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Libro de intervenciones o requerimientos

Cada registro notarial debe llevar un libro de registro de intervenciones en el que se anotan por orden cronológico y en forma de acta las intervenciones extraprotocolares que no requieran la formalidad de la escritura pública. Los escribanos titulares de registro son responsables de la integridad y conservación del libro de registro de intervenciones, así como lo son del protocolo. De nición

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LECCIÓN 1 de 4

Definición

Recaudos formales Las actas labradas en este libro son verdaderos instrumentos públicos, al igual que las certificaciones que según sus constancias expidan los escribanos públicos.

El libro de intervenciones contribuye a la seguridad y certeza en las relaciones jurídicas, por ello son de orden público las exigencias formales en su conformación. Algunos han manifestado –metafóricamente– que es un verdadero protocolo de actas, impuesto para sostener el prestigio del notariado, otorgándole probidad y certeza moral a los actos extraprotocolares. Inclusivo le son aplicables en forma supletoria las normas relativas a los protocolos.

En ningún caso tiene carácter sustitutivo del protocolo notarial y consecuentemente, no es posible extender en él los actos o contratos que por las leyes de fondo deben labrarse bajo la forma de escritura pública o por instrumento privado.

De la actuación notarial en el registro de intervenciones se deja constancia en los documentos extraprotocolares objeto de la certificación. Esta certificación se extiende en forma manuscrita, mecanografiada o mediante un sello tipo con llenado de los claros, al pie del documento que se certifica, que deberá reponerse con marbetes de actuación notarial.

En caso de que no hubiere espacio suficiente, deberá comenzarse en el mismo instrumento y concluirse en una foja de actuación notarial que se agrega. Tratándose de un documento integrado por varias fojas, se debe dejar constancia de ello y cada una de estas llevará el sello y rúbrica del escribano certificante.

En las certificaciones extendidas en los documentos extraprotocolares, se debe consignar toda aquella circunstancia relacionada con el requerimiento, número y folio del acta y número del libro de registro de intervenciones, en el que

conste dicho requerimiento, cerrando lo actuado la firma y sello del escribano.

Algunas formalidades receptadas en las distintas normas y reglamentos provinciales suelen ser:

En el primer folio del libro de registro de intervenciones se extiende la habilitación del organismo de control, que es un órgano del propio colegio profesional o una repartición desprendida o descentralizada de aquel. En el texto de la habilitación se consigna el número de registro a que está asignado, el asiento de este, la fecha de habilitación del libro y la firma y sello del habilitante. La primera acta del año se extiende en cabeza de foja y las actas subsiguientes en forma seguida, sin respetar dicha regla, en el primer renglón hábil posterior, en orden cronológico y numeradas correlativamente dentro de cada año. Las enmiendas, raspados y demás correcciones se salvarán al final de cada acta de puño y letra del escribano. Al final del año se extiende una nota de clausura, al igual que a la terminación de cada libro, expresando el número de actas extendidas, las que no pasaron y todo otro dato relevante a juicio del escribano. El libro está sujeto a inspección y vigilancia del tribunal de disciplina notarial de cada jurisdicción y debe encuadernarse.

El escribano Soreira, titular del Registro Notarial N° 34 de la ciudad de Río Cuarto, debe llevar un libro de Registro de Intervenciones en el que se anotarán por orden cronológico y en forma de actas, las intervenciones extraprotocolares que no requieran de la formalidad de la escritura pública. En dicho libro deberá contener:

Un primer folio que contendrá la habilitación extendida por el organismo de control

Una carátula por cada mes del año

La confección de la primera acta en cabeza de foja, y las siguientes actas en forma seguida en orden cronológico y numeradas

Un anexo para notas extraprotocolares que necesite hacer el escribano

Una nota de clausura al terminar cada libro

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Certificación de firmas En la certificación de firmas e impresiones digitales se deberá consignar que la firma o impresión digital haya sido puesta en presencia del notario actuante. Si se requiere certificación de firma en documentos que se le presenten ya firmados, el notario debe hacer firmar nuevamente a los otorgantes en su presencia y dejar constancia de ello en el acta respectiva y en los documentos de que se trate, y en caso de que se presenten documentos con espacios en blanco, no se deben certificar firmas o impresiones digitales, salvo que el escribano deje constancia en el libro de registro de intervenciones y en el texto de la certificación de dicha circunstancia en forma precisa.

