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EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES

ECE – 2016

MANUAL del ASISTENTE ADMINISTRATIVO LIMA, SETIEMBRE 2016

Manual del Asistente Administrativo

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EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

PRESENTACIÓN En el Perú, el Ministerio de Educación – MINEDU, viene llevando a cabo evaluaciones censales que permiten realizar un diagnóstico del sistema educativo e identificar aspectos que deben ser mejorados. La instancia técnica del Ministerio de Educación MINEDU responsable de desarrollar el Sistema Nacional de Evaluación del rendimiento escolar es la Oficina de Medición de la Calidad de los Aprendizajes (UMC) quien define y determina los procedimientos que deben ser respetados e implementados de manera rigurosa. En tal sentido el Ministerio de Educación y el Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, firmaron un Convenio de Cooperación Interinstitucional para implementar los procesos comprendidos en la Evaluación Censal de Estudiantes -ECE 2016, cumpliendo de manera rigurosa los procedimientos estipulados por el Ministerio de Educación - MINEDU, con el fin de obtener información confiable y oportuna de los logros de aprendizajes de los estudiantes de las instituciones educativas públicas y privadas de Educación Básica Regular. Para el cumplimiento del convenio antes citado, la Jefatura del Instituto Nacional de Estadística e Informática - INEI, ha encargado la responsabilidad de la ejecución operativa de la citada evaluación a la Dirección Nacional de Censos y Encuestas, quien cuenta con demostrada experiencia aplicando los instrumentos de la Evaluación Censal de Estudiantes a escala nacional y pone a disposición del Ministerio de Educación, la experiencia gerencial de sus funcionarios y de toda su infraestructura para la ejecución de la aplicación. Para tal efecto, se ha elaborado el presente documento denominado Manual de Asistente administrativo, el que describe y detalla todas las tareas y acciones a implementar con el objetivo de cumplir las metas programadas en el ámbito de la jurisdicción asignada. La Alta Dirección del Instituto Nacional de Estadística e Informática a través de la Dirección Nacional de Censos y Encuestas, expresa su anticipado reconocimiento y exhorta a todos los funcionarios de la Red Administrativa a que brinden su valiosa colaboración, apoyo y trabajo con responsabilidad y eficiencia para el éxito de esta importante investigación estadística.

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EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

CONTENIDO PRESENTACIÓN I.

ASPECTOS GENERALES ........................................................................... 7 1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

II.

LA EVALUACIÓN CENSAL 2016 ...............................................................7 ORGANIZACIÓN DE LA RED ADMINISTRATIVA (RA) ..........................7 MANUAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO ...........................................8 PRINCIPIOS DE LA ECE...............................................................................8

FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO .......................................... 9 2.1. 2.2. 2.3.

ANTES DE LA APLICACIÓN .......................................................................9 DURANTE LA APLICACIÓN .....................................................................10 DESPUES DE LA APLICACIÓN.................................................................10

III.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ADICIONALES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO .................................................................................... 11

IV.

LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y RENDICIÓN DE CUENTAS ................... 12 4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

2.4. 4.5. 4.6.

V.

PARTIDAS DE GASTOS A UTILIZAR .........................................................12 CONSIDERACIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS........17 ESPECÍFICAS A TRANSFERIR ....................................................................17 DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA PARA LAS RENDICIONES DE CUENTAS POR TRANSFERENCIA Y/O REQUERIMIENTO DE FONDOS ......................................................................................................18 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA ALQUILER DE EQUIPOS, TOLDOS Y LOCALES ..............................................................21 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE AULAS ...................................................................25 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA SERVICIOS BÁSICOS DE INTERNET, AGUA Y LUZ.......................................................................28

CAPACITACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ................................................ 45 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

RENTAS DE CUARTA CATEGORÍA .........................................................45 AFILIACIÓN AL SISTEMA DE EMISIÓN ELECTRÓNICA .......................46 SUSPENSIÓN DE CUARTA CATEGORÍA ................................................48 RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO.......................................51

4.7. 5.5. 5.6.

EMISIÓN DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO .... 52 REVERSIÓN DEL RECIBO POR HONORARIOS (RH) ................. 55 PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO ............................................... 59

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Manual del Asistente Administrativo

I. ASPECTOS GENERALES 1.1.

LA EVALUACIÓN CENSAL 2016 La Evaluación Censal de Estudiantes tiene como objetivo evaluar el logro de aprendizaje alcanzado por los estudiantes en los siguientes grados y áreas. GRADO

FECHAS

2.º grado de primaria

 

Lectura Matemática

29 y 30 Noviembre

4.º grado de primaria

 

Lectura Matemática

01 y 02 Diciembre



Lectura en lengua originaria y Castellano como segunda lengua

29 y 30 Noviembre

  

Lectura Matemática Historia, Geografía y Economía

14, 15 y 16 Noviembre

4.º grado Educación Intercultural Bilingüe (EIB) 2.º grado de secundaria

1.2.

ÁREAS A EVALUAR

ORGANIZACIÓN DE LA RED ADMINISTRATIVA (RA) Como todos los años para ejecutar la Evaluación Censal de Estudiantes (ECE) el Operador logístico conforma la Red Administrativa, la que está conformada por diferentes miembros y donde cada uno de ellos cumple una función específica.

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Manual del Asistente Administrativo

Como podemos ver en el organigrama, tanto el Coordinador regional como Coordinador Provincial / ]Distrital cuentan con un Asistente Administrativo. El Asistente Administrativo cumple un rol importante en cada Local de jurisdicción ya que acompaña y apoya la labor administrativa y logística del Coordinador Regional y Coordinador Provincial/distrital, en cada uno de los operativos ECE 2016 1.3.

