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• Daniel Cicogna

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¿Microsoft Excel o Microsoft Project? Por qué Microsoft Office Project 2007 es más fácil y más efectivo para administrar proyectos Resumen: Si usa las herramientas adecuadas, el administrador de proyectos tiene una clara ventaja al momento de desarrollar planes y calendarios y comunicar el estado del proyecto. Este informe explica las ventajas de utilizar Microsoft Project 2007 en lugar de Microsoft Excel para planificar, programar y administrar proyectos. Microsoft Office Project 2007 se diseñó para ayudar a administrar los componentes clave de los proyectos utilizando herramientas integradas de planificación, seguimiento, análisis y comunicación. Microsoft Project 2007 es una herramienta de avanzada para administradores de proyectos, diseñada específicamente para aumentar la eficacia y productividad en las actividades vinculadas a la administración de proyectos. Microsoft Office Excel es una herramienta muy potente, pero está pensada para ayudar en la creación, el formateo y la comunicación de información que puede presentarse en hojas de cálculo.

Introducción Para garantizar el éxito de un proyecto, un importante primer paso en su administración es comprender la triple restricción a la que está sujeto cualquier proyecto (alcance, costo y tiempo). Administrar estas restricciones puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. De hecho, el informe Chaos 2004 de Standish Groups encontró que el 53% (de los proyectos) experimentan dificultades (demoras, costos por encima del presupuesto o insuficiencia de funciones y características necesarias). Administrar esta triple restricción es simple si se utiliza Microsoft Project 2007. El programa se diseñó para calcular automáticamente y luego recalcular el plan del proyecto sobre la base de información nueva o modificada con respecto al alcance, el tiempo y los recursos. Presentar estos pronósticos claramente a las partes interesadas es fundamental. Con Project 2007, es fácil representar gráficamente los planes actuales y cualquier cambio en relación con ellos, para que así los administradores y miembros del equipo puedan elegir el mejor curso de acción. Muchos administradores de proyecto utilizan Microsoft Excel para administrar información de los proyectos, tal como fijar cronogramas o registrar la asignación de tareas, y no saben cuándo utilizar Microsoft Project 2007. Un motivo importante es la familiaridad con las

herramientas adecuadas para el trabajo y comprender cuándo cambiar de herramienta. Cuando la información de los proyectos que se debe administrar tiene que ver con el alcance (etapas, tareas, hitos, entregables), los plazos (calendarios y fechas límite) y los recursos (asignaciones, esfuerzos, disponibilidades, costos), es momento de utilizar Project en lugar de Excel. Project se diseñó específicamente con herramientas potentes y fáciles de utilizar para asegurar que usted tenga éxito al administrar cualquier tipo de proyecto, ya sea grande o pequeño. Una vez que esté familiarizado con Project 2007, utilizar Excel para administrar información de proyectos no tendrá sentido, dado que Project 2007 se creó para aumentar la productividad y eficacia de los administradores de proyecto inmediatamente. Las dificultades más importantes que enfrenta con Excel son:

 El cálculo de los datos en los niveles de proyecto y de grupo de tareas se realiza





 Es más difícil crear y mantener las etapas, las tareas y los hitos.  La creación y el mantenimiento de calendarios y fechas de entrega del proyecto no



 La asignación de recursos y costos a las tareas no es automática ni específica del



 La

no





administrar



 





generalmente de forma manual.

son fáciles ni dinámicas. proyecto. asignación de recursos, plazos y alcances automáticamente. No cuenta con herramientas específicas para efectivamente. Es difícil apreciar el efecto residual de las demoras. No cuenta con ninguna función que permita calcular el de recursos. No cuenta con informes predefinidos específicos del partes interesadas.

