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Sistema de Gestión Contable (Versión Windows 2018)

Autor: Ing. Luís Felipe León Loayza Email: [email protected] Sullana – Piura – Perú 2018

INDICE CAPÍTULO I 1.1 1.2 CAPITULO II 2.1 2.2 CAPITULO III 3.1 3.2 3.3 3.4

3.5 3.6

3.7 3.8 3.9 3.10 CAPITULO IV 4.1 4.2 4.3 4.4

4.5 4.6

Página Introducción Iconos del Sistema

...........................................1 ...........................................1

Descripción General Características

...........................................3 ...........................................3

Ingreso al Sistema Explicación de los Módulos Opción 01 - Selecciona Empresa Opción 02.- Adicionar Empresa 3.5 Opción 03 Configuración del Sistema

...........................................5 ...........................................6 ……….......…………………………….7 ...........................................7

3.4.1 Claves y niveles de acceso 3.4.2 Configura Imagen a Mostrar 3.4.3 Configuración Varias 3.4.4 Tipos de Cambio 3.4.5 Configuración Plantillas 3.4.6 Factores de Ajuste Por Inflación 3.4.7 Factores de Libro de Retenciones Opción 03.- Copias de Seguridad Opción 04.- Utilitarios 3.6.1 Administrador de Reportes 3.6.2 Copiar Empresa Con Otra Razón Social 3.6.3 Mal funcionamiento del Sistema Opción 05.- Seguridad y Producción 3.7.1 Cronograma de Libros Contables 3.7.2 Estadística de Producción Opción 06.- Plan Contables 3.6.1 Plan Contable General 3.6.2 Plan Contable General Presupuestal Opción 07 Cambiar de Usuario Opción 08 Trabajar Después

...........................................8 ...........................................8 ...........................................8 ...........................................8 ...........................................9 ...........................................9 ........................................ 10 .........................................10 .........................................11 .........................................12 .........................................12 .........................................13 .........................................13 .........................................14 .........................................14 .........................................15 .........................................15 .........................................15 .........................................16 .........................................16 .........................................17

Selección de la Empresa a Trabajar Describiendo la Barra de Herramientas Menú: Principales Libro Caja 4.4.1 Detalle 4.4.2 Lista 4.4.3 Reportes 4.4.4 Hoja de Trabajo Libro Caja Libro Diario 4.5.1 Voucher 4.5.2 Reportes Libro Mayor - Balances

........................................18 ........................................19 ........................................20 ........................................20 ........................................21 ........................................22 ........................................23 ........................................23 ........................................24 ........................................25 ........................................26 ….................................... 26

4.7 4.8 4.9 4.11 4.12

Capitulo V

Mayor Auxiliar General ........................................ 27 Apertura de Libros ........................................ 28 Apertura Saldo de Caja .........................................28 4.10 Apertura Libro Diario .........................................28 Plan Contable General Revisado .........................................28 Copiar PCGR de un año a otro .........................................29 4.13 Menú: Auxiliares .........................................29 4.13.1 Registro de Compras .........................................30 4.13.2 Lista .........................................31 4.13.3 Reportes .........................................31 4.14 Libro de Retenciones 4ta Categoría .........................................32 4.14.1 Lista .........................................34 4.14.2 Reportes .........................................34 4.15 Registro de Ventas .........................................34 4.15.1 Lista .........................................35 4.15.2 Consultas – Reportes .........................................35 4.16 Libro Bancos .........................................36 4.16.1 Detalle por Cuentas .........................................37 4.16.2 Reportes .........................................38 4.17 Cuentas Por Pagar .........................................39 4.18 Cuentas por Cobrar .........................................39 4.19 Control de Retenciones .........................................40 4.20 Mantenimiento de Datos .........................................40 4.21 Cruce Ventas Vs Retenciones .........................................41 4.22 Control de Percepciones .........................................41 4.23 Mantenimiento de Datos .........................................42 4.24 Cruce Ventas Vs Percepciones .........................................42 4.25 Exportador al Libro Caja .........................................43 4.26 Cruces de Información al Libro Caja .........................................45 4.26.1 Cruce Compras Vs Caja .........................................45 4.26.2 Cruce Compras Crédito Vs Caja .........................................46 4.26.3 Cruce Ventas Contado Vs Caja .........................................46 4.26.4 Cruce Ventas Crédito Vs Caja …………...............................46 4.26.5 Cruce de Honorarios Vs Caja …….………...........................46 5.1 5..1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.3 5.4 5.5

Menú : Misceláneas Sucursales Cerrar Abrir Periodos Contables Seleccionar Periodo de Trabajo Barra de Herramientas Administrador de Reportes Proveedores Clientes Trabajadores Independientes Búsqueda de Documentos Compras Menú: Procesos Generar Asientos Reversar Asientos Otros Asientos Configuraciones Configurar Tipos de Cambio 5.2.6 Fondos de Presentación 5.2.7 Datos Generales de la Empresa Menú: Ayuda Licenciamiento de Wincontalll Configuración Asiento Presupuestal

.........................................46 .........................................47 .........................................47 .........................................48 .........................................48 .........................................49 .........................................49 .........................................50 .........................................51 ………….…...........................52 .........................................53 .........................................53 .........................................54 .........................................55 .........................................56 ......……...............................57 ….………...............................58 …………...............................58 ..........................................60 ..........................................60 …………………………………………..

CAPITULO I INTRODUCCIÓN El presente documento Manual de uso, tiene por finalidad guiarlo en la administración, operación y utilización del sistema de Gestión Contable “Wincontalll”(Versión Windows), desarrollado con el uso de técnicas para el procesamiento de datos que incluyen las siguientes características:  Uso del sistema mediante MENUS amigables bajo entorno Windows, que permite fácil manejo y operatividad. 

Ingreso de información de manera rápida y sencilla obteniendo datos de la misma en tiempo real.



Genera Copias de Seguridad por Empresa y/o información almacenada en el Sistema.



Si el Programa se encuentra interconectado a un Sistema de Redes, permite al usuario manejarlo desde cualquier computadora.



Sistema diseñado para uso y configuraciones personalizadas.



Permite Importar y Exportar a hoja de cálculo (Excel), de todos los registros contables.



Los Reportes de Información también pueden ser traslados en formato Word, Excel,PDF, HTML, etc.



Posee niveles de seguridad por cada usuario del sistema. Gráfico

ICONOS COMUNES DEL SISTEMA Descripción del Grafico Aceptar o realizar una determinada operación Permite visualizar el control de auditoria , creaciones, modificaciones y eliminados Permite insertar un nuevo registro a la tabla Permite eliminar un registro Modificar información del sistema Grabar información Permite cancelar una operación antes de haber grabado Indica que se puede exportar y/o Importar a Excel Indica que se puede generar archivos para exportar al PDT. Impresión de información Información, se puede enviar a formato Word Archivo se puede enviar a formato de texto Permite buscar información dentro de un registro Permite visualizar el usuario que realizó la operación Permite visualizar o ingresar las cuentas que afectan a los documentos contables (compras o ventas) Terminar la pantalla o formulario

Los formularios de ingreso en su mayoría han sido diseñados bajo la modalidad de:

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a.- Detalle.- En esta presentación, contiene por lo general los datos de ingreso al registro seleccionado y donde se activan solo algunas opciones del menú de control de la información Ej. Adicionar, cancelar, grabar. b.- Lista.- Muestra la información del registro en forma tabular y por donde se puede navegar por toda la información, cuando el usuario se encuentra en esta pantalla de información se activan los iconos de eliminar, imprimir información, buscar información, importar exportar en caso hubiere. Un ejemplo del diseño de la pantalla se muestra en la siguiente Figura.

*IMPORTANTE.En el Sistema de Gestión Contable todas sus operaciones quedan registradas, sean estas NUEVAS, EDITADAS o ELIMINADAS, lo cual podrá ser comprobado por el USUARIO en el momento que selecciona el ítem indicado o lista (registros se muestran de varios colores). Ej. Negro .- Registro no muestra cambio alguno desde su creación. Verde .- Registro que ha sufrido modificaciones. Rojo .- Registro eliminado. Todo dato que haya sido eliminado del sistema de gestión contable, podrán visualizarse en el momento que lo solicite el usuario, solamente para efectos de OBSERVACIÓN y ANÁLISIS, pues no serán considerados para ningún proceso ni sumatoria alguna. Accediendo al icono apreciará una estadística de los registros.

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CAPITULO II DESCRIPCIÓN GENERAL El Sistema de Gestión Contable se encuentra desarrollado bajo VFP, como su denominación lo indica, es un sistema únicamente contable, para ser utilizado por el área de Contabilidad, y permite el registro de las distintas operaciones ó transacciones comerciales que desarrollan las Empresas, las cuales se verán reflejadas en la elaboración de los Libros y Registros Contables (Principales y Auxiliares), Balances y Estados Financieros, posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Dirección ó Gerencia. La concepción del sistema se basa en la información que soportan las diferentes tablas principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la información variable (registros y asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen de manera rápida y eficiente CARACTERÍSTICAS: 

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA El sistema puede aplicarse a empresas comerciales, servicios, industriales, financieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios al cual se ajuste. Con una sola PLANTILLA de Plan de Cuentas por Giro de Negocio podrán trabajar múltiples empresas que desarrollan la misma actividad, uniformizando de esta manera la información, con sus propias configuraciones, además le permite un alto grado de autonomía a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, teniendo las opciones que solo ellos usan.



SEGURIDAD DEL SISTEMA Permite seleccionar niveles de acceso para las diversas personas, usuarios responsables del manejo del Sistema de Gestión Contable. Asimismo generar o restaurar copia de seguridad a varios niveles, los mismos que pueden guardarse en Unida Flexible (disquete), en el Disco Duro, para posteriormente trasladar dichas copias a un CD ROM.



REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA Los distintos comprobantes pueden registrarse directamente en el sistema sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, pues el sistema les asigna un número automático de control, luego proceder a su impresión en papel continuo u hojas sueltas para adjuntar la relación con los documentos fuentes originales. El registro de compras, registro de ventas, libro caja, libro bancos, Libro de retenciones 4ta, producen por cada mes asientos automáticos en el Libro Diario mediante los procesos mensuales a través de denominados Vouchers.



ESTADOS DE CUENTA CLIENTES Y PROVEEDORES Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes y proveedores. La información que se requieren en este nivel de análisis están indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un código interno de la empresa.



ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Los Estados financieros, libros y reportes de análisis de cuentas son emitidos en moneda nacional.

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

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultánea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la información oportunamente.



CONVERSION AUTOMATICA DE DOCUMENTOS EN MONEDA EXTRANJERA Los comprobantes deberán ser ingresados en la moneda de origen, el sistema lo convierte a moneda nacional de acuerdo a la tabla de tipo de cambio diaria especificada por tipo de moneda y según el tipo de cambio en particular configurado



VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS Existen reportes tales como balances de comprobación y generales, ganancias y pérdidas, diario, mayor, análisis de cuentas, registro de ventas y compras, DAO, hoja de trabajo, etc.



CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS Permite incorporar con una opción los asientos contables automáticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados, para evitar la digitación, en caso de usar nuestro sistema de planillas.



CONFIGURACION DE ASIENTOS AUTOMATICOS Destino de Compras Destino de los Gastos Destino de Asiento Presupuestal Reis, etc.



CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA El sistema realiza la conciliación de los documentos bancaria en forma automática en la moneda de la cuenta corriente bancaria, solo con marcar los movimientos estos serán excluidos de la conciliación bancaria. Para realizar la conciliación deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancaria.



REPORTE PARA OPERACIONES CON TERCEROS - SUNAT Por medio de los Registros contables, se puede solicitar el reporte de los movimientos por Proveedor, Trabajadores Independientes y/o Clientes realizados durante determinado año contable.



VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite visualizar hoja por hoja el reporte solicitado e imprimir todo o parte del mismo, indicando el número de las hojas a imprimir, así como seleccionar el tipo de impresora a usar.



ADMINISTRADOR DE REPORTES El sistema tiene la particularidad de archivar los reportes para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla, de esta manera se dispone de información de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.

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CAPITULO III 3.1.- INGRESO AL SISTEMA Desde el menú INICIO, Explorador de Windows o desde un acceso directo en el escritorio de Windows se ha creado la carpeta WINCONTALLL. Se accede con la tecla ENTER ó haciendo doble click con el Mouse, para ubicar al programa mismo, es primordial para hacer uso del programa contable contar con la Clave de Acceso original.

Para acceder al Sistema de Contabilidad WINCONTALLL, se debe digitar el Usuario y el Password, que inicialmente esta predeterminado en: USUARIO : SYSTEM Password : LUIS Una vez en el Sistema, esta clave podrá ser modificada, dejando además al usuario la posibilidad de crear nuevas claves de acceso, para cada uno de los usuarios potenciales, que tendrán la responsabilidad de ingresar información en el sistema.  

Importante.- El sistema es instalado inicialmente como software de evaluación, una vez ingresado el número de licencia otorgada por WINCONTALLL, el software se activa al 100% de su operatividad. Actualización.- El usuario podrá observar también la fecha de la última actualización e instalación con la que cuenta el sistema que está utilizando en su pc.

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3.2.- EXPLICACIÓN DE LOS MÓDULOS El sistema de Contabilidad Wincontalll, ha sido dividido en Módulos, los cuales se encargan de integrar la información de una actividad específica empresarial. Una vez que se ingresa al programa, luego de digitar el Usuario y el Password, se aprecia la primera pantalla general donde se realizaran las primeras configuraciones antes de iniciar con el ingreso de la información respectiva. Así tenemos: OPCION 01 – SELECCIONAR EMPRESA OPCION 02 – ADICIONAR EMPRESA OPCION 03 – CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA OPCION 04 – COPIAS DE SEGURIDAD OPCION 05 – UTILITARIOS OPCION 06 – SEGURIDAD Y PRODUCCION OPCION 07 – CAMBIAR USUARIO OPCION 08 – TRABAJAR DESPUES

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3.3.- OPCIÓN 01 – SELECCIONAR EMPRESA Con esta opción, el Usuario puede optar por cualquiera de las empresas que previamente han sido generadas en sistema y por cada una de ella se han realizado las configuraciones respectivas, luego de ello, iniciará su trabajo de contabilización de las operaciones comerciales – financieras de la misma. Al seleccionar la empresa, se ingresa a una segunda pantalla que contiene todos los libros y registros contables, donde se ingresara la información que corresponda.

3.4.- OPCIÓN 02 – CREACIÓN DE LA EMPRESA A TRABAJAR

Para dar inicio al manejo del Sistema de Contabilidad, es importante CREAR o GENERAR EMPRESA con la cual EL USUARIO trabajará la información, previamente deberá completar cada uno de los casilleros que aparecen en blanco, siguiendo estos pasos:  

NOMBRE – Nombre o Razón Social de la Empresa (Natural o Jurídica). CARPETA – Contendrá la información de la empresa generada, y que normalmente se ubica en la carpeta Wincontalll. Al nombrar dicha carpeta, puede utilizar una abreviatura, siglas o dígitos que identifiquen a la Razón Social de la Empresa que se está creando. Ejemplo - Nombre: CLINICA MIRAFLORES SAC.

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    



-

Carpeta: CLINICA RUC – Número de Identificación como Contribuyente que tiene asignado la Empresa. TIPO DE PERSONA – Indicar si es Persona Natural o Persona Jurídica. DIRECCIÓN - Para consignar el domicilio fiscal o ubicación de la Empresa. INFORMACIÓN SUNAT – En este casillero se podrán anotar los datos de la Clave SOL – Sunat y además el número de la Cuenta Detracciones que la Empresa posee en el Banco de la Nación. PLANTILLAS (*) – El usuario selecciona que tipo de Plan Contable Empresarial y Auxiliares, va a utilizar (General o Personalizado) para el ingreso de la información. Además se deberá indicar por primera vez al generar la empresa el Período de Trabajo y el Régimen Tributario al que se encuentra afecto. USUARIOS – Al momento de generar la Empresa se debe indicar que usuarios van a tener acceso al sistema, y para ello

Una vez ingresado todos estos datos de la Empresa, con la opción ACEPTAR se graba toda la información consignada y se visualiza el mensaje: “EMPRESA HA SIDO CREADA CON ÉXITO”, quedando generada su creación con sus respectivas bases de datos y está lista para su uso inmediato. (*) LA CREACION DE LAS RESPECTIVAS EMPRESAS ESTA VINCULADO CON LAS PLANTILLAS SISTEMA, ESTAS

ULTIMAS

DEBERAN

ENCONTRARSE

PREVIAMENTE

CREADAS

EN

LA

OPCIÓN

DEL

CONFIGURACIONES DEL SISTEMA, PARA PODER ASIGNARLAS AL MOMENTO DE ADICIONAR LA EMPRESA

3.5.- OPCIÓN 03 – CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA Contiene una serie de tablas, cada una de ellas con una finalidad establecida, por ello cualquier ingreso, modificación o eliminación que el Usuario realice desde ahí, afectará directamente a las configuraciones de las Empresas. 3.5.1.- CLAVES Y NIVELES DE ACCESO.

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En un primer momento, el Usuario y Clave que se visualizan son los iniciales y con los cuales se tiene acceso al programa. (Página 8)

Les recordamos a los usuarios, que las opciones que encontramos en la parte inferior de esta pantalla sirven para lo siguiente: NUEVO.- Es para crear el acceso a nuevos usuarios del sistema ELIMINAR.- Para borrar a los usuarios que ya no continúan y haya tenido acceso al sistema EDITAR.- Sirve para modificar los datos de presentación de los usuarios en las diferentes pantallas del sistema. Al momento de crear una clave de acceso, también se le puede indicar al sistema, a que empresas tendrá acceso el usuario, con solamente seleccionar el ícono donde aparecerá la siguiente ventana:

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Como podrán observar, el sistema puede contar con un sin número de empresas, pero el usuario que ingrese al sistema de gestión contable con su clave de acceso, solamente podrá tener acceso a aquellas empresas que tengan la Autorización (check) debidamente habilitada. Otra manera de limitar opciones a los usuarios con acceso al Sistema, es indicando además, que Usuario tendrá ACCESO TOTAL o LIMITADO dentro de cada empresa a sus registros o libros contables según las necesidades del trabajo mismo. Presionando en este icono se tiene acceso a los niveles que se desee asignar a cada usuario. Cuando el usuario PRINCIPAL del Sistema WINCONTALLL, crea y asigna claves de acceso para nuevos usuarios podrá configurar los niveles de acceso de cada uno de ellos, ingresando con un click en el icono donde se podrá apreciar lo siguiente: - La siguiente ventana es similar a la ventana principal, cuando el usuario accede al Programa de Contabilidad WINCONTALLL, donde se puede apreciar que cada opción de información permanece marcada con un CHECK lo cual significa que tendrán acceso a todos los niveles de ingreso, modificación, eliminación, etc. de la información que se ingrese en el sistema. - Cuando este Check se desmarca significa que el usuario respectivo solamente tendrá acceso a los niveles que le han sido autorizados.

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3.5.2.- CONFIGURACIONES VARIAS (GENERAL). En esta pantalla, el Usuario visualiza las rutas de instalación del programa Wincontalll, desde la unidad de Servidor hasta la unidad de acceso al programa y además el tipo de licencia adquirida.

El usuario podrá indicar al Sistema como quiere la presentación de los distintos reportes con que cuenta el sistema, contando para ello con tres opciones que van desde visualizar desde el propio sistema (opción 1) exportarlos de manera corta (opción 2) o extensa (opción 3) a diversos formatos como: RTF, EXCEL, WORD, etc. El usuario encontrará varios iconos como detallamos a continuación: Permite Crear, Editar y Borrar el porcentaje de la tasa de IGV que utilizará la Empresa por las operaciones que realiza. Actualmente la tasa es 18%

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Wincontalll viene con imágenes previamente guardadas en la carpeta Wincontalll \ Imágenes del Programa, pero permite al Usuario adicionar más imágenes, para que más adelante pueda ubicarlas y personalizar su fondo de presentación en el sistema. En esta opción el usuario puede elegir el fondo de pantalla de su preferencia

Guarda

Para configurar el símbolo de la moneda a utilizar. Se habilita para consignar los porcentajes a aportación para los trabajadores independientes. el historial de las remuneraciones mínimas vitales. Impuesto Renta 4ta Categoría.

8%

Porcentaje se asigna de acuerdo a ley.

Terminado el INGRESO y/o MODIFICACION de estas configuraciones a criterio del usuario, se procederá a GRABAR los cambios para que queden almacenados y aceptados en el Programa.

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3.5.4.- TIPOS DE CAMBIO. En esta TABLA se ingresa el tipo de cambio de la moneda elegida (para el ejemplo: dólares americanos) y por día; de manera manual o automatizada, con la finalidad que el sistema convierta los todos aquellas operaciones contables que hayan utilizado comprobantes de pago y/o documentos ingresados en moneda extranjera a moneda nacional automáticamente.

