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MANUAL DE COMPRAS DEL RESTAURANTE “EL GÜERO CANELO”

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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

DISEÑO ORGANIZACIONAL DR. ALEJANDRO KLEIN BARREDA

TRABAJO FINAL MANUAL DE COMPRAS DEL RESTAURANTE “EL GÜERO CANELO”

INTEGRANTES: ARTURO MILLÁN BORBÓN SALMA ABIGAIL PÉREZ GARCÍA LAURA JULISSA RAMOS LÓPEZ CHRISTIAN SERRANO YAÑEZ

GRUPO 235 TIJUANA, B.C. A 14 DE DICIEMBRE DE 2018

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ÍNDICE RECONOCIMIENTOS ........................................................................................................................... V INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. VI OBJETIVO ESPECÍFICO DEL MANUAL ....................................................................................... VII OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL .................................................................................... VII IMPORTANCIA DEL MANUAL DE COMPRAS ........................................................................... VIII CARACTERÍSTICAS DEL RESTAURANTE ....................................................................................... IX OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... IX OBJETIVO ESPECÍFICO .................................................................................................................. IX VISIÓN .............................................................................................................................................. IX MISIÓN ............................................................................................................................................. IX PERSONAL ESTRATÉGICO ............................................................................................................. X OBJETIVO DE CALIDAD ................................................................................................................. X VALORES .......................................................................................................................................... X ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ...................................................................................... XII ORGANIGRAMA CIRCULAR.................................................................................................... XIII DESCRIPCIONES DE PUESTOS.................................................................................................... XIV FUNCIONES DE LAS COMPRAS ....................................................................................................... XX OBJETIVOS DE COMPRAS ........................................................................................................... XXI IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS ............................................................................................. XXI POLÍTICAS DE COMPRA ................................................................................................................ XXIII SELECCIÓN DE PROVEEDORES ............................................................................................... XXVI ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON LOS PROVEEDORES ....................................................... XXVIII INDICADORES DE GESTIÓN ................................................................................................... XXVIII FUNCIONES DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN .................................................................. XXX EVALUACIÓN A PROVEEDORES ............................................................................................... XXX ASPECTOS A EVALUAR .............................................................................................................. XXX ASPECTOS PARA TERMINAR NEGOCIACIONES CON PROVEEDOR ................................. XXXIII CATÁLOGO DE PROVEEDORES ............................................................................................. XXXIV PROCEDIMIENTO PARA PRIMERA COMPRA A PROVEEDOR ............................................ XXXVI PAGO A PROVEEDORES ......................................................................................................... XXXVII

P á g i n a | IV PROCEDIMIENTO DE COMPRA ................................................................................................ XXXVIII PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALIMENTOS ..................................................... XXXIX FORMATOS ....................................................................................................................................... XLII PROBLEMAS ENCONTRADOS .......................................................................................................... LI RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... LI INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL ............................................................................ LII MANTENIMIENTO DEL MANUAL .............................................................................................. LIII CONCLUSIÓN GENERAL ................................................................................................................. LIV CONCLUSIÓN DE LOS INTEGRANTES....................................................................................... LIV GLOSARIO ......................................................................................................................................... LVI

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RECONOCIMIENTOS El siguiente trabajo es el producto del esfuerzo y dedicación de un equipo de compañeros que pese a sus diferencias lograron sobreponerse y lograr alcanzar su objetivo de obtener un documento bien estructurado. Agradecemos a la compañía de “EL GÜERO CANELO” y a su personal por su disposición a ayudarnos a realizar este manual. Al Director General Daniel Contreras, quién a través del Ing. Eutimio Pérez Orozco Gerente del Restaurante ubicado en Phoenix, Arizona. Nos proporcionó toda la información y apoyó incondicionalmente. Agradecer al Dr. Alejandro Klein Barreda por orientarnos y por sus enseñanzas a lo largo del curso, lo que también hizo posible que las pudiéramos aplicar en la realización del manual. Todo esto fue posible gracias a todas la personas que estuvieron junto a nosotros ayudándonos, ahora es gratificante ver concluido nuestro trabajo final y darnos cuenta que valió la pena el esfuerzo.

“La manera de empezar a conseguir lo que quieres es ser agradecido.” -Anónimo.

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INTRODUCCIÓN Al observar el crecimiento acelerado del sector gastronómico y el incremento de demanda del mismo, surgen nuevos problemas que solucionar por los gerentes. Hace unos años las empresas no prestaban la debida atención al tema logístico, pues la finalidad era vender un producto pero no se hacía un análisis detallado de cómo era todo su proceso. Hace 15 o 20 años el abastecimiento de un restaurante era un proceso desgastante y que empleaba una buena cantidad de tiempo, esta actividad la realizaban los propietarios o administradores de restaurantes,

llegando a muy

tempranas horas a los centros de abarrotes, frigoríficos y demás; con el fin de conseguir un producto económico y de buena calidad; este proceso no permitía un uso óptimo del tiempo del personal, que descuidaban otras actividades necesarias para el restaurante;

el

transporte también ocasionaba daño de productos y perdidas de

cadena de frio que sufría el producto durante el mismo. En el almacenamiento se encontraban falencias en cuanto a control de producto, contaminación cruzada y mala rotulación entre otras. Actualmente se ha modernizado y mejorado el proceso de suministró y transporte de materias primas, se observa el uso

de terceros (Distribuidores de

Verdura o FRUVERS) para el abastecimiento, que a sus ves entregan un producto de buena calidad a una hora establecida y con un precio cómodo, mejorando los tiempos de fabricación. El crecimiento del sector gastronómico ha generado mayor control de sanidad, quien vela por la implementación y seguimiento de las normas existentes, debido a esto se ha mejorado el proceso de suministro, transporte y almacenamiento.

