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Aplicación de Android

Expense Manager Manual de Uso

Karina Rodriguez TECNICATURA UNIVERSITARIA EN REDES DE DATOS Y TELECOMUNICACIONES - ITU

12/10/2017

Tabla de contenidos Introducción

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1. Instalar Expense Manager 2. Vista de pantalla principal 3. Administrar cuentas

3 3 4

3.1. Crear una cuenta nueva

4

3.2. Editar o borrar una cuenta

4

4. Registrar un gasto

4

4.1. Definir categorías de gastos

5

4.2. Función Split

5

4.3. Función Auto Fill

6

4.3.1. Crear un perfil de gastos 5. Registrar un ingreso

6 6

5.1. Definir categorías de ingresos

7

5.2. Función Auto Fill

7

5.2.1. Crear un perfil de ingresos 6. Administrar transacciones recurrentes

7 8

6.1. Crear una transacción recurrente

8

6.2. Eliminar o copiar una transacción recurrente

8

7. Establecer un presupuesto 7.1. Crear un presupuesto 7.2. Eliminar un presupuesto 8. Revisar actividad de una cuenta

9 9 10 10

8. 1. Buscar una actividad específica y hacer un informe

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8.2. Vista Calendario

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9. Hacer una copia de Seguridad 10. Hacer otros ajustes

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Bibliografía

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Anexo

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Introducción Este manual está pensado para usuarios de celulares entre 18 y 70 años que posean cualquier versión de Android como sistema operativo y que tengan conocimientos básicos de como usarlo (instalar una aplicación, abrir una aplicación, desplazarse por un menú, etc.). Expense Manager es una aplicación basada en Android que ayuda a llevar un control y registro detallado de los gastos diarios. Es muy sencilla de usar, gratuita (aunque existe la versión de pago con más funciones disponibles) y con un diseño atractivo, personalizable y una interfaz muy amigable. Posee las siguientes características y funciones: • Seguimiento de gastos e ingresos por semana, mes y año, así como por categorías • Múltiples cuentas en múltiples monedas • Programar pagos y pagos recurrentes • Añadir una boleta a la descripción del gasto o ingreso • Alertas de pago • Presupuesto por día, semana, mes y año • Copia de seguridad automática en Dropbox, Google Drive o en la tarjeta SD •Hacer una transferencia de cuenta • Relleno automático (la aplicación aprende de gastos recurrentes) • Herramientas como calculadora, conversor de moneda, calculadora de propinas, calculadora de ventas, calculadora de impuestos y calculadora de tarjetas de crédito • Gráficos Este manual está basado en la versión 3.4.2 de la aplicación (12/09/17) para Android 6.0.1.

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1 – Instalar Expense Manager 1. Abrir la tienda de aplicaciones (Play Store), 2. En la barra de búsqueda escriba Expense Manager, 3. Seleccione la opción, 4. Presione el botón “Instalar”, 5. Espere a que se descargue e instale la aplicación. *Nota: la descarga consume datos de su plan de telefonía móvil, para evitar cargos extra asegúrese de estar conectado a una red WiFi.

2 – Vista de Pantalla Principal Presione para ver más opciones, herramientas y ajustes

Búsqueda por palabras claves

Presione para administrar sus cuentas Presione en los nombres para moverse entre cuentas

Presione para ver un resumen de los gastos hasta la fecha

Presione para ver la actividad de la cuenta, organizada por categorías, gastos, ingresos transacciones, etc.

Presione para establecer un presupuesto semanal, mensual o anual

Presione para establecer gastos o ingresos recurrentes

Presione para registrar un gasto

Presione para registrar un ingreso

Presione para realizar transferencias entre cuentas

Presione para ver gastos o ingresos en la vista calendario

Presione para visualizar un balance de la cuenta en forma de gráfico

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3 – Administrar Cuentas 3.1 – Crear una cuenta nueva 1. Presione el botón

en la pantalla principal para administrar una cuenta,

1. Presione el botón para añadir una cuenta nueva 2. Coloque el nombre, una descripción breve (opcional), seleccione la moneda, saldo inicial, etc. 3. Presione OK para guardar o CANCELAR para salir sin guardar.

