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MANUAL DE USUARIO

27 de septiembre de 2018

Tabla de contenido I. VISTA INICIAL DEL SOFTWARE........................................................................................... 3 

1.- Nuevos movimientos................................................................................................................. 4



2.- Próximas fechas ........................................................................................................................ 4



3.- Tareas pendientes ..................................................................................................................... 5



4.- Causas visitadas recientemente ................................................................................................ 7

II. PANEL DE OPCIONES ....................................................................................................... 8  1.- Portafolio .................................................................................................................................. 8 1. a.- Causas ............................................................................................................................................ 8  Agregar nuevas causas ........................................................................................................... 9  Buscar causas ya existentes en portafolio ............................................................................ 12  Descargar Excel .................................................................................................................... 14 1. b.- Movimientos ................................................................................................................................. 14  Vista previa de movimientos ............................................................................................... 15  Datos ................................................................................................................................... 17  Movimientos y novedades ................................................................................................... 20  Tareas .................................................................................................................................. 21  Gastos/ Recaudaciones/ Comisiones ................................................................................... 22 1. c. Novedades ..................................................................................................................................... 23 1. d. Reportes......................................................................................................................................... 24  2.- Gestión .................................................................................................................................... 26 2. a.- Tareas ........................................................................................................................................... 26 2. b.- Calendario .................................................................................................................................... 28 2. c.- Flujos de trabajo............................................................................................................................ 29  3.- Administración ........................................................................................................................ 30 3. a.- Clientes ......................................................................................................................................... 30  Crear nuevo cliente .............................................................................................................. 32 3. b.- Plantillas ....................................................................................................................................... 32  Crear plantilla ...................................................................................................................... 33 3. c.- Administrar datos ......................................................................................................................... 36  Materia ................................................................................................................................ 36  Sub materia ......................................................................................................................... 37  Juzgados .............................................................................................................................. 37  Roles .................................................................................................................................... 38 3. d.- Usuarios........................................................................................................................................ 38 3. e.- Correo ........................................................................................................................................... 38

Instructivo Case Tracking de uso interno

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Introducción a Case Tracking Case Tracking es un software de gestión de tareas para abogados creado por Lemontech y que servirá como un asistente virtual para crear los expedientes virtuales de los juicios, tareas de seguimiento y generar de manera automática los nuevos movimientos y acuerdos de las causas en el Poder Judicial. Además, permite a cada uno de los colaboradores revisar su agenda con sus pendientes y movilizarse desde ella para poder gestionarlos de manera más fácil.

A continuación, se detallará el correcto uso de este software para las necesidades de Grupo Defensa y de cada equipo, para que tengan un conocimiento profundo del funcionamiento del Case Tracking, donde realizar consultas con respecto a la información de cliente, como así también, de sus procesos y causas, y donde se deben realizar gestiones, para acceder a ellas de una manera más rápida y sencilla.

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I. Vista inicial del Software Al ingresar a Case Tracking la primera pantalla que aparece es Dashboard que corresponde a indicadores relevantes al sistema de forma resumida, y como se aprecia en la imagen, se puede pinchar en cada cuadro para revisar más detalles de la información. En la parte superior indica: 

Causas activas: Aquellas causas vigentes de la cartera. Generan movimientos provenientes del poder judicial o de manera manual.



Causas con abogado virtual: Aquellas causas donde el abogado virtual se encuentra activo, por lo tanto actualiza de manera automática la información desde Pjud.

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1.- Nuevos movimientos Hace referencia a los movimientos más recientes realizados, detalla cual es el proceso, cual es el movimiento y su respectiva fecha. Al acceder en “ver más” se ingresa a esta vista dividida en dos paneles.

El superior es un panel de búsqueda que nos permite ingresar una búsqueda sencilla para traer movimiento que se deseen consultar, los criterios pueden ser rangos de fechas, nombre de la causa, etc. Y al desplegar la flecha que está marcada con el círculo rojo se abrirán más opciones para realizar una búsqueda personalizada y avanzada para encontrar el o los movimientos que se necesitan. Al hacer click en “Descargar Excel” marcado con el rectángulo rojo el usuario podrá descargar un documento con el listado que contiene la información que se consultó:

2.- Próximas fechas Este panel muestra las tareas que están agendadas cuyo plazo es próximo, al acceder en “ver todas” abrirá el calendario que representa la agenda del usuario, con todas las tareas que tiene asignadas, y puede modificar la vista para consultar por día, por semana o por mes:

Al igual que en la pantalla anterior existe la opción de “Descargar Excel”, lo que permite descargar un documento con todas las tareas pendientes.