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Se ha diseñado este manual para que la administración en general disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras.

OBJETIVO ESPECÍFICO DEL MANUAL Dicho manual tiene el objetivo de que todo el personal este debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de productos a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo el restaurante EL GÜERO CANELO.

OBJETIVOS GENERALES DEL MANUAL o Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones rutinarias del área encargada de compras. o Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. o Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.

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o Hacer más eficiente el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo. o Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y estándar.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE COMPRAS Es un medio coordinador entre las diversas áreas de consulta para resolver conflictos de carácter rutinario. Es de gran importancia para nuestra empresa ya que cumplirá con las siguientes funciones: • Elevar la eficiencia de la operación. • Definir responsabilidades y facultades de cada puesto • Enmarcar acciones generales por medio de las políticas. • Instruir respecto a las operaciones a desarrolla

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CARACTERÍSTICAS DEL RESTAURANTE Originario de Sonora, Daniel Contreras tenía 33 años en 1993 cuando abrió El Güero Canelo. El stand original ahora es un restaurante, equipado con mesas de picnic y atendido por una ventanilla para ordenar. Contreras opera tres sucursales en Tucson, una en Phoenix, y una panadería para suministrar los panes.

OBJETIVO GENERAL Ser la mejor opción de comida mexicana en el Estado de Arizona, ofreciendo un servicio de calidad y calidez humana, con un variado menú a precios altamente competitivos.

OBJETIVO ESPECÍFICO Brindar un servicio con calidad donde los clientes puedan pasar momentos agradables con la familia, disfrutando de las mejores carnes asadas y hot dogs.

VISIÓN Ser reconocidos como un restaurante original, con calidad humana y principios éticos, que ofrezca productos de excelencia, con personal altamente calificado dedicado a la satisfacción plena de nuestros clientes

MISIÓN Ofrecer un concepto innovador que ofrezca las mejores carnes y hot dogs y que convine otra gran variedad de platillos y bebidas en un agradable ambiente familiar, que haga sentir que estás en casa (México).

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PERSONAL ESTRATÉGICO Contar con los mejores cocineros (as) y personal certificado, que nos garantice que las funciones que se realicen en el restaurante sea en el estándar que marca The U.S. Departament of Health.

OBJETIVO DE CALIDAD 

Aumentar la satisfacción del cliente



Entregar productos y servicio de óptima calidad.



Garantizar talento humano competente.



Mejorar continuamente.



Dar cumplimiento continuamente a los lineamientos legales, técnicos y corporativos.



Creatividad e innovación tecnológica.



Dar una buena gestión a los residuos.



Dar un uso eficiente al agua y a la energía.



Disminuir la accidentalidad laboral.

VALORES 

Modestia



Veracidad



Sinceridad



Humildad



Templanza



Fidelidad



Justicia

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

Generosidad



Amor



Optimismo



Entusiasmo



Respeto



Honestidad



Cortesía



Gratitud



Fortaleza



Responsabilidad



Servicio



Perseverancia



Audacia



Alegría



Constancia



Serenidad

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ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN Director General

Gerente General

Gerente Administrativo

Gerentes de Restaurantes (4)

Jefe de Compras (4)

Jefe de Contabilidad (4)

Supervisores de Restaurantes (4)

Jefes de Cocina (4)

Preparadores de Alimentos (60)

Colaboradores (40)

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ORGANIGRAMA CIRCULAR

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DESCRIPCIONES DE PUESTOS Puesto: Director General (Dueño)

Puesto: Gerente General. Depende de: Director General. Subordinados: Gerente de Administración, Gerentes de Restaurantes, Jefes de Compras, Jefes de Contabilidad y Supervisores de Restaurantes. Función Básica: Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situación de esta. Responsabilidades: 

Informar al dueño o Director General de la situación actual de la empresa



Establecer buenas relaciones a todos los niveles internos y externos para establecer el correcto uso de los recursos de la empresa con visión, estrategias e innovación.



Tomar decisiones prontas e inteligentes basadas en el análisis que ayude a coordinar y actualizar las diferentes áreas



Debe de estar al día en noticias acerca de la competencia y de nuevas formas tecnológicas, para elaborar planes de acción y no quedarse rezagados



Es necesario que mantenga una línea directa de comunicación con sus colaboradores para estar bien informado.