Marcar la casilla si quieres que la cuenta registre los gastos del auto y el kilometraje

Presione para cambiar el tipo de moneda

Presione para cambiar la unidad de medición (Km o Millas)

Marcar la casilla para llevar registro de una tarjeta de crédito y establecer los ajustes (límite de crédito, fecha de inicio, fecha de vencimiento y un recordatorio de ésta última

3.2 – Editar o Borrar una cuenta 2. Presione el botón

en la pantalla principal para administrar una cuenta,

3. Presione el botón para editar una cuenta, 4. Seleccione la cuenta que quiera editar/borrar, 5. Presione OK al finalizar la edición, CANCELAR para salir sin guardar o ELIMINAR para borrar la cuenta. 4 – Registrar un gasto 1. Presione el botón “+ GASTOS” en la pantalla principal, 2. Ingrese el monto gastado, fecha, hora, beneficiario, categoría, etc. 3. Presione OK para guardar y volver a la pantalla principal, VOLVER para salir sin guardar, OK&NEW para guardar el gasto e ingresar una nuevo. La función AUTO FILL se explicara más adelante (pág. 7).

4

Presione para elegir la cuenta en la que quiere registrar el gasto Presione para más opciones Presione para cambiar entre ingreso/gasto

Presione para dividir en gastos menores (más información al final de la pág.)

Presione para establecer fecha y hora Presione para entrar en la herramienta calculadora

Presione para elegir un beneficiario Presione para elegir una categoría

Presione para ver más opciones Presione para seleccionar un perfil de gasto y autocompletar con éste (más información en pág. 7)

Presione para elegir una forma de pago

Presione para sacar una foto al ticket de compra y añadirlo al registro

4.1 – Definir Categorías de gastos 1. 2. 3. 4.

Presione el botón en la pantalla principal para ver más opciones, Presione “Ajustes” en el menú emergente, Seleccione la opción “Categorías de gastos”, Presione el botón + para añadir una categoría nueva y subcategoría, o presione el nombre de una categoría existente y presione una subcategoría para entrar a la edición de ésta.

4.2 – Función Split Esta función sirve para dividir un gasto total en gastos menores. Por ejemplo, una salida al cine se puede dividir en el gasto de la entrada y el gasto de golosinas y bebidas, como se muestra en la siguiente imagen:

Monto Total

Presione para eliminar un ítem

Presione para guardar los cambios y volver Presione para añadir otro ítem

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4.3 – Función Auto Fill Esta función está pensada para hacer más rápida la acción de introducir un gasto o ingreso, al crear un perfil de gastos donde ingresamos todos los valores deseados para que en un futuro cuando tenga que ingresar otra vez ese gasto sea más rápido el proceso. Por ejemplo, para registrar el pago de servicios como Tv Cable, Internet, Telefonía, etc. 4.3.1 - Crear un perfil de gasto: 1. 2. 3. 4. 5.

Presione el botón “+ GASTOS” en la pantalla principal, Presione el botón “AUTO FILL” en la parte inferior de la pantalla, Presione el botón + para crear un nuevo perfil de gastos, Ingrese descripción del gasto, beneficiario, categoría, forma de pago, monto, etc., Presione “OK” para guardar y volver, “VOLVER” para salir sin guardar o “RESET” para limpiar todos los campos.

Marcar casilla para autocompletar al seleccionar beneficiario

Presione para guardar los cambios

Presione para elegir un beneficiario Presione para elegir una categoría Presione para elegir una forma de pago

5 – Registrar un ingreso 1. Presione el botón “+ INGRESOS” en la pantalla principal, 2. Ingrese el monto del ingreso, fecha, hora, ordenante, categoría, etc. 3. Presione OK para guardar y volver a la pantalla principal, VOLVER para salir sin guardar, OK&NEW para guardar el ingreso e introducir uno nuevo o AUTO FILL para rellenar automáticamente con un perfil de ingresos.

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Presione para elegir la cuenta en la que quiere registrar el gasto Presione para más opciones Presione para cambiar entre ingreso/gasto

Presione para establecer fecha y hora Presione para entrar en la herramienta calculadora

Presione para elegir un ordenante Presione para elegir una categoría

Presione para ver más opciones Presione para seleccionar un perfil de ingreso y autocompletar con éste

Presione para elegir una forma de pago

Presione para sacar una foto a la boleta y añadirla al registro

5.1 – Definir Categorías de ingresos 1. 2. 3. 4.

