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• Jose A. ZuRita

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NOMBRE DEL ALUMNO: Espinal Luna Luis Oswaldo CARRERA: Ingenieria Industrial CATEDRATICO: M.A. Martha Hilaria Bartolo Aleman MATERIA: Administracion de Proyectos TRABAJO: Conceptos Unidad 1

CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS. 1.1.-DEFINICION DE PROYECTO. 1.2.-SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS. 1.3.-FASES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS. 1.4.-PLANIFICACION DE LOS PARAMETROS DE UN PROYECTO. 1.5.-ACTIVIDADES DEL PROYECTO. 1.6.-MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES.

1.1 DEFINICIÓN DE PROYECTO Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo. Surge como respuesta a lo concepción de una “idea” que busca la solución de un problema o a la forma de aprovechar una oportunidad de negocio. Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular a través de la recolección y el análisis de datos. Proyecto: Es una secuencia de tareas con un principio y un final limitado por el tiempo, por los recursos y los resultados deseados (tiene un resultado deseado, fecha límite y un presupuesto, personal, suministros y dinero). Ejemplos de proyectos  El desarrollo de un nuevo producto o servicio.  Efectuar un cambio en la estructura, la dotación. De personal, o el estilo de una organización.  El diseño de un nuevo vehículo de transporte.  Desarrollar o adquirir una nueva o modificar el sistema de información.  La construcción de un edificio o instalación.  La construcción de un sistema de abastecimiento de agua para una comunidad en un país en desarrollo.  La ejecución de una campaña para cargar políticos.

1.2 SIGNIFICADO E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS. Administración de proyectos: Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Es el proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto delas metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad (Baker 1999).Las formas y tipos de proyectos son de lo más diversos. Algunos son pequeños y bien definidos; otros son grandes y complejos. Sin importar el tipo de proyecto que uno va a realizar, sino aplica correctamente los conceptos de la administración de proyectos, crecerá el riesgo de no terminar a tiempo y de rebasar con mucho presupuesto .El plan de línea base para un proyecto puede demostrar en un formar lo grafico o tabular para cada periodo (semanal, mes), desde el inicio del proyecto hasta su terminación. La información debe incluir:

 Las fechas de inicio y terminación de cada actividad.  Las cantidades de los diversos recursos que se necesitaron durante cada periodo.  El presupuesto para cada periodo, así como el proyecto acumulado desde el inicio del proyecto a través de cada periodo. Una vez que se ha establecido un plan de línea base, se tiene que poner en práctica. Esto incluye realizar un trabajo según el plan y controlar el trabajo en forma tal, que el alcance del presupuesto se logre dentro del presupuesto y el programa, a satisfacción del cliente. El intentar realizar un proyecto sin establecer primero un plan de línea base es arriesgado. Es como comenzar unas vacaciones sin un mapa de carreteras, itinerario ni presupuesto. Se puede terminar en un lugar remoto, sin dinero y sin tiempo. La administración de proyecto nos ayuda a:  Estructuración de un buen plan.  Al control de un proyecto de principio a fin.  Aceptación del plan, es decir respaldo de los demás.  Motivación de los involucrados.  Mejor utilización de los recursos disponibles control de gastos de tiempo y dinero.

1.3 FASES DE LA ADMINISTRACIÓN. Fase 1: Inicio Consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas(contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta. Con el que pide a individuos o contratistas que presenten propuestas sobre como resolverán ellos el problema, junto con el costo y el programa correspondiente. Fase 2:Planeación Consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. Al cliente se le presenta una propuesta uno o más individuos o empresas que requieren que les pague por implementaría, para ello se requiere el tiempo necesario para destripar los tipos y la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardan en diseñar y realizar la solución propuesta. Fase 3:Ejecución Consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta. Se planea detalladamente el proyecto y luego se implementa para conseguir su objetivo. En esta fase se cumple el objetivo del proyecto, quedando el cliente satisfecho porque la obra se terminó en su totalidad con la calidad deseada, sin rebasar el presupuesto y el tiempo. Fase 4: Control Aquí se efectúan una serie de actividades de cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado, evaluando la ejecución del proyecto a fin de averiguar que podría mejorarse si otro similar se llevara a cabo en el futuro. Habría que obtener retroalimentación del cliente para determinare su grado de satisfacción y si el proyecto

correspondió o no a sus expectativas. Además habría que pedirle al equipo de proyecto recomendaciones para mejorar la ejecución del proyecto.

