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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA INDUSTRIAL ”RODOLFO LOERO ARISMENDI” Relaciones Industriales

Libros Auxiliares

Profesora: Francis Monteverde

Bachiller: Areiza Betzabeth CI:19.496.320 Betancourt Jesús CI:25.062.733 Gómez Luis

12 de noviembre del 2012

CI:17.243.330

LIBROS AUXILIARES. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analítica y detallada los valores y la información registrada en libros principales. Existe la obligación de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocerlas transacciones individuales. Su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

FINALIDAD DE LOS LIBROS CONTABLES o o o o

Dejar constancia de las operaciones mercantiles. Reflejar el cumplimiento del código comercio. Registrar ganancias y pérdidas de cada periodo contables. Mostrar los estados financieros a cada momento

FUNCIÓN DE LIBROS AUXILIARES. Su función es ampliar la recogida de información en los libros principales.Se traslada a los libros auxiliares la información presentada las columnas parciales de comprobante diario de contabilidad. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y además pueden recogerse en cualquier soporte informático. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control. También en ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: registro de las operaciones cronológicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del

movimiento de cada subcuenta. Los libros auxiliares permiten dividir el trabajo contable en función a las necesidades de registro y control.

Estos libros son llevados de acuerdo a la necesidad y capacidad de la empresa, los libros auxiliares obligatorios tienen que ser legalizados y los libros auxiliares voluntarios no necesitan ser legalizados sirve para el control interno, y para determinar las informaciones con mayor exactitud y facilidad. La contabilidad tiene 3 libros que son indispensables y obligatorios de llevar para toda empresa, estos son: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Inventario. Existen también los llamados “Libros Auxiliares” tales como, el Libro de Caja, el Diario Auxiliar de Ventas, el Diario de bancos, Documentos por Pagar, entre otros. El marco legal Venezolano, se considera uno de los mas amplios y exigentes de América Latina, debido principalmente a la gran cantidad de regulaciones vigentes y a que no existe una ley de contabilidad propiamente dicha Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el Código de Comercio de Venezuela y son el libro diario, el libro mayor, el libro de Inventarios y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. Los artículos del Código de Comercio en el cual se expresan el marco legal para la teneduría de libros son: Artículo 32 Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artículo 35 Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con

anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación. Se prohíbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos. 3. Poner asientos enmendaduras.

al

margen

y

hacer

interlineaciones,

raspaduras

o

4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Artículo 37 Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta. Artículo 38 Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan. Artículo 39 Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios. Artículo 44 Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS AUXILIARES Estos libros auxiliares se dividen en dos tipos: o LIBROS DIARIOS AUXILIARES: Estos dependen del tipo y volumen de transacciones respectivas que se realicen en la empresa, en términos generales los libros diarios auxiliares más comúnmente utilizados son: o o o o

Diario auxiliar de ventas y compras a créditos. Diarios auxiliares de ingresos y egresos. Diario auxiliares de compra IVA (obligatorio) Diario auxiliares de venta IVA ( obligatorio)

o LIBROS MAYORES AUXILIARES: Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas. El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor

DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS Y SALIDAS DE CAJA Y BANCO

EL DIARIO AUXILIAR DE ENTRADAS EN CAJA (Libro auxiliar de salida en efectivo)

Diario en el cual se asientan cronológicamente las entradas en efectivo. Algunas formas de libros están preparadas para hacer una sola entrada por día para las ventas en efectivo y para otros tipos de entradas de las cuales se llevan otros controles por separado. Es el resumen de operaciones que el cajero envía diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general.

EL DIARIO AUXILIAR DE SALIDAS EN CAJA Diario en el cual se asiéntanlos desembolsos individuales o agrupados en la medida en que ocurren. Existen de estos numerosas formas: unos tiene una sola columna para valores, haciéndose los asientos a mano; otros tiene columnas de distribución y se operan a maquina .En una sola empresa puede haber varios diarios de caja por ejemplo: un diario de entradas de caja en cada lugar donde se recibe efectivo; uno para cajero pagador o para cada cajero recibidor, etc. La conveniencia, la rapidez para hacer el registro ,la competencia y la protección mediante fianza de los empleados encargados de las entradas y salidas de caja; la naturaleza de las revisiones cruzadas de protección, las maquinas de contabilidad disponibles y los métodos de control interno incluyendo el alcance y la frecuencia de las auditorías internas, se encuentran entre factores que determinan el tamaño el rayado requerido, los detalles preceden al asiento y la disposición de los registros de la caja .constituyen requisitos básicos en este caso la exactitud, la vigilancia adecuada y las referencias de auditoría interna y externa ,eficientes

Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco) Registra las transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crédito y/o débito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con más frecuencia intervengan.

