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Lecciones Aprendidas

……. Reducir la brecha entre el conocimiento y la aplicación.

Lecciones Aprendidas

Ing. Luis Oviedo Tejada - PMP

“Lento es el enseñar por medio de la teoría, pero breve y eficaz por medio del ejemplo” Séneca

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CONTENIDO

CAPÍTULO 1: Historias breves CAPÍTULO 2: ¿Porqué Lecciones Aprendidas? CAPÍTULO 3: ¿Qué es una Lección Aprendida? CAPÍTULO 4: ¿Dónde empezar? – Las experiencias CAPÍTULO 5: ¿Cómo documentar las Lecciones Aprendidas? CAPÍTULO 6: Las Lecciones Aprendidas y el éxito empresarial

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CAPÍTULO 1 Historias breves

Juan es un buen profesional de ingeniería, y pareciera que la vida le sonríe, recién casado con su enamorada de

la

adolescencia, ocupa un importante puesto en la empresa donde labora y su futuro se avizora muy prometedor. Ha comprado un moderno auto nuevo y un agradable departamento, y por tanto, adquirido varias obligaciones que cumplir. En sus cálculos, todo está cubierto con el buen sueldo que percibe. Siempre pendiente de su superación profesional y personal, decidió seguir estudios de postgrado para obtener un MBA (Master Business Management) en una importante universidad del extranjero. La inversión que es muy significativa, pues supera muchas veces su sueldo; pero no le importa, piensa que un mejor futuro bien merece un sacrificio de dos años. Seis meses después de haber iniciado su MBA, la crisis mundial empezó a afectar a la economía mundial, la empresa de Juan se vio obligada a reducir personal, y así de la noche a la mañana, se vio buscando trabajo. Ahora las condiciones eran diferentes, la demanda de puestos se había reducido, y conseguir un nuevo trabajo le llevaría varios meses. Cuotas del auto, del departamento y del MBA no fueron pagadas, quería ponerse al día, pero era imposible en las nuevas circunstancias, tuvo que dejar los estudios, vender el auto y negociar el departamento, al cual se aferra con todas sus fuerzas. Ahora el futuro se vislumbra diferente. ¿Qué tiene de singular esta historia? ¿Juan actuó correctamente?

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Parece una historia varias veces contada por diferentes actores, en distintas épocas y circunstancias. Estamos seguros que nos encontramos ante una situación o un problema ante el que, con toda seguridad, otros se han encontrado anteriormente. Si esto es así, significa que no hemos aprendido de las experiencias de los demás o no hemos sido capaces de aplicar las buenas prácticas que realizaron otras personas para culminar con éxito sus estudios o lo que sería más grave aún, hemos querido “reinventar la rueda” y actuar a nuestro criterio y parecer. Javier es un excelente ingeniero de sistemas, de amplia experiencia en análisis y programación de sistemas. Su gerente, ante una muy buena oportunidad laboral en el extranjero tuvo que renunciar a su puesto. La empresa se halla en expansión constante, por ello muchos proyectos se están desarrollando y el área de sistemas brinda un soporte muy importante para el logro de los objetivos planteados. La Alta Gerencia decide entonces, que Javier ocupe el puesto interinamente. Esa noche en su hogar, rodeado de su familia, disfruta del temporal ascenso, e interiormente se hace la promesa de hacer los méritos suficientes para que la empresa lo nombre de manera

permanente. Se

promete asimismo poner todo el esfuerzo posible para lograrlo. El lunes muy temprano llega y se dirige a su nueva oficina, toma asiento, sonríe y se siente feliz, pero a medida que avanza la mañana, su rostro demuestra preocupación. Quiere quedar bien con todos y desea resolver los problemas e inconvenientes de manera rápida. El teléfono suena constantemente: son clientes que indagan sobre las firmas de los contratos para las renovaciones de licencias de software, son proveedores que desean hacer citas para demostraciones de nuevos productos, es el Área de Finanzas que solicita, para hoy, los presupuestos del próximo año, son usuarios que indagan sobre sus requerimientos de equipos…Además, tiene una reunión con los jefes del Área de Desarrollo de Sistemas y Soporte para revisar los avances y evaluar los rendimientos. Tiene que asistir al Comité de Adquisiciones de la empresa por los requerimientos de hardware que solicitó. Sus antiguos analistas y programadores desean hacerle consultas sobre los sistemas que tenía a su

