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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

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29 DE NOVIEMBRE DE 2016

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Objetivo general Controlar eficientemente las compras efectuadas por la entidad a través de la estandarización el método de trabajo dentro de la misma.

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Historial de cambios: N° de revisión

Elaboro: Coordinador de producción Israel Alvirde Reyes

Fecha

Modificación

Reviso y aprobó: Gerente General Erick Adaim Cruz Ochoa

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MAPEO DE PROCESOS

Puntos de venta en lugares estratégicos

Estudio de mercado

Procesos estratégicos

Procesos clave

Ventas

(Venta al menudeo)

Compras

Entrega sobre pedidos y

Producción

Venta al público en general en el establecimiento

Mantenimiento Procesos de apoyo

(Maquinaria y equipo, infraestructura)

Gerencia de recursos humanos

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Relación de procesos y procedimientos    

   

Planificación de compras. Solicitud de ofertas y presupuesto. Búsqueda y evaluación de proveedores, este constituye una de las actividades más importantes del proceso de compras. Mantenimiento de un archivo actualizado de productos con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios, condiciones de entrega y pago. Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de calidad. Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero. Contrato de compra-venta, recibo de mercancía en tiempo y forma. Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.

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Normas Oficiales Mexicanas (NOM) 5.2.1 Transporte y almacenamiento de cereales destinados para consumo humano. 5.2.1.1 Las unidades de transporte deben someterse a limpieza, hasta eliminar suciedad, residuos vegetales, tierra, excretas, restos de animales, fauna nociva, telarañas, productos químicos, sus envases, o cualquier producto o sustancia nociva para el producto. 5.2.1.2 Cereales de importación deben sujetarse a lo que se establece en la NOM-028-FITO-1995, señalada en el apartado de referencias. 5.2.1.3 Las bodegas y almacenamiento en intemperie deben dar aviso de funcionamiento conforme lo indica el artículo 200 bis de la Ley mediante trámite SSA-04-001-A Aviso de funcionamiento, además de cumplir con lo siguiente: i) Establecer por escrito, en su caso, los lugares en los que se almacenarán cereales que rebasen el límite máximo de AF señalado en esta Norma. ii) En el caso de los almacenamientos en intemperie, deben contar con dispositivos que eviten el contacto de los cereales con el suelo y contar con termopares. Los contenedores no deben presentar filtraciones o roturas. iii) Las bodegas deben ser edificios provistos de paredes, pisos y puertas, techados o que puedan ser cubiertos, en los que no deben existir goteras, nidos, fisuras o puertas en mal estado. Asimismo deben contar con termopares y estar colocados en diferentes puntos del almacén para el monitoreo de la temperatura. iv) Durante el almacenamiento: iv. 1) No deben almacenarse en la misma bodega cereales con concentraciones mayores de 20 g/kg de AF.

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iv.2) Durante la recepción, el grano debe ser secado a la brevedad hasta alcanzar una humedad menor o igual 14,5 %, misma que se debe conservar o disminuir durante todo el tiempo que permanezca almacenado.

Ley del impuesto sobre la renta (ISR) Artículo 1. Las personas físicas y las morales están obligadas al pago del impuesto sobre la renta en los siguientes casos:  



Las residentes en México, respecto de todos sus ingresos, cualquiera que sea la ubicación de la fuente de riqueza de donde procedan. Los residentes en el extranjero que tengan un establecimiento permanente en el país, respecto de los ingresos atribuibles a dicho establecimiento permanente. Los residentes en el extranjero, respecto de los ingresos procedentes de fuentes de riqueza situadas en territorio nacional, cuando no tengan un establecimiento permanente en el país, o cuando teniéndolo, dichos ingresos no sean atribuibles a éste.

Artículo 41. Los contribuyentes, podrán optar por cualquiera de los métodos de valuación de inventarios que se señalan a continuación: I. II. III. IV.

Primeras entradas primeras salidas (PEPS). Costo identificado. Costo promedio. Detallista.

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Artículo 76. Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este Título, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de esta Ley, tendrán las siguientes: I.

II. III.

IV.

V.

Llevar la contabilidad de conformidad con el Código Fiscal de la Federación, su Reglamento y el Reglamento de esta Ley, y efectuar los registros en la misma. Expedir los comprobantes fiscales por las actividades que realicen. Expedir los comprobantes fiscales en los que asienten el monto de los pagos efectuados que constituyan ingresos de fuente de riqueza ubicada en México de acuerdo con lo previsto por el Título V de esta Ley o de los pagos efectuados a los establecimientos en el extranjero de instituciones de crédito del país, en los términos del artículo 48 de la misma y, en su caso, el impuesto retenido al residente en el extranjero o a las citadas instituciones de crédito. Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas. Presentar declaración en la que se determine el resultado fiscal del ejercicio o la utilidad gravable del mismo y el monto del impuesto correspondiente, ante las oficinas autorizadas, dentro de los tres meses siguientes a la fecha en que termine dicho ejercicio. En dicha declaración también se determinarán la utilidad fiscal y el monto que corresponda a la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa.

