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• Humberto Cuevas

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DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE ¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSE DE CUCUTA 2019

DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE ¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2019

DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

RECTOR JOSE SEPULVEDA CORPORACIÓN TRIGAL DEL NORTE ¨Construyendo Futuro Con Calidad Humana¨

SAN JOSÉ DE CÚCUTA 2019

DISEÑO, DESARROLLO Y MONTAJE DE UNA APLICACIÓN SISTEMATIZADA PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS DE PRODUCTOS Y MATERIALES DE LA FERRETERÍA “XXXXXXXX”.

ELABORADO POR YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

Los suscritos Rector y jurado del presente trabajo de grado, una vez realizada la versión escrita y presenciado la sustentación oral, decidimos otorgar: La nota de -----------------------------------------------------------------Para constancia firmamos en la ciudad de San José de Cúcuta el XX de XXXXXXXX de 2019: Rector: JOSE SEPULVEDA Firma: ------------------------------------------------------------Jurado: xxxxxxx Firma: ------------------------------------------------------------Jurado: xxxxxxx Firma: ------------------------------------------------------------Jurado: xxxxxxx Firma: -------------------------------------------------------------

AGRADECIMIENTOS xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

YULIANA VALENTINA CAMARGO SIERRA

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO DE FIGURAS O ILUSTRACIONES

CONTENIDO DE TABLAS

1.

INTRODUCCIÓN

San José Cúcuta es una ciudad llena de negocios comerciales formales e informales, debido al elevado índice de crecimiento poblacional y por ende el sector de la construcción se ha visto beneficiado al generar un mayor número de viviendas y también locales comerciales, originando un gran nivel de competencia de diversas cadenas ferreteras como pymes o microempresas, éstas últimas se manejan administrativa y organizacionalmente de manera empírica; por desconocimiento de un eficiente direccionamiento de los recursos; provocando así una inestabilidad que podría conllevarla al fracaso. En la actualidad, la globalización mundial y el gran nivel competitivo ha provocado que muchos empresarios busquen nuevas maneras de desarrollar a sus empresas para alcanzar una etapa de prosperidad económica y estabilidad de los miembros que la integran dirigiéndose principalmente en tomar decisiones orientadas a la reducción de los costos, mejoramiento de la calidad y agilidad en los procesos para alcanzar los máximos resultados económicos. Para ello, es preciso encontrar opciones de técnicas y métodos que contribuyan a la optimización de sus recursos, incrementar los resultados financieros para poder crear estrategias y tomar decisiones correctas, las que producirán en una empresa a ser eficiente en el mundo competitivo de hoy. Debido a la ausencia de un adecuado sistema de control que ayude a establecer los estándares de inventarios y la fijación de precios, las organizaciones tienen problemas en su inventario cuando las existencias físicas no coinciden con las existencias en documentos, aspecto que implica una serie de factores negativos para el crecimiento de la empresa. A través del control permanente de mercaderías los propietarios y administradores de la Ferretería XXXXXXX podrían conocer a ciencia cierta la rotación de cada uno de los productos, saber cuáles son los más solicitados y en base a qué criterios solicitar una nueva provisión de tal manera que pueda extraer estrategias específicas para aprovechar dicha situación; igualmente indicaría los productos que menos rotación tienen de tal manera que se pueda establecer tácticas para que su demanda se incremente o sencillamente que la empresa deje de invertir en ese tipo de artículos ya que no son muy negociables.

2.

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 2.1.

Antecedentes de la idea.

La Ferrerteria XXXXXX es una empresa nueva, que va en crecimiento, brindando la variedad de productos ferreteros en construcción, con una propuesta de valor agregado que se fundamenta en el buen servicio al cliente, la calidad de los productos e imagen innovadora. Debido a su buena acogida en el sector se ha abiertos a todo público en general, captando clientes, entre algunos de sus principales clientes se destacan importantes empresas de la construcción en la zona. 2.2.

