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• Cintia Rros

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Código: HSEQ-GEN1-F-4 Versión: 1 Fecha: 28/07/2017 Página 1 de 1

CONFIPETROL MATRIZ DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

RUC 20357259976

El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

Todo el Personal

Contratistas Subcontratistas Proveedores Otros grupos de interes o visitantes segun aplique

En el momento de la Inducción o re inducción y según sea aplicable, debido a mantenimiento o cambios en el Direccionamiento Estratégico.

- Inducción o re inducción - Comités - Reunión General o de proceso - Manual de Sistema Integrado de Gestón - Pagina web - Publicación en cartelera o similar - Correo Electronico

- Declaracion firmada - Acta de reunión o formato de asistencia a capacitación o entrenamiento - Lista de asistencia - Publicación en cartelera o similar

Presidente Vicepresidentes Gerentes Representante del SIG ante la Presidencia

Todo el personal

N.A

Anual o acorde a los tiempos establecidos.

- Comités - Reunión General o de proceso - Correo Electronico

Satisfacción del cliente

Gerentes de O&M Líder de Proceso

Presidencia Desarrollo de negocios Proyectos Representante del SIG ante la Presidencia

N.A

Anual o cuando contractualmete se estipule

- Correo electrónico o copia física. - Comités Gerenciales

- Correo electrónico o copia física o acta de comité.

Quejas o reclamos

Interventor del contrato o representante del cliente o cualquier otra parte de interes.

Coordinador o Residente de O&M Gerentes de O&M

N.A

Cuando ocurra el evento.

Comunicado Formal por parte de la parte de interes - Formato de quejas y reclamos.

- Correo certificado o reporte en la bandeja de entrada del líder del proyecto o gerente de O&M

Manejo del cambio

Responsable del Cambio

Todos los procesos según el alcance y afectación del cambio.

Todos los grupos de interes según afectación del cambio

Cada vez que se realice el cambio

- Reunión de trabajo - Comites - Correo Electrónico - Formato para gestion del cambio

- Acta de reunión - Correo Electrónico - Registro de aprobación del Cambio (firmado)

Desviación del presupuesto analizado por lineas del mismo.

Control de Costos

Presidentes Vicepresidentes Gerentes Representante del SIG ante la Presidencia

N.A

Mediante el comité de costos de contratos o en reuniones individuales

- Reunión de trabajo - Correo Electrónico - Comité de Costos

- Acta de reunión - Lista de asistencia - Correo Electrónico

Respuesta a peticiones, quejas y reclamos

Gerentes y/o Vicepresidente

A la parte interesada que solicita

Dentro del tiempo razonable según sea la criticidad de la misma

- En formato de comunicado interno o Correspondencia formalmente radicada

- Comunicación interna enviada (Correo Electonico) - escrita - Acuse de recibo formal

Respuesta a notificaciones de las Autoridades, instituciones del Estado tales como Ministerios, Sunat, entre otros

Representante Legal o su delegado Juridico

Área Juridica

Entidad del estado que lo solicite.

Cuando se presente

- En formato de Correspondencia formalmente radicada

- Recibido de la Correspondencia formalmente radicada

Llamado a Descargos

Gerente de TH y/o Juridica Laboral

Pesonal involucrado o testigos de los hechos objeto de investigacion

N.A

Acorde a la solicitudes de los jefes inmediatos

- Comunicado Interno

- Recibido del Comunicado Interno - Acta de descargo

QUE SE COMUNICA ?

QUIEN LO COMUNICA ?

GESTION GERENCIAL

PROCESOS Y SUBPROCESOS

EXTERNO

Presidente Vicepresidentes Direccionamiento Estratégico (Misión, visión, Gerentes política, objetivos, indicadores, estrategias, Representante del SIG ante la Presidencia Mapa de Procesos, interaccin de procesos y Líder de Proceso y/o Funcionarios con caracterizacines) personal a cargo Personal HSEQ

Acciones y/o compromisos de la Revisión por la Dirección y/o Inspecciones Gerenciales

GESTIÓN GERENCIAL

COSTOS DE COSTOS

GESTION GERENCIAL

INTERNO

JURIDICA

Al solicitante

Acta de reunión o formato de asistencia a capacitación o entrenamiento - Registro de inspeccion gerencial - Folleto o Boletín informativo - CAS y Correo electrónico

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El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

QUIEN LO COMUNICA ?