El sistema utiliza tipo de cambio Promedio Ponderado. Tiene las siguientes opciones: - MES – AÑO: Período de ingreso de los tipos de cambio - TIPO DE MONEDA: Permite ingresar el tipo de cambio equivalente al tipo de moneda usado por la Empresa, pudiendo ser, dólares, euros, etc. ICONO: Permite llevar la información a formato de Excel. ICONO PDT: Permite exportar la información al PDB. ICONO IMAGEN: Permite saber que usuario ha realizado actualizaciones en la información ICONO ELIMINAR: Permite borrar la información ingresada. ICONO EXPLORER: Con esta opción el sistema se vincula con la página SUNAT y dar las facilidades al usuario para actualizar los tipos de cambio de una manera rápida y sencilla. Cuando aparece la ventana de SUNAT, por defecto salen los tipos de cambio del mes actual, pero si hace falta en periodos anteriores, se puede elegir el Mes y Año para poder encontrar los tipos de cambio que; con la opción: Recupera tipo de cambio seleccionado, y así se actualizará la información que sea necesaria en la tabla de tipos de cambio.

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3.5.5.- PARÁMETROS DE CIERRE - TIPOS DE CAMBIO. Aquí el sistema presenta el tipo de cambio promedio de cierre por cada mes, que se utiliza para que toda operación en dólares, lo saldos en soles sean procesados por el tipo de cambio cierre.

3.5.6.- CONFIGURACIÓN DE PLANTILLA. Las Plantillas están constituidas en su base de datos por: - Plan contable general empresarial (hasta 10 dígitos) - Matriz de auxiliares (clientes, proveedores, trabajadores independientes, etc.) - Configuraciones de ingreso y proceso de información.

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a) NUEVO -

CÓDIGO: Nombre (letras y números) que identificará al tipo de PLANTILLA, para que

sea usada de manera individual o grupal en la contabilidad de empresas que se dediquen al mismo giro o actividad de negocio. Ejemplo: SERVICIOS -

DESCRIPCIÓN: Denominación específica en relación al CÓDIGO por el tipo de

operaciones que se registrarán. Ejemplo: EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS -

TIPO DE PLANTILLA: El usuario debe elegir entre las dos opciones:

 Plantilla Nueva – Al elegir está opción, se crea la plantilla con los datos nativos de información del sistema para que el usuario pueda adaptarlo a su forma de trabajar.  Copiar Otra Plantilla – Se hace una copia fiel de alguna plantilla que ya ha sido previamente creada en el sistema

GRABAR para dejar anotada la nueva plantilla o TERMINAR para salir sin grabar la información. b) EDITAR En esta opción, el programa sólo permite la modificación en la Descripción (Nombre) de la Plantilla creada. c) BORRAR Utilizado para eliminar una plantilla que fue creada previamente. d) ENTRAR Permite previa selección, el acceso a la Plantilla creada con la finalidad de realizar las modificaciones necesarias al plan contable empresarial por el tipo de actividad que lo vincula con la plantilla. Además puede generar la creación de la base de datos de proveedores, clientes, trabajadores independientes, etc.; así como

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también la configuración de cuentas para Ingreso o proceso de información, configurar las cuentas que se reflejarán en el estado de ganancias y pérdidas, y de los reportes financieros que sean habilitados por el usuario. 3.5.6.1.- CONFIGURACIÓN DE PLANTILLA ESPECÍFICA. Cuando el USUARIO ingresa a una plantilla especifica con la opción ENTRAR, tendrá acceso total a la base de datos de dicha plantilla, para efectuar las modificaciones o crear información, útil para el ingreso y manejo de la información contable de la(s) Empresa(s) que utilicen dicha plantilla.

Así tenemos:

a) PLAN CONTABLE EMPRESARIAL. Según la PLANTILLA específica y definida, que el usuario ha generado dentro del programa Wincontalll (Código y Descripción de Plantilla – Página 17 ), este PCGE se creará como base para determinada plantilla.

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El plan contable empresarial permite al usuario: Agregar (Nuevo), Eliminar, Modificar (Editar), Amarres (Destino) de las cuentas contables a criterio exclusivo de cada usuario, adecuándolo según la actividad que desarrolla la empresa (Tipo de negocio) por cada empresa que ha sido creada en el sistema de gestión contable. Podemos citar como ejemplo lo siguiente. El usuario, crea una empresa dedicada a operaciones de Transporte de Carga (Servicios), tendría que crear una plantilla para empresas de servicios, que contendrá el plan contable empresarial base, el cual a criterio del usuario, será modificado y adecuado al tipo de empresa de servicios –para este caso-, dichas adaptaciones quedarán plasmadas en la plantilla de servicios, y servirá para todas las demás empresas dedicadas al mismo rubro que se generen en el sistema. El plan contable empresarial con las opciones de: Agregar (Nuevo), Modificar (Editar) y Eliminar las cuentas contables, permite al usuario adecuarlo a sus necesidades de registro contable. El código de cuenta consta de dos (02) dígitos y las subcuentas pueden contener hasta diez (10) dígitos. Las cuentas son parte primordial del sistema, por lo cual, cada cuenta agregada, modificada o eliminada deberá hacerse una vez que se hayan analizado los alcances de la misma, con respecto a la exactitud de la información que se requerirá más adelante. WINCONTALLL tiene como VALOR AGREGADO lo siguiente: - Instalación previa del plan contable general empresarial. - Permite configurar el destino de mercaderías, suministros y/o cuentas de gasto, desde el momento mismo de crear o modificar las cuentas contables.

b) CONFIGURAR DESTINOS. El usuario desde el mismo plan contable empresarial puede asignar el respectivo asiento por el destino de operaciones, ubicándose en la cuenta contable respectiva, luego

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seleccionando la opción EDITAR, se anotará las cuentas con las cuales el sistema de gestión contable efectuará los respectivos asientos como son: - Destino de mercadería y suministros - Destino de cuentas de gasto

c) PLAN CONTABLE DE COSTOS. Está implementado para aquellas empresas que deseando llevar el Costos, habiliten dicho módulo en el sistema de gestión contable, así podrán interrelacionar sus operaciones con el centro de costo respectivo. Esta diseñado en tres dígitos.

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d) PLAN CONTABLE PRESUPUESTAL. Aquellos usuarios que desean llevar presupuestos, deben habilitar el módulo de presupuesto en el sistema de gestión contable, así podrán interrelacionar sus operaciones con su respectiva partida presupuestal. Al igual que el de costos, también está diseñado en tres dígitos.

e) COPIAR PCGE DE UN AÑO A OTRO. En pantalla se puede observar un icono de TEXTO (hojas sobrepuestas), el cual activa la opción copiar plan contable de un año a otro, para ello, el usuario debe indicar el año de origen y el año de destino, para proceder luego con la opción Aceptar a realizar el copiado respectivo del plan de cuentas.

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(*) EL PLAN DE CUENTAS CREADO Y MODIFICADO SOLO ES DE APLICACIÓN PARA EL EJERCICIO CONTABLE PRESENTE (Ejemplo 2015), POR LO TANTO, EL USUARIO SI DESEA CONTINUAR UTILIZANDO LAS MISMAS CUENTAS Y DIVISIONARIAS CONTABLES PARA EL 2016, FORZOZAMENTE CON LA OPCIÓN COPIAR, TRANSFERIRA DEL AÑO PRESENTE AL SIGUIENTE LA INFORMACIÓN DE SU PCGE.

Con este ícono, el usuario puede realizar una búsqueda rápida de las subcuentas y verificar que tenga marcado el tipo de registro SUNAT, que se utiliza cuando se tiene la obligación de presentar el balance analítico como anexo de la declaración anual de renta.

f) VER ASIENTOS AUTOMÁTICOS Está opción permite al usuario una visualización rápida de las subcuentas que cuentan con su respectivo amarre contable.

La búsqueda puede contener los siguientes criterios: - Destino de mercaderías

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-

Destino de gastos Destino de costos Asiento personalizado

Para el ejemplo, podemos apreciar como la cuenta contable 601 – Mercaderías aparece con las subcuentas contables que sustentan el asiento por destino al 100%

g) VARIOS. Con este menú, el usuario puede generar su base de datos ingresando información de sus proveedores, clientes, trabajadores independientes, etc.; además del listado de mercadería que utilizaría para su control de inventarios. Aquí el Usuario, ingresará los datos nuevos o tal vez modificar los ya existentes.

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Con la primera opción: Auxiliares, el usuario tendrá que ingresar los datos de sus proveedores, clientes, etc., de la manera como indicamos a continuación:

Con la opción NUEVO el usuario ingresa la información y EDITAR para modificar algún error en los datos o para actualizar los ya existentes.

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Para crear un dato nuevo, es obligatorio llenar los siguientes campos: Código: A criterio del usuario podrá ser igual al número de documento y se pueden utilizar tanto letras como números. Tipo de dato: Es una lista con las denominaciones con que se puede relacionar el dato que se está ingresando. Tipo de persona: Natural, jurídica o no domiciliados. Tipo de documento: RUC, carnet de extranjería, DNI, pasaporte, sin documento. Número de documento: Según el tipo de documento elegido. Razón social: Se habilita solamente cuando el usuario elige en la casilla de tipo de persona – la denominación jurídica. Dirección: Es importante anotar la dirección del domicilio fiscal. Apellido paterno, materno y nombres: Cuando el usuario elige como tipo persona natural, será necesario ingresar estos datos. DNI: Documento que identifica a la persona natural Clasificación: Es una breve identificación según el tipo de actividad que se realiza. El ingreso de información en los demás campos (casilleros) queda a criterio del usuario, pero sí; de los casilleros arriba mencionados alguno no contiene información, es muy probable que el sistema de gestión contable no permita GRABAR lo anotado, hasta que el usuario ingrese la información faltante en el respectivo casillero.

Dentro del ingreso de información también mencionamos las demás opciones para facilitar el trabajo de ingreso de datos a los usuarios del sistema de gestión contable como es:

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Con este ícono el usuario exportar la tabla de base de dato a formato de Excel, que le permitirá ingresar datos de sus auxiliares, que luego con la opción importar es levantada al programa y el sistema actualiza toda la información de manera automática. Con el primer ícono de internet, el sistema de gestión contable ayuda al usuario a verificar la información de un dato específico, pues el programa se vincula con la base de datos de sunat para después de ingresar el código captcha y con la opción buscar, aparecerá toda la información referente al dato solicitado, tal y como, si la buscase directamente en la página web de SUNAT.

Con el segundo ícono de internet, el sistema de gestión contable ayuda al usuario a buscar la información de un dato antes de ingresarlo al sistema, pues el programa se vincula con la base de datos de sunat y según los criterios de búsqueda en la página web de SUNAT, encontrar la información del dato a ingresar.

Con la siguiente opción: Matrícula de Artículos, el usuario que tenga pensado llevar control de activos, tendrá que ingresar la relación de los artículos que aparecerán en el libro de inventarios y sus kardex respectivos.

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Con la opción NUEVO el usuario ingresa la información y EDITAR para modificar algún error en los datos o para actualizar los ya existentes.

Para crear un dato nuevo, es obligatorio llenar los siguientes campos: Código: Pueden utilizar tanto letras como números. Descripción: Detalle que identifica a la mercadería. Tipo de existencia: El usuario puede elegir entre mercadería, suministros diversos, envases, embalajes. Unidad: El usuario cuenta con varios opciones para elegir según el tipo de existencias Salida por consumo: Donde se anotarán las cuentas contables para registrar el consumo de existencias.

h) CONFIGURACIONES.

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Permite al Usuario realizar las configuraciones necesarias para el manejo y procesamiento de la información contable que será ingresada en el programa WINCONTALLL, para ello se debe tomar en cuenta lo siguiente:

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VALORES POR DEFECTO PARA INGRESO DE INFORMACIÓN Está configuración es utilizada para anotar las cuentas contables referenciales a criterio del usuario, las mismas que servirán para habilitar los libros auxiliares como: compras, ventas u libro de retenciones.

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El usuario debe anotar la cuenta contable (hasta 10 dígitos); según su plan contable empresarial, en cada casillero que aparece en la tabla de configuración: Cuentas por defecto para ingreso de información; que como su mismo nombre lo indica, habilitarán los libros auxiliares para que el usuario pueda ingresar la información contable respectiva. Ejemplo: Registro de Compras Casilla: Afecto 601000 Casilla: IGV 401101 Casilla: Exonerado 601005 Casilla: Contado 421001 Casilla: Crédito 422001 Esta configuración tiene estrecha relación con el plan contable empresarial, pues desde allí se vincularán las cuentas contables, por ello es recomendable que el usuario previamente ya tenga adecuado su plan de cuentas. -

VALORES FIJOS PARA PROCESO DE INFORMACIÓN. En la presente tabla, el usuario debe anotar las cuentas contables en los recuadros vacíos y por única vez, de acuerdo a la descripción que en ellos se indica, quedando estos grabados en dicha configuración de la plantilla respectiva, servirán para que el usuario procese la información contable.

La presente configuración tiene directa relación con el plan contable empresarial, por ello es recomendable que el usuario previamente ya tenga adecuado su plan de cuentas.

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CONFIGURACION DE ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS. El usuario configura la presentación del presente Estado Financiero, dando un clic en el recuadro de color verde que habilita una ventana donde se ingresará la cuenta contable que corresponde a ese rubro de acuerdo al plan contable y solamente hasta tres (03) dígitos.

Ejemplo: Ventas Brutas o Ingresos por Servicios Correspondería anotar la cuenta 701 Mercaderías -

CONFIGURACION DE RÉGIMEN PENSIONARIO El presente módulo se utilizó mientras estuvo vigente la retención de aportes a los trabajadores independientes. Aquí el usuario por el tipo de régimen pensionario y de afp asignaba las cuentas contables en cada casilla.

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CONFIGURACIÓN DE REPORTES FINANCIEROS En esta parte del sistema de gestión contable, trae establecido los siguientes reportes financieros: - Estados financieros de ganancias y pérdidas - Estado de situación financiera

Estos reportes son más completos y detallados, porque permiten al usuario ingresar más de una divisionaria contable y con sus dígitos completos ( 10) por rubro de información:

Como ejemplo podemos mencionar para el estado de ganancias y pérdidas: En la casilla A001 ventas netas, dando un clic se habilita una ventana donde el usuario con la opción nuevo, podrá agregar todas las divisionarias contables que proporcionen la información financiera requerida. Siguiendo el mismo procedimiento, los usuarios crearán los vínculos en cada casillero con sus respectivas divisionarias contables.

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NOTA

EL USUARIO QUE EN SU BASE DE DATOS HAYA CUMPLIDO CON: - ADECUAR SU PLAN CONTABLE EMPRESARIAL - HABER INGRESADO SU MATRÍCULA DE AUXILIARES Y ARTÍCULOS - HAYA COMPLETADO CADA CASILLERO DE SUS CONFIGURACIONES Y REPORTES FINANCIEROS. SE PUEDE DECIR QUE YA TIENE LISTA LA PLANTILLA PARA QUE PUEDA SER USADA EN EL INGRESO DE INFORMACION CONTABLE.

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3.5.7.- TABLAS SUNAT. Tablas SUNAT, permite al usuario contar con una serie de alternativas de carácter vinculante al ingreso de la información contable.

Para un mejor entendimiento podemos citar como ejemplo: Tabla 01 – Tipos de Medio de Pago En la parte derecha de la tabla se observa la lista de medios de pago autorizados y que el usuario tendrá que utilizar durante el ingreso de la información. Si dentro del listado no apareciese una forma de pago requerida o quisiera modificar alguna, el usuario puede agregar dicha información haciendo uso de las opciones: - Agregar (Nuevos) - Editar (Modificar) - Borrar (Eliminar) y Terminar.

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3.5.8.- TABLAS DETRACCIONES. El sistema de gestión contable tiene instalado un listado de detracciones vigentes, pero si, estás se modificaran o se crean nuevos rubros afectos a este régimen, el usuario podrá con la opción nuevo crear la detracción que estará vigente, indicando además la tasa porcentual (%) y la vigencia con su fecha de inicio y término.

3.5.9.- TABLAS PERCEPCIONES. Al igual que la tabla de detracciones, el sistema de gestión contable tiene instalado un listado de percepciones vigentes, si existieran modificación o se crearán nuevos rubros afectos a este régimen, el usuario podrá con la opción nuevo crear la nueva percepción vigente.

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3.6.0.- CLASIFICACION DE AUXILIARES Los datos ingresados en esta tabla son a criterio de cada usuario, e identifica el tipo de actividad que realizan las empresas con las cuales se tiene vínculo comercial.

3.6.1.- TIPO DE DATOS DE AUXILIARES El sistema de gestión contable trae instalado un listado de tipo de datos, los mismos que son utilizados en la creación de la base de datos (Auxiliares – página 25). El usuario podrá crear más tipos de dato de auxiliares de los que ya contiene el programa en esta tabla.

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3.7.0.- COPIAR EMPRESA CON OTRA RAZÓN SOCIAL Sistema de gestión contable, permite al usuario crear una COPIA de una empresa “x”, con la finalidad de modificar la información para efecto de proyecciones, cálculo, etc.; pero sin que afecten a los archivos de la empresa original.

3.8.0.- SEGURIDAD Y PRODUCCIÓN Este tipo de control, es usado mayormente en aquellas empresas, instituciones, estudios contables, etc.; donde el sistema de gestión contable está instalado a nivel de información compartida – redes. Permite esencialmente hacer evaluaciones de tiempo y avance de las personas (usuarios) que tienen acceso al sistema, en dos aspectos bien definidos: - En cronogramas de libros contables - Estadísticas de producción.

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3.8.1.- CRONOGRAMA DE LIBROS CONTABLES Con esta opción, el usuario principal si así lo desea, establece una fecha de cierre (límite) de ingreso de información a los libros y registros contables. Luego de esa fecha, el sistema deshabilita las opciones de ingreso y/o modificación de la información. Su finalidad no es otra que involucrar a los responsables de ingresar la información al sistema, hacerlo de manera constante y segura. Para poder abrir nuevamente los libros utilice la opción de Reapertura de Libros, para habilitarlos nuevamente y continuar con el ingreso de información.

3.8.2.- ESTADISTICAS DE PRODUCCIÓN En primer orden, permite visualizar la capacidad de avance de cada usuario, pues el sistema de gestión contable tiene una presentación muy vistosa (en colores) de lo que cada usuario ha realizado en el proceso de registro contable. En segundo orden, es mantener una constante evaluación de los distintos usuarios, que tiene acceso al programa de gestión contable, para medir su producción en el registro de las operaciones contables.

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3.9.0.- CAMBIAR USUARIO Permite al usuario que se encuentra haciendo uso del sistema de gestión contable, cerrar su acceso y sin necesidad del salir del sistema, permitir que otro usuario pueda acceder al programa para desarrollar su trabajo.

3.10.0.- TRABAJAR DESPUÉS. Trabajar después es igual a salir del sistema.

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CAPITULO IV 4.1.- SELECCIÓN DE LA EMPRESA A TRABAJAR. Desde el momento mismo que se crea una nueva EMPRESA, automáticamente se crea un BASE DE DATOS de la misma, que se ubica en la carpeta WINCONTALLL en directorio C, D o cualquier otro directorio donde se encuentra instalado el programa. Cuando el Usuario selecciona la EMPRESA donde trabajará la información contable, se ingresa a otra pantalla similar, que a primera vista contiene la BARRA de MENUS, y los íconos de acceso rápido a los registros y libros contables.

En esta pantalla se pueden apreciar los siguientes MENUS de ACCESO: -

PRINCIPALES

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AUXILIARES

-

MISCELÁNEAS

-

PROCESOS

-

CONFIGURACIONES

-

COSTOS Y PRESUPUESTOS o INVENTARIOS

-

AYUDA

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4.2.- LA BARRA DE HERRAMIENTAS DEL SISTEMA. Los dibujos que se muestran a continuación, reciben el nombre de íconos, y en el sistema permite ingresar directamente a una opción, sin tener que hacer uso del menú.

4.2.1.- DESCRIPCION DE LOS ICONOS. Icono

Descripción del Icono Permite cambiar un periodo contable Acceso al plan contable General Revisado, Acceso directo al libro Diario Acceso directo al libro Caja Acceso directo al Registro de Compras Acceso directo al Registro de Ventas Acceso directo al Libro Bancos Acceso directo a saldos de bancos Acceso directo para generar y reversar procesos Acceso directo a los Tipos de Cambio Acceso directo al Libro de Honorarios Profesionales Renta de 4ta Acceso directo al Archivo de varios, Proveedores, Clientes, Trabajadores Independientes, etc Acceso directo a caja chica Acceso directo a configurar impresora Acceso directo al calculadora Cerrar la empresa seleccionada

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4.3.- MENU: PRINCIPALES. En el presente menú encontrarán a los libros principales, además existe una opción para ingresar los saldos iniciales o de apertura de cada empresa que se haya creado en el programa.

Así tenemos en este menú: - Libro Caja - Libro Diario - Libro de Inventarios y Balances - Libro Mayor - Apertura de Libros - Salir de la Empresa, que permite dejar esa Empresa y regresar a la primera pantalla del programa.

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4.3.1.- LIBRO CAJA. La caracteriza principal del presente libro contable, es que recibe (centraliza) toda la información proveniente de los registros contables: compras, ventas, honorarios y caja chica, por medio de procesos directos o transferencias de datos, según las indicaciones que el usuario haya configurado para el manejo del programa de gestión contable. Además permite el ingreso directamente en su formato contable, de aquella información que no necesita ser anotada de manera previa en registro contable alguno. Una vez culminado el ingreso o centralización de información, el libro caja puede emitir una serie de reportes contables a solicitud del usuario.

