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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (M.O.F.)

2019

GERENCIA GENERAL l

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

INDICE

1.

INTRODUCCION: 1.1. Objetivos. 1.2. Alcances. 1.3. Referencias. 1.4. Base Legal. 1.5. Aprobación, Divulgación, Implementación Actualización.

2.

RELATIVO A LA EMPRESA: 2.1. Naturaleza. 2.2. Base Legal. 2.3. Objetivos 2.4. Servicios Específicos. 2.5. Funciones y Atribuciones. 2.6. Estructura Orgánica. 2.7. Organigrama. 2.8. Niveles de Organización y Responsabilidades.

3.

FUNCIONES: 3.1. Distribución

1.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

INTRODUCCION El presente MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES de la EMPRESA SOCIEDAD ANONIMA CERRADA, MOVIGAS S.A.C, se encuentra dentro del marco del ESTATUTO DE LA EMPRESA cuya Junta organización está conformada por las sedes en Huancayotambo– Evitamiento norte y San Juan de Lurigancho-Lima.

1.1.

OBJETIVOS

Fortalecer la Empresa mediante una adecuada Estructura Orgánica que le permita cumplir con sus objetivos.

1.2.

ALCANCE Se encuentra dentro del marco de las actividades y relaciones internas y externas de los diferentes órganos de la empresa por lo que su conocimiento y cumplimiento es obligatorio.

1.3.

REFERENCIAS Política de organización de la empresa. Políticas institucionales de la empresa. Principios universales de organización.

1.4.

BASE LEGAL DEL MANUAL 1.4.1. Estatuto Social de la Empresa 1.4.2. Ley No 24948. Ley de la actividad empresarial del estado, su reglamento aprobado por D.S. No 027-90-MIPRE. 1.4.3. Ley No 26887, Ley General de Sociedades. 1.4.4. Ley No 26846, Ley General de salud. 1.4.5. NTP No 399.013 Identificación de gases industriales contenidos en envases a presión, tales como cilindros, balones, botellas y tanques.

1.5.

APROBACION, DIVULGACION, ACTUALIZACION E IMPLEMENTACION

1.5.1. APROBACION De acuerdo con el Estatuto de la Empresa es atribución del Gerente General aprobar el Manual de Organización y Funciones que rige las actividades de la Empresa.

1.5.2. DIVULGACION La divulgación está a cargo de la Oficina de Desarrollo Empresarial en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional.

1.5.3. IMPLEMENTACION El órgano encargado de la Implementación es la Oficina de Desarrollo Empresarial .

Nivel de Comités de Gerencia deberán evaluarse los resultados que vayan lográndose con su implementación a fin de orientar la optimización de su diseño en función de los objetivos de la Empresa.

1.5.4. ACTUALIZACION El Manual de Organización y Funciones como instrumento de gestión será actualizado y perfeccionado continuamente por la Oficina de Desarrollo Empresarial a través de la sección de Organización y Método, en coordinación con los diferentes órganos de la empresa, según como se efectúen los cambios en la Estructura Orgánica y/o en las funciones de las diferentes unidades orgánicas. La actualización también podrá ser realizada por la Gerencia General y/o diferentes áreas de la empresa, con la opinión técnico - legal de la Oficina de Desarrollo Empresarial.

1.6 PROCEDIMIENTOS DE APROBACION, EDICION Y DIFUSION DE LAS MODIFICACIONES EFECTUADAS Otros órganos involucrados, a través de la Oficina de Desarrollo Empresarial, analizan los problemas y proponen soluciones. La propuesta debe tener el visto bueno del Gerente del área en cuyo ámbito se realizó la modificación y de la Jefatura de la Oficina de Desarrollo Empresarial. Previo visto bueno de la Gerencia General, se elevará al Directorio para su aprobación definitiva. La edición y difusión será de responsabilidad de la Oficina de Desarrollo Empresarial a través de la Sección de Organización y Métodos. Así mismo la implementación de las modificaciones y su posterior control, supervisión y evaluación.

