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• Alizon Valencia Chura

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CARATULA

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DEDICATORIA



Dedico esta tesis principalmente

a mi familia por apoyarme

cuando lo necesite, y que siempre estuvo ahí ante cualquier situación. 

A mis padres, por ayudarme económicamente para poder finalizar esta gran etapa en mi vida.



A maestra vida por enseñarme las bondades de Dios y enlazarme con la naturaleza de los seres que amo: mi Madre, mi Padre, mis hermanas y hermanos, mis familiares y amigos; a la sabiduría y el conocimiento logrado gracias a disfrutar la vida con ellos.

2

PRESENTACION

El dinámico mundo actual, exige un alto nivel de competitividad, a través de una elevada capacidad de respuesta; en cuanto a ello, al consultar con diferentes gerentes de prestigiosas empresas, con respecto de cual es su principal herramienta en la toma de decisiones, muchos coinciden en que es la información. La información se obtiene por medio de la comunicación, verbal o escrita; esta implica el uso de un código y un medio. La tecnología actual, ha permitido una gran evolución en los medios, desde el telégrafo, pasando por las microondas y satélites, hasta el láser. Sin embargo, los códigos no han evolucionado con la misma rapidez, trayendo como consecuencia ruido en la comunicación, evidenciado a través de ciertos mensajes de error. Ahora, supongamos una situación en que un alto gerente de una empresa se encuentra con un caso crítico, en la que debe reemplazar una línea de producción o a un especialista, y se encuentra en el mercado con el hecho de que en las credenciales de los aspirantes o en las especificaciones técnicas de los equipos, se usan indistintamente los términos eficiencia, eficacia y efectividad, el tiempo para tomar la decisión es crítico y no se puede consultar a cada fabricante o aspirante cual es su concepto sobre estos términos. La situación anterior, evidencia de que a pesar que la gerencia de la empresa pudo conseguir la información en centésimas de segundo, por medio de ordenadores o sistemas de telemática, no la pudo interpretar por la falta de un código universalmente aceptado, tal como se lo es el alfabeto o el sistema decimal. En el ámbito administrativo y gerencial, los términos eficiencia, eficacia y efectividad son utilizados frecuentemente. Sin embargo, la mayoría de las veces, la interpretación de los mismos, obedece a breves reseñas de algunos especialistas que no son de uso cotidiano, por lo que pueden ser sujetas a interpretación, especialmente cuando se da por sentado que la instrucción ha sido entendida, basados en el hecho de que se habla en el mismo idioma. Se parte en la formulación de un hecho no comprobado, pero insistentemente debatido por expertos y profanos, y que puede reducirse a estos términos.

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MARCO TEORICO Antes de considerar algunos elementos en torno a la priorización de las acciones orientadas a enfrentar estos problemas, vamos a señalar otros asuntos que han incidido en este contexto y que, más bien, provienen del entorno social y nacional. El sector público está dotado de una serie de leyes y mecanismos de regulación que, necesarios bajo los parámetros del desarrollo nacional que hemos tenido, deberán repensarse en los años siguientes, en busca de una mayor eficiencia del sector. Por ejemplo, las siguientes leyes: Ley para el Equilibrio Financiero del Sector Público, N° 6955, y sus reformas, Ley de la Administración Financiera de la República, N° 1279, y sus reformas, Ley de Contratación Administrativa, N° 7494, Ley de Planificación Nacional, N° 5525, y sus reformas, Ley General de Administración Pública, N° 6227, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428. De diferente manera, el cumplimiento con estas leyes ha provocado muchas veces entrabamiento, lentitud en la decisión y ejecución de acciones, y mala calidad en los servicios estatales a la población. Este es un factor que también condiciona las posibilidades de la eficiencia en la universidad pública. Por ejemplo, la Ley General de la Administración Financiera, aunque necesaria siempre ha conspirado contra la eficiencia de las universidades e instituciones públicas. Construida sobre la base de la ―desconfianza‖ en la acción del funcionario público, ha establecido una colección compleja de procedimientos administrativos para el manejo de los dineros públicos. Lo mismo se aplica a la gestión de la Contraloría General de la República, si bien necesaria y útil para lidiar con la corrupción y los malos manejos, debe reformarse substancialmente. Hace poco tiempo, por ejemplo, el exministro de Obras Públicas y Transportes, Rodolfo Silva, denunciaba con gran detalle cómo el sistema existente atenta contra la acción en la atención de las mismas emergencias, que por su naturaleza debe ser rápida y muy eficiente. La utilización del presupuesto público demanda procedimientos previos y posteriores que representan un gran 4