4.3.1.1.- DETALLE. La parte izquierda del libro caja, denominada detalle, además de visualizar el dato proveniente de una centralización de compras, ventas o retenciones, también permite el ingreso de información utilizando la opción nuevo.

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Para el ingreso de la información en el libro caja, el sistema de gestión contable, cuenta con diversa formas de proceder al registro contable las cuales mencionaremos para luego hablar de cada una de ellas. - Ingreso de información de manera directa con la opción nuevo. (Contado – efectivo y bancos) - Ingreso de caja por voucher. - Ingreso de caja vs cuentas por pagar, cobrar. - Ingreso por rendiciones. - Ingreso por centralización de registro en libros auxiliares. - Exportar información al libro caja (menú: auxiliares).

¿COMO REGISTRAR UN COMPROBANTE DE PAGO DIRECTAMENTE EN LIBRO CAJA? CONTADO - EFECTIVO Cuando una operación debe ser ingresada directamente a caja, hay que seguir una secuencia de ingreso, la misma que se hace mediante utilizando la tecla enter o tab como se indica a continuación: El primer movimiento de registro es con la opción nuevo, y el cursor aparecerá en: - Casilla correlativo de ingreso.- El usuario puede vincular información consignando el correlativo de una operación proveniente de compras, ventas u honorarios. - Cuenta contable.- Si es una operación con correlativo la cuenta contable aparece por defecto, caso contrario, el usuario anotará la cuenta contable que identifique la operación de registro. Puede digitar la cuenta contable o buscarla en el plan contable con ayuda de la tecla función F2. - Detalle de caja.- Si proviene de una operación con correlativo, aparece la descripción consignada en su registro o los datos del comprobante de pago. En un ingreso directo, la descripción a anotar queda a criterio del usuario. - Voucher.- Número de control interno asignado por el usuario del programa. - Número de documento.- Si la información proviene de algún registro auxiliar, con correlativo; deben aparecer los datos ahí consignados, caso contrario; el usuario pude anotar los datos que se relacionen con la operación. - Tipo de documento.- Es aquel que respalda la información registrada, y será elegido según la tabla SUNAT (página 33). - Debe - Haber.- Dependerá de la información ingresada al programa. Si corresponde a un ingreso es debe más si es un egreso deberá ser haber. - Importe.- Anotación en números del importe de la operación contable. - Moneda.- El tipo de moneda puede ser: soles, dólares o cualquier otra moneda que se use en el sistema. - Tipo de cambio.- Cuando el importe de la moneda es en dólares aparecerá el tipo de cambio correspondiente a la fecha del comprobante. De ser en soles, el casillero queda en blanco. - Importe moneda extranjera.- Es el equivalente que aparece o se debe anotar cuando siendo una operación en moneda extranjera, la cantidad que se anota en la casilla de importe está en soles. - Movimiento - documento.- Es un tipo de control opcional para los usuarios que así lo deseen, asignado un código de movimiento por cada banco, caso contrario con un enter o tab se continúa a la siguiente casilla.

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- Fecha de caja.- Casillero donde se anota la fecha de operación de caja o cancelación. - Auxiliar.- Este dato es muy importante, porque de ello dependerán muchos cruces de información, y porque además si no se anota el auxiliar, el programa no permitirá que la operación se grabe o guarde. - Unidad de negocio.- Por defecto el programa elige al establecimiento principal, pero el usuario puede optar por una elección diferente si se trata de información de alguna sucursal o agencia que previamente han sido habilitadas en el sistema de gestión contable. - Operación.- Es la descripción de la operación desde donde el usuario ha procesado la información, y es el mismo tenor que se visualizará en el libro auxiliar de bancos. - Controla deuda.- Cuando el usuario ingresa una operación de endeudamiento (préstamos) por este libro, si habilita la opción con un clic en el recuadro en blanco, el programa asigna un correlativo a la operación para que en fecha posterior el usuario pueda ingresar las devoluciones o pagos (amortizaciones) de los préstamos y así llevar un mejor control de los mismos. - ECPN.- Toda operación que involucre una divisionaria contable de la clase 5, el programa habilitará está opción para que el usuario elija la opción que identifique al registro contable. - EFE.- Según el tipo de operación, el usuario asignará un código (alfanumérico) para ir almacenando la información y posterior presentación del flujo de efectivo.

NOTA

LO QUE HEMOS SEÑALADO LÍNEAS ARRIBA ES LA SECUENCIA PRINCIPAL Y BÁSICA PARA EL INGRESO DE INFORMACION EN EL LIBRO CAJA.

- Grabar.- Con esta opción el usuario da por terminado su registro contable para operaciones con la condición de contado. En el mismo instante de elegir grabar aparecerá una ventana (interface) que por defecto tiene en tipo de movimiento marcado caja lo cual significa que la operación queda registrada al elegir la opción grabar de la interface.

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¿COMO REGISTRAR UN COMPROBANTE DE PAGO DIRECTAMENTE EN LIBRO CAJA? CONTADO - BANCOS La secuencia de ingreso es idéntica a la señalada en: ¿cómo registrar un comprobante de pago en caja? Contado – Efectivo. Pero, cuando se necesita agregar información de bancos en la forma de pago, se deben llenar los casilleros respectivos en la ventana de interface como se detalla a continuación:

- Tipo de movimiento.- Cuando se ha concluido con el proceso de ingresar la información por libro caja y en la opción grabar, inmediatamente aparece la ventana de pagos (interface); para ello, el usuario debe elegir la opción: Bancos y caja. - Banco.- Al seleccionar la opción: bancos y caja; se habilita esta casilla y el usuario podrá elegir la cuenta bancaria respectiva según ha como ha sido configurada en su plan de cuentas. - Número de documento.- En esta casilla se anota el número de cheque, número de operación o cualquier otra referencia que respalda la forma de pago de la operación financiera que se registra. - Fecha de emisión.- Del cheque o del documento utilizado en la operación. - Fecha de pago.- Del momento en que se hace efectivo el ingreso o salida del dinero. - Medio de pago.- Es la sustentación financiera - tributaria de la forma de pago según lo establecido en la tabla de tipos de medio de pago (página 33). - Auxiliar.- Este dato identifica al sujeto participante (natural o jurídica), a quien se le entrega o de quien se le recibe el importe monetario. Con la tecla F2 se puede ir a la base de datos de auxiliares para una búsqueda más rápida. NOTA

CUANDO SE GRABA LA INFORMACION, EXISTE LA POSIBILIDAD QUE ANTE CUALQUIER ERROR DETECTADO POSTERIOR A SU REGISTRO, PODRÁ SER MODIFICADA CON LA OPCION EDITAR SEGÚN LAS INDICACIONES CORRECTAS DEL USUARIO DEL SISTEMA.

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¿COMO REGISTRAR EN CAJA UN COMPROBANTE DE PAGO POR VOUCHER? CONTADO - BANCOS Con esta opción el usuario realiza el ingreso de información, de uno o varios documentos hasta llegar al importe total de la operación, utilizando los correlativos de control o no. Cada documento que se ingresa, se almacena en la base de datos del programa con la

opción grabar, así sucesivamente por cada documento que se registre en el voucher . Al final, cuando el usuario ha terminado con registrar todos los documentos que corresponden al voucher y haya verificado el importe de la operación, con la opción terminar dará por finalizado el registro contable. En ese mismo instante, aparece la ventana de interface, de la cual ya hemos hablado en la página 44 y 45, para que, el usuario seleccione la forma de cancelación del voucher y que en estos casos sería: - Caja (Efectivo) - Bancos Indicando la forma de cancelación y con la opción grabar, el usuario concluye con el ingreso de los documentos y podrá visualizar e imprimir la información si así lo desea el usuario.

¿COMO REGISTRAR EN CAJA UN COMPROBANTE DE PAGO?

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CUENTAS POR PAGAR / COBRAR: CRÉDITO - BANCOS Mediante esta opción el usuario realiza el ingreso de comprobantes de pago, únicamente de aquellos que hayan sido contabilizados en el registro de compras o ventas y que tengan la condición de crédito. Para seleccionar el tipo de operación y los documentos a cancelar, el usuario puede utilizar las siguientes alternativas de búsqueda. CPP.- Cuentas por pagar, permite al usuario seleccionar los comprobantes que provienen del registro de compras. CPC.- Cuentas por cobrar, permite al usuario seleccionar los comprobantes que provienen del registro de ventas. Buscar.- Presenta en pantalla el listado de todos los comprobantes que tienen la condición de crédito, de acuerdo a la elección previa de CPP o CPC. Nombre.- Permite al usuario escribir un nombre especifico que puede corresponder a un proveedor o cliente, y más la opción buscar, el programa presentara todos los documentos vinculados al nombre del auxiliar que se solicita. Código.- Permite al usuario escribir el código que puede corresponder a un proveedor o cliente, y más la opción buscar, el programa presentara todos los documentos vinculados al nombre del auxiliar que se solicita. Todos.- El sistema hará una presentación de todos los comprobantes que estén pendientes de pago o cobro, desde la creación de la empresa hasta la fecha vigente. Período.- El sistema permite visualizar todos los comprobantes que estén pendientes de pago o cobro, del período en que el usuario se encuentre trabajando la información. Rango.- El usuario determina un rango de fechas para visualizar y buscar los documentos con los cuales desea trabajar. En la pantalla que se muestra, se realiza una búsqueda de documentos CPP y además seleccionando la alternativa nombre, pueden apreciar que solo aparecen los comprobantes que corresponden al auxiliar señalado.

En las siguientes líneas se indica como descargar los comprobantes de pago:

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a) El usuario debe elegir las facturas con las cuales trabajará el voucher respectivo, para ello, debe hacer clic en el primer recuadro en blanco del lado izquierdo, haciendo figurar un check. Puede elegir uno o más documentos en una sola operación. b) El usuario después de elegir la(s) factura(s), debe observar en la parte inferior la sumatoria de los valores y estar seguro que coincide con importe de la operación que se desea registrar. c) Finalmente cuando el usuario ha terminado con los pasos a y b, procederá a grabar la información con la opción aceptar. Como lo hemos explicado anteriormente, aparece la ventana de interface para cancelaciones (página 44 – 45), para que, el usuario seleccione la forma de cancelación del voucher y que en estos casos sería: - Caja (Efectivo) - Bancos Toda la información que se ingresa por el módulo: Ingreso de caja vs cuentas por pagar, cobrar, sólo puede ser visualizada desde el módulo: Ingreso de caja por voucher. Con la opción imprimir el usuario primero podrá visualizar la información por pantalla, revisarla y modificarla de ser necesario con la opción editar, para posteriormente proceder a imprimirla.

¿COMO REGISTRAR EN CAJA UN COMPROBANTE DE PAGO?

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RENDICIONES Por este módulo el usuario realiza el registro de comprobantes de pago, tengan estos la condición de contado o crédito, o cualquier otro documento como: boletas de venta, recibos de movilidad, comprobantes de arbitrios municipales, etc.

El procedimiento es el siguiente: Primero el usuario debe crear la respectiva rendición y para ello debe ingresar información en las siguientes casillas: - Rendición número: Para identificar a la rendición y pueden usarse tanto letras como números. - Cheque: Cuando para la rendición se ha girado un cheque. - Número de cheque: Numeración del cheque que se ha girado para la rendición. - Detalle de rendición: Se escribe una breve descripción para identificar el gasto. - Banco: Si el usuario ha seleccionado cheque, deberá también indicar el banco del cual se ha girado el cheque. - Beneficiario: Es la identificación de la persona natural o jurídica a quien se le ha girado el cheque respectivo. - Unidad de negocio: Puede ser que la información pertenezca a un establecimiento principal o a una sucursal. En esa casilla se debe identificar claramente ese dato. - Cuenta contable: El usuario anota la divisionaria contable donde aparecerán todos los importes no sustentados de cada rendición. - Fecha: De la operación. - Moneda: Es a elección del usuario, moneda nacional o extranjera. - Monto de rendición: Es el importe por el cual se apertura la rendición. - Tipo de cambio: Cuando se ha elegido algún tipo de moneda extranjera. - Total rendición: Es el mismo importe que se anota en moneda nacional y el importe al tipo de cambio de ser moneda extranjera. - Aceptar: Permite al usuario grabar la información.

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En segundo lugar, cuando el usuario hay creado el voucher de rendición estará listo para almacenar la información.

El procedimiento de ingreso de información es el siguiente: - Nuevo: Habilita una ventana donde el usuario debe ingresar los datos que ahí se le solicitan. - Correlativo: Se utiliza cuando el usuario quiere traer una factura de compra o un recibo por honorarios que desea cancelar o pertenecen al sustento de la rendición. La tecla de función F2 es de mucha utilidad en esta casilla. - Cuenta: El usuario anota la divisionaria contable que se identifica con la operación. - Detalle: Descripción de operación que se registra. - Fecha: De la operación. - Importe: Monto en números de la operación que se contabiliza. - Moneda: La operación puede ser en moneda nacional o extranjera. - Tipo de cambio: Habilita una ventana donde el usuario debe ingresar los datos que ahí se le solicitan. - Unidad de negocio: Determina a qué lugar pertenece la información, a un establecimiento principal o a una sucursal. - N° documento: Del comprobante que sustenta la información que el usuario registra en el sistema. - Tipo de documento: El usuario elige en tipo del comprobante que se anota en el programa (página 33). - EFE.- Según el tipo de operación, el usuario asignará un código (alfanumérico) para ir almacenando la información y posterior presentación del flujo de efectivo. - Guardar.- Como lo indica su propio nombre, con esta opción se guarda cada comprobante que se desee ingresar en la rendición hasta completar el monto deseado. NOTA

ESTE MÓDULO SE MANEJA DE MANERA INDEPENDIENTE DEL LIBRO PRINCIPAL DE CAJA Y ADEMÁS PUEDE TAMBIÉN IRSE ALIMENTANDO CON INFORMACIÓN PROVENIENTE DEL LIBRO DE COMPRAS Y REGISTRO DE RETENCIONES RESPECTIVAMENTE.

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¿COMO REGISTRAR EN CAJA UN COMPROBANTE DE PAGO POR CENTRALIZACIÓN? REGISTROS EN LIBROS AUXILIARES Este tipo de ingreso de información en el sistema de gestión contable, se realiza desde: - Registro de compras - Registro de ventas - Registro de retenciones El usuario verá el uso más detallado cuando hablemos de cada registro, pero podemos decirles que todo este proceso utiliza al 100% la ventana de cancelación (interface), de la cual ya hemos hablado en anteriores oportunidades. Solo hay que tener presente que este procedimiento solamente funciona para aquellas operaciones que tengan la condición de contado.

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¿COMO REGISTRAR EN CAJA UN COMPROBANTE DE PAGO? EXPORTAR INFORMACIÓN Para acceder a esta opción, el usuario debe elegir la misma desde el menú: auxiliares donde se encuentra el método: exportar información al libro caja. Nuevamente debemos mencionar que este procedimiento solamente funciona para aquellas operaciones que hayan sido registrados tanto en compras, ventas y retenciones con la condición de contado.

Cuando el usuario decide trabajar con este módulo, debe seguir el procedimiento siguiente: - Exportar desde: Por defecto el programa ubica todos los documentos del período en que el usuario se encuentra trabajando la información. - Incluye NC - ND: Para que en listado aparezcan todos los documentos involucrados en las operaciones, incluyendo las notas de crédito y débito respectivas. - Aceptar: Con esta opción aparece el listado de documentos. - Seleccionar: El usuario debe hacer clic en el recuadro en blanco de la izquierda para seleccionar los comprobantes que desea exportar al libro caja. - Banco: Se puede ingresar o seleccionar el código de banco sí para la cancelación se ha utilizado cualquier medio de pago bancario. - N° documento: Si se ha ingresado código de banco, se debe ingresar información en esta casilla. - Exportar: Cuando el usuario ya ha culminado con seleccionar los documentos respectivos, agregado los datos de bancos (de ser necesario), con la opción exportar automáticamente la información se transfiere al libro caja.

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PROCEDIMIENTOS EN LIBRO CAJA. Todo usuario debe tener en cuenta que para ingresar información al libro caja, debe seguir ciertos procedimientos como hemos podido explicar en cada uno de ellos, líneas arriba. Cuando el usuario ingresa información directamente al libro y si está tiene la condición de contado no hay mayor problema de registro, pero si desea registrar un comprobante con la condición de crédito debe tener en cuenta el procedimiento correcto para descargar la deuda del control de cuentas por pagar – cobrar del sistema. Por ese motivo explicaremos lo siguiente para conocimiento de los usuarios. TECLA DE FUNCION – F2. En la casilla de correlativo del libro caja, cuando los documentos que se deseen anotar tengan la condición de crédito, debe anotarse el respectivo correlativo, ya sea de compras, ventas o retenciones. Para ello, el usuario hace uso de la tecla de función F2, e inmediatamente aparece el listado completo de comprobantes de pago que tengan la condición de crédito, y proceder a ubicar el documento que desea descargar y proceder a su registro contable, siguiendo el procedimiento que a continuación explicaremos. ¿COMO DESCARGAR UN COMPROBANTE DE PAGO CON LA CONDICION CRÉDITO? PASO 1. Obtener el correlativo del comprobante de pago a descargar, digitándolo o con ayuda de la tecla de función – F2, para visualizar la lista de los comprobantes con la condición de crédito. Luego se da un clic en terminar para continuar con el registro.

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PASO 2. Presionando la tecla enter, se abre una ventana auxiliar que permite al usuario visualizar y verificar que la información corresponda al comprobante de pago que se ha elegido, antes de continuar con su registro, con la finalidad que el usuario tenga la seguridad que el dato que procederá a registrar es el correcto. Se pueden visualizar: - Nombre del Proveedor, Cliente, Trabajador Independiente según sea el caso - Número del Comprobante de Pago - Fecha de Emisión - Importe y Tipo de Moneda

PASO 3. Con el botón aceptar, el programa realiza la siguiente pregunta: ¿Desea Descargar el Crédito?. Dependiendo de su respuesta se continúa con el registro respectivo. PASO 4. El usuario al responder positivamente a la pregunta del paso 3, con el botón aceptar, el programa habilita la pantalla para descargar el crédito del control de cuentas por pagar cobrar, en su totalidad o importe parcial, indicándose la fecha exacta de pago. Con la opción grabar y terminar secuencialmente, el comprobante quedará amortizado o cancelado, y los datos respectivos se visualizarán en el Libro Caja.

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PASO 5. Finalmente en el libro caja, con la opción grabar quedará anotado el comprobante de pago, y en el control de cuentas por pagar – cobrar, se anotará su amortización o cancelación respectiva. Adicionalmente, si se ha utilizado algún medio de pago bancario, el usuario podrá agregar información de bancos, utilizando la ventana de cancelación (interfase) para tal fin.

NOTA

LOS COMPROBANTES DE PAGO CON LA CONDICION DE CRÉDITO, SE DESCARGAN DEL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE, DE UNA MANERA MÁS SENCILLA Y AUTOMATIZADA, CON LA OPCIÓN: INGRESO DE CAJA vs CUENTAS POR PAGAR – COBRAR, EVITANDO ASÍ, EMPLEAR LOS CINCO (5) PASOS INDICADOS LÍNEAS ARRRIBA.

4.3.1.2.- LISTA. Ubicado en la parte derecha del libro caja, es aquella pantalla donde el usuario puede visualizar toda la información que ha sido registrada, para su revisión o para solicitar los diversos reportes de impresión que permite el programa WINCONTALLL.

NOTA

EN CUALQUIER REGISTRO QUE EL USUARIO DETECTE ERRORES, PODRÁ SER ELIMINADA O MODIFICADA DE ACUERDO AL CRITERIO DEL USUARIO.

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4.3.1.3.- REPORTES. Toda la información registrada en el libro caja son previamente presentados por pantalla para una visualización preliminar, luego de la cual el usuario si así lo desea, procede a imprimir eligiendo entre cualquiera de los reportes que posee el sistema. El ícono de impresora (primera) habilita el listado de reportes para que el usuario pueda elegir el que más desea. El ícono de impresora (segunda) presenta un reporte específico para el usuario que ha utilizado la casilla mov-doc.

Todos los movimientos. Existen tres reportes (extenso, corto y corto-resumido). Aquí se visualiza toda la información ingresada al libro caja independientemente si esta fue ingresada como cancelada en efectivo, con bancos o rendiciones. Detalles de los movimientos del efectivo. Existen tres reportes (corto, ampliado y ampliado-resumido). A diferencia del reporte anterior, estos reportes permiten la presentación de los gastos anotados en el libro caja bajo la condición de pago en efectivo. Resumen de libro caja. Es un reporte donde se detallan las divisionarias contables que han tenido movimiento en el registro del libro caja. El usuario tiene la opción de visualizar e imprimir los reportes con otros criterios: - Todas las sucursales (unidades de negocio) o alguna en específico. - Tipo de moneda según se requiera. EXCEL

SI EL USUARIO LO CREE NECESARIO, AL SELECCIONAR ESTA OPCION CON UN CLIC EN EL RECUADRO EN BLANCO UBICADO DEL LADO INFERIOR IZQUIERDO, CUALQUIER REPORTE QUE SE SOLICITE TAMBIÉN SERÁ PRESENTADO EN FORMATO EXCEL.