EFECTOS POR COBRAR FECHA

EXPLICACIÓN

REF

CAJA

BANCO HABER

DEBE

CUENTAS POR COBRAR

DEBE

VENTAS

CUENTAS VARIAS

HABER

DEBE

HABER HABER

Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco) Registra diariamente los egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al contado, pago a proveedores, cancelación de gastos, depósitos efectuados a las cuentas bancarias de la empresa, etc.

EFECTOS POR PAGAR FECHA

EXPLICACIÓN

REF

CAJA

CUENTAS POR PAGAR

BANCO

COMPRAS DEBE

HABER HABER

CUENTAS VARIAS

DEBE DEBE

DEBE

HABER

Mayor Auxiliar de Bancos Este es otro mayor auxiliar que es indispensable llevar en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga abierta una cuenta corriente en varios bancos. La necesidad de poder controlar el movimiento de cada banco en particular, hace que se tenga que llevar este auxiliar. El rayado de este libro es similar al de un mayor general.

NOMBRE DEL BANCO FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

HABER

SALDO

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS A CRÉDITO En él se registran todas las ventas de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente.

EXPLICACIÓN REF

FECHA

IMPORTE HABER (Bs)

Cliente / N° Factura /Condiciones / vencimiento Mes

día

DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS A CRÉDITO En él se registran todas las compras de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente. Es un diario de cuenta corrientes, en el se registran todas las compras de mercancías a crédito que realice la empresa diariamente.

EXPLICACIÓN REF

FECHA

Proveedor / N° Factura /Condiciones / vencimiento Mes

día

IMPORTE DEBE (Bs)

Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar (Mayor auxiliar de acreedores) La utilidad que nos proporciona este mayor auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cuánto nos debe cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de mercancías a crédito. El que contiene las cuentas de los acreedores. El total de las cuentas de manera muy particular saldos acreedores se encuentra respaldado generalmente por el saldo acreedor de una cuenta de control del libro mayor general. Una vez que se registran las ventas a crédito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La técnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al cliente involucrado en la transacción. A medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el número del folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el número de folio o asiento del diario auxiliar donde está el asiento que se está pasando. Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar.

NOMBRE DEL CLIENTE FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

HABER

SALDO

Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar (Mayor auxiliar de asignaciones) Este mayor es utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contraído con cada uno de los proveedores de mercancías. un mayor auxiliar que contiene un cuenta para cada asignación, mostrando la cantidad asignada, las erogaciones, los gravámenes y el saldo neto después de los gravámenes. Una vez que se registran las compras a crédito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La técnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede hacerlo, siguiendo los mismos lineamientos establecidos para el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA

DESCRIPCIÓN

REF

DEBE

HABER

SALDO

COMO SE USAN CONJUNTANMENTE LOS LIBROS PRINCIPALES Y LIBROS AUXILIARES.

