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MANUAL DE USUARIO

GENERALIDADES - ADMINISTRACION

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MANUAL DE USUARIO

MANUAL ARIES PLUS CONTABLE INGRESO AL SISTEMA Para facilitar el ingreso al sistema se ha provisto al usuario de atajos ubicados en el escritorio, en la barra de herramientas y en el menú de inicio programas. Se lo podrá identificar con el icono: Para ingresar al sistema AriesPlus es necesario que el administrador del sistema le haya suministrado un Login: (Nombre de Usuario) y su respectiva Password: (Clave de Acceso) que es de estricta responsabilidad del usuario cuidarlo. Puede realizar 3 intentos de ingreso, caso contrario el sistema Aries Plus se reiniciará.

Si usted ingresa un Login o Password equivocado se mostrara el siguiente mensaje: Nota: Usted cuenta con 3 oportunidades para ingresar el Login y el Password que permiten el acceso al Sistema caso contrario no lo podrá realizar y la aplicación se cerrara automáticamente. Si el Login y Password son aceptados se muestra la Pantalla Menú Aries Plus. La gestión de seguridad provee a cada usuario un perfil el cual le permitirá o no acceder a cada uno de las opciones que el sistema ofrece.

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MENU ARIES PLUS En esta Pantalla se pueden visualizar los diferentes Accesos a los Módulos del Sistema.

En el Menú Aries Plus se muestran los Módulos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Módulo de Administración Módulo de Inventario Módulo de Facturación Módulo de Compras Módulo de Cartera Módulo de Contabilidad Módulo de Mercadeo Módulo de Auditoria Módulo de R.R.H.H. (Recursos Humanos)

Asi como la informacion del sistema en la parte inferior de la misma: A) Nombre de la Empresa B) Nombre de la Sucursal C) El periodo contable D) Nombre de usuario E) La fecha actual en formato dd/mm/aaaa F) La hora actual en formato hh:mm:ss G) Fecha del instalador activo en formato dd/mm/aaaa H) Fecha de la librería activa en formato dd/mm/aaaa

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PANTALLAS, BOTONES Y CAMPOS DE BUSQUEDAS DEL SISTEMA En el Sistema se tienen Pantallas, Botones y Campos de Búsqueda con las mismas características, cada uno realiza un Proceso y tendrá una tecla caliente que es la letra subrayada en el Botón. Nota: La tecla caliente variara según su procedimiento.

PANTALLAS DEL SISTEMA ARIES PLUS Las Pantallas difieren según su Proceso: A) B) C) D)

Pantalla de Creación, Modificación o Eliminación de Datos Pantalla de Selección de Datos Pantalla de Procesos Pantalla de Reportes.

BOTONES DEL SISTEMA ARIES PLUS Botón Nuevo

( ALT + N ) Nos permitirá la Creación de un Nuevo Registro en Todas las Pantallas del Sistema.

Botón Modificar

( ALT + M ) Nos permite la Modificación de un Registro en Todas las Pantallas del Sistema.

Botón Eliminar

( ALT + E ) Nos permite la Eliminación de un Registro en Todas las Pantallas del Sistema.

Botón Salir

( ALT + S ) Nos permite Salir de cada Pantalla del Sistema o de un Proceso. Nota: Su Tecla Caliente también es ESC.

Botón Seleccionar

La tecla caliente varía según el proceso. Nos permite la Selección de un Registro en Todas las Pantallas del Sistema.

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MANUAL DE USUARIO Botón Grabar

( ALT + G ) Nos permite Grabar un Registro en Todas las Pantallas del Sistema.

Botón Cancelar

( ALT + L ) Nos permite Cancelar un Proceso que sé este realizando en el Sistema o Retornar los datos originales de un Registro.

Botón Anular

( ALT + A ) Nos permite Anular Procesos en el Sistema.

Botón Imprimir

( ALT + I ) Nos permitirá mostrar en Vista Preliminar los Reportes del Sistema.

Botón Archivo

( ALT + A ) Nos permitirá Crear un Archivo de Texto a partir de un Reporte del Sistema. Se genera en el directorio c:\Ariesplus

Botón Crear en Línea Su Tecla caliente es (F9) Según el campo o combo que se encuentra se debe presionar el botón F9. ejemplo Permite Crear Datos en Línea. Botón Consulta

( ALT + C ) Muestra Pantallas de Selección de los Datos o Procesos Realizados en el Sistema.