MANUAL DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Es el instrumento que detalla las responsabilidades del Asistente administrativo, detallando acciones específicas de apoyo logístico que debe ejecutar a lo largo del proceso de la ECE 2016. OBJETIVO Orientar y definir las actividades que deberá desarrollar el Asistente administrativo al apoyar en la gestión de los procedimientos relacionados a: documentación, disponibilidad de materiales, manejo de sistemas y equipos que faciliten el óptimo desarrollo de todas las actividades en cada una de las etapas de la ECE 2016.

1.4.

PRINCIPIOS DE LA ECE Debes realizar tu trabajo cumpliendo los tres principios: estandarización confidencialidad, y probidad, los mismos que orientan las acciones de todo el personal y el proceso de la ECE.

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ESTANDARIZACIÓN

CONFIDENCIALIDAD

PROBIDAD

Aplicar los Cuadernillos de pruebas e instrumentos en las mismas condiciones y cumplir estrictamente con los procedimientos descritos en este manual.

Asegurar que solo el Aplicador y los estudiantes tengan acceso a los Cuadernillos de pruebas y devuelvan todos los instrumentos al Local de jurisdicción.

Actuar con rectitud, honradez y honestidad durante todos los procesos de aplicación de la ECE, desechando todo provecho o ventaja personal.

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II. FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO 2.1. ANTES DE LA APLICACIÓN o o

o o

o

o o o o

o o o o

o

o

o

o

o

o

Apoya la gestión del Coordinador Regional/Provincial/Distrital para la implementación del local de jurisdicción. Verifica el buen funcionamiento de las computadoras e impresora que deben permanecer en el local de jurisdicción hasta el término del operativo. Gestiona los materiales necesarios para el trabajo diario del personal de la RA en el local de jurisdicción. Descarga y maneja la información de los postulantes inscritos en el Sistema de personal, para proporcionarla al Supervisor de procesos de aplicación. Recepciona los CV de los postulantes a Asistentes de supervisor (Nivel III) y Supervisores de almacén y sistemas (Nivel IIB) y lleva un registro ordenado de dicha documentación en una base de datos en Excel. Ingresa el resultado de la evaluación de los CV al sistema de recursos humanos de los niveles IIB y III. Imprime las listas del personal APTO para la capacitación del nivel IIB y III. Imprime las listas por aula para la capacitación del nivel IIB y III. Apoya en asegurar el funcionamiento de los equipos para el registro de asistencia en la capacitación del nivel IIB y III. Coordina con el Supervisor de procesos de aplicación, el escaneo de los DNI de los postulantes durante los procesos de pre selección y capacitación de los niveles IIB y III, siguiendo el protocolo establecido para el Sistema de registro de asistencia. Ingresa los resultados de evaluación de los niveles IIB y III para obtener a los seleccionados, en coordinación con el Supervisor de procesos. Recepciona los CV de los postulantes a Aplicadores y entrega una constancia de recepción de CV a cada postulante. Ingresa el resultado de la evaluación del CV en físico por el Asistente de supervisor al Sistema de recursos humanos. Descarga, Imprime y entrega al Supervisor de procesos de aplicación, la lista de candidatos APTOS para las pruebas de preselección de Aplicadores. Elabora las listas de asistencia general y por aula (organizadas en grupos de 30 postulantes), así como las señalizaciones del local, para las etapas de preselección y capacitación. Apoya con el Supervisor de procesos de aplicación la comunicación telefónica con los postulantes inscritos, en los diferentes momentos de la convocatoria a Aplicadores. Apoya en la verificación de que todos los postulantes que rindan la preselección estén registrados como APTOS en el sistema de recursos humanos. Apoya en las pruebas del sistema y equipos a utilizarse en el control de asistencia durante las etapas de preselección y capacitación de Aplicadores. Coordina con el Supervisor de almacén y sistemas el ingreso de las notas de pre selección y capacitación de los postulantes a Aplicadores. Imprime las listas de los postulantes para Aplicadores seleccionados y de reserva para ser publicadas en el local de jurisdicción.

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o

o

Apoya al Supervisor de almacén y sistemas en las pruebas del sistema y equipos a utilizarse en el inventario de cajas e instrumentos de los diferentes operativos. Colabora a la llegada de las cajas con instrumentos de aplicación, en las actividades de recepción, inventario y almacenaje de las mismas, siguiendo el protocolo establecido y según las indicaciones del Supervisor de almacén y sistemas.

2.2. DURANTE LA APLICACIÓN o

o o

Colabora con el Supervisor de Almacén y sistemas en el monitoreo de la entrega y retorno de los instrumentos, salvaguardando la confidencialidad. Colabora en lo que se le asigne durante la aplicación para asegurar el buen desarrollo de la ECE 2016. Apoya al Supervisor de Proceso de aplicación y Coordinador de Sede el registro de la cobertura alcanzada (en total y por operativo), cada día de aplicación.

2.3. DESPUES DE LA APLICACIÓN o

o

10

Colabora con el Supervisor de Almacén y sistemas en el inventario y embalaje de las cajas antes de ser subidas al transporte que las llevará a Lima. Prepara y organiza toda la documentación necesaria para el buen cierre del operativo según indicaciones del Coordinador provincial/distrital.