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cargo, parece de nunca acabar, el teléfono sigue sonando y corre de una reunión a otra. Llega la hora de salida y siente que aún le faltan muchas cosas por hacer. Internamente se pregunta cómo hacía su trabajo el anterior gerente. Trata de recordar lo aprendido en la universidad, levanta la vista y ve muchos libros y no sabe cual tomar y se imagina lo mucho que tendría que leer. La sonrisa de la mañana había desaparecido. Llama a su casa para comunicarles que llegará tarde. ¿Qué deberá de hacer Javier? ¿Se pondrá a buscar entre sus libros conocimientos de gerencia de sistemas? Hay mucho de común en ambas historias, seguramente la oportunidad que se nos presentaba nos cegó por completo. El hecho de ampliar y mejorar nuestros conocimientos y nuestra posición laboral, nos hizo observar la parte feliz de la historia. Pero al final los resultados nos demuestran que algo mal hicimos o lo seguimos haciendo. ¿Dónde está el problema? Siempre hemos escuchado un el refrán “la experiencia es nuestro mejor maestro”. Si otras personas pasaron ya por la misma situación, ¿por qué tropezar nuevamente con la misma piedra?, ¿por qué los errores se repiten y no las buenas e inteligentes decisiones?, ¿por qué no cuestionamos nuestra forma de razonar y actuar? Ese es el tema central de este libro. De cómo NO volver a cometer los mismos errores del pasado. De cómo recopilar lecciones aprendidas en las diversas áreas del conocimiento y acortar las brechas entre el conocimiento y la aplicación. De cómo reducir la incertidumbre que rodea los nuevos emprendimientos que afrontamos. De cómo minimizar el impacto de los riesgos a los que nos enfrentamos. En fin, trata de cómo buscar, seleccionar, evaluar y aplicar LECCIONES APRENDIDAS.

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CAPÍTULO 2 ¿Porqué Lecciones Aprendidas?

La sociedad moderna nos exige ser cada vez

más

competitivos.

Las

empresas

quieren diferenciarse de sus competidores,

«Podemos saber mucho más que lo que podemos expresar». Michael Polanyi.

nosotros queremos ser diferentes de las personas que nos rodean. Si todos queremos ser diferentes, y obtener ciertas ventajas con respecto a otros, las empresas y las personas deben incrementar su conocimiento. De manera personal, el conocimiento es producto de nuestros estudios (formales y/o informales), es fruto de nuestras experiencias, sean éstas buenas o malas, del compartir diario con nuestros compañeros de trabajo, del interactuar con nuestros amigos, de las diversas situaciones que enfrentamos en nuestra vida. Este conocimiento se le denomina conocimiento tácito (también reconocido como Know How) y encierra las muchas experiencias que han transcurrido en nuestras vidas y de las que hemos aprendido para ser mejores. Sin embargo, sino las compartimos quedan dentro de nosotros, encerradas en nuestro interior sin poder iluminar a quien necesita de las lecciones que nos dio la vida. Estamos convencidos de que la vida nos permite disfrutar de nuestros amigos y nutrirnos de sus conocimientos y experiencias, generalmente, en temas relacionados a nuestra vida personal y social, por ejemplo: cómo realizar un viaje a una isla del Caribe y qué lugares visitar; por qué, dónde y cómo adquirir el equipo de sonido más apropiado según nuestras expectativas y el ambiente

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donde se ubicará; cómo elegir el restaurante más apropiado para una celebración; por qué no ir a un determinado lugar a comprar y seguramente muchos temas más circulan entre nuestras conversaciones. Sin darnos cuenta vamos aprendiendo cada vez más. Pregúntese: ¿Reconozco la importancia de esas experiencias traducidas en lecciones aprendidas? ¿Qué beneficios me darían esas experiencias si estuvieran asociadas a las labores que desempeño en mi trabajo? ¿Cuál sería la ventaja de realizar un emprendimiento o proyecto contando con la experiencia de personas que ya la realizaron alguna vez? En conclusión requerimos lecciones aprendidas por que nos permiten: a) Acortar la brecha entre el conocimiento y la aplicación.

