Insertar la opción Diagrama...

. Tras seleccionar la opción Diagrama, saldrá a continuación la siguiente pantalla, donde elegiremos aquel diagrama que más se adapte a lo buscado:

Como de todos los tipos de diagramas existentes el más común es el organigrama, pasaremos a explicar detalladamente cómo insertar un organigrama en Microsoft PowerPoint, siendo casi en su totalidad comunes los pasos para representar los distintos tipos de diagramas en el programa.

En el momento que hemos insertado el diagrama a nuestra presentación, se cargará una barra de herramientas de diagrama con la siguiente forma:

Desde esta barra podremos darle el formato deseado al diagrama, ya sea para añadir nuevos elementos a nuestro diagrama, modificar su tamaño o el texto contenido en cada uno de los nodos, cambiar el tipo de diagrama, etcétera.

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Desde Insertar forma añadiremos nuevos elementos a nuestro diagrama: según deseemos nosotros podremos insertarlos al nivel buscado (insertarlos al mismo nivel que nuestro nodo o a uno inferior). Diseño nos permite controlar la mayoría de aspectos relacionados con los niveles y ramas del diagrama. Estas opciones variarán en función del tipo de diagrama que utilicemos, ya que sus características son distintas. Seleccionar nos sirve para seleccionar un objeto de nuestro diagrama, ya sea un nodo determinado, un nivel... La opción de ajustar texto nos adaptará el texto contenido en el nodo seleccionado para que ocupe todo el fondo del mismo.

- El botón nos abrirá la galería de estilos del diagrama, donde elegiremos el estilo del diagrama que queremos:

12.2) Inserción de texto: Ahora que hemos escogido el diseño de nuestro diagrama, vamos a insertar texto dentro de los nodos. Para insertar texto dentro de un nodo del diagrama, simplemente tendremos que hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el nodo donde queremos escribir y poner el texto que queremos que aparezca. Este texto no tiene por que ser texto plano, sino que puede ser modificado a nuestro gusto (tamaño, tipo de letra, formato…)

12.3) Agregar nuevos elementos al organigrama: A la hora de realizar un organigrama, es importante que haya una manera fácil y sencilla de agregar nuevos niveles al mismo, ya que sobre la marcha será necesario irlo modificando para incorporar nuevos elementos. Estos elementos no siempre irán en el mismo nivel, con lo cual en

Microsoft Powerpoint tenemos varias opciones según donde queramos añadirlos (como subordinados, ayudantes o compañeros de trabajo).

El primer paso a realizar a la hora de añadir un nuevo elemento a nuestro organigrama es hacer clic sobre el elemento que tomaremos como referencia a la hora de agregar uno nuevo.

Seleccionamos el tipo de elemento que deseemos agregar (subordinado, compañero de trabajo, ayudante) y el programa nos lo agregará automáticamente al organigrama anterior. A continuación pondremos un ejemplo resultante de insertar un elemento de cada clase al siguiente diagrama, tomando como referencia un organigrama con la organización de los estamentos directivos de un club deportivo:

Ahora añadiremos un elemento dependiente del Vicepresidente Deportivo. Para ello utilizaremos la opción Subordinado vista en la imagen anterior:

Tras haber añadido un Entrenador, subordinado del Vicepresidente Deportivo del club, pasaremos a añadir un nuevo estamento al mismo nivel que este último. Para añadir elementos que estén al mismo nivel dentro de un organigrama utilizaremos la opción Compañero de Trabajo:

Por último, tras añadir al Secretario Técnico a nuestro organigrama deportivo, añadiremos un ayudante a nuestro Vicepresidente Deportivo mediante la opción Ayudante. Cabe destacar que éste solo se podrá añadir a aquellos elementos que tengan un nivel inferior, ya que es un escalafón entre ambos niveles:

12.4) Organizar los elementos de un organigrama: En Microsoft PowerPoint podremos modificar la posición de todas aquellas ramas que dependan de un elemento determinado, para organizar de una mejor manera el organigrama resultante. Esto se realiza de una manera muy sencilla: simplemente habrá que seleccionar el cuadro a partir del cual deseamos ordenar los distintos elementos y a partir de ahí seleccionar la opción Diseño de la barra del organigrama.

En el ejemplo anterior de nuestro club deportivo, hemos ordenado los elementos dependientes a la derecha, tomando como referencia o raíz a nuestro Vicepresidente Deportivo. El resultado obtenido es el siguiente:

Los elementos Entrenador y Secretario Técnico son subordinados del Vicepresidente Deportivo, por tanto se han situado a la derecha del mismo. No es el caso del Director Deportivo, quien por ser ayudante del Vicepresidente Deportivo no ha visto modificada su posición dentro del organigrama tras su ordenación.

12.5) Ejemplos de diagramas: 12.5.1) Organigrama:

12.5.2) Diagrama de ciclo:

12.5.3) Diagrama radial:

12.5.4) Diagrama piramidal:

12.5.5) Diagrama de Venn:

12.5.6) Diagrama de círculos concéntricos:

13) La barra de dibujo 13.1) Dibujar líneas rectas: Para crear líneas rectas hay que selecciona el botón

de la barra de dibujo.

