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• Pilly Hernandez Caceres

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Juan Meléndez Torres

Contabilidad Básica

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 1.

Definición El Libro de Inventarios y Balances es un libro principal y obligatorio de foliación simple, en el que se registran los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa. Para efectos mercantiles, este libro es regulado por el artículo 37° del Código de Comercio. La finalidad de este libro es mostrar la situación económica de la empresa. Para estos efectos, consigna al inicio de las operaciones (cualquier mes del año) el inventario inicial con el que empieza la empresa. Asimismo, al cierre del ejercicio (31 de Diciembre), también se consigna el llamado "Inventario Final o de Cierre". En relación a este libro, cabe tener en consideración que el mismo es un libro vinculado a asuntos tributarios. Así lo indica el Anexo N° 1 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT (30.12.2006). En ese sentido, al tener dicha calificación, deberá cumplir con determinadas formalidades, las cuales son verificadas a continuación.

2.

Obligados a llevarlo El artículo 65° de la Ley del Impuesto a la Renta (vigente a partir del 01.10.2008) señala que los perceptores de rentas de tercera categoría cuyos ingresos brutos anuales no superen las ciento cincuenta (150) UIT's deberán llevar como mínimo un (1) Registro de Ventas, un (1) Registro de Compras y Libro Diario de Formato Simplificado de acuerdo con las normas sobre la materia, en tanto precisa que los demás perceptores de rentas de tercera categoría están obligados a llevar contabilidad completa. En ese sentido, podemos afirmar que los contribuyentes del Régimen General del Impuesto a la Renta, que estén obligados a llevar contabilidad completa, de acuerdo a lo señalado en el párrafo anterior, están obligados a llevar el Libro de Inventarios y Balances, al constituir éste, un libro principal.

3.

Obligación de legalizar El Libro de Inventarios y Balances, al ser un libro vinculado a asuntos tributarios tiene la obligación de ser legalizado, por un notario o, a falta de éstos, por un juez de paz letrado o juez de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario. En todo caso, tratándose de contribuyentes ubicados en las Provincias de Lima y Callao, la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. Datos de cabecera De acuerdo a lo que señala el inciso a) del artículo 6o de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, el Libro de Inventarios y Balances debe contar con los siguientes datos de cabecera:

4.

DATOS DE CABECERA Denominación del libro o registro Libro de Inventarios y Balances Período y/o ejercicio al que corresponde la Inventario de Cierre al 31.12.2009 información registrada Número de RUC del deudor tributario, Inversiones San Juan S.R.L. Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste Es importante mencionar que esta información deberá indicarse en todos los folios que se utilicen. No obstante, tratándose del Libro de Inventarios y Balances llevado en forma manual, será suficiente con incluir estos datos en el primer folio de cada periodo o ejercicio.

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LIBROS Y REGISTROS Libro de Inventarios y Balances llevado en hojas sueltas

Libro de Inventarios y Balances llevado en forma manual

INFORMACIÓN A CONSIGNAR En todos los folios se deberá consignan • Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Numero de RUC del deudor tributario. Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. En el primer folio se deberá consignar • Denominación del libro o registro. • Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. • Número de RUC del deudor tributario. Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste

5.

Obligación de firmar el Libro de Inventarios y Balances Una de las formalidades que se deben observar respecto del Libro de Inventarios y Balances, es que deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, por los responsables de su elaboración, es decir: • Por el deudor tributario o su representante legal, así como, • Por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil. Así lo establece el inciso e) del artículo 6o de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT.

6.

Formatos que integran el Libro de Inventarios y Balances Como se señaló, en el punto a) anterior, la doctrina contable establecía que el Libro de Inventarios y Balances era un libro de foliación simple. No obstante esa característica, mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/ SUNAT, se ha dado un cambio sustancial respecto de este libro, estableciéndose que a partir del 01.01.2009, el mismo estará integrado por determinados formatos. En efecto, según la resolución antes citada, se ha señalado que el Libro de Inventarios y Balances que los contribuyentes sujetos al Régimen General del Impuesto a la Renta por rentas de tercera categoría, se encuentran obligados a llevar, estará integrado por los siguientes formatos: FORMATO Formato 3.1 Formato 3.2 Formato 3.3 Formato 3.4

Formato 3.5 Formato 3.6 Formato 3.7

DENOMINACIÓN Libro de Inventarios y Balances - Balance General Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 10 - Caja y Bancos Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 12 - Clientes Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 14 - Cuentas por cobrar a accionistas (o socios) y personal Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 16 - Cuentas por cobrar diversas Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 19 - Provisión para cuentas de cobranza dudosa Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 20 - Mercaderías y la Cuenta 21 - Productos Terminados

