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• Marlon Zamora

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO MAESTRIA EN CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN MENCIÓN ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

ANÁLISIS REFLEXIVO Administración de la Educación (971)

Participante: Adriana Sierra Facilitadora: Ylyeri Morelba Martínez

Maracay, Julio 2020

Importancia de la Aplicabilidad de los Procesos Administrativos en una Institución Educativa, hacia el alcance de la Eficiencia en el Desempeño, la Obtención de Resultados y Satisfacción de las Personas Los enormes y considerables cambios estructurales en los diversos ámbitos ocasionados primordialmente por factores como la globalización, competencia mundial, avances tecnológicos, distintas perspectivas de los consumidores o clientes, preocupaciones por el medioambiente, fusiones y adquisiciones de empresas, surgimiento de bloques de comercio, cambios en las políticas económicas, tributarias, sociales, culturales, educativas en los países, entre otros, presentan nuevos inconvenientes a los gerentes de las organizaciones de cualquier tipo en el mundo, debido principalmente a que las fórmulas que aplicaban para resolver los problemas no funcionan. Entonces, los distintos dirigentes intentan que sus instituciones sean competitivas de nuevo abandonando las directrices estratégicas que venían implementando y empleando o recurriendo a métodos existentes pero redimensionados o a nuevas técnicas que les permitan determinar el camino a seguir en un entorno altamente cambiante como el actual. Es por ello, que en la actualidad las organizaciones tradicionales y modernas en la búsqueda de eficiencia y motivado al dinamismo en que están envueltas requieren de directrices y óptimos procedimientos que les faciliten maximizar el uso de los recursos disponibles, le garanticen el buen desarrollo de las operaciones involucradas en el proceso productivo o la prestación del servicio, así como estar bien organizadas internamente con el propósito de producir bienes y servicios de calidad, con una atención a clientes internos (gerentes/subordinados) y externos (consumidores/clientes/proveedores) excelente y a precios realmente competitivos. Hoy en día, las instituciones y empresas venezolanas sea cual sea su ramo se han visto por supuesto afectadas por la crisis política, social, económica, financiera, tributaria que actualmente atraviesa el país y han debido adoptar estrategias, métodos, enfoques, alternativas que las ayuden a operar de forma eficiente y eficaz, que les permita mantenerse y subsistir ante los cambios bruscos que se presentan en el ambiente donde se desarrollen. Por lo tanto, las entidades deben estar bien organizadas internamente, maximizando el uso de los recursos disponibles con el fin de producir y prestar bienes y servicios de calidad óptima.

En este sentido, toda institución educativa se desenvuelve en un ambiente pleno de normas, procedimientos, políticas y cambios que deben emplearse con el objeto de lograr los objetivos y competencias planteados de forma adecuada. Sin embargo, resulta muy complicado llevar esto a la práctica debido a que implica compromiso, conocimiento y aptitudes de las personas que hacen posible la realización de estas actividades administrativas y pedagógicas dentro de las instituciones. Por otra parte, estos procedimientos se desglosan de modos diferentes, tratando siempre de realizar una tarea específica llevando una relación y secuencia lógica en sus resultados. Ahora bien, los procesos pedagógicos y administrativos evolucionan con el pasar de los tiempos, por lo que se deben formular obligatoriamente procedimientos de forma sistemática y ordenada. Por consiguiente, resulta significativo que la gerencia considere que el sector educativo (educación y su comunidad o actores constituidos por las instituciones educativas, docentes, trabajadores administrativos y obreros, alumnos, padres y representantes) tiene una oportunidad y necesidad real, de adoptar y desarrollar una filosofía de calidad en función de optimizar y renovar los procesos administrativos o de servicios según sea el caso, con la finalidad de mejorar y lograr el posicionamiento de la educación a niveles competitivos y que estén estratégicamente bien concebidos. Pero en el medio en que se desenvuelven los centros educativos, éstos solamente se concentran mayormente en lo educativo y descuidan lo administrativo; no toman en cuenta la importancia en utilizar adecuadamente el proceso administrativo, es decir, la planificación, organización, recursos, evaluación, monitoreo; e imágenes como personas, materiales, organigramas, entre otros, esto indica que no tienen una visión clara de lo que desean, y hace que se presenten problemas internos como: descenso en la matrícula de alumnos, ingresos insatisfactorios, despidos innecesarios de personal, descontento entre los empleados administrativos y obreros, y hasta el posible cierre del establecimiento debido al desconocimiento de cómo operar. Dicha situación, está redefiniendo los procesos administrativos en las instituciones educativas por lo que deben diseñar mecanismos de interrelación con el entorno que las rodea, medio ambiente, proveedores, alumnos, padres, madres, representantes y responsables, entre otros. Chiavenato, I. (2011) señala el alcance de utilizar el proceso administrativo de la siguiente manera: “Cabe destacar la importancia de contar con una gestión administrativa acorde con la necesidad de la empresa” (p.247), motivado a que, está en el hecho de que la gestión administrativa debe brindar “fortalezas y ventajas competitivas para enfrentar posibles situaciones que pusiera en detrimento sus procesos operacionales, ya que en ella se

involucra la participación permanente de diversos departamentos y del entorno social externo e interno de la empresa”. (p.247). De igual forma, (ob. Cit.), la gestión administrativa es aquella que es capaz de generar las bases de “existencia de un área referida a circunstancias que permitirán satisfacer las necesidades internas de la organización ya sea por parte del aseguramiento de la calidad e inclusive de mejoras que reflejaran sus resultados a corto, mediano y largo plazo”. (p.247). De allí pues que la dirección o los que llevan la parte de gerenciar una institución educativa se preocupen por mejorar su funcionamiento operativo, ya que se encargan de actividades muy delicadas y complejas como lo es la educación. Por tal motivo, se deberán desarrollar según Terry (1999) como principales pasos los siguientes: planificación que se relaciona con lo que van a ejecutar en la institución y en la cual se formulan planes, presupuestos, programas, etc.; organización que tiene que ver con cómo se va a efectuar el trabajo y en la que se diseñan organigramas, se establecen las funciones y se