esfuerzo administrativo si se suman estas acciones en cada institución. Procedimientos que deberían ser más rápidos y eficaces (por ejemplo para comprar equipo), con un esfuerzo mínimo de profesores y unidades académicas y de la institución, se complican. En asuntos donde el tiempo (rapidez de procesos y resultados) es importante (compra de computadoras, por

ejemplo),

las

consecuencias

son

mayores.

Aunque

la

Ley

de

Administración Financiera se ha mejorado en los últimos años (disminuyendo, por ejemplo, los tiempos para la decisión por funcionarios), sigue siendo un tema a atacar en la reforma del sector público. Todos estos marcos jurídicos, de cara al futuro, deberán colocarse en une nueva perspectiva dentro de un nuevo estilo de desarrollo, y dentro de un replanteo de lo público y privado. Por ejemplo, así como en la reforma del sector de energía y telecomunicaciones se planteó la existencia de instituciones estatales con trabajadores públicos bajo un ordenamiento privado (un régimen laboral ―mixto‖ o ―común‖), deberá pensarse en orientaciones similares en otras dependencias del Estado. Las piedras de toque de esta reforma deberán combinar la descentralización institucional, la fiscalización por objetivos realizados con intervenciones de precaución científicamente establecidas, el aumento de la responsabilidad y la discrecionalidad de acción. Para las universidades públicas no es posible evadir el ordenamiento general del sector público, pero sí preparar cambios sintonizados con las tendencias que dominarán en una perspectiva de mejoramiento de la eficiencia del sector. Más aún, la universidad pública puede contribuir notablemente en estos temas, así como en la reconceptualización de la misma autonomía universitaria, para así empujar leyes que, por lo menos para éstas, permitan una mayor agilidad (por ejemplo, para una real y efectiva descentralización).

Hay muchos otros asuntos propiamente ―internos‖ que inciden en la eficiencia de la acción universitaria: las complicadas y rígidas estructuras para la toma de decisiones, los numerosos tiempos docentes y administrativos destinados a las elecciones de puestos de mando académico o institucional, la debilidad en los mecanismos de control de calidad del trabajo, la relativa poca utilización de recursos tecnológicos modernos para la administración, etc. Las autoridades y comunidades universitarias han confrontado estos problemas en los pasados años e impulsado ciertas reformas. Algunas instituciones han tenido mayor 5

éxito que otras. Pero los problemas, en su conjunto, no han sido resueltos. Sin duda, todos ellos estarán presentes en la agenda de las discusiones universitarias de los próximos años. En el largo plazo, la demanda de la sociedad es por eficacia y calidad en los fines y en la misión universitaria históricamente establecidos. Esto es lo decisivo: lo estratégico. Sin embargo, en el corto plazo, los problemas de eficiencia pueden debilitar la percepción de la sociedad sobre la universidad y, también, sus posibilidades de servirle a la misma. Políticamente, un plan de acción deberá contener objetivos para mejorar la eficiencia sin perder de vista la perspectiva general. Se debe hacer cambios y éstos generarán reacciones adversas: es inevitable. Ahora bien, la ―resistencia social‖ en las comunidades universitarias para preservar la inercia no resultará igual con todas las medidas. Los profesores son más sensibles a los cambios organizativoacadémicos y curriculares de fondo (reformar la departamentalización), el replanteo de la investigación y los posgrados, las opciones de educación permanente, etc. Por otra parte: disminución de los tiempos de graduación, una perspectiva de área, flexibilidad y libertad de selección académicas, y otras medidas en esta dirección, no parecen posibles objetos del rechazo estudiantil. Todo lo contrario. Los estudiantes son más sensibles a aumentos en la exigencia académica y a variaciones en los precios de la matrícula y servicios universitarios. Para los no docentes, cambiar la relación docentes – no docentes, modificar la forma de ofrecer algunos de los servicios y, dentro de este marco, los cambios en la estructura salarial (equilibrio salarios gastos de operación), pueden generar una reacción contestataria. Para los profesores, probablemente haya opiniones divididas en torno a la eliminación de anualidades y mecanismos salariales automáticos. Sin embargo, este sector posee más conciencia del significado e implicaciones de los desequilibrios entre salarios y gastos de operación (su propia práctica se ve afectada directamente). Para los administrativos no partícipes directos de la labor académica y enfrentados a cambios que les pueden afectar la estabilidad misma de su trabajo, es probable que las reformas por eficiencia sean vistas con una óptica de preocupación y rechazo. Es de este sector universitario del que más resistencia se puede esperar frente a este tipo de cambios. Y en esto será importante la actividad que desplieguen los sindicatos universitarios. [133] En cada universidad estatal, el peso y las perspectivas del sindicato son diferentes y, por eso, los conflictos que se den no tendrán necesariamente las mismas características y desenlaces. La posibilidad que se potencien las respuestas sindicales dependerá en parte de que las 6