se

puede los

actualizar cambios

impacto de la disponibilidad proyecto para las distintas

Crear un calendario general Microsoft Project le permite al administrador de proyecto no sólo crear un calendario general sino también llevar el proyecto a través del ciclo de vida de planificación, seguimiento y confección de informes. Además, si usted tiene un plan en Microsoft Excel, es simple importarlo a Microsoft Project usando las guías pormenorizadas de Microsoft Project para convertir las columnas del archivo de Microsoft Excel en columnas del proyecto. Luego la lista de tareas guardada en Microsoft Excel se podrá convertir en las etapas, las tareas y los hitos que definen el alcance del proyecto, lo que se conoce como la estructura de desglose del trabajo o WBS (Work Breakdown Structure). Microsoft Project 2007 cuenta con las herramientas necesarias, que son fáciles de usar, para fijar y mantener con rapidez

la WBS. El siguiente paso es establecer una escala de tiempo, donde se defina la duración de las tareas y las dependencias o los vínculos. Para completar el calendario hay que identificar y asignar los recursos. Una vez hecho esto, las relaciones entre las tareas pueden representarse en forma de gráficos o informes, que pueden compartirse fácilmente. Algunas de las herramientas más importantes con las que cuenta Microsoft Project y que Microsoft Excel no incluye son las siguientes:





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Permite fijar con rapidez las etapas, tareas e hitos del proyecto. Permite definir fácilmente la duración de las tareas y sus relaciones. Permite identificar y asignar recursos claramente, y coordinar la carga de trabajo. Permite tener acceso rápido a información relevante del proyecto y compartirla. Permite crear sin mayor esfuerzo informes personalizados para mantener al equipo del proyecto informado y unido.

Con Microsoft Project también es posible:





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Importar datos desde Microsoft Excel o Outlook. Iniciar un plan utilizando las plantillas de proyecto prediseñadas. Contraer o expandir planes para mostrar el grado de detalle necesario. Hacer clic y arrastrar para cambiar la duración de las tareas. Mantener notas sobre información importante de las tareas. Realizar análisis hipotéticos con la anulación de nivel múltiple. Concentrarse en las tareas de las que dependen la finalización del proyecto y la ruta crítica.  Determinar qué factores inciden sobre las fechas del proyecto y realizar fácilmente un seguimiento hasta llegar al origen de los problemas.

Además de la posibilidad de importar archivos de Microsoft Excel, Microsoft Project le ofrece al usuario dos alternativas para crear o iniciar un nuevo proyecto. En primer lugar, los cronogramas de proyecto pueden crearse a partir de plantillas. Además de las plantillas predefinidas de Microsoft Project y de las que están disponibles en Office Online, existe la posibilidad de crear plantillas personalizadas. Utilizar plantillas permite ahorrar tiempo y asegura coherencia y estandarización en toda la organización. La segunda modalidad consiste en crear un plan desde cero utilizando las potentes herramientas de planificación que Microsoft Project 2007 tiene para ofrecer. Para crear planes efectivos y dinámicos utilizando Microsoft Project siga estos cinco pasos:



1. Ingrese la WBS (etapas, tareas e hitos) en la columna de nombres de tareas. 2. Realice un esquema de las tareas (agregando o quitando sangría) para reflejar la jerarquía de la WBS (tareas más importantes, menos importantes y subtareas). 3. Estime la duración (o los plazos tarea por tarea). 4. Estipule las dependencias o vínculos entre las tareas para establecer el flujo de actividades. 5. Asigne recursos (y costos si corresponde).

