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Microsoft Project 2013 Isabel Carrión León

Agenda  Introducción  MsProject  Qué es un proyecto  Gestión de Proyectos  Guía de Proyectos  Análisis de las Vistas

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D. Carrión León - Docente

Introducción  Un proyecto es la búsqueda de una solución inteligente al

planteamiento de un problema resuelve una necesidad humana.  El proyecto surge como respuesta a una idea:  Solución de problemas.  Aprovechar oportunidad de negocio.

 Pero la inestabilidad de la naturaleza como:  Entorno Institucional  Normativa legal  Otros factores

 Pueden hacer que un proyecto NO sea factible.

Proceso de preparación y evaluación de proyectos  Tras la formulación de los objetivos de su proyecto, necesita

determinar los pasos que son necesarios para alcanzar esos objetivos, quien se encargará de ellos, teniendo en cuenta planificaciones personales.

Proceso de preparación y evaluación de proyectos  Además de determinar cuando comenzará, cuando finalizará

y cuanto podría costar. Por supuesto, una vez que el proyecto va encaminado, tiene que respondes algunas preguntas acerca de cómo está yendo el proyecto.Y ajustar lo programado cuando algo inesperado ocurra.Y comunicarse con los demás de modo que todos trabajen conjuntamente en el mismo.

Definición  Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un

principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costos, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, por que el objetivo de un proyecto es un evento específico y no rutinario. Al no ser rutinario requiere planificación.

Ejemplos ÁMBITO

EJEMPLOS DE PROYECTOS

Construcción

Edificar una casa Edificar un rascacielos Desarrollo de un centro comercial

Planificación de eventos

Coordinar una fiesta de quince años Desplazarse a una nueva ubicación Apertura de un nuevo negocio comercial Puesta en marcha de una maratón

Desarrollo de productos

Producir un nuevo sistema Creación de un nuevo producto comercial

Publicaciones

Producir una revista mensual Escribir un libro Escribir un manual de usuario

Introducción  QUE ES MICROSOFT PROJECT?  Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las

fases y tareas de un proyecto

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D. Carrión León - Docente

MsProject le permitirá…  Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.  Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.  Obtener la gráfica de red del proyecto.  Imprimir una gran variedad de informes.

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Gestión de Proyectos  Es un cuadro de herramientas y utilidades que le ayudarán a

pronosticar y controlar el efecto de los esfuerzos que su organización emprende.  Se debe llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones:

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Gestión de Proyectos  Realizar un seguimiento de toda la información que conlleva

los requerimientos del trabajo, la duración y los recursos para el proyecto.  Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar y con

un diseño apropiado.

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Gestión de Proyectos  Programar tareas y recursos de manera apropiada y

consistente  Intercambiar información de proyecto con las aplicaciones de

Microsoft Office  Comunicar la información a los recursos y otros

participantes, dado que el administrador del proyecto posee el control del proyecto.

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Cinta Tarea  Presenta las vistas del diagrama.  Cambios en la Fuente  Programación de cada tarea

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Análisis de las vistas

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Diagrama de Gantt  Esta es la vista predeterminada de MSProject, esta vista lista los

detalles de las tareas en una tabla en la parte izquierda de la vista y representa de forma gráfica cada tarea como una barra en el diagrama situado en la parte derecha.  Esta vista es la mas común, cuando se presenta un proyecto a los demás.

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Diagrama de Gantt

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Hoja de Recursos  Visualiza los detalles acerca de los recursos en un formato de

filas y columnas (denominado tabla) con un recurso por fila.

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Uso de Tareas  Sustituirá a la vista Hoja de

recursos, y la Guía de proyectos será actualizada de nuevo.  Esta

vista agrupa los recursos según las tareas a las que han sido asignados.

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Uso de Recursos  Visualiza

las tareas asignadas a cada recurso, agrupándolas.

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Vista Calendario  Esta vista carece de los elementos del diagrama, la estructura de mostrados en

las vistas anteriores.  El nombre de las tareas aparece en los días para los que se ha programado su comienzo, y si una tarea es mas de un día su nombre se extenderá a través de varios días.

