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INVENTARIO 3.4.1 DEFINICIONES Por inventario se define al registro total de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancías con el fin de fijar su posible masa de producción y regateo Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de embarcación de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Según lo referente a la NIC 2-parrafo 6 indica: Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifican: Inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

3.4.2 EL COSTO DE LOS INVENTARIOS: COSTO DE COMPRA Y COSTO DE CONVERSION. Costo de los inventarios NIC 2-PARRAFO 10 El costo de los inventarios comprenderá todos los costos derivados de su adquisición y transformación, así como otros costos en los que se haya incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

Costos de adquisición NIC 2-PARRAFO 11 El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. Costos de transformación NIC 2-PARRAFO 12 Los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados. Son costos indirectos fijos los que permanecen relativamente constantes, con independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración de la planta. Son costos indirectos variables los que varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción obtenida, tales como los materiales y la mano de obra indirecta. 13 El proceso de distribución de los costos indirectos fijos a los costos de transformación se basará en la capacidad normal de trabajo de los medios de producción. Capacidad normal es la producción que se espera conseguir en circunstancias normales, considerando el promedio de varios periodos o temporadas, y teniendo en cuenta la pérdida de capacidad que resulta de las operaciones previstas de mantenimiento. Puede usarse el nivel real de producción siempre que se aproxime a la capacidad normal. La cantidad de costo indirecto fijo distribuido a cada unidad de producción no se incrementará como consecuencia de un nivel bajo de producción, ni por la existencia de capacidad ociosa. Los costos indirectos no distribuidos se reconocerán como gastos del periodo en que han sido incurridos. En periodos de producción anormalmente alta, la cantidad de costo indirecto distribuido a cada unidad de producción se disminuirá, de manera que no se valoren los inventarios por encima del costo. Los costos indirectos variables se distribuirán, a cada unidad de producción, sobre la base del nivel real de uso de los medios de producción. 14 El proceso de producción puede dar lugar a la fabricación simultánea de más de un producto. Este es el caso, por ejemplo, de la producción conjunta o de la producción de productos principales junto a subproductos. Cuando los costos de

transformación de cada tipo de producto no sean identificables por separado, se distribuirá el costo total, entre los productos, utilizando bases uniformes y racionales. La distribución puede basarse, por ejemplo, en el valor de mercado de cada producto, ya sea como producción en curso, en el momento en que los productos comienzan a poder identificarse por separado, o cuando se complete el proceso productivo. La mayoría de los subproductos, por su propia naturaleza, no poseen un valor significativo. Cuando este es el caso, se miden frecuentemente al valor neto realizable, deduciendo esa cantidad del costo del producto principal. Como resultado de esta distribución, el importe en libros del producto principal no resultará significativamente diferente de su costo.

3.4.3 SISTEMAS DE CONTABILIZACION DE LOS INVENTARIOS: DIFERENCIAS FUNDAMENTALES.  



El Sistema de Inventario Perpetuo: Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, porque los movimientos de compra y venta de mercancías se registra directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo. Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado ―Kárdex‖, en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías.

En el sistema de Inventario Perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para cada artículo del inventario. Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. La derivación del saldo de cada cuenta incluye el inventario: Saldo Inicial + Incrementos (Compras) - Disminuciones costo de las mercancías vendidas = Saldo Final El saldo de la cuenta inventario bajo el sistema perpetuo deberá resultar en el costo del inventario disponible en cualquier momento.

Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes decisiones: 

 

La mayoría de las tiendas de mobiliario, guarda la mercancía en sus almacenes, por lo tanto los empleados no pueden examinar visualmente la mercancía disponible y dar respuesta en ese mismo instante. El sistema perpetuo le indicará oportunamente la disponibilidad de dicha mercancía. Los registros perpetuos alertan al negocio para reorganizar el inventario cuando éste se muestra bajo. Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de inventario perpetuo muestran el inventario final existente, no es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.

Asientos bajo el Sistema Perpetuo En el sistema de inventario perpetuo, el negocio registra las compras de inventario cargando a la cuenta inventario, cuando el negocio realiza una venta, se necesitan dos asientos. La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario. El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas llevan un saldo actual durante el periodo. Registro en el diario 1. Compras a crédito de $560,000: 2. Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 -----------1--------Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 ----------2---------Costo de mercancías vendidas $540,000 Inventario $540,000 3. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000): 4. Asientos de fin de periodo: No se requieren asientos. Tanto el inventario como el costo de mercancías vendidas están actualizados.

Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercancía vendidas < $540,000> Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx 

El Sistema de Inventario Periódico:



SISTEMA DE INVENTARIO PERIÓDICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso. Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.







En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del inventario disponible, más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Ésta es la cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico real del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. Los artículos de bajo costo pueden no ser lo suficientemente valiosos para garantizar el costo de llevar un registro al día del inventario disponible. Para usar el sistema periódico con efectividad, el propietario debe tener la capacidad de controlar el inventario mediante la inspección visual. Por ejemplo, cuando un cliente le solicita ciertas cantidades disponibles, el dueño o administrador pueden visualizar las mercancías existentes. Asientos bajo el Sistema de Inventario Periódico En el sistema periódico, el negocio registra las compras en la cuenta compras (como cuenta de gastos); por su parte la cuenta inventario continua llevando el saldo inicial que quedó al final del período anterior. Sin embargo, al fin del período, la cuenta inventario debe ser actualizada en los Estados Financieros. Un asiento

de diario elimina el Saldo Inicial, abonándolo a Inventario y cargándolo a Ganancias y Pérdidas. Un segundo asiento de Diario establece el Saldo Final, basándose en el conteo físico. El cargo es a inventario, y el abono a Ganancias y Pérdidas. Estos asientos pueden realizarse en el proceso de cierre o como ajustes. Registro en el diario 1. Compras a crédito de $560,000: 2. Inventario $560,000 Cuentas por pagar $560,000 ---------1--------Cuentas por cobrar $900,000 Ingresos por ventas $900,000 3. Ventas a crédito de $900,000 (costo $540,000) 4. Asientos de fin de periodo para actualizar el inventario: -----------1----------Ganancias y Pérdidas $100,000 Inventario (saldo inicial) $100,000 -------------2---------Inventario (saldo final) $120,000 Ganancias y Pérdidas $120,000 Registro en los Estados Financieros Estados de resultados (parcial): Ingresos por ventas $900,000 Costo de mercancía vendidas: Inventario Inicial $100,000 Compras $560,000 Inventario Final Costo de mercancías vendidas $540,000 Margen Bruto $360,000 Balance final (parcial): Activos Circulante: Efectivo $xxx,xxx Inversiones a corto plazo $xxx,xxx Cuentas por cobrar $xxx,xxx Inventarios $120,000 Cargos pagados por adelantado $xxx,xxx Cálculo Del Costo Del Inventario Los inventarios son contabilizados normalmente por su costo histórico, como lo requiere el principio del costo. El costo del inventario es el precio que el negocio paga para adquirir el inventario, no el precio de venta de las mercancías. El costo de inventario incluye el precio de factura, menos cualquier descuento de

compras, más el impuesto sobre las ventas, los aranceles, los cargos por transporte, el seguro mientras está en tránsito y todos los otros costos en que se incurre para lograr que las mercancías estén disponibles para la venta.

3.4.4 METODOS DE VALUACION DE LOS INVENTARIOS. INCIDENCIA DE LOS METODOS EN EL MARGEN BRUTO, EN EL COSTO DE VENTAS, EN EL INVENTARIO FINAL Y EN LOS RESULTADOS. Métodos de valuación de inventarios Los negocios multiplican la cantidad de artículos de los inventarios por sus costos unitarios para determinar el costo de los inventarios. Los métodos de costeo de inventarios son: costo promedio ponderado, costo de primeras entradas primeras salidas (PEPS). -Costo Promedio Ponderado: El método del costo promedio ponderado, llamado a menudo método del costo promedio se basa en el costo promedio ponderado del inventario durante el período. Este método pondera el costo por unidad como el costo unitario promedio durante un periodo, esto es, si el costo de la unidad baja o sube durante el periodo, se utiliza el promedio de estos costos. El costo promedio se determina de la manera siguiente: divida el costo de las mercancías disponibles para la venta (inventario inicial + compras) entre el número de unidades disponibles. Calcule el inventario final y el costo de mercancías vendidas, multiplicando el número de unidades por el costo promedio por unidad. Si el costo de mercancías disponibles para la venta es de $90,000 y están disponible 60 unidades, el costo del promedio es de $1,500 por unidad. El inventario final de 20 unidades del mismo artículo tiene un costo promedio de $30,000 (20 x $1,500 = $ 30,000). El costo de mercancías vendidas (40 unidades) es de $60,000 (40 x $1,500 = $60,000).