Hacer una empresa inteligente, dinámica, creativa y rentable.

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

Lograr ventajas competitivas para la empresa que se vean reflejadas en una mayor remuneración económica necesaria para seguir siendo líder en su ramo. Características Requeridas: Tiene de ser una persona con principios y ética

que no revele información importante acerca de la empresa, así como tener los conocimientos, actitud y aptitudes propias de un buen empresario; emprendedor, con carácter y capacidad para tomar decisiones en situaciones de estrés. Como mínimo debe contar con la licenciatura en Administración de Empresas. Puesto: Gerente Administrativo. Depende de: Gerente General y Director General. Subordinados: Gerentes de Restaurantes. Función Básica: Salvaguardar los intereses de la empresa en el ámbito Legal. Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa. Velar por el adecuado reclutamiento y selección de personal para la organización, contratación y nómina. De la misma forma, asegurar el cumplimiento de las obligaciones de todos los departamentos del área administrativa, asegurando su óptimo desempeño mediante una supervisión constante, reportando información actualizada y veraz a la Dirección General. Responsabilidades: 

Coordinación y supervisión de todos los departamentos del área Administrativa, presentando información clara y oportuna a la Dirección General.



Atención a demandas laborales.

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

Atender los asuntos legales de la empresa.



Reunirse con el director general la segunda semana de cada mes para analizar la productividad y el cumplimiento de las diferentes áreas administrativas.



Involucrarse y motivar al personal en relación con los sistemas de gestión de la calidad, medioambiente y Responsabilidad Social empresarial. Características Requeridas: Capacidad para toma de decisiones, planeación y

organización de trabajo, ejercer liderazgo de prestigio, responsable, conocimientos fiscales, comunicación abierta y efectiva y razonamiento lógico y numérico. Puesto: Gerente de Restaurante Depende de: Gerente General y Gerente Administrativo. Subordinados: Jefe de Compras, Jefe de Contabilidad, Supervisor de Restaurante y Jefe de Cocina. Función Básica: Coordinar y supervisar al personal que labora en el restaurante. Responsabilidades: 

Elaboración del rol de descansos del personal.



Programación de los periodos vacacionales.



Efectuar corte de caja, incluyendo pagos realizados a través de tickets y/o documentos.

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

Verifica que los clientes sean atendidos adecuadamente y que los alimentos se encuentren calientes al momento de servirlos y respondan a las expectativas de degustación de los comensales.



Soluciona las quejas que presentan los clientes relacionadas con los servicios, con el funcionamiento y manejo de los alimentos adquiridos por ellos y con la atención brindada por el personal a su cargo. Características Requeridas: Facilidad de palabra, el saber escuchar y

convencer, la creatividad para encontrar nuevas alternativas de venta y captación de mercado, la organización de equipos de trabajo, el liderazgo y la capacidad de establecer relaciones interpersonales, así como la actitud de servicio. Puesto: Jefe de Compras. Depende de: Gerente de Restaurante y Jefe de Contabilidad. Función Básica: Supervisar todas las áreas para saber las necesidades de la empresa y tomar decisiones inteligentes que mejoren la situación de esta. Responsabilidades: 

Identificar las necesidades de los clientes.



Informarse, documentarse y asesorarse sobre las características ideales de los productos a comprar.



Manejar y controlar racionalmente los inventarios requeridos.



Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar a beneficiar a la parte de producción.

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

Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los costos de producción del negocio.



Buscar permanentemente proveedores confiables que le permitan llevar a cabo su trabajo.



Mantener permanente relación y comunicación con los proveedores. Características Requeridas: Un alto nivel de negociación, además de

conocimientos técnicos en principios de compras, calidad, análisis de precios, inventarios, políticas de egresos y compras, análisis de proveedores, indicadores de gestión y manejo de contratos, entre otros. Esto debido a que uno de los principales objetivos del cargo es realizar alianzas con proveedores que puedan garantizar abastecimiento continuo con costos realmente favorables. Puesto: Jefe de Contabilidad. Depende de: Gerente de Restaurante y Gerente General. Subordinados: Jefe de compras. Función Básica: El jefe de contabilidad es el responsable de apoyar todas y cada una de las actividades referentes a la administración de recursos financieros que se realizan. Responsabilidades: 

Vigilar el cumplimento de las obligaciones derivadas de las disposiciones legales que regulan el funcionamiento.

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

Elaborar el Programa de auditoría, para las diferentes áreas del restaurante.



Dar seguimiento a las observaciones y recomendaciones derivadas de las auditorías realizadas, o por sí mismo.



Fijar programas y procedimientos de autoevaluación de las acciones de las áreas.



Revisar, los objetivos, políticas y procedimientos de trabajo de las áreas del restaurante, así como proponer, en su caso, las adecuaciones necesarias. Características Requeridas: Aspectos jurídicos y laborales, interpretación y

aplicación de normatividad, administración, inventarios, manejo de personal, finanzas, contabilidad, fiscal, auditoria, toma de decisiones, ser objetivo, analítico, negociador, prevención y solución de problemas.

