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• Wilson Terrazas Anzoleaga

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Complementado el registro de Información, de acuerdo a las nuevas disposiciones establecidas en la RESOLUCION NORMATIVA DE DIRECTORIO Nº 10.0011.11 se procedió a la actualización del sistema contable incluyendo un nuevo MODULO que incluye todos los campos para registro de datos auxiliares para las transacciones u operaciones de compra/ venta de bienes y servicios, ya sean al contado o crédito con importes mayores o iguales a Bs 50.000. A continuación detallamos el procedimiento para la actualización del sistema contable, con la cual se habilita el nuevo Modulo y el detalle de cada uno de los campos que en el se incluyen para el registro del respaldo del sistema Bancario. ACTUALIZACION DE ARCHIVOS Este paso hace referencia a la ejecución del PARCHE de la base de datos a actualizar, esto implica la inserción de nuevos campos en la estructura actual (se adjunta manual de Parche como complemento al presente instructivo). Es importante recordar que antes de la ejecución de este proceso, en forma obligatoria se debe obtener un Backup.

LICENCIAR SISTEMA DE CONTABILIDAD Una vez ejecutado del parche, el siguiente paso es licenciar el sistema, este procedimiento se realiza sin abrir la base de datos, desde el menú Utilitarios/ licenciar (los datos de la nueva licencia y código de verificación serán proporcionados por Simec Soft Ltda.).

En el caso de no ejecutar este paso, el sistema emite el mensaje de “LICENCIA INVÁLIDA” al intentar la conexión a la base de datos).

Al ejecutar el parche se incluye un nuevo modulo para registro exclusivo de datos que corresponde a estas transacciones mayores a Bs 50.000. NUEVO MODULO BANZARIZACION Para acceder a este reporte se ingresa al menú Reportes/Bancarización.

Al ingresar a esta opción se visualiza la siguiente pantalla:

Donde: Al ingresar a esta pantalla, la primera acción a realizar es activar la pantalla a modificaciones a través del botón ACTIVA, a continuación se debe seleccionar el rango de fechas para validación de registros (el sistema considera como parámetro de validación es la fecha de documento de pago.

Una vez que se define el parámetro de fechas para trabajar, se debe seleccionar la opción que corresponde al tipo de OPERACIÓN a registrar: COMPRAS o VENTAS

Módulo COMPRAS, los datos que se deben registrar, son:

*****TIPO: “C” es un identificador que asigna el sistema para identificar a las compras (este dato no se modifica). 1. MODALIDAD se consignara según corresponda CONTADO (1) o CREDITO

(2).

2. FECHA FACTURA/DUI/DOCUMENTO. Que corresponde a la fecha del documento con el que se realizo la transacción por un importe mayor o igual a Bs 50.000.3. TIPO DE OPERACION (registrar según corresponda: Compra con factura, DUI, Servicios del exterior, retenciones, otros). 4. NIT. Se debe registrar el numero de NIT del proveedor, para el DUI se registra el numero de NIT o CI del que realiza la importación o número de identificación del beneficiario de pago. 5. Nombre o Razón Social. Consignar la razón social del proveedor o nombre del beneficiario del pago realizado. 6. Número de factura/DUI/Documento. Si corresponde a factura, DUI o Nº de Documento que corresponda de acuerdo al tipo de transacción. 7. Monto Factura/DUI/Documento. Consignar el monto total del a factura, para DUI monto total de la Base Imponible del IVA, mas el importe del IVA contenidas en la declaración Única de Importación de acuerdo a lo que corresponda en la transacción. Para otros tipos de transacción el monto que corresponda.

8. Numero de Autorización. Consignar el Nº autorización de la factura: Nota: en el caso de que el documento no tenga este dato se consigna. 3 para DUI (importaciones) 4 Otros tipos de transacción. 9. Nro. DE CUENTA (Nro.de cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago). 10. MONTO PAGADO (importe total o parcial del importe pagado). 11. MONTO ACUMULADO (Monto acumulado de pago realizado, respecto al total de la factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos) 12. NIT BANCO (se debe registrar el número de identificación tributaria emisora del documento de pago). 13. NRO DE DOCUMENTO DE PAGO (se debe registrar el número del documento utilizado para la realización del pago). 14. TIPO DE DCTO DE PAGO (donde se debe seleccionar una de las 10 opciones: cheque de cualquier naturaleza, orden de transferencia, orden de transferencia electrónica, transferencia de fondos, Tarjeta de debito, tarjeta de crédito, tarjeta pre pagada, depósito en cuenta, cartas de crédito u otros).