reacciones colectivas ante otras medidas en los sectores estudiantiles o docentes puedan converger con las administrativas. La búsqueda de la eficiencia obligará a acciones en varias dimensiones del quehacer de la universidad pública: un plan. Pero, tal vez, es más importante su incorporación como premisa en la cultura laboral de manera permanente en cada actividad: como expresión del compromiso con la sociedad y el país que la nutre. Un requisito para un mundo complejo y competitivo, sin el cual ni nuestra academia ni nuestra nación podrán aspirar al progreso.

1.- EFICACIA Y EFICIENCIA Eficacia y eficiencia constituyen elementos básicos para cumplir con los objetivos propuestos en las organizaciones y su adecuada dosificación es condición fundamental para un liderazgo exitoso. Mucho se ha escrito sobre el tema y muy diversos los enfoques que se le han dado. Este trabajo intenta contribuir a una utilización apropiada de estos elementos, adecuándolos a cada situación, en la permanente búsqueda de una mejora continua del desempeño de las organizaciones De las definiciones circulantes, se eligen las que dicen que la EFICACIA mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada

sobre

la

base

de

su

prioridad

e

importancia.

Mientras que la EFICIENCIA consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta,

constituyen

elementos

inherentes

a

la

eficiencia.

Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible

y

cumpliendo

con

las 7

normas

de

calidad

requeridas.

Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aun más decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia. Señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son: ¨ No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona ¨ En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno. ¨

La

controversia

entre

popularidad

y

eficacia

directiva.

En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo. Establece que estos principios marcan la relación equilibrada entre Producción (eficacia) y Capacidad de Producir (eficiencia) y lo ejemplifica con la conocida fábula de Esopo de ―La Gallina de los Huevos de Oro‖ que narra la historia de una gallina que un día comenzó a poner huevos de oro. La codicia del dueño lo llevó a matar la gallina para sacarle todos los huevos de una sola vez, pero descubrió que estaba vacía. Tarde descubrió que había matado a la gallina de los huevos de oro. Esto reafirma que la efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados (los huevos de oro) y la capacidad de producción (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)

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Según Edward de Bono tiempo atrás sólo era necesaria la eficiencia para conducir las organizaciones porque la economía crecía. Hoy la eficiencia no alcanza. La base económica se ha estabilizado y en algunos casos decrece. Se necesitan conceptos, actividades y estrategias para agregarlos a la eficiencia en los negocios 3.- EFICIENCIA: Consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos, cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores, en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de calidad requeridas 4. EFICACIA: Eficacia mide los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto, presuponiendo que esos objetivos se mantienen alineados con la visión que se ha definido. Mayor eficacia se logra en la medida que las distintas etapas necesarias para arribar a esos objetivos, se cumplen de manera organizada y ordenada sobre la base de su prioridad e importancia. La efectividad se encuentra en el equilibrio entre la producción de los resultados deseados y la capacidad de producción. 5.- ANÁLISIS DE CONCEPTOS La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias 9

pírricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra ésta, que no se encuentra en el diccionario. 6.- DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA EFICIENCIA