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DEFINICIONES 

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       



Almacenamiento caótico (desordenado): cuando se asigna un lugar a la mercancía sin orden alguno simplemente porque existe un espacio vacío donde puede ser colocada. Almacenamiento en bloque: se crea un bloque con la mercancía es decir no se dejan espacios solo se apila toda la mercancía junta, sin un orden. Almacenamiento ordenado: la mercancía va en grupos organizados por tipo, aunque haya espacios vacíos no se coloca mercancía que no sea del mismo tipo. Clasificación especial: se lleva a cabo una organización por entrada de mercancía y lugar de producción para que sea más rápido llegar a ella. Patines: aparato móvil con un soporte para levantar mercancía de mucho volumen. Carretilla recoge pedidos: artefacto metálico con dos ruedas para recoger pedidos de menor volumen y trasportar directamente a producción. Expedidor: persona encargada de recibir proveedores y darles su vale de pago. Almacenista: persona que recibe mercancía y la lleva al almacén Carta: documento que tiene los artículos que fueron pedidos al proveedor para su revisión cuanto este legue. Ruta: lugar por donde pasa el almacenista para llevar la mercancía al almacén. Peps: etiquetas que se le colocan a la mercancía las cuales llevan su fecha de entrada, para así las primeras que entran son las primeras que salen a producción para evitar su deterioro. Merma: recipiente dentro del recibo de mercancía donde se coloca la mercancía caducada, dañada que ya no puede ser utilizada.

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Responsabilidades Área: Registro de mercancías en el almacén.

En la empresa existen dos turnos, matutino y vespertino por lo consiguiente existen dos encargados de almacén, uno por cada turno, el turno encargado cuando llega la mercancía tendrá que checar: 

Que la mercancía se encuentre de acuerdo a los lineamientos de calidad establecidos al proveedor.



Tendrá que revisar que se encuentre toda la mercancía conforme a lo que se ha pedido, de manera que no llegue completo se le deberá de solicitar al proveedor la mercancía faltante.



Pedir factura al proveedor.



que el responsable de la recepción de mercancías firme de que ha recibido la mercancía.



Firmar el cambia de turno correspondiente.

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INTERACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS Inventario   

Entrada de materia prima Acomodar la materia prima según sus características Estar en el almacén hasta que sea requerido para la elaboración del pan

Producción    

Selección de ingredientes pendiendo el tipo de pan a realizar Elaboración de la masa para su fabricación Hornear el producto Una vez listo se saca y se deja reposar

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POLITICAS         

El personal estará capacitado y preparado para laborar productivamente en el local. Nunca faltara la ética, utilizando cada valor siendo honesto, responsable y amable Mantendrá una conducta y control adecuada desde el ingreso hasta la salida. Portara uniforme adecuado según el área. Brindará un servicio de calidad siguiendo normas de higiene atendiendo al cliente y empleados de la mejor manera. Mantener higiene y orden de los utensilios utilizados en la producción. Respetar los horarios establecidos. Buen ambiente de trabajo. Mejorar el sabor y calidad del pan.

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Índice     

Presentación………………………………………………….4 Objetivo general………………………………………………5 Identificación e integración de procesos…………………..6 Relación de procesos y procedimientos…………………..7 Descripción de los procedimientos…………………………8  Nombre del procedimiento  Objetivo……………………………………………….9  Alcance……………………………………………….10  Referencia…………………………………………....11  Responsabilidades………………………………….14  Definiciones………………………………………….15  Insumos………………………………………………16  Resultados……………………………………………17  Interacción con otros procedimientos ………….....18  Políticas……………………………………………….19  Desarrollo……………………………………………..20  Diagramación…………………………………………22  Medición………………………………………………32  Formatos e instructivos……………………………..35

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Objetivo del procedimiento Controlar de manera eficiente la entrada de harina de trigo a la organización por medio de formatos de registro en donde se detalle el tipo de materia prima, volumen, procedencia, estado del producto, así también, si cumple con las características solicitadas.

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Alcance 

Interno Personas: Director y socios de la empresa Área Compras y Almacén. Actividades: Cotización de precios con proveedores, determinación de estándares de calidad, elaboración de formatos.



Externo Personas: Proveedores.

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

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Autorización del manual

Elaboro: Coordinador de producción Israel Alvirde Reyes

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Presentación En el siguiente manual se estipulan los procedimientos, actividades que se llevaran a cabo dentro de la empresa. Va dirigido al responsable de la adquisición y compra de materiales. Así como de mantener existencias en niveles adecuados en el almacén para satisfacer las necesidades de los departamentos de la empresa, así como atender los pedidos de materiales, y dotar a las diferentes unidades de la empresa de los diferentes accesorios, materiales y suministros diversos justo a tiempo. Nuestras compras se deben efectuar en el menor tiempo posible, cumplir con la calidad requerida y procurar los mejores precios. Se debe mantener constante información sobre proveedores nuevos y sustitutos. Y por último llevar un control de entradas, salidas y existencia dentro de nuestro almacén.

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Resultados del área de compras Dueños y socios capacitados para el área de compra de materias primas (harina de trigo), en el que se realizan actividades relacionadas con el proceso de adquisición. Así como la estandarización de los métodos de trabajo en la recepción de mercancía y evaluación de esta misma para su evaluación.

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Insumos Información: -Proveedores, precio y calidad. -Ubicación Documentos: -Formularios -Formatos -Cortejo de calidad -Tarjeta de almacén -Listado de productos -Facturas Materiales: -Libretas -Agendas -blocs -Plumas -Hornos -charolas -Pinzas -guantes -Uniformes -Cofias -Rampas -Patines -Montacargas -Tarimas

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N° 1 2 3

Departamento

4 5

Gerencia de producción

6 7 8

9 10 11 12 13 14 15 16

Producción

Dueño

Almacén

17

18

Dueño

19 20 21 22 23 24

Almacén

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Descripción de las actividades  Revisa mercancía existente para solicitar el pedido  Emite L.P original  Envía L.P original a el departamento de gerencia de producción  Recibe L.P original  Revisa que en la L.P vengan cantidades correctas si es así coloca la primera firma si no la regresa a producción.  Envía L.P original con primera firma al dueño.  Recibe L.P original  Verifica que no haya discrepancia en L.P, en caso de haber devuelve a gerencia, de no haber coloca segunda firma.  Archiva definitivamente L.P original  Emite O.C original y duplicado  Envía original de la O.C al proveedor correspondiente  Envía duplicado de la O.C a almacén  Recibe duplicado de la O.C  Archiva temporalmente duplicado de la O.C a espera del proveedor  Recibe al proveedor  Verifica mercancía en base a duplicado de la O.C si es correcta coloca el sello de autorización, si no regresa a proveedor  Envía duplicado de la O.C al dueño para realizar pago a proveedor  Recibe duplicado de la O.C  Archiva temporalmente duplicado de la O.C para futura contabilidad  Emite C.H original  Envía C.H original a almacén  Recibe C.H original  Entrega C.H original a proveedor.

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DIAGRAMACION Producción

G. producción

Inicio

Revisa mercancía existente

Emite L.P 1 JH Envía L.P 1 JH

Recibe L.P 1 JH

Dueño

Almacén

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No Revi sa Si Devuelve a producción

Coloca 1ra firma L.P 1 JH

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Envía L.P 1 JH Recibe L.P 1 JH

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Verific a si hay error

Si

No

Devuelv ea gerenci a de Coloca producc 2da ión firma L.P 1 JH

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Archiva definitiv a-mente

L.P 1 JH Emite O.C 0 O.C JH 1 JH Envía a O.C provee 0 dor JH

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Envía O.C 1 JH

Recibe O.C 1 JH T

O.C 1 JH

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Recibe proveed or

Rev isa mer c. s i no n Devuelvo ea proveed or Coloca sello O.C 1 JH

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Envía O.C 1 JH Recibe O.C 1 JH T

O.C 1 JH

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Emite C.H 1 JH Envía C.H 1 JH

Recibe C.H 1 JH Entrega C.H a 1proveed or JH Fin

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Desarrollo Panadería “La real” Nombre del diagrama: De bloque Nombre del procedimiento: Compra de mercancía Sector responsable: Almacén Fecha de elaboración: 29/11/2016 Nombre de analistas: Alvirde Reyes Israel Castro Martines Oscar Antonio Cruz Ochoa Erick Adain Hernandez Campos Juan Alberto Paz Martinez Axel Alam Nombre de los documentos:   

Lista de pedido L.I Orden de compra O.C Cheque C.H

Simbología: Inicio/Fin

Actividad

Documento

Almacenamiento T

Decisión

Conector pagina

Líneas de flujo

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Orden de compra

La Real FECHA:

PEDIDO:

Nº DE NOTA

CLIENTE: DIRECCION: TELEFONO:

CANTIDAD

CORREO:

CONCEPTO

PRECIO IMPORTE UNITARIO

TOTAL:

$

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Lista de pedidos

Fecha

Concepto

Firma