Botón Mayorizar

( ALT + M ) Permite realizar el proceso de Mayorización de Asientos Contables en estado pendiente.

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MANUAL DE USUARIO Botón Consulta Permite desplegar la pantalla de consulta del campo que este asociado Botón Cambio de Precio Permite ir a la pantalla de cambio de precios Archivo XML Permite generar un archivo XML del registro seleccionado Botón Asiento Contable Permite generar el asiento contable de la transacción seleccionada Botón Reversar Asiento Reversa un Asiento Contable.

PANTALLAS DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DATOS. Las Pantallas se mostrarán con Tablas de Visualización de Datos o con un botón de Consulta que mostrara una Pantalla de Selección de Datos.

PANTALLA DE SELECCIÓN DE DATOS 6

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Selección de Datos para su Modificación o para utilizarlos en un Procesos del Sistema. En algunas pantallas, existe la opción de “Búsqueda Intermedia”, la cual permite desplegar el o los registro que contenga el texto digitado en cualquier parte de nombre o descripción.

PANTALLA DE PROCESOS Se realizan los Procesos del Sistema como Compras, Facturación, Movimientos de Bodega, Asientos Pendientes, etc. En este tipo de pantalla se presenta la opción “F2 MISCELANEOS”, la cual presenta una pantalla de ayuda o acceso directamente a varias opciones, de acuerdo al modulo que se encuentre

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PANTALLA DE SELECCIÓN DE DATOS EN PROCESOS Selección de Datos para su Modificación, la cual se divide en: La parte Superior de la ventana aparecerán las cabeceras de los documentos y en la parte Inferior se desplegaran los los detalles de la cabecera seleccionada. En la parte derecha de este tipo de pantalla, aparece unos botones que realizan una acción específica, de acuerdo al Modulo del cual fue llamado.

PANTALLAS DE REPORTES Se ingresarán rangos de parámetros como Códigos de: Productos, bodegas, Fechas, Clientes, etc. y en algunas pantallas criterios de ordenación de los datos y agrupamientos. El reporte se despliega primero en pantalla como una Vista Previa, Se puede mandar a una Impresora (A) o exportar a los diferentes tipos como: Word, Excel, HTML, PDF, XML, al mail (B), tomando en cuenta que se debe realizar algunas modificaciones para que se presente en el formato (Excel).

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CAMPOS DE BUSQUEDA SISTEMA ARIES PLUS En las Pantallas de Selección de Datos, podemos ingresar en la Tabla donde se muestran los registros. Podemos movernos por la Tabla utilizando el Teclado o el Mouse, si existen varios registros se los puede seleccionar a través de los Campos de Búsqueda como son: el Código y la Descripción o Nombre. Se necesita ingresar uno o más caracteres en los campos y el registro se va a Seleccionar automáticamente según la necesidad del Usuario.

Nota: Los campos de Búsqueda Código y Descripción o nombre no son los únicos en las Pantallas, pueden ser Fechas Numero de Transacciones, etc.

MODULOS DEL SISTEMA ARIES PLUS En el Menú Aries Plus se muestran los Módulos: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Módulo de Administración Módulo de Inventario Módulo de Facturación Módulo de Compras Módulo de Cartera Módulo de Contabilidad Módulo de Mercadeo Módulo de Auditoria

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I. MODULO DE ADMINISTRACION Se realizan las Configuraciones del Sistema, tanto los Parámetros Generales como la configuración de los Periféricos, para el Funcionamiento correcto del sistema. Creación de las Empresas con sus respectivas Sucursales, Periodos de trabajo. Seguridades, Auditorias del Manejo del sistema y Reportes Gerenciales.

Se tiene los siguientes Menús: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opciones Empresa Datos Generales Seguridad Procesos Reportes

Menú Opciones. I. II.

Menú Principal, permite salir del Módulo y regresar al Menú Aries Plus. Salir, opción que cierra completamente el Sistema Aries Plus.