Presione el botón en la pantalla principal para ver más opciones, Presione “Ajustes” en el menú emergente, Seleccionar la opción “Categorías de ingresos”, Ingrese un nombre en la parte inferior y luego presione el botón + para añadir una categoría nueva, o mantenga presionado el nombre de una categoría existente para renombrarla. 5. Presione el botón junto al nombre para eliminarla. 5.2 – Función Auto Fill 5.2.1 - Para crear un perfil de ingresos: 1. 2. 3. 4. 5.

Presione el botón “+ INGRESOS” en la pantalla principal, Presione el botón “AUTO FILL” en la parte inferior de la pantalla, Presione el botón + para crear un nuevo perfil de ingresos, Complete la descripción del ingreso, ordenante, categoría, forma de pago, monto, etc., Presione “OK” para guardar y volver, “VOLVER” para salir sin guardar o “RESET” para limpiar todos los campos.

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6 – Administrar Transacciones Recurrentes Las transacciones recurrentes son pagos o ingresos que realizamos cada cierto período. 6.1 – Crear una transacción recurrente: 1. Presione el botón “RECURRENTES” en la pantalla principal, 2. Presione el botón para un ingreso recurrente o el botón recurrente.

para un gasto

Por ejemplo, compramos un SmarTV en Garbarino con tarjeta de crédito en 12 cuotas sin interés: Presionamos para seleccionar la cuenta en la que queremos poner el gasto o ingreso recurrente

Establecemos el número de cuotas o pagos

Presionamos para guardar y salir Presionamos para entrar a la herramienta calculadora Presionamos para entrar a la herramienta calculadora de impuestos Presionamos para seleccionar la frecuencia de los pagos Presione para elegir un beneficiario Presione para elegir una categoría Presione para elegir una forma de pago Presionamos para establecer un recordatorio del pago y una hora específica

6.2 – Eliminar o copiar una transacción recurrente: 1. 2. 3. 4.

Presione el botón “RECURRENTES” en la pantalla principal, Mantenga presionado el ingreso o gasto recurrente que quiera eliminar/copiar, Seleccione “Eliminar” o “Copiar” como prefiera, Si selecciono Copiar automáticamente entra al menú para completar los campos del ingreso o gasto recurrente; 5. Si selecciono Eliminar aparecerá una ventana de confirmación de eliminación, presione Eliminar para borrar todas las transacciones asociadas o Detener para eliminar el ítem y mantener las transacciones ocurridas, o Cancelar para salir.

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7 – Establecer Un Presupuesto Establecer un presupuesto puede ayudar a fijar límites en cuanto al dinero que se gasta en cada rubro. Así si estas cercano al límite en cierto rubro puedes cuidarte más en ese aspecto. Presione en cada pestaña para ver presupuestos diario, semanal, mensual, anual o de solo una vez

Presione para más opciones Presione para crear un nuevo presupuesto

Presione las flechas para moverse entre periodos

Mantenga presionado un presupuesto para ver más opciones:    

Ver transacciones, Editar, Eliminar, Gráfico

7.1 – Crear un presupuesto: 1. Presione el botón “PRESUPUESTO” en la pantalla principal, 2. Presione el botón + para crear un nuevo presupuesto, 3. Seleccione la cuenta con la que quiere establecer el presupuesto, la categoría y subcategoría del rubro que quiera controlar, forma de pago, monto y el período del presupuesto, etc. 4. Presione “OK” para guardar y volver a la pantalla anterior o “CANCELAR” para salir sin guardar.