RELATIVO A LA EMPRESA

2.

2.1.

NATURALEZA La Empresa denominada EMPRESA MOVIGAS DE GASES INDUSTRIALES DENOMINADA SOCIEDA CERRADA, cuya forma abreviada es “MOVIGAS S.A.C”, es una Empresa de derecho privado.

2.2.

BASE LEGAL Se rige por la Ley No 24948, Ley de la Actividad Empresarial del Estado, su Reglamento aprobado por Decreto supremo No 027-90MIPRE. Ley No 26887, Ley General de Sociedades. Ley No 26846, Ley General de salud. NTP No 399.013 Identificación de gases. industriales contenidos en envases a presión.

2.3.

OBJETIVO GENERAL

Brindar un eficiente servicio de Oxígenos medicinales e industriales a los clientes en niveles óptimos de eficiencia y salubridad, los cuales están comprendidos por los siguientes sistemas:

2.3.1. SERVICIO DE GASES MEDICINALES: A. SISTEMA DE PRODUCCION.- Capacitación en el embasamiento de cilindros y seguridad en el Almacenamiento. B.

SISTEMA DE DISTRIBUCION. Almacenamiento, Redes de Distribución y Dispositivos de entrega al Usuario; Conexiones domiciliarias, incluyendo válvulas que aseguren la seguridad.

2.3.2. SERVICIO DE OXIGENOS INDUSTRIALES:

2.4.

A.

SISTEMA DE RECOLECCION: Conexiones Domicilias para una mejor distribución.

B.

SISTEMA DE TRATAMIENTO Y DISPOSICION CILINDROS CON VALVULAS DE SEGURIDAD.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Son objetivos específicos de MOVIGAS S.A.:

2.4.1. Contar con la infraestructura eficiente para el Almacenamiento del gas medicinal e industrial.

2.4.2. Mejorar las operaciones de embasamiento y distribución de oxigeno medicinal: A. Obtener una excelente calidad en el oxígeno medicinal (Tratamiento). B. Almacenar la cantidad suficiente oxigeno medicinal e industrial potable según la demanda existente. C. Mejorar el mantenimiento de la infraestructura de los servicios.

2.4.3. Mejorar el suministro de bienes y servicios. A.

Optimizar la distribución de Oxigeno medicinal.

B.

Optimizar la recolección cilindros en buen estado.

C.

Optimizar la disposición de la movilidad para un servicio rapido.

2.4.4. Mejorar las finanzas de la Empresa para : A.

Mejorar la obtención de recursos económicos.

B.

Concertar créditos comerciales y financieros en términos favorables para la Empresa.

C.

Optimizar la aplicación racional de los recursos.

D.

Optimizar el registro, control y emisión de la información referida a la actividad económica -

financiera de la Empresa.

2.4.5. Mejorar el sistema de Comercialización para: A.

Mejorar los niveles de cobranza.

B.

Mejorar el sistema de información y atención al cliente.

C.

Sistematizar la información de los consumos de los usuarios a fin de que sirva de base para orientar un uso adecuado de el oxígeno medicinal e industrial.

2.4.6. Mejorar la productividad laboral para: A.

Mejorar el sistema de desarrollo del personal.

B. Mejorar las condiciones de trabajo. 2.4.7. Mejorar el sistema de planeamiento para : A.

Actualizar permanentemente la estructura tarifaría acorde con la realidad.

B.

Mejorar los sistemas de control económico - financiero mediante indicadores de gestión.

C.

Mejorar los sistemas de presupuestos y control de gestión de la Empresa.

D.

Elaborar y/o actualizar los procedimientos de trabajo.

E. Mejorar la organización de la Empresa. 2.4.8. Mejorar los procesos de coordinación y supervisión de las sucursales con la finalidad de que cumplan sus objetivos en términos óptimos de

Gestión y autonomía para una atención oportuna y de calidad a los usuarios.