También debe ser denegada la prestación de funciones si el documento contiene disposiciones contrarias a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres.

En las certificaciones de firmas que se realicen en autorizaciones por parte de los padres a favor de sus hijos menores, se deberá colocar que se ha tenido a la vista la documentación que acredita el vínculo filial, con referencia concreta a los datos que la individualicen (por ejemplo, inscripción del acta de nacimiento de los menores con número, folio, tomo, año).

Veamos la siguiente imagen:

Figura 1: certificaciones de firmas

Fuente: Richetta, M., (2019). Elaboración propia.

Figura 1: certificaciones de firmas. En la imagen se puede observar un ejemplo sobre la certificación de la firma de un contrato de locación de inmueble.

El Sr. Osvaldo Agüero y Aldo Perotti, se presentan en su escribanía a certificar las firmas de un contrato de locación que ya ha sido firmado previamente por ambos. En ese caso, cual deberá ser el procedimiento correspondiente:

Deberá redactar el contrato de locación nuevamente y que vuelvan a firmar ante su presencia

Deberá hacer firmar nuevamente a los otorgantes en su presencia y dejar constancia de ello en el acta respectiva y en el contrato

Deberá simplemente certificar las firmas que ya han sido puestas, solo que diferirá la fecha de otorgamiento con la de certificación

Deberá redactar una minuta explicando los motivos por los cuales las firmas son certificadas de manera posterior

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Recaudos de actas. Casos Dispone el artículo 311:

Requisitos de las actas notariales. Las actas están sujetas a los requisitos de las escrituras públicas, con las siguientes modificaciones:

a) Se debe hacer constar el requerimiento que motiva la intervención del notario y, en su caso, la manifestación del requirente respecto al interés propio o de terceros con que actúa.

b) No es necesaria la acreditación de personería ni la del interés de terceros que alega el requirente.

c) No es necesario que el notario conozca o identifique a las personas con quienes trata a los efectos de realizar las notificaciones, requerimientos y otras diligencias.

d) Las personas requeridas o notificadas, en la medida en que el objeto de la comprobación así lo permita, deben ser previamente informadas del carácter en que interviene el notario y, en su caso, del derecho a no responder o de contestar; en este último supuesto se deben hacer constar en el documento las manifestaciones que se hagan.

e) El notario puede practicar las diligencias sin la concurrencia del requirente cuando por su objeto no sea necesario.

f) No requieren unidad de acto ni de redacción; pueden extenderse simultáneamente o con posterioridad a los hechos que se narran, pero en el mismo día, y pueden separarse en dos o más partes o diligencias, siguiendo el orden cronológico.

g) Pueden autorizarse aun cuando alguno de los interesados rehúse firmar, de lo cual debe dejarse constancia1.

Son requisitos generales de las actas labradas en el libro de intervenciones:

1. Número de orden ascendente y correlativo a la anterior. 2. Lugar y fecha del otorgamiento y otros datos cronológicos cuando así lo requieran las leyes, las particularidades de su contenido o lo juzgare el Escribano.

3. Nombres y apellido completos del requirente, domicilio, documento de identidad exhibido y/o fe de conocimiento y habilidad del firmante. 4. Las circunstancias relacionadas con el requerimiento y con las situaciones, cosas, documentos y personas objeto de la atestación. 5. Que los hechos le constan al Escribano por percepción directa o de otra manera. Cuando la evidencia se funde en documentos, si le han sido exhibidos y las referencias tendientes a la identificación y al lugar donde se encuentran.2

Entre los requisitos particulares de los distintos tipos de actas, se debe tener en cuenta:

Certificaciones De asientos de libros de comercio, laborales o similares

–

Se debe hacer constar el nombre de la persona individual o colectiva a la que pertenece y si los libros se hallan o no rubricados. También debe indicarse la ubicación del asiento y si lo que se certifica es de tenor literal o extracto. Las certificaciones podrán practicarse con respecto a constancias de libros o documentación de personas colectivas o individuales que tengan su domicilio fuera del asiento del Registro, siempre que la exhibición se efectúe dentro de su ámbito de competencia territorial.