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De lo que hemos hablado hasta el momento, es de la forma como el usuario debe ingresar los comprobantes y realizar su registro contable en libro caja. Ahora continuaremos explicando de qué manera el usuario puede solicitar otro tipo de reportes que corresponden a la información ingresada al libro caja.

Cuando el usuario ya ha ingresado sus registros contables puede acceder a una serie de reportes, desde el menú principales – libro caja – consultas / reportes. Así tenemos: - EVALUACIÓN DE MOVIMIENTOS POR MOV – DOC. Este reporte va a ser de utilidad para aquellos usuarios usen la casilla mov-doc, el sistema les permite visualizar la información por mes y documento, según se lo requiera. La información se puede visualizar por pantalla, imprimir y/o enviarlo a formato Excel.

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- SALDOS POR CUENTAS Con esta opción, se puede solicitar información de acuerdo a los criterios de búsqueda que desea cada usuario.

Se puede solicitar información por: - Un rango de meses. - Unidad de negocio o sucursales. - Auxiliar - Divisionaria contable y se puede solicitar a dos, tres y diez dígitos. Si se desea también puede solicitar los totales por subcuentas y todas las cuentas. - Cuenta y además por cuenta – auxiliar. - Información detallada o acumulada de las operaciones. Además todos los reportes se pueden presentar en formato Excel. - MOVIMIENTO DE CUENTAS POR AUXILIAR. Con esta opción, se puede solicitar información de los movimientos de un auxiliar específico.

Se puede solicitar información de: - Un rango de meses. - Auxiliar - Divisionaria contable. La información puede incluir o no los movimientos de rendiciones a elección del usuario.

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- CONSULTA DE SALDOS MENSUALES DE CAJA. Como su mismo nombre lo indica, solo permite visualizar los saldos de caja mes por mes de acuerdo a la información que se ha ingresado al libro caja.

- CONSULTA DE SALDOS DIARIOS DE CAJA. Este reporte permite visualizar los movimientos y saldos de efectivo únicamente, y el reporte se presenta en forma diaria o cronológicamente. Esta información también se puede presentar mediante formato Excel.

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- RECALCULA SALDOS DE CAJA. Debemos mencionar que el sistema de gestión contable permite al usuario, modificar (editar) la información registrada en el libro caja cuando se ha percatado de algún error en su digitación. Las modificaciones podrían estar alterando los registros y saldos del libro caja, por ello, se recomienda al usuario utilizar esta opción y haciendo uso del comando ejecutar, indicar al programa que procese automáticamente la información del libro caja mes por mes, para que actualice los saldos mensuales que lo requieran.

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4.3.1.4.- HOJA DE TRABAJO – LIBRO CAJA. En este formato hace una presentación de todas las divisionarias contables que se hayan usado en los registros del libro caja, de todo el ejercicio económico. Haciendo un clic en la casilla donde aparecen los importes de cualquiera de las divisionarias contables, el usuario podrá visualizar la información que sustenta el importe de la operación.

EXCEL

EL LIBRO CAJA PUEDE PRESENTARSE EN FORMATO EXCEL. TAMBIÉN CUENTA CON LA OPCIÓN EXPORTA – IMPORTAR (EXCEL) MEDIANTE LA CUAL EL USUARIO PUEDE ACTUALIZAR INFORMACIÓN CONTABLE Y LLEVARLA AL PROGRAMA, TODO BAJO UN FORMATO DE EXCEL.

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4.3.2.- LIBRO DIARIO. Este libro principal, tiene dos formas de trabajar la información contable: - Ingresando los registros directamente a manera de asientos contables. - Centralizando la información que proviene de los demás libros y registros contables.

Para el proceso de centralización de información, el sistema de gestión contable, el usuario podrá escoger entre, generar procesos, quedando estos anotados en asientos (voucher), de manera acumulada o detallada. Los procesos automatizados se pueden realizar por un mes, o por un rango de meses a elección del usuario. Dentro de esos procesos podemos mencionar: Voucher : Apertura (Una sola vez al inicio de cada ejercicio contable) Voucher: Transfiere movimientos de bancos a caja. Voucher: Transfiere N/C y N/A de bancos a diario Voucher : Provisión Planilla (Debe contar con el sistema de planillas) Voucher: Transfiere ventas (contado) al libro caja Voucher: Transfiere honorarios cancelados a caja Voucher: Transfiere rendiciones a caja Voucher: Asiento de centralización de caja Voucher: Asiento por las compras Voucher: Asiento por las ventas Voucher: Asiento de destino de mercaderías Voucher: Asiento de provisión de honorarios renta 4ta 5ta Voucher: Asiento de destino de gastos Voucher: Asiento presupuestal Voucher: Asiento de destino de costos Voucher: Asiento por los centros de costos Voucher: Asiento personalizado Voucher: Asiento por retenciones de compras (Agente) Voucher: Ajuste por diferencia de cambio (Bancos)

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4.3.2.1.- VOUCHER. Los registros en el libro diario, reciben el nombre de voucher, y son los que permiten ingresar o centralizar la información que el usuario así lo señale.

En el programa, cuando el usuario decide crear voucher mediante los procesos automáticos del programa, estos son generados de acuerdo a la información que ha sido ingresada. Ejemplo: Si procesamos la información del registro de compras, se transfiere al libro diario el resumen de las divisionarias contables (proceso acumulado) o se transfieren todos los comprobantes de pago (proceso detallado). Cuando el usuario decide ingresar un voucher de información de manera directa, debe seguir el siguiente procedimiento:        El número de control del voucher lo asigna el sistema siguiendo un orden de ingreso.  Fecha de registro del voucher  Tipo de movimiento (Apertura, movimiento y cierre)  Estado del PLE (código 1,8 o 9)  Nuevo - Permita adicionar las divisionarias contables, que participan e identifican la operación realizada  Identificación del tipo de registro, puede ser DEBE (ingreso) o al HABER (salida).  Monto de la operación por cada cuenta que interviene en el registro.

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 Correlativo y moneda extranjera de ser el caso  Auxiliar que identifica la operación.  N° de documento, que dio origen al registro del voucher correspondiente.  Relacionado con el N° de documento y según la TABLA SUNAT 10.  Detalle, permite una anotación breve de la operación.  ECPN, para las cuentas patrimoniales.  EFE, para asignar el código del flujo de efectivo.  Origen del libro – Sirve para anotar o visualizar de donde proviene la información anotada en el libro diario.  Glosa - Descripción de la operación anotada en el libro diario. Cuando el usuario a terminado de ingresar los datos, el usuario debe visualizar los totales del DEBE y HABER, ubicados en la parte inferior derecha de la pantalla, verificando que no existan diferencias, que los importes coincidan en igualdad de montos, procediendo luego a grabar la información. En el supuesto que no cuadre el asiento aparecerá en la casilla diferencia el importe de dicha diferencia, que le facilita al usuario realizar las correcciones del caso antes de proceder a grabar la información.

SI DESPUÉS DE HABER GRABADO UN VOUCHER EN EL LIBRO DIARIO, EL USUARIO DETECTA ALGÚN ERROR, PUEDE OPTAR POR MODIFICAR LA INFORMACION CON EL COMANDO EDITAR O TAMBIÉN PODRÍA, CON EL COMANDO ELIMINAR, BORRAR TODO EL VOUCHER.

4.3.2.2.- REPORTES. Cuando se ha terminado de ingresar y procesar la información en el libro por parte del usuario, puede buscar información con la opción de reportes.

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- SALDO POR CUENTAS. Este reporte brinda al usuario una serie de opciones con los cuales trabajar la presentación de información y poder realizar una revisión de los movimientos de las divisionarias contables que tengan participación en el libro diario.

Se puede solicitar información por: - Un rango de meses. - Unidad de negocio o sucursales. - Auxiliar - Divisionaria contable y se puede solicitar a dos, tres y diez dígitos. Si se desea también puede solicitar los totales por subcuentas y todas las cuentas. - Cuenta y además por cuenta – auxiliar. - Información detallada o acumulada de las operaciones.

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Además todos los reportes se pueden presentar en formato Excel. - HOJA DE TRABAJO – LIBRO DIARIO. En este formato hace una presentación de todas las divisionarias contables que se hayan usado en los registros del libro caja, de todo el ejercicio económico. Haciendo un clic en la casilla donde aparecen los importes de cualquiera de las divisionarias contables, el usuario podrá visualizar la información que sustenta el importe de la operación.

- INHABILITAR VOUCHER Con esta opción se permite al usuario inhabilitar temporal o permanentemente los voucher de libro diario. ¿Qué significa inhabilitar? Significa que el usuario puede excluir (no eliminar) un determinado voucher o varios voucher de información, con la finalidad que el sistema de gestión contable no los considere para los efectos de presentar información en los estados financieros que se solicitan.

El procedimiento es el siguiente: - Nuevo: Para habilitar una ventana de ingreso de datos

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- Unidad de negocio: Sirve para identificar a la unidad principal o sucursal a quien le pertenece la información. - Número de voucher: El usuario digita el número de voucher que necesita inhabilitar. - Mes de proceso: Que corresponde al número de voucher. - Año de proceso: Del ejercicio contable. - Aceptar: Con esta opción el usuario graba la información del voucher que está excluyendo de la contabilidad de una empresa específica.

4.3.3.- LIBRO DE INVENTARIOS - BALANCES. En esta pantalla, el usuario encuentra la opción de Balances y dos cruces de información muy importantes para la presentación de los estados financieros.

A continuación hablaremos de ellos:

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4.3.3.1.- BALANCES. Su finalidad primordial es presentar el resultado final de la contabilización contable en un determinado periodo económico - contable. Aquí se obtiene la culminación de todo lo realizado en el sistema de gestión contable, mediante procesos automatizados o el ingreso de información de forma manual, a lo largo de todo el registro contable realizado por el usuario.

Estos balances pueden ser: CLÁSICOS - Balance con estado de GP (comprobación) - Balance mayor analítico - Balance general Clase 10 – 50 PARA BANCOS - A cuentas generales - A nivel de subcuentas - Estados financieros RS. 234-2006/SUNAT CLÁSICOS - Balance de comprobación - Balance de comprobación analítico - Estado de flujo de efectivo - Estado de cambios en el patrimonio neto - Estado de ganancias y pérdidas (Función) - Reporte de detalle de las cuentas. El sistema de gestión contable, permite presentar la información en formato Excel y además también permite generar el archivo para el PDT Renta Anual del balance de comprobación, e importarlo desde el programa de declaración telemática. Cuando el usuario ha culminado con el ingreso y proceso de información, podrá solicitar al sistema de gestión contable, la presentación de los estados financieros señalados

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anteriormente, para visualizar y analizar los resultados obtenidos de la gestión contable – económica de un ejercicio, de un mes o de un rango de meses. Aquí un ejemplo de presentación de Estado de Situación Financiera para bancos por el período de enero a junio a elección del usuario.

4.3.3.2.- ANALISIS NATURALEZA Vs FUNCIÓN. Qué pasa si el Estado de Situación Financiera (Balance de comprobación) en sus presentaciones de resultado por naturaleza y función no cuadra en el resultado del ejercicio. Con este módulo el usuario hará una revisión rápida para observar si las cuentas tienen correctamente asignada su distribución a las cuentas de la clase 9.

4.3.3.3.- ANALISIS DE COMPRAS Vs ALMACENES.

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De la misma manera, con este módulo el usuario hará una revisión rápida para observar si las cuentas de compras, tienen correctamente asignada las divisionarias contables de ingreso a almacenes, clase 2.

4.3.4.- MAYOR AUXILIAR GENERAL. El usuario por medio del presente libro, puede visualizar el movimiento de las divisionarias contables que han tenido movimiento dentro de un determinado ejercicio económico, emitiendo los reportes solicitados según el rango de meses señalado.

4.3.4.1.- LIBRO MAYOR AUXILIAR GENERAL. El usuario puede elegir la presentación de los movimientos de las divisionarias contables de acuerdo a los criterios que desee. Así tenemos:

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- Mes o rango de meses - Por cuenta contable determinada o todas las cuentas - Por unidad de negocio Los reportes pueden presentarse también en formato Excel.

4.3.4.2.- LIBRO MAYOR DETALLADO. En esta presentación, el usuario puede elegir visualizar los movimientos de las divisionarias contables según los criterios de su elección. Así tenemos: - Mes o rango de meses - Por cuenta contable determinada o todas las cuentas - Por unidad de negocio - Cruzar correlativos - Cruzar números de documentos Los reportes pueden presentarse también en formato Excel.

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4.3.5.- APERTURA DE LIBROS. La apertura de saldos iniciales, tanto en el libro caja como en el libro diario, las divisionarias contables con sus respectivos deben ser ingresados por el usuario de manera directa al sistema por única vez al inicio de sus operaciones. Para los años subsiguientes, por ejemplo, los saldos finales del año 2014, mediante un proceso automatizado pueden transferirse como saldo inicial del siguiente ejercicio.

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4.3.5.1.- APERTURA SALDO DE CAJA. Como su mismo nombre lo indica, el usuario debe ingresar el saldo inicial de caja antes de empezar a registrar sus operaciones contables, y se verá reflejado en el correspondiente libro caja. El importe de debe anotar en las dos casillas que aparecen en esta opción.

4.3.5.2.- APERTURA LIBRO DIARIO. El ingreso de los saldos iniciales del ejercicio, son anotados en el voucher 0001 por el usuario, y los importes son aquellos provenientes de los saldos finales del ejercicio económico – contable próximo pasado, según su estructura de cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

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4.3.5.1.- APERTURA SALDO DE CAJA X DÍA. Este es una opción no contable solo para efectos de control interno de los usuarios.

4.3.6.- SALIR DE EMPRESA. Cuando el usuario da por culminada su sesión del día, en lo referente al ingreso, proceso e impresión de información, con esta opción que se encuentra en la última parte del menú libros principales - puede salir de la pantalla actual y volver a la primera pantalla o pantalla

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principal para proceder a cerrar en su totalidad el sistema de gestión contable, hasta iniciar una nueva sesión de trabajo posteriormente.

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4.4.- MENU: AUXILIARES. En el presente menú aparecen en lista los registros y libros auxiliares que también permiten el registro de las operaciones comerciales de la empresa seleccionada.

Así tenemos: -

Registro de compras Registro de ventas Libro de honorarios Libro bancos Cuentas por pagar Cuentas por cobrar Control de retenciones – ventas Control de percepciones – compras y ventas respectivamente Control de agente de retenciones de compras Exportador de información al libro caja Cruces de información con el libro caja

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4.4.1.- REGISTRO DE COMPRAS. Es un libro auxiliar contable donde se anotan cada uno de los comprobantes de pago que dan derecho al uso del crédito fiscal. Tiene definida claramente dos partes: - Detalle: Por donde el usuario ingresa la información. - Lista: Para visualizar y solicitar la impresión de reportes.

El usuario para ingresar los comprobantes de pago al registro de compras debe seguir los siguientes pasos: Tipo de movimiento: Para señalar el tipo de operación que se anotará en el registro, pudiendo ser compras, nota de crédito, nota de débito. Número de RUC: Aquí se anota el número de identificación tributaria del proveedor, de manera manual o con ayuda de la tecla de función F2. Fecha: El usuario escribe la fecha de emisión del comprobante de pago. Tipo de documento: Definido según la tabla sunat 10. Número: Del comprobante de pago, y la estructura es: cuatro ( 4) espacios para la serie donde se pueden anotar tanto letras como números y diez ( 10) espacios para la numeración del comprobante de pago. Recuadro en blanco: Únicamente se habilita cuando el usuario elige en tipo de documento: boleto de compañía de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros. Al habilitarse el usuario podrá elegir entre: boleto manual, boleto automático, boleto electrónico u otros. Unidad de negocio: Por defecto el programa presenta la unidad de negocio principal, ahora de existir sucursales creadas dentro de la empresa se asignará el código respectivo de corresponder. Detalle de compra: Este casillero se usa para hacer una breve descripción de la operación que figura en el comprobante de pago. Moneda: De origen en que fue expedido el comprobante de pago. Código de impuesto: Actualmente es la tasa es 18% Flujo de efectivo: Se ingresa el código según la estructura del flujo de efectivo.

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Movimiento de cuentas: Está opción es utilizada para ingresar las divisionarias contables con sus respectivos importes. La secuencia que todo usuario debe seguir para ingresar estos datos son los siguientes.

ANTES DE INGRESAR LAS DIVISIONARIAS CONTABLES Y LOS IMPORTES, EL USUARIO DEBE TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE: a) EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA ENCONTRARÁN UN RECUADRO QUE CUANDO ESTA CON UN CHECK SIGNIFICA QUE A TODO IMPORTE QUE EL USUARIO INGRESE EN LA CASILLA – TOTAL CUENTA / IMPORTE, EL PROGRAMA LO CONSIDERA COMO TOTAL IMPONIBLE, ENTONCES PROCEDERÁ A CALCULAR EL IMPUESTO AUTOMATICAMENTE DESAGREGANDOLO EN LA CASILLA RESPECTIVA. b) CUANDO EL MISMO RECUADRO NO TENGA EL CHECK, SIGNIFICA QUE A TODO IMPORTE QUE EL USUARIO INGRESE EN LA CASILLA – TOTAL CUENTA / IMPORTE, EL PROGRAMA LO CONSIDERA COMO BASE IMPONIBLE Y LE CALCULARÁ EL IMPUESTO RESPECTIVO SUMANDOLO Y HACIENDO UN TOTAL GENERAL.

Nuevo: Para ingresar los datos de información. Total / Cuenta / Importe. Cuando el cursor está ubicado en este casillero, el usuario debe asignar en la columna cuenta, la divisionaria contable según el registro que desea realizar, de manera manual o con ayuda de la tecla función F2. Con un enter o tab, avanzar hasta la columna de importe para anotar el valor en números de la operación. Impuesto / Cuenta / Importe. En este casillero, el usuario debe asignar en la columna cuenta, la divisionaria contable que identifica al impuesto general a las ventas, de manera manual o con ayuda de la tecla función F2. Con un enter o tab, avanzar hasta la columna de importe para anotar el valor en números de la operación. Exonerado / Cuenta / Importe. Igual que en la primera casilla, el usuario ingresara la divisionaria contable. Otros / Cuenta / Importe. Sirve para anotar otras cuentas contables y su respectivo importe para aquellas operaciones tales como: otros gastos en recibos de teléfono, luz, agua, etc. Total Es la sumatoria total de la operación. Después de efectuar estos pasos, el usuario procede a grabar la información. También cuenta con las opciones eliminar y editar. Cuando se opta por la opción terminar se regresa al registro de compras, para culminar con el ingreso de los demás datos, en las casillas siguientes:

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Crédito: Cuando la operación tiene la condición de crédito, el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda crédito, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán la(s) cuota(s) y fechas de pago. Percepción: Igualmente el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda percepción, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán el importe de la percepción. Retención: Igualmente el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda retención, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán el importe de la percepción. Detracción: Cuando la operación está sujeta al SPOT, el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda detracción, habilita varias casillas donde debe anotar lo siguiente: - Código de la divisionaria contable - Código de la operación sujeta al SPOT - El porcentaje y monto de la detracción se calculan de manera automática. - Tipo de operación sujeta al SPOT. - Indicar con un check si la detracción ha sido cancelada o no. - Fecha de depósito de la detracción. - Número de la constancia de detracción. Correlativo de la referencia: Si el usuario registra una nota de crédito o nota de débito, el sistema de gestión contable le solicita que ingrese el correlativo del comprobante original que se estaría modificando en sus datos primigenios. Contra cuenta de caja: Es la divisionaria contable que identifica la obligación de pago de la operación. Grabar: Para almacenar la información en la base de datos del programa.

SE LES RECUERDA A LOS USUARIOS QUE LAS DIVISIONARIAS CONTABLES QUE APARECEN EN LA CASILLA – MOVIMIENTO DE CUENTAS Y CONTRACUENTA DE CAJA – SON LAS MISMAS QUE SE HAN CONFIGURADO EN LA PLANTILLA RESPECTIVA, EN LA SECCIÓN: - VALORES POR DEFECTO PARA INGRESO DE INFORMACIÓN. PERO ESTAS DIVISIONARIAS CONTABLES PODRÁN SER CAMBIADAS DESDE EL REGISTRO DE COMPRAS Y A CRITERIO DEL USUARIO, CADA VEZ QUE REGISTRE UN COMPROBANTE DE PAGO, PARA UNA MEJOR IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA OPERACIÓN CONTABLE QUE SE ANOTE EN EL PROGRAMA.

Por cada comprobante anotado en el presente registro, el sistema de gestión contable, le asigna un número correlativo que servirá para todos los cruces de información, cancelación y búsqueda de información que el usuario quiera o deba realizar, además que le brinda una mayor seguridad y certeza de lo registrado. Ejemplo Se ha registrado la primera factura de compra del mes de enero del año 2015, el correlativo que le asigna el programa será: 000010115C 00001 = Número de movimiento 01 = Mes de proceso 15 = Año o período contable C = Pertenece al registro de compras

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Dentro de la opción LISTA, aparecen todos los comprobantes de pago en el orden que fueron ingresados, y permite solicitar los reportes a solicitud del usuario, previa visualización de los mismos antes de su impresión respectiva.