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Diagrama de red  Muestra la relación entre las tareas.  Cada recuadro o nodo del Diagrama de red muestra los

detalles sobre una tarea y las líneas que unen los recuadros indican la relación entre las tareas.

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Lista de tareas

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Que es una actividad?  Las actividades de un proyecto son aquellos trabajos en que se

puede dividir el proyecto.  Las actividades deben ser:  Específicas y no generales, es decir buscar el detalle suficiente

sin irnos al demasiado detalle

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EJEMPLO PRACTICO  Titulo: Planificación de una fiesta infantil  Calendario:

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Calendario

Horas

Domingo

Horas no laborables

Lunes-Viernes

8:00AM-4:00 PM

Sábado

Horas no laborables

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INFORMACIÓN PREVIA  Título de su proyecto  Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto

(Receso acádemico, sábados y domingos)  Lista de tareas principales  Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tarea principal)  Determinar la duración de cada tarea y subtarea.

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Ajuste del calendario  Existen 3 calendarios bases en Project:  El Estándar: el día laboral tradicional.  24 horas: no posee horas laborables.  Turno de noche: abarca turno de medianoche de 24H00 a 8H00

con una hora de descanso.  En la cinta Proyecto en grupo de opciones Propiedades

escoger cambiar Tiempo de Trabajo, en esta opción puede cambiar el calendario laboral, usted tiene la posibilidad de cambiar el horario de trabajo para un determinado día de la semana. 26

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Ajuste del calendario

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Ajuste del Calendario  Para realizar cambios en el calendario ya sea en grupo de días

o en un día en especial seleccione la pestaña Semanas Laborables y luego Detalles.

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Introducción de Tareas  Las tareas son los bloques más básicos en la creación de

cualquier proyecto (representan el trabajo a realizar para conseguir los objetivos del proyecto).  Además describen el trabajo del proyecto en términos de secuencia, duración y requerimiento de recursos.

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Introducción de tareas  Para insertar una tarea diríjase a la cinta Tarea y luego

insertar.  Existen dos tipos de tareas: Tareas de Resumen, y Tareas.  Las tareas de resumen son aquellas que contienen varias tareas en detalle. Puede crearlas cuando inserta una tarea principal y en ella estarán contenidas varias tareas en detalle.

Tarea de Resumen Tarea de detalle 30

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Introducción de Tareas  Cada tarea posee un número de ID único, aunque éste no

representa el orden en el que se producen las tareas.

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Estimación de la duración  Es la cantidad de tiempo que empleará para completar la

tarea.  Se puede trabajar con duraciones de tarea que oscilan desde

minutos a meses; pero en el ámbito de proyectos la duración de tarea está en una escala de: horas, días y semanas.  Las abreviaturas consideradas para la duración en un proyecto

son las siguientes:

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Estimación de la duración

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Abreviatura

Aparece

Significado

m

mins

minuto

h

hrs

hora

d

días

día

s

sems

semana

ms

mss

mes

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Definición de duración en Microsoft Project  Microsoft Project utiliza valores estándar de minutos(60

segundos) y horas(60 minutos) para la duración.  Seleccione la cinta Archivo, luego Opciones y en la pestaña

Programación aparecerá el siguiente recuadro:

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Definición de duración en Microsoft Project

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Definición de duración en Microsoft Project  Con un ajuste de 8 horas por día, cuando se especifique una

duración de tarea de dos días será lo mismo que establecer 16 horas.

 Con un ajuste de 40 horas por semana, cuando especifique

una duración de tarea de tres semanas será lo mismo que establecer 120 horas.

 Con un ajuste de 20 días por mes, cuando especifique una

duración de tarea de un mes será lo mismo que establecer 160 horas.