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FUNCIONES DE LAS COMPRAS Calcular las necesidades.

Antes de realizar cualquier adquisición es

importante conocer la cantidad de materia prima consumida, si un producto se agota, con que remplazarlo, tener un stock de seguridad con los productos más usados en la producción, el cual debe tener la suficiente capacidad de almacenamiento; en caso de que hayan proyectos nuevos, tener en cuenta lo que se mencionó anteriormente. Planear la adquisición. Este es uno de los puntos más críticos de la gestión de compras, aquí se debe tener en cuenta las cantidades, fechas y presupuesto de las materias primas o insumos, pero adicionalmente se debe tener en cuenta, el lugar de donde se traen, el medio y la cantidad por viaje. Buscar los productos. La gestión de compras debe velar por conseguir proveedores, que abastezcan productos de buena calidad, a precios favorables y que cumplan con las políticas de la empresa. Comprar o adquirir. Se debe estar controlada la cantidad de materias primas almacenadas, para garantizar la continua producción y no incurrir en gastos innecesarios por la falta de planeación. Al momento de relacionarse

con los

proveedores, debe buscar precios justos, asegurando la calidad y definiendo términos de pago; adicionalmente debe tener proveedores alternativos ante cualquier suceso en un mercado tan variable como el actual. Debe velar por esta actualizado en todos los temas que hablen de materias primas, tecnologías de transporte, almacenamiento y otros que fortalezcan la logística de la empresa y disminuyan costos.

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OBJETIVOS DE COMPRAS Entre los objetivos más importantes del departamento de compras están: 

Abastecimiento: Continuo



Compatibilidad: entre la Inversión vs Ganancia



Compatibilidad: Calidad de materia prima vs calidad de producto terminado



Contribuir a la posición competitiva de la empresa.



Realizar las compras de materias, primas, insumos, bienes o servicios, teniendo en cuenta las políticas de planeación de la empresa, con el fin de reducir los costos al máximo.



Evaluar lo planeado sobre la cadena de suministro para adquirir materias primas y optimizar el flujo.



Se debe buscar proveedores que vayan en pro de las políticas de calidad de la empresa, que generen confianza y sus precios sean favorables.



Cumplir con la demanda y los parámetros puestos por el mercado.



Planear soluciones ante posibles cambios en precios o flujo de materiales.



Realizar evaluaciones periódicas a los proveedores.



Controlar el almacenamiento y circulación de materiales, para evitar pérdidas y obsolescencia de productos.



Generar alianzas con los proveedores.

IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS 

Minimizar los gastos.



El aseguramiento de las compras.

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

Compras por internet (reducción del tiempo de pedido, reducción del costo del pedido).



Obtención, evaluación y permanencia de mejores proveedores.



Si hay proveedores confiables hay continuidad en todos los procesos de la empresa.



Si hay continuidad en los procesos, hay confiablidad, disminuyen los riesgos, baja el stock de seguridad, descienden los costos de almacenamiento.



La eficiencia en los procesos gracias al buen flujo de insumos, permite que la empresa cumpla con la demanda.



La buena planeación ante posibles cambios en los precios de materiales o sucesos que ocurran, garantizan el eficiente flujo de insumos.



La capacidad de negociación definirá el costo de producción.

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POLÍTICAS DE COMPRA 1. Se centralizarán en el departamento de Compras todas las cotizaciones de proveedores, así como la selección de las mismas salvo el caso de determinadas operaciones especiales en las que se aceptará una opinión autorizada. 2. Toda comunicación que exista entre proveedores y jefaturas de otros departamentos deberá manifestarse al jefe de Compras para tomar conjuntamente la decisión final. 3. Toda correspondencia con los proveedores deberá ser canalizada a través del departamento de Compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con los mismos. 4. En los casos específicos de maquinaria, equipo e instalaciones, la selección será hecha en conjunto con el gerente del restaurante, aclarando cualquier diferencia de opiniones con el gerente general. 5. Se establecerá hasta donde sea posible, la estandarización en las compras. 6. Se deberá contar con la coordinación necesaria con los otros departamentos a fin de contar con información suficiente sobre las características y normas de calidad requeridas. 7. No se otorgará en ninguna operación anticipos a proveedores, salvo casos especiales en que se cuente con autorización de la Gerencia del Restaurante. 8. En las operaciones de extrema urgencia en que haya existido necesidad de que el jefe de otro departamento colocara un pedido, éste es responsable de

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comunicarlo inmediatamente por escrito al jefe del departamento de Compras, acompañando a esta comunicación el comprobante correspondiente, a efecto de seguir el trámite formal y uniforme establecido. 9. La fijación de los máximos y mínimos de existencias deberán establecerse en común acuerdo por el gerente del restaurante, el jefe del departamento de Compras y el jefe de cocina con base a los programas de producción, características de conservación y capacidad de almacenamiento. 10. Será responsabilidad de la jefatura de cocina o del gerente, informar a la jefatura de Compras sobre la disminución de existencias a fin de contar en todo momento con las cantidades deseables previamente fijadas. 11. Serán considerados en carácter confidencial todos los presupuestos, cotizaciones e información general proveniente de proveedores respecto a agentes externos a la función Compras. 12. Se deberá conceder a todos los proveedores oportunidad de cotizar en igualdad de circunstancias. 13. No se deberá sujetar la función de Compras a uno o pocos proveedores existiendo oportunidad de contar con mayor número de ellos. 14. Los proveedores a quien se recurra deberán ser aquellos que reúnan las siguientes características: a) Buena posición financiera. b) Óptima calidad.

