• Author / Uploaded
• JENNIFER

Citation preview

COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS

PRESENTADO POR: JENNIFER PAOLA ORTIZ GUARIN

TUTOR: LINA NATALY ALVARADO RIANO

ADMINISTRACION DE EMPRESAS UNIPANAMERICANA-BOGOTÁ 2020

Contenido

A.

INTRODUCCIÓN, IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS...........................................3

MANEJO DE INVENTARIOS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACION............................4 B.

RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:................................................5

C.

FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS..................................................................7

RECIBO DE MERCANCIAS Y RELACION CON EL PROVEEDOR...................................8 D.

POLÍTICAS INTERNAS:................................................................................................8

E.

MARCO LEGAL............................................................................................................10

F.

PROPUESTA..................................................................................................................13

BIBLIOGRAFIA......................................................................................................................16

2

A. INTRODUCCIÓN, IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS Basado en el libro (Sangri, 2014) podemos decir: “esta actividad radica en su vitalidad para el éxito de las empresas, ya que determina la efectividad de la administración de los bienes adquiridos. La empresa necesita de insumos, materia prima, componentes y refacciones para su funcionamiento, sin los cuales no podría lograr la producción y distribución de sus productos. Las compras bien planeadas deben de redituar a la empresa ahorros en efectivo, en su liquidez, y en el flujo del capital. Bajo un sistema organizado, las compras le representan a la empresa una buena administración, negociando plazos de pagos, descuentos, oportunidades de uso y otros beneficios. Es vital para la adquisición de las materias primas y los recursos necesarios, involucrando los elementos que determinan la coordinación de las áreas de la empresa que requieren de materiales y/o insumos para su eficiente funcionamiento. Las compras sin duda alguna juegan un papel muy importante en la empresa, dado que una buena negociación le permitirá mejorar considerablemente sus márgenes de beneficio. Apoyados en su objetivo, busca adquirir recursos materiales que necesita la organización teniendo en cuenta la mejor calidad y el mejor precio; lo que nos conllevara a cumplir también con los estándares exigidos por la misma. La cantidad, calidad y precio son los principios básicos de las compras; la cantidad es un factor especial, va acorde al espacio del almacén, de acuerdo con las fechas de caducidad y tiene como característica que al aumentar el volumen de compra el precio debe bajar, la calidad es base primordial para todos los productos que fabrica o revende la empresa, finalmente encontramos el precio el cual va sujeto a la calidad cantidad y fechas de entrega.

3

El área de compras maneja toda la información referente al proveedor, dando a la empresa seguridad respecto a las personas con quien hace negocios, se encarga de conocer los lugares donde existen proveedores que suministren la materia prima, realiza un estudio y análisis verificando que el proveedor cumpla con las especificaciones y políticas de la empresa. Es importante resaltar que las compras controlan entre el 70% y 80% de los costos, ayuda a la competitividad. “La gestión de compras es una de las tareas más importantes dentro de la cadena de suministros ya que una empresa puede mejorar considerablemente sus márgenes de beneficio siguiendo una política de aprovisionamiento adecuada”. (Importancia de las compras, s.f.) MANEJO DE INVENTARIOS AL INTERIOR DE LA ORGANIZACION Los inventarios son de suma importancia ya que le permiten a la empresa conocer su capital invertido, cumplir con la demanda y competir dentro del mercado. “Normalmente se presenta que las empresas industriales y comerciales, entre el 40% y el 80% de los ingresos por ventas se destinan a proveedores por conceptos de compras de mercancías. De allí la necesidad de la administración y control de los inventarios, con el fin de garantizar que la empresa tenga disponibles los productos indicados y evite faltantes y excesos que significan capital inmovilizado y crean iliquidez o perdidas de ventas” (Montoya, 2010) El control de inventarios es una actividad indispensable, comprende lo que se tiene, donde está, cuando entra y sale el stock para ayudar a reducir costos, acelerar el cumplimiento y evitar los fraudes.

4

Otra cualidad que tiene dicho control es que permite mantener el balance correcto de las existencias en una empresa, no desean perder ventas por no tener suficiente inventario para completar un pedido. Al tener el suficiente control podemos brindar un mejor servicio al cliente y nos ayudara a entender mejor y en tiempo real lo que se vende y lo que no. Tener excesos de mercancía puede traer consigo perdidas de ganancias ya sea porque el producto caduque, se dañe o salga de temporada, algo también muy importante de los excesos es el espacio que puede llegar a ocupar dentro de las empresas innecesariamente. Los del área de compras podrán realizar un seguimiento claro y preciso teniendo conocimiento del inventario real de la empresa, esto les permitirá generar las negociaciones correctas con su proveedor y así tener producto disponible siempre, evitará tener excesos y tendrá conocimiento de lo que si se vende y los productos que definitivamente no. Estos dos procesos son de vital importancia en una organización, podríamos que decir que van de la mano y nos conllevan a prestar un excelente servicio a nuestro cliente. B. RELACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS: Podemos decir entonces que este departamento está relacionado con varias áreas, que permiten hacer una labor productiva de la empresa. Tomado de (Sangri, Administracion de compras, 2014) Compras: su actividad principal es adquirir la materia prima, componentes e insumos que la empresa necesita. Almacén: es la que se encarga de resguardar y custodiar las adquisiciones de la empresa. Producción: su misión principal es producir los bienes que la empresa comercializara

5

Ingeniería (mantenimiento): la actividad de esta área es tener en funcionamiento la maquinaria de la empresa Envíos: prepara las entregas que han solicitado en el área de ventas Transporte: su actividad esencial es la de repartir los envíos que han preparado en el are de envíos. Logística de distribución: parte de la logística integral que se encarga de la coordinación de los almacenes, manejo de productos.