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Introducción de un Hito  Son eventos significativos que suceden en el transcurso del

proyecto. Ej: para conocer cuándo finalizará la fase de Indicaciones sobre el foro del proyecto.  Los hitos están representados como tareas con una duración de cero.  Para insertarlos, diríjase a la cinta tarea y luego a Insertar Hito

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Organización de las tareas en fases  Si se tiene un conjunto complejo de tareas, se deben

organizar en fases, facilitando la visualización del proyecto.  En Microsoft Project las fases están representadas por Tareas

de resumen

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Vincular tareas  Las tareas de los proyectos deberán ser llevadas a cabo en un

determinado orden.  Ej: Antes de que se verifique el correcto funcionamiento del

sitio para el foro, deberá ser completada la tarea de determinar la fecha, hora y lugar. Estas 2 tareas tienen una relación fin a comienzo (llamada también dependencia o vínculo)  La segunda tarea debe producirse después de la primera

tarea; esto es una secuencia

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Vincular tareas  La segunda tarea sólo se producirá si la primera tarea es

completada; esto es una dependencia  Las tareas sólo pueden tener uno de las cuatro tipos de

dependencia de tarea:

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Vincular tareas

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Vincular tareas  Al vincular tareas en Microsoft Project, el tipo de vínculo

predeterminado es de fin a comienzo pero también puede vincular tareas al comienzo o al final.  Por ejemplo:  La Srta. Molina decide que dos tareas del proyecto de Publicidad del Foro, “Diseño de gigantografías y Diseño de Trípticos”, deberían empezar tan pronto que los conferencistas hayan sido seleccionados.

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Vincular tareas  Por tanto, la srta. Molina puede crear un vínculo del tipo de

comienzo a comienzo entre ambas tareas para que comiencen lo antes posible, sin que la tarea sucesora (Tarea que no puede comenzar o finalizar hasta que otra tarea comience o finalice) o comience antes que la predecesora (Tarea que debe comenzar o finalizar antes de que pueda comenzar o finalizar otra tarea).

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Documentar Tareas  Se puede registrar información adicional sobre una tarea en

una nota.  Existen 3 tipos de notas:  Notas de tarea

 Notas de recurso  Notas de asignación

 Las notas de Microsoft Project soportan una amplia variedad

de opciones de formato de texto; incluso puede vincular o almacenar imágenes gráficas y otros tipos de archivos en las notas 44

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Documentar Tareas  EJERCICIO:  Introducir notas de tarea e hipervínculos a documentos con    

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información importante acerca de algunas tareas: Seleccionar el nombre de la tarea 3 Dar un clic en el botón . Escriba el comentario y de un clic en aceptar Al lado izquierdo del nombre de la tarea aparece el icono de nota si ubica el puntero se verá el texto

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Documentar Tareas  A continuación se creará un vínculo  Seleccionar el nombre de la tarea 5  Dar un clic en el botón Insertar Hipervínculo  Aparece el cuadro de Insertar Hipervínculo y escriba en el

cuadro Texto.  Escribir en el cuadro texto del nombre del archivo o página web y dar un clic en aceptar. Al cerrar la página Web se cierra el proyecto.

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Comprobación de la duración del plan  Si se desea conocer el tiempo que se empleará en el proyecto.  Microsoft Project calcula automáticamente la duración total

del proyecto en base a la duración individual de las tareas y en las relaciones de tarea.  Ejercicio: Comprobación duración actual y la fecha

programada para la finalización del proyecto, basándose en la duración de las tareas y las relaciones introducidas:

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Comprobación de la duración del plan  Ir a la cinta Proyecto, luego a la opción Información del

Proyecto.  La fecha de fin no se puede modificar ya que el proyecto ha sido programado tomando como referencia la fecha de comienzo.  Dar un clic botón Estadísticas se muestra La duración es el número de días laborables en el calendario del proyecto entre la fecha de comienzo y la fecha de fin del proyecto, dar un clic en cerrar.

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Recursos  Son las personas, equipamiento y material necesario para

completar las tareas de un proyecto.  Microsoft Project se centra en 2 aspectos:  Su disponibilidad  Sus costos

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Disponibilidad  Determina el momento en el que un recurso específico

influye sobre la ejecución de una tarea y la cantidad de trabajo que puede hacer.