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Formato 3.8

Libro de Inventarios y Balances - detalle del Saldo de la Cuenta 31 • Valores

Formato 3.9

Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 34 - Intangibles Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 40 • Tributos por Pagar Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 41 - Remuneraciones por Pagar Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 42 - Proveedores Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 46 • Cuentas por Pagar Diversas Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 47 - Beneficios Sociales de los Trabajadores Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 49 • Ganancias Diferidas Libro de Inventarios y Balances - Detalle del Saldo de la Cuenta 50 - Capital Libro de Inventarios y Balances - Balance de Comprobación Libro de Inventarios y Balances - Estado de Flujos de Efectivo Libro de Inventarios y Balances - Estado de Cambios en el Patrimonio Neto del 01.01 al 31.12 Libro de Inventarios y Balances - Estado de Ganancias y Pérdidas por Función del 01.01 al 31.12

Formato 3.10 Formato 3.11 Formato 3.12 Formato 3.13 Formato 3.14 Formato 3.15 Formato 3.16 Formato 3.17 Formato 3.18 Formato 3.19 Formato 3.20

b) Obligación de llenar los formatos No obstante la obligación de llevar cada uno de los formatos señalados anteriormente, es preciso indicar que en los casos en que el deudor tributario no tenga información que registrar en alguno de ellos, no será necesario el llenado de los mismos. A continuación podemos apreciar otra forma de conocer sobre el Libro de Inventario y Balance. EL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCE I.

DEFINICIÓN: El libro de inventario y balance es un libro principal y obligatorio, es un libro principal de acuerdo al aspecto técnico y está considerado como un libro obligatorio desde el punto de vista legal, es un libro de foliación simple, sirve para registrar y demostrar la situación económica y financiera de la empresa, es decir se registran todos los activos y pasivos que tiene la empresa. También podemos decir que el libro de inventario y balances sirven para registrar el Inventario de Bienes, derechos, valores y obligaciones o deudas que poseen las empresas. Este libro se utiliza 2 veces en el año, uno al inicio de las operaciones comerciales llamado "Inventario Inicial" y el otro al finalizar el periodo económico, ejercicio económico es decir al 31 de diciembre de cada año, y en cualquier fecha del año, cuando la empresa inicia recién sus actividades mercantiles y se le llama inventario de situación.

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II. ASPECTO LEGAL: Como todo libro de Contabilidad para que tenga su valor legal debe de ser legalizado en el primer folio ante la notaría. III. RAYADO O PARTES DE LA HOJA DE CUENTAS: El rayado, o partes de una hoja de cuentas del libro de inventario y balances.

10 101 104 2

3

I. ACTIVO Caja y Bancos Caja Bancos Ctas. Ctes. 104.1 Banco Wiese 104.2 Banco de Crédito

4

24,000.00 6,000.00 18,000.00 10,000.008, 000.00

5

6

8

7 NOTA: 1. En la parte superior sirve para anotar la fecha del inventario. 2. Columna que sirve para registrar o anotar el nombre de la cuenta principal, 3. Columna que sirve para anotar o registrar el código de la cuenta divisionaria. 4. Columna que sirve para registrar o anotar el nombre de la cuenta principal, nombre de la cuenta divisionaria, detalle, sumilla o glosa. Sumilla, glosa o detalle; es la explicación en forma breve precisa y concisa del concepto de la operación. 5. Columna que sirve para registrar o anotar las cantidades menores llamadas también segunda auxiliar. 6. Columna que sirve para anotar o registrar las cantidades menores también es conocida como "primera auxiliar" 7. Columna que sirve para anotar o registrar los importes de las cuentas divisionarias o también es conocido como "columna parcial". 8. Columna que sirve para anotar los importes de las cuentas principales y también para anotar los totales del activo pasivo y capital o patrimonio. IV.

PARTES DEL INVENTARIO: El Inventario consta de activo, pasivo, resumen y balance del inventario inicial o comprobación el activo, pasivo y capital. I.1.

I.2.

ACTIVO: Presenta todos los derechos bienes y valores como son el dinero en efectivo, maquinarías, mercaderías, muebles, equipo de cómputo, inmuebles, bienes consumibles y bienes utilizables que deben estar detalladamente en esta parte del activo. PASIVO: Consiste en detallar todas las obligaciones deudas y compromisos que posee la empresa, con segundas y terceras personas como son las

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I.3.

