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MANUAL DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES DEL RESTAURANTE MI GRAN PARILLA BOYACENSE

MANUEL RICARDO FRANCO CONTRERAS

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN ELECTRICIDAD BOGOTÁ 2015

1

MANUAL DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REVALUACIÓN DE PROVEEDORES DEL RESTAURANTE MI GRAN PARILLA BOYACENSE

MANUEL RICARDO FRANCO CONTRERAS CÓDIGO 20021072023

Trabajo de monografía para optar al título de tecnólogo en electricidad

Asesor: Profesor Nelson Eduardo Rodríguez- Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA TECNOLOGÍA EN ELECTRICIDAD BOGOTÁ 2015

2

Nota de Aceptación: _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________

_____________________________________ Firma del director del proyecto

_____________________________________ Firma del jurado

_____________________________________ Firma del jurado

Bogotá, 13 de noviembre del 2015

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DEDICATORIA

Este trabajo se le dedico primeramente a DIOS que siempre cumple sus promesas, a mi mama que siempre creyó en mí y me apoyo, a mi esposa e hija que siempre han sido una gran motivación, y a mi padre que siempre me ha exigido para que salga adelante.

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AGRADECIMIENTOS

le agradezco primeramente a DIOS por darme la sabiduría e inteligencia, a mi hermano Andres Vega por su gran apoyo a pesar de la distancia, a mi familia por apoyarme dándome siempre su ánimo, al Restaurante mi Gran Parrilla Boyacense por su apoyo y a la ingeniera Paola Cubides por toda su paciencia.

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RESUMEN El documento que a continuación se presenta, se desarrolla en el restaurante Mi gran Parrilla Boyacense, es una monografía que busca presentar el estado actual de los proveedores del establecimiento. El estudio se fundamentara en los conceptos de logística y la aplicación de la resolución 2674 del 2013 sobre Buenas Prácticas de Manufactura. El restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense busca mejorar sus procesos y certificar sus prácticas, en la búsqueda de este objetivo, se describirá las actividades que actualmente realiza el establecimiento para alcanzar esta meta y los procesos que desea mejorar. Este documento se enfocara en el estudio de los proveedores y el proceso de gestión de compras.

ABSTRACT

The document presented below , takes place in the restaurant My great Boyacense Grill , is an investigation that seeks to present the current status of providers restaurant . The research will be based on the concepts of logistics and study of the resolution 2674 of 2013 on Good Manufacturing Practices . My Big Grill restaurant Boyacense seeks to improve its processes and certify their practices , in pursuit of this objective, details of the activities currently undertaken by the establishment to achieve this goal and the processes they want to improve. This paper will focus on the study of suppliers and purchasing management process .

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 13 ANTECEDENTES ................................................................................................................................. 14 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................................. 15 1.

2.

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................................ 16 1.1.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .......................................................................................... 16

1.2.

PREGUNTA PROBLEMA ..................................................................................................... 16

OBJETIVOS ................................................................................................................................. 17 2.1.

OBJETIVO GENERAL........................................................................................................... 17

2.2.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS.................................................................................................... 17

3.

DELIMITACIÓN .......................................................................................................................... 18

4.

METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 19

5.

MARCO REFERENCIAL ............................................................................................................... 20 5.1.

6.

MARCO HISTÓRICO ........................................................................................................... 20

5.1.1.

El Sector de Restaurantes en Colombia .................................................................... 20

5.1.2.

Generalidades de la Empresa ................................................................................... 21

MARCO TEÓRICO ...................................................................................................................... 22 6.1.

LOGÍSTICA ......................................................................................................................... 22

6.1.1.

Cadena logística ........................................................................................................ 22

6.1.2.

Factor Tiempo en la logística .................................................................................... 22

6.1.3.

Cadena de Suministro ............................................................................................... 24

6.2.

GESTIÓN DE COMPRAS ..................................................................................................... 25

6.2.1.

Conceptos básicos ..................................................................................................... 26

6.2.2.

Funciones de la gestión de compras ......................................................................... 27

6.2.3.

Objetivos de la gestión de compras .......................................................................... 27 7

6.2.4.

Importancia de la Gestión de Compras..................................................................... 28

6.2.5.

Etapas del proceso de compras ................................................................................ 29

6.3.

6.3.1.

Preselección de proveedores .................................................................................... 32

6.3.2.

Selección ................................................................................................................... 32

6.3.3.

Matriz de criticidad. ................................................................................................. 33

6.3.4.

Como definir los valores de evaluación ................................................................... 33

6.4.

ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON LOS PROVEEDORES.......................................................... 36

6.5.

INDICADORES DE GESTIÓN ............................................................................................... 36

6.5.1.

Funciones de los indicadores de gestion .................................................................. 37

6.5.2.

Vigencia ..................................................................................................................... 37

6.5.3.

Indicador de evaluación de proveedores.................................................................. 38

6.6.

7.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES. ......................................................................................... 31

RESOLUCIÓN 2674 DEL 2013 SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA ............... 39

6.6.1.

Edificaciones e instalaciones. .................................................................................... 39

6.6.2.

Condiciones específicas de las áreas de elaboración................................................ 39

6.6.3.

Equipos e Instalaciones ............................................................................................. 40

6.6.4.

Personal Manipulador de Alimentos........................................................................ 40

6.6.5.

Requisitos Higiénicos de fabricación......................................................................... 40

6.6.6.

Aseguramiento y control de la calidad de la inocuidad ............................................ 40

6.6.7.

Saneamiento ............................................................................................................. 40

DESEMPEÑO ACTUAL DE LA EMPRESA ..................................................................................... 42 7.1.

ORGANIGRAMA DE MI GRAN PARRILLA BOYACENSE ....................................................... 42

7.2.

MISIÓN. ............................................................................................................................. 42

7.3.

VISIÓN. .............................................................................................................................. 42

7.4.

PORTAFOLIO DE PRODUCTOS. .......................................................................................... 43

7.5.

OBJETIVO DE CALIDAD ...................................................................................................... 44

7.6.

PROCESOS USADOS EN EL MANEJO DE ALIMENTOS. ....................................................... 44

8

7.6.1.

Control de temperatura de las neveras .................................................................... 44

7.6.2.

Control de Ingreso de Materias Primas .................................................................... 45

7.6.3.

Separación de productos .......................................................................................... 45

7.6.4.

Manejo de Elementos Sanitarios .............................................................................. 46

7.6.5.

Control de Aseo de Sanitarios ................................................................................... 46

10.6.6. Control de Entrega y salida de residuos sólidos y líquidos ........................................... 46 10.6.7. Ficha Técnica ................................................................................................................. 46 7.7. 8.

PROCESO A MEJORAR. ...................................................................................................... 46

PROPUESTA ............................................................................................................................... 48 8.1.

MANUAL DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES ................. 49

8.1.1.

Introducción. ............................................................................................................. 49

8.1.2.

Objetivo. .................................................................................................................... 49

8.1.3.

Alcance. ..................................................................................................................... 49

8.1.4.

Definiciones............................................................................................................... 49

8.1.5.

|Desarrollo ................................................................................................................ 50

8.1.6.

Anexos. ...................................................................................................................... 52

8.2.

INDICADOR DE GESTIÓN. .................................................................................................. 52

8.3 MISIÓN DE MANUAL .............................................................................................................. 53 8.4 IMPACTO DEL MANUAL ......................................................................................................... 53 CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 54 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 55 BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................................... 56 ANEXOS ............................................................................................................................................. 56

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LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Cronograma con la metodología de investigación .............................................................. 19 Tabla 2. Ejemplo Lead Time .............................................................................................................. 23 Tabla 3. Criterios y ponderación para la selección de proveedores (1)............................................ 32 Tabla 4. Criterios y ponderación para la selección de proveedores (2)............................................ 33 Tabla 5. Matriz de Criticidad ............................................................................................................. 34 Tabla 6. Ejemplo de evaluación para el grupo de criterios llamado Precios .................................... 35 Tabla 7. Lista de productos ofrecidos en Mi gran parrilla boyacense. ............................................. 43 Tabla 8. Calificación de proveedores ................................................................................................ 50 Tabla 9.Frecuencia de Reevaluación según el tipo de proveedor .................................................... 52 Tabla 10. Lista de formatos ............................................................................................................... 52 Tabla 11. Cuadro comparativo antes y ahora con el manual ........................................................... 54

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Cadena Logística - Flujo de Información ............................................................................ 22 Figura 2. Medición de Capacidad ...................................................................................................... 23 Figura 3. Cadena de Suministro ........................................................................................................ 25 Figura 4. Gestión de Compras ........................................................................................................... 26 Figura 5. La gestión de Compras como soporte para otras áreas..................................................... 29 Figura 6. Requisición de compra ....................................................................................................... 30 Figura 7. Proceso ideal de compra .................................................................................................... 31 Figura 8. Mapa de factores claves del éxito de la gestión ............................................................... 37 Figura 9. Organigrama de mi Gran parrilla Boyacense ..................................................................... 42 Figura 10. Estructura de almacenamiento de Mi gran Parrilla Boyacense ....................................... 45

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LISTA DE ANEXOS

ANEXO A. FORMATO DE CONTROL DE TEMPERATURAS PARA CONGELACIÓN ............................... 57 ANEXO B. FORMATO DE CONTROL DE TEMPERATURAS PARA REFRIGERACIÓN ............................. 58 ANEXO C. FORMATO DE INSPECCIÓN DE MATERIAS PRIMAS .......................................................... 59 ANEXO D. FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS SANITARIOS ............................................. 60 ANEXO E. FORMATO DE CONTROL DE ASEO A SANITARIOS ............................................................ 61 ANEXO F. FORMATO DE CONTROL DE SALIDA Y ENTREGA DE RESIDUOS SOLIDOS Y LÍQUIDOS. ... 62 ANEXO G. FORMATO DE FICHA DE TÉCNICA PARA MATERIAS PRIMAS .......................................... 63 ANEXO H. FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PRODUCTO................................................................... 64 ANEXO I. FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES ............................................................... 65 ANEXO J. FORMATO DE EVALUACIÓN EN PLANTA ........................................................................... 66 ANEXO K. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES .................................................................... 67 ANEXO L. FORMATO DE REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES............................................................ 68 ANEXO M CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................... 69

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INTRODUCCIÓN

Al observar el crecimiento acelerado del sector gastronómico y el incremento de demanda del mismo, surgen nuevos problemas que solucionar por los gerentes. Hace unos años las empresas no prestaban la debida atención al tema logístico, pues la finalidad era vender un producto pero no se hacía un análisis detallado de cómo era todo su proceso. Hace 15 o 20 años el abastecimiento de un restaurante era un proceso desgastante y que empleaba una buena cantidad de tiempo, esta actividad la realizaban los propietarios o administradores de restaurantes, llegando a muy tempranas horas a los centros de abarrotes, frigoríficos y demás; con el fin de conseguir un producto económico y de buena calidad; este proceso no permitía un uso óptimo del tiempo del personal, que descuidaban otras actividades necesarias para el restaurante; el transporte también ocasionaba daño de productos y perdidas de cadena de frio que sufría el producto durante el mismo. En el almacenamiento se encontraban falencias en cuanto a control de producto, contaminación cruzada y mala rotulación entre otras. Actualmente se ha modernizado y mejorado el proceso de suministró y transporte de materias primas, se observa el uso de terceros (Distribuidores de Verdura o FRUVERS) para el abastecimiento, que a sus ves entregan un producto de buena calidad a una hora establecida y con un precio cómodo, mejorando los tiempos de fabricación. El crecimiento del sector gastronómico ha generado mayor control de la secretaria de salud, quien vela por la implementación y seguimiento de las normas existentes, debido a esto se ha mejorado el proceso de suministro, transporte y almacenamiento. Se puede decir con esto que en un mercado tan competitivo como el gastronómico debe ir de la mano de un buen ejercicio de suministro, transporte y almacenamiento de las materias primas.