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Costos  Hacen referencia al importe que será necesario pagar a esos

recursos.

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Configuración de los Recursos Humanos  Se tienen dos tipos de Recursos de Trabajo  Recursos de Trabajo.- son las personas y el equipamiento que

realiza el trabajo del proyecto.  Ejemplos:

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Configuración de los Recursos Humanos Recurso de Trabajo

Ejemplo

Persona individual identificada Jon Ganio; Jim Hance por nombre Persona individual identificada Director; Operador de proyector por función o título de trabajo

Grupos de personas con un Moderador; Ataches; Extras objetivo común Equipamiento no deben ser Cámara de video; 600 vatios de necesariamente transportables, luz puede ser un lugar o una pieza de maquinaria

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Configuración de los Recursos Humanos  Ejercicio: Con el mismo archivo Foro.mpp realice lo

siguiente:  Seleccionar cinta tarea opción Ver luego Hoja de Recursos  Seleccionar menú insertar opción nuevo recurso y escribir los siguiente nombres en Nombre del recurso.  Molina Hillins  Camacho Andrés, etc.

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Configuración de los Recursos Humanos  Luego asignar capacidad máxima a:  Ataches 200%  Camacho Andres 50%

 Capacidad máxima.- Permite verificar si se asigna más tareas

de las que puede realizar el recurso.

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Configuración de los Recursos de equipamiento  La configuración es exactamente igual que los recursos

humanos, sin embargo existen diferencias en como programarlo.  Ejemplo: las horas de trabajo al día en la mayoría de los

recursos humanos no superan las 12 horas; pero los equipos pueden funcionar a horario completo

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Configuración de los Recursos de equipamiento  Los recursos de equipamiento se configuran cuando:  Existan varios equipos o personas y el equipamiento estuviese

sobreasignado.  Se desee planificar y realizar un Seguimiento de los costos asociados con el equipamiento.

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Configuración de los Recursos materiales  Los recursos materiales son los artículos de consumo que

serán agotados durante el progreso del proyecto.  En nuestro proyecto del foro el material de oficina es el

recurso material que más nos interesa.

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Configuración de los Recursos materiales  Ejercicio: Introducir información sobre los recursos

materiales  Ubicarse en la siguiente celda de nombre de recurso  Escribir papelería A4.

 En la lista Tipo seleccionar material y presionar TAB  En etiqueta de material escriba hojas de 75 gr..(sólo se aplica a

los recursos materiales)

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Introducción de los Costes del recurso  Casi todos los proyectos poseen el coste, el cual permite

realizar el seguimiento y gestión de la información financiera permitiendo al administrador del proyecto responder a preguntas importantes como:

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Introducción de los Costes del recurso 1. ¿Cuál es el coste total esperado del proyecto, basado en la

estimación de los recursos y la duración de las tareas? 2. ¿Se están utilizando recursos muy costosos que podrían sustituirse por recursos más económicos? 3. ¿Cuál será el importe de un determinado tipo de recurso o tarea durante el transcurso del proyecto? 4. ¿Podremos sobrellevar el pago durante el tiempo estimado de duración del proyecto?

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Introducción de los Costes del recurso  Ejercicio:  Introducir la información del coste de cada recurso humano:  Ubicarse en cada campo de Tasa estándar diferentes valores para

cada recurso:

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Introducción de los Costes del recurso Nombre de recurso

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Tasa Estándar

Hillims Molina

$12.00/h

Karen Márquez

$15.00/h

Electricista

$50/sem

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Ajuste del horario laboral para recursos individuales  El calendario de recurso controla el horario laborable y no

laborable de un recurso, por ello Microsoft Project permite determinar el horario a programar para un determinado recurso.  Los calendarios de recurso sólo son aplicables a los recursos de

trabajo (las personas y el equipamiento) y no a los recursos materiales.  Si existe la posibilidad de que se requiera especificar algunas

excepciones en el horario laboral del calendario, ya sea debido a:

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Ajuste del horario laboral para recursos individuales • Un horario de trabajo flexible • Períodos vacacionales • Otras horas en las que un recurso no se encuentra disponible

para trabajar en el proyecto Ej: tiempo empleado para ir a una conferencia.