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Además al seleccionar una tarea del calendario y dar clic en ella inmediatamente se redirigirá al proceso donde se encuentra la tarea sin realizar para poder aprobar o rechazar.

3.- Tareas pendientes Al ingresar en “ver todas” se ingresa a una vista dividida en dos paneles, el panel superior muestra un filtro para realizar búsqueda de tareas con un criterio acotado y definido, sin embargo, si se despliega la flecha que está destacada en el círculo rojo es posible realizar una búsqueda más personalizada y avanzada.

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El panel inferior muestra un listado con todas las tareas que están asignadas al usuario identificando de color rojo las vencidas, naranjo las que están en progreso y en verde aquellas cuyo plazo aún no ha llegado.

Cada tarea tiene una pestaña desplegable que ofrece las siguientes opciones que permite de manera rápida ver la causa, aprobar o rechazar la tarea.

Además si se selecciona una tarea y se ingresa en ella se abrirá en el proceso que se encuentra y destacado de color azul.

Como en las pestañas anteriores también existe la opción de descargar Excel al seleccionar el botón , al hacerlo descargará un documento con todas las tareas que están pendientes, el cual se verá reflejado de la siguiente forma.

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4.- Causas visitadas recientemente En esta pantalla se muestran las causas que el usuario recientemente ha visitado mostrando el proceso y hace cuánto tiempo se realizó la consulta, si se ingresa en “ver todas” muestra dos paneles uno superior para filtrar datos y realizar una búsqueda sencilla con la opción de modificar a una búsqueda avanzada (Como en las pestañas anteriores) y uno inferior donde muestra las causas en el orden que han sido visitadas.

Para cada causa hay una flecha desplegable con las siguientes opciones:

También tiene la opción de seleccionar el botón “Acciones masivas” donde se puede elegir una opción para aplicar a todas las causas al mismo tiempo. Esta opción es de mucha utilidad, pues se puede por ejemplo reasignar pendientes de una manera más rápida.

Como en las pestañas anteriores también existe la opción de descargar Excel al seleccionar el botón , al hacerlo despliega tres opciones descargar un reporte de causas, reporte de cambios de estado o archivo para editar.

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II. Panel de opciones En la parte superior de la pantalla hay un panel de opciones las cuales permiten realizar consultas e ingresar la información, a continuación se detallará en que consiste cada una y su correcto uso.

Está dividido en 4 pestañas principales: Dashboard (el cual fue descrito en el punto anterior), portafolio, gestión y administración, en estas últimas tres nos enfocaremos para describir sus opciones:

1.- Portafolio

Esta pestaña permite consultar información que se encuentra en el portafolio del software y realizar gestiones en ella. Al posicionar el puntero sobre esta se despliega una lista de opciones para ejecutar, las cuales son: Causas, movimientos, novedades y reportes.

1. a.- Causas Este módulo tiene principalmente dos funcionalidades que son agregar nuevas causas y gestionar aquellas causas que ya se encuentran en portafolio, al ingresar a ella se aprecia la siguiente vista:

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Agregar nuevas causas Este botón permite crear nuevas causas con dos opciones usando abogado virtual o desactivando el abogado virtual. Si se escoge la primera opción Case Tracking podrá hacer el roleo de manera automática, la segunda opción se debe escoger para procesos que no poseen ROL/RIT o que aún no se le ha asignado. En el caso de las que aún no se les asigna un ROL/RIT en el momento que este sea asignado se modificará la causa y se activará el abogado virtual.

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Causas con abogado virtual

1.- Completar la información de la causa que se solicita: tipo de causa, juzgado, rol, libro/tipo y luego seleccionar “buscar”. Se buscará en Pjud automáticamente la causa con los datos ingresados.

2.- Cuando encuentre la causa con los datos ingresados aparecerá en la parte inferior de la vista y se debe seleccionar “Activar”.

3.- Aquí se pueden completar o modificar los datos propios de la causa y luego dar “siguiente”.

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4.- Aquí se pueden ingresar datos adicionales de la causa. Esto incluye el número de contrato, y si existe un tercero (persona asociada a cliente que utiliza el servicio, sin embargo, no es quien contrató) se debe ingresar su nombre completo y rut.