2.4.9.

Mejorar el desarrollo gerencial A. Optimizar la gestión por resultados. B. Mejorar los instrumentos de gestión propiciando capacitación y entrenamiento.

2.5.

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES Las funciones y atribuciones de MOVIGAS S.A.C son las siguientes:

2.6.



Brindar el servicio de suministro de Oxígenos medicinales e Industriales a las poblaciones comprendidas en el área de sus concesiones.



Realizar el Planeamiento de los servicios de distribución en el ámbito de su jurisdicción en el corto, mediano y largo plazo.



Buscar el financiamiento tanto a nivel nacional como internacional para sus inversiones en capital de trabajo, activos fijos y otras inversiones de la Empresa.



Brindar asesoramiento y asistencia técnica a las personas y grupos organizados para la instalación o ampliación de los servicios.



Celebrar los actos y contratos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos en el corto, mediano y largo plazo.



Operar y controlar los bienes y/o recursos que intervienen en la prestación de los servicios, así como realizar un efectivo mantenimiento de las estructuras, maquinarias y equipos.



Realizar estudios y ejecutar proyectos de ampliación en su mercado de distribución.



Otras actividades que sean compatibles con las funciones y fines de MOVIGAS S.A.C

ESTRUCTURA ORGANICA MOVIGAS S.A.C, para el cumplimiento de sus objetivos cuenta con la siguiente estructura orgánica:

2.6.1.

ORGANOS DE ALTA

DIRECCION: Gerencia General. Administrador Contador

2.6.3. ORGANOS DE APOYO: Oficina de Sistemas GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Área de Contabilidad Área de Logística y Servicios Generales 2.6.4. ORGANOS DE LINEA: GERENCIA DE OPERACIONES Área de Distribución Área de Mantenimiento

GERENCIA COMERCIAL Área de Comercialización. Área de Facturación y Cobranzas.

2.7. ORGANIGRAMA

GERENCIA GENERAL

ADMINISTRADOR

AREA DE OPERACIONES

SECCION de PLANTA

AREA COMERCIAL

SECCION DISTRIBUCION

(Embasamiento)

SEGURIDAD

MANTENIMIENTO

SECCION DE VENTAS

SECCION DE FACTURACION Y COBRANZAS

2.8.

NIVELES DE ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES

2.8.1. NIVEL DIRECTIVO (a) GERENCIA

GENERAL: planifica, organiza, controla, dirige y coordina todas las actividades de la empresa MOVIGAS S.A.C

OFICINA DE ASESORIA DE CONTADORIA realiza labores de asesoramiento y apoyo de un contador. (b)

(c)

OFICINA DE SISTEMAS, Realiza labores de apoyo mediante el Soporte Informático.

(d) REALIZAN

PLANEAMIENTO PROGRAMACION Y CONTROL POR SISTEMAS A NIVEL DE EMPRESA LAS SIGUIENTES UNIDADES ORGANICAS: 

Gerencia de Administración y Finanzas.



Gerencia de Operaciones.



Gerencia Comercial.

2.8.2. NIVEL OPERATIVO (a)

PRIMER NIVEL OPERATIVO: realizan labores de orientación, seguimiento, control y ejecución de actividades especificas de la sede central, las jefaturas de: 

Oficina de Sistemas



Área de Contabilidad



Área de Logística y Servicios Generales



Área de Distribución



Área de Mantenimiento



Área de Comercialización



Área de Facturación y Cobranzas

SEGUNDO NIVEL OPERATIVO: Realizan labores de orientación, apoyo, seguimiento, control y ejecución de actividades específicas en cada zona que se ubica fuera del ámbito de la sede central: (b)



Sucursal Lima

AUTORIDAD: De acuerdo a la Estructura Orgánica de la Empresa la autoridad fluye de arriba hacia abajo, el Gerente General depende del Directorio, teniendo el un responsable en cada área. La autoridad fluye bajo el principio de unidad de mando, que establece que cada trabajador es responsable de sus funciones ante una sola autoridad.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad es indelegable, la asignación de responsabilidad va acompañada de la delegación de autoridad suficiente, así como de los recursos necesarios para desempeñarla; es así que, la línea de mando se convierte en línea de responsabilidad hacia el jefe inmediato superior, ante el hecho implícito de que cada trabajador debe responder por el logro de los objetivos y funciones asignadas.