Para que a parezca la barra de dibujo hay que ir a el menú Ver, seleccionar la Barra de herramientas y Dibujo.

Una vez hechas las rectas puedes cambiarles el color haciendo doble clic sobre la que quieras, y a parece la ventana Formato de autoforma. En el apartado colores y líneas selecciona el color de línea que quieras. Además de cambiar el color de la línea puedes cambiar el estilo, grosor y tipo de línea.

13.2) Dibujar flechas: Para dibujar flechas hay que seleccionar el botón

de la barra de dibujo.

Un ejemplo de flechas sería:

Para cambiar el color o la terminación de las flechas se hace doble clic sobre la que quieras cambiar y después en la ventana Formato de autoforma selecciona el color y la terminación de la flecha que quieras en el apartado Estilo Final y Estilo Inicial.

13.3) Dibujar Cuadrados y rectángulos: Para dibujar cuadrados o rectángulos selecciona el botón de la barra de dibujo, después haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo vas arrastrándolo,la figura irá apareciendo y cuando lo tengas del tamaño que quieras suelta el ratón. Un ejemplo de cuadrados y rectángulos sería:

Haciendo doble clic sobre la figura en la ventana Formato de autoforma puedes cambiarle el color de relleno, el estilo de los bordes en el apartado línea o añadir transparencia al fondo

13.4) Dibujar Elipses y círculos:

Para dibujar círculos y elipses selecciona el botón de la barra de dibujo, después haz clic sobre un punto de la diapositiva y sin soltarlo arrástralo hasta donde quieras.

Un ejemplo de elipses y círculos sería:

Para cambiarles el color se hace doble clic sobre la figura que quieras en la ventana Formato de autoforma se puede cambiar el color de relleno, el estilo de los bordes en el apartado línea o añadir transparencia al fondo.

13.5) Dibujar autoformas: Puedes dibujar formas ya prediseñadas, como una estrella, bocadillos de distintas formas, etc.

Para insertar alguna forma prediseñada hay que desplegar el menú Autoformas de la barra de Dibujo. Después eliges el estilo que quieras y por último el dibujo en concreto. Luego sólo tienes que hacer clic sobre la diapositiva con el botón izquierdo del ratón y arrástralo hasta conseguir la forma que querías.

Ejemplos de autoformas serían:

Puedes cambiar las características de la autoforma haciendo doble clic sobre ella aparecerá la ventana Formato de autoforma aquí seleccionas el color de relleno o color del borde, etc. Dentro de cada categoría hay varias autoformas, por ejemplo:

Tipos de líneas

Tipos de conectores

Tipos de botones de acción Tipos de cintas y estrellas

Tipos de formas básicas Tipos de flechas de bloque

Tipos de diagrama de flujo

Tipos de llamadas

14) Insertar sonidos y películas Los sonidos y las películas son elementos bastante útiles a la hora de realizar una presentación en PowerPoint.

14.1) Inserción de Sonidos: Para insertar un sonido en una presentación de PowerPoint, debemos comenzar por ir al menú de Insertar y escogeremos la opción de Películas y sonidos

Seleccionada la opción de películas y sonidos, nos aparecerá un submenú donde escogeremos la película o sonido a insertar en nuestra presentación. En este punto nos centraremos en la inserción de sonidos, los cuales podremos obtener de la Galería multimedia (una serie de sonidos que ya incorpora PowerPoint) a través de la opción Sonido de la Galería multimedia, o bien importándolos desde un archivo determinado a través de la opción Sonido de Archivo. También tendremos la opción de añadir una pista de audio de un CD, a través de la opción de Reproducir pista de audio de CD e, incluso, grabar un sonido e incluirlo en el PowerPoint creado (opción Grabar sonido).

14.1.1) Insertar un sonido desde la galería multimedia: Para ello hemos accedido a través del menú Insertar a la opción Películas y sonidos y de ahí a Sonido de la Galería multimedia. Se nos abrirá el panel de tareas (por defecto en la parte derecha de la pantalla) y desde allí podremos seleccionar que sonido queremos insertar en nuestra presentación haciendo doble clic sobre el mismo. El sonido escogido podrá reproducirse automáticamente cuando se ejecute la diapositiva correspondiente de nuestra presentación o cuando hagamos clic sobre el icono correspondiente al mismo, según deseemos. Al escoger el sonido aparecerá en la diapositiva un altavoz para indicar que se ha insertado el sonido.

14.1.2) Insertar sonidos desde un archivo: Para insertar un sonido desde un archivo de nuestro ordenador, el procedimiento es prácticamente igual a hacerlo desde la Galería multimedia. Sólo cambia el lugar desde donde vamos a seleccionar el sonido, dentro del menú Insertar accederemos a Películas y Sonidos y desde allí accederemos a la opción Sonido de Archivo, donde elegiremos aquel sonido que deseamos incluir en la presentación.

14.1.3) Insertar una pista de CD: El proceso es igual a los anteriores, pero cambiando también de opción: en este caso iremos a la opción de Reproducir pista de audio de CD.

