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Informe – Importancia de las funciones organización, control y staff

Dubiel Alejandro López Betancur

Actividad de aprendizaje 2 Controles y Seguridad Informática Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Salamina – Caldas 2017

Tabla de contenido 1.

Función administrativa .......................................................................................................... 3

2.

Función organización.............................................................................................................. 3

3.

Función control ....................................................................................................................... 4

4.

Función staff ............................................................................................................................ 6

1. Función administrativa Según (Riquelme, s.f) “Primero debemos definir qué es una función administrativa. Una función administrativa es la realización de ciertas actividades o deberes al tiempo que se coordinan de manera eficaz y eficiente en conjunto con el trabajo de los demás”. Poco a poco se pueden ir enumerando las importancias de las funciones administrativas en una empresa, aquí vamos teniendo la primera y es que gracias a estas funciones podemos coordinar de manera eficaz (lograr los objetivos propuestos para la empresa) y eficiente (haciéndolo con la cantidad mínima de recursos o gastos en el menor tiempo posible) las actividades de una empresa. Ahora bien, se han clasificado 5 funciones administrativas según Fayol, y ahora esta clasificación es de carácter global para todas las empresas. Cada tipo de función tiene –valga la redundancia- una función específica dentro de la administración de la empresa. Todas están totalmente relacionadas, porque volviendo al término de ‘sistema’ las funciones son los elementos del sistema administración, con el fin de gobernar y organizar la empresa de la mejor manera posible.

2. Función organización Por ejemplo la importancia de la función de organización nos la da, de nuevo, Riquelme “Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se hacen, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.” En esta definición está claro cuál es la importancia de la función, y todo es directamente proporcional, porque si se determinan con claridad y estrategia las tareas por hacer, las personas que las hace, la forma en las realizan, la agrupación de personas con diferentes tareas y el orden jerárquico, la administración de la empresa será más eficaz y eficiente. Se debe evaluar en la función de la organización la selección de hardware y software, para eso se nos proponen los siguientes pasos (N.N, s.f):



Inventario de hardware. (atributos de cada elemento)



Estimación de cargas de trabajo. (establecer cada requerimiento del sistema y relacionarlo con el equipo que puede soportar dichos requerimientos)



Comparación sistema actual Vs Sistema a implementar. (ventajas, desventajas, funciones, alcance, características, etc.)



Estimación de cargas de trabajo para el sistema de cómputo.



Adquisición del equipo de cómputo (compra, alquiler, renta, etc)



Verificar compatibilidad de equipos (marcas, procesadores, herramientas)



Evaluación detallada del software (especificar cada punto efectividad de desempeño, eficiencia, facilidad de uso, flexibilidad, calidad de la documentación y soporte del fabricante)



Evaluar el apoyo del vendedor o instalador del sistema.

Para guiar y controlar las actividades en el área de sistemas se deben tener estándares de métodos y estándares de desempeño. Los primeros, por medio de prácticas uniformes, procedimientos y reglas, facilitan la comunicación entre partes interdependientes como analistas y programadores; reduce los efectos de la rotación de personal; reduce los efectos del cambio tecnológico; forma la base de estándares de desempeño proporcionando una base de medida común. Los segundos estándares junto con el plan de proyecto forman la base para la construcción de presupuestos del sistema de información, describiendo el uso de recursos abarcan 4 áreas (Uso de equipo, análisis de sistemas, programación y operaciones)

3. Función control De igual forma nos dice para la función “Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones correctivas que hicieran falta” y la OA de Control Administrativo nos aclara “El control consiste en comparar el desempeño actual contra el planeado”. De control se pueden tomar muchos ejemplos para compararlo como función administrativa. Uno por ejemplo son los objetivos que se plantean en cada periodo de una clase de colegio, donde desde el inicio se plantea que el niño aprenda a

escribir los números del 1 al 100 y de igual forma los sepa leer e identificar, el método que tiene el profesor para poder evaluar el desempeño del niño después de haber cursado el periodo es una evaluación, una actividad, o un juego; si el niño no ha logrado leer e identificar fluidamente los números dichos entonces el profesor ha de buscar nuevas estrategias de enseñanza para lograr el objetivo; aquí se hizo una evaluación de control, y si no el profesor no la hubiera hecho entonces el niño habría pasado el periodo identificando mal o sin rapidez los números.

En síntesis como explica Cabrera, el control es: “Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.” Y (Cabrera, s.f) nos da 5 puntos sobre la importancia de la función control: 

Crear mejor calidad.



Enfrentar el cambio.



Producir ciclos más rápidos.



Agregar valor.



Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

Para guiar y controlar la función control la OA nos propone los estándares de desempeño y documentación. El primero está descrito en el estándar para la función organización; el estándar de documentación, aunque requiere tiempo, abarca 4 propósitos: comunicación inter áreas o tareas; control de calidad y control de proyectos; referencia histórica; y referencia instruccional; gran parte del éxito o fracaso del sistema de información depende de la documentación.

4. Función staff Para la función de staff, (Merino, 2014) nos dice: “El staff, por lo tanto, es el grupo de los trabajadores de una determinada entidad” y en cuanto al control administrativo nos dice la OA: “Consiste en seleccionar y entrenar al personal adecuado para desarrollar las tareas. La calidad de la funcionalidad de staff afecta directamente la calidad de los sistemas producidos en la organización”. Y es esta función un elemento fundamental en la administración, tanto en la toma de decisiones como en los procesos por los cuales la empresa genera ganancias y cada uno de los procesos que lo componen. Una de las actividades de control administrativo, en la función de staff, es la contratación de personal. Para realizar esta actividad la (Martínez) OA de controles administrativos propone unos ítems para contratar personal en el área de sistemas y que han de servir no sólo para esta área: 

Los requerimientos del puesto deben ser conocidos por la administración y el aspirante.



Se debe elaborar un documento para cada posición de instalación donde se defina la naturaleza del trabajo, las obligaciones y oportunidades de avance.



Establecer apropiadamente los criterios de selección de personal de acuerdo a cada puesto y a cada empresa.



Obtener información de los aspirantes por medio de entrevista, prueba de aptitud, referencias, hoja de vida, exámenes físicos y mentales, relación de empleados claves, explicación del protocolo organizacional a ser observado.

De igual forma, la capacitación del personal es un control administrativo con bastantes beneficios para la empresa, como: 

Mantener la moral del empleado y las habilidades necesarias para llevar a cabo el proceso de instalación.



Brindar oportunidades de avance a los empleados jóvenes.



Actualizar a los empleados antiguos a moverse en la evolución diaria de los sistemas.



Ayudan a identificar las oportunidades de crecimiento personal del empleado, así como sus fuerzas y debilidades.

Bibliografía Cabrera, E. (s.f). GestioPolis. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/control-como-funcionadministrativa-en-la-empresa/ Martínez, M. I. (s.f.). Controles administrativos. Merino, J. P. (2014). Definción de. Obtenido de https://definicion.de/staff/ N.N. (s.f). Aula virtual. Obtenido de http://www.aulavirtualexactas.dyndns.org/claroline/backends/download.php?url=L1NJSV9VbmlkYWRfMl8xX0V2YWx1Y WNpb25fSHdfeV9Td18xLnBkZg%3D%3D&cidReset=true&cidReq=15_SISINF_IG Riquelme, M. (s.f). Web y Empresas. Obtenido de https://www.webyempresas.com/que-son-lasfunciones-administrativas/