EFICACIA

Énfasis en los medios

Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente

Hacer las cosas correctas

Resolver problemas

Lograr objetivos

Ahorrar gastos

Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones

Obtener resultados

Capacitar a los subordinados

Proporcionar eficacia a subordinados

Asistir al templo (iglesia)

Practicar los valores religiosos

Enfoque reactivo

Enfoque proactivo

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(Del pasado al presente)

(Del futuro al presente)

Pregunta principal ¿Cómo podemos hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos estar hacemos?

haciendo?

7.- ERRORES DE LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES Según Peter Drucker, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aún más decisiva. Siguiendo con Drucker muchos directivos fracasan por no concentrarse en la eficacia. Adicional, Drucker señala errores básicos que destruyen o impiden la eficacia en las organizaciones. Algunos de ellos son: • No ser uno mismo pretendiendo seguir el modelo de otra persona. • En las empresas, especialmente las de familia, elegir el sucesor porque es igual a uno. • La controversia entre popularidad y eficacia directiva. En síntesis, culmina Drucker, para ser respetado lo mejor es dar el ejemplo y el mejor ejemplo es ser eficaz y obtener resultados. Stephen R. Covey dice que sus Siete Hábitos son de efectividad porque se basan en principios y brindan los máximos beneficios posibles a largo plazo. 8.- EFICIENCIA Y EFICACIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN. A partir de las definiciones de eficacia y eficiencia se pueden graficar las distintas situaciones que pueden presentarse y como afectan a la organización dependiendo del sector del cuadrante en que se encuentre:

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Puede hacerse un análisis particular de cada sector, partiendo de la premisa que para que una organización funcione debe tener, al menos, un mínimo nivel de eficacia y eficiencia en sus procedimientos. Lo peor que le puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. Su partida de defunción está en marcha. No tiene posibilidades de competir. Tampoco es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Uno no puede imaginarse lo que puede suceder en un ente con un alto grado de eficacia y muy baja eficiencia (alcanzar los objetivos a cualquier precio). La adrenalina será altísima, pero cuando se mide el costo de alcanzar los objetivos trazados, muchas sonrisas se transformarán en muecas. Cuando se haya puesto como objetivo alcanzar un grado de eficiencia por sobre todas las cosas, seguramente no pasará nada extraordinario o fuera de lo normal (hacer la plancha) pero esto también puede conducir a la desaparición, aunque sin demasiado ruido, de la organización. Se puede inmovilizar al ente y causar perjuicios muy altos e irreversibles, teniendo en cuenta la velocidad del cambio que debe producirse en las organizaciones para poder perdurar en

este mundo

altamente

globalizado va a desaparecer prolijamente. Lo peor que puede ocurrir en una organización es tener bajos niveles de eficiencia y eficacia. Esto genera una actitud vegetativa. No tiene posibilidades de competir. No es lógico pensar que se puede desenvolver normalmente la organización donde la preponderancia de uno de los factores sobre el otro sea abrumadora. Sin duda una situación donde el Management de la organización se desenvuelva en un alto grado de eficacia que alcance los objetivos 12

planteados al menor costo posible (mayor eficiencia) forma parte del ideal de todo emprendedor o de su máximo responsable. La búsqueda de un alto grado de eficacia, lograda en forma eficiente debe formar parte de la visión de la organización y formar parte vital de la misión de sus líderes. Un líder se considerará satisfecho de haber cumplido su función y deberá ser reconocido su éxito, cuando alcance el justo equilibrio entre eficacia y eficiencia en su gestión. No sólo a nivel personal, sino trasmitiéndola a todos los componentes de su grupo de trabajo. La composición de un equipo de trabajo debe procurar que sus integrantes estén conformados por una adecuada dosificación de eficacia y eficiencia a través de sus actitudes y aptitudes.