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ANTECEDENTES

A continuación citamos dos investigaciones: 1. Implementación del manual de buenas prácticas de manufactura para las auditorías internas en la cadena PIZZA HUT COLOMBIA1, esta investigación la realizo Vicky Velasquez Medina en el año 2006; el estudio nos cuenta el caso de PIZZA HUT, y el problema que se tenía en la implementación de las Buenas Prácticas de Manufactura, ya que la empresa conocía la normatividad pero no tenía una metodología clara. 2. DOCUMENTACIÓN NORMA ISO 9001:2008 PARA EL RESTAURANTE ÁMBAR POR DIEGO PANESSO2, esta investigación fue realizada por Jennifer Hernandez Lopez y Monica melisa Mejia Lopez en el año 2012 en la ciudad de Pereira y nos habla de lo problemas administrativos y operativos que tiene el RESTAURANTE AMBAR, donde se propone la ISO 9001:2008 como una herramienta para mejorar los procesos del establecimiento.

1

VELASQUEZ MEDINA, VICKY. Implementación del manual de buenas prácticas de manufactura para las auditorías internas en la cadena PIZZA HUT COLOMBIA. [Documento]. BOGOTA, Colombia : s.n., 2006. 2 HERNANDEZ LOPEZ, JENNIFER y MEJIA LOPEZ, MONICA MELISA. DOCUMENTACION NORMA ISO 9001:2008 PARA EL RESTAURANTE. [Documento]. Pereira, Colombia : s.n., 2012.

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JUSTIFICACIÓN

En un país como Colombia donde el mercado gastronómico ha crecido en los últimos años, a tal punto de captar la atención de inversionistas nacionales y extranjeros; se vuelve necesario para los establecimientos ser más competitivos y buscar la captación de nuevos clientes como los institucionales; por otro lado vemos el mejoramiento continuo y la búsqueda de excelencia en todos sus procesos, estas actividades conducen a la empresa a buscar herramientas para perfeccionar sus servicios. Para que los restaurantes puedan ingresar al mercado de los clientes institucionales y mejoren sus procesos de suministro, transporte y fabricación, es necesario que estos analicen el estado de sus actividades y las de sus proveedores, que en muchos casos no cumplen con la normatividad exigida. Este documento propone una herramienta para que los establecimientos tengan unas pautas al momento de seleccionar sus proveedores, y empezar unos de los pasos necesarios para ser certificados, lo que les permitiría incursionar en ese amplio mercado de los clientes institucionales, y seguir buscando el mejoramiento continuo y la búsqueda de nuevas acreditaciones.

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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Actualmente el Restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense es una sociedad familiar, cuenta con 3 puntos, el punto principal está ubicado en la Autopista Norte Calle 162 No 22 - 68, donde funciona el área administrativa, contable y almacén principal, el cual está encargado de recibir todas las materias primas; la capacidad para el almacenamiento de las materias primas que llegan es óptimo; recientemente se implementó un sistema de recepción de productos. Uno de los retos que va asumir el restaurante es buscar ser certificado en las Buenas Prácticas de Manufactura, con el fin de captar nuevos clientes de tipo institucional y/o empresarial. En este momento la mayoría de proveedores cumple con las necesidades del establecimiento en cuanto calidad, pero sufren falencias en los tiempos de entrega, por otro lado encontramos productos que no cumplen con las normas que rigen los procesos de suministro y transporte de alimentos, Los proveedores de estos productos ofrecen precios bajos y de buena calidad, pero al no ingresar en las normas actuales de manejo de alimentos, no permiten que el restaurante sea certificado en las Buenas Prácticas de Manufactura. Algunos productos como los pescados no tienen tiempos de entrega definidos; adicionalmente la mojarra ingresa sin descamar, arreglar y adobar y el bagre sin adobar; estos procesos los realizan los mismos empleados que por la tarde después del servicio o en la mañana antes del mismo lo realizan, esta actividad ocasiona el incumplimiento de otras actividades alrededor del establecimiento.

1.2. PREGUNTA PROBLEMA

¿Cómo desarrollar una metodología para la selección y evaluación de proveedores de Mi Gran Parrilla Boyacense donde se implementen la resolución 2674 del 2013 sobre las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM)?

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2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Desarrollar un manual de evaluación, selección Y reevaluación de proveedores del restaurante Mi gran parrilla Boyacense, según la resolución 2674 del 2013, sobre Buenas Prácticas de Manufactura y asociándolas con las actuales metodologías de selección de proveedores. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. 2. 3.

Usar la metodología de selección de proveedores, para el desarrollo de un formato de verificación. Organizar un formato de evaluación para proveedores del restaurante mi gran parrilla boyacense con base a la resolución 2674 del 2013. Agrupar la documentación existente sobre procesos de control de alimentos de mi gran parrilla boyacense, para poder determinar bajo que parámetros se realizara el manual.

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3. DELIMITACIÓN

Este documento propone la creación de un manual de selección de proveedores para el restaurante Mí gran Parilla Boyacense, los cuales evaluaran la viabilidad económica y logística de la propuesta; para definir la implementación o no de la misma; sin embargo es de resaltar la importancia de la monografía realizada, ya que al observar el rumbo de la compañía encontramos que a corto o largo plazo, la empresa realizara pruebas pilotos para implementar el manual. A nivel académico el documento busca dar nuevas herramientas a aquellos que están interesados en evaluar los procesos para seleccionar proveedores; se busca que sea un punto de partida para futuras investigaciones que traspase las fronteras fiscas donde se elaboró el proyecto y sea un ejercicio de guía para otros establecimientos.

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4. METODOLOGÍA

Con el fin de desarrollar el objetivo general y los específicos, hemos definido 3 fases para el desarrollo del documento.

Tabla 1. Cronograma con la metodología de investigación

ETAPAS

semana 1

Actividad

Tiempo semana semana 2 3

semana 4

INVESTIGACIÓN

investigación del marco histórico del restaurante Resumen de la situación actual del restaurante Estudio de antecedentes de la investigación Desarrollo del marco teórico "conceptos de logística"

PROPUESTA

DESARROLLO

Estudio de la resolución 2674 del 2013 Desarrollo del formato de evaluación de proveedores desarrollo del formato de evaluación de planta desarrollo de la ficha técnica desarrollo formato de reevaluación Desarrollo de los demás formatos Recolección de información estructuración del manual manual terminado Fuente propia

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5. MARCO REFERENCIAL

5.1. MARCO HISTÓRICO

5.1.1. El Sector de Restaurantes en Colombia

Hace 15 o 20 años cuando se visitaba un restaurante, era una actividad que le gente normalmente realizaba, saliendo de la ciudad cuando se tenía un poco de dinero, o en el barrio o sector cercano, si los ingresos eran bajos; se hacía como una actividad familiar o de amigos, que por lo general se practicaba los fines de semana. Por otro lado se encontraban los trabajadores de diferentes sectores, que buscaban satisfacer la necesidad de un almuerzo en su semana laboral. Hoy en día sector gastronómico ha tenido un gran incremento según Daliana Ortegón del Diario la república3, la gastronomía tuvo un crecimiento del 22 % y aporta aproximadamente el 3.6 % al PIB. Ha pasado de ser un servicio de consumo bajo, convirtiéndose en el tercer gasto después del pago de alimentos para preparar y el gasto de vivienda y arriendo, explico el diario El Colombiano4. Este crecimiento ha inquietado a inversionistas de otros países que han optado por incursionar en el mercado colombiano con nuevas y agresivas propuestas gastronómicas; la incursión de estos nuevos proyectos, ha generado la necesidad de que los establecimientos nacionales se inclinen por la gastronomía nacional y que busquen su internacionalización. según Laura MIcaham Coordinadora Editorial de la Barra5 “Vemos el cambio de los roles de la mujer, que ya se desenvuelve de amplia forma en el campo laboral dejando de lado la preparación de comida en el hogar, causando que coma por fuera de él y que obligue a su 3

GARZON, ORTEGON Daliana. El sector gastronómico creció 22% en el último año con 90.000 restaurantes. Diario la Republica. [En línea] 16 de junio de 2015. http://www.larepublica.co. 4

ANONIMO. Colombianos aumentaron consumo en los restaurantes. Diario el Colombiano. [En línea] 15 de MAYO de 2012. www.elcolombiano.com. 5

RUIZ, LINA MARIA. El negocio de la gastronomía viene aumentando su buen sabor. Diario La Republica. [En línea] 25 de Enero de 2013. www.larepublica.co.