OPERACIÓN & MANTENIMIENTO

PROCESOS Y SUBPROCESOS

MANTENIMIENTO, OPERACIÓN, REPARACIONES MAYORES

INTERNO

EXTERNO

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

- Reunión. - Correo electrónico.

- Actas de reunión - Correos enviados por vicepresidencia

Legalización y emisión de acta de inicio y finalización

Gerente de O&M Lider de O&M en el Contrato

Recursos humanos, Comercial, Compras, HSEQ y Contabilidad

N.A

Cuando sea aplicable

Plan de HSEQ del contrato o proyecto actualizado

Gerente de O&M y/o Lider de O&M en el Contrato y/o Profesional HSEQ

Todo el personal del contrato y Proceso HSEQ-RSE Corporativo

En el Caso que el cliente requiera se radica

Al inicio del contrato o al momento que se genere una actualizacion.

Necesidad de Materiales y equipos para el desarrollo del proyecto, reembolsables y recobrables

Gerente de O&M Lider de O&M en el Contrato Responsable Administrativo

Responsable de Compras y Contratacion Responsable de Logistica

N.A

Con la solictud del cliente Con la generacion de necesidad Una vez cumplidos los tiempos estipulados en programacion

- Formato de Requisición. - Registro RQ en SAP

- Registro de Requisición firmado - Seguimiento SAP

Reportes de gestión del proyecto

Jefe de Area

Vicepresidente de O&M Cliente y/o representante Interventoria

Mensual o por acuerdo contractual

- Correo electrónico. - Reunion con los interesados

- Informe - Lista de asistencia

Reporte de actividades

Jefe de Área

Gerente de O&M Vic. de O&M Cliente y/o representante Interventoria

N.A

De acuerdo a la fecha establecida por cada jefe de área

- Correo electrónico. - Reunion con los interesados

- Informe - Lista de asistencia y/o Acta

Reportes técnicos u operacionales(avance del PDT, reporte de actividades, prod. No conforme, etc)

Supervisor de área

Gerente de O&M Vic. De O&M

Cliente y/o representante Interventoria

De acuerdo a la frecuencia establecida

- Correo electrónico. - Reunion con los interesados

- Informe - Lista de asistencia - Acta o radicado ante el cliente

Informes de planificación (Programación de los servicios, reportes de impedimientos de ejecucion de mantenimientos, emergencias)

Supervisor de área Resposnable de HSEQ

Lider del Contrato Gerente O&M Res. Procesos según corresponda

Cliente final o Representante Interventoria

De acuerdo a la frecuencia y dentro de las 24 hrs del suceso

- Correo electrónico. - Reunion con los interesados - Reporte escrito

- Informe - Lista de asistencia - Acta o radicado ante el cliente

Informe de Seguimiento de Estado del proyecto

Gerentes de O&M Vicepresidente de O&M

Todos los procesos según el alcance

N.A

De acuerdo a la frecuencia establecida

- Reunión de comité operativo

- Acta de Reunión - Lista de asistencia

- Reunión con los interesados. - Acta de las reuniones - Boletin - Registro de Asistencia - Comunicado Interno o - Radicado de correspondencia externa Correspondencia externa ( Clientes)

- Técnica del semáforo Sticker o cartón rojo: No conforme Sticker o cartón Amarillo: Pendiente Sticker o cartón Verde: Conforme - Correo electronico

- Formato Falla de Control - Formato de No conformidad - Formatos de Inspección y/o ensayo - Protocolos de Prueba - Identificación física del producto según aplique - Inspecciones preoperacionales

Estado de inspección o ensayo del producto y servicio suministrado, incluye producto suministrado por el cliente para procesos de O&M

Resp. de Almacen Tecnicos Supervisor de área

Todo el Personal

Cliete o su representante Interventoria

Según sea aplicable

Indicadores y KPI contrato

Jefe de Area Profesional HSEQ

Coord. de O&M Gerente de O&M Vic. de O&M

Cliente o su representante

De acuerdo a la frecuencia establecida

- Reunion de seguimiento KPI - Informe de IMC - Correspondencia externa ( Clientes)

- Acta de Reunión - Lista de asistencia - En el caso que el cliente registro Radicado

Resultado de verificación y/o calibracion de equipos de Inspeccion, medicion y ensayo

Logistica

Todo el Personal

N.A

Cuando se envia el certificado de Calibración

- Certificado e informe de calibracion y mtto

- Certificado e informe de calibracion y mtto - identificación física del equipo

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RUC 20357259976

El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

QUIEN LO COMUNICA ?