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c) Costos convenientes. d) Considerable ética. e) Contar con certificado de salubridad. f) Tener su registro en el ISR. g) Otorgar crédito a 8 días. h) Cumplir con las reglas de importación cuando se dé el caso.

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SELECCIÓN DE PROVEEDORES Preselección de proveedores. Busca obtener una lista de proveedores potenciales y elegir entre estos quienes cumplen con las políticas de la empresa; posteriormente se crea una base de datos con los proveedores que están dentro de unos criterios de obligatorio cumplimiento. 

Legalidad de la constitución de la empresa



Experiencia mínima en la comercialización de los insumos



Capacidad de respuesta y garantías mínimas



Certificaciones y/o normas técnicas obligatorias



Valoración del producto por Sanidad (Maricopa) La Gerencia del Restaurante en conjunto con el Jefe de Compras estructuran los

filtros de selección de acuerdo a sus necesidades, el producto a adquirir y su uso; es importante destacar que el filtro solo será superado por los proveedores que cumplan el 100% de los requerimientos. Selección. Participan los

proveedores que cumplieron con el 100% de los

requisitos, en esta etapa se elabora una matriz para asignar puntuaciones a los parámetros más importantes que busca la empresa; para la selección de proveedores existen varios criterios, la empresa define de acuerdo a sus necesidades los más relevantes y les da una ponderación.

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Finalmente. Se realiza la sumatoria de los resultados de todos los criterios para obtener la calificación total del grupo, y de igual manera se suman todos los grupos para obtener la calificación final del proveedor.

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ALIANZAS ESTRATÉGICAS CON LOS PROVEEDORES Es importante que el departamento de compras y los proveedores creen lazos estratégicos en los cuales se unifiquen planes y programas que tengan en cuenta sus fortalezas y generen beneficios en ambos lados, al lograr este empalme se pueden obtener los siguientes resultados: 

Estandarización de las calidades a trabajar.



Reducción de devoluciones.



Determinación de los plazos de entrega.



Simplificación de los flujos de comunicación y negociación.



Reducción de costos financieros.



Integración y colaboración en los procesos logísticos.



Eliminación de ventas perdidas.

INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores son las herramientas usadas para mejorar “lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar”. Los objetivos deben ser medibles usados para revelar cuantitativamente el cumplimiento o no de la meta. Un

indicador

es un

término

cuantitativo,

deben

evidenciarse

en

las

características y relaciones del proceso económico – productivo, es importante articular todos los indicadores que tenga la compañía para ampliar las magnitudes a medir. 

Pueden medir cambios en esa condición o situación a través del tiempo



Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.

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

Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo.



Son instrumentos valiosos para determinar cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo.

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FUNCIONES DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN 

Apoya y facilita los procesos de toma de decisiones.



Controla la evolución en el tiempo de los principales procesos y variables.



Racionaliza el uso de la información.



Sirve de base para la adopción de normas.



Sirve de base para la planificación y prospección de la organización.



Propicia la participación de las personas en la gestión de la organización.

EVALUACIÓN A PROVEEDORES Controla la calidad de los proveedores y el nivel de integración de los mismos. 

Deberá realizarse cada 6 meses.



Usando como unidad de medida el porcentaje.

ASPECTOS A EVALUAR Edificaciones e instalaciones. Todos los establecimientos que participan en alguna de las actividades de manejo de alimentos es decir en cualquier fase de sus procesos, deben evaluar las siguientes áreas: 

Localización y accesos



Diseño y construcción



Abastecimiento del agua



Disposición de residuos líquidos y sólidos



Instalaciones Sanitarias

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Condiciones específicas de las áreas de elaboración. Se debe verificar que las áreas a continuación mencionadas, cumplan los requisitos establecidos en las Buenas prácticas de Manufactura: 

Pisos y drenajes



Paredes.



Techos.



Ventanas y Otras Aberturas.



Puertas.



Escaleras, Elevadores y Estructuras complementarias (Rampas y Plataformas).



Iluminación.

 Ventilación. Equipos e Instalaciones. Para el manejo de alimentos es importante que las herramientas utilizadas en el procesamiento, fabricación, preparación, envasado y expendido de alimentos sean de acuerdo al alimento, materia prima y tecnología usada; su mantenimiento e instalación debe ser de tal forma que se evite la contaminación del alimento y se pueda realizar una fácil limpieza y desinfección, se deben tener en cuenta las siguientes parámetros: 

Condiciones Generales.



Condiciones Específicas.



Condiciones de Instalación y Funcionamiento.