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entorno familiar a hacer lo mismo”. La gente hoy en día busca la optimización del tiempo por eso comen afuera de casa para cumplir con todos los roles de su vida; esta y otras causas han generado el crecimiento y posicionamiento de un sector como el gastronómico. 5.1.2. Generalidades de la Empresa

Mi gran parrilla boyacense es un restaurante de comida típica boyacense y colombiana que lleva 10 años en el mercado iniciando con un grupo de 8 empleados, actualmente cuenta con tres puntos, Norte, dirección autopista norte cll 162 No 22 -68 con capacidad de 900 comensales, kra 30, dirección avenida Quito cll 71 No 30 – 52 con capacidad de 500 comensales y Gran Estación, dirección Av dorado No 62 49 con capacidad de 350 comensales, dentro de su menú encontramos variedad de sopas típicas, entradas típicas, diferentes cortes de carnes de res, cerdo pollo y pescados, las especialidades son variedad de platos guisados de la región boyacense, se ofrecen bebidas sin alcohol como jugos y sodas, y con alcohol como cervezas, vinos, cocteles y licores en general. Es un restaurante muy bien posicionado en el sector y con una amplia y diversificada clientela donde el consumidor puede encontrar platos típicos de la gastronomía boyacense, el precio de los mismos oscila entre los 16.000 hasta los 35.000 pesos colombianos. Ofrece alrededor de 200 empleos directos y 80 indirectos. Dentro de las proyecciones que tiene es crecer a nivel local y nacional sin dejar de lado la oferta de comida boyacense y nacional.. El restaurante ha ido creciendo muy de la mano con el sector gastronómico, actualmente su gerente general es el señor Fredy García.

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6. MARCO TEÓRICO 6.1. LOGÍSTICA Logística es el grupo de herramientas que permiten organizar una empresa, es una actividad en la que se planifica, implementa y controlan los procesos de una empresa, se aplica a todas las fases que participen en la producción de un producto o servicio; es decir empieza desde los materias primas hasta el producto final. 6.1.1. Cadena logística. Controla eficientemente los flujos de información, materias primas y productos terminados entre proveedores y clientes, se usa para definir cada una de las etapas que permitan tiempos y lugares de entrega durante todo el proceso.

Figura 1. Cadena Logística - Flujo de Información

Compras

producción

almacenaje

distribución

ventas

Fuente: propia 6.1.2. Factor Tiempo en la logística. Uno de los retos que actualmente asume la logística es la velocidad en todos sus procesos, entre menos tiempo gaste en una actividad menores serán los gastos operativos. Por eso la implementación del lead time, esta es una actividad que permite conocer el tiempo total utilizado desde la adquisición de las materias primas hasta la distribución del producto terminado; a continuación se observa un ejemplo.

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Tabla 2. Ejemplo Lead Time Proceso

Días 15 10 3 5 3

Compras Producción Adecuación Almacenamiento Distribución

Tiempo Acumulado 15 25 28 33 36 (Lead Time)

Para que los tiempos del Lead Time se cumplan, se debe tener en cuenta la capacidad, la cual hace referencia a la suficiencia que tiene la empresa en cada parte del proceso, para que el final se cumpla con las necesidades del cliente, esta se mide en materias primas, recursos financieros, tecnología, mano de obra y otros. La capacidad es el producto final de una gran cantidad de procesos, que permiten saber el valor real de producción; por eso en la figura 2 la observamos como el flujo más pequeño, el cual depende de toda una capacidad instalada. Figura 2. Medición de Capacidad

Materias primas, Tecnologia,Mano de obra, Recursos finacieros y otros.

Producción

Almacenamiento

Distribucción

capacidad

Fuente: propia

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6.1.3. Cadena de Suministro. La cadena de suministro es aquella que articula a todas las empresas participantes en la elaboración de un producto o servicio, observa como es la circulación de los materiales planifica, organiza y controla el proceso. En la figura 1 se observa como es la estructura de una cadena de suministro, los actores que actúan son:     

Proveedores Fabricantes Clientes Transporte Distribuidores

El objetivo de la cadena de suministro es mejorar los tiempos en todos los procesos, disminuyendo los costos y controlando el almacenamiento de materias primas, donde finalmente se beneficie el cliente y la empresa.

24

Figura 3. Cadena de Suministro6

Fuente: Ronald Ballou, Logística Administración de la cadena de suministro quinta edición, pág. 8 6.2. GESTIÓN DE COMPRAS. Es el grupo de actividades realizadas en la empresa para adquirir todos los, bienes, servicios y productos que permitan cumplir con el fin comercial de la empresa.

6

BALLOU, RONALD H. Logistica admininistracion de la cadena de suministro quinta edicion. Mexico : PEARSON EDUCACIÓN,, 2004. ISBN: 970-26-0540-7.pag. 8

25

Figura 4. Gestión de Compras

Transporte

Personal Empresa

Materias primas

Otros

Fuente: propia Los procesos de compra pueden tener impactos positivos o negativos en la empresa, dependiendo de las decisiones tomadas, estas acciones pueden influir fuertemente en el desplazamiento y almacenamiento de los bienes dentro del canal de abastecimiento. Cuando se decide realizar una compra se deben tener en cuenta muchas preguntas, la forma de mover, la ubicación de donde será adquirida, el momento y la cantidad que se moverá; Estas inquietudes son las presentadas dentro de la cadena de suministro. La planificación y cumplimiento de estas actividades se traduce en reducción de costos para la empresa. 6.2.1. Conceptos básicos Bienes: son todas las inversiones realizadas por le empresa en inmuebles, vehículos, maquinaria, tecnología, etc. Usadas para mejorar la infraestructura de la empresa y producir un bien o servicio. Compras: es la acción de adquirir un bien o servicio a cambio de un valor determinado de dinero; es una actividad que comienza en la selección del proveedor hasta el cumplimiento y la entrega. Productos: son aquellas materias producidas natural o artificialmente, que intervienen en algún proceso de elaboración de una empresa. Proveedores: son aquellas empresas encargadas de abastecer a una empresa de un producto, bien o servicio, para que cumpla con su fin comercial.

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6.2.2. Funciones de la gestión de compras

Calcular las necesidades. Antes de realizar cualquier adquisición es importante conocer la cantidad de materia prima consumida, si un producto se agota, con que remplazarlo, tener un stock de seguridad con los productos más usados en la producción y los de sustitución, el cual debe tener la suficiente capacidad de almacenamiento; en caso de que hayan proyectos nuevos, tener en cuenta lo que se mencionó anteriormente. Planear la adquisición. Este es uno de los puntos más críticos de la gestión de compras, aquí se debe tener en cuenta las cantidades, fechas y presupuesto de las materias primas o insumos, pero adicionalmente se debe tener en cuenta, el lugar de donde se traen, el medio y la cantidad por viaje. Buscar los productos. La gestión de compras debe velar por conseguir proveedores, que abastezcan productos de buena calidad, a precios favorables y que cumplan con las políticas de la empresa. Comprar o adquirir. Se debe estar controlada la cantidad de materias primas almacenadas, para garantizar la continua producción y no incurrir en gastos innecesarios por la falta de planeación. Al momento de relacionarse con los proveedores, debe buscar precios justos, asegurando la calidad y definiendo términos de pago; adicionalmente debe tener proveedores alternativos ante cualquier suceso en un mercado tan variable como el actual. Debe velar por esta actualizado en todos los temas que hablen de materias primas, tecnologías de transporte, almacenamiento y otros que fortalezcan la logística de la empresa y disminuyan costos.

6.2.3. Objetivos de la gestión de compras a. Realizar las compras de materias, primas, insumos, bienes o servicios, teniendo en cuenta las políticas de planeación de la empresa, con el fin de reducir los costos al máximo. b. Evaluar lo planeado sobre la cadena de suministro para adquirir materias primas y optimizar el flujo. c. Se debe buscar proveedores que vayan en pro de las políticas de calidad de la empresa, que generen confianza y sus precios sean favorables. d. Cumplir con la demanda y los parámetros puestos por el mercado. e. Planear soluciones ante posibles cambios en precios o flujo de materiales.

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f. Realizar evaluaciones periódicas a los proveedores. g. Controlar el almacenamiento y circulación de materiales, para evitar pérdidas y obsolescencia de productos. h. Generar alianzas con los proveedores. 6.2.4. Importancia de la Gestión de Compras A continuación se presentan algunas razones por las que la gestión de compras impacta determinante en el costo logístico y el nivel de servicio: a. Si hay proveedores confiables hay continuidad en todos los procesos de la empresa. b. Si hay continuidad en los procesos, hay confiablidad, disminuyen los riesgos, baja el stock de seguridad, descienden los costos de almacenamiento. c. La eficiencia en los procesos gracias al buen flujo de materiales, permite que la empresa cumpla con la demanda. d. La buena planeación ante posibles cambios en los precios de materiales o sucesos que ocurran, garantizan el eficiente flujo de materiales. e. La capacidad de negociación definirá el costo de producción. La mejor forma de alcanzar una buena política de gestión de compras, es articulándose con las otras áreas de la empresa, por ejemplo: Producción. Prever los productos requeridos para las actividades de producción, teniendo en cuenta la periodicidad con que se necesitan para definir los tiempos óptimos de entrega, sin dejar de lado la calidad y tipo de artículo. Logística. Es importante conocer la capacidad de almacenaje para cada artículo, destacando los que tienen mucho stock, es con el fin de definir nuevas formas de almacenaje; conocer la capacidad de equipo y material para transporte y mantenimiento. Permite definir nuevo equipo y material para activar nuevos almacenes. Ventas o comercialización. Se puede conocer fechas y datos de planificación de los artículos terminados. Contabilidad. Facilitar el proceso de inventarios, su conciliación y registro, para determinar los activos de la empresa.

28

Figura 5. La gestión de Compras como soporte para otras áreas.

Producción

Logistica

Gestion de compras

Ventas o comercializacion

Contabilidad

Fuente: propia

6.2.5. Etapas del proceso de compras i. Inicio. Se empieza el proceso buscando satisfacer la necesidad del cliente interno (área productiva, o la que desarrolla la actividad económica de la empresa). ii. Formalización de la solicitud. Las empresas ya tienen definidos los requisitos que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios. La formalización se realiza mediante un formato de requisición, que describe los productos solicitados, las cantidades y aprobaciones correspondientes.

29

Figura 6. Requisición de compra

Fuente Claudia Moreno presentación Gestión de compras7 iii. iv. v.

vi.

vii. viii.

7

Análisis de proveedores. Esta actividad se realiza mediante un estudio detallado de los proveedores. Solicitud de cotizaciones. Después de seleccionar los proveedores que cumplen con las políticas de la empresa se pide una solicitud formal para cotizar. Aprobación de cotización o factura Pro-Forma. Cuando de evalúan las cotizaciones, se oficializa la misma mediante una orden de compra, que mantenga las condiciones de la cotización. Procesamiento de la orden de compra y despacho. El proveedor debe evaluar y tramitar las órdenes de compra y teniendo en cuenta sus políticas internas preparar los despachos correspondientes. Gestión Logística. Se deben definir los parámetros necesarios para que los bienes y servicios lleguen en el menor tiempo, y las condiciones requeridas. Aspecto financiero. Definir la forma de pago, los documentos que soporten la operación, los descuentos y demás puntos que incidan en el pago.