\Menú Empresa Se tiene las opciones • Empresa • Sucursal • Periodo • Emisión Documentos SRI • Selección Ruta de Acceso • Subir Datos/ Procesos Técnicos EMPRESA: CREAR, MODIFICAR Objetivo: Permitir la Creación y Modificación de Empresas, partiendo de Carpetas de Trabajo. Proceso:

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MANUAL DE USUARIO El proceso define la creación de carpetas contenedoras de los diferentes formatos o reportes adecuados a cada una de las empresas (Ejemplo. Los pre-impresos de las facturas). Además determina la creación del esquema que contendrá los componentes de la base de datos que gestionaran la información manejada por la empresa Cabe recalcar que por cada empresa creada deberá asignarle al menos una sucursal con su respectivo periodo de trabajo. Si en caso Ud. está instalando Aries Plus por primera vez se le presentara de manera inmediata la funcionalidad de creación de usuario remítase al apartado creación de usuarios y seguridad Para crear la empresa se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Empresa ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en los campos Código y Nombre. Requisitos: • • • • • • • • •

Código Nombre RUC Razón Social Administrador Dirección Teléfonos Email Tipo de Empresa o Persona Natural o Sociedad o Compañía Archivo Transaccional • Tipo identificación • Identificación • RUC Contador • Fecha limite Caducidad • Numero de Autorización Sucursal • No. Serie Establecimiento • Nombre • Tipo de Ubicación o Matriz o Física • Fechas de inicio y final

Nota: No se puede ingresar el mismo Código y Nombre de una Empresa Registrada. Una vez creada la Empresa, el sistema muestra la Pantalla de Creación de la Sucursal, una vez que se ha creado la Sucursal se activa un Período.

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MANUAL DE USUARIO SUCURSALES: CREAR, MODIFICAR Objetivo: Permitir la Creación y Modificación de Sucursales, partiendo de Carpetas de Trabajo. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Sucursal ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en los campos Código y Descripción. Requisitos: • • • • • • • • • •

Nombre de la Empresa Código de la sucursal Nombre de la sucursal Numero de serie Establecimiento Tipo de ubicación o Matriz o Física Ciudad Zona Administrador Fechas de vigencia Activar Auto impresor

Nota: No se puede ingresar el mismo Código y Nombre de una Sucursal Registrada.

PERIODOS DE TRABAJO Registra el periodo fiscal en la que trabajara la Empresa

AUTO IMPRESOR Generación de secuenciales en Auto Impresor

PRECIERRE Objetivo:

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MANUAL DE USUARIO Cierre Parcial de Carpetas de Trabajo o Períodos que pasarán los Saldos de la Información ingresada en el año anterior en el Sistema hacia un periodo de Trabajo en el año actual sin realizar un cierre definitivo del periodo en el que se trabaja, permitiéndonos realizar los procesos normalmente antes de realizar el cierre definitivo. Proceso: Una vez seleccionado el periodo de trabajo previo a cerrarse seleccionamos el botón Pre Cierre Se muestra: • Empresa Activa • Sucursal Activa. • Período Activo y los Períodos Cerrados. • El proceso de Cierre de Periodo

A continuación aparece un mensaje pidiendo la confirmación de la realización del proceso

Al seleccionar la opción “Si” se confirma la fecha y una clave única de administrador que consta de 5 caracteres como máximo para posteriormente ser requerida si se va a realizar alguna modificación en el periodo en que se realizó el Pre Cierre.

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Si no se desea realizar el Pre Cierre seleccione el botón cancelar caso contrario debe escogerse la opción aceptar para luego confirmar si se desea realizar o no el proceso. Si confirmamos la realización del proceso seleccionando el botón aceptar aparecerá un mensaje de confirmación satisfactoria del proceso

Requisitos: Antes de realizar el proceso del pre cierre se debe hacer el cierre de caja respectivo de cada uno de los usuarios si usa el modo de facturación rápida y ejecutarse únicamente en el servidor, con las estaciones previamente cerradas. Así también el Pre Cierre debe ser realizado hasta 31 de Diciembre de cada año del Periodo Contable.

CIERRE Objetivo: Cierre de Períodos que pasarán Saldos de la Información ingresada en el Sistema hacia una Nueva Carpeta de Trabajo. Proceso:

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MANUAL DE USUARIO Una vez que se ha seleccionado el periodo a ser cerrado presionamos el botón cerrar y el sistema crea automáticamente una carpeta de Trabajo o Período Trabajo con la Fecha del nuevo periodo de trabajo. Para realizar el cierre de periodo hay que tomar en cuenta que deben estar contabilizados los movimientos de caja, movimientos bancarios, movimientos de bodega, asientos pendientes, costos de ventas de facturas así como también deben estar realizadas las conciliaciones bancarias, cierres de caja de facturación rápida dentro del periodo y revisar que no existan negativos en el kardex. Se muestra: • • •

Empresa Activa Sucursal Activa. Período Activo y Períodos Cerrados.