Son muchos los conocimientos adquiridos a lo largo de nuestra vida. Muchos de ellos muy fáciles de recordar, otros requieren esfuerzos mayores de concentración

para

recuperarlos

y

algunos

necesitamos reaprenderlos en algún momento o por una necesidad apremiante. De acuerdo con el escenario en el que nos encontremos, el tiempo de recuperación del conocimiento será diferente. Dependerá cuan cercanos o lejanos en el tiempo fueron éstos aprendidos, de la frecuencia con lo que los usamos. Una vez recuperados, surge inmediatamente la pregunta siguiente. ¿Cuáles de ellos y cómo los debo aplicar en la situación que enfrento en este momento? Mientras el tiempo transcurre y en la sociedad actual eso es crucial.

Si tuviéramos acceso a una persona o documento que nos muestre cómo otras personas y/o empresas enfrentaron esa misma situación, seguramente la velocidad de respuesta sería mayor e incrementaríamos nuestro conocimiento y experiencia para resolver determinadas situaciones.

De eso se trata, de aprender de lo que aprendieron los demás.

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b) Reducir la incertidumbre y el impacto de los riesgos. Todo emprendimiento que realizamos, independiente de su envergadura, tiene una característica importante, que es nuevo para nosotros, por lo tanto intrínsicamente conlleva

incertidumbres

conocimiento

confiables

(definido sobre

como

algo

que

falta

de

provoca

inquietud) y riesgos (evento que si acaece puede afectar positiva

o

negativamente

un

resultado).

El

desconocimiento de ellos es un punto vital a tener en cuenta. Además no sabemos qué circunstancias o eventos propios y/o ajenos a la situación que enfrentamos se pueden presentar y lo más grave, no sabremos cómo actuar para enfrentarlas, tratando de minimizar o maximizar el impacto o efecto (positivo o negativo) que podrían tener sobre nuestro emprendimiento. Las lecciones aprendidas nos permiten conocer cómo otras personas enfrentaron una situación similar, con lo cual, el desconocimiento de la situación desaparece. Además podremos reducir la incertidumbre, pues adquiriremos un rápido conocimiento de la situación en la que estamos envuelto, además de los diferentes riesgos con que se enfrentaron los que nos antecedieron. Podemos conocer si sus acciones tuvieron efectos positivos (buena práctica) o negativos (mala práctica), y por lo tanto, plantear nuestros los planes de acción ante los riesgos, ya sean, para evitarlos, transferirlos, ignorarlos o mitigarlos. A partir de éste nuevo conocimiento adquirido a través de las lecciones aprendidas, evitaremos cometer los errores de otros y, más importante aún, estaremos imbuidos de un conocimiento que nos permitirá no estar ni sentirnos desprotegidos. Es muy importante señalar que el hecho de que nuestro conocimiento tácito (propio de cada individuo) lo estamos convirtiendo en un conocimiento explícito al transformarlo el un conocimiento común para muchas persona y empresas. De acá nace el moderno tema de gestión del conocimiento.