COORDINACION Y COMUNICACION: Con la finalidad de alcanzar el objetivo común y facilitar el trabajo en equipo, se constituye la Gerencia General en una unidad integradora y dinámica que armoniza los objetivos y funciones de la Gerencia, Áreas y Secciones relacionándolas funcionalmente, respetando los principios administrativos y principio del control de todos los niveles. Es muy importante manifestar que la coordinación es el esfuerzo encaminado a asegurar una interacción perfecta entre las funciones y las fuerzas de las diferentes partes constitutivas de una organización, con el objeto de que sus propósitos se materialicen con un mínimo de fricción y un máximo de efectividad en la colaboración para el logro de mejores resultados.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES SUCURSALES

1.-

NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA Las Sucursales, son órganos de línea que depende jerárquica y funcionalmente de la Gerencia General a quien reporta todas sus actividades.

2.-

ORGANIZACIÓN Las Sucursales tienen las unidades orgánicas que se detallan en la Estructura Orgánica.

3.-

OBJETIVO Lograr que el sistema operacional (captación, almacenamiento y distribución de oxigeno medicinal e industrial) y el sistema comercial (facturación y cobranza), funcionen a niveles de mínimo costo y máxima calidad, cantidad y volumen para alcanzar la meta de ser una sucursal económicamente y financieramente viable.

4.

COMPETENCIAS Grado de Instrucción

Superior

Especialidad

Administrador, Contador, Economista, Ingeniero Industrial o especialidad similar.

Edad Mínima

30 Años

Experiencia

5 Años Mínimos.

CARGO

ADMINISTRADOR

Condiciones Personales

Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Liderazgo y don de Mando, Conocimientos de Control de Operaciones, Conocimientos de

Indicadores de Gestión, Capacidad y Habilidad Para Comunicarse, Capacidad de Organización, Capacidad para Implementar Normas y Procedimientos.

5.

FUNCION GENERAL Operar, controlar, mantener los servicios de distribución y almacenamiento de los cilindros correctamente envasados del oxígeno medicinal e industrial.

6.

FUNCIONES ESPECÍFICAS Para cumplir con sus objetivos es necesario que las Sucursales cumplan con los siguientes objetivos: 

Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia.



Dirigir las operaciones de la Sucursal y cumplir con los objetivos y disposiciones de la Gerencia.



Comunicar y coordinar con la Gerencia todo lo relacionado a la buena marcha de la sucursal.



Planificar, organizar, integrar sus recursos humanos, dirigir y control de las actividades operativas, administrativas y comerciales.



Remitir dentro la fecha establecida a la Sede Central los informes mensuales del sistema operativo, comercial y administrativo de la sucursal. Así también lo relacionado a los indicadores de gestión.



Supervisar las labores de facturación y cobranza de los recibos de ventas de cilindros envasados con oxígeno medicinal e industrial y otros servicios colaterales.



Responsabilizarse por la recepción de los recursos económicos provenientes de las cobranzas por diversos conceptos que realiza la empresa, y por su custodia de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos, informando el coordinado diariamente.



Velar por los niveles de morosidad no excedan los límites establecidos por la empresa.



Representa a la Sucursal ante las entidades públicas y privadas sobre asuntos relacionados con la buena marcha de la sucursal.



Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales, tributarias y contables.



Velar por los recursos humanos, económicos - financieros, materiales y equipos con que cuenta la sucursal sean óptimamente utilizados.