Requisitos: • • •

Creación de una Sucursal Cierre de un Período La Fecha de Cierre debe ser mayor a la fecha del periodo anterior, caso contrario se muestra un mensaje

Nota: Se puede seleccionar un Período Cerrado pero solo se mostrara como consulta no se podrá realizar procesos en él.

PROCESOS DE GESTION DE AUTO IMPRESOR

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Procesos utilizados cuando la opción auto impresor esta activo en la pantalla de Sucursales Gestión de información con respecto a puntos de emisión, numero de autorización, cambios de software

SELECION DE RUTA DE ACCESO Objetivo: Seleccionar la empresa, sucursal y periodo en el que se desea trabajar ya sea que se tenga una sola empresa, sucursal, periodo o varias empresas, sucursales o periodos dentro del sistema. Proceso: Dando doble clic en EMPRESAS ARIES PLUS a continuación aparecerán la empresa o las empresas ingresadas en el sistema. Seleccionar la empresa en la que se desea trabajar dando doble clic sobre esta luego en la sucursal y finalmente dar un clic derecho sobre el periodo (se pone un visto en verde). Requisitos: • •

Selección de Sucursal Selección de Periodo

Si la opción escogida es si se confirma con el mensaje.

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MANUAL DE USUARIO Nota: Al seleccionar un periodo se debe esperar unos segundos hasta que se acceda al periodo escogido.

Menú Datos Generales Administración Se tiene las opciones de: • Entorno del Sistema • Ubicación Geográfica • Forma de Pago • Bancos • Cuentas Bancarias • Impuestos y Recargos • Retenciones • Documentos de Caja y Bancos • Vendedores • Transportista • • •

Publicidad Índices financieros Departamento

ENTORNO DEL SISTEMA Se tiene las opciones de: I. Parámetros II. Periféricos

PARÁMETROS: MODIFICACION Objetivos: Establecer los Parámetros para el Funcionamiento del Sistema, tanto Generales como los Periféricos a utilizar. Proceso: Configurar en cada una de las pestañas, de acuerdo a las necesidades básicas del clientes. Requisitos:

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• • • • •

Facturación – Compras I, II, III Cartera / Facturación I , II Ordenes de Trabajo Contabilidad I, II Comisiones y Descuentos de Productos

• • • •

Secuencias Formatos de Impresión Inventario y Producción Archivos XML

PESTAÑA FACTURACION – COMPRAS I

PESTAÑA FACTURACION – COMPRAS II

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MANUAL DE USUARIO PESTAÑA FACTURACION – COMPRAS III

PESTAÑA CARTERA / FACTURACION I

PESTAÑA CARTERA / FACTURACION II

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MANUAL DE USUARIO PESTAÑA ÓRDENES DE TRABAJO

PESTAÑA CONTABILIDAD I

PESTAÑA CONTABILIDAD II

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MANUAL DE USUARIO PESTAÑA COMISIONES Y DESCUENTOS DE PRODUCTOS

PESTAÑA SECUENCIAS

Secuencias Documentos

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MANUAL DE USUARIO PESTAÑA FORMATOS DE IMPRESION

PESTAÑA INVENTARIO Y PRODUCCION

PESTAÑA ARCHIVOS XML

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MANUAL DE USUARIO CONFIGURACION DE PERIFERICOS Objetivo: Configurar los Periféricos a utilizar como son: gavetas, lectores, balanzas, impresoras, etc. Proceso: Se ingresa los datos de los Dispositivos y estos se van configurando para que permitan desplegar mensajes en un Display, o abrir una Gaveta por el proceso de Facturación Requisitos:

• • • • • • • • •

Gaveta Visor Bascula Impresora de Tickets Scan Palm Impresora de Reportes Imp. Cod de Barras Visualización Comanda Imp. Comanda Total

PESTAÑA GAVETA (Facturación y Movimiento de Caja) Se Ingresa un Nombre, Cadena de caracteres, se Graba, Se configura el puerto.