Planteamiento del problema

El presente tema a desarrollarse servirá como un documento de información para las diferentes empresas existentes en la zona, por cuanto su investigación aportará en la necesidad de contar con un sistema de inventarios que puedan brindar mayor control para el correcto funcionamiento de los mismos dentro de una empresa, ya que gran parte de las empresas no logran mantener su poder competitivo y mucho menos lograr altos niveles de crecimiento debido al poco control que realizan. La ciudad de San José de Cúcuta, es una ciudad con un alto índice de competencia; debido a su creciente mercado en la construcción y comercial, un ligero estudio sobre la situación actual puede orientar en la determinación de la causa principal que ha llevado a muchas empresas a cerrar su actividad comercial, la misma que es debido a la crisis económica del país vecino, que afecta considerablemente el comercio en la ciudad de Cúcuta. La empresa Ferretería “XXXXXX”, ubicada en la ciudad de San José de Cúcuta en el departamento de Norte de Santander, se ha dedicado a la compra y venta de productos de ferretería, la misma que nunca ha tenido un sistema para controlar sus inventarios,

provocando que las existencias físicas no coincidan con lo que debería haber según documentos, el mismo que ocasiona el desconocimiento del valor real de los inventarios. La empresa, en la actualidad requiere implementar e implantar una aplicación sistematizada para el correcto control de sus inventarios, de tal manera que se pueda conocer elementos y los precios de cada uno de sus productos en base al que la empresa decida establecer en base al criterio de competencia. Las situaciones expuestas revelan que la empresa ha sido manejada de forma poco científica sin una base o sustento técnico por lo que no tiene un control efectivo sobre sus inventarios, y la sección financiera se la maneja en forma empírica, al realizarse tan sólo un registro general, lo que dificulta tener bien detallados los aspectos contables. Si la empresa ferretera “XXXXXX”, así como otras del mismo renglón continúan laborando de la forma en que lo vienen haciendo afrontarán a mediano plazo inconvenientes a nivel contable y financiero, así no se podrá concretar los márgenes de utilidades reales que la empresa genera, será difícil determinar el abastecimiento y rotación de mercancías, convirtiéndose en un obstáculo para el crecimiento de las mismas. Los problemas expuestos anteriormente generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una planificación general, por lo que el diseño de un control de inventarios podría dar solución a dichas situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción en sus necesidades. Por lo tanto, la empresa ferretera “XXXXXXX” necesita mejorar su control de inventarios mediante técnicas lo que ayudará al cumplimiento de los objetivos que se plantee. 2.3.

Formulación del problema

¿Qué efectos ocasiona no aplicar un sistema de control de inventarios en la empresa ferretera “XXXXXX”? ¿Cómo la implementación de un sistema de inventarios permitirá un mayor control de las existencias mercaderías? ¿Qué estrategia debe implementar la empresa Ferretería “XXXXXX” para administrar correctamente sus inventarios y permita el control absoluto de los artículos entrantes, salientes y saldos, así como su valoración para poder brindar precios óptimos que nos permitan competir con empresas del mismo sector ferretero? 2.4.

Sistematización

• •

¿De qué forma un sistema de inventarios permitiría mejorar la administración de la mercancía que hace tránsito por la empresa? ¿Cómo la implementación de una aplicación sistematizada logrará optimizar el control de la mercancía en cada uno de los inventarios?

•

¿Por qué la empresa precisa de una aplicación sistematizada para el control de inventarios que garantice el correcto manejo de la mercancía?

•

¿Qué beneficios presenta la implementación de una aplicación sistematizada para el control de los inventarios de la empresa?

•

¿Qué efectos en función de rentabilidad producirá la implementación de la aplicación sistematizada de un sistema de control de inventarios?

2.5.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.5.1.

Objetivo general

Diseñar, desarrollar y hacer el montaje de una aplicación sistematizada para el control de inventarios de forma rigurosa, relativo al ingreso y salida de la mercancía y el manejo de los saldos con las cuales se obtendrán como resultado inventarios con menos porcentaje de error, así como su validación y cálculo óptimo de sus costos para generar ventas con precios competitivos. 2.5.2.