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Ajuste del horario laboral para recursos individuales  Ejercicio: Especificación del período laborable y no laborable

de los recursos individuales de trabajo:  Ir a opción Ver, Hoja de Recursos seleccione Hillins Molina

luego a la cinta Proyecto en grupo de opciones Propiedades escoger cambiar Tiempo de Trabajo  Luego en el calendario seleccione los días 29 y 30, en los

cuales no estará disponible

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Ajuste del horario laboral para recursos individuales

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Documentación de Recursos  Permite explicar la razón por la cual un recurso no está disponible  Ejercicio:  Introducir notas de recurso para documentar el motivo por el que un

recurso no se encuentra disponible para trabajar en ciertas fechas  Ubicarse en el nombre del Recurso  Seleccionar botón notas del recurso  Escribir en el cuadro notas de Hillins Molina: “Conferencia en Manta

por lo tanto no estará los días 29 y 30”  Observará que aparecerá un icono de comentario al lado izquierdo

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Asignación de recursos a las Tareas Plan de Trabajo

Asignación de recursos a las Tareas  Permite realizar un seguimiento del proceso del trabajo en la

tarea.  Si se introduce información sobre los costes, se podrá

calcular el coste de la tarea y del recurso de manera automática.

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Asignación de recursos a las Tareas  Ejercicio: Asignar recursos individuales a las tareas  Seleccionar menú ver opción Diagrama de Gantt  Dar un clic en la cinta Recursos y luego en la opción Asignar

recursos aparece un cuadro con todos los recursos creados anteriormente  Ubicarse en la tarea 3 y luego en la lista de recursos seleccionar Molina y dar un clic en asignar, observará que aparece un visto

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Asignación de recursos adicionales a una Tarea  Microsoft Project utiliza un método de programación

denominado programación condicionada por el esfuerzo, significa que el trabajo de una tarea permanece constante independientemente del número de recursos que sean asignados.  Cuando se asigna recursos adicionales a una tarea, la duración

de la tarea disminuye.

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Asignación de recursos materiales a las tareas  Existen 2 formas de tratar el coste cuando asignamos un

recurso material:  Asignar una cantidad de unidades fija del recurso para la

tarea. Microsoft Project multiplicará el coste por unidad de este recurso por el número de unidades consumidas para determinar el coste total.

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Asignación de recursos materiales a las tareas  Asignar una tasa variable del recurso material para la tarea.

Microsoft Project ajustará la cantidad y el coste del recurso según cambie la duración de la tarea.

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Formato e Impresión de un plan Plan de Trabajo

Formato del Diagrama de Gantt  En Project 2010, existen estilos predefinidos para aplicarlos

en su proyecto.  Para ello diríjase a cinta Formato Opción estilos de Diagrama de Gantt.  Seleccione un estilo y aplíquelo a su proyecto.

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Creación de una vista de Diagrama de Gantt personalizada  El diagrama de Gantt consta de 2 partes:  Tabla en la parte izquierda  El Diagrama de barras en una escala temporal en la derecha

(representan las tareas en términos de fechas de comienzo y fin, duración y estado).

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Creación de una vista de Diagrama de Gantt personalizada  Podemos dar formato de dos maneras a las barras del

Diagrama de Gantt:  Dar formato a todas las categorías de las barras de Gantt, a través de la cinta Herramientas de Diagrama de Gantt Formato opción “Estilos de Barra”.

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Creación de una vista de Diagrama de Gantt personalizada  Si selecciona la opción Barra, podrá dar formato a una barra

de progreso en especial, siempre y cuando usted este ubicado en la tarea de dicha de barra.