De la existencia de personas

–

Se debe dejar constancia de la presencia del interesado en el momento de expedirse y del conocimiento de dicha persona, por parte del escribano o del medio por el cual se identificó ante él.

Sobre envío de correspondencia

–

El despacho al destinatario estará a cargo del Escribano actuante, quien individualizará los documentos a remitir en el acta del “Registro de Intervenciones” y deja constancia de su intervención en todos los ejemplares despachados. Asimismo, anexa al folio correspondiente los comprobantes que le suministre la Oficina Postal de remisión, copia auténtica de ellos o los relacionará en el acta identificándolos con precisión

Existencia de representaciones y poderes

–

Se debe especificar la naturaleza del documento exhibido al Escribano y los datos que sirvan para su individualización. Se deja además constancia de la suficiencia de las facultades otorgadas a los representantes y mandatarios según los documentos exhibidos respecto del acto de que se trata.

De fotocopias, fotografías y otras reproducciones

–

Se hace dejando constancia que corresponden a cosas o documentos que se han cotejado, relacionando toda circunstancia tendiente a identificarlos y estableciendo su correspondencia con la realidad. Estas certificaciones, en general, son excluidas en la reglamentación provincial de la obligación de su registración en el “Libro de Intervenciones”, salvo cuando así lo requieran los interesados o lo juzgare el Escribano.[3]

A continuación, los invito a leer el Reglamento para la legalización de firmas, que contiene la normativa que regula el ejercicio notarial en las actuaciones específicas de certificación de firmas de las personas físicas y jurídicas, certificación de firmas en documentos en idioma extranjero, certificación de fotocopias, entre otros.

Lectura obligatoria: Reglamento para la legalización de firmas

M3 - L2 - Publicación 2.pdf 412.2 KB

Fuente: Modificado a partir del 1 de Agosto de Agosto de 2015 por la entrada en vigencia del Nuevo Código Civil y Comercial de la Nación, el Art. 1002 por el Art. 306 (2015). Reglamento para la legalización de firmas. Recuperado de: http://escribanos.org.ar/wp-content/uploads/2015/08/Reglamento-Legalizacion-firmas-2015.pdf

1 Artículo

311. Código Civil y Comercial de la Nación. Aprobado por Ley 26.994 (BO 08/10/2014). Promulgado según

Decreto 1.795/2014 (BO 08/10/2014). Lugar: Córdoba. Editorial Advocatus. 2

reglamento del libro registro de intervenciones (Aprobado en Sesión del Honorable Consejo Directivo de fecha 01/11/1982).

Córdoba. Recuperado: https://goo.gl/L6w5G6 3Reglamento

del libro registro de intervenciones (Aprobado en Sesión del Honorable Consejo Directivo de fecha 01/11/1982).

Córdoba. Recuperado: https://goo.gl/L6w5G6

LECCIÓN 2 de 4

Referencias

Código Civil y Comercial de la Nación (2014). [Aprobado por Ley N.º 26.994; B.O. 08/10/2014 Suplemento. Promulgado según Decreto 1.795/2014; B.O. 08/10/2014. Vigencia: 1 de agosto de 2015, texto según artículo 1° de la Ley No 27.077 B.O. 19/12/2014]. Córdoba. Editorial Advocatus.

Reglamento del libro registro de intervenciones (Aprobado en Sesión del Honorable Consejo Directivo de fecha 01/11/1982). Córdoba. Recuperado: http://escribanos.org.ar/Archivos/Revista/file/legislacion/RegIntervenciones.pdf

LECCIÓN 3 de 4

Revisión del módulo

Hasta acá aprendimos

Documentos notariales

–

Se ordenan cronológicamente, con numeración de las escrituras y los folios en orden ascendente.

La escritura pública

–

Es el instrumento que se compone de elementos subjetivos, objetivos y elementos formales.

Testimonios y copias

–

Se estudia el valor de los testimonios, primero y sucesivos. Así como el testimonio para varias partes otorgantes.

Libro de intervenciones o requerimientos

–

Los escribanos titulares de registro son responsable de la integridad y conservación del libro de intervenciones.

LECCIÓN 4 de 4

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