PROMEDIO PONDERADO INVENTARIO FINAL

COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL 1.200

34.48

41.382 840

34.48

28.967

500

34.48

17.242 750

34.48

25.864

400

34.48

13.794 290

34.48

10.001

2.100

34.48

72.418 1.880

34.48

64.832

Ejemplo del Promedio ponderado Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

    

El 2 de enero de 2011 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo

Entradas Fecha Concepto Q 01-01

Salidas VU VT

Saldo inicial

03-01 Compras 500 $12 $6.000 04-01 Venta

Q

Saldo VU

VT

Q

VU

VT

1.000 $10.00 $10.000 1.500 10.67 16.000 1.100 $10.67 $11.737 400

10.67 4.263

15-01 Compras 600 15 9.000

1.000 13.26 13.263

28-01 Compras 500 18 9.000

1.500 14.84 22.263

31-01 Ventas

1.200 14.84 17.808 300

14.84 4.455

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS): Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.

Posibles procedimientos a desarrollar Como ya mencionamos anteriormente, el método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos —que producen el mayor ajuste por inflación— son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía vendida.

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL 510

35.00

17.850 400

20.00

8.000

750

38.00

28.500 500

30.00

15.000

840

40.00

33.600 980

35.00

34.300

2.100

38.07

79.950 1.880

30.48

57.300



$?

Parte B: Inventario final y costo de mercancías vendidas Método de costeo promedio ponderado    

Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A)* $90,000 *60 unidades a costo promedio ponderado de $1,500 por unidad; $90,000/60Und Inventario final (20 unidades a $1,500 por unidad) Costo de mercancías vendidas (40 unidades a $? por unidad) $60,000

Método de costeo PEPS        

Costo de mercancías disponibles para la venta (ver Parte A) $90,000 Inventario final (costo de las ultimas 20 unidades disponibles) * *20 unidades a $1,800 por unidad de la compra N°2 Costo de mercancías vendidas: 10 unidades a $1,000 (todas del inventario inicial) $10,000 25 unidades a $1,400 (todas de la compra N°1) $35,000 5 unidades a $1,800 (de la compra N°2) $9,000 Total Mercancías Vendidas $54,000

Ejemplo del método PEPS

Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:      

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de $10.oo. El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo. El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo. El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.

· El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo. Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

Entradas

Fecha Concepto Q VU VT

01-01

Salidas

Q

VU VT

Saldo inicial

Q

VU VT

1.000 $10 $10.000

03-01 Compras 500 $12 $6.000 04-01 Venta

Saldo

500 12 6.000 1.000 $10 $10.000 100 12 1.200

400 12 4.800

15-01 Compras 600 15 9.000

600 15 9.000

28-01 Compras 500 18 9.000

500 18 9.000

31-01 Ventas

400 12 4.800 600 15 9.000 200 18 3.600

300 18 5.400

Caso práctico en Excel 1. El movimiento de inventarios para la empresa Manufacturas de Occidente muestra la siguiente información para el mes de enero de 2008:

Fecha

Movimiento

Ene-01

Inventario inicial Compras Compras Compras Ventas

Ene-04 Ene-14 Ene-26 Ene-30

Unidades Costo unitario 3.000 $20 1.700 1.200 1.500 4.700

$22 $24 $25

Se requiere: a) Calcule el costo de ventas utilizando los métodos de valuación de inventarios: promedio ponderado, PEPS. b) Realice una conciliación del costo de ventas por los dos métodos de valuación de inventarios. c) Si cada unidad se vende a $30, Elabore un estado de resultados por cada método de valuación de inventarios y compare los resultados. JUEGO DE INVENTARIOS

MÉTODO PROMEDIO PONDERADO

MÉTODO PEPS

COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

6. Conclusión Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas máquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación "de la mano a la boca", comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. Nuestra

conclusión debe ser que la administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