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CAPÍTULO 3 ¿Qué es una Lección Aprendida? Las Lecciones Aprendidas tienden a ser una frase generalizada para describir todo lo que hemos aprendido a partir de nuestras experiencias. Han sido tan decisivas en la historia, que han permitido al hombre tener dominio sobre otras especies vivientes. Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos. Esta experiencia o proceso puede ser positivo o negativo, por ejemplo, las fortalezas y debilidades en el diseño o ejecución de un proyecto. Las Lecciones Aprendidas para ser consideradas como tales, deben tener

las

características

de

pertinencia para la persona o empresa que las requiere y tienen que ser útiles para sus fines. No es

posible

tener

una

Lección

Aprendida si esta no paso por la experimentación y evaluación de sus resultados. Además podríamos agregar que deben ser válidas, en el sentido en que se basan en hechos realmente sucedidos, deben tener aplicabilidad, es decir ser impactantes para el problema o situación que se quiere desarrollar, y ser significativas, porque nos permiten reducir incertidumbres y reforzar resultados positivos.

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En conclusión las Lecciones Aprendidas nos permiten: •

Identificar factores de éxito.

•

Identificar deficiencias en políticas, estrategias, programas, proyectos, procesos, métodos y técnicas.

•

Identificar y resolver problemas a través de nuevos cursos de acción.

•

Mejorar la toma de decisiones en el futuro y servir de modelo para otras situaciones.

Así, su utilidad puede ser fácilmente señalada: •

Permiten que cualquier persona y/o empresa pueda disponer de la experiencia colectiva y de la memoria de muchas personas. Para ello se requiere organización de la lección aprendida y su fácil recuperación.

•

Pueden utilizarse una y otra vez.

•

Pueden ser permanentemente mejoradas con el aporte de nuevas experiencias.

•

Son impersonales. Evitan los posibles problemas que se pueden generar al darse órdenes de una persona a otra.

Sin embargo, la falta de visibilidad de lecciones aprendidas reduce drásticamente su utilidad y su uso, nosotros mismos y las organizaciones muchas veces desechan sus buenas y malas prácticas, por no tener el cuidado de almacenarlas y ponerla a disposición de su personal. Por ello es de vital importancia su registro. Las lecciones aprendidas pueden registrarse de diversa maneras: •

En Bases de Conocimiento. Son colecciones de formatos, plantillas y documentos categorizados de lecciones aprendidas. Deben poseer facilidades de múltiples entradas y filtros para facilitar su recuperación

•

Como Listas de Comprobación. Recordatorios que nos indican qué hacer y qué no hacer.

•

Cómo Cuenta Atrás. Lista que nos indican qué hacer, siguiendo un orden establecido.

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CAPÍTULO 4 ¿Dónde empezar? - Experiencias Empecemos definiendo experiencia. Proviene del Latín experiri que significa comprobar. Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación, de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida. Generalmente se refiere al conocimiento de cómo hacer algo, en lugar del conocimiento qué son las cosas. Por lo tanto, podemos afirmar que posee experiencia quien ha conocido una realidad existencial, no sólo teóricamente. Entonces, si hemos pasado por una realidad vivencial, el paso siguiente es que a partir de las buenas acciones emprendidas, de los errores cometidos, podamos todas ellas, convertirlas en aprendizaje si podemos procesarlas correctamente. Y así vamos acumulando experiencias y refinando nuestros aprendizajes. Al final obtenemos un bagaje importante de conocimientos prácticos basados en el conjunto de experiencias resultante de todas las intervenciones que hayamos podido realizar. Las experiencias pueden ser buenas o malas, de ambas aprendemos. No es suficiente el saber que podemos hacer, sino también que no debemos hacer. En la literatura empresarial se usa continuamente el término de Buenas Prácticas. Hablaremos un poco de ellas, pues es evidente que las buenas prácticas de unos han fomentado la iniciativa, imitación y/o inspiración de otros.

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Esto lo hacemos como personas, pero también lo hacen las organizaciones. Si una organización se apropia de una buena práctica personal (conocimiento tácito) y lo convierte en una práctica generalizada dentro de ella, lo refrenda en sus normas y/o procedimientos, podemos decir que transformó el conocimiento tácito en conocimiento explicito. Las

Buenas

Prácticas

pueden

definirse

como

soluciones eficientes para resolver un problema. Estas prácticas deben haber han sido validadas mediante su uso extensivo y la obtención de resultados positivos en contextos diversos, los cuales son confirmados por evaluaciones. En síntesis, las Buenas Prácticas son aquellas que: •

Se han ejecutado con comprobada efectividad.