Objetivos específicos



Conocer muy bien el sistema actual de inventarios.



Identificar las falencias del sistema que se está aplicando actualmente.



Analizar los diferentes sistemas de inventarios que existen.



Recoger información sobre los documentos utilizados para el despacho de la mercancía.



Conocer los controles que existen en el despacho de mercancía actualmente en la empresa.



Elaborar un plan de capacitación para el personal sobre las Normas y Procedimientos del Sistema implementado.



Realizar un Reglamento Interno del manejo de los inventarios.



Establecer la matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).



Elaborar el diseño del sistema de Control Interno de Inventarios.

2.6.

Justificación

En los últimos años el sector comercial de la ciudad de San José de Cúcuta se ha venido estancando dada la recesión económica producto de la devaluación descomunal del precio del bolívar, moneda oficial del vecino país de Venezuela, pero sin embargo el sector de la construcción se ha mantenido estable con ligeros crecimientos y con ellos el crecimiento de nuevas empresas, posiblemente con capital extranjero, las mismas que tienen como objetivo la rentabilidad, pero la manera de manejar sus operaciones poco científicas han llevado a muchas a obtener grandes pérdidas, hurtos o sobrantes de cantidades de productos obsoletos. Las empresas deben llevar un control muy rigurosos en torno al inventario porque dependiendo del tipo de empresa ésta es una de las partes más importantes ya que toda la actividad económica está en la rotación del inventario de mercancia. El manejo de inventarios en una empresa es importante ya que de éste depende el abastecimiento de mercancías y la fijación de precios, por lo tanto su accionar debe estar basado en teorías científicas que avalen su funcionamiento para que se puedan concretar los propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano, largo plazo y poder entrar al mercado competitivo. Mediante la bibliografía que presentan las universidades de la ciudad y especialmente la información obtenida en la red mundial de datos – el Internet- por medio de una amplia biblioteca virtual, se podrá acceder de forma ágil a los requerimientos científicos que serán el fundamento teórico para el progreso de la presente investigación, la misma que se irá adaptando a la realidad de nuestra ciudad y el resto del departamento de Norte de Santander. Las empresas actualmente en nuestro medio se han ido creando sin contar con un asesoramiento ni basándose en un proceso científico por lo que la presente investigación brindará una planificación administrativa por medio de la cual toda clase de empresas que dedique sus actividades a la labor comercial tenga la posibilidad de mejorar su organización interna optimizando el recurso humano. Por lo cual se ha desarrollado este proyecto, con la finalidad de promover al crecimiento de las organizaciones tomando en cuenta los objetivos de tal forma que se puedan determinar las metas que guiarán al éxito.

3.

MARCO REFERENCIAL 3.1.

MARCO TEÓRICO

3.1.1.

Planeación Estratégica  ¿Qué es la planeación?

Planear es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que orientaran la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización. Planear, en el mejor de los casos, "significa que las decisiones que hoy se adopten producirán resultados útiles en alguna fecha futura, resultados que se desprenden de la finalidad y de los objetivos de la organización" A partir de las definiciones anteriores podemos establecer el significado de la planeación en forma más amplia como un proceso que permite la identificación de oportunidades de mejoramiento en la operación de la

organización con base en la técnica y el establecimiento formal de planes o proyectos para el aprovechamiento integral de dichas oportunidades. En otras palabras, la planeación es la determinación racional de a dónde queremos ir y cómo llegar allá, es una relación entre fines y medios. El propósito de la planeación es determinar lo que debe hacerse esta semana, o este mes, o este año, para estar en una situación satisfactoria la semana próxima, o el mes próximo o cinco años más tarde. No se relaciona con futuras decisiones, sino con el impacto futuro de presentes decisiones. Debe trabajarse con el respaldo de objetivos y determinar lo que ha de realizarse para alcanzar dichos objetivos en tiempo determinado. La planeación no intenta eliminar el riesgo, pero asegura que los riesgos sean tomados en el tiempo correcto. Intenta asegurar el uso efectivo de los recursos disponibles que conduzcan al logro de los objetivos más importantes. 3.1.2.