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III. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ADICIONALES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO  Elaborar las planillas de pagos del personal de su jurisdicción.  Entregar los fondos correspondientes de movilidad local, viáticos u otros fondos asignados al personal de su jurisdicción.  Hacer firmar las planillas de pago al personal que labora en su jurisdicción.  Revisión de toda la documentación asignados para rendición de cuentas.  Capacitar sobre la elaboración del Informe de Producto del personal de su jurisdicción (Recibo por honorarios electrónico, retención de cuarta categoría, producto a realizar según términos de referencia de su contrato, etc.)  Revisión de Informe de Producto del personal de su jurisdicción y envió a la sede central.  Verificación del DNI de los postulantes seleccionados al curso de capacitación y aplicación en la RENIEC para comprobación de la información registrada en su inscripción.  Verificación de constancia de Registro Nacional de Proveedores (RNP) de todo el personal a contratar según cargo requerido.  Verificar las listas de asistencia correctamente llenada de las capacitaciones del nivel IIB, III y IV y su escaneo para ser remitido a monitoreo de la sede central.  Otras funciones que se le asigne de la Jefatura del Proyecto a través del área administrativa.

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IV. LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y RENDICIÓN DE CUENTAS 4.1.

PARTIDAS DE GASTOS A UTILIZAR

23.11.11

Alimentos y bebidas para consumo humano

23.15.31

Aseo, limpieza y tocador

23.13.11

Combustibles y carburantes

23.15.12

Papelería en general, útiles y materiales de oficina

23.18.12

Medicamentos

23.21.21

Pasajes y gastos de transporte

23.21.22

Viáticos y asignaciones por comisión de servicio

23.21.2.99

Otros gastos

ESPECÍFICAS

12

23.22.23

Servicio de internet

23.22.31

Correos y servicios de mensajería

23.22.41

Servicios de publicidad

23.22.42

Otros servicios de publicidad y difusión

23.25.11

De edificios y estructuras

23.26.21

Cargos bancarios

23.27.11.2

Transporte y traslado de carga, bienes y materiales

23.27.11.99

Servicios diversos

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Manual del Asistente Administrativo



23.11.11 Alimentos y bebidas para consumo humano Gastos por la adquisición de bebidas en sus diversas formas, insumos y productos alimenticios destinados para el consumo humano, tales como para funcionarios, alumnos, reclusos, tropa y demás personas, incluyendo los comedores de tropa y escuelas militares.



23.15.31 Aseo, limpieza y tocador Gastos por la adquisición de desinfectantes, detergentes y desodorante; implementos y medios para aseo; material, repuestos y accesorios para tocador y cosmetología entre otros afines.



23.13.11 Combustibles y carburantes Gastos por la adquisición de combustibles y carburantes para el consumo de maquinarias, equipos y vehículos de producción, servicios productivos y de transporte y otros usos.



23.15.12 Papelería en general, útiles y materiales de oficina Gastos por la adquisición de papelería en general, útiles y materiales de oficina, tales como: archivadores, borradores, correctores, implementos para escritorio en general; medios para escribir, numerar y sellar; papeles, cartones y cartulinas; sujetadores de papel; entre otros afines.

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Manual del Asistente Administrativo



23.18.12 Medicamentos Gastos por la adquisición de medicamentos para pacientes de los hospitales, clínicas, policlínicos, entre otras entidades públicas.



23.21.21 Pasajes y gastos de transporte Gastos por el pago de pasajes y gastos de transporte pagados a empresas de transporte agencias de viajes por el traslado de personal en el interior del país.



23.21.22 Viáticos y asignaciones por comisión de servicio Asignación que se conceden al personal público para atender gastos personales que les ocasione en el desempeño de sus funciones en el interior del país (alimentación, hospedaje y movilidad).



23.21.2.99 Otros gastos Otros gastos de viajes domésticos no especificados en las partidas anteriores, como movilidad local cuando el servidor se desplaza fuera de su centro de trabajo.

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Manual del Asistente Administrativo



23.22.23 Servicio de internet Gasto por concepto de conexión a la red internacional de información (internet), usados por las entidades en el desempeño de sus funciones.



23.22.31 Correos y servicios de mensajería Gastos por servicios de correos, mensajería a nivel nacional e internacional, que usan las entidades públicas en el desempeño de sus funciones.



23.22.41 Servicios de publicidad Gastos por los servicios de promoción, publicidad y difusión en los diversos medios de información, relacionados con las actividades de relación social.



23.22.42 Otros servicios de publicidad y difusión Gastos por otros servicios de publicidad y difusión (Marketing digital).

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Manual del Asistente Administrativo



23.25.11 De edificios y estructuras Gastos destinados a cubrir el alquiler de edificios, locales y terrenos. Incluye garantías de arriendo, derechos de llaves y otros análogos.



23.26.21 Cargos bancarios Gastos por concepto de servicio que prestan los bancos.



23.27.11.2 Transporte y traslado de carga, bienes y materiales Gastos por los servicios prestados por personas naturales y jurídicas para el transporte y traslado de carga, bienes y materiales.



23.27.11.99 Servicios diversos Gastos por otros servicios prestados por personas naturales y jurídicas no contemplados en las partidas anteriores.

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Manual del Asistente Administrativo

4.2.

CONSIDERACIONES PARA LA TRANSFERENCIA DE FONDOS

4.3.

ESPECÍFICAS A TRANSFERIR

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

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Manual del Asistente Administrativo

4.4.

DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA PARA LAS RENDICIONES DE CUENTAS POR TRANSFERENCIA Y/O REQUERIMIENTO DE FONDOS PLANILLA DE PAGO: 1. Verificar los datos del personal (consulta SUNAT, RENIEC) NOTA: De encontrar algún error en los datos personales corregir con lápiz en observaciones. Este documento debe presentarse sin borrones y enmendaduras. 2. Verificar los días de pagos (según información remitida por el Jefe de Operación de Campo). 3. Verificar el periodo de ejecución de gastos, así como la fecha en la cual se realizará el pago.  Periodo de ejecución de gasto  Fecha de pago 4. Verificar la suma de los totales por planilla 5. Firmas en las planillas En el caso de Lima y Callao: Deben estar firmadas y selladas por el Director de la DNCE, Jefe de Proyecto y responsable de pago. En el caso de ODEIS: Deben estar firmadas y selladas por el Director Departamental, responsable de pago y administrativo. 6. Verificar el DNI del responsable de pago (de no ser el correcto, no se recibirá la planilla) 7. Verificar los cargos operativos a pagar

18

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

1. Verificar los datos

2. Verificar los días de pagos

del personal (consulta SUNAT, RENIEC).

(según información remitida por el Jefe de Operación de Campo).

FORMATO 04

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

PLANILLA DE PAGO POR MOVILIDAD LOCAL - EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES - ECE 2016 ACTIVIDAD/TAREA : OPERACIÓN DE CAMPO PERIODO : DEL 13 DE JULIO O AL 25 DE JULIO DEL 2016 ASIGNACION DE ESPECIFICA : 2321299 OTROS GASTOS

Nº ORD.

NOMBRES Y APELLIDOS

FUENTE DE FINANCIAMIENTO : RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADO RESPONSABLE DE PAGO : JONATHAN CRISTOFER CHUMPITAZ MARTINEZ

CARGO*

DNI

LUGAR Y DETALLE

FECHA D/M/A

Nº DÍAS

ENCUESTADOR

41130859

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

S/.

600.00

1

VEGA TRUJILLO YANET LIZ

2

JARA BALDEON DE HUERTAS ELIZABETH DORIS

ENCUESTADOR

LIMA- COORIDNACION DE 10165286 OPERACIÓN DE CAMPO

3

REGALADO SALAS PIERINA JULIA

ENCUESTADOR

72621025

IMPORTE DIARIO S/.

TOTAL

TOTAL S/.

FIRMA

OBSERVACIONES

* Código de Cargos: 1.- Director Nacional y/o Jefe Operativo 2.- Supervisor Nacional 3.- Asistente Administrativo 4.- Encuestador-Registrador 5.- Otros

FECHA DE PAGO

21/07/2016

TOTAL PAGADO: SEISCIENTOS CON 00/100 SOLES (En letras)

JEFE DE PROYECTO

FIRMA DEL RESPONSABLE DE PAGO DNI N° : 41649930

DDTTNN/DEPART.

3. Verificar el periodo de ejecución de gastos, así como la fecha en la cual se realizará el pago.

Periodo de ejecución de gasto

FORMATO 04

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

PLANILLA DE PAGO POR MOVILIDAD LOCAL - EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES - ECE 2016 ACTIVIDAD/TAREA : OPERACIÓN DE CAMPO PERIODO : DEL 13 DE JULIO O AL 25 DE JULIO DEL 2016 ASIGNACION DE ESPECIFICA : 2321299 OTROS GASTOS

Nº ORD.

NOMBRES Y APELLIDOS

FUENTE DE FINANCIAMIENTO : RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADO RESPONSABLE DE PAGO : JONATHAN CRISTOFER CHUMPITAZ MARTINEZ

CARGO*

DNI

LUGAR Y DETALLE

FECHA D/M/A

Nº DÍAS

ENCUESTADOR

41130859

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

S/.

600.00

1

VEGA TRUJILLO YANET LIZ

2

JARA BALDEON DE HUERTAS ELIZABETH DORIS

ENCUESTADOR

LIMA- COORIDNACION DE 10165286 OPERACIÓN DE CAMPO

3

REGALADO SALAS PIERINA JULIA

ENCUESTADOR

72621025

IMPORTE DIARIO S/.

TOTAL

TOTAL S/.

FIRMA

OBSERVACIONES

* Código de Cargos: 1.- Director Nacional y/o Jefe Operativo 2.- Supervisor Nacional 3.- Asistente Administrativo 4.- Encuestador-Registrador 5.- Otros

FECHA DE PAGO

TOTAL PAGADO: SEISCIENTOS CON 00/100 SOLES (En letras)

FIRMA DEL RESPONSABLE DE PAGO DNI N° : 41649930

21/07/2016

Fecha de pago

JEFE DE PROYECTO

DDTTNN/DEPART.

4. Verificar la suma de los totales por planilla.

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

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Manual del Asistente Administrativo

5. Firmas en las planillas FORMATO 04

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

PLANILLA DE PAGO POR MOVILIDAD LOCAL - EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES - ECE 2016 ACTIVIDAD/TAREA : OPERACIÓN DE CAMPO PERIODO : DEL 13 DE JULIO O AL 25 DE JULIO DEL 2016 ASIGNACION DE ESPECIFICA : 2321299 OTROS GASTOS

Nº ORD.

NOMBRES Y APELLIDOS

FUENTE DE FINANCIAMIENTO : RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADO RESPONSABLE DE PAGO : JONATHAN CRISTOFER CHUMPITAZ MARTINEZ

CARGO*

DNI

LUGAR Y DETALLE

FECHA D/M/A

Nº DÍAS

IMPORTE DIARIO S/.

TOTAL S/.