 Y si selecciona la opción Estilos de Barra podrá dar formato a

cada uno de los componentes del diagrama de manera general. 79

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Creación de una vista de Diagrama de Gantt personalizada  Ejercicio:  En la cinta Tarea opción Ver, seleccione Mas Vistas.

 Escoja Diagrama de Gantt y luego copiar, déle un nombre

como Gantt Personal, luego de clic en Aceptar y en Aplicar, habrá creado una vista.

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Formato del texto en una vista  Se puede aplicar formato de texto a todo el proyecto ó a una

tarea en especial.  Seleccione toda la hoja del proyecto y escoja una fuente y un

tamaño en la cinta Tarea, Opción Fuente.  También puede dar formato directamente a selecciones

individuales de texto.

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Formato e impresión de informes  Los informes son formatos predefinidos destinados a la

impresión de los datos de Microsoft Project.  Microsoft Project incluye varios informes predefinidos de

tareas, recursos y asignaciones que puede editar para obtener la información deseada.

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Formato e impresión de informes  Para obtener los informes de clic en la cinta Proyecto,

Opción Informes.

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Formato e impresión de informes  Hacer clic en Generales y dar un clic botón Seleccionar;

luego seleccione Resumen del proyecto en el cuadro de diálogo Informes generales y dar un clic en seleccionar:  “Muestra un resumen de las tareas, recursos, costes y estados

actuales del plan de proyecto”

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Formato e impresión de informes  Podrá observar que en la barra de estado aparece “Número

de Página de Total de Páginas”, para ver todo el informe dar un clic en el botón de varias páginas  Seleccionar el botón configurar Página en la Vista de

Imprensión.  Seleccionar la ficha encabezado

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Seguimiento del progreso de las tareas  Microsoft Project soporta varias formas de realizar un

seguimiento del progreso dependiendo del nivel de detalle o el control requerido por el usuario, el inversor del proyecto y los demás participantes.  Niveles de seguimiento a considerar en un proyecto:

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Seguimiento del progreso de las tareas  Actualización del trabajo del proyecto según lo previsto.  Actualización del porcentaje completado de cada tarea  Actualización de las fechas reales de comienzo y fin, el

trabajo real y la duración real y restante de cada tarea o la asignación.

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Seguimiento del progreso de las tareas  Actualización del trabajo por período de tiempo; se

actualizan los valores de trabajo real por día, por semana o por otro intervalo.

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Almacenamiento de una línea de base del Proyecto  Lo más importante que un administrador de proyecto debe

hacer es registrar los datos reales y evaluar el funcionamiento del proyecto.  Es por esto que se requiere un plan original, se lo llama “línea

Base”, es un conjunto de los valores importantes de un plan de proyecto, como son la estimación de las fechas de comienzo y finalización y los costes de las tareas, recursos y asignaciones.

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Almacenamiento de una línea de base del Proyecto  Los valores específicos almacenados en una línea de base

incluyen los campos de tarea, recurso y asignaciones, y los campos por fase temporal, a continuación se detallan:

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D. Carrión León - Docente

Almacenamiento de una línea de base del Proyecto Campos de tarea

Campos de recurso

Campos de asignación

Comienzo

Los campos de trabajo y del Comienzo trabajo por fase temporal

Fin

Los campos de coste y de coste Fin por fase temporal

Duración

Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal

Los campos de trabajo y de trabajo por fase temporal

Los campos de coste y de coste por fase temporal

Los campos de coste y de coste D. porCarrión fase temporal León - Docente

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Cuándo se debe almacenar una línea Base?  Cuando se haya desarrollado el plan del proyecto lo más

completo posible.  Cuando todavía no haya comenzado la introducción de los

valores reales, ej: % de trabajo completado.

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Como creo la Línea de Base?  Una vez que haya guardado el proyecto, de clic en la cinta

Proyecto y luego en el grupo de opciones Programación, seleccione Establecer Línea de base, ésta se creará con la fecha en que creo la línea de base.