Clasificación de las empresas

Existen diferentes parámetros en su clasificación como se lo indica a continuación: 3.1.2.1.

Por su naturaleza

Las empresas pueden clasificarse en: a) Industrial: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. b) Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. c) Servicios: Como su nombre lo indica son aquellas que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines de lucrativos. La empresa objeto de estudio es una empresa comercial cuya única actividad es la compra y venta de productos terminados. 3.1.3.

Empresa ferretera “xxxxxx”

Esta empresa corresponde a la clase comercial las cuales son intermediarios entre el productor y el consumidor, y su función principal, es la compra y venta de productos terminados.

La empresa se establece en la ciudad de San JOse de Cúcuta en el barrio XXXXXXXX, en el año de XXXX, el Señor XXXXXXXXX decide crear la empresa, con registro de Cámara de Comercio No XXXXXXXX en el que se especifica que se refiere a una persona natural obligada a llevar contabilidad, la cual se encuentra ubicada en la dirección XXXXX. El capital inicial fue de XXXXXXX de pesos invirtiendo el mismo en su totalidad en productos ferreteros como clavos, alambres, zinc, pinturas, cemento de contacto, candados, sogas, machetes, etc. los ítems de productos que poseían al inicio eran más o menos unos veinte pero con el pasar de los mese fueron incrementando poco a poco su variedad de productos. Al inicio contrató sólo un empleado para que le ayudara con la atención al cliente. El crecimiento que esta empresa ha tenido se lo puede constatar al conocer que en la actualidad el número de productos que posee son más o menos unos 300, los mismos que en un 30% son importados y el 70% comprados a proveedores locales.

3.1.4.

Procesos de la empresa

“Es la combinación de las actividades que realiza la planificación, la organización, la dirección y el control de una empresa”. El siglo XIX varios autores acostumbraban a definir la administración en cuatro funciones específicas los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan, por lo tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización. • • • •

Planificar. Organizar. Dirección. Control.

En el proceso administrativo se realiza una serie de pautas necesarias para llegar eficientemente a los objetivos deseados por la empresa, para esto se utiliza la dirección la cual posee la tarea de liderar con motivación y comunicación al equipo de trabajo, esto se debe a que el personal trabaja en distintas áreas las cuales tienen una tarea propia y todas estas fuerzas se deben equilibrasen para realizar los objetivos o metas de la empresa; sin dejar de un lado la administración de los recursos que posee una empresa ya que sin estos tampoco se lograría llegar al punto deseado.

La Ferretería “XXXXX”, requiere la implementación de un proceso administrativo completo, ya que desde sus inicios, las actividades las han ido realizando de forma empírica, lo que ha ocasionado que su crecimiento económico no haya sido ágil y también es la causa de los problemas a nivel interno. 3.1.4.1.

Planificación

Las acciones que se llevan a cabo para concretar planes y proyectos de distinto tipo forman parte de la planificación. “Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los logros de la organización, bosquejar como las tareas se deben ejecutar, e indicar cuando deben ser ejecutadas. Las actividades de planeación se enfocan en el alcance de las metas. Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las organizaciones deben hacer para tener éxito”. Dentro de la ferretería “XXXXXX ”, las metas a seguir son: reforzar el control de inventarios de tal manera que se obtenga una información constante y real de las necesidades y requerimientos de la empresa.

3.1.4.2.

Organización

“La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta. Lo primero y fundamental de una organización debe ser el grupo de personas que la conforman. La organización también es un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan”. Una buena organización depende de la estructura orgánica, niveles jerárquicos, reglamentos, responsabilidades y del talento humano que posee la empresa. 3.1.4.3.