15. FECHA DE PAGO (se debe registrar la fecha de emisión del documento de pago, este dato es que se toma en cuenta para la validación del periodo a declarar). Módulo VENTAS, los datos que se deben registrar, son:

*****TIPO: “V” es un identificador que asigna el sistema para identificar a las compras (este dato no se modifica). 1. MODALIDAD se consignara según corresponda CONTADO (1) o CREDITO

(2). 2. FECHA FACTURA/DUE/DOCUMENTO. Que corresponde a la fecha del documento con el que se realizo la transacción por un importe mayor o igual a Bs 50.000.3. TIPO DE TRANSACCION (registrar según corresponda: Ventas, exportaciones, otros). 4. Nº de FACTURA/FECHA/DUE/DOCUMENTO Consignar el Nº de factura o Nº de DUE, Nº de Documento que corresponde al tipo de transacción. 5. MONTO FACTURA/MONTO DOCUMENTO: Consignar el monto total de la factura o monto del documento de Ventas, exportaciones, otros.

6. Numero de Autorización. Consignar el Nº autorización de la factura consignar el numero 4 si no corresponde a factura.

7. NIT/CI CLIENTE. Se debe registrar el numero de NIT o documento de identidad del cliente que realiza la compra , en caso de no tener documento de identidad consignar valor cero 0. 8. RAZON SOCIAL CLIENTE. Se debe registrar la razón social o nombre del cliente. 9. Nro. DE CUENTA Nro.de cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago utilizado. 10. MONTO PAGADO se debe registrar el monto consignado en el documento de pago. 11. ACUMULADO se debe registrar el monto acumulado del pago realizado, respecto al total de la factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos. 12. NIT BANCO se debe registrar el número de identificación tributaria de la entidad financiera emisora del documento de pago). 13. NRO DE DOCUMENTO DE PAGO (se debe registrar el número del documento utilizado para la realización del pago) 14. TIPO DE DCTO DE PAGO (donde se debe seleccionar una de las 10 opciones especificadas en el anexo de la Resolución Nº 10.0011.11: • Cheque de cualquier naturaleza • Orden de transferencia • Ordenes de transferencia electrónica de fondos • Transferencia de fondos • Tarjeta de Débito • Tarjeta de Crédito • Tarjeta pre pagada • Depósitos en cuenta • Cartas de crédito • Otros. 15. FECHA DE PAGO (se debe registrar la fecha de emisión del documento de pago, este dato es que se toma en cuenta para la validación del periodo a declarar). OPCIONES ADICIONALES EN LA RUTINA BANCARIZACION. Adicionalmente a las celdas ya descritas se cuenta con algunas rutinas e iconos en la ventana de trabajo, estas opciones son: Pestaña LIBROS IVA. Se tiene las opciones de libro de compras y ventas, esta pestaña es un enlace directo de consulta a cualquiera de los dos libros ya sea para poder revisar la información o para RECUPERAR datos de las facturas que deben reportarse en el modulo de bancarización (transacciones mayores a Bs 50000). El procedimiento a seguir es el siguiente:

LIBROS DE COMPRAS.
Se debe ingresar a la opción correspondiente.
Marcar el registro del documento cuyos datos se necesita recuperar en el modulo de bancarización (previamente ACTIVAR la pantalla a modificaciones)


Salir del libro de compras y retornar a la pantalla principal de Bancarización Da Vinci (compras).
Recuperar los registros seleccionados a través del botón IMPORTAR, ubicado en la parte inferior de la pantalla.