3.4.5 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS. El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra – venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancías, el control, registro y valuación de los mismos es uno de los más difíciles retos al que deberá enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser las más importantes y de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que representan dependerá el éxito o fracaso del objetivo de toda empresa comercial: obtener beneficios. En las grandes empresas donde los inventarios son voluminosos y representan cifras millonarias, suele recurrirse a un especialista en análisis y diseño de sistemas y procedimientos para que planifique los sistemas de controles y registros de inventarios, pero en las pequeñas y medianas empresas esa tarea se acostumbra encomendársela al contador, además de responsabilizarle sobre la valuación de los inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa. El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables. El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de: 

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.



Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.



Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.



Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo es proporcionar información sobre el control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.



2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.



3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya está al alcance de cualquier pequeña empresa.



4. Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.



5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.



6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.



7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.



8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.



9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dañoó descomposición.



10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.



11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.



12. Comprar el inventario en cantidades económicas.



13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.



14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.



15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a pérdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.



16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.



17. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.



18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.



19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.



20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.



21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no este integrado computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacén y los registrados por contabilidad.



22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperación antes faltante o deterioros por negligencia.



23. El almacén debe contar con la relación de cargos y nombres de las personas autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.



24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por la persona que entrega y por la que recibe.



25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacén, ni estos, tener acceso a los mismos.



26. Cantidad Mínima: Es importante determinar la cantidad mínima de existencia de su artículo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.



27. Cantidad Máxima: La cantidad máxima, será la que, sin interferir en el espacio del almacén, sin perjudicar con su inversión la composición del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas circunstancias para que, en un época determinada, se aumente la cantidad máxima.



28. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algún artículo está llegando al límite mínimo de existencias, cubrirá una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacén. Este le devolverá una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad física de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.

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29. Entrada de mercancías: El Jefe de almacén deberá saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancías las pasara, contará o medirá, según los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepción de mercancías. Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe están de acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dará su aprobación a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual añadirá al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el costo unitario por artículo.

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30. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato o bien quedan a disposición del cliente el cual indicara la fecha en que debemos enviárselas. En estos casos, aunque la mercancía no haya salido del almacén, se dará de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarán en existencias pero no disponibles. El Departamento de ventas pasara información al encargado del registro de control de inventarios para que la operación sea anotada en la columna de cantidades reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancías al cliente se registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancías, no se modificara el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades reservadas.

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31. Salida de mercancías del almacén: El control de salida de inventarios del almacén debe ser sumamente estricto. Las mercancías podrán salir del almacén únicamente si están respaldadas por las correspondientes notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado. El problema de la salida de mercancías del almacén no radica solamente en el control de las mismas sino en cómo determinar su valor. El lógico suponer que si un artículo fue dado entrada al almacén a un costo de Bs. 10 por unidad, deberemos valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la práctica es normal que un mismo artículo haya sido dado entrada a diferentes precios de costo pues al adquirirlos en distintas fechas o a diversos proveedores, los costos de un artículo pueden ser variables.

3.4.6 EFECTOS DE LOS ERRORES DE LOS INVENTARIOS. Cambios en las estimaciones contables 32 Como resultado de las incertidumbres inherentes al mundo de los negocios, muchas partidas de los estados financieros no pueden ser medidas con precisión, sino sólo estimadas. El proceso de estimación implica la utilización de juicios basados en la información fiable disponible más reciente. Por ejemplo, podría requerirse estimaciones para: (a) las cuentas por cobrar de dudosa recuperación; (b) la obsolescencia de los inventarios; (c) el valor razonable de activos o pasivos financieros; (d) la vida útil o las pautas de consumo esperadas de los beneficios económicos futuros incorporados en los activos depreciables; y (e) las obligaciones por garantías concedidas. 33 La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. 34 Si se produjesen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, es posible que ésta pueda necesitar ser revisada, como consecuencia de nueva información obtenida o de poseer más experiencia. La revisión de la estimación, por su propia naturaleza, no está relacionada con periodos anteriores ni tampoco es una corrección de un error. 35 Un cambio en los criterios de medición aplicados es un cambio en una política contable, y no un cambio en una estimación contable. Cuando sea difícil distinguir entre un cambio de política contable y un cambio en una estimación contable, el cambio se tratará como si fuera un cambio en una estimación contable. 36 El efecto de un cambio en una estimación contable, diferente de aquellos cambios a los que se aplique el párrafo 37, se reconocerá de forma prospectiva, incluyéndolo en el resultado del: (a) el periodo en que tiene lugar el cambio, si éste afecta solo a ese periodo; o (b) el periodo del cambio y periodos futuros, si el cambio afectase a todos ellos. 37 En la medida que un cambio en una estimación contable de lugar a cambios en activos y pasivos, o se refiera a una partida de patrimonio, deberá ser reconocido ajustando el valor en libros de la correspondiente partida de activo, pasivo o patrimonio en el periodo en que tiene lugar el cambio.

38 El reconocimiento prospectivo del efecto del cambio en una estimación contable significa que el cambio se aplica a las transacciones, otros eventos y condiciones, desde la fecha del cambio en la estimación. Un cambio en una estimación contable podría afectar al resultado del periodo corriente, o bien al de éste y al de periodos futuros. Por ejemplo, un cambio en las estimaciones del importe de los clientes de dudoso cobro afectará sólo al resultado del periodo corriente y, por tanto, se reconocerá en este periodo. Sin embargo, un cambio en la vida útil estimada, o en los patrones de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados a un activo depreciable, afectará al gasto por depreciación del periodo corriente y de cada uno de los periodos de vida útil restante del activo. En ambos casos, el efecto del cambio relacionado con el periodo corriente se reconoce comoingreso o gasto del periodo corriente. El efecto, si existiese, en periodos futuros se reconoce como ingreso o gasto de dichos periodos futuros. Información a revelar 39 La entidad revelará la naturaleza e importe de cualquier cambio en unaestimación contable que haya producido efectos en el periodo corriente, o que se espere vaya a producirlos en periodos futuros, exceptuándose de lo anterior la revelación de información del efecto sobre periodos futuros, en el caso de que fuera impracticable estimar ese efecto. 40 Si no se revela el importe del efecto en periodos futuros debido a que la estimación es impracticable, la entidad revelará este hecho.

Errores 41 Los errores pueden surgir al reconocer, valorar, presentar o revelar la información de los elementos de los estados financieros. Los estados financieros no cumplen con las NIIF si contienen errores, tanto materiales como inmateriales, cuando han sido cometidos intencionadamente para conseguir, respecto de una entidad, una determinada presentación de su situación financiera, de su rendimiento financiero o de sus flujos de efectivo. Los errores potenciales del periodo corriente, descubiertos en este mismo periodo, se corregirán antes de que los estados financieros sean formulados. Sin embargo, los errores materiales en ocasiones no se descubren hasta un periodo posterior, de forma que tales errores de periodos anteriores se corregirán en la información comparativa presentada en los estados financieros de los periodos siguientes (véanse los párrafos 42 a 47). 42 Con sujeción a lo establecido en párrafo 43, la entidad corregirá los errores materiales de periodos anteriores, de forma retroactiva, en los primeros estados financieros formulados después de haberlos descubierto:

(a) reexpresando la información comparativa para el periodo o periodos anteriores en los que se originó el error; o (b) si el error ocurrió con anterioridad al periodo más antiguo para el que se presenta información, reexpresandolossaldos iniciales de activos, pasivos y patrimonio para dicho periodo. Limitaciones a la reexpresión retroactiva 43 El error correspondiente a un periodo anterior se corregirá mediante reexpresión retroactiva, salvo que sea impracticable determinar los efectos en cada periodo específico o el efecto acumulado del error. 44 Cuando sea impracticable determinar los efectos que se derivan, en cada periodo específico, de un error sobre la información comparativa de uno o más periodos anteriores para los que se presente información, la entidad reexpresará los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio para los periodos más antiguos en los cuales tal reexpresión retroactiva sea practicable (que podría también ser el propio periodo corriente). 45 Cuando sea impracticable determinar el efecto acumulado, al principio del periodo corriente, de un error sobre todos los periodos anteriores, la entidad reexpresará la información comparativa corrigiendo el error de forma prospectiva, desde la fecha más remota en que sea posible hacerlo. 46 El efecto de la corrección de un error de periodos anteriores no se incluirá en el resultado del periodo en el que se descubra el error. Cualquier otro tipo de información que se incluya respecto a periodos anteriores, tales como resúmenes históricos de datos financieros, será objeto de reexpresión, yendo tan atrás como sea posible. 47 Cuando sea impracticable determinar el importe de un error para todos los periodos previos (por ejemplo, una equivocación al aplicar una política contable), la entidad, de acuerdo con el párrafo 45, reexpresará la información comparativa de forma prospectiva desde la fecha más remota posible. En consecuencia, se ignorará la porción del ajuste acumulado de activos, pasivos y patrimonio que haya surgido antes de esa fecha. En los párrafos 50 a 53 se suministran guías sobre cuándo resulta impracticable corregir un error para uno o más periodos anteriores. 48 La corrección de errores puede distinguirse con facilidad de los cambios en las estimaciones contables. Las estimaciones contables son, por su naturaleza, aproximaciones que pueden necesitar revisión cuando se tenga conocimiento de información adicional. Por ejemplo, las pérdidas o ganancias reconocidas como resultado del desenlace de una contingencia, no constituye corrección de un error.

Información a revelar sobre errores de periodos anteriores 49 En aplicación del párrafo 42, la entidad revelará la siguiente información: (a) la naturaleza del error del periodo anterior; (b) para cada periodo anterior presentado, en la medida que sea practicable, el importe del ajuste: (i) para cada partida del estado financiero que se vea afectada; y (ii) para el importe de la ganancia por acción tanto básica como diluida, si la NIC 33 fuera aplicable a la entidad; (c) el importe del ajuste al principio del periodo anterior más antiguo sobre el que se presente información; y (d) si fuera impracticable la reexpresión retroactiva para un periodo anterior en particular, las circunstancias que conducen a esa situación, junto con una descripción de cómo y desde cuándo se ha corregido el error. Esta información a revelar podrá omitirse en los estados financieros de periodos posteriores.

Impracticabilidad de la aplicación y de la reexpresión retroactivas 50 En algunas circunstancias, cuando se desea conseguir la comparabilidad con el periodo corriente, el ajuste de la información comparativa de uno o más periodos anteriores es impracticable. Por ejemplo, los datos podrían no haberse obtenido, en el periodo o periodos anteriores, de forma que permitan la aplicación retroactiva de una nueva política contable (incluyendo, para el propósito de los párrafos 51 a 53, su aplicación prospectiva a periodos anteriores), o la reexpresión retroactiva para corregir un error de un periodo anterior, como consecuencia de lo cual la reconstrucción de la información es impracticable. 51 Con frecuencia es necesario efectuar estimaciones al aplicar una política contable a los elementos de los estados financieros reconocidos o revelados que hacen referencia a determinadas transacciones, otros sucesos y condiciones. La estimación es subjetiva en sí misma, y podría haberse realizado después del periodo sobre el que se informa. El desarrollo de estimaciones puede ser todavía más difícil cuando se aplica retroactivamente una política contable, o cuando se efectúa una reexpresión retroactiva para corregir un error de periodos anteriores, debido al dilatado periodo de tiempo que podría haber transcurrido desde que se produjo la transacción afectada u ocurrió el otro suceso o condición objeto de la reexpresión. Sin embargo, el objetivo de una estimación, que se refiere a periodos anteriores, es el mismo que para las estimaciones realizadas en el periodo

corriente, esto es, una y otra han de reflejar las circunstancias existentes cuando la transacción, suceso o condición haya ocurrido. 52 En consecuencia, la aplicación retroactiva de una nueva política contable o la corrección de un error de un periodo anterior, exige diferenciar la información que: (a) suministra evidencia de las circunstancias existentes en la fecha o fechas en la que la transacción, otro suceso o condición haya ocurrido, y (b) hubiera estado disponible cuando los estados financieros de los periodos anteriores fueron formulados de otro tipo de información. Para algunos tipos de estimaciones (por ejemplo, una estimación del valor razonable que no esté basada en precios o factores observables), es impracticable distinguir tales tipos de información. Cuando la aplicación o la reexpresión retroactivas exijan efectuar estimaciones significativas, para las que sea imposible distinguir aquellos dos tipos de información, resultará impracticable aplicar la nueva política contable o corregir el error del periodo previo de forma retroactiva. 53 Cuando se esté aplicando una nueva política contable o se corrijan importes de un periodo anterior, no debe utilizarse la retrospectiva, ya consista en suposiciones acerca de las intenciones de la gerencia en un periodo previo o en estimaciones de los importes que se hubieran reconocido, medido o revelado en tal periodo anterior. Por ejemplo, cuando una entidad corrija un error de un periodo anterior en el cálculo de sus pasivos acumulados por ausencias retribuidas en caso de enfermedad de acuerdo con la NIC 19 Beneficios a los Empleados, ignorará la información sobre una severa epidemia de gripe estacional que haya aparecido en el siguiente periodo, si este dato ha estado disponible después de que los estados financieros para el periodo anterior fueran autorizados para su emisión. El hecho de que frecuentemente se exija efectuar estimaciones significativas cuando se modifica la información comparativa presentada para periodos anteriores, no impide ajustar o corregir dicha información comparativa.

3.4.7 EJERCICIOS PRACTICOS.

INVENTARIO PERIÓDICO El costo del inventario final se conoce periódicamente y mínimo una vez al año (a Dic 31) Es económico

COMPRAS: Se contabiliza así Código

Denominación

6205 Compra de M/cías 240805 IVA por compras

Débito

Crédito

XXXX XXXX

236540 Ret. Fte. Por compras

XXXX

1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed.

XXXX

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se contabiliza así Código

Denominación

1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed. 236540 Ret. Fte. Por compras

Débito

Crédito

XXXX XXXX

240805 IVA por compras

XXXX

6225 Devoluciones en compra

XXXX

VENTAS: Se contabiliza así Código

Denominación

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 135515 Ret. Fte. Por venta 240810 IVA x Venta 4135 Ingreso por Venta

El Costo de la Mercancía Vendida (CMV) El CMV se conoce periódicamente CMV = InvIni + Comp - Devol. Comp - Inv Final

Débito

Crédito

XXXX XXXX XXXX XXXX

DEVOLUCIÓN EN VENTAS: Se contabiliza así Código

Denominación

4175 Devol en Ventas 240810 IVA x Venta

Débito

Crédito

XXXX XXXX

135515 Ret. Fte. Por venta

XXXX

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes

XXXX

AL FINAL DEL PERÍODO Código

Denominación

Débito

1435 MNFxE

XXXX

6225 Devoluciones en compra

XXXX

6135 CMV

XXXX

Crédito

6205 Compra de M/cías

XXXX

1435 MNFxE

XXXX

INVENTARIO PERMANENTE El costo del inventario final se conoce después de cada transacción o sea en todo momento. Es costoso pero es de gran ayuda.

COMPRAS: Se contabiliza así Código

Denominación

1435 Compra de M/cías 240805 IVA por compras 236540 Ret. Fte. Por compras 1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed.

Débito

Crédito

XXXX XXXX XXXX XXXX

DEVOLUCIONES EN COMPRAS: Se contabiliza así Código

Denominación

1110/2205 Banco/ CuentasxPagar a Proveed. 236540 Ret. Fte. Por compras

Débito XXXX XXXX

240805 IVA por compras 1435

Crédito

XXXX

Compra de M/cías No Fabric. Por la Emp. (MNFxE)

XXXX

VENTAS: Se contabiliza así Código

Denominación

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 135515 Ret. Fte. Por venta

Débito XXXX XXXX

240810 IVA x Venta

XXXX

4135 Impuesto x Ventas 6135 Costo Mercancía Vendida (CMV)

Crédito

XXXX XXXX

1435 MNFxE

XXXX

El Costo de la Mercancía Vendida (CMV) El CMV se conoce después de cada transacción de venta o devolución en venta (Columna Salidas). El CMV se conoce después.

DEVOLUCIÓN EN VENTAS: Se contabiliza así Código

Denominación

4175 Devolución en Ventas (Devol. Vtas) 240810 IVA x Venta

Débito XXXX XXXX

135515 Ret. Fte. Por venta

XXXX

1110/1305 Banco/ CuentasxCobar a Clientes 1435 MNFxE 6135 CMV AL FINAL DEL PERÍODO No Aplica

Crédito

XXXX XXXX XXXX