MORENO, CLAUDIA. Gestión de compras. Presentación powerPoint. Bogota : s.n., 2015. Diapositiva 47.

30

A continuación se presenta un diagrama con un proceso ideal de compras, que resume las etapas anteriormente mencionadas.

Figura 7. Proceso ideal de compra

Fuente Claudia Moreno presentación Gestión de compras8

6.3. SELECCIÓN DE PROVEEDORES. La selección de proveedores permite a la empresa fortalecer todos sus procesos de producción, distribución, almacenamiento y comercialización; si se tienen proveedores confiables y sujetos a las políticas de la empresa, se pueden mejorar tiempos y disminuir costos.

8

MORENO, CLAUDIA. Gestión de compras. Presentación powerPoint. Bogota : s.n., 2015. Diapositiva 47.

31

6.3.1. Preselección de proveedores. Busca obtener una lista de proveedores potenciales y elegir entre estos quienes cumplen con las políticas de la empresa; posteriormente se crea una base de datos con los proveedores que están dentro de unos criterios de obligatorio cumplimiento.9  Legalidad de la constitución de la empresa  Experiencia mínima en la comercialización de los materiales  Capacidad de respuesta y garantías mínimas  Certificaciones y/o normas técnicas obligatorias Las empresas estructuran los filtros de selección de acuerdo a sus necesidades, el producto a adquirir y su uso; es importante destacar que el filtro solo será superado por los proveedores que cumplan el 100% de los requerimientos. 6.3.2. Selección. Participan los proveedores que cumplieron con el 100% de los requisitos, en esta etapa se elabora una matriz para asignar puntuaciones a los parámetros más importantes que busca la empresa; para la selección de proveedores existen varios criterios, la empresa define de acuerdo a sus necesidades los más relevantes y les da una ponderación, ejemplo (ver tablas 2 y 3) Tabla 3. Criterios y ponderación para la selección de proveedores (1)10

Tomado de Claudia Moreno, Gestión de compras, diapositiva 53. 9

MENDOZA, LEONARDO. Gestion de abastecimiento. Documento. Bogotá : Pag.13. MORENO, CLAUDIA. Gestión de compras. Presentación powerPoint. Bogota : s.n., 2015. Diapositiva 53.

10

32

Tabla 4. Criterios y ponderación para la selección de proveedores (2)11

Tomado de Claudia Moreno, Gestión de compras, diapositiva 54. 6.3.3. Matriz de criticidad. Cuando ya se han observado todos los criterios de evaluación, se define una matriz con los ítems más relevantes para la empresa y se establece la ponderación que tendrá cada uno de ellos para dar el puntaje final a cada proveedor, ejemplo (ver tabla 4). 6.3.4. Como definir los valores de evaluación. A continuacion se tomara de ejemplo la tabla 5. i. Se define los grupos de criterios a evaluar, posteriormente se asigna el porcentaje de ponderación de acuerdo a la forma en que la empresa priorice cada uno (ver ejemplo tablas 2 y 3); se hace de igual manera con cada criterio (ver tabla 5). ii. Como se ve en la tabla 5 el grupo de precios y condiciones, tiene el 40 % del total de la evaluación, el cual tiene el criterio llamado precio que equivale al 40% del grupo precios y condiciones, si no se hablara en porcentajes seria 16 de 40, como se obtiene este valor. 40% de 100 es igual a 40 es decir 0,4 *100 = 40 esto quiere decir que del 100% de la evaluación el 40 % lo define el grupo precios y condiciones. 40% de 40 es igual a 16 es decir 0,4 * 40 = 16, este valor es el valor máximo de calificación para el criterio precio; esta operación aplica para los demás criterios.

11

Ibíd. Diapositiva 54.

33

iii.

Se toma el valor máximo de calificación que para este ejemplo es 16, adicionalmente se observa que tiene 5 parámetros de calificación: excelente, bueno, regular, deficiente y no cumple, si 16 es el puntaje máximo, se puede obtener la calificación de los otros parámetros, tomando el puntaje máximo y se dividiéndolo en (n-1), siendo n el número de rangos de calificación, es decir 5. 16 / (n-1) = 16 / (5-1) = 16 / 4 = 4 donde 4 será el valor de diferencia entre cada rango, es decir bueno 12, regular 8, deficiente 4, y no cumple 0 (ver tabla 5).

iv.

Finalmente se realiza la sumatoria de los resultados de todos los criterios para obtener la calificación total del grupo, y de igual manera se suman todos los grupos para obtener la calificación final del proveedor. Tabla 5. Matriz de Criticidad12

Tomada de Leonardo Mendoza, Gestión de Abastecimiento, pág. 15

12

MENDOZA, LEONARDO. Gestión de abastecimiento. Documento. Bogotá : Pag. 15.

34

Tabla 6. Ejemplo de evaluación para el grupo de criterios llamado Precios13

Tomada de Leonardo Mendoza, Gestión de Abastecimiento, pág. 16

13

IBÍD. Pág. 16

35

6.4. ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON LOS PROVEEDORES Es importante que la empresa y los proveedores creen lazos estratégicos en los cuales se unifiquen planes y programas que tengan en cuenta sus fortalezas y generen beneficios en ambos lados, al lograr este empalme se pueden obtener los siguientes resultados: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.

Disminución de los niveles de inventario de seguridad para las dos partes. Estandarización de las calidades a trabajar. Reducción de costos de control de calidad. Reducción de devoluciones. Determinación de los plazos de entrega. Economías a escala, aprovechamiento de los medios productivos y de transporte. Simplificación delos flujos de comunicación y negociación. Reducción de costos financieros. Integración y colaboración en los procesos logísticos. Eliminación de ventas perdidas.

6.5. INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores son la herramienta usadas para mejorar “lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar”. Los objetivos deben ser medibles usados para revelar cuantitativamente el cumplimiento o no de la meta. Un indicador es un término cuantitativo, deben evidenciarse en las características y relaciones del proceso económico – productivo, es importante articular todos los indicadores que tenga la empresa para ampliar las magnitudes a medir. Características.14    

Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo. Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo.

14

MORA GARCIA, LUIS ANIBAL. Indicadores de la gestion logistica KPI. Pag. 28.

36

Figura 8. Mapa de factores claves del éxito de la gestión15

Tomada de Luis Anibal Mora Garcia Indicadores de la gestion logistica KPI. Pag. 28. Todo se puede medir y por consiguiente controlar, el buen uso de los indicadores y su articulacion con los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos de logistica de la empresa, generara ventajas competitivas y un pocisionamiento de la empresa. 6.5.1. a. b. c. d. e. f.

Funciones de los indicadores de gestion. Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones. Controla la evolucion en el tiempo de los principales procesos y variables. Racionaliza el uso de la informacion. Sirve de base para la adopcion de normas. Sirve de base para la planificacion y prospeccion de la organización. Propicia la participacion de las personas en la gestion de la organización.

6.5.2. Vigencia Los indicadores de gestion se clasifican en temporales y permanentes: a. Temporales. Que tienen validez finita, se usan para evaluar el objetivo de un proyecto, y en algunos casos se descontinuan por perder interes para la empresa.

15

ibíd. Pág. 28.

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b. Permanentes. Son aquellas variables o factores que siempren estan presentes en la organización, deben ser constatemente revisados y comparados de acuerdo a los cambios de la empresa. 6.5.3. Indicador de evaluación de proveedores.16 Controla la calidad de los proveedores y el nivel de integracion de los mismos. Definicion. Numero y porcentaje de proveedores evaludos Periocidad. Mensual. Formula. proveedores evaluados Total proveedores Unidad de medida. porcentaje

16

Ibíd. Anexo. Tabla resumen indicadores de la gestión logística.

38

6.6. RESOLUCIÓN 2674 DEL 2013 SOBRE BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA Esta resolución tiene como finalidad hacer un control sanitario a todas las personas jurídicas o naturales encargadas de la fabricación, transporte, distribución y comercialización de alimentos y materias primas de alimentos; también verifica el cumplimiento de toda la exigencia para adquirir el permiso o registro sanitario. La aplicación de esta norma es de carácter nacional para: a. Las personas naturales o jurídicas que participen en la fabricación, procesamiento, envase almacenamiento, transporte, preparación y comercialización de alimentos, b. Toda persona que manipule alimentos, c. Todas las personas naturales o jurídicas que aporten insumos o materias primas d. Las autoridades sanitarias que ejercen la inspección, vigilancia y control sobre los actores mencionados en los literales a, b y c.

6.6.1. Edificaciones e instalaciones. Todos los establecimientos que participan en alguna de las actividades de manejo de alimentos es decir en cualquier fase de sus procesos, deben evaluar las siguientes áreas o ítems según la resolución 2674 del 2013: I. Localización y accesos II. Diseño y construcción III. Abastecimiento del agua IV. Disposición de residuos líquidos y solidos V. Instalaciones Sanitarias 6.6.2. Condiciones específicas de las áreas de elaboración. El proveedor debe verificar que las áreas a continuación mencionadas, cumplan los requisitos establecidos en las Buenas prácticas de Manufactura: I. Pisos y drenajes II. Paredes. III. Techos. IV. Ventanas y Otras Aberturas. V. Puertas. VI. Escaleras, Elevadores y Estructuras complementarias (Rampas y Plataformas). VII. Iluminación. VIII. Ventilación.