5.- Se selecciona al cliente que corresponde la causa o proceso y se selecciona el flujo de trabajo y su respectiva etapa, así como también los usuarios que intervendrán en este proceso para dejarlos en alerta y activar tareas para gestionar. Luego se da a Finalizar.

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Causas sin abogado virtual

1.- Se debe presionar

2.- Completar los datos correspondientes al proceso, como este no tiene rol usaremos el siguiente criterio:

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- Área a la cual corresponde el proceso Dejar vacío

SAC, Civil, Policía Local, Laboral, Penal, Familia, DIR, E.E.P.P., Tesorería.

Dejar vacío

- Nombre Nombre Apellido Apellido Ejem: SAC, Javiera Josefina Pacheco Guerra

- Materia: seleccionar el área (Civil, ejecutivo, DIR, etc.) - Sub materia: corresponde al tipo de proceso (ejemplo: prescripción, alimentos, auto despido, etc.) - Detalle sub materia: Escribir algún detalle que no se especifique en la sub materia. Presionar siguiente

- Etapa: Dejar en blanco

* Ejemplo: Materia: Civil / Sub materia: Arrendamiento / Detalle Sub materia: Término de contrato por no pago (en caso que no aplique dejar en blanco)

3.- Se selecciona al cliente que corresponde al proceso y se selecciona el flujo de trabaja y su respectiva etapa, así como también los usuarios que intervendrán en este proceso para dejarlos en alerta y activar tareas para gestionar. Luego se da a Finalizar.

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Buscar causas ya existentes en portafolio Si se necesita consultar una causa que ya existe en el portafolio se debe realizar la búsqueda en la barrera que se muestra a continuación: Aquí existen varias opciones para realizar la búsqueda, desde lo más sencillo como el nombre o rol hasta una búsqueda más avanzada con una combinación de criterios para que obtener un resultado más específico.

Ingresar en la barra de búsqueda n° de causa, nombre de cliente, juzgado o cualquier otra información respecto a la causa o cliente.

Si se desea realizar una búsqueda más completa o un conjunto de criterios es posible desplegar la flecha que se encuentra al costado de la barra de búsqueda y aparecerá la siguiente pantalla:

Se escriben o seleccionan los criterios de la búsqueda que se quiere realizar para encontrar una o más causas, ingresando datos de la causa, datos de los movimientos y/o datos económicos.

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Luego en la parte inferior de la búsqueda están las siguientes opciones:

Al desplegar está pestaña los criterios se pueden guardar como un tipo de filtro, de modo que si se quiere realizar posteriormente una búsqueda con los mismos criterios, solamente se seleccione el filtro ya guardado y no será necesario ingresar todos los datos nuevamente. Al igual que en las pestañas anteriores se puede descargar el listado de las causas encontradas. Al seleccionar esta opción buscará en todo el portafolio las causas o procesos que coincidan con los criterios asignados anteriormente y los llevará a la parte inferior de la pantalla como se muestra a continuación.

Esta opción ya se describió anteriormente en el punto I.4

En cada causa o proceso aparece una pestaña desplegable con opciones que permiten editar la causa/proceso, ver los movimientos de la causa/proceso, ver tareas que aún están pendientes, desactivar la causa/proceso (no se seguirá roleando), descargar la información en formato Word con toda la información que aparece en case Tracking incluyendo movimientos y por último eliminar.

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Descargar Excel Esta opción permite descargar tres tipos de reportes: Reportes de causas (con la información de las causas/procesos buscadas con los filtros aplicados anteriormente), Reporte de cambios (indicando los cambios de etapas identificados automáticamente por el portafolio), archivo para editar (permite seleccionar todos los indicadores que se quieren incluir en el reporte) Al seleccionar este último se abre una ventana para seleccionar las columnas que se extraerán en el reporte, por defecto aparecen tres campos: código, juzgado, título. A seleccionar vaciar columnas quedará la barra de búsqueda en blanco y se podrán seleccionar los deseados de la lista desplegable que aparece automáticamente al poner el cursor sobre la barra.

1. b.- Movimientos Permite encontrar movimientos en las causas del portafolio mediante los criterios que se ingresen. Al seleccionar aparece la siguiente vista:

En la barra superior de búsqueda se ingresa la información que se desea buscar (apellido, rol, tribunal, etc.), y se selecciona un intervalo de fechas para encontrar el movimiento. También hay otros rangos que se pueden completar para hacer una búsqueda más completa. Los campos de abajo se pueden completar de manera independiente si se busca un grupo de causas con un criterio en común. Al igual que en otras instancias se puede realizar filtro avanzado desplegando la flecha en la barra de búsqueda .