asignan los recursos; dirección que se encarga de hacer funcionar la

institución y lograr los objetivos concretos y para ello utiliza la autoridad para dirigir, la supervisión, el liderazgo, la comunicación y la motivación para que fluyan las actividades de manera correcta y finalmente el control que es el encargado de comprobar cómo se ha realizado el trabajo, qué se hizo, cómo se hizo y compara los resultados. Cuenta con medición, corrección y retroalimentación. También puede hablarse de una Dentro de este orden de ideas, una de las responsabilidades de los directores es la de administrar su sistema y esto significa planificar, establecer y supervisar la manera cómo va a trabajar la institución la cual realiza sus funciones dentro de un ambiente externo que cambia constantemente y que generalmente no puede ser controlado por la gerencia y de un ambiente interno conformado por la interacción de las personas que laboran en los diferentes departamentos que la integran. Es decir, que deben tomar en cuenta elementos del entorno que son primordiales para su éxito, por lo que la supervivencia de ésta dependerá en gran medida de la interacción adecuada con todos los componentes del ambiente. Para esto, tendrían que modificar sus actividades implementando cambios e innovaciones en los aspectos administrativos, gerenciales, de prestación de servicios, de mercado, etc., lo que significa que las instituciones deben encontrar su sitio en el entorno en el que actúan adecuando las existentes o asumiendo nuevas filosofías o formas de actuar. En estos tiempos en las instituciones educativas se manejan planes, programas, presupuestos, modelos, estrategias, proyectos, sistemas, personal docente, administrativo, obrero, alumnos, padres y representantes, infraestructura, materiales y recursos, equipos, etc., que deben administrar de

la mejor forma posible para el logro de los objetivos, y para esto tendrán que llevar a cabo eficiente y eficazmente los procesos de planificación, organización, dirección, coordinación, ejecución y control. Esta tarea administrativa de gerenciar o de administrar el sistema escolar, es llevada a cabo por personas encargadas de distribuir o redistribuir los recursos en base a los fines fijados (Director, Subdirector, Administrador, Secretaria, otros), que deberán supervisar que se esté cumpliendo con lo planificado, desarrollando actividades como por ejemplo, en qué se gastarán los recursos obtenidos o asignados, la determinación de las cuotas a cobrar en las instituciones privadas y su destino, implementación de planes de capacitación docente, estudios sobre el ausentismo de alumnos y personal y más. Dichas personas tienen que contar con ciertas habilidades y aptitudes que les permitan una adecuada y correcta toma de decisiones, con capacidad de liderazgo, que puedan efectuar una gestión acorde de los recursos humanos, materiales y técnicos con los que cuentan, realizar una

apropiada

evaluación de los profesores y maestros, mantener relaciones públicas convenientes para enfrentarse a los diversos problemas que afectan al sistema educativo, etc. De acuerdo a lo antes planteado, se debe mantener entonces una integración del equipo de trabajo en el que prevalezcan permanentemente relaciones laborales, pedagógicas y sociales comprometidas con los objetivos de la institución educativa; y corresponderá al director o directora del plantel educativo fijar una posición de liderazgo de modo tal, que la misma permita conservar y fortalecer su papel de líder dentro de la comunidad escolar aplicando técnicas de sensibilización, motivación y relaciones humanas.  La satisfacción de los trabajadores de instituciones educativas viene dada por sus reglas, beneficios contractuales de acuerdo a los convenios, las disposiciones y leyes laborales, métodos de trabajo, la formación, la investigación, el aprendizaje y la enseñanza que puedan ofrecer, estabilidad, seguridad laboral, desarrollo profesional, otros. Hay que evitar a toda costa que las personas se sientan insatisfechas y atacar el ausentismo, la baja productividad y, en algunos casos, la rotación de personal, que son problemas que afectan de manera directa la competitividad de la institución, disminuyendo de tal manera el valor que representa para la sociedad y su alumnado. Cabe destacar que hoy más que nunca la dirección de una institución debe estar capacitada de acuerdo a los tópicos modernos que el presente demanda, para ello no solamente debe prepararse para evaluar sus alcances y repercusiones, sino el adaptarlos de acuerdo a los requerimientos que los escenarios exigen y para ello debe utilizar las funciones que integran

el proceso administrativo para poder combinar y manejar las actividades de forma más eficiente lo cual se verá reflejado en la productividad y eficiencia de la organización. En definitiva, las normas y procedimientos sirven de guía al personal para conocer los pasos a seguir en las operaciones o actividades particulares de un área o departamento y además identificar las normas establecidas para regular estas operaciones y por consiguiente si en las instituciones.

Referencias Bibliográficas

Bittel, L J. Ramsey. (2008). Enciclopedia del Management. Tomo I. 7ma Edición. Mc Graw Hill - Interamericana. México. Chiavenato, I. (2011). Introducción a la Teoría General de la Administración. 7ma. Edición. McGraw Hill. Melinkoff, R. (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas. Editorial Panapo. Rosenberg, J.M. (1999). Diccionario de Administración y Finanzas. España. Cuarta Edición. Grupo Editorial Océano. Terry, G. (1999). Principios de Administración. Octava Edición. México. Editorial Continental.