PROCESOS Y SUBPROCESOS

INTERNO

EXTERNO

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

Proveedores seleccionados y calificados

Responsable de Compras

Lider del Proceso

Proveedor seleccionado

Cada vez que se ingrese un nuevo proveedor

Registro de Inscripción, selección de proveedores

- Informes y Estadísticas - Lista de proveedores aceptados y calificados

Solicitud de requerimiento de compra

Líderes de Proceso

Responsable de Compras

N.A

Cada vez que se genere una RQ

Generación de RQ

- Formato de RQ

Seguimiento al requerimiento de Compra

Responsable de Compras

Lideres de Proceso

N.A

De acuerdo a las frecuencias establecidas en el procedimiento de Compras y Contratación

- Pagina web SAP - Mediante Correo Electronico

- Registro de Seguimiento a proveedores

Resultados Evaluación de Proveedores

Responsable de Compras

N.A

Proveedor

Anualmente o según sea aplicable

- Carta o informe escrito - E-mail - Reunión o visita

- Copia carta - Acta de reunión

Cronograma de mantenimiento, pólizas, seguros

Responsable de Logistica

Responsable de Compras Lider de O&M Usuarios

N.A

Según sea aplicable

- Solicitud de RQ de mantenimiento

Estado de vehículos

Responsable de Logistica

Jefe de Area, Lider de Logistica Gestor Administrativo

N.A

Según sea aplicable

- Solicitud por correo electrónico

- Respuesta de viabilidad por correo electrónico.

Periodicidad de la verificación y mantenimiento equipos

Custodio Responsable de Logistica

Responsable o encargados del mantenimiento

N.A

Según frecuencia

Programa de mantenimiento

- Programa de mantenimiento publicado - Listas de chequeo equipos - INVControl

Programa general de Mtto de infraestrucutra e instalaciones

Responsable de Logistica

Responsable de de O&M Responsable de Logistico

N.A

Anualmente

- Programa general de mantenimiento

Registro de Inpecciónes de Infraestrucutra o Mantenimientos generados

Necesidades de personal y/o vacantes

Gestor Administrativo

Dir de Talento Humano

Publiación de vacantes en servicio publico de empleo

Según sea aplicable

- Diligenciamiento de Formato Solicitud y aprobación de empleo - Correspondencia certificada o correo electrónico

- Registro de solicitud y aprobación de empleo - Roles y Responsabilidades

Vacantes

Gestor Administrativo

Todo el personal

Comunidad de interés

Según sea aplicable

Página web Comunicado escrito

- Registro de visita por usuario - Control de Correspondencia

Roles y Responsabilidades

Líder de proceso Jefe Directo

Nuevo empleado

N.A

Con el ingreso de un nuevo empleado y por cambio en los roles y responsabilidades

- Registro de roles y responsabilidades en medio físico.

- Registro de Recibido de R&R

Recursos del personal que ingresa

Lideres de proceso Jefe Inmediato

Dir. de Talento Humano

N.A

Con el ingreso de un nuevo empleado

- Copia física del registro

- Registro del reporte de ingreso - Registro entrega de dotación - Registro asignación de equipos

Contrato, otros si y cartas de preaviso

Lider de Talento Humano

Empleados

Cliente cuando aplique

Con el ingreso de un nuevo empleado o cualquier cambio en contrato

- Copia física del contrato u otros sí, cartas de preaviso

- Firma de contratos, otro si, cartas de preaviso.