A diferencia de lo que ocurriría en Microsoft Excel, cualquier tarea cuya duración sea cero aparecerá en Microsoft Project señalada automáticamente como un hito. Un hito es un punto de referencia que indica un acontecimiento importante en un proyecto, y que se utiliza para supervisar su avance. Por defecto, los hitos aparecen como rombos en el diagrama de Gantt, según se indica en el ejemplo anterior al final de cada etapa (grupos de tareas). Existen muchos métodos y modelos diferentes para calcular duraciones, pero ninguno es completamente preciso. En Microsoft Excel habría que crear fórmulas para observar la duración total del proyecto o la duración total por etapa o por partes más importantes. Con Microsoft Project, el usuario puede establecer un calendario base y calcular cada tarea cargando su duración en la columna correspondiente. A su vez, Microsoft Project calculará la duración total del proyecto y de las etapas, sin tener que recurrir a la construcción de fórmulas. En Microsoft Project es posible crear fácilmente dependencias entre tareas, que también se denominan relaciones entre las actividades o conexiones de tareas. Entre las dependencias que pueden establecerse podemos mencionar la secuencial (entre la finalización de una tarea y el inicio de la siguiente), la de concurrencia y la de superposición. Una vez que las relaciones entre las tareas y sus duraciones están estipuladas, Microsoft Project 2007 calcula automáticamente el calendario. Además, genera un calendario dinámico que puede recalcularse automáticamente a medida que se vaya modificando el plan. Una nueva herramienta extraordinaria de Project 2007 es la de “mostrar cambios resaltados” que destaca cómo repercutirá un cambio sobre la totalidad del plan, para que usted pueda decidir si mantendrá o anulará dicho cambio. Además, Project 2007 calcula la ruta crítica, que se puede ver fácilmente por medio de filtros, resaltados, grupos o formatos. En Microsoft Excel esto implicaría realizar muchos cálculos complejos y separados para determinar la ruta crítica de todo el cronograma.

¿Pero qué es una ruta crítica? Es un conjunto de tareas del que depende la fecha de finalización del proyecto en general. En cualquier red de proyectos individuales, existe una secuencia de tareas que determina la duración del proyecto. Cualquier falla que impida comenzar a tiempo una tarea situada en la ruta crítica hará que el proyecto finalice después de lo planificado. La ruta crítica se ilustra aquí utilizando el resaltado rojo y los segmentos rojos en el diagrama de Gantt.

Microsoft Project permite a los usuarios administrar los costos y los recursos mediante la definición de los recursos locales del proyecto y de la información relacionada respectiva en una vista o ventana nuevas. A su vez, la herramienta de asignación de recursos de Microsoft Project se utiliza para añadir recursos a las tareas, lo que incluye la posibilidad de asignar varios recursos a una única tarea o varios recursos a varias tareas. En Microsoft Excel este es un proceso engorroso que incluye la creación y vinculación de hojas de cálculo.

Comunicar los datos del cronograma del proyecto Microsoft Project tiene más capacidades y funciones que las disponibles en Microsoft Excel y que pueden utilizarse para presentar información del proyecto a las diferentes partes interesadas según sus necesidades. Es fácil mantener informados a los interesados mediante las siguientes capacidades de Microsoft Project:



 Utilizar las vistas que correspondan para mantener informadas a las diferentes



 Controlar con tablas predefinidas la información que se presentará  Usar filtros para concentrarse en información específica  Agrupar la información para lograr una comunicación y toma de decisiones



 Resaltar celdas para transmitir más información  Analizar los datos del proyecto e informar sobre ellos mediante informes y gráficos

