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• Leidy Carolina Ibarra Bastidas

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ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

EVIDENCIA 2 - Ejercicio Practico: Informe Inventario Documental

UNIDAD 4

POLICIA NACIONAL

PRESENTADO POR: APRENDIZ: JOSE LUIS MUNEVAR CRUZ

PRESENTADO A: INTRUCTOR: JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN

SENATRO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 2018

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CONTENIDO INTRODUCCION………………………………………………………………………….. 3 OBJETIVOS……………………………………………………………………………….. 4 1. EMPRESA APOLICIA NACIONAL DE COLOMBIA………………………… 5 2. Explicar paso a paso como se fue diligenciando el inventario único documental………………………………………………………………………. 6 2.1 FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL……………………… 6 3. BIBLIOGRAFIAS…………………………………………………………………. 9

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INTRODUCCION En el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se establece que “es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases” Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para cualquier empresa. Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados. Es muy posible que las empresas realicen operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos. Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes. Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

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OBJETIVOS

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Conocer la normatividad vigente para la planeación y elaboración de los inventarios documentales utilizando las herramientas dispuestas por el AGN.

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Definir los pasos establecidos para la planeación de la elaboración de los inventarios documentales en razón a las necesidades internas de la institución.

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Identificar los tipos de inventarios documentales y las características implícitas para la elaboración de cada uno de ellos teniendo en cuenta los atributos del fondo documental.

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Diligenciar el formato único de inventario documental establecido en la normatividad, estructurando la información necesaria de acuerdo a los atributos del fondo documental.

1. EMPRESA APOLICIA NACIONAL DE COLOMBIA La Policía Nacional de Colombia (PNC) es un cuerpo armado de seguridad pública que en conjunto con las Fuerzas Militares (Ejército, Armada y Fuerza Aérea) componen lo que se denomina como la Fuerza Pública de Colombia. El presidente de la República es el comandante supremo de la institución y ejerce su autoridad mediante el Ministro de Defensa y el Director General de la Policía Nacional.1 Desde 1953 está adscrita al Ministerio de Defensa

MISIÓN La Policía Nacional tendrá como Misión permanente dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 218 de la Constitución Política de Colombia, que estipula: La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz

VISION La Policía Nacional se consolidará en el 2022 como institución fundamental para la construcción de un país equitativo y en paz, garante y respetuoso de los derechos humanos, afianzando la convivencia y seguridad a través del control del delito, la educación ciudadana, prevención, mediación y articulación institucional e interinstitucional como ejes centrales del servicio.

PRINCIPIOS Y VALORES ÉTICOS La Policía Nacional adopta los principios establecidos en el artículo 9º. De la Resolución 02782 del 150909. Por la cual se derogan las Resolución 05293 del 04 de diciembre de 2008, mediante la cual se fortalece el Sistema Ético Policial, se incorporan los referentes éticos: Código de Buen Gobierno; Principios y Valores Institucionales; Acuerdos y Compromisos; Código de Ética; Imperativos y Directrices Éticas, o demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

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2. Explicar paso a paso como se fue diligenciando el inventario único documental

2.1 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL El Inventario documental. Se establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental ACUERDO No. 042 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan otros artículos de la Ley General de Archivos 594 de 2000

El formato que se deberá utilizar para la elaboración de Inventarios Documentales en la Entidad es GD-F-11, el cual se encuentra en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI de la Agencia

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.

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http://www.policia.edu.co/documentos/normatividad_2016/manuales/Manual%20%C3% BAnico%20de%20gesti%C3%B3n%20documental%20para%20la%20Polic%C3%ADa%20Na cional.pdf

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https://www.uninpahu.edu.co/2018/03/taller-de-elaboracion-del-inventario-documental/