Inducción General y HSEQ

Responsable de Talento Humano o lideres de proceso o responsable de HSEQ

Nuevo empleado

Visitantes Contratistas

Con el ingreso de un nuevo empleado, de un visitante o contratista de acuerdo a la frecuencia definida

- Reunión de Inducción o re inducción - Registro de Inducción a visitantes y/o contratistas

- Lista de Asistencia y E valuación

Retiro voluntario de personal

Persona que se retira

Jefe Directo Gestor Administrativo Dir. de Talento Humano

N.A

Mismo día del retiro

- Carta de retiro

- Carta recibida por líder de proceso

COMPRAS Y CONTRATACIÓN

GESTION ADMINISTRATIVA

LOGISTICA DE CONTRATOS

TALENTO HUMANO

- Registro de RQ

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GESTION ADMINISTRATIVA

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El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

TALENTO HUMANO

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

INFORMATICA Y TECNOLOGIA (IT)

CONTABILIDAD Y TRIBUTARIA

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

QUIEN LO COMUNICA ?

PROCESOS Y SUBPROCESOS

INTERNO

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

Renuncia voluntaria, terminación de contrato, desvinculación con justa causa.

- Formato Paz y Salvo

Registro Paz y Salvo, copia física. Certificación laboral Exámenes médicos de egreso o renuncia a los mismos Carta de renuncia Actas de descargos Liquidación por nómina

Cada que ingrese o retire una persona

- Intranet - Publicacion en cartelera

- Datos de personal en caso de Emergencia.

Anualmente

- Reunión

- Informe de Clima laboral

EXTERNO

Paz y Salvo

Líder de proceso o Jefe de Area o Jefe Directo

Lider de Talento Humano, Gestor Administrativo, Líder de Proceso, Contabilidad

Listado de empleados en caso de emergencia (MEDEVAC)

Gestor de Talento Humano Gestor Advo en contratos Resp. HSEQ en contratos

Todo el personal

Clima laboral

Gestor Administrativo

Lideres de Proceso y por área

Desempeño del Personal

Dir. de Talento Humano lideres de procesos Jefes Directos

Evaluado

N.A

De acuerdo a metodologia establecida

- Reunión

- Registro de evaluación de desempeño.

Necesidades de Capacitación

Lideres de proceso Resp. HSEQ

Dir. de Talento Humano Gestor de Capacitacion

N.A

Anualmente y cuando se requiera

- Formato de solicitud de entrenamiento

- Correo electrónico - Registro de solicitud de entrenamiento

Programa de Capacitación

Gestor de Capacitacion Gestor Advo Resp. HSEQ

Todo el Personal

N.A

De acuerdo a necesidad

- Correo

- Programa de Capacitación - Lista de Asistencia

Ejecución de Capacitación

Empleado

Jefe Directo Responsable de Capacitaciones

N.A

Cada vez que se ejecute capacitación

- Correo certificado - Correo electrónico

- Certificados de Capacitación - Lista de Asistencia o registro de ejecución de capacitaciones

Necesidades de mantenimiento o adquisición equipos, software, licencias

Lideres de proceso

Responsable de IT

N.A

Según sea aplicable

- Formato de Estado de equipos - Formato de RQ

- Registro de Estado de Equipos - Registro de RQ

Estado de equipo

Todo el personal

Responsable de IT

N.A

Según sea aplicable

- Formato Estado de equipos

- Registro Estado de equipos.

Cronograma de mantenimiento, pólizas, seguros

Lider de IT

Gestor de Compra Aux. IT

Según sea aplicable

- Solicitud de RQ de mantenimiento

Solicitud de desarrollo de aplicaciones

Líder de Proceso

Responsable de IT

N.A

Según sea aplicable

- Solicitud por correo electrónico

- Respuesta de viabilidad por correo electrónico.

Impuestos Nacionales y Distritales

Auxiliar Contable / Lider Contable

N.A

Revisor Fiscal / Autoridades Peru / Entidades Financieras

Mensual - Bimensual y Anual

- Magnético

- Soporte Magnético

N.A

N.A

- Registro de RQ

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CONFIPETROL MATRIZ DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

RUC 20357259976

El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

QUIEN LO COMUNICA ?