FIRMA

1

VEGA TRUJILLO YANET LIZ

ENCUESTADOR

41130859

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

2

JARA BALDEON DE HUERTAS ELIZABETH DORIS

ENCUESTADOR

10165286

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

3

REGALADO SALAS PIERINA JULIA

ENCUESTADOR

72621025

LIMA- COORIDNACION DE OPERACIÓN DE CAMPO

13,14,15,16,17/07/2016

5

S/.

40.00 S/.

200.00

S/.

600.00

TOTAL

OBSERVACIONES

* Código de Cargos: 1.- Director Nacional y/o Jefe Operativo 2.- Supervisor Nacional 3.- Asistente Administrativo 4.- Encuestador-Registrador 5.- Otros

FECHA DE PAGO

21/07/2016

TOTAL PAGADO: SEISCIENTOS CON 00/100 SOLES (En letras)

FIRMA DEL RESPONSABLE DE PAGO DNI N° : 41649930

JEFE DE PROYECTO

DDTTNN/DEPART.

EN EL CASO DE LIMA Y CALLAO: Deben estar firmadas y selladas por el Director de la DNCE, Jefe de Proyecto y responsable de pago. EN EL CASO DE ODEIS: Deben estar firmadas y selladas por el Director Departamental, responsable de pago y administrativo.

20

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

7. Verificar los cargos operativos a pagar

FORMATO B

Oficina Técnica de Administración Oficina Ejecutiva de Administración Financiera Unidad de Control Previo

PLANILLA DE GASTOS DE OPERACIÓN DE CAMPO - EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES - ECE 2016 ACTIVIDAD : PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIÓN RESPONSABLE DE PAGO : JONATHAN CRISTOFER CHUMPITAZ MARTINEZ CARGO : DEPARTAMENTO : LIMA

Nº ORD.

NOMBRES Y APELLIDOS

PROVINCIA : LIMA DISTRITO : LIMA METROPOLITANA MES : FECHA DE PAGO : 21/07/2016 PERIODO DE PAGO : DEL 13 DE JULIO AL 21 DE JULIO

CARGO*

DNI

FECHA D/M/A

Nº DÍAS

IMPORTE DIARIO S/.

GASTOS OPERATIVOS

TOTAL S/.

OTROS

1

VEGA TRUJILLO YANET LIZ

APLICADOR

41130859

17, 18/07/2016

2

S/.

30.00

S/.

60.00

2

JARA BALDEON DE HUERTAS ELIZABETH DORIS

APLICADOR

10165286

13,14,15,16,17/07/2016

2

S/.

30.00

S/.

60.00

S/.

120.00

TOTAL

FIRMA

OBSERVACIONES

* CARGO: (01) Coordinador Departamental (02) Jefe Provincial (03) Jefe Distrital (04) Otros

FECHA DE PAGO

21/07/2016

TOTAL PAGADO: CIENTO VEINTE CON 00/100 SOLES (En letras)

DDTTNN/DEPART.

JEFE DE PROYECTO Y/O COORDINADOR DPTAL

FIRMA DEL RESPONSABLE DE PAGO DNI N° : 41649930

6. Verificar el DNI del responsable de pago (de no ser el correcto, no se recibirá la planilla)

2.4.

DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA ALQUILER DE EQUIPOS, TOLDOS Y LOCALES Deberá contar con tres (03) cotizaciones previas: De las cuales elegir la de menor costo.

1

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

2

3

21

Manual del Asistente Administrativo

Deberá contar con la conformidad de servicios: Firmada por el Coordinador de Sede y Director Departamental (ODEIs) y Jefe de Proyecto (Lima Metropolitana y Callao).

22

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

En el caso de los locales: Deberán contar con un contrato de alquiler.

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

23

Manual del Asistente Administrativo

Factura o Boleta: Deberán estar correctamente llenadas con el nombre de la institución (INEI), además del número de RUC (20131369981) en el caso de las facturas. Asimismo, verificar que la fecha de cancelación y emisión tanto de las boletas y facturas estén dentro del periodo de ejecución de la transferencia y/o requerimiento.

INEI

INEI

24

20131369981

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

Manual del Asistente Administrativo

En el caso de alquiler de equipos y toldos: Si la factura supera el monto de s/. 700.00 soles deberá hacer un pago adicional del 5% por concepto de la detracción. La boleta no está sujeta a impuesto.

4.5.

DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA SERVICIOS DE MANTENIMIENTO DE AULAS Deberá contar con tres (03) cotizaciones previas: De las cuales elegir la de menor costo. Deberá contar con la conformidad de servicios: Firmada por el Coordinador de Sede y Director Departamental (ODEIs) y Jefe de Proyecto (Lima Metropolitana y Callao).

EVALUACIÓN CENSAL DE ESTUDIANTES – 2016

25

Manual del Asistente Administrativo

Recibo por honorarios: Deberá contar con los siguientes ítems:    

Nombre de la institución (INEI). Número de RUC. Monto asignado por el servicio. Firma del Director y de la persona que brinda el servicio.

20131369981

Instituto Nacional de Estadística e Informática

Cuatro mil doscientos cincuenta y 00/100 Nuevos Soles Servicio de mantenimiento de aulas Retención ONP 5%: (S/. 250,00)

Lima, 20 de Abril de 2016

S/. 5000,00 (S/. 500,00) S/. 4.250,00

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Registro Nacional de Proveedores (RNP): Es un registro público encargado de clasificar, validar y registrar información de personas naturales o jurídicas los cuales desean contratar con el Estado peruano.

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4.6.