Al ejecutar la rutina el sistema emite el mensaje correspondiente ya sea para libro de compras o ventas:


Concluido la rutina el sistema emite el mensaje de confirmación donde advierte al usuario el numero de registros importados:

Esta rutina es bastante útil en el caso de que se realice pagos parciales de una misma factura, los datos a recuperar son los que estén registrados en el libro de compras y ventas, sin embargo los documentos y fechas de pago por cada uno de las transacciones no deben tener más de 1 registro (mismos datos en todos los campos), para poder revisar este punto en la misma pantalla ubicado en la parte superior izquierda se cuenta con la siguiente opción: Pestaña VERIFICAR DUPLICADOS. De la misma manera dependiendo del tipo de datos que se esté registrando (compras o ventas), a través de esta pestaña el sistema verifica los registros dobles en el libro de bancarización emitiendo un reporte a través del cual el usuario puede realizar la revisión de este tipo de datos:

Pestaña GENERAR ARCHIVOS TEXTO. Para completar el modulo de Bancarización, el sistema genera los archivos texto para las compras y/o ventas registradas en este nuevo modulo.

Al ingresar a esta pestaña se tiene la siguiente ventana: b a

c

d

Donde: a) Seleccionar la ruta para guardar el archivo texto.

b) Presionar el botón generar e inmediatamente el sistema emite el mensaje de confirmación.

c) A través de esta opción se puede consultar datos del archivo generado d) Abandona la rutina, regresando a la pantalla principal de Bancarización.

El procedimiento detallado para cada una de las opciones Libros Compras es el mismo en el caso de que se trabaje en el modulo de Ventas. NOTA.- La fecha de validación para la generación de estos archivos texto corresponde a la fecha del documento de pago tanto en compras como ene ventas También se pueden encontrar algunos BOTONES en la parte inferior de la pantalla principal, los cuales tienen las siguientes funciones:

Adicionalmente a las celdas ya descritas se cuenta con algunas rutinas e iconos en la ventana de trabajo, estas opciones son: IMPORTAR. Recupera datos de libros de compras o ventas previamente seleccionados por el usuario (revisar detalle explicado anteriormente). ELIMINAR Elimina los registros marcados. IMPRIMIR. A través de este botón se generan los reportes ya sea de compras o ventas (dependiendo de la opción donde se esté trabajando).

SALIR. Abandona la pantalla principal, retornando al menú Reportes.

Los nuevos campos que se incluyeron para el registro de datos de este nuevo modulo Bancarización, también fueron habilitados en los libros de compras y ventas (desde menú comprobantes o menú reportes libros IVA), de manera que si se registran las transacciones principalmente cuando se trate de operaciones cuya MODALIDAD sea al CONTADO con respaldo de la FACTURA correspondiente, el usuario pueda completar datos desde el libro de compras o ventas, y estos mismos datos posteriormente se podrán recuperar desde el modulo de Bancarización.  LIBRO DE COMPRAS La opción de registro de libros IVA sigue el mismo procedimiento conocido a la fecha. Pestaña Libros IVA / compras

Donde las primeras celdas son las que figuraban siempre, a continuación como recordatorio al formato, volvemos a explicar cada uno de estos campos:

• Tipo. Se debe identificar el tipo de documento 1 Factura Mercado Interno (incluye boletos BSP) 2 Factura que corresponde a una compra exclusiva con destino a exportaciones. 3 Factura que corresponde a una compra tanto para uso en mercado interno como para exportadores. • NIT. Número de Identificación Tributaria (ej.: 122747026) • Numero de Autorización. (ej.: 3020018735) Nota: en el caso de que el documento no tenga este dato se consigna 1 para Boletos BSP 3 Para importaciones (DUI) • Código de control. Este campo se registra solo en el caso de las facturas computarizadas (Eje: F4-52-05-AA), • Número de factura. Si corresponde a factura, boleto BSP, recibo de alquiler. • Póliza. En esta celda se registra el dato de Póliza de importación (si corresponde), de no ser así es obligatorio registrar el valor cero 0 ya que en la importación desde el software Da Vinci no validan celdas vacías o datos nulos. • Nombre o Razón Social. El dato de la empresa Unipersonal o Jurídica, que se emite la factura para la generación del crédito fiscal. • Fecha. Es la fecha de emisión de la factura. • Facturado. El importe total que se paga • ICE. Si corresponde a facturas donde se aplica este impuesto. • No Gravado. En algunos casos existe cierto porcentaje del total de la factura, el cual no está sujeto a la deducción del IVA- Crédito Fiscal. • Sujeto a impuesto. Es el importe total al cual se deduce el impuesto al Valor Agregado • Crédito Fiscal. El sistema calcula automáticamente el 13% del total sujeto a impuesto, siempre y cuando se hayan configurado correctamente las cuentas en la opción configurar del sistema. • Numero de libro. Donde se debe registrar el numero de agencia o sucursal asignado por el SIN (Eje: 0 casa matriz)