INTEGRADO DE GESTION

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PROCESOS Y SUBPROCESOS

INTERNO

EXTERNO

HSEQ, RSE

HSEQ, RSE

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

Estados Financieros

Contador

Presidente

Revisor Fiscal /Entidades Financieras / Entidades de Control /Clientes/ Socios

Periódicos - Mensualmente Definitivos - Anualmente

- Correo Electonico, actas o informes

- Informe de Estados Financieros

Pagos pendientes

Desigando contable Contable

N.A

Proveedores y Entidades Financieras

De acuerdo a frecuencia establecida

- Telefónicamente - Pagina web

- Factura - Transacciones

Responsabilidad y Autoridad - Estructura organizacional

Gerente Administrativo

Todo el Personal (Empleados, temporales)

Contratistas, según aplique

En el momento de la Inducción y según sea aplicable, debido a cambios.

- Inducción o reinducción - Comité Operativo - Reunión General - Publicación Intranet

- Plan de Inducción - Acta de comité - Lista de Asistencia - Formato de Divulgación

Soportes pago de Nómina

Profesional de Nomina

Talento Humano / Colaboradores / Clientes Gestor Administrativo

N.A

Mensual y Quincenal

- Magnético - Intranet - email

- Soporte Magnético

Pago de Aportes Parafiscales

Profesional de Nomina

Recursos Humanos / Colaboradores Gestor Administrativo

Clientes

Mensual

- Magnético - Intranet - email

Mapa de procesos, Interacción de los procesos y caracterizaciones

Presidente Representante de la Dirección Líderes de Proceso

Todo el Personal

Contratistas Subcontratistas Proveedores Otros grupos de interes o visitantes segun aplique

En el momento de la Inducción y según sea aplicable, debido a mantenimiento o cambios en el Direccionamiento.

- Inducción o re inducción - Comité HSEQ u otros procesos - Reunión General - Manual de Inducción - Pagina web - Publicación en cartelera o similar

- Acta de reunión - Lista de Asistencia - Publicación en cartelera o similar

Políticas y Objetivos de HSEQ. Induccion en HSEQ

Presidente Representante de la Dirección Líder de Proceso Líder Calidad y Gestor Documental

Todo el Personal

Contratistas Subcontratistas Proveedores Otros grupos de interes o visitantes segun aplique

En el momento de la Inducción y según sea aplicable, debido a mantenimiento o cambios en el Direccionamiento.

- Inducción o re inducción - Comité HSEQ - Reunión General - Intranet - Publicación en cartelera o similar

- Acta de reunión - Lista de Asistencia - Publicación en cartelera o similar

Requisitos básicos legales y de otra índole para el SIG

Todos los Procesos

Todo el Personal

Contratistas Subcontratistas Proveedores

Al inicio de contratos y en SIGI. En el momento de la Inducción y según sea aplicable, debido a cambios en la legislacion.

- Inducción o re inducción - Comité HSEQ - Reunión General - Página web

- Acta de reunión - Lista de Asistencia - Manual de Inducción - Recibido del Cliente del Plan de HSEQ

Inspecciones Gerenciales y otras en HSEQ

Gerentes Responsables. HSEQ

Personal Afectado (Inspectores y responsables de areas a inspeccionar)

N.A

De acuerdo a frecuencia establecida en el Programa de Inspecciones

- Programa de Observacion de tareas. - Reuniones de trabajo

- Correos enviados - Listas de chequeo - Lista de asistencia - CAS

Plan de HSEQ del contrato o proyecto actualizado

Gerente de O&M y/o Lider de O&M en el Contrato y/o Profesional HSEQ

Todo el personal del contrato y Proceso HSEQ-RSE Corporativo

En el Caso que el cliente requiera se radica

Al inicio del contrato o al momento que se genere una actualizacion.

Incidentes

Afectado o testigo del evento Resp. HSEQ Contrato

Jefe de Area Responsable de la Dirección de HSEQ Responsable del SIG

Lecciones Prendidas

Resp. HSEQ Afectado

Todo el personal siempre que sea posible

FINANCIERA

ADMINISTRATIVO Y NOMINA

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

Cliente y/o representante Interventoria Cuando se presente un incidente Grupos de apoyo (inmediato y maximo 24 hrs despues del Otros grupos de interes según hecho) aplique, comunidad, aseguradoras, contratistas, etc.)