1.4.-PLANIFICACIÓN DE LOS PARÁMETROS DE UN PROYECTO. (ALCANCE, ESTRUCTURA, ESPECIFICACIONES Y ESTIMACIONES DE TIEMPOS, COSTOS Y RECURSOS). El objetivo de la planificación de proyectos es obtener una distribución de las actividades en el tiempo y una utilización de los recursos que minimice el coste del proyecto cumpliendo con los condicionantes exigidos de: plazo de ejecución, tecnología a utilizar, recursos disponibles, nivel máximo de ocupación de dichos recursos, etc. Por tanto la planificación de proyectos es una programación de actividades y una gestión de recursos para obtener un objetivo de coste cumpliendo con los condicionantes exigidos por nuestro cliente. La parte de la planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto. Por lo general durante la fase de la propuesta (segunda) no se justifican el tiempo ni el gasto que se requieren para hacer una planeación detallada: 1. Definir con claridad el objetivo del proyecto. La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la persona u organización que realizará el proyecto. 2. Dividir el alcance del proyecto en "piezas" importantes, o paquetes de trabajo. Aunque los proyectos importantes quizá parezcan ser abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de dominar la empresa más monumental es dividirla. La estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de los elementos de trabajo o partidas que realiza o produce el equipo durante el proyecto. Con frecuencia la estructura de división del trabajo identifica la organización o la persona individual responsable de cada paquete de trabajo. 3. Definir las actividades específicas que son necesarias de realizar en cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. 4. Presentar en forma gráfica las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para alcanzar el objetivo del proyecto. 5. Calcular el tiempo estimado que requerirá completar cada actividad. También es necesario determinar los tipos de recursos y la cantidad que se requiere de cada uno de ellos para terminar cada actividad dentro del tiempo estimado. 6. Calcular el costo estimado para cada actividad. El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos que se requieren para cada actividad. 7. Calcular un programa y un presupuesto para el proyecto para determinar si se puede lograr dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y con los recursos disponibles. Si no es así, se tienen que hacer ajustes al alcance del proyecto, a los tiempos estimados de las actividades o las asignaciones de recursos, hasta que se pueda

establecer un plan de línea base (un programa para lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto), que sea factible y realista. La planeación determina lo que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto tiempo se necesitará y cuánto costará. El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base. El dedicar tiempo a desarrollar un plan bien pensado es crítico para el logro exitoso de cualquier proyecto. Alcance del proyecto: Un proyecto en el que no se realiza una definición el alcance en forma correcta, es un proyecto condenado a grandes problemas en su planeación, ejecución, control, por lo que su probabilidad de esto se reduce considerablemente. Estructuras: Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del proyecto, determina el "cuando" y el "que" del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el "cómo" se hará el trabajo. Bajo el concepto de la administración de proyectos, se asignan representantes de cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones al equipo asignado al proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:         

Gerente de proyectos Ingeniero de proyectos Gerente de construcción del proyecto Ingeniero de puesta en marcha del proyecto Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto Supervisor de costo y programas del proyecto Administrador del proyecto Gerente de aprovisionamiento del proyecto Asistente del controlador del proyecto

Las responsabilidades principales de los miembros del equipo se definen en los siguientes párrafos: Gerente De Proyectos. El gerente de proyectos es responsable de la total ejecución del proyecto basándose en contrato, las necesidades del cliente, los criterios de las agencias regulatorias y los compromisos específicos de la corporación. Su meta principal es mantener el proyecto dentro del presupuesto, dentro de lo programado y concluirlo de acuerdo a los estándares de calidad aceptables por el cliente y la compañía. Ingeniero de proyectos.

El ingeniero de proyectos es responsable de los trabajos de ingeniería en el proyecto. Este trabajo incluye la preparación de los documentos con respecto a los objetivos técnicos describe el proyecto, el desarrollo del plan de ingeniería y el presupuesto, y el desarrollo del diseño del proyecto. Asegurar la calidad del diseño, proporcionar apoyo técnico a otros departamentos y al cliente. Gerente de construcción del proyecto. El gerente de construcción del proyecto es responsable de todas las actividades de la compañía en el lugar de trabajo. Esto incluye la supervisión de la mano de obra de contratación directa, administración de los contratos de construcción, ingeniería de campo, aprovisionamiento de campo, seguridad en el trabajo, control de calidad de la construcción, contabilidad del sitio de trabajo, y recepción y custodia temporal del equipo y materiales de la planta separadamente. Coordinador de la construcción de la construcción del proyecto. Asiste al gerente de construcción evaluando los costos y programas de la obra. Coordina las actividades del personal del sitio de trabajo con el personal de la oficina matriz de ingeniería de diseño, de aprovisionamiento, de costos y programas, y de construcción.

Ingeniero de puesta en marcha del proyecto. Es el responsable de la planeación de los servicios de pruebas pre-operacionales del proyecto. Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto. Es responsable de la implantación del programa de aseguramiento de la calidad para la obra y de supervisar y auditar las actividades de calidad de ingeniería, el aprovisionamiento, la construcción, los materiales y de los grupos de fabricación en el proyecto. Supervisor de los costos y la programación en el proyecto. Es responsable de preparar las estimaciones, presupuestos y programas del proyecto y de pronosticar y supervisar los costos de la obra y de la evolución. Debe implantar un programa de calidad en los materiales y dirigir la preparación de estudios económicos. Administrador del proyecto. Es responsable de proporcionar apoyo con personal y controlar todos los servicios administrativos/de oficina que requieren los miembros del equipo asignado al proyecto. Al igual que se produzcan los manuales de procedimientos del proyecto y otros internos. Gerente de aprovisionamiento del proyecto.

