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• David De los Santos

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Manual para Secretarias(os) de la Iglesia.



ACMS MANUAL PARA EL SECRETARIO DE IGLESIA El siguiente manual, es una guía sencilla y practica sobre los trabajos rutinarios que realiza un Secretario de Iglesia. ACMS les extiende una bienvenida cordial al uso de esta herramienta electrónica WEB Online, lo cual permite que los procesos realizados de aquí en adelante por usted, al ser guardados, quedan efectivos para ser consultados en cualquiera de las instancias de los organismos superiores de la Iglesia, hablamos de: Campo Local, Unión, División y Asociación General. Nota: Por razones de control interno, ejercido por la Secretaría de la Asociación/Misión, los ingresos realizados directamente en las Iglesias, por las Secretarias, se requerirá la aprobación del Campo Local, mediante pruebas tangibles de que los ingresos realizados sean reales. En este Manual, nos referiremos como El Secretario de Iglesia, haciéndolo en términos generales, es la forma como se refiere el Manual de la Iglesia, tomando en cuenta que esta posición la pueden ocupar damas y varones. A continuación algunos asuntos relevantes del trabajo del Secretario de la Iglesia, tomado directamente del Manual de la Iglesia Adventista del 7mo. Día, edición vigente año 2010. MANUAL DE LA IGLESIA (Pag. 79) El Secretario de Iglesia Gran parte del funcionamiento eficiente de la iglesia depende de la obra del secretario. Debido a las funciones importantes y especializadas de este puesto, es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por repetidos períodos, con el fin de dar continuidad al mantenimiento de los registros y a la información. En las iglesias grandes, se pueden elegir tantos vicesecretarios como se necesite. Cuando el secretario no puede asistir a una reunión, debe hacer arreglos para que un asistente esté presente y tome nota de los acuerdos (véase Notas, #4, p. 168). MANUAL DE LA IGLESIA (Pag. 80) No debe añadir o borrar nombres sin el voto de la iglesia. El secretario no tiene autoridad para agregar o eliminar un nombre de la lista de miembros sin un voto de la iglesia, que siempre debe votar agregar o eliminar un nombre, excepto en el caso de muerte de uno de ellos. Cuando un miembro fallece, el secretario debe, lo más pronto posible, registrar la fecha de su deceso al lado del nombre en el Libro de Registro (véase la p. 55). Transferencia de miembros. El secretario de la iglesia maneja la correspondencia con los miembros individuales y con las iglesias en lo que se refiere al traslado de miembros (véanse las pp. 52-55). Correspondencia con los miembros. El secretario debe tratar de mantenerse en comunicación con los miembros ausentes, por medio de correspondencia (véase Notas, #5, p. 168). Informar de los delegados al Congreso de la Asociación. El secretario, con la autorización de la Junta Directiva de la iglesia, notifica con celeridad a la Asociación quiénes serán los delegados escogidos para representar a la iglesia en el Congreso de la Asociación, utilizando los formularios provistos por la Asociación (véase la p. 110). Debe enviar los informes puntualmente. Es deber del secretario de la iglesia preparar y enviar puntualmente los informes solicitados por la Asociación. Es esencial que se envíen todos al secretario de la Asociación dentro del tiempo especificado, ya que estos informes son importantes para la exactitud de los informes preparados por otras organizaciones de la iglesia mundial. El secretario

debe obtener la información que necesite, para preparar estos informes, de otros oficiales y directores de departamentos. Las actas de la iglesia. El secretario de la iglesia prepara las actas de la iglesia que deben conservarse cuidadosamente. Todos los registros y los libros de contabilidad de los diversos oficiales de la iglesia son propiedad de la iglesia; y el secretario debe entregarlos, al finalizar su período de servicio, al nuevo secretario que haya sido elegido, o a la iglesia en cualquier momento del período, a pedido del pastor o de los ancianos. INDUCCION A LAS TAREAS EN ACMS El acceso del Secretario de Iglesia al sistema de registro de feligresía, deberá haberse generado previamente en la oficina de Secretaría del Campo Local. Hay dos condiciones que debe cumplir el usuario, para acceder al sistema: 1. Que su feligresía se encuentre actualizada en la Iglesia Local en donde ha sido nombrado 2. Que tenga una dirección de correo electrónico. Esta aplicación cuenta con dos formas de acceso. Una tiene el propósito de ser una herramienta para prácticas, mientras usted se hace experto en el manejo del sistema. Para ello contamos con un DEMO y usted accede al mismo utilizando el siguiente vínculo: https://www.acmsnet.org Todas las operaciones que realice allí, a manera de práctica, no afectaran para nada las informaciones previas que se encuentran en la base de datos principal.

El acceso a la base principal, lo hará utilizando el mismo vínculo: https://www.acmsnet.org

Para los accesos anteriores, se requiere tener dos nombres de usuarios diferentes, y cuentas de correo diferentes. Una vez que usted ingresa al sistema, tendrá en su computadora una pantalla semejante a la siguiente:

CAPITULO 1, MIEMBRO



El Secretario de Iglesia, estará limitado a trabajar con datos de los miembros de su Iglesia y a realizar todas las operaciones relacionadas con: 1. Ingreso de nuevos miembros

1.1 Bautismo 1.2 Re bautismo 1.3 Profesión de Fe 2. Traslado de feligresía de los miembros 3. Establecer listas de miembros en paradero desconocido 4. Registrar la disciplina de los miembros 5. Dar de baja un miembro cuando fallece. A continuación trabajaremos con el menú MIEMBRO. El menú miembro se utiliza para varias acciones 1. Buscar miembros 2. Registro de nuevos miembros y actualización de sus datos personales. Es absolutamente indispensable, que cuando el Secretario proceda a registrar un nuevo miembro de Iglesia, utilice la opción buscar el nombre de ese miembro antes de realizar cualquier registro, esto con el fin de evitar duplicaciones de un miembro por razones como las siguientes: 1. Existencia de homónimos 2. Un miembro que fue des fraternizado pero para el cual nunca se actualizo el registro, sigue activo. 3. Una persona en paradero desconocido y cuyo nombre aun figura como ACTIVO Lo anterior amerita que sea muy importante contar con la mayor información que se pueda de un miembro: Sus nombres completos, fecha de nacimiento y lugar etc., etc. Procederemos a registrar un nuevo miembro en la Iglesia, vía bautismo, los pasos son: Pulsar en: MIEMBRO-BUSCAR-ESCRIBIR NOMBRE-búsqueda amplia (quitando la marquilla de la palabra Local), presionar el botón Buscar del recuadro azul.

Una vez que presionamos el botón azul, Buscar, aparecerá lo siguiente: Una larga lista con el nombre de Juan Manual Santos, indicando donde están ubicados. Esa búsqueda amplia la ha realizado en toda la base de datos de ACMS.

Haremos ahora, con el mismo nombre, una búsqueda Local, y agregaremos el segundo apellido para tener mejor opción en la búsqueda: El resultado “0 Registros”. Ahora tenemos la certeza de que ese nombre no existe previamente en los registros de la Iglesia Local, el siguiente paso será ingresarlo como NUEVO.

Ingreso del nuevo miembro JUAN MANUEL SANTOS CALDERON



El sistema una vez más ha comprobado que el nombre no existe, el paso siguiente: Se pulsa en No Encontrado, botón de color verde. De inmediato se despliega una planilla para completar los datos, semejante a esta, se mostrará la pantalla en tres partes, para su facilidad:

Hay campos que son Obligatorios: Fecha de bautismo, fecha del voto, tipo de Admisión (se elige de la lista desplegable) nombre del Pastor, este debe figurar en el sistema con el cargo de Pastor.

El resto de la pantalla será para completar los datos del nuevo feligrés admitido por bautismo. Ingrese la mayor cantidad de datos que tenga del miembro, inclusive podrá subir o cargar una foto presionando en Imagen, la foto deberá existir en un archivo de la computadora o en una memoria USB.

La última Parte de la pantalla solicita algunos datos como se indica, luego se procede a guardar la información. Debe elegir como mínimo un Ítem en Modo de Conversión, y en religión aparecerá un menú de algunas religiones, proceda a guardar. . En la parte superior de su computadora aparecerá un mensaje de color verde el cual indica que la operación habrá sido exitosa





Proceso para realizar la Transferencia de un miembro de Iglesia. Continuando con el nombre del miembro que ingresamos al sistema, Juan Manuel Santos es miembro de la Iglesia UNAC; él se ha ido a otra Iglesia dentro del mismo Campo Local, y manifiesta a la Secretaría de la Iglesia a la cual tiene intenciones de hacerse miembro, que solicite su feligresía que se encuentra en la Iglesia Unac, la nueva Iglesia será la de Edén las Mercedes. (Iglesia Destino) La Secretaria de la Iglesia Edén Las Mercedes ingresa al sistema ACMS e inicia el siguiente proceso:

Al presionar en Transferencia tendrá dos opciones. Como ella recibirá al miembro Juan Manuel Santos, entonces presionará en MIEMBROS A RECIBIR: Busca el miembro. En la parte inferior aparecerá el nombre buscado, marcará la opción (recuadro pequeño lado izquierdo del nombre y pulsara el botón azul agregar). Haciéndolo, de inmediato la Secretaria de la Iglesia de origen del miembro será notificada.

Nos ubicamos nuevamente en la Iglesia origen del miembro solicitado por Edén Las Mercedes: Corresponde a Iglesia Unac. MIEMBRO-TRANSFERENCIAS-MIEMBROS A ENVIAR. Se despliega una lista entre los cuales estará el nombre de Juan Manuel Santos, (véase siguiente pantalla), en la que se indica que hay un pedido de la Iglesia Edén Las Mercedes. La Secretaria procede a registrar el número del voto y la fecha del acuerdo de la Junta Administrativa de la Iglesia, previo dos lecturas de la solicitud de traslado. Una vez realizado el proceso y guardada la información, la Secretaria de la Iglesia Edén Las Mercedes será notificada para que allí se finalice el proceso y Juan Manuel Santos pase a ser miembro de esa nueva congregación.

Regresando a la Iglesia que solicitó el traslado: MIEMBRO/TRANSFERENCIAS/MIEMBROS A RECIBIR, Edén Las Mercedes, obsérvese los detalles en la pantalla siguiente. Es fácil notar que ahora en estado aparece Enviado, desde la Iglesia Unac. El paso restante en Edén Las Mercedes es registrar el numero del voto, la fecha de aprobación de la Junta Administrativa, (previa dos lecturas de aceptación del traslado). La Secretaria marcara el recuadro al lado izquierdo del nombre y en la parte inferior hará las anotaciones requeridas:





Para su beneficio, vamos a verificar los procesos realizados anteriormente, relacionados con la transferencia y consultaremos el histórico del miembro Juan Manuel Santos, ahora miembro de la Iglesia Edén Las Mercedes: En menú miembros buscamos el nombre. En la parte inferior aparecerá como miembro activo en esa Iglesia. La flecha inferior derecha al pulsar allí se obtiene el histórico, siguiente pantalla.

El orden de comprensión del histórico es desde la parte inferior a la superior.







En el siguiente paso, veremos la manera como un miembro de Iglesia Activo se le modifique su ESTADO. Menú Miembro: Miembro-Buscar el nombre del miembro-pulsar botón de movimiento:

Al pulsar en Movimiento, se obtendrá la siguiente pantalla/información: Caso de fallecimiento:







Caso de Censura y des fraternizar por Apostasía, son procesos semejantes, la diferencia es que cuando se aplica Censura, habrá un tiempo para la misma, más no así en el caso de Apostasía. Se tienen que dar todos los pasos, de lo contrario no se podrá aplicar la disciplina correspondiente.





Paradero Desconocido: Para este paso se debe actuar con cuidado, siempre respetando al miembro de Iglesia. El proceso esta descrito en el Manual de la Iglesia, Pág. 65: “Los miembros que cambian de domicilio y no lo informan. Cuando un miembro se muda de una localidad, tiene el deber de comunicar su nuevo domicilio al anciano o al secretario de la iglesia. Mientras siga siendo miembro de esa iglesia, debe reconocer su responsabilidad de mantenerse en contacto regular con la iglesia, y enviarle sus diezmos y sus ofrendas por lo menos una vez cada trimestre. Sin embargo, si tal miembro no deja ningún domicilio y no hace ningún esfuerzo por ir a su iglesia ni envía un aviso, y es imposible localizar al miembro desaparecido, entonces, después de una ausencia de dos años, puede ser excluido de la lista de miembros de la iglesia por un voto de ella, con tal de que los líderes de la iglesia puedan certificar que se esforzaron fielmente para localizarlo y no tuvieron éxito. El secretario debe anotar, en la columna correspondiente: “Paradero desconocido. Excluido por voto de la iglesia”.

Cuando se toma la decisión de publicar el nombre de un miembro en Paradero Desconocido, se reconoce que ese cambio de estado no modifica su condición de miembro Activo en su Iglesia. Se requiere de un período de dos años (Manual de Iglesia) para que el o los nombres publiicados, de no conocerse su paradero durante ése lapso de tiempo, la Iglesia podrá tomar la decisión, mediante un voto, “borrarlos” como miembros activos para ser enviados a una lista de miembros inactivos por Paradero Desconocido. Listas de Paradero desconocido, las puede obtener el Secretario de Iglesia: Menú Miembro/Publicación de Desconocidos. El sistema, si existen miembros en tal condición, mostrará una lista semejante a la siguiente en la pantalla.

En la parte final de la pantalla se ofrece la opción para excluir nombres de miembros en paradero desconocido, marcándose previamente el nombre en el recuadro izquierdo:





CAPITULO II, IGLESIA En el Menú, Iglesia, El Secretario podrá editar las informaciones de su Iglesia local, completando todas las informaciones que allí se solicita, incluyendo una fotografía del Templo, dirección de ubicación de la misma a efectos de ser localizada en Google Maps, etc., etc. Es una herramienta interesante y completa que recomendamos sea utilizada ampliamente. La Pantalla se ofrece asi: IGLESIA-IGLESIA-BUSCAR NOMBRE DE SU IGLESIA-EDITAR Ultima flecha inferior derecha.

La siguiente pantalla le dará la opción para introducir todos los datos allí solicitados. Siempre recuerde guardar.





MANEJO DE LA OPCIÓN DE AGRUPAMIENTO PARA LA DUPLICIDAD DEL NOMBRE DEL FELIGRÉS. DUPLICACIÓN EN: LA MISMA IGLESIA EN OTRAS IGLESIAS DEL MISMO CAMPO EN OTROS CAMPOS DE LA MISMA UNION EN OTRAS UNIONES DE LA DIVISION

ACCIÓN DE AGRUPAR SECRETARIA(O) DE IGLESIA SECRETARÍA DEL CAMPO LOCAL SECRETARÍA DE LA UNION DIVISION INTERAMERICANA

PROCEDIMIENTOS: 1. NIVEL DE LA IGLESIA LOCAL 1.1 Verificar los datos del feligrés para tratar de establecer que se trate de la misma persona 1.2 Constatar que haya alta coincidencia en nombres y apellidos 1.3 Verificar fechas de nacimiento 1.4 Verificar fecha de bautismo 1.5 Verificar lugar de nacimiento. Agotado ese proceso, se podrá tener la certeza de que se trate de la misma persona. Se elegirá la opción agrupar. Seguir los pasos indicados en el sistema finalmente se busca el nombre que se agrupó y deberá quedar en uno solo. Es bastante factible que un nombre esté triplicado y hasta cuadruplicado, si se dan tales situaciones se requerirá de varias agrupaciones hasta quedar un solo nombre. 2. NIVEL DEL CAMPO LOCAL 2.1 La Iglesia deberá reportar los detalles completos del miembro que se encuentre en duplicación en otra Iglesia del Campo Local. 2.2 La Secretaría del Campo comprobará, mediante la búsqueda amplia del miembro en su territorio. 2.3 Encontrando el nombre que le ha sido indicado procederá a la agrupación dejando su nombre en la Iglesia Local que le haya sido indicado por la Secretaría de la Iglesia que solicitó ese proceso. 3. NIVEL DE LA UNION 3.1 El Campo Local informará a la Secretaría de la Unión, detalles del miembro cuya feligresía ha sido encontrada duplicada en más de un Campo Local de su territorio. 3.2 En la Secretaría se hará la búsqueda amplia, en su territorio para encontrar el nombre que se requiere agrupar. 3.3 Realizará la agrupación a la Iglesia del Campo Local que corresponda. 4. NIVEL DE LA DIVISION

4.1 La Secretaría de la Unión notificará a la persona responsable en la DÍA (por el momento éste servidor de ustedes) del nombre preciso del feligrés encontrado en duplicación y las Uniones involucradas. 4.2 La Secretaría de la División hará una búsqueda amplia del nombre del feligrés que le ha sido notificado hasta encontrarlo en la base datos. 4.3 Una vez encontrado se hará la agrupación al lugar que le haya sido indicado por la Unión. NOTA: Sistema de búsqueda amplia se puede realizar en los cuatro niveles. Basta que cuando se seleccione buscar el nombre del miembro, se “elimine” temporalmente la marquita en el recuadro de la palabra LOCAL. El sistema consultará en toda la base de datos. Notas finales: Los menú identificados como Herramientas y Contacto, serán para uso del Pastor de la Iglesia/Distrito. El último modulo o menú ofrecido en ACMS para el Secretario de Iglesia, es el de Informes. Allí el usuario podrá elegir entre muchas opciones que tipo de informes obtener para su beneficio propio como para la Iglesia. No nos ocuparemos de mostrar aquí diferentes pantallas, usted lo podrá hacer de manera fácil e ir encontrando las diferentes formas de obtener informaciones que sin duda puedan ser importantes para la marcha de la Iglesia Local. Que su permanencia como usuario de ACMS, represente para usted una bendición. Dios bendiga su ministerio. Material preparado por Fernando Salazar Gallego. Entrenador de ACMS para el territorio de la División Interamericana. Revisado y actualizado Mayo 03 -Versión 04-2016