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Seguimiento de un proyecto según lo previsto  Ahora en la cinta Tarea de clic en Ver opción Gantt de

seguimiento.  Aquí podrá observar la planificación de su proyecto junto con la línea de base creada.  Es aquí donde podrá colocar el avance de cada tarea.

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Seguimiento de un proyecto según lo previsto  Cada tarea puede ser actualizada de acuerdo a la

programación real de la misma, aquí usted puede seleccionar el porcentaje.

 También puede actualizar al proyecto con todas sus tareas con

un avance del 100%, dando clic en la opción Actualizar Proyecto. Este se actualizará a la fecha actual del sistema.

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Seguimiento de un proyecto según lo previsto  Se mostrará la siguiente pantalla.

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Seguimiento de un proyecto según lo previsto  Resultado:  Microsoft Project actualizará el porcentaje del trabajo

completado para las tareas que fueron programadas para comenzar antes el 16 de enero. Además de ver las Barras del Progreso  También aparecen al lado izquierdo de cada tarea una marca de comprobación que han sido completadas.

Tarea completada Tarea completada 97

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Introducción del porcentaje completado de una tarea  Puede colocar un porcentaje exacto de avance a una tarea

específica  En la cinta Tarea en grupo de opciones Programación elegir Actualizar tareas y escribir el porcentaje exacto que ha sido completado en el cuadro de diálogo Actualizar tareas

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Introducción de los valores reales de las tareas  La forma de mantener actualizada la información de la

programación es registrar lo que realmente ocurre con cada tarea del proyecto.  Se puede actualizar los valores reales de comienzo, fin y

duración de cada tarea.  Microsoft Project(MP) utiliza las siguientes reglas:

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Introducción de los valores reales de las tareas  Cuando introduce una fecha de comienzo real de una tarea,

MP trasladará la fecha de comienzo programada para que coincida con la fecha de comienzo real.  Cuando introduce la fecha de fin real de una tarea, MP traslada la fecha de fin programada para que coincida con la fecha real y configura la tarea como 100 por 100 completada.  Cuando introduce el valor del trabajo real de una tarea, MP vuelve a calcular los valores de trabajo restantes de la tarea.

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Introducción de los valores reales de las tareas  Cuando introduce la duración real de una tarea, si es menor que la

duración programada, MP substrae la duración real de la duración programada para determinar la duración restante.

 Cuando introduce la duración real de una tarea que es igual a la

duración programada, MP configura la tarea como 100 por 100 completada.

 Cuando introduce la duración real de una tarea y es mayor que la

duración programada, MP ajusta la duración programada para que coincida con la duración real y configura la tarea como 100 por 100 completada.

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Visualización de la ruta crítica del proyecto  Una ruta crítica es la serie de tareas que se deben de

completar a tiempo antes de la fecha de fin del proyecto.  Las tareas no críticas disponen de una demora, lo que

significa que pueden comenzar o finalizar más pronto o más tarde dentro de su tiempo de demora sin que esto afecte a la fecha de fin de un proyecto.

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Visualización de la ruta crítica del proyecto  Ejemplo:  Visualizar la ruta crítica del proyecto.  Seleccionar Ver opción Mas vistas, escoger Gantt detallado y

dar un clic en aplicar

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Vista Gráfico Recursos  La vista Gráfico de recursos muestra de forma gráfica la

información acerca de la asignación, el trabajo o el costo de los recursos en relación con el tiempo.

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Vista Gráfico Recursos  La vista gráfica de recursos se utiliza para:  Ver los recursos que están sobreasignados y la magnitud de la

sobreasignación.  Averiguar cuántas horas está programado que trabaje cada uno de los recursos.  Ver el porcentaje de utilización al que se encuentra cada uno de los recursos.  Determinar cuánto tiempo disponible tiene un recurso para realizar trabajo adicional.  Revisar los costos de los recursos.

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Conclusión  De esta manera planificar un proyecto puede ser muy

sencillo, el planificador tiene la responsabilidad de hacer el seguimiento a todo el proyecto y presentar las variaciones que este presente, de esto depende el éxito de un proyecto.

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