Dirección

“La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas”. “La Dirección es el proceso de orientar las actividades del personal de la organización en las direcciones apropiadas. Las direcciones apropiadas, por supuesto, son aquellas que conducen al logro de los objetivos del sistema administrativo”.

El encargado de realizar esta tarea es el gerente que en este caso es el propietario, para lo cual es preciso que se capacite de tal manera que pueda ejercer sus funciones de forma adecuada. 3.1.4.4.

Control

Al mismo ritmo que las empresas se vuelven más complejas y más modernas, el problema del control aumenta. Por tanto los dueños o futuros gerentes deben tener un conocimiento laboral sobre los puntos fundamentales de la función de control. En forma simple “controlar implica hacer que las cosas sucedan como se planearon. Esta definición conlleva que la planeación y el control son funciones virtualmente inseparables”. El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico. Control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estándares o necesidades y si no es así, aplicar los correctivos necesarios. 3.1.5.

Control interno

Una responsabilidad muy importante del administrador de un negocio es mantener sus operaciones bajo control. Los propietarios y los más altos ejecutivos establecen las metas de la empresa. ”El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por una empresa para: • • • •

1.- Proteger los activos. 2.- Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías. 3.- Promover la eficiencia operacional. 4.- Asegurar registros contables exactos y contables”13.

“Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización”.

3.1.5.1.

Control interno sobre los inventarios.

“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen”: 

Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.



Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.



Almacenamiento del descomposición.



Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.



Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.



Comprar el inventario en cantidades económicas.



Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce en pérdidas en venta, recomendando la aplicación del EOQ previo al pedido. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.



inventario

para protegerlo

contra

el robo, daños y

Todas las empresas deberían necesariamente realizar el conteo anual de sus inventarios, y la única manera de tener la certeza del inventario disponible es contándolo. Los errores surgen en los mejores sistemas contables y necesitamos de la contabilidad para establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando detectamos un error, se comparan los registros con el conteo físico. 3.1.6.

Importancia del control interno

La importancia que presenta el control interno a las organizaciones son las siguientes:



Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus objetivos.



Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función administrativa de la entidad.



Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de los propósitos de la entidad.



Establece la Comunicación como un proceso de control a la transparencia de información.



Se basa en una gestión de operaciones por procesos.



Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden administrativo, realizada por las Oficinas de Control Interno o efectuada por los órganos de Control Fiscal.



Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que garantiza la proyección de la entidad pública hacia la excelencia administrativa.

3.2.

Contabilidad en las empresas

Tanto las empresas comerciales como en las empresas de servicios se establecen contabilidad para conocer el Estado de Ganancias y Pérdidas únicamente sin embargo se pueden establecer ciertas sugerencias.    

Determinar el costo del bien o servicio Conocer el efectivo con el que cuentan Definir los ingresos y ganancias Determinar los costos en base a las necesidades de la empresa.

En las empresas comerciales básicamente se hace lo siguiente:      

Se compra artículos terminados Se almacenan Se venden Se gana, existen ingresos Se compra nuevamente artículos terminados Compra-venta dinero de artículos terminados

 

Invertir, comprar artículos terminados Vender

Se debe determinar el costo base al precio que se compra los artículos terminados y tener en cuenta que este precio será diferente al precio que se venden. 3.3.

Los inventarios

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado. La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente

en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados. 3.3.1.

Propósito de los inventarios

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda. Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General. 3.3.2.

Administración de inventarios

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación”.

3.3.3.

Finalidad de la administración de inventarios

“La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar”. 3.3.4.

Importancia de la administración de inventarios

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

   

Cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario. Que artículos del inventario merecen una atención especial. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.

El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:      

Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. Mantener un nivel adecuado de inventario. Satisfacer rápidamente la demanda. Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan

rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:  

La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.

3.4.