Adicionalmente a los campos que ya se conocen, se han incluido nuevos campos para el registro auxiliar del Respaldo Bancario:

Estos NUEVOS campos son: • MODALIDAD se consignara según corresponda CONTADO (1) o CREDITO (2). • TIPO DE TRANSACCION (registrar según corresponda: Compra con factura, DUI, Servicios del exterior, retenciones, otros). • MONTO PAGADO (importe total o parcial del importe pagado). • ACUMULADO (Monto acumulado de pago realizado) • NIT BANCO (se debe registrar el número de identificación tributaria emisora del documento de pago). • Nro. DE CUENTA (Nro.de cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago). • TIPO DE DCTO DE PAGO (donde se debe seleccionar una de las 10 opciones establecidas en el anexo de la resolución) • NRO DE DOCUMENTO DE PAGO (se debe registrar el número del documento utilizado para la realización del pago). • FECHA DEL DOCUMENTO DE PAGO Fecha de la emisión del documento de pago, se debe validar que corresponda al periodo declarado o enviado al SIN.  LIBRO DE VENTAS Se ingresa a la misma opción. Pestaña Libros IVA / Ventas

Donde las primeras celdas son la que ya se registraban anteriormente, cuyas celdas son:

• NIT. Número de Identificación Tributaria que corresponde a la empresa a la cual se está emitiendo la factura. • Numero de Autorización. (Ej.: 3020018735 ) • Código de Control. Se registra en el caso de que la dosificación corresponde a facturación computarizada • Número de factura. Se debe registrar el número de factura. • Nombre o Razón Social. El dato de la empresa (unipersonal o jurídica) a la que se emite la factura. Considerar que pueden presentarse los siguientes casos: donde se debe registrar como razón social: ANULADA, EXTRAVIADA, NO UTILIZADA, esto incide en la generación del archivo TXT que genera el sistema con las identificaciones “A”, “E” y “N” respectivamente. • • • •

Fecha. Es la fecha de emisión de la factura. Facturado. El importe total que se paga ICE. Corresponde a facturas donde se aplica el impuesto al consumo específico. No Gravado. En algunos casos existe cierto porcentaje del total de la factura, al cual no se aplica la deducción del IVA- Débito, es en esta celda se registra este importe. • Sujeto a impuesto. Es el importe total del cual se deduce el impuesto al Valor Agregado (IVA-DEBITO FISCAL). • Débito Fiscal. El sistema calcula automáticamente el 13% del total sujeto a impuesto, siempre y cuando se hayan configurado correctamente las cuentas en la opción configurar del sistema. • Numero de libro. Donde se debe registrar el numero de agencia o sucursal asignado por el SIN (Ej.: 0 casa matriz)

También se han incluido los nuevos campos para el registro auxiliar del Respaldo Bancario:

Estos NUEVOS campos son: •

MODALIDAD se consignara según corresponda CONTADO (1) o CREDITO

(2). •

TIPO DE TRANSACCION (registrar según corresponda: Ventas, exportaciones,

otros). •

MONTO PAGADO se debe registrar el monto consignado en el documento de

pago. •

ACUMULADO se debe registrar el monto acumulado del pago realizado,

respecto al total de la factura o documento emitido en la transacción y los pagos realizados a los mismos. • NIT BANCO se debe registrar el número de identificación tributaria de la entidad financiera emisora del documento de pago). • Nro. DE CUENTA (Nro.de cuenta de la entidad financiera asociado al documento de pago). • TIPO DE DCTO DE PAGO (donde se debe seleccionar una de las 10 opciones especificadas en el anexo de la Resolución Nº 10.0011.11: • NRO DE DOCUMENTO DE PAGO (se debe registrar el número del documento utilizado para la realización del pago). • FECHA DEL DOCUMENTO DE PAGO Fecha de la emisión del documento de pago, se debe validar que corresponda al periodo declarado o enviado al SIN.

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