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• Johanna Castrillon

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGISTICOS 1. GENERALIDADES

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PRESENTACIÓN En el presente documento se incluye un manual de procesos y procedimientos logísticos implicados en el área de DESPACHOS de la empresa FORWARD CARGO SERVICES

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1. GENERALIDADES

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INTRODUCCION Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o distribución). En el desarrollo del manual de procesos y procedimientos logísticos para la empresa, se ha seleccionado el área de despachos al igual que el respectivo subproceso que es el la distribución, estos conforman uno de los elementos principales del desarrollo de las actividades de FORWARD CARGO SERVICES; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de la mejora continua. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas del área de despachos de la empresa. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción por fases del manual referido, soportando especialmente el proceso de despachos.

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1. GENERALIDADES

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ESTRUCTURA INTERNA

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1. GENERALIDADES

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MISIÓN FORWARD CARGO SERVICES, es una empresa de servicios de transporte terrestre que provee soluciones integrales acordes a las necesidades de sus clientes para la movilización de productos a nivel nacional o internacional con estándares de calidad mundial; aportando su conocimiento para beneficio de sus clientes, de la sociedad, de la empresa y de todos sus integrantes

VISION FORWARD CARGO SERVICES, será socio estratégico de sus clientes convirtiéndose en el área de transporte y logística de cada generador de carga consolidándose como un importante operador a nivel nacional.

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1. GENERALIDADES

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OBJETIVO DEL MANUAL

El presente manual de procesos y procedimientos logísticos tiene como objetivo principal brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y mejora continua de la empresa FORWARD CARGO SERVICES Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar procesos logísticos En este sentido, el manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

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1. GENERALIDADES

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JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino que, además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores en materia no solo de hacer las cosas bien sino dentro de las practicas definidas en la organización. El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

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1. GENERALIDADES

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MAPA ESTRATEGICO

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2. FLUJO DE PROCESOS

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Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia. Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación, se representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

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2. FLUJO DE PROCESOS

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FLUJO DE PROCESOS DEL ÁREA DE DESPACHO

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3. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS

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Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y externos y tecnologías de la información involucrados.

N° 1

PROCEDIMIENTO Revisar existencias

AREA Despachos

2

Registrar entrada de Despachos mercancía de clientes

3

Almacenar

Despachos

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DESCRIPCION Periódicamente las bodegas realizan un conteo físico de la mercancía allí almacenada VS el inventario visualizado en el sistema SAP. Una vez realizado este procedimiento las diferencias son buscadas y corregidas con el fin que el inventario físico coincida con el sistema SAP. En este procedimiento es diligenciado un formato para el ingreso de mercancías por parte de los clientes a las bodegas de almacenaje. Posteriormente es digitalizado Hecha la recepción de la mercancía el paso a seguir es el almacenamiento del mismo, para tal procedimiento se tiene en cuenta el método de rotación de mercancía PEPS, luego, el producto es almacenado de acuerdo a la ubicación que previamente le fue asignado dentro de cada bodega.

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RESPONSABLE Jefe de Despachos y Facturación

Auxiliar de Bodega

Auxiliar de Bodega

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3. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS N° 4

PROCEDIMIENTO Programar servicios a clientes

AREA Despachos

5

Recibir y verificar los servicios de transporte para los clientes

Despachos

6

Registrar entrada de mercancía de clientes

Despachos

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DESCRIPCION Con el informe de inventario actualizado y después de analizado el informe de recepción se procede a la programación de servicios de transporte de mercancías. En esta etapa es indispensable programar los tiempos de reposición, además de tener en cuenta la vida útil de los productos a transportar, esto último influye notablemente en los tiempos de despacho y entrega. Todos los servicios diarios, semanales, y mensuales son digitalizados y enviados vía internet al departamento administrativo, con el fin de evitar modificaciones o perdida de los formatos manuales, además de agilizar el proceso a la hora de la creación de la orden del servicio. Una vez el departamento de ventas hace la entrega de la factura con la orden de venta, el mecanismo actual de recibo de mercancías permite la recepción y verificación de las mercancías de los clientes en cantidades y características, luego es almacenado. El diligenciamiento de este formato se hace a medida que se recibe la mercancía, esto con el fin de darle trazabilidad a los productos desde el momento del ingreso a las bodegas de almacenaje. Tiene como datos fundamentales Lote, Cliente, Descripción, Fecha de Ingreso, Características de la carga, etc.

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RESPONSABLE Jefe de Despachos y Facturación

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía

Auxiliares de Bodega

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3. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS N° 7

PROCEDIMIENTO Alistar

AREA Despachos

8

Despachar o entregar de mercancía

Despachos

9

Trasportar y entregar las mercancías

Logística y trasporte

ELABORO

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DESCRIPCION El alistamiento es el procedimiento de colocar las mercancías descritas en el Pedido De Traslado a las bodegas, para su posterior despacho. Para este procedimiento existe dos turnos el primero de 6:00 a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de 2:00 p.m. a 10:00 p.m. Este procedimiento tiene como propósito la entrega de las mercancías una a una a la flota trasportadora, punteándolos, de tal forma que la descripción y cantidades listas concuerden con las despachadas en los pedidos de traslado. Una vez culminado la entrega de mercancías física a la flota trasportadora y firmado cada documento a satisfacción, estos son entregados al área de facturación para el respectivo traslado a cada punto en el sistema SAP. Luego de la recepción del pedido, la flota trasportadora da inicio al recorrido donde se debe entregar los productos y mercancías en igualdad de condiciones, tal cual como le fue entregado por el área despachos, además debe exigir el diligenciamiento del formato de novedades con firma y sello del gerente.

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RESPONSABLE Auxiliar de Bodega

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía - Jefe de Despachos y Facturación Coordinador de Ciudades

Flota Trasportadora

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3. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS N° 10

PROCEDIMIENTO Recibir las devoluciones y novedades escritas

AREA Despachos

11

Verificar Ítems de Factura Abiertos

Despachos

12

Retroalimentar el proceso

Despachos

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DESCRIPCION Al término del recorrido cada ruta entrega al centro de acopio las devoluciones de mercancía acompañadas del formato diligenciado de novedades escritas. Estos formatos son entregados en el área de despachos junto con la mercancía que fue devuelta (si es el caso) y con el visto bueno por parte del jefe de trasporte y recibo de mercancías, estos son llevados al área de facturación donde se notificará vía electrónica y telefónica de presentarse alguna inconsistencia, entre lo que fue devuelto y lo que quedo en Stock en tránsito. Diariamente el jefe de recibo de mercancía realiza un barrido en el sistema de todas las facturas ingresadas en el día, verificando que no existan ítems sin ingreso, evitando un reproceso. Semanal el Jefe de Despachos hace una reunión con el equipo de trabajo consolidando todas las novedades que surgen durante el transcurso de la semana, buscando determinar la raíz del problema y aportando posibles soluciones. Para dar seguimiento de las tareas que fueron asignadas como solución, se genera un acta donde serán evaluados los progresos. Actividad realizada en el siguiente encuentro.

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RESPONSABLE Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía

Jefe de Trasportes y Recibo de Mercancía

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PAGINA 1 DE 14 4. CONCLUSIONES

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CONCLUSIONES 

El principal objetivo del manual de procesos y procedimientos logísticos es el de brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y mejora continua de la empresa FORWARD CARGO SERVICES, buscando que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar procesos logísticos.

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El manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a la empresa y se constituye en un elemento de apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

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El manual de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.

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