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• Leydi Calderon Casas

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES A. FINALIDAD DEL MANUAL El presente Manual de la empresa MAESTRO PERÚ SAC. es un documento normativo que tiene por finalidad: 1. Dar a conocer la estructura de las diferentes áreas que componen la empresa determinando las funciones generales y específicas de su estructura interna, los niveles de responsabilidad y autoridad, delegados a cada una de las áreas y las relaciones internas y externas de las mismas. 2. Definir claramente su organización y funciones. 3. Brindar información acerca de las funciones y responsabilidades a todo el personal que labora en las diferentes áreas de la empresa. Para ello se distribuirán copias del presente Manual de Organización y Funciones. Todo el personal está en la obligación de cumplir con lo establecido en el presente Manual de Organización y Funciones. Las estructuras o actividades no consideradas en el presente documento deberán desarrollarse de acuerdo a una lógica y práctica interpretación del espíritu del Manual. B. ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, cubre la organización estructural funcional de la Empresa MAESTRO PERÚ SAC. Siendo su ámbito de aplicación todo el Personal que labora en las distintas áreas de la Empresa, desde la Gerencia General, Representante Legal, Gerentes de las Áreas Administrativas, Operativas, Jefes de las distintas áreas, y Personal que labora en los distintos niveles. C. FICHA DE FUNCIONES: Se describirán las funciones de acuerdo a las líneas de negocio y a las áreas de apoyo respectivamente.

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1. DENOMINACION DEL PUESTO Gerente General 2. OBJETIVO Es el máximo órgano de dirección encargado de la gestión administrativa e institucional de la organización está a cargo del Gerente General. 3. FUNCIONES a) Establecer políticas de acuerdo a los lineamientos de los accionistas. b) Establecer objetivos estratégicos en áreas como satisfacción de intereses, producción, rentabilidad, eficiencia, inversiones, desempeño de la organización, responsabilidad pública, entre otros. c) Ejecutar las disposiciones del directorio, así como ejercer la rentabilidad jurídica, comercial y administrativa de la sociedad, en concordancia con las atribuciones que le confieren los estatutos y el manual de organización y funciones. d) Asegurar una buena alineación estratégica entre la organización y el medio. e) Traducir los objetivos estratégicos en metas operacionales específicas. f) Encargado de designar al Gerente General Adjunto, de acuerdo a las necesidades que considere. g) Asignará un Representante para el SGI el cual reportará sobre la implementación y los objetivos de Seguridad / Salud Ocupacional, Gestión Ambiental y Calidad en la organización, estos reportes serán medibles y concordantes con la política y los objetivos.

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1. DENOMINACION DEL PUESTO Sub gerente Logistico 2.OBJETIVO Dirigir, planificar y controlar las actividades de Selección, Contratación y Administración de Personal, Planilla. 3. FUNCIONES a) Asignar las facturas correspondientes a los clientes. b) Realizar las cobranzas a los clientes. c) Entregar las diversas cartas a los clientes (reclamos, felicitaciones, cumpleaños). d) Tramitar documentos varios (cartas, copias certificadas, etc.) ante notaría. e) Realizar la compra de las bases de las licitaciones. f) Realizar trámites diversos. g) Encargado de todos los pagos de la empresa: servicios, productos, impuestos, entre otros, apoyando a Contabilidad y áreas diversas. h) Atención y orientación al personal administrativo, trabajadores en general sobre aspectos inherentes a la Empresa. i) Coordinar con las diferentes áreas la recepción y/ o el envío de correspondencias.

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1. DENOMINACION DEL PUESTO Nombre del cargo:

Jefe del área de RRHH

2.OBJETIVO Asistencia en la administración del Sistema de Remuneraciones y Beneficios Sociales. 3. FUNCIONES a) Prestar el apoyo requerido a los problemas del trabajador suscitados en el centro de trabajo, prevención de riesgos laborales, etc., promoviendo y aplicando los recursos que contribuirán a la mejora de las condiciones de trabajo y la calidad de vida de los trabajadores y sus respectivas familias. b) Organizar programas sociales que estén acorde con las diferentes necesidades de nuestros trabajadores enfocados al bienestar familiarlaboral. c) Lograr la identificación de los trabajadores y familiares con la empresa. d) Realizar

diversas

labores

administrativas

ante

entes

oficiales

(ESSALUD), para beneficio de los trabajadores, familia y empleador. e) Realizar

actividades culturales,

deportivas,

de

esparcimiento

o

promoción dirigido a los integrantes de la empresa. f) Realizar evaluaciones socioeconómicas y visitas domiciliarias a los trabajadores que lo requieran y a los solicitantes de, subvenciones, exoneraciones de pago, etc. g) Proponer la realización de campañas de salud. h) Coordinar la atención a los trabajadores de la empresa cuando estos estén con licencia por enfermedad o en casos de fallecimiento de familiares. i) Visitar a los empleados delicados de salud. j) Llevar el control de accidentes e incidentes laborales a fin de cumplir con lo establecido en el reglamento de seguridad y salud ocupacional.