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MANUAL DE USUARIO PESTAÑA VISOR Se ingresa el nombre, un texto, se Graba, Se configura el puerto

PESTAÑA BÁSCULA Se escoge la marca de la bascula, el modelo, se Graba, Se configura el puerto

PESTAÑA IMPRESORA DE TICKET Se escoge la impresora, que debe ser definidas en el Windows

PESTAÑA SCAN PALM

Se ingresa las posiciones donde se encuentran o inicial los campos en el archivo plano y el carácter que los separa

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PESTAÑA IMPRESORA (REPORTES)

PESTAÑA IMPR. COD. BARRA

PESTAÑA VISUALIZACION COMANDA

PESTAÑA IMPR. COMANDA TOTAL

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SCAN PALM PROCESO En esta opción permite al Usuario por medio de un Archivo Plano ingresar una Toma Física al Sistema Aries Plus, este Archivo lo genera la Palm en el Computador, el Sistema reconoce los Códigos de Productos y Bodegas. Objetivo: Realizar un Toma Física por medio de un Archivo Plano. Proceso: Se registran datos en la Palm por medio de su programa de comunicación se graba en el Computador un Archivo Plano. Se debe configurar el tamaño de los campo Código Bodega, de Código Producto y Cantidad de lectura. Primero damos un clic en la opción Activar, luego con el Software de comunicación de la Palm graba el Archivo.

El Sistema Aries Plus tiene un botón en el Proceso Toma Física donde permite subir los datos del Archivo Plano.

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MANUAL DE USUARIO Se confirma que se desea Procesar el Archivo y se muestran los datos en la Tabla de Toma Física automáticamente luego se la puede Grabar y luego Actualizar. UBICACION GEOGRAFICA Se tienen las opciones de: I. País II. Región III. Provincia IV. Ciudad V. Zona

PAISES: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear un registro de País para relacionarlo con una Provincia Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el País ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y ni podrá repetir el Nombre de un País registrado.

Requisitos: • •

Código Seleccionamos la Bandera del País

REGIONES: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear un registro de Región para relacionarlo con una Provincia. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Región ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no

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MANUAL DE USUARIO podrá ingresar datos en el campo Código, y ni podrá repetir el Nombre de una Región registrada.

Requisitos: • •

Cód. Región Nombre

PROVINCIAS: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear un registro de Provincia para relacionarlo con una Sucursal. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Provincia ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de la Provincia registrada. Requisitos: • • •

Código Provincia Nombre Seleccionamos o Creamos en Línea una Región

CIUDADES: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear un registro de ciudades para relacionarlo con una Sucursal.

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MANUAL DE USUARIO Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Ciudad ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de una Ciudad registrada. Requisitos: • • •

Código Ciudad Nombre Seleccionamos o Creamos en Línea la Provincia

ZONAS: CREAR / MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear una Zona para relacionarla con una Sucursal. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Zona ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de una Zona registrada. Requisitos: • • •

Código Zona Nombre Seleccionamos o Creamos en línea la ciudad a la que pertenece la zona

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MANUAL DE USUARIO FORMAS DE PAGO: CREAR / MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear Formas de Tarjetas y Otras Formas de Pago para relacionarlas con Cancelaciones a Proveedores y de Clientes. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Forma de Pago ha sido registrada o no anteriormente. En el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de la Forma de Pago registrada. Cada forma de pago estará relacionada a una Cuenta Contable, para lo cual existirá en la ventana de creación un campo específico para la asignación de acuerdo al Plan de Cuentas. TARJETAS: CREAR / MODIFICAR Y ELIMINAR Requisitos: • • • • • • •

Selección Tipo de Tarjeta Nombre Comisión Porcentaje Día de Corte Día de Pago Asignación de la Cuenta Contable por Tarjeta

OTRAS FORMAS DE PAGO: CREAR / MODIFICAR Y ELIMINAR Requisitos: • • •

•

Descripción Comisión Descuento Asignación de la Cuenta Contable por Forma de Pago

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MANUAL DE USUARIO BANCOS: CREAR / MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Registrar Bancos o Entidades Bancarias para luego relacionarlos con una Cancelación en Cheque. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Banco ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre del Banco registrado. Requisitos: •

Descripción

CUENTAS BANCARIAS: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Registrar Cuentas Bancarias para relacionarlas con una Cancelaciones en Cheques emitidos por la Empresa. Previamente se debe haber creados los Bancos. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el banco ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de la Cuenta bancaria registrada. Tendrá un casillero para el enlace con la Cuenta Contable definida en su Plan de Cuentas para la Cuenta Bancaria respectiva. Requisitos: • • •

•

Número de Cuenta Seleccionar o Crear en línea el Banco Seleccionar el Tipo de Cuenta Asignar la Cuenta Contable

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MANUAL DE USUARIO IMPUESTOS Y RECARGOS: CREAR, MODIFICAR, ELIMINAR Objetivo: Registrar Impuestos o Recargos para relacionarlos con Grupos de Productos y estos hereden estos a los Productos. Procesos: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Impuesto ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre del Impuesto registrado. Requisitos: • • •

Código Nombre Porcentaje del Impuesto tiene un rango de 0 al 100%

RETENCIONES: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Existe un menú específico para el manejo de Retenciones en la Fuente como Retenciones del IVA ya sea en Compras o Ventas de acuerdo al caso.