Sistemas de inventarios

Hay dos tipos principales de sistemas de contabilidad de inventarios: • •

Sistema de Inventario Perpetuo (que es el que se va a aplicar). Sistema de Inventario Periódico

En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensual, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control porque los registros de inventario están siempre actualizados. En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible. Más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Esta es la cifra de inventario que aparece en el balance general. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. ”21

3.5.

Tarjetas kardex

En el sistema de inventario perpetuo se controla el movimiento de las mercaderías a través de las tarjetas kardex, las mismas que contienen: • • • • • • • •

•

•

Razón Social. Denominación del artículo o mercadería y código. Existencia máxima. Existencia mínima. Método de valoración. Unidad de medida. Fecha de la transacción. Ingresos o entradas: Cantidad Valor unitario Valor total Egresos o salidas Cantidad Valor unitario Valor total Saldos o existencias Cantidad Valor unitario Valor total

FIGURA No. 1 FORMATO DE LA TARJETA KARDEX FERRETRERIA XXXXXXXX Artículo: Método:

Máximo: Mínimo Unidad de medida:

Fe ch a

DETAL LE

ENTRADA S C V V U T

SALIDAS C

V U

V T

SALDOS C

V U

V T

3.6.

Métodos de valoración de inventarios

Los métodos más utilizados para la valoración del inventario de mercadería son los siguientes: • • •

Método PEPS (primera en entrar, primera en salir). Método promedio ponderado. Método ultima compra (Costo Actual). 3.6.1.

Método PEPS

Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir. Provienen del término inglés “first in, firts out” (FIFO), 3.6.2.

Promedio ponderado

En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario. 3.6.3.

Ultima compra (costo actual)

Consiste en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes contables. 3.7.

El sistema contable

El sistema contiene la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, formas de procedimientos y controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y los resultados de las transacciones. 3.7.1.

Cuenta

Es el nombre genético que agrupa valores de la misma naturaleza. Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantienen durante el ciclo contable; el que debe ser explícito, para evitar confusión u otra interpretación.

Las partes de la cuenta son: a) DEBE.- En el debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de las cuentas(lado izquierdo) b) HABER.- En el haber se registran todos los valores que entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas(lado derecho) El saldo que mantiene cada cuenta es la diferencia entre el debe y el haber de dicha cuenta, por lo tanto es deudor cuando el Debe es mayor al Haber y es acreedor cuando el Haber es mayor al Debe 3.7.1.1. • •

Debe Haber 3.7.1.2.

• •

Partes de la cuenta

Saldo

Deudor Acreedor 3.7.1.3.

Clasificación de las cuentas

La clasificación de las cuentas se dan por varias razones, entre la que se tienen: 3.7.1.4. • •

Personales. Unipersonales. 3.7.1.5.

• • • • • •

Por su naturaleza

Por el grupo al que pertenecen

Activo. Pasivo. De Capital. De Reserva. De Gastos. De Rentas 3.7.1.6.

Por el estado financiero

 

De Balance o Estado de Situación Financiera (Balance General). De Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Rentas y Gastos, Estado de Resultados) 3.7.1.7.  

Por el saldo

Deudoras. Acreedoras.

3.7.1.8.

Plan de cuentas

Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema computarizado para poder ingresar los datos. No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para todas las empresas, su estructura depende del tamaño de las necesidades de la empresa y de quien lo elabore.” “Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industriales, etc.” 3.7.1.9.

Codificación de las cuentas

Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. 3.7.1.10. Sistemas de codificación

o Numéricos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente números, es el que se utiliza en la ferretería. o Alfabéticos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras. o Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras. Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación lo que le hace más aceptable. •

Sencillez.

• • • • • • •

Claridad, Flexibilidad, Amplitud, Identificación o traducción, Viabilidad, Lógico y Auto verificable 3.7.1.11. Grupo   

Activo. Pasivo. Patrimonio.

   

Ingresos (Rentas). Costos. Gastos. Cuentas de Orden.