DOCUMENTACION SUSTENTATORIA PARA SERVICIOS BÁSICOS DE INTERNET, AGUA Y LUZ ALQUILER DE LOCAL En las cotizaciones deberán estar incluidos los servicios básicos de agua, luz e internet. No se aceptará recibos de agua y luz independientes. LOCAL SIN CONEXIÓN A INTERNET Se hará la transferencia o requerimiento a fin de ejecutarlo con tarjetas telefónicas (Partida de telefonía móvil). *Entregar lista firmada por las tarjetas telefónicas entregadas al personal de la RA. NOTA: Para las Pruebas de Equipos también se realizará las recargas correspondientes. 4.6.1.

OBJETIVOS  Realizar adecuadamente las Rendiciones de Cuenta de los Fondos Otorgados.  Evitar las Notificaciones y Observaciones.

4.6.2.

VIÁTICOS Fondo para cubrir las operaciones de campo.  23.21.21 (Transporte).  23.21.22 (Alimentación).  23.21.22 (Hospedaje).

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4.6.3.

RENDICIÓN DE CUENTAS FORMATOS DE RENDICIÓN Es el Detalle de los Gastos efectuados por el Rindente. Esta información deberá ser llenada de acuerdo a su comprobante de pago.

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Resumen de los Gastos por Partidas Específicas El resumen es la suma de lo gastado por partida.

Es la suma de lo gastado de ambas partidas.

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FORMATO 03 Se utiliza en caso excepcional: Cuando NO sea posible obtener FACTURA, BOLETAS DE VENTA U OTROS comprobantes de pagos autorizados por la SUNAT. Este formato es de uso exclusivo:  Para las especificas 23.21.21 (viáticos y asignaciones por comisión de servicio).  Para las especificas 23.21.22 (viáticos y asignaciones por comisión de servicio). El importe máximo Rendido por día es de S/. 96.00. Nota: Debe ser llenado el concepto detallado y deberá tener la firma del usuario.

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FORMATO 03.1 Se utiliza en caso excepcional: Cuando NO sea posible obtener FACTURA, BOLETAS DE VENTA U OTROS comprobantes de pagos autorizados por la SUNAT. Este formato de uso exclusivo:  Para las especificas 23.21.21 (Pasajes y gastos de transporte). El importe máximo No debe exceder los S/. 385.00. Nota: Debe ser llenada a mano alzada, el concepto detallado y deberá tener la firma y sello del Director Departamental de la provincia correspondiente.

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FORMATO 04 Este formato de uso exclusivo para el informe de viaje: En el cual se detallará brevemente las actividades realizadas durante la comisión de servicio. Nota: En el cuadro de liquidación de viáticos se detalla sobre el monto generado por la partida 23.21.22.

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Los comprobantes de pago deben ser originales para efecto de rendición. Los comprobantes de pago tienen que ir a nombre del INEI.

El consumo que se realice tiene que ser de forma disgregada.

Se deben foliar los documentos sustentarios que se utilicen.

Tiene que haber coherencia entre correlativo y la emisión cronológica de los comprobantes de pago a utilizar.

RENDICIONES DE CUENTA CALIFICADAS COMO EXTEMPORÁNEAS Viáticos 10 días hábiles en la OTA.

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En el ejemplo, el rindente tiene como máximo hasta el día 21 de junio, para que su rendición se encuentre en la Oficina Técnica de Administración, caso contrario es considerada como EXTEMPORANEA.

DIRECTIVA N°004-2016-INEI/OTA: ITEM 6 DE LA RENDICION DE CUENTAS – PUNTO 6.2.1. : Las rendiciones de cuentas de viáticos por comisión de servicios, deberá presentarse a la Oficina Técnica de Administración, dentro de los diez (10) días hábiles contados desde la culminación de la comisión de servicios. DEVOLUCIÓN DE ESTABLECIDO.

SALDOS

NO

UTILIZADOS

FUERA

DEL

PLAZO

24 horas de terminada la ejecución del gasto.

Estas devoluciones se realizan mediante T-6. Si se encontrara en la Sede Central, hacer la devolución en efectivo a Pagaduría. Si se encontrara en una ODEI, coordinar con el administrativo para efectuar la devolución al Banco de la Nación. DIRECTIVA N°002-2015-INEI/OTA: ITEM 6.4 DEVOLUCION DE SALDOS NO UTILIZADOS: La devolución de saldos no utilizados por los comisionados se debe realizar dentro de las 24 horas de culminada la comisión.

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DEVOLUCIÓN DE SALDO

DIRECTIVA Nº004- 2016 -INEI/OTA DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS  En las rendiciones de cuentas, la documentación sustentatoria de gastos (facturas, boletas, recibos de pago, recibos por honorarios, boletos de viaje, etc.) deben presentarse obligatoriamente adheridos a una hoja de papel bond tamaño A4 debidamente pegados en la parte superior (no engrapar).  En caso de pérdida de robo de los documentos sustentatorios de las rendiciones de Cuenta. Se debe presentar la documentación siguiente:

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-

La denuncia policial (original) realizada dentro de las 24 horas de ocurrido el suceso.

-

Informe del comisionado, DD/TT/NN y/o del Jefe del Proyecto. Presentar fotocopias de los comprobantes de pago, los que deberán ser solicitados en los establecimientos donde efectuaron el gasto.

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BOLETAS DE VENTA CON OBSERVACIÓN

Añadidura de la fecha de consumo con lapicero. DIRECTIVA N° 002-2015-INEI/OTA: ITEM 11 DE LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS DE GASTOS GENERALES – PUNTO 11.6: Los documentos sustentatorios del gasto deberán ser legibles, sin borrones, enmendaduras o AÑADIDURAS; en ningún caso se aceptarán documentos adulterados bajo responsabilidad del rindente o usuario de los Fondos. OBSERVACIONES FRECUENTES

Añadidura de la fecha de consumo con lapicero.

