• Author / Uploaded
• Juan Carlos Jacinto

• Categories
• Contabilidad
• Calidad (comercial)
• Seguro
• Factura
• Negocios (general)

Citation preview

Carrera: Ingeniería Logística y Transporte

en

Materia: Logistica de abastecimiento

Empresa Ferguson Crest

Docente: Hector Medina Ayala

Formato de manual de compras

Lázaro Cárdenas, Mich; 01 de marzo de 2015

§

Planificación de compras

A) Todos los gastos del plantel o área corporativa, deberán tener previamente autorizada la orden de compra en original y una copia. B) Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el área interesada.

C) Las solicitudes para el desarrollo comunitario, siempre deberán ser expedidas el interesado, quien deberá requisitarlas en su totalidad D) Las solicitudes de autorización de compra de los artículos de papelería, toner y limpieza deberán realizarse de manera quincenal (01 al 05 y del 15 al 20) E) Las órdenes de compra se recibirán los martes y jueves de 9:00 a 18:30 hrs. Y el trámite de autorización tardará máximo tres días hábiles. Las características que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una solicitud de requerimiento son las siguientes:

FECHA: La fecha de elaboración. DEPENDENCIA: Se escribirá el nombre de la dependencia solicitante. CANTIDAD: El número de piezas por artículo. DESCRIPCIÓN: Descripción del articulo solicitado. OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la solicitud, así como la fecha en que solicita se le entregue el bien o servicio. LÍNEA FINAL: Se deberá colocar una línea punteada después del último artículo para delimitar la solicitud, ello para evitar anomalías. FIRMA: El responsable del área solicitante deberá firmar toda solicitud presentada, siempre dirigida al departamento de compras.

§

Selección de procedimientos de compras

CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS: Ferguson Crest para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos directamente:

VALOR Y/O CUANTIA

AUTORIZADOR

Hasta 10 Salarios Min

Director Financiero o Secretario General

Superior 30 Salarios min.

Dep. Contabilidad

Hasta 200 Salarios min.

Dep. logistica

Superior a 200 Salarios min.

Direccion general

Los criterios para realizar compras mayores a $10 000 son los siguientes: - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o documento equivalente (Recibo caja menor) - Deben ser consultadas y autorizadas por el Director general. - No requerirá seguimiento de proveedores ni evaluación de gestión anual

§

Formulacion de bases y términos de referencia

§

Criterios y mecanismos de evaluación

§

Gestion de contratos y proveedores

Se deberá garantizar el adecuado registro de proveedores, para poderles asignar la compra de los artículos y materiales requeridos para el desempeño de las actividades de las Dependencias. Se deberá garantizar la transparencia en el registro de proveedores y permitirles el acceso al padrón. Cada proveedor es responsable de su inscripción, así como de mantenerse actualizado en el padrón de proveedores, por medio de una renovación, a la cual se le dará el mismo tratamiento que la inscripción, esto para ser considerado como activo en las compras del municipio. El Padrón de Proveedores deberá cuando menos de contener: a b c d e f g h i j k l

El nombre y denominación o razón social. Contener número de folio del proveedor (asignado en el Departamento de Contabilidad). Lugar y Fecha de solicitud. Giro en que opera y porcentaje por actividad así como clase de mercancía o descripción del servicio que ampara. Copia del recibo de pago hecho en la Tesorería. Copia de Identificación con foto del propietario o apoderado legal. Copia de comprobante de domicilio (agua, luz y/o teléfono). Copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyentes. Copia de la última declaración fiscal (anual y mensual). Copia del acta constitutiva (en caso de ser persona moral). Copia del acta de nacimiento (en caso de ser persona física). Copia de la C.U.R.P. (en caso de persona física)

m Calidad del producto y/o servicio. n Tiempo de entrega del producto y/o servicio. Nota: La inscripción en el padrón de proveedores tendrá la vigencia correspondiente a un año calendario (del mes de enero al mes de diciembre de cada año). El Departamento de Compras será el responsable de dar de baja del sistema, al proveedor que tenga más de un año y no renueve su inscripción en el padrón. Se deberá llevar un registro del desempeño de los proveedores y este debe ser parte de la información contenida en el Padrón de Proveedores el cual deberá de cubrir por lo menos los siguientes aspectos: a b c

Calidad del producto y/o servicio brindado. Tiempo de entrega del producto. (información que proporcionará la Dependencia solicitante) Costos de producto y/o servicio referente a otros proveedores que manejen un producto similar.