Objetivo: Registrar Cuentas de Retención de la Fuente y del IVA, para luego relacionarlas con los Procesos de Retención. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Cuenta ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de la Cuenta registrada.

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MANUAL DE USUARIO RETENCION DE LA FUENTE COMPRAS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Requisitos: • • •

•

Código. Descripción Por. de Cuenta de Retención, el rango va de 0 a 99% Asignación de la C C de Retención en Rentas definida

RETENCION DE LA FUENTE VENTAS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Requisitos: • • •

•

Código. Descripción Por. de Cuenta de Retención, el rango va de 0 a 99% Asignación de la C C de Retención en Rentas definida

RETENCION DEL IVA COMPRAS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Requisitos:

• • •

• •

Código Se ingresa la Descripción Se ingresa el porcentaje de la Cuenta de Retención del IVA, el rango va del 0 al 100% Asignación de la CC de Retención del IVA definida Tipo: Bienes y Servicios

RETENCION DEL IVA VENTAS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR

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MANUAL DE USUARIO Requisitos: • • •

• •

Código Se ingresa la Descripción Se ingresa el porcentaje de la Cuenta de Retención del IVA, el rango va del 0 al 100% Asignación de la CC de Retención del IVA definida Tipo: Bienes y Servicios

AUTORIZACION DE RETENCIONES: CREAR, MODIFICAR • • • •

Numero de autorización Fecha de caducidad Secuencia inicial Secuencia final

DOCUMENTOS DE CAJA / BANCOS: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Crear los Tipos de Documentos de Caja para relacionarlas con el Proceso de Movimientos de Caja. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la Cuenta ha sido registrada o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de la Cuenta registrada. Requisitos: • • •

Código Descripción Seleccionamos el Tipo, si es de Ingreso o de Egreso

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MANUAL DE USUARIO MOTIVOS DE MOVIMIENTOS: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Registrar motivos de movimientos para relacionarlo con los usos internos. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el motivo ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir la descripción del motivo •

Código

• Descripción

VENDEDORES: CREAR, MODIFICAR Y ELIMINAR Objetivo: Registrar Vendedores que serán relacionados con el Proceso de Facturación. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Vendedor ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre de un Vendedor registrado. Requisitos: • • • • • •

Código Nombre Numero de Cedula Dirección Seleccionamos la Provincia Seleccionamos la Sucursal

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MANUAL DE USUARIO TRANSPORTISTAS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Objetivo: Registrar Transportistas para luego relacionarlos con una Guía de Remisión. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Transportista ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre del Transportista registrado. Requisitos: • • • • • •

Código Nombre RUC Razón Social Dirección Teléfono

PUBLICIDAD: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Objetivo: Registrar conceptos de marketing publicitario Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si la publicidad ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted podrá ingresar datos en el campo nombre y texto promocional y logotipo Adicional se puede agregar un logotipo identificativo de la ficha publicitaria Requisitos: • • •

Nombre Texto Publicitario Logotipo

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MANUAL DE USUARIO INDICES FINANCIEROS: CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR Objetivo: Registrar fórmulas de Aplicación Contable Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos se seleccionan las cuentas contables que intervendrán en la formula y una vez verificado su aplicación se lo procede a agregar, se verifica si la formula ya ha sido registrada anteriormente, en el caso del botón Modificar usted podrá editar los diferentes datos ingresados. Requisitos: • • • • • •

Código Descripción Elección de cuenta contable Escoger operación operación Agregar

Menú Seguridad Se tienen las opciones de: • Usuarios • Perfil de Usuarios • Auditoria XM • Verificación Archivos XML PERFILES: CREAR, MODIFICAR, ELIMINAR Registrar Perfiles que se relacionarán con los Usuarios, otorgando los respectivos Accesos a las opciones del Sistema.

