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CONTABILIDAD II

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El efectivo La conciliación bancaria Documentos por cobrar Descuento de documentos Ventas a plazo Estimación para cuentas incobrables

Preparado por ESM (fuente: varias)

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Aspectos teóricos de temas de contabilidad II Objetivo: proporcionar al estudiante introducción previa al estudio y aplicaciones prácticas.

El Efectivo Definición: •

Es el activo más líquido que posee un negocio o empresa. El recurso más inmediato.

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Todo lo que un banco acepte como depósito se considera efectivo. El efectivo que posee una empresa forma parte del activo circulante y su función es hacer frente a las posibles obligaciones a corto plazo que puedan aparecer. El efectivo es un elemento de balance y forma parte del activo circulante.

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El efectivo está formado por: Dinero en curso legal. Cuentas corrientes o de ahorro Cheques.

Equivalentes de efectivo Los equivalentes de efectivo son inversiones de corto plazo sobre las cuales se ganan intereses. El interés se calcula como un porcentaje del capital, como en el caso de los bonos y puede ser compuesto o simple, dependiendo del tipo de inversión que se realice. Para que una inversión financiera pueda ser calificada como equivalente de efectivo, es necesario que pueda ser fácilmente convertible en una cantidad determinada de efectivo y estar sujeta a un riesgo poco significativo de cambios en su valor. Por tanto, una inversión será equivalente al efectivo cuando tenga vencimiento próximo., por ejemplo tres meses o menos desde la fecha de adquisición.

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Ejemplos de equivalente en efectivo: a) Certificados de depósito (CD), los cuales son productos bancarios asegurados por el gobierno. b) Bonos del Banco Central (Honduras) c) Cuentas bancarias del mercado monetario, las cuales están aseguradas por el gobierno. d) Fondos de inversión en el mercado monetario.

Control interno del efectivo Son medidas y normas adoptadas por la empresa que se deben observar durante el proceso administrativo contable y financiero para proteger de errores, fraudes, mal manejo, jineteo y pérdidas de los recursos con que la empresa cuenta y salvaguardar sus activos y propiedades y así asegurar la confiabilidad de la información financiera y elevar el nivel de rendimiento de las diferentes áreas. Algunas medidas de control interno 1. Manejo de fianza a la persona que administra el efectivo 2. Las funciones del manejo efectivo y su registro contable deben de estar separados. 3. Las funciones de pago de obligaciones deben de estar separados de la función de recaudo o recepción del efectivo. 4. El dinero de las ventas al contado y otros ingresos cobros a clientes etc. Deben depositarse diariamente. 5. Todos los pagos deben hacerse mediante transferencias bancarias electrónicas o cheques. Excepto los pagos menores (caja chica). 6. Verificar que cada gasto esté debidamente respaldado por facturas y documentos. 7. Separar la función de aprobación del gasto de la firma legal transferencias y cheques. 8. Las transferencias y cheques deben ser elaborados y aprobados por más de una persona (mínimo 2) 9. Elaborar la conciliación bancaria Otros aspectos de control interno en la administración del efectivo Para reflejar todos los movimientos de efectivo que entra y sale de la empresa se utilizan las cuentas de caja y bancos y se controla mediante medidas de control interno como arqueos de caja, conciliaciones bancarias, procesos de auditoría interna, descentralización Preparado por ESM (fuente: varias)

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de funciones incompatibles y/o asignación de controles compensatorios. ¿Cuánto efectivo es necesario tener? dependiendo de la naturaleza de negocio de cada empresa, se desarrollará una estrategia de efectivo. Normalmente para las pymes, las cantidades guardadas en caja no son altas, dado que ese dinero podría reportar más ingresos (intereses) si estuviera en otros lugares, por ejemplo, en un plazo fijo a una buena tasa de interés. Si una empresa tiene un buen análisis de sus necesidades de efectivo, podrá disponer de la cantidad óptima del mismo. Flujo de efectivo Es uno de los estados financieros que suministra la información sobre cuánto efectivo queda realmente en la empresa, después de los gastos, intereses pagados y otros pagos de capital. Representa todos los movimientos de efectivo y equivalentes, de esta forma informa de la capacidad de la empresa para generar efectivo y las exigencias de liquidez que tenga. Fondo fijo de caja Existen fondos fijos denominados para cajas generales y para caja chica. Fondo caja chica: Es el importe de dinero en efectivo que una empresa dispone para un uso específico como es el pago de gastos menores o de urgencias. Para control se asigna, lo general, una persona, la cual se responsabiliza del manejo y custodia del mismo, haciéndole firmar carta de compromiso o responsiva. Fondo caja general: El mismo esquema de fondo caja chica pero este generalmente es utilizado para asignar fondos revolventes a cajero o realización de cambios de billetes de menor denominación para atender las necesidades de la operación constante del área de caja en donde se precisa dar cambios constantes a clientes. El Arqueo de caja Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso de tiempo determinado, con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta, debe corresponder con lo que se encuentra físicamente en la caja ya sea dinero efectivo, cheques o vales. Estos pueden hacerse con procesos pre-establecidos o sorpresivamente. Preparado por ESM (fuente: varias)

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La Conciliación Bancaria Es una actividad de control que permite cotejar o comparar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Sirve también para saber si los controles internos del efectivo se están llevando adecuadamente. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, notas de débito, notas de crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc. La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia, si es que las hay. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: • Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. • Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aún no las ha abonado a la cuenta de la empresa. • Notas de débito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar. Estos débitos pueden generarse por comisiones, tasa de seguridad, costos por emisión de chequeras, cargos por cheques devueltos sin fondos, cargos por sobregiros o por mantener efectivo por debajo de lo permitido, entre otros.