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deudas tributarias, deudas comerciales, deudas no comerciales, deudas laborales, facturas por pagar, letras por pagar, saldo por pagar, salarios por pagar, tributos por pagar, alquiler de local por pagar, servicio de agua por pagar etc. RESUMEN: Consiste en demostrar contablemente el total del activo con el total del pasivo para luego buscar la diferencia y determinar el capital de la empresa de siguiente manera: A–P=K

ó

K=A-P

Si el activo es mayor que el pasivo, tendremos un saldo patrimonial positivo. Si el pasivo es mayor que el pasivo tendremos como resumen un saldo patrimonial negativo.

I.4.

BALANCE DE INVENTARIO INICIAL O COMPROBACIÓN: Consiste en comparar en que el activo sea igual al pasivo más el capital o patrimonio mediante la ecuación contable o ecuación de equidad mediante la siguiente manera:

V. EL INVENTARIO: Inventario es la acción de contar físicamente de todos los bienes, derechos y valores así como las deudas y obligaciones que posee la empresa con el fin de registrar contablemente en el Libro de Inventario y Balance. 5.1.

CLASES DE INVENTARIO: Las clases de inventario pueden estar clasificadas, de acuerdo al periodo en que se realiza el Inventario, y de acuerdo a la forma realizada. 5.1.1. De acuerdo al periodo en que se realiza el inventario: Tenemos inventario inicial, inventario o permanente inventario final o de cierre. 5.1.1.1. Inventario Inicial: Por lo general se realiza al inicio o apertura de cada periodo económico o de las actividades mercantiles es decir el 2 de enero de cada año. 5.1.1.2. Inventario especial o permanente: Se realiza en cualquier época o momento del año con la finalidad de conocer a fondo la situación económica de la empresa ya sea una parte del activo, pasivo o patrimonio de la empresa o también en la totalidad. 5.1.1.3. Inventario Final: Se realiza, al finalizar o terminar el ejercicio económico que por lo general es el 31 de Diciembre de cada año, llamado también inventario final o de cierre. 5.1.2.

De acuerdo a la forma de realización: Tenemos 2 clases de inventario:

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5.1.2.1.

5.1.2.2.

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Inventario Físico: Consiste en hacer un conteo físico de todos los valores, derechos y bienes de las empresas, como son documentos en cobranza, dinero en efectivo, documentos pendientes de pago, obligaciones laborales y tributarias de pendientes. Inventario Contable: Consiste en transcribir en forma detallada todo el inventario físico debidamente valorizado y sirve como evidencia de todo lo que se posee una empresa en sus cuentas de activo, pasivo y patrimonio.

Estimado estudiante Ud., podrá consultar y resolver los casos prácticos en las páginas 62 al 85 del Texto Base de Contabilidad Básica I del Prof. CPCC. Dr. Roberto Reyna, sobre el tema del Libro de Inventarios y Balances.

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FORMATO 3:17: LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES – BALANCE DE COMPROBACIÓN EJERCICIO O PERÍODO: RUC: APELLIDOS Y NOMBRES, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL:

CUENTA

CÓDIGO (1)

DEN OM1N . (2)

SALDOS INICIALES

MOVIMIENTOS

SALDOS FINALES

DEUDOR

ACREEDOR

DEBE

HABER

DEUDOR

(3)

(4)

(J)

(6)

0)

ACREEDOR (8)

SALDOS FINALES DEL BALANCE GENERAL PASIVO Y ACTIVO PATRIMON . (9) (10)

MOVIMIENTO

PÉRDIDAS

GANANCIA S

(II)

(12)

TOTALES (13) RESULTADO DEL EJERCICIO 0 PERIODO (14) TOTALES (15) (1) Código tic la cuenta contable desagregado al nivel de dígitos establecido en el Plan Contable vigente en el país. (2) Denominación de la cuenta contable desagregada al nivel de dígitos establecido en el Plan Contable vigente en el país. (3) Saldo inicial del ejercicio: deudor. (4) Saldo inicial del ejercicio: acreedor. (5) Movimiento del ejercicio o periodo de las cuentas: Debe (6) Movimiento del ejercicio o periodo de las cuentan: Haber. (7) Saldos Anulen del ejercicio o periodo de las cuentas: Deudor. (8) Saldos finales del ejercicio o periodo de las cuentan: Acreedor. (9) Saldo finales del ejercicio o periodo de las cuentan que conforman el balance General: Activo. (10)Saldos finales del ejercicio o periodo de Ion cuenta que conforman el Balance General: Pasivo y Patrimonio, (11) Saldos del ejercicio o periodo de las cuentas que conforman el Estado de de ganancias y pérdidas por función: Pérdidas. (12)Saldos finales del ejercicio o periodo de las cuentan que conforman el Estado de Ganancias y Pérdidas por función: Ganancia. (13)Totales de Saldo y Movimientos. (14) Resultado del Ejército o periodo.

(15)Totales.

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