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Eficacia y Eficiencia

1. Introducción 2. Definición de acuerdo al diccionario 3. De acuerdo a la real academia española 4. Análisis de los conceptos 5. Diferencias entre Eficiencia y Eficacia 6. Un ejemplo 7. Conclusiones 8. Bibliografía

1. Introducción Cualquier organización sabe que ganará o perderá competitividad de la forma en que maneje su eficiencia y eficacia en la productividad diaria de las operaciones. Como resolver eficientemente una orden de compra, como responder a un problema o queja de cliente, como manejar el inventario, como administrar los proyectos, etc. definirán la posición de la compañía en el mercado. La eficiencia y la eficacia de los procesos y servicios es lo que cuenta a la hora de la competitividad en el plano de la gestión operativa. Existen 2 términos que en muchas ocasiones son frecuentemente confundidos por la gente de negocios y por el público en general: eficacia y eficiencia. La eficacia tiene que ver con resultados, está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a utilizar los recursos, de la mejor manera posible. La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias lo que se propone es la optimización.

2. Definición de acuerdo al diccionario Es sumamente importante entonces y entendiendo que existe una brecha entre lo establecido por la Real Academia y la usanza ordinaria a nivel gerencial y en los postgrados del área, adherir ambas realidades; lo cual puede lograse al tomar como referencia las siguientes acepciones: Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles". Está relacionado con utilizar en forma óptima los recursos para lograr objetivos. Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados". Está relacionado con lograr los objetivos. Efectividad o Eficaz: "Cuantificación del logro de la meta". Puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".

3. De acuerdo a la real academia española Eficacia se define como 'Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera' y eficaz como „Que produce el efecto propio o esperado‟. Este adjetivo, se aplica preferentemente a cosas: «El zumo es eficaz en caso de fiebre infecciosa » (Ronald Frutoterapia [Col. 1998]). Pero también puede aplicarse a personas, con el sentido de „competente, que cumple perfectamente su cometido‟: «Sara era una comadrona eficaz» (Gironella Hombres [Esp. 1986]), aunque en este último sentido es preferible emplear el adjetivo eficiente. Eficiencia es la 'Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado' y eficiente es el „Competente, que rinde en su actividad‟: «Junto con ellos abandonó el edificio la eficiente enfermera» (Velasco Regina [Méx. 1987]). Aunque es frecuente, no se recomienda el empleo de este adjetivo aplicado a cosas; para ello es preferible el empleo del término eficaz: Efectividad se define como la 'Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera' y también como 'Realidad, validez'. En la primera acepción es, por tanto, equivalente a eficacia. En cuanto al correspondiente adjetivo, efectivo, va, en su segunda acepción es sinónimo de eficaz, pero tiene además otros significados: 'Real y verdadero, en oposición a quimérico, dudoso o nominal', 'Dicho de un empleo o de un cargo: Que está en plantilla, en contraposición al interino o supernumerario o al honorífico', 'Dicho del dinero: En monedas o billetes', 'numerario' (moneda acuñada), 'Número de hombres que tiene una unidad militar, en contraposición con la plantilla que le corresponde', 'Totalidad de las fuerzas militares o similares que se hallan bajo un solo mando o reciben una misión conjunta' y 'Conjunto de personas que integran la plantilla de un taller, de una oficina, de una empresa, etc. '.

4. Análisis de los conceptos La eficiencia y la efectividad son dos adjetivos de naturaleza cualitativa, ambos aplicables a los procesos logísticos o cualquier área en general, pues en condiciones ordinarias se propende a la optimización; lo que implica eficiencia y en condiciones extraordinarias se debe cumplir la misión aún a costa de los medios, sin llegar a convertirse en victorias pírricas; es importante entender, que la eficacia no es un defecto, pues una alta eficiencia depende de seguir estrictamente los lineamiento de la planificación, pero es conocido que la planificación debe ser flexible, pues existen variables influyentes, especialmente las del entorno que producen cambios que de no poderse actuar en ellos podrían producir el fracaso, es en estas contingencias donde la eficacia se impone. Por otra parte, la efectividad es la cuantificación del cumplimiento de la meta, no importa si ésta se logra en forma eficiente o en forma efectiva. En algunos casos, se acepta la efectividad como el logro de una meta acertadamente seleccionada en el proceso de planificación, es decir, la hipótesis que producía la solución idónea al problema o necesidad existente. Sin embargo, esto corresponde a la asertividad, palabra ésta, que no se encuentra en el diccionario. La eficacia viene fijada por la dirección, mientras que la eficiencia se mide de manera relativa en función de un contexto. Insisto la eficacia la establece la dirección y "puede", puede, contemplar elementos objetivos, subjetivos, tangibles e intangibles, es decir, la dirección, con su "visión", puede establecer un sueño, mientras que la eficiencia, no es que "pueda" sino que, debe tener en cuenta todo, entorno, sector, tecnología disponible, etc.

¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz? ¿Se puede ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas es afirmativa. La eficiencia es un “paradigma importado” de la teoría económica, que ha orientado el trabajo de las organizaciones y sus dirigentes durante décadas, desde los trabajos de los economistas clásicos, Adam Smith y David Ricardo a mediados del siglo XVIII. Su planteamiento esencial es la relación entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), su expresión es la reducción de los costos, o los costos mínimos. Tiene una lógica contundente, usted tiene que “producir con los costos más bajos posibles”, o dicho de otra forma, “obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos)”. La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde usted puede trabajar para reducir sus gastos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, donde usted tiene que estar al tanto de lo que está pasando “afuera” de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten. Ante esto, Drucker dice “No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)...”. Si usted se preocupa sólo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor más eficiente de algo que no le interese a la gente. La bibliografía sobre el tema ofrece abundantes ejemplos de empresas que eran las más eficientes en su actividad, pero que no percibieron a tiempo los cambios que se estaban gestando en el entorno, no modificaron sus estrategias y, a la larga, tuvieron que salir del negocio. Ese es el caso de la Owen Illinois, la empresa productora de envases de cristal más eficiente de los EEUU, que no percibió a tiempo las preferencias por los envases plásticos cuando lo comprendió, era demasiado tarde.

La eficiencia hace énfasis en: los medios, hacer las cosas correctamente, resolver problemas, ahorrar gastos, cumplir tareas y obligaciones, capacitar a los subordinados, aplica un enfoque reactivo. La eficacia (o efectividad) hace énfasis en: los resultados, hacer las cosas correctas, lograr objetivos, crear más valores (principalmente para el cliente), proporcionar eficacia a los subordinados, aplica un enfoque proactivo, es decir, en lugar de reaccionar, anticiparse. La eficiencia se concentra en cómo se hacen las cosas, de qué modo se ejecutan. La eficacia en: para qué se hacen las cosas, cuáles son los resultados que se persiguen, qué objetivos se logran. La pregunta básica de la eficiencia es ¿Cómo podemos hacer mejor lo que estamos haciendo? La de la eficacia es: ¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo? En el proceso de formulación de la estrategia de una empresa el enfoque que debe prevalecer en la formulación de objetivos y estrategias es el de la “eficacia”. El enfoque de la eficiencia “entra” en el momento en que se definan los planes, los presupuestos y las acciones para poner en práctica la estrategia. La eficacia se centra en el “¿Qué?”, la eficiencia en el “¿Cómo?”. Centrarnos en la eficiencia puede conducirnos a “bajar costos a toda costa”. Basta con recorrer todo el proceso de la empresa y determinar dónde “debemos” rebajar los costos.

Trabajar por la eficacia es más difícil, hay que pensar en lo que sucede afuera, en cómo generar valor para los clientes, y con esto, para la propia empresa, qué tendencias podemos avizorar, qué está haciendo la competencia, entre otras cuestiones. Las tendencias en el marketing cómo: la atención personalizada, el servicio de postventa, la satisfacción, el producto “ampliado”, el valor que perciben, son cosas que los clientes aprecian más que “el precio más bajo”. La gente prefiere comprar una computadora más cara, si puede contar con una red de mantenimiento y atención, que otra más barata, en una empresa que no le garantice lo demás.

La necesidad de que los directivos presten una atención preferente a lo que está pasando en el entorno, más que lo que sucede internamente en su empresa, la resalta Drucker en las siguientes propuestas: “...en las condiciones actuales y más en el futuro, una de las grandes habilidades que deben adquirir los directivos es recibir información desde el exterior; tiene que salir, analizar las percepciones que tiene sobre la economía, los mercados, los valores de los consumidores, su psicología. La actividad de las compañías y sus directivos principales en los próximos 15 años es desarrollar el suministro de información del exterior...” No se trata de que prescindamos de la eficiencia. El uso más racional de los recursos, la reducción de los costos y el ahorro, son objetivos que deben atenderse, no solo por las empresas, sino también por las entidades públicas, ONGs, organizaciones sin ánimo de lucro, en fin por cualquier tipo de organización. De lo que se trata es de tener claro a qué debemos darle prioridad en el momento de definir nuestra estrategia, de identificar qué es lo que debemos estar haciendo, antes de ocuparnos de cómo hacemos, lo que estamos haciendo. Un especialista presenta un enfoque interesante, en el que integra ambos enfoques cuando define la “Nueva fórmula del Éxito”, de la siguiente forma: Éxito = Eficacia (Efectividad) + Eficiencia + Innovación y cambio ¿Cuál es la lógica de esto? Sencillamente, que la empresa debe:  

primero, identificar qué es lo más conveniente que debe hacer (para aprovechar una oportunidad o neutralizar una amenaza); después, tratar de hacerlo de la forma más eficiente posible (con el mínimo de gastos):

Pero, no se puede limitar a esto, la competencia puede estar haciendo lo mismo, por tanto, debe tratar de innovar constantemente, de crear nuevas formas de satisfacer necesidades y generar productos y servicios de alto valor para el cliente.

5. Diferencias entre Eficiencia y Eficacia ALGUNAS DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA EFICIENCIA

EFICACIA

Énfasis en los medios

Énfasis en los resultados

Hacer las cosas correctamente

Hacer las cosas correctas

Resolver problemas

Lograr objetivos

Ahorrar gastos

Aumentar creación de valores

Cumplir tareas y obligaciones

Obtener resultados

Capacitar a los subordinados

Proporcionar eficacia a subordinados

Asistir al templo (iglesia)

Practicar los valores religiosos

Enfoque reactivo

Enfoque proactivo

(Del pasado al presente)

(Del futuro al presente) Pregunta principal

¿Cómo podemos hacer mejor lo que hacemos?

¿Qué es lo que deberíamos estar haciendo?

6. Un ejemplo que he encontrado en la página web "Pública tú obra" en el artículo de Manuel Alemán, "Eficacia y eficiencia" Un piloto de avión con 10 años de experiencia, vuela siempre desde Chicago, Illinois en los Estados Unidos hacia Guadalajara, Jalisco, México, en un tiempo de 3 horas y 40 minutos. Siempre puntual, sabe que el tiempo y la seguridad de los usuarios de la línea aérea para la cual trabaja, son más que esenciales, con ellos no se juega. Sin embargo, una mañana amanece desvelado, cansado y llega tarde al trabajo. Tiene la misma ruta: Chicago – Guadalajara, pero el avion que pilotea sale con 30 minutos de retraso. Con sus años de experiencia, sabe todo acerca de la nave que tripula, por lo tanto, decide incrementar la velocidad del avión tratando de avanzar más rápido y “recuperar” el tiempo de retraso. Al final lo logra: su avión aterriza en el Aeropuerto Internacional Miguel Hidalgo de Guadalajara 5 minutos después de la hora en que era esperado inicialmente. La pregunta es:¿El piloto fue eficiente o eficaz? ¿El piloto? Ciertamente logró llegar a tiempo a su destino (alcanzó su objetivo, por lo tanto fue eficaz) pero no utilizó de la mejor manera posible los recursos con que disponía: tiempo, avión, combustible (incrementó la velocidad del avión poniendo en riesgo a todos los pasajeros (fue ineficiente).

Conclusiones Efectivo es cuando cumples tus objetivos de ventas establecidos en el año sin importar cuanto recursos hayas utilizados para lograrlo incluso sobregirando el presupuesto para lograrlo, en este caso fuiste efectivo ya que cumpliste tu objetivo. Eficiente es que cuando cumples tus objetivos de ventas al año, utilizando el recurso disponible sin gastar de más del presupuesto aprobado, es decir, fuiste eficiente ya que lograste mucho con tan poco recursos ya sea humano, tecnológico o financiero. Una empresa puede ser eficiente, usa de manera óptima los recursos y, sin embargo, puede quedar fuera del mercado por no disponer de la tecnología y recursos que tienen ya otras empresas del mismo sector. La eficiencia, hoy, tiene mucho que ver con el tamaño, la capitalización, la tecnología y el conocimiento de la empresa. Es un concepto muy relativo.

Bibliografía Real Academia Española; http://www.rae.es/ Killian Z. (2004) Planificación y Control de la Producción Pública, Lito Formas