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Una vez realizada la búsqueda arroja todas las causas o procesos que coincidan con el filtro aplicado y al igual que en opciones anteriores se puede descargar la información encontrada con formato Excel.

Vista previa de movimientos Cuando se ingresa al movimiento de una causa o proceso por defecto siempre se accede a esta vista, con dos paneles y cada uno cumple una función distinta:

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Panel izquierdo: Muestra información general correspondiente a datos generales de la causa o proceso que comprende datos judiciales, datos económicos y usuarios involucrados.

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Etapa Judicial Estado Administrativo y Procesal Juzgado Materia y Sub materia Equipos y Usuarios Involucrados Cliente Eventos Importantes Recursos y Otras Causas Asociadas Fecha de Inicio y Término Cuantía, Gastos, Recaudaciones y Comisiones

Se agregar un usuario para que intervenga en la causa o proceso, así como también, agregar un grupo de trabajo (ya creado) para que interactúen con ella.

Se puede asociar una causa que esté relacionada con la que se está consultando como un exhorto por ejemplo.

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Se pueden agregar eventos importantes dentro de la causa, el cual quedará en el inicio de movimientos y se podrá generar una alerta. (No se asigna responsable, pero envía un correo a todos los usuarios involucrados en la causa) Esta opción solo se utilizará para dejar alerta cuando haya asignado una fecha de remate.

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En la parte superior del panel hay una barra de pestañas como se muestra en la imagen que se divide en datos, movimientos, tareas y Gastos/Recaudaciones/Comisiones.

Al seleccionar esta opción se abre una ventana que muestra los cambios en etapas o en estados internos, no es modificable solo es de consulta.

Datos Datos Generales En esta sección es posible modificar los datos correspondientes al cliente principalmente con respecto a la causa, tales como: -

-

Clasificar una causa pública como confidencial y viceversa. Esto permite que solo los usuarios con el permiso “Ver causas confidenciales” tengan acceso a estas causas, las causas siempre serán públicas para que cualquier usuario las pueda consultar. Registrar la fecha de inicio y de término de la causa para se muestre en los reportes generales. Asignar un cliente y asunto específico a esta causa. Ingresar el número de contrato Agregar un tercero (es decir, persona que hace uso del servicio pero no es quién firmó contrato) Seleccionar el estado de la causa (Activo-Dado de baja)

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Usuarios Involucrados Esta sección permite modificar la información relacionada con los usuarios que intervienen en la causa bajo dos modalidades: -

Asignar usuarios nuevos a una causa o proceso, del mismo modo se puede desasociar los que ya están asignados. Asociar un equipo de trabajo para que gestione la causa o proceso y reciba notificaciones de ella.

Para esto último se debe hacer clic en la barra que dice “Equipos”, automáticamente desplegará la lista todos los equipos que conforman GD. Se selecciona uno y al quedar registrado se informará a todos los usuarios de ese equipo que han sido invitados a participar de la causa.

Si algunos de los miembros del equipo no deben estar asociados a esa causa, ya sea porque por ejemplo, no les corresponde realizar gestiones para ese tribunal, se pueden desasociar desde el mismo panel de Datos > usuarios involucrados, identificar el usuario, desplegar la flecha y seleccionar eliminar.

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Datos Judiciales -

Esta sección muestra los datos judiciales correspondiente a la causa que son utilizados por el abogado virtual, por lo tanto, si se quiere editar la información de estos campos es necesario desconectar el abogado virtual con el botón en el recuadro rojo, editar y luego volver a activar.

Para volver a activar se debe presionar el botón de color verde se autocompletará de manera automática el tribunal y rol, se debe seleccionar buscar y traerá la causa con esos datos. Se selecciona activar y el abogado virtual estará nuevamente activo para esta causa y poder recibir nuevas resoluciones y notificaciones. Esto también se detalló en el punto 1.a “agregar nuevas causas.”

Partes Involucradas Esta información la extrae automáticamente el abogado virtual desde Poder judicial y es posible editar las partes, eliminar o agregar un nuevo involucrado.

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Datos Económicos y Datos Adicionales En datos económicos se puede consultar aquello correspondiente a la situación financiera de cliente. En datos adicionales se puede agregar cualquier información relevante para la correcta gestión de la causa.