3.7.1.12. Subgrupo ACTIVO   

Activo Corriente Activo no corriente Otros activos

PASIVO Pasivo corriente (corto plazo). Pasivo no corriente (largo plazo). Otros pasivos. PATRIMONIO    

Capital Reservas Superávit de capital Superávit de operación

INGRESOS (Rentas) Ingresos operacionales Ingresos no operacionales COSTOS Costos operacionales Costos no operacionales GASTOS Gastos operacionales Gastos no operacionales CUENTAS DE ORDEN Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden

4.

METODOLOGÍA

4.1.

Diseño o tipo de investigación

El diseño de la tesis es explicativo, desde el punto de vista del investigador es observacional y desde la relación de la investigación es correlacional. 4.1.1. 4.1.1.1.

Técnicas Revisión de Literatura

Se consultó en libros, folletos, enciclopedias e Internet; de tal manera que se pudo recolectar información para el sustento de esta tesis. 4.1.1.2.

Encuesta

Las encuestas se aplicaron a los clientes externos e internos de la Ferretería

“XXXXXX”, de tal forma que se pudieron conocer las preferencias y expectativas de los clientes. 4.1.1.3.

Consulta a expertos

Se utilizó para obtener información real y concisa en función a las experiencias que haya ido adquiriendo los expertos tanto en el campo profesional como en el personal.

4.1.1.4.

Internet

Se utilizó para la fundamentación científica como en el desarrollo del estudio de mercado y en la estructuración de la propuesta, debido a la facilidad para obtener información ágil, variada y precisa, tanto a nivel bibliográfico como comparativo. 4.1.2.

Situación actual de la Empresa

La empresa Ferretería “xxxxxxx”, en la actualidad lleva todas sus actividades de acuerdo a la experiencia en la que ha trabajado los años anteriores, sin embargo continúa presentándose problemas a nivel administrativo y con los inventarios ya que no coinciden las existencias físicas con los registros en libros, esta es la razón de esta investigación. 4.1.3.

Ubicación

La ferretería “XXXXX”, funciona desde sus inicios en la ciudad de San José de Cúcuta, Norte de Santander; específicamente en la Av. XX Barrio XXXX, el número de teléfono es el xxxxxxxxxx y el RUT es el XXXXXXXXXX. 4.1.4.

Organización interna

La estructura interna como se lo ha mencionado anteriormente no sigue un patrón científico sino más bien cubriendo las necesidades que se presentan en el diario convivir de la ferretería.

4.1.5.

Organigrama estructural

El organigrama estructural que se presenta a continuación es la forma en que se desarrolla en la ferretería. ORGANIGRAMA FERRETERIA xxxxxxx

4.1.6.

Funciones

Las diferentes responsabilidades que tiene cada uno de los integrantes de la ferretería “XXXXXXX son las siguientes: a) GERENTE:    

Definición de proveedores. Realización de pedidos. Cancelación a proveedores. Entrega mercadería en la zona.

b) CONTADOR EXTERNO:   

Realizar el registro de las transacciones. Elaborar los estados financieros. Revisar el manejo del sistema contable en la ferretería.

c) SECRETARIA:

      

Realizar el ingreso y egreso de mercadería en el sistema. Realizar la facturación de los pedidos. Cancelación de los clientes en el sistema. Recibir la correspondencia. Realizar el retiro de cheques. Elaborar liquidación mensual de ventas a los vendedores. Realizar revisión periódica o continua de los inventarios de mercadería.

d) VENDEDORES:    

Realizar ventas internas de mercaderías al por menor. Realizar ventas fuera del local al por mayor y menor (realizando recorridos). Realizar las cobranzas de las ventas realizadas. Apertura de mercado.

e) BODEGUERO:     4.2.

Realizar la recepción de la mercadería. Revisión y almacenamiento de la mercadería. Perchar mercadería en el local. Despacho de mercadería. Análisis MATRIZ DOFA

4.2.1.

Fortalezas       

4.2.2.

Oportunidades   

4.2.3.