Cuando logramos un resultado con menos recursos, somos más eficientes —es decir, se incrementa la distancia relativa entre el valor producido y lo que nos ha costado obtenerlo. Y estos recursos pueden consistir en tierras, vehículos, maquinarias, instalaciones... o tiempo, aunque en el imaginario popular este último es el que se percibe más inmediatamente asociado a la noción de eficiencia. No es extraño que esto suceda, porque parece existir una percepción intuitiva acerca de la importancia de este recurso, cuyas características únicas lo alejan de cualquier otro que pudiéramos tener en cuenta.

A partir de este razonamiento podríamos concluir que es necesario asegurar eficacia antes de comenzar a gestionar la minimización de los recursos invertidos. A sustentar esta teoría contribuye el hecho de que, indudablemente, cualquier cosa que se invierta en algo que no debía hacerse es un despilfarro total y constituye una ineficiencia infinita: sirvió para lograr... cero. Solo un producto requerido, en cualquier grado

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que se obtenga, puede tomarse en cuenta para evaluar la eficiencia del proceso responsable. Sin embargo, la planificación incluye una programación —es decir, el acoplamiento de lo planificado con un cronograma que forma parte de los criterios de medición de la eficacia, pero que también integra los de evaluación de la eficiencia. Ambos parámetros comparten ese elemento en forma indisoluble y sufren directamente las consecuencias de nuestra (in)competencia para gestionarlo. Con ningún otro recurso ocurre esto.

Quien desperdicia el tiempo es ineficiente y también ineficaz. Utilizar más que el previsto para hacer algo resulta en una menor eficacia (porque en el tiempo planificado se logró menos de lo esperado) y también en una inferior eficiencia (porque la producción consumió una cantidad mayor de ese recurso).

Hacer cosas no planificadas reduce la cantidad disponible para realizar lo que sí planificamos —en caso de haberlo hecho. Y si no, la improvisación multiplica el tiempo necesario para hacer cualquier cosa, quitándolo también del que se nos obsequia en idénticas dosis, día tras día y en forma incondicional. Es el único recurso totalmente gratuito y absolutamente perecedero del cual disfrutamos. ¿Por qué lo valoramos tan poco?

El tiempo no se recupera, no es posible almacenarlo ni se puede pedir prestado. No existe replay del tiempo. Solo puede administrarse en forma responsable y disciplinada, con una actitud madura a partir de la cual podamos, por fin, aspirar a gestionar la eficacia y la eficiencia de nuestras organizaciones con algún éxito.

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9.- CARACTERISTICAS DE LA EFICACIA Cuando

una

empresa

es

incapaz

de

ejecutar

su

estrategia,

generalmente la primer solución que se les ocurre a los ejecutivos es reorganizar.

Las 17 características de la eficacia organizacional

1. Lugar 1: Todos tienen una idea clara de las decisiones y las acciones por las que son responsables. 2. La información importante sobre el entorno competitivo llega rápido a casa matriz. 3. una vez tomadas las decisiones rara vez se cuestionan. 4. la información fluye libremente entre las fronteras organizacionales. 5. los empleados en la línea y en terreno normalmente cuentan con la infomación que necesitan para comprender cómo sus decisiones cotidianas impactan en los resultados finales. 6. los gerentes de línea tienen acceso a los indicadores que necesitan para medir los impulsores clave de sus negocios. 7. los gerentes mas arriba en la jerarquía participan en decisiones operacionales. 8. rara vez se envían mensajes contradictorios al mercado. 9. el proceso de evaluación del desempeño individual distingue entre los empleados de alto desempeño y los de bajo desempeño. 10. la capacidad de cumplir metas de desempeño influye fuertemente en el desarrollo profesional y la compensación. 11. es más exacto describir la cultura organizacional como una ―persuade y convence‖ que una que ―manda y controla‖. 12. el papel principal del personal corporativo es apoyar a las unidades de negocios en lugar de auditarlas. 13. los ascensos pueden ser laterales (de un puesto al otro en el mismo nivel de la jerarquía) 14. los empleados en rápido ascenso pueden esperar ser promovidos más que una vez cada 3 años. 15