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No se permite Acumulación de Puntos.

Debe figurar nombre de la Institución: INEI.

No hay coherencia entre el correlativo y la emisión cronológica de las boletas de venta lo cual transgrede el Reglamento de Comprobantes de Pago emitido por SUNAT

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RECOMENDAR Los documentos que conformen los expedientes de las rendiciones de cuenta deben estar debidamente foliados correlativamente por el rindente. Ejemplo: En una rendición constituida por 40 folios la numeración será la siguiente: 1/40, 2,/40, 3/40.........40/40.

DIRECTIVA N°002-2015-INEI/OTA: ITEM 18 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS - PUNTO 18.6: Los documentos que conformen los expedientes de las rendiciones de cuenta deben estar debidamente foliados correlativamente por el rindente.

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En caso de presentar factura, se debe consignar el número de RUC del INEI: 20131369981. Los documentos sustentatorios no deben que tener Añadidura o Enmendadura.

Borrones,

Al reverso de cada comprobante de pago debe contener firma, Post-firma, DNI. Los comprobantes de pago tienen que ser autorizados por la SUNAT. PARA RENDIR BIEN LAS RENDICIONES DE CUENTA - 2015 Al reverso de cada comprobante de pago debe contener firma, DNI y nombres completo del usuario. El comprobante de pago debe presentarse obligatoriamente adherido a una hoja de papel bond tamaño A4 debidamente pegados en la parte superior (NO ENGRAPAR). DIRECTIVA N° 0022015-INEI/OTA - ITEM 18 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PUNTO 18.7.

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Las declaraciones juradas y recibo de pago emitidos deben estar visado por los rindentes de la Odei’s respectivas.

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RECOMENDACIÓN DE LA OFICINA TÉCNICA DE ADMINISTRACIÓN (OTA). D.J deben ser firmadas por el usuario.

En la rendición de cuenta se debe adjuntar los boletos de embarque.

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En los tickets electrónicos NO DEBEN añadir con lapicero la razón social. Recomendación: Al dorso del documento realizar el descargo de la situación.

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GASTOS QUE NO PROCEDEN Compras de aseo personal.

Compras de altos volúmenes de alimentos.

Ejemplo- boleta escaneada

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RECOMENDACIONES   

Viajen en empresas formales, sobre todo en empresas conocidas. Evitar boletas o factura de dudosa procedencia. Si hay que gastar, se gasta siempre y cuando esté debidamente sustentado.

V. CAPACITACIÓN DE RECURSOS HUMANOS 5.1.

RENTAS DE CUARTA CATEGORÍA Son aquellas obtenidas por el desempeño independiente e individual de:  Profesión, Arte, Ciencia u Oficio.  Las obtenidas por el ejercicio de las actividades de Director de empresas, Sindico, Mandatario, Gestor de Negocios, Albacea. El servicio debe ser prestado en forma independiente sin vínculo de dependencia alguno. ¿QUÍENES OBTIENEN RENTAS DE CUARTA CATEGORÍA? Solamente las PERSONAS NATURALES. 

No son Rentas de Cuarta Categoría las percibidas por el trabajo. Prestado en forma independiente con contratos de prestación de servicios normados por la legislación civil cuando:  El lugar y horario es designado por el usuario.  El usuario proporciona los elementos de trabajo y asume los gastos por el servicio.

EMISIÓN DE COMPROBANTE DE PAGO

Profesión, Arte, Ciencia u Oficio.

RECIBO DE HONORARIO

Físico (ya no se emite)

Electrónico (para todos en general) Las obtenidas por el ejercicio de las actividades de Director de empresas, Sindico, Mandatario, Gestor de Negocios, Albacea.

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EXCEPTUADOS DE EMITIR COMPROBANTE DE PAGO

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5.2.

AFILIACIÓN AL SISTEMA DE EMISIÓN ELECTRÓNICA

1er. Paso: Acceder a SUNAT Operaciones en Línea con Clave SOL.

INGRESAR LOS DATOS CONSIGNADOS EN CLAVE SOL

2do. Paso: Afiliarse al Sistema de Emisión Electrónica.

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3er. Paso: Continuar con proceso de afiliación.

4to. Paso: Declarar haber leído y aceptar condiciones de afiliación al SEE.

5to. Paso: Seleccionar tipo de comprobante que se emitirá electrónicamente.

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5.3.

SUSPENSIÓN DE CUARTA CATEGORÍA SUSPENSIÓN DE RETENCIONES Y/O PAGOS A CUENTA DEL IMPUESTO A LA RENTA ¿CÓMO SOLICITAR LA SUSPENSIÓN DE RETENCIONES? La solicitud se presentará exclusivamente a través de SUNAT VIRTUAL – Formulario Virtual N° 1609. www.sunat.gob.pe. Pasos a seguir:     

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Ingresar a la web SUNAT. Ingresar con la Clave Sol. Ubicar el formulario 1609. Llenar la información solicitada. Imprimir la Constancia de Autorización para presentarla al pagador de la Renta.

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INGRESAR LOS DATOS CONSIGNADOS EN CLAVE SOL

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Consignar Fecha

Ingresar a la opción Suspensión de Retenciones de 4ta Categoría / Form 1609 Solicitud de Suspensiones de Retenciones de 4ta Categoría”.