Formular a la Gerencia General, los objetivos, metas y acciones mensuales a cumplir dentro la sucursal.



Proponer a la Gerencia General los procedimientos que pudieran mejorar la eficiencia y eficacia de la sucursal.



Realizar el control del presupuesto asignado para el cumplimiento de sus operaciones.



Supervisar el control del fondo fijo.



Autorizar el pago de las obligaciones contraídas por su sucursal previa revisión del presupuesto asignado.



Realizar en coordinación con la Sede Central estudios para la detección y control de fugas no visible en la Sucursal.



Supervisar el control físico de los activos fijos de la sucursal.



Autorizar las adquisiciones de bienes materiales y ver que se realicen de acuerdo con los procedimientos establecidos.



Coordinar con al Gerencia de Administración y Finanzas, el entrenamiento y capacitación del personal de la Sucursal en lo referente a los sistemas informáticos y usos de equipos.



Planear, dirigir y controlar la eficiencia de los equipos informáticos para que estos sean utilizados en forma optima, coordinando con el Área de Sistemas el mantenimiento preventivo de estos.



Supervisar el control fisco – contable de los stocks de material.



Planificar, organizar, dirigir y controlar en coordinación con el Área de Imagen Institucional las actividades de comunicación social relacionada con la promoción de la imagen positiva de la sucursal, en función de sus objetivos, políticas y planes.



Otros que le asigne la Gerencia General y que sean inherentes a sus funciones.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

1.

COMPETENCIAS Grado de Instrucción

Superior o Técnica

Especialidad

Secretariado Ejecutivo Computarizado, Técnico Contable o

carrera afín.

2.

Experiencia

2 años

Edad Mínima

24 años.

CARGO

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Condiciones Personales

Trato Amable, Ordenada, Personalidad Definida, Capacidad de Comunicación y Organización, Empatía, Puntualidad, Tolerancia para Trabajar bajo Presión, Proactivo, Moral Sólida, Disciplinado, Dinamismo, Buen Trato, Capacidad y Habilidad para Coordinar y Comunicarse

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Para cumplir con sus objetivos la Secretaria deberá realizar las siguientes funciones que no son limitativas: 

Llevar y mantener los Archivos de la documentación entregada y recibida, así como los informes de los diferentes órganos de la Sucursal.



Registra el ingreso y egreso de los documentos referentes a las labores de la Sucursal.



Elaborar todos los documentos administrativos que se asigne el Administrador de la Sucursal.



Recepcionar y remitir todas las cartas, informes, oficios u otros documentos relativos a las funciones de la Sucursal.



Atender todos los requerimientos de la Sucursal.



Otros que le asigne la Administración de la Sucursal y que sean relativos a sus funciones.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AREA DE OPERACIONES

1.

NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA El Área de Operaciones es un Órgano de Línea que depende jerárquicamente y funcionalmente de la Administración de la Sucursal a quien reporta todas sus actividades.

2.

ORGANIZACIÓN Cuenta con las siguientes dependencias bajo su responsabilidad: 2.1

3.

Sección Distribución y Redes

OBJETIVOS Lograr que los sistemas de captación, conducción, tratamiento, almacenamiento y distribución los cilindros envasados de oxigeno medicinal e industrial, funcionen a niveles de mínimo costo y máxima calidad y volumen para alcanzar las metas socioeconómicas de la Sucursal.

4.

5.

COMPETENCIAS Grado de Instrucción

Superior o Técnico

Especialidad

Ing.quimico

Experiencia

3 años.

Edad mínima

28 años.

CARGO

JEFE DEL AREA DE OPERACIONES

Condiciones Personales

Moral Sólida, Disciplinado, Honesto, Personalidad Definida, Puntualidad, Espíritu de Colaboración Destreza en la Ejecución de su Trabajo, Dinámico y Metódico.