•

Son portables. Es decir pueden ser replicadas y aplicadas en otros contextos arrojando resultados similares.

•

Han cumplido o sobrepasado los objetivos planteados, y han entregado los productos y/o servicios esperados.

•

Son sostenibles en el tiempo.

Es cada vez más creciente el número creciente de organizaciones relacionadas con el sector privado, público y la sociedad civil que promueven el reconocimiento y transferencia de Buenas Prácticas. Muchas organizaciones durante estos años han identificado, documentado y validado buenas prácticas, lo que les ha permitido la generar importantes base de datos y base documentales, para darles la visibilidad de experiencias creativas y eficaces. Esta visibilidad es lo que permite la transferencia y difusión de ellas, además de convertirse en referencia para la acción en situaciones similares. Valoremos las buenas prácticas pues nos aportan un aliento positivo. El hecho de poder compartir caminos qué hicieron otros permite tomar un “pedacito de la idea” y recrearla de acuerdo nuestras expectativas personales, a la cultura y misión organizacional.

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CAPÍTULO 5 ¿Cómo documentar las Lecciones Aprendidas? En el capítulo anterior usted ha leído de la

importancia

de

documentar

las

lecciones aprendidas y de todas las iniciativas

que

su

organización

emprende o usted desarrolla, sean éstas exitosas o fracasos. Esta labor, requiere cierta dedicación y esfuerzo. Porque documentar implica definir bien los objetivos que se persigue, pues en base a ella se organizará la documentación, información y datos necesarios para su gestión. Esta organización parte de un análisis minucioso de los hechos sucedidos para entender y comprenderlos. Debemos preguntarnos: •

¿Cuál es el conocimiento o lección aprendida que se quiere documentar?

•

¿A quién se quiere transmitir y con qué propósito?

•

¿Qué evidencias sustentan el nuevo conocimiento o lección aprendida?

•

¿Cómo este nuevo conocimiento o lección aprendida contribuye al conocimiento existente sobre el tema y hasta qué punto lo valida, complementa y/o refuta?

•

¿Bajo qué contexto específico este nuevo conocimiento o lección aprendida es pertinente?

En base a lo anterior debemos decidir ahora como documentar las Lecciones Aprendidas. Para ello, me permito proponer lo siguiente, haciendo la salvedad

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las particularidades propias de la Lección Aprendida, pueden hacer variar la propuesta. En general debe comprender: •

Descripción de la Lección Aprendida.

•

Contexto en el que se desarrolló a Lección Aprendida.

•

Resultados alcanzados.

•

Costos y otros recursos financieros y no financieros involucrados.

•

Factores que facilitaron el logro de los objetivos.

•

Factores que obstaculizaron el logro de los objetivos.

•

Supuestos o asunciones tomadas en las líneas de acción.

•

Conclusiones

•

Referencias (contactos, experiencias similares).

•

del proyecto, experiencias similares

Siguiendo estas pautas, podemos utilizar cuadros o tablas para registrar las lecciones aprendidas. Finalmente

el

proceso

deberá

terminar

en

la

sistematización de las Lecciones Aprendidas. Muchos sistemas de información documentales están a disposición y esto dependerá de los recursos computacionales con los que cuente la organización. Lo importante en todo organización es la disponibilidad de estas lecciones aprendidas a todo personal de la organización en el momento que lo requiera. Es un punto muy importante en la gestión del conocimiento de la organización. Muchos esfuerzos se han perdido por no contar con estos sistemas de información. En el peor de los casos elaboremos un catalogo de lecciones aprendidas con direccionamientos de ubicación a archivos físicos donde estos se encuentren almacenados.