Contratistas Cliente y/o representante Divulgacion en cascada

Una vez realizada la investigacion y establecidas las causas basicas

- Soporte Magnético

- Reunión con los interesados. - Acta de las reuniones - Boletin - Registro de Asistencia - Comunicado Interno o - Radicado de correspondencia externa Correspondencia externa ( Clientes)

- Comunicación telefónica - Correo Electronico - FURAT o doc. Aplicable en Peru

- Formato de reporte de incidentes del cliente - Formato de reporte de incidentes de la empresa. - FURAT - Evidencias (fotos, testimonios, etc)

- Reunión de trabajo - Comites Operativos - Correo Elecronico - Charlas diarias

- Acta de las reuniones - Lista de Asistencia - Recibo de correo

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CONFIPETROL MATRIZ DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

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El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

INTERNO

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

N.A

Cuando aplique.

- Comunicación telefónica - Correo Electronico - Buzon de Sugerencias - Verbalmente

- Formato de oportunidades - Dentro del reporte de gestión y reportes técnicos un ítem relacionado a ideas de mejoramiento. - Registro en el CAS

Contratistas Proveedores Cliente o representante

Una vez evidenciadas las desviaciones del servicio prestado

Propuestas de mejora

Todo el personal

Producto no conforme

Todo el Personal

Jefe de Area Proceso donde se presento el hallazgo

Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y de Mejora

Todo el personal

Responsables Involucrados Dseignado de HSEQ para el seguimiento

N.A

Según sea aplicable, posterior al análisis y aprobación de la ejecución

- Comité HSEQ - Diligenciando Formato digital de No conformidad acción correctiva, acción preventiva.

- Acta de reunión - Registro en CAS

Programa de Auditorias para el SIG

Representante de la Presidencia ante el SIG

Todo el personal

N.A

Anual o con cada nueva programacion de acuerdo al estado e importancia de los procesos

correo electonico comunicado interno

Programa de Auditorias soporte de divulgación

Informe de Gestión HSE

Representante de la Presidencia ante el SIG

Responsable HSEQ de campo

N.A

De acuerdo a frecuencia establecida en el proceso

- Reunión de Trabajo - Correo Electrónico

- Acta de reunión y/o Informe de HSE

Necesidades de Documentación

Todo el Personal

Responsable del proceso a crar la documentación

N.A

Según sea aplicable (adquisición, cambio o realización de un documento necesario para el SIG)

- Correo Electronico - Reunión de Comité HSEQ

Documentación vigente

Lider de Proceso

Cargos afectados o usuarios del documento

N.A

Cada vez que se actualice o cambie un documento

- Página web - Correo Electrónico - Reunión de divulgación y/o Comunicado Interno

- Listado Maestro de documentos - Lista de asistencia - Acta de reunión

Resultados de programas de gestión, Subprogramas de vigilancia epidemiológica

Responsable de la dirección de HSEQ

Todo el personal

Contratistas Visitantes Otros grupos de interes según aplique (comunidad)

Según Frecuencia

- Capacitación

- Registro de asistencia

Todo el personal

Contratistas Visitantes Otros grupos de interes según aplique (comunidad)

En el momento de la Inducción, inicio de actividades críticas y según sea aplicable.

- Inducción o re inducción - Plan HSEQ - Reunión - ATS, Panorama de factores de riesgo, 3QUEs, otras, metodologias de identificacion de riesgo - Programas de Gestion - Publicacion Intrranet

- Registro de asistencia - Divulgacion de ATS - Matriz de identificación de peligros e identificación de riesgos. - Reporte de Actividades operacionales.

- Registro de asistencia - Divulgacion de ATS - Matriz de aspectos e impactos ambientales - Reporte de Actividades operacionales.

- Lista de Visitantes - Listas de asistencia y divulgación - Actas de Simulacros, videos, etc.

Identificación de peligros y evaluación de Riesgos - Diagnostico de Condiciones de Trabajo o Panorma de Riesgos

MA INTEGRADO DE GESTION

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

EXTERNO

Todas las áreas de la empresa o el cliente, donde sea aplicable la mejora

HSEQ, RSE

HSEQ, RSE

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

QUIEN LO COMUNICA ?

PROCESOS Y SUBPROCESOS

Responsable de seguridad y salud en el trabajo y/o Responsable HSEQ del contrato

De acuerdo a la metodologia establecida en el Procedimiento manejo no conformidades, control de salidas no conformes y acciones

Identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales

Responsable de gestión ambiental y/o Responsable HSEQ del contrato

Todo el personal

Contratistas Visitantes Otros grupos de interes según aplique (comunidad)

En el momento de la Inducción, inicio de actividades críticas y según sea aplicable.

- Inducción o re inducción - Plan HSEQ - Reunión - ATS, Panorama de factores de riesgo, 3QUEs, otras, metodologias de identificacion de riesgo - Matriz de aspectos e impactos ambientales - Programas de Gestion - Publicacion Intrranet

Preparación y respuesta ante emergencias

Resp. HSEQ Campo Brigadistas

Todo el Personal

Contratistas Visitantes

A trabajadores con la programación de capacitación correspondiente. A cada visitante con su ingreso

- Verbalmente - Boletin de Emergencias - Planos y Rutas de evacuación - Simulacros

- CAS - Formatos de Inspección y/o ensayo - Formato de reportes de No Conformidades reales.

- E-mail de solicitud - Acta de reunión - Registro de cambios en el SIGI

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CONFIPETROL MATRIZ DE COMUNICACIONES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

RUC 20357259976

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

El medio a través del cual se realiza una comunicación puede incluir una o varios de los mecanismos expresados en la columna correspondiente.

A QUIEN SE COMUNICA ?

CONDICIÓN QUE SE COMUNICA ?

QUIEN LO COMUNICA ?

PROCESOS Y SUBPROCESOS

INTERNO

EXTERNO

CUANDO SE COMUNICA ? PERIODICIDAD

COMO SE COMUNICA ? MEDIOS

REGISTRO O EVIDENCIA DE COMUNICACIÓN

Realización de simulacro (S&SO , AMBIENTAL)

Resp. HSEQ campo o sede admnistrativa

Todo el Personal del área donde se ejecutará el Simulacro (S&SO , AMBIENTAL)

Bomberos de la localidad, Autoridades de la localidad Cliente

Minimo 3 dias antes de el ejecución del Simulacro

- Correo - Comunicado

- Registro de divulgación del Simulacro - Informe del Simulacro

Condiciones de uso de EPP

Resp. HSEQ Campo

Usuarios (trabajadores)

Visitantes

Permanentemente

- Inducción - Capacitaciones - Señalización en zonas de trabajo

- Zonas señalizadas - Plan de Inducción - Registros de Capacitación - Formato de entrega de EPP

Manejo de Sustancias quimicas

Gestor Ambiental Resp. HSEQ

Trabajadores

Visitantes

Permanentemente

- Inducción - Capacitaciones de MSDS - Señalización en zonas de trabajo

- Zonas señalizadas - Plan de Inducción - Registros de Capacitación - MSDS

Respuesta a notificaciones de las Autoridades, instituciones del Estado tales como Ministerio de proteción Social Ministerio de Medio Ambiente, entre otros.

Representante Legal o Suplente

Autoridade locales Perú

N.A

Cuando se presente

- Carta - Presentación ante la entidad

- Recibido de carta de la entidad.

Política RSE y Código de ética

Presidente Representante de la presidencia antel el SIG Responsables de RSE Responsables HSEQ en campo o sede administrativa

Trabajadores

Cliente Proveedores Accionista

Al inicio de contratos y en SIGI. En el momento de la Inducción y según sea aplicable.

Programas RSE

Responsables de RSE

Trabajadores

Clientes Comunidad

Cuando aplique.

Comités Reuniones de Trabajo Correo Electrónico Página Web Carteleras Boletines

Acta de Reunión Boletines Registro de divulgacion Publicaciones Revista RSE

Revista IntegraRSE

Presidente Gerente RI Responsables de RSE

Trabajadores

Comunidades Clientes Proveedores

Trimestral o cuando aplique

Comités Reuniones de trabajo Página Web Boletines

Boletines Informes de reuniones de trabajo Revista IntegraRSE

Informe COP

Presidente Gerente RI Responsables de RSE

Todos los grupos de interés

Todos los grupos de interés

Anual

Página web de la red del pacto global. Página web de Confipetrol

Informe COP

HSEQ, RSE

Inducción y/o Reinducción Comités Reuniones de trabajo

Evaluación de la Política de RSE, Evaluación Código de Ética, Registro Asistencia