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Por ejemplo, se crea un presupuesto mensual para el combustible del auto:

Ingrese un monto límite

Ingrese un monto de alerta que avise que está próximo al límite de gasto

7.2 – Eliminar un presupuesto: A. Desde el la pantalla de Presupuesto: 1. Presione el botón “PRESUPUESTO” en la pantalla principal, 2. Mantenga presionado el presupuesto que quiere eliminar, 3. Seleccione “Eliminar” en el menú emergente, 4. Confirme que desea eliminarlo. B. Desde la pantalla de edición del presupuesto seleccionado: 1. Presione el botón “PRESUPUESTO” en la pantalla principal, 2. Presione el presupuesto que quiere eliminar (entrará a la pantalla de edición), 3. Presione el botón “ELIMINAR” en la parte inferior de la pantalla, 4. Confirme la selección. 8 – Revisar La Actividad De Una Cuenta 1. Presione el botón “ACTIVIDAD” en la pantalla principal, 2. Se puede desplazar a través de la lista y seleccionar cualquier registro para modificarlo o ver más detalles, 3. Presione el botón para ver más opciones, 4. En el menú emergente puede seleccionar “Ordenar por” y elegir el orden en que se muestra el registro, 5. Seleccione “Cuenta” en este menú para ver el registro de otra cuenta.

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8.1 – Buscar un elemento específico y hacer un informe: 1. 2. 3. 4. 5.

Presione el botón indicado en la imagen anterior para ver más opciones, Seleccione “Buscar/Informe”, Ingrese los criterios de búsqueda que desea, Presione el botón “BUSCAR” en la parte inferior de la pantalla. Si desea realizar un informe con los elementos encontrados presione el botón “INFORME” (podrá hacerlo en formato Excel, PDF o HTML).

8.2 – Vista Calendario: 1. Presione el botón “CALENDARIO” en la pantalla principal, 2. Presione el día que le interese, 3. En el menú emergente seleccione: a. “Ver Transacciones” para ver los gastos o ingresos de ese día, b. “Añadir Gasto” o “Añadir Ingreso”, c. “Ajuste el Balance” para ajustar el saldo diario actual a un valor de entrada que desee, d. “Transferencia de Cuenta” para hacer una transferencia entre cuentas.

Presione para cambiar a otra cuenta

Presione para moverse de mes a mes

Presione para ver más opciones

Presione para ver un resumen de mes a mes

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9 – Hacer Una Copia de Seguridad A. En Dropbox: 1. Presione el botón en la pantalla principal para ver más opciones, 2. Seleccione “Ajustes” en el menú emergente, 3. Seleccione “Sincronización con Dropbox”, 4. Presione el botón “CONECTAR CON DROPBOX”, 5. Presione “Permitir”, 6. Marque la casilla que dice “Activar Dropbox Sync”. B. En Google Drive: 1. Presione el botón en la pantalla principal para ver más opciones, 2. Seleccione “Ajustes” en el menú emergente, 3. Seleccione “Google Drive”, 4. Presione el botón “CHOOSE A GOOGLE ACCOUNT”, 5. Seleccione una cuenta de Google, 6. Presione “ACEPTAR”, 7. Presione el botón “SUBIR BASE DE DATOS”, 8. Conceda permiso para realizar la acción. 10 – Hacer Otros Ajustes 1. Presione el botón en la pantalla principal para ver más opciones, 2. Seleccione “Ajustes” en el menú emergente, 3. Seleccione una de las siguientes opciones: a. “Contraseña” para establecer una contraseña para entrar a la aplicación, b. “Copia de seguridad de datos” para exportar o importar una copia de seguridad desde la tarjeta SD del celular o mandarla por mail, c. “Sincronización con Dropbox”, d. “Google Drive”, e. “Fecha” para modificar el formato de fecha, primer día de la semana, etc., f. “Pantalla” para modificar el aspecto y los colores de la aplicación, g. “Moneda” para establecer la moneda base y el formato, h. “Categorías de Gastos”, i. “Categorías de Ingresos”, j. “Beneficiario” para modificar la lista de beneficiarios, k. “Ordenante” para modificar la lista de ordenantes, l. “Formas de pago” para modificar la lista de formas de pago, m. “Estado”, n. “Etiqueta”, o. “Idioma” para modificar el idioma de la aplicación.

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Bibliografía 1. Guía de usuario oficial de los creadores de la aplicación (en inglés) 2. Página de descarga de la aplicación (Google Play)

Anexo La aplicación tiene más de 5 millones de descargas y una puntuación de 4.3/5 estrellas.

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