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CAPÍTULO 5 Lecciones aprendidas y el éxito empresarial Es indudable que muchas organizaciones están aplicando las Lecciones Aprendidas como el fin de reducir la brecha entre el conocimiento y la práctica, por ello el interés de mostrarles lecciones que se van dando a través de este mundo globalizado y que Internet nos permite obtener.

Banco Interamericano de Desarrollo – FOMIN Creación de nuevas empresas de tecnologías de información en Uruguay El programa se propone impulsar el crecimiento de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en Uruguay, promoviendo la creación de nuevas empresas a través del mecanismo de la incubación que disminuya los riesgos inherentes a las fases iniciales del emprendimiento. Site de Lección Aprendida

Capacitación a distancia en el uso de tecnologías de la información y comunicación Con el propósito de mejorar la competitividad del sector agropecuario de Uruguay, especialmente el sub-sector de la cría del ganado vacuno, el proyecto validó un Sistema de Transferencia de Tecnología, apoyado en el uso de las TIC. A través del dictado de cursos a distancia, se transfirieron conocimientos, herramientas de gestión e información, que ayudaron a mejorar la productividad y rentabilidad de las empresas agropecuarias.

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SIPAL – El Sistema Regional de Información sobre Buenas Prácticas de Gestión Pública en América Latina y El Caribe (SIPAL) Es una iniciativa del Área de Gobierno y Asuntos Públicos de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO-Chile auspiciada por el Banco Interamericano del Desarrollo (BID). Site de SIPAL

OIT Buenas Prácticas y Lecciones Aprendidas Desde 1999 la OIT viene promoviendo la generación de trabajo decente. Esta aspiración está asociada al logro de los siguientes objetivos estratégicos: i) promover y cumplir las normas, principios y derechos fundamentales en el trabajo; ii) crear mayores oportunidades para las mujeres y los hombres con objeto de que dispongan de ingresos y empleo decentes; iii) realzar el alcance y la eficacia de la protección social para todos y iv) fortalecer el tripartismo y el diálogo social. Site de Lección Aprendida

AGENCIA DE PROTECCIÓN AMBIENTAL Uso de técnicas de evacuación de tuberías para reducir la presión de la línea antes de su mantenimiento. Los operadores de sistemas de tuberías de gas natural regularmente reducen la presión de la línea y descargan gas de secciones de tubería para garantizar las condiciones de seguridad del trabajo durante las actividades de mantenimiento y reparación. Típicamente, los operadores bloquean y despresurizan la sección lineal más pequeña posible de tubería para ventilar el gas a la atmósfera. En 1998, un cálculo de 9 mil millones de pies cúbicos (Bcf) de metano se ventiló a la atmósfera durante mantenimientos de rutina y problemas de tuberías. Site de Lección Aprendida

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10 Lecciones aprendidas del marketing por Internet. El autor Daniel M. Aisemberg muestra un resumen de las experiencias sucedidas con el marketing por Internet. Site de Lección Aprendida

IBM Adopción de mejores prácticas y lecciones aprendidas de SOA Mudarse a una arquitectura orientada a servicios (SOA) genera numerosos beneficios para las empresas y aumenta la alineación y la agilidad de las soluciones. Para lograr una transición sin problemas, es necesario poner especial atención en la calidad y tomar conciencia de los singulares desafíos que implican las pruebas dentro de una SOA. Con frecuencia, los ajustes necesarios para probar competencias no son evidentes ni planificados. Las empresas deben comprender las metas y los desafíos específicos de la arquitectura de servicios, que está en permanente evolución, así como las implicancias de la manera en que realizan las pruebas. Site de Lección Aprendida Diez años bioemprendiendo. Lecciones aprendidas La creación y consolidación de proyectos empresariales sigue unas leyes más o menos inmutables, algo así como las de Murphy aplicadas a la gestión empresarial. El autor aporta una breve selección de leyes con las que ha topado durante una década, en la que se ha percatado de que hay una parte importante de la sociedad que no percibe la investigación como una actividad productiva. Site de Lección Aprendida

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