Será responsabilidad del Departamento de Compras realizar una revisión al Padrón de Proveedores, por lo menos una vez al año para asegurarse la actualización del mismo. La fecha de la última revisión deberá ser colocada al inicio del padrón. Las únicas áreas autorizadas para realizar modificaciones al padrón de proveedores son: a b

El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal. El Departamento de Compras.

El Departamento de Compras será la única dependencia que podrá dar de alta a los proveedores en el sistema. El Departamento de Contabilidad de la Tesorería Municipal será el responsable de asignar la cuenta contable y la activación dentro del sistema a cada proveedor mediante la autorización expresa por parte del Departamento de Compras. Será Responsabilidad del Departamento de Compras por lo menos con un mes de anticipación sobre el vencimiento del registro a cada proveedor, indicando en el mismo aviso las consecuencias que genera dicho vencimiento.

§

Recepcion de bienes y servicios

 La Mercancía deberá ser recibida por la Encargada de Servicios Administrativos quien se asegurará de que la mercancía recibida está de acuerdo con la Orden de Compra y sus especificaciones.  La Encargada de Servicios Administrativos procederá a firmar el Conduce o Factura como prueba de haber recibido conforme la Mercancía.  La Mercancía recibida será entregada bajo firma del Conduce o Factura al departamento que la solicita. �Nota: Deberá informarse a Contabilidad de la recepción del Activo Fijo para su registro y numeración antes de ser distribuido.  La Encargada de Servicios Administrativos anexará el Conduce o Factura a la Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de cheque.  Los Activos Fijos Comprados deberán ser incluidos en el Seguro contra todo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirán al realizar la revisión periódica de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuantía como son la adquisición de vehículos, equipo de cómputos, etc. se asegurarán al momento de su adquisición.

§

Procedimientos de pago PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE RD$4,000.00 �No requiere cotizaciones escritas. �Servicios Administrativos elige proveedor tomando en consideración la calidad de producto, precios, servicios y condiciones de pago.

�Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio asignado como solicitado. �Dirección Ejecutiva firma Orden de Compra en señal de aprobación. PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE RD$4,001.00 HASTA RD$7,000.00 �Se requieren por lo menos dos cotizaciones escritas. �Dirección Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del producto, precios, servicios y condiciones de pago. �Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio asignado como solicitado. �Dirección Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobación.

PARA COMPRAS DESDE RD$7,001.00 HASTA RD$30,000.00 �Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas. �Dirección Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del producto, precios, servicios y condiciones de pago. �Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio asignado como solicitado. �Dirección Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobación. PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE RD$30,000.00 �Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas. �La Dirección Ejecutiva somete el expediente completo de la Cotización al Comité de Compras para su consideración y aprobación. �Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio asignado como solicitado. �Dirección Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobación. �En compras mayores de RD$100,000.00 se mantiene este mismo procedimiento con la excepción de que el expediente de cotización también debe ser ratificado por el Comité Coordinador.

§

Politica de inventarios

§

Autorizaciones para el proceso de compras  Encargada de servicios administrativos

Firma la Orden de Compra en el espacio de preparado por y la remite anexa con el Formulario de Cotización ya autorizado y el de Requisición Interna, a la Dirección Ejecutiva para su aprobación. Prepara Orden de Compra en original y dos copias (FORM.PC3). Firma la Orden de Compra en el espacio de Preparado Por y la remite anexa con el formulario de cotizaciones ya autorizado y el de Requisición Interna a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.  Direccion ejecutiva Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa si todo está correcto. a) Si tiene observaciones se comunica con el Encargado de Servicios Administrativos. Firma la Orden de Compra en el espacio de autorizado y la devuelve al Encargado de Servicios Administrativos  Encargado de servicios administrativos Recibe la Orden de Compra con sus anexos.

§

Organigrama de la entidad