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Personal Manipulador de Alimentos. Al momento de incorporar un manipulador de alimentos en cualquier proceso referente al manejo, se evaluaran los siguientes ítems: 

Estado de salud.



Educación y Capacitación.



Plan de Capacitación.



Prácticas Higiénicas y Medidas de Protección. Requisitos Higiénicos de fabricación. Con el fin de garantizar la inocuidad del alimento, se presenta a continuación los

requisitos necesarios para las actividades de fabricación, preparación, procesamiento y envasado de alimentos y materias primas: 

Condiciones Generales.



Materias Primas e Insumos.



Envases y Embalajes.



Fabricación.



Envasado y Embalado.



Prevención de la Contaminación Cruzada. Aseguramiento y control de la calidad de la inocuidad. Todo

el

proceso

de

fabricación,

procesamiento,

envase,

embalado,

almacenamiento, distribución, comercialización y expendio de los alimentos debe

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garantizar la inocuidad del producto comestible, utilizando los controles de calidad; a continuación los parámetros a evaluar: 

Control de la calidad e inocuidad.



Sistema de control.



Garantía de la confiabilidad de las mediciones. Saneamiento. Toda persona natural o jurídica que participe en el proceso de fabricación,

procesamiento, envase, embalado, almacenamiento, distribución, comercialización y expendio de los alimentos y materias primas, deberá desarrollar e implementar un plan de saneamiento, que tenga como objetivos describir los procedimiento y políticas para disminuir la contaminación de los alimentos. Debe ser un documento escrito que mencione procedimientos, cronogramas, registros, listas de chequeo y responsables, este documento debe estar a disposición de las autoridades sanitarias y se responsabilizara de los siguientes programas: 

Limpieza y desinfección.



Desechos sólidos.



Control de plagas.



Abastecimiento.

ASPECTOS PARA TERMINAR NEGOCIACIONES CON PROVEEDOR 

No tienen tiempos de entrega definidos, al llegar la mercancía fuera de los tiempos establecidos por el restaurante, se deja de prestar atención a otras

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actividades importantes para el establecimiento por hacer la recepción y adecuación de las materias primas 

No cumplen ni conocen las Buenas Prácticas de Manufactura, su producción es empírica.



Debido a que el proveedor no conoce las BPM comete errores en los procesos de empaque, transporte y almacenamiento del producto.



No cumplen con el proceso de rotulación de las materias primas.



No se hace uso de elementos sanitarios.



No cuentan con instalaciones óptimas para la preparación de sus productos.

CATÁLOGO DE PROVEEDORES ALARMA ALEJANDROS AZ CUTTLER AC WALKIN COOLER FIDNER AGUAS FRESCAS AC UNIDADES ACEGURANZA A UNITED REST SUPPLY BANCOS

CARL CHINO CITY OF TUCSON COCA COLA COPPER STATE COSTCO FAX COX CABLE PIN 4777 COX CABLE PIN 4777 COMPUTER DAVID ELECTRICISTA

NAME ABRAM TORTILLERIA & TELERA CUCHILLOS

OLE JOSE GRANDES FARMERS DAVID TECNICOS CAMPBELL PRICE IRVINGTON 22 AVE CARD SOLUTION

SERGIO

TECNICOS TECNICOS RICHARD EXTERMINATOR MARCOS

P á g i n a | XXXV ELECTRICISTA EL TRIUNFIO FIMEXA FLAN FARMER BOTHERS GABRIEL VILLA HOOD COMPANIES HOOD COMPANIES HUERTA JARRITOS JESUS RAMIREZ JOSE YAÑEZ KA LOOMIS LAS PALMAS LOCK AS LOCK KEY MECANICO MEXICO LINDO OSCAR PISOS PRODUCT PLOMERO PLOMERO PANTALLAS STANDOR REST SUPPLY SOLDADOR TUCSON ELECTRIC POWER TUCSON GREASE TRAP

JULIO JESUS FIGUEROA SERGIO OFFICE ELECTRICO CLEAN FIRE SYSTEMS CARLOS REFRIGERATOR TE MANUEL HERRERA OMAR CHATO CARBON CELL AC MATEO ALEX ROBERTO BETO BRINKS ISAC TALLOW

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PROCEDIMIENTO PARA PRIMERA COMPRA A PROVEEDOR Inicio. Se empieza el proceso buscando satisfacer la necesidad del cliente. Formalización de la solicitud. Las empresas ya tienen definidos los requisitos que deben cumplir las solicitudes de insumos. La formalización se realiza mediante un formato de requisición, que describe los productos solicitados, las cantidades y aprobaciones correspondientes. Análisis de proveedores.