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1. DENOMINACION DEL PUESTO Jefe de área de caja 2.OBJETIVO Cumplir con los objetivos planteados en la organización 3. FUNCIONES a) Realizar el control operativo, administrativo, financiero y de gestión de la compañía. b) Velar por los intereses de la compañía, identificando oportunamente las necesidades de liquidez o, en caso contrario, la óptima rentabilidad de los excesos de Liquidez. c) Controlar los saldos de efectivo de la empresa y de lo recaudado a nivel nacional por el servicio de seguridad y otros. d) Realizar la medición de la rentabilidad por Sucursales. e) Velar por los intereses del negocio en lo concerniente a efectividad y control del costo o gasto, analizando y controlando la rentabilidad y proponiendo la maximización de los resultados por áreas y por Sucursales. f) Sugerir la optimización permanente de estructuras de personal, alineadas a la estrategia del negocio. g) Definir, optimizar, re-diseñar y coordinar la implementación de un sistema de control interno efectivo que permita una labor fluida y un costo adecuado. h) Controlar el cumplimiento de las políticas y normas internas y externas que rigen la Organización en todas las áreas, asegurando que dichas normas sean las necesarias y oportunas para evitar los riesgos del negocio y que coadyuven al crecimiento del mismo. i) Proponer a las Gerencias la puesta en marcha de acciones preventivas y de control dentro de cada área. j) Concientizar a toda la organización en la importancia del control y cumplimiento de normas como herramienta de gestión. P á g i n a 5 | 10

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k) Definir los procedimientos que permitan verificar el funcionamiento del sistema de control interno (operativo, administrativo, financiero y de informática) y establecer planes de acción con los responsables para depurar imperfecciones. l) Verificar que se proporcione a todos los estamentos de la organización la información contable y presupuestada de manera veraz y oportuna. m) Definir plan anual de trabajo de su área, verificar su cumplimiento y adaptarlo en función a las necesidades surgidas del negocio. n) Verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y laborales de la Compañía. o) Presentar mejoras de: control interno y flujo de información entre las áreas. p) Revisar constantemente el resultado del trabajo realizado por cada área; de acuerdo a lo sugerido por la gerencia

1. DENOMINACION DEL PUESTO Nombre del cargo:

Jefe del área de atención al cliente (SAC)

2.OBJETIVO Cumplir con los procedimientos del Ministerio de Trabajo y gestionar todas las garantías de los productos y brindarles el mejor servicio pos venta. 3. FUNCIONES a) Saludar amablemente, importante al cliente. b) Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente. c) Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido. P á g i n a 6 | 10

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d) Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del grupo, y se debe ofrecer el catálogo con la variedad de productos, que en el respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera incursionar, dejándoles el número de teléfono donde lo puedan comunicar si en llegado caso les interesa algún artículo. e) mostrarle respeto y hacer sentir dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar f) Gestionar todas las garantías de los productos brindándoles una atención pos venta.

1. DENOMINACION DEL PUESTO Nombre del cargo:

Jefe de área de ventas empresariales

2. OBJETIVO Apoyo en la venta directa a las grandes organizaciones. 3. FUNCIONES a) Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos b) Analizar cada uno de los datos de los clientes c) Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto d) Constar que el cliente está activo en el sistema comercial e) Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos f) Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de ventas g) Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas h) Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo i) Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de ventas

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j) Autorizar por escrito las órdenes de compra

1. DENOMINACION DEL PUESTO Nombre del cargo:

Jefe de ventas

2. OBJETIVO Planificar, dirigir, ejecutar y controlar el desarrollo de las jefaturas de toda la tienda. 3. FUNCIONES a) Realizar la organización y lanzamientos de los productos de cartelera b) Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los actuales c) Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado d) Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluación de actividades e) Diseñar promociones con actividades de marca f) Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales g) Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de ventas

1. DENOMINACION DEL PUESTO

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Nombre del cargo:

Jefe de departamento

2.OBJETIVO Lograr la conectividad entre los miembros del área y cumplir con los planes establecidos y designado a la venta. 3. FUNCIONES a) Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de cartera b) Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias c) Elaborar y digitar en el sistema los horarios de los asesores. d) Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación del jefe de ventas e) Verificar las administración de las diferentes correspondientes a las facturas de clientes f) Archivar los soportes de todos los informes g) Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas (avisos de desempeño memos)

1. DENOMINACION DEL PUESTO

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Nombre del cargo:

Asesor de ventas

2. OBJETIVO Brindar la mejor asesoría a los clientes y orientarles de información sobre la diversidad de productos en tienda. 3. FUNCIONES a) Asesorar a los Clientes b) Comunicar adecuadamente a los clientes la información de los productos a vender. c) Brindar soluciones a los problemas d) Realizar capacitaciones sobre el uso y funcionamiento de los productos verificar el stock de los productos.

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