Consignar Montos

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LA SUSPENSIÓN DEBERÁ SER REALIZADA COMO MÍNIMO UN DÍA ANTES DE LA EMISIÓN DE RECIBO POR HONORARIOS.

A partir del período tributario que corresponda al mes en que se supere el monto establecido para obtener la suspensión (Para el año 2016 el monto es de S/. 34, 560,00). Así, no tendrán que pagar Impuesto a la Renta los que tengan ingresos mensuales por debajo de S/ 2 880. ¿DESDE CUANDO SURTE EFECTO LA SUSPENSIÓN - 2016? La autorización de esta suspensión surtirá efecto respecto a las retenciones a partir del día siguiente de su otorgamiento y respecto a los pagos a cuenta a partir del periodo tributario en que se autoriza la suspensión. 5.4.

RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO El Recibo por Honorarios Electrónico no es un nuevo comprobante de pago, es el mismo Recibo por Honorarios que se emite de manera física, con la diferencia que en este caso, su generación será a través del Sistema de Emisión Electrónica (SEE). CARACTERÍSTICAS DEL RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO  Es emitido por el trabajador independiente que opte por afiliarse, o se encuentre obligado al Sistema de Emisión Electrónica (SEE), quien adquiriere la condición de emisor electrónico.  Su serie será única y alfanumérica, identificándose con los siguientes 4 caracteres: E001.  Su numeración será automática y correlativa, siendo generada de manera cronológica por el SEE.

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¿CUANDO SE OTORGA EL RECIBO POR HONORARIO ELECTRÓNICO? Se otorga el Recibo por Honorario en la misma oportunidad en la que se otorga el Recibo por Honorarios físico, es decir:  Tratándose de servicios prestados a título oneroso, cuando se perciba la retribución, debiéndose indicar el monto recibido.  Tratándose de servicios prestados a título gratuito, cuando se culmine el servicio. No obstante, la emisión y otorgamiento de los comprobantes de pago podrá anticiparse a las fechas antes señaladas.

4.7.

EMISIÓN DE RECIBO POR HONORARIOS ELECTRÓNICO

Ingresar a la opción Emisión de Recibo por Honorario Electrónico.

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Validar RUC del usuario del servicio.

Emisión de Recibo por Honorarios sin Retención.

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Emitir Recibo previa validación de datos.

Emisión de Recibo por Honorario con Retención.

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Emitir Recibo previa validación de datos.

5.5.

REVERSIÓN DEL RECIBO POR HONORARIOS (RH) REVERTIR EL RH ELECTRÓNICO Puede usar la opción Reversión si luego de emitido un Recibo por Honorarios Electrónico se detecta errores en la consignación de la siguiente información:  Datos de identificación de su cliente o usuario del servicio.  Descripción o tipo de servicio prestado.  Tipo de Renta, según la clasificación del Artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta. El recibo por honorarios electrónico revertido mantendrá el número correlativo que el Sistema le asignó y no será asignado a otro recibo por honorarios electrónico. ¿CÓMO REVERTIR EL RH ELECTRÓNICO? Puede usar la opción Reversión si luego de emitido un Recibo por Honorarios Electrónico se detecta errores en la consignación de la siguiente información:  Datos de identificación de su cliente o usuario del servicio.  Descripción o tipo de servicio prestado.

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 Tipo de Renta, según la clasificación del Artículo 33° de la Ley del Impuesto a la Renta. El recibo por honorarios electrónico revertido mantendrá el número correlativo que el Sistema le asignó y no será asignado a otro recibo por honorarios electrónico.

Consignar Datos

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Ingresar

Consignar el número del recibo que se va a revertir.

Seleccionar Reversión de Recibo por Honorarios Electrónicos.

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Revertir

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5.6.

PRESENTACIÓN DEL PRODUCTO

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1.

El orden de presentación en la conformidad es el siguiente: a) b) c) d) e)

Recibo por honorarios electrónico impreso desde el portal de la SUNAT. Suspensión de cuarta categoría, en caso de que el monto a pagar supere los S/. 1500.00. Constancia del Registro modificando Nacional de Proveedores (RNP). Carátula ECE el modelo para agregar sus datos y un breve detalle del contenido de este en donde corresponda. Informe, teniendo en cuenta que el número de informe a presentar no puede ser menor al número de su producto. Ejemplo: Si se presenta segundo producto el informe a presentar debe de ser número 2 ó 3, no pudiendo ser número 1.

2.

Presentación de recibos por honorarios e informes originales.

3.

La presentación del recibo por honorarios debe ajustarse al modelo adjunto.

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4.

La suspensión de cuarta categoría debe estar vigente y autorizada y su emisión debe ser anterior a la fecha de emisión del recibo por honorarios.

5.

De tratarse de la presentación de un único producto según el término de referencia, debe indicarse en el recibo e informe como "único producto".

6.

Los informes presentados deben estar firmados en todas las hojas por el locador, y la firma y sello del jefe del proyecto y/o dirección técnica deben estar en la primera hoja del informe.

7.

No realizar borrones o enmendaduras (borrador o liquid paper) en la documentación presentada, prestando especial atención en los siguientes datos: a) b) c) d)

Nombres correctos del locador en la documentación presentada. Cargos (de Contratación y Funcional) en los informes presentados. Número de DNI correcto en la documentación presentada. Número de producto entregado.

8.

Se debe de usar lapicero azul para firmar todas las hojas del producto.

9.

En la carátula se debe de indicar el número de DNI escrito en computadora y debajo de su firma.

10. Los locadores de manera obligatoria deben de firmar la carátula y todo el informe en la parte inferior derecha de las hojas.

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