6

C. FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS

7

RECIBO DE MERCANCIAS Y RELACION CON EL PROVEEDOR

1. No se elaboró una solicitud de compra como tal, solo se recibe una llamada del jefe de fabricación solicitando la compra de materias primas, el auxiliar debe tener conocimiento con exactitud de los que se desea comprar para evitar compras innecesarias. 2. Es primordial conservar la factura original del pedido no se deben admitir copias ni duplicados. 3. Se evidencia que no hay orden en el área contable ya que se habla de una sola OC y a los 15 días el auxiliar de contaduría emite pago por varias facturas, lo cual se pueden llevar a generar pagos dobles al proveedor. 4. Considero que el orden en que se realiza no es el adecuando ya que antes de realizar cualquier tipo de pago lo primero que se debe realizar es la revisión de los productos que nos entrega el proveedor y en este caso se recibe la mercancía, se emite el pago y finalmente en auxiliar de compras verifica los insumos entregados por los proveedores. D. POLÍTICAS INTERNAS:

• Proveedores: En esta Política de gestión de proveedores, Pasitos S.A.S. documenta los procesos y procedimientos para la selección de proveedores, órdenes de compra, recepción de suministros y terminando con el pago de facturas a proveedores, buscando evitar conflictos de intereses, buscando mantener la estabilidad y buen nombre de la compañía.

8

 Mediante llamada telefónica, la persona del almacén recibe orden de compra  Se emite orden de compra al proveedor, dependiendo de la materia prima requerida  Se hace envío de orden de compra al proveedor, al auxiliar de contaduría y una tercera copia se archiva en el almacén.  En el momento que las materias primas solicitadas llegan a la empresa, el auxiliar de contaduría recibe Factura por parte del proveedor que debe indicar si ya se hizo la respectiva en el almacén  El auxiliar de contaduría verifica que los datos en la factura sean correctos y cumple con los requisitos legales  15 días después el auxiliar de contaduría emite orden de pago, enviando una copia al jefe de contaduría y dejando una copia en su archivo.  El jefe de tesorería autoriza y firma el cheque para ser girado  El auxiliar de compras (almacén) con la factura original hace un contrapunteo y verifica que los insumos entregados por el proveedor  Modifica su stock (Kardex)  Coloca sello de recibido a la factura y entrega a contaduría para su archivo.

9

E. MARCO LEGAL LEYES, DECRETOS

RELACIONADO CON: (proceso: compras y/o inventarios)

Ley 1314 Articulo 63 Superintendencia financiera

Inventarios

Artículo 450, Inc. 3o. Código de comercio

Inventarios

D.R. 186/75 – Art. 29 Código de comercio

Inventarios

D.R. 186/75 – Art. 30 Código de comercio

Inventarios

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 2

Inventarios

Resolución 356/2007 Contaduría General de la Nación

Inventarios

ISO 9001:2015

Compras

IMPORTANCIA Y/O RELEVANCIA "Disminución del inventario final por faltantes de mercancías. Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras. Los inventarios representan" “Los inventarios se avaluarán de acuerdo con los métodos permitidos por la legislación fiscal. “En el sistema de inventarios permanentes o continuos, el costo se contabilizará en las tarjetas señaladas en el artículo siguiente, en el momento de realizarse la venta, de conformidad con las disposiciones del presente decreto. El costo de lo vendido se tomará de dichos inventarios” “Los contribuyentes que determinen los costos de ventas por el sistema de inventarios permanentes o continuos, deberán llevar el control de las mercancías en tarjetas u hojas especiales…" "... Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios..." “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública” representan el valor de los bienes tangibles, muebles e inmuebles, e intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública " Identificar los productos críticos a comprar, definir especificaciones del producto a comprar, planear las compras, evaluar y seleccionar proveedores, realizar el trámite de compra, realizar el trámite de compra, realizar el trámite de compra, verificar el producto comprado, 10

ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos. 8,2,3,1

Almacén

ISO 9001:2015. Sistemas de gestión de la calidad — Requisitos. 8.5.4

Almacén

ESTATUTO TRIBUTARIO Articulo 663

Compras

ESTATUTO TRIBUTARIO Articulo 760

Compras

reevaluar proveedores, Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora) "La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos o servicios que se van a ofrecer a los clientes. La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente..." "la organización debe preservar las salidas durante la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurarse de la conformidad con los requisitos. La preservación puede incluir la identificación , la manipulación, el control de la contaminación, el embalaje, el almacenamiento, la transmisión de la información o el transporte y protección" SANCIÓN POR GASTOS NO EXPLICADOS. Cuando las compras, costos y gastos del contribuyente excedan de la suma de los ingresos declarados y los pasivos adquiridos en el año, el contribuyente podrá ser requerido por la Administración de Impuestos para que explique dicha diferencia PRESUNCIÓN DE INGRESOS POR OMISIÓN DEL REGISTRO DE COMPRAS. Cuando se constate que el responsable ha omitido registrar compras destinadas a las operaciones gravadas, se presumirá como ingreso gravado omitido el resultado que se obtenga al efectuar el siguiente calculo: se tomará el valor de las compras omitidas y se dividirá por el porcentaje que resulte de restar del ciento por ciento (100%), el porcentaje de utilidad bruta registrado por el contribuyente en la declaración de renta del mismo ejercicio fiscal o del inmediatamente anterior

11

ESTATUTO TRIBUTARIO Articulo 773

Compras

FORMA Y REQUISITOS PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al Título IV del Libro I, del Código de Comercio, y: 1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.

12

F. PROPUESTA Nuevo proceso de compras: 

El área del almacén deberá llevar un control de inventario de sus materias Primas,

mensual, trimestral y anualmente. 

Cuando el inventario de alguna materia prima este por terminar o agotarse se debe

realizar la requisición de compra para suplirlo. 

Representante legal revisara y aprobara dicha requisición.



Por parte del área de compras revisara la base de datos de proveedores

actualmente activos en la empresa y que cumplan con las necesidades y políticas de la empresa. 

El área de compras contactara al proveedor.



El área de compras analizara cotizaciones y aplicara a la que más se ajuste a las

necesidades de la empresa. 

El representante legal o el área de compras, negociaran o pactaran las condiciones

comerciales. (precio, periodo entrega, cantidad, días de pago y descuentos) 

El área de compras emitirá la orden de compra al proveedor.



A la entrega el proveedor deberá presentarse ante el área comercial de compras o

representante del área, para su debido control, revisión del producto. 

El área de almacén o fabricación tendrá una disponibilidad de días 3 a 5 días

hábiles, para notificar al área de compras, si las materias primas cumplen con las características requeridas. 

El área de compras solicitara la factura al proveedor.

13



El área de contaduría o representante legal emitirá la orden de pago al proveedor.



El área de tesorería realizara el pago al proveedor en los términos comerciales

definidos. 

El área de almacén se encargará de tramitar el registro de entrada de las materias

primas. 

El área de contaduría será el responsable de archivar facturas. 

El área de compras será responsable de archivar requisiciones para futuras

compras. Considero que “Para cumplir los objetivos, la función de compras deberá realizar las tareas siguientes: Analizar los productos, materiales y/o materias primas de los que necesita aprovisionarse. Estudiar las fuentes de suministro (Análisis del mercado de proveedores). Segmentación de proveedores por familias de productos y/o servicios Establecer las condiciones de calidad, plazo de entrega, precio, etc. Selección de proveedores. Analizar y valorar las ofertas recibidas de varios proveedores, en base a unos factores de selección, calculándose los costes, gastos y beneficios esperados de cada una de las ofertas. Seleccionar al proveedor que más se ajuste a las condiciones y necesidades del comprador Confeccionar el fichero de proveedores y la ficha de productos, para que el personal de compras pueda utilizarlo en futuros aprovisionamientos.

14

Controlar las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc. La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles. La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega con técnicas JIT(just in time) El seguimiento y control de todos los acuerdos y condiciones establecidos con el proveedor (Actualidad empresa, 2014)

15

BIBLIOGRAFIA

Montoya, a. (2010). la administracion de inventarios . En A. Montoya, Administracion de compras: quien compra bien, vende bien ( 3a edic) (pág. 153). Ecoe ediciones. Reynoso, C. (2011). Los contratos de trabajo. En C. Reynoso, Los contratos de trabajo (págs. 94 - 105). Mexico: Azcapotzalco. Obtenido de Los contratos de trabajo. Sangri, A. (2014). Administracion de compras. En A. Sangri, Administracion de compras: adquisiciones y abastecimiento (pág. 262). grupo editorial patria. Sangri, A. (2014). Importancia de las compras . En A. S. Coral, Administracion de compras: adquisiciones y abastecimiento (pág. 5). México: Grupo Editorial Patria. Material de Estudio DCC-PC1-22 V1 Procesos Contables I Departamento de Ciencias Contables Universidad de Antioquia Septiembre 2012 Normas internacionales de contabilidad (2005). Normas internacionales de (NIC2).

contabilidad

Recuperado de:

http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/nic02.pdf. Actualidad empresa. (25 de marzo de 2014). Obtenido de http://actualidadempresa.com/direccion-de-compras-su-importancia-desempeno-einterrelaciones/

16