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MANUAL DE USUARIO Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Perfil ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre del Perfil registrado. Requisitos: • • •

Código Descripción Asignar los Accesos

Nota: No se pueden crear registros con el mismo Código y el mismo Nombre, el proceso de Eliminación de los Datos depende si estos no están relacionados con otros Registros pues no se lo podrá realizar. Si esta activa se visualiza in visto de color verde, si no esta con una x de color rojo

USUARIOS: CREAR, MODIFICAR Objetivo: Registrar Usuarios para el manejo del sistema, cada uno tendrá Accesos de acuerdo al Perfil ingresado. Proceso: Se presiona el botón Nuevo, y se ingresan los respectivos datos, se verificara si el Usuario ha sido registrado o no anteriormente, en el caso del botón Modificar usted no podrá ingresar datos en el campo Código, y no podrá repetir el Nombre del Usuario registrado. Requisitos: • • • • • •

Código Nombre Login Password Seleccionamos el Perfil Asignamos la Cuenta Contable de Caja para el usuario

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MANUAL DE USUARIO AUDITORIA XML Objetivo: Registrar los Procesos Realizados con lecturas y escrituras en archivos XML Proceso: Proceso aplicado en comunicación online con sistemas externos a AriesPlus Requisitos: Realizar Procesos en el Sistema.

VERIFICACION ARCHIVOS XML Objetivo: Registra los archivos XML que se han generado tanto en el envió como la recepción entre la matriz y las sucursales, con su estado correcto o con error. Requisitos •

Rangos de fechas

•

Archivos Generados Archivos Enviados con error Archivos Recibidos Archivos Recibidos en error

• • •

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MANUAL DE USUARIO Menú Procesos Administración Se tienen las opciones de: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.

Mantenimiento de Datos Reseteo de Datos Recalculo de Costos Respaldo de Datos Restauración de Datos Consolidación Analítica Ajuste de costo de Producto Cálculo de índices Financieros

PROCESO MANTENIMIENTO DE DATOS Objetivo: Realizar el Mantenimiento y Verificación de Datos de la Información del Sistema. Proceso: Se presiona el botón Iniciar y se realizan los Procesos de Verificación y Reindexado de Datos, el completo mantenimiento de la Información. Requisitos: • •

No se ingrese en el Sistema en una Estación de Trabajo Se realice este proceso solo en el Servidor

PROCESO RESETEO DE DATOS Objetivo: Eliminar toda la información, con respecto a Movimientos de Inventarios, facturación, compras, movimientos contables, Realizados en el Sistema. Proceso:

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MANUAL DE USUARIO Se presiona el botón Iniciar y se eliminan los Procesos Realizados en el Sistema, El Inventario y Costo de los Productos cambiara a 0. Requisitos: • •

No se ingrese en el Sistema en una Estación de Trabajo Se realice este proceso solo en el Servidor

PROCESO RECALCULO DE COSTOS Opción hábil en totalizado o seccionado por producto

PROCESO RECALCULO DE COSTOS: General Objetivo: Recalcular Costos de los Productos de acuerdo a los movimientos del productos, ingresados en el Sistema. Proceso: Se presiona el botón Iniciar el Sistema tomara uno a uno los Procesos Realizados por Fecha recalculara el Costo del Producto. Requisitos: • • •

Se hayan realizado procesos en el Sistema No se ingrese en el Sistema en una Estación de Trabajo. Se realice este proceso solo en el Servidor

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MANUAL DE USUARIO PROCESO RECALCULO DE COSTOS: Por Producto Objetivo: Recalcular Costos del producto seleccionado, evitando realizar un totalizado disminuyendo tiempo y fiabilidad Proceso: Se elijen el producto o los productos para realizar el recalculo de costos específico Requisitos: • • •

Se hayan realizado procesos en el Sistema No se ingrese en el Sistema en una Estación de Trabajo. Se realice este proceso solo en el Servidor

PROCESO RESPALDO DE DATOS Objetivo: Respaldar la Información del Sistema Aries Plus. Proceso: Seleccionamos la Carpeta de Información que deseamos respaldar a nivel de sucursal, a continuación AriesPlus le asignara una carpeta donde se generara el respaldo pertinente y por ultimo escribimos el Nombre del Archivo comprimido que se generara a partir de este respaldo, no se necesita ingresar la extensión DMP del archivo comprimido pues el Sistema lo realiza automáticamente. Requisitos: • • •

Carpeta a Respaldar Carpeta Destino Nombre de Archivo

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MANUAL DE USUARIO PROCESO RESTAURACION DE DATOS Objetivo: Restaurar la Información del Sistema Aries Plus. Proceso: Seleccionamos el Archivo a Restaurar, y seleccionamos la empresa a la que se va a restaurar. Existe la opción de Borra esquema, para una restauración directa. Requisitos: • •