Para que cualquier cambio efectuado los datos de la causa tenga validez, es necesario guardarlos presionando

Movimientos y novedades Panel derecho: muestra las resoluciones, escritos, exhortos, notificaciones y actuaciones que extrae de forma automática del Poder Judicial. Hay dos maneras de encontrar la información: La información se puede visualizar por cuaderno

También se puede buscar alguna palabra contenida en un movimiento para filtrar.

Actualiza la información que se ve en pantalla con respecto a la causa Generar documento a partir de una plantilla (este punto se ve más adelante) Permite agregar un nuevo movimiento a la causa, en este caso solo será utilizado por SAC para subir documentos de cliente. Permite desplegar dos opciones: Historial de movimientos y sin movimientos. Las cuales se detallan a continuación.

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Al seleccionar la opción “Historial de movimientos” se abre una venta que es solamente de consulta, se puede seleccionar un intervalo de fechas, un usuario que ingreso movimientos (Ya sea del estudio o algún movimiento de PJud) y en la pestaña de nuevos movimientos seleccionar un tipo (todos, nuevos, error al conectarse). Al seleccionar todo lo que se necesita aparecerá en la parte posterior el resultado.

Finalmente en cada movimiento que se visualice pueden desplegarse tres opciones: Agregar evento (la cual no se utilizará), adjuntar archivo, comentar.

Tareas En esta vista están todas las tareas. En la pantalla superior se aprecian aquellas asociadas a un flujo de trabajo, tanto las que están aprobadas o en etapas anteriores y aquellas que aún están pendientes. Por lo tanto, es posible realizar distintas gestiones (eliminar una tarea, agregar una tarea al flujo, rechazar o aprobar una tarea, así como también, adjuntar algún documento) En la pantalla inferior se encuentra la posibilidad de agregar “Otras tareas”, que si bien están asociadas a la causa son independientes del flujo. Aquí también se pueden adjuntar archivos. En la parte superior derecha hay un botón que indica “desasociar flujo”, si se presiona el flujo de trabajo que este activo actualmente se eliminará y solo quedará el registro de aquellas tareas que se hayan completado y de los comentarios.

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Gastos/ Recaudaciones/ Comisiones

Gastos En este apartado se ingresarán los gastos que se realicen para realizar algún pago de trámites desde el fondo que cliente a abonado y que está registrado en el apartado “recaudaciones”. Como indica arriba se debe ingresar la fecha del pago (salida), el título, una descripción y el monto y luego seleccionar más para que quede registrado. Recaudaciones En este apartado se ingresarán los abonos que realice cliente para trámites (no corresponde a pagos de cuotas). Como indica arriba se debe ingresar la fecha del pago (salida), el título, una descripción y el monto. Marcar la casilla que dice “pagado” y luego seleccionar más para que quede registrado. Comisiones En este apartado se ingresarán aquellos pagos que sean costo oficina. Como indica arriba se debe ingresar la fecha del pago (salida), el título, una descripción y el monto y luego seleccionar más para que quede registrado. * Tanto en recaudaciones como en comisiones se pueden adjuntar archivos. En la parte inferior de la pestaña movimientos (vista anteriormente), aparece el total de los montos correspondientes a gastos, recaudación y comisión. El responsable que esté tramitando una causa debe ser quién ingrese está información en este apartado.

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Al seleccionar descargar Excel, se descargará un documento como el que muestra la imagen a continuación: El detalle de cada apartado (Gastos, recaudaciones y comisiones) aparecerá en una hoja diferente del libro descargado, mostrando los detalles y finalmente el total. Además desde el módulo “reportes” se pueden seleccionar nuevos criterios para descargar la información financiera con mayores detalles como causas activas o nombres de clientes, esto se explicará en detalle en el punto 1.d.

1. c. Novedades En este módulo se pueden visualizar las novedades del portafolio de causas en un rango de fecha específico. Para ello, como se ha explicado en otros puntos hay varias funciones en forma de filtro para encontrar la información que se busca: Se puede ingresar información en la barra de búsqueda con los criterios que se necesiten encontrar (tribunal, año, cliente, etc.) También se puede hacer una mezcla de criterios a través del filtro avanzado que se despliega de la flecha de la barra de búsqueda para obtener información completa. La manera de realizar esto se detalló en el punto 1.a “Buscar datos de una causa” Se puede seleccionar para ver solo mis causas o aquellas que corresponden a otros usuarios, así como también, incluir o excluir las novedades vistas y comentarios realizados

Al igual que en las búsquedas anteriores se puede descargar en formato Excel la información

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1. d. Reportes Esta sección permite realizar reportes personalizadas con la información que se encuentra en el portafolio de causas. Para ello hay dos tipos de filtros uno llamado “agrupadores” y “valores”, es necesario seleccionar por lo menos un criterio en cada uno para poder generar un reporte. Estos criterios o indicadores aparecen en una lista desplegable inmediatamente al hacer clic en la barra.

Permite guardar los indicadores seleccionados para futuros reportes o seleccionar aquellos ya guardados.

Genera el reporte con los indicadores que se han seleccionado, el cual aparece como vista previa en la parte inferior de la ventana junto a un gráfico. En el ejemplo a continuación se seleccionó materia y n° de causas.

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Descarga el reporte con los criterios seleccionados y la información que aparece en la vista previa.

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Ejemplos de reportes:

Finalmente en la barra de búsqueda se puede buscar información específica que aparece en la vista previa del reporte mostrada en la página anterior. Opera bajo los mismos criterios de búsqueda que se ha mencionado en otros puntos.

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2.- Gestión Esta pestaña permite consultar las tareas, calendario, revisar y administrar los flujos de trabajo. No todos los usuarios podrán interactuar con todas las opciones, pues eso dependerá de su nivel de perfil, en los más sencillos solamente se podrá acceder a calendario, por ejemplo.

2. a.- Tareas Este módulo permite visualizar todas las tareas asociadas al portafolio de causas, o tareas específicas con el uso de varios filtros. Para realizar esta última función se puede buscar tareas específicas por nombre, etapa, usuarios, rango de fecha límite y rango de fecha de finalización. El filtro avanzado que se despliega con la flecha de la barra de búsqueda también está disponible (el detalle de su uso se ha explicado en el punto 1.a “Buscar causas ya existentes en portafolio”), así como también, guardar aquellos filtros usados con frecuencias de modo que en la siguiente búsqueda solamente se seleccione desde “Mis filtros”.

Las tareas se dividen en las etapas: Aprobada, Rechazada y En Progreso. Cada una se distingue con un color distinto dependiendo de su fecha límite. Identifica las tareas En Progreso que ya pasaron la fecha límite para ser realizadas. Identifica las tareas En Progreso cuya fecha de vencimiento no ha caducado aún. Identifica las tareas en etapa Aprobada y Rechazada independientemente de su fecha de vencimiento.

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En la parte inferior de la pantalla aparece el resultado de la búsqueda con las tareas según los criterios solicitados, con su respectivo color y etapa que esta la tarea (aprobada, rechazada o en proceso).

Cada tarea tiene un botón de acciones y las opciones que se desplieguen serán distintas según la etapa: En el caso de las causas en progreso hay tres opciones: ver en causa, aprobar y rechazar. Para el caso de aquellas que su etapa es aprobada o rechazada la única opción es “ver en causa”

Si se selecciona ver en causa le redirigirá directamente a la tarea desde la causa donde se puede adjuntar un archivo, dejar un comentario o en el caso de las que aún están en progreso aprobar o rechazar.

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Al presionar este botón, como se mencioó también en puntos anteriores, se descargará el reporte con la información que se ha consultado y que aparece en la parte inferior de la pantalla.

2. b.- Calendario En este apartado se puede ver el calendario tal como se mencionó en el punto I.2 “Próximas fechas”. Aquí se muestra en forma diaria, semanal o mensual las fechas de vencimientos de las tareas, que aparecen en color verde, y de los eventos, que aparecen en color azul. Dependiendo el nivel de usuario, es posible ver los vencimientos de las tareas y eventos de todas las causas y procesos que se encuentran en el portafolio, marcando o desmarcando la casilla que dice “solo mis causas” o “incluir mis tareas”.

Es posible descargar el calendario a una planilla Excel.

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2. c.- Flujos de trabajo Los flujos de trabajos permiten definir estructuras internas, que constan de una serie de etapas consecutivas y tareas asociadas a etapas las cuales deberán cumplirse para finalizar la tramitación de las causas que se asocien al flujo escogido. En esta vista principal se muestran todos los Flujos que hay creados, cuantas etapas tiene cada uno y cuantas causas lo están usando. Además desde aquí se puede crear un nuevo flujo. Por ende todas las causas tienen un flujo de trabajo asociado, el cual se puede desasociar y seleccionar uno distinto.