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6.6.3. Equipos e Instalaciones. Para el manejo de alimentos es importante que las herramientas utilizadas en el procesamiento, fabricación, preparación, envasado y expendido de alimentos sean de acuerdo al alimento, materia prima y tecnología usada; su mantenimiento e instalación debe ser de tal forma que se evite la contaminación del alimento y se pueda realizar una fácil limpieza y desinfección, según la resolución 2674 del 2013 se deben tener en cuenta las siguientes parámetros: I. Condiciones Generales. II. Condiciones Específicas. III. Condiciones de Instalación y Funcionamiento. 6.6.4. Personal Manipulador de Alimentos. Al momento de incorporar un manipulador de alimentos en cualquier proceso referente al manejo, se evaluaran los siguientes ítems: I. Estado de salud. II. Educación y Capacitación. III. Plan de Capacitación. IV. Practicas Higiénicas y Medidas de Protección. 6.6.5. Requisitos Higiénicos de fabricación. Con el fin de garantizar la inocuidad del alimento, se presenta a continuación los requisitos necesarios para las actividades de fabricación, preparación, procesamiento y envasado de alimentos y materias primas: I. Condiciones Generales. II. Materias Primas e Insumos. III. Envases y Embalajes. IV. Fabricación. V. Envasado y Embalado. VI. Prevención de la Contaminación Cruzada. 6.6.6. Aseguramiento y control de la calidad de la inocuidad. Todo el proceso de fabricación, procesamiento, envase, embalado, almacenamiento, distribución, comercialización y expendio de los alimentos debe garantizar la inocuidad del producto comestible, utilizando los controles de calidad; es importante que la empresa tenga una política y procedimiento claro para el alcance de este objetivo, a continuación la resolución 2674 del 2013 muestra los parámetros a evaluar: I. Control de la calidad e inocuidad. II. Sistema de control. III. Garantía de la confiabilidad de las mediciones. 6.6.7. Saneamiento. Toda persona natural o jurídica que participe en el proceso de fabricación, procesamiento, envase, embalado, almacenamiento, distribución, comercialización y expendio de los alimentos y materias primas, deberá desarrollar e implementar un plan de saneamiento, que

40

tenga como objetivos describir los procedimiento y políticas para disminuir la contaminación de los alimentos. Debe ser un documento escrito que mencione procedimientos, cronogramas, registros, listas de chequeo y responsables, este documento debe estar a disposición de las autoridades sanitarias y se responsabilizara de los siguientes programas: I. Limpieza y desinfección. II. Desechos sólidos. III. Control de plagas. IV. Abastecimiento. Se aclara que los conceptos mencionados sobre la resolución 2674 del 2013 de Buenas Practicas de Manufactura son generales, para adquirir una información más detallada se recomienda consultar17.

17

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolucion 2674 del 2013. Buenas practicas de manufactura. [Diario Oficial]. Bogotá, Colombia : s.n., 25 de Julio de 2013.

41

7. DESEMPEÑO ACTUAL DE LA EMPRESA

7.1. ORGANIGRAMA DE MI GRAN PARRILLA BOYACENSE. Figura 9. Organigrama de mi Gran parrilla Boyacense

JEFE DE COCINA GERENTE DE PUNTO

MAITRE

JEFE DE INVENTARIOS

JEFE DE MESEOS

JEFE DE PARRILLA JEFE DE BAR

JEFE DE COMPRAS

GERENCIA

JEFE DE SEGURIDAD JEFE DE CONTABILIDAD

CAJERAS

Fuente: propia 7.2.

MISIÓN.

Mi Gran Parrilla Boyacense se preocupa y está comprometida con el bienestar, seguridad y desempeño de sus colaboradores con el fin de ofrecer productos y servicios de óptima calidad que cumplan con los requerimientos del cliente. 7.3.

VISIÓN.

Ser una empresa líder y reconocida en el sector gastronómico, sobresaliendo tanto en la calidad que ofrecemos en nuestros platos, como en la atención que se le presta al consumidor, despertando así una confiabilidad de nuestros clientes hacia nuestra empresa.

42

7.4. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS. El restaurante Mi gran parrilla boyacense se ha caracterizado por tener un crecimiento sostenido, con un incremento constante de ventas que les ha permitido fortalecer las áreas administrativas y operativas de la empresa; ofrece comida típica boyacense, cortes de carnes, sopas, ensaladas y bebidas con y sin alcohol, a continuación se mencionaran los productos, ver tabla 6. Tabla 7. Lista de productos ofrecidos en Mi gran parrilla boyacense. Carnes Entradas

Pollo Res Arepa pechuga asada Baby beef Chorizo pechuga gratinada Baby Mozarela Longaniza Beef chorizo Patacones Menú infantil Churrasco Costilla de res cocida Medallones Punta de anca Mazorca sudada Pincho Carne asada Arroz con menudencias Chuletón Plátano Tibon steak sopas y tazas Especialidades Ensaladas Mazamorra Pollo campesino Caesar Ajiaco Gallina campesina Verde Patacón Guiso de cola Primavera Mondongo Osobuco Cuchuco Sobre barriga Verduras Arroz

Cerdo Pescados Costillas Bagre Lomo Mojarra Chuleta Chuleta hawaiana Mixtas Mixta de 2 Mixta de 3 Parrillada Bebidas Con alcohol Sin alcohol Sangría Jugos Licores Limonada Cervezas Granizados Vinos sodas Tinto Blanco

Mute

Rosado

Postres

Fuente: propia

43

7.5. OBJETIVO DE CALIDAD a. b. c. d. e. f. g. h. i.

Aumentar la satisfacción del cliente Entregar productos y servicio de óptima calidad. Garantizar Talento Humano competente. Mejorar continuamente. Dar cumplimiento continuamente a los lineamientos legales, técnicos y corporativos. Creatividad e innovación tecnológica. Dar una buena gestión a los residuos. Dar un uso eficiente al agua y a la energía. Disminuir la accidentalidad laboral.

7.6. PROCESOS USADOS EN EL MANEJO DE ALIMENTOS. El Restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense actualmente tiene tres puntos, la investigación se va a desarrollar en el punto del norte, dirección autopista norte cll 162 No 22 -68; este sitio es el encargado de recibir todas las materias primas, la capacidad de almacenamiento es óptima, se cuenta con instalaciones acordes a cada producto, cuartos de refrigeración, congelación, bodega de alimentos agrícolas e insumos, bodega de productos de aseo, todas las materias primas se separan y organizan de acuerdo a las Buenas Prácticas de Manufactura. La sistematización del inventario se realiza a través de la aplicación Forge. El establecimiento está encaminado a obtener la certificación en Buenas Prácticas de Manufactura, esta define la implementación de las BPM en todos los procesos de fabricación, preparación, transporte, procesamiento y envasado; también exige que todos los proveedores del restaurante cumplan con unos mínimos que garanticen la inocuidad del alimento o materia prima. En este orden de ideas el restaurante actualmente ha evaluado lo exigido por la norma y está en un proceso de implementación, que reúne las siguientes actividades a nivel interno: 7.6.1. Control de temperatura de las neveras. Esta actividad se realiza registrando las temperaturas en un formato; cada nevera tiene unos productos que necesitan mantenerse en unos intervalos de temperatura (ver resolución 2674 capitulo IV artículo 18)18 ; dependiendo de la capacidad de incremento de microorganismos en un producto o las recomendaciones del

18

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolucion 2674 del 2013. Buenas practicas de manufactura. [Diario Oficial]. Bogotá, Colombia : s.n., 25 de Julio de 2013

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proveedor, se mantendrá refrigerado o congelado evitando la proliferación de los mismos. (Ver Anexos A Y B) 7.6.2. Control de Ingreso de Materias Primas. El restaurante inspecciona toda materia prima o alimento cuando llega, verificando estado, temperatura, empaque y demás (ver resolución 2674 capitulo IV artículo 16)19; toda la información se registra en una planilla de control (Ver Anexo C). 7.6.3. Separación de productos. Todas las materias primas están almacenados de acuerdo a la figura 2. Esta distribución se realiza de tal forma que se evite la contaminación cruzada, es importante aclarar que hay varias neveras de congelación y refrigeración que son exclusivas para cada producto. Figura 10. Estructura de almacenamiento de Mi gran Parrilla Boyacense

almacenamiento

productos de aseo y desinfeccion

productos alimenticios

productos de criticidad media

refrigeracion: quesos, verduras, hortalizas, salsas, carnes rojas, productos precocinados.

productos de alto riesgo biologico

congelacion: pescados, pollo, papa francesa precocinada, alimentos que sufran facil proliferacion de microorganismos.

productos agricolas

jabon, toallas, desinfectantes etc.

temperatura ambiente: papa, tomate, cebolla, aguacate etc.

Fuente: propia

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MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolucion 2674 del 2013. Buenas practicas de manufactura. [Diario Oficial]. Bogotá, Colombia : s.n., 25 de Julio de 2013.

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7.6.4. Manejo de Elementos Sanitarios. Actualmente todos los procesos de fabricación, preparación, transporte, procesamiento y envasado se realizan haciendo uso de los elementos de protección solicitados por las autoridades sanitarias (ver resolución 2674 capitulo III artículo 14)20; es obligatorio el uso de gorro y tapabocas, en unos casos es obligatorio usar delantal, guantes y botas dependiendo de la criticidad del proceso (Ver Anexo D). 7.6.5. Control de Aseo de Sanitarios. Actualmente se lleva un control diario del aseo de sanitarios (ver resolución 2674 capitulo I artículo 6), donde cada 45 minutos se verifica que esté limpio (Ver Anexo E). 10.6.6. Control de Entrega y salida de residuos sólidos y líquidos. El establecimiento lleva un control de salida de los residuos el cual se hace de forma periódica (ver resolución 2674 capítulo I artículo 6), esta actividad es registrada en un planilla (Ver Anexo F). 10.6.7. Ficha Técnica. Este formato busca estandarizar todas las materias primas, insumos y productos alimenticios que utiliza el restaurante en todos sus procesos donde se manipule alimentos, sirve como referencia a los proveedores, que podrán tener un modelo del producto que busca la empresa para sus actividades (Ver Anexo G). Adicionalmente se están diseñando nuevos formatos que inspeccionen las materias primas antes de ser usadas en un proceso, y otros que describan todos los procedimientos que incluyen manejo de alimentos y la preparación de los mismos; esto se realiza con el fin de que todos los procesos estén registrados y controlados.

7.7. PROCESO A MEJORAR. Mi Gran Parrilla Boyacense se ha organizado a nivel interno para obtener la certificación de Buenas Practicas de Manufacturas en este ejercicio es importante que se articule con sus proveedores, para que ambos remen al mismo lado. En este punto está centrada nuestra investigación, el establecimiento actualmente tiene varios proveedores, entre ellos encontramos, los que abastecen los artículos de aseo, la papelería, bebidas con y sin alcohol, productos cárnicos entre otros, algunos proveedores están certificados con la ISO, y otros en Buenas prácticas de manufactura, pero al día de hoy el restaurante solo evalúa a sus proveedores en cuanto a la llegada y calidad del producto. 20

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. Resolucion 2674 del 2013. Buenas practicas de manufactura. [Diario Oficial]. Bogotá, Colombia : s.n., 25 de Julio de 2013.

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El establecimiento quiere empezar a visitar sus proveedores, enfatizando especialmente en los que abastecen productos críticos y agrícolas, evaluando sus plantas de producción, el transporte utilizado, la recepción que tienen de materias primas, la idoneidad del personal, la calidad de las instalaciones, es decir el cumplimiento de las Buenas Prácticas de manufactura. Adicionalmente quiere evaluar la capacidad logística de sus proveedores y así mejorar sus tiempos de producción. Mi Gran Parrilla Boyacense inicialmente no busca hacer un cambio de proveedores, la finalidad de este ejercicio es que ellos se adhieran a las nuevas políticas de la empresa, sometiéndose a una evaluación y tomando las respectivas acciones correctivas, actividad en la que el restaurante quiere hacerles un acompañamiento para que conozcan y apliquen las Buenas Prácticas de Manufactura a todos sus procesos de producción. A continuación se describen algunas falencias de los proveedores: 

    

Algunos proveedores no tienen tiempos de entrega definidos, al llegar la mercancía fuera de los tiempos establecidos por el restaurante, se deja de prestar atención a otras actividades importantes para el establecimiento por hacer la recepción y adecuación de las materias primas. Algunos proveedores no cumplen ni conocen las Buenas Prácticas de Manufactura, su producción es empírica. Debido a que el proveedor no conoce las BPM comete errores en los procesos de empaque, transporte y almacenamiento del producto. Algunos proveedores no cumplen con el proceso de rotulación de las materias primas. No se hace uso de elementos sanitarios por algunos proveedores. Algunos proveedores no cuentan con instalaciones óptimas para la preparación de sus productos.

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8. PROPUESTA

Partiendo de las necesidades de Mi Gran Parrilla Boyacense, de evaluar y conocer el estado de sus proveedores, se propone un MANUAL PARA LA EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES; el cual se estructura de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5.

Introducción Objetivo Alcance Definiciones Desarrollo a. Elaborar ficha técnica de la materia prima a cotizar (solo para productos alimenticios) b. Selección de proveedores i. Solicitud y evaluación de muestras ii. Solicitud de documentos iii. Evaluación del proveedor iv. Evaluación del proveedor con base a las Buenas Prácticas de Manufactura(solo para proveedores de alimentos de alto riesgo biológico) v. Registro del proveedor c. Reevaluación del proveedor 6. Anexos

Los parámetros de evaluación usados para la elaboración del manual fueron organizados con la recomendación del Gerente Fredy Garcia y el direccionamiento de la ingeniera Paola Cubides encargada de la implementación de las Buenas Prácticas de Manufactura.

48

8.1. MANUAL DE EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

8.1.1. Introducción. Comprendiendo la importancia de los proveedores del restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense, como un cliente interno, se presenta un manual que aporte en los procesos de la empresa; esta herramienta es una guía en la cual se le pretende brindar al establecimiento unas pautas que le permiten tomar decisiones encaminadas a mejorar los procesos de compras. El manual es solo un mapa de navegación en el cual el restaurante buscara tomar decisiones acertadas que se transformen en disminución de costos y mejoramiento de tiempos. 8.1.2. Objetivo. Establecer los parámetros necesarios para la evaluación, selección y reevaluación de proveedores, que no afecten la calidad del servicio, inocuidad de los alimentos, seguridad y salud del personal como los impactos ambientales. 8.1.3. Alcance. Este manual va dirigido y debe ser cumplido por toda persona que participe en el proceso de compra de Materias primas, Insumos, dotación, maquinaria, equipo y servicios para la realización de actividades de preparación de alimentos, es indispensable aplicar la normatividad vigente. 8.1.4. Definiciones Evaluación: Valoración de la capacidad de cumplir con los requisitos exigidos tanto en calidad, salud ocupacional y protección del medio ambiente. Reevaluación: Valoración para medir el desempeño del proveedor en un determinado periodo de tiempo. Proveedor: Empresa encargada de abastecer a una compañía de un producto, bien o servicio, para que cumpla con su fin comercial Características sensoriales. Es la observación del olor, sabor, color, el brillo, la textura y el aspecto general de un producto. Características Microbiológicas. Es el análisis de ausencia o presencia de microorganismos o parásitos en un alimento, se mide a través de unidades de masa , volumen o superficie.

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8.1.5. |Desarrollo a. Elaborar ficha técnica de la materia prima (solo para productos alimenticios). Teniendo en cuenta la necesidad de la empresa, se elaborara o consultara si ya existe la ficha técnica del producto cotizado, la cual servirá de referencia para que el proveedor conozca lo que busca el establecimiento, esta actividad se realizara con la Forma F-1 (Ver Anexo G) b. Selección de proveedores. i. Evaluación de muestras. Junto con la cotización, se solicitará al proveedor muestra del producto ofertado, la cual deberá ser evaluada por el responsable de su utilización en proceso, quien registrará la valoración en el formato F-2 (Ver Anexo H), en el campo MUESTRA, teniendo en cuenta: durabilidad, funcionalidad, calidad, unidad de empaque y operatividad. Se deben realiza tres cotizaciones como mínimo. ii. Solicitud de Documentos. Se debe solicitar al proveedor la siguiente documentación: Certificado de cámara de comercio, Fotocopia del RUT, Dos referencias comerciales, Registro sanitario de los bienes o productos ofertados, Concepto sanitario (proveedores de alimentos) y Certificaciones o registros sanitarios entre otros. iii. Evaluación de proveedor. Con base en la ficha técnica del producto o bien ofertado y la documentación entregada, se procederá a evaluar el proveedor, analizando los parámetros establecidos en el formato F-3 (Ver Anexo I). De acuerdo con la calificación obtenida se efectúa la clasificación de los proveedores así:

Tabla 8. Calificación de proveedores Estado Principal Potencial Rechazado

Selección Primera opción de compra Proveedor alterno No se realiza registro

Calificación Calificación entre 80 y 100 Calificación entre 60 y 79 Calificación menor de 60

Fuente propia

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|Nota. Para la evaluación de proveedores de servicios, entiéndase:  



Calidad de Producto: La calidad del servicio, determinada una vez sea recibido a Satisfacción el servicio prestado. Unidad de empaque y transporte: Acorde a los lineamientos de las Normas y decretos para alimentos, productos de aseo como certificaciones y aprobaciones con los entes reguladores Capacidad de despacho: Tiempo de entrega del servicio y caracterización.

iv. Evaluación del proveedor con base a las Buenas Prácticas de Manufactura (solo para proveedores de alimentos de alto riesgo biológico). Para proveedores de alimentos de alto riesgo biológico (carne de cerdo, pollo, pescado, lácteos, embutidos, pan,) se deberá hacer visita en planta, utilizando para la evaluación el formato F-4 (ver Anexo J). Posteriormente a la visita de planta, los proveedores deberán implementar las mejoras tomando las respectivas acciones correctivas para superar los puntos donde se encontraron falencias. v. Registro del proveedores. Una vez terminado el proceso de evaluación, se procederá a ingresar el proveedor en la base de datos entregando al proveedor el formato F-5 (Ver Anexo K) el cual deberá ser diligenciado y firmado por el representante legal de la empresa. c. Reevaluación del Proveedor. Para evaluar el desempeño de los proveedores se deberá realizar evaluación previa al producto, servicio o bienes, por parte del usuario, aplicando el formato F-6 (Ver Anexo L)

Según el resultado de la reevaluación (ver tabla 8), si los proveedores bajan su calidad, pueden ser rechazados si no toman las acciones correctivas necesarias, así hubieran superado anteriormente la evaluación; por eso es importante conocer la frecuencia con la que se deben evaluar a los proveedores después de seleccionados.

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Tabla 9.Frecuencia de Reevaluación según el tipo de proveedor Proveedor de Productos de aseo que influyen en la calidad del servicio Alimentos de alto riesgo microbiológico Demás alimentos Servicios Fuente propia

Formato F-6

Frecuencia cada 12 meses

F-6 y F-4

Cada 6 meses

F-6 F-6

cada 6 meses cada 12 meses

8.1.6. Anexos.

Tabla 10. Lista de formatos Letra Formato G F-1 H F-2 I F-3 J F-4 K F-5 L F-6 Fuente propia

Nombre FICHA TÉCNICA EVALUACIÓN DE PRODUCTOS EVALUACIÓN DE PROVEEDORES EVALUACIÓN EN PLANTA REGISTRO DE PROVEEDORES REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

8.2. INDICADOR DE GESTIÓN. La forma de evaluar los resultados de manual es a través del indicador de gestión, proveedores evaluados, el cual nos permite conocer la cantidad o porcentaje de proveedores evaluados.

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8.3 MISIÓN DE MANUAL

Fortalecer la estandarización de los procesos de gestión de compras y selección de proveedores del restaurante mi gran Parrilla boyacense, con base en la resolución 2674 del 2013 y mediante la metodología de selección de proveedores.

8.4 IMPACTO DEL MANUAL

   

Mejorar los procesos logísticos y sanitarios de los actuales proveedores del Restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense. Definir parámetros para el futuro manejo de la gestión de compras y selección de proveedores. Obtener la certificación en buenas prácticas de manufactura. Mejorar tiempos en los procesos y disminuir costos.

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CONCLUSIONES

1. La metodología de evaluación de proveedores, permitió al restaurante Mi gran parrilla Boyacense estructurar sus procesos para la calificación y selección de proveedores; a través de la organización de una plantilla, que priorizo en la verificación de los criterios más relevantes para la empresa, como precio, calidad, tiempos y personal de los proveedores. 2. Las Buenas Prácticas de Manufactura condujeron al restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense a mejorar sus procesos de control y manejo de alimentos. Atravesando los límites físicos de la empresa para crear una propuesta que evalué las condiciones sanitarias de las plantas de producción de los proveedores. 3. La agrupación de la información existente y la recogida durante la investigación, permitió crear una herramienta de evaluación, selección y reevaluación de proveedores para el restaurante Mi Gran Parrilla Boyacense. Tabla 11. Cuadro comparativo antes y ahora con el manual ANTES No había una política de compras No había una política de selección de proveedores No había un control en el transporte de materias primas No existían fichas técnicas de los alimentos de alto riesgo biológico Se implementaba la resolución 2674 del 2013 a nivel interno No existía un registro de proveedores No se calificaba ni reevaluaba a los proveedores. No se visitaban las plantas de producción de los proveedores Algunos proveedores no conocían la resolución 2674 del 2013 Se gastaba tiempo y dinero en procesos con los proveedores Fuente propia

AHORA Existe Existe Existe Existe Se aplica a los proveedores Existe De acuerdo al tipo de proveedor se evalúa de una forma periódica. Ahora se visitan y evalúan Todos los proveedores la conocen Se disminuyen tiempos y gastos en procesos con los proveedores

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RECOMENDACIONES

1. Es importante la implementación del Manual de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores por que permitirá a la empresa tener una nueva herramienta que los ayude en el proceso de certificación en Buenas Prácticas de manufactura. 2. Se deberá realizar pruebas pilotos con el Manual de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores, que permitan si es necesario la inclusión de nuevos criterios de verificación, los cuales podrán surgir de acuerdo a los productos evaluados o a las necesidades que tenga la empresa respecto a sus proveedores. 3. Es importante que el Manual de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores valla de la mano con las políticas de la empresa, ya que este ejercicio permitirá el constante uso de esta herramienta.

55

BIBLIOGRAFÍA

ANONIMO. (15 de MAYO de 2012). Colombianos aumentaron consumo en los restaurantes. Obtenido de Diario el Colombiano: www.elcolombiano.com BALLOU, R. H. (2004). Logistica admininistracion de la cadena de suministro quinta edicion. Mexico: PEARSON EDUCACIÓN,. BOGOTÁ, C. C. (2010). Logistica y distribuciion fisica internacional. Biogotá: LEGIS S.A. GARZON, O. D. (16 de junio de 2015). El sector gastronómico creció 22% en el último año con 90.000 restaurantes. Obtenido de Diario la Republica: http://www.larepublica.co HERNANDEZ LOPEZ, J., & MEJIA LOPEZ, M. M. (2012). DOCUMENTACION NORMA ISO 9001:2008 PARA EL RESTAURANTE. Pereira, Colombia. MENDOZA, L. (s.f.). Gestion de abastecimiento. Documento. Bogotá. MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL. (25 de Julio de 2013). Resolucion 2674 del 2013. Buenas practicas de manufactura. Bogotá, Colombia. MORA GARCIA, L. A. (s.f.). Indicadores de la gestion logistica KPI. MORENO, C. (2015). Gestión de compras. Presentación powerPoint. Bogota. RUIZ, L. M. (25 de Enero de 2013). El negocio de la gastronomía viene aumentando su buen sabor. Obtenido de Diario La Republica: www.larepublica.co VELASQUEZ MEDINA, V. (2006). Implementación del manual de buenas prácticas de manufactura para las auditorías internas en la cadena PIZZA HUT COLOMBIA. BOGOTA, Colombia.

ANEXOS

56

ANEXO A. FORMATO DE CONTROL DE TEMPERATURAS PARA CONGELACIÓN

F- FOAL- 003

MI GRAN PARRILLA BOYACENSE

Emisión: 13/03/2015 Versión : 1

CONTROL TEMPERATURAS CUARTOS FRIOS

Página 1 de 1

CONGELACIÓN SEDE: MES: Limites de Especificación: -10°C a -22°C NUMERO

FECHA

HORA

TEMPERATURA

OBSERVACIONES

RESPONSABLE (Nombre)

SUPERVISION

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 FRECUENCIA: La toma de datos se debe tomar tres veces al día;a las 7 AM, a las 11:30 M y a las 5 PM. (Estas horas son promedio y se deben tomar con un lapso de tiempo de 5 horas entre cada toma) MEDIDA PREVENTIVA: Realizar un seguimiento adecuado de las temperaturas en los cuartos de congelación para cumplir con los parámetros establecidos MEDIDA CORRECTIVA: Cuarto frío fuera de específicaciones, deberá informarse de inmediato al Supervisor o Capitan a cargo y/o gerente de Sede. Observaciones:

Persona que registra la temperatura: Responsable

Persona que verifica la temperatura: Supervisor o Capitan.

57

ANEXO B. FORMATO DE CONTROL DE TEMPERATURAS PARA REFRIGERACIÓN

F- FOAL- 004

MI GRAN PARRILLA BOYACENSE

Emisión: 13/03/2015 Versión : 1

CONTROL TEMPERATURAS CUARTOS FRIOS

Página 1 de 1

REFRIGERACIÓN SEDE MES Limites de Especificación: 0°C a 5°C +/- 2°C para Temperatura Ambiente 2°C a 20°C +/- 2°C

-6°C a 8°C +/- 2°C para Temperatura Ambiente 20°C a 38°C +/- 2°C NUMERO

FECHA

HORA

TEMPERATURA

OBSERVACIONES

RESPONSABLE (Nombre)

SUPERVISION

1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 1 2 3 FRECUENCIA: La toma de datos se debe tomar tres veces al día;a las 7 AM, a las 11:30 M y a las 5 PM. (Estas horas son promedio y se deben tomar con un lapso de tiempo de 5 horas entre cada toma) MEDIDA PREVENTIVA: Realizar un seguimiento adecuado de las temperaturas en los cuartos de congelación para cumplir con los parámetros establecidos MEDIDA CORRECTIVA: Cuarto frío fuera de específicaciones, deberá informarse de inmediato al Supervisor o Capitan a cargo y/o Administrador de la Sede Observaciones:

Persona que registra la temperatura: Responsable

Persona que verifica la temperatura: Supervisor o Capitan

58

ANEXO C. FORMATO DE INSPECCIÓN DE MATERIAS PRIMAS

F-FOAL-006 Emisión: 10/08/2015 Versión : 1

INSPECCION MATERIAS PRIMAS SEDE

INSPECCION FECHA

Pagina 1 de 1

MES:

PRODUCTO

CANT.

N° LOTE

MANEJO

VISUAL OLO COLO TEX PRODUCTO B M B M B M B M

TRANSPORT CARACTERISTICAS FE ***

B

M

Q TEMPERATURA RECEPCIO ALMACE N

TIPO DE FECHA VENC.

ALMACENAMIENT O /DISPOSICION AMB FRIO

OBSERVACIONES

***Se realiza un control del estado Higienico Sanitario del Vehiculo en donde se tiene en cuenta el concepto sanitario del vehiculo, carnet de manipulación de alimentos del personal que tranasporta, el estado limpieza, temperatura del vehiculo como el mecanico y fisico (organización, estibas entre otros) INSPECCIONO: VERIFICO:

59

ANEXO D. FORMATO DE VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS SANITARIOS

60

ANEXO E. FORMATO DE CONTROL DE ASEO A SANITARIOS

61

ANEXO F. FORMATO DE CONTROL DE SALIDA Y ENTREGA DE RESIDUOS SOLIDOS Y LÍQUIDOS.

62

ANEXO G. FORMATO DE FICHA DE TÉCNICA PARA MATERIAS PRIMAS

63

ANEXO H. FORMATO DE EVALUACIÓN DEL PRODUCTO MI GRAN PARRILLA BOYACENSE EVALUACION DE PRODUCTOS

F-2

PERIODO DE EVALUACION RESPONSABLE

No.

CALIFICACIÓN

PRODUCTO

PROVEEDOR

5

4

3

2

1

MUESTRA

COMENTARIO ADICIONAL

CALIDAD DEL PRODUCTO 5 EXCELENTE (dura bi l i da d, Textura , Ol or....)

4 BUENO

3 ACEPTABLE

2

REGULAR

CALIFICACIÓN

PRODUCTO

PROVEEDOR

5

4

3

2

1

1

MALO

MUESTRA

COMENTARIO ADICIONAL

CALIDAD DEL PRODUCTO 5 EXCELENTE (dura bi l i da d, Textura , Ol or....)

4 BUENO

3 ACEPTABLE

2

REGULAR

CALIFICACIÓN

PRODUCTO

PROVEEDOR

5

4

3

2

1

1

MALO

MUESTRA

COMENTARIO ADICIONAL

CALIDAD DEL PRODUCTO 5 EXCELENTE (dura bi l i da d, Textura , Ol or....)

4 BUENO

3 ACEPTABLE

2

REGULAR

CALIFICACIÓN

PRODUCTO

PROVEEDOR

5

4

3

2

1

1

MALO

MUESTRA

COMENTARIO ADICIONAL

CALIDAD DEL PRODUCTO 5 EXCELENTE (dura bi l i da d, Textura , Ol or....)

4 BUENO

3 ACEPTABLE

2

REGULAR

1

MALO

64

ANEXO I. FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES MI GRAN PARRILLA BOYACENSE

F-3

EVALUACION DE PROVEEDORES

FECHA DIRECCION

PROVEEDOR NIT DE DESEMPEÑO

INICIAL O DE REGISTRO

PROVEEDOR DE :

SERVICIOS

PERIODO

PRODUCTOS

MATERIAS PRIMAS

DESCRIPCIÓN

CALIFICACION

5

EXCELENTE

4 BUENO

3

REGULAR

DEFICIENTE

2

CALIFICACION 3

% 1. PRECIO

5

4 10,5

1.1 preci o i ni ci a l coti za do

40%

14

1.2 Eva l ua ci ón de s us va ri a ci ones dura nte el peri odo

30%

10,5

1.3 Forma de Pa go

30%

10,5 0

Sub – Total

PONDERACIÓN

7

7,88 90 días

7,88

NO CUMPLE

1

5,25 60 días

0

5,25

2

1

3,5

0

2,63 45 días

2,63

0

0 De 4 a 5

0

0 0

CARGO:

35% EVALUADO POR:

Inmediato

TOTAL

2. CALIDAD (s i l a eva l ua ci ón es i ni ci a l ca l i fi que uni ca mente el i tem 2.1) 2.1 Cumpl i mi ento de l a s es peci fi ca ci ones Técni ca s (evaluación de producto)

30%

10,5

7,88

5,25

2,63

0

2.2 Devol uci ones

20%

7

5,25

3,5

1,75

0

2.3 Ma nejo Hi gi éni co de productos a l i menti ci os

20%

7

5,25

3,5

1,75

0

2.4 Pres enta ci ón de l a pers ona que entrega productos a l i menti ci os

20%

7

2.5 Recl a mos por defectos de ca l i da d de a rti cul o en us o

10%

3,5 0

Sub – Total

PONDERACIÓN

5,25 0

2,63

3,5 De 1a 2

0

1,75

1,75 De 3 a 4

0,88

0

0 De 4 a 5

0

0

M ás de 5

0

CARGO:

35% EVALUADO POR:

M ás de 5

TOTAL

3. SERVICIO 3.1 Cumpl i mi ento con ca nti da des s ol i ci ta da s

30%

9

Cumple

3.2 Cumpl i mi ento con ti empos de entrega

20%

6

Siempre cumple

3.3 Ca pa ci da d de des pa cho

10%

3

I N M ED I A T A

N.A.

N.A.

4,5

Incumple 1 vez

3

2,25

Dí a si g ui ent e

1,5

5 A 10 d í as

3.4 Ca pa ci da d de des pa cho (s ucurs a l es )

10%

3

1 a 5 d í as

2,25

1,5

3.5 Uni da d de empa que

10%

3

Cumple

N.A.

N.A.

3.6 Documenta ci ón de regi s tro requeri da

10%

3

Co mpleta

N.A.

1,5

Un día

1,13

No cumple

0

Incumple más de 3 veces

2 D IA S

0,75

3 D IA S

0

4 D i as o mas

0,75

16 - 2 0 D í as

11- 15 d í as

0

2 1 D i as o más

1,5

N.A.

0

No cumple

P arcial

N.A.

0

No t iene

Cinco días

0,38

0

M ás de 10 dí as

3.7Envío oportuno de toda la documentación requerida, notas crédito o débito

5%

1,5

3.8 Atenci ón y s ol uci ón de recl a mos y s ol i ci tudes

5%

1,5

1,13

0,75

0,38

0

0

0

0

0

0

Sub – Total

PONDERACIÓN DESCRIPCIÓN

TOTAL

1. PRECIO

35%

0

2. CALIDAD

35%

0

3. SERVICIO

30%

0

CALIFICACIÓN FINAL

Ocho días

CARGO:

30% EVALUADO POR:

PORCENTAJE

Tres días

0,75

0 Incumple 3 veces

N.A. Inclumple 2 veces

TOTAL

CLASIFICACION PRINCIPAL

POTENCIAL

RECHAZADO

0

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE NOMBRE:

FIRMA:

65

ANEXO J. FORMATO DE EVALUACIÓN EN PLANTA MI GRAN PARRILLA BOYACENSE

F-4

EVALUACION EN PLANTA PROVEEDOR DE: NOMBRE DEL PROVEEDOR: REPRESENTANTE: PROVEEDOR DE: EDIFICACION E INSTALACIONES

SI

1 2 3 4 5 6 7 8 9

LOCALIZACION Y ACCESO A LA PLANTA AISLADO DE FOCOS DE INSALUBRIDAD PROTECCION PARA EVITAR EL INGRESO DE POLVO, LLUVIA, PLAGAS O ROEDORES PAREDES Y PISOS LAVABLES, EN MATERIALES NO POROSOS, NO ABSORVENTES NI AGRIETADOS PISOS CON PENDIENTES PARA DESAGUES ABASTECIMIENTO DE AGUA POTABLE REMOCIÓN DE RESIDUOS SOLIDOS Y LIQUIDOS CONTAMINANTES INSTALACIONES SANITARIAS ADECUADAS CON : PAPEL HIGIÉNICO, DISPENSADOR DE JABON, Y EQUIPO PARA SECADO DE MANOS AVISOS PARA LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN LAVAMANOS EN ZONAS DE PRODUCCIÓN

1 2 3 4 5

UTENSILIOS DE MATERIAL ANTICORROSIVO, LISO, IMPERMEABLE, LAVABLES SUPERFICIES DE MATERIAL ANTICORROSIVO, LISO, IMPERMEABLE, LAVABLES DISTANCIA PERIMETRAL ENTRE EQUIPOS Y PAREDES UTILIZACION DE DESINFECTANTE, FRECUENCIA Y DOSIS ADECUADA EXISTENCIA DE UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

1 2 3 4 5 6

EXAMENES DE LABORATORIO MENORES A UN AÑO CURSO DE MANIPULADOR DE ALIMENTOS MENOR A UN AÑO AVISOS DE NORMAS DE HIGIENE PARA MANIPULADOR DE ALIMENTOS HIGIENE PERSONAL USO DE COFIA Y TAPABOCAS UÑAS CORTAS Y AUSENCIA DE JOYAS

1 2 3 4 5

ANÁLISIS FISICOQUIMICOS Y MICROBIOLOGICOS DE CONTROL (AMB, SUP, R.H.) CONSERVACION DEL PRODUCTO DE ACUERDO CON LAS NORMAS (TEMP ADECUADAS) SEPARACION DE LA MATERIA PRIMA Y DEL PRODUCTO TERMINADO CONCEPTO SANITARIO VIGENTE USO DE ENVASES Y EMPAQUES QUE EVITEN CONTAMINACIÓN

1 2 3 4 5 6

EXISTENCIA DE UN SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD, INSPECCIONES A M.P. , PROCESO Y P.T. (REGISTROS) PRESENCIA DE UNA PERSONA ENCARGADA DE CALIDAD PRESENCIA DE MANUALES DE CALIDAD, BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA, PROCEDIMIENTOS PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE NORMA PARA CERTIFICACION CUMPLIMIENTO CON ESPECIFICACIONES DE PRODUCTO CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN Y CUMPLIMIENTO CON PEDIDOS

NO

PUNTOS STANDARD

PUNTOS OBTENIDOS

100 100 100 100 100 100 100 50 100

EQUIPOS Y UTENSILIOS 100 100 50 100 100

RECURSO HUMANO ( MANIPULADORES DE ALIMENTOS) 100 100 50 100 100 100

REQUISISTOS HIGIENICOS DE FABRICACION 50 100 100 100 100

ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE CALIDAD 100 100 100 100 100 100

SANEAMIENTO EXISTENCIA DE UN PROGRAMA DE ASEO Y DESINFECCIÓN (Agentes de higiene y desinfección adecuados, fichas técnicas. 1 Certificados de calidad)

100

2 EXISTENCIA DE UN PROGRAMA DE FUMIGACIÓN, CONTROL DE PLAGAS.

100

TOTAL

3100

0 0,00%

CONCEPTO EXCELENTE BUENO ACEPTABLE NO ACEPTABLE

% ENTRE 90 Y 100 % ENTRE 80 Y 90 % ENTRE 60 Y 80 % < 60

REPRESENTANTE PROVEEDOR :

__________________________ NOMBRE

REPRESENTANTE I.N. .:

FIRMA

___________________________ NOMBRE

FIRMA

66

ANEXO K. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES MI GRAN PARRILLA BOYACENSE REGISTRO DE PROVEEDORES

PRIMERA VEZ

ACTUALIZACION

F-5 FECHA DIA

MES

AÑO

1.INFORMACION BASICA DEL PROVEEDOR Nombre o Razón Social Naturaleza Jurídica:

Jurídica

Natural

No. Identificación Tributaria: Cédula

Nit

C. Extran.

Número

Lugar Expedición

Registro Sanitario

Concepto Sanitario

Tiempo de Entrega:

Forma de Pago:

Posee Certificado de Sistema de Gestión de Calidad?

Si (Anexar Certificado)

No

2. DATOS DE PERSONAL AUTORIZADO POR EL PROVEEDOR Nombre del Representante Legal Dirección:

Ciudad

Tel.:

Departamento

Fax:

Dirección Electrónica

Nombre encargado ante Mi Gran Parrilla Boyacense N° de Cédula

Dirección correspondencia

Tel.:

Fax:

Dirección Electrónica

3. IDENTIFICACION DE LA CUENTA EN AL CUAL AUTORIZA EL ABONO DE LOS PAGOS Nombre de la Entidad Financiera

Código Entidad

Número de Cuenta

Tipo Cuenta:

Código de la Sucursal

Ciudad:

Ahorro

Corriente Departamento:

Dirección Entidad Financiera: 4. INFORMACION TRIBUTARIA Calidad de Contribuyente: Gran Contribuyente SI

NO

Tarifa ICA Bogotá

Autorretenedores

NO

Tarifa ICA Ciudad

SI

Otra: No contribuyente : Anexar resolución Régimen IVA

COMUN

SIMPLIFICADO

Ciudad EXENTO

Certificamos que la anterior información es veraz y no compromete a Mi gran Parrilla Boyacense

Nota: Adjuntar Certificación bancaria de la cuenta en la cual se depositan los valores, certificado de cámara de Comercio, Fotocopia del RUT, Listado de precios de bienes y servicios ofrecidos, dos referencias comerciales. Anexar copia del concepto sanitario cuando aplique. Nombre del Representante Legal

Firma Representante Legal

67

ANEXO L. FORMATO DE REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES MI GRAN PARRILLA BOYACENSE

F-6

REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES

FECHA DIRECCION

PROVEEDOR NIT

PROVEEDOR DE :

SERVICIOS

PRODUCTOS

MATERIAS PRIMAS

DESCRIPCIÓN

CALIFICACION

5

EXCELENTE

4 BUENO

3

REGULAR

DEFICIENTE

2

CALIFICACION 3

%

2

1

Eva l ua ci ón del preci o y s us va ri a ci ones dura nte el peri odo

60%

21

15,8

10,5

5,25

0

Forma de Pa go

40%

14

10,5

7

3,5

0

0

0

0

0

1. PRECIO

4

0

Sub – Total

PONDERACIÓN

5

NO CUMPLE

1

CARGO:

35% EVALUADO POR:

TOTAL

2. CALIDAD Cumpl i mi ento de l a s es peci fi ca ci ones Técni ca s (evaluación de producto)

30%

10,5

7,88

5,25

2,63

0

Devol uci ones

20%

7

5,25

3,5

1,75

0

Ma nejo Hi gi éni co de productos a l i menti ci os

20%

7

5,25

3,5

1,75

0

Pres enta ci ón de l a pers ona que entrega productos a l i menti ci os

20%

7

5,25

3,5

1,75

0

Recl a mos por defectos de ca l i da d de a rti cul o en us o

10%

3,5

PONDERACIÓN

0

0

Sub – Total

2,63

De 1a 2

0

1,75

De 3 a 4

0,88

0

De 4 a 5

0

0

M ás de 5

0

CARGO:

35% EVALUADO POR:

M ás de 5

TOTAL

3. SERVICIO Cumpl i mi ento con ca nti da des s ol i ci ta da s

40%

12

Cumple

N.A.

N.A.

0

No cumple

2,25

Incumple 3 veces

0

Incumple más de 3 veces

Cumpl i mi ento con ti empos de entrega

30%

9

Ca pa ci da d de des pa cho

10%

3

I N M ED I A T A

2,25

Dí a si g ui ent e

1,5

2 D IA S

0,75

3 D IA S

0

4 D i as o mas

Envío oportuno de toda la documentación requerida, notas crédito o débito

10%

3

Un día

2,25

Tres días

1,5

Cinco días

0,75

Ocho días

0

M ás de 10 dí as

Atenci ón y s ol uci ón de recl a mos y s ol i ci tudes

10%

3

2,25

1,5

0,75

0

0

0

0

0

0

Sub – Total

PONDERACIÓN DESCRIPCIÓN

TOTAL

1. PRECIO

35%

0

2. CALIDAD

35%

0

3. SERVICIO

30%

0

CALIFICACIÓN FINAL

4,5

Inclumple 2 veces

CARGO:

30% EVALUADO POR:

PORCENTAJE

6,75

Incumple 1 vez

N.A.

Siempre cumple

TOTAL

CLASIFICACION PRINCIPAL

POTENCIAL

RECHAZADO

0

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE NOMBRE:

FIRMA:

68

ANEXO M CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

69