Nos saldrá una ventana desde la que seleccionaremos las pistas de audio a incluir y las opciones de la reproducción buscadas.

14.1.4) Cambiar propiedades del sonido: Una vez seleccionado el archivo de sonido que queremos insertar en nuestra presentación, podemos modificar sus propiedades haciendo clic sobre el icono de altavoz que nos ha aparecido tras insertar el sonido, seleccionando la opción de Modificar Objeto de Sonido:

Una opción bastante usada para poner un sonido como fondo de presentaciones es la de Repetir la reproducción hasta su interrupción. De esta forma nos aseguramos que mientras se esté mostrando una diapositiva concreta, el sonido se repetirá sin interrupción alguna. También disponemos de la opción de refinar un sonido concreto, accediendo a ello a través de la opción Personalizar Animación, disponible desde el menú de Personalización en el menú superior del programa. Desde allí podremos acceder a Opciones de Efectos, donde podremos encontrar numerosas opciones útiles para mejorar el sonido de nuestra presentación, tales como poner una música de fondo a la presentación completa, que se ejecute durante un numero concreto de diapositivas, etc.

14.2) Inserción de películas: Al igual que los sonidos, en nuestras presentaciones de PowerPoint podremos insertar películas o animaciones para hacer más vistosa nuestra presentación. Microsoft PowerPoint tendrá, al igual que con los sonidos, una Galería multimedia donde habrá una serie de clips que trae el programa por defecto. Igualmente tendremos la opción de incluir nuestras propias animaciones indicando de qué archivo queremos importarlas. Para insertar una película tendremos que acceder al menú

Insertar, para posteriormente acceder a la opción de Películas y Sonidos y desde allí seleccionar la opción de Película de la Galería Multimedia o Película de Archivo, según la procedencia del clip a insertar.

15) Animaciones y transiciones En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte de ellas e incluso al texto haciéndolas así más profesionales o más divertidas, además de conseguir llamar la atención de las personas que la están viendo.

15.1) Animar textos y objetos: Para animar un texto u objeto lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, a continuación desplegar el menú Presentación y seleccionar personalizar animación.

Después aparecerá en el Panel de tareas algo similar a lo que te mostramos a continuación.

En este panel aparece la lista desplegable Agregar efecto en la cual seleccionaremos el tipo de efecto que queramos aplicar, incluso podremos elegir la trayectoria exacta del movimiento seleccionándola del menú Trayectorias de desplazamiento. Podemos utilizar el botón Quitar para eliminar alguna animación que hayamos aplicado a algún texto.

En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cuándo queremos que se aplique la animación (al hacer clic sobre el ratón, después de la anterior diapositiva, etc).

Las demás listas desplegables cambiarán en función del tipo de movimiento y el inicio del mismo.

La velocidad suele ser una característica común por lo que podemos controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.

La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como podrás comprobar aparecen en orden. El botón Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedará con las animaciones que hemos aplicado.

15.2) Ocultar diapositivas: La función ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una presentación por problema de tiempo pero sin que perdamos las diapositivas que hemos creado. Para generar una presentación más corta pero sin perder las diapositivas que no visualizamos. Para ocultar las diapositivas únicamente tienes que seleccionar la diapositiva que quieres ocultar y después desplegar el menú Presentación y elegir Ocultar diapositiva.

15.3) Transición de diapositivas: La transición de diapositiva nos permite determinar cómo va a producirse el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales más estéticos.

Para aplicar la transición a una diapositiva despliega el menú Presentación y selecciona la opción Transición de diapositiva.

En el panel de tareas aparece algo similar a esto:

La primera lista que aparece Aplicar a las diapositivas seleccionadas: te permite seleccionar el movimiento de transición entre una diapositiva y la siguiente. Hay una lista muy larga de movimientos. En la lista Velocidad: podemos indicarle la velocidad de la transición entre una y otra diapositiva.

Incluso podemos insertar algún sonido de la lista Sonido:

En la sección Diapositiva avanzada podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a la siguiente hay de hacer clic con el ratón o bien le indicas un tiempo de transición (1 minuto, 00:50 segundos, etc…) Si quieres aplicar estas características a todas las diapositivas pulsa en el botón Aplicar a todas las diapositivas.

El botón Reproducir te muestra el resultado.

15.4) Ensayar intervalos: Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver cada diapositiva sin prisas.

Para calcular el tiempo que necesitas tienes que desplegar el menú Presentación y elegir la opción Ensayar Intervalos, después verás que la presentación empieza a reproducirse pero con una diferencia, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que tardas en pasar de una diapositiva a otra pulsando algún botón del ratón.

En el recuadro blanco te mostrará el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva. La flecha sirve para pasar a la siguiente diapositiva, el botón para pausar el ensayo de intervalos y para repetir la diapositiva (para poner a cero el cronómetro de la diapositiva. Una vez terminas el ensayo PowerPoint te pregunta si quieres conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva de la presentación. Si contestas que sí verás que aparece una pantalla en la que te muestra en miniatura las diapositivas y debajo de cada una aparece el tiempo utilizado para ver cada una de ellas.