Cada flujo está compuesto por etapas, tareas y transiciones. Las etapas son un conjunto de tareas organizadas de forma lógica para cumplir exitosa mente la tramitación de una causa. Las tareas son las acciones que debe cumplir uno o varios usuarios en un tiempo determinado para lograr la culminación de una etapa. Las transiciones son aquellas condiciones que se definen dependiendo de los resultados de cada tarea para pasar de una etapa a otra. Las transiciones ayudan a establecer rutas alternas en el flujo de trabajo.

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3.- Administración En este apartado se pueden realizar gestiones de un tipo más administrativo, entre ellos se encuentran clientes, plantillas, administrar datos, usuarios y correos. Cabe mencionar que no todos los usuarios tendrán la opción de interactuar con todas las opciones de este apartado, pues aquellos que tienen un perfil más bajo solo podrán ver la opción clientes.

3. a.- Clientes Esta pestaña está disponible para todos los niveles de usuarios. En ella es posible almacenar, gestionar toda la información de los clientes, la cual estará disponible después para asociar a las causas. Además aquí es posible crear nuevos clientes en el sistema. Esta es la vista inicial al ingresar en esta pestaña. Muestra el nombre de cliente, rut, números de contacto, correo, número de causas y asunto.

Al igual que en todos los apartados vistos anteriormente se puede realizar una búsqueda con nombres de cliente, apellidos de cliente, rut de cliente o nombre de tercero (persona asociada a cliente a quién pertenecen las causas y/o procesos pero no es quién celebró el contrato). También se puede realizar una búsqueda avanzada seleccionando un conjunto de criterios, esto se explica en más detalle en el punto 1.a. “Buscar causas ya existentes en portafolio”.

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En la imagen de vista previa mostrada en la página anterior la última columna dice Opciones y en cada cliente hay una flecha desplegable que permite seleccionar distintas alternativas. Estas opciones son: - Editar, permite modificar la información básica del cliente como la imagen de la izquierda muestra, y luego dar a guardar. - Ver, permite ver la información básica del cliente como muestra la imagen de la derecha, además es posible seleccionar el botón que dice editar y se abrirá la ventana de “Editar cliente”. - Eliminar, permite eliminar un cliente de la base si se desea.

Es posible descargar la búsqueda de clientes a una planilla Excel con la siguiente información: -

Nombre de cliente Rut de cliente Correo electrónico Teléfonos de contacto Observaciones Dirección Dirección comercial Región Nacionalidad Fecha de nacimiento Género Estado civil Profesión Giro comercial Empresa

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-

Tercero (persona asociada a cliente a quién pertenecen las causas y/o procesos pero no es quién celebró el contrato) Rut de tercero Último contrato activo

Crear nuevo cliente Para crear un nuevo cliente se debe realizar presionando el botón lo que abrirá una ventana que permitirá ingresar los datos básicos del cliente (mismos que mencionamos en el punto anterior).

Algunos detalles que cabe mencionar en el ingreso de la información: Identificador: Rut de cliente (persona que contrata). Tercero: Nombre completo de persona que utilizará los servicios, sin embargo, no es quién firmó el contrato. Rut: Rut de tercero. Último contrato activo: N° de contrato

Además se deben ingresar los rut sin puntos y con guion, números de teléfono sin guion ni espacios.

3. b.- Plantillas En el módulo de Plantillas, es posible crear documentos predefinidos que luego se podrán asociar y descargar con la información de las causas, sin necesidad de reescribirlo uno y otra vez. Al ingresar a la pestaña Plantilla aparece la siguiente vista:

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En la parte superior es posible realizar una búsqueda para encontrar alguna planilla dentro del listado, solo es necesario alguna palabra que contenga el nombre y dar buscar. En la parte inferior aparece un listado de todas las plantillas que se han creado, y si se realiza una búsqueda especifica aquí se mostrará el resultado. En la flecha de acciones que tiene cada plantilla es posible: - Editar una plantilla, por lo tanto, se abrirá la misma ventana que cuando se crea una nueva (lo cual se detallará en el siguiente punto). - Pre visualizar, descarga un documento Word con el ejemplo de cómo se vería el documento. - Eliminar, permite eliminar una plantilla creada.

Crear plantilla Para crear una nueva plantilla se debe presionar este botón como la imagen muestra a continuación:

y se abrirá una ventana

Se le debe dar el nombre a la plantilla que se está creando, y luego abajo escribir la plantilla que se va a generar.