Archivo Comprimido Empresa

• •

Iniciar Restaurar

PROCESO CONSOLIDACION ANALITICA DE SUCURSALES Objetivo: Comparativo de sucursales pertinentes y se aplica un proceso de revisión de producciones de las sucursales con respecto a ventas de productos para su posterior comparación, Proceso aplicable para reportes gerenciales Proceso: Seleccionamos las sucursales intervinientes en la consolidación. Requisitos: •

Selección de sucursales

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MANUAL DE USUARIO PROCESO AJUSTE DE COSTO PROMEDIO

PROCESO AJUSTE DE COSTO PROMEDIO: Por Ingreso Objetivo: Edita el costo promedio de ingreso de un producto en base a una fecha establecida. Proceso: Seleccionamos el producto, el sistema nos provee los datos obtenidos en ese momento para su posterior ajuste. Requisitos: • • •

Selección de producto Fecha establecida para el ajuste Nuevo valor de ajuste

PROCESO AJUSTE DE COSTO PROMEDIO Por Egreso Objetivo: Edita el costo promedio de egreso de un producto en base a una fecha establecida Proceso: Seleccionamos el producto, el sistema nos provee los datos obtenidos en ese momento para su posterior ajuste. Requisitos: • • •

Selección de producto Fecha establecida para el ajuste Nuevo valor de ajuste

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MANUAL DE USUARIO PROCESO CALCULO DE INDICES FINANCIEROS Objetivo: Una vez ingresadas las formulas se aplica el proceso de cálculo y obtener resultados en los reportes Proceso: Seleccionamos el índice financiero y obtenemos su procedo de cálculo Requisitos: • •

Selección del índice financiero Obtenemos resultados

Menú Reportes Administración Se tienen las opciones de: I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI.

XII.

Ventas Ventas Producto Ventas Producto cliente Ventas Producto cliente por vendedor Ventas Cliente Productos Top de Productos Ventas de Productos por Sucursal Utilidad en Venta Inventario Valorado Utilidad en Consignación Reportes Analíticos y Estadísticos Errores XM

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MANUAL DE USUARIO REPORTES VENTAS Objetivo: Reporte gráfico de ventas determinando la producción en meses Proceso: Seleccionamos el tipo de grafico y el nivel de productos consultados Requisitos:

REPORTES VENTAS PRODUCTOS Objetivo: Reporte de las ventas de los productos en fechas determinadas Proceso: Ingresamos el rango de fechas, la línea, el grupo y el producto del nivel de búsqueda. Requisitos:

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MANUAL DE USUARIO REPORTES TOP DE PRODUCTOS Objetivo: Reporte que muestra la información de los varios productos con mayor y menor margen de ventas Proceso: Ingresamos el rango de fechas, tipo de reportes y nivel de ordenamiento Requisitos:

REPORTES INVENTARIO VALORADO Objetivo: Desplegar la información de los productos con su costo promedio y sus existencias a la fecha actual. Proceso: Ingresar la bodega y el rango de productos a consultar, adicionalmente se puede omitir los productos cuya existencia será cero. Requisitos:

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MANUAL DE USUARIO REPORTES UTILIDAD EN CONSIGNACION Objetivo: Desplegar la información de los valores de las ventas realizadas a consignación

Proceso: Ingresar rango de fechas, el estado de las consignaciones.

Requisito: • •

Fecha Inicial Fecha Final

Estado de las consignaciones • Facturadas • Pendientes

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MANUAL DE USUARIO REPORTES UTILIDAD EN VENTA Objetivo: Desplegar la información de los valores de las ventas, menos las notas de crédito, con sus costos la utilidad en porcentaje. Proceso: Ingresar el rango de fecha a analizarla, y se puede añadir los productos tipo servicios. Requisitos:

REPORTES ANALITICOS Y ESTADISTICOS Objetivo: Desplegar la información consolidada de Ventas, Notas de Crédito Ventas, Compras, Notas de Crédito Compras y Existencia de Productos. Proceso: Escoger la opción de reporte, e ingresar los parámetros de impresión. Requisitos: •

• •

Rangos periodo o Mensual o Trimestral o Anual Rango de fechas o Fecha Inicial o Fecha Final Tipo de Reporte: o Cantidad o Valor

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