El usuario puede solicitar los siguientes reportes: - Para presentar a Sunat. - Para control interno - Ordenado por proveedor - Ordenado por correlativo - Resumen de Compras - Reporte de detracciones - Sunat – código de destino - Ordenado por fecha - Ordenado por correlativo + cuentas contables

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En el registro de compras encontrarás algunos íconos como son: Este ícono permite al usuario la eliminacion masiva de comprobantes de pago que hayan sido anotados en el registro de compras El usuario con este ícono habilita la ventana de pago masivos de detraccion y permite generar el archivo que se enviará al banco de la nacion. Mediante este ícono se genera el archivo de retenciones para ser importado al PDT 617 – retenciones.

4.4.1.1.- REPORTES Cuando el usuario ha terminado de ingresar los comprobantes de pago al registro de compras, puede solicitar una serie de reportes como: - Compras mensuales - Compras por cuentas, proveedor - Principales proveedores - Detracciones

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Reporte – Compras mensuales. Permite visualizar la sumatoria total mes por mes de la información ingresada al registro de compras.

Reporte – Compras por cuenta – proveedor. Permite al usuario solicitar información de compras, de acuerdo a ciertos criterios de búsqueda.

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Estos criterios pueden ser: - Por rango de meses - Por rango de fecha - Todos sin rango - Moneda original - Por proveedor - Número de RUC - Por cuenta contable - Por unidad de negocio - Por tipo de documento Todas las búsquedas de información se pueden presentar en formato Excel. Reporte – Principales proveedores Este reporte es importante porque además de permitir visualizar los importes facturados por los proveedores, también exporta la información para PDT. Los criterios de búsqueda pueden ser: - Rango de meses - Número de RUC o código. - Rango de importe mayor a - Por unidad de negocio. Mediante esta opción, el usuario puede seleccionar la información para la elaboración del PDT DAOT – SUNAT por operaciones con terceros. En este reporte encontrarás algunos íconos como son: El usuario con este ícono habilita una ventana de información donde aparecen todas las facturas e importes pertenecientes a un auxiliar especifico. Mediante este ícono se genera el archivo a exportar al PDT – operaciones con terceros.

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EXCEL

EL REGISTRO DE COMPRAS PUEDE PRESENTARSE EN FORMATO EXCEL, PERO ADEMÁS, CON LA OPCIÓN EXPORTAR (PLANTILLA PARA IMPORTAR DATOS) EL USUARIO PUEDE ADICIONAR, MODIFICAR o ELIMINAR INFORMACIÓN QUE LUEGO CON LA OPCIÓN IMPORTAR, TODAS ESAS MODIFICACIONES SE ACTUALIZAN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE.

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Reporte - Detracciones Permite visualizar e imprimir los comprobantes de pago que se encuentran afectos al SPOT – Detracciones y que se les ha hecho la detracción respectiva. Es una pantalla que permite observar el monto de la detracción, la fecha del depósito, código de detracción, tasa porcentual y tipo de cambio de ser el caso.

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Liquidaciones de Compra Esta parte será utilizada por aquellos usuarios cuyas empresas emitan liquidaciones de compras por operaciones afectas tanto a retenciones de renta como de impuesto general a las ventas. Previo a ello, deberán configurar en la plantilla respectiva los siguientes casilleros con su divisionaria contable que se ubica en el módulo configuraciones: Renta – Liquidación de compra IGV – Liquidación de compra El programa de gestión contable por defecto a toda liquidación de compra que se registré le calculará la retención de renta vigente, pero si además el usuario debe retener por igv, deberá indicar al sistema que utilizará ambas opciones ingresando al menú: configuraciones – varios anual – y seleccionar el casillero que dice: La empresa utiliza igv – liquidación de compra.

Habiendo hecho esto, el programa estará listo para calcular tanto la retención por renta como la retención por IGV respectiva sobre el monto de la liquidación de compra que se va a registrar.

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4.4.2.- REGISTRO DE VENTAS. Es un registro auxiliar que permite al usuario el ingreso de cada comprobante de pago por las ventas que realiza la empresa

El usuario para ingresar los comprobantes de pago al registro de ventas debe seguir los siguientes pasos: Tipo de movimiento: Para señalar el tipo de operación que se anotará en el registro, pudiendo ser ventas, nota de crédito, nota de débito. Número de RUC: Aquí se anota el número de identificación tributaria del proveedor, de manera manual o con ayuda de la tecla de función F2. Fecha: El usuario escribe la fecha de emisión del comprobante de pago. Tipo de documento: Definido según la tabla sunat 10. Número: Del comprobante de pago, y la estructura es: cuatro ( 4) espacios para la serie donde se pueden anotar tanto letras como números y diez ( 10) espacios para la numeración del comprobante de pago. Recuadro en blanco: Únicamente se habilita cuando el usuario elige en tipo de documento: boleto de compañía de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros. Al habilitarse el usuario podrá elegir entre: boleto manual, boleto automático, boleto electrónico u otros.

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Unidad de negocio: Por defecto el programa presenta la unidad de negocio principal, ahora de existir sucursales creadas dentro de la empresa se asignará el código respectivo de corresponder. Detalle de compra: Este casillero se usa para hacer una breve descripción de la operación que figura en el comprobante de pago. Moneda: De origen en que fue expedido el comprobante de pago. Código de impuesto: Actualmente es la tasa es 18% Flujo de efectivo: Se ingresa el código según la estructura del flujo de efectivo.

Movimiento de cuentas: Está opción es utilizada para ingresar las divisionarias contables con sus respectivos importes. La secuencia que todo usuario debe seguir para ingresar estos datos son los siguientes.

ANTES DE INGRESAR LAS DIVISIONARIAS CONTABLES Y LOS IMPORTES, EL USUARIO DEBE TENER EN CUENTA LO SIGUIENTE: a) EN LA PARTE SUPERIOR IZQUIERDA ENCONTRARÁN UN RECUADRO QUE CUANDO ESTA CON UN CHECK SIGNIFICA QUE A TODO IMPORTE QUE EL USUARIO INGRESE EN LA CASILLA – TOTAL CUENTA / IMPORTE, EL PROGRAMA LO CONSIDERA COMO TOTAL IMPONIBLE, ENTONCES PROCEDERÁ A CALCULAR EL IMPUESTO AUTOMATICAMENTE DESAGREGANDOLO EN LA CASILLA RESPECTIVA. b) CUANDO EL MISMO RECUADRO NO TENGA EL CHECK, SIGNIFICA QUE A TODO IMPORTE QUE EL USUARIO INGRESE EN LA CASILLA – TOTAL CUENTA / IMPORTE, EL PROGRAMA LO CONSIDERA COMO BASE IMPONIBLE Y LE CALCULARÁ EL IMPUESTO RESPECTIVO SUMANDOLO Y HACIENDO UN TOTAL GENERAL.

Nuevo: Para ingresar los datos de información. Total / Cuenta / Importe. Cuando el cursor está ubicado en este casillero, el usuario debe asignar en la columna cuenta, la divisionaria contable según el registro que desea realizar, de manera manual o con ayuda de la tecla función F2. Con un enter o tab, avanzar hasta la columna de importe para anotar el valor en números de la operación. Impuesto / Cuenta / Importe. En este casillero, el usuario debe asignar en la columna cuenta, la divisionaria contable que identifica al impuesto general a las ventas, de manera manual o con ayuda de la tecla función F2. Con un enter o tab, avanzar hasta la columna de importe para anotar el valor en números de la operación. Exonerado / Cuenta / Importe. Igual que en la primera casilla, el usuario ingresara la divisionaria contable. Otros / Cuenta / Importe.

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Sirve para anotar otras cuentas contables y su respectivo importe para aquellas operaciones tales como: recibos de teléfono, luz, agua, etc. Total Es la sumatoria total de la operación. Después de efectuar estos pasos, el usuario procede a grabar la información. También cuenta con las opciones eliminar y editar. Cuando se opta por la opción terminar se regresa al registro de ventas, para culminar con el ingreso de los demás datos, en las casillas siguientes: Crédito: Cuando la operación tiene la condición de crédito, el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda crédito, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán la(s) cuota(s) y fechas de pago. Percepción: Igualmente el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda percepción, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán el importe de la percepción. Retención: Igualmente el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda retención, habilita una ventana que sólo es visible al momento de grabar y donde se anotarán el importe de la percepción. Detracción: Cuando la operación está sujeta al SPOT, el usuario con un clic en el recuadro en blanco con la leyenda detracción, habilita varias casillas donde debe anotar lo siguiente: - Código de la divisionaria contable - Código de la operación sujeta al SPOT - El porcentaje y monto de la detracción se calculan de manera automática. - Tipo de operación sujeta al SPOT. - Indicar con un check si la detracción ha sido cancelada o no. - Fecha de depósito de la detracción. - Número de la constancia de detracción. Correlativo de la referencia: Si el usuario registra una nota de crédito o nota de débito, el sistema de gestión contable le solicita que ingrese el correlativo del comprobante original que se estaría modificando en sus datos primigenios. Contra cuenta de caja: Es la divisionaria contable que identifica la obligación de cobro de la operación. Grabar: Para almacenar la información en la base de datos del programa.

SE LES RECUERDA A LOS USUARIOS QUE LAS DIVISIONARIAS CONTABLES QUE APARECEN EN LA CASILLA – MOVIMIENTO DE CUENTAS Y CONTRACUENTA DE CAJA – SON LAS MISMAS QUE SE HAN CONFIGURADO EN LA PLANTILLA RESPECTIVA, EN LA SECCIÓN: - VALORES POR DEFECTO PARA INGRESO DE INFORMACIÓN. PERO ESTAS DIVISIONARIAS CONTABLES PODRÁN SER CAMBIADAS DESDE EL REGISTRO DE VENTAS Y A CRITERIO DEL USUARIO, CADA VEZ QUE REGISTRE UN COMPROBANTE DE PAGO, PARA UNA MEJOR IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA OPERACIÓN CONTABLE QUE SE ANOTE EN EL PROGRAMA.

Por cada comprobante anotado en el presente registro de ventas, el sistema de gestión contable, le asigna un número correlativo que servirá para todos los cruces de

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información, cancelación y búsqueda de información que el usuario quiera o deba realizar, además que le brinda una mayor seguridad y certeza de lo registrado. Ejemplo Se ha registrado la primera factura de venta del mes de enero del año 2015, el correlativo que le asigna el programa será: 000010115V 00001 = Número de movimiento 01 = Mes de proceso 15 = Año o período contable V = Pertenece al registro de ventas

Dentro de la opción LISTA, aparecen todos los comprobantes de pago en el orden que fueron ingresados, y permite solicitar los reportes a solicitud del usuario, previa visualización de los mismos antes de su impresión respectiva.

El usuario puede solicitar los siguientes reportes: - Para presentación a Sunat. - Para control interno - Ordenado por correlativo - Ordenado cronológicamente - Ordenado por series - Resumen de ventas - Resumen de detracciones

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En el registro de ventas encontrarás algunos íconos como son: Este ícono permite al usuario la eliminacion masiva de comprobantes de pago que hayan sido anotados en el registro de ventas El usuario con este ícono habilita la ventana que le ayudará en buscar de manera rápida, información sobre ventas Con esta opción el usuario le indica al programa si va a registrar las boletas de venta, de manera individual o acumuladas. Esta opción le permite al usuario, configurar si el programa realiza el ajuste de ceros a la izquierda en la casilla de número de documento.

¿COMO INGRESAR UN COMPROBANTE DE VENTA ANULADO? El usuario debe ingresar el documento siguiendo la secuencia que se ha explicado líneas arriba, ingresando cualquier importe y luego procede a grabar la información. Una vez que el dato ha sido grabado, este aparece en la ventana llamada lista, el usuario selecciona el dato a eliminar o anular. Si se opta por la opción anular el importe ingresado en el comprobante cuando este se anula, previa confirmación del sistema, los valores se anulan quedando en cero.

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4.4.2.1.- REPORTES. El sistema de gestión contable cuenta con una serie de reportes que el usuario puede solicitar. - Ventas mensuales - Principales clientes (DAO) - Ventas por fechas - Ventas por cuentas, clientes - Analiza documentos faltantes - Detracciones

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Reporte – Ventas mensuales. Permite visualizar la sumatoria total mes por mes de la información ingresada al registro de ventas.

Reporte – Principales clientes Este reporte es importante porque además de permitir visualizar los importes facturados por el cliente, también exporta la información para PDT. Los criterios de búsqueda pueden ser: - Rango de meses - Número de RUC o código. - Rango de importe mayor a - Por unidad de negocio.

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Mediante esta opción, el usuario puede seleccionar la información para la elaboración del PDT DAOT – SUNAT por operaciones con terceros. En este reporte encontrarás algunos íconos como son: El usuario con este ícono habilita una ventana de información donde aparecen todas las facturas e importes pertenecientes a un auxiliar especifico. Mediante este ícono se genera el archivo a exportar al PDT – operaciones con terceros.

Reporte – Ventas por fechas. Permite al usuario visualizar cierta información sobre ventas, indicando al sistema los criterios de búsqueda, como se aprecia en la imagen siguiente.

Reporte – Ventas por cuenta – clientes. Permite solicitar información de ventas, de acuerdo a ciertos criterios de búsqueda.

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Estos criterios pueden ser: - Por rango de meses - Por rango de fecha - Todos sin rango - Moneda original - Por proveedor - Número de RUC - Por cuenta contable - Por unidad de negocio - Por tipo de documento Todas las búsquedas de información se pueden presentar en formato Excel. Reporte – Analiza documentos faltantes. Efectúa una revisión rápida para determinar que documentos no han sido ingresados de acuerdo al correlativo de orden. - Tipo de documento - Serie - Mes

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Reporte - Detracciones Permite visualizar e imprimir los comprobantes de pago que se encuentran afectos al SPOT – Detracciones y que se les ha hecho la detracción respectiva. Es una pantalla que permite observar el monto de la detracción, la fecha del depósito, código de detracción, tasa porcentual y tipo de cambio de ser el caso.

EXCEL

EL REGISTRO DE VENTAS PUEDE PRESENTARSE EN FORMATO EXCEL, PERO ADEMÁS, CON LA OPCIÓN EXPORTAR (PLANTILLA PARA IMPORTAR DATOS) EL USUARIO PUEDE ADICIONAR, MODIFICAR o ELIMINAR INFORMACIÓN QUE LUEGO CON LA OPCIÓN IMPORTAR, TODAS ESAS MODIFICACIONES SE ACTUALIZAN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE.

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USO EXCLUSIVO EMPRESAS EXPORTADORAS Dentro del menú configuraciones – varios anual, existe la denominación empresa exportadora, condición que a elección del usuario cuando es habilitada, le permite ingresar información sobres las ventas de exportación.

1. Empresa exportadora. Es aquella empresa que recibe esa denominación, porque además de realizar actividades comerciales a nivel nacional también desarrolla operaciones de venta al exterior (exportaciones) 2. Registro de comprobantes de pago: ventas / compras La secuencia de ingreso es idéntica al ingreso de facturas tanto en el registro de compras y como el de ventas. La única variación está en que, después de ingresar el número de ruc se habilita una casilla donde el usuario debe asignar claramente qué tipo de operación va a registrar. Ejemplo: - Venta Interna - Venta Externa Al terminar de ingresar los datos, con la opción grabar se habilita una ventana, para el ingreso de las características de la DUA de ADUANAS, según lo detallado a continuación:  Código de aduana  Año  Número de la DUA  Cantidad en kilogramos  Fecha de embarque  Fecha de regularización. Nuevamente con la opción grabar se da por concluido el ingreso de datos.

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Es importante el ingreso de los datos de la DUA, pues estos serán generados en un archivo de texto para ser transferidos al PDB – Programa de declaración de beneficios.

Para generar los archivos txt los íconos son: El primer ícono, genera el archivo txt de la información de las ventas exportadas y compras gravadas con el IGV. El segundo ícono, permite desde el registro de ventas generar el archivo txt de las DUAs.

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4.4.3.- LIBRO DE HONORARIO PROFESIONALES – RENTA 4TA - 5TA. Registro auxiliar que recibe el registro de los recibos emitidos por profesionales independientes o aquellas personas que desarrollan actividades de 4ta – 5ta.

La secuencia de ingreso de informacion es la siguiente: Detalle: Para identificar si lo que se va a ingresar en un recibo por honorarios o un documento de 4ta – 5ta. Número de recibo: Del comprobante de pago, y la estructura es: cuatro ( 4) espacios para la serie donde se pueden anotar tanto letras como números y diez ( 10) espacios para la numeración del comprobante de pago. Fecha de emisión: Fecha en que se gira el documento. Fecha de pago: Fecha del momento de la cancelación del documento. Número de RUC: Número de identificación tributaria del proveedor, que puede ser ingresado de manera manual o con ayuda de la tecla de función F2. Código del cliente: Aparece cuando se ingresa el número de RUC. Detalle del gasto: Para anotar una breve descripción de la operación. Unidad de negocio: Por defecto el programa presenta la unidad de negocio principal, ahora de existir sucursales creadas dentro de la empresa se asignará el código respectivo de corresponder. Cuenta contable: Según lo configurado por el usuario en la plantilla respectiva – cuentas para ingreso de información – pero que puede ser modificada a criterio del usuario. Contra cuenta contable: Nuevamente, según lo configurado por el usuario en la plantilla respectiva – cuentas para ingreso de información – y es la cuenta de obligación. Moneda: De origen en que fue expedido el comprobante de pago. Total: Es el importe del trabajo realizado y que podría estar o no afecto a retención.

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Renta: El sistema automáticamente calcula el impuesto a la renta de acuerdo a la tasa vigente del ejercicio (página 15). Caso contrario, si el servicio prestado no está sujeto a retención, simplemente dejamos en 0.00 esa casilla y con enter o tab continuamos con el registro. Estado de flujo de efectivo: Se ingresa el código según la estructura del EFE. Neto: Es el importe bruto menos la retención o el monto bruto que no ha estado sujeto a retención. Régimen pensionario: Actualmente no está vigente, pero aquí el usuario tenía que seleccionar el régimen de pensiones, de manera tal que el sistema de gestión contable calculaba las retenciones ya sea de AFP o SNP. Grabar: Para almacenar la información. Por cada comprobante anotado en el presente libro de honorarios profesionales, el sistema de gestión contable, le asigna un número correlativo que servirá para todos los cruces de información, cancelación y búsqueda de información que el usuario quiera o deba realizar, además que le brinda una mayor seguridad y certeza de lo registrado. Ejemplo Se registra el recibo de honorarios profesionales emitido por el contador de la empresa, correspondiente del mes de enero del año 2015, el correlativo que le asigna el programa será: 000010115H 00001 = Número de movimiento 01 = Mes de proceso 15 = Año o período contable H = Pertenece al libro de honorarios profesionales. En la parte de LISTA se visualiza la información registrada mediante pantalla y también permite la impresión de la misma.

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4.4.3.1.- REPORTES. El usuario cuenta con un listado de opciones con las cuales solicitar los reportes que sean necesarios. - Retenciones mensuales - Retenciones por cuentas, trabajadores independientes - Principales retenidos - Liquidación anual de aportes retenciones - Reporte de aportes y retenciones por afp.

Reporte – Retenciones mensuales. Permite visualizar la sumatoria total mes por mes de la información ingresada al libro de honorarios profesionales.

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Reporte – Retenciones por cuentas – trabajadores independientes. Permite solicitar información de honorarios, de acuerdo a ciertos criterios de búsqueda.

Permite solicitar información de acuerdo a los siguientes criterios: - Por rango de meses - Por rango de fechas / todos sin rango / moneda original - Por trabajador / cuenta contable / RUC / todos - Por unidad de negocio - Por tipo de documento. Reporte – Principales retenidos. Esta opción permite por pantalla o impresión observar importe acumulado de los recibos por honorarios emitidos por los trabajadores Independientes.

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- Liquidación anual de aportes retenciones

- Reporte de aportes y retenciones por afp.

Estas dos opciones emitían los reportes de las retenciones de SNP o AFP que se efectuaban a los recibos por honorarios según el tipo de régimen pensionario al que se encontraba inscrito el trabajador independiente que emitía el comprobante por honorarios. Actualmente al haberse derogado esa Ley, estas opciones no son utilizadas pero quedan en el sistema de gestión contable, quizás a futuro se tengan que volver a utilizar.

EXCEL

EL LIBRO DE HONORARIOS PROFESIONALES PUEDE PRESENTARSE EN FORMATO EXCEL, PERO ADEMÁS, CON LA OPCIÓN EXPORTAR (PLANTILLA PARA IMPORTAR DATOS) EL USUARIO PUEDE ADICIONAR, MODIFICAR o ELIMINAR INFORMACIÓN QUE LUEGO CON LA OPCIÓN IMPORTAR, TODAS ESAS MODIFICACIONES SE ACTUALIZAN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE.

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4.4.4.- LIBROS BANCOS. Este registro auxiliar complementa las operaciones tanto de registro de ventas, registro de compras, libro de honorarios profesionales y hasta del libro caja, pues todas aquellas operaciones que involucren los diversos medios financieros para su cancelación, deben obligatoriamente pasar por este registro.