Una plantilla se conforma de un texto fijo y un texto variable. El texto fijo es un texto que no será modificado en todo el documento pues es estándar y se aplica para todos los documentos que se generen con esta plantilla sin distinción. El texto variable (Tags) es un texto que cambiará al generarse el documento dependiendo de la causa, pues esa información será extraída automáticamente.

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Cuando se está creando una plantilla todos los textos fijos se escribe directamente y aquellos que son variables se seleccionan desde la barra inferior.

Por ejemplo: Aquí hemos creado una plantilla, todo aquello que está destacado se seleccionó desde “Tags” y el resto de la información se mantiene igual para cada escrito, por lo tanto, se escribió directamente en la hoja. En este caso la nomenclatura apunta a lo siguiente: {{court.name}}

Juzgado

{{current_user.name}}

Nombre de abogado

{{case_type_detail}}

Submateria

{{title}}

Carátula

{{code}}

n° de rol

{{current_date}}

Fecha actual

Si seleccionamos el botón entonces descargara un archivo Word con un ejemplo de cómo se verá el documento que genere la plantilla, sin embargo, no contiene los datos extraídos automáticamente, para el caso del ejemplo sería así:

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Si está conforme con el resultado y contiene la información que necesita entonces en la ventana donde creó la plantilla da a guardar y está quedará registrada en la lista de plantillas. Si se quiere generar un documento a partir de una plantilla para una causa específica se debe hacer lo siguiente:

Se selecciona este símbolo y se abre una venta donde se puede seleccionar la plantilla a asociar

Si se presiona “Pre visualizar”, entonces descargara el documento en Word para ver si los datos están correctos. Si se elige guardar entonces el documento generado a partir de la plantilla quedara adjunto en el panel de movimientos como un nuevo movimiento con el nombre y fecha.

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En este caso el documento que se adjuntó y que se generó a partir de la plantilla fue este:

3. c.- Administrar datos Cada vez que se agrega una nueva causa en Case Tracking, se incluye información como materia, sub materia, detalle de sub materia, etapas, juzgados y roles Desde el módulo de Administrar Datos, se podrá modificar o agregar nuevos campos de este tipo para que al momento de crear las causas la información sea más completa.

Materia En la pestaña materia aparecen todas las materias en las cuales podemos encasillar una causa o proceso, muestra además en detalle cuantas sub materias tiene cada una, cuantas etapas y cuantas causas actualmente están dentro de esta categoría.

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Si se desea agregar una nueva materia se debe ir al final de la página y poner el nombre de la materia a ingresar y luego presionar el símbolo Si se desea modificar una materia debe desplegar el símbolo dice editar y realizar la modificación que se desea.

y seleccionar la opción que

Sub materia En esta pestaña aparecen todas las sub materias correspondientes a una materia específica. En el recuadro superior se debe seleccionar la materia (en este caso civil) para que se puedan visualizar todas las sub materias que esta contiene. Además informa cuantas causas están dentro de esta categoría.

Si se desea agregar una nueva sub materia se debe ir al final de la página y poner el nombre de la sub materia a ingresar y luego presionar el símbolo Si se desea modificar una sub materia debe desplegar el símbolo que dice editar y realizar la modificación que se desea.

y seleccionar la opción

Juzgados Muestra la lista de juzgados. Si se desea agregar nuevo juzgado se debe ir al final de la página y poner el nombre del juzgado a ingresar y luego presionar el símbolo Si se desea modificar debe desplegar el símbolo realizar la modificación que se desea.

y seleccionar la opción que dice editar y

Instructivo Case Tracking de uso interno

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Roles En esta pestaña se muestran todos los tipos de roles (cargos) que hay entre los usuarios que utilizan case tracking y en cuantas causas intervienen actualmente.

Si se desea agregar nuevo rol (cargo) se debe ir al final de la página y poner el nombre del cargo y luego presionar el símbolo Si se desea modificar debe desplegar el símbolo cambiar el nombre.

y seleccionar la opción que dice editar y

3. d.- Usuarios En esta pestaña se pueden crear y administrar los usuarios que existen en la plataforma

3. e.- Correo Desde Case Tracking, podrás hacer un monitoreo a los correos de notificaciones que salen a través de la plataforma.

Instructivo Case Tracking de uso interno

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Instructivo Case Tracking de uso interno

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