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Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares. La más común es por intereses ganados. Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar. Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Los métodos más comúnmente utilizados para conciliar: • •

Método de bancos a libros (a aplicar en la clase) Método de libros a bancos

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa. En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser: Saldo de estado de cuenta bancario (-) Cheques pendientes de cobro (-) Notas crédito no registradas (+) Consignaciones pendientes (+) Notas débito no registradas (±) Errores en el auxiliar = Saldo en libros

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Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota débito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc. Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo. En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar. Preparado por ESM (fuente: varias)

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Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados. En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar. La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

El sobregiro bancario El sobregiro bancario hace referencia a los pagos que hace el banco que exceden el saldo de la cuenta del cuentahabiente. Cuando una empresa abre una cuenta corriente con un determinado valor, puede girar cheques por un valor que sea igual o inferior al que tiene en saldo de la cuenta, pero en algunos casos, el banco autoriza a girar cheques por un valor superior al saldo en la cuenta corriente y es allí cuando se produce el sobregiro bancario. Ilustración: Si se abre una cuenta corriente por valor de 20,000, es de suponer que no se pueden girar cheques que superen 20,000, pero si al banco lo autoriza, se pueden girar cheques por 22,000 (por ejemplo), caso en el cual se produce un sobregiro de 2,000. Es allí cuando decimos que tenemos la cuenta bancaria en rojo, porque en lugar de tener dinero allí guardado estamos debiendo, de modo que lo que en principio era un activo, con el sobregiro se convierte en un pasivo.

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Modelo genérico de una conciliación bancaria

Conciliación Bancaria (De Bancos a Libros)

Saldo en Bancos (+) Depósitos en tránsito (-) cheques en circulación SUB.TOTAL Más: N/D cheques devueltos por fondos insuficientes N/D documentos descontados no pagados por cliente N/D pago a préstamos N/D pago a proveedores N/D por servicios bancarios N/D no registrado por la empresa cualquier motivo Diferencia en cheques operados de (-) por la empresa Diferencia En depósitos operados de (+) por la empresa Más: cheques pagados por el banco cargados a nuestra cuenta Diferencia en cheques operados de (+) por el banco Diferencia en depósitos operados de (-) por el banco Menos – errores u omisiones de la empresa N/C cobros a clientes o letras de cambio N/C intereses ganados N/C cobros de préstamos N/C otras razones Diferencia en cheques operados de (+) por la empresa Diferencia en depósitos operados de (-) por la empresa Menos -- errores u omisiones del banco Diferencia en cheques operados de (-) por el banco Diferencia En cheques operados de (+) por el banco Saldo en Libros

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Documentos por Cobrar Se diferencian de las cuentas por cobrar porque poseen carácter legal y más formalismo en los procesos, están respaldados por pagarés, letras de cambio, etc. Generalmente las cuentas por cobrar están documentadas únicamente con facturas comerciales. Ventajas por tener documentos firmados -

Por ser un documento legal Se puede descontar Genera intereses

Es un activo corriente considerado un activo o instrumento financiero representado por letras de cambio, pagarés, contratos y cualquier documento legal. Se registran a su valor nominal producto de una venta al crédito legalmente documentado dicho valor nominal o inicial se va modificando con la amortización de los intereses ganados de tal manera que el valor inicial más los intereses amortizados van mostrando el costo amortizado.

Activos financieros derivados Son transacciones que hace la empresa y que están sujetas a cambios en precios, intereses, o fluctuaciones en la moneda. se parte de un saldo inicial y se liquidará en una fecha futura.

Activos financieros no derivados Son aquellas transacciones cuyo valor no están sujetas a cambios (son una garantía fija) o sea de una cantidad que no varía.

Caracteristicas de un instrumento derivado • •

Su valor está sujeto a cambios cuyo precio varía según la tasa de interés o a la fluctuación de la moneda. Se requiere de una inversión inicial neta que se liquidará en una fecha futura de tal manera que un activo financiero debe cumplir la condición de que se compra con la idea de venderlo o comprarlo posteriormente.

Si hay inversiones, estas deben considerarse de 2 tipos: • Si es una inversión mantenida hasta el vencimiento y son de un valor fijo. • Las inversiones mantenidas para la venta deben de explicarse que son para ello y son aquellas que están sujetas a cambios y a venderse en cualquier momento.