Antes de empezar a utilizar este libro, es necesario que el usuario cumpla con dos puntos primordiales, que se detallan a continuación: Plan contable general empresarial El usuario debe crear dentro de la cuenta contable: 10 Efectivo y equivalentes de efectivo, la divisionaria contable por cada cuenta corriente, cuenta de ahorros, etc., que posea y con las cuales trabajará la información financiera de sus operaciones

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Apertura de cuentas corrientes Una vez creadas las divisionarias contables, con el ícono cuenta corriente o cualquier otra cuenta bancaria, según se

se procede a crear la indica a continuación:

Presionado el ícono el programa habilita una ventana de información, la misma que recibirá los datos en la secuencia siguiente: Nuevo: Cada vez que se quiera crear una cuenta corriente. Código: Número de orden que asigna el usuario al momento de crear la cuenta corriente. Cuenta: Se selecciona la divisionaria contable desde el plan de cuentas empresarial. N° de cuenta: Se digita el número de la cuenta bancaria que corresponde. Fecha de creación: De la cuenta bancaria Moneda: Según corresponda Tabla SUNAT: Para indicar a que banco pertenece la cuenta según la TABLA 03. Saldo inicial: Es aquel primer importe que figurará como saldo inicial en el estado de cuenta. También, encontrarán un ícono con la figura , que permite escribir textos de ayuda rápida, los cuales con solo presionar la tecla de función correcta hacen aparecer el detalle de la información previamente digitada.

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¿QUE PASOS DEBO SEGUIR PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN EN LIBRO BANCOS? VENTANA DE CANCELACIÓN (INTERFACE) Se les recuerda a los usuarios que este módulo de bancos, puede recibir y almacenar la información de cancelaciones, tanto de registro de compras, registro de ventas, libro de honorarios y libro caja, cuando al momento de grabar se habilita la ventana de cancelación (interface) indicando que se ha utilizado bancos.

Los procedimientos para ingresar información en libro bancos es el siguiente: Código de banco: Es seleccionar la cuenta bancaria donde se ingresará la información. Número de cuenta: Al seleccionar la cuenta bancaria inmediatamente aparece el número de cuenta respectivo. Tipo de movimiento: El usuario puede optar entre retiro – depósito – nota de cargo o nota de abono. Cuenta contable: Solo se activa cuando el usuario elige nota de cargo o nota de abono y es donde se anota la divisionaria contable. Modalidad: Según el tipo de movimiento que se va a registrar. EFE: Para ingresar el código del flujo de efectivo. Unidad de negocio: Al que corresponde la información que se anota. Fecha de emisión / depósito: Se ingresa la fecha del giro del cheque, transferencia, etc., o del depósito recibido.

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Detalle: Breve descripción de la operación. Fecha de pago: Fecha de confirmación de los retiros efectuados. Auxiliar: Relaciona la información registrada con el código del auxiliar. Importe: En valores numéricos. Medio de pago: Estrechamente relacionado con la tabla SUNAT 01. Número de documento: Que identifica al registro que se anota en bancos. Grabar: Para almacenar la información. Por cada comprobante anotado en el presente libro auxiliar de bancos, el sistema de gestión contable, le asigna un número correlativo que servirá para los cruces de información, que el usuario quiera o deba realizar, además que le brinda una mayor seguridad y certeza de lo registrado. Ejemplo Se registra una salida de dinero por transferencia entre cuentas, correspondiente del mes de enero del año 2015, el correlativo que le asigna el programa será: 000010115B 00001 = Número de movimiento 01 = Mes de proceso 15 = Año o período contable B = Pertenece al libro auxiliar de bancos En detalle por banco, se podrá apreciar la información en el orden que fue registrada, además de visualizarla mediante la Pantalla o solicitar su impresión respectiva.

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¿COMO TRANFERIR EL SALDO FINAL DE BANCOS AL SIGUIENTE MES? Cuando el usuario ha culminado con el ingreso de información y habiendo realizado la respectiva conciliación bancaria, dando un clic en ícono, se habilita la ventana de transferencia de saldo, donde el usuario una vez que este seguro del saldo final, y con la opción aceptar, el programa transfiere el saldo final al siguiente mes como saldo inicial.

4.4.4.1.- CONCILIACIÓN BANCARIA. Una vez finalizada el registro de la información en el libro bancos, el usuario procederá a marcar los datos respectivos para la elaboración de la conciliación bancaria. El reporte de dicha conciliación se podrá visualizar en la última página de cada libro banco respectivo.

¿COMO MARCAR DATOS PARA LA CONCILIACIÓN BANCARIA DEL MES? MARCAR DATOS En primer lugar, el usuario debe seleccionar el ítem de información y luego con la opción marcar datos, el programa le hace la siguiente interrogante: ¿seguro de continuar con la operación? Lo cual amerita una confirmación o negación por parte del usuario. Cuando la respuesta es SI, el dato seleccionado aparecerá con un * y cambiará a color azul, que significa ese dicho dato será considerado para la conciliación bancaria. Cuando la respuesta es NO, simplemente el programa no realiza ninguna acción.

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4.4.4.2.- REPORTES. El usuario cuenta con los siguientes reportes desde la ventana de detalle por banco como son: - Movimiento por cuenta corriente - Movimiento por cuenta corriente + moneda alternativa - Movimiento por cuenta corriente (caja) - Movimiento por cuenta corriente (caja) moneda extranjera - Conciliación bancaria.

Aquí un ejemplo de presentación de informes de una cuenta corriente

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Movimientos marcados para conciliación: Son todos aquellos datos marcados que participan en la conciliación bancaria y quedan almacenados para ser consultados en cualquier momento por el usuario.

Ver saldo de bancos Permite visualizar e imprimir los saldos mes por mes de las cuentas bancarias utilizadas en la contabilidad de la empresa.

Movimientos bancarios Permite realizar una búsqueda de reportes según estos criterios: - Por un determinado período de tiempo. - De una o todas las entidades bancarias. - Por un código de auxiliar o de todos los auxiliares anotados en bancos. - Los reportes se pueden enviar a formato Excel.

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EXCEL

EL REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS PUEDE PRESENTARSE EN FORMATO EXCEL, PERO ADEMÁS, CON LA OPCIÓN EXPORTAR (PLANTILLA PARA IMPORTAR DATOS) EL USUARIO PUEDE ADICIONAR, MODIFICAR o ELIMINAR INFORMACIÓN QUE LUEGO CON LA OPCIÓN IMPORTAR, TODAS ESAS MODIFICACIONES SE ACTUALIZAN EN EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE.

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4.4.5.- CUENTAS POR PAGAR Es un registro de control interno, que se actualiza mediante el registro de compras (compras al crédito) y el libro caja (cancelación / amortización de compras crédito). Permite visualizar los reportes dentro de un rango de fechas con la finalidad de verificar el movimiento de los proveedores, que hayan mantenido o mantienen operaciones de crédito, sus amortizaciones y cancelaciones respectivas.

Consulta de deudas. Permite apreciar al usuario sus obligaciones de acuerdo a ciertos criterios como: - Todos los datos - Rango de fechas - Búsqueda por nombre, código o correlativo - Reporte de saldo de deudas, deudas pagadas o todos los datos.

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Futuros pagos por mes. Presenta una relación de los documentos que tengan pendiente su pago como sigue: - Ordenado por fecha - Ordenado por fecha + nombre - Ordenado por nombre + fecha

Deudas pagadas. Es usuario solicita información según: - Ordenado por fechas. - Por nombre, código o todos.

Reporte contable. Es un reporte emitido por el sistema de gestión contable a la fecha que lo solicite el usuario y puede ser: - Ordenado por fechas. - Por nombre, código o todos.

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4.4.6.- CUENTAS POR COBRAR Es un registro de control interno, que se actualiza mediante el registro de ventas (operaciones al crédito) y el libro caja (cancelación / amortización de ventas crédito). Permite visualizar los reportes dentro de un rango de fechas con la finalidad de verificar el movimiento de los clientes, que hayan mantenido o mantienen operaciones de crédito, sus amortizaciones y cancelaciones respectivas.

Consulta de deudas. Permite apreciar al usuario sus obligaciones de acuerdo a ciertos criterios como: - Todos los datos - Rango de fechas - Búsqueda por nombre, código o correlativo - Reporte de saldo de deudas, deudas pagadas o todos los datos.

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Futuros cobros por mes. Presenta una relación de los documentos que tengan pendiente su cobro como sigue: - Ordenado por fecha - Ordenado por fecha + nombre - Ordenado por nombre + fecha

Deudas cobradas. Es usuario solicita información según: - Ordenado por fechas. - Por nombre, código o todos.

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4.4.7.- CONTROL DE RETENCIONES - VENTAS. Es un registro auxiliar de control interno, para efectos de llevar un control de las distintas retenciones por las ventas, de las cuales la empresa ha sido objeto.

Mantenimiento de datos. Permite visualizar, ingresar información e imprimir la relación de comprobantes de retención emitidos, relacionándolo con su respectivo comprobante de pago que dio origen a la operación.

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Cruces de ventas vs retenciones. Es una opción de ayuda para verificar que todas las ventas sujetas a retención cuenten con su respectiva retención. - Ordenado por rango de meses - Ordenado por cliente o todos los datos - Ordenado por el año presente o todos los años

EL REGISTRO AUXILIAR DE RETENCIONES CUENTA CON LA FUNCIÓN DE EXPORTAR LA INFORMACIÓN HACIA EL PDT – IGV RENTA O PDT – OTRAS RETENCIONES, UTILIZANDO EL ÍCONO PARA GENERAR EL RESPECTIVO ARCHIVO DE TEXTO.

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4.4.8.- CONTROL DE PERCEPCIONES - COMPRAS. Es un registro auxiliar de control interno, para efectos de llevar un control de las distintas percepciones por las compras, de las cuales la empresa ha sido objeto.

Mantenimiento de datos. Permite visualizar, ingresar información e imprimir la relación de comprobantes de percepción recibidos, relacionándolo con su respectivo comprobante de pago que dio origen a la operación.

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Cruces de compras vs percepciones. Es una opción de ayuda para verificar que todas las compras sujetas a percepción cuenten con su respectiva percepción registrada. - Ordenado por rango de meses - Ordenado por cliente o todos los datos - Ordenado por el año presente o todos los años

ES IMPORTANTE SEÑALAR QUE ESTE LIBRRO AUXILIAR DE RETENCIONES CUENTA CON LA FUNCIÓN DE EXPORTAR LA INFORMACIÓN HACIA EL PDT – IGV RENTA, UTILIZANDO EL ÍCONO PARA GENERAR EL RESPECTIVO ARCHIVO DE TEXTO.

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4.4.9.- CONTROL DE PERCEPCIONES - VENTAS. Este libro auxiliar de control interno, es utilizado para efectos de llevar un control de las distintas percepciones por las ventas que la empresa ha emitido.

Mantenimiento de datos. Permite visualizar, ingresar información e imprimir la relación de comprobantes de percepción emitidos, relacionándolo con su respectivo comprobante de pago que dio origen a la operación.

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Cruces de ventas vs percepciones. Es una opción de ayuda para verificar que todas las ventas efectuadas y sujetas a percepción cuenten con su respectiva percepción registrada. - Ordenado por rango de meses - Ordenado por cliente o todos los datos - Ordenado por el año presente o todos los años

CON EL ÍCONO LA INFORMACIÓN CONTENDIA EN EL PRESENTE LIBRO AUXILIAR, PODRÁ SER LLEVADA AL PDT – OTRAS RETENCIONES, MEDIANTE UN ARCHIVO DE TEXTO QUE EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE HA DE GENERAR.

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4.5.0.- CONTROL DE AGENTE DE RETENCIÓN - COMPRAS. Es un registro auxiliar de control interno, para efectos de llevar un orden de las distintas retenciones por las compras realizadas por aquellos contribuyentes que han sido seleccionados como agente de retención por compras. Está opción solo es habilitada cuando los usuarios del programa así lo indican en el módulo de configuraciones anual.

Mantenimiento de datos. Permite visualizar, ingresar información e imprimir la relación de comprobantes de percepción emitidos, relacionándolo con su respectivo comprobante de pago que dio origen a la operación.

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Cruce de compras vs percepciones Permite visualizar, ingresar información e imprimir la relación de comprobantes de percepción emitidos, relacionándolo con su respectivo comprobante de pago que dio origen a la operación.

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4.6.0.- EXPORTAR INFORMACIÓN AL LIBRO CAJA. Está opción la hemos hablado en la página 52 – como ingresar información al libro caja mediante el módulo de exportación. Con esta opción los usuarios pueden trasladar la información de diversos registros como: compras, ventas, honorarios, percepciones y retenciones al respectivo libro caja, que mantengan la condición de contado, de manera fácil y rápida, seleccionando los comprobantes de pago y con la opción exportar, la información se envía al libro caja.

Las opciones con las que cuenta el sistema para exportar son las siguientes: Exporta compras - contado. Con esta opción, se transfiere las cancelaciones al libro caja todos los comprobantes por compras al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

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Exporta ventas - contado. Con esta opción, se transfiere las cancelaciones al libro caja todos los comprobantes por ventas al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

Exporta honorarios. Con esta opción, se transfiere las cancelaciones al libro caja todos los comprobantes por honorarios profesionales al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

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Exporta percepciones - compras. Permite transferir al libro caja de las percepciones - compras al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

Exporta retenciones - ventas. Permite transferir al libro caja de las retenciones - ventas al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

Exporta percepciones - ventas. Permite transferir al libro caja de las percepciones - ventas al contado, indicando además si la cancelación se ha realizado con cheque (bancarización) para que la información de pago también figure en el libro auxiliar de bancos.

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¿COMO REALIZO LA EXPORTACIÓN DE INFORMACIÓN AL LIBRO CAJA? Los usuarios deben seguir una secuencia establecida para realizar el traslado de información al libro caja, como se detalla a continuación: PASO 1 Columna selección - con un check en el recuadro en blanco del lado izquierdo, el ítem o ítems de información del comprobante de pago sobre el cual se realizará el proceso de exportación. PASO 2 Columna a cancelar – Para ratificar o modificar el importe de cancelar, dependiendo si es pago total o amortización. PASO 3 Columna fecha de pago - Anotar la fecha de pago. PASO 4 Columna banco - De corresponder, se asignará el código de banco. PASO 5 Columna número de documento – Se anota el número de operación según el tipo de movimiento. PASO 6 Columna tipo de cambio - Ingresar el tipo de cambio preferencial. PASO 7 Columna mov - doc: Para aquellos usuarios que opten por este control. PASO 8 Columna voucher A: Número de control interno. Una vez seleccionada toda la información necesaria, con la opción exportar; los comprobantes de pago son transferidos al libro caja como cancelados y al libro auxiliar de bancos si es que, para su cancelación se ha utilizado algún medio de pago bancarizado.

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4.7.0.- CRUCES DE INFORMACIÓN AL LIBRO CAJA. Cuando el usuario ha concluido con registras las cancelaciones (pagos – cobros) de los comprobantes de pago al libro caja y libro auxiliar de bancos, con las diversas opciones que le ofrece el sistema de gestión contable, puede proceder a revisar la información con el módulo cruces de Información con el libro caja. Esta opción le permite realizar un análisis entre el documento de origen contra sus cancelaciones y/o amortizaciones, con la finalidad de detectar que no tengan información pendiente de anotación, errores de registro, etc., caso contrario, el usuario procederá a corregir (modificar) la información que sea necesaria.

Cruce compras contado vs caja. Con esta opción, el usuario se ayuda de reportes para verificar la correcta cancelación de los comprobantes de compras con la condición de contado en el libro caja.

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Cruce compras crédito vs caja. Con esta opción, el usuario se ayuda de reportes para verificar la correcta cancelación de los comprobantes de compras con la condición de crédito en el libro caja.

Cruce ventas contado vs caja. Con esta opción, el usuario se ayuda de reportes para verificar la correcta cancelación de los comprobantes de ventas con la condición de contado en el libro caja.

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Cruce ventas crédito vs caja. Con esta opción, el usuario se ayuda de reportes para verificar la correcta cancelación de los comprobantes de ventas con la condición de crédito en el libro caja.

Cruce de honorarios vs caja. Permite verificar la correcta cancelación de los recibos por honorarios profesionales en el libro caja.

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Cruce de honorarios vs caja. Presenta una pantalla donde el usuario puede observar que documentos sustentan las operaciones registradas en el libro auxiliar de bancos.

Cruce de bancos vs caja. Presenta una pantalla donde el usuario puede observar todos aquellos documentos contabilizados en libro caja y que han sido cancelados mediante algún medio de pago bancario, el mismo que debe aparecer como dato anotado en el libro auxiliar de bancos.

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4.5.- MENU - MISCELANEAS. En el presente menú aparecen una serie de opciones con la que cuenta el sistema de gestión contable.

4.5.1.- UNIDADES DE NEGOCIO. Por defecto, el sistema de gestión contable y cuando el usuario crea la empresa, lo asume con el código 01 como PRINCIPAL. Pero, además permite con la opción nuevo, crear sucursales o unidades de negocio, asignándoles un código de identificación.

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4.5.2.- CERRAR – ABRIR PERÍODOS CONTABLES. El usuario, una vez que ha terminado el proceso contable de un período determinado ( MES - AÑO), le indica al sistema que período necesita cerrar, inhabilitando los libros y registros contables para el ingreso, modificación o eliminación de cualquier información. Cuando el usuario quiera realizar algún cambio de la información, deberá abrir (HABILITAR) nuevamente el período contable a trabajar. Se utiliza un check para señalar el cierre del periodo contable o viceversa.

4.5.3.- SELECCIONAR PERIODO DE TRABAJO. Se utiliza para indicar o cambiar el mes y año, en el cual el usuario quiere trabajar la información contable. Tiene la misma función del ícono de que se ubica en la parte

superior izquierda de la pantalla.

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4.5.4.- CORRELATIVOS USADOS. Permite al usuario apreciar la cantidad de documentos ingresados en los registros y libros contables. De acuerdo a la cantidad de correlativos usados y asignados por el programa, se tiene la cantidad exacta de comprobantes anotados en el sistema de gestión contable.

4.5.5.- BÚSQUEDA DE DOCUMENTOS. Se utiliza para realizar una búsqueda rápida y selectiva de documentos ingresados tanto en compras como en ventas, por un año determinado o por todos los años en los cuales se tiene información a solicitar.

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4.5.6.- REQUERIMIENTO SUNAT. Con este procedimiento, el usuario podrá generar en Excel toda la información que la administración tributaria le solicite mediante un requerimiento. El archivo se genera y se almacena en la unidad C:\ en una carpeta específica.

4.5.7.- LIBROS ELECTRONICOS - PLE. Todas aquellas empresas que se encuentren obligadas a presentar libros electrónicos, con esta opción; el usuario elige que libros y registros contables para generar el archivo de información en la unidad C:\ para luego ser presentado a la administración tributaria por medio del programa PLE. El usuario cuenta con tres formas de generar los archivos: A – Generar a partir de los datos B – Generar a partir de hoja de Excel. C – Generar libro en Excel.

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4.5.8.- SISTEMA DE LIBROS ELECTRONICOS - SLE. Está opción solo se habilita cuando el usuario así lo indica en el menú: configuraciones – varios anual. Aquí; el usuario elige los registros contables de compras y ventas, generando un archivo en la unidad C:\ para ser presentado a la administración tributaria por medio de la clave SOL.

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4.6.- MENU: PROCESOS. En el presente menú el usuario encontrará las opciones de proceso y aperturas de los períodos para el ingreso de información.

Entre esas opciones tenemos: - Generar o reversar asientos - Apertura de período contable - Asiento de apertura año siguiente

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4.6.1.- GENERAR – REVERSAR ASIENTOS. El Usuario que ingrese en esta opción, debe haber culminado con el ingreso y la oportuna revisión de la información contable de un determinado período. Luego de eso, el usuario podrá generar o reversar los diversos procesos automatizados que genera el sistema de gestión contable. Este proceso puede realizarse por meso rango de meses y generar los voucher por información detallada o acumulada, según criterio o indicación del usuario.

Así tenemos los siguientes procesos: Transfiere movimientos de bancos a caja: Mediante esta opción, los ingresos y salidos en el libro auxiliar de banco serán enviados al libro caja. Si el usuario en el módulo de configuraciones – varios anual, ha seleccionado la opción de bancos y caja en línea (interface), este primer proceso automático se deshabilita. Transfiere N/C – N/A de bancos a diario: Las notas de abono y notas de cargo son transferidas al libro diario en el voucher 00005. Provisión de planilla: Será procesado automáticamente siempre y cuando el usuario cuente también con el sistema de planillas Wincontalll. Transfiere de Ventas (contado) al libro caja: Envía la sumatoria por día de las ventas anotadas en el registro de ventas. Esta opción se deshabilita si se ha elegido en configuraciones – varios anual la opción de interface del módulo integrador – caja. Transfiere honorarios cancelados al libro caja: Envía la información del libro de honorarios, siempre y cuando, el usuario no haya elegido en configuraciones – varios anual la opción de interface del módulo integrador – caja. Transfiere rendiciones a caja: Toda aquella información contenida en el registro auxiliar de rendiciones es transferido al libro caja.