FUNCIONES. Para cumplir con los objetivos el Jefe del Área de Operaciones deberá

cumplir con las siguientes funciones específicas que no son limitativas: 

Formular a la Administración de la Sucursal el plan mensual y anual de las actividades de su Área.



Supervisar las actividades de embasamiento de cilindros industriales



Coordinar con la administración acerca del control de los cilindros su distribución y embasamiento así como su conservación.



Supervisar el control de los volúmenes de oxígeno y distribución, de acuerdo a los planes establecidos.



Supervisar las operaciones y control del volumen y conservación de los cilindros



Informar a la Administración acerca del desarrollo de las actividades de su Área.



Mantener los equipos y mobiliario de su sección en condiciones de confiabilidad y operatividad.



Supervisar la operatividad de los diferentes equipos.



Prever, reportar y resolver cualquier situación que ocasione paralizaciones en el envasado de los cilindros.



Formular informes periódicos y cuadros estadísticos mensuales, trimestrales semestrales o anuales de las operaciones y actividades realizadas en las fechas establecidas.



Analizar, controlar e informar sobre el estado en que se encuentran los cilindros para la oportuna programación de cambio de equipos para su conservación.



Priorizar la distribución cuando se trata de atender emergencias que se presentan en los diferentes lugares de la Sucursal.



Coordinar, controlar supervisar y ejecutar el mantenimiento de todos los elementos confortantes del sistema de envasado de los cilindros.



Estudiar y proponer la modificación o implementación de directivas, procedimientos y normas que contribuyan a racionalizar y optimizar las actividades de explotación y uso de los recursos.



Realizar los programas diarios y de fin de semana de la operación y mantenimiento de los sistemas de los envases de oxígeno.



Controlar y evaluar la disponibilidad y la situación de los equipos y herramientas.



Otros que le asigne la Administración y que sean de su competencia.

ASISTENTE DE PLANTA

COMPETENCIAS

1.

Grado de Instrucción

Superior o Técnica

Especialidad

Especialista en llenado de oxigeno

Experiencia

2 años

Edad Mínima

23 años.

CARGO

ASISTENTE SECCION CAPTACION Y PLANTA

Condiciones Personales

Personalidad Definida, Honestidad, Disciplinado, Puntualid ad, Responsabilidad, Espíritu de Colaboración, Destreza en la Ejecución de Trabajos de campo, Dinámico, Metódico, Capacidad de Análisis.

FUNCIONES:

2.

Para cumplir con sus objetivos el encargado de Captación y Planta deberá cumplir con las siguientes funciones que no son limitativas: 

Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos en las captaciones, línea de llenado de oxígeno.



Coordinar con la Administración acerca del control de los recursos del oxígeno líquido así como su conservación.



Coordinar la operación permanente y mantenimiento de las planta de proceso de gas medicinal de la Sucursal, en sus etapas de ingreso, almacenamiento y salida a las redes de distribución.



Realizar trabajos de mantenimiento y limpieza de la planta.



Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos de limpieza y desinfección de las plantas de envasado.



Prever, reportar y resolver cualquier situación que ocasione paralizaciones en la distribución del oxígeno.



Lograr el máximo de eficiencia en la conducción del proceso de distribución, así como asegurar su óptima calidad.



Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.



Supervisar el movimiento de insumos, materiales y repuestos utilizados en el proceso de embasamiento.



Coordinar y apoyo en supervisión de trabajos en las captaciones, línea de conducción.



Otras funciones que le asigne el Jefe de Operaciones que sean compatibles con sus funciones.

ASISTENTE DE DISTRIBUCION

COMPETENCIA

1.

Grado de Instrucción

Técnico

Especialidad

Asistente de distribucion

Edad Mínima

25 Años

Experiencia

3 Años

CARGO Condiciones Personales

ASISTENTE DE DISTRIBUCION Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Responsabilidad, Dinámico, Metódico, Destreza en Ejecución de Trabajos de Campo, Capacidad de Organización, Capacidad de Análisis.

FUNCIONES

2.

Para cumplir con sus objetivos, deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas: 

Cumplir y hacer y cumplir el manual de organización y funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área.



Operar y controlar la calidad en la distribución del oxígeno medicinal.



Planear, dirigir y coordinar las tareas de normalización, programación y control de las actividades relacionadas con el control de operaciones de los servicios a su cargo.



Programar y controlar los servicios de distribución y envaso de los cilindros.



Operar adecuadamente las instalaciones y equipos a su cargo.



Suministrar especificaciones técnicas y opinar sobre la selección y adquisición de materiales y equipos destinados a operación de los servicios.



Emitir informes periódicos sobre el avance de los programas en marcha así como sus respectivas evaluaciones.



Emitir los informes y cuadros estadísticos de las actividades ejecutadas de acuerdo a su competencia.



Coordinar con las diferentes áreas de la Empresa en especial con la Oficina de Desarrollo Empresarial y la Gerencia de Operaciones, lo referente a las actividades de su competencia.



Supervisar el mantenimiento adecuado de los equipos de su área, así como de los archivos documentarios.



Coordinar las acciones con el jefe del área y con el personal operativo.



Manipuleo de válvulas de control y operación de reservorios.



Identificar las principales válvulas del sistema y proponer mejoras para su protección y facilidad de cambio y/o mantenimiento.



Tener conocimiento amplio de las características operativas de sus zonas de operación asignadas.



Acatar los pedidos de apoyo coordinados a través de los responsables de las áreas.



Realizar acciones de supervisión en sectores críticos de su zona de operación asignada.



Mantener en condiciones operativas las herramientas asignadas.



Mantener en condiciones operativas los vehículos asignados.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES AREA COMERCIAL

1.

NATURALEZA Y UBICACIÓN ORGANICA El Área Comercial es un Órgano de Línea que depende jerárquicamente y funcionalmente de la Administración de la Sucursal a quien reporta todas sus actividades.

2.

ORGANIZACIÓN Cuenta con las siguientes dependencias bajo su responsabilidad: 2.1

3.

Sección Facturación y Cobranza

OBJETIVOS. El Área Comercial tiene como objetivo lograr la administración eficiente y eficaz de las actividades de comercialización, facturación y cobranza por concepto de la venta de cilindros.

4.

COMPETENCIAS Grado instrucción

Superior o Técnica

Especialidad ventas.

Administración,

Edad Mínima

28 años

Experiencia

5 años

CARGO

JEFE DEL AREA COMERCIAL

Condiciones

Moral Sólida, Honestidad, Disciplinado, Altos Principios de Equidad, Personalidad Definida, Destreza y Habilidad para la Toma de Decisiones, Puntualidad, Dinamismo, Don de Mando, Buen Trato. Capacidad para Desarrollar Actividades, Capacidad y Habilidad para Coordinar y Comunicarse.

Contabilidad,

promotor

de

5.

FUNCION GENERAL Lograr que el sistema comercial se realice en forma eficiente y eficaz de tal manera de brindar una atención oportuna a nuestros clientes.

6.

FUNCIONES ESPECÍFICAS Para cumplir con sus objetivos deberá cumplir con las siguientes funciones específicas que no son limitativas:



Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones, así como el Manual de Normas y Procedimientos de su Gerencia.



Comercializar los servicios de venta de cilindros que brinda la Sucursal, posibilitando una atención eficiente a los clientes.



Verificar una efectiva aplicación de política, cobranza de deuda, promoviendo la aplicación de penalidades en estricto cumplimiento del reglamento interno de la empresa.



Generar los recursos necesarios para el desarrollo de las operaciones corrientes y de inversión de la Sucursal.



Remitir en forma oportuna a la Oficina de Desarrollo Empresarial de la Sede Central la información comercial.



Mantener y mejorar la imagen de la empresa a través de una adecuada atención a los clientes.



Mantener actualizada la información del cliente de tal forma que su identificación y localización sea precisa.