Es responsable de todas las funciones de aprovisionamiento requeridas por el proyecto, incluyendo el aprovisionamiento de campo y de la oficina matriz. Asistente del controlador del proyecto. Es responsable de todos los asuntos financieros y contables del proyecto, tales como la contabilidad general, la nómina, las cuentas por pagar, las facturas, las cuentas de empleados, el registro del tiempo, las cuentas por cobrar y los registros de obligaciones y de costos.

Especificaciones de proyectos: El concepto en la preparación de planos y especificaciones es que los planos del proyecto definen la geometría incluyendo dimensiones, forma y detalles mientras que las especificaciones complementen esto definiendo aspectos generales, materiales y la ejecución necesaria. Uno de los problemas encontrados es que las especificaciones están mal organizadas. Éstas tienden a ser voluminosas y es muy difícil encontrar lo deseado si no se organizan bien. Además, algunas mezclan diferente tipo de información en un mismo párrafo lo que contribuye a aumentar la confusión.

1.5 ACTIVIDADES DEL PROYECTO. Agrupación de elementos de proyectos orientada a entregas que organiza y define el ámbito total de trabajo del proyecto. Cada uno de los niveles descendientes representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La estructura de división de trabajo, también debería identificar las relaciones de los elementos entre si y las relaciones de estos con el producto final. El equipo asignado al proyecto Bajo el concepto de la administración de proyectos se asignan representantes de cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones del equipo asignado al proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y el control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:          

Gerente de proyectos. Ingeniero de proyectos. Gerente de construcción del proyecto. Coordinador de construcción del proyecto. Ingeniero de puesta en marcha del proyecto. Ingeniero de aseguramiento de la calidad del proyecto. Supervisor de costo y programas del proyecto. Administración del proyecto. Gerente de aprovisionamiento del proyecto. Asistente del controlador del proyecto.

Lista de actividades Es la relación de actividades físicas o mentales que forman procesos interrelacionados en un proyecto total. No es necesario que las actividades se listen en orden de ejecución, aunque si es conveniente porque evita que se olvide alguna de ellas. Sin embargo las omisiones de las actividades se distribuirán más tarde al hacer la red correspondiente. Es conveniente enumerar progresivamente las actividades para su identificación y en algunos casos pueden dominarse en clave, no es necesario indicar la cantidad de trabajo ni las personas que la ejecutaran. En términos generales, se considerara actividad a la serie de operaciones realizadas por una persona o grupo de personas en forma continua, sin interrupciones con tiempos determinables de iniciación y determinación. Matriz de secuencias Existen dos procedimientos para conocer la secuencia de actividades:  Por antecedentes  Por secuencia

Por antecedentes, se les preguntara a los responsables de los procesos cuales actividades deben quedar terminadas para ejecutar cada una de las que aparecen en la lista. Debe tenerse especial cuidado que todas y cada una de ellas tengan por lo menos un antecedente excepto en el caso de ser actividades iniciales, en cuyo caso su antecedentes. En el segundo caso el procedimiento se preguntará a los responsables de la ejecución, cuales actividades deben hacerse al terminar cada una delas que aparecen en la lista de actividades.

1.6 MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES, CONTROL MEDIANTE GRAFICA DE GANTT. Matriz de Asignación de Responsabilidades La matriz de la asignación de responsabilidades (RAM por sus siglas en inglés) se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a un individuo o a un equipo. Matriz de Asignación de Responsabilidades

R Responsable Encargado: Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Debe existir sólo un R, si existe más de uno, entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo. A Accountable Responsable :Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por él. C Consulted Consultado: Este rol posee la información o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I Informed Informado: Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo. En esta matriz se asigna el rol que el recurso debe jugar para cada actividad dada. No es necesario que en cada actividad se asignen los cuatro roles, pero sí por lo menos el de encargado y el de responsable. Estas matrices se pueden construir en alto nivel (áreas generales) o en un nivel detallado (tareas de nivel bajo).

CONTROL MEDIANTE GRAFICA DE GANTT Antes de la aparición de las técnicas de redes de actividades , las actividades que comprendían un plan o proyecto fueron representadas por diagramas de barras o gráficas de Gantt, que muestran la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período. Se usan para una diversidad de propósitos dentro de las organizaciones. Para su elaboración deben seguirse los siguientes pasos:  -Se elabora una lista de las actividades que intervienen en el proyecto, las cuales se relacionan y ordenan de acuerdo con su ejecución.  -Se establece en forma horizontal una escala de tiempos representada en años, meses, semanas, días, horas, etc. Según sean las necesidades.  -Se estima la duración de cada actividad.  -Se representa la duración estimada de cada actividad con una barra horizontal, cuya longitud obedecerá a la duración establecida de acuerdo con la escala horizontal.  -El control se realiza por la simple comparación de las barras a una fecha determinada. La gráfica de Gantt muestra una magnitud de tiempo y una de trabajo que debe ejecutarse en ese tiempo. Las líneas trazadas horizontalmente a través de ese espacio muestran la relación entre el volumen realmente ejecutado de trabajo en ese tiempo y el volumen programado. Estas gráficas permiten un control muy eficiente en aspectos tales como producción de una fábrica o taller.