Esta actividad se realiza mediante un estudio

detallado de los proveedores. Solicitud de cotizaciones. Después de seleccionar los proveedores que cumplen con las políticas de la empresa se pide una solicitud formal para cotizar. Aprobación de cotización o factura Pro-Forma. Cuando se evalúan las cotizaciones, se oficializa la misma mediante una orden de compra, que mantenga las condiciones de la cotización. Procesamiento de la orden de compra y despacho. El proveedor debe evaluar y tramitar las órdenes de compra y teniendo en cuenta sus políticas internas. Gestión Logística. Se deben definir los parámetros necesarios para que los bienes y servicios lleguen en el menor tiempo, y las condiciones requeridas. Aspecto financiero. Definir la forma de pago, los documentos que soporten la operación, los descuentos y demás puntos que incidan en el pago.

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PAGO A PROVEEDORES El pago es la remuneración económica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrónica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibición de la factura correspondiente. Revisión de factura Después de que el proveedor ha embarcado las mercancías enviará una factura al departamento de contabilidad para su verificación y pago. Pago Una vez que la factura ha sido verificada en cantidades y valores por el departamento de contabilidad, deberá ser enviada al departamento de compras para que revise si las condiciones especificadas en el contrato de compra se cumplieron.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA Los procesos de compra pueden tener impactos positivos o negativos en la empresa, dependiendo de las decisiones tomadas,

estas acciones pueden influir

fuertemente en el desplazamiento y almacenamiento de los bienes dentro del canal de abastecimiento. Cuando se

decide realizar una compra se deben tener en cuenta muchas

preguntas, la forma de mover, la ubicación de donde será adquirida, el momento y la cantidad que se moverá; Estas inquietudes son las presentadas dentro de la cadena de

Depto. contabilidad

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suministro.

La planificación y cumplimiento de estas actividades se traduce en

reducción de costos para la empresa.

PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE ALIMENTOS Control de temperatura de las neveras. Esta actividad se realiza registrando las temperaturas en un formato; cada nevera tiene unos productos

que necesitan mantenerse en

unos intervalos de

temperatura dependiendo de la capacidad de incremento de microorganismos en un producto o las recomendaciones del proveedor, se mantendrá refrigerado o congelado evitando la proliferación de los mismos. Control de Ingreso de Materias Primas. El restaurante inspecciona

toda materia prima o alimento cuando llega,

verificando estado, temperatura, empaque y demás, toda la información se registra en una planilla de control. Separación de productos. Todas las materias primas están almacenadas de acuerdo al siguiente esquema. Esta distribución se realiza de tal forma que se evite la contaminación cruzada, es importante aclarar que hay varias neveras de congelación y refrigeración que son exclusivas para cada producto.

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Manejo de Elementos Sanitarios. Actualmente todos los procesos de fabricación, preparación, transporte, procesamiento y envasado se realizan haciendo uso de los elementos de protección solicitados por las autoridades sanitarias, es obligatorio el uso de gorro y tapabocas, en unos casos es obligatorio usar delantal, guantes y botas dependiendo de la criticidad del proceso. Control de Aseo de Sanitarios. Actualmente se lleva un control diario del aseo de sanitarios, donde cada 45 minutos se verifica que esté limpio.

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Control de Entrega y salida de residuos sólidos y líquidos. El establecimiento lleva un control de salida de los residuos el cual se hace de forma periódica. Ficha Técnica. Este formato busca estandarizar todas las materias primas, insumos y productos alimenticios que utiliza el restaurante en todos sus procesos donde se manipule alimentos, sirve como referencia a los proveedores, que podrán tener un modelo del producto que busca la empresa para sus actividades. Adicionalmente se están diseñando nuevos formatos que inspeccionen las materias primas antes de ser usadas en un proceso, y otros que describan todos los procedimientos que incluyen manejo de alimentos y la preparación de los mismos; esto se realiza con el fin de que todos los procesos estén registrados y controlados.

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FORMATOS

Es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Los formatos incluyen: 

Numero de requisición



Nombre del departamento o persona que solicita



Cantidad de artículos solicitados



Descripción del artículo



Fecha del pedido y fecha de entrega requerida



Firma autorizada

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Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Todos los artículos comprados por el restaurante deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: 

Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido



Número de orden de compra



Nombre del proveedor



Fecha del pedido y fecha de entrega requerida



Términos de entrega y de pago

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

Cantidad de artículos solicitados



Descripción



Precio unitario y total



Firma autorizada El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de

contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

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PROBLEMAS ENCONTRADOS A pesar de que la metodología de evaluación de proveedores, permite a los restaurantes de “EL GÜERO CANELO” estructurar sus procesos para la calificación y selección de proveedores; a través de la organización de una plantilla, que prioriza los criterios más relevantes para la empresa, como precio, calidad, tiempos y personal de los proveedores, no existe una correcta formalidad en cuanto a los procedimientos de las compras con los debidos formatos. La falta de formalidad puede ocasionar pedidos no registrados por lo tanto atrasos que afecten la producción de los restaurantes.

RECOMENDACIONES Es importante la implementación del Manual de Compras por que permitirá a la empresa tener una nueva herramienta que los ayude en el proceso de la obtención de insumos para la producción. Se deberán realizar pruebas pilotos con el Manual que permitan si es necesario la inclusión de nuevos criterios de verificación, los cuales podrán surgir de acuerdo a los productos evaluados o a las necesidades que tenga la empresa respecto a sus proveedores. Es importante que el Manual vaya de la mano con las políticas de la empresa, ya que este ejercicio permitirá el constante uso de esta herramienta. Así mismo se recomienda mejorar los procesos de órdenes de compras con los proveedores, negociar una mayor formalidad que garantice la entrega de pedidos en tiempo y forma.