15. en promedio, los ejecutivos de nivel medio tienen cinco o más subordinados. 16. si la empresa tiene un mal año, pero una división específica tiene un buen año, el jefe de la división de todos modos recibe una bonificación. 17. además de los sueldos, hay muchos otros factores que incentivan el buen trabajo de un empleado. Asegurándose de que las personas entiendan realmente de qué son responsabilizables y quien toma qué decisiones, y luego proporcionándoles la información que necesitan para cumplir con sus responsabilidades, podrá establecer

dos

pilares

fundamentales

para

solventar

la

―eficacia‖

órganizacional. 10. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA EMPRESA ACTUAL En esta oportunidad quiero referirme al tema de la eficiencia aplicado a la empresa. La eficiencia es definida por Stoner, Freeman y Gilbert Jr. en su texto ―Administración‖ como – capacidad de reducir al mínimo los recursos utilizados para alcanzar los objetivos de la organización‖; y en las palabras de Peter Drucker sería ―Hacer correctamente las cosas‖, lo que yo personalmente afirmaría como el lograr las metas propuestas con el nivel de calidad deseado al menor costo posible. El concepto anterior siempre se relaciona y establece la diferencia de su antecesor que es la eficacia, y la llamo antecesor ya que primero debemos ser efectivos para luego ser eficientes, tan así que el mismo Drucker afirma que podemos llegar a ser los más eficientes posibles pero soportados siempre en la eficacia, y que la misma es la clave del éxito para las organizaciones. Sin poder lograr por lo menos lo que nos proponemos, no seremos eficaces y sin esto no pueden sobrevivir las empresas a lo largo del tiempo. En los tiempos actuales las empresas que aún continúan en los diferentes mercados han logrado un grado de eficiencia, pero a su vez, a medida que avanza el desarrollo se introducen más competidores, y si a la vez se suma entre otros factores la situación de crisis que estamos 16

viviendo, se requiere no sólo que debemos ser eficaces, sino también que importa mucho el ser eficiente y mantener una mejora continua. Más aún, podríamos asegurar que en términos generales, aquellas empresas que no lleguen a ser eficientes sostenidamente en medio de cualquier crisis económica y mundial, permanecerán poco tiempo en el mercado. Si hacemos como empresa solamente lo que otras hacen llegaremos a ser como ellas pero la meta es ser mejores lo cual se logra maximizando los beneficios. La empresa eficiente aprovecha toda oportunidad de mejora y cada vez trabaja para que el beneficio se incremente. Nos dice Peter Drucker que la mejor forma de predecir el futuro es creándolo. El sentarnos a esperar que las cosas cambien no es una forma estratégica para ser exitosos sino el ponernos a crear el futuro buscando mejores formas de alcanzar los resultados. La eficiencia no sólo debe ser aplicada en el área operativa de la empresa, sino también, en todas las demás áreas, es decir, hacerlo eficientemente; en donde no sólo se debe controlar los materiales, herramientas e insumos sino también el impacto en la operación del negocio como por ejemplo: El tiempo que dura la producción parada. La eficiencia yo la relaciono también con lo que describe Thomas Friedman en la conclusión de su libro La tierra es plana, refiriendo a David Rothkopf ―para nosotros, la cuestión no radica en lo que ha cambiado, sino en darnos cuenta de lo que no ha cambiado‖. Esto claramente expresa que no debemos enfocarnos solamente en el pasado, sino también en lo que falta por cambiar que es el futuro. Es decir, que debemos enfocarnos en lo que no ha cambiado para predecir los cambios futuros, lo cual se puede hacer al establecer mediciones, tendencias y acciones correctivas, lo cual generaría una actitud proactiva y que tomaría en cuenta lo que es ser eficiente y evitar situaciones de crisis o adelantarse a ellas. Para ser eficiente una empresa que haya sido exitosa no debe quedarse contemplando ese éxito sino que debe monitorear el mercado y su nivel