o Las ventas a crédito se registran en el Diario Auxiliar de Ventas a Crédito y se hace el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar ( o efectos por cobrar), en el folio del Cliente al que se le haya vendido. o Las Compras a Crédito, se registran el en Diario Auxiliar de Compras a Crédito e inmediatamente se hace el respectivo pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar ( o efectos por pagar) en el folio del proveedor a quien se le haya comprado. o Los Ingresos de Dinero a la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Entradas a Caja o Banco. Si el ingreso es por un abono de algún cliente, se hace inmediatamente el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Cobrar, en el folio del Cliente que cancela. o Las Salidas de Dinero de la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Salidas de Caja o Banco. Si se está realizando un pago a un Proveedor, se hace el pase respectivo al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Pagar , en el folio del proveedor a quien se le está cancelando. o Las transacciones realizadas a través de los Bancos (depósitos efectuados, cheques emitidos), se registrarán en el Mayor Auxiliar del Banco involucrado en dicha operación. o Al finalizar cada mes se totalizarán: las Ventas a Crédito del mes (Total del Diario Auxiliar de Ventas a Crédito) , Compras a Crédito del mes (Total del Diario Auxiliar de Compras a Crédito), Entradas y Salidas de Caja o Banco (Totales Diarios Auxiliares de Entradas y Salidas de Caja o Banco) y todos esos totales los registraremos en el Libro Diario Principal, a través de un “Asiento Resumen” o Aquellas transacciones que por su naturaleza no se pueden registrar en los libros auxiliares, se registran directamente en los Libros Diario y Mayor Principales.

LIBROS FISCALES Estos libros no son libros de contabilidad sino que son registros que exigen las autoridades tributarias para control de las declaraciones rentísticas de ciertos contribuyentes. Los libros fiscales son los siguientes: o Libro fiscal de registro de operaciones diarias: este libro es obligatorio para los contribuyentes acogidos al régimen de contabilidad simplificada y consiste en un libro en el cual se registrarán en forma detallada o global los ingresos diarios por concepto del desarrollo del objeto social [D3020,1997. Art. 31de la ley del impuesto sobre la renta]. Las partes de este libro son simples: una columna para la fecha, una columna para el total de las ventas diarias globales o detalladas y una columna para el saldo acumulado de ventas. Los comerciantes que se encuentren en este régimen no tienen la obligación fiscal de facturar, pero esto no los libera de que para su contabilidad deban soportar debidamente con facturas sus ventas, pues deben llevar la contabilidad como lo prescriben el Código de Comercio, decreto 2649 de 1993 y demás normas. No se puede pensar que un comerciante de este tipo no lleve contabilidad, ni que si la lleva no soporte debidamente sus operaciones. Lo único diferente es la no obligatoriedad fiscal de facturar, pero debe quedar claro que existe diferencia entre la obligatoriedad tributaria y la obligatoriedad contable, las cuales son diferentes y no pueden ser confundidas. o Libro fiscal de registro de facturación: este es un libro obligatorio de tipo fiscal para todos los contribuyentes que utilicen en un mismo establecimiento de comercio varios talonarios de facturas o que la facturación sea generada en forma mecánica en cada transacción. En este se registran antes de ser utilizados los diferentes talonarios o cintas de registro que se usaran en futuras operaciones. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para registrar el número del talonario o cinta de registro y columna para anotar la numeración del talonario.

o Registro consolidado de facturación: este libro es de obligatoriedad fiscal para los comerciantes que posean varios establecimientos de comercio por medio de los cuales desarrollen el objeto social de la empresa. Sus partes son: columna para la fecha, columna para describir el mecanismo utilizado para facturar, columna para la numeración de talonarios, columna para anotar el número del libro fiscal de facturación y columna para anotar el nombre de cada establecimiento de comercio.

Los Libros Fiscales según Ley del Impuesto al Valor Agregado y la Ley del Impuesto Sobre La Renta: o o o o o

Libro de Compras Libro de Ventas Libro de Registro Fiscal Libro de Control Fiscal Libro de Entrada y Salida de Inventario

Según nuestra disposición tributaria que tiene que llevar nuestra empresa En Venezuela todo contador sigue las normas generales dictaminadas por la ley d impuesto sobre la renta, de comercio y constitución para calculas la tasa impositiva a cancelar siguiendo principal contables generalmente aceptados Es decir depende del criterio y de la ética e cada contador y de la disponibilidad y la funcionalidad de los requerimientos de la empresa así como la mejor disposición para cumplir con las metas de la empresa

BIBLOGRAFIA

Código de Comercio de Venezuela (1989) Finney, H. (1982) 3ra Edición. México.

"Curso

de

Contabilidad." Introducción.

Tomo

I,

Ley de Impuestos sobre la Renta (1994) Redondo, A. (1992) "Curso practico de contabilidad general y superior." 3ra Edición. Centro Contable Venezolano.