Productos de calidad. Ubicación estratégica. Variedad de productos. Precios competitivos. Ventas a crédito. Entrega a domicilio de mercadería. Ventas al por mayor y menor.

Ampliación en la línea de productos. Expansión y crecimiento a nivel nacional. Apertura de sucursales.

Debilidades 

Gestión administrativa deficiente.

    4.2.4.

Bajo control de inventarios. Bajo stock de productos. Ausencia de publicidad. Falta de capacitación al personal.

Amenazas       

Competencia desleal. Situación económica del país. Inflación. Incremento de la delincuencia. Deterioro de mercaderías por caducidad. Peligro de liquidez por falta de cumplimiento de los créditos otorgados a los clientes. Incremento de impuestos a las importaciones.

En el presente la Matriz DOFA nos muestra que la empresa no se encuentra en una mala situación pero si debemos mejorar mucho, reforzando más las fortalezas, dando asesoría en la parte técnica a los clientes, así como explicar las ventajas en la adquisición de cada uno de los productos, además debemos seguir implementando más variedad en los productos. Debemos aprovechar las oportunidades para seguir creciendo, tratar de corregir las debilidades mejorando la parte administrativa y sobre todo controlar más los movimientos de los inventarios

5.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.

A.

Recursos humanos.

B. C.

Presupuesto. Cronograma.

6.

CONCLUSIONES



La Ferretería XXXXXX, es una empresa que ha progresado en base a la experiencia de su propietario, sin embargo no lleva ningún tipo de fundamento científico en su accionar a nivel administrativo.



No existe un control permanente a nivel de inventarios en lo referente a las entradas y salidas de mercadería.



La capacitación al personal también es una actividad que en esta organización se la tiene completamente descuidada, tan solo reciben charlas por parte del propietario como un incentivo en su trabajo.



No se realiza una constatación física periódica de la mercadería de tal manera que en varias ocasiones se han presentado pedidos que no se pueden cumplir debido a que no se encuentran en existencias.



Se han presentado en varias oportunidades irregularidades en la consiliacion entre los inventarios en libros y a nivel físico.



La entrega de mercancías a los clientes no siempre se la realiza en un tiempo oportuno.



La empresa posee suficiente liquidez, así como también un capital positivo suficientemente amplio. 6.1.

RECOMENDACIONES



Informar al propietario de la Ferretería xxxxxxxx sobre los beneficios en la aplicación de técnicas administrativas en la empresa contribuyendo a que su funcionamiento sea más organizado.



Aplicar un manual de normas y procedimientos para el ingreso y despacho de mercancías en la Ferretería XXXXXX.



Promover la capacitación de los empleados ya que ellos son quienes representan a la organización frente a los clientes y al encontrarse bien instruidos demostrarán una imagen institucional, una mejor atención al cliente y una desempeño óptimo de sus actividades.



Instaurar un sistema de kárdex magnético de tal manera que en el sistema aparezca de forma inmediata la disponibilidad o no de mercadería.

     

Aplicar la propuesta de este trabajo investigativo para dar solución a los problemas que se han presentado en función a la mercadería en la Ferretería XXXX. Crear un plan estratégico sobre las entrega de la mercadería, para realizarlas de un modo más ágil y oportuno. Ampliar la línea de productos ya que posee suficiente liquidez, plantear nuevas alternativas en el mercado local.

 

Mantener los precios de los productos, no arriesgar mucho en los montos de crédito, establecer límites.

BIBLIOGRAFÍA • • • • • •

HORGREN, Charles T/HARRISON, WalterT/SMITH BAMBER, Linda, Contabilidad, Tercera Edición. BRAVO V./Mercedes, Contabilidad General, Quinta Edición. SAMUEL C, Certo, Administración Moderna, Octava Edición. SARMIENTO R./Rubén, Contabilidad General, Décima Edición,2004. ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Quinta edición,2004 Manual de programa ORION.

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http://www.monografias.com/economia/index.shtml http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa.shtml http://www.monografias.com/administracion- y-finanzas/CONTABILIDAD