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UNI

Facultad de Ingeniería Civil Departamento Académico de Construcción

GESTION DE PROYECTOS EN LA CONSTRUCCION I

MANUAL MS PROJECT Adriana JAO

Lima - Perú 2018- I

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3 OBJETIVO ..................................................................................................................... 3 PROGRAMACION DE PROYECTOS CREACIÓN DE UN PROYECTO..................................... 3 PASO A PASO PARA CREAR UN PROYECTO .................................................................... 4

MANUAL MS PROJECT GESTIÓN DE PROYECTOS I

INTRODUCCIÓN Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario completar los proyectos a tiempo, no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo. La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costo. Todos los proyectos, básicamente, constan de tres fases principales: 1. Planeamiento y programación. 2. Seguimiento y administración. 3. Fin del proyecto.

OBJETIVO Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y costos a fin de obtener la información necesaria y suficiente para el control y seguimiento de cada proyecto. Al finalizar el curso de laboratorio, el participante comprenderá las nociones básicas y necesarias para elaborar un proyecto con las bondades del MS - PROJECT.

PROGRAMACION DE PROYECTOS CREACIÓN DE UN PROYECTO Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y personalizaciones previamente configuradas. La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la información global de empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la organización. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Microsoft Office Project Server) que ha creado la organización. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El proyecto puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.

PASO A PASO PARA CREAR UN PROYECTO a) Haga click en Archivo – Nuevo proyecto en blanco.

b) Desde un archivo Excel se seleccionara las partidas y subpartidas, hasta encontrar Fin de Obra.

c) Estando en tarea, se copiara, y se colocara lo seleccionado en el primer renglón debajo de nombre de tarea del Project.

d) La programación se encontrara a programar manualmente, lo cambiaremos a programar automáticamente, seleccionando toda la columna de Modo de Tarea.

Una vez seleccionada la columna, hacemos click en autoprogramar.

Por defecto saldrá el día en el que nos encontramos como comienzo

e) Con el cursor en duración se dará anticlick para insertar una columna, en la nueva columna se escribirá con”E” para la EDT.

f)

Para estructurar el programa hacemos lo siguiente, me pongo en el primer renglón, bajamos uno y seleccionamos partir del segundo renglón, generaremos dos niveles de la EDT.

En la opción tarea, se encontrara el icono de agregar sangría, para generar el segundo nivel, se procederá a hacer lo mismo para los siguientes niveles, así sucesivamente, hasta obtener los niveles deseados.

g) Ahora insertaremos una nueva columna con el nombre “Texto4” el cual cambiaremos a WBS que significa EDT en sus siglas en inglés, los nombres del “Texto1” al “Texto3” son usados para el PERT.

h) Como se dijo la columna WBS debe tener los mismos datos de la columna EDT, seleccionamos la columna EDT y la pegamos en WBS.

De esta manera se copia toda la información de la columna EDT.

i)

Ahora vamos hacer la configuración de la nomenclatura del modo de caracteres, en la pestaña “Proyecto” ubicamos el icono del EDT, desplazamos su pestaña del EDT y seleccionamos la opción “Definir código”.

j)

Se abre una ventana, se debe saber previamente la máxima cantidad de niveles que tiene la red de trabajo, en este caso 4.

La cantidad de subíndices indica los niveles de trabajo.

En esta ventana se selecciona la Secuencia, Longitud máxima y el Separador, se colocaran las opciones mostradas en la imagen por su compatibilidad con otros softwares como “Primavera”. Nota: La cantidad de filas, serán la cantidad de niveles mencionados anteriormente.

k) Al aceptar la configuración, se mostrará la columna EDT de la siguiente forma:

l)

Para editar los asteriscos, hacemos doble clic en el cuadro inicia de EDT, es decir, en la celda al costado de LINEA DE CONDUCCION, aparece la siguiente ventana, y en la pestaña AVANZADO, en el cuadro de Código EDT, colocaremos su símbolo de reconocimiento, en este caso “LC”:

Se observará el siguiente cambio:

De igual forma hacemos para la actividad OBRAS GENERALES:

Nota: Esa ventana puede aparecer dando doble clic en la misma celda de OBRAS GENERALES, y colocamos LC.OG

Solo afectará a sus subíndices. La red debe quedar de la siguiente forma, evitando tener los mismos subíndices en un mismo nivel a menos que pertenezcan a niveles superiores diferentes, ya que de otro modo tendríamos errores.

k) en la pestaña Archivo, vamos a Opciones

Y en su sub pestaña “Mostrar” le damos la siguiente configuración: Seleccionamos la moneda PEN, que refiere al Perú, de preferencia eliminamos el símbolo para que no aparezca en cada celda y podamos exportar a ciertos programas:

Y en su sub pestaña “Programación” le damos la siguiente configuración: La hora de comienzo y la hora de fin predeterminada se recomienda no modificarlo, ya que son las características Estándar. En la opción “Mostrar Unidades de Asignación como” se usa Porcentaje cuando usas recursos específicos y se usa “Valores Decimales” cuando usamos recursos generales, es decir sin denominación específica, como es el caso de obra. En clase se explica: TRABAJO = UNIDADES ASIGNADAS * DURACIÓN Con una duración fija es difícil manejar la variabilidad de las unidades asignadas, por lo tanto lo recomendable es tener UNIDADES FIJAS, opción que se elige en a configuración:

Es importante, seleccionar ciertas opciones de SUGERENCIAS y desactivar ciertas opciones de MANUAL, ya que casi todo es AUTOMATICO (ACTIVADO), A menos que trabajemos con demasiada información.

Desactivar la opción “Project siempre calcula los costos reales”, para poder realizar real control de obras.

En la sub pestaña “Avanzado” se modificará a partir de “Mostrar opciones para este proyecto”

En Personalizar cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, complementos, centro de confianza, no se hará cambios. Click en acepta, para guardar los cambios que hechos.

Por defecto aparecerá en duración 1d, para corregir, se sacara del Excel los Tp, Tiempo que le toma a cada tarea, hay que recordar que las duraciones solo corresponden a las tareas, no a los niveles superiores, se ba rre los datos para copiar lo al project.

La duracion se encuentra sin relacion de precedencia, hasta ahí se termino planificacion.

En proyecto se procedera al llenado de informacion del proyecto, haciendo click en el icono ostrado en la fig..

Se entrara a la siguiente ventana. En la vntana por defecto se encuentra la fecha actual, introducimos los datos requeridos. Se encontraran dos opciones en “Programar a partir de:” La primera opcion a ASAP (fecha de comiezo del proyecto) y la segunda a ALAP (fecha de finalizacion del proyecto), haremos ASAP.

Por ahora se usara el calendario estandar luego se delegara un propio calendario. Priopidad 500 significa: que si estoy manejando un solo proyecto, por defecto la prioridad es la media, generalmnete las prioridades oscilan de 0-1000, esto se usa en manejo de recursos. La prioridad 1000 es la max, la fecha estado solo se usa para control de hora, por tal motivo no esta definida. Haciendo clic en Estadísticas podemos observar la configuración:

La configuración se muestra en la ventana siguiente:

Los valores de Previsto, Real, Trabajo, Costo y demás son 0, ya que no contamos con una Línea Base, y aún no hemos programado nada, estos datos se llenan a medida que programamos el proyecto. Con toda la configuración realizada, procedemos a generar las relaciones de precedencias, en la columna de “Predecesoras”.

De la Hoja de Excel, copiamos la columna de ACCIONES PREDECESORAS

Y la pegamos en el MS Project, desde la fila que corresponde:

NOTA: Debemos tener cuidado cuando tenemos dos actividades predecesoras, si están separadas por “,” u otro caracter (“;”), el MS Project informará con un cuadro grande si este no es su caracter de separación, de ser el caso se debe cambiar al caracter predeterminado.

Para verificar que la red sea correcta se procede a crear la columna de “Sucesoras”:

Es bueno crear la columna Sucesoras, ya que se observa anomalías, como por ejemplo en este caso se crear una sucesora en OBRAS GENERALES, y las actividades de resumen no deben tener ninguna relación de precedencia, este error simplemente se procede a borrar. Procedemos a verificar con los 3 principios para que una red sea cerrada: -

-

Que la primera actividad o hito no debe tener predecesora alguna, para el ejemplo Movilización OK La última actividad o hito no deber tener sucesora alguna, para el ejemplo Fin de Obra OK.

Y el resto de actividades debe tener por lo menos una predesesora y una sucesora, si esto no se da corregir, en ejemplo se procede a corregir:

Lo ligaremos por fechas, buscando que se forma una ruta NO crítica, es decir dando una holgura, de esta manera escogemos: 13CC +3d Se creará una nueva columan con el nombre “HT” en “Margen de demora total”:

Esta columna nos ayuda a identificar las eactividades abiertas, por ejemplo “Suministro de Tubos”

Se muestra una holgura hasta el final del proyecto, esto nos indica que debemos corregirlo, es decir cerrar la red, ya que le falta una sucesora: Corregimos con 17cc+1d:

Corregimos toda red abierta con criterios de programación.

Como se mencionó anteriormente, generaremos un nuevo calendario. El MS Project usa 3 tipos de calendarios: - Calendario del proyecto - Calendario de recursos - Calendario de tareas Se usan para diferentes fines, en este caso usaremos el Calendario del Proyecto. Hacemos clic en el siguiente icono:

Se muestra la siguiente ventana y le damos clic en Crear calendario:

Aparece la ventana para colocarle un nombre y Aceptamos:

Y ahora estamos en el calendario que acabamos de crear para configurarlo:

En la pestaña de semanas laborales se activara la opción detalles

En el día sábado que no está hábil, lo habilitamos para poder darle una configuración seleccionando la tercera opción.

Dando click en la primera celda colocamos 9 ( para establecer inicio en 9 a.m.) y damos ENTER, se colocará por defecto la hora Hasta 10 a.m. la chancamos para colocar 1 p.m.

Terminamos la configuración de un jornal de trabajo y damos click en Aceptar:

Volvemos a la pestaña de Excepciones y colocamos los días no laborales considerados: Para colocar esto se hace de la siguiente manera: -

Colocamos el nombre del día festivo, ejemplo: Año Nuevo, cambiamos su fecha de inicio y entramos a la opción de Detalles:

Escogemos las siguientes opciones: - No laborable - Patron de repetición: Anual - Terminar después de 2 veces (significa para el siguiente año)

Los días festivos de Semana Santa se deberá realizar para los dos años que estamos trabajando 2017 y 2018 ya que no se repiten y seleccionamos sus fechas correspondientes. Para el día festivo día del Trabajo, realizamos lo mismo en Detalles, de esta forma para todos los días festivos que se repiten en la misma fecha en los años y debemos tener el calendario del siguiente modo:

Así hemos configurado nuestro calendario con el nombre “Línea de Conducción”.

Ahora en Proyecto, en Información del proyecto damos click:

En la siguiente ventana ahora podemos seleccionar el calendario creado “Línea de Conducción”, lo seleccionamos y Aceptamos.

Luego en la escala temporal, damos doble click izquiero para que aparezca una ventana:

En la siguiente ventana, en la opción de Pperiodo no laborable, volvemos a seleccionar nuestro calendario creado:

Ahora solo le daremos algunos formatos de presentación: Le damos formato de color ROJO a las tareas críticas en:

Y se pintarán de ROJO las tareas críticas:

Ahora mostraremos una línea de holgura seleccionando Demoras:

También le colocaremos grillas de separación de la siguiente manera, click derecho en un punto en blanco y seleccionamos “Cuadrícula”:

En la siguiente ventana le colocaremos estilo de línea a los 4 primeros:

Tendremos la siguiente visualización:

Ahora terminaremos la configuración de la Escala Temporal: En el nivel Inferior de la siguiente manera:

En el nivel intermedio de la siguiente manera:

NOTA: Tener en cuenta que las Unidades : Meses siempre debe ser menor respecto a los Niveles, es decir el Nivel Superior siempre debe ser de mayor escala al Nivel Intermedio y Nivel Inferior. NOTA2: Los contadores siempre deben estar en 1. Para tener bien escalado la Escala Temporal.

En el nivel Superior de la siguiente manera:

Tendremos la siguiente configuración:

Para finalizar y seguir con la programación LEAN, copiamos los valores de las columnas de Comienzo y Fin y las llevamos a Excel.

Y lo pegamos en excel:

Nota: si en la fecha aparece “lun 05/06/17” esto se cambia en la pestaña Archivo, Opciones, General y seleccionamos el formato de fecha “05/06/17”