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INSTRUCCIONES PARA EL USO DEL MANUAL Aunque el Manual puede usarse desde este momento no se descarta la introducción de mejoras o sugerencias en aquéllos aspectos que supongan facilitar o concretar su cumplimentación. El Manual consta de los siguientes apartados más importantes: 

Objetivos del manual



Características del restaurante



Departamento de compras



Políticas de compra



Procedimientos de compra

 Formatos Este Manual ha sido preparado como un documento de referencia para quienes trabajan en el restaurante EL GÜERO CANELO, para guiar a los equipos durante las diferentes etapas del proceso de planificación de compras. Los métodos han sido seleccionados por su utilidad en el proceso de planificación regional.

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MANTENIMIENTO DEL MANUAL Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr una adecuada utilización del mismo. La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad del Jefe de Compras y el Gerente del Restaurante velará por el cumplimiento del procedimiento establecido. Cualquier modificación sustancial al manual será ratificada por el Gerente General.

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CONCLUSIÓN GENERAL El Güero canelo está posicionado en los altos rangos, sin embargo, posee problemas que se podrían mejorar si se contrata a un auditor para que evalúe la eficiencia y eficacia de los procesos que actualmente existen; que, si bien, son fáciles para obtener lo que se necesita en la elaboración de alimentos, presenta torpeza en asuntos legales, pues no hay una forma exacta de comprobar y dar a conocer cómo se compran ingredientes, maquinaria, mobiliario, etc.

CONCLUSIÓN DE LOS INTEGRANTES Personalmente se me hace interesante conocer los procesos productivos y administrativos de las empresas, puesto a que yo eh trabajado en una solo que no de servicios, si no de empaque, y me gusta conocer los tipos de procesos que se llevan a cabo, en mi trabajo solía hacer una sola cosa del proceso entero de empaquetar el producto, pero era necesario que aprendiera varios procesos así lograba ser efectivo porque cuando se necesitaba que cubriera una actividad, era posible que yo lo hiciera puesto que ya sabía cómo hacerlo, aunque fue difícil acostumbrarme a conocer tantas cosas porque no tenía un manual de procedimientos en el que apoyarme, todo era verbal y práctico, y me di cuenta que no era preferible que así fuese, pudo haber sido mejor tener un manual donde pudiera leer las especificaciones y medidas o cantidades requeridas, cosa que es importante al empacar un producto. Al conocer las funciones de un manual y los tipos que hay por su contenido y naturaleza, quise optar por que se realizara un manual de compras porque no es tan común como uno de producción o de procesos, se guía más por la administración y las relaciones con agentes externos como lo son los proveedores. También lo relacionamos con una materia que tuvimos

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durante el semestre donde pudimos aprender cosas para apoyarnos en la realización del manual, el restaurante de donde nos proporcionaron la información fueron amables al apoyarnos con ciertos detalles para basar nuestra práctica. El güero Canelo es una empresa bastante bien administrada ya que debido a que su dueño la llevo desde abajo, siempre va hacer todo para que no le falle nada. Cómo en todas las empresas puede que haya errores pero siempre servirán para poder mejorar al negocio, además de que como todo restaurante mexicano siempre estará lleno de valores y de buena presentación ante los clientes. Este negocio me dejó muy claro que aunque no sea un lugar perfecto para poner el negocio siempre con dedicación podrá haber éxito con esfuerzo y sobretodo mucha inteligencia al momento de llevar a cabo todas sus decisiones que tengan que ver con tu negocio.

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GLOSARIO Cadena de Suministro. La cadena de suministro es aquella que articula a todas las empresas participantes en la elaboración de un producto o servicio, observa cómo es la circulación de los materiales planifica, organiza y controla el proceso. Compras. Es la acción de adquirir un bien o servicio a cambio de un valor determinado de dinero; es una actividad que comienza en la selección del proveedor hasta el cumplimiento y la entrega. Productos. Son aquellas materias producidas natural o artificialmente, que intervienen en algún proceso de elaboración de una empresa. Proveedores. Son aquellas empresas encargadas de abastecer a una empresa de un producto, bien o servicio, para que cumpla con su fin comercial. Producción. Prever los productos requeridos para las actividades de producción, teniendo en cuenta la periodicidad con que se necesitan para definir los tiempos óptimos de entrega, sin dejar de lado la calidad y tipo de artículo. Logística.

Es importante conocer la capacidad de almacenaje para cada

artículo, destacando los que tienen mucho stock, es con el fin de definir nuevas formas de almacenaje; conocer la capacidad de equipo y material para transporte y mantenimiento. Permite definir nuevo equipo y material para activar nuevos almacenes. Ventas o comercialización. Se puede conocer fechas y datos de planificación de los artículos terminados.