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Costos Amortizados Es el valor inicial o razonable más los intereses si es un activo, si es un pasivo sería el valor inicial o razonable menos los pagos o abonos que van mostrando el saldo del documento, los intereses amortizados van sumando el saldo del documento. Se aplica una tasa nominal que sirve para calcular los intereses nominales; se aplica también una tasa efectiva que sirve para calcular la amortización de intereses. El monto al final del documento es igual al valor inicial al valor de la venta más el total de intereses calculados por el tiempo o meses en que se pagará el documento ( L/C, pagarés etc).

Bases para calcular los Intereses 12345678-

Anual en meses------------T/12 Anual en días---------------T/360 Anual en años-------------- T/1 Semestral en meses-------T/6 Semestral en dias ----------T/180 Semestral en semestre----T/1 Mensual en días-------------T/30 Mensual en meses----------T/1

PARA ENCONTRAR TASA EFECTIVA El 1 de marzo se venden mercaderías por el valor de L.80,000.00 al final del convenio el cliente pagará L.86,000.00 para lo cual firmo una L/C AL 15% anual a 6 meses plazo la tasa efectiva es de 1.212637%.

Fórmula para calcular la tasa efectiva

6

T

86,000.00 - 1 (100) 80,000.00

0.01212637

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(monto) (capital)

- 1 (100)

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Descuento de Documentos Las empresas para obtener dinero de forma rápida ya sea para compra o para inversiones a veces recurren a las diferentes instituciones financieras a descontar los documentos firmados a su favor para lo cual el banco puede formar una tasa nominal igual diferente a la que usa la empresa. El banco cobrará una comisión o interés por el descuento y lo calcula por el monto y por el tiempo que falta para su vencimiento de tal forma que el cliente cuando va a pagar la letra al banco pagará el monto es decir el valor del documento más los intereses.

Para calcular descuento de documentos: a) Calcular el valor del documento vencido b) Calcular los intereses que va a cobrar el banco c) Calcular el producto neto del vencimiento menos los intereses que le cobra el banco.

Documentos con valor nominal V N= valor que está impreso en el documento. Valor al vencimiento = valor nominal más los intereses

Ventas a plazo Son las ventas al crédito de artículos específicos generalmente como electrodomésticos, equipos mobiliarios, vehículos, entre otros. En las ventas al crédito conocidas hasta este momento la utilidad se reconoce en el momento en que el cliente acepta la obligación de pagar el artículo, sin embargo, en los clientes en ventas en abono la utilidad se reconoce solo en las porciones que va abonando a su cuenta. Estas cuentas se rigen por contratos especiales que en una de sus cláusulas dice que la propiedad de los artículos va a pasar al comprador hasta que la cuenta sea totalmente cancelada. En esta clase de ventas no es necesario calcular la estimación de cuentas incobrables porque en el caso que el cliente no pague se retira el inmueble o producto y pasa a las bodegas del vendedor a su valor de rescate.

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Estimación para cuentas incobrables Cuentas por cobrar Representan el saldo que los clientes adeudan por las ventas al crédito que ha realizado la empresa generados por la actividad principal. Es el monto que resulta de las ventas realizadas a nuestros clientes por concepto exclusivo de mercadería, en cuenta corriente con la única garantía de una factura firmada con un límite de crédito a corto plazo. Al calcular la estimación para cuentas incobrables lo hacemos como dice la cuenta en base a estimaciones porque no podemos precisar en qué momento un cliente va entrar en morosidad. Estimación de cuentas incobrables Es una cuenta complementaria de activo aparece en el Balance reduciendo de las cuentas por cobrar. Existen 2 métodos para calcular la estimación de cuentas incobrables: • Análisis de antigüedad de saldos. • Método fiscal

Método de antigüedad de saldos Este método consiste en ir analizando las cuentas de cada cliente e irlo agrupando en periodos de tiempo estipulado por la empresa, luego se le aplica un porcentaje a cada grupo y se multiplica el total del grupo por el porcentaje. Entonces en este método la estimación será igual a la suma de los porcentajes.

Método Legal o Fiscal Está basado en la legislación fiscal de cada país. La ley del Impuesto sobre la Renta de Honduras indica que periódicamente las empresas deben provisionar la estimación para cuentas Incobrables calculando en 1% de las ventas netas al crédito, señalando un límite o restricción de que el saldo para la estimación de cuentas incobrables deberá ser siempre menor o igual del 10% de la cuenta clientes cuentas por cobrar.

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A esta reserva se cargarán las cuentas que se consideren incobrables. Se presume la incobrabilidad de la deuda, cuando se compruebe que han transcurrido más de 24 meses desde la fecha de su vencimiento. Si el contribuyente recupera total o parcialmente deudas deducidas en ejercicios anteriores por haberlas considerado incobrables, la cantidad recuperada deberá incluirse como ingreso gravable del ejercicio que se perciba. (Artículo 11 del ISR inciso g; Reglamento ISR Art.50).

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