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de participación en el mismo constantemente, para innovar y mantener o incrementar su participación en el mismo. Para explicar más claramente algunos conceptos anteriores pondremos un ejemplo: Imaginemos el caso de un suplidor de equipos de cómputos. Suponiendo que el encargado de la tienda no se asegura de que se verifican los equipo al recibirlos de la fábrica o de su proveedor, y los despacha sin verificarlos, cuando los clientes los adquieren, al momento de proceder a utilizarlo se dará cuenta de que no funciona correctamente y vamos a suponer que es debido a que se ha dejado algún accesorio desconectado internamente, la acción inmediata será devolver el equipo para que sea reemplazado por otro, causando esto un gran retraso en el proceso de ventas y de servicios de soporte, ya que se tendrían que dedicar esos recursos a lo que sería un retrabajo y afectando también la reputación del negocio. Mientras que la acción eficiente y proactiva evita todo esto ya que se realizan inspecciones y pruebas previas a entregar el artículo al comprador mediante una acción proactiva para garantizar la satisfacción del cliente y a la vez maximizar Una de las prioridades es buscar formas de eficientizar más los procesos y esto debemos hacerlo ya sea con recursos internos o contratados. Hay muchas formas de ser más eficientes pero esto lo dejaremos a cada empresa en particular. Es muy relevante para la gerencia el saber en qué dirección va la empresa y particularmente la eficiencia debe ser uno de esos parámetros críticos y estratégicos para lograr y mantener el éxito.

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CONCLUSIONES

La eficacia es la capacidad de un sistema para obtener resultados, sin preocuparse por los recursos que deba invertir para ello. La eficiencia es la relación entre los resultados que logra y el costo de los recursos necesarios. En una imagen aproximada, eficacia es a cuántos kilómetros por hora corre un vehículo; eficiencia es cuántos kilómetros hace por litro de combustible, a esa velocidad. En el campo político-social , eficacia es incrementar grandemente las probabilidades de que ocurra algo improbable; eficiencia es la relación entre ese cambio de probabilidad de un resultado y los costos que ello implica. La actuación de un gobierno se mide finalmente en términos de eficiencia: no sólo nos interesa saber cuántas probabilidades hay de que un gobierno logre un resultado sino también a qué costo. La excepción es cuando las circunstancias obligan a adoptar una política de emergencia, es decir, centrarse en una sola meta preponderante, en un solo valor, como puede ser, por ejemplo, rechazar la agresión de un invasor externo. En esas emergencias vitales se actúa sólo con criterios de eficacia. Pero esto tiene límites en su duración y en la naturaleza de la situación. La práctica de gobernar permanentemente con criterios de emergencia distorsiona el comportamiento de los grupos y del mismo gobierno, corrompiendo finalmente a la sociedad.

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RECOMENDACIONES La empresa debe considerar la eficacia y eficiencia de manera conjunta. La eficacia porque es la manera de llegar a los resultados esperados. Algunos ejemplos de la empresa: - hacer correctamente las cosas - resolver problemas - cumplir con las tareas y obligaciones - capacitar a los empleados - conservar las máquinas La eficiencia es la manera de llegar a esos resultados con la utilización de menos recursos. Ejemplos dados por la empresa: - énfasis en los resultados - hacer las cosas correctas - lograr los objetivos - utilizar los insumos de manera óptima - obtener buenos resultados - máquinas disponibles

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VARGAS, A & SIEGUEL, H. ISO 9000: la llave de entrada a la competitividad internacional. Bogotá: Previ-Atep, s.f.

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ANEXOS

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INDICE

DEDICATORIA ........................................................................................................................... 2 PRESENTACION ....................................................................................................................... 3 MARCO TEORICO..................................................................................................................... 4 1.- EFICACIA Y EFICIENCIA ............................................................................................... 7 3.- EFICIENCIA:.................................................................................................................. 9 4. EFICACIA: ....................................................................................................................... 9 5.- ANÁLISIS DE CONCEPTOS .......................................................................................... 9 6.- DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA .................................................. 10 7.- ERRORES DE LA EFICACIA EN LAS ORGANIZACIONES................................... 11 8.- EFICIENCIA Y EFICACIA DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN. .......................... 11 9.- CARACTERISTICAS DE LA EFICACIA ..................................................................... 15 10. EFICACIA Y EFICIENCIA DE LA EMPRESA ACTUAL .......................................... 16 CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 19 RECOMENDACIONES............................................................................................................ 20 WEBGRAFIA ............................................................................................................................. 21

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