Solucionar en forma oportuna y eficaz, los reclamos de los clientes por los servicios prestados.



Coordinar en forma eficiente con el Área de Operaciones el mantenimiento y reparación de los micro medidores.



Realizar la consistencia de la información comercial y operacional de tal forma de minimizar el índice de error el abastecimiento de la base de datos al sistema de facturación y cobranza.



Proponer normas y procedimientos orientados a mejorar las actividades de la Sucursal.



Las demás que le asigne la Gerencia General en materia de su competencia.

ASISTENTE DE FACTURACION Y COBRANZA

COMPETENCIA

1.

2.

Grado de Instrucción

Técnico

Especialidad

Administración o similar

Edad Mínima

25 Años

Experiencia

3 Años

CARGO

ASISTENTE DE FACTURACION Y COBRANZAS

Condiciones Personales

Moral Sólida, Disciplinado, Puntualidad, Dinámico, Ordenado, Buen Trato, Personalidad Definida, Predisposición para Recibir Ordenes, Conocimientos de Sistemas Computarizados, Capacidad y Habilidad para Comunicarse, Capacidad de Organización.

FUNCIONES

Para cumplir con sus objetivos, el asiente de Facturación y Cobranza deberá cumplir con las siguientes funciones las mismas que no son limitativas: 

Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como el Manual de Normas y Procedimientos de su área.



Elaborar los programas de facturación por los servicios prestados y permitir el cobro oportuno de los mismos.



Efectuar los cálculos monetarios, valorizando los servicios que presta la Sucursal, sobre la base de las tarifas establecidas, emitiendo la facturación correspondiente.



Programar y controlar permanentemente los procesos de facturación.



Revisar y supervisar las alteraciones detectadas que pudieran surgir en las lecturas, informando a la administración para realizar las inspecciones respectivas.



Enviar en forma oportuna la información de las lecturas a la Sede Central con la finalidad de emitir oportunamente los recibos por los servicios de agua potable y alcantarillado de acuerdo a los procesos establecidos.



Incorporar las modificaciones con relación a la categoría de los clientes dispuestos por las instancias respectivas.



Controlar y verificar la eficiencia y eficacia en la entrega de los recibos.



Organizar y actualizar la segmentación de las cobranzas según zonas geográficas para dinamizar y optimizar la cobranza.



Controlar y supervisar a los centros autorizados para la cobranza regular.



Controlar, supervisar y coordinar el proceso de cobranzas.



Proponer normas, procedimientos y criterios técnicos para el desarrollo de los procesos y actividades bajo su competencia.



Supervisar y controlar la aplicación de las políticas de cobranzas.



Elaborar informes periódicos de los movimientos de la cartera de cobranza.



Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o de carácter especial.



Evaluar el comportamiento mensual de la recaudación efectuada.



Conducir o coordinar las cobranzas morosas.



Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas.



Proponer locales propios o de terceros como centros de cobranza autorizados.



Mantener actualizada la información de los sistemas informáticos implementados.



Cumplir con las disposiciones contenidas en los procedimientos internos.



Vigilar permanentemente las acciones de cobranza de los recaudadores.



Entrega diaria de lo recaudado al responsable de realizar los depósitos en los bancos.



Mantener actualizada y archivada en orden, la información contable.



Elaborar los reportes de las planillas de ingreso a caja en forma diaria.



Elaborar informes periódicos por sistema de los movimientos de la cartera de cobranza.



Realizar acciones de cobranza a grandes usuarios y/o carácter especial.



Recomendar las acciones para mejorar las cobranzas morosas, evaluando periódicamente las medidas adoptadas.



Evaluar el seguimiento y control de las actividades de cobranza, a fin de ejercer acciones inmediatas sobre los usuarios con cuentas nuevas procurando captar el pago evitando así que se conviertan en morosos.



Realizar otras funciones que le asigne el Área Comercial y que sean compatibles con sus funciones.