partes interesadas

efectivas

profesionales

Utilizar Microsoft Excel implicaría realizar numerosos pasos para generar las vistas que están a un solo clic de distancia en Microsoft Project. Existen muchas vistas prediseñadas en Microsoft Project, pero también es posible crear otras vistas personalizadas. Algunas de las vistas son las siguientes: Diagrama de Gantt: Indica las fechas de comienzo y finalización de las actividades o tareas y las duraciones esperadas. El diagrama de Gantt es la vista predeterminada y el principal formato de informe en Microsoft Project. Diagrama de red: Muestra las tareas como cuadros. Allí donde están anidados, eso indica la jerarquía de las tareas, para representar más claramente la dependencia entre ellas. Vista de calendario: Muestra las tareas del proyecto en un formato de calendario, donde el segmento que representa una tarea se extiende durante los días o semanas que debe durar según el cronograma. Microsoft Project incluye también muchas vistas prediseñadas para los recursos. La vista de uso de recursos muestra las tareas y los momentos de utilización de cada recurso. Los histogramas de recursos muestran datos sobre la utilización de los recursos. Sería posible pero muy trabajoso crear estas vistas en Microsoft Excel. La herramienta de informes visuales aprovecha las capacidades de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar gráficos y diagramas con datos tomados de Microsoft Project. El usuario puede definir plantillas de informes personalizadas o elegir de una lista de plantillas de informes prediseñadas y personalizables. Los informes pueden compartirse con otros usuarios de Microsoft Project. Para controlar aún más la información que se transmite a las diferentes partes interesadas, pueden usarse tablas y filtros. Los filtros son una manera fácil de focalizarse y concentrarse en una serie de tareas para una comunicación más efectiva. En lugar de filtrar las tareas, o junto con esto, agrupar las tareas facilita reorganizar la información para aumentar la capacidad de analizar o comunicar información. Microsoft Project cuenta con una serie de vistas, tablas, filtros, grupos e informes prediseñados específicamente para que los administradores de proyecto sean más productivos desde el primer momento, sin tener que invertir tiempo extra ni hacer personalizaciones como si utilizaran Microsoft Excel.

Seguimiento y análisis del calendario del proyecto Microsoft Project puede utilizarse también para realizar el seguimiento y análisis del avance de los proyectos. En Microsoft Project, una vez que un cronograma optimizado se ha aprobado, es posible guardar una copia del plan original mediante la definición de una línea de base. En Microsoft Excel esto requeriría rellenar manualmente columnas adicionales para definir la línea de base. Con Project, una vez que se ha fijado la línea de base, las restricciones del proyecto se administran mediante la comparación del plan en marcha con la línea de base guardada. Los administradores pueden entonces realizar un seguimiento del progreso, identificar problemas y llevar a cabo acciones correctivas utilizando las herramientas prediseñadas con las que cuenta Microsoft Project. Por ejemplo, un administrador de proyectos puede actualizar fácilmente una tarea utilizando el cuadro de diálogo Update Tasks. Los resultados pueden analizarse luego en una vista de diagrama de Gantt que ya está personalizada para fines de seguimiento. Esta vista muestra tanto los segmentos del diagrama de Gantt de la línea de base, en color gris, como los del plan actual, en color rojo para las tareas de la ruta crítica o en color azul para las que no son críticas. Estas herramientas se incluyen en Microsoft Project para que los nuevos usuarios puedan aprovecharlas rápida y fácilmente, a la vez que brindan a los usuarios más avanzados la posibilidad de ahondar cuando sea necesario. En comparación, en Excel no existen herramientas como estas para administrar así la información de los proyectos. Crear y dar formato a hojas de cálculo personalizadas para obtener lo mismo sería bastante trabajoso y no tendría garantías de éxito.

Conclusión Comprender cuándo recurrir a Microsoft Office Project 2007 y utilizar la herramienta adecuada le brinda al administrador de proyectos una clara ventaja. Cuando la información de proyectos que se debe administrar tiene que ver con el alcance (etapas, tareas e hitos), los plazos (cronogramas, fechas límite y ruta crítica) y los recursos (asignaciones, esfuerzos, costos), y la necesidad de comunicar esta información efectivamente, es señal de que es momento de utilizar Microsoft Project. Esta ventaja se mantiene a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, ya que Microsoft Project no sólo facilita la planificación, sino también la comunicación, el seguimiento y el análisis de los datos del proyecto. Microsoft Project es la mejor herramienta para ayudar a administrar proyectos, porque se diseñó específicamente con este fin y cuenta con herramientas fáciles de usar que brindan un aumento inmediato en la productividad.

Sobre el autor: Keith Wilson es consultor ejecutivo y superior en Project Management Practice Inc. www.pmpractice.com