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VERSIÓN: 1 CÓDIGO: DOC FECHA: 25/01/2016 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

RECEPTOR

ESTRATEGIA Y MEDIOS

TIPO INTERNA

EXTERNA

REGISTRO

Política Ambiental

Representante de Dirección, Líder Ambiental

la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página Web. SGA

X

X

Página Web del SIG.

Objetivos

Representante de Dirección, Líder Ambiental

la Alta Todos los servidores públicos y Intranet, Carteleras, Folletos, Gestión contratistas involucrados en el Periódico, Boletines, Página Web. SGA

X

X

Página Web del SIG.

Programas y metas

Líder Gestión Ambiental

Campañas, actividades de Servidores públicos y personas capacitación, carteleras, que trabajan en su nombre Intranet, Correo electrónico, Página Web.

X

Página Web del SIG.

X

Página Web del SIG.

Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores públicos involucrados A través de comunicaciones de la intranet, comunicaciones del proceso según el documento internas y proceso de capacitación, Página Web.

Documentos del SGA

Requisitos legales y reglamentarios aplicables

Matriz de aspectos e impactos ambientales

Controles operacionales asociados actividades que se ejecuten en ambiental

Servidores públicos y personas que trabajan en su nombre A través de comunicaciones de la intranet y proceso de capacitación.

Líder Gestión Ambiental

a las materia Líder Gestión Ambiental

Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de que trabajan en su nombre la intranet y proceso de capacitación.

Profesional de Salud y Seguridad Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de en el trabajo que trabajan en su nombre la intranet y proceso de capacitación.

Plan de emergencias

Lecciones aprendidas emergencias ambientales

Líder Gestión Ambiental, Líder Todos los servidores públicos y del proceso contratistas involucrados en el A través de comunicaciones y SGA reuniones internas del Comité.

de

incidentes

o Líder Gestión Ambiental, Líder Servidores públicos y personas A través de comunicaciones de del proceso que trabajan en su nombre la intranet.

Desempeño del SGA

Representante de Dirección, Líder Ambiental

la Alta Gestión Alta Dirección de la Universidad

Programa de auditorías

Jefe Oficina Planeación, oficina Control Interno

Jefe

A todos involucrados, internos

los y

Informe.

Comunicaciones procesos Cartelera. auditores

internas,

X

X

DOC-GA-007 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES AMBIENTALES.

X

DOC-GA-005 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES.

X

PRO-GA-008 PROCEDIMIENTO DE CONTROL OPERACIONAL.

X

PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN RESPUESTA EMERGENCIAS.

X

Reportes de incidentes o emergencias ambientales.

X

DOC-GA-001-MATRIZ INDICADORES.

X

FOR-GC-004 PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD.

DE Y ANTE

DE

VERSIÓN: 1 CÓDIGO: DOC FECHA: 25/01/2016 MATRIZ DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

ASPECTO A COMUNICAR

EMISOR

Plan de auditoría interna ambiental

Jefe Oficina Auditor Líder

Informe de auditoría ambiental

Control

RECEPTOR

Interno,

ESTRATEGIA Y MEDIOS

internas,

TIPO INTERNA

EXTERNA

REGISTRO

FOR-GC-005 AUDITORIAS CALIDAD.

PLAN DE

Líderes de procesos involucrados

Comunicaciones Cartelera.

Jefe Oficina Control Interno

Líderes de procesos involucrados

Informe, internas.

Acciones correctivas y preventivas

Líderes de procesos involucrados

Jefe Oficina Control Interno, Líder Registros, Comunicados a través Gestión Ambiental de Intranet.

Gestión de quejas y reclamos

Cliente, Comunidad, interesadas

Gestión de quejas y reclamos

Profesional de Quejas, Reclamos Líder de Gestión Ambiental, Carta, Correo electrónico. y Sugerencias Líderes de procesos involucrados

X

Cartas y electrónico.

Cambios que puedan tener impacto en el SGA

Representante de Dirección, Líder Ambiental

X

FOR-DE-043 INFORME DE REVISION POR LA DIRECCION.

X

FOR-GC-007 INFORME DE LA AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD.

Comunicaciones

Correo electrónico, Partes Profesional de Quejas, Reclamos Carta, Aplicativo PQR página Web. y Sugerencias

la Alta Gestión Todos los procesos

Medios institucionales.

FOR-GC-003 CORRECTIVA, PREVENTIVA MEJORA.

X

X

ACCIÓN Y

DE

Servicio de atención al ciudadano. correo

CUANDO / FRECUENCIA

Cuando ingresen a Universidad o cuando modifique.

la se

Cuando ingresen a Universidad o cuando modifique.

la se

Inducción y reinducción del personal o cuando surjan modificaciones.

En la implementación y cuando haya cambios en el documento.

Cada que se modifiquen o surjan nuevos requisitos.

Inducción y reinducción del personal o cuando surjan modificaciones.

Inducción y reinducción del personal o cuando surjan modificaciones.

Inducción y reinducción del personal / Semestralmente.

Cada vez incidente ambiental.

que o

suceda un emergencia

Revisión por la Dirección / Anual.

Cuando se establece el programa, al inicio del año.

CUANDO / FRECUENCIA

Mínimo 8 días antes de cada auditoría programada.

Una vez al año.

Máximo 15 días después de recibido el informe de auditorías y cada vez que se identifique una no conformidad de tipo ambiental. Cuando aplique. Cuando aplique.

Cuando aplique.