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Asiento de centralización de caja: La información del libro caja es enviada al libro diario y su voucher es el 00009 para los ingresos y el 00010 para los egresos. Asiento por las compras: Se genera en el libro diario con la información del registro de compras en el voucher es el 00002. Asiento por las ventas: Se genera en el libro diario con la información del registro de ventas en el voucher es el 00003. Asiento de destino de mercaderías: Las compras de mercaderías, suministros, etc., tendrán su asiento de destino en el libro diario con el voucher es el 00011. Asiento de provisión de honorarios – renta 4ta 5ta: El voucher es el 00004 del libro diario, es el que almacena toda la información proveniente del libro de honorarios. Asiento de destino de gastos: Realiza el destino de las divisionarias contables de la clase 6 hacia la clase 9 en el voucher número 00012. Asiento presupuestal: Realiza el voucher por las operaciones relacionadas con la ejecución presupuestal. Asiento de destino de costos: Genera el voucher en el libro diario de las cuentas que han participado en el control de centro de costos. Asiento personalizado: Esta opción es cuando el usuario asigna de manera individual los montos de distribución del gasto de las cuentas de la clase 6. Asiento retenciones de compras: Todas las retenciones registradas cuando la empresa ha sido designado agente retenedor, son transferidas al libro diario Ajuste por diferencia de cambio (bancos): El sistema de gestión contable genera el voucher por diferencia de cambio entre el saldo final e inicial de bancos.

HABIENDO EL USUARIO REALIZADO LA GENERACIÓN DE PROCESOS, EL SISTEMA DE GESTIÓN CONTABLE ESTÁ EN LA CONDICIÓN DE ELABORAR Y PRESENTAR LOS DISTINTOS TIPOS ESTADOS FINANCIEROS, DE LOS CUALES HEMOS HABLADO EN LA PÁGINA 67 Y 68

CON LA GENERACIÓN DE LOS ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO, TODOS LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES QUEDAN BLOQUEADOS, EVITANDO ASÍ QUE SE MODIFIQUEN O ELIMINEN DATOS QUE ALTEREN LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS. ESTOS PUEDEN VOLVE A HABILITARSE CON LA OPCIÓN REVERSAR PROCESOS

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¿CUAL ES LA DIFERENCIA ENTRE UN PROCESO ACUMULADO Y UN PROCESO DETALLADO? PROCESO ACUMULADO. El programa Wincontalll realiza el asiento de información al libro diario con importes acumulado por divisionaria contable. Ejemplo: Voucher – Compras acumuladas 60 COMPRAS 60100 Mercaderías 5,000.00 40 TRIBUTOS POR PAGAR 40100 IGV 900.00 42 PROVEEDORES 42101 Emitidas por Pagar

5,000.00 900.00 5,900.00 5,900.00

28/04/2015 Por las compras del mes.

PROCESO DETALLADO. El programa Wincontalll realiza el asiento de información al libro diario con importes individuales por cada comprobante además de las divisionarias contables respectivas. Ejemplo: Voucher – Compras detalladas 60 COMPRAS 5,000.00 60100 Mercaderías 5,000.00 F. 0001-000044 Grifo Mundo SAC. 40 TRIBUTOS POR PAGAR 900.00 40100 IGV 900.00 F. 0001-000044 Grifo Mundo SAC. 42 PROVEEDORES 42101 Emitidas por Pagar F. 0001-000044 Grifo Mundo SAC.

5,900.00 5,900.00

28/04/2015 Por las compras del mes.

AUN SI EL USUARIO HA REALIZADO TODOS SUS PROCESOS CONTABLES AUTOMATIZADOS CON LA OPCIÓN DETALLADO, PUEDE INDICAR EN EL LIBRO DIARIO QUE LOS REPORTES SE VISUALICEN E IMPRIMAN DE FORMA ACUMULADA.

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4.6.2.- APERTURA – AÑO CONTABLE Permite al usuario habilitar el año calendario donde trabajará la información contable.

4.6.3.- GENERA ASIENTO DE APERTURA. Cuando ya se tienen determinados los saldos finales de activo, pasivo y patrimonio del ejercicio en curso, con esta opción, dichos saldos son transferidos al ejercicio subsiguiente como saldos iniciales.

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4.7.- MENU: CONFIGURACIONES.

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4.7.1.- CONFIGURACIONES: VARIOS GENERAL.

Le permite al usuario seleccionar diversas opciones como:

Imprimir fecha y hora en el informe: Siempre y cuando el usuario lo active en la configuración. Imprimir unidad de negocio en el informe: Si el usuario activa esta opción en cada impresión aparecerá la unidad de negocio al que pertenece la información. Tipo de plan de cuentas: Hace referencia al plan contable que está siendo usado en el ingreso de información en determinada empresa. Número de dígitos: Para el ingreso de la información, el sistema de gestión contable permite como mínimo tres dígitos. Ubicación barra de herramientas: Según elección del usuario, por defecto se visualiza en la parte superior de las ventanas del programa.

Además en esta pantalla, el usuario encontrará los siguientes íconos: Permite al usuario elegir el fondo de pantalla. S

on los datos referidos a la empresa. Permite asignar el logo de la empresa. Permite al usuario configurar la impresión de los reportes

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4.7.2.- CONFIGURACIONES: VARIOS ANUAL. En esta pantalla el usuario debe elegir entre otras cosas, la forma como ingresará y procesará la información contable.

Configuración de plantillas: Se visualiza el plan contable y la matrícula de auxiliares que utiliza la empresa para el manejo de la información. Controles adicionales: Con esta opción el usuario puede habilitar los siguientes módulos:

 Control de inventarios - Está diseñado para llevar el control de las existencias, para aquellas empresas que solamente realicen actividades de compra y venta de mercaderías.

 Control de costos - Permite llevar un control de costos de la información contable.  Control de presupuesto - Permite presentar información del presupuesto proyectado y ejecutado, relacionado con su propio plan de cuentas.

Controles adicionales: Con esta opción el usuario puede habilitar los siguientes módulos:

 Bancos y caja en línea – Utilizado para trabajar la información de manera simultánea, tanto en caja como en bancos.

 Exportador de RH cancelados al libro caja – Cuando se activa esta opción, el sistema deja de transferir los recibos cancelados a caja de manera acumulada, y se habilita la elección de exporta honorarios al libro caja.

 Exportador de ventas contado a caja – El sistema transfiere el total de los ingresos por ventas, pero al activar el usuario esta opción, se puede enviar a caja los ingresos mediante el exporta ventas a caja.

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 Interface modulo integrador caja – Habilita la opción para que el usuario indique la forma de pago o cobro de las operaciones contables registradas.

 La empresa se dedica a exportaciones – Cuando el usuario elige esta opción, se habilitan las ventanas para el ingreso de las DUAS por importación o exportación de mercaderías, las cuales son necesarias para transferir dicha información al PDB SUNAT.

 Uso destino de gasto personalizado – Se utiliza para realizar la distribución del destino del gasto a criterio personal del usuario, quedando de lado la distribución automatizada del sistema.

 Usa decimales en detracciones – Para efecto de detracciones el sistema calcula y presenta las detracciones en números enteros, pero al habilitar esta opción, el programa permite el uso de decimales.

 La empresa es agente de retención de compras – De ser el caso, habilitar si la empresa ha sido designada como agente de retención.

 La empresa utiliza IGV – liquidación de compra – Para habilitar si la empresa hace uso de liquidaciones de compras en el registro de sus operaciones contables.

4.7.3.- CONFIGURAR TIPOS DE CAMBIO. El programa trae una configuración previa para el uso de los tipos de cambio. Esta casilla puede ser modificada a criterio del usuario del programa. Según está configuración el sistema procederá a convertir toda la información ingresada en moneda extranjera en moneda nacional.

4.7.4.- PERSONALIZACIÓN DE DETALLES PRESUPUESTALES.

147

Le permite al usuario nominar los títulos del presupuesto para efectos de presentación.

4.7.5.- CONTROL DE CONCEPTOS DE COSTOS. En el centro de costos, se asigna los conceptos afectos para costos y para presentación de la información.

5.0.- MENU: COSTOS Y PRESUPUESTOS.

148

Este módulo sólo se habilita cuando el Usuario así lo indica al programa, para el manejo y presentación de información presupuestal, vinculando el ingreso de los comprobantes en los diferentes libros y registros contables con su respectiva partida presupuestal o de costo, o ambos a la vez.

5.1.1.- PLAN CONTABLE PRESUPUESTAL. El plan de cuentas presupuestal está diseñado a tres dígitos y se habilita al momento de seleccionar la opción de presupuesto del sistema. Se puede adecuar a las necesidades de cada usuario con los comandos: Nuevo, Eliminar o Modificar (Editar).

149

5.1.2.- PLAN CONTABLE DE COSTOS. Igualmente que el plan de cuentas presupuestal, también está diseñado a 3 dígitos, pero se puede adecuar según los requerimientos del usuario del programa.

5.1.3.- TABLA DE COSTOS Y PRESUPUESTOS. La estructura que viene establecida en el programa puede ser cambiada a criterio del usuario del programa. Esto le permitirá presentar la información de estos módulos de la mejor manera para su visualización e impresión.

150

5.1.4.- PRESUPUESTO. Permite al usuario ingresar el presupuesto del ejercicio así como visualizar la ejecución presupuestal llevada a cabo en cada ejercicio y por rango de meses. Toda la información puede ser impresa de ser necesario.

5.1.5.- COSTOS. Permite al usuario ingresar la información de costos, para luego visualizar e imprimir la información del balance de ejecución de costos generalizado y detallado.

151

6.0.- MENU: INVENTARIO. Cuando este módulo se habilita, el usuario puede realizar un control de sus existencias, cuando la empresa se dedique exclusivamente a la compra - venta de mercaderías, suministros, etc., para lo cual debe adicionar información en la matrícula de artículos.

6.1.1.- MATRICULA DE ARTICULOS. El usuario de acuerdo al tipo de existencias debe ingresar los ítems de los productos sobre los cuales llevará el control con el módulo de inventarios.

152

6.1.2.- INGRESO – DESCARGO DE INFORMACIÓN. Permite al usuario adicionar información al módulo de inventarios por las operaciones que tengan relación directa con el manejo de las existencias.

6.1.3.- INVENTARIO INICIAL. Permite el ingreso del stock inicial de mercaderías, suministros, etc.

6.1.4.- CUADRE DE INVENTARIO.

153

Permite al usuario consultar y revisar los saldos de existencias a una determinada fecha y por ítems. Con esta opción se puede apreciar, los movimientos de mercaderías, por artículo, desde su saldo inicial, pasando por compras y ventas, hasta determinar el saldo final, de la existencia a una fecha determinada.

6.1.5.- VERIFICA INVENTARIO – COMPRAS / VENTAS. Permite al usuario realizar una verificación del movimiento de los artículos, guiándose por los siguientes criterios de búsqueda: - Por unidad de negocio - Por tipo de movimiento - Por rango de meses

154

6.1.6.- KARDEX El programa emite reportes a nivel de kardex, por artículo, por auxiliar y de valorización de acuerdo a los movimientos de las existencias de la empresa.

6.1.7.- INVENTARIO POR CENTRO DE COSTOS. Este tipo de reportes es a nivel de centros de costos, que han sido previamente creados por el usuario.

155

5.10.1. Pasos configurar el asiento Presupuestal 1. Indicarle al sistema que se va a utilizar en el movimiento presupuestal la cuenta contable, esto lo ubica en Configuraciones / Varios / Anual

Seleccione Si en presupuesto usa cuenta contable, luego de grabar, salir y volver a ingresar a la empresa para que el sistema tome esta nueva configuración. Con esta opción cada vez que el sistema ejecute un movimiento presupuestal vinculará la cuenta contable origen del gasto y la guardara internamente en los movimientos de presupuesto.

156

2. En el archivo de tablas de configuraciones de presupuestos ubicar, según pantalla siguiente, programas o líneas de resultado de gestión o el nombre que haya utilizado para nombrar este rubro, presione en la parte superior, según pantalla (PROYECTOS)

Aparecerá en la parte inferior el símbolo , es aquí donde el sistema nos va a permitir configurar a través de las fuentes de financiamiento el asiento presupuestal, tal como se detallara a continuación.

Presione click, aquí para ingresar a la pantalla de configuración de los asientos, así como también ingresar información referencial del proyecto.

157

Fecha de referencia de inicio del proyecto. Responsable del proyecto Fecha referencia el inicio del proyecto .

Información adicional del proyecto. Como podemos apreciar en el grafico el asiento se genera a partir de la fuente de financiamiento Cuenta del Debe, y las cuentas del haber que puede ser producto de una cuenta de gastos por activos (33 para activos ), (resto de cuentas gastos), en este caso también podemos apreciar un fuente de financiamiento sin cuentas contables asignadas, esto quiere decir que cuando el sistema ubique un movimiento presupuestal que tenga esta fuente de financiamiento y que corresponda a este proyecto no se va a generar cuenta contable.

158

MANUAL DE PRESUPUESTO

La presente guía tiene por finalidad orientar en el uso de control de presupuestos del sistema de gestión contable Wincontalll.

159

Lo primero que se tiene que hacer es configurar el sistema para que permita el control de presupuestos, por lo tanto usted tiene que ir a la siguiente pantalla que se encuentra dentro de la empresa en que trabaja en: Configuraciones / Varios, aparecerá la siguiente pantalla.

Ubique la opción de Control de Presupuestos y presionar el check en la configuración correspondiente, al colocar si esto permitirá que se active dentro del menú principal la opción de Presupuestos dentro de nuestro sistema de la siguiente manera :

Como se puede apreciar en la pantalla anterior esto habilitara el modulo de configuraciones del control de costo y presupuesto, en este caso como solo hemos activado Presupuestos aparecerá todo lo relacionado a este modulo, como es la configuración y las opciones de ingreso y ejecución de presupuestos para su evaluación y configuración correspondiente

160

¿Cómo Configurar la Información Para Presupuestos? 1.- Seleccionamos la opción de Tablas de Costos y/o Presupuestos 2- hacemos uso de los ID 01, 02, 03, 06,07. ESQUEMA MODELO DE PRESUPUESTOS ÁREAS 01 INVESTIGACION 02 PRODUCCION Y GESTION EMPRESARIAL 03 EDUCACION LÍNEAS / RESULTADOS DE GESTIÓN 01 INVESTIGACION Y DESARROLLO 02 PRODUCCION DE ALIMENTOS 03 PROGRAMAS EDUCATIVOS ACTIVIDADES DEL RESULTADO 001 DESARROLLO DE PRODUCTO “BANANO ORGANICO” 002 BANANO ORGANICO “SAN JUAN” 003 CAPACITACION DE PLANTACION DE BANANO PARTIDA PRESUPUESTAL 211 Sueldos 212 Aportaciones del Empleador FUENTES DE FINANCIAMIENTO 01 MANITOS UNIDAS 02 AYUDA EN ACCION 03 KIDER RUBROS AFECTOS 01 PERSONAL 02 ADMINISTRACION

161

¿Cómo configurar en el sistema? a.- Áreas de la Institución b.- Líneas / Resultados de Gestión c.- Actividades del Resultado e.- Fuentes de Financiamiento f.- Rubros afectos

Creación de Áreas de la Institución o Empresa Como podemos observar aquí nos permite crear nuevos áreas para control del presupuesto de acuerdo a los requerimientos de la Empresa o institución es recomendable utilizar códigos de dos dígitos, tal como se muestra en la figura, además es necesario mencionar que cada sucursal o lugar posee sus propios centros de costos Como podemos apreciar en estas opciones de configuración de presupuestos todas son parecidas a excepción de las actividades que se permite configurar el código a tres dígitos, pero se realiza el mismo proceso para crear, modificar, eliminar registros, en estos registros, se tiene que utilizar códigos de dos y tres dígitos y cada registro esta enlazado a un determinado lugar o sucursal.

162

Una vez activada la opción de presupuestos aparecerá en todos los libros de ingreso de información el siguiente Icono , que es indica que esa empresa está llevando el control del presupuesto y por lo consiguiente en todos los libros cuando se realice una actualización de los datos aparecerá el siguiente formulario:

Como podemos apreciar el formulario anterior es el que representa al ingreso o afectación del Presupuestos, en que se indica: Tipo de Presupuesto : Ingresos o Gastos Correlativo : Identifica al libro origen como sabes si la terminación es: C = Compras V = Ventas K = Caja H = Libro de Honorarios, etc. Moneda : Soles o Dólares El resto de la información es acerca al presupuesto específico que se está afectando como es el área, actividad, resultado, la partida, rubro y la fuente de financiamiento, el formulario principal posee las opciones de: Agregar, Eliminar, Grabar o utilizar salir en caso que no se desee afectar al presupuesto.

163

¿Cómo Ingresar el Presupuesto? Para el caso de ingreso a si como de gastos se siguen los mismos pasos:

ÁREA: INVESTIGACIÓN LÍNEA /RESULTADO : PARTIDA 211 217 311 312 411 422 518

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO ACTIVIDAD : DESCRIPCION Sueldos Personal Voluntario Útiles de Escritorio Material de Computo Movilidad Local Alquileres Medicinas

DESARROLLO DE PRODUCTO BANANO ORGÁNICO RUBRO FUENTE IMPORTE PERSONAL MANOS UNIDAS 1,000.00 PERSONAL KINDER 2,000.00 ADMINISTRACIÓN AYUDA EN ACCION 500.00 ADMINISTRACIÓN MANOS UNIDAS 3,500.00 ADMINISTRACIÓN MANOS UNIDAS 5,000.00 PERSONAL KINDER 12,000.00 ADMINISTRACIÓN AYUDA EN ACCIÓN 8,000.00 32,000.00 RESUMENES

FUENTE/RUBRO MANOS UNIDAS KINDER AYUDA EN ACCIÓN ÁREA: PRODUCCIÓN Y GESTIÓN EMPRESARIAL LÍNEA /RESULTADO : PRODUCCIÓN DE ALIMENTOS ACTIVIDAD : PARTIDA

DESCRIPCION 116 211 216 217 611

Vehículos Sueldos Honorarios Profesionales Personal Voluntario Alimento para Beneficiarios

PERSONAL 1,000.00 14,000.00 0.00 15,000.00

ADMINISTRACION TOTAL 8,500.00 9,500.00 0.00 14,000.00 8,500.00 8,500.00 17,000.00 32,000.00

BANANO ORGÁNICO SAN JUAN RUBRO ADMINISTRACIÓN PERSONAL PERSONAL PERSONAL ADMINISTRACIÓN

FUENTE KINDER MANOS UNIDAS MANOS UNIDAS MANOS UNIDAS KINDER

IMPORTE 10,000.00 8,000.00 4,000.00 4,000.00 2,000.00 28,000.00

RESUMENES FUENTE/RUBRO MANOS UNIDAS KINDER

PERSONAL ADMINISTRACION TOTAL 16,000.00 0.00 16,000.00 0.00 12,000.00 12,000.00 16,000.00 12,000.00 28,000.00

164

ÁREA: EDUCACIÓN LÍNEA /RESULTADO : PARTIDA 113 211 216 313 324 414 423 518 518 611

PROGRAMAS EDUCATIVOS ACTIVIDAD : DESCRIPCION Muebles y Enseres Sueldos Honorarios Profesionales Materiales Para Capacitación Materiales de Promoción y Difusión Refrigerios Revelado de Fotos Medicinas Medicinas Alimentos Para Beneficiarios

FUENTE/RUBRO MANOS UNIDAS KINDER AYUDA EN ACCIÓN

CAPACITACIÓN DE PLANTACIÓN DE BANANO RUBRO ADMINISTRACIÓN PERSONAL PERSONAL ADMINISTRACIÓN

FUENTE KINDER KINDER KINDER KINDER

ADMINISTRACION PERSONAL ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN PERSONAL PERSONAL

MANOS UNIDAS MANOS UNIDAS AYUDA EN ACCIÓN KINDER AYUDA EN ACCIÓN KINDER

RESUMENES PERSONAL 1,000.00 16,200.00 4,000.00 21,200.00

IMPORTE 5,000.00 8,000.00 7,000.00 3,000.00 500.00 1,000.00 200.00 6,000.00 4,000.00 1,200.00 35,900.00

ADMINISTRACION TOTAL 500.00 1,500.00 14,000.00 30,200.00 200.00 4,200.00 14,700.00 35,900.00

Utilizaremos esta información para simular el ingreso de presupuesto de gastos, como podemos apreciar aquí tenemos toda información correspondiente como es: Área, línea, Actividad. Esta información nos servirá como guía para instruir el ingreso de la información del presupuesto, el cual iremos a la opción: Costos y Presupuestos – Presupuestos – Ingresos del Presupuesto: Como podemos apreciar la información es ingresada de acuerdo a los parámetros que se han establecido en las configuraciones de las tablas, así como también en forma mensual, en el caso no usar el presupuesto mensual acumular todo el monto en un determinado mes Como se ha venido explicando en todo el sistema existen los diferentes iconos que nos permite agregar información, visualizar, modificar, eliminar y salir del formulario, tal como se puede apreciar en el grafico posterior

165

¿Cómo agregar información? Presionamos en el icono correspondiente y aparecerá la siguiente pantalla, lógicamente que antes hemos tenido que ingresar el Lugar, Área, Línea/Resultado y la actividad del proyecto que se va a ingresar el presupuesto

Aquí el sistema nos está solicitando la partida del destalle del gasto o Ingreso, que una cuenta del plan contable presupuestal, el rubro que no es otra cosa que nos sirve para realizar evaluaciones o agrupar el presupuesto, y la fuente de financiamiento del importe o importes que se van a ingresar, aquí como se mencionaba anteriormente el presupuesto se puede ingresar mensual o ingresar el total en solo mes. Los iconos siguientes como se puede ver servirán, para consultar, modificar o eliminar un registro del presupuesto.

166

Impresión del Presupuesto Existen 2 formularios que me permiten imprimir el presupuesto tanto de gastos o Ingresos, los cuales solo haremos las presentaciones de los formularios, ya que de usted depende de las opciones escogidas para su impresión, que le permitirán imprimir un sin número de formas, en un anexo del presente manual se adjuntaran algunas de las diferentes maneras de cómo imprimir. a.- Impresión de Presupuesto Clasificado

En el presente formulario se puede realizar las diferentes impresiones, en este caso el presupuesto se ha ingresado en Moneda Nacional, por lo que el sistema le está solicitando se ingrese un tipo de cambio Promedio, de lo contrario asumirá como 1 el tipo de cambio, podemos ir agregando información a los casilleros así como también ir quitando en este ejemplo se imprimirán todos el presupuesto que corresponda al Lugar = Empresa de Demostración y que su Área = Área de Investigación y aquí, también puede seleccionar la forma o clasificación mensual o trimestral. Si ingresamos el Tipo de Cambio, el presupuesto se dividirá por el tipo de cambio ingresado ya que hemos ingresado nuestro presupuesto en Moneda Nacional y si hubiese sido lo contrario (Ingreso en Moneda Extranjera) nuestro presupuesto se imprimirá multiplicado por el tipo de Cambio.

167

b- Impresión del Presupuesto Acumulado

Esta es otra manera de cómo imprimir el presupuesto ya sea de ingreso o de gastos, posteriormente se anexara algunos tipos de cómo se imprime el presupuesto. ¿Cómo ejecutar o afectar el presupuesto? Una vez ingresado el presupuesto este se tiene que ejecutar ya sea para gastos o como para ingresos.

Los libros que afectan la ejecución del presupuesto son los siguientes Libro

Tipo de presupuesto

Caja

Ingreso / Gastos

Compras

Gastos

Ventas

Ingresos

Bancos

Ingresos/Gastos

Honorarios

Gastos

Diario

Ingresos / Gastos

168

Supongamos que estamos en el libro de compras y estamos agregando una compra:

Cuando estamos grabando la operación ya se producto de un nuevo registro o modificación aparecerá la pantalla que se encuentra en la parte inferior de la figura y de esta manera estaremos afecta el presupuesto, en este caso de gastos. Como vemos en la figura en la parte superior aparecen tres iconos que hace referencia que esta empresa esta afecta a Costos, Presupuestos y también hace uso del modulo integrador de Operaciones.

169

¿Cómo verificar la ejecución del Presupuesto? El sistema posee dos opciones de cómo verificar la ejecución del presupuesto 1.- Balance de Ejecución Presupuestal 2.- Balance de Ejecución Presupuestal (Detallada)

Es importante tener en consideración al momento de ejecutar el presupuesto, las fechas de ejecución es decir si coloco del mes de Enero a Abril, quiere decir que la ejecución se realizara de Enero Hasta abril tanto en la ejecución como la comparación del presupuesto ingresado. Otra consideración que se tiene tener en cuenta es como se ingreso el presupuesto y la manera que se desee visualizarse ejm. Es decir se puede hacer comparaciones en moneda nacional o extranjera. Si ingrese el presupuesto en soles: puedo compararlo con los movimientos tanto en soles y los movimientos en dólares se convertirán al tipo de cambio de acuerdo a la base de datos de tipos de cambio.

170

Si ingrese el presupuesto en dólares: puedo compararlo con los movimientos en ambas monedas y se convertirá de acuerdo al tipo de cambio de la base de datos de tipo de cambio, aquí es importante, si deseo visualizar mi información en moneda nacional, colocar un tipo de cambio promedio para que el presupuesto aparezca en moneda nacional con un tipo de cambio promedio.

En este caso se está visualizando la ejecución del presupuesto de Enero a Septiembre, tanto en la ejecución como en la comparación del presupuesto. Observamos también que se está realizando el proceso de ejecución del toda el área del Investigación, pero podemos ir llenando los casilleros y veremos ejecuciones mas especificas del presupuesto. Las partidas que han sido superadas en la ejecución aparecerán de color rojo, así como también el formulario nos ira informando acerca del porcentaje de ejecución tanto individual como general del presupuesto. Usted puede seleccionar las diferentes opciones para la visualización de ejecución del presupuesto tanto ingresos como egresos, moneda nacional o extranjera, etc. Existen 2 pestañas aquí en la primera pestaña que dice lista es donde se hace la comparación del presupuesto y en la otra pestaña dice detalle que es donde se puede apreciar los movimientos que corresponde a ese monto de ejecución del prepuesto, tal como se observa en la siguiente figura.

171

Aquí nos muestra como se han ejecutado los 4,850.00, también un detalle de cada movimiento, como el correlativo del libro contable, el detalle, partida presupuestal, fecha del movimiento y el monto ejecutado, en la figura siguiente se puede apreciar el otro tipo de visualización de ejecución del presupuesto, y veremos que los movimientos en moneda extranjera aparecerán de color rojo, pero ya convertidos a moneda nacional tal como se puede apreciar.

172

Reportes Emitidos por el Sistema

173

EMPRESA DE DEMOSTRACION

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS 2007

Página : 001/002 Fecha : 10/09/2007

MONEDA NACIONAL Lugar: 01 ­ EMPRESA DEMOSTRACION (PRINC) Área: 02 ­ AREA DE INVESTIGACION

174

Linea Resultado: Actividad : DETALLE RUBRO

FUENTE

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL

001  DESARROLLO DE PRODUCTO "BANANO ORGANICO" 211  SUELDOS 01  PERSONAL 01  MANOS UNIDAS Total Fuente: Total Rubro:

200.00

200.00

200.00

200.00

200.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1,000.00

200.00

200.00

200.00

200.00

200.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1,000.00

200.00

200.00

200.00

200.00

200.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

1,000.00

300.00

300.00

300.00

300.00

0.00

0.00

0.00

300.00

300.00

200.00

0.00

0.00

2,000.00

300.00

300.00

300.00

300.00

0.00

0.00

0.00

300.00

300.00

200.00

0.00

0.00

2,000.00

300.00

300.00

300.00

300.00

0.00

0.00

0.00

300.00

300.00

200.00

0.00

0.00

2,000.00

200.00

300.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

500.00

200.00

300.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

500.00

200.00

300.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

0.00

0.00

0.00

0.00

3,500.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

1,000.00

1,000.00

5,000.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

1,000.00

1,000.00

5,000.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

300.00

1,000.00

1,000.00

5,000.00

217  PERSONAL VOLUNTARIO 01  PERSONAL 03  KINDER Total Fuente: Total Rubro: 311  UTILES DE ESCRITORIO 02  ADMINISTRACION 02  UYUDA EN ACCION Total Fuente: Total Rubro: 312  MATERIAL DE COMPUTO 02  ADMINISTRACION 01  MANOS UNIDAS Total Fuente: Total Rubro: 411  MOVILIDAD LOCAL 02  ADMINISTRACION 01  MANOS UNIDAS Total Fuente: Total Rubro:

175

422  ALQUILERES

EMPRESA DE DEMOSTRACION

Página : 002/002 Fecha : 10/09/2007

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS 2007 MONEDA NACIONAL Lugar : 01 ­ EMPRESA DEMOSTRACION (PRINC) Area : 02 ­ AREA DE INVESTIGACION

Linea Resultado: Actividad : DETALLE

RUBRO

FUENTE

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL

01  PERSONAL 03  KINDER Total Fuente: Total Rubro:

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

12,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

12,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

1,000.00

12,000.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

8,000.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

8,000.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

4,000.00

0.00

0.00

0.00

0.00

8,000.00

6,000.00

2,100.00

1,800.00

1,800.00

1,500.00

1,300.00

9,100.00

1,600.00

1,500.00

2,000.00

2,000.00

32,000.00

518  MEDICINAS 02  ADMINISTRACION 02  UYUDA EN ACCION Total Fuente: Total Rubro: TOTAL ACTIVIDAD: TOTAL GENERAL :

6 , 0 0 0 . 0 0

2 , 1 0 0 . 0 0

1,800.00

1,800.00

1,500.00

1,500.00

2,000.00

2,000.00

1,300.00 1,300.00

1,300.00

9,100.00

1,600.00

EMPRESA DE DEMOSTRACION

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS 2007 MONEDA NACIONAL Lugar : 01 ­ EMPRESA DEMOSTRACION (PRINC) Area : 02 ­ AREA DE INVESTIGACION

Página : 001/002 Fecha : 10/09/2007

Linea Resultado:01 ­ INVESTIGACION Y DESARROLLO Actividad :001­ DESARROLLO DE PRODUCTO "BANANO ORGANICO"   DETALLE

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01  PERSONAL 03  KINDER Total Fuente: Total Rubro: 311  UTILES DE ESCRITORIO 02  ADMINISTRACION 02  UYUDA EN ACCION Total Fuente: Total Rubro: 312  MATERIAL DE COMPUTO 02  ADMINISTRACION 01  MANOS UNIDAS Total Fuente: Total Rubro: 411  MOVILIDAD LOCAL 02  ADMINISTRACION 01  MANOS UNIDAS Total Fuente: Total Rubro: 422  ALQUILERES

EMPRESA DE DEMOSTRACION

Página: 002/002

PRESUPUESTO MENSUAL DE GASTOS 2007

Fecha: 10/09/2007

MONEDA NACIONAL

Lugar: 01 ­ EMPRESA DEMOSTRACION (PRINC) Área: 02 ­ AREA DE INVESTIGACION Línea Resultado:01 ­ INVESTIGACION Y DESARROLLO Actividad:001­ DESARROLLO DE PRODUCTO "BANANO ORGANICO"

DETALLE 01

RUBRO

FUENTE

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SETIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL

PERSONAL 03 KINDER Total Fuente: Total Rubro:

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518 MEDICINAS 02

ADMINISTRACION 02 UYUDA EN ACCION Total Fuente: Total Rubro:

TOTAL ACTIVIDAD:

32,000.0

MANUAL DE COSTOS

La presente guía tiene por finalidad orientar en el uso de control de costos del sistema de gestión contable Wincontalll. Lo primero que se tiene que hacer es configurar el sistema para que permita el control de costos, por lo tanto usted tiene que ir a la siguiente pantalla que se encuentra dentro de la empresa en que trabaja en: Configuraciones / Varios, Aparecerá la siguiente Pantalla.

Ubique la opción de Control de Costos y colocar el Check en la configuración correspondiente, al colocar si esto permitirá que se active dentro del menú principal la opción de costos dentro de nuestro sistema de la siguiente manera :

Como se puede apreciar en la pantalla anterior esto

habilitara el modulo de configuraciones del control de Costos y Presupuestos, en este caso como solo hemos activado costos aparecerá todo lo relacionado a este modulo, como es la configuración y las opciones de ejecución de costos para su evaluación y configuración correspondiente ¿Cómo Configurar los Centros de Costos? 1.- Seleccionamos la opción de Tablas de Costos y/o Presupuestos 2- hacemos uso de los ID del 08 al 10 que identifican lo siguiente: a.- Centros de Costos b.- Fases de Ejecución c.- Destino de Costos

Como podemos apreciar en estas opciones tanto en fase de ejecución y Destino de Costos, se realizan el mismo proceso para crear, modificar, eliminar registros, en estos registros, se tiene que utilizar códigos de dos dígitos y cada registro esta enlazado a un determinado lugar o sucursal. Plan de Cuentas de Costos El módulo de costos posee su propio Plan de Cuentas de Costos, que puede ser modificado de acuerdo a las necesidades de la empresa o institución, a continuación se presenta la pantalla que muestra información del plan de costos.

Como podemos apreciar el plan de costos se puede adecuar a la necesidad de la empresa, utilizando los iconos de agregar, modificar y eliminar. Es Importante mencionar que para poder agregar subcuentas debe de ubicarse dentro de la cuenta principal, para que el sistema asigne la correspondencia a la cuenta principal determinada, de la misma forma para crear cuentas principales, ubíquese en una cuenta principal y desde y luego presione el botón agregar para que el sistema le permita crear cuentas principales El Icono que se encuentra al costado derecho inferior (costado de Icono Imprimir), nos permite realizar copias de un plan contable de costos de un determinado año a otro, es importante, ya que la información que se almacena se realiza por años y esta opción permitirá sacar una copia de un plan de costos de un determinado año a otro, tal como lo muestra en la figura siguiente.

¿Cómo Alimentar de Información al Sistema? Una vez configurado el sistema, indicándole que va a controlar costos e ingresando la información correspondiente a los centros de costos, fases y destino del gasto, en los libros de captura de información como son : Compras, Caja, Honorarios, Rta 5ta-4ta, Diario aparecerá en la parte superior el siguiente icono que indica que se esta controlando Costos.

Este es el formulario que sirve el ingreso de los datos, como podemos observar en la parte superior, el usuario selecciona el centro de costo, así como la fase, destino de costo y detalle del costo que afecta el gasto, aquí se puede agregar tantos registros de diferentes proyectos como cuadre el monto total del costo. De esta manera se introduce la información de costos para que luego sea procesada y se emitan los informes correspondientes. Para realizar cualquier modificación esta se realiza desde el libro que genero la información.

¿ Como evaluar mis Costos ? Existen dos opciones que me permiten evaluar mis costos y están se encuentran en la opción de Costos y Presupuestos / Costos / y son Balance de Ejecución de Costos y Balance de Ejecución de Costos (Detallado), tal como se muestra en la pantalla siguiente :

Balance de Ejecución de Costos

En esta Opción usted puede visualizar los movimientos resumidos así como el detalle de cada operación, solo tiene que hacer clic en detalle y podrá visualizar los movimientos que originaron este registro. Usted puede visualizar la información de un mes determinado a otro , así como también puede visualizar la información tanto en moneda nacional como extranjera, en moneda extranjera, aquí se toman los tipos de cambio de la fecha de cada operación en la parte inferior se aprecia los detalles de 6,089.00 Reportes que emite el Modulo

Manual de Libro diario Simplificado El sistema Wincontalll, ha incorporado a su menú el Libro Diario Simplificado de acuerdo a la Legislación y al formato vigente según Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT - Publicada el 31 de diciembre de 2008 El Libro Diario Simplificado se hace uso en la Contabilidad Simplificada, por aquellas empresas que tengan ventas menores a 150 UIT anuales, para ello es necesario usar los siguientes libros: Registro de Ventas Registro de Compras Libro Diario Simplificado y otros que por ley expresa deban llevar. Por tanto, el Libro Diario Simplificado reemplaza a los Libros de la Contabilidad Completa: Libro Diario Libro Mayor Libro caja – bancos Es muy importante establecer si su empresa está dentro de los supuestos formales para llevar el Libro Diario Simplificado. Para efectos del Sistema Wincontalll, el Libro Diario Simplificado es un Reporte adicional al resto de los Reportes de la Contabilidad Completa, es por ello que en este Manual indicamos que la Contabilidad Simplificada será utilizada de la siguiente forma: 1.

El Registro de Compras, registro de ventas, libro de honorarios y otros reportes.- De acuerdo a lo descrito en el Manual Principal de Wincontalll 2. Libro Diario Simplificado.- En el Libro Diario, opción reportes como describiremos a continuación

Ingresar al Reporte del Libro Diario Simplificado.

En la Contabilidad Simplificada una vez que ingreso toda la información en los Registros de Venta, Compra, Honorarios, Libro Caja y Bancos, se procede como en la contabilidad completa a la opción Procesos, Menú Generar/Reversar

Y se comienza a generar los procesos del mes. Luego nos trasladamos al Menú: Principales Libro Diario, opción: Ingreso/Modificación

En esta opción se visualiza la siguiente pantalla:

En la parte central podemos apreciar los asientos contables trasladados al Libro Diario, luego del proceso de generar/reversar y en la parte inferior apreciamos la opción de imprimir el Reporte Activo del Libro Normal, es decir, Libro Diario normal de la contabilidad completa.

Además apreciamos que existe la opción Libro Simplificado, a la cual vamos a acceder dándole click. Al dar acceder a la opción se activara en la parte derecha un icono llamado Libro Simplificado Acumulado, el cual estará también activado.

Al dar la opción imprimir el Libro Simplificado Acumulado, se generará la siguiente pantalla que nos podrá permitir la impresión del Libro Simplificado en 06 reportes, divididos como sigue a continuación:

Podemos acceder a los seis (06) Reportes al posicionarnos sobre la opción respectiva y darle imprimir, ello generará los siguientes reportes: Activos

.- Presenta las cuentas de clase 1 a 3 a nivel de 03 dígitos

Pasivos

.- Presenta las cuentas de clase 4 separando la Cta. IGV de las cuentas de clase 4

Patrimonio.- Presenta las cuentas de clase 5 a nivel de 03 dígitos Gastos

.- Presenta las cuentas de clase 6 a nivel de 03 dígitos

Ingresos

.- Presenta las cuentas de clase 7 a nivel de 03 dígitos

Saldos de Gestión y Cuentas de Función.- Presenta las cuentas de clase 8 y 9 a nivel de 02 dígitos Salir Nota: No se ha considerado las cuentas de clase 0 ó cuentas de orden en el presente listado.

Activos

REPORTES

El Libro Diario, opción Activos puede activar hasta 10 columnas para las principales cuentas. En caso sea necesario tener mas cuentas, el sistema activa la opción de enviar al Excel el Reporte de Libro Diario Simplificado Activos.

Pasivos El Libro Diario simplificado, opción Pasivos, puede activar hasta 13 columnas para las principales cuentas. En caso sea necesario tener mas cuentas, el sistema activa la opción de enviar al Excel el reporte de Libro Diario Simplificado Pasivos. El sistema separa la cuenta 4011 para el Control del IGV y las ctas. 4031 y 4032 para Essalud y ONP.

Patrimonio El Libro Diario simplificado opción Patrimonio, puede activar hasta 10 columnas para las principales cuentas. En caso sea necesario tener más cuentas, el sistema activa la opción de enviar al Excel el reporte de Libro Diario Simplificado Patrimonio.

En este caso hemos trabajado el mes de marzo 2009, por lo que el reporte muestra los saldos de las cuentas de Patrimonio.

Gastos El Libro Diario Simplificado opción Gastos puede activar hasta 13 columnas para las principales cuentas. En caso sea necesario tener mas cuentas, el sistema activa la opción de enviar al Excel el reporte de Libro Diario Simplificado Gastos.

Ingresos El Libro Diario Simplificado opción Ingresos, puede activar hasta 12 columnas para las principales cuentas. En caso sea necesario tener mas cuentas, el sistema activa la opción de enviar al Excel el reporte de Libro Diario Simplificado Ingresos.

Saldos Intermedios de Gestión y Cuentas de Función El Libro diario simplificado opción Saldos Intermedios y Cuentas de Función, puede activar hasta 09 columnas para las principales cuentas de Saldos Intermedios y hasta 04 columnas de Cuentas de Función (clase 9). En este caso se ha optado por imprimir las cuentas a nivel de 02 dígitos. Cuando al final de año, hagamos uso de las cuentas de clase 8 ó Saldos Intermedios de Gestión para el Cierre de libros se podrán visualizar estas cuentas.

REPORTES QUE SUPERAN EL ANCHO DE COLUMNAS ASIGNADO POR EL LIBRO DIARIO SIMPLIFICADO. Como se indicó en cada Reporte del Libro Diario Simplificado, si no tenemos en cuenta el ancho de las columnas pre -establecido por el sistema para cada una de las opciones del diario, y superamos el máximo de columnas (“cuentas”), el sistema nos mostrará un mensaje indicando que se ha excedido de las columnas enviándonos a un reporte en Excel, el cual debe ser adecuado al formato para poder imprimirlo. Ejemplo: En la Contabilidad simplificada de marzo 2009, en la opción gastos nos hemos sobrepasado de columnas, por tanto, primero visualizamos la forma de imprimir el reporte de Gastos:

Luego de dar click a imprimir el sistema mostrará un mensaje como sigue:

Al dar click al icono aceptar, el sistema procede a enviar al Excel el reporte de Gastos y lo muestra como sigue:

Nota: Igualmente, el sistema te visualiza en pantalla el Libro Diario simplificado a las columnas que pudo imprimir, siendo necesario ir al libro Excel a ver el archivo para agregar las cuentas e importes que falten en el libro. A este nivel, podemos apreciar que la primera fila contiene los Títulos de las columnas del formato Gastos del Libro Diario Simplificado, indicando que debemos de variarlos de acuerdo al Modelo Pre establecido. Igualmente, a partir de la celda D1 en adelante es decir, E1, F1, etc., se aprecia como título de celda: A601, A 611, A621, A627, etc. En este formato, se debe entender que la celda A601, es la cuenta 601, la celda A611, es la cuenta 611, la celda A621 es la cuenta 621 y así sucesivamente. Por tanto